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RELAZIONE FINALE

PROGETTO “CLIVIA IN PROGRESS”

Il progetto è stato approvato e ammesso a contributo dalla Regione Piemonte con D.D. 25 gennaio 2017 n. 51, in attuazione del “Bando regionale per la concessione di contributi finalizzati alla realizzazione di formule organizzative di lavoro decentrato per introdurre e/o rafforzare modelli flessibili di telelavoro (es.: presso telecentri, domiciliare, postazioni mobili) per enti pubblici”, approvato con D.D. n. 15 luglio 2016, n. 2016.

Importo complessivo del progetto: euro 28.604,06

� Quota a carico di Arpa Piemonte: euro 11.588,56

� Quota finanziata dalla Regione: euro 17.015,50

Durata del progetto: 1 anno, dal 28 marzo 2017 al 27 marzo 2018

Staff di progetto: Porta Mauro (Responsabile del progetto), Preziosi Luigi, Barberis Renzo, Alfiero Daniela, Ponzone Monica, Martellosio Fabrizia, Pennisi Giuseppina, Pasqualino Federico, Parodi Alessandra, D’Agata Alessandra.

1. PREMESSA: IL TELELAVORO IN ARPA PIEMONTE

Arpa Piemonte è un ente di diritto pubblico già istituito dalla Regione Piemonte con l.r. 13 aprile 1995, n. 60, successivamente sostituita dalla l.r. 26 settembre 2016, n. 18.

È dotata di personalità giuridica e autonomia tecnico-scientifica, amministrativa, patrimoniale e contabile ed è posta sotto la vigilanza del Presidente della Giunta Regionale, al fine di garantire l’attuazione degli indirizzi programmatici della Regione nel campo della tutela ambientale e del coordinamento delle attività di prevenzione.

Arpa Piemonte, parte del Sistema Nazionale a rete per la Protezione Ambientale istituito con L. 28 giugno 2016 n. 132, svolge la propria attività con sedi dislocate sull’intero territorio regionale.

Alla data di presentazione del progetto (30.9.2016) il personale di Arpa Piemonte ammontava complessivamente a n.1017 unità di cui n.521 donne (51%) e n.496 uomini (49%). La distribuzione per età del personale del comparto al 30.9.2016 n. 962 unità, evidenziava un picco massimo per entrambi i generi nella classe d’età tra i 41-45 anni oltre ad una significativa fascia di personale in età superiore ai 55 anni.

L’Agenzia, in forza del Regolamento sul telelavoro approvato con decreto del Direttore Generale n. 17 del 28.2.2012, ha attivato, con il supporto del progetto "CLIVIA: Conciliazione Lavoro Vita Arpa" (finanziato dalla Regione Piemonte a seguito del bando di cui alla D.D. n. 667 del 18.11.2011) sia postazioni di telelavoro a domicilio per il personale dipendente che si trovava in situazioni di disabilità fisica e/o psichica o in altre situazioni di cura familiari, sia postazioni di telelavoro a distanza in una sede dell’Agenzia diversa da quella di assegnazione.

Attualmente le postazioni di telelavoro attivate in Agenzia sono in numero 29, di cui 24 domiciliari e 5 a distanza, come si può evincere da tabella e grafico sottostante.

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numero domicilio distanza

Donne 22 18 4

Uomini 7 6 1

TOTALE 29

Fonte dei dati: determinazioni dirigenziali

2. OBIETTIVI DEL PROGETTO

Arpa Piemonte con il presente progetto “Clivia in progress” ha perseguito l’obiettivo di rafforzare l’istituto del telelavoro attraverso il potenziamento della piattaforma tecnologica ed informatica.

Nello specifico, come verrà ampiamente dettagliato nel prosieguo, è stata prevista l’acquisizione di supporti hardware e software finalizzati ad una migliore performance delle prestazioni di ogni postazione di telelavoro, nonché all’ampliamento del numero di postazioni.

Inoltre nell’ambito del progetto è stata attuata nel periodo estivo (giugno – settembre 2017) una sperimentazione di postazioni di lavoro presso sedi dell’Agenzia diverse da quelle di assegnazione, al fine di favorire anche la sostenibilità ambientale, attraverso la riduzione delle emissioni di CO2, quale conseguenza dei minori spostamenti da e verso la sede di lavoro.

3. DESTINATARI DEL PROGETTO

Beneficiario del progetto è stato il personale del comparto di Arpa Piemonte che già usufruiva del telelavoro, a domicilio o a distanza, nonché il personale che ha partecipato alla sperimentazione di forme delocalizzate di lavoro nel periodo estivo.

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4. POSTAZIONI DI TELELAVORO

A DOMICILIO

Per ogni dipendente, preliminarmente all’assegnazione del telelavoro a domicilio, è stato sottoscritto un contratto integrativo a quello individuale di lavoro.

Si riportano nella tabella sottostante le attuali postazioni di telelavoro a domicilio con evidenza della sede di appartenenza e della durata del progetto di telelavoro (in attesa della prossima uscita dei bandi per l’assegnazione delle nuove postazioni di telelavoro, i progetti in essere sono stati tutti prorogati fino al 30/9/2018).

Dipendenti Struttura di appartenenza/Sede periodo in telelavoro

1 ----------------------------- Dipartimento territoriale Piemonte Nord Est/Omegna

dal 20/05/2013 al 30/09/2018

2 ----------------------- Dipartimento territoriale Piemonte Nord Est/Omegna

dal 01/03/2013 al 30/09/2018

3 ------------------------------ Dipartimento tematico Geologia e dissesto/Torino

dal 20/05/2013 al 30/09/2018

4 -------------------------- Ufficio Acquisti beni e servizi/Torino dal 07/03/2013 al 30/09/2018

5 ------------------------ Area Funzionale Tecnica/Torino dal 01/03/2013 al 30/09/2018

6 ---------------------------- Dipartimento territoriale Piemonte Nord

Ovest/Torino dal 01/10/2013 al 30/09/2018

7 ------------------------------ Dipartimento territoriale Piemonte Sud Ovest/Cuneo

dal 01/03/2013 al 30/09/2018

8 -------------------------- Area Funzionale Amministrativa /Torino dal 01/03/2013 al 30/09/2018

9 ------------------------------- Dipartimento territoriale Piemonte Nord Est/Omegna

dal 04/03/2013 al 30/09/2018

10 ------------------------------ Dipartimento territoriale Piemonte Nord Ovest/Torino

dal 01/01/2013 al 30/09/2018

11 ------------------------------ Ufficio Acquisti beni e servizi/Torino dal 01/12/2014 al 30/09/2018

12 ------------------------------- Dipartimento tematico Geologia e dissesto/Torino

dal 01/12/2014 al 30/09/2018

13 ----------------------------- Dipartimento territoriale Piemonte Nord Ovest/Torino

dal 01/12/2014 al 30/09/2018

14 ------------------------------- Dipartimento territoriale Piemonte Nord Est/Omegna

dal 01/12/2014 al 30/09/2018

15 ------------------------------- Dipartimento territoriale Piemonte Nord Est/Omegna

dal 01/12/2014 al 30/09/2018

16 ------------------------------- Dipartimento territoriale Piemonte Nord Est/Vercelli dal 16/05/2016 al 30/09/2018

17 ---------------------------- Ufficio Amministrazione del personale/Torino

dal 22/02/2016 al 30/09/2018

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Dipendenti Struttura di appartenenza/Sede periodo in telelavoro

18 ---------------- Dipartimento territoriale Piemonte Nord Ovest/Torino

dal 22/02/2016 al 30/09/2018

19 -------------------- Dipartimento tematico Rischio industriale ed energia/Torino

dal 22/02/2016 al 30/09/2018

20 ---------------------- Ufficio contabilità e controllo/Torino dal 01/09/2016 al 30/09/2018

21 ----------------------- Dipartimento territoriale Piemonte Nord Ovest/Torino

dal 01/10/2016 al 30/09/2018

22 ----------------------- Area Funzionale Tecnica/Torino dal 01/10/2016 al 30/09/2018

23 -------------------------- Dipartimento territoriale Piemonte Nord Ovest/Torino

dal 01/10/2016 al 30/09/2018

24 ------------------------- Dipartimento territoriale Piemonte Sud Ovest/Cuneo

dal 01/03/2017 al 30/09/2018

A DISTANZA

Nella tabella sottostante è riportato il numero delle postazioni di telelavoro a distanza con indicazione della rispettiva sede di appartenenza e di telelavoro, della durata del progetto (in attesa della prossima uscita dei bandi per l’assegnazione delle nuove postazioni di telelavoro, i progetti in essere sono stati tutti prorogati al 30/9/2018).

Cognome Nome periodo in telelavoro Struttura / Sede di

appartenenza

Sede di

telelavoro

1 -------------------------- 01/10/2016 – 30/9/2018 Dipartimento tematico Sistemi

previsionali/Torino Cuneo

2 ---------------------------- 01/10/2016 – 30/9/2018 Dipartimento tematico

Radiazioni/Ivrea Torino

3 ---------------------------------- 01/10/2016 – 30/9/2018 Ufficio contabilità/Torino Ivrea

4 --------------------------------- 01/10/2016 – 30/9/2018 Area Funzionale tecnica/Torino Ivrea

5 ---------------------------------- 01/10/2016 – 30/9/2018 Area Funzionale tecnica/Asti Torino

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5. ATTIVITÀ DEL PROGETTO

Le attività poste in essere possono essere ricondotte da un lato al rafforzamento dell’istituto del telelavoro in essere in Agenzia, attraverso l’implementazione di nuovi supporti informatici, dall’altro all’introduzione in via sperimentale di nuove forme di telelavoro/lavoro delocalizzato anche sulla base dell’analisi delle best practice su tale tema a livello nazionale ed europeo.

5.1. Fase 1: rafforzamento dell’istituto del telelavoro - adozione di sistemi Virtual Desktop Infrastrutture (VDI)

Nella prima fase dell'implementazione del telelavoro, che ha coinvolto i 24 dipendenti assegnatari di postazioni a domicilio, la rete Arpa è stata strutturata per consentire l'accesso ai servizi con le seguenti modalità:

a) Installazione di un sistema Citrix Netscaler quale Gateway per la connessione in modalità sicura alla rete aziendale;

b) Utilizzo di Citrix XenAPP per il delivering degli applicativi.

Il personale in telelavoro a domicilio è stato dotato in un primo tempo di ThinClient per l'accesso alla rete; tale soluzione è stata rivista alla fine del 2016, grazie all’attuazione del presente progetto “Clivia in progress”, che ha consentito la sostituzione dei ThinClient obsoleti con minicomputer Raspberry, al fine di aumentare contestualmente l'affidabilità, la sicurezza con l'upgrade del sistema di cifratura della connessione unitamente alla flessibilità di una piattaforma altamente configurabile. Gli applicativi sono stati distribuiti su piattaforma Citrix XenAPP, la stessa usata in rete locale, in modo da dare continuità all'attività svolta in sede.

c) Contestualmente è stata avviata la sperimentazione mediante utilizzo di desktop virtuali su piattaforma Citrix con la soluzione XenDesktop.

Il sistema Virtual Desktop Infrastructure (VDI) è un processo di esecuzione desktop degli utenti all'interno di macchine virtuali che sono ospitate su server del data center.

Ogni utente gode di una macchina virtuale dedicata con un sistema operativo; è possibile installare o disinstallare le applicazioni con diritti completi o parziali di amministrazione all'interno della VM.

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Un broker di connessione viene utilizzato per gestire queste macchine virtuali. Questa soluzione è risultata particolarmente utile in quanto consente all'utente in telelavoro di usufruire delle stesse identiche risorse che avrebbe nell'uso on site di un pc, consentendo l'installazione sulla macchina virtuale di programmi tecnici ed ampliando l'uso del telelavoro anche a personale che deve operare su piattaforme verticali che richiedono elevate capacità elaborative quali: GIS, programmi di calcolo e simulazione, grafica, database design etc..

I risultati delle sperimentazioni sono stati significativi, sono state conseguite una migliore versatilità e maggiore produttività per gli utenti.

Le VDI sono state estese come modalità standard di telelavoro a tutto il personale che attualmente usufruisce di tale istituto. Il notevole impatto sulle richieste di calcolo a livello del CED, ha richiesto all’Ente un investimento supplementare per l'acquisto di server con caratteristiche tecniche specifiche al fine di rispondere alle capacità di calcolo delle VDI previste; attualmente circa n. 50 sono in possesso delle licenze software necessarie.

5.2 Fase 2: rafforzamento dell’istituto del telelavoro - conversione postazioni esistenti di telelavoro e predisposizione per nuove postazioni

5.2.1. Acquisto dei Server

Nel progetto inizialmente era stato previsto un “acquisto, tramite Convenzione CONSIP Server 10, lotto 2, di un server prestazionale HP PROLIANT DL560 Gen9, completo di accessori" ed erano state evidenziate le caratteristiche tecniche del server individuato per un costo complessivo indicato di 18.257,91 euro IVA compresa.

In corso d'opera, all'infrastruttura di core di Arpa Piemonte sono state apportate significative modifiche, anche a causa della realizzazione del progetto interno "Ced Unico", che prevede il consolidamento in una sola entità delle due strutture di calcolo presenti nella sede Arpa di Torino.

Le modifiche apportate sono relative alla messa in produzione di un nuovo storage in sostituzione di quelli presenti che, oltre a garantire maggiore spazio disco, consente anche di concentrare sull'apparato i servizi distribuiti in locale dai server (repository, installazione di applicativi, gestione delle shares di rete e dei servizi di Active Directory).

La tipologia degli apparati serventi necessari al completamento dell'infrastruttura ha conseguentemente subito un'evoluzione, da apparati ad alte prestazioni con spazio disco e sistema operativo embedded a sistema ad alta affidabilità ed elevate capacità di calcolo.

In ultimo, dal momento che la convenzione Consip, cui si faceva riferimento nella scheda progetto, non era più disponibile è stato necessario rivolgersi al mercato elettronico per l'approvvigionamento. Si è quindi rivalutata, a fini funzionali, l’architettura della nuova infrastruttura informatica, nel pieno rispetto dei vincoli individuati in fase di presentazione della scheda progettuale e precisamente:

a) possibilità di gestire più desktop virtuali, espansibilità e scalabilità;

b) piena compatibilità con l'infrastruttura presente;

c) rispetto dei livelli di licensing presenti in Arpa (escludere la necessità di acquisto di nuove licenze per i server);

d) rispetto dei vincoli economici esposti in fase negoziale.

Si è quindi optato per una soluzione che, a fronte del rispetto dei punti sopra indicati, consentisse di raggiungere altri importanti risultati quali:

a) alta affidabilità attraverso la realizzazione di un cluster a due nodi:

un cluster è un gruppo di computer indipendenti che lavorano insieme per aumentare la disponibilità e la scalabilità di applicazioni e servizi in cluster. I server in cluster (denominati nodi) sono connessi tra di loro mediante cavi fisici.

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Se uno o più nodi del cluster non funzionano gli altri nodi cominciano ad erogare il servizio, un processo noto con il nome di failover.

I nodi del cluster, se abbinati alla tecnologia di virtualizzazione presente in Arpa (VmWare Vsphere) sono costantemente monitorati per verificare che funzionino correttamente e che il carico di calcolo sia distribuito in modo ottimale. Le VDI presenti sono scambiate da un nodo all'altro per garantire in ogni condizione, sulla base dell'analisi delle risorse impegnate, le migliori performance disponibili in quel dato momento.

La tipologia della soluzione, in ambito della virtualizzazione in uso presso Arpa, può essere meglio compresa dal seguente schema:

In caso di caduta di un singolo nodo le attività vengono privatizzate dal nodo attivo, consentendo la continuità in modo del tutto trasparente per il personale in telelavoro. Nel caso di fermo per manutenzione, è possibile effettuare la stessa in un nodo per volta, garantendo i servizi sull'altro nodo.

b) semplificazione delle macchine e quindi meno possibilità di failure:

i due server sono diskless; ciò assicura minori rotture dovute alla presenza di Controller ed Hard Disk. Meno consumi elettrici e meno calore prodotto determinano risparmi e meno emissioni inquinanti.

c) elevata espandibilità e scalabilità:

i server impiegati sono scalabili sia verticalmente (cioè si può espandere la capacità in termini di carico di lavoro aggiungendo memoria e potenza di elaborazione) sia “in orizzontale” con l’aggiunta di altri server.

d) rispetto dei vincoli economici:

non sono stati superati i limiti economici individuati nel progetto.

5.2.2. Attivazione dei nuovi server

I nuovi server, acquistati grazie al progetto, sono stati posizionati, collaudati e messi in servizio unitamente agli altri server costituenti il nuovo cluster.

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Tutte le procedure sono state completate entro il mese di ottobre 2017, consentendo il pieno avvio delle VDI a tutto il personale in telelavoro entro il mese di novembre 2017, a valle anche delle giornate di formazione erogate.

5.2.3. Risultati operativi conseguiti

L’utilizzo delle VDI ha consentito un notevole miglioramento delle postazioni dei telelavoratori, evidenziando:

- una sensibile diminuzione delle difficoltà di collegamento da remoto;

- una riduzione delle richieste (principalmente telefoniche e per e-mail) di assistenza da parte degli utenti in telelavoro relative a difficoltà nei collegamenti informatici;

- una migliorata sensibilità dei telelavoratori rispetto agli strumenti messi a disposizione, soprattutto grazie ai corsi di formazione e all’assistenza tecnica personalizzata messa in campo grazie alle risorse progettuali.

5.3 Fase 3: rafforzamento dell’istituto del telelavoro - implementazione tecnologia VOIP

L’architettura dei servizi di telelavoro, come evidenziato nei punti precedenti, è costituita da un’infrastruttura sicura che, attraverso un gateway Citrix NetScaler, consente di posizionare i client su una Citrix Farm che pubblica applicazioni (XenAPP) o espone dei Virtual Desktop (VDI in seguito). Qui di seguito uno schema esemplificativo

Nella server Farm sono presenti i servizi VDI e XenAPP (web application delivery).

Questa configurazione consente l’inoltro su protocollo ICA dei servizi distribuiti in modo efficiente e sicuro.

Con questa architettura è possibile configurare sulle VDI servizi di telefonia mediante l’uso di softphone, un programma software per effettuare chiamate telefoniche attraverso internet utilizzando un computer di uso generale piuttosto che un hardware dedicato. Il softphone può essere installato su un dispositivo come un desktop, un dispositivo mobile o un altro computer e consente all'utente di effettuare e ricevere chiamate senza richiedere un set telefonico effettivo. Un softphone viene solitamente utilizzato con un auricolare collegato alla scheda audio del PC o con un telefono USB.

Nell’ambito del presente progetto ai client esterni è stato consegnato un dispositivo a basso impatto (Raspberry Modello 3) connesso ad internet attraverso una linea ADSL con installato Citrix Receiver che permette di usare tutto il basket dei servizi offerti dalla Citrix farm installata presso il Ced di Arpa.

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In particolare, ogni lavoratore dispone del proprio desktop virtuale (tipicamente con sistema operativo Windows 7) dove sono installati i programmi di cui necessita, ai quali è stato aggiunto il software MicroSIP (softphone SIP portatile open source basato su stack PJSIP per sistema operativo Windows). MicroSIP consente l’effettuazione di chiamate VoIP ad alta qualità con uso di cuffie e microfono tramite il protocollo SIP aperto. La centrale telefonica in servizio presso Arpa Piemonte, interamente VOIP, possedendo il protocollo SIP ha reso possibile assegnare ad ogni dispositivo VDI un numero di telefono con numerazione interna. Il telelavoratore, semplicemente attraverso l’uso di microfono e cuffie, può ricevere ed effettuare chiamate verso l’esterno.

Attraverso Citrix Receiver è possibile reindirizzare all’end point (Raspberry nel caso specifico di Arpa) le funzionalità audio presenti sulla VDI, quindi avere a disposizione presso il domicilio del dipendente il numero di telefono configurato sul desktop virtuale.

Materiali usati:

Per gli end point: Raspberry modello 3 - Monitor

Per la telefonia over IP: Cuffie e microfono

Hardware:

Citrix NetScaler VPX 10 - Standard Edition

Citrix NetScaler MPX 5650 Standard Edition Appliance

Software:

Citrix XenDesktop Enterprise Edition - Per User/Device versione 7.x

Citrix Access Gateway Platform License

MicroSIP - open source portable SIP softphone

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5.4. Fase 4: rafforzamento dell’istituto del telelavoro - formazione

Nei mesi di giugno e luglio 2017 (complessivamente n. 6 giornate) è stata attivata la formazione per il personale della struttura informatica relativamente agli aspetti gestionali e strutturali delle postazioni di telelavoro.

Tutto il personale in telelavoro, destinatario del progetto, è stato poi supportato dalla SS Sistemi informativi e servizi informatici nell’erogazione di ore di formazione – di gruppo e individuale - programmate e comunicate in Regione (calendari del mese di ottobre 2017, dicembre 2017 gennaio 2018 e marzo 2018). Per tutta la durata del progetto è stato erogato individualmente il servizio di assistenza tecnica, come può evincersi dai calendari di programmazione (conservati agli atti) inviati mensilmente in Regione da ottobre 2017 a marzo 2018, ai sensi delle modalità di gestione del progetto approvate con D.D. n. 723 del 25/10/2016.

5.5. Fase 5: introduzione in via sperimentale di nuove forme di telelavoro

Arpa Piemonte, in un’ottica di ampliamento delle forme di telelavoro e dei potenziali fruitori, anche a seguito dell’approfondimento di esperienze di enti pubblici e aziende private sul territorio nazionale e regionale (vedi All. A “Relazione analisi best practice a livello nazionale ed europeo”), ha voluto agevolare maggiormente la conciliazione vita-lavoro del proprio personale del comparto, proponendo una sperimentazione, circoscritta al periodo estivo, di forme di lavoro delocalizzate presso le diverse sedi dell’Agenzia.

A tale fine nel mese di aprile 2017 è stato pubblicato l’avviso di ricognizione della manifestazione di interesse. Ai sensi della determinazione dirigenziale n. 469 del 1/6/2017 n. 5 istanze, su un totale di 12 pervenute, sono state accolte per disponibilità di postazioni nella sede prescelta, come si evince dalla tabella sottostante.

Cognome Nome Periodo di

telelavoro

Struttura di

appartenenza Sede ospitante

---------------------- 24/7 – 11/8/2018; 21/8/ - 1/9/2018

SC Area funzionale amministrativa – Torino Crusinallo di Omegna (VB)

---------------------- 5/6/ -29/9/2018 SS Ufficio Acquisti beni e servizi - Torino

Alessandria

--------------------------- 12/6 - 14/7/2018; 24/7- 25/08/2018; 11/9 - 15/9/2018

SS Servizio Territoriale Torino 2 – Torino Grugliasco

--------------------------- 31/7 – 25/8/2018; 4/9 - 8/9/2018

SS Sistema di gestione integrato qualità e sicurezza -

Novara Biella

--------------------------- 5/6/ - 14/7/2018 SS Sistemi Informativi e

Servizi Informatici – Torino Nizza Monferrato (AT)

La possibilità di replicare ed estendere l’esperienza negli anni a venire richiede continui investimenti nella formazione del personale dirigente su una cultura di risultato, non necessariamente legata alla presenza fisica dei propri dipendenti ma al raggiungimento degli obiettivi assegnati. Lo stesso personale del comparto va sensibilizzato sulla condivisione degli spazi, arredi, documentazione, etc, dati in dotazione, con altro personale dell’Agenzia, nei momenti di assenza (ferie e fruizione di altri istituti contrattuali).

5.6 Fase 6: gestione tecnico-amministrativa del progetto

La gestione amministrativa ha richiesto il coinvolgimento del Comitato unico di garanzia (CUG) dell’Ente con tre componenti dedicati oltre alle seguenti n. 5 Strutture organizzative:

• SS Sistemi informativi e informatici per la definizione delle specifiche tecniche e l’implementazione delle infrastrutture informatiche;

• SS Acquisti beni e servizi per le procedure di affidamento;

• SS Ufficio Contabilità per la gestione delle fatturazioni e pagamenti;

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• SS Amministrazione del personale per i dati relativi al personale in telelavoro;

• SC Area funzionale amministrativa per il coordinamento operativo, le attività di segreteria amministrativa (reportistica e rendicontazione).

Ai sensi della D.D. 25 ottobre 2016, n. 723, con la quale la Regione Piemonte ha approvato la modulistica e le disposizioni di dettaglio per la gestione ed il controllo dei progetti approvati e finanziati, sono stati redatti complessivamente n.29 registri, per ognuno dei destinatari del progetto, per un totale complessivo di 144 ore e precisamente:

- n.31 ore di formazione erogate a fronte delle 20 pianificate;

- n.113 ore di assistenza tecnica somministrate a fronte delle 100 ore pianificate.

I registri sono stati oggetto di controllo nel corso della verifica ispettiva da parte di un funzionario della Regione Piemonte intervenuta in data 12.10.2017 (come da verbale redatto nel corso della verifica).

È stato necessario provvedere ad una modifica del piano dei conti, ad invarianza di finanziamento, rispetto agli scostamenti di natura tecnica ed economica intervenuti nel corso dell’espletamento delle singole attività di progetto.

Le spese sostenute (contabilizzate e quietanziate) sulla base del piano dei conti approvato sono conservate agli atti al pari dei verbali di riunione attestanti gli incontri intervenuti tra i componenti lo staff di progetto, ai sensi della nota del Direttore Amministrativo prot. 89153 del 21 ottobre 2016.

Il monitoraggio, nel corso dello svolgimento del progetto, è stato condotto su due livelli differenti:

- un primo livello finalizzato a monitorare l’implementazione dei nuovi supporti informatici per la tempestiva individuazione delle criticità insorte in fase di espletamento del telelavoro al fine di consentire in modo efficace la risoluzione dei problemi;

- un secondo livello volto a valutare le conseguenze derivanti dall’adozione del telelavoro in Agenzia, con l’obiettivo di individuare i punti di forza e debolezza dell’istituto, anche nell’ottica dell’ampliamento del numero dei fruitori e della sperimentazione di forme delocalizzate di lavoro per periodi brevi.

Per il monitoraggio di secondo livello ci si è avvalsi di specifici questionari, predisposti sulla base di quanto già somministrato nell’ambito del precedente progetto CLIVIA – Conciliazione lavoro Vita Arpa, mentre per il monitoraggio dei nuovi supporti informatici si sono analizzati i processi e valutate le tempistiche e le eventuali criticità intervenute insieme agli attori di volta in volta coinvolti nel potenziamento della piattaforma.

I questionari, somministrati in modalità on line nel corso del mese di febbraio 2018, sono stati indirizzati a:

� personale che usufruisce del telelavoro a domicilio o a distanza;

� personale dipendente che collabora con il personale in telelavoro;

� personale dirigente direttamente responsabile ed eventuale personale del comparto con incarico di funzione.

I questionari rivolti al personale che fruisce del telelavoro sono stati strutturati nelle seguenti sezioni tematiche:

� acquisizione di dati anagrafici volti a caratterizzare la formula di telelavoro richiesto, quali: numero giorni di rientro, presenza o meno di un tutor, mansione svolta e eventuale cambio di mansione per fruire dell’istituto per i lavoratori a domicilio;

� indicatori di produttività (efficacia ed efficienza del telelavoro);

� indicatori di tipo relazionale (percezione soggettiva dell’esperienza del telelavoro);

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� indicatori di conciliazione;

� indicatori di benefici indiretti;

I questionari, indirizzati ai colleghi che collaborano con il personale in telelavoro, contenevano indicatori di tipo relazionale e di soddisfazione personale, mentre quelli rivolti al responsabile concernevano aspetti di tipo produttivo e relazionale, al fine di valutare l’impatto dell’istituto sull’organizzazione dell’Agenzia.

Il questionario è stato sottoposto a 24 dipendenti in telelavoro a domicilio e 5 a distanza, a 43 colleghi e a 19 tra dirigenti e diretti responsabili. Hanno risposto complessivamente 35 dipendenti dell’Agenzia.

Indicatori di produttività

Per quanto concerne il telelavoro a domicilio, il dirigente responsabile presenta un progetto che definisce gli obiettivi da conseguire nello svolgimento dell’attività lavorativa. Una sezione del questionario è stata dedicata a valutare l’adeguatezza del progetto predisposto, chiedendo di evidenziare eventuali difficoltà incontrate e stabilire come tale modalità di lavoro abbia influito sulla motivazione personale.

Cinque telelavoratori a domicilio hanno dovuto modificare le mansioni svolte, sono quindi stati previsti dei percorsi di formazione specifici e per n. 2 dipendenti è stato necessario individuare dei tutor di affiancamento. All’unanimità la progettazione dell’attività lavorativa è stata ritenuta adeguata, senza evidenza di difficoltà nel perseguimento degli obiettivi fissati. Con riferimento all’autovalutazione in merito alla propria produttività in telelavoro a distanza e domicilio il 60% del personale ha ritenuto aumentata la propria produttività e il restante 40% l’ha ritenuta invariata.

I dirigenti/diretti responsabili, cui è stato sottoposto il questionario, hanno valutato la produttività pressoché invariata per il telelavoro a domicilio e a distanza. L’avanzamento delle attività è stato in linea con gli obiettivi fissati.

Tra gli indicatori di produttività sono state inserite le voci: “la postazione informatica risponde alle tue esigenze lavorative” e “sono subentrate problematiche nei collegamenti e uso applicativi”. Tutti i dipendenti hanno valutato adeguata la propria postazione, mentre 3 persone a domicilio hanno riscontrato le seguenti problematiche:

� rallentamento attività a seguito di problemi di connessione con la rete aziendale;

� risoluzione tecnica di problemi informatici non ancora completamente soddisfacente attraverso l’apertura di un ticket sulla intranet aziendale; sarebbe auspicabile un contatto telefonico con il personale specializzato.

Nessuno ha evidenziato difficoltà nella pianificazione del lavoro, al contrario è stata rilevata una migliore gestione del tempo; inoltre il 100% del personale in telelavoro a domicilio ha dichiarato di operare con maggiore concentrazione.

Particolare attenzione è stata inoltre rivolta ai colleghi dei telelavoratori al fine di cogliere eventuali disagi o un maggior carico lavorativo. I risultati hanno evidenziato che su un campione di 13 colleghi solo in un caso è stata riscontrata una variazione del carico di lavoro. Inoltre è stato evidenziato un caso di disagio legato ad una mancanza di collaborazione.

Indicatori di tipo relazionale

Gli indicatori individuati hanno approfondito:

1. il livello di informazione interna alla struttura di appartenenza e all’Agenzia con una valutazione dell’efficienza della intranet aziendale;

2. la sfera personale e interpersonale con particolare attenzione, per i lavoratori a domicilio, alla percezione del distacco dall’ambiente lavorativo.

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Per il primo aspetto non sono state evidenziate particolari difficoltà, ritenendo l’informazione interna adeguata ed efficiente; solo un caso auspicherebbe invece un miglioramento nell’utilizzo della intranet.

Per quanto attiene il secondo punto, nessuno ha dichiarato variazioni nella percezione del “senso di appartenenza” all’ente nonché d’isolamento; solamente 2 telelavoratori a domicilio hanno manifestato una carenza di socializzazione.

I colleghi dei telelavoratori parimenti non hanno evidenziato particolari variazioni negli aspetti relazionali, in un caso è stata rilevata un’evidente difficoltà nella collaborazione lavorativa.

Su tali aspetti i dirigenti/diretti responsabili hanno dichiarato di non aver rilevato problematiche particolari; in un caso sono emerse difficoltà di coordinamento dovute al mancato “lavoro di squadra”, talvolta ad una perdita progressiva della visione d’insieme delle attività e non sempre disponibilità da parte del telelavoratore.

Indicatori di conciliazione

Gli indicatori sono stati rivolti a valutare la conciliazione tra sfera privata e lavorativa. Tutto il personale in telelavoro a domicilio ha rilevato un miglioramento della conciliazione, un risparmio di tempo negli spostamenti e una diminuzione dello stress; sono state rilevate agevolazioni nell’utilizzo di ausili terapeutici e fisioterapici con una conseguente riduzione della richiesta di permessi lavorativi. Si dispone genericamente di maggior tempo per sé e per la propria famiglia, anche se alcuni hanno segnalato un eccessivo assorbimento da parte del carico familiare.

Indicatori di benefici indiretti

La rilevazione ha evidenziato un notevole risparmio economico nonchè una riduzione dello stress. Con riferimento alla sostenibilità ambientale, legata all’attività del telelavoro, si è rilevata in media una riduzione dell’impiego dell’auto per gli spostamenti da e verso il lavoro, quantificabile con una media di circa 160 Km/settimana in meno per lavoratore.

In ultimo con riferimento al personale in telelavoro a domicilio, 24 dipendenti, si evidenzia nella tabella sottostante il netto calo dei giorni di assenza registrato nell'anno 2017 rispetto all'anno antecedente alla fruizione del suddetto istituto. Le assenze, raggruppate per tipologia relativa ad istituti contrattuali e di legge, hanno subito una notevole riduzione grazie ad una migliore conciliazione dell'attività lavorativa con la propria situazione di vita privata.

TIPOLOGIA DI ASSENZA ANNO 2017 ANNI PRECEDENTI ALLA COLLOCAZIONE IN TELELAVORO

Permessi L. 104/92 255 300

Malattia 386 1.199

Congedi per assistenza figli 146 270

Tutela portatori handicap 6 62

Congedo straordinario 116 419

TOTALE GIORNI 909 2.250

Relativamente al personale che nei mesi estivi ha beneficiato di forme di lavoro delocalizzate presso le diverse sedi dell’Agenzia, si è proceduto, come si evince dalla tabella sottostante, ad un’analisi sulla sostenibilità ambientale in termini di diminuzione degli spostamenti dei lavoratori da e verso il lavoro con conseguente riduzione di emissioni di CO2.

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DIPENDENTE KM PERCORSI PER

RAGGIUNGIMENTO SEDE DI LAVORO

KM PERCORSI PER RAGGIUNGIMENTO

SEDE ESTIVA

GG. LAVORATI IN TELELAVORO

ESTIVO

KM RISPARMIATI

1 88 60 22 616

2 164 20 30 4.320

3 208 24 61 11.224

4 34 14 55 1.100

TOTALE KM 17.260

5.7. Fase 7: comunicazione

Attraverso il canale istituzionale della intranet aziendale è stata data notizia dell’avvio delle attività di progetto dal mese di marzo 2017. È stata inoltre creata una breve scheda sulla sezione pubblica del sito (https://www.arpa.piemonte.it/approfondimenti/progetti).

Nell’ambito del corso di formazione sul ruolo del CUG e della Consigliera di fiducia, rivolto a tutto il personale dipendente dell’Agenzia, tenuto nei mesi di novembre 2017, gennaio e marzo 2018, è stata anche data informazione sui contenuti e sulle finalità del presente progetto.

6. CONCLUSIONI

In coerenza con quanto previsto dalla recente normativa in materia (art. 14 della legge 7 agosto 2015, n. 124 - c.d. Legge Madia -, direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri n. 3 del 1 giugno 2017, contenente linee guida in materia di promozione della conciliazione dei tempi di vita e di lavoro, e disciplina sul lavoro agile di cui al capo II della Legge 22 maggio 2017 n.81, applicabile anche al settore pubblico), Arpa Piemonte si prefigge, tra i propri obiettivi, anche il consolidamento della propria politica aziendale orientata alla conciliazione dei tempi vita – lavoro.

Oggi in Arpa Piemonte il telelavoro è disciplinato dal Regolamento approvato con decreto del Direttore Generale n. 40 del 1 giugno 2017.

A differenza del precedente, che ha regolamentato l’istituto del telelavoro nell’espletamento delle attività del progetto “Clivia in progress”, l’attuale Regolamento amplia l’accesso all’istituto a tutto il personale del comparto.

Ne consegue che le condizioni di disabilità fisica e/o psichica, oltre ad altre situazioni determinate, costituiscono titolo preferenziale nella graduazione per l’assegnazione del telelavoro a domicilio, così come peraltro già avviene per le postazioni di telelavoro a distanza.

Il numero delle postazioni di telelavoro in Agenzia, come si evince dalla tabella sottostante, negli anni è stato incrementato da 17 a 29 postazioni attuali.

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TELELAVORO A domicilio A distanza

N. Postazioni Totali Uomini Donne Uomini Donne

Progetto CLIVIA 2 6 5 4 17

Progetto CLIVIA IN PROGRESS 6 18 1 4 29

Tale numero sarà nell’immediato progressivamente aumentato grazie agli investimenti tecnologici (adeguamento infrastruttura, incremento postazioni ecc..) attuati mediante il presente progetto e il relativo cofinanziamento regionale. Importanti sono i benefici acquisiti con il telelavoro non solo per i lavoratori ma anche per l’Ente come l’aumentata efficienza e produttività legate alla flessibilità organizzativa, la riduzione delle assenze e degli istituti contrattuali per motivi familiari, il miglioramento nella qualità di vita dei lavoratori grazie ad un maggiore equilibrio vita – lavoro. Relativamente a quest’ultimo aspetto si sottolinea il rilevante ruolo del CUG di Arpa Piemonte nel sensibilizzare e promuovere una cultura pro conciliazione vita – lavoro – salute di cui il telelavoro rappresenta uno strumento idoneo.