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REGLAMENTO QUE ESTABLECE LOS LINEAMIENTOS PARA
SOLICITUD DE RECURSOS, GASTOS, PAGOS Y VIÁTICOS DE LA
ASOCIACIÓN NACIONAL DE MAGISTRADOS DE CIRCUITO Y JUECES
DE DISTRITO.
OBJETO
Establecer y difundir las reglas de operación que regulan la autorización de
recursos y comisiones, así como la asignación y comprobación de los
viáticos y transportación, inherentes y necesarios para las funciones de la
Asociación Nacional de Magistrados de Circuito y Jueces de Distrito
Asociación Civil.
REGLAS GENERALES
1. Las presentes disposiciones son de observancia obligatoria para las
asociadas y los asociados de la Asociación Nacional de Magistrados
de Circuito y Jueces de Distrito Asociación Civil que lleven a cabo
actividades conforme al objeto y fines de esta.
2. Toda la información relacionada con la solicitud de recursos será
pública, salvo las excepciones que establezcan las disposiciones
aplicables.
3. El Director de Finanzas en el ámbito de su competencia, podrá solicitar
informes para verificar el correcto ejercicio de los recursos solicitados.
4. Será responsabilidad del Director de Finanzas verificar que el
solicitante cuente registro activo de asociado al momento de la
solicitud, en el caso de no cumplirse este requisito no podrá autorizarse
gasto o pago alguno, salvo los casos excepcionales aprobados por el
Director Nacional o el Director de Finanzas.
5. Los recursos solicitados deberán ser estrictamente los necesarios para
dar cumplimiento a los objetivos institucionales, programas o funciones
aprobadas en las asambleas generales o extraordinarias, o bien que se
realicen para llevar a cabo el plan de trabajo de la Directiva Nacional.
6. Únicamente se entregarán las cantidades solicitadas y que se
encuentren debidamente comprobadas a través facturas, recibos y
cualquier otra documentación aceptada, que avale el ejercicio del
recurso.
La entrega de documentación que avale el ejercicio del recurso es
responsabilidad del solicitante.
7. Los recursos otorgados a un miembro de la Directiva Nacional o de las
Directivas Regionales son intransferibles, y en ninguna circunstancia
podrán ser utilizados para diversa actividad a la especificada en la
solicitud.
I. LINEAMIENTOS PARA LA SOLICITUD DE RECURSOS
A. TRÁMITE
8. El interesado deberá llenar el formato “A1”, en el que deberá
especificar los conceptos esenciales del recurso solicitado.
La solicitud deberá ser enviada al correo electrónico [email protected]
9. El Director de Finanzas, revisará la solicitud presentada, los datos en
ella contenida, así como que su finalidad sea acorde al objeto y fines
de la Asociación.
10. Una vez revisada la solicitud, el Director de Finanzas verificará
que cuente con los fondos suficientes para atender la solicitud,
siguiendo el principio de equidad para que todas las regiones puedan
acceder a los recursos de la Asociación.
11. Cumplidos los requisitos anteriores, el Director de Finanzas
procederá a la aprobación de la solicitud y le asignará una clave de
identificación para su clasificación dentro del catálogo de gastos.
12. En caso de que la solicitud no sea aprobada, se requerirá al
solicitante para que cumpla con el requisito faltante, aclare su petición,
o bien se le informará el motivo por el que no fue aprobada.
13. De aprobarse los recursos se informará por escrito al solicitante,
haciendo de su conocimiento lo siguiente:
a. Fecha en que será expedido el recurso,
b. Forma en que será pagado,
c. Plazo en que deberá ser comprobado el gasto, el cual podrá ser de
5, 10, 15 y 30 días naturales, atendiendo a la naturaleza y
complejidad del servicio contratado y,
d. Cualquier observación adicional.
14. El recurso será entregado en cheque, transferencia electrónica o
de manera excepcional en efectivo, lo cual se le informará al solicitante
en el aviso de aprobación.
15. El solicitante deberá remitir al correo electrónico
[email protected], en un plazo no mayor a tres días hábiles, un
contra recibo firmado y escaneado.
16. Para la comprobación del recurso el solicitante deberá remitir a la
Dirección de Finanzas, las facturas (archivo digital o escaneado), que
avalen el ejercicio del recurso. Excepcionalmente, previa autorización del
Director de Finanzas, el gasto se podrá acreditar con recibos, tíquets o
documento similar.
Dichos documentos deberán ser enviados al correo electrónico
[email protected], dentro de los plazos previstos en el numeral 13 de
este anterior.
17. Una vez que los documentos hayan sido validados por el Director de
Finanzas, se procederá al archivo del asunto para su posterior remisión
al Consejo de Vigilancia, o bien, de ser necesaria alguna información
complementaria, se comunicará al solicitante del recurso, para que la
remita en la fecha límite que para ello se designe.
18. En caso de haber algún remanente, el responsable de su
recepción, deberá reintegrarlo en igual plazo de diez días hábiles, vía
depósito o transferencia en la cuenta bancaria de la Asociación.
B. ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD
19. Una vez que el Director de Finanzas cuente con las facturas y
comprobantes correspondientes procederá a su registro en la balanza
de gastos final y revisará que el expediente se encuentre debidamente
integrado.
20. Posteriormente remitirá la documentación al Contador Público de
la Asociación para su revisión y aprobación contable, quien informará
al Director de Finanzas si los comprobantes fiscales y sus anexos
cumplen con los requisitos fiscales contables para su debida rendición
ante el SAT, en caso de existir alguna observación al respecto se
informara de manera inmediata al solicitante del recurso para que sea
subsanada.
21. Una vez que se cuente con la integración final del expediente se
procederá a su compilación, con los demás gastos que serán remitidos
cuatrimestralmente al Comité de Vigilancia para su aprobación.
22. Para el caso de gastos realizados por los integrantes de la Mesa
Directiva de la Asociación, el sede principal, rigen también los
lineamientos previstos en el presente Reglamento, salvo el trámite para
los pagos directamente, que el Director de Finanzas podrá autorizar de
forma inmediata.
II. REGLAS PARA AUTORIZACIÓN Y PAGO DE VÍATICOS.
A. DISPOSICIONES GENERALES
23. Las presentes disposiciones son de observancia obligatoria para
las los miembros de la Asociación Nacional de Magistrados de Circuito
y Jueces de Distrito Asociación Civil que sean comisionados para
desempeñar actividades oficiales fuera de una circundante de 50
kilómetros al lugar de su adscripción.
24. Toda la información relacionada con los viáticos y transportación
será trasparente y al alcance de todas y todos los asociados, salvo las
excepciones que establezcan las disposiciones aplicables.
25. El Director de Finanzas auxiliará al Director Nacional en verificar
la debida aplicación de las disposiciones contempladas en los
presentes lineamientos, y evaluará exclusivamente en el ámbito de la
justificación de los gastos, el cumplimiento de los objetivos, programas
y funciones de las comisiones realizadas.
26. El Director de Finanzas en el ámbito de su competencia, podrá
solicitar informes para verificar el resultado de comisiones que se
hayan realizado.
El informe que se presente deberá incluir y acompañar la información
correlativa a facturas de boletos de avión o transporte público que sean
utilizados en cada comisión; transportación local; facturas de hoteles y
servicios de alimentos durante toda la estancia, incluyendo el nombre
de los establecimientos y todos aquellos datos que sean necesarios
para conocer el gasto dispersado real de cada comisión.
27. Será responsabilidad del Director de Finanzas verificar que la
persona comisionada cuente con registro activo de asociado al
momento de la comisión; en caso de no cumplirse este requisito no
podrá autorizarse la comisión ni procederá el trámite de solicitud de
viáticos y transportación.
28. Cuando un integrante de la Directiva Nacional o de las Directivas
Regionales se encuentre realizando una comisión, no se le podrá
asignar a una nueva en lugar distinto y durante el mismo periodo, hasta
en tanto no concluya la primera.
29. Las comisiones deberán ser estrictamente necesarias para dar
cumplimiento a los objetivos institucionales, programas o funciones
aprobadas en las asambleas generales o extraordinarias, o bien que se
realicen para llevar a cabo el plan de trabajo de la Directiva Nacional.
30. El Director Nacional y los Directores Regionales, estos últimos en
el exclusivo ámbito de su región, deberán autorizar comisiones por un
máximo de 2 días hábiles, así como, evitar que se realicen pernoctas
en fines de semana en el lugar de destino; lo anterior, con la salvedad
de aquellos casos en los que se justifique plenamente un mayor
periodo o incluso días inhábiles, debido a las propias necesidades del
servicio inherentes al desempeño de la comisión.
31. Únicamente se entregarán las cantidades por concepto de
viáticos y hospedaje por los días que hayan sido autorizados para el
cumplimiento de la comisión conferida, por el tiempo estrictamente
necesario para el traslado y la celebración de la actividad que se
requiera desempeñar.
32. Los beneficios que se obtengan por la adquisición de boletos de
transportación y hospedaje por parte de las empresas prestadoras de
servicios se aplicarán en favor de la Asociación.
33. Los recursos otorgados a un miembro de la Directiva Nacional o de las
Directivas Regionales son intransferibles, y en ninguna circunstancia
podrá utilizarlos otro miembro en el cumplimiento de la misma o diversa
comisión.
34. Las comisiones solo deberán llevarse a cabo, cuando las actividades a
realizar no puedan ser desarrolladas a distancia.
35. Las comisiones deberán planearse y programarse con la mayor
anticipación posible, para estar en posibilidad de contratar los servicios
de transportación y, en su caso, la reservación de hospedaje en las
mejores condiciones de calidad, oportunidad y precio.
36. Para efectos de selección y reservación de hospedaje en el extranjero,
el comisionado deberá privilegiar criterios conducentes en materia de
austeridad, salvaguardado el debido decoro y adecuado desempeño de
las actividades encomendadas.
37. Es atribución del comisionado elegir, bajo criterios de racionalidad,
oportunidad, seguridad y economía, el medio de transporte que resulte
más adecuado para el cumplimiento de las comisiones autorizadas.
Considerando que de elegir un servicio que no expida comprobantes
fiscales digitales (facturas), el costo de los mismos deberá formar parte
del 20% no comprobable.
38. De ser posible, la transportación del comisionado se realizará en las
primeras horas del día, y el regreso en las últimas disponibles, a efecto
de evitar gastos innecesarios de hospedaje en el lugar de la comisión.
39. La solicitud de recursos de cualquier otro tipo de conceptos de gasto no
incluidos en los presentes lineamientos, tales como: la renta de
automóviles, deberán ser tramitados por el comisionado bajo la figura
de gastos a reserva de comprobar.
40. Los asociados susceptibles de desempeñar comisiones son:
a. Los integrantes de la Directiva Nacional,
b. Los integrantes de las Directivas Regionales, y
c. Los integrantes del Comité de Vigilancia
d. Excepcionalmente, con la autorización del Director Nacional y el
Director de Finanzas, algún asociado o asociada, así como
personal de apoyo.
41. Los recursos económicos por concepto de viáticos y hospedaje se
otorgarán de acuerdo con las siguientes tarifas
Comisión Nacional (Tarifas)
Comisión Internacional
(Tarifa)
Viáticos sin pernocta
Hospedaje Tarifa Total Unificada
Viáticos
$,1500.00 $2,360.00 $3,860.00 €/USD $250.00
Además de la tarifa autorizada se podrán entregar, a petición del
titular, recursos económicos por concepto de transportación o taxis
para traslado, mismo que se cubrirán en su totalidad vía reembolso
contra comprobantes fiscales.
Estas cantidades podrán ser actualizadas anualmente, o cuando la
Directiva Nacional lo estime conveniente en reunión presencial o a
distancia, donde se levante constancia de esa aprobación por la
mayoría simple de los miembros asistentes.
B. COMISIONES NACIONALES:
42. El reembolso por concepto de viáticos y, en su caso, de transportación
y/o taxis de traslado, se entregará mediante transferencia electrónica
en la cuenta bancaria que para tal efecto haya registrado el asociado
comisionado en la solicitud correspondiente.
Solo en casos excepcionales, el reembolso podrá hacerse a través de
cheque y será responsabilidad del asociado comisionado acudir
oportunamente a recogerlo.
43. La tarifa de viáticos sin pernocta se aplicará en los siguientes casos:
a. Cuando el asociado comisionado regresa el mismo día de su
salida y, por tanto, no requiere hospedarse en la localidad de la
comisión.
b. Para efecto del cálculo de recursos correspondientes al último día
de la comisión en el que, al igual que en el caso anterior, no se
requerirá servicio de hospedaje.
c. En aquellos casos en que el asociado comisionado manifieste
contar con alojamiento en el lugar de la comisión.
d. Tratándose a eventos organizados por la propia Asociación en
los que el servicio de hospedaje se reserva y contrata
centralmente.
e. Cuando el asociado comisionado contrate los servicios de
paquetes de viaje que incluyan transportación y hospedaje.
44. La tarifa total unificada, misma que incluye la tarifa correspondiente a
hospedaje, se aplicará por los días que pernocta el asociado
comisionado en el lugar de la comisión, pudiendo los comisionados
adecuar de manera indistinta el ejercicio de gasto entre viáticos y
hospedaje, siempre y cuando no se rebase el monto resultante de la
suma de ambos conceptos por el total de días que dure la comisión.
C. COMISIONES INTERNACIONALES
45. Los recursos requeridos para la estancia en territorio internacional se
entregarán directamente en las divisas autorizadas, con base en lo
siguiente: 1) se otorgará en Euros en los países de la Unión Europea
que han adoptado dicha moneda; 2) para el resto de los destinos a
nivel mundial, se asignaran dólares americanos.
46. En su caso, el asociado comisionado, podrá realizar la conversión de
la divisa otorgada a la moneda de curso corriente del país o países
destino de la comisión.
47. El importe para el servicio de hospedaje se entregará al asociado
comisionado en la divisa correspondiente, conforme al costo de la
habitación reservada por el propio comisionado.
48. Si para efectos de arribar a su salida internacional, el asociado
comisionado requiere de un traslado previo desde su ciudad de
origen, se cubrirá dicho trayecto conforme a las tarifas nacionales.
C. AUTORIZACIÓN DE COMISIONES.
Comisiones Nacionales.
48. Están facultados para autorizar comisiones:
a. El Director Nacional
b. El Director de Finanzas
c. Los Directores Regionales en conjunto con cualquiera de los
anteriores.
49. Cada comisión deberá estar respaldada con la documentación
siguiente documentación:
a. Soporte documental del comisionado en el que se autoriza la
comisión a realizar, el cual deberá incluir el objeto, destino y
duración de esta.
b. Informe de actividades y resultados, suscrito por el asociado
comisionado dirigido al Director de Finanzas.
El informe deberá incluir y acompañar la información correlativa a
facturas de boletos de avión o transporte público que sean
utilizados en cada comisión; transportación local; facturas de
hoteles y servicios de alimentos durante toda la estancia,
incluyendo nombre de los establecimientos y todos aquellos
datos que sean necesarios para conocer el gasto dispersado real
de cada comisión.
Para efectos de incorporar en el informe citado la información
correlativa a la factura de la transportación aérea, el área
solicitante deberá tomar como referencia los datos contenidos en
el boleto de avión tales como: costo del boleto, itinerario y fechas
de salida y arribo, entre otros.
La documentación deberá obrar en los archivos de la Asociación durante
el tiempo que indiquen los plazos de conservación contenidos en las
disposiciones normativas aplicables.
Comisiones internacionales
50. Se deberá contar con la autorización del Director Nacional y el
Director de Finanzas, previo acuerdo de la Directiva Nacional para que
una o varias personas puedan acudir al evento.
D. TRÁMITE DE SOLICITUD DE VIÁTICOS Y TRANSPORTACIÓN.
51. El asociado comisionado realizará el trámite ante el Director de
Finanzas de la Asociación.
52. El Director de Finanzas podrá atender las solicitudes de viáticos y
transportación recibidas para el trámite normal con un plazo de
anticipación de 5 días hábiles y para comisiones urgentes, 2 días
hábiles previo al inicio de la misma, por lo que toda solicitud recibida
posterior a este plazo se gestionara bajo el concepto de reembolso sin
anticipo; los plazos señalados son aplicables únicamente para
comisiones en territorio nacional; para el caso de comisiones
internacionales, el plazo iniciará en el momento en que se tenga
conocimiento de la autorización.
53. En aquellos supuestos en que por necesidad del servicio el
asociado comisionado deba trasladarse de manera urgente sin los
recursos de viáticos y transportación, los gastos iniciales correrán a
cuenta de éste, para lo cual deberá tramitar su reembolso
correspondiente al término de la comisión, presentando los
comprobantes fiscales respectivos.
54. El asociado comisionado deberá cuantificar la duración total de
cada comisión, a efecto de prever, en el caso del traslado, desde la
fecha de la salida del lugar de origen, hasta la fecha en que éste tenga
su regreso.
55. En caso de que por necesidades del servicio se requiera ampliar
el periodo de una comisión en curso, el asociado comisionado deberá
tramitar ante el Director de Finanzas la prorroga correspondiente, para
lo cual se registrara una nueva comisión por el plazo de la ampliación,
a fin de determinar la asignación complementaria de recursos por
concepto de viáticos y hospedaje.
E. MEDIOS PARA FORMULAR SOLICITUD DE VIÁTICOS.
56. Todo trámite de solicitud de viáticos y transportación nacional e
internacional se deberá realizar a través del correo electrónico
57. Tratándose de tramites de reembolso la solicitud deberá
presentarse en un plazo no mayor a 10 días del término de la comisión
las solicitudes deberán adjuntar el formato denominado “Formato de
Solicitud de Viáticos y Transportación” y los comprobantes fiscales
respectivos.
Ponentes externos
58. Para ponentes o personas externas invitadas a eventos
organizados por la Asociación, el Director de Finanzas podrá auxiliar
con la compra de boletos de avión conforme a la tarifa clase turista
más económica que se encuentre disponible; para tales efectos, la
Dirección encargada de la organización del evento, deberá realizar su
petición al correo electrónico de [email protected] indicando los
datos del itinerario y adjuntando la documentación soporte que para
cada uno proceda.
F. RESERVACIÓN Y CONTRATACIÓN DE HOSPEDAJE
59. El trámite de reservación y contratación de hospedaje lo realizará
el asociado comisionado, o bien, el Director de Finanzas de la
Asociación, procurando obtener beneficios adicionales sin costo, tales
como: internet, llamadas telefónicas, transportación, desayunos o
descuentos en alimentos.
60. Se precisa que la tarifa diaria representa la cuota máxima
autorizada para dicho concepto, sin embargo, el titular solicitante podrá
contratar hospedaje con un menor o mayor costo con relación a la
cuota máxima, pudiendo compensar los recursos de viáticos y
hospedaje recibidos, siempre y cuando no rebase el monto total de la
tarifa total unificada.
61. Por lo que respecta a las comisiones nacionales que se realicen
con motivo de un evento de la Asociación, la dirección encargada del
mismo, podrá solicitar el apoyo del Director de Finanzas para la
identificación de opciones de hospedaje.
62. En caso de que la dirección organizadora cuente con autorización
para cubrir los gastos de hospedaje de los asistentes al evento, podrá
solicitar mediante oficio al Director de Finanzas, que esta garantice la
reservación correspondiente a través de transferencia electrónica.
63. En cuanto a las comisiones internacionales, el Director de
Finanzas, podrá a petición expresa del asociado comisionado, apoyar
en la identificación de opciones de hospedaje, así como en la
reservación y, en su caso, realizar el pago correspondiente, a través de
la agencia de viajes contratada por la Asociación.
64. En caso de requerirse el pago por anticipado del hospedaje
internacional, el Director de Finanzas, por medio de la agencia de
viajes, realizarán la reservación y pago correspondiente, entregando el
comprobante respectivo al asociado comisionado, a efecto de que éste
lo presente en el Hotel; cuando excepcionalmente la agencia de viajes
no esté en posibilidad de otorgar este servicio, el pago se efectuara
directamente por el Director de Finanzas mediante transferencia
electrónica, entregando el comprobante de pago de dicha transferencia
al asociado comisionado para los efectos conducentes.
65. Los beneficios que se obtengan derivado de la contratación del
hospedaje por parte de las empresas prestadoras de servicios se
aplicarán a favor de la Asociación.
G. TRANSPORTACIÓN
66. En lo relativo a la transportación el asociado comisionado deberá
elegir el medio de transporte que resulte más adecuado para el
cumplimiento de las comisiones, bajo los criterios de racionalidad,
oportunidad y seguridad del asociado comisionado. Considerando que
de escoger un servicio que no expida comprobantes fiscales digitales
(facturas), el costo de los mismos deberá formar parte del 20% no
comprobable.
67. El Director de Finanzas a solicitud del asociado comisionado
podrá contratar los servicios de paquetes de viaje que incluyan
transportación y hospedaje, siempre y cuando dicha opción, resulte
conveniente en términos de costo y represente un ahorro para la
Asociación, por lo que los recursos que se otorgarán al asociado
comisionado, serán los relativos a la tarifa de viáticos sin pernocta, así
como en caso, el correspondiente a taxis para traslado.
68. Será responsabilidad del asociado comisionado verificar que el
itinerario propuesto sea el estrictamente indispensable para el
adecuado cumplimiento de la comisión, procurando en todo momento,
disminuir al mínimo la permanencia en la ciudad de destino a fin de
reducir los gastos correspondientes.
69. Es importante señalar que se pueden presentar diversas
combinaciones de medios de transporte para efectuar una comisión
que implique dirigirse a distintas localidades o, inclusive en una sola.
70. Los beneficios que se obtengan por la adquisición de boletos de
transportación por parte de las empresas prestadoras de servicios se
aplicaran a favor de la Asociación.
H. TRANSPORTACIÓN AÉREA
71. El Director de Finanzas será el encargado de efectuar la
reservación y compra de boletos de avión, por lo que el asociado
comisionado únicamente deberá proporcionar los datos básicos de la
transportación aérea en la propuesta de itinerario.
72. El asociado comisionado deberá requerir la compra de boletos de
avión con la mayor anticipación posible, a efecto de garantizar su
traslado, así como un mejor precio al momento de la adquisición.
73. Para la entrega de boletos de avión, el Director de Finanzas, lo
enviara mediante correo electrónico al asociado comisionado a efecto
de que pueda efectuar el traslado con la debida oportunidad.
74. El Asociado comisionado deberá enviar al correo electrónico
[email protected] el “Formato de Solicitud de Viáticos y
Transportación” con el itinerario, los datos relativos al vuelo, horarios,
fechas y aerolíneas de su propuesta de itinerario.
75. Invariablemente se reservarán y adquirirán boletos en clase
turista o los que tengan el costo más bajo.
76. Para comisiones internacionales, el Director de Finanzas cotizará
las diversas opciones que se encuentren disponibles, a fin de que el
asociado comisionado determine la más conveniente conforme a las
necesidades propias de la comisión, debiendo observar en todo
momento los principios de austeridad y racionalidad del gasto.
77. Toda la facturación por la compra de boletos de avión deberá
elaborarse con los datos fiscales de la Asociación, siendo obligación
exclusiva del Director de Finanzas obtener la facturación electrónica
correspondiente.
78. Sólo en el caso de que el asociado comisionado adquiriese
directamente sus boletos de avión, éste deberá obtener su respectiva
factura electrónica con los datos fiscales de la Asociación para
gestionar su reembolso ante el Director de Finanzas; es importante
resaltar que, en la compra de los boletos de avión, aplicará la regla de
que sólo se adquirirán boletos en clase turista o los que tengan el costo
más bajo.
I. TRANSPORTACIÓN TERRESTRE, MARÍTIMA Y FLUVIAL (Tren, Autobús
y Barco)
79. El asociado comisionado, deberá dentro de su solicitud de
viáticos y transportación, considerar oportunamente los recursos
necesarios para su transportación, pudiendo ser a través de los
siguientes medios de transporte: autobús, tren, barco, transbordador
(ferry), para lo cual deberá prever de acuerdo a las características
propias de la comisión que sea en viaje sencillo o redondo; procede
señalar que de no solicitarse oportunamente dichos recursos, el pago
se efectuará vía reembolso contra la presentación de la comprobación
fiscal digital correspondiente.
80. Será responsabilidad asociado comisionado, llevar a cabo la
reservación y contratación del medio de transporte requerido, a efecto
de garantizar oportunamente los traslados a las ciudades del destino y
origen.
81. Tratándose de transportación terrestre (autobús o tren), se
contratará, cuando exista, el servicio de lujo, en caso contrario será el
de primera clase.
J. TRANSPORTACIÓN EN AUTOMÓVIL UTILITARIO O PROPIEDAD DEL
ASOCIADO COMISIONADO
82. Cuando una comisión se lleve a cabo dentro del territorio nacional
y el asociado comisionado opte por trasladarse en un automóvil
propiedad del mismo comisionado, se observará lo siguiente:
a. El anticipo otorgado por concepto de combustible, únicamente
cubrirá el traslado del asociado de la localidad de origen al
destino donde se llevará a cabo la comisión y viceversa; para el
peaje por el uso de carreteras y puentes de cuota, se deberá
solicitar los recursos estimados para ello.
b. Los gastos por concepto de combustible y peaje, se solicitarán
dentro de los plazos establecidos para la solicitud de viáticos y
transportación (normal o urgente), de no ser así, su pago se
realizará vía reembolso una vez concluida la comisión y contra la
presentación de la comprobación fiscal digital correspondiente.
c. Para realizar el cálculo de la cantidad a solicitar por concepto de
combustible, el criterio que se utilizará será de cinco kilómetros
por litro; el costo de combustible que se tomará será el de
gasolina tipo Premium, considerándose el costo por litro,
conforme al precio oficial que se encuentre vigente en la Ciudad
de México, y a la fecha de la comisión.
d. La asignación de los recursos por concepto de combustible, será
por los kilómetros de la ruta de origen – destino y viceversa que
resulten de la consulta del sistema de “Traza tu Ruta” de la
Secretaria de Comunicaciones y Transportes.
83. En caso de que el asociado comisionado determine trasladarse
en un automóvil de su propiedad, será absolutamente indispensable
que en este supuesto, el automóvil cuente con un seguro vigente, que
responda a todo tipo de responsabilidad, de cualquier naturaleza, civil,
penal o administrativa, en que el asociado pudiera incurrir con motivo
del uso de dicho automóvil, deslindando a la Asociación de cualquier
eventual reclamo que se derivará de su uso, el cual será bajo la más
estricta y directa responsabilidad del comisionado; de la misma forma,
todos los gastos relacionados con el uso que el asociado haga en el
automóvil de su propiedad, tales como descomposturas, aditivos,
lubricantes, etc., serán por cuenta del propio asociado comisionado.
K. TAXIS PARA TRASLADO
84. Los asociados comisionados, podrán solicitar recursos por
concepto de taxis para traslado, mismos que deberán ser comprobados
en su totalidad, dichos recursos podrán destinarse a cubrir el costo de
los siguientes trayectos:
a. Del domicilio del asociado comisionado al aeropuerto y de éste al
hotel y viceversa,
b. Del domicilio del comisionado a la central camionera y de ésta al
hotel y viceversa
c. Del aeropuerto, al destino de la comisión y viceversa
d. De la central camionera, al destino de la comisión y viceversa.
e. Del aeropuerto a la terminal de autobús, para continuar el viaje al
destino de su comisión y viceversa.
Adicionalmente se podrán entregar a petición del área solicitante recursos
económicos por concepto de transportación o taxis para traslado dentro
del destino de la comisión, siempre y cuando se especifique la justificación
correspondiente, se exhiba el comprobante respectivo y cuenten con la
firma del asociado comisionado en la Relación de Gastos.
Los gastos previstos en el presente numeral que no cuenten con un
Comprobante Fiscal Digital por Internet, invariablemente deberán formar
parte del 20% de los gastos no comprobables, con independencia de las
causas que lo hubiesen generado.
85. En comisiones que se realicen el mismo día, el asociado
comisionado podrá optar por el uso del estacionamiento del aeropuerto
autorizado en la Ciudad de México o en el de las ciudades de origen de
la comisión, siempre y cuando éste expida comprobantes con los
requisitos fiscales requeridos conforme a la ley, y la tarifa no sobrepase
el monto que se otorga para cubrir el concepto de Taxis para Traslado.
Estos gastos se autorizarán únicamente para la localidad de origen de
la comisión.
L. COMPROBACIÓN
86. Para dar cumplimiento a las obligaciones de comprobación,
contenidas en el asociado comisionado enviara al correo electrónico
[email protected], la solicitud del recurso que contendrá la firma
autógrafa del asociado comisionado. Se anexará a dicha relación de
gastos la documentación comprobatoria original que cumpla con los
requisitos fiscales y normativos, así como del depósito bancario por
recursos sobrantes y los pases de abordar, en su caso.
87. Las solicitudes que se realicen para reembolso deberán enviarse
al correo electrónico [email protected], en un plazo no mayor a 10
días hábiles siguientes al término efectivo de la Comisión.
88. El Director de Finanzas llevará a cabo la devolución al asociado
comisionado de la documentación comprobatoria que no cumpla con
algún requisito.
89. La presentación de la documentación comprobatoria original del
gasto deberá ser congruente con el itinerario y periodo autorizados
para el desempeño de la comisión oficial en territorio nacional, para lo
cual, el asociado comisionado firmará cada uno de los documentos
comprobatorios en la parte frontal, y adherirá a hojas blancas tamaño
carta, dicha firma será la constancia de que el asociado comisionado
verificó la veracidad de dichos comprobantes en los medios que para
tales efectos emita el Servicio de Administración Tributaria (SAT), sin
necesidad de imprimir y anexar el archivo (.xml) ni el acuse de
verificación de comprobantes fiscales. En caso de que la facturación
presente un desfase en la fecha, se deberá anexar el ticket o
comprobante, en donde se pueda verificar que la fecha del consumo o
servicio, corresponde al periodo de la comisión.
90. Cuando por razones de espacio o de claridad visual, no sea
posible para el asociado comisionado estampar la firma completa en el
comprobante de gasto, podrá rubricarse en el frente y la firma al
reverso del documento, asimismo, podrá aceptarse que el documento
esté pegado en una hoja blanca, misma que será firmada de tal forma
que parte de la misma se contenga en el comprobante.
91. Consideraciones para la Comprobación
Viáticos
a. Se consideran gastos no autorizados para el cumplimiento de
una comisión: las bebidas alcohólicas, cigarros, productos de
higiene personal, recargas de tiempo aire, ropa, medicinas,
carnes crudas empacadas en cualquier presentación, pago de
boletos de avión de primera clase, entre otros de similar
naturaleza.
Hospedaje
f. Cuando el asociado comisionado pernocte, presentará las
facturas de hospedaje que amparen la totalidad del período de
comisión, en caso de no hacerlo, deberá reintegrar el importe
otorgado como anticipo, por lo que la base de exención
únicamente se referirá al importe de viáticos.
g. En caso de comprobantes emitidos por la contratación de
servicios de hospedaje por internet, se deberá prever que se
obtenga un CDFI, en caso contrario no se podrá considerar como
gasto.
h. Los gastos de hospedaje en habitación doble o consumos de
alimentación doble, del asociado comisionado, se considerarán
procedentes siempre y cuando los gastos de referencia no
excedan la tarifa total a que tiene derecho.
En caso de exceder el monto el asociado comisionado solo
tendrá derecho al reembolso de la tarifa total.
i. En caso de que en los Comprobantes Fiscales Digitales por
Internet se detecten inconsistencias, tales como: en el domicilio
fiscal de la Asociación, código postal, etc., podrán ser aceptados,
siempre y cuando dichas inconsistencias no constituyan una
infracción u omisión a lo dispuesto en las disposiciones fiscales
en vigor, aplicables al comprobante que se trate.
Lo anterior no es aplicable si la inconsistencia se presenta en el
Registro Federal de Contribuyentes de la Asociación.
j. De presentarse diferencias de centavos entre los montos
consignados en número y en letra de los comprobantes, se
tomará como buena la cifra expresada en letra, en el entendido
de que las cantidades sean aritméticamente congruentes.
Transportación terrestre
e. Los recursos otorgados por concepto de transportación en
cualquiera de sus modalidades, excepto transportación aérea, se
manejarán como anticipo, por lo que el recurso otorgado estará
sujeto a reintegro por parte del asociado comisionado o, en su
caso, al trámite de reembolso a su favor, de acuerdo con el gasto
real erogado, debidamente acreditado con los comprobantes
fiscales digitales, dicha solicitud deberá contar con los
comentarios u observaciones correspondientes.
f. Se podrán presentar comprobantes originados en la localidad de
adscripción del asociado comisionado o lugar de la comisión
fuera del período de la comisión, siempre y cuando la fecha sea
con un día anterior al inicio de la comisión, o un día posterior al
término de la misma.
g. Será procedente el reembolso de gastos adicionales por
concepto de combustible en la localidad destino de la comisión, a
petición del asociado comisionado y la presentación del
comprobante fiscal digital, siempre y cuando en la solicitud se
justifique.
Pasajes Locales y Taxis para traslado
a. Los gastos realizados por concepto de pasajes locales y taxis
para traslado deberán comprobarse a través del Comprobante
Fiscal Digital por Internet respectivo, de no ser posible su
obtención, dichos gastos se podrán considerar dentro del 20% no
comprobable, de conformidad a lo señalado en el numeral 1, del
apartado de “Generalidades”.
b. Serán procedentes los gastos por concepto de transportación o
taxis para traslado dentro del destino de la comisión, siempre y
cuando se especifique la justificación correspondiente en el
comprobante respectivo.
92. Reintegro de recursos
Para realizar el reintegro de los recursos no comprobados, es
necesario enviar correo electrónico a [email protected], para solicitar
la relación del monto a reintegrar por el asociado comisionado, el
comprobante que emita la institución bancaria con sello y firma del
cajero deberá anexarse a la documentación comprobatoria.
En el caso de que no se compruebe la totalidad de los recursos
otorgados el Director de Finanzas solicitará al asociado comisionado
mediante oficio o a través de los mecanismos electrónicos disponibles,
el depósito del reintegro faltante; dicha solicitud servirá como
notificación oficial y a partir de la misma el asociado contará con 5 días
hábiles para efectuar su reintegro.
93. Solicitud de reembolso
En caso de urgencia, y de no ser posible el otorgamiento de recursos
previo al traslado del asociado comisionado, los gastos iniciales
correrán por cuenta de éste, por lo que una vez concluida la comisión
oficial, se efectuará el reembolso de los gastos erogados mediante la
presentación de los comprobantes fiscales digitales respectivos, la cual
se deberá presentar dentro de los diez días hábiles posteriores al
término efectivo de la comisión.
h. El asociado comisionado remitirá al Director de Finanzas, a
través del correo electrónico [email protected], la solicitud de
reembolso, así como la documentación comprobatoria original
que cumpla con los requisitos fiscales y normativos de los gastos
efectuados, al cual se adjuntarán los archivos electrónicos
correspondientes.
i. El pago por reembolso de viáticos y transportación lo realizará el
Director de Finanzas, siempre y cuando la documentación
comprobatoria cumpla con los requisitos fiscales y normativos
vigentes correspondientes.
j. Para las Unidades Administrativas Foráneas, la autorización del
trámite de reembolso sin anticipo lo otorgará la Coordinación de
Administración Regional.
k. Si de la revisión efectuada a la documentación comprobatoria, se
detectan errores u omisiones, se devolverá la documentación al
asociado comisionado y será su responsabilidad solicitar las
modificaciones para que pueda validarse el gasto erogado.
l. El trámite de reembolso sólo procederá dentro del mismo
ejercicio presupuestal en el cual se lleve a cabo la comisión.
94. Comisión Internacional
a. Por lo que hace a las comisiones oficiales internacionales, la
presentación de la comprobación ante el Director de Finanzas, el
asociado comisionado elaborará una relación de gastos de la comisión,
con su firma autógrafa, así como del titular del Director Nacional. Para
su trámite se anexarán los comprobantes que amparen la estancia del
asociado comisionado en el lugar que fue comisionado, así como copia
de la autorización del Director Nacional, mediante el cual se aprobó la
comisión internacional.
b. Aun tratándose de comisiones internacionales, si es necesario que al
asociado comisionado se le asignen recursos en moneda nacional, ya
sea por concepto de transportación o que por razones de itinerario y
conexiones aéreas deba permanecer o, incluso pernoctar en una ciudad
del territorio nacional diversa a la de su adscripción, en tal situación la
comprobación de estos recursos deberá apegarse a lo establecido en el
apartado de “Comprobación de Viáticos y Transportación” y “Comisión
Nacional”, del presente documento.
c. En caso de no ser posible la obtención de comprobantes fiscales en el
destino de la comisión conforme a las leyes del país en el cual se lleve
a cabo la misma, los gastos realizados en el extranjero únicamente se
justificarán con una relación de gastos efectuados durante dicha
comisión internacional.
d. No obstante lo anterior y para efectos de transparencia del gasto, en la
medida de lo posible, se obtendrá cualquier comprobante que se emita
en la localidad en donde se lleve a cabo la comisión oficial
internacional.
e. En las operaciones de cambio de divisas, se acompañará el
comprobante de dicha operación y del tipo de cambio al que se
adquiera la moneda local, de lo contrario se acompañará el tipo de
cambio publicado en el Diario Oficial de la Federación, más reciente a la
fecha en la que se lleve a cabo la comisión.
a. Para realizar el reintegro de los recursos no comprobados en
moneda extranjera, será necesario presentar una solicitud a
través del correo electrónico [email protected], y efectuar el
deposito respectivo en moneda nacional; el comprobante que
emita la institución bancaria con sello y firma del cajero deberá
anexarse a la documentación comprobatoria.
f. De la diferencia que haya entre el tipo de cambio del anticipo y de la
venta del sobrante, el Director de Finanzas determinará si hay perdida o
ganancia cambiaria. Se tomará el Tipo de cambio mensual que aparece
en el Diario Oficial de la Federación, a la fecha más cercana a la
comisión.
g. La pérdida o ganancia cambiaria derivada de las variaciones en el tipo
de cambio inicial y final de la comisión, se registrarán a cargo de la
Asociación con el propósito de no afectar el patrimonio del asociado, la
pérdida como gasto y la ganancia como beneficio diverso.
h. La documentación comprobatoria se presentará ante el Director de
Finanzas y de verificarse la omisión de este trámite se informará al
Director Nacional y Director Jurídico.
Solicitud de reembolso por comisión internacional
a. Presentar oficio que contenga una relación de gastos de la comisión,
con firma autógrafa del asociado comisionado así como del Director
Nacional. Para su trámite, deberán anexarse los comprobantes que
amparen la estancia del asociado en el lugar en que fue comisionado,
así como copia en su caso, de la autorización del Director Nacional.
b. Solicitar al asociado comisionado firmar cada uno de los documentos
comprobatorios en la parte frontal y adherirlos a hojas blancas tamaño
carta. Los documentos cumplirán con lo establecido en el apartado de
“Comprobación de Viáticos y Transportación”, “Comisión Nacional” y
“Comisión Internacional”, del presente documento.
c. Para el caso en que el monto de gastos erogado sea superior al monto
otorgado por concepto de anticipo de viáticos y transportación y, se
genere un rembolso en favor del asociado comisionado presentará la
solicitud de autorización del mismo ante el Director de Finanzas, para
lo cual la petición de referencia debe estar motivada, adjuntando los
soportes documentales que estime conducentes.
Es responsabilidad de los asociados comisionados supervisar la debida
integración de los Informes de Actividades y Resultados, así como de
la documentación comprobatoria de los gastos realizados, que se
deberá entregar al Director de Finanzas.
M. RENDICIÓN DE CUENTAS
Cada cuatro meses el Director de Finanzas, remitirá al Comité de Vigilancia
un informe de gastos e ingresos para su revisión.
Dicho informe deberá contener una balanza de los estados financieros
correspondientes al cuatrimestre que se revisa, junto con un desglose
administrativo del mismo.
En caso de alguna observación relacionada con alguna solicitud de gasto, el
Director de Finanzas contactara al solicitante para las aclaraciones
correspondientes.
Si el informe es aprobado el Director de Finanzas procederá a su archivo
definitivo.