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Santa Casa da Misericórdia de Alandroal
2009-07-31
Relatório Diagnóstico
Área Gestão Global
Consultor: Ana da Silva Santos Fernandes
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
2
Trabalho desenvolvido no âmbito do programa de formação acção da União das
Misericórdias Portuguesas denominado “Gestão Sustentável” e financiado pelo POPH
Financiamento
Execução Avaliação Template
Plataforma
Consultor: Ana da Silva Santos Fernandes
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
3
Conteúdo Sumário Executivo ........................................................................................................... 7
Identificação da Misericórdia ....................................................................................... 7
Programa Formação -Acção; ........................................................................................ 7
Decurso dos trabalhos ................................................................................................... 8
Principais Conclusões ................................................................................................... 8
Principais Medidas de Acção ....................................................................................... 9
Cronograma geral ......................................................................................................... 9
Caracterização da Misericórdia ...................................................................................... 10
Análise Global ................................................................................................................ 12
Perspectiva Interna ..................................................................................................... 12
Benchmarking ............................................................................................................. 12
Análise por Área ............................................................................................................. 15
Estratégia .................................................................................................................... 15
Enquadramento ....................................................................................................... 15
Análise Agregada ................................................................................................... 15
Análise Desagregada .............................................................................................. 17
Estratégia ............................................................................................................... 17
Pontos Fortes e Pontos Fracos ................................................................................ 18
Plano de Medidas da Área ...................................................................................... 18
Cronograma ............................................................................................................ 19
Plano Formação ...................................................................................................... 19
Acções não incluídas no plano de formação do programa “Gestão Sustentável” .. 19
Governance ................................................................................................................. 20
Enquadramento ....................................................................................................... 20
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
4
Análise Agregada ................................................................................................... 20
Análise Desagregada .............................................................................................. 22
Governance ........................................................................................................... 22
Pontos Fortes e Pontos Fracos ................................................................................ 25
Plano de Medidas da Área ...................................................................................... 25
Cronograma ............................................................................................................ 26
Plano Formação ...................................................................................................... 26
Acções não incluídas no plano de formação do programa “Gestão Sustentável” .. 26
Gestão Financeira ....................................................................................................... 27
Enquadramento ....................................................................................................... 27
Análise Agregada ................................................................................................... 27
Análise Desagregada .............................................................................................. 29
Gestão Financeira ................................................................................................. 29
Pontos Fortes e Pontos Fracos ................................................................................ 31
Plano de Medidas da Área ...................................................................................... 32
Cronograma ............................................................................................................ 32
Plano Formação ...................................................................................................... 32
Acções não incluídas no plano de formação do programa “Gestão Sustentável” .. 32
Gestão Recursos Humanos ......................................................................................... 33
Enquadramento ....................................................................................................... 33
Análise Agregada ................................................................................................... 33
Análise Desagregada .............................................................................................. 35
Gestão Recursos Humanos ................................................................................. 35
Pontos Fortes e Pontos Fracos ................................................................................ 36
Plano de Medidas da Área ...................................................................................... 37
Cronograma ............................................................................................................ 37
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
5
Plano Formação ...................................................................................................... 37
Acções não incluídas no plano de formação do programa “Gestão Sustentável” .. 37
Gestão Aprovisionamentos ......................................................................................... 38
Enquadramento ....................................................................................................... 38
Análise Agregada ................................................................................................... 38
Análise Desagregada .............................................................................................. 39
Gestão Aprovisionamentos ................................................................................. 39
Pontos Fortes e Pontos Fracos ................................................................................ 40
Plano de Medidas da Área ...................................................................................... 40
Cronograma ............................................................................................................ 40
Plano Formação ...................................................................................................... 40
Acções não incluídas no plano de formação do programa “Gestão Sustentável” .. 41
Gestão Património ...................................................................................................... 42
Enquadramento ....................................................................................................... 42
Análise Agregada ................................................................................................... 42
Análise Desagregada .............................................................................................. 44
Gestão Património ................................................................................................ 44
Pontos Fortes e Pontos Fracos ................................................................................ 44
Plano de Medidas da Área ...................................................................................... 45
Cronograma ............................................................................................................ 46
Plano Formação ...................................................................................................... 46
Acções não incluídas no plano de formação do programa “Gestão Sustentável” .. 46
Gestão Sistemas Informação & TIC’s ........................................................................ 47
Enquadramento ....................................................................................................... 47
Análise Agregada ................................................................................................... 47
Análise Desagregada .............................................................................................. 49
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
6
Sistemas de Informação e TIC's ........................................................................ 49
Pontos Fortes e Pontos Fracos ................................................................................ 51
Plano de Medidas da Área ...................................................................................... 51
Cronograma ............................................................................................................ 52
Plano Formação ...................................................................................................... 52
Acções não incluídas no plano de formação do programa “Gestão Sustentável” .. 52
Ameaças & Oportunidades ......................................................................................... 53
Plano Global de Formação ............................................................................................. 54
Comentários do Consultor .............................................................................................. 55
Comentários do Representante da Misericórdia ............................................................. 56
Validação do Relatório ................................................................................................... 57
Consultor .................................................................................................................... 57
Misericórdia ................................................................................................................ 57
Coordenação UMP ..................................................................................................... 57
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
7
Sumário Executivo
Identificação da Misericórdia
A Santa Casa da Misericórdia de Alandroal foi fundada há mais de 500 anos, não sendo
possível determinar com exactidão a data da sua fundação.
Está localizada no Alandroal, concelho que se pode caracterizar como tendo uma baixa
densidade populacional, 12 habitantes /Km2 e com grandes carências económicas.
Programa Formação -Acção;
O projecto Misericórdias Gestão Sustentável vai desenvolver um trabalho em diferentes
níveis, envolvendo dirigentes, técnicos e trabalhadores de 75 Misericórdias distribuídas
pelas regiões Norte, Centro, Alentejo e Algarve.
Numa primeira fase o consultor especialista irá, juntamente com os dirigentes,
nomeadamente o Provedor da Misericórdia, avaliar a estrutura funcional da instituição.
Perante o diagnóstico efectuado, que será analisado também pelos principais técnicos,
será concebido um plano de intervenção para a Misericórdia. Nesta estratégia a carga
horária de formação assumirá especial importância, pois tanto ao nível do sector
administrativo como do sector financeiro há que reorientar os técnicos para novos
procedimentos e regras mais eficazes.
O Projecto Misericórdias Gestão Sustentável pretende ser o 1º passo no caminho de
melhoria contínua para a sustentabilidade das Misericórdias pelo que outros se lhe
seguirão.
Para a execução deste trabalho foi adoptada a seguinte metodologia:
- Visita às, várias, instalações da Santa Casa;
- Reuniões com os responsáveis dos Serviços e ou Valências;
- Recolha de documentação para análise;
- Análise detalhada do Compromisso da Misericórdia, dos Regulamentos, dos
Protocolos de Cooperação, Acordos de Cooperação, Quadros de Efectivos e
Planos de Formação;
- Análise dos dossiers de prestação de contas dos anos de 2007 e 2008
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
8
Análise da situação Económico-financeira dos últimos dois anos e elaboração
de mapas comparativos;
- Análise das chaves de imputação dos custos comuns às valências;
- Preenchimento de todos os questionários da Plataforma para efectuar a análise
de Benchmarking.
Para a concretização deste trabalho foi indispensável a colaboração do Director
Coordenador e dos demais responsáveis pelas Valências e ou Serviços.
Decurso dos trabalhos
Os trabalhos decorreram muito bem, os responsáveis já estavam ganhos para a sua
necessidade e a sua disponibilidade foi total.
A principal dificuldade foi a carga horária inicialmente prevista e a que foi necessário
realizar para a conclusão dos trabalhos.
Principais Conclusões
A Santa Casa da Misericórdia aumentou a sua actividade nos últimos anos, muito à
custa do voluntarismo dos seus dirigentes, e, como a maior parte das entidades do 3º
Sector, por falta de recursos financeiros, ao seu aumento de actividade não
correspondeu o mesmo crescimento ao nível da organização administrativa e financeira.
O responsável pela coordenação dos serviços, pertence há pouco tempo aos quadros da
entidade, pelo que ainda não foi possível a reorganização dos Serviços Administrativos
e Financeiros.
As insuficientes a nível de software não têm permitido a racionalização de algumas
tarefas.
A Misericórdia de Alandroal necessita de modernizar/reorganizar os seus Serviços
Administrativos e Financeiros.
O detalhe das insuficiências verificadas encontra-se na análise das respectivas áreas.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
9
Principais Medidas de Acção
-Reorganizar/modernizar a área administrativa e financeira
-Actualizar os conhecimentos dos recursos humanos nesta área;
-Adquirir software adequado.
- Definir estratégias a médio e longo prazo;
- Actualizar os conhecimentos sobre Fontes de Financiamento;
- Identificar as necessidades de formação para todos os seus Colaboradores.
Cronograma geral
- Até ao fim do ano de 2009;
-Reorganizar/modernizar a área administrativa e financeira;
- Actualizar os conhecimentos sobre Fontes de Financiamento;
- Concretizar a Formação prevista neste Programa.
- Definir/planear a formação para todos os Colaboradores.
-Até meados do ano de 2010;
- Definir estratégia a médio e longo prazo;
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
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10
Caracterização da Misericórdia
A Misericórdia de Alandroal disponibiliza as seguintes valências:
- Lar de Idosos, Centro de Dia, Serviço de Apoio Domiciliário, Apoio Domiciliário
Integrado;
- Projecto de Intervenção Precoce e Núcleo de Atendimento às Vítimas de Violência
Doméstica.
Apoia 153 Utentes e emprega 34 Colaboradores.
Desenvolve ainda as seguintes actividades:
- Prestação de serviços, Lar Residencial, em regime privado;
- Arrendamento de uma Propriedade Agrícola de que é Co-proprietária com a
Misericórdia de Campo Maior.
Na Misericórdia de Alandroal está em curso o processo de modernização das instalações
onde funciona o Lar de Idosos e do Centro de Dia, essa remodelação só foi possível
devido à candidatura, e à respectiva aprovação, ao Programa Pares, para a obtenção de
financiamento no valor de 80% do montante necessário.
Defronta-se com necessidade de aumentar a capacidade do Lar de Idosos, para dar
resposta aos vários pedidos existentes em lista de espera, para isso necessita de abrir
uma extensão do mesmo. Tem uma unidade (ex - UAI) desocupada e a degradar-se por
falta de acordo com o Centro Distrital de Segurança Social, a qual poderia ser
reconvertida e utilizada para esse fim.
É uma entidade com fragilidades ao nível da gestão administrativa e financeira por falta
de equipamentos informáticos, hardware e software.
Aquando da finalização do trabalho de recolha de informação estavam a ser instalados
novos computadores.
Embora os recursos financeiros sejam escassos, a sua situação financeira está
equilibrada, não tem dívidas a médio e longo prazo, embora o resultado do ano de 2008,
tenha sido deficitário.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
11
Existe espírito de melhoria contínua, nos seus Quadros, e é imperativo torná-lo
extensivo a todos os Colaboradores.
As Respostas Sociais, Apoio à Terceira Idade e Família e Comunidade, têm um bom
desempenho e a falta de alguns recursos é colmatada pela dedicação dos Recursos
Humanos.
Necessita de apoio para a aquisição de algumas competências e metodologias que não
são habituais no Terceiro Sector.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
12
Análise Global
Perspectiva Interna
Área Entidade Benchmarking
Pontuação Classificação Sinal Amostra Classificação Sinal
Estratégia 2.06 Atenção
Especial
2.85 Normal
Gestão Aprovisionamentos 3.08 Normal
3.26 Normal
Gestão Financeira 2.19 Atenção Especial
2.99 Normal
Gestão Património 1.45 Insuficiente
2.24 Atenção
Especial
Gestão Recursos Humanos 2.06 Atenção Especial
2.81 Normal
Governance 2.52 Normal
2.98 Normal
Respostas Sociais 3.47 Normal
3.48 Normal
Sistemas de Informação e TIC's
1.60 Insuficiente
2.80 Normal
TOTAL 2.40 Atenção Especial
2.99 Normal
Extraído da Aptus, Quadro nº 1 - Relatório Resumo por Áreas de Intervenção
Tal como já foi referido, na sua caracterização, a Misericórdia de Alandroal necessita de
melhorar/modernizar algumas das suas práticas organizacionais e precisa de prestar
especial atenção às áreas sinalizadas a vermelho.
Benchmarking
Tradicionalmente as entidades do 3º sector não conhecem o seu posicionamento face às
suas congéneres e ao sector em que se situa o seu âmbito da actuação. Não são
relevados os seus factores competitivos nem as suas externalidades consequentes do
desempenho que caracteriza a dinâmica do sector social.
O exercício de Benchmarking proporciona o conhecimento do posicionamento das
entidades em diversos domínios, face a uma amostra pré definida que no caso vertente é
no máximo de 75 Santas Casas da Misericórdia.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
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13
Este instrumento é uma parte integrante do ciclo de melhoria contínua, nas
organizações. Medir e comparar os desempenhos da entidade com a dos seus pares, e
identificar as oportunidades de melhoria, são os factores que constituem a essência do
Benchmarking.
No âmbito deste programa a entidade além de poder conhecer o estado do seu nível de
gestão (de acordo com as premissas estabelecidas no próprio programa) pode e deve
efectuar uma análise crítica do seu posicionamento relativo. Isto é uma análise objectiva
num sentido crítico positivo tendo em vista a adequação das práticas organizacionais
(ou de actuação).
Os diversos relatórios com a componente de benchmarking incluída permitem uma
análise a vários níveis que vai desde a questão em concreto até um índice global. Ao
longo deste dossier estas evidências e/ou percepções serão apresentadas e sempre que
for o caso devidamente comentadas.
Pontuação Amostra Máximo
Estratégia 2,06 2,88 5,00
Gestão Aprovisionamentos 3,08 3,32 5,00
Gestão Financeira 2,19 3,00 5,00
Gestão Património 1,45 2,28 5,00
Gestão Recursos Humanos 2,06 2,82 5,00
Governance 2,52 3,01 5,00
Respostas Sociais 3,47 3,49 5,00
Sistemas de Informação e TIC's 1,60 2,82 5,00
Valor Global 2,40 3,01 5,00
Extraído da Aptus, Quadro nº 2 - Relatório Benchmarking por Áreas de Intervenção
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
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14
Ilustração 1 - Benchmarking por Áreas de Intervenção
A Misericórdia de Alandroal em termos de avaliação geral, está abaixo da pontuação
representativa da amostra, formada pelas outras 74 Misericórdias participantes no
Programa. Deverá prestar atenção, redobrada, às áreas assinaladas a vermelho, pois essa
cor significa, neste quadro, que obteve valores inferiores a 2,5.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
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15
Análise por Área
Estratégia
Enquadramento
Para a obtenção dos dados para o preenchimento destes questionários foi ouvido o
Director Coordenador e analisado o Plano de Actividades para o ano de 2009.
Análise Agregada
Pontuação Amostra Máximo
COD 008 - Área Estratégia - Nível I 1,67 2,75 5,00
COD 009 - Área Estratégia - Nível II 1,70 2,59 5,00
COD 010 - Área Estratégia - Criação de
Valor 2,82 3,30 5,00
TOTAL 2,06 2,88 5,00
Extraído da Aptus, Quadro nº 3
Podendo a estratégia ser definida como o conjunto de planos de uma organização para
alcançar resultados consistentes com a missão e os seus objectivos gerais.
Os questionários, referidos no Quadro nº 3, tinham por objectivo determinar se a
entidade tem uma estratégia bem definida, se a sua implementação se verifica e qual a
metodologia utilizada para a sua formalização.
Dos resultados conclui-se que o planeamento só é feito na perspectiva do curto prazo e
que não existem rotinas estabelecidas de controlo do planeamento versus execução e
que a cultura de gestão existente está vocacionada para suprir as necessidades de curto
prazo.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
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16
Ilustração 2 – Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível
< Média % ≥ Média %
COD 008 - Área Estratégia - Nível I 32 47% 36 53%
COD 009 - Área Estratégia - Nível II 30 44% 38 56%
COD 010 - Área Estratégia - Criação de Valor
37 55% 30 45%
TOTAL 33 49% 35 51%
Extraído da Aptus, Quadro nº 4 – Distribuição da Amostra
Pela análise da Ilustração Nº 2 e do Quadro nº 4 conclui-se que a Misericórdia do
Alandroal está incluída nos 49% da amostra com valores abaixo da média.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
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Análise Desagregada
Estratégia
Questionário COD 008/COD 009 - Área Estratégia – I e II
Questões
Conhecimento do posicionamento
e das variáveis chave 1.86
Práticas de gestão 1.82
Implementação da Estratégia 1.42
Extraído da Aptus, Quadro nº 5
A Misericórdia do Alandroal necessita de ter atenção à Análise das Forças, Fraquezas Ameaças e
Oportunidades, de comparar o seu desempenho com entidades similares e de ao nível da gestão
planear a sua actividade, também, para o médio e longo prazo.
Questionário COD 010 - Área Estratégia – Criação de Valor
Questões
Identificação 2.67
Medição 3.00
Divulgação 2.50
Extraído da Aptus, Quadro nº 6
Embora a Misericórdia de Alandroal tenha um bom conhecimento da sua utilidade para os Utentes e para
a Comunidade em geral, necessita de consolidar esse conhecimento através da sua formalização em
inquéritos/estudos e de desenvolver a divulgação do valor prestado por si á comunidade.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
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Pontos Fortes e Pontos Fracos
Pontos Fortes/Fracos 1 2 3 4 5
Planeamento a médio e longo prazo 1 0 0 0 0
Balanço Missão/sustentabilidade 0 1 0 0 0
Praticas de gestão 0 1 0 0 0
Implementação estratégia 0 1 0 0 0
Identificação/ Medição externalidades
0 0 1 0 0
Divulgação das externalidades 0 1 0 0 0
Quadro nº 7
Um dos pontos fracos da Misericórdia de Alandroal é a inexistência de planeamento a
médio e longo prazo, não são elaborados planos de actividades plurianuais.
O Balanço Cumprimento da Missão/Sustentabilidade está ligeiramente desequilibrado.
A Misericórdia de Alandroal deverá concentrar esforços na análise dos seus pontos
fortes e fracos na avaliação das ameaças e oportunidades e definir uma estratégia que
lhe permita equilibrar o Balanço Cumprimento da Missão/Sustentabilidade.
Deverá ainda calendarizar os seus objectivos e estabelecer mecanismos de avaliação,
periódica, dos objectivos propostos com os realizados.
Plano de Medidas da Área
Objectivo Acção Instrumento Impacto
Gestão
Impacto
Financeiro
Estratégia
MLP
Implementação Consultoria 5 3
Controlo
Gestão
Implementação Formação 5 2
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Cronograma
Acção 09T3 09T4 2010 2011
Implementação Controlo Gestão X
Implementação Estratégia Médio Longo Prazo X
Plano Formação
Modulo Horas Formandos
I – Controlo de Gestão 18h 3
Acções não incluídas no plano de formação do programa “Gestão
Sustentável”
Não aplicável
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
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20
Governance
Enquadramento
Para a recolha de informação para o preenchimento destes questionários foram ouvidos,
o Director Coordenador, o Chefe dos Serviços Administrativos e a substituta da
Directora Técnica, por esta se encontrar ausente em férias.
E analisados, o Compromisso da Irmandade, os Regulamentos Internos da Misericórdia
de Alandroal, o Organigrama e a Definição de Funções.
Análise Agregada
Pontuação Amostra Máximo
COD 001 - Área Governance - Como se organiza
a gestão de topo directores eleitos e processo de tomada de decisão? 4,69
4,11 5,00
COD 002 - Área Governance - Grau de
conhecimento/Percepção que existe dos utentes 3,42
3,28 5,00
COD 003 - Área Governance - Transparência, Liderança e Etica de Gestão 3,00
3,46 5,00
COD 004 - Área Governance - Qualidade &
Inovação 1,54 2,60 5,00
COD 005 - Área Governance - Comunicação & Marketing I 2,30
3,03 5,00
COD 006 - Área Governance - Comunicação &
Marketing II 0,00 1,45 5,00
COD 007 - Área Governance - Relações com a Comunidade 2,72
3,13 5,00
TOTAL 2,52 3,01 5,00
Extraído da Aptus, Quadro nº 8
Embora a Misericórdia de Alandroal na área da Direcção de Gestão (Governance),
tenha em dois questionários, Cod 001 e Cod 002 uma pontuação superior à amostra, no
cômputo geral está abaixo da pontuação obtida pelas outras 74 Misericórdias. Deverá
adoptar cuidados especiais nas áreas assinaladas a vermelho, com redobrada atenção na
área da Qualidade e Inovação e no Marketing
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
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21
Ilustração 3 – Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível
< Média % ≥ Média %
COD 001 - Área Governance - Como se
organiza a gestão de topo directores eleitos e processo de tomada de decisão?
29 42% 40 58%
COD 002 - Área Governance - Grau de conhecimento/Percepção que existe dos utentes
31 46% 37 54%
COD 003 - Área Governance - Transparência, Liderança e Etica de Gestão
23 34% 45 66%
COD 004 - Área Governance - Qualidade &
Inovação 31 45% 38 55%
COD 005 - Área Governance - Comunicação & Marketing I
36 53% 32 47%
COD 006 - Área Governance -
Comunicação & Marketing II 42 63% 25 37%
COD 007 - Área Governance - Relações com a Comunidade
30 48% 33 52%
TOTAL 32 47% 36 53%
Extraído da Aptus, Quadro nº 9 – Distribuição da Amostra
Sendo o objectivo dos questionários avaliar o modelo de funcionamento da Direcção de
Topo das Misericórdias a Misericórdia do Alandroal encontra-se incluídas nas 36 que
têm pontuação superior a 50%.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
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22
Análise Desagregada
Governance
Questionário COD 001 - Área Governance - Modelo de funcionamento da direcção
Questões
Processo tomada decisão 4.17
Intervenção da direcção na gestão
operacional 5.00
Organização interna da direcção 4.38
Extraído da Aptus, Quadro nº 10
Em termos de análise do funcionamento da direcção pode afirmar-se que o processo de tomada
de decisão é democrático, que respeita as normas instituídas no Compromisso da Irmandade, que
intervém na gestão por delegação directa no Director Coordenador e que a sua direcção está
presente na gestão do dia-a-dia da entidade pela presença, diária, do Sr. Vice Provedor.
Questionário COD 002 - Área Governance - Grau de conhecimento/Percepção que
existe dos utentes
Questões
Conhecimento 3.43
Relacionamento 3.33
Compreensão da realidade familiar
do utente 3.67
Extraído da Aptus, Quadro nº 11
Ainda há aspectos a melhorar no conhecimento/relacionamento entre a Governance e os utentes
nomeadamente na implementação da comunicação directa entre esta e os utentes e ou os seus
familiares
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23
Questionário COD 003 - Área Governance - Transparência, Liderança e Ética de Gestão
Questões
Práticas Internas 2.00
Práticas para a comunidade 3.33
Processos Interventivos 2.50
Extraído da Aptus, Quadro nº 12
Não se trata de avaliar se a Misericórdia tem falta de ética na relação com os utentes/comunidade
mas sim se no dia -a -dia da instituição estes comportamentos são devidamente monitorizados e
formalmente avaliados. A entidade não é certificada e não faz parte da Associação Portuguesa da
Ética Empresarial.
Questionário COD 004 - Área Governance – Qualidade & Inovação
Questões
Envolvimento 1.43
Relacionamento 0.71
Certificação 2.50
Extraído da Aptus, Quadro nº 13
Com o preenchimento deste questionário pretendeu-se determinar de que forma estão ou não
instituídas nas Misericórdias processos organizativos que estimulem a melhoria continua de
processos e se as entidades são certificadas. Pela pontuação obtida pela Misericórdia de Alandroal
é uma área em que há muito trabalho a desenvolver.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
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24
Questionário COD 005/006- Área Governance – Comunicação & Marketing
Questões
Utentes – Comunicação 2.25
Comunidade – Comunicação 2.20
Instrumentos/Práticas 2.17
Extraído da Aptus, Quadro nº 14
Pretendeu-se avaliar o tipo de comunicação que a Misericórdia do Alandroal desenvolve com os
utentes/comunidade/mecenas e que instrumentos utilizam. É uma área a melhorar.
Questionário COD 007- Área Governance – Relações com a comunidade
Questões
Abertura à comunidade 2.55
Envolvimento na comunidade 2.75
Reconhecimento pela comunidade 2.75
Extraído da Aptus, Quadro nº 15
A Misericórdia de Alandroal tem um bom relacionamento/envolvimento e abertura à comunidade.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
25
Pontos Fortes e Pontos Fracos
Pontos Fortes/Fracos 1 2 3 4 5
Funcionamento 0 0 0 0 1
Conhecimento Utentes/Comunidade 0 0 1 0 0
Qualidade & Inovação 1 0 0 0 0
Comunicação para o exterior 0 1 0 0 0
Quadro nº 16
A Direcção de Topo tal como já foi referido funciona de forma democrática.
Precisa de melhorar o conhecimento/relacionamento com os utentes, para tal deverá
implementar inquéritos para avaliar formalmente esse conhecimento.
Em termos de Controlo da Qualidade deverá implementar processos para o controlo da
mesma, através da avaliação de satisfação dos seus colaboradores e utentes, para o que
necessita de organizar o processo de recolha de informação.
Na área da Comunicação há todo um caminho a percorrer. A Misericórdia de Alandroal
não tem site, não promove a edição de newsletter e publica um boletim informativo com
pouca regularidade.
Plano de Medidas da Área
Objectivo Acção Instrumento Impacto
Gestão
Impacto
Financeiro
Controlo
Qualidade
Recolha
informação
Inquéritos 4 2
Comunicação Implementação Consultoria 5 4
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
26
Cronograma
Acção 09T3 09T4 2010 2011
Elaborar inquéritos satisfação X
Implementar Controlo de Qualidade X
Plano Formação
Modulo Horas Formandos
Não aplicável
Acções não incluídas no plano de formação do programa “Gestão
Sustentável”
Não aplicável
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
27
Gestão Financeira
Enquadramento
Para a obtenção de dados para o preenchimento destes questionários foi ouvido o
Director Coordenador que é o TOC da entidade, foram analisados os dossiers de
prestação de contas dos dois últimos anos e foram elaborados mapas comparativos para
análise da situação financeira da Misericórdia.
Análise Agregada
Pontuação Amostra Máximo
COD 012 - Área Financeira - Conhecimentos & Práticas 2,64 3,11 5,00
COD 013 - Àrea Financeira - Fontes de Financiamento 1,43 2,57 5,00
COD 014 - Área Financeira - Orçamento 2,08 3,24 5,00
COD 015 - Área Financeira - Eficiência 2,62 3,08 5,00
TOTAL 2,19 3,00 5,00
Extraído da Aptus, Quadro nº 17
Com o preenchimento dos questionários constantes do Quadro nº 17 pretendeu-se aferir
do grau equilíbrio, planeamento e análise de execução na área financeira. Pela
pontuação obtida constata-se que é uma área que apresenta algumas fragilidades
nomeadamente ao nível de software de gestão e que os seus Recursos Humanos
necessitam de formação/actualização nestas áreas.
Embora o resultado tenha sido deficitário no último ano e de não existir planeamento na
gestão financeira, “Navegação à Vista”, a Misericórdia de Alandroal não tem dívidas de
médio e longo prazo e faz uma gestão muito espartana dos seus recursos, daí algumas
carências a nível de equipamentos.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
28
Ilustração 4 – Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível
< Média % ≥ Média %
COD 012 - Área Financeira -
Conhecimentos & Práticas 33 47% 37 53%
COD 013 - Àrea Financeira - Fontes de Financiamento
42 62% 26 38%
COD 014 - Área Financeira - Orçamento 28 42% 39 58%
COD 015 - Área Financeira - Eficiência 31 46% 36 54%
TOTAL 34 49% 35 51%
Extraído da Aptus, Quadro nº 18 – Distribuição da Amostra
Em termos de Gestão Financeira pode dizer-se que 49% do universo das Misericórdias
em análise, está abaixo da média e apenas 51% estão acima da média da amostra de 69
Misericórdias.
A Misericórdia de Alandroal está incluída nos 49% cuja pontuação se situa abaixo da
média, pelas fragilidades atrás mencionadas.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
29
Análise Desagregada
Gestão Financeira
Questionário COD 012- Área Financeira – Conhecimento & Práticas
Questões
Conhecimento 2.61
Práticas 2.54
Eficácia 2.65
Extraído da Aptus, Quadro nº 19
Com o preenchimento do questionário Cod 012 pretendia-se aferir do grau de eficiência do
sistema contabilístico e das práticas ao nível da orçamentação/controle de execução dos mesmos.
A Misericórdia de Alandroal está ao nível do que é considerado normal.
Questionário COD 013- Área Financeira – Fontes de Financiamento
Questões
Conhecimento / Práticas 3.00
Risco 0.00
Equilíbrio 0.71
Extraído da Aptus, Quadro nº 20
Com o preenchimento do questionário Cod 013 pretendia aferir do grau de eficiência de fontes de
financiamento para além das habituais, Tutela e Utentes, e se Misericórdia do Alandroal recorre à
figura de Mecenas e de Patrocinadores para a obtenção de fundos.
È uma área a melhorar pois a entidade está muito dependente dos Utentes e da Tutela e
necessita de angariar outro tipo de financiadores/mecenas.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
30
Questionário COD 014- Área Financeira – Orçamento
Questões
Mercado 2.00
Eficiência 2.13
Extraído da Aptus, Quadro nº 21
O orçamento anual tem servido apenas para apresentação à Tutela, ao longo do ano não são
feitas análises periódicas à sua execução. Não são analisados e corrigidos os desvios.
Para além de que a entidade não dispõe ou não dispunha, a esta data, de software de gestão.
É uma área a precisar de atenção especial.
Questionário COD 015- Área Financeira – Eficiência
Questões
Equilíbrio 2.83
Eficiência 2.93
Conhecimento 2.37
Extraído da Aptus, Quadro nº 22
A eficiência da área financeira é considerada normal, mas poderia melhorar substancialmente se a
Misericórdia de Alandroal dispusesse de ferramentas informáticas para um melhor desempenho tal como
já referido anteriormente.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
31
Pontos Fortes e Pontos Fracos
Pontos Fortes/Fracos 1 2 3 4 5
Organização contabilística 0 0 1 0 0
Conhecimentos dos Recursos Humanos 0 0 1 0 0
Gestão Tesouraria 0 1 0 0 0
Controlo Orçamental 1 0 0 0 0
Quadro nº 23
A Santa Casa da Misericórdia de Alandroal tem a vantagem de o seu Director
Coordenador ser em simultâneo o seu TOC.
A contabilidade deverá deixar de ser vista como, apenas, uma obrigação legal e deverá
passar a ser utilizada como um instrumento de gestão.
Não é elaborado orçamento de tesouraria, mas como a entidade efectua uma gestão
muito espartana, não recorre com frequência, ao crédito bancário e ou à venda de
património para cobrir os défices de tesouraria.
A Misericórdia não corre riscos, e por falta de meios financeiros, não pratica uma gestão
voltada, ainda, para a inovação.
Precisa de adquirir/actualizar o seu software de gestão e também de adquirir software de
gestão de utentes.
Não é utilizada a figura do Mecenas /Patrocinador para angariar fundos.
Em termos de análise de resultados, dos últimos anos, apenas o ano de 2008 apresentou
resultado deficitário.
É uma entidade atenta aos fundos a que se pode candidatar e tem-no feito com êxito.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
32
Plano de Medidas da Área
Objectivo Acção Instrumento Impacto
Gestão
Impacto
Financeiro
Reorg Ad.Finan Aquisição Software 5 2
+Eficiência RH F.Profissional Formação 5 2
Gestão +Eficiente F.Profissional Formação 5 2
Cronograma
Acção 09T3 09T4 2010 2011
Aquisição software X
Formação RH X
Plano Formação
Modulo Horas Formandos
II- Fontes de Financiamento 5h 3
III- Gestão de Tesouraria 18h 3
Acções não incluídas no plano de formação do programa “Gestão
Sustentável”
Não aplicável.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
33
Gestão Recursos Humanos
Enquadramento
Para a obtenção de dados para o preenchimento dos questionários referentes à Gestão
dos Recursos Humanos foram ouvidos o Director Coordenador, o Chefe dos Serviços
Administrativos, a Directora Técnica e a responsável pela valência Família e
Comunidade.
Foram analisados o Quadro de Pessoal, os Relatórios da Gestão dos anos de 2007 e
2008, o Plano de Actividades para o ano de 2009 e a Proposta de Formação para o ano
de 2009.
Análise Agregada
Pontuação Amostra Máximo
COD 021A - Área RH - Recursos Humanos I 2,43 3,21 5,00
COD 021B - Área RH - Recursos Humanos II 2,85 3,36 5,00
COD 021C - Área RH - Recursos Humanos III 2,86 3,18 5,00
COD 022A - Área RH - Formação Profissional I 1,90 2,80 5,00
COD 025 - Área RH - Instrumentos de Apoio à Formação 2,14 3,09 5,00
COD 026 - Área RH - Voluntários 1,00 2,26 5,00
TOTAL 2,20 2,98 5,00
Extraído da Aptus, Quadro nº 24
Com as respostas a estes questionários pretendeu-se avaliar do grau de motivação,
desempenho e práticas dos Recursos Humanos das Misericórdias.
Da preocupação com a formação profissional, do seu planeamento e continuidade e dos
meios disponíveis para o fazer.
Também está incluída a área do voluntariado que tantas vezes é um recurso
desperdiçado.
Pelas evidências é uma área a necessitar de uma atenção especial.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
34
Ilustração 5 – Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível
< Média % ≥ Média %
COD 021A - Área RH - Recursos Humanos I 36 55% 30 45%
COD 021B - Área RH - Recursos Humanos II 35 51% 33 49%
COD 021C - Área RH - Recursos Humanos III 35 52% 32 48%
COD 022A - Área RH - Formação Profissional I 35 54% 30 46%
COD 025 - Área RH - Instrumentos de Apoio à
Formação 36 55% 29 45%
COD 026 - Área RH - Voluntários 25 45% 30 55%
TOTAL 34 52% 31 48%
Extraído da Aptus, Quadro nº 25 – Distribuição da Amostra
No universo das Misericórdias em análise, constata-se que, 52%, na área da Gestão dos
Recursos Humanos, estão abaixo dos valores considerados médios.
A Misericórdia do Alandroal encontra-se enquadrada no grupo das que estão abaixo dos
valores considerados médios.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
35
Análise Desagregada
Gestão Recursos Humanos
Questionário COD 021A/B/C- Área Recursos Humanos – I, II, III
Questões
Motivação 2.57
Desempenho (GRH) 2.71
Práticas 2.35
Extraído da Aptus, Quadro nº 26
Embora a motivação e o desempenho dos Colaboradores da Misericórdia do Alandroal estejam
situados acima dos valores médios as práticas de gestão dos RH na entidade estão abaixo da
média porque os níveis de remuneração praticados são os mínimos estabelecidos pela UMP, não
é efectuada a avaliação de desempenho, a resolução de algumas questões salariais arrastam-se
mais tempo do que o desejado ,e não é avaliado o grau de satisfação dos mesmos pela
Misericórdia do Alandroal.
Questionário COD 022A/B- Área Recursos Humanos – Formação Profissional
Questões
Práticas 1.83
Ajustamento 2.00
Instrumentos 2.00
Necessidades 1.43
Extraído da Aptus, Quadro nº 27
Não tem existido um plano de formação contínua dos RH na Misericórdia do Alandroal, há
sectores em que esta formação é uma realidade em termos de continuidade, nomeadamente na
Valência de Apoio à Família mas esta é promovida por entidades externas que tutelam.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
36
Pontos Fortes e Pontos Fracos
Pontos Fortes/Fracos 1 2 3 4 5
Motivação 0 0 1 0 0
Desempenho 0 0 1 0 0
Sistema remuneratório 0 1 0 0 0
Avaliação de desempenho 1 0 0 0 0
Formação Profissional 1 0 0 0 0
Quadro nº 28
Sendo os Recursos Humanos o bem mais precioso de qualquer entidade e dada a
especificidade dos utentes das Misericórdias, Pessoas, na sua maioria, fragilizadas e
com grandes dependências e que para além disso, estão de “passagem” pelas
instituições, são os recursos humanos, pela sua permanência nas mesmas, o garante da
continuidade das Misericórdias pelo que terão de ser profissionais motivados, realizados
e qualificados.
A Misericórdia de Alandroal, devido à escassez de recursos financeiros, não tem podido
prestar a atenção necessária à questão remuneratória pois “paga” apenas os mínimos da
Tabela, e, também, não tem prémios de desempenho instituídos, o arrastar da resolução
de algumas questões monetárias, pode ser um factor de desmotivação, os Colaboradores
da Misericórdia demonstram uma grande dedicação aos utentes e um elevado espírito de
missão.
É necessário que se sintam, compensados, realizados e que obtenham retorno, formal,
sobre o seu desempenho.
Os pontos fracos da entidade, detectados, são a não existência, formal, de avaliação de
desempenho dos seus colaboradores e o não planeamento da formação profissional de
uma forma continua.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
37
Plano de Medidas da Área
Objectivo Acção Instrumento Impacto
Gestão
Impacto
Financeiro
Avaliação
desempenho
Implementação Formulários 5 3
Gestão RH Adquirir
conhecimentos
Formação 5 3
Cronograma
Acção 09T3 09T4 2010 2011
Avaliação de desempenho X
Formação Gestão de RH X
Plano Formação
Modulo Horas Formandos
IV- A Gestão dos Recursos Humanos 10h 6
Acções não incluídas no plano de formação do programa “Gestão
Sustentável”
Não aplicável
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
38
Gestão Aprovisionamentos
Enquadramento
Para a obtenção dos dados para o preenchimento destes inquéritos foi ouvido o Director
Coordenador que é também o TOC da entidade.
Análise Agregada
Pontuação Amostra Máximo
COD 030- Área Aprovisionamento - I 3,33 3,76 5,00
COD 032- Área Aprovisionamento - II 2,82 2,87 5,00
TOTAL 3,08 3,32 5,00
Extraído da Aptus, Quadro nº 29
Com o preenchimento dos questionários constantes do Quadro nº 29 pretendeu-se aferir
das metodologias utilizadas nesta área, nomeadamente ao nível dos processos internos
de controlo da qualidade versus formalização dos processos de compra.
Embora a pontuação esteja próxima da amostra é uma área a precisar de modernização
de processos.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
39
Ilustração 6 – Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível
. < Média % ≥ Média %
COD 030- Área Aprovisionamento - I 26 41% 38 59%
COD 032- Área Aprovisionamento - II 35 55% 29 45%
TOTAL 31 48% 34 52%
Extraído da Aptus, Quadro nº 30 – Distribuição da Amostra
Tal como referido anteriormente a Misericórdia de Alandroal está incluída nos 52%
com valor superior à média.
Análise Desagregada
Gestão Aprovisionamentos
Questionário COD 030/031- Aprovisionamento – I, II
Questões
Profissionalização 3.11
Instrumentos 2.58
Factores Decisão 3.31
Extraído da Aptus, Quadro nº 31
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
40
Com o preenchimento destes questionários pretendeu-se avaliar se na Misericórdia de Alandroal a área da
Gestão de Compras é uma área profissionalizado e se estão instituídos processos formais para aquisição
dos diversos produtos.
Na parte respeitante aos instrumentos, software de Gestão de Compras e formalização dos processos de
compra, nomeadamente a formalização da avaliação e selecção dos fornecedores, o estabelecimento de
parcerias para conseguir obter economias de escala, ainda há um caminho a percorrer.
Pontos Fortes e Pontos Fracos
Pontos Fortes/Fracos 1 2 3 4 5
Instrumentos 0 0 1 0 0
Praticas 0 0 1 0 0
Parâmetros de Avaliação Qualidade 0 0 1 0 0
Quadro nº 32
A área da Gestão Aprovisionamentos é uma aérea organizada que necessita de adquirir
software de gestão de compras e de formalizar os seus processos de validação de
fornecedores/qualidade dos produtos.
Plano de Medidas da Área
Objectivo Acção Instrumento Impacto
Gestão
Impacto
Financeiro
+Eficiência Aquisição Software 4 2
Cronograma
Acção 09T3 09T4 2010 2011
Aquisição software gestão aprovisionamentos x
Plano Formação
Modulo Horas Formandos
Não aplicável
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
41
Acções não incluídas no plano de formação do programa “Gestão
Sustentável”
Não aplicável
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
42
Gestão Património
Enquadramento
Para a obtenção de dados para o preenchimento destes questionários foi ouvido o
Director Coordenador e o Chefe dos Serviços Administrativos responsável por esta
área.
Foram analisadas as listagens dos bens objecto de seguro e o livro “A História da
Misericórdia do Alandroal” que incluiu o Inventário do Arquivo da Misericórdia de
Alandroal – Património Arquivístico (Editado em 1982).
Análise Agregada
Pontuação Amostra Máximo
COD 28 - Area Patrimonio I 0,63 1,90 5,00
COD 29 - Area Patrimonio II 2,28 2,66 5,00
TOTAL 1,45 2,28 5,00
Extraído da Aptus, Quadro nº 33
A Gestão do Património nas Misericórdias é uma das áreas com maiores fragilidades.
Na Misericórdia de Alandroal é uma área que necessita de uma grande atenção.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
43
Ilustração 7 – Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível
< Média % ≥ Média %
COD 28 - Área Património I 42 63% 25 37%
COD 28 - Área Património II 31 48% 33 52%
TOTAL 37 56% 29 44%
Extraído da Aptus, Quadro nº 34 – Distribuição da Amostra
Tal como referido anteriormente a Gestão do Património na maioria das Misericórdias é
uma área com grandes fragilidades, 56% das entidades inquiridas têm pontuações
abaixo da média. E a Misericórdia de Alandroal está entre elas.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
44
Análise Desagregada
Gestão Património
Questionário COD 028/029- Área Património – I, II
Questões
Conhecimento 1.68
Instrumentos 2.00
Gestão (manutenção valor) 2.30
Extraído da Aptus, Quadro nº 35
Com o preenchimento destes questionários pretendeu-se avaliar se a totalidade do Património da
Misericórdia de Alandroal está inventariado, totalmente seguro e de que instrumentos software é que a
entidade dispõe e de que forma é feita a manutenção do mesmo.
Face à pontuação atribuída constata-se que há um longo caminho a percorrer para a inventariação
completa de todo o património da Misericórdia de Alandroal incluindo a informatização da gestão do
mesmo.
Pontos Fortes e Pontos Fracos
Pontos Fortes/Fracos 1 2 3 4 5
Inventariação de todos os bens 1 0 0 0 0
Valorização dos bens 1 0 0 0 0
Conservação 0 1 0 0 0
Quadro nº 36
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
45
A Gestão do Património nas Misericórdias é uma das áreas com elevadas carências ao
nível da inventariação e valorização.
Dada a antiguidade e a sua especificidade não é com os escassos recursos de que as
Misericórdias dispõem que é possível fazer a inventariação total e a consequente
valorização.
A Misericórdia de Alandroal tem o seu património identificado, mas não dispõe de um
documento, inventário geral. Algum património, nomeadamente o arquivístico e o
artístico, está totalmente identificado, embora a sua valorização não esteja efectuada.
Também não dispõe de software de Gestão do Imobilizado.
A Misericórdia de Alandroal tem a acrescer às já referidas fragilidades, ainda a de ser
proprietária de uma igreja, a igreja da Misericórdia, classificada como “Imóvel de
interesse público, a necessitar de restauro urgente.
Não foi possível obter, em tempo útil, a listagem do património contabilizado.
Dada a especificidade do Património Arquivístico e Religioso que as Misericórdias
possuem, e o seu incalculável valor, terão de ser organizadas acções concertadas entre
as Misericórdias e os vários organismos, com competências na matéria, para ser
possível ultrapassar as fragilidades que as Misericórdias apresentam nesta área.
Plano de Medidas da Área
Objectivo Acção Instrumento Impacto
Gestão
Impacto
Financeiro
Gestão
Patrimonio
Aquisição
conhecimentos
Formação 5 2
Gestão
Patrimonio
Aquisição Software 5 2
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
46
Cronograma
Acção 09T3 09T4 2010 2011
Formação em Gestão Patrimonio X
Aquisição de software Imobilizado X
Plano Formação
Modulo Horas Formandos
V – Gestão do Património 16h 2/3
Acções não incluídas no plano de formação do programa “Gestão
Sustentável”
Não aplicável
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
47
Gestão Sistemas Informação & TIC’s
Enquadramento
Para a obtenção de dados para o preenchimento destes questionários foi ouvido o
Director Coordenador.
Análise Agregada
Pontuação Amostra Máximo
COD 016 - Área TICs - Internet/Intranet 0,77 2,04 5,00
COD 017 - Área TICs - Instrumentos 3,08 3,40 5,00
COD 018 - Área TICs - Gestão de Sistemas 1,07 3,31 5,00
COD 019 - Área TICs - Grau de Eficácia dos Sistemas 1,29 3,03 5,00
COD 020A - Área TICs - Formação I 2,67 2,87 5,00
COD 020B - Área TICs - Formação II 0,71 2,27 5,00
TOTAL 1,60 2,82 5,00
Extraído da Aptus, Quadro nº 37
Pretendeu-se avaliar de que modo é que o universo das Misericórdias em estudo está
vocacionado para a utilização das novas tecnologias e de que instrumentos é que
dispõem.
As novas tecnologias ainda não são o instrumento preferencial utilizado para fazer a
divulgação das Misericórdias e os equipamentos hardware e software no caso da
Misericórdia de Alandroal estão reduzidos ao mínimo.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
48
Ilustração 8 – Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível
< Média % ≥ Média %
COD 016 - Área TICs - Internet/Intranet 39 58% 28 42%
COD 017 - Área TICs - Instrumentos 31 46% 36 54%
COD 018 - Área TICs - Gestão de Sistemas 34 52% 32 48%
COD 019 - Área TICs - Grau de Eficácia dos
Sistemas 37 54% 31 46%
COD 020A - Área TICs - Formação I 35 52% 32 48%
COD 020B - Área TICs - Formação II 42 65% 23 35%
TOTAL 36 55% 30 45%
Extraído da Aptus, Quadro nº 38 – Distribuição da Amostra
Pela análise dos dados acima transcritos conclui-se que na sua maioria as Misericórdias
estão abaixo do valor considerado médio.
No caso da Misericórdia de Alandroal as suas insuficiências em termos de Tic´s são
muitas.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
49
Análise Desagregada
Sistemas de Informação e TIC's
Questionário COD 016- Área TICs – Internet/Intranet
Questões
Conhecimento/Práticas 0.71
"Instrumentos" 1.00
Extraído da Aptus, Quadro nº 39
A Misericórdia de Alandroal não dispõe de um site, não edita newsletter e também não privilegia
o uso do email nas comunicações.
Questionário COD 017- Área TICs – Instrumentos
Questões
Básico 5.00
Intermédio 4.00
Avançado 1.00
Extraído da Aptus, Quadro nº 40
Na fase de conclusão dos questionários estavam a ser instalados novos equipamentos.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
50
Questionário COD 018/019- Área TICs – Gestão/Eficácia Sistemas
Questões
Recursos 1.33
Práticas 1.11
Utilização 1.50
Extraído da Aptus, Quadro nº 41
A Misericórdia de Alandroal não dispõe software de gestão de Aprovisionamentos, nem de Gestão do
Imobilizado e de Gestão de Utentes.
Questionário COD 020A /B- Área TICs – Formação
Questões
Básica 3.00
Intermédia 2.50
Avançada 1.25
Extraído da Aptus, Quadro nº 42
Os conhecimentos dos utilizadores na sua maioria são os básicos.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
51
Pontos Fortes e Pontos Fracos
Pontos Fortes/Fracos 1 2 3 4 5
Hardware 0 0 1 0 0
Software 0 1 0 0 0
Gestão sistemas 1 0 0 0 0
Formação 0 1 0 0 0
Quadro nº 43
As novas tecnologias, ainda, não são o instrumento preferencial utilizado para fazer a
divulgação das Misericórdias. A entidade não dispõe de site e não privilegia a utilização
do correio electrónico nas suas comunicações.
A Misericórdia de Alandroal dispõe de equipamentos renovados mas deve alargar a sua
utilização a mais sectores e promover a actualização de conhecimentos dos seus
colaboradores.
Plano de Medidas da Área
Objectivo Acção Instrumento Impacto
Gestão
Impacto
Financeiro
Aumento
Eficácia
Actualização
conhecimentos
Formação 5 3
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
52
Cronograma
Acção 09T3 09T4 2010 2011
Formação Sistemas de Informação P/Gestão X
Plano Formação
Modulo Horas Formandos
VI – Os Sistemas de Informação p/ a Gestão 8h 3
Acções não incluídas no plano de formação do programa “Gestão
Sustentável”
Não aplicável
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
53
Ameaças & Oportunidades
Questionário
Ameaças Oportunidades
Entidade Amostra
Entidade Amostra
Nr. Valor Nr. Valor
315 - Aumento do desemprego 3.00 55 2.91 -- 13 8.15
316 - Crise económica 2.00 58 2.53 -- 6 8.00
318 - Relacionamento com a comunidade 3.00 3 3.00 -- 65 8.34
319 - Parcerias de financiamento com a comunidade -- 2 4.00 -- 52 7.85
321 - Incentivos Comunitários/Públicos
(Investimento, Conservação de Património, Contratação, etc)
3.00 2 3.00 -- 69 8.83
322 - Directrizes de Organismos
Tutela/Supervisores/de Acompanhamento 3.00 18 3.50 -- 45 7.80
323 - Enquadramento legal 3.00 18 3.61 -- 31 8.19
325 - Evolução das TIC -- 3 3.67 7.00 69 8.36
326 - Novo Código do Trabalho -- 12 3.67 6.00 25 7.32
327 - Concorrência do Sector Público -- 42 3.14 -- 6 8.67
328 - Concorrência do Sector Privado -- 39 3.51 -- 14 7.64
329 - Plano de Novas Oportunidades e Formação -- -- -- 8.00 70 8.27
330 - Política de crédito bancária -- 15 3.40 7.00 26 7.38
331 - Possibilidade de recurso a apoio profissional à gestão
-- -- -- 9.00 70 8.26
332 - Cooperação com Organismos Similares (Parcerias)
-- -- -- 8.00 69 8.26
333 - Desertificação/Exôdo da População 3.00 48 2.79 -- 5 7.00
334 - Diminuição da taxa de Natalidade 4.00 55 2.87 -- 5 8.80
335 - Políticas Sociais do Estado 1.00 20 3.10 -- 39 7.82
336 - Capacidade de atracção das populações de
concelhos vizinhos -- 6 3.50 -- 45 7.96
337 - Novas Respostas Sociais/Valências -- 4 3.75 6.00 63 8.21
338 - Transferência de competências para as
autarquias -- 33 2.39 -- 21 7.52
Extraído da Aptus, Quadro nº 44 - Relatório Ameaças & Oportunidades
Cada entidade, em função do seu meio envolvente, assim caracteriza as suas ameaças e
oportunidades.
A sua análise depende da perspectiva considerada na resposta, exemplo:
- Para a Misericórdia de Alandroal no campo 322, as Directrizes da Tutela, são vistas
como uma ameaça porque podem representar um acréscimo de custos, que na
perspectiva da Misericórdia, poderiam ser incomportáveis.
Pelo que não há muito a comentar em relação às Ameaças e Oportunidades.
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
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Plano Global de Formação
Modulo Horas Formandos
I – Controlo de Gestão 18h 3
II- Fontes de Financiamento 5h 3
III – A Gestão de Tesouraria 18h 3
IV – A Gestão dos Recursos Humanos 10h 6
V – Gestão do Património 16h 2/3
VI – Os Sistemas de Informação para a Gestão 8h 3
Questionário : COD 022B - Área RH - Formação Profissional II
Questão SIM NÃO
Número de Entidades
SIM NÃO
372 - Nos próximos 12 meses está previsto aumento do numero de colaboradores(a)?
X 37 36
375 - Nos próximos 12 meses está prevista alguma alteração das condições de funcionamento que implique formação especifica?
X 33 40
376 - A entidade encontra-se em processo de implementação de algum
sistema de qualidade que implique formação profissional? X 30 43
377 - A entidade vai abrir novas respostas sociais? X 38 35
378 - A entidade vai encerrar respostas sociais? X 6 67
379 - Está em curso alguma alteração legislativa que tenha implicações no funcionamento da entidade?
X 16 57
380 - A entidade vai abrir novos espaços fisicos - processo de
crescimento? X 53 20
381 - A entidade vai encerrar espaços fisicos - processo de decréscimo? X 2 71
TOTAL 2 6 27.00 46.00
Extraído da Aptus, Quadro nº 9 - Relatório Benchmarking por Áreas de Intervenção – Recursos
Humanos B
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
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Comentários do Consultor
O “universo” das Misericórdias é um imenso campo de estudo, e um desafio
permanente em termos de trabalho
É necessário ultrapassar o mito que o 3º sector não tem de ser rentável e que como tal,
não nos devemos preocupar com a Gestão, mas sim com a Missão. Não se trata de
rentabilidade no sentido comum da palavra mas sim de Sustentabilidade.
Se não for auto-sustentável aonde vai financiar-se, dada a escassez, cada vez maior, de
recursos?
As mudanças de mentalidades são lentas mas estou optimista quanto ao sucesso deste
trabalho e deste Programa, foi o primeiro passo de muitos que teremos de percorrer para
garantir a sustentabilidade e a gestão eficaz das Misericórdias.
Ainda no decurso do Programa já foi possível verificar mudanças de comportamento e
de atitudes. Só o facto de se terem questionado algumas práticas já é um grande passo
no processo de melhoria contínua que se pretende atingir.
O atrás referido já é um motivo de satisfação do trabalho efectuado.
Em meu, entender, é fundamental que após a realização da componente de formação
seja estabelecido um prazo para o acompanhamento da implementação das acções e a
sua avaliação.
Os meus agradecimentos aos responsáveis da Misericórdia de Alandroal, e a todos os
seus Colaboradores por me terem feito sentir em casa.
Bem hajam,
Ana Fernandes
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
Santa Casa de Alandroal
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Comentários do Representante da Misericórdia
Tendo em vista a avaliação do modelo de gestão, as actividades desenvolvidas e o
desempenho dos seus colaboradores e ainda a sinalização de competências e
fragilidades, decidiu a Mesa Administrativa aderir ao Programa “Gestão Sustentável”
promovido pela União das Misericórdias Portuguesas.
Em boa hora o fizemos, dado que constatamos a grande importância que as acções
propostas por este Programa, depois da sua implementação, irão ter no modo de
funcionamento como a nossa Instituição deve trabalhar no futuro para que se torne cada
vez mais sustentável.
Foram sinalizadas as áreas onde deverá haver maior atenção, sendo propósito da SCMA
actuar de modo a eliminar as fragilidades, ainda, existentes.
Esperamos que o Plano de Formação proposto seja rigorosamente cumprido, pois é uma
das áreas que consideramos de extrema importância para o êxito do programa.
Queremos realçar o excelente trabalho desenvolvido pela consultora enviada, pela
UMP, Drª Ana Fernandes, contribuindo para o bom desempenho de todas as acções.
O Director Coordenador
“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório
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Validação do Relatório
Consultor
Misericórdia
Coordenação UMP