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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DEL ZULIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES DIVISION DE ESTUDIOS PARA GRADUANDOS NIVEL: ESPECIALIZACION
PROGRAMA DE ESPECIALIZACION EN AUDITORIA
LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS INVENTARIOS DE
MERCANCIA DE LA EMPRESA VYF DISTRIBUTOR, C.A.
Trabajo presentado como requisito para optar al
Grado de Especialista en Auditoria
Autora: Lcda. Oriana C. Ferrer V.
Tutora: M.Sc. Judith Belloso M.
Maracaibo, Junio de 2013
IV
DEDICATORIA
Esta meta alcanzada, tan significativa en mi vida es producto de mucho esfuerzo y dedicación , de lucha constante , de las ganas de ser mejor cada día , de prepararme siempre nunca pudo haberse hecho realidad sin la ayuda incondicional a quienes nombro a continuación y a la cual dedico este arduo trabajo , a:
A TI DIOSITO, que con tu bondad e infinito amor me has dado todo
lo que tengo, eres mi principio y mi fin.
A MI MADRE, Nola que por decisión divina no estás presente aquí
conmigo, pero sé que siempre me apoyaste y sé que desde allá
arriba te sientes orgullosa de mi.
A MI PADRE, William, mi pilar mi apoyo incondicional a quien amo
infinitamente por ser ese gran padre que eres.
Los Amo
Oriana.
V
AGRADECIMIENTO
Ante todo agradezco a DIOS, lo más poderoso e importante
en mi vida, por darme esa constancia, dedicación y apoyo
invaluable para alcanzar el éxito en mi vida.
A MI PAPA, por ser el pilar fundamental en mi vida, por ese pilar de
moral, de constancia y de no dejarme vencer, de seguir e intentarlo
una vez más, gracias papa.
A MI MAMA, que aunque no está presente conmigo, me cuida
desde allá arriba y me dedico esos mejores años de su vida.
A MI TUTOR ACADÉMICO, MSc. Judith Belloso, excelente
profesional, pero sobre todo excelente persona, siempre dispuesto a
brindar una mano amiga.
A mi HERMANA, por ese apoyo incondicional, apoyándome día y
noche para el inicio y culminación de esta meta.
. ¡A todos Mil Gracias!
Oriana
VI
ÍNDICE GENERAL RESUMEN .................................................................................................................... IX ABSTRACT .................................................................................................................... X INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 11 CAPÍTULO I EL PROBLEMA ........................................................................................ 13
1.1- El Problema ......................................................................................................... 14 1.2- Formulación del problema ................................................................................... 17 1.3- Objetivos de la investigación ............................................................................... 18
1.3.1- Objetivo general ............................................................................................ 18 1.3.2- Objetivos específicos .................................................................................... 18
1.4.- Justificación de la investigación .......................................................................... 18 1.5- Delimitación de la investigación ........................................................................... 21
1.5.1- Delimitacion Espacial .................................................................................... 21 1.5.2- Delimitacion Temporal .................................................................................. 21 1.5.3- Delimitacion Teorico ...................................................................................... 21
CAPÍTULO II MARCO TEORICO .................................................................................. 22 2.1- Antecedentes de la investigación ........................................................................ 23 2.2- Bases teóricas ..................................................................................................... 25
2.2.1.- Componentes del sistema de control interno ............................................... 26 2.2.1.1.- Ambiente de Control ................................................................................. 26 2.2.1.2 - Evaluacion de Riesgo ............................................................................... 28 2.2.1.3.- Actividades de Control (Monitoreo) ........................................................... 31 2.2.1.4 - Comunicación .......................................................................................... 32 2.2.1.5 - Supervision ............................................................................................... 35 2.2.2.- Controles internos contables ........................................................................ 36 2.2.2.1.- Registros ................................................................................................... 36 2.2.2.2.- Libros Contables y Auxiliares .................................................................... 37 2.2.2.3 - Toma Fisica .............................................................................................. 38 2.2.2.4.- Proteccion de Activos. ............................................................................... 40 2.2.2.5.- Metodos del Inventario .............................................................................. 41 2.2.2.6.- Valor Neto de Realizacion ......................................................................... 42 2.2.2.7.- Determinacion de Costos .......................................................................... 44 2.2.3.- Factores de Riesgo ...................................................................................... 46 2.2.3.1- Controles de Entradas y Salidas ................................................................ 46 2.2.3.2.- Control de Almacenamiento ...................................................................... 47 2.2.3.3.- Niveles Maximos y Minimos. ..................................................................... 48 2.2.3.4 - Obsolescencia. .......................................................................................... 50
2.3.- Definición de Terminos Basicos. ........................................................................ 51 2.4.- Sistema de Variable. ........................................................................................... 53
2.4.1.- Conceptual ................................................................................................... 53 2.4.2.- Operacional .................................................................................................. 54
2.5.- Operacionalizacion de la Variable ...................................................................... 54 CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO .................................................................... 56
3.1- Tipo y Diseño de la investigación. ....................................................................... 57 3.1.1.- Tipo de investigación. .................................................................................. 57
VII
3.1.2 - Diseño de la Investigacion ........................................................................... 59
3.2- Poblacion. ............................................................................................................ 60 3.3.- Tecnicas e Instrumento de Recoleccion de Datos .............................................. 61
3.3.1- Tecnicas ....................................................................................................... 61 3.3.2- Instrumento .................................................................................................. 61 3.3.2.1- Validez ....................................................................................................... 63 3.3.2.2- Confiabilidad .............................................................................................. 64
4.1- Procedimiento de la Investigación ....................................................................... 66 CAPÍTULO IV RESULTADO DE LA INVESTIGACIÓN ................................................. 68 5.1- Analisis e Interpretación de los Resultados ......................................................... 69 6.1- Discusión de los Resultados ............................................................................... 91 CONCLUSIONES ........................................................................................................ 119 RECOMENDACIONES ............................................................................................... 122 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ............................................................................ 124 ANEXOS ..................................................................................................................... 127
VIII
INDICE DE CUADROS Y TABLAS
1.1- Cuadro 1 Operacionalizacion de la Variable ........................................................ 55 2.1- Tabla 1 Indicador Ambiente de Control ............................................................... 70 2.2- Tabla 2 Indicador Evaluacion de Riesgo ............................................................. 71 2.3- Tabla 3 Indicador Actividades de Conttol ............................................................ 72 2.4- Tabla 4 Indicador Comunicacion ......................................................................... 73 2.5- Tabla 5 Indicador Supervision ............................................................................ 74 2.6- Tabla 6 Indicador Registro .................................................................................. 75 2.7- Tabla 7 Indicador Libros Contables y Auxiliares ................................................. 76 2.8- Tabla 8 Indicador Toma Fisica ........................................................................... 77 2.9- Tabla 9 Indicador Proteccion de Activos ............................................................. 78 2.10- Tabla 10 Indicador Metodos de Inventario ........................................................ 79 2.11- Tabla 11 Indicador Valor Neto de Realizacion .................................................. 80 2.12- Tabla 12 Indicador Determinacion de Costos ................................................... 81 2.13- Tabla 13 Indicador Entradas y Salidas ............................................................. 82 2.14- Tabla 14 Indicador Almacenamiento ................................................................. 83 2.15- Tabla 15 Indicador Nivel Maximos y Minimos ................................................... 84 2.16- Tabla 16 Indicador Obsolescencia ................................................................... 85 3.1- Tabla 17 Dimension Componentes del Sistema de Control Interno .................. 86 3.2- Tabla 18 Dimension Controles Internos Contables ........................................... 87 3.3- Tabla 19 Dimension Factores de Riesgo ........................................................... 89 4.1- Tabla 20 Variable Sistema de Control Interno .................................................... 90 5.1- Cuadro de Lineamientos de Control Interno para los Inventarios ...................... 103
IX
Ferrer, Oriana “Lineamientos de Control Interno para los Inventarios de Mercancía de la empresa (VYF DISTRIBUTOR, C.A.) PERIODO 2011-2012“. Trabajo Especial de Grado para optar al título de Especialista en Contaduría, Mención Auditoria. Universidad del Zulia, Facultad de Ciencias Económicas y Sociales División de Estudios para graduados. Maracaibo, Estado Zulia, Venezuela. 2012. 157p.
RESUMEN
La investigación se llevó a cabo con el objetivo principal de Proponer lineamientos de Control Interno para los Inventarios de mercancía de la empresa (VYF DISTRIBUTOR, C.A.).La misma se calificó como una investigación de tipo descriptiva bajo la modalidad de Campo, transeccional y univariable (centrado en un evento único). Estuvo sustentada bajo Estupiñán, R. (2006), Mantilla, S. (2003), Pany, K; Whittington, R. (2005). La población se eligió en su totalidad, constituida por ocho (8) unidades informantes, que laboran en las distintas áreas operativas para el manejo de los inventarios de mercancía. Se aplicó un instrumento tipo cuestionario constituido por cuarenta y ocho (48) ítems, con una escala de respuesta dicotómicas cerradas, presentando dos (02) alternativas para responder validado por tres (3) expertos, de confiabilidad 0,60 por el método de Alpha Cronbach. Se organizó mediante tratamiento estadístico, presentado en tablas de distribución de frecuencias absolutas y relativas. Los Resultados evidenciaron que tras la aplicación de las dimensiones de Componentes del sistema de Control Interno, Controles Internos Contables y Factores de Riesgo la empresa presenta debilidades notorias en la asignación de autoridad y responsabilidad motivo por el cual existe un mal registro en los procesos de inventario acarreando problemas de almacenamiento obsolescencia, por tal motivo se hace necesario la aplicación de Lineamientos de Control Interno. Palabras Clave: Control Interno, Inventario, Factores de Riesgo, Sistema de Control Interno. Dirección Electrónica: [email protected]
X
Ferrer, Oriana “Internal Control Guidelines for Merchandise Inventories Company (VYF DISTRIBUTOR, CA) period 2011-2012 “. Trabajo Especial de Grado para optar al título de Especialista en Contaduría, Mención Auditoria. Universidad del Zulia, Facultad de Ciencias Económicas y Sociales División de Estudios para graduandos. Maracaibo, Estado Zulia, Venezuela. 2012. 157p.
ABSTRACT
The research was conducted with the main objective to propose guidelines for internal control of inventory purchases of the company (VYF DISTRIBUTOR, CA). It is called a descriptive research under the form of Field, transactional and univariate (focusing on a single event). Was supported under Estupiñán, R. (2006), Mantilla, S. (2003), Pany, K; Whittington, R. (2005). The population as a whole was elected, consisting of eight (8) reporting units, which work on different operating areas for handing merchandise inventories. We applied a questionnaire type instrument consisting of forty eight (48) items, with a dichotomous response scale closed, with two (02) alternatives to respond validated by three (3) experts reliability 0.60 Alpha method Cronbach. It was organized by statistical treatment presented in frequency distribution tables of absolute and relative. The results revealed that the application of the dimensions of components of internal control system, internal accounting controls and risk factors that are accepted by the company and certain weaknesses. Everything was under the study of variable Internal Control System.
Keywords: internal control, inventory, risk factors, internal control system. Email address: [email protected]
INTRODUCCION
“En el mundo actual, el objetivo del control interno tiene una alternativa: el
mejoramiento, entendido como la búsqueda del control a través de mejoras
tecnológicas disponibles” Mantilla, (2003).
No obstante a ello existe una relación entre inventario y controles internos debido
a que a través de un buen control interno para con los inventarios, garantizaría una
valuación objetiva de los mismo, bien con el control de mínimos y máximos, entradas y
salidas controles de niveles de obsolescencia, selección de proveedores, ordenar
mercancías o materiales, inspeccionar bienes recibidos, registrar la responsabilidad con
el proveedor, autorizar y efectuar desembolsos de efectivo permitiendo mayor control
de los inventarios. Whittington y Pany, (2005).
Es por ello que a nivel de la industria comercial el inventario consta de todos los
bienes propios y disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es decir la
mercancía vendida se convertirá en efectivo dentro de un determinado periodo de
tiempo , es allí donde el inventario se ve afectado por la falta de la existencia o no de un
buen control interno para su perfecto funcionamiento.
Por tanto la investigación abordó todas las problemáticas analizando el control
interno a partir de la correlación que existe entre el inventario de mercancía y de la
existencia o no de dichas normas en busca de un buen funcionamiento para con la
empresa mercantil V Y F DISTRIBUTOR, C.A. Partiendo de ser una empresa del ramo
privado , que tiene como principal actividad económica la compra y venta de mercancía
en el área de cuidado comercial, seguridad industrial, química y productos perecederos.
En este sentido, se muestra como una empresa a través de controles internos
establecidos puede llegar a mejorar el funcionamiento de
12
Un rubro tan esencial para una empresa comercial como lo es el inventario de
mercancía.
El trabajo está estructurado en cuatro capítulos que se describen a continuación:
Capítulo I: comprende el resumen, la introducción, el problema, objetivos generales y
específicos para llevar a cabo la investigación, así mismo la justificación y delimitación
del tema en cuanto al espacio, tiempo y teórica.
Capítulo II: abarca el marco teórico referencial donde se exponen las bases teóricas,
definición de términos básicos y sistemas de la variable de manera conceptual y
operacional, así como la Operacionalización de la variable.
Capítulo III: lo constituye el marco metodológico presentado de manera precisa según,
la población, técnicas de recolección de datos, los diferentes criterios, tipos y diseños
de la investigación, Confiabilidad y Validez de Contenido.
Capítulo IV: abarca los resultados, instrumento aplicado, aplicación de la validez de
contenido, así como los lineamientos de control interno para con la empresa VyF
Distributor,C.A.
CAPITULO I
EL PROBLEMA
1. El Problema
1.1 El Problema
El mundo de los negocios ha cambiado diametralmente en pocos años, gracias a
la tecnología, podemos comunicarnos de extremo a extremo, sin importar la posición
geográfica en la que nos encontremos, junto a ello viene dada la expansión comercial a
nivel mundial, considerando ya el término distancia no un obstáculo para generar el
proceso de comercialización. Esta comercialización ha generado que las empresas
tomen mayores riesgo de inversiones, para así poder entrar a ese mercado competitivo,
aumentado su capital de trabajo como lo es incrementar o bien su producción, compras
de materia primas o bien ya productos generados para ya realizar el proceso de compra
y venta; actividades que se resumen en una palabra inventario, que conforma el motor
principal de toda empresa comercializadora de mercancía.
Toda empresa comercial se basa en la compra venta de mercancía, bien para el
consumo y generar un producto final o para ser destinado a la venta. Esta compra-
venta está constituida por una serie de productos a grandes o pequeñas cantidades,
que forma lo que se llama un inventario; pieza fundamental para el manejo comercial de
la organización, considerando que es la clave para el destino productivo de la
organización es necesario tener ciertas precauciones para su manejo. Debido a esto
nace la importancia de controlar dicha partida a través de los llamados controles
internos, que representan normas y procedimientos que se emplean con el fin de la
consecución de objetivos.
Según la evolución y progreso de la humanidad se ha logrado alcanzar un nivel de
crecimiento tanto intelectual como tecnológico y es así como el modernismo actual
impulsa al hombre a ser cada vez más exigente consigo mismo, para lograr crear un
sistema de control sobre los bienes y de esta manera garantizar resultados que
satisfagan las necesidades de la colectividad. El universo está rodeado de grandes y
15
pequeñas organizaciones pieza esencial para el desarrollo de la sociedad, en busca de
esas exigencias y mantener el control de esos bienes, nace la necesidad de los
controles internos para las organizaciones tanto del ramo grande como para las
pequeñas y medianas empresas, controles que significan los pasos que toma una
Compañía para prevenirse de fraudes, control de la manufactura o de otros procesos,
que van a permitir alcanzar un fin o no, ya que lo realizan individuos.
Siguiendo las consideraciones de Pany y Whittington ,(2005) expone “que no solo
los manuales de políticas, los documentos y los formularios al introducir el concepto de
seguridad razonable, la definición admite que el control interno no puede garantizar de
modo absoluto que los objetivos corporativos siempre se alcanzaran” Por lo tanto es por
ello que los controles internos además de ser normas y procedimientos también
requieren lineamientos que incluyen normas de producción, programas de capacitación
y buenas directrices a nivel gerencial desde lo más alto a lo más bajo de la
organización, profesionales o expertos de otras áreas, distintas al plano contable pues
pese a ello todo forma parte de los controles internos.
El inventario en vista de ser una parte considerable dentro de una organización
forma los procesos operacionales de la misma, ya que incluye procesos de compras ,
devoluciones rebajas descuentos sobre compra y venta, así mismo las reglas de
valuación es decir el costo de adquisición para comerciantes y el costo de producción
para los industriales, las mercancías en tránsito. Los métodos de valuación de
inventarios (costos promedios, primero en entrar primero en salir) ,representando el eje
principal de la organización en si su funcionamiento , considerando que el inventario
responde a uno de los rubros más grandes del activo circulante y así mismo el debido
cuidado que este rubro debe tener .
Según Pany y Whittington, (2005) el control interno es un proceso realizado por el
consejo de administración, los directivos y otro personal, cuyo fin es ofrecer una
seguridad razonable de la consecución de objetivos en las siguientes categorías:
confiabilidad de los informes financieros, eficacia y eficiencia de las operaciones y
16
cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables ; el término inventario se emplea
para : 1) productos listos para venderse, ya sea para una empresa comercial o los
productos terminados de su fabricante , 2) bienes de proceso de producción , 3)
insumos consumidos directa o indirectamente en la producción como materias primas ,
piezas compradas y suministros.
Por lo consiguiente Romero,(2005) expone “que los inventarios son los elementos
materiales adquiridos para su venta o producción debido a su magnitud e importancia
dentro del activo requieren adecuados sistemas de registro y controles internos”
En función de lo planteado surge la necesidad de que el control interno de los
inventarios sea implementado debido a que las empresas venezolanas y
latinoamericanas para mantenerse en el mercado competidor tienen que realizar
mayores esfuerzos para ser más eficientes, eficaces y competitivos buscando alcanzar
la excelencia y posición en el ámbito. Es por esta razón, que las organizaciones se ven
en la necesidad de establecer lineamientos de controles internos de inventarios que
faciliten las funciones de gerencia, supervisión, implementando directrices de control a
nivel organizacional.
Caracterizando lo antes expuesto la empresa VYF DISTRIBUTOR, C.A. la cual
tiene como función la distribución de equipos y materiales de limpieza, cuidado
comercial y seguridad industrial, cuya gama de productos es sumamente amplia su
inventario está determinado por productos como químicos, implementos de seguridad,
papel, materiales plásticos y perecederos . Controla su inventario a través de un
sistema administrativo contable, que posee ciertos márgenes de error y disparidad a
nivel sistemático y físico por la falta de lineamientos de controles internos para
inventarios de mercancía no preestablecidos.
En cuanto a lo anteriormente expuesto, la empresa VYF DISTRIBUTOR, C.A. con
el transcurrir del tiempo se ha incrementado pasando a un mercado más amplio y
competitivo, generando de esta manera mayores exigencias progresivamente, en
17
consecuencia a ello los niveles de controles de inventario aumentan, es así como se
determinó la necesidad de implementar márgenes lineamientos de control interno para
el manejo de los inventario de mercancía de la organización, en busca de mejorar la
calidad del servicio, productividad, competitividad entre otras.
Se comprobó en la empresa VYF DISTRIBUTOR, C.A. , la falta de un manejo de
controles internos de inventario de mercancía debido a la ausencia de lineamientos
preestablecidos para el control interno de sus inventarios considerando que en una
organización es necesario la existencia de normas y procedimientos que no solo existan
sino que realmente sean aplicados pues trajo como consecuencia retardo tanto
administrativo , contable y financiero , para los niveles de facturación, ventas, atención
al cliente, descontroles de sistemas; acarreando un atraso a la empresa , mas aun si
esta se encuentra en un periodo de expansión .
Por lo tanto el inventario además de formar el eje principal y parte controversial de
la organización, su descontrol desvirtúa el cuerpo de funciones de la misma, incluyendo
todos sus procesos. Para ello se propuso la implementación de lineamientos de control
interno para los inventarios de mercancía.
1.2 Formulación del Problema
Producto de la necesidad del control interno de la organización y el buen manejo de la
misma se realizó dicha investigación llegándose a plantear las siguientes interrogantes:
¿Existe un sistema del control interno para los inventarios de mercancía de la empresa
VYF DISTRIBUTOR, C.A.?
¿Cuáles son los controles internos contables para con los inventarios de mercancía de
la empresa VYF DISTRIBUTOR, C.A.?
¿Cuáles son los factores de riesgo para los inventarios de mercancía de la empresa
VYF DISTRIBUTOR, C.A?
18
1.3. Objetivos de la Investigación: La investigación se concreta en la formulación de un objetivo general y varios
objetivos específicos que permitieron la sistematización y el desarrollo del problema en
estudio.
1.3.1 Objetivo General:
Proponer lineamientos de control interno para los inventarios de mercancía de la
empresa VYF DISTRIBUTOR, C.A.
1.3.2 Objetivos Específicos:
1. Describir el sistema de control interno de inventario de mercancía de la empresa VyF
Distributor, c.a.
2. Identificar los controles internos contables de los inventarios de mercancía de la
empresa VyF Distributor, c.a.
3. Detectar los factores de riesgos de los inventarios de mercancía de la empresa VyF
Distributor, c.a.
4. Determinar los procedimientos y normas de los controles internos para los inventarios
de mercancía de la empresa VyF Distributor, c.a.
1.4 La Justificación
El control interno para los inventarios de mercancía representa el cuerpo
fundamental para armar el eje principal de una organización, ya que los inventarios
representan un conjuntos de funciones agrupadas, como lo simbolizan el proceso de
compras – ventas y todo lo que incluye las entradas, salidas, niveles máximos y
mínimos, obsolescencias. Es así como si alguno de estos procesos es perturbado por
algún error generaría una inestabilidad organización. El motivo de la investigación se
19
Justificó con el fin de minimizar los errores y pérdidas de tiempo agilizando su
funcionamiento, maximizando procesos y mayor productividad.
De igual manera, con la implementación de lineamientos de control al rubro de
inventarios se determinó que permitiría lograr un manejo eficiente, eficaz y económico
de los recursos financieros de la organización, obteniendo así mayor seguridad y
disminución en la inversión del capital de trabajo es decir inventario, lo cual traerá
incrementos de su rentabilidad, así como también mejoras en la calidad de servicios y
permanencia futura en el mercado competidor.
Por otra parte, los lineamientos de control interno establecidos en esta
investigación, son útiles para otras empresas pertenecientes al mismo ramo, cuyo
control sobre su existencia permite ejecutar de manera óptima sus procesos. Así
mismo, podría constituirse como un patrón para organizaciones pertenecientes a este
sector que desean establecer sus propios lineamientos de controles internos para
inventarios que permitan o bien proponerlos o mejorar los que se encuentran ya
preestablecidos.
Al considerar estos aspectos se da inicio a la necesidad de investigar sobre el
tema para conocer todo lo relativo a lo que debe contener un adecuado sistema de
control interno para los inventarios de mercancía para este tipo de organizaciones,
donde los movimientos diarios de entradas y salidas de mercancía son voluminosos ,
considerando su actividad económica , cartera de clientes ; adicionalmente le aporta un
valor agregado a la función gerencial con el fin de evaluar sus operaciones
transparentemente , mejorar la toma de decisiones en el proceso de inversiones a nivel
de capital de trabajo, así mismo dar respuesta a las desviaciones observadas.
De allí la investigación se justificó con motivaciones de diferentes tipos:
Carácter teórico:
Ya que se realizó con una amplia revisión bibliográfica para reforzar y
complementar conocimientos sobre los inventarios haciendo además hincapié que en
20
Una organización es necesario el buen manejo, control y almacenamiento de los
inventarios de mercancía a través de la implementación normas de control interno con
el fin de dar y fortalecer con mayor cuidado los procesos contables, administrativos y
financieros. Así mismo apoyando a la alta gerencia en cuanto al control y
administración de los inventarios, así como para la toma de decisiones.
Carácter metodológico:
Con el propósito de implementar lineamientos de control interno para los
inventarios de mercancía que sirvan a la organización para llevar sus procesos de
manera eficaz y eficiente a manera de fortalecer el estado patrimonial de la
organización.
Carácter práctico:
Tuvo como finalidad el aporte a la empresa de mejorar sus procesos de inventario,
considerando esta el esqueleto de funciones de la organización tomando en cuenta que
esta es un área significante dentro de sus operaciones.
Carácter social:
Hay que considerar que la implementación de lineamientos de control interno para
los inventarios de mercancía, permitió a la empresa VYF DISTRIBUTOR, C.A., tomar
conciencia en la dirección de funciones de la organización, contando con un inventario
confiable y oportuno, siendo una herramienta necesaria que le otorgue seguridad, sin
ocasionarles daños a la situación económica de la empresa y mantener un estado
patrimonial estable.
Carácter científico:
De acuerdo al estudio sistemático servirá de guía para futuras investigaciones,
permitiendo a la organización mayores y mejores controles internos para con sus
21
inventarios de mercancía así mismo incentivar esas posibles fortalezas y convertir las
debilidades de la organización, generando mecanismos que las fusionen racionalmente
y que satisfagan los requerimientos de funcionalidad, rapidez y confiabilidad de los
mismos.
1.5 Delimitación de la Investigación:
1.5.1 Delimitación Espacial:
La implementación de lineamientos de control interno para los inventarios de
mercancía se realizó en la empresa VYF DISTRIBUTOR, C.A. que se encuentra
domiciliada en el Edo Zulia, municipio Maracaibo, sector veritas en la calle 85 Falcón.
1.5.2 Delimitación Temporal:
Se desarrolló en el periodo comprendido del 01 de Marzo del 2011 al 31 de
Agosto del 2012.
1.5.3 Delimitación Teórica:
Pany, K y Whittington, R. (2005).
CAPITULO II
MARCO TEORICO
2.1 Antecedentes de la Investigación
Para el desarrollo de la investigación, se necesitó la consulta de otras tesis
referentes al tema que representa antecedentes validos para fundamentar el problema
investigado. En la búsqueda de antecedentes referidos al tema de estudio de Proponer
lineamientos de controles internos para los Inventarios de mercancía de la Empresa
VYF DISTRIBUTOR, C.A., se encontraron trabajos vinculados directamente con la
investigación y que sirven como soporte metodológico.
Según Albornoz, (2007) con su trabajo de grado que estuvo dirigido
principalmente a realizar un Análisis del Sistema de Control de Inventario en la
Distribuidora de Productos del Mar, CA. (Dispromar), para el cual se examino el sistema
de inventario empleado en la empresa, se verificaron los procedimientos de inventario
utilizados por la empresa, se identifico el método de valoración de los inventario
aplicado en sistema de control de inventario en la empresa, y por último se identificaron
los procedimientos de control establecidos en el sistema de control de inventario en la
empresa Distribuidora de Productos del Mar, C.A. (Dispromar). Para tal efecto se
revisaron teorías de autores calificados, tales Catacora, (1996), Gómez, (1991), Amador
& González, (1999) entre otros, permitiendo de esta manera establecer las bases
teóricas que le proporcionaron orientación a esta investigación. Dicha investigación se
considera aplicada según su propósito, descriptiva según el nivel de conocimiento, de
campo según la estrategia utilizada y con un diseño no experimental transaccional
descriptivo, donde se conformo una población de (5) personas, quienes forman la
totalidad de la población. La evaluación se realizo a través una entrevista no
estructurada guiada por pautas o puntos específicos agrupados por categorías
asignadas a cada indicador respectivamente asociado a la variable del estudio. Los
resultados obtenidos evidenciaron las siguientes conclusiones: al analizar el sistema de
inventario aplicado en la empresa se detecto que se encuentran bien definido el sistema
de control de inventario, con pequeñas debilidades, lo cual generaría fallas e
ineficiencia en el área. La recomendación general es que se debe fortalecer el sistema
24
del control de inventario, a través de las normas, políticas y procedimientos de control,
para mejorar el manejo en el inventario.
La investigación representa una referencia fundamental para el mismo, por cuanto,
se establece una dirección a sistematizar y establecer los procesos a través
lineamientos de control interno que permitan de manera óptima mayor control sobre los
inventarios de mercancía, en relación al proceso de recepción, almacenaje y despacho.
Por tanto Carruyo, (2009) con su trabajo de grado presento un, Diseño de un
sistema de gestión de inventario para el Best Western Hotel el Paseo. La presente
investigación fue realizada en la ciudad de Maracaibo, específicamente en la empresa
Best Western Hotel el Paseo, la cual presta servicios en el ramo turístico-hotelero. El
objetivo general de este trabajo especial de grado fue diseñar un sistema de gestión de
inventario para dicha empresa. Esta investigación es de tipo descriptiva, tuvo un diseño
no experimental transversal, documental y de campo. La muestra fue de tipo intencional
constituida por 50 artículos. Las técnicas e instrumentos utilizados para cumplir con el
objetivo propuesto fueron: observación directa, observación documental, entrevista
estructurada y una lista de verificación. A través de los resultados obtenidos se
concluyó que el modelo de inventario más conveniente para la empresa es el de
cantidad óptima a pedir EOQ, a su vez, se obtuvieron las cantidades máximas y
mínimas para cada artículo seleccionado con el fin de mantener los niveles stock
adecuado. Por último se desarrolló un manual con las políticas, normas y
procedimientos para el sistema de gestión de inventario.
Por consiguiente aportó a la investigación las herramientas necesarias para el
estudio de los procedimientos que se deben tener a tal rubro, desarrollando normas de
políticas y procedimientos para el sistema de gestión de inventario, logrando así un
manejo eficaz y eficiente.
No obstante Aché y Ling, (2009) presentaron en su tesis de grado un “Sistema de
control interno de inventario para la empresa Electro video 72, C.A. La presente
25
investigación tuvo como objetivo principal analizar el sistema de control interno para la
empresa Electro video 72, C.A. Sus bases teóricas estuvieron fundamentadas por
Catacora (1997), Cepeda (1997), Redondo (1998), entre otros. La metodología utilizada
fue de tipo descriptiva de campo, con un diseño no experimental, transeccional
descriptiva. La población fue conformada por tres 3 sujetos de dicha empresa, en donde
fue tomado el censo poblacional por ser la población pequeña. Se elaboró un
instrumento validado por tres 3 jueces expertos. Luego de aplicado el instrumento,
analizado y discutidos los resultados estos permitieron demostrar que no poseen una
estructura organizacional óptima para el desempeño de sus actividades operacionales,
que no poseen un sistema de registro de inventario adecuado a sus necesidades
sumado a la falta de políticas y procedimientos del mismo; lo que conlleva a la
aplicación de la propuesta de un diseño de control interno de inventario facilitando así el
logro de los objetivos y metas plantadas por la empresa.
La investigación representó una referencia fundamental para la misma en vista de
que en una organización al no poseer controles establecidos para con el desempeño de
sus actividades operacionales, con sistemas de registro de inventarios no adecuados ,
todo conlleva al mismo fin de implementar lineamientos tanto físicos como sistemáticos
de control interno de inventario para la consecución de objetivos.
2.2 Bases Teóricas
Las bases teóricas del estudio se dirigieron a caracterizar los aspectos teóricos
relacionados con los controles internos de una organización y a la relación con las
normas y riesgos que se pueden concebir para con los inventarios de mercancía, así
mismo se definieron los términos básicos utilizados en función al análisis de los
diferentes puntos de vistas expuestos por los diversos autores y expertos del área
26
2.2.1 Componentes del sistema de control Interno
La estructura identifica cinco componentes de control interno, y lo más
importantes, ilustra la unión entre dichos componentes. También muestra la forma en
que la estructura de control atraviesa las tres categorías de objetivos de una entidad:
operaciones eficientes, reporte financiero exacto, y cumplimiento de regulaciones.
Tomando en cuenta que conforman un sistema integrado, considerando que las
fortalezas en un área compensan las debilidades en otras, significando un plano de
control para los riesgos a los que se somete la organización.
2.2.1.1 Ambiente de control interno
Según las consideraciones de Estupiñán, (2006) expone que el ambiente de
control consiste en el establecimiento de un entorno que estimule e influencie la
actividad del personal con respecto al control de sus actividades. Así mismo es en
esencia el principal elemento sobre el que se sustenta o actúan los otro cuatros
componentes, para que se den acabo los objetivos del control, considerando que se
enfoca en proveer disciplina a nivel de las estructura de las actividades del negocio, se
asigna autoridad y responsabilidad, se organiza y se desarrolla a la gente, se
comparten y comunican valores y creencias, así mismo el personal toma consciencia de
la importancia del control.
Por otra parte el ambiente de control lo constituye:
A- Integridad y valores éticos que tienen como propósito establecer todos los
valores éticos y de conducta que deben tener los miembros de la organización,
tomando en cuenta como son comunicados y fortalecidos estos valores éticos y
de conducta. La participación de la alta administración dentro de estos procesos
es imprescindible ya que su presencia dominante fija pautas a través de su
ejemplo, tomando en cuenta que la gente imita a sus líderes.
27
Así mismo tener cuidado con conductas adversas a los valores éticos dentro de la
organización tales como: controles débiles y alta descentralización sin el respaldo del
control requerido. Discurriendo la competencia, junta directiva, filosofía administrativa,
estructura organizativa, delegación de autoridad y de responsabilidad y políticas y
prácticas del recurso humano como elementos influyentes en el ambiente de control. No
obstante a ello el ambiente de control tiene gran influencia en la manera como se
desarrollan las operaciones, se establecen objetivos y se minimizan los riesgos.
No obstante Perdomo, (2004) plantea que el ambiente de control se encuentra en
función de la integridad y competencia del personal de una organización, por lo que
tener una ética sólida también es esencial a nivel organizacional, considerando los
valores éticos un componente esencial y sus efectividad de dichos controles podrá
surgir sobre la ética y los valores de los individuos que los crean, administran y
monitorean.
La administración requiere de especificar los niveles de competencia para las
funciones particulares y traducir dichos niveles en requisitos de conocimientos y
habilidades a través de buenas prácticas de contratación y capacitación.
El ambiente de control se encuentra influenciado grandemente por el apoyo del
personal, en relación al tener bien claro el grado de responsabilidades que tienen, por
ello es necesario que el área de recursos humanos envié mensajes de actuación y
conducta a nivel organizacional.
Por su parte Pany y Whittington, (2005) expone que el ambiente de control refleja
la actitud, acciones y objetivos globales de los directivos y demás de la organización,
ante la importancia del control y la forma de utilizarlo dentro de la organización.
Considerando los siguientes aspectos:
A-Compromiso con la competencia política y práctica de recursos humanos.
Ayudan a garantizar que se asigne al personal idóneo y capacitado para la
28
responsabilidad de comprar bienes y servicios, de recibirlos y almacenarlos,
permitiendo que el proceso de de manufactura sea eficaz y eficiente a manera que se
lleven a cabo las actividades de control.
B-Integridad y Valores Éticos. Considerando que dentro del proceso de compras y
desembolsos de efectivo se podría considerar posibles causas de fraude por los mismo
empleados e incluso de los mismos ejecutivos, es por ello que la importancia de la
competencia y de la integridad ejemplifica si consideramos a los agentes que negocian
las condiciones de compra de los proveedores., si son competentes pueden
comprometer a la compañía a grandes compras en condiciones desfavorables.
C-Estructura organizacional y asignación de autoridad y de responsabilidad. El
control mejora a medida que la estructura organizacional del cliente es apropiada y los
niveles de autoridad y de responsabilidad en las actividades de compra y otros
departamentos tienen comunicación.
Partiendo de las consideraciones anteriores el ambiente de control es el
establecimiento de un entorno que estimula las actividades personales a través de
valores éticos e integridad que deben guardan los empleados en una organización a
manera de la consecución de objetivos globales , mejores controles internos, minimizar
riesgos y mejoras en la estructura organizacional, así mismo evaluar los niveles de
competencia de los empleados, el que cada empleado tenga sus funciones y
responsabilidades claras, con el personal idóneo para cada departamento.
2.2.1.2 Evaluación de riesgos.
De acuerdo a Estupiñán , (2006) plantea que la evaluación de riesgos es la
identificación y análisis de riesgos relevantes para el logros de objetivos , así también la
base para minimizar los riegos, aportando los mecanismos necesarios para
identificarlos y manejarlos tanto los que influyen dentro como fuera de la organización.
29
A su vez estos riesgos deben ser responsabilidad ineludibles todos los niveles por parte
de la consecución de objetivos.
Los riesgos de la organización tanto de manera externa como interna se
caracterizan en salvaguardar sus bienes y recursos, mantener ventaja ante la
competencia, construir y conservar su imagen, incrementar y mantener la solidez
financiera y mantener su crecimiento.
Su importancia se basa en la orientación organizacional básica para sus recursos
y esfuerzos, proporcionando control interno de efectivo. Las categorías de los objetivos
se basan en los:
A- Objetivos de cumplimiento de acuerdo al cumplimiento de las leyes y políticas
administrativas.
B- Objetivos de operación relacionada a la efectividad y eficacia de las operaciones
de la organización.
C- Objetivos de la información financiera plantea la obtención de información
financiera confiable.
Hay que considerar el análisis de riesgos y procesos, la cual debe incluir la
estimación de la importancia del riesgo y sus efectos, la evaluación de la probabilidad
de ocurrencia, el establecimiento de acciones y controles necesarios, y sus evaluación
periódica; manejo de cambios este elemento es d vital importancia porque va enfocado
a los cambios que pueden influir en la efectividad de los controles internos.
De ello se deriva la necesidad de contar con un proceso que identifique
condiciones que tengas efectos desfavorables para el logro de objetivos.
No obstante existen técnicas de evaluación de riesgo tales como: análisis GESI,
análisis FODA, Análisis de vulnerabilidad, análisis estratégico de los cinco fuerzas.
30
En este sentido Perdomo, (2004) expone que partiendo del hecho de una
organización se enfrenta a una serie de riesgos tanto externos como internos, es por
ello que la evaluación de riesgos es la identificación y análisis de aquello que se
relacionan con el logro de objetivos, formando la base necesaria para tener control de
ellos, pues la administración debe identificarlos y analizarlos, cuantificar su magnitud y
proyectar su probabilidad y sus posibles consecuencias. Hoy en día se presta especial
atención a los avances tecnológicos, ambientes operativos en cambio, nuevas líneas de
negocio, reestructuración corporativa, el personal de nuevo ingreso y al crecimiento
rápido.
Por la naturaleza dinámica de dichos factores, la evaluación de riesgo no puede
hacerse una sola vez sino que debe ser un proceso continuo.
Por su parte Pany y Whittington, (2005) el riesgo de error material en los estados
financieros disminuye cuando los ejecutivos evalúan y administran los riesgos
relacionados con la compra y con la producción de bienes y servicios a manera de
minimizarlos. Tales como:
1) disponibilidad de una oferta de bienes, servicios de mano de obra calificada 2)
estabilidad de precios y tarifas salariadas 3) generación de suficiente flujo de efectivo
para pagar las compras 4) cambios en la tecnología que afectan a los procesos de
manufactura 5) obsolescencia de inventario.
A este respecto la evaluación de riesgos permite identificar los riesgos relevantes
en busca de minimizarlos e identificarlos tanto dentro o fuera de la organización,
asociados al logro de objetivos en busca de formar las bases necesarias para su control
a través de procesos continuos. Entre ellos la evaluación de los procesos relacionados
con la compra y la producción de bienes y servicios.
31
2.2.1.3 Actividades de control (Monitoreo)
Con referencia a Estupiñán, (2006) las actividades de control son aquellas que
realiza la gerencia y demás personal de la organización para el cumplimiento diario de
las actividades, expresadas en las políticas, sistema y procedimientos. Ejemplo claro de
ellas son la aprobación, la inspección, revisión de indicadores de rendimiento, la
supervisión y entrenamientos adecuados.
Incluye actividades preventivas, defectivas y correctivas tales como:
Aprobación y autorizaciones, reconciliaciones, segregación de funciones,
salvaguardar activos, indicadores de desempeño, fianzas y seguros, entre otras.
Las actividades de control son importantes no solo por el hecho de que en si
mismo implican la forma correcta de hacer las cosas, sino a que son el medio de
asegurar en la mayor medida el logro de objetivos.
Por otro lado Perdomo, (2004) plantea que las actividades de control de la
administración de alto nivel, deben considerar revisiones de reportes y de otra
información referente a: seguimientos de las iniciativas principales como el desarrollo de
sistemas y al análisis de cifras reales contra las presupuestadas. Tomando en cuenta la
revisión de reportes de actuación como: productividad, flujos diarios de efectivo y la
conformidad.
Es posible que las compañías se encuentren demasiado controladas hasta el
punto en que las actividades de control impidan las operaciones sean eficientes
necesarias para el sistema de control. Es por ello que al dividir las actividades de
control según las responsabilidades entre varias personas esto podría disminuir,
considerando que el número absoluto de las actividades de control o los participantes
aseguran la calidad del sistema de control.
32
Sin embargo Pany y Whittington, (2005) plantea que “los controles de monitoreo
del ciclo de compras incluye el establecimiento de un proceso formal para obtener
retroalimentación de los proveedores, entre otras cosas sus quejas referente al pago”.
“Uno de los controles del ciclo de producción consiste en que los supervisores de
producción observen la ejecución de varias actividades y funciones, así como
evaluaciones de la calidad del desempeñó “.
Como se puede inferir las actividades de control son revisiones de reportes que
realiza la gerencia y demás personal de la organización ,para el cumplimiento diario de
actividades tales como las iniciativas principales como el desarrollo de sistemas y el
análisis de cifras reales contra las presupuestadas , a través de políticas , sistemas y
procedimientos.
2.2.1.4 Comunicación
Según las consideraciones de Estupiñán, (2006) los sistemas de información
están diseminados en todo el ente y todo ellos atienden a uno o más objetivos de
control. De manera amplia, se considera que existen controles generales y controles de
aplicación sobre los sistemas de información. Se encuentran así los:
Controles Generales: que tienen como propósito asegurar una operación y
continuidad adecuada, incluyendo el control sobre procesamiento de datos y seguridad
física, contratación y mantenimiento de hardware y software, así como la operación. Un
ejemplo claro de ello es establecer un adecuado ambiente de control, contribuyen al
cumplimiento de los controles específicos, seguimiento de las desviaciones
presupuestales, sistemas para control de pagos a proveedores, contabilidad por aéreas
de proveedores.
33
A- Controles de aplicación están dirigidos hacia el interior de cada sistema y
funcionan para lograr el procesamiento, integridad y confiabilidad, mediante la
autorización y validación correspondiente.
Así mismo los sistemas de información y tecnología son y serán sin duda un
medio para incrementar la productividad y competitividad.
La información y comunicación: para poder controlar una entidad y tomar
decisiones correctas respecto a la obtención, uso y aplicación de los recursos, es
necesario disponer de información adecuada y oportuna.
La información pertinente debe ser identificada, capturada y comunicada al
personal en la forma y dentro del tiempo indicado, que le permita cumplir con sus
responsabilidades. Todo el personal debe recibir un claro mensaje de la alta gerencia
de sus responsabilidades sobre el control.
Los elementos que integran este componente, son entre otros:
La información generada internamente: así como aquella que se refiere a eventos
acontecidos en el exterior, es parte esencial para la toma de decisiones, así como el
seguimiento de las operaciones.
Los elementos de la comunicación son la comunicación formal de objetivos,
metas, políticas, funciones, responsabilidades y autoridad; la comunicación informal de
asuntos importantes; canales de comunicación abiertos.
La calidad de la información: constituye un activo, un medio y hasta una ventaja
competitiva en todas las organizaciones importantes, ya que está asociada a la
capacidad gerencial de las entidades.
34
La comunicación : a todos los niveles de la organización deben existir canales
adecuados para que el personal conozca sus responsabilidades sobre el control de sus
actividades , comunicando los aspectos relevantes del sistema del control interno ,
representando los medios de información relativa a los clientes , proveedores ,
contratistas, entre otros.
Mientras tanto Perdomo, (2004) dice que la base en la estructura de control es la
calidad de la información y de las comunicaciones. Se debe desarrollar la información
relevante, y se debe comunicar de manera oportuna que permita el entendimiento del
personal para con el acato de sus responsabilidades.
En cuanto Pany y Whittington , (2005) plantea que se necesita información en
todos los niveles para ayudar a los ejecutivos a alcanzar los objetivos de la
organización a los auditores les interesa principalmente el sistema de información
contables y la manera en que las responsabilidades del control interno velen por que
sean aplicados sobre los informes financieros .
A su vez un sistema debería contener: 1) identificar y registrar todos las
transacciones validas 2) describir oportunamente las transacciones con suficientes
detalle para poder clasificarlas e incluirlas en los informes financieros3) medir el valor
de las transacciones para ser incluidas en los informes financieros4) determinar el
periodo en que ocurrieron las transacciones y las revelaciones respectivamente en los
estados financieros entre otros.
En síntesis la comunicación es un sistemas de información a través de controles
generales que aseguran una operación continua y adecuada, y los controles de
aplicación dirigidas al interior de cada sistema. Partiendo del supuesto que la base de
una estructura de control es la calidad de su información y comunicación relevante y
oportuna, para el alcance de objetivos
35
2.2.1.5 Supervisión
Por tanto Estupiñan, (2006) plantea que la realización de las actividades diarias
permiten observar si efectivamente los objetivos de control se están cumpliendo, es así
como los niveles de supervisión desempeñan un papel muy importante ya que ellos son
quienes deben concluir si el sistema de control fue efectivo o dejo de serlo, para de tal
forma tomar las acciones de corrección o mejoramiento que el caso exija.
No obstante Fonseca, (2011) plantea que el sistema de monitoreo o supervisión
es un proceso que permite evaluar la calidad del control interno a través del tiempo ,
trabajando de manera conjunta con el resto de los componentes del control interno a
manera de proponer seguridad razonable para la consecución de objetivos
organizacionales, permitiendo la búsqueda o corrección de deficiencias o debilidades
identificadas que permitan ser subsanadas a tiempo para dar paso a la continuidad de
objetivos.
Así mismo Paniagua et al, (2004) infiere que la supervisión representa la cereza
del pastel del sistema de control interno ya que simboliza el candado del control ya que
la ausencia de la supervisión para con la detección de debilidades haría incapaz o nulo
el sistema de control interno.
Considerando las inferencias anteriores la supervisión se considera el paso
esencial y primordial en el proceso del sistema de control interno debido a que permite
la identificación de debilidades o errores que se den en los controles internos para con
la consecución de objetivos además de brindarles beneficios de mayor control a la alta
gerencia.
36
2.2.2 Controles Internos Contables
2.2.2.1 Registros
Según Mantilla y Cante, (2005) sugiere que los registros de inventarios pueden
correlacionarse con los registros de pedidos pendientes, mostrando en las tarjetas de
inventario las cantidades que han sido pedidas, para contribuirá a evitar la sobre
existencia de mercancía.
Deberán mantenerse los registros por separados para la mercancía en
consignación en bodegas exteriores o que se encuentren en otros lugares, así mismo
requerir informes semanales o mensuales de las personas encargadas de la custodia
de tales mercancías.
Los procedimientos de información deberán diseñarse en forma tal que faciliten el
mantenimiento de una adecuada cobertura de seguros sobre los inventarios, así las
constantes fluctuaciones en la cantidad y valor de los inventarios crean un problema
especial en cuanto a la obtención de una adecuada cobertura de seguros.
Considerando que el continuo reporte de los valores de inventario en los diferentes
locales facilitaría la prestación de seguros y reclamaciones.
Según las consideraciones de Sarabia, (1996) considera que el inventario de un
almacén incluye todos los bienes y materiales usados para los procesos o bien de
producción, mantenimiento y distribución genera, su función sirve para amortiguar entre
la demanda de bienes para los clientes así como para los servicios de la empresa, su
objetivo es conseguir la calidad de servicio y la inversión económica necesaria, además
esta necesita de un espacio , mano de obra y tecnología para su manipulación, tomar
en cuenta que el inventario se deteriora o queda en desuso.
37
Así mismo siguiendo las consideraciones de Mantilla, (2003) deduce que para el
registro adecuado de inventario es necesario tener sumo cuidado durante el proceso de
registro contable de las operaciones relativas a los inventario: su adquisición, que
incluye los costo incidentes como gastos de compras, las operaciones de devolución,
rebajas y descuentos, así como el uso de formas y registros auxiliares como tarjetas de
almacén y la presentación de adecuados informe sobre este rubro.
En este sentido el registró de inventarios a nivel contable debe hacerse con sumo
cuidado en lo referente a sus operaciones tales como adquisición, devolución, rebajas y
descuentos. En los procesos de almacenaje deben tenerse por separado, dependiendo
de la variedad de inventario, debe haber un custodio principal, su control debe ser a
través de informes semanales y tarjetas de almacén que permitan un mejor manejo,
coberturas de seguro y las fluctuaciones de cantidades de mercancía y precios.
2.2.2.2 Libros contables y auxiliares
La editorial Vértice, (2008) expone que existen los libros de inventario y cuentas
anuales que es un libro obligatorio que contiene los siguientes documentos: balances,
inventarios, cuentas de pérdidas y ganancias, estado de movimiento patrimonial, flujos
de efectivo.
Los inventarios es lo mismo que un balance pero mucho más detallado, ya que se
detallan las unidades, kilogramos, metros, litros, facturas que componen cada elemento
patrimonial, se detalla el precio unitario y las cantidades parciales.
Por lo general la estructura de un libro de inventario seria:
A- Encabezamiento: numero de orden, fecha, nombres y apellidos de la razón
social, domicilio y la denominación general o parcial.
B- Cuerpo: contiene las cuentas detalladas con unidades, precios unitarios
cantidades parciales y totales.
38
C- Pie: en él se certifica el neto patrimonial y se firma por el administrador, gerente.
Por consiguiente el IICA, (2004) expone que el libro de inventario es donde se
anotan los bienes, derechos y obligaciones que constituyen el patrimonio de la empresa
de acuerdo a una fecha determinada. Esto acompañado de las unidades de medidas
(kg, metros, litros entre otros) y el precio unitario de cada elemento patrimonial.
Según las ideas expuestas por Lizcano, (2005) deduce que en el libro de
inventarios y cuentas anuales se establece la necesidad de que la empresa lo abra con
un balance inicial detallado, y que con una periodicidad trimestral, donde se vayan
transcribiendo en el mismo los balances de comprobación de sumas y saldos,
incluyendo de manera anual el cierre de ejercicio, así como las cuentas anuales, las
cuentas de ganancias y pérdidas. Deben incluir claridad, la conservación del orden de
fechas, así como la imposibilidad de dejar espacios blancos, ni de hacer
interpolaciones, tachaduras ni raspaduras.
Con referencia a lo antes expuesto existen libros de inventarios y cuentas
anuales que deben presentarse de manera detallada, mostrando las especificaciones
mínimas para la medición exacta de los inventarios, incluyendo los precios unitarios y
cantidades parciales a una fecha determinada, la cual debe realizarse periódicamente.
2.2.2.3 Toma física
Según las consideraciones de Mendivil, (2002) la toma de inventarios es el
recuento de los materiales a una fecha dada que efectúa una empresa para determinar
las cantidades reales existentes. Para efectos de la toma de inventarios se debe
realizar conteos selectivos, así mismo su observación se hace para ratificar lo adecuado
de esta, verificando si las introducciones dadas para la misma se respetan y si el
personal encargado desarrolla su labor con el cuidado necesario.
39
Se deben tomar en cuenta aspectos tales como: que los artículos a inventariar se
acomoden adecuadamente para su identificación, que se establezca un control
adecuado de entradas y salidas mediante cortes oportunos de movimientos; que los
materiales estén bien separados; que se separen los materiales defectuosos u
obsoletos y que la toma de inventarios se haga con conteos dobles y que las
diferencias se investiguen de inmediato.
Así mismo la supervisión de la toma de inventarios debe complementarse
conectando las pruebas selectivas contra las listas finales que prepare la empresa,
vigilando que las diferencies determinadas entre la existencia físicas y las existencias
según libros.
De otra manera Téllez, (2004) expone que el objeto principal de la toma física es
cerciorarse que el inventario en el proceso de toma física sea llevado de manera
adecuada, de acuerdo a las fallas de control interno o por falta de empleados
responsables. Para que la toma física se efectué de manera eficaz es necesario
considerar: que el arreglo físico de los artículos sean adecuados, segregar el artículo en
males estado y obsoleto, controlar las tarjetas de inventarios, comprobar las cantidades
inventariadas y hacer un corte adecuado. Así mismo evaluando posteriormente las
cantidades, operaciones aritméticas y valuación de las relaciones de inventario.
Como complemento Bernal, (2004) afirma que independientemente del sistema
de registro y control de los inventarios que se lleve al final de ejercicio, se debe ajustar
el monto de la cuenta a la existencia real, la cual se determina mediante un inventario
físico. No se incluye la posibilidad de realizar conteos físicos en fechas intermedias.
Expone las recomendaciones necesarias para la toma física del inventario:
planificar con antelación las actividades, ordenar y clasificar la mercancía para facilitar
el conteo, seleccionar e instruir el personal sobre objeto, importancia fecha y hora,
artículos que se van a inventariar y áreas incluidas en la toma del inventario, formularios
40
a utilizar, procedimientos a utilizar para el conteo, prever mecanismo de recuento o
verificación.
Dentro de este marco se puede concluir que la toma física de inventarios se refiere
al recuento periódico que hace una organización para evaluar la existencia real del
elemento patrimonial, es decir inventario, bien por conteos efectivos, observaciones,
fichas de entradas y salidas de almacén, considerando los aspectos de almacenaje,
bien como se distribuye en el almacén de acuerdo a su naturaleza, movimientos
continuos, la segregación de artículos en mal estado y según el control de funciones y
responsabilidades por parte de los custodios de inventario.
2.2.2.4 Protección de activos:
No obstante Membrado, (2007) en cuanto a la protección de activos, la organización:
Deberá establecer las medidas necesarias contra el robo y también contra
incendios. Además, debería tener los anteriores riesgos a través de pólizas de seguros,
incluso podrá disponer de un plan de prevención y recuperación ante desastres en el
que se indican actividades de cada departamento, en casi de existir pérdida total
parcial.
Debe medir, gestionar o minimizar cualquier impacto de sus activos frente a la
comunidad y sus empleados, tales como gases tóxicos, agua, contaminación acústica,
por tanto todos los equipos deben ser seguros dotados por mecanismo de seguridad
para evitar accidentes.
Mediante De la Peña, (2010) plantea que la protección de activos es una de las
áreas más importantes en la mayoría de las empresas, en relación al control interno
organizacional que incluye una protección física mediante las correspondientes
medidas de seguridad, jurídica mediante sus inscripción en los registros
41
correspondientes y económicas mediante la contratación oportuna de pólizas de
seguro.
Por su parte Warren y Reeve, (2005) infiere que los activos fijos deben
asegurarse contra robos, incendios, inundaciones o cualquier otro siniestro. Así como
robos, usos indebidos y otros daños. Haciéndose periódicamente un inventario físico de
los activos fijos para verificar la exactitud de los registros contables, para si detectar
los activos fijos faltantes, obsoletos o que no están en uso así como también para
determinar su estado. Asimismo se debe tener un control minucioso sobre el retiro de
los activos fijos, con previas autorizaciones.
Por todas estas razones llevan a concluir que una organización debe establecer
medidas necesarias para la protección de activos contra robos o bien incendios que
puedan atacar contra la estabilidad patrimonial organizacional, considerando que este
plan de prevención representa unas de las partes más importantes en el control interno
de la empresa.
2.2.2.5 Métodos de inventario
Según la NIC 2, (2003) el costo de los inventarios de productos que no son
habitualmente intercambiables entre sí, así como de los bienes y servicios producidos y
segregados para proyectos específicos, se determinará a través de la identificación
específica de sus costos propios.
Así mismo los costo de los inventarios se asignará utilizando los métodos de
primera entrada primera salida (the first-in, first-out, FIFO, por sus siglas en inglés) o
costo promedio ponderado. Utilizando las mismas fórmulas de costo para todos los
inventarios que tengan una naturaleza y uso afines. Para los inventarios con una
naturaleza o uso diferente, puede estar justificada la utilización de fórmulas de costo
también distintas.
42
La fórmula FIFO, asume que los productos en inventarios comprados o producidos
antes, serán vendidos en primer lugar y, posteriormente, que los productos que queden
en la existencia final serán los producidos o comprados más recientemente. No
obstante si se utiliza el método del costo promedio ponderado, el costo de cada unidad
de producto se determinará a partir del promedio ponderado del costo de los artículos
similares, poseídos al principio del periodo, y del costo de los mismos artículos
comprados o producidos durante el periodo. Quien puede calcularse periódicamente
dependiendo de las circunstancias de la entidad.
Indicó asimismo que los costos de inventarios son intercambiables entre si, por su
parte existen dos métodos de inventarios, el PESP (primero entrar primero en salir) y el
costo promedio ponderado. Donde el primero consiste en que las mercancías que
entran inicialmente son las primeras en salir a la venta, siendo estas vendidas de
acuerdo a su precio de adquisición, no obstante el costo promedio ponderado se
determinara según el promedio de los artículos similares adquiridos al principio y
durante el periodo.
2.2.2.6 El valor neto de realización
Por su parte la NIC 2, (2003) plantea que el costo de los inventarios puede no ser
recuperable en caso de que los mismos estén dañados, si han devenido parcial o
totalmente obsoletos, o bien si sus precios de mercado han bajado. Asimismo, el costo
de los inventarios puede no ser recuperable si los costos estimados para su terminación
o su venta se han agrandado.
“Generalmente, la rebaja hasta alcanzar el valor neto realizable, se calcula para
cada partida de los inventarios. En algunas circunstancias, sin embargo, puede resultar
apropiado agrupar partidas similares o relacionadas”.
“No es apropiado realizar las rebajas a partir de partidas que reflejen
clasificaciones completas de los inventarios”.
43
Las estimaciones del valor neto realizable se realizaran bajo la información más
fiable de que se disponga, en el momento de hacerlas, acerca del importe por el que se
espera realizar los inventarios. Estas estimaciones tendrán en consideración las
fluctuaciones cambiantes de los precios relacionados directamente con los hechos
posteriores al cierre, en la medida que esos hechos confirmen condiciones existentes al
final del periodo.
”No se rebajarán las materias primas y otros suministros, mantenidos para su uso
en la producción de inventarios, para situar su importe en libros por debajo del costo,
siempre que se espere que los productos terminados a los que se incorporen sean
vendidos al costo o por encima del mismo”.
“Sin embargo, cuando una reducción, en el precio de las materias primas, indique
que el costo de los productos terminados excederá a su valor neto realizable, se
rebajará su importe en libros hasta cubrir esa diferencia”.
“Se realizará una nueva evaluación del valor neto realizable en cada periodo
posterior” siempre que las circunstancias, que previamente causaron la rebaja, hayan
dejado de existir, o cuando exista una clara evidencia de un incremento en el valor neto
realizable. Trayendo como consecuencia de un cambio en las circunstancias
económicas, se revertirá el importe de la misma, de manera que el nuevo valor contable
sea el menor entre el costo y el valor neto realizable revisado. Generándose
ocasionalmente cuando un artículo en existencia, que se lleva al valor neto realizable
ha bajado su precio de venta, está todavía en inventario de un periodo posterior y su
precio de venta se ha incrementado.
Partiendo de estas consideraciones, Valor neto realizable es el precio estimado de
venta de un activo en el curso normal de la operación menos los costos estimados para
terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta. Por su parte el
costo de los inventarios puede ser no recuperable en el caso de que se encuentren
44
debidamente obsoletos causando su pérdida a nivel de mercado, no obstante las
estimaciones van a depender de las diferentes fluctuaciones de los precios.
2.2.2.7 Determinación de costos: Según la NIC 2
“Los inventarios se medirán al costo al valor neto razonable, según cuál sea el menor”.
“Costos de adquisición: El costo de adquisición de los inventarios comprenderá el
precio de compra, los aranceles de importación y otros impuestos (que no sean
recuperables posteriormente de las autoridades fiscales), los transportes, el
almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las
mercaderías, los materiales o los servicios”.
No obstante los costos de transformación de los inventarios comprenderán
aquellos costos directamente afines con las unidades producidas, tales como la mano
de obra directa. Así mismo, comprenderán una parte, calculada de forma sistemática.
La cantidad de costo indirecto fijo distribuido a cada unidad de producción no se
incrementará como consecuencia de un nivel bajo de producción, ni por la existencia de
capacidad ociosa. Los costos indirectos no distribuidos se reconocerán como gastos del
periodo en que han sido incurridos. Periodos increíblemente altos, la cantidad de costo
indirecto distribuido a cada unidad de producción se disminuirá, de manera que no se
valoren los inventarios por encima del costo. Los costos indirectos variables se
distribuirán, a cada unidad de producción, sobre la base del nivel real de uso de los
medios de producción.
“El proceso de producción puede dar lugar a la fabricación simultánea de más de
un producto. Este es el caso, por ejemplo, de la producción conjunta o de la producción
de productos principales junto a subproductos”
45
“Otros costos .Se incluirán otros costos, en el costo de los inventarios, siempre
que se hubiera incurrido en ellos para dar a los mismos su condición y ubicación
actuales”.
Costo de los inventarios para un prestador de servicios: En el caso de que un
prestador de servicios que tenga inventarios, serán medidos a través de los costos para
su producción, esto incluirá mano de obra, supervisión y cualquier otro costo
relacionado a la prestación del servicio quienes serán medibles por los costos que
suponga su producción. Estos costos se componen fundamentalmente de mano de
obra y otros costos del personal directamente involucrado en la prestación del servicio,
ahora bien todo lo relacionado a la venta y la administración general serán incluidos
como gastos del periodo en el que se hayan incurrido. “Los costos de los inventarios de
un prestador de servicios no incluirán márgenes de ganancia ni costos indirectos no
atribuibles que, a menudo, se tienen en cuenta en los precios facturados por el
prestador de servicios”.
Costo de los productos agrícolas recolectados de activos biológicos :De acuerdo
con la NIC 41 Agricultura, los inventarios que comprenden productos agrícolas, que la
entidad haya cosechado o recolectado de sus activos biológicos, se medirán, para su
reconocimiento inicial, según el valor razonable menos los costos de venta en el
momento de que se dé la cosecha o recolección. Siendo el costo de inventario para esa
fecha.
Como seguimiento de estas consideraciones es importante resaltar que los
inventarios se medirán al costo al valor neto razonable, según cuál sea el menor. Así
mismo se encuentra los siguientes:
Costos de adquisición que comprenderá para con el costo de los inventarios el
precio de compra y los demás gastos para su adquisición por ejemplo los de
importación, aranceles entre otros.
46
Costos de Transformación comprende todos aquello costos indirectos
relacionados a la producción de un bien, entre ellos materia prima, mano de obras,
costos fijos, variables que hayan incurrido para la fabricación de ese producto final.
Costo de los inventarios para un prestador de servicios: si es un prestador de
servicios que posee un inventario, lo medirá por los costos que suponga su producción.
Así mismo existen otros costos que van a formar parte de los mismo siempre que
incurran en la fabricación del producto final.
2.2.3 Factores de Riesgo
2.2.3.1 Controles entradas y salidas
Para Perdomo, (2004) las entradas son controladas por las compras y
producción; el control de salidas será a través de las ventas. Para el control de las
compras es necesario: pedido de compra al proveedor, órdenes de compra, orden de
producción, recepción de unidades por el almacenista, nota de entrada al almacén, nota
de remisión del proveedor, factura del proveedor y registro de compras. Luego para las
ventas se requiere pedido de los clientes, ordenes de entrega, ordenes de embarque,
nota de remisión de venta, factura de venta y registro de ventas.
Por su parte todas ellas deben estar sujetas a que aseguren la integridad y
calidad del inventario, siempre que estén autorizadas.
Por su parte Olavarrieta, (1999) considera el control del efectivo de los inventarios
consisten en el equilibrio entre los que se tiene en inventario y las necesidades de
producción y ventas. Si se presentan faltas para la producción esta se interrumpe, por
lo tanto el control de inventarios involucra la planeación de la producción, las compras y
los pronósticos de las ventas.
47
Aun cuando para Mantilla y Cante, (2005) sugiere que el proceso de entradas es
decir compras comprende solicitudes de compra, órdenes de compra, documentos de
recepción, facturas de proveedores, notas de debito y crédito.
Dentro de este marco los controles de entradas y salidas de inventario deben ser
medidos principalmente por los procesos de compra y venta, a través de pedidos, bien
por órdenes de compra, recepciones de almacenajes, órdenes de embarque, notas de
emisión de ventas, asegurando la integridad y calidad del inventario, siempre que estén
autorizadas. Por medio de la planeación de producción de compras y pronósticos de
ventas.
2.2.3.2 Control de Almacenamiento
Según Perdomo, (2004) el almacenamiento se debe realizar de manera
ordenada, que se haga un recuento periódico, el conteo se hará con el personal que
conozca la mercancía, calificándose el estado de conservación y antigüedad. Es
importante que al departamento del almacén solo tenga acceso el personal autorizado,
quien será el afianzado del mismo.
Es importante que en departamento de almacén se llevara control en unidades
tanto de entradas como de salidas y existencia según la clase de artículos. La fuente de
información para el registro tanto en contabilidad como en el departamento de almacén,
deberá ser distinta, de tal forma que las facturas de compra, pedidos de compras y
notas de entrada al almacén, servirán a contabilidad para los cargos a la cuenta de
almacén, dichas notas de revisión servirán de entradas en unidades del departamento
de almacén.
Al mismo tiempo Estupillan, (2006) afirma que los inventarios deben estar
separados en bodegas, deberán requerirse informes semanales de las personas
encargadas de la custodia de tales mercancía, y efectuarse pruebas selectivas de las
48
Cantidades, de igual manera todos los embarques enviados a tales consignaciones
deberán quedar evidenciados recibidos y firmados.
En todo caso Granados, (2002) plantea que dentro de la administración y control
de inventarios es necesario que exista un almacén que permita que las mercancías y
materiales se encuentren en condiciones optimas de uso o para la venta en el momento
que se requiera. Se deben separar en forma adecuada las funciones de custodia,
operaciones de recepción, almacenaje y los embarques que no recaigan en un solo
departamento, contar con un almacén general clasificado para todo tipo de inventarios
para la responsabilidad de una sola persona, restringir el acceso a la zona de
almacenaje, producción y embarque con el propósito de determinar y delimitar con
claridad la responsabilidad del personal involucrado en el manejo de inventarios.
Sobre la base de las ideas expuestas los procesos de almacenamiento debe
hacerse de manera ordenada y periódica según su variedad, maniobrada por un
personal calificado con el fin de medir su conservación y antigüedad, así mismo
encontrándose en condiciones optimas y de fácil acceso al momento de las entradas y
las salidas y, considerando los niveles de fluctuación de la empresa y los métodos de
inventario que se utilicen.
2.2.3.3 Niveles máximos y mínimos
Vinculado al concepto Granados, (2002) plantea que en los casos de existir
excedentes de inventario, traería repercusiones importantes a nivel de los materiales o
mercancía pueden volverse obsoletos, se incurren gasto excesivos de almacenaje, si
los inventarios son delicados se corre el riesgo de su deterioro, es imposible que los
excedentes de inventario bajen de precio debido a las flotaciones de precios en el
mercado, lo cual repercute en pérdidas para la empresa.
Por su parte de existir faltantes de inventarios traería disminuciones de las ventas,
con lo que se perdería clientela, adquisición de materiales a un precio superior al
49
Acostumbrado, en el caso de una industria, mientras no haya producción se tendrá al
personal de producción ocioso, y es posible que cuando se surta los materiales se
originen gastos adicionales por concepto de horas extras para cumplir con la
producción requerida.
Para evitar esta posible situación es necesario la rotación de inventarios consiste
en dividir los costos de ventas entre el promedio mensual de inventarios, que es solo
un dato que sirve de indicio, ya que los inventarios no sufren la rotación a lo largo del
año, lo cual va depender de los niveles de demanda y el tipo de inventario.
Sugiere Perdomo, (2004) que el recuento físico deberá comprarse con el máximo
y mínimo que indican las tarjetas auxiliares del almacén, para poder determinar y
efectuar un control administrativo y tomar decisiones acertadas para alcanzar los
objetivos de la empresa.
No obstante Warren y Reeve, (2005)” plantea que en una empresa comercial debe
tener existencias en inventario suficientes para satisfacer las necesidades de sus
clientes. De no hacerlo, podría perder las ventas generando desabastecimiento para
con el control de la cartera de clientes. Al mismo tiempo, el inventario excesivo reduce
la solvencia al destinar recursos que podrían utilizarse mejor para ampliaciones o
mejoras de operaciones incluso perdidas que puedan utilizarse para otras inversiones.
Además, el exceso de inventarios aumenta gastos, como los de almacenamiento,
seguros e impuesto predial. Por último dicho exceso incrementa el riesgo de perdidas
por caída de precios, inflación, daños o cambios en los hábitos de compra de los
clientes. Al igual que con muchos tipos de análisis financieros, es posible utilizar mas
de una medición para analizar la eficiencia, eficacia con que una empresa maneja su
inventario. Dos de estas medidas son la rotación de inventarios y el número de días de
inventario promedio disponible.
Para tal efecto los niveles máximos y mínimos de inventario a nivel de los
excedentes traerían repercusiones significativas en la organización debida que al tener
50
Mercancía innecesaria haría que existiesen altos niveles de inventario con pocos
movimientos y posiblemente pasando a ser obsoletos y perdidas a nivel de precios. Por
su parte la falta de inventario traería disminución de las ventas, bajando la rentabilidad,
así como pérdida de la cartera de clientes. Es por ello que la organización debe tener
niveles de inventarios que puedan satisfacer su clientela y que no reduzcan los niveles
de solvencia. Ello se logra a través de una buena rotación de inventarios, con una
competente planeación de compras y pronósticos de ventas.
2.2.3.4 Obsolescencia
De acuerdo a Granados, (2002) el que se deterioren los inventarios puede darse
porque se ensucia tanto el almacén, como al momento de tenerlos a la venta se rompe
el empaque, se raya, el deterioro puede darse tanto los que están exhibidos como los
almacenados.
La obsolescencia, indica que los inventarios han pasado de moda y por lo mismo
no se han vendido, ocasionando su antigüedad.
Toda entidad que maneja inventarios corre el riesgo de sufrir pérdidas que se
pueden originar por deficiencias en la inversión de los inventarios. Esta problemática
surge cuando la inversión en inventarios no guarda una adecuada proporción con el
tiempo normal de recuperación en relación al importe y volumen de ventas.
Mientras Navarro, (1999) plantea que en las organizaciones existe un riesgo de
que los materiales almacenados se vuelvan obsoletos, quizás debido a factores tales
como: moda, los avances tecnológicos, la antigüedad, o pérdida de las especificaciones
de calidad de los materiales. Razón por la cual la organización debe tomar sus debidas
precauciones contemplándose un porcentaje del costo de mantenimiento de los
inventarios por obsolescencia de inventario.
51
Así mismo Chaves, (2002) plantea que el nivel de obsolescencia (artículos cuyo
valor se ha visto mermado por deterioro físico o por cambio en la preferencia o el gusto
del cliente) es uno de los factores problemáticos en el usos, manejo y control del los
inventarios. Tomando en cuenta que la obsolescencia de inventarios no es tomada en
consideración como indicador de problemas de control de existencia, así mismo no es
empleada para definir que artículos se deben tener cuidado y así determinar acciones
especiales a seguir, pero si representa en promedio como el índice de alto valor según
la experiencia acumulada en el campo de la distribución.
Por todas estas razones la obsolescencia se considera un factor importante de
sumo cuidado dentro de una organización tomando en cuenta que el inventario es el
eje principal de la organización. Esto se presenta por varios factores bien antigüedad,
lento movimiento, que han pasado de moda, esto ocurre cuando la inversión en
inventarios no guarda una adecuada proporción en el tiempo normal de recuperación al
momento de hacer la compra y luego el proceso de venta.
2.3 Definición de términos Básicos.
Control:
“Es un conjunto de normas, procedimientos y técnicas a través de las cuales se
mide y se corrige el desempeño para asegurar la consecución de objetivos y técnicas”.
Como conjunto constituye un todo para la consecución de un objetivo. Por ello está muy
ligado al poder (social, cultural, político, económico, entre otros) .Mantilla, (2003).
Inventario:
“Los inventarios son elementos materiales adquiridos para su venta o producción,
debido a su magnitud e importancia dentro del activo requieren adecuados sistemas
de registro y controles internos “ Romero, (2005).
52
Sistema:
”Conjunto de elementos interrelacionados entre los que existe cierta cohesión y
unidad de propósito” (Diccionario Enciclopédico, 2009).
Riesgos:
“Es todo aquello que puede generar un evento no deseado y traer como
consecuencias perdidas y/o daños” Cruz, (2006).
Comunicación:
“En toda relación entre personas se trasmiten, reciben e intercambian mensajes”
(Novoa, 1998).
Eficiencia:
”Capacidad para cumplir o realizar bien una función” (Diccionario Enciclopédico,
2009).
Eficacia:
“Es la capacidad de producir un buen efecto” (Diccionario Enciclopédico, 2009).
Activos:
“Se le denomina así al total de recursos de que dispone la empresa para llevar a
cabo sus operaciones; representan todos los bienes y derechos que son propiedad del
negocio” Ávila, (2007).
Costo:
“Se entiende cualquier técnica o mecaniza contable que permita calcular lo que
cuesta fabricar un producto o prestar un servicio” Sinisterra y Polanco, (2007).
53
Obsolescencia:
”Depreciación de un activo o equipo industrial a causa de un progreso técnico”
(Diccionario Enciclopédico, 2009).
Población:
”Conjunto de habitantes de un lugar “(Diccionario Enciclopédico, 2009).
Muestra:
”Fracción representativa de de una población o de un universo estadístico”
(Diccionario Enciclopédico, 2009).
2.4. Sistema de Variable:
Las variables son atributos o características observables que están presentes en
una persona, objeto, fenómeno o hecho, las cuales se diferencian entre sí, porque
admiten valores específicos que varían en ellos. De allí que a continuación se
presentan las definiciones de las variable que se estudian en esta investigación.
2.4.1 Definición Conceptual: las variables a conceptualizar son el inventario y el Control Interno. Inventario: Conceptualmente el “Inventario son los elementos materiales adquiridos
para su venta o producción. Debido a su magnitud e importancia dentro del activo
requieren adecuados Sistemas de Registros y controles internos”. Romero, (2005).
Los inventarios se definen como la acumulación de materiales que posteriormente
serán usados para satisfacer una demanda futura.
El control Interno: conceptualmente es un proceso realizado por el consejo de
administración, los directivos y otro personal, cuyo fin es ofrecer una certidumbre
razonables de la consecución y adquisición de objetivos de la confiabilidad de los
54
informes financieros, eficiencia, eficacia y economía de las operaciones y dando fiel
cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables y políticas de la rogación y del rubro
a quienes se esté aplicando. Pany y Whittington, (2005).
2.4.2 Definición Operacional: las variables a operacionalizar son el inventario y el control interno.
Inventario: operacionalmente los inventarios son una pieza esencial dentro de una
organización debido a que representan el elemento patrimonial que permite el proceso
comercial y productivo, como lo es la compra y venta de mercancía, con bienes directos
al consumidor o para producir un producto final. Considerando esto, este rubro debe
tener un sumo cuidado por lo que se deben tomar medidas de control interno, a través
de políticas y procedimientos de almacenaje, control de entradas y salidas, rotación de
inventarios, niveles de obsolescencia; Puesto que constituyen los recursos o bienes que
las entidades económicas destinan para sus operaciones normales y necesarias, y el
desarrollo de su proceso productivo.
Control Interno : Operacionalmente el empleo de los controles internos en una
organización representan una series de normas , políticas y procedimientos , que
comprenden un plan organizacional que aseguran que los activos o intereses de la
organización se encuentran debidamente protegidos , aseguran que los registros
contables sean fidedignos, permitiendo que las actividades se desarrollen eficazmente
según las directrices impartidas por la administración. Con el fin de salvaguardar los
activos y bienes, y promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas y
así lograr el cumplimiento de metas y objetivos programados , existiendo una buena
dirección, asignación de responsabilidades, segregación de funciones, coordinación ,
manuales de procedimientos que permitan el mejor desempeño de los controles para la
consecución de los objetivos.
2.4.3 Operacionalización de la Variable:
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
57
En toda investigación es importante que los hechos y relaciones que se plantean,
los resultados a obtener o los nuevos conocimientos a alcanzar posean el máximo
grado de exactitud y confiabilidad. Para lograr tal cometido, se descubrieron los
procedimientos seguidos para desarrollar la investigación, además del método utilizado
y las herramientas requeridas para la obtención de los resultados.
En el presente capítulo se estableció el diseño metodológico, donde se constituye
la estructura para el desarrollo de una investigación, ya que establece el tipo, nivel,
diseño, población, tratamiento estadístico del estudio; adicionalmente el instrumento
que se va a utilizar para recolectar la información.
El objetivo principal de la investigación es Proponer lineamientos de control interno
para los inventarios de mercancía de la empresa VYF DISTRIBUTOR, C.A. Tomando
en cuenta los objetivos planteados y el aporte teóricos de varios autores se puede
determinar lo siguiente:
3.1 Tipo y Diseño de la Investigación
3.1.1 Tipo de investigación:
Los métodos o bien tácticas no son genéricos para cualquier tipo de investigación
ya que los métodos se difunden a través del tipo de investigación y de los objetivos a
conseguir por ello es necesario explicar el tipo de investigación.
Según Sabino (2002), plantea que las investigaciones descriptivas se proponen
conocer grupos homogéneos de fenómenos, de acuerdo a criterios sistemáticos, para
poner de manifiesto su comportamiento, sin considerar la verificación de hipótesis, sino
la descripción de hechos a partir de un criterio o de una teoría previamente definida.
Así mismo Hernández et al, (2006) la meta del investigador consiste en describir
fenómenos, situaciones contextos y eventos, por su parte los estudios descriptivos
58
buscan especificar las propiedades, características y los perfiles de personas, grupos,
comunidades, procesos, objetos, o cualquier otro fenómeno que se someta a un
análisis, es decir miden evalúan y recolectan datos sobre diversos conceptos
(variables), Pretendiéndose conocer el comportamiento de las variables en el objeto de
estudio, en resumen como se adaptaría la implementación de lineamientos de control
interno para el inventario de mercancía de la empresa VYF DISTRIBUTOR, C.A.
Al comparar estas evidencias Hurtado, (2008) nos reafirma que la investigación
descriptiva concluye con identificación de características, esta investigación se asocia al
diagnostico, su propósito es exponer el evento a estudiar con una enumeración precisa
de sus características a través de dos niveles del fenómeno y del propósito
investigativo. Respondiéndose preguntas tales quien, que, donde, cuando, cuantos. No
obstante al no establecer relación de casualidad entre ellos no amerita formular
hipótesis.
Por su parte los estudios descriptivos ofrecen posibilidad de hacer predicciones
aunque sean incipientes. Así mismo miden, evalúan o recolectan datos sobre variables,
aspectos o dimensiones permitiendo describir lo que se investiga.
Las evidencias anteriores permitieron definir que la investigación es descriptiva,
pues además acude a técnicas específicas en la recolección de información, como las
entrevistas y cuestionarios, así como informes o documentos; para establecer
comportamientos concretos de las variables de la investigación. Razón a ello nos lleva
a afirmar que también es netamente proyectiva , según Hurtado, (2008) plantea que
este tipo de estudios propone soluciones a una situación determinada a partir de un
procesos de indagación , donde se implica , se explora , describe y explica además
propone alternativas de cambio , sin necesidad de ejecutar la propuesta.El termino
proyectivo está referido a proyecto, estas vías investigativas proponen e involucran
procesos, enfoques, métodos y técnicas propias, como perspectivas (planificación
desde presente al futuro), prospectivas (futuro, diseño y regreso al presente) y
planificación holística (abarca pasado, presente y futuro) Hurtado, (2008).
59
3.1.2 Diseño de la Investigación
Para Hernández et al, (2006), el diseño de la investigación es el plan o estrategia
a desarrollar para cubrir los objetivos fijados.
El diseño de investigación hace explícitos los aspectos operativos de la misma. Se
define en base en el objetivo y al procedimiento, el diseño alude a las decisiones que se
toman en cuanto al proceso de recolección de datos que permitan al investigador lograr
validez interna es decir un alto grado de confianza de que sus resultados no sean
errados. El diseño se refiere a donde y cuando se recopilan la información, a modo de
dar respuesta a l pregunta de investigación Hurtado, (2008).
A- Fuentes Vivas: Por su parte Finol y Nava (1996) plantea que en lo referente a la fuente viva un
diseño de campo se considera cuando la información se recoge directamente en la
realidad que se investiga, donde su objetivo es el estudio directo en el lugar de
ocurrencia del fenómeno a estudiar.
Considerando las afirmaciones antes mencionadas la investigación se considera
un diseño de campo donde el “donde” el diseño alude a las fuentes si son vivas y la
información es recolectada en un ambiente natural tal como lo plantea Hurtado, (2008).
B- Cuando buscar la información:
Se considera una investigación de campo transeccional puesto que el
investigador estudia el evento en un único momento del tiempo. Hurtado, (2008).
No obstante Gómez, (2006) los diseños de investigación transeccionales
recolectan datos en un solo momento, y tiempo único donde su propósito es describir
variables y analizar su incidencia e interrelación en un momento dado.
60
C-Que tanta información buscar:
En lo que respecta a la amplitud y organización de los datos la investigación se
considera univariable puesto que está centrado en un evento único como lo expone
Hurtado, (2008).
Así mismo Díaz, (2009) plantea que las principales técnicas más utilizadas para el
análisis univariable se destaca la distribución de frecuencia, donde se siguen una línea
jerárquica ascendente que se inicia con la descripción o exploración de la información.
3.2 Población
Para Hernández et al, (2006), la población es un conjunto de individuos u objetos
susceptibles de una observación, y poseen características comunes referidas al
fenómeno de estudio.
De igual manera para Hurtado, (2008) la población es el conjunto de seres que
posee la características o eventos a estudiar y que se enmarcan entre criterios de
inclusión. En muchos de los casos cuando la población es sumamente amplia o
inaccesible a estudiar el investigador tendrá la posibilidad de tomar una muestra, que es
un requisito indispensable en la misma pues depende de los propósitos, contexto y las
características de la unidades de estudio dependiendo de los propósitos del
investigador.
Tomando como base lo antes planteado la muestra de la investigación se baso por
ocho (8) unidades informantes. Por su parte es importante precisar que no es necesario
utilizar un muestreo puesto que la población de VYF DISTRIBUTOR, C.A es
ampliamente accesible a manera de que se puede acaparar toda para su estudio.
61
1.- Los gerentes y propietario de la empresa. (Quienes verifican las entradas y
salidas de inventario, así mismo la autorizan)
2.- Personal Operativo (Operadores) realiza las operaciones de inventario,
encargados de las entradas y salida de inventario, así como custodio de inventario
(Depositario).
3.3. Técnicas e instrumentos de recolección de datos.
Una de las claves fundamentales para cumplir adecuadamente con los objetivos
de toda investigación es obtener información de calidad a partir de las fuentes de
recolección de datos. Partiendo de la necesidad de información que exige el
investigador para cumplir con los patrones de su investigación en busca de veracidad
para con los datos suministrados.
3.3.1 Técnicas. “Las técnicas tienen que ver con los procedimientos utilizados para la recolección
de datos “Hurtado, (2008).
La siguiente investigación la técnica dirigida a la recolección de datos es una
amplia revisión bibliográfica.
3.3.2 Instrumento.
Para Hernández et al, (2006) los requisitos que un instrumento debe cubrir para
recolectar información apropiadamente datos cuantitativos: son la confiabilidad, validez
y objetividad, asimismo a manera de medir los errores que pueden cometerse al
recolectar datos.
62
Recolectar datos implica elaborar un plan detallado de procedimientos de
procedimientos que nos conduzcan a reunir datos con un propósito específico. Además
nutre diversos elementos las variables, definiciones operacionales, la muestra y los
recursos disponibles (de tiempo, apoyo institucional y económicos).
Con la finalidad de recolectar datos disponemos de una amplia variedad de
instrumentos o técnicas, tanto cualitativas como cuantitativas.
A su vez para Hurtado, (2008) los instrumentos representan la herramienta para
recoger o bien filtrar y codificar la información, o bien elaborados o incluso normalizados
como los test y algunas escalas, ellos están en correspondencia con las técnicas a
utilizar en una investigación con el tipo de indicios para captar el evento de estudio.
A continuación en la presente investigación se utilizara como instrumento el
cuestionario por que permite ser aplicados en varios contextos, con una población
homogénea con niveles similares y problemáticas semejantes.
Los cuestionarios para Hernández et al,(2006), probablemente son los
instrumentos más utilizados para recolectar los datos, consisten en un conjunto de
preguntas respecto de una o más variables a medir , las cuales les son realizadas a las
personas que se consideran relacionadas con la mencionada variable.
Así mismo Para Hernández et al, (2006), los cuestionarios pueden ser
administrados o aplicados en dos tipos de contextos principalmente: auto administrado
y por entrevista personal. El contexto auto administrado, de acuerdo con este autor, es
a través del cual, el instrumento es entregado directamente al participante, para que
este lo conteste.
Así mismo para Hurtado, (2008) lo cuestionarios consisten en un conjunto de
preguntas relacionadas con el evento de estudio, que pueden ser ditomicas de
selección, abiertas tipo escala o incluso ensayo, albergando una diversidad de
63
preguntas, es importante que se realicen de manera clara y directa sin sugerir una
respuesta sin conllevar a contestar de cierta manera.
Tomando como base las ideas expuestas anteriormente, en la presente
investigación, se utilizó como instrumento de recolección de datos el cuestionario auto
administrado. Aplicado para las dos poblaciones. Esta escala, según Hernández et al,
(2006), incorpora un “conjunto de ítems que se presentan en forma de afirmaciones
para medir la reacción del sujeto en tres, cinco o siete categorías”. Las categorías
seleccionadas en la presente investigación son cinco, la cuales se definen de la
siguiente manera: muy de acuerdo, de acuerdo, ni de acuerdo ni en desacuerdo, en
desacuerdo y muy en desacuerdo.
3.3.2.1 Validez.
La validez del instrumento se define con la apreciación por parte de los expertos
sobre la correcta construcción del cuestionario, entrevistas y otros instrumentos de
recolección de datos, sobre la base de la determinación de la forma y el contenido en la
relación del los ítems y su congruente relación con los objetivos, dimensiones e
indicadores de las variables.
Para Hernández et al, (2006), la validez de un instrumento se refiere al grado en
que el mismo mide la variable. Este mismo autor señala que este grado de validez se
obtiene una vez analizadas tres tipos de evidencia relacionadas con: el contenido, el
criterio y el constructor. La evidencia relacionada con el contenido es la validez que se
refiere al grado en que un instrumento representa la mayoría de los componentes de
dominio de la variable a medir. La evidencia relacionada con el criterio es el grado de
validez que se establece al comparar el instrumento con algún criterio externo que
permite medir lo mismo. Por último, La evidencia relacionada con el constructor, explica
que tan exitosamente el instrumento mide un concepto teórico.
64
Según Hernández et al, (2006), la suma de las evidencias de contenido, criterio y
constructor, representan la validez total. Al respecto señala que la validez no puede
descansar en un solo tipo de evidencia. Cuanto mayor sea el grado de validez de
contenido, criterio y constructor, las respuestas que puedan ser obtenidas al aplicar el
instrumento, se acercarán más a representar la variable que se pretende medir.
Para Sierra (2002), la validez del instrumento garantiza que los resultados no
estén viciados ni adulterados, y que se pueda comprobar su exactitud a través de
procedimientos científicos; de manera que puedan compararse e interrelacionarse con
la realidad de la cual fueron extraídos los datos.
Para la validación del contenido se procedió a consultar 3 expertos en el área, a
quienes se les entregó el cuestionario y un instrumento de validación, en este, se
contestaron preguntas que recogen sus juicios con respecto al objetivo general,
objetivos específicos y variables de la investigación, para establecer la pertinencia de
cada ítems, con las variables, dimensiones e indicadores, así como su redacción y
formato de presentación.
Estos expertos evaluaron el contenido realizando sugerencias pertinentes a:
modificación de algunos ítems por tener redacción confusa y otras ambiguas, orden de
cada punto en el instrumento, formatos entre otros, las cuales fueron tomadas en
cuenta para construir el instrumento definitivo que fue aplicado a la población objeto de
estudio.
3.3.2.2 Confiabilidad.
Para Hernández et al, (2006), la confiabilidad se refiere al grado en que la
aplicación repetida de un instrumento de medición al mismo sujeto u objeto, produce
iguales resultados. Esta se determina mediante diversas técnicas: medida de
estabilidad (confiabilidad por test-retest), método de formas alternativas o paralelas,
métodos de mitades partidas (split-halves) y medidas de consistencia interna.
65
También admitió Bernal, (2006) la confiabilidad de un cuestionario se refiere a la
consistencia de las puntuaciones obtenidas por las mismas personas, siendo la
capacidad del mismo instrumento para producir resultados congruentes cuando se
aplica por segunda vez en condiciones tan parecidas como sea posible. Siendo la clave
para determinar la confiabilidad del instrumento al medir los mismos fenómenos una y
otra vez con el mismo instrumento y si arroja los mismos resultados es confiable.
Para la aplicación de confiabilidad se empleo una prueba piloto de confiabilidad a
los resultados a fin de dar cumplimiento a la confiabilidad del instrumento a través del
coeficiente alfa de Crobach para ítems de varias alternativas cuya expresión se resume
en la siguiente fórmula:
a) Bien mediante la varianza de los ítems y la varianza del puntaje total
Siendo
r = Coeficiente de Alfa de Cronbach
K = Numero de Ítems del Instrumento
= La suma de varianzas de cada Ítems
= La varianza del total de las filas (puntaje total de los jueces)
∑x = Sumatoria del numero de ítems
X= Media
Xt = Media Total
St = Desviación Estándar Total
El coeficiente del instrumento utilizado es de confiabilidad medianamente confiable
según el valor r = 0,60 de acuerdo con alfa de Crobach donde se establece la
siguiente escala:
66
De r = 0,01 a r = 0.33 es baja confiabilidad;
De r = 0.34 a r = 0.67 es medianamente confiable; y
De r = 0.68 a r = 1 es alta confiabilidad.
4.1 - Procedimiento de la investigación
El procedimiento de esta investigación se desarrolló de la siguiente manera:
1. Se selecciono el tema de estudio; Lineamientos de Control Interno para los
inventarios de mercancía de la empresa VyF Distributor, C.A.
2. Se identificaron las circunstancias del problema objeto de estudio y formulación
de los objetivos de investigación en función de los aspectos que se deseaban
conocer acerca del control interno de los inventarios de mercancía en la
empresa VyF Distributor, C.A.
3. Se realizó la búsqueda y selección de información para la elaboración del marco
teórico de la investigación, así como investigaciones previas o antecedentes
sobre la variable objeto de estudio “Sistema de Control Interno de los Inventarios
de Mercancía”, los cuales permitieron obtener aportes diversos para la guía del
presente estudio.
4. Se identificó las variables con sus dimensiones e indicadores para procesar a la
Operacionalización de la variable.
5. Se formuló el enfoque metodológico de la investigación de la población,
instrumento de recolección de datos, prueba de validez, confiabilidad y
procedimiento de la investigación.
6. Se elaboró el instrumento de recolección de datos: un cuestionario que fue
aplicado a los gerentes y personal operativo del área de los inventarios de
mercancía de la empresa VyF Distributor, C.A.
7. Se realizó la prueba de validez del instrumento mediante la intervención de tres
(3) expertos.
8. Se desarrollo la recolección de datos en la empresa VyF Distributor, C.A.
67
9. Realización de prueba de confiabilidad, para la cual se aplico el Coeficiente de
Cronbach.
10. Se plantearon los Lineamientos de Control Interno de los Inventarios de
Mercancía según las debilidades presentadas por la empresa VyF Distributor,
C.A.
11. Se elaboraron las conclusiones y recomendaciones.
CAPITULO IV
RESULTADOS DE LA INVESTIGACION
5.1 - Análisis e interpretación de los Resultados.
Luego de aplicado el instrumento de Recolección de datos a líneas gerenciales y
propietarios de la empresa, así mismo al personal operativo de los inventarios de
mercancía en la empresa VyF DISTRIBUTOR,C.A., en la cual se obtuvieron los
siguientes resultados: En primer lugar se determino el comportamiento de cada
Indicador planteado con respecto a las dimensiones de Componentes del sistema de
control interno , Controles Internos Contables y Factores de Riesgo ; A su vez en
relación a la variable Sistema de Control Interno ; determinando si se lleva a cabo o no
el adecuado control de dichos indicadores.
Es importante mencionar, que tales resultados fueron analizados en forma
descriptiva mediante el diseño de cuadros utilizando métodos estadísticos
(Distribución de Frecuencia Absoluta, Relativa, Medias y Promedios), en función de la
interpretación de cada una de las variables para definir las características y los
aspectos relacionados con la investigación.
En las Siguientes tablas, se observa las variables en función de los Ítems y los
valores correspondientes:
70
Variable: Sistema de Control Interno
Dimensión: Componentes del Sistema de Control Interno
Tabla 1. Indicador: Ambiente de control
OPCIONES DE RESPUESTA
Ítems
Si No
Total 1 2
Fa Fr Fa Fr Fa Fr
1) ¿Existe el personal idóneo para la compra de mercancía y todo lo referente al proceso de compra y almacenamiento?
6,00
75,00
2,00
25,00
8
100
2) ¿Cree que dentro del proceso de compra existe la integridad y valores éticos necesarios?
5,00
62,50
3,00
37,50
8
100
3) ¿Hay una asignación de autoridad y responsabilidad acorde a la estructura organizacional?
2,00
25,00
6,00
75,00
8
100
Total
13,00
162,50
11,00
137,50
24
300
Media
4,33
54,17
3,67
45,83
8
100
100,00
Fuente: Elaboración propia (2012) Leyenda. FA: Frecuencia Absoluta FR: Frecuencia Relativa
En la tabla 1, se describe el indicador ambiente de control, en éste se refleja que
54,17% de la población dijo que SI y un 45,83% de la población respondió NO.
Conforme con estos resultados, se demuestra que la tendencia del indicador ambiente
de control se ubica en un 54,17% en la opción SI.
71
Tabla 2. Indicador: Evaluación de riesgo
OPCIONES DE RESPUESTA
Ítems
Si No
Total 1 2
Fa Fr Fa Fr Fa Fr
4) ¿Afirma que la empresa toma las medidas necesarias para salvaguardar los bienes requeridos para cubrir su cartera de clientes y mantenerse ante la competencia?
5,00
62,50
3,00
37,50
8
100
5) ¿Considera que existe Obsolescencia de Inventario?
3,00
37,50
5,00
62,50
8
100
6) ¿La empresa se preocupa por incrementar su solidez financiera para mantener su crecimiento como distribuidor de las principales marcas de su ramo?
5,00
62,50
3,00
37,50
8
100
Total
13,00
162,50
11,00
137,50
24
300
Media
4,33
54,17
3,67
45,83
8
100
100,00
Fuente: Elaboración propia (2012) Leyenda. FA: Frecuencia Absoluta FR: Frecuencia Relativa
En la tabla anterior se expresa el comportamiento del indicador de la evaluación
de los riesgos, donde el 54,17% de la población SI está de acuerdo y un 45,83% NO lo
está. Por tanto según estos resultados la tendencia del indicador se ubica en un 54,17%
con la opción SI.
72
Tabla 3. Indicador: Actividades de control
OPCIONES DE RESPUESTA
Ítems
Si No
Total 1 2
Fa Fr Fa Fr Fa Fr
7) ¿Considera que existe segregación de funciones en el proceso de compras?
3,00
37,50
5,00
62,50
8
100
8) ¿La Empresa evalúa diariamente el flujo de salida y entrada de mercancía?
4,00
50,00
4,00
50,00
8
100
9) ¿Por su parte cree que la gerencia evalúa el proceso de compras en base a la fluidez de las ventas?
5,00
62,50
3,00
37,50
8
100
Total
12,00
150,00
12,00
150,00
24
300
Media
4,00
50,00
4,00
50,00
8
100
100,00
Fuente: Elaboración propia (2012) Leyenda. FA: Frecuencia Absoluta FR: Frecuencia Relativa
En el cuadro anterior se muestra el comportamiento de las actividades de control,
donde se pudo evidenciar que una parte de la población manifestó con un 50% la
opción SI y finalmente un 50% seleccionó la opción NO.
73
Tabla 4. Indicador: Comunicación
OPCIONES DE RESPUESTA
Ítems
Si No
Total 1 2
Fa Fr Fa Fr Fa Fr
10) ¿Hay un sistema para control de pago a proveedores?
7,00
87,50
1,00
12,50
8
100
11) ¿Existe control sobre el procesamiento de datos y seguridad física del inventario?
5,00
62,50
3,00
37,50
8
100
12) ¿La gerencia informa al personal todo lo referente a sus actividades y medidas de control para con los inventarios?
3,00
37,50
5,00
62,50
8
100
Total
15,00
187,50
9,00
112,50
24
300
Media
5,00
62,50
3,00
37,50
8
100
100,00
Fuente: Elaboración propia (2012) Leyenda. FA: Frecuencia Absoluta FR: Frecuencia Relativa
La tabla muestra el comportamiento del indicador comunicación, donde el 62,50%
de la población se inclina con la opción SI y un 37,50% con la opción NO. Se observa
que la tendencia de dicho indicador se encuentra ubicada con un 62,50% con la opción
SI.
74
Tabla 5. Indicador: Supervisión
OPCIONES DE RESPUESTA
Ítems
Si No
Total 1 2
Fa Fr Fa Fr Fa Fr
13) ¿Conoce la existencia de un monitoreo por parte de la gerencia para con las actividades diarias de los inventarios de mercancía?
5,00
62,50
3,00
37,50
8
100
14) ¿Hay correcciones por parte de la gerencia en caso de presentarse alguna debilidad con el control de los inventarios de mercancía?
6,00
75,00
2,00
25,00
8
100
15) ¿Cree se subsanan a tiempo cualquier debilidad para con el control de los inventarios?
3,00
37,50
5,00
62,50
8
100
Total
14,00
175,00
10,00
125,00
24
300
Media
4,67
58,33
3,33
41,67
8
100
100,00
Fuente: Elaboración propia (2012) Leyenda. FA: Frecuencia Absoluta FR: Frecuencia Relativa
En la tabla anterior se refleja el comportamiento del indicador supervisión, donde
un 58,33% de la población respondió la opción SI y un 41,67% respondió la opción NO.
Según estos resultados, se manifiesta que la tendencia del indicador supervisión de la
población está en la opción SI.
75
Dimensión: Controles Internos Contables
Tabla 6. Indicador: Registro
OPCIONES DE RESPUESTA
Ítems
Si No
Total 1 2
Fa Fr Fa Fr Fa Fr
16) ¿El custodio de los almacenes realiza informes sobre los inventarios de mercancía referente condiciones de almacenamiento?
0,00
0,00
8,00
100,00
8
100
17) ¿Se realizan órdenes de compra?
8,00
100,00
0,00
0,00
8
100
18) ¿Existen tarjetas de Identificación de la mercancía?
2,00
25,00
6,00
75,00
8
100
Total
10,00
125,00
14,00
175,00
24
300
Media
3,33
41,67
4,67
58,33
8
100
100,00
Fuente: Elaboración propia (2012) Leyenda. FA: Frecuencia Absoluta FR: Frecuencia Relativa
La tabla 6 indica la conducta del indicador registro, donde el 41,67% de la
población se inclina por la opción SI y el 58,33% respondió a la opción NO. Se observa
que dicho indicador tiene una tendencia marcada para la opción de la respuesta NO en
un 58,33%.
76
Tabla 7. Indicador: Libros contables y auxiliares
OPCIONES DE RESPUESTA
Ítems
Si No
Total 1 2
Fa Fr Fa Fr Fa Fr
19) ¿Se hallan libros de inventario dentro de la organización?
8,00
100,00
0,00
0,00
8
100
20) ¿Razona que es adecuado el registro manual de los inventarios?
3,00
37,50
5,00
62,50
8
100
21) ¿Cree que los registros contables de inventarios son reales?
3,00
37,50
5,00
62,50
8
100
Total
14,00
175,00
10,00
125,00
24
300
Media
4,67
58,33
3,33
41,67
8
100
100,00
Fuente: Elaboración propia (2012) Leyenda. FA: Frecuencia Absoluta FR: Frecuencia Relativa
Esta tabla representa el comportamiento del indicador libros contables y auxiliares,
donde se refleja un 58,33% para la opción de respuesta SI y un 41,67% para respuesta
NO. Se demuestra que el indicador ya mencionado la población está de acuerdo con la
opción SI.
77
Tabla 8. Indicador: Toma física
OPCIONES DE RESPUESTA
Ítems
Si No
Total 1 2
Fa Fr Fa Fr Fa Fr
22) ¿Se verifican periódicamente los inventarios de mercancía a manera de cotejar el inventario en sistema?
4,00
50,00
4,00
50,00
8
100
23) ¿Los artículos a inventariar se identifican adecuadamente?
2,00
25,00
6,00
75,00
8
100
24) ¿Cree las diferencias de inventario al realizar los conteos dobles se auditan de inmediato?
2,00
25,00
6,00
75,00
8
100
Total
8,00
100,00
16,00
200,00
24
300
Media
2,67
33,33
5,33
66,67
8
100
100,00
Fuente: Elaboración propia (2012) Leyenda. FA: Frecuencia Absoluta FR: Frecuencia Relativa
En la tabla anterior se presenta el comportamiento la toma física, donde un
33,33% de la población respondió SI, mientras que un 66,67% respondió NO. Según
estos resultados el indicador de la toma física tiende a ubicarse entre la opción de
respuestas NO con un 66,67%.
78
Tabla 9. Indicador: Protección de activos
OPCIONES DE RESPUESTA
Ítems
Si No
Total 1 2
Fa Fr Fa Fr Fa Fr
25) ¿Se han adecuado las medidas necesarias contra robos e incendios?
7,00
87,50
1,00
12,50
8
100
26) ¿Se han implementado mecanismos de seguridad a manera de evitar accidentes en el caso de la manipulación con los químicos?
8,00
100,00
0,00
0,00
8
100
27) ¿Hay existencia de un proceso de supervisión periódico del estado de la mercancía?
2,00
25,00
6,00
75,00
8
100
Total
17,00
212,50
7,00
87,50
24
300
Media
5,67
70,83
2,33
29,17
8
100
100,00
Fuente: Elaboración propia (2012) Leyenda. FA: Frecuencia Absoluta FR: Frecuencia Relativa
En la tabla 9 se indica el comportamiento del indicador protección de activos, en la
cual se observa que un 70,83% de la población se inclino por la opción SI y 29,17% por
la opción NO. Se refleja que el indicador tiene tendencia a la opción SI con un 70,83%.
79
Tabla 10. Indicador: Métodos de inventario
OPCIONES DE RESPUESTA
Ítems
Si No
Total 1 2
Fa Fr Fa Fr Fa Fr
28) ¿Conoce usted que métodos de inventario de mercancía se llevan en la empresa?
2,00
25,00
6,00
75,00
8
100
29) ¿El método de inventario que se aplica en la empresa es el indicado?
2,00
25,00
6,00
75,00
8
100
30) ¿Considera que los precios de venta utilizados van de acuerdo al costo de adquisición de la mercancía?
6,00
75,00
2,00
25,00
8
100
Total
10,00
125,00
14,00
175,00
24
300
Media
3,33
41,67
4,67
58,33
8
100
100,00
Fuente: Elaboración propia (2012) Leyenda. FA: Frecuencia Absoluta FR: Frecuencia Relativa
En esta tabla se observa cómo se comporta el indicador métodos de inventario,
donde queda demostrado que el 41,67% de la población indicó la opción SI y un
58,33% con la opción NO. Por tanto el indicador tiene tendencia con la opción NO.
80
Tabla 11. Indicador: Valor neto de realización
OPCIONES DE RESPUESTA
Ítems
Si No
Total 1 2
Fa Fr Fa Fr Fa Fr
31) ¿Piensa que se toman previsiones en el caso de existir mercancía dañada en busca de evitar posibles pérdidas?
5,00
62,50
3,00
37,50
8
100
32) ¿Considera que el costo de los inventarios han sido influenciados por las fluctuaciones del mercado?
7,00
87,50
1,00
12,50
8
100
33) ¿Considera que las fluctuaciones de los precios han desmejorado la posición dentro del mercado y la fluidez de la mercancía?
5,00
62,50
3,00
37,50
8
100
Total
17,00
212,50
7,00
87,50
24
300
Media
5,67
70,83
2,33
29,17
8
100
100,00
Fuente: Elaboración propia (2012) Leyenda. FA: Frecuencia Absoluta FR: Frecuencia Relativa
El comportamiento del indicador valor neto de realización, se observa en la tabla
anteriormente descrita, donde el 70,83% de la población respondió SI y un 29,17%
respondió NO. Según estos resultados éste indicador tiende a ubicarse con un 70,83%
por la opción SI.
81
Tabla 12. Indicador: Determinación de costos
OPCIONES DE RESPUESTA
Ítems
Si No
Total 1 2
Fa Fr Fa Fr Fa Fr
34) ¿Los costos de adquisición de la mercancía se toman en cuenta tanto el precio de compra y todos los sumados para la venta?
5,00
62,50
3,00
37,50
8
100
35) ¿En los costos de los inventarios son incluidos los costos incurridos por el personal involucrado en la prestación del servicio?
3,00
37,50
5,00
62,50
8
100
36) ¿El costo de lo inventarios es medido en base a los costos para su producción?
6,00
75,00
2,00
25,00
8
100
Total
14,00
175,00
10,00
125,00
24
300
Media
4,67
58,33
3,33
41,67
8
100
100,00
Fuente: Elaboración propia (2012) Leyenda. FA: Frecuencia Absoluta FR: Frecuencia Relativa
En la tabla anterior se expresa el comportamiento del indicador determinación de
costos, se obtuvo que el 58,33% de la población se inclino´ por la opción SI y un
41,67% hacia la opción NO. De acuerdo a estos resultados dicho indicador tiende a la
opción SI con un 58,33%.
82
Dimensión: Factores de Riesgo
Tabla 13. Indicador: Entradas y salidas
OPCIONES DE RESPUESTA
Ítems
Si No
Total 1 2
Fa Fr Fa Fr Fa Fr
37) ¿Se registra la compra de mercancía a través de pedidos y notas de entrada al almacén?
6,00
75,00
2,00
25,00
8
100
38) ¿Se supervisan las salidas de mercancía a través de pedidos de clientes u órdenes de entrega?
7,00
87,50
1,00
12,50
8
100
39) ¿Se verifican las entradas y salidas de mercancía estando debidamente autorizadas?
7,00
87,50
1,00
12,50
8
100
Total
20,00
250,00
4,00
50,00
24
300
Media
6,67
83,33
1,33
16,67
8
100
100,00
Fuente: Elaboración propia (2012) Leyenda. FA: Frecuencia Absoluta FR: Frecuencia Relativa
En la tabla 13 se muestra el comportamiento del indicador entradas y salidas,
donde el 83,33% corresponde a la opción SI y el 16,67% a la opción NO. Dichos
resultados se ubican con un 83,33% con la opción SI.
83
Tabla 14. Indicador: Almacenamiento
OPCIONES DE RESPUESTA
Ítems
Si No
Total 1 2
Fa Fr Fa Fr Fa Fr
40) ¿El almacenamiento de mercancía se hace de manera ordenada?
5,00
62,50
3,00
37,50
8
100
41) ¿Considera que se agrupa la mercancía de acuerdo al estado de conservación y antigüedad del producto?
4,00
50,00
4,00
50,00
8
100
42) ¿Los inventarios están clasificados por ítems y debidamente identificados?
3,00
37,50
5,00
62,50
8
100
Total
12,00
150,00
12,00
150,00
24
300
Media
4,00
50,00
4,00
50,00
8
100
100,00
Fuente: Elaboración propia (2012) Leyenda. FA: Frecuencia Absoluta FR: Frecuencia Relativa
El comportamiento del indicador almacenamiento se observa en la tabla anterior,
donde el 50% corresponde a la opción SI y el otro 50% a la opción NO. Indicando que
existe una inclinación igual por ambas opciones.
84
Tabla 15. Indicador: Niveles máximos y mínimos
OPCIONES DE RESPUESTA
Ítems
Si No
Total 1 2
Fa Fr Fa Fr Fa Fr
43) ¿Han existido excedentes de inventarios?
3,00
37,50
5,00
62,50
8
100
44) ¿Cree que la falta de inventario ha incidido en la disminución de las ventas y pérdidas de clientela?
7,00
87,50
1,00
12,50
8
100
45) ¿Existen Sistemas automatizados a manera de determinar y efectuar controles administrativos?
7,00
87,50
1,00
12,50
8
100
Total
17,00
212,50
7,00
87,50
24
300
Media
5,67
70,83
2,33
29,17
8
100
100,00
Fuente: Elaboración propia (2012) Leyenda. FA: Frecuencia Absoluta FR: Frecuencia Relativa
La tabla 15 representa el comportamiento del indicador niveles máximos y
mínimos, el cual se ve reflejado un 70,83% de la población hacia la opción SI y un 29,17
hacia la opción NO. En vista de estos resultados, se observa que la tendencia del
indicador es por la opción SI con un 70,83%.
85
Tabla 16. Indicador: Obsolescencia
OPCIONES DE RESPUESTA
Ítems
Si No
Total 1 2
Fa Fr Fa Fr Fa Fr
46) ¿El vencimiento de los productos de existir cree que se origina por falta de conservación de los almacenes?
3,00
37,50
5,00
62,50
8
100
47) ¿La obsolescencia de los inventarios ha mermado a causa de la preferencia o el gusto de los clientes?
3,00
37,50
5,00
62,50
8
100
48) ¿Se toman precauciones al momento de generarse un costo de mantenimiento de los inventarios por concepto de obsolescencia de mercancía?
3,00
37,50
5,00
62,50
8
100
Total
9,00
112,50
15,00
187,50
24
300
Media
3,00
37,50
5,00
62,50
8
100
100,00
Fuente: Elaboración propia (2012) Leyenda. FA: Frecuencia Absoluta FR: Frecuencia Relativa
En la tabla 16 se indica el comportamiento del indicador obsolescencia, donde el
37,50% de la población dijo SI y el 62,50% dijo NO. Por lo tanto, el indicador se inclina
por la respuesta NO con un 62,50%.
86
Variable: Sistema de Control Interno
Tabla 17. Dimensión: Componentes del sistema de control interno
OPCIONES DE RESPUESTA
| Si No
Total 1 2
Fa Fr Fa Fr Fa Fr
Ambiente de Control
4,33 54,17 3,67 45,83 8 100
Evaluación del Riesgo
4,33 54,17 3,67 45,83 8 100
Actividades de Control
4,00 50,00 4,00 50,00 8 100
Comunicación
5,00 62,50 3,00 37,50 8 100
Supervision
4,67 58,33 3,33 41,67 8 100
Total 22,33 279,17 17,67 220,83 40 500
Media 4,47 55,83 3,53 44,17 8 100
100,00
Fuente: Elaboración propia (2012) Leyenda. FA: Frecuencia Absoluta FR: Frecuencia Relativa
En la tabla 17, se representa el comportamiento de la dimensión componentes del
sistema de control interno, donde la dimensión se enmarca en la opción de respuesta SI
con un 55,83% y la respuesta NO con un 44,17%. Esto tiende a indicar que la
evaluación del ambiente de control, evaluación del riesgo, actividades de control,
comunicación y supervisión, con un 55,83% son bien vistas por la población de estudio.
87
Tabla 18. Dimensión: Controles internos contables
OPCIONES DE RESPUESTA
Indicadores
Si No
Total 1 2
Fa Fr Fa Fr Fa Fr
Registros
3,33 41,67 4,67 58,33 8 100
Libros Contables y Auxiliares
4,67 58,33 3,33 41,67 8 100
Toma Física
2,67 33,33 5,33 66,17 8 100
Protección de Activos
5,67 70,83 2,33 29,17 8 100
Métodos de Inventario
3,33 41,67 4,67 58,33 8 100
Valor Neto de Realización
5,67 70,83 2,33 29,17 8 100
Determinanión de Costos
4,67 58,33 3,33 41,67 8 100
Total 30,01 374,99 25,99 324,51 56,00 700,00
Media 4,29 53,64 3,71 46,36 8 100
100,00
Fuente: Elaboración propia (2012) Leyenda. FA: Frecuencia Absoluta FR: Frecuencia Relativa
88
En la tabla 18 se representa el comportamiento de la dimensión de controles
internos contables, donde la dimensión se enmarca en la opción de respuesta SI con un
53,64% y la respuesta NO con un 46,36%. Esto tiende a indicar que la evaluación de
los registros libros contables y auxiliares, la toma física, protección de activos, métodos
de inventario, valor neto de realización y determinación de costos con un 53,64%
demuestra que los indicadores estudiados son bien aplicados dentro de la empresa.
89
Tabla 19. Dimensión: Factores de riesgo
OPCIONES DE RESPUESTA
Indicadores
Si No
Total 1 2
Fa Fr Fa Fr Fa Fr
Entradas y salidas
6,67 83,33 1,33 66,67 8 100
Almacenamiento
4,00 50,00 4,00 50,00 8 100
Niveles máximos y mínimos
5,67 70,83 2,33 29,17 8 100
Obsolescencia
3,00 37,50 5,00 62,50 8 100
Total 19,34 241,66 12,66 208,34 32,00 400,00
Media 4,84 60,42 3,17 39,58 8 100
100,00
Fuente: Elaboración propia (2012) Leyenda. FA: Frecuencia Absoluta FR: Frecuencia Relativa
En la tabla 19 se representa el comportamiento de la dimensión de factores de
riesgo, donde la dimensión se enmarca en la opción de respuesta SI con un 60,42% y la
respuesta NO con un 39,58%. Esto tiende a indicar que las entradas y salidas,
almacenamientos, niveles máximos y mínimos y obsolescencia con un 60,42% indica
que existen verdaderas fallas en el control de entradas y salidas de mercancía,
descontrol para los niveles de compras, mal almacenamiento, desmejora en la falta de
conservación de los productos por parte de la obsolescencia.
90
Tabla 20. Variable: Sistema de control interno
OPCIONES DE RESPUESTA
Dimensiones
Si No
Total 1 2
Fa Fr Fa Fr Fa Fr
Componentes del sistema de control interno
4,47 85,83 3,53 44,17 8 100
Controles internos contables
4,29 53,57 3,71 46,36 8 100
Factores de Riesgo
4,84 60,42 3,17 52,09 8 100
Total 13.60 199.82 10.41 142.62 24 300
Media 4,53 66.61 3.47 33,49 8 100
100,00
Fuente: Elaboración propia (2012) Leyenda. FA: Frecuencia Absoluta FR: Frecuencia Relativa
Después de analizada la variable del sistema de control interno en la tabla 20, se
observa que un 66,61% por la opción de respuesta SI y un 33,49% la opción NO. Se
concluye, que la tendencia de la variable evaluación de desempeño se ubica en un
66,61%, entre la opción de respuesta SI, reflejando los resultados la importancia que
tiene el sistema de control interno dentro de los procesos en una organización en el
área de los inventarios de mercancía en la empresa VYF Distributor, C.A.
91
6.1- Discusión de los Resultados
Objetivo Específico No. 1
Como primer objetivo de la investigación, se plateó describir los indicadores
referentes a los Componentes del Sistema de Control Interno tales como: Ambiente de
Control, Evaluación del Riesgo, Actividades de Control, Comunicación y Supervisión,
desarrollados en la empresa VyF Distributor, C.A. en el área del control interno de los
inventarios de mercancía .
Para el indicador de Ambiente de Control, manifestó una tendencia positiva que
se ubica en un 54,17%, lo cual indica que se cumple y es aceptado en la organización.
Tal como lo expone Estupiñán, (2006) que el ambiente de control consiste en el
establecimiento de un entorno que estimule e influencie la actividad del personal con
respecto al control de sus actividades. Así mismo es en esencia el principal elemento
sobre el que se sustenta o actúan los otro cuatros componentes, para que se den los
objetivos del control, considerando que se enfoca en proveer disciplina a nivel de las
estructura de las actividades del negocio, se asigna autoridad y responsabilidad, se
organiza y se desarrolla a la gente, se comparten y comunican valores y creencias, así
mismo el personal toma consciencia de la importancia del control.
Por su parte presenta una tendencia negativa de un 45,83% expresada
mayormente en la asignación de autoridad y responsabilidad acorde a la estructura
organizacional. Así como lo afirma Pany y Whittington, (2005) la designación de
autoridad y control mejora a medida que la estructura organizacional del cliente es
apropiada y los niveles de autoridad y de responsabilidad en las actividades de compra
y otros departamentos tienen comunicación.
Se puede concluir que los resultados obtenidos comparándolos con la teoría
expuesta por Pany y Whittington , (2005) que el ambiente de control refleja la actitud,
acciones y objetivos globales de los directivos y demás de la organización, ante la
92
importancia del control y la forma de utilizarlo dentro de la organización, están alineados
con los objetivos netamente de la empresa.
Con respecto al indicador Evaluación del Riesgo, se observó que los resultados
obtuvieron una tendencia positiva de un 54.17%, considerando lo platea Estupiñán,
(2006) permite la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logros de
objetivos, así también la base para minimizar los riegos, aportando los mecanismos
necesarios para identificarlos y manejarlos tanto los que influyen dentro como fuera de
la organización.
Por lo consiguiente a ello el indicador tiene una tendencia negativa de un 45,83%
dado por alto índice de obsolescencia lo cual representa un riesgo interno para con la
organización. Partiendo de las consideraciones Perdomo, (2004) expone que partiendo
del hecho de que una organización se enfrenta a una serie de riesgos tanto externos
como internos, es por ello que la evaluación de riesgos es la identificación y análisis de
aquello que se relacionan con el logro de objetivos, formando la base necesaria para
tener control de ellos, pues la administración debe identificarlos y analizarlos, cuantificar
su magnitud y proyectar su probabilidad y sus posibles consecuencias.
En este sentido los resultados obtenidos están aliados a las teorías antes
expuestas ya que se permite identificar los riesgos relevantes en busca de
minimizarlos e identificarlos tanto dentro o fuera de la organización, asociados al logro
de objetivos en busca de formar las bases necesarias para su control a través de
procesos continuos. Exceptuando que existe una debilidad por parte de niveles de
obsolescencia de inventario que se deben subsanar a tiempo debido a que representan
un alto índice de descontrol y es un factor interno relevante para el proceso operativo de
la empresa.
En función al indicador de Actividades de Control, se evidenció una tendencia
positiva del 50% exponiendo que existe segregación de funciones para con el proceso
de compras. Partiendo de lo expuesto por Estupiñán, (2006) las actividades de control
93
Son aquellas que realizan la gerencia y demás personal de la organización para
el cumplimiento diario de las actividades, expresadas en las políticas, sistema y
procedimientos en conjunto con todo el personal de la organización, incluyendo
actividades preventivas como aprobación y autorizaciones, reconciliaciones,
segregación de funciones, salvaguardar activos, indicadores de desempeño, fianzas y
seguros.
No obstante presenta una tendencia negativa de un 50% considerando que hay
poca relación entre el proceso de compras y ventas así como existe cierta discordancia
en relación al flujo de salida y entrada de mercancía. Perdomo, (2004) plantea que las
actividades de control de la administración de alto nivel deben considerar revisiones de
reportes y de otra información referente a: seguimientos de las iniciativas principales
como el desarrollo de sistemas y al análisis de cifras reales contra las presupuestadas.
Tomando en cuenta la revisión de reportes de actuación como: productividad, flujos
diarios de efectivo y la conformidad entre otras.
El indicador Comunicación obtuvo una tendencia positiva de un 62,50% , por lo
tanto la organización presenta comunicación en todos los niveles organizacionales y
así como entes externos tales como proveedores de acuerdo a los información y
procesos que debe manejar cada uno de ellos .Tal como lo expone Estupiñan ,(2006)
en todos los niveles de la organización deben existir canales adecuados para que el
personal conozca sus responsabilidades sobre el control de sus actividades ,
comunicando los aspectos relevantes del sistema del control interno , representando los
medios de información relativa a los clientes , proveedores , contratistas, entre otros.
Considerando el hecho de que debe existir para control de una entidad y para la
toma de decisiones correctas respecto a la obtención, uso y aplicación de los recursos,
se debe disponer de información adecuada y oportuna, solo eso se logra a través de un
proceso de comunicación organizacional.
94
El indicador Supervisión presenta una tendencia positiva de un 58,33% afirmando
que es el paso esencial y primordial en el sistema de control interno debido a la
identificación de debilidades , errores que se den en los controles internos para con la
consecución de objetivos, además de brindarles beneficios de mayor control a la alta
gerencia.
Tal como nos infiere Fonseca, (2011) que el sistema de monitoreo o supervisión
es un proceso que permite evaluar la calidad del control interno a través del tiempo ,
trabajando de manera conjunta con el resto de los componentes del control interno a
manera de proponer seguridad razonable para la consecución de objetivos
organizacionales, permitiendo la búsqueda o corrección de deficiencias o debilidades
identificadas que permitan ser subsanadas a tiempo para dar paso a la continuidad de
objetivos.
Por lo contrario el indicador supervisión presenta una tendencia negativa de un
41,67% ya que al momento la gerencia no subsana a tiempo cualquier debilidad que
presentes los inventario de mercancía , factor de mucha relevancia a nivel
organizacional ya que esto infiere en los controles sistemáticos de los inventarios de
mercancía , existencias erradas y falta de calificación al momento de asignar mercancía
o incluso facturar mercancía que no se encuentra en los almacenes de la organización .
Estupiñan, (2006) plantea que la realización de las actividades diarias permiten
observar si efectivamente los objetivos de control se están cumpliendo, es así como los
niveles de supervisión desempeñan un papel muy importante ya que ellos son quienes
deben concluir si el sistema de control fue efectivo o dejo de serlo, para de tal forma
tomar las acciones de corrección o mejoramiento que el caso exija.
Una vez analizados los cinco indicadores se puede deducir que la empresa VyF
Distributor, C.A. cuenta con un seguimiento eficaz y oportuno en sus procesos de
sistema de control interno lo cual permite cumplir claramente con las expectativas de la
organización con un 55,83% de tendencia positiva, en cierta parte presenta debilidades
95
notorias con un 44,17% en la designación de autoridad y responsabilidad en armonía a
la estructura organizacional, alto índice de obsolescencia lo cual representa un riesgo
interno para con la organización, poca relación entre el proceso de compras y ventas
así como existe cierta des variancia en relación al flujo de salida y entrada de
mercancía, falta de control de la gerencia al momento de tomar decisiones para
subsanar cualquier falla de control interno en los inventarios de mercancía.
Objetivo Específico No. 2
Como segundo objetivo de la presente investigación, se plantearon los Controles
Internos Contables tales como: Registros, Libros Contables y Auxiliares, Toma Física,
Protección de Activos, Métodos de Inventarios, Valor neto de Realización y
Determinación de Costos.
Para el indicador Registros de la dimensión Controles Internos Contables su
conducta estadística nos inclina a un resultado negativo estimado en un 58,33% donde
la empresa presenta ciertas debilidades para con el registro de los inventarios , por falta
en los procesos del almacenamiento de los inventarios, falta de identificación de la
mercancía , situación que es de relevante importancia tal como lo afirma Mantilla y
Cante, (2005) quienes sugieren que los registros de inventarios pueden correlacionarse
con los registros de pedidos pendientes, mostrando en las tarjetas de inventario las
cantidades que han sido pedidas, para contribuirá a evitar la sobre existencia de
mercancía.
El indicador presenta una tendencia positiva de un 41,67% debido a que se llevan
órdenes de compras al momento de realizar cualquier pedido de la mercancía, esto
permite su oportuno registro de la entrada de mercancía al almacén.
En este sentido el registro de inventarios a nivel contable debe hacerse con sumo
cuidado en lo referente a sus operaciones tales como adquisición, devolución, rebajas y
descuentos. En los procesos de almacenaje deben tenerse por separado, dependiendo
96
de la variedad de inventario, debe haber un custodio principal, su control debe ser a
través de informes semanales y tarjetas de almacén que permitan un mejor manejo,
coberturas de seguro y las fluctuaciones de cantidades de mercancía y precios.
Ahora bien, para el indicador Libros Contables y Auxiliares este presenta una
tendencia positiva marcada por un 58,33% ya que la empresa cuenta con el registro de
los libros legales adecuadamente , a su vez atendiendo a las consideraciones de
Lizcano, (2005) dice que el libro de inventarios y cuentas anuales se establece la
necesidad de que la empresa lo abra con un balance inicial detallado, y que con una
periodicidad trimestral, donde se vayan transcribiendo en el mismo los balances de
comprobación de sumas y saldos, incluyendo con una frecuencia anual en dicho libro
el inventario de cierre de ejercicio, así como cuentas anuales, estado de ganancias y
pérdidas.
También presenta una tendencia negativa de un 41,67% donde expresa que la
empresa no tiene un adecuado registro manual de los inventarios considerando que
presenta sus libros legales, existe poca correlación sistemática de los inventarios.
En otro sentido para la Toma Física presentó una tendencia negativa de un
66,67% debido a que en sus procesos no se cumplen del todo , ya que los inventarios
no se realizan periódicamente , la empresa al hacer inventario no cesa sus actividades
comerciales , los artículos a inventariar no se identifican adecuadamente y en el caso
de existir alguna falta en la toma física en relación al inventario sistemático no se
subsanan a tiempo , tal como lo infiere Mendivil, (2002) la toma de inventarios es el
recuento de los materiales a una fecha dada que efectúa una empresa para determinar
las cantidades reales existentes.
Para efectos de la toma de inventarios se debe realizar conteos selectivos, así
mismo su observación se hace para ratificar lo adecuado de esta, verificando si las
introducciones dadas para la misma se respetan y si el personal encargado desarrolla
su labor con el cuidado necesario.
97
Para concluir es necesario tomar las medidas necesarias para buscar obtener una
toma física eficaz donde se debe considerar: que el arreglo físico de los artículos sean
adecuados, segregar el artículo en males estado y obsoleto, controlar las tarjetas de
inventarios, comprobar las cantidades inventariadas y hacer un corte adecuado. Así
mismo evaluando posteriormente las cantidades, operaciones aritméticas y valuación
de las relaciones de inventario.
En el indicador Protección de Activos estadísticamente este presenta una
tendencia positiva de un 70,83% esto es ventajoso debido a que la empresa ha tomado
las precauciones necesarias en cuanto a tener un seguro que cubra cualquier robo o
siniestro que se presente , tomando las medidas necesarias para salvaguardar la
mercancía en caso de algún incendio , considerando las normas en las cuales debe
mantenerse la misma , aun más presenta mecanismos de seguridad , alarmas, claves
de acceso , personal autorizado a los almacenes ; también tiene precaución en las
áreas donde se encuentran resguardados los productos químicos .
Tal como infiere De la Peña, (2010) que la protección de activos es una de las
áreas más importantes en la mayoría de las empresas, en relación al control interno
organizacional que incluye una protección física mediante las correspondientes
medidas de seguridad , jurídica mediante sus inscripción en los registros
correspondientes y económicas mediante la contratación oportuna de pólizas de
seguro.
Por su parte el indicador Métodos de Inventario demostró una tendencia negativa
de un 58,33% debido a que el personal tiene desconocimiento del método de inventario
a aplicar en la organización, motivo de interés ya que todos los departamentos de la
misma deben tener conocimientos idóneos para su aplicación, con una mala aplicación
traería consecuencias irrelevante en el control interno de los inventarios de mercancía.
El método aplicado en la empresa es el PEPS (Primero en entrar, Primero en
Salir). Tal como lo plantea La NIC 2 en la fórmula FIFO, que asume que los productos
98
en inventarios comprados o producidos antes, serán vendidos en primer lugar y,
posteriormente, que los productos que queden en la existencia final serán los
producidos o comprados más recientemente.
Para concluir la mala aplicación del método de inventario traería como
consecuencia descontrol en los inventarios, obsolescencia de mercancía, en el caso de
existir cambios del mercado en relación a modas o estilos de presentación eso alteraría
el proceso de ventas a nivel de comercialización de productos que están fuera de las
líneas de producción, descontrol en el vencimiento de los productos, descontrol de
costos y precios, descontrol en los niveles de rentabilidad de la mercancía. Por ello es
necesario que el personal tenga los conocimientos idóneos para la aplicación del
mismo.
Así como también se estudio el indicador Valor Neto de Realización que tuvo un
comportamiento positivo de un 70,83%, tomando en cuenta que la empresa al momento
de existir alguna mercancía dañada no es repuesta a tiempo.
No obstante hay que tomar en cuenta que los costos de la mercancía han sido
influenciados por las fluctuaciones del mercado, la cual es poco medible ya que son
factores externos que se escapan de las manos de la organización y más aun
considerando la actividad a la cual esta se dedica, razón a ello ha desmejorado la
fluidez y la posición en el mercado de la empresa, generando y siendo un factor
probablemente causante de los niveles de obsolescencia en la empresa.
Afirmando aun más la teoría expuesta por parte la NIC 2,quien nos dice que el
costo de los inventarios puede no ser recuperable en caso de que los mismos estén
dañados, si han devenido parcial o totalmente obsoletos, o bien si sus precios de
mercado han bajado. Asimismo, el costo de los inventarios puede no ser recuperable si
los costos estimados para su terminación o su venta se han agrandado.
99
Como último indicador de los controles internos contables está la Determinación
de Costos lo que presento una tendencia positiva de un 58,33%, ya que los costos de
adquisición de la mercancía en la empresa se toman en cuenta el precio de la compra
así como todos los costos sumados para la venta, así también los incurridos por el
personal necesario para la prestación del servicio, cumpliendo la teoría que los costos
de los inventarios son medidos en base a los costos para su producción. Esto partiendo
de las consideraciones expuesto por la NIC 2.
Por lo antes expuesto, se pudo evidenciar que el comportamiento de la dimensión
de Controles Internos Contables, se enmarca con una tendencia positiva con un 53,64%
y una tendencia negativa de un 46,36%. Esto tiende a indicar que la evaluación de los
registros, Libros Contables y auxiliares, la toma física, Protección de activos, métodos
de inventario, valor neto de realización y determinación de costos, de la empresa VyF
DISTRIBUTOR, C.A. lo que demuestra es que los indicadores estudiados son bien
aplicados mayormente. Pero a su vez extenuando que presenta ciertas debilidades
para con el registro de los inventarios, en cuanto al almacenamiento de la mercancía,
falta de identificación, no existe un adecuado registro manual de los inventarios, así
mismo el personal tiene desconocimiento del método de inventario a aplicar.
Objetivo Específico No. 3
Para continuar con los resultados de la investigación se plateo el tercer objetivo
Factores de Riesgo realizándose el estudio de los indicadores tales como Entradas y
Salidas, Almacenamiento, Niveles Máximos y Mínimos, y Obsolescencia.
El estudio del indicador Entradas y Salidas de Mercancía arrojó un resultado de
un 83,33% considerándose una tendencia positiva, ya que para el proceso de entrada
de la mercancía se realiza a través de pedidos y notas de entregas, se supervisan las
salidas de mercancía a través de ordenes de compras, ambas debidamente autorizadas
tanto la compra como la venta de la mercancía.
100
Cumpliendo con la teoría de Perdomo, (2004) que las entradas son controladas
por las compras y producción; el control de salidas será a través de las ventas. Para el
control de las compras es necesario: pedido de compra al proveedor, órdenes de
compra, orden de producción, recepción de unidades por el almacenista, nota de
entrada al almacén, nota de remisión del proveedor, factura del proveedor y registro de
compras. Luego para las ventas se requiere pedido de los clientes, ordenes de entrega,
ordenes de embarque, nota de remisión de venta, factura de venta y registro de ventas.
El indicador Almacenamiento mostró una tendencia positiva de 50% donde la
mercancía se ordena por grupos, en varios depósitos ordenas según su tipo y uso.
También presento una tendencia negativa de un 50% ya que no se toma en
cuenta el estado de conservación ni antigüedad del producto, a pesar de ello están
clasificados más no identificados.
El proceso de almacenamiento es imprescindible tal como lo infiere Perdomo,
(2004) que se debe realizar de manera ordenada, que se haga un recuento periódico, el
conteo se hará con el personal que conozca la mercancía, calificándose el estado de
conservación y antigüedad. Es importante que al departamento del almacén solo tenga
acceso el personal autorizado, quien será el afianzado del mismo.
Es por ello que la empresa a pesar de tener una tendencia positiva de un 50%
también presenta una tendencia negativa de un 50% ya que la mercancía no se
identifica, no se toman precauciones de antigüedad y conservación esto representa
una desventaja para la organización y por tanto descontrol en el almacenamiento de la
misma, también es importante considerar el espacio físico que existe en los depósitos
de la empresa no es el adecuado para llevar el control que se debe tener.
Como el tercer indicador del objetivo están los Niveles Máximos y Mínimos donde
reflejó una tendencia positiva de un 70,83% , dado por la existencia de sistemas
automatizados a manera de determinar y efectuar controles administrativos ; más sin
101
embargo la empresa presenta excedentes de inventarios, así también escasez de
productos que han originado deficiencia en las ventas y pérdidas de clientela.
Tal como lo explica Granados, (2002) que en los casos de existir excedentes de
inventario, traería repercusiones importantes a nivel de los materiales o mercancía
pueden volverse obsoletos, se incurren gasto excesivos de almacenaje, si los
inventarios son delicados se corre el riesgo de su deterioro, es imposible que los
excedentes de inventario bajen de precio debido a las flotaciones de precios en el
mercado, lo cual repercute en pérdidas para la empresa.
Como ultimó indicador, la obsolescencia se pudo evidenciar una tendencia
negativa de 62,50%, donde la empresa no toma precauciones al momento de
generarse un costo adicional al existir obsolescencia y de cierta manera otros factores
como la escasez de los productos cotidianos al sustituirlos por otros han generado que
la obsolescencia aumente por parte del gusto de los clientes.
Tal como lo infiere Navarro, (1999) en las organizaciones existe un riesgo de que
los materiales almacenados se vuelvan obsoletos, quizás debido a factores tales como:
moda, los avances tecnológicos, la antigüedad, o pérdida de las especificaciones de
calidad de los materiales. Razón por la cual la organización debe tomar su debida
precaución contemplándose un porcentaje del costo de mantenimiento de los
inventarios por obsolescencia de inventario.
Para concluir es necesario la existencia de los controles de obsolescencia
mediante la medición de factores tales como: la compra de mercancía, considerando la
cartera de clientes, pedidos mensuales, niveles de posicionamiento en el mercado,
vencimiento. Factores que permitan a su vez la rotación idónea de los inventarios, así
mismo que le permita a la empresa elevar sus índices de rentabilidad.
102
Objetivo Específico No. 4
Para concluir se recomienda proponer Lineamientos de Control Interno para los
inventarios de mercancía de la empresa VYF DISTRIBUTOR, C.A.
Una vez obtenidos y analizados los resultados a través de la aplicación del
instrumento de investigación diseñado, surge la necesidad de proponer lineamientos de
control interno que permitan optimizar las operaciones efectuadas en los inventarios de
mercancía de VYF Distributor, C.A. como resultado y aporte de esta investigación se
muestran a continuación los lineamientos para cada componente.
103
CUADRO DE LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS INVENTARIOS
LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Indicador: AMBIENTÉ DE CONTROL
1. Todos los miembros de la organización durante el desempeño de sus
actividades deben conocer las pautas éticas de la empresa y los valores
asociados a la gerencia
2. Crear comunicados fortaleciendo los valores éticos y de conducta.
3. Definir en todo momento las líneas de responsabilidad por cargos,
departamentos y áreas.
4. Dar a conocer a todos los empleados de manera concreta como está
conformada la empresa y sus niveles de responsabilidad.
5. Crear un comité de auditoría, para hacer seguimiento y revisiones periódicas a
las operaciones ejecutadas.
6. Crear un departamento de auditoría Interna, que permita hacer evaluaciones
continuas a las operaciones o actividades efectuadas y a su vez proponer
correctivos necesarios a las debilidades encontradas.
7. Dar a conocer a la directiva o gerencia las actividades ejecutadas en la empresa
y sus resultados de manera oportuna y periódica.
8. Designar autoridad y responsabilidad acorde a la estructura Organizacional.
Elaborado por:
Aprobado por: Revisado por: Autorizado por:
104
LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Indicador: EVALUACIÓN DE RIESGOS
1. Evaluar los riesgos y dar respuestas a los mismos para prevenir pérdidas Los inventarios de mercancía, para evitar obsolescencias.
2. Velar por el cumplimiento de las normas y políticas internas de la empresa. 3. Análisis de los factores de riesgos internos y externos para la toma de
decisiones pertinentes. 4. Evaluar el proceso de compras en relación a la fluidez de las ventas. 5. Tratar de incrementar su solidez financiera en pro de su crecimiento como
distribuidor exclusivo de marcas Riesgos asociados a las operaciones:
1. Contar con recursos disponibles para responder ante cualquier siniestro o contratiempo que contravenga el flujo de las operaciones y generen perdidas irreparables a la empresa.
2. Evaluar los riesgos y dar respuestas a los mismos para prevenir pérdidas de los inventarios de mercancía. Riesgos asociados a la información financiera:
3. Velar por el cumplimiento de las normas de contabilidad vigentes en relación al control de los inventarios.
4. Presentar información financiera veraz, oportuna, y confiable. Riesgos asociados al cumplimiento de leyes y reglamentos:
5. Cumplir con las leyes, normativas y estatutos Venezolanos y la empresa 6. Análisis de los factores de riesgos internos y externos para la toma de
decisiones pertinentes, como de incrementar su solidez financiera en pro de su crecimiento como distribuidor exclusivo de marcas.
Elaborado por:
Aprobado por: Revisado por: Autorizado por:
105
LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Indicador: ACTIVIDADES DE CONTROL
1. Dar a conocer a los empleados las políticas de aprobación y autorización en el
proceso de compras. 2. Comprobar la exactitud, totalidad y autorización de las transacciones
realizadas.
3. Realizar análisis periódicos y continuos de las operaciones o procedimientos.
4. Realizar controles físicos de los inventarios de mercancía.
5. Realizar seguimientos y revisión por parte de los responsables de las diversas funciones y actividades.
6. Evaluar diariamente el flujo de salida y entrada de mercancía.
7. Evaluar el proceso de compras en base a la fluidez de las ventas.
Elaborado por:
Aprobado por: Revisado por: Autorizado por:
106
LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Indicador: COMUNICACIÓN
1. Crear información en todos los niveles a manera de ayudar a la alta gerencia para con el cumplimiento de objetivos y toma de decisiones.
2. Dar a conocer al personal como están relacionadas sus actividades con el trabajo de los demás.
3. Dar a conocer las vías o canales de comunicación dentro de la empresa.
4. Refrescar los controles internos al personal sobre los lineamientos que se deben tener para con el control de los inventarios.
5. Crear mayor control sobre el procesamiento de datos y seguridad sistemática de los inventarios.
Crear canales de comunicación abiertos para todos los niveles de la organización desde lo más bajo hasta lo más alto de la organización. A razón de que el personal conozca todo sobre sus actividades en específico.
Elaborado por:
Aprobado por: Revisado por: Autorizado por:
107
LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Indicador: SUPERVISIÓN
Planes de supervisión continua y seguimiento de las debilidades observadas
1. Supervisar las actividades diarias y monitorear por parte de la gerencia la entradas y salidas de los inventarios de mercancía.
2. Tener un área de supervisión de procesos.
3. Toda deficiencia encontrada en el proceso de supervisión debe ser comunicada al personal relacionado con la actividad efectuada o en su defecto a la alta gerencia en caso de presentarse alguna debilidad con el control de los inventarios de mercancía.
4. La gerencia debe tomar las medidas requeridas para subsanar a tiempo cualquier falla, monitoreando periódicamente los procesos.
Elaborado por:
Aprobado por: Revisado por: Autorizado por:
108
LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Indicador: REGISTROS
1. Realizar cursos de capacitación periódica al personal sobre sus áreas profesionales.
2. Llevar seguimiento sobre las órdenes de compras.
3. Velar por un adecuado mantenimiento y actualización de los sistemas de información computarizado.
4. Crear tarjetas de identificación de la mercancía para el mejor control de los almacenes e identificar mejormente la mercancía para la salida de la misma.
5. La información de los inventarios debe tener parámetros de integridad, pertinencia, oportunidad y fiabilidad.
6. Se debe registras las bodegas o depósitos por separado para mejor manipulación de los mismos.
Tener control sobre los registros de los pedidos pendientes a mayor de cotejar la existencia real y la disponibilidad para la venta a manera de llevar tanto un control sistemático como físico.
Elaborado por:
Aprobado por: Revisado por: Autorizado por:
109
LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Controles Internos Contables
Indicador: Libros Contables y Auxiliares
1. Mantener los libros de inventarios dentro de la empresa.
2. Llevar un adecuado manual de los registros de los inventarios.
3. Actualizar periódicamente los registros contables de los inventarios, con una periocidad trimestral.
Elaborado por:
Aprobado por: Revisado por: Autorizado por:
110
LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Controles Internos Contables
Indicador: Toma Física
1. Verificar periódicamente los inventarios de mercancía y cotejarlos con el sistema.
2. Identificar los artículos a inventariar.
3. Realizar inventarios al menos dos veces por año y al momento de realizarlos se deben cerrar las actividades comerciales por completo.
4. Realizar conteos dobles y crear varios grupos de conteos, mediante calcomanías de identificación de conteos.
5. Auditar a tiempo todas esas debilidades que se vayan generando en la toma física de los inventarios de mercancía.
6. Los artículos deben están ordenados adecuadamente para la realización de los conteos preferiblemente según su movimiento estar almacenados en diferentes depósitos.
Elaborado por:
Aprobado por: Revisado por: Autorizado por:
111
LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Controles Internos Contables
Indicador: Protección de Activos
1. Crear un proceso de supervisión periódica del estado de la mercancía.
2. medir, gestionar o minimizar cualquier impacto de sus activos frente a la
comunidad y sus empleados, tales como gases tóxicos, agua o cualquier
químico que pueda inferir en la salud de la comunidad y sus empleados.
3. Tomar mayores medidas de seguridad de los inventarios contra robos e
incendios.
4. Mantener la mercancía alta por cualquier problema de inundaciones.
Elaborado por:
Aprobado por: Revisado por: Autorizado por:
112
LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Controles Internos Contables
Indicador: Métodos de Inventario
1. Tener claro el método de inventario que se lleva en la empresa que en este caso
es el PEPS ( Primero en entrar , primero en salir)
2. Adiestrar al personal acerca del método de inventario que se utiliza en la
empresa a manera de que se aplique de la mejor manera.
3. Estar al tanto de que en el uso de este método que los productos en inventarios
comprados o producidos antes, serán vendidos en primer lugar y,
posteriormente, que los productos que queden en la existencia final serán los
producidos o comprados más recientemente
Elaborado por:
Aprobado por: Revisado por: Autorizado por:
113
LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Controles Internos Contables
Indicador: Valor Neto de Realización
1. Tomar las previsiones necesarias al momento de existir mercancía dañada en
buscar de evitar posibles pérdidas.
2. Tener al tanto a la cartera de clientes que la mercancía puede variar por
fluctuaciones de mercado y así evitar cualquier descontento por parte del
cliente.
3. Estar consciente de que las fluctuaciones de los precios desmejora la posición
en el mercado.
Elaborado por:
Aprobado por: Revisado por: Autorizado por:
114
LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Controles Internos Contables
Indicador: Determinación de Costos
1. Medir los costos de los inventarios en base a los costos de su producción en el
caso de los químicos que se venden y producen así como en el caso de la
fabricación de tapetes.
2. Incluir dentro de los costos de los inventarios todo lo relacionado con el, tanto el
personal que labora en el hasta el personal que lo distribuye, la maquinaria que
se utilizan los vehículos para transportarlo, su mantenimiento.
Elaborado por:
Aprobado por: Revisado por: Autorizado por:
115
LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Factores de Riesgo
Indicador: Entradas y Salidas
1. Registrar la compra de mercancía a través de pedidos y notas de entrega al
almacén.
2. Supervisar las salidas de mercancía a través de la factura directamente y su
entrada de igual manera o en su defecto con las órdenes de compra.
3. Supervisar que la entrada y salida de la mercancía estén debidamente
autorizadas asegurando su integridad y confiabilidad.
4. El proceso de entradas es decir compras comprende solicitudes de compra,
órdenes de compra, documentos de recepción, facturas de proveedores, notas
de debito y crédito.
Elaborado por:
Aprobado por: Revisado por: Autorizado por:
116
LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Factores de Riesgo
Indicador: Almacenamiento
1. El almacenamiento de la mercancía se debe hacer de manera ordenada. 2. Agrupar la mercancía de manera ordenada según su estado de conservación y
antigüedad del producto. 3. Los almacenes deben estar custodiados por los almacenistas y no por todo el
personal. 4. Los inventarios deben estar clasificados por ítems y debidamente identificados. 5. Los inventarios deben estar separados en bodegas, deberán requerirse
informes semanales de las personas encargadas de la custodia de tales mercancías.
6. Dentro de la administración y control de inventarios es necesario que exista un almacén que permita que las mercancías y materiales se encuentren en condiciones óptimas de uso o para la venta en el momento que se requiera.
7. Se deben separar en forma adecuada las funciones de custodia, operaciones de recepción, almacenaje y los embarques que no recaigan en un solo departamento.
8. restringir el acceso a la zona de almacenaje, producción y embarque con el propósito de determinar y delimitar con claridad la responsabilidad del personal involucrado en el manejo de inventarios. Mantener los alimentos perecederos en bodegas aisladas que permitan la
perfecta conservación de los mismos.
Elaborado por:
Aprobado por: Revisado por: Autorizado por:
117
LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Factores de Riesgo
Indicador: Niveles Máximos y Mínimos
Orden de Compra:
1. La orden de compra debe ser preparada por el departamento de compras, diferente a cualquier otro departamento.
2. La orden de compra debe contener instrucciones claras en cuanto a la fecha y método de entrega, especificaciones de los materiales, cantidades y precio.
3. La orden de compra aprobada servirá como documento válido para que el departamento de recepción acepte los artículos descritos.
Otros lineamientos:
4. En el caso de existir algún excedente comunicarlo a su supervisor inmediato. 5. Manejar la disponibilidad necesaria a manera de cubrir la cartera de clientes. 6. Velar por mantener sistemas automatizados en óptimas condiciones para el
mejor control de los mismos. 7. Implementar la rotación de los inventarios. 8. La compra de la mercancía debe ir d la mano con el consumo mensual de la
cartera de clientes.
Elaborado por:
Aprobado por: Revisado por: Autorizado por:
118
LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO
Factores de Riesgo
Indicador: Obsolescencia
1. Llevar buen control de los niveles máximos y mínimos de la mano con el consumo de la cartera de clientes.
2. Mantener esos productos perecederos en perfectas condiciones de conservación a manera de evitar posibles vencimientos.
3. Crear un costo de mantenimiento de los inventarios para evitar los niveles de obsolescencia.
4. Mantener limpios los almacenes y los empaques de los productos en perfectas condiciones.
5. Estar al tanto que en las organizaciones existe un riesgo de que los materiales almacenados se vuelvan obsoletos, quizás debido a factores tales como: moda, los avances tecnológicos, la antigüedad, o pérdida de las especificaciones de calidad de los materiales. Razón por la cual la organización debe tomar sus debidas precauciones contemplándose un porcentaje del costo de mantenimiento de los inventarios por obsolescencia de inventario.
Elaborado por:
Aprobado por: Revisado por: Autorizado por:
CONCLUSIONES
Sobre la base de los resultados presentados y respectivo análisis, y bajo los
lineamientos metodológicos considerados para el desarrollo de la investigación se han
generado las siguientes conclusiones:
En referencia a determinar los lineamientos de control interno para los inventarios
de mercancía de la empresa VyF Distributor, C.A. (Objetivo General), en base a la
variable de estudio sistema de control interno se pudo evidenciar que la empresa tiene
muchas debilidades a nivel de control interno para con sus inventarios de mercancía ,
punto que es muy importante debido a que esto puede incidir en muchos factores y en
especial a su rentabilidad , posibles pérdidas , incidencias en el mercado competitivo a
la que está sujeta, por lo que es necesario la aplicación de los mismos con el fin de
alcanzar objetivos organizacionales, continuidad operativa y satisfacción al cliente.
En relación a la descripción de los Componentes del sistema de control interno
de la empresa VyF Distributor, C.A. (Objetivo Especifico Nº 1) se concluyó que los
indicadores de Ambiente de control, Evaluación del riesgo, Actividades de control,
Comunicación y Supervisión, esta presenta debilidades acentuadas que disturban la
armonía organizacional, las cuales son bases fundamentales para su funcionamiento ,
vale considerar que no se puede exceptuar que cuenta con el personal idóneo y la
capacidad ética necesaria , pero no con la autoridad y responsabilidad distribuida hacia
todos los niveles, falta de segregación de funciones , y debilidades en la toma de
decisiones por parte de la alta gerencia y a pesar de que presenta medidas de
supervisión enfatizadas la empresa requiere de un seguimiento oportuno para
resguardar la eficacia de sus procesos.
Con respecto a caracterizar los indicadores de los controles internos contables de
la empresa VyF Distributor, C.A. (Objetivo Especifico Nº2) tales como: Registros,
120
Libros Contables y Auxiliares, Toma Física , Protección de Activos, Métodos dé
Inventario, Valor Neto de Realización y Determinación de Costos , las cuales a través
de la medición estadística arrojo un resultado positivo, las cuales son aceptados e
identificados por la organización , reflejan gran relevancia para el cumplimiento de los
objetivos planteados.
De esta manera es importante resaltar que a pesar que los indicadores de la
dimensión de los controles internos contables mostraron un alto porcentaje de
aceptación se debe trabajar para mantener la optimización de cada uno pues sin
embargo presentan debilidades tales como falta de realización de informenes, mayor
seguimiento a las ordenes de compras , identificación de los productos en los
almacenes, mejor registro manual de los inventarios , debilidades en la toma física de
los inventarios , mejor resguardo de la mercancía , el hacer avalúos considerando que
existen factores de mercado que hacen fluctuaciones de los precios y desnivelan la
rentabilidad organizacional ; factores que a pesar de haber sido aceptados por los
encuestados presentan algunas oportunidades de mejora.
Al analizar los factores de riesgos para con la empresa VyF Distributor, C.A.
(Objetivo Especifico Nº3) tales como entradas y salidas, almacenamiento, niveles
máximos y mínimos, y Obsolescencia. Quienes se puede concluir que la tendencia
general de la dimensión es cumplida en la organización, de esta manera se puede
observar que en la empresa VyF Distributor, C.A. , cada uno de los indicadores que se
llevan actualmente y los cuales fueron objeto de estudio entre ellos, se considera que
están alineados para mantener una relación de efectividad para con el cumplimiento de
los objetivos y continuidad operativa atados para satisfacer las necesidades de sus
clientes.
Cabe destacar que a pesar que los indicadores de la dimensión Factores de
Riesgos mostraron un alto grado de aceptación hay que mantener un seguimiento
oportuno en busca de optimizar el control interno de los inventarios de mercancía a
121
Través de planes, estrategias que permitan mantener la efectividad de los procesos y
fortalecimiento de las operaciones para el logro de objetivos.
Pues es importante destacar el seguimiento oportuno al evaluar el proceso de
compra en virtud a las ventas en pro de satisfacción al cliente, la elaboración de
ordenes de compras, el almacenamiento no es el indicado por que presenta un factor
de espacio, el agrupar la mercancía como se debe, controlar de los niveles máximos y
mínimos.
RECOMENDACIONES
Alcanzados los resultados respectivos del proceso de investigación se formularon las
siguientes recomendaciones:
• Realizar seguimiento a cada uno de los indicadores a través de herramientas que
permitan verificar su comportamiento, funcionamiento y utilidad en las
organizaciones y estar atentos en caso de requerir mejoras o cambios en los
procesos, para asegurar que estos sigan alineados al logro de los resultados.
• Es importante hacer análisis exhaustivo del sistema de control de la mercancía
en base a las entradas y salidas, almacenamiento, control de los niveles de
mercancía y los niveles de obsolescencia, crear mayor énfasis en su control y
verificar esos factores que actúan en la tendencia negativa.
• Establecer programas o actividades de participación masiva del personal con la
finalidad de detectar oportunidades de mejoras y necesidades en la organización.
• Mantener contacto directo y continuo con los trabajadores en las áreas
operacionales y claves de la manipulación del rubro.
• Evaluar los índices de autoridad y responsabilidad en base al organigrama y
distribución de actividades.
• Presentar mayor comunicación desde lo más bajo de la organización hasta la
alta gerencia.
• Enfatizar mayormente el área de supervisión en el proceso operativo del rubro.
• Hacer mayor énfasis en la toma física de los inventarios, realizándolos
periódicamente, por lo general de manera semestral, creando varios grupos de
conteo, personal que debe estar no enlazado con el proceso operativo y
cotidiano de los inventarios.
123
• Crear un departamento de auditoría interna que tenga la tarea de velar por el
cumplimiento de procesos y normas de cumplimiento dentro de la organización.
• Motivar al trabajador tanto en los niveles bajos como altos, en el reconocimiento
por el logro de los objetivos.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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Trabajos de Grado.
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Ache, V.; Ling, W. (2009). Sistema de control Interno de inventario para la empresa Electrovideo 72, C.A.
Carruyo, A (2009). Diseño de un sistema de Gestión de inventario para el Western Hotel el Paseo.
ANEXOS
ANEXO A
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD DEL ZULIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES DIVISION DE
ESTUDIOS PARA GRADUANDOS NIVEL: ESPECIALIZACION
PROGRAMA DE ESPECIALIZACION EN AUDITORIA
INSTRUMENTO DE RECOLECCION DE DATOS
LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS INVENTARIOS DE MERCANCIA DE LA EMPRESA VYF DISTRIBUTOR, C.A.
Trabajo presentado como requisito para optar al
Grado de Especialista en Auditoria
Autora: Lcda. Oriana C. Ferrer V.
Tutora: M.Sc. Judith Belloso M.
Maracaibo, Noviembre de 2012
130
Estimado (a) Profesor (a):
Me dirijo a usted con el fin de presentarle este instrumento cuya finalidad es recabar información para la realización del trabajo de investigación titulado:
“LINEAMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS INVENTARIOS DE MERCANCIA DE LA EMPRESA VYF DISTRIBUTOR, C.A.”
Le agradezco la mayor colaboración posible en la respuesta a cada ítem formulado en el cuestionario.
Sin más a que hacer referencia y agradeciendo sus buenos oficios se despide de usted.
Cordialmente,
_______________________
Lcda. Oriana Ferrer
CI: 18.574.556
131
1.- Identificación del Experto:
Nombres y Apellidos: ________________________________
Organismo donde Trabaja:____________________________
Titulo de Pregrado: __________________________________
Titulo de Postgrado: _________________________________
2.- Titulo de la Investigación:
Lineamientos de Control Interno para los Inventarios de Mercancía de la empresa VYF DISTRIBUTOR, C.A.
3. – Objetivos de la Investigación:
3.1- Objetivo General:
Proponer lineamientos de control interno para los inventarios de mercancía de la empresa VYF DISTRIBUTOR, C.A.
3.2- Objetivos Específicos:
1. Describir el sistema de control interno de inventario de mercancía de la empresa VyF Distributor, c.a.
2. Identificar los controles internos contables de los inventarios de mercancía de la empresa VyF Distributor, c.a.
132
3. Detectar los factores de riesgos de los inventarios de mercancía de la empresa VyF Distributor, c.a.
4. Determinar los procedimientos y normas de los controles internos para los inventarios de mercancía de la empresa VyF Distributor, c.a.
4.- Sistema de Variables: 4.1 – Definición Nominal: Control Interno e Inventario 4.1.1- Definiciones Conceptuales:
El control Interno: conceptualmente es un proceso realizado por el consejo de
administración, los directivos y otro personal, cuyo fin es ofrecer una certidumbre
razonables de la consecución y adquisición de objetivos de la confiabilidad de los
informes financieros, eficiencia, eficacia y economía de las operaciones y dando fiel
cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables y políticas de la rogación y del rubro
a quienes se esté aplicando. Whittington y Pany, (2005).
Inventario: Conceptualmente el “Inventario son los elementos materiales adquiridos
para su venta o producción. Debido a su magnitud e importancia dentro del activo
requieren adecuados Sistemas de Registros y controles internos”. Romero, (2005).
Los inventarios se definen como la acumulación de materiales que posteriormente
serán usados para satisfacer una demanda futura.
El propósito de adaptar lineamientos para el manejo del control interno de los
inventarios de mercancía de la empresa VYF DISTRIBUTOR, C.A., puede definirse
como una herramienta y guía esencial para el manejo de los inventarios de mercancía
a través de una manera eficaz y eficiente con controles internos establecidos,
permitiendo así disminuir los factores de riesgos orientados al logro de los objetivos
organizacionales.
133
4.1.2- Definición Operacional:
Operacionalmente, el propósito de adaptar lineamientos para el manejo del
control interno de los inventarios de mercancía de la empresa VYF DISTRIBUTOR,
C.A., se podrá llevar a cabo por medio del estudio de las variables, control interno y
Inventario las cuales serán medidas a través del análisis de los componentes del
sistema de control interno, controles internos contables y la evaluación de los factores
de riesgos asociados al control interno de los inventario de mercancía , quienes darán
respuestas determinantes para el manejo dentro de la empresa VYF DISTRIBUTOR,
C.A. , así mismo dichas variables serán sometidas a medición a través de cuestionarios
para así suministrar información sobre los procesos diarios del manejo de los
inventarios de mercancía de dicha empresa.
5.- Tipo y Diseño de la Investigación
5.1.1 Tipo de investigación:
Considerando que la presente investigación está orientada a establecer los
lineamientos de control interno de la empresa VYF DISTRIBUTOR, C.A., la misma
puede ser clasificada de tipo descriptiva, ya como lo expone Hurtado.
Al comparar estas evidencias Hurtado, (2008) nos reafirma que la investigación
descriptiva concluye con identificación de características, esta investigación se asocia al
diagnostico, su propósito es exponer el evento a estudiar con una enumeración precisa
de sus características a través de dos niveles del fenómeno y del propósito
investigativo. Respondiéndose preguntas tales quien, que, donde, cuando, cuantos. No
obstante al no establecer relación de causalidad entre ellos no amerita formular
hipótesis.
134
Por su parte los estudios descriptivos ofrecen posibilidad de hacer predicciones
aunque sean incipientes. Así mismo miden, evalúan o recolectan datos sobre variables,
aspectos o dimensiones permitiendo describir lo que se investiga.
Las evidencias anteriores permiten definir que la presente investigación es
descriptiva, pues además acude a técnicas específicas en la recolección de
información, como el cuestionario; para establecer comportamientos concretos de las
variables de la investigación. Razón a ello nos lleva a afirmar que también es
netamente proyectiva, según Hurtado, (2008) plantea que este tipo de estudios propone
soluciones a una situación determinada a partir de un procesos de indagación , donde
se implica , se explora , describe y explica además propone alternativas de cambio , sin
necesidad de ejecutar la propuesta.
El termino proyectivo está referido a proyecto, estas vías investigativas proponen e
involucran procesos, enfoques, métodos y técnicas propias, como perspectivas
(planificación desde presente al futuro), prospectivas (futuro, diseño y regreso al
presente) y planificación holística (abarca pasado, presente y futuro) Hurtado, (2008).
5.1.2 Diseño de la Investigación:
A- Fuentes Vivas:
Por su parte Finol y Nava (1996) un diseño de campo se considera cuando la
información se recoge directamente en la realidad que se investiga, donde su objetivo
es el estudio directo en el lugar de ocurrencia del fenómeno a estudiar.
Considerando las afirmaciones antes mencionadas la investigación se considera
un diseño de campo puesto que la información es recolectada directamente en el
ambiente de estudio.
135
B- Cuando buscar la información:
Según Gómez, (2006) los diseños de investigación transeccionales recolectan
datos en un solo momento, y tiempo único donde su propósito es describir variables y
analizar su incidencia e interrelación en un momento dado.
Partiendo de las evidencias planteadas anteriormente esta investigación se
considera transeccional pues los datos son recolectados en un solo momento y tiempo
a fin de analizar las variables que tanto incide en el estudio y la trayectoria que esta
puede tener en un lugar en el tiempo.
C- Que tanta información buscar:
En lo que respecta a la amplitud y organización de los datos la investigación se
considera univariable puesto que está centrado en un evento único tal como lo expone
Hurtado, (2008).
No obstante a ello esta investigación se considera univariable puesto que la
amplitud y organización para con la búsqueda de datos e información está centrada en
un evento único.
6.- Población:
Para Hernández y col (2006), la población es un conjunto de individuos u objetos
susceptibles de una observación, y poseen características comunes referidas al
fenómeno de estudio.
Tomando como base lo antes planteado la población está conformada por ocho
(8) unidades informantes de la empresa .Por su parte es importante precisar que no es
136
necesario utilizar un muestro puesto que la población es ampliamente accesible a
manera de que se puede acaparar toda para con su estudio. (Ver cuadro 2):
1.- Los gerentes y propietario de la empresa. (Quienes verifican las entradas y
salidas de inventario, así mismo la autorizan)
2.- Personal Operativo (Operadores) realiza las operaciones de inventario,
encargados de las entradas y salida de inventario, así como custodio de inventario
(Depositario).
137
Cuadro 2
CARACTERISTICAS DE LA POBLACIÓN
CARGO
NOMBRE
GRADO DE INSTRUCCIÓN
RELACION CON LA
VARIABLE (INVENTARIO)
ANTIGUEDAD
SEXO
Gerente Administrativo
Jucsy Carrillo
Licenciada en Contaduría Publica
Control de Salida
29 meses
F
Asistente
De ventas
Nayrela Rincón
Estudiante de Contaduría Publica
Control de Salida
3 meses
F
Gerente
de
Ventas
Carmen Chirinos
T.S.U en Administración
Compra de Mercancía
4 años
F
Presidente
Henry Ferrer
Licenciado en
Administración
Autorización para compra de Mercancía
M
Chofer 1
Ángel Inciarte
Bachiller
Salida de Mercancía
3 años
M
Chofer 2
Victor Morales
Bachiller Salida de Mercancía
3 Meses
M
Ayudante
Juan Lossada
Bachiller
Salida de Mercancía
1 año
M
Depositario
Alejandro González
Bachiller
Salida y Entrada de Mercancía
3 años
M
FUENTE: VyF Distributor, C.A. (2012)
145
8.- Instrumento de Recolección de Datos
El instrumento de recolección de datos a utilizar en la presente investigación es
“El Cuestionario” quien tiene como objetivo obtener información para el trabajo de
grado titulado Lineamientos de control interno para los inventarios de mercancía de la
empresa VYF DISTRIBUTOR, C.A.
El cuestionario que para muchos autores es el más utilizado para obtener datos
en cualquier investigación, pues consiste en un conjunto de preguntas respecto de una
o más variables a medir, las cuales les son realizadas a las personas que se consideran
relacionadas con la mencionada variable dentro del área a evaluar, constituida por
cuarenta y ocho (48) preguntas dirigidas al personal del departamento encargado del
manejo y control de inventario en la empresa VyF DISTRIBUTOR, C.A.
No obstante a ello la investigación se basa en proponer lineamientos de control
interno para los inventarios de mercancía de la empresa VYF DISTRIBUTOR, C.A.
donde la observación y el análisis del cuestionario proporcionará una ayuda y un valor
agregado a la investigación debido al proceso detallado al cual se somete la empresa
día a día en al área del inventario a través de sus usuarios dentro de la organización
,obteniéndose un mejoramiento en su ambiente de control, toma física , paliar los
costo y disminuir los factores de riesgo (salida y entrada de mercancía, almacenamiento
, niveles de obsolescencia , determinación de máximos y mínimos) y así proveer una
propuesta de reorganización, con lo cual se estará contribuyendo a optimizar su
desarrollo operativo y que permita el seguimiento y evaluación del sistema de control
interno de los inventarios de mercancía obteniendo mejores resultados esperados a
nivel organizacional.
El propósito que se desean alcanzar en esta investigación requiere que se emitan
datos confiables y valederos a través de sus respuestas, agradeciendo de ante mano
su colaboración en relación a la validación del contenido como objetivos planteados,
indicadores, preguntas, redacción y sobretodo la pertinencia del contenido.
146
En el mismo, se presentará a las unidades de estudio la posibilidad de dar
respuestas, utilizando preguntas de tipo dicotómicas cerradas, presentando dos (02)
alternativas para responder, las cuales se pueden contestar con un Sí o un No; las
cuales estarán orientadas a facilitar el análisis de las variable, y así obtener todos los
datos pertinentes para la investigación.
Información importante para el especialista
Para la evaluación de cada Ítem seleccionar una casilla del lado derecho de acuerdo a lo siguiente:
1. La información suministrada es como se muestra:
Nº
Ítems
ITEMS
Pertinenencía
O V I R
2. Seleccionar de acuerdo a:
O: Perteneciente de acuerdo con el OBJETIVO
V: Perteneciente de acuerdo con la VARIABLE
I: Perteneciente de acuerdo con el INDICADOR
R: Perteneciente de acuerdo a la REDACCION
3. Marcar la Casilla correspondiente con los Símbolos que se indican:
PERTINENTE NO PERTINENTE
147
Opinión del Especialista
Cuadro 4
Criterios de Validación SI NO
1-¿Según su opinión los ítems están acordes con los objetivos?
2-¿Según su opinión los ítems miden las dimensiones?
3-¿Según su opinión los ítems miden los indicadores?
4-¿Según su opinión los ítems están acordes con las variables del estudio?
5-¿La relación de los ítems está de acuerdo a lo exigido (claridad, precisión y pertinencia o propiedad?
6-¿Considera Usted que el instrumento posee adecuada diagramación y presentación?
Parámetros de Evaluación S MS IS
1-Los Ítems están relacionados con los objetivos.
2-Los Ítems miden las dimensiones.
3-Los Ítems miden los indicadores.
4-Los ítems están relacionados con las variables de estudio
5- La redacción de los ítems están de acuerdo a lo exigido
6-El instrumento posee adecuada diagramación y presentación.
De acuerdo a los criterios mencionados le otorga validez de contenido al presente instrumento.
SI NO
Categorías:
S: Suficiente MS: Medianamente Suficiente IS: Insuficiente
Observaciones:
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
ANEXO B
149
El instrumento utilizado o diseñado para la recolección de datos es el cuestionario
como se menciono anteriormente es por ello que se plasma un diseño preliminar de
este instrumento de tal manera que pueda ser evaluado por los profesores expertos.
Se construyo un cuestionario que consta de 48 preguntas, bajo los parámetros de
una escala tipo dicotómicas cerradas, presentando dos (02) alternativas para
responder, las cuales se pueden contestar con un Sí o un No.
Las introducciones son las siguientes:
Lea cuidadosamente cada una de las preguntas.
Seleccione y marque con una X unas de las dos alternativas de respuesta.
A continuación se muestra el diseño del cuestionario:
Dirigido a los cargos directivos y todo el personal relacionado con la variable inventario.
Por medio de la investigación se está realizando un estudio dirigido al análisis del
control interno de los inventarios de mercancía de la empresa VYF DISTRIBUTOR,
C.A., lo cual permitirá llevar a cabo el planteamiento de los lineamientos para el control
de inventarios de la misma.
No obstante para cumplir con este propósito se requiere su colaboración, la cual
consiste en la lectura de cada una de las preguntas que a continuación se presentan,
seleccionando aquella opción que más se adecue a su opinión.
150
Instrumento Dirigido al personal encargado del Inventario de Mercancía de VYF DISTRIBUTOR, C.A.
Cuadro 5
ITEMS Alternativas de respuestas
SI NO
1) ¿Existe el personal idóneo para la compra de mercancía y todo lo referente al proceso de compra y almacenamiento?
2) ¿Cree que dentro del proceso de compra existe la integridad y valores éticos necesarios?
3) ¿Hay una asignación de autoridad y responsabilidad acorde a la estructura organizacional?
4) ¿Afirma que la empresa toma las medidas necesarias para salvaguardar los bienes requeridos para cubrir su cartera de clientes y mantenerse ante la competencia?
5) ¿Considera que existe Obsolescencia de Inventario?
6) ¿La empresa se preocupa por incrementar su solidez financiera para mantener su crecimiento como distribuidor de las principales marcas de su ramo?
7) ¿Considera que existe segregación de funciones en el proceso de compras?
8) ¿La Empresa evalúan diariamente el flujo de salida y entrada de mercancía?
9) ¿Por su parte cree que la gerencia evalúa el proceso de compras en base a la fluidez de las ventas?
10) ¿Hay un sistema para control de pago a proveedores?
11) ¿Existe control sobre el procesamiento de datos y seguridad física del inventario?
12) ¿La gerencia informa al personal todo lo referente a sus actividades y medidas de control para con los inventarios?
151
13) ¿Conoce la existencia de un monitoreo por parte de la gerencia para con las actividades diarias de los inventarios de mercancía?
14) ¿Hay correcciones por parte de la gerencia en caso de presentarse alguna debilidad con el control de los inventarios de mercancía?
15) ¿Cree se subsanan a tiempo cualquier debilidad para con el control de los inventarios?
16) ¿El custodio de los almacenes realiza informes sobre los inventarios de mercancía referente condiciones de almacenamiento?
17) ¿Se realizan órdenes de compra?
18) ¿Existen tarjetas de Identificación de la mercancía?
19) ¿Se hallan libros de inventario dentro de la organización?
20) ¿Razona que es adecuado el registro manual de los inventarios?
21) ¿Cree que los registros contables de inventarios son reales?
22) ¿Se verifican periódicamente los inventarios de mercancía a manera de cotejar el inventario en sistema?
23) ¿Los artículos a inventariar se identifican adecuadamente?
24) ¿Cree las diferencias de inventario al realizar los conteos dobles se auditan de inmediato?
25) ¿Se han adecuado las medidas necesarias contra robos e incendios?
26) ¿Se han implementado mecanismos de seguridad a manera de evitar accidentes en el caso de la manipulación con los químicos?
27) ¿Hay existencia de un proceso de supervisión periódico del estado de la mercancía?
28) ¿Conoce usted que métodos de inventario de mercancía se llevan en la empresa?
29) ¿El método de inventario que se aplica en la empresa es el indicado?
152
30) ¿Considera que los precios de venta utilizados van de acuerdo al costo de adquisición de la mercancía?
31) ¿Piensa que se toman previsiones en el caso de existir mercancía dañada en busca de evitar posibles pérdidas?
32) ¿Considera que el costo de los inventarios han sido influenciados por las fluctuaciones del mercado?
33) ¿Considera que las fluctuaciones de los precios han desmejorado la posición dentro del mercado y la fluidez de la mercancía?
34) ¿Los costos de adquisición de la mercancía se toman en cuenta tanto el precio de compra y todos los sumados para la venta?
35) ¿En los costos de los inventarios son incluidos los costos incurridos por el personal involucrado en la prestación del servicio?
36) ¿El costo de los inventarios es medido en base a los costos para su producción?
37) ¿Se registra la compra de mercancía a través de pedidos y notas de entrada al almacén?
38) ¿Se supervisan las salidas de mercancía a través de pedidos de clientes u órdenes de entrega?
39) ¿Se verifican las entradas y salidas de mercancía estando debidamente autorizadas?
40) ¿El almacenamiento de mercancía se hace de manera ordenada?
41) ¿Considera que se agrupa la mercancía de acuerdo al estado de conservación y antigüedad del producto?
42) ¿Los inventarios están clasificados por ítems y debidamente identificados?
43) ¿Han existido excedentes de inventarios?
44) ¿Cree que la falta de inventario ha incidido en la disminución de las ventas y pérdidas de clientela?
153
45) ¿Existen Sistemas automatizados a manera de determinar y efectuar controles administrativos?
46) ¿El vencimiento de los productos de existir cree que se origina por falta de conservación de los almacenes?
47) ¿La obsolescencia de los inventarios ha mermado a causa de la preferencia o el gusto de los clientes?
48) ¿Se toman precauciones al momento de generarse un costo de
mantenimiento de los inventarios por concepto de obsolescencia de mercancía?
ANEXO C
155
Comportamiento de las Variables: Sistema de Control Interno
Cuadro 6
INDICADORES VALOR DIMENSIONES VARIABLE
Ambiente de Control 54,17
Evaluación de Riesgo 54,17
Actividades de Control 50,00
Comunicación 62,50 Componentes del
Supervision
58,33
Sistema de Control Interno
55,83 Sistema de Control Interno
Registros 58,33 66,61
Libros Contables y Auxiliares 58,33
Toma Física 66,67
Protección de Activos 70,83
Metodos de Inventario 58,33
Valor Neto de Realización 70,83 Controles Internos
Determinacion de Costos 58,33
Contables
53,64
Entradas y Salidas 83,33
Almacenamiento 50,00
Niveles Máximos y Mínimos 70,83 Factores
Obsolescencia 62,50
De Riesgo
60,42
Comportamiento de las Variables: Sistema de Control
ANEXO D
157
CALCULO DE LA CONFIABILIDAD DEL INSTRUMENTO
CALCULO DE LA CONFIABILIDAD
Item
Suj.
1 2 1 2 2 2 2 2 2 2 1 2 1 1 1 2 2 1 2 1 2 2 2 2 2 1 1 2 2 2 1 2 1 1 1 1 2 2 1 1 1 2 2 2 1 1 2 1 1 75
2 1 2 2 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 1 2 1 1 2 1 1 2 1 1 2 1 2 1 1 1 1 2 2 1 2 2 1 2 1 1 1 2 1 1 2 2 66
3 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 2 1 1 2 1 2 2 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 1 1 1 2 1 1 73
4 1 1 2 1 2 1 2 1 1 1 1 2 1 1 1 2 1 1 1 2 1 2 2 2 1 1 2 2 1 1 1 1 2 1 2 1 1 1 1 1 1 2 2 1 1 2 2 2 66
5 1 1 2 1 2 1 2 1 1 1 1 2 1 1 1 2 1 2 1 2 1 2 2 2 1 1 2 2 2 1 1 1 2 1 2 1 1 1 1 1 1 2 2 1 1 2 2 2 68
6 1 1 1 1 1 1 2 2 1 1 1 2 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 2 2 1 2 1 2 1 2 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 2 1 60
7 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 1 2 1 2 2 2 2 2 1 1 2 2 2 2 2 2 1 2 2 1 1 1 1 2 2 2 1 1 2 1 1 2 71
8 1 2 2 2 1 2 1 2 2 1 2 2 2 1 2 2 1 2 1 2 2 1 2 1 1 1 1 2 2 2 1 1 1 2 1 2 1 1 2 1 2 1 2 1 1 2 2 2 74
∑X 10 11 14 11 13 11 13 12 11 9 11 13 11 10 13 16 8 14 8 13 13 12 14 14 9 8 14 14 14 10 11 9 11 11 13 10 10 9 9 11 12 13 13 9 9 13 13 13 553
X 1,3 1,4 1,8 1,4 1,6 1,4 1,6 1,5 1,4 1,1 1,4 1,6 1,4 1,3 1,6 2,0 1,0 1,8 1,0 1,6 1,6 1,5 1,8 1,8 1,1 1,0 1,8 1,8 1,8 1,3 1,4 1,1 1,4 1,4 1,6 1,3 1,3 1,1 1,1 1,4 1,5 1,6 1,6 1,1 1,1 1,6 1,6 1,6 69,1
Si2 0,2 0 0 0,3 0,3 0 0 0 0 0,1 0,3 0,3 0 0,2 0,3 0,0 0,0 0,2 0,0 0,3 0,3 0,3 0,2 0,2 0,1 0,0 0,2 0,2 0,2 0,2 0,3 0,1 0,3 0,3 0,3 0,2 0,2 0,1 0 0,3 0 0 0,3 0,1 0,1 0,3 0,3 0,3 10,6
Si 0,5 1 1 0,5 0,5 1 1 1 1 0,4 0,5 0,5 1 0,5 0,5 0,0 0,0 0,5 0,0 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,4 0,0 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,4 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,4 0 0,5 1 1 0,5 0,4 0,4 0,5 0,5 0,5 21,3
Xt 69,1 1 4 1 1 1 1 1 1 1 3 1 2 1 1 1 1 1 2 2 2 2 1 1 2 2 2 2 2 1 2 2 2 1 2 2 1 2 2 2 4 1 1 1 1 2 2 1 2
St2 26 4 4 3 2 2 1 2 2 1 3 3 3 2 3 4 4 4 4 4 3 3 4 4 4 3 3 3 4 2 3 2 3 3 2 1 3 3 2 2 3 3 3 2 3 4 3 4 4
St 5,1 3 4 2 2 2 2 2 2 2 3 3 2 2 2 2 2 3 3 3 2 3 3 2 3 3 3 3 3 2 3 3 3 3 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 2 3 3 2 3
121 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 2413 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 3625 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 38 39 40 41 42 TOTAL43 44 45 46 47 4837
Coeficiente de Confiabilidad = 0,6
