REQUEST FOR QUOTATION

TO,GAIL WEBSITE VENDORIndiaVendor Code - 101019938

RFQ No.:GAIL/VAG/L/6048/3300017374/C&P/M/1126LT Dated : 27.04.2007

Kind Attn : Mr/Ms

Dear Sir/Madam,GAIL (India) Ltd. invites you to submit your offer in sealed envelope superscribing RFQ No. & Due date for thefollowing services in complete accordance with enquiry documents/attachments:

Name of work : INSTALLATION OF NEW CONTROL VALVE IN LPG PLANTBY PASS LINE IN LPG PLANT AT GAIL VAGHODIA.

Bid Due Date & Time : 16.05.2007 at 14:00 HrsOpening of Bids on : 16.05.2007 at 15:00 Hrs (In case of Two Bid system

tender,unpriced bids shall be opened.)Validity of Offer Upto : 15.08.2007Date of Pre Bid Conference : at _________Hrs

Enclosures :TENDER DOCUMENTS

RFQ No.:GAIL/VAG/L/6048/3300017374/C&P/M/1126LT Dated : 27.04.2007

Bids complete in all respects should reach office of Incharge (C&P), GAIL (India) Ltd., at the above addresson or before 14.00 hrs of the scheduled date. Bids received after the due date and time are liable to be rejected.

GAIL reserves the right to accept or reject any or all tenders received at its absolute discretion without assigningany reason whatsoever.

Thanking You,

Yours truly,For & on behalf ofGAIL (India) Ltd.

(Authorised Signatory)

Tender No.: VAG/L/6048

SCHEDULE OF RATES Out. lev.Item No. Service Description Qty. UOM Rate Amount ITEM 00001 FAB &ERC OF CONTROL VLV IN BY PASS LINE

Plant : 6010,LPG Unit - Vaghodia

10 FAB DISMANTLING ERE OFVALVE&PIPING

200 ID ____________ _________

1- FABRICATION OF PIPE LINE AS PER THE SUPPLIED DRAWING OR AS PER THEINSTRUCTION OF THE ENGINEER IN CHARGE THE JOBS INCLUDES FABRICATION,GASCUTTING,EDGE PREPARATION BY GRINDING FIT UP , WELDING, ROOT BY THE GTAW(ARGON WELDING) AND FILLER AND FINAL BY SMAW (ARC WELDING)SUPPORT FIXING,AS PER THE STANDARD ENGINEERING CODES AND PRACTICES AND FINALLYROOTDP,RADIOGRAPH 100% AND HYDRO TESTED AT REQUIRED PRESSUREDRYING OF THE PIPE LINE AND LEAK TESTING OF ALL JOINTS IN COMMISSIONING OF THENEW PIPE LINE WITH FULL PRESSURE GAS.DISMANTLING OF THE EXISTING PIPE LINE AND LAYING OF NEW LINE, INSTALLATION OFVALVE,SHIFTING OF MATERIAL FROM STORE /WORK SHOP AS PER INSTRUCTION OF EIC FORFABRICATION AND ERECTION.THE FABRICATION AND ERECTION JOB IS INCLUSIVE OF TOOL AND TACKLES,CONSUMABLES,ALL GASES, WELDING M/C GRINDING M/C ETC ANY OTHER TOOLS ANDTACKLES REQUIRED FOR THE JOB .

20 SERVICE TAX @ OF % 1 EA ____________ _________

(After considering maximumabatement allowed as perService tax Act.)

TOTAL(Rs)

TOTAL AMOUNT IN WORDS (RUPEESONLY)

NOTE :-I]. THE SERVICE TAX SHALLBE REIMBURSED ON ACTUAL BASIS, THE SERVICE TAXSHALL BE SUBMIT AFTER CONSIDERING MAXIMUM ABATEMENT OF SERVICE TAX (I.E.MAXIMUM ABATMENT UNDER EXCISE TAX ACT & RULES ON SUBMISSION OFDOCUMENTARY PROOF).II]. ALL OTHER TAXES AND DUTIES SHOULD BE INCLUSIVE IN ABOVE QUOTED RATES.

Quotation Item 00001 Total Value :

TOTAL QUOTATION VALUE :

Page 1

1

GGAAIILL ((IInnddiiaa)) LLiimmiitteedd GGIIDDCC IINNDDUUSSTTRRIIAALL EESSTTAATTEE

VVAAGGHHOODDIIAA 339911 776600 DDIISSTTTT:: BBAARROODDAA

TTEENNDDEERR NNOO:: GGAAIILL//VVAAGGHH//CC&&PP//MM//WW--22000066004488

TTEENNDDEERR DDOOCCUUMMEENNTT

FFOORR

“INSTALLATION OF NEW CONTROL VALVE IN LPG PLANT BY PASS LINE IN LPG

PLANT AT GAIL, VAGHODIA””

2

SSEECCTTIIOONN II

IINNVVIITTAATTIIOONN FFOORR BBIIDDSS

3

IINNVVIITTAATTIIOONN FFOORR BBIIDDSS

Ref: GAIL/VAGH/C&P/M/2006048 Date: 25.04.2007 To, Sub: TENDER NO. GAIL/VAGH/C&P/M/2006048 FOR “ INSTALLATION OF

NEW CONTROL VALVE IN LPG PLANT BY PASS LINE IN LPG PLANT AT GAIL, VAGHODIA”..

II NNAAMMEE OOFF WWOORRKK//BBRRIIEEFF SSCCOOPPEE OOFF WWOORRKK IINNSSTTAALLLLAATTIINN OOFF NNEEWW CCOONNTTRROOLL VVAALLVVEE

IINN LLPPGG PPLLAANNTT BBYY PPAASSSS LLIINNEE IINN LLPPGG PPLLAANNTT AATT GGAAIILL,, VVAAGGHHOODDIIAA

IIII PPEERRIIOODD OOFF CCOONNTTRRAACCTT TTHHRREEEE((0033))MMOONNTTHHSS FFRROOMM TTHHEE DDAATTEE OOFF AACCCCEEPPTTAANNCCEE OOFF WWOORRKK OORRDDEERR//LLOOII..

IIIIII EEAARRNNEESSTT MMOONNEEYY DDEEPPOOSSIITT ((EEMMDD))//BBIIDD BBOONNDD

IInn ffaavvoouurr ooff ‘‘GGAAIILL ((IInnddiiaa)) LLttdd..”” PPaayyaabbllee aatt VVaagghhooddiiaa//BBaarrooddaa

EMD/Bid Bond for following amount is required to be submitted if quoting for: : Rs.5,000/- (Rupees Five Thousand Only)

IIVV DDAATTEE OOFF PPRREE--TTEENNDDEERRIINNGG//BBIIDD CCOONNFFEERREENNCCEE NN//AA VV BBIIDD SSUUBBMMIISSSSIIOONN DDUUEE DDAATTEE && TTIIMMEE 1166..0055..22000077 aatt 1144..0000 hhrrss.. VVII OOPPEENNIINNGG OOFF UUNNPPRRIICCEEDD BBIIDD 1166..0055..22000077 aatt 1155..0000 hhrrss VVIIII VVEENNUUEE FFOORR OOPPEENNIINNGG OOFF UUNN--PPRRIICCEEDD BBIIDDSS GGAAIILL,, VVaagghhooddiiaa Dear Sir (s), Dear Sir (s), 1.0 GAIL (India) Limited, Vaghodia invites you to submit your bid for the captioned work in

complete accordance with this IFB. Bids to be submitted. UNDER SINGLE BID SYSTEM. 2.0 GENERAL 2.1 Bid Document is non-transferable. Bidder must submit the bid directly. Bids received from

bidders in whose name Bid Document has been issued. 2.2 Bids complete in all respects should reach the office of M (C&P), GAIL (India) Limited, GIDC

INDUSTRIAL ESTATE ,VAGHODIA 391 760 , Distt. Baroda on or before the BID DUE DATE and TIME. Fax/Telegraphic/E-mail bids shall be rejected. Bids received beyond due date and time shall be rejected.

4

2.3 Bids must be accompanied with Bid Security/EMD as mentioned above in the form of Demand Draft/Banker’s Cheque/Bank Guarantee. Bidders shall ensure that Bid Security having a validity of two months beyond the bid validity [four months] from the bid due date, must accompany the bid in the format made available in the Bid Document. Bid not accompanied with Bid Security and not in requisite form shall be summarily rejected.

2.4 GAIL will not be responsible for the cost incurred in preparation and delivery of bids. 2.5 This Invitation for Bids (IFB) is an integral and inseparable part of the enclosed Bid Document.

Bidders are advised to quote strictly as per the terms and conditions of the tender document and not to stipulate any deviation/exception. Once quoted, the bidder shall not make any subsequent price change whether resulting or arising out of any technical/commercial clarification sought regarding the bid. Such price changes shall render the offer liable for rejection. Bidder must note that the work cannot be sub-contracted under any circumstances.

2.6 GAIL reserves the right to reject any or all the bids received at its discretion without assigning any

reason whatsoever. 2.7 Bidders Eligibility Criteria (BEC):

i]. Bidder must have executed single work order of valuing not less than

Rs.80,000.00 for Fabrication & Erection jobs during plant shut down of any LPG/Petrochemical/Fertilizer plant in last 05 years. Last 05 years shall be considered from date of tender closing.

Bidder(s) to submit notarized copies of relevant work order(s) and execution certificate(s) along with their offer.

ii]. Bidder must have permanent EPF account with Govt. Regional

Provident fund. Documentary proof in form registration certificate must be

submitted.

Documentary proofs ( duly attested, wherever required) for the above mentioned criteria should be submitted along with the UNPRICED BID failing which the offer shall not be considered for further evaluation.

Please note that this is “ZERO DEVIATION TENDER”. GAIL will appreciate submission of offer based on the terms and conditions as per this document to avoid wastage of time and money in seeking clarifications on technical/commercial aspects of the offer. Bidder may note that normally no technical and commercial clarification will be sought for after the receipt of bids.

“THIS IS NOT AN ORDER”

Yours faithfully, For & on behalf of, GAIL (India) Limited, ( ADESH SINGHAL ) Manager (C&P)

Ph: 02668-262691,262692,262693; Extn: 380/381

5

SSEECCTTIIOONN IIII

IINNSSTTRRUUCCTTIIOONNSS

TTOO BBIIDDDDEERRSS

6

TTaabbllee ooff CCoonntteennttss AA.. GGeenneerraall

11.. SSccooppee ooff BBiidd 22.. EElliiggiibbllee BBiiddddeerrss 33.. OOnnee BBiidd ppeerr BBiiddddeerr 44.. CCoosstt ooff BBiiddddiinngg 55.. SSiittee VViissiitt

BB.. BBiiddddiinngg DDooccuummeennttss 66.. CCoonntteenntt ooff BBiiddddiinngg DDooccuummeennttss 77.. CCllaarriiffiiccaattiioonn ooff BBiiddddiinngg DDooccuummeennttss 88.. AAmmeennddmmeenntt ooff BBiiddddiinngg DDooccuummeennttss

CC.. PPrreeppaarraattiioonn ooff BBiiddss 99.... LLaanngguuaaggee ooff BBiidd

1100.. DDooccuummeennttss CCoommpprriissiinngg tthhee BBiidd 1111.. BBiidd PPrriicceess 1122.. BBiidd CCuurrrreenncciieess 1133.. BBiidd VVaalliiddiittyy 1144.. BBiidd SSeeccuurriittyy 1155.. PPrree--TTeennddeerriinngg// PPrree BBiidd CCoonnffeerreennccee 1166.. FFoorrmmaatt aanndd SSiiggnniinngg ooff BBiidd 1177.. ZZeerroo DDeevviiaattiioonn 1188.. EE--PPaayymmeenntt 1199.. AAggeenntt//CCoonn ssuullttaanntt//RReepprreesseennttaattiivvee//RReettaaiinneerr//AAssssoocciiaattee

DD.. SSuubbmmiissssiioonn ooff BBiiddss

2200.. SSeeaalliinngg aanndd MMaarrkkiinngg ooff BBiiddss 2211.. DDeeaaddlliinnee ffoorr SSuubbmmiissssiioonn ooff BBiiddss 2222.. LLaattee BBiiddss 2233.. MMooddiiffiiccaattiioonn aanndd WWiitthhddrraawwaall ooff BBiiddss

EE.. BBiidd OOppeenniinngg aanndd EEvvaalluuaattiioonn

2244.. BBiidd OOppeenniinngg 2255.. PPrroocceessss ttoo bbee CCoonnffiiddeennttiiaall 2266.. CCoonnttaaccttiinngg tthhee EEmmppllooyyeerr 2277.. EExxaammiinnaattiioonn ooff bbiiddss aanndd DDeetteerrmmiinnaattiioonn ooff RReessppoonnssiivveenneessss 2288.. CCoorrrreeccttiioonn ooff EErrrroorrss 2299.. CCoonnvveerrssiioonn ttoo SSiinnggllee CCuurrrreennccyy ffoorr CCoommppaarriissoonn ooff BBiiddss 3300.... EEvvaalluuaattiioonn aanndd CCoommppaarriissoonn ooff BBiiddss 3311.. PPrreeffeerreennccee ffoorr DDoommeessttiicc bbiiddddeerrss 3322.. PPuurrcchhaassee PPrreeffeerreennccee 3333.. CCoommppeennssaattiioonn ffoorr EExxtteennddeedd SSttaayy

FF.. AAwwaarrdd ooff CCoonnttrraacctt

3344.. AAwwaarrdd 3355.. EEmmppllooyyeerr’’ss RRiigghhtt ttoo AAcccceepptt aannyy BBiidd aanndd ttoo RReejjeecctt aannyy oorr aallll BBiiddss 3366.. NNoottiiffiiccaattiioonn ooff AAwwaarrdd 3377.. SSiiggnniinngg ooff AAggrreeeemmeenntt 3388.. CCoonnttrraacctt PPeerrffoorrmmaannccee SSeeccuurriittyy 3399.. CCoorrrruupptt oorr FFrraauudduulleenntt PPrraaccttiicceess 4400.. RReejjeeccttiioonn CCrriitteerriiaa 4411.. PPAANN nnoo..

7

SSEECCTTIIOONN--IIII

IInnssttrruuccttiioonnss ttoo BBiiddddeerrss

AA.. GGeenneerraall 11.. SSccooppee ooff BBiidd TThhee EEmmppllooyyeerr,, aass ddeeffiinneedd iinn tthhee GGeenneerraall CCoonnddiittiioonnss ooff CCoonnttrraacctt,, hheerreeiinnaafftteerr ““tthhee EEmmppllooyyeerr””,,

wwiisshheess ttoo rreecceeiivvee bbiiddss aass ddeessccrriibbeedd iinn tthhee TTeennddeerr DDooccuummeenntt.. ffoorr “ANNUAL RATE CONTRACT FOR REWINDING AND REPAIRING OF MOTORS WITH FCL INSL AT GAIL, VAGHODIA FOR A PERIOD OF TWO YEARS”.

11..11 TThhrroouugghhoouutt tthheessee bbiiddddiinngg ddooccuummeennttss,, tthhee tteerrmmss ““bbiidd”” aanndd ““tteennddeerr”” aanndd tthheeiirr ddeerriivvaattiivveess

((““bbiiddddeerr// tteennddeerreerr””,, ““bbiidd//tteennddeerr””,, ““bbiiddddiinngg// tteennddeerriinngg””,, eettcc..)) aarree ssyynnoonnyymmoouuss,, aanndd ddaayy mmeeaannss ccaalleennddaarr ddaayy.. SSiinngguullaarr aallssoo mmeeaannss pplluurraall..

22.. EElliiggiibbllee BBiiddddeerrss 22..11 BBiiddddeerrss sshhaallll,, aass ppaarrtt ooff tthheeiirr bbiidd,, ssuubbmmiitt aa aauutthhoorriittyy lleetttteerr ffrroomm tthhee oowwnneerr aauutthhoorriizziinngg tthhee

ssiiggnnaattoorryy ooff tthhee bbiidd ttoo bbiinndd tthhee bbiiddddeerr.. 22..22 TThhee bbiiddddeerr sshhaallll nnoott bbee uunnddeerr aa ddeeccllaarraattiioonn ooff iinneelliiggiibbiilliittyy bbyy EEmmppllooyyeerr ffoorr ccoorrrruupptt oorr ffrraauudduulleenntt

pprraaccttiicceess aass ddeeffiinneedd iinn IITTBB.. 22..33 TThhee bbiiddddeerr iiss nnoott ppuutt oonn hhoolliiddaayy bbyy GGAAIILL oorr bbllaacckk lliisstteedd bbyy aannyy GGoovveerrnnmmeenntt DDeeppaarrttmmeenntt //

PPuubblliicc SSeeccttoorr.. 33.. OOnnee BBiidd ppeerr BBiiddddeerr 33..11 AA ffiirrmm sshhaallll ssuubbmmiitt oonnllyy oonnee bbiidd iinn tthhee ssaammee bbiiddddiinngg pprroocceessss,, iinnddiivviidduuaallllyy aass aa bbiiddddeerr.. NNoo ffiirrmm

ccaann bbee aa ssuubbccoonnttrraaccttoorr wwhhiillee ssuubbmmiittttiinngg aa bbiidd iinnddiivviidduuaallllyy iinn tthhee ssaammee bbiiddddiinngg pprroocceessss.. AA bbiiddddeerr wwhhoo ssuubbmmiittss oorr ppaarrttiicciippaatteess iinn mmoorree tthhaann oonnee bbiidd wwiillll ccaauussee aallll tthhee pprrooppoossaallss iinn wwhhiicchh tthhee bbiiddddeerr hhaass ppaarrttiicciippaatteedd ttoo bbee ddiissqquuaalliiffiieedd..

44.. CCoosstt ooff BBiiddddiinngg 44..11 TThhee bbiiddddeerr sshhaallll bbeeaarr aallll ccoossttss aassssoocciiaatteedd wwiitthh tthhee pprreeppaarraattiioonn aanndd ssuubbmmiissssiioonn ooff tthhee bbiidd,, aanndd

GGAAIILL wwiillll iinn nnoo ccaassee,, bbee rreessppoonnssiibbllee oorr lliiaabbllee ffoorr tthheessee ccoossttss,, rreeggaarrddlleessss ooff tthhee ccoonndduucctt oorr oouuttccoommee ooff tthhee bbiiddddiinngg pprroocceessss..

55.. SSiittee VViissiitt 55..11 TThhee bbiiddddeerr iiss aaddvviisseedd ttoo vviissiitt aanndd eexxaammiinnee tthhee SSiittee ooff WWoorrkkss aanndd iittss ssuurrrroouunnddiinnggss aanndd oobbttaaiinn ffoorr

iittsseellff oonn iittss oowwnn rreessppoonnssiibbiilliittyy aallll iinnffoorrmmaattiioonn tthhaatt mmaayy bbee nneecceessssaarryy ffoorr pprreeppaarriinngg tthhee bbiidd aanndd eenntteerriinngg iinnttoo aa ccoonnttrraacctt ffoorr rreeqquuiirreedd jjoobb.. TThhee ccoossttss ooff vviissiittiinngg tthhee SSiittee sshhaallll bbee aatt tthhee bbiiddddeerr’’ss oowwnn eexxppeennssee..

BB.. BBiiddddiinngg DDooccuummeennttss 66.. CCoonntteennttss ooff BBiiddddiinngg DDooccuummeenntt 66..11 TThhee BBiiddddiinngg DDooccuummeennttss//TTeennddeerr DDooccuummeennttss aarree tthhoossee ssttaatteedd bbeellooww aanndd sshhoouulldd bbee rreeaadd iinn

ccoonnjjuunnccttiioonn wwiitthh aannyy aaddddeennddaa iissssuueedd iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh IITTBB.. SSeeccttiioonn II IInnvviittaattiioonn ffoorr BBiiddss ((IIFFBB)) SSeeccttiioonn IIII IInnssttrruuccttiioonnss ttoo BBiiddddeerrss ((IITTBB)) SSeeccttiioonn IIIIII SSppeecciiaall CCoonnddiittiioonnss ooff CCoonnttrraacctt ((SSCCCC)) SSeeccttiioonn IIVV FFOORRMMAATTSS SSeeccttiioonn VV BBiillll ooff QQuuaannttiittiieess ((BBOOQQ)) // SScchheedduullee ooff RRaatteess ((SSOORR)) SSeeccttiioonn VVII GGeenneerraall CCoonnddiittiioonnss ooff CCoonnttrraacctt ((GGCCCC))

8

66..22 TThhee bbiiddddeerr iiss eexxppeecctteedd ttoo eexxaammiinnee aallll iinnssttrruuccttiioonnss,, ffoorrmmss,, tteerrmmss aanndd ccoonnddiittiioonnss iinn tthhee bbiiddddiinngg

ddooccuummeennttss.. TThhee IInnvviittaattiioonn ffoorr BBiiddss ((IIFFBB)) ttooggeetthheerr wwiitthh aallll iittss aattttaacchhmmeennttss tthheerreettoo,, sshhaallll bbee ccoonnssiiddeerreedd ttoo bbee rreeaadd,, uunnddeerrssttoooodd aanndd aacccceepptteedd bbyy tthhee bbiiddddeerrss.. FFaaiilluurree ttoo ffuurrnniisshh aallll iinnffoorrmmaattiioonn rreeqquuiirreedd bbyy tthhee bbiiddddiinngg ddooccuummeennttss oorr ssuubbmmiissssiioonn ooff aa bbiidd nnoott ssuubbssttaannttiiaallllyy rreessppoonnssiivvee ttoo tthhee bbiiddddiinngg ddooccuummeennttss iinn eevveerryy rreessppeecctt wwiillll bbee aatt bbiiddddeerr’’ss rriisskk aanndd mmaayy rreessuulltt iinn tthhee rreejjeeccttiioonn ooff hhiiss bbiidd..

77.. CCllaarriiffiiccaattiioonn ooff BBiiddddiinngg DDooccuummeennttss 77..22 AA pprroossppeeccttiivvee bbiiddddeerr rreeqquuiirriinngg aannyy ccllaarriiffiiccaattiioonn((ss)) ooff tthhee BBiiddddiinngg DDooccuummeennttss mmaayy nnoottiiffyy GGAAIILL iinn

wwrriittiinngg oorr bbyy ffaaxx oorr ee--mmaaiill aatt GGAAIILL’’ss mmaaiilliinngg aaddddrreessss iinnddiiccaatteedd iinn tthhee IInnvviittaattiioonn ffoorr BBiiddss nnoott llaatteerr tthhaann 0033 ddaayyss pprriioorr ttoo tthhee ddeeaaddlliinnee.. GGAAIILL mmaayy,, iiff ddeeeemmeedd aapppprroopprriiaattee,, rreessppoonndd iinn wwrriittiinngg ttoo tthhee rreeqquueesstt ffoorr ccllaarriiffiiccaattiioonn.. WWrriitttteenn ccooppiieess ooff GGAAIILL’’ss rreessppoonnssee ((iinncclluuddiinngg aann eexxppllaannaattiioonn ooff tthhee qquueerryy bbuutt wwiitthhoouutt iiddeennttiiffyyiinngg tthhee ssoouurrccee ooff tthhee qquueerryy)) wwiillll bbee sseenntt ttoo aallll pprroossppeeccttiivvee bbiiddddeerrss wwhhoo hhaavvee rreecceeiivveedd tthhee bbiiddddiinngg ddooccuummeennttss.. AAnnyy CCllaarriiffiiccaattiioonn oorr iinnffoorrmmaattiioonn rreeqquuiirreedd bbyy tthhee bbiiddddeerr bbuutt ssaammee nnoott rreecceeiivveedd bbyy tthhee EEmmppllooyyeerr,, TThhrreeee ddaayyss pprriioorr ttoo tthhee bbiidd dduuee ddaattee,, tthhee ssaammee iiss lliiaabbllee ttoo bbee ccoonnssiiddeerreedd aass nnoo ccllaarriiffiiccaattiioonn//iinnffoorrmmaattiioonn rreeqquuiirreedd..

88.. AAmmeennddmmeenntt ooff BBiiddddiinngg DDooccuummeennttss 88..11 AAtt aannyy ttiimmee pprriioorr ttoo tthhee bbiidd dduuee ddaattee,, GGAAIILL mmaayy,, ffoorr aannyy rreeaassoonn,, wwhheetthheerr aatt iittss oowwnn iinniittiiaattiivvee oorr iinn

rreessppoonnssee ttoo aa ccllaarriiffiiccaattiioonn rreeqquueesstteedd bbyy aa pprroossppeeccttiivvee bbiiddddeerr,, mmooddiiffyy tthhee bbiiddddiinngg ddooccuummeennttss..

88..22 TThhee aammeennddmmeenntt wwiillll bbee nnoottiiffiieedd iinn wwrriittiinngg oorr bbyy ffaaxx oorr ee--mmaaiill ttoo aallll pprroossppeeccttiivvee bbiiddddeerrss,, aatt tthhee aaddddrreessss,, ffaaxx nnuummbbeerrss,, ee--mmaaiill iidd pprroovviiddeedd bbyy tthhee bbiiddddeerr,, wwhhoo hhaavvee rreecceeiivveedd tthhee BBiiddddiinngg DDooccuummeennttss aanndd wwiillll bbee bbiinnddiinngg oonn tthheemm..

88..33 IInn oorrddeerr ttoo aaffffoorrdd pprroossppeeccttiivvee bbiiddddeerrss,, rreeaassoonnaabbllee ttiimmee iinn wwhhiicchh ttoo ttaakkee tthhee aammeennddmmeenntt iinnttoo aaccccoouunntt iinn pprreeppaarriinngg tthheeiirr bbiiddss,, GGAAIILL mmaayy,, aatt iittss ddiissccrreettiioonn,, eexxtteenndd tthhee bbiidd dduuee ddaattee..

CC.. PPrreeppaarraattiioonn ooff BBiiddss

99.. LLaanngguuaaggee ooff BBiidd :: EEnngglliisshh 1100.. DDooccuummeennttss CCoommpprriissiinngg tthhee BBiidd 1100..11 TThhee bbiidd pprreeppaarreedd bbyy tthhee bbiiddddeerr sshhaallll ccoommpprriissee tthhee ffoolllloowwiinngg ccoommppoonneennttss:: 1100..22 EEnnvveellooppee -- II:: SSuuppeerr ssccrriibbiinngg TTeecchhnnoo--CCoommmmeerrcciiaall UUnn pprriicceedd BBiiddss ((PPAARRTT--II)) PPaarrtt--II:: TTeecchhnnoo--ccoommmmeerrcciiaall //UUnn--pprriicceedd BBiidd ((ttoo bbee ffuurrnniisshheedd iinn oorriiggiinnaall oonnllyy)) aanndd sshhaallll ccoonnttaaiinn tthhee

ffoolllloowwiinngg:: ((aa)) CCoovveerriinngg LLeetttteerr ((bb)) BBiiddddeerr’’ss ggeenneerraall ddeettaaiillss//iinnffoorrmmaattiioonn aass ppeerr ffoorrmmaatt FF--11 ((cc)) PPoowweerr ooff AAttttoorrnneeyy//AAuutthhoorriittyy lleetttteerr ffrroomm ccoommppeetteenntt ooffffiicciiaall iinn ffaavvoouurr ooff ppeerrssoonn((ss)) ssiiggnniinngg tthhee bbiidd

tthhaatt ssuucchh ppeerrssoonn ((ss)) iiss//aarree aauutthhoorriizzeedd ttoo ssiiggnn tthhee bbiidd oonn bbeehhaallff ooff tthhee bbiiddddeerr aanndd aannyy ccoonnsseeqquueennccee rreessuullttiinngg dduuee ttoo ssuucchh ssiiggnniinngg sshhaallll bbee bbiinnddiinngg oonn tthhee bbiiddddeerr..

((dd)) SSppeecciiffiicc eexxppeerriieennccee,, aannnnuuaall ttuurrnnoovveerr,, eettcc.. ((ee)) AA BBiidd FFoorrmm aass ppeerr ffoorrmmaatt FF--22 ((ff)) CCooppiieess ooff ddooccuummeennttss aass rreeqquuiirreedd iinn FF--33 ((gg)) AA ccoonnffiirrmmaattiioonn tthhaatt pprriicceess iinn rreeqquuiissiittee ffoorrmmaattss,, ssttrriiccttllyy ccoommppllyyiinngg wwiitthh tthhee rreeqquuiirreemmeenntt,, wwiitthh

pprriicceess bbllaannkkeedd oouutt,, aarree iinn eennvveellooppee nnuummbbeerr IIII ““PPrriiccee BBiidd””.. ((hh)) DDooccuummeennttss eessttaabblliisshhiinngg tthhee eelliiggiibbiilliittyy aanndd ccoonnffoorrmmiittyy ttoo tthhee BBiidd DDooccuummeennttss ooff aallll GGooooddss aanndd

sseerrvviicceess,, wwhhiicchh tthhee bbiiddddeerr pprrooppoosseess ttoo ssuuppppllyy uunnddeerr tthhee aawwaarrdd iiss ttoo bbee ssuubbmmiitttteedd.. ((ii)) OOnnee ccooppyy ooff BBiidd sseeccuurriittyy ttoo bbee ffuurrnniisshheedd eeiitthheerr iinn tthhee ffoorrmm ooff CCaasshhiieerr’’ss // BBaannkkeerr’’ss cchheeqquuee // BBaannkk

DDrraafftt ppaayyaabbllee ttoo GGAAIILL ((IInnddiiaa)) LLttdd..,, aatt VVaagghhooddiiaa // BBaannkk GGuuaarraanntteeee aass ppeerr ffoorrmmaatt FF--44..

9

((jj)) SSppeecciiffiicc EExxppeerriieennccee,, AAnnnnuuaall TTuurrnnoovveerr aanndd ootthheerr ddeettaaiillss aass ppeerr FFoorrmmaatt FF--55 ((kk)) CCoonnffiirrmmaattiioonn ooff nnoo ddeevviiaattiioonn aass ppeerr FFoorrmmaatt FF--66 ((ll)) CCeerrttiiffiiccaattee iinn FFoorrmmaatt FF 77 ((mm)) CCoommmmeerrcciiaall QQuueessttiioonnnnaaiirree // AAggrreeeedd TTeerrmmss && CCoonnddiittiioonnss dduullyy ffiilllleedd--iinn,, aass ppeerr ffoorrmmaatt FF--88 ((nn)) LLaatteesstt vvaalliidd EEmmppllooyyeeeess PPrroovviiddeenntt FFuunndd RReeggiissttrraattiioonn CCeerrttiiffiiccaattee uunnddeerr RRPPFF ((oo)) BBiiddddeerr’’ss ddeeccllaarraattiioonn tthhaatt tthheeyy aarree nnoott uunnddeerr lliiqquuiiddaattiioonn,, ccoouurrtt rreecceeiivveerrsshhiipp oorr ssiimmiillaarr

pprroocceeeeddiinnggss,, aass ppeerr ffoorrmmaatt FF--66--AA ((pp)) AAnnyy ootthheerr iinnffoorrmmaattiioonn//ddeettaaiillss rreeqquuiirreedd aass ppeerr bbiidd ddooccuummeenntt ((qq)) OOffffeerr//AApppplliiccaattiioonn ffoorrmmaatt –– AAnnnneexxuurree

NNoottee:: AAllll ppaaggeess ooff tthhee bbiidd ttoo bbee ssiiggnneedd aanndd sseeaalleedd bbyy aauutthhoorriizzeedd ppeerrssoonn ooff tthhee bbiiddddeerr..

1100..33 EEnnvveellooppee IIII:: SSuuppeerr ssccrriibbiinngg ““PPrriiccee BBiidd -- NNoott ttoo OOppeenn wwiitthh TTeecchhnnoo--ccoommmmeerrcciiaall UUnn--pprriicceedd BBiidd”” PPaarrtt--IIII:: PPrriiccee BBiidd :: sshhaallll ccoonnttaaiinn oorriiggiinnaall ooff SScchheedduullee ooff RRaatteess dduullyy ffiilllleedd--iinn,, iinn sseeppaarraattee sseeaalleedd

eennvveellooppeess,, dduullyy ssiiggnneedd aanndd ssttaammppeedd oonn eeaacchh ppaaggee ssuuppeerr ssccrriibbiinngg oonn tthhee sseeaalleedd eennvveellooppee ““PPrriiccee BBiidd –– DDoo NNoott OOppeenn””.. IInn ccaassee ooff aannyy ccoorrrreeccttiioonn,, tthhee bbiiddddeerrss sshhaallll ppuutt tthheeiirr ffuullll ssiiggnnaattuurree aanndd ssttaammpp..

1100..44 EEnnvveellooppee IIIIII:: SSuuppeerr ssccrriibbiinngg ““ BBiidd SSeeccuurriittyy””-- PPAARRTT--IIIIII PPaarrtt--IIIIII sshhaallll ccoonnttaaiinn oorriiggiinnaall BBiidd sseeccuurriittyy iinn sseeppaarraattee sseeaalleedd eennvveellooppee.. 1111.. BBiidd PPrriicceess 1111..11 UUnnlleessss ssttaatteedd ootthheerrwwiissee iinn tthhee BBiiddddiinngg DDooccuummeennttss,, tthhee CCoonnttrraacctt sshhaallll bbee aawwaarrddeedd oonn tthhee pprriicceess

qquuootteedd bbyy tthhee BBiiddddeerr aanndd aacccceepptteedd bbyy tthhee EEMMPPLLOOYYEERR.. 1111..22 PPrriicceess mmuusstt bbee ffiilllleedd iinn ffoorrmmaatt ffoorr ‘‘SScchheedduullee ooff RRaatteess’’ eenncclloosseedd aass ppaarrtt ooff BBiiddddiinngg DDooccuummeenntt.. IIff

qquuootteedd iinn sseeppaarraattee ttyyppeedd sshheeeettss aanndd aannyy vvaarriiaattiioonn iinn iitteemm ddeessccrriippttiioonn,, uunniitt oorr qquuaannttiittyy iiss nnoottiicceedd;; tthhee bbiidd iiss lliiaabbllee ttoo bbee rreejjeecctteedd..

1111..33 BBiiddddeerr sshhaallll qquuoottee ffoorr tthhee iitteemmss ooff SScchheedduullee ooff RRaatteess aafftteerr ccaarreeffuull aannaallyyssiiss ooff ccoosstt iinnvvoollvveedd ffoorr tthhee ppeerrffoorrmmaannccee ooff tthhee ccoommpplleetteedd iitteemm ccoonnssiiddeerriinngg aallll ppaarrttss ooff tthhee BBiiddddiinngg DDooccuummeenntt.. 1111..44 AAllll dduuttiieess aanndd ttaaxxeess aanndd ootthheerr lleevviieess ((iiff aannyy)) ppaayyaabbllee bbyy tthhee CCoonnttrraaccttoorr uunnddeerr tthhee CCoonnttrraacctt,, oorr

ffoorr aannyy ootthheerr ccaauussee,, sshhaallll bbee iinncclluuddeedd iinn tthhee rraatteess aanndd pprriicceess aanndd tthhee ttoottaall bbiidd pprriiccee ssuubbmmiitttteedd bbyy tthhee bbiiddddeerr..

1111..55 PPrriicceess qquuootteedd bbyy tthhee bbiiddddeerr,, sshhaallll rreemmaaiinn ffiirrmm aanndd ffiixxeedd aanndd vvaalliidd ttiillll tthhee ccoonnttrraacctt ppeerriioodd aanndd wwiillll nnoott bbee ssuubbjjeecctt ttoo vvaarriiaattiioonn oonn aannyy aaccccoouunntt..

1111..66 TThhee BBiiddddeerr sshhaallll qquuoottee tthhee pprriicceess bbootthh iinn ffiigguurreess aass wweellll aass iinn wwoorrddss.. TThheerree sshhoouulldd nnoott bbee aannyy ddiissccrreeppaanncciieess bbeettwweeeenn tthhee pprriiccee iinnddiiccaatteedd iinn ffiigguurreess aanndd tthhee pprriiccee iinnddiiccaatteedd iinn wwoorrddss..

1111..77 AAlltteerrnnaattiivvee bbiiddss sshhaallll nnoott bbee ccoonnssiiddeerreedd.. 1111..88 DDiissccoouunntt,, iiff aannyy,, mmuusstt bbee iinncclluuddeedd iinn ‘‘SScchheedduullee ooff RRaatteess’’ oonnllyy.. CCoonnddiittiioonnaall ddiissccoouunntt,, iiff ooffffeerreedd,,

sshhaallll nnoott bbee ccoonnssiiddeerreedd ffoorr eevvaalluuaattiioonn.. 1122.. BBiidd CCuurrrreenncciieess:: TThhee bbiidd sshhoouulldd bbee ssuubbmmiitttteedd iinn IInnddiiaann RRuuppeeeess oonnllyy..

1133.. BBiidd VVaalliiddiittyy 1133..11 BBiiddss sshhaallll bbee kkeepptt vvaalliidd ffoorr 44 mmoonntthhss ffrroomm tthhee ffiinnaall bbiidd dduuee ddaattee.. AA bbiidd vvaalliidd ffoorr aa sshhoorrtteerr ppeerriioodd

mmaayy bbee rreejjeecctteedd bbyy GGAAIILL aass nnoonn--rreessppoonnssiivvee.. 1133..22 IInn eexxcceeppttiioonnaall cciirrccuummssttaanncceess,, pprriioorr ttoo eexxppiirryy ooff tthhee oorriiggiinnaall bbiidd vvaalliiddiittyy ppeerriioodd,, tthhee EEmmppllooyyeerr

mmaayy rreeqquueesstt tthhaatt tthhee bbiiddddeerrss eexxtteenndd tthhee ppeerriioodd ooff vvaalliiddiittyy ffoorr aa ssppeecciiffiieedd aaddddiittiioonnaall ppeerriioodd.. TThhee rreeqquueesstt aanndd tthhee rreessppoonnsseess tthheerreettoo sshhaallll bbee mmaaddee iinn wwrriittiinngg oorr bbyy ffaaxx // ee--mmaaiill.. AA bbiiddddeerr mmaayy rreeffuussee tthhee rreeqquueesstt wwiitthhoouutt ffoorrffeeiittuurree ooff hhiiss bbiidd sseeccuurriittyy.. AA bbiiddddeerr aaggrreeeeiinngg ttoo tthhee rreeqquueesstt wwiillll nnoott

10

bbee rreeqquuiirreedd oorr ppeerrmmiitttteedd ttoo mmooddiiffyy hhiiss bbiidd,, bbuutt wwiillll bbee rreeqquuiirreedd ttoo eexxtteenndd tthhee vvaalliiddiittyy ooff iittss bbiidd sseeccuurriittyy ffoorr tthhee ppeerriioodd ooff tthhee eexxtteennssiioonn aanndd iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh CCllaauussee 1166 iinn aallll rreessppeeccttss..

1144.. BBiidd SSeeccuurriittyy 1144..11 TThhee bbiiddddeerr sshhaallll ffuurrnniisshh,, aass ppaarrtt ooff hhiiss bbiidd,, bbiidd sseeccuurriittyy iinn tthhee aammoouunntt ssppeecciiffiieedd iinn tthhee IInnvviittaattiioonn

ffoorr BBiiddss ((IIFFBB)).. 1144..22 TThhee bbiidd sseeccuurriittyy iiss rreeqquuiirreedd ttoo pprrootteecctt GGAAIILL aaggaaiinnsstt tthhee rriisskk ooff bbiiddddeerr’’ss ccoonndduucctt,, wwhhiicchh wwoouulldd

wwaarrrraanntt tthhee sseeccuurriittyy’’ss ffoorrffeeiittuurree.. 14.3 GAIL shall not be liable to pay any bank charges, commission or interest on the amount of Bid

Security. In case Bid Security is in the form of a Bank Guarantee, the same shall be from any Indian scheduled bank or a branch of an International bank situated in India and registered with Reserve bank of India as scheduled foreign bank in case of Indian bidder. However, in case of Bank Guarantee from banks other than the Nationalised Indian banks, the bank must be commercial bank having net worth in excess of Rs 100 crores and a declaration to this effect should be made by such commercial bank either in the Bank Guarantee itself or separately on its letterhead. Bid Security shall be valid for 2 months beyond the validity of the Bid.

1144..44 AAnnyy bbiidd nnoott sseeccuurreedd iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh tteennddeerr ccoonnddiittiioonnss mmaayy bbee rreejjeecctteedd bbyy GGAAIILL aass nnoonn--

rreessppoonnssiivvee.. 1144..55 UUnnssuucccceessssffuull bbiiddddeerr’’ss bbiidd sseeccuurriittyy wwiillll bbee ddiisscchhaarrggeedd//rreettuurrnneedd aass pprroommppttllyy aass ppoossssiibbllee,, bbuutt nnoott

llaatteerr tthhaann 3300 ddaayyss aafftteerr tthhee eexxppiirraattiioonn ooff tthhee ppeerriioodd ooff bbiidd vvaalliiddiittyy pprreessccrriibbeedd bbyy GGAAIILL,, ppuurrssuuaanntt ttoo IITTBB CCllaauussee--1155..

1144..66 TThhee ssuucccceessssffuull bbiiddddeerr’’ss bbiidd sseeccuurriittyy wwiillll bbee ddiisscchhaarrggeedd uuppoonn tthhee bbiiddddeerr’’ss aacccceeppttiinngg tthhee aawwaarrdd && ssiiggnniinngg tthhee AAggrreeeemmeenntt aanndd ffuurrnniisshhiinngg tthhee CCoonnttrraacctt PPeerrffoorrmmaannccee SSeeccuurriittyy..

1144..77 TThhee bbiidd sseeccuurriittyy mmaayy bbee ffoorrffeeiitteedd:: aa)) IIff aa bbiiddddeerr wwiitthhddrraawwss hhiiss bbiidd dduurriinngg tthhee ppeerriioodd ooff bbiidd vvaalliiddiittyy bb)) iinn tthhee ccaassee ooff aa ssuucccceessssffuull bbiiddddeerr,, iiff tthhee bbiiddddeerr ffaaiillss::

ii)) ttoo aacccceepptt tthhee NNoottiiffiiccaattiioonn ooff AAwwaarrdd // FFaaxx ooff IInntteenntt ((FFOOII)) // LLeetttteerr ooff IInntteenntt ((LLOOII)),, oorr iiii)) ttoo ffuurrnniisshh CCoonnttrraacctt PPeerrffoorrmmaannccee SSeeccuurriittyy // SSeeccuurriittyy DDeeppoossiitt iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh CCllaauussee--4400 iiiiii)) ttoo aacccceepptt aarriitthhmmeettiiccaall ccoorrrreeccttiioonnss

1144..88 BBiidd SSeeccuurriittyy sshhoouulldd bbee iinn ffaavvoouurr ooff GGAAIILL ((IInnddiiaa)) LLiimmiitteedd aanndd aaddddrreesssseedd ttoo GGAAIILL.. IInn ccaassee BBiidd

SSeeccuurriittyy iiss iinn tthhee ffoorrmm ooff BBaannkk GGuuaarraanntteeee ,, tthhee ssaammee mmuusstt iinnddiiccaattee tthhee BBiidd DDooccuummeenntt aanndd tthhee wwoorrkk ffoorr wwhhiicchh tthhee bbiiddddeerr iiss qquuoottiinngg.. TThhiiss iiss eesssseennttiiaall ttoo hhaavvee pprrooppeerr ccoo--rreellaattiioonn aatt aa llaatteerr ddaattee.. TThhee BBiidd SSeeccuurriittyy sshhaallll bbee iinn tthhee ffoorrmm pprroovviiddeedd aatt FF--44 ((BBaannkk GGuuaarraanntteeee)) ..

1155.. PPrree--TTeennddeerriinngg// PPrree BBiidd CCoonnffeerreennccee:: NNOOTT AAPPPPLLIICCAABBLLEE 1155..11 TThhee bbiiddddeerr((ss)) oorr hhiiss ddeessiiggnnaatteedd rreepprreesseennttaattiivvee aarree iinnvviitteedd ttoo aatttteenndd aa pprree--tteennddeerriinngg ccoonnffeerreennccee

wwhhiicchh wwiillll ttaakkee ppllaaccee aatt GGAAIILL ((IInnddiiaa)) LLiimmiitteedd,, GGIIDDCC IInndduussttrriiaall EEssttaattee ,, VVaagghhooddiiaa DDiisstt BBaarrooddaa.. 1155..22 TThhee ppuurrppoossee ooff tthhee mmeeeettiinngg wwiillll bbee ttoo ccllaarriiffyy iissssuueess aanndd ttoo aannsswweerr qquueessttiioonnss oonn aannyy mmaatttteerr tthhaatt

mmaayy bbee rraaiisseedd aatt tthhaatt ssttaaggee.. 1155..33 TTeexxtt ooff tthhee qquueessttiioonnss rraaiisseedd aanndd tthhee rreessppoonnsseess ggiivveenn,, ttooggeetthheerr wwiitthh aannyy rreessppoonnsseess pprreeppaarreedd

aafftteerr tthhee mmeeeettiinngg,, wwiillll bbee ttrraannssmmiitttteedd wwiitthhoouutt ddeellaayy ((wwiitthhoouutt iiddeennttiiffyyiinngg tthhee ssoouurrcceess ooff tthhee qquueessttiioonn)) ttoo aallll ppuurrcchhaasseerrss ooff tthhee bbiiddddiinngg ddooccuummeennttss.. AAnnyy mmooddiiffiiccaattiioonn ooff tthhee bbiiddddiinngg ddooccuummeennttss lliisstteedd iinn IITTBB tthhaatt mmaayy bbeeccoommee nneecceessssaarryy aass aa rreessuulltt ooff tthhee pprree--tteennddeerriinngg ccoonnffeerreennccee sshhaallll bbee mmaaddee bbyy tthhee EEmmppllooyyeerr eexxcclluussiivveellyy tthhrroouugghh tthhee iissssuuee ooff aann AAddddeenndduumm aanndd nnoott tthhrroouugghh tthhee mmiinnuutteess ooff tthhee pprree--bbiidd mmeeeettiinngg..

1155..44 NNoonn--aatttteennddaannccee ooff tthhee pprree--tteennddeerriinngg ccoonnffeerreennccee wwiillll nnoott bbee aa ccaauussee ffoorr ddiissqquuaalliiffiiccaattiioonn ooff aa bbiiddddeerr..

11

1166.. FFoorrmmaatt aanndd SSiiggnniinngg ooff BBiidd 1166..11 TThhee oorriiggiinnaall aanndd aallll ccooppiieess ooff tthhee bbiidd sshhaallll bbee ttyyppeedd oorr wwrriitttteenn iinn iinnddeelliibbllee iinnkk ((iinn tthhee ccaassee ooff

ccooppiieess,, pphhoottooccooppiieess aarree aallssoo aacccceeppttaabbllee)) aanndd sshhaallll bbee ssiiggnneedd bbyy aa ppeerrssoonn oorr ppeerrssoonnss dduullyy aauutthhoorriizzeedd ttoo ssiiggnn oonn bbeehhaallff ooff tthhee bbiiddddeerr.. TThhee nnaammee aanndd ppoossiittiioonn hheelldd bbyy eeaacchh ppeerrssoonn ssiiggnniinngg,, mmuusstt bbee ttyyppeedd oorr pprriinntteedd bbeellooww tthhee ssiiggnnaattuurree.. AAllll ppaaggeess ooff tthhee bbiidd eexxcceepptt ffoorr uunnaammeennddeedd pprriinntteedd lliitteerraattuurree wwhheerree eennttrriieess oorr aammeennddmmeennttss hhaavvee bbeeeenn mmaaddee sshhaallll bbee iinniittiiaalllleedd bbyy tthhee ppeerrssoonn oorr ppeerrssoonnss ssiiggnniinngg tthhee bbiidd..

1166..22 TThhee bbiidd sshhaallll ccoonnttaaiinn nnoo aalltteerraattiioonnss,, oommiissssiioonnss,, oorr aaddddiittiioonnss,, uunnlleessss ssuucchh ccoorrrreeccttiioonnss aarree iinniittiiaalllleedd bbyy tthhee ppeerrssoonn oorr ppeerrssoonnss ssiiggnniinngg tthhee bbiidd..

1177.. ZZeerroo DDeevviiaattiioonn 1177..11 BBiiddddeerrss ttoo nnoottee tthhaatt tthhiiss iiss aa zzeerroo ddeevviiaattiioonn tteennddeerr.. GGAAIILL wwiillll aapppprreecciiaattee ssuubbmmiissssiioonn ooff ooffffeerr

bbaasseedd oonn tthhee tteerrmmss aanndd ccoonnddiittiioonnss iinn tthhee eenncclloosseedd GGeenneerraall CCoonnddiittiioonnss ooff CCoonnttrraacctt ((GGCCCC)),, IInnssttrruuccttiioonnss ttoo BBiiddddeerrss ((IITTBB)),, eettcc.. ttoo aavvooiidd wwaassttaaggee ooff ttiimmee aanndd mmoonneeyy iinn sseeeekkiinngg ccllaarriiffiiccaattiioonnss oonn tteecchhnniiccaall// ccoommmmeerrcciiaall aassppeeccttss ooff tthhee ooffffeerr.. BBiiddddeerr mmaayy nnoottee tthhaatt nnoo tteecchhnniiccaall aanndd ccoommmmeerrcciiaall ccllaarriiffiiccaattiioonnss wwiillll bbee ssoouugghhtt ffoorr aafftteerr tthhee rreecceeiipptt ooff tthhee bbiiddss.. BBiiddss wwiitthh aannyy ddeevviiaattiioonn ttoo tthhee bbiidd ccoonnddiittiioonnss sshhaallll bbee lliiaabbllee ffoorr rreejjeeccttiioonn..

1188.. EE--PPaayymmeenntt 1188..11 PPaayymmeennttss ttoo ssuupppplliieerrss aanndd ccoonnttrraaccttoorrss sshhaallll bbee ddoonnee oonnllyy eelleeccttrroonniiccaallllyy aanndd ttoo ffaacciilliittaattee tthhee

ppaayymmeennttss eelleeccttrroonniiccaallllyy,, tthhee bbiiddddeerr sshhoouulldd hhaavvee aann aaccccoouunntt wwiitthh HHDDFFCC BBaannkk oorr IICCIICCII BBaannkk oorr SSttaattee BBaannkk ooff IInnddiiaa ssoo tthhaatt tthhee ppaayymmeenntt tthhrroouugghh ee--bbaannkkiinngg bbee mmaaddee ttoo tthhee bbiiddddeerr,, iinn ccaassee wwoorrkk iiss aawwaarrddeedd ttoo hhiimm.. FFuurrtthheerr,, tthhee bbiiddddeerr sshhoouulldd ggiivvee tthhee ddeettaaiillss ooff hhiiss bbaannkk aaccccoouunntt iinn aannyy oonnee ooff tthhee aabboovvee bbaannkkss ttoo ffaacciilliittaattee ppaayymmeenntt tthhrroouugghh ee--bbaannkkiinngg iinn ccaassee ooff aawwaarrdd ooff wwoorrkk oonn hhiimm..

1199.... AAggeenntt// CCoonnssuullttaanntt// RReepprreesseennttaattiivvee// RReettaaiinneerr// AAssssoocciiaattee-- NNOOTT AAPPPPLLIICCAABBLLEE

DD.. SSuubbmmiissssiioonn ooff BBiiddss

2200.. SSeeaalliinngg aanndd MMaarrkkiinngg ooff BBiiddss 2200..11 BBiidd sshhaallll bbee ssuubbmmiitttteedd iinn tthhee ffoolllloowwiinngg mmaannnneerr iinn sseeppaarraatteellyy sseeaalleedd eennvveellooppeess,, dduullyy ssuuppeerr

ssccrriibbeedd aass bbeellooww:: PPaarrtt II -- TTeecchhnnoo--ccoommmmeerrcciiaall// UUnn--pprriicceedd BBiidd PPaarrtt IIII -- PPrriicceedd BBiidd PPaarrtt IIIIII -- OOrriiggiinnaall BBiidd SSeeccuurriittyy

2200..22 PPaarrtt ''II'' sshhaallll ccoonnttaaiinn oorriiggiinnaall ooff UUNN--PPRRIICCEEDD BBIIDD ccoommpplleettee wwiitthh aallll tteecchhnniiccaall aanndd ccoommmmeerrcciiaall ddeettaaiillss ootthheerr tthhaann pprriiccee ((wwiitthh pprriicceess bbllaannkkeedd oouutt aanndd ccooppyy ooff bbiidd sseeccuurriittyy)).. AAllll tthhee uunn--pprriicceedd bbiiddss sshhaallll bbee ccoommpplleetteellyy iiddeennttiiccaall iinn aallll rreessppeeccttss iinncclluuddiinngg eenncclloossuurreess aanndd sshhaallll bbee eenncclloosseedd iinn sseeppaarraatteellyy sseeaalleedd eennvveellooppeess dduullyy ppaasstteedd wwiitthh tthhee ccoorrrreessppoonnddiinngg ccuutt--oouutt sslliipp eenncclloosseedd.. IInn tthhee eevveenntt ooff aannyy ddiissccrreeppaannccyy bbeettwweeeenn tthheemm,, tthhee oorriiggiinnaall sshhaallll ggoovveerrnn.. TThhee eennvveellooppee sshhaallll aallssoo iinnddiiccaattee tthhee nnaammee ooff tthhee bbiiddddeerr..

2200..33 PPaarrtt ''IIII'' PPRRIICCEEDD BBIIDD sshhaallll bbee ssuubbmmiitttteedd iinn oonnee oorriiggiinnaall wwiitthh dduullyy ffiilllleedd--iinn PPrriiccee sscchheedduullee sseeaalleedd iinn aa sseeppaarraattee eennvveellooppee dduullyy ppaasstteedd wwiitthh tthhee ccoorrrreessppoonnddiinngg ccuutt--oouutt sslliipp eenncclloosseedd..

PPaarrtt ‘‘IIIIII’’ –– BBIIDD SSEECCUURRIITTYY iinn oorriiggiinnaall sshhaallll bbee ssuubbmmiitttteedd sseeaalleedd iinn aa sseeppaarraattee eennvveellooppee dduullyy

ppaasstteedd wwiitthh tthhee ccoorrrreessppoonnddiinngg ccuutt--oouutt sslliipp eenncclloosseedd.. AAllll tthhee uunn--pprriicceedd bbiiddss sshhaallll bbee ccoommpplleetteellyy iiddeennttiiccaall iinn aallll rreessppeeccttss.. IInn tthhee eevveenntt ooff aannyy ddiissccrreeppaannccyy bbeettwweeeenn tthheemm,, tthhee oorriiggiinnaall sshhaallll ggoovveerrnn..

12

2200..44 TThhee tthhrreeee eennvveellooppeess ccoonnttaaiinniinngg PPAARRTT ''II'',, PPAARRTT ‘‘IIII’’ aanndd PPAARRTT `̀IIIIII'' sshhoouulldd bbee eenncclloosseedd iinn aa llaarrggeerr eennvveellooppee dduullyy sseeaalleedd aanndd mmaarrkkeedd ppaasstteedd wwiitthh ccoorrrreessppoonnddiinngg TTeennddeerr nnoo ,, DDuuee DDaattee eettcc aanndd aallssoo bbeeaarr tthhee nnaammee aanndd aaddddrreessss ooff tthhee BBiiddddeerr..

2200..55 IIff tthhee oouutteerr eennvveellooppee iiss nnoott sseeaalleedd aanndd ssuuppeerrssccrriibbeedd wwiihh tthhee tteennddeerr nnoo ,, dduuee ddaattee eettcc,, GGAAIILL wwiillll aassssuummee nnoo rreessppoonnssiibbiilliittyy ffoorr tthhee BBiidd''ss mmiissppllaacceemmeenntt oorr pprreemmaattuurree ooppeenniinngg.. 2200..66 EEaacchh bbiiddddeerr sshhaallll ssuubbmmiitt oonnllyy oonnee bbiidd.. AA bbiiddddeerr wwhhoo ssuubbmmiittss mmoorree tthhaann oonnee bbiidd wwiillll bbee rreejjeecctteedd.. 2211.. DDeeaaddlliinnee ffoorr SSuubbmmiissssiioonn ooff BBiiddss 2211..11 BBiiddss mmuusstt bbee rreecceeiivveedd bbyy GGAAIILL aatt tthhee aaddddrreessss ssppeecciiffiieedd iinn tthhee IInnvviittaattiioonn ffoorr BBiiddss ((IIFFBB)) nnoott llaatteerr

tthhaann tthhee ddaattee aanndd ttiimmee ssttiippuullaatteedd iinn tthhee IIFFBB..

2211..22 GGAAIILL mmaayy,, iinn eexxcceeppttiioonnaall cciirrccuummssttaanncceess aanndd aatt iittss ddiissccrreettiioonn,, oonn ggiivviinngg rreeaassoonnaabbllee nnoottiiccee bbyy ffaaxx oorr aannyy wwrriitttteenn ccoommmmuunniiccaattiioonn ttoo aallll pprroossppeeccttiivvee bbiiddddeerrss wwhhoo hhaavvee bbeeeenn iissssuueedd tthhee bbiidd ddooccuummeennttss,, eexxtteenndd tthhee ddeeaaddlliinnee ffoorr ssuubbmmiissssiioonn ooff bbiiddss,, iinn wwhhiicchh ccaassee aallll rriigghhttss aanndd oobblliiggaattiioonnss ooff GGAAIILL aanndd tthhee bbiiddddeerrss,, pprreevviioouussllyy ssuubbjjeecctt ttoo tthhee oorriiggiinnaall ddeeaaddlliinnee wwiillll tthheerreeaafftteerr bbee ssuubbjjeecctt ttoo tthhee ddeeaaddlliinnee aass eexxtteennddeedd..

2222.. LLaattee BBiiddss 2222..11..11 AAnnyy bbiidd rreecceeiivveedd bbyy GGAAIILL aafftteerr tthhee ddeeaaddlliinnee ffoorr ssuubbmmiissssiioonn ooff bbiiddss pprreessccrriibbeedd oonn mmaaiinn bbooddyy ooff

IIFFBB wwiillll bbee rreejjeecctteedd aanndd rreettuurrnneedd uunnooppeenneedd ttoo tthhee bbiiddddeerr aafftteerr ffiinnaalliizzaattiioonn ooff tthhee tteennddeerr.. 2233.. MMooddiiffiiccaattiioonn aanndd WWiitthhddrraawwaall ooff BBiiddss 2233..11 TThhee bbiiddddeerr mmaayy mmooddiiffyy oorr wwiitthhddrraaww hhiiss bbiidd aafftteerr tthhee bbiidd ssuubbmmiissssiioonn bbuutt bbeeffoorree tthhee dduuee ddaattee ffoorr

ssuubbmmiissssiioonn,, pprroovviiddeedd tthhaatt wwrriitttteenn nnoottiiccee ooff tthhee mmooddiiffiiccaattiioonn//wwiitthhddrraawwaall iiss rreecceeiivveedd bbyy GGAAIILL pprriioorr ttoo tthhee ddeeaaddlliinnee ffoorr ssuubbmmiissssiioonn ooff bbiiddss..

2233..22 TThhee mmooddiiffiiccaattiioonn sshhaallll aallssoo bbee pprreeppaarreedd,, sseeaalleedd,, mmaarrkkeedd aanndd ddeessppaattcchheedd iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh tthhee pprroovviissiioonnss ooff CCllaauussee 2200,, wwiitthh tthhee oouutteerr aanndd iinnnneerr eennvveellooppeess aaddddiittiioonnaallllyy mmaarrkkeedd ““mmooddiiffiiccaattiioonn”” oorr ““wwiitthhddrraawwaall””,, aass aapppprroopprriiaattee.. AA wwiitthhddrraawwaall nnoottiiccee mmaayy aallssoo bbee sseenntt bbyy tteelleexx oorr ccaabbllee,, bbuutt ffoolllloowweedd bbyy aa ssiiggnneedd ccoonnffiirrmmaattiioonn ccooppyy ppoosstt mmaarrkkeedd nnoott llaatteerr tthhaann tthhee ddeeaaddlliinnee ffoorr ssuubbmmiissssiioonn ooff bbiiddss..

2233..33 NNoo bbiidd sshhaallll bbee mmooddiiffiieedd aafftteerr tthhee ddeeaaddlliinnee ffoorr ssuubbmmiissssiioonn ooff bbiiddss.. 2233..44 NNoo bbiidd sshhaallll bbee aalllloowweedd ttoo bbee wwiitthhddrraawwnn iinn tthhee iinntteerrvvaall bbeettwweeeenn tthhee ddeeaaddlliinnee ffoorr ssuubbmmiissssiioonn ooff

bbiiddss aanndd tthhee eexxppiirraattiioonn ooff tthhee ppeerriioodd ooff bbiidd vvaalliiddiittyy ssppeecciiffiieedd bbyy tthhee bbiiddddeerr oonn tthhee BBiidd FFoorrmm.. WWiitthhddrraawwaall ooff aa bbiidd dduurriinngg tthhiiss iinntteerrvvaall sshhaallll rreessuulltt iinn tthhee bbiiddddeerr’’ss ffoorrffeeiittuurree ooff hhiiss bbiidd sseeccuurriittyy..

EE.. BBiidd OOppeenniinngg aanndd EEvvaalluuaattiioonn 2244.. BBiidd OOppeenniinngg 2244..11 UUnn--pprriicceedd BBiidd OOppeenniinngg:: GGAAIILL wwiillll ooppeenn bbiiddss,, iinncclluuddiinngg wwiitthhddrraawwaallss aanndd mmooddiiffiiccaattiioonnss mmaaddee ,, iinn tthhee pprreesseennccee ooff bbiiddddeerrss’’

rreepprreesseennttaattiivveess wwhhoo cchhoooossee ttoo aatttteenndd oonn tthhee ddaattee,, ttiimmee && llooccaattiioonn ssttiippuullaatteedd iinn tthhee IIFFBB.. TThhee BBiiddddeerrss’’ rreepprreesseennttaattiivveess,, wwhhoo aarree pprreesseenntt,, sshhaallll ssiiggnn aa rreeggiisstteerr eevviiddeenncciinngg tthheeiirr aatttteennddaannccee..

2244..22 PPrriicceedd BBiidd OOppeenniinngg:: 2244..22..11 GGAAIILL wwiillll ooppeenn tthhee pprriiccee bbiiddss ooff tthhoossee bbiiddddeerrss wwhhoo mmeeeett tthhee qquuaalliiffiiccaattiioonn rreeqquuiirreemmeenntt aanndd

wwhhoossee bbiiddss aarree ddeetteerrmmiinneedd ttoo bbee tteecchhnniiccaallllyy aanndd ccoommmmeerrcciiaallllyy rreessppoonnssiivvee.. BBiiddddeerrss sseelleecctteedd ffoorr ooppeenniinngg ooff tthheeiirr PPrriiccee BBiiddss sshhaallll bbee iinnffoorrmmeedd aabboouutt tthhee ddaattee ooff PPrriiccee BBiidd ooppeenniinngg.. BBiiddddeerrss mmaayy ddeeppuuttee tthheeiirr aauutthhoorriizzeedd rreepprreesseennttaattiivvee ttoo aatttteenndd tthhee ooppeenniinngg.. TThhee BBiiddddeerrss’’ rreepprreesseennttaattiivveess,, wwhhoo aarree pprreesseenntt,, sshhaallll ssiiggnn aa rreeggiisstteerr eevviiddeenncciinngg tthheeiirr aatttteennddaannccee..

13

2255.. PPrroocceessss ttoo bbee CCoonnffiiddeennttiiaall 2255..11 IInnffoorrmmaattiioonn rreellaattiinngg ttoo tthhee eexxaammiinnaattiioonn,, ccllaarriiffiiccaattiioonn,, eevvaalluuaattiioonn,, aanndd ccoommppaarriissoonn ooff bbiiddss,, aanndd

rreeccoommmmeennddaattiioonnss ffoorr tthhee aawwaarrdd ooff aa ccoonnttrraacctt,, sshhaallll nnoott bbee ddiisscclloosseedd ttoo bbiiddddeerrss oorr aannyy ootthheerr ppeerrssoonnss ooffffiicciiaallllyy ccoonncceerrnneedd wwiitthh ssuucchh pprroocceessss.. AAnnyy eeffffoorrtt bbyy aa bbiiddddeerr ttoo iinnfflluueennccee tthhee EEmmppllooyyeerr’’ss pprroocceessssiinngg ooff bbiiddss oorr aawwaarrdd ddeecciissiioonnss mmaayy rreessuulltt iinn tthhee rreejjeeccttiioonn ooff tthhee bbiiddddeerr’’ss bbiidd..

2266.. CCoonnttaaccttiinngg tthhee EEmmppllooyyeerr 2266..11 FFrroomm tthhee ttiimmee ooff bbiidd ooppeenniinngg ttoo tthhee ttiimmee ooff CCoonnttrraacctt aawwaarrdd,, iiff aannyy bbiiddddeerr wwiisshheess ttoo ccoonnttaacctt tthhee EEmmppllooyyeerr oonn aannyy mmaatttteerr rreellaatteedd ttoo tthhee bbiidd,, iitt sshhoouulldd ddoo ssoo iinn wwrriittiinngg.. 2266..22 AAnnyy eeffffoorrtt bbyy tthhee bbiiddddeerr ttoo iinnfflluueennccee tthhee EEmmppllooyyeerr iinn tthhee EEmmppllooyyeerr’’ss bbiidd eevvaalluuaattiioonn,, bbiidd ccoommppaarriissoonn,, oorr CCoonnttrraacctt aawwaarrdd ddeecciissiioonnss mmaayy rreessuulltt iinn tthhee rreejjeeccttiioonn ooff tthhee bbiiddddeerr’’ss bbiidd.. 2277.. EExxaammiinnaattiioonn ooff bbiiddss aanndd DDeetteerrmmiinnaattiioonn ooff RReessppoonnssiivveenneessss 2277..11 PPrriioorr ttoo tthhee ddeettaaiilleedd eevvaalluuaattiioonn ooff bbiiddss,, tthhee EEmmppllooyyeerr wwiillll ddeetteerrmmiinnee wwhheetthheerr eeaacchh bbiidd,,

((aa)) mmeeeettss tthhee BBEECC// tteecchhnnoo--ccoommmmeerrcciiaall rreeqquuiirreemmeennttss ooff tteennddeerr ddooccuummeenntt;; ((bb)) hhaass bbeeeenn pprrooppeerrllyy ssiiggnneedd;; ((cc)) iiss aaccccoommppaanniieedd bbyy tthhee rreeqquuiirreedd sseeccuurriittiieess;; ((dd)) iiss ssuubbssttaannttiiaallllyy rreessppoonnssiivvee ttoo tthhee rreeqquuiirreemmeennttss ooff tthhee bbiiddddiinngg ddooccuummeennttss;; aanndd ((ee)) PPrroovviiddeess aannyy ccllaarriiffiiccaattiioonn aanndd//oorr ssuubbssttaannttiiaattiioonn tthhaatt tthhee EEmmppllooyyeerr mmaayy rreeqquuiirree ttoo ddeetteerrmmiinnee

rreessppoonnssiivveenneessss ppuurrssuuaanntt ttoo SSuubb--CCllaauussee 2299..22 2277..22 AA ssuubbssttaannttiiaallllyy rreessppoonnssiivvee bbiidd iiss oonnee wwhhiicchh ccoonnffoorrmmss ttoo aallll tthhee tteerrmmss,, ccoonnddiittiioonnss aanndd

ssppeecciiffiiccaattiioonnss ooff tthhee bbiiddddiinngg ddooccuummeennttss wwiitthhoouutt mmaatteerriiaall ddeevviiaattiioonnss oorr rreesseerrvvaattiioonnss.. AA mmaatteerriiaall ddeevviiaattiioonn oorr rreesseerrvvaattiioonn iiss oonnee,,

((aa)) tthhaatt aaffffeeccttss iinn aannyy ssuubbssttaannttiiaall wwaayy tthhee ssccooppee,, qquuaalliittyy,, oorr ppeerrffoorrmmaannccee ooff tthhee WWoorrkkss;; ((bb)) tthhaatt lliimmiittss iinn aannyy ssuubbssttaannttiiaall wwaayy,, iinnccoonnssiisstteenntt wwiitthh tthhee bbiiddddiinngg ddooccuummeennttss,, tthhee EEmmppllooyyeerr’’ss

rriigghhttss oorr tthhee bbiiddddeerr’’ss oobblliiggaattiioonnss uunnddeerr tthhee ccoonnttrraacctt;; oorr ((cc)) wwhhoossee rreeccttiiffiiccaattiioonn wwoouulldd aaffffeecctt uunnffaaiirrllyy tthhee ccoommppeettiittiivvee ppoossiittiioonn ooff ootthheerr bbiiddddeerrss pprreesseennttiinngg

ssuubbssttaannttiiaallllyy rreessppoonnssiivvee bbiiddss.. 2277..33 IIff aa bbiidd iiss nnoott ssuubbssttaannttiiaallllyy rreessppoonnssiivvee,, iitt wwiillll bbee rreejjeecctteedd bbyy tthhee EEmmppllooyyeerr aanndd mmaayy nnoott

ssuubbsseeqquueennttllyy bbee mmaaddee rreessppoonnssiivvee bbyy ccoorrrreeccttiioonn oorr wwiitthhddrraawwaall ooff tthhee nnoonnccoonnffoorrmmiinngg ddeevviiaattiioonn oorr rreesseerrvvaattiioonn..

2288.. CCoorrrreeccttiioonn ooff EErrrroorrss 2288..11 BBiiddss ddeetteerrmmiinneedd ttoo bbee ssuubbssttaannttiiaallllyy rreessppoonnssiivvee wwiillll bbee cchheecckkeedd bbyy tthhee EEmmppllooyyeerr ffoorr aannyy

aarriitthhmmeettiicc eerrrroorrss.. EErrrroorrss wwiillll bbee ccoorrrreecctteedd bbyy tthhee EEmmppllooyyeerr aass ffoolllloowwss:: ((aa)) wwhheerree tthheerree iiss aa ddiissccrreeppaannccyy bbeettwweeeenn tthhee aammoouunnttss iinn wwoorrddss aanndd iinn ffiigguurreess,, tthhee aammoouunntt iinn

wwoorrddss wwiillll ggoovveerrnn;; aanndd ((bb)) wwhheerree tthheerree iiss aa ddiissccrreeppaannccyy bbeettwweeeenn tthhee uunniitt rraattee aanndd tthhee ttoottaall rreessuullttiinngg ffrroomm mmuullttiippllyyiinngg tthhee

uunniitt rraattee bbyy tthhee qquuaannttiittyy,, tthhee uunniitt rraattee aass qquuootteedd wwiillll ggoovveerrnn.. 2288..22 TThhee aammoouunntt ssttaatteedd iinn tthhee bbiidd wwiillll bbee aaddjjuusstteedd bbyy tthhee EEmmppllooyyeerr iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh tthhee aabboovvee

pprroocceedduurree ffoorr tthhee ccoorrrreeccttiioonn ooff eerrrroorrss aanndd,, wwiitthh tthhee ccoonnccuurrrreennccee ooff tthhee bbiiddddeerr,, sshhaallll bbee ccoonnssiiddeerreedd aass bbiinnddiinngg uuppoonn tthhee bbiiddddeerr.. IIff tthhee bbiiddddeerr ddooeess nnoott aacccceepptt tthhee ccoorrrreecctteedd aammoouunntt ooff bbiidd,, iittss bbiidd wwiillll bbee rreejjeecctteedd,, aanndd tthhee bbiidd sseeccuurriittyy sshhaallll bbee ffoorrffeeiitteedd..

2299.. CCoonnvveerrssiioonn ttoo SSiinnggllee CCuurrrreennccyy ffoorr CCoommppaarriissoonn ooff BBiiddss-- NNOOTT AAPPPPLLIICCAABBLLEE

14

3300.. EEvvaalluuaattiioonn aanndd CCoommppaarriissoonn ooff BBiiddss AA.. FFoorr tthhee ppuurrppoossee ooff EEvvaalluuaattiioonn ooff bbiiddss aanndd aarrrriivviinngg aatt tthhee LL11 bbiiddddeerr tthhee rraatteess qquuootteedd bbyy tthhee

bbiiddddeerrss iinn tthhee sscchheedduullee ooff rraatteess wwiillll bbee ccoonnssiiddeerreedd.. BB.. CCoommppaarriissoonn ooff bbiiddss wwiillll bbee oonn tthhee bbaassiiss ooff oovveerraallll lloowweesstt ccoosstt ttoo GGAAIILL ffoorr aallll tthhee iitteemmss cclluubbbbeedd ttooggeetthheerr.. CC.. TThhee SSeerrvviiccee TTaaxx sshhaallll bbee ccoonnssiiddeerreedd ffoorr eevvaalluuaattiioonn ppuurrppoossee.. ((AAfftteerr ccoonnssiiddeerriinngg mmaaxxiimmuumm aabbaatteemmeenntt aalllloowweedd aass ppeerr SSeerrvviiccee ttaaxx AAcctt..)) DD.. AAwwaarrdd ooff WWoorrkk wwiillll bbee ffoorr aallll tthhee iitteemmss iinn tthhee SSOORR cclluubbbbeedd ttooggeetthheerr aanndd nnoott oonn iinnddiivviidduuaall bbaassiiss.. 3311.. PPrreeffeerreennccee ffoorr DDoommeessttiicc BBiiddddeerrss-- NNOOTT AAPPPPLLIICCAABBLLEE 3322.. PPuurrcchhaassee PPrreeffeerreennccee:: NNoott AApppplliiccaabbllee 3333.. CCoommppeennssaattiioonn ffoorr EExxtteennddeedd SSttaayy:: NNoott AApppplliiccaabbllee

FF.. AAwwaarrdd ooff CCoonnttrraacctt 3344.. AAwwaarrdd 3344..11 GGAAIILL wwiillll aawwaarrdd tthhee ccoonnttrraacctt ttoo tthhee ssuucccceessssffuull bbiiddddeerr wwhhoossee bbiidd hhaass bbeeeenn ddeetteerrmmiinneedd ttoo bbee

ssuubbssttaannttiiaallllyy rreessppoonnssiivvee aanndd hhaass bbeeeenn ddeetteerrmmiinneedd aass tthhee lloowweesstt,, iiss ddeetteerrmmiinneedd ttoo bbee qquuaalliiffiieedd ttoo ssaattiissffaaccttoorriillyy ppeerrffoorrmm tthhee ccoonnttrraacctt..

3355.. EEmmppllooyyeerr’’ss RRiigghhtt ttoo AAcccceepptt AAnnyy BBiidd aanndd ttoo RReejjeecctt AAnnyy oorr AAllll BBiiddss 3355..11 GGAAIILL rreesseerrvveess tthhee rriigghhtt ttoo aacccceepptt oorr rreejjeecctt aannyy bbiidd,, aanndd ttoo aannnnuull tthhee bbiiddddiinngg pprroocceessss aanndd rreejjeecctt

aallll bbiiddss,, aatt aannyy ttiimmee pprriioorr ttoo aawwaarrdd ooff ccoonnttrraacctt,, wwiitthhoouutt tthheerreebbyy iinnccuurrrriinngg aannyy lliiaabbiilliittyy ttoo tthhee aaffffeecctteedd bbiiddddeerr oorr bbiiddddeerrss oorr aannyy oobblliiggaattiioonnss ttoo iinnffoorrmm tthhee aaffffeecctteedd bbiiddddeerr oorr bbiiddddeerrss ooff tthhee ggrroouunndd ffoorr GGAAIILL’’SS AACCTTIIOONN..

3366.. NNoottiiffiiccaattiioonn ooff AAwwaarrdd 3366..11 PPrriioorr ttoo tthhee eexxppiirraattiioonn ooff ppeerriioodd ooff bbiidd vvaalliiddiittyy GGAAIILL wwiillll nnoottiiffyy tthhee ssuucccceessssffuull bbiiddddeerr iinn wwrriittiinngg

bbyy ffaaxx,, ccaabbllee oorr tteelleexx ttoo bbee ccoonnffiirrmmeedd iinn wwrriittiinngg,, tthhaatt hhiiss bbiidd hhaass bbeeeenn aacccceepptteedd.. TThhee nnoottiiffiiccaattiioonn ooff aawwaarrdd // FFaaxx ooff IInntteenntt wwiillll ccoonnssttiittuuttee tthhee ffoorrmmaattiioonn ooff tthhee CCoonnttrraacctt..

3366..22 DDeelliivveerryy sshhaallll bbee ccoouunntteedd ffrroomm tthhee ddaattee ooff NNoottiiffiiccaattiioonn ooff AAwwaarrdd // FFaaxx ooff IInntteenntt// LLeetttteerr ooff IInntteenntt TThhee nnoottiiffiiccaattiioonn ooff aawwaarrdd wwiillll ccoonnssttiittuuttee tthhee ffoorrmmaattiioonn ooff aa CCoonnttrraacctt,, uunnttiill tthhee CCoonnttrraacctt hhaass bbeeeenn

eeffffeecctteedd ppuurrssuuaanntt ttoo ssiiggnniinngg ooff CCoonnttrraacctt.. UUppoonn tthhee ssuucccceessssffuull bbiiddddeerr’’ss ffuurrnniisshhiinngg ooff ccoonnttrraacctt ppeerrffoorrmmaannccee sseeccuurriittyy,, GGAAIILL wwiillll pprroommppttllyy

nnoottiiffyy eeaacchh uunnssuucccceessssffuull bbiiddddeerr aanndd wwiillll ddiisscchhaarrggee hhiiss bbiidd sseeccuurriittyy,, ppuurrssuuaanntt ttoo CCllaauussee 1166 ooff IITTBB..

3377.. SSiiggnniinngg ooff AAggrreeeemmeenntt 3377..11 GGAAIILL wwiillll aawwaarrdd tthhee CCoonnttrraacctt ttoo tthhee ssuucccceessssffuull bbiiddddeerr,, wwhhoo,, wwiitthhiinn 1155 ddaayyss ooff rreecceeiipptt ooff tthhee

ssaammee,, sshhaallll ssiiggnn aanndd rreettuurrnn tthhee aacccceeppttaannccee ccooppyy ttoo GGAAIILL.. 3377..22 TThhee ssuucccceessssffuull bbiiddddeerr sshhaallll bbee rreeqquuiirreedd ttoo eexxeeccuuttee aann AAGGRREEEEMMEENNTT iinn tthhee pprrooffoorrmmaa ggiivveenn iinn

tthhiiss tteennddeerr ddooccuummeenntt oonn nnoonn--jjuuddiicciiaall ppaappeerr ooff aapppprroopprriiaattee vvaalluuee ((tthhee ccoosstt ooff ssttaammpp ppaappeerr sshhaallll

15

bbee bboorrnnee bbyy tthhee CCoonnttrraaccttoorr)),, wwiitthhiinn 1155 ddaayyss ooff tthhee rreecceeiipptt bbyy hhiimm ooff tthhee NNoottiiffiiccaattiioonn ooff AAcccceeppttaannccee ooff TTeennddeerr.. IInn tthhee eevveenntt ooff ffaaiilluurree oonn tthhee ppaarrtt ooff tthhee ssuucccceessssffuull bbiiddddeerr ttoo ssiiggnn tthhee AAGGRREEEEMMEENNTT wwiitthhiinn tthhee aabboovvee ssttiippuullaatteedd ppeerriioodd,, tthhee BBiidd SSeeccuurriittyy sshhaallll bbee ffoorrffeeiitteedd aanndd tthhee aacccceeppttaannccee ooff tthhee tteennddeerr sshhaallll bbee ccoonnssiiddeerreedd aass ccaanncceelllleedd..

3388.. CCoonnttrraacctt PPeerrffoorrmmaannccee SSeeccuurriittyy // SSeeccuurriittyy DDeeppoossiitt 3388..11 WWiitthhiinn 1155 ddaayyss ooff tthhee rreecceeiipptt ooff tthhee nnoottiiffiiccaattiioonn ooff aawwaarrdd // FFaaxx ooff IInntteenntt // LLeetttteerr ooff IInntteenntt ffrroomm

GGAAIILL,, tthhee ssuucccceessssffuull bbiiddddeerr sshhaallll ffuurrnniisshh tthhee ccoonnttrraacctt ppeerrffoorrmmaannccee sseeccuurriittyy iinn aaccccoorrddaannccee wwiitthh ccllaauussee nnoo 2244..00 ooff GGeenneerraall CCoonnddiittiioonnss ooff TThhee CCoonnttrraacctt ((GGCCCC)) iinn tthhee ffoorrmm pprroovviiddeedd iinn tthhee bbiiddddiinngg ddooccuummeennttss.. TThhee CCoonnttrraacctt PPeerrffoorrmmaannccee SSeeccuurriittyy sshhaallll bbee iinn tthhee ffoorrmm ooff eeiitthheerr BBaannkkeerr’’ss CChheeqquuee oorr DDeemmaanndd DDrraafftt oorr BBaannkk GGuuaarraanntteeee sshhaallll bbee iinn tthhee ccuurrrreennccyy ooff tthhee CCoonnttrraacctt..

3388..22 TThhee ccoonnttrraacctt ppeerrffoorrmmaannccee sseeccuurriittyy sshhaallll bbee ffoorr aann aammoouunntt eeqquuaall ttoo 1100%% ooff tthhee vvaalluuee ooff tthhee

ccoonnttrraacctt ttoowwaarrddss ffaaiitthhffuull ppeerrffoorrmmaannccee ooff tthhee ccoonnttrraaccttuuaall oobblliiggaattiioonnss aanndd ppeerrffoorrmmaannccee ooff eeqquuiippmmeenntt.. TThhiiss BBaannkk GGuuaarraanntteeee//DDDD sshhaallll bbee ffrroomm aannyy IInnddiiaann sscchheedduulleedd bbaannkk oorr aa bbrraanncchh ooff aann IInntteerrnnaattiioonnaall bbaannkk ssiittuuaatteedd iinn IInnddiiaa aanndd rreeggiisstteerreedd wwiitthh RReesseerrvvee bbaannkk ooff IInnddiiaa aass sscchheedduulleedd ffoorreeiiggnn bbaannkk.. HHoowweevveerr,, iinn ccaassee ooff bbaannkk gguuaarraanntteeeess ffrroomm bbaannkkss ootthheerr tthhaann tthhee NNaattiioonnaalliizzeedd IInnddiiaann bbaannkkss,, tthhee bbaannkk mmuusstt bbee aa ccoommmmeerrcciiaall bbaannkk hhaavviinngg nneett wwoorrtthh iinn eexxcceessss ooff RRss 110000 ccrroorreess aanndd aa ddeeccllaarraattiioonn ttoo tthhiiss eeffffeecctt sshhoouulldd bbee mmaaddee bbyy ssuucchh ccoommmmeerrcciiaall bbaannkk eeiitthheerr iinn tthhee BBaannkk GGuuaarraanntteeee iittsseellff oorr sseeppaarraatteellyy oonn iittss lleetttteerrhheeaadd..

3388..33 FFaaiilluurree ooff tthhee ssuucccceessssffuull bbiiddddeerr ttoo ccoommppllyy wwiitthh tthhee rreeqquuiirreemmeennttss ooff tthhiiss aarrttiiccllee sshhaallll ccoonnssttiittuuttee

ssuuffffiicciieenntt ggrroouunnddss ffoorr tthhee aannnnuullmmeenntt ooff tthhee aawwaarrdd aanndd ffoorrffeeiittuurree ooff tthhee bbiidd sseeccuurriittyy,, iinn wwhhiicchh eevveenntt GGAAIILL mmaayy aawwaarrdd tthhee oorrddeerr ttoo tthhee nneexxtt lloowweesstt eevvaalluuaatteedd bbiiddddeerr oorr ccaallll ffoorr nneeww bbiiddss..

3399.. CCoorrrruupptt oorr FFrraauudduulleenntt PPrraaccttiicceess 3399..11 GGAAIILL rreeqquuiirreess tthhaatt bbiiddddeerrss//ccoonnttrraaccttoorrss oobbsseerrvvee tthhee hhiigghheesstt ssttaannddaarrdd ooff eetthhiiccss dduurriinngg tthhee

eexxeeccuuttiioonn ooff ccoonnttrraaccttss.. IInn ppuurrssuuaannccee ooff tthhiiss ppoolliiccyy,, tthhee EEmmppllooyyeerr::

aa)) ddeeffiinneess,, ffoorr tthhee ppuurrppoosseess ooff tthhiiss pprroovviissiioonn,, tthhee tteerrmmss sseett ffoorrtthh bbeellooww aass ffoolllloowwss:: ii)) ““ccoorrrruupptt pprraaccttiiccee”” mmeeaannss tthhee ooffffeerriinngg,, ggiivviinngg oorr ssoolliicciittiinngg ooff aannyytthhiinngg ooff vvaalluuee ttoo iinnfflluueennccee tthhee

aaccttiioonn ooff aa ppuubblliicc ooffffiicciiaall iinn tthhee pprrooccuurreemmeenntt pprroocceessss oorr iinn ccoonnttrraacctt eexxeeccuuttiioonn;; aanndd

iiii)) ““ffrraauudduulleenntt pprraaccttiiccee”” mmeeaannss aa mmiissrreepprreesseennttaattiioonn ooff ffaaccttss iinn oorrddeerr ttoo iinnfflluueennccee aa pprrooccuurreemmeenntt pprroocceessss oorr tthhee eexxeeccuuttiioonn ooff aa ccoonnttrraacctt ttoo tthhee ddeettrriimmeenntt ooff tthhee EEmmppllooyyeerr,, aanndd iinncclluuddeess ccoolllluussiivvee pprraaccttiiccee aammoonngg bbiiddddeerrss ((pprriioorr ttoo oorr aafftteerr bbiidd ssuubbmmiissssiioonn)) ddeessiiggnneedd ttoo eessttaabblliisshh bbiidd pprriicceess aatt aarrttiiffiicciiaall nnoonn--ccoommppeettiittiivvee lleevveellss aanndd ttoo ddeepprriivvee tthhee EEmmppllooyyeerr ooff tthhee bbeenneeffiittss ooff ffrreeee aanndd ooppeenn ccoommppeettiittiioonn;;

bb)) wwiillll rreejjeecctt aa pprrooppoossaall ffoorr aawwaarrdd iiff iitt ddeetteerrmmiinneess tthhaatt tthhee bbiiddddeerr rreeccoommmmeennddeedd ffoorr aawwaarrdd hhaass

eennggaaggeedd iinn ccoorrrruupptt oorr ffrraauudduulleenntt pprraaccttiicceess iinn ccoommppeettiinngg ffoorr tthhee ccoonnttrraacctt iinn qquueessttiioonn;; cc)) wwiillll ddeeccllaarree aa ffiirrmm iinneelliiggiibbllee aanndd ppuutt oonn hhoolliiddaayy,, eeiitthheerr iinnddeeffiinniitteellyy oorr aa ffoorr aa ssttaatteedd ppeerriioodd ooff ttiimmee

iiff iitt aatt aannyy ttiimmee ddeetteerrmmiinneess tthhaatt tthhee ffiirrmm hhaass eennggaaggeedd iinn ccoorrrruupptt oorr ffrraauudduulleenntt pprraaccttiicceess iinn ccoommppeettiinngg ffoorr,, oorr iinn eexxeeccuuttiinngg aa ccoonnttrraacctt..

40. Rejection Criteria Bidder's Bid shall be considered non-responsive and rejected, if deviations are taken to the

under mentioned provisions of Bid Document by the Bidder:-

16

i) Firm Price ii) EMD/Bid bond iii) Specifications iv) Price Schedule v) Delivery / completion schedule vi) Contract Cum Performance Bank Guarantee/security deposit. vii) Period of validity of bid. viii) Force Majeure Clause. ix) Resolution of Dispute/Arbitration Clause. x) Price reduction schedule. xi) Gurantee xii) Applicable laws. xiii) Any other such provisions if specifically stipulated elsewhere in the Bid Documents. xiv) Non Acceptance to payment term as per tender document. xv) Conditional Bids will be liable for rejection.

41. PAN NO.:- The Bidder shall submit the PAN No. along with copy of PAN No.

It is compulsory required for release of any payments from GAIL.

17

SSEECCTTIIOONN--IIIIII SSCCOOPPEE OOFF

SSEERRVVIICCEESS && SSPPEECCIIAALL

CCOONNDDIITTIIOONNSS

OOFF

CCOONNTTRRAACCTT

18

SSEECCTTIIOONN--IIIIII SSCCOOPPEE OOFF SSEERRVVIICCEESS &&SSPPEECCIIAALL CCOONNDDIITTIIOONNSS OOFF CCOONNTTRRAACCTT

1. LOCATION OF SITE :- The proposed work is to be executed at the at GAIL(India ) Ltd., GIDC, Industrial Estate, Waghodia which is situated at about 28 Kms. from Baroda.

2. SCOPE OF WORK & TECHNICAL SPECIFICATION FOR

1) The contractor shall collect the motor from GAIL premise, carry out repair work as per instruction of E-I-C, Test the motor at its own premise and return the motor to GAIL premise.

2) The repair includes rewinding with ‘F’ class insulation of single phase

& three phase LT motors, Submersible pump motors, Ceiling fans, Exhaust Fans as per SOR.

3) Following irregular work( not mentioned in SOR) shall be in the scope

of vendor:- a) Dynamic balancing of rotors, b) Bushing and undercutting work of end shield covers, c) Metallizing & grinding of worn out shaft of motors, d) Replacement of rotors. Rates for the same shall be estimated mutually on individual cases.

4) No load testing of all rewound equipments is to be done at vendor’s

premise. In case of FLP motors and motor above 15KW rating, maintenance report should be submitted describing winding resistance, insulation, no load current and vibration level. If required representative from GAIL shall witness the test at contractor’s premises

SPECIAL CONDITION OF CONTRACT

1) Rate shall include Octroi (if applicable) and to&fro transportation charge

between GAIL, Vaghodia main gate. GAIL shall arrange for loading /unloading of motor outside GAIL’s main gate.

2) The contractor shall have following arrangement in workshop:-

a) DOL starter for starting 75KW induction motor. b) Dynamic balancing of rotor for motor of rating 75KW max. c) Instrument for measuring winding resistance, insulation and current. Workshop may be inspected by GAIL representative to assess the capability during technical evaluation.

3) The repairing and rewinding jobs carried out by the contractor shall be

guaranteed for four months against bad workmanship or defective material. In case the equipment becomes defective due to same reason within 4 months, it is to be repaired free of cost.

19

4) Delivery period:- The delivery period shall be 10 days maximum. LD will

be applicable @ 1% per week or part thereof on the value of the repair work for delay beyond ten days. Motor is to be returned within 30 days of receipt even if repair work is not completed.

5) Contractor shall take prior approval from Engineer in charge if any job

other than listed in SOR. 3. CONTRACT PERIOD:

The contract period shall be valid for 02(Two) Years to be reckoned from the date of Acceptance of work order.

4. PAYMENT TERMS:

Payment shall be made within 15 days from date of submission of bills in duplicate, duly certified by Engineer-in-Charge. On submission of bill, BWS receipt will be issued for tracking the bill/payment status. The rates quoted by the contractor shall remain firm till the expiry of the contract. All running account payment shall be regarded as payment by way of actual work done only. Income tax/work tax, as per rules, of the total value of work shall be deducted at source. Party has to provide PAN No. & Service Tax No. The payment for Service Tax shall be reimbursed after submission . Payment shall be made after considered maximum abatement in service tax if applicable as per Service Tax Act & Rules. PAN No proof is to be submitted for release of Payment.

5. SAFETY CODE:

TThhee CCoonnttrraaccttoorr sshhaallll aatt hhiiss oowwnn eexxppeennssee aarrrraannggee ffoorr ssaaffeettyy pprroovviissiioonnss aass rreeqquuiirreedd bbyy tthhee OOffffiicceerr--iinn--cchhaarrggee,, iinn rreessppeecctt ooff aallll ffaacciilliittiieess iinn ccoonnnneeccttiioonn tthheerreewwiitthh.. IInn ccaassee tthhee CCoonnttrraaccttoorr ffaaiillss ttoo mmaakkee aarrrraannggeemmeennttss aanndd pprroovviiddee aallll ffaacciilliittiieess iinn ccoonnnneeccttiioonn tthheerreewwiitthh,, tthhee OOffffiicceerr--iinn--cchhaarrggee sshhaallll bbee eennttiittlleedd ttoo ddoo ssoo aanndd rreeccoovveerr tthhee ccoosstt tthheerreeooff ffrroomm tthhee rruunnnniinngg bbiillllss ooff tthhee CCoonnttrraaccttoorr..

6. SAFETY AND SECURITY:-

The contractor shall comply with safety & security rules & regulations and other rules laid down by the GAIL, & GAIL safety/security regulations. It shall be the duty/responsibility of the contractor to ensure the compliance of fire safety , security and regulations by his workers. Disagreement to these rules by the contractors’ personnel will lead to the termination of the contractor at the risk and expense of the contractor in all respect.

7. GENERAL CONDITION OF CONTRACT:- General Conditions of Contract as Section VI of this document is part of tender document.. Contractors are advised to refer the same before quoting . It shall be deemed that the quoting, bidders have referred the above during tendering. Contractor shall have to abide by all labour laws. The GCC shall form part of the tender documents.

8. SPECIAL CONDITIONS OF CONTRACT TO PREVAIL OVER GCC :- If there is any discrepancy between the GCC & SCC, the Special Conditions of Contract will prevail over GCC .

20

9. COMPLIANCE OF LABOUR LAWS & OTHER STATUTORY PROVISIONS:- Contractor shall ensure due compliance of al applicable and governing Industrial and labour laws, rules and regulations, bye-laws, both of Central and State Govt. and all other local authorities and shall keep the Owners harmless and indemnify in respect thereof as specified in GCC.

A. The contractor shall have his own PF code No. with the RPFC as required under EPF Misc. Provisions Act, 1952.

B. The Contractors shall periodically submit the proof of depositing PF contribution with RPFC. C. The contractor is responsible for obtaining the labour licence under the provision of the Contract

labour (R&A) Act, 1970 from the office of ALC (Central), Ministry of labour, Govt. of India, Baroda. D. The contractor is liable to abide by all necessary licenses/permission from the concerned authorities

as provided under the various labour legislations. E. The contractor shall discharge obligations as provided under various statutory encashment including

the Employees Provident fund and miscellaneous provisions Act. 1952, Contractor Labour (R&A) Act, 1970, Minimum Wages Act, 1948, the Payment of Wages Act.1936, the Workmen Compensation Act 1923 and other relevant Acts, Rules and Regulations enforced from time to time.

F. The contractor shall be solely responsible for the payment of wages and other dues to the personnel, if any, deployed by him latest by 7th day of the subsequent month.

G. The contractor shall be solely responsible and indemnify the GAIL against all charges, dues, claim etc. arising out of the disputes relating to the dues and employment of personnel, if any, deployed by him.

H. The contractor shall indemnify the GAIL against all losses or damages, if any, caused to it on account of acts of the personnel, if any, deployed by him.

I. The contractor shall ensure regular and effective supervision and control of the personnel, if any, deployed by him and give suitable direction for undertaking the contractual obligations.

J. The contractor is required to maintain registers and records as required under different laws. K. The contractor will obtain a Workmen’s compensation insurance policy covering the risk of

accident at the work place and injury sustains cut of in course of employment in respect of his workers deployed for this work as per Workmen’s compensation Act 1923 and rules frames there under submit a copy thereof before commencement of work.

L. The vendor shall take care of the health insurances of all their employees and workmen deputed for this work.

M. The party will deploy adequate number of qualified & experienced Personnel to discharge the contractual obligations effectively.

10. SITE SAFETY PROCEDURES:-

These site safety procedures are the guidelines to Contractors/Sub Contractors and other person who are involved in the constructions/maintenance activities at GAIL, Vaghodia, regarding the safe working requirement to be observed when working at site.

1. DUTIES AND Responsibilities: These site safety procedures will be followed without

prejudice to any statutory requirement and guidelines that may be in force at any time and during the period of construction/maintenance activities. All statutory regulations shall be observed during the execution of work.

2. SUPERVISION: Each job should be supervised by qualified and / or experienced a person who

has proper knowledge concerning the job and will be able to check unsafe acts of the personnel under his control and unsafe conditions at site.

3. MOVEMENT OF THE CONTRACT WORKERS: General movement of the workers should be

restricted to their work area only and they should not move, rest, and relax, in any other area except their work place.

21

4. WORK PERMIT: Any job inside the plant premises must be carried out under the work permit.

Different types of work permits are Hot Work, Cold Work permit, vessel entry, excavation, vehicle entry, electrical lock out and work at height permit

5. FIRE PREVENTION REGULATIONS: The fire and safety regulations should be strictly

observed within the plant premises by all persons for prevention of fire/accident. 6. PERSONNEL PROTECTIVE EQUIPMENT (PPEs): The contractors/sub-contractors shall: a) Provide all personnel with proper protective clothing and equipment as per job

requirement b) The PPEs shall be checked by Fire & Safety Department of GAIL before use. 7. ACCIDENT REPORTING: Contractors/sub-contractors should report all accident

without fail to F&S Department whether minor or major and Must fill up the accident reporting format "A" & “B” within 1/2 hour and 48 hours respectively of accident happening and send its copy to F&S Department through Engineer in-charge. Must lodge FIR in case of fatal or serious nature accident.

8. HYGIENE: Skin contact or inhalation of harmful chemicals, hydrocarbons, dust, mists of corrosive sub stances are to be avoided.

9. FIRST AID: Report to your Supervisor/ Control Room! F&S Department. If you are injured on the job phone F&S Department - 444/442, Medical- 200, and Concerned Control Room.

10. HOUSE KEEPING: A PLACE FOR EVERY THING AND EVERY THING IN ITS PLACE: Contractor / sub-contractor must ensure to keep their respective areas clean at all times and well in order.

11. RECOVERIES: GAIL shall provide the following on a chargeable and returnable basis at the following rates:- (a) Safety Belt - Rs. 50 per day (b) Safety Helmets - Rs.20 per day (c) Spark arrestor - Rs. 50 per day

(d) Fire resistance blanket (Asbestos free) (6'x4') - Rs. 20 per day

In case the contractor fails to return the safety equipment issued to him, he shall be charged at the following rates ,which will be deducted from the contractor's bill: (a) Safety Belt - Rs. 1250 per Safety Belt (b) Safety Helmets - Rs. 150 per Safety Helmet (c) Spark arrestor - Rs. 1000 per Spark Arrestor (d) Fire resistance blanket (Asbestos free) (6'x4') - Actual cost + 10% extra

12. Vendors may submit safety record of jobs executed in support of experience shown in bids. 13. For further details please contact F&S dept. Vaghodia.

22

SSEECCTTIIOONN -- IIVV

FFOORRMMSS AANNDD

FFOORRMMAATTSS

23

F-1

BBIIDDDDEERR’’SS GGEENNEERRAALL IINNFFOORRMMAATTIIOONN

To,

GAIL (India) Limited,

VAGHODIA

Subject: TENDER NO. GAIL/VAGH/C&P/E/2006054 FOR “ANNUAL RATE CONTRACT FOR REWINDING AND REPAIRING OF MOTORS WITH FCL INSL AT GAIL, VAGHODIA FOR A PERIOD OF TWO YEARS”..

1-1 Bidder’s Name____________________________________________________ 1-2 Number of Years in Operation:_______________________________________ 1-3 Registered Address:_______________________________________________ ________________________________________________

________________________________________________

1-4 Operation Address( if different from above):___________________________ ______________________________________________________

1-5 Telephone Number:___________________________________________________________ (Country Code) (Area Code) (Telephone Number) 1-6 Tele-fax Number: ___________________________________________________________ (Country Code) (Area Code) (Telephone Number) 1-7 E-MAIL Address: _______________________________________________________________ 1-8 ISO Certification, if any: {If yes, please furnish details}

Place: Signature of Authorised Signatory Date: Name: Designation: Seal:

24

F-2

BBIIDD FFOORRMM To

Subject: TENDER NO. GAIL/VAGH/C&P/E/2006054 FOR “ANNUAL RATE CONTRACT FOR REWINDING AND REPAIRING OF MOTORS WITH FCL INSL AT GAIL, VAGHODIA FOR A PERIOD OF TWO YEARS”..

Sir (s),

After examining/reviewing the Bidding Documents for “ TENDER NO. GAIL/VAGH/C&P/E/ 2006054 FOR “ANNUAL RATE CONTRACT FOR REWINDING AND REPAIRING OF MOTORS WITH FCI INSL AT GAIL, VAGHODIA’ FOR A PERIOF OF TWO YEARS including technical specifications, General Terms & Conditions of Contract and Schedule of Rates etc. the receipt of which is hereby duly acknowledged, we, the undersigned, pleased to offer to execute the whole of the Job of “ TENDER NO. GAIL/VAGH/C&P/E/2006054 FOR “ANNUAL RATE CONTRACT FOR REWINDING AND REPAIRING OF MOTORS WITH FCL INSL AT GAIL, VAGHODIA FOR A PERIOD OF TWO YEARS and in conformity with, the said Bid Documents, including Addenda Nos. __________. We confirm that this bid is valid for a period of four (04) months from the date of opening of Techno-Commercial Bid, and it shall remain binding upon us and may be accepted by any time before the expiration of that period. If our bid is accepted, we will provide the Security Deposit equal to 10% (ten per cent) or as mentioned in tender document of the Contract Value, for the due performance with in fifteen days of such award. Until a final Agreement is prepared and executed, the bid together with your written acceptance thereof in your notification of award shall constitute a binding Agreement between us. We understand that Bid Document is not exhaustive and any action and activity not mentioned in Bid Documents but may be inferred to be included to meet the intend of the Bid Documents shall be deemed to be mentioned in Bid Documents unless otherwise specifically excluded and we confirm to perform for fulfillment of Agreement and completeness of the Work in all respects within the time frame and agreed price. We understand that you are not bound to accept the lowest priced or any bid that you may receive. (Place: Signature of Authorised Signatory Date: Name: Designation: Seal: Duly authorized to sign bid for and on behalf of ___________________________________________ (SIGNATURE OF WITNESS) WITNESS’ NAME: ADDRESS:

DATE:

PLACE:

25

F-3

LLIISSTT OOFF EENNCCLLOOSSUURREESS

Subject: TENDER NO. GAIL/VAGH/C&P/E/2006054 FOR “ANNUAL RATE

CONTRACT FOR REWINDING AND REPAIRING OF MOTORS WITH FCL INSL AT GAIL, VAGHODIA FOR A PERIOD OF TWO YEARS”..

Dear Sir (s), We are enclosing the following documents as part of the bid: 1. Copy of PF Registration Certificate under RPFC, duly attested 2. Copy of Bidding Documents along with addendum/corrigendum no., duly signed and sealed on

each page, in token of confirmation that Bid Documents are considered in full while preparing the bid and in case of award, work will be executed in accordance with the provisions detailed in Bid Documents.

Place: Signature of Authorised Signatory Date: Name: Designation: Seal:

26

F-4

PPRROOFFOORRMMAA FFOORR BBAANNKK GGUUAARRAANNTTEEEE FFOORR EEAARRNNEESSTT MMOONNEEYY DDEEPPOOSSIITT//BBIIDD SSEECCUURRIITTYY (To be stamped in accordance with the Stamp Act)

Ref............... Bank Guarantee No………… Date……………… To, GAIL (India) Limited, VAGHODIA Dear Sir(s), In accordance with Letter Inviting Tender under your reference no……………….M/s…………………………………….having their registered / head office at…………………………………………. (hereinafter called the tender) wish to participate in the said tender for………………………………………………………… As an irrevocable Bank Guarantee against Earnest Money Deposit for an amount of………………………is required to be submitted by the bidder as a condition precedent for participation in the said tender which amount is liable to be forfeited on the happening of any contingencies mentioned in the tender document. We, the……………………………..Bank at………………………having our Head Office………………………………………..(local address) guarantee and undertake to pay immediately on demand by GAIL (India) Limited. The amount……………without any reservation, protest, demur and recourse. Any such demand made by GAIL, shall be conclusive and binding on us irrespective of any dispute or difference raised by the bidder. This guarantee shall be irrevocable and shall remain valid up to …………….(this date should be 120 days (one hundred & twenty days) after the date finally set out for closing of tender). If any further extension of this guarantee is required the same shall be extended to such required period on receiving instructions from M/s……………………………………….on whose behalf this guarantee is issued. In witness whereof the Bank, through its authorized office, has set its hand and stamp on this………….day of…………..20………….at ………………………………….. Witness (Signature) (Signature) Name Name Official address Official address Designation with Bank Stamp

Attorney as per Power of Attorney no….dated…

IINNSSTTRRUUCCTTIIOONNSS FFOORR FFUURRNNIISSHHIINNGG BBIIDD SSEECCUURRIITTYY//EEAARRNNEESSTT MMOONNEEYY DDEEPPOOSSIITT BBYY BBAANNKK GGUUAARRAANNTTEEEE

1. The Bank Guarantee by bidders will be given on non-judicial stamp paper as per stamp duty applicable. The non-judicial stamp

paper should be in the name of the issuing bank. In case of foreign bank, the said banks guarantee to be issued by its correspondent bank in India on requisite non-judicial stamp paper.

2. The expiry date as mentioned in bid document should be arrived at by adding 30 days to the date of expiry of the bid validity unless otherwise specified in the Bid Documents.

3. The bank guarantee by bidders will be given from bank as specified in ITB. 4. A letter from the issuing bank of the requisite Bank Guarantee confirming that the said Bank Guarantee and all future

communication relating to the Bank Guarantee shall be forwarded to the Employer at its address as mentioned at ITB. 5. Bidders must indicate the full postal address of the bank along with the bank’s E-mail/Fax/Phone from where the earnest money

bond has been issued. 6. If a bank guarantee is issued by a commercial bank, then a letter to Employer confirming its net worth is more than Rs.

1,000,000,000/- (Rupees one hundred crore) or equivalent along with a documentary evidence.

27

FF--55

AANNNNUUAALL TTUURRNNOOVVEERR

((EEaacchh BBiiddddeerr mmuusstt ffiillll iinn tthhiiss ffoorrmm))

AAnnnnuuaall TTuurrnnoovveerr ddaattaa ffoorr tthhee llaasstt 33 yyeeaarrss::

YYeeaarr CCuurrrreennccyy AAmmoouunntt YYeeaarr 11::

YYeeaarr 22::

YYeeaarr 33::

11.. TThhee iinnffoorrmmaattiioonn ssuupppplliieedd sshhoouulldd bbee tthhee AAnnnnuuaall TTuurrnnoovveerr ooff tthhee bbiiddddeerr 22.. AA bbrriieeff nnoottee sshhoouulldd bbee aappppeennddeedd ddeessccrriibbiinngg tthheerreebbyy ddeettaaiillss ooff ttuurrnnoovveerr aass ppeerr aauuddiitteedd rreessuullttss..

((SSEEAALL AANNDD SSIIGGNNAATTUURREE OOFF TTHHEE BBIIDDDDEERR))

28

FF--55AA

DDEETTAAIILLSS OOFF SSIIMMIILLAARR WWOORRKK DDOONNEE DDUURRIINNGG TTHHEE PPAASSTT TTHHRREEEE YYEEAARRSS

NNoottee:: ((11)) CCooppiieess ooff LLeetttteerr ooff AAwwaarrddss aanndd CCoommpplleettiioonn CCeerrttiiffiiccaatteess ffoorr tthhee aabboovvee wwoorrkkss ttoo bbee eenncclloosseedd

((22)) TThhee WWoorrkk ccoommpplleetteedd eeaarrlliieerr tthhaann tthhrreeee yyeeaarrss nneeeedd nnoott bbee iinnddiiccaatteedd hheerree

((33)) TThhee lliisstt ooff wwoorrkk,, nnoott ooff ssiimmiillaarr nnaattuurree nneeeedd nnoott bbee iinnddiiccaatteedd hheerree

((44)) FFaaiilliinngg ttoo ccoommppllyy aaffoorreemmeennttiioonneedd iinnssttrruuccttiioonnss mmaayy lleeaadd ttoo rreejjeeccttiioonn ooff bbiidd

((SSEEAALL AANNDD SSIIGGNNAATTUURREE OOFF BBIIDDDDEERR))

DDeessccrriippttiioonn ooff tthhee WWoorrkk

LLooccaattiioonn ooff tthhee WWoorrkk

FFuullll PPoossttaall AAddddrreessss aanndd pphhoonnee nnooss.. ooff CClliieenntt && NNaammee ooff OOffffiicceerr--iinn--CChhaarrggee

VVaalluuee ooff CCoonnttrraacctt

DDaattee ooff CCoommmmeenncceemmeenntt

ooff WWoorrkk

SScchheedduulleedd CCoommpplleettiioonn

TTiimmee ((MMoonntthhss)) DDaattee ooff AAccttuuaall

CCoommpplleettiioonn

RReeaassoonnss ffoorr ddeellaayy iinn

pprroojjeecctt ccoommpplleettiioonn,,

iiff aannyy

29

F-6

‘‘NNOO DDEEVVIIAATTIIOONN’’ CCOONNFFIIRRMMAATTIIOONN

To,

GAIL( India) Limited,

VAGHODIA.

Subject: TENDER NO. GAIL/VAGH/C&P/E/2006054 FOR “ANNUAL RATE CONTRACT FOR REWINDING AND REPAIRING OF MOTORS WITH FCL INSL AT GAIL, VAGHODIA FOR A PERIOD OF TWO YEARS”..

Dear Sir, We understand that any deviation/exception in any form may result in rejection of bid. We, therefore, certify that we have not taken any exceptions/deviations anywhere in the bid and we agree that if any deviation/exception is mentioned or noticed, our bid may be rejected.

Place: Signature of Authorised Signatory Date: Name: Designation: Seal:

30

F-6A

DECLARATION

To,

GAIL( India) Limited,

VAGHODIA.

Subject: TENDER NO. GAIL/VAGH/C&P/E/2006054 FOR “ANNUAL RATE

CONTRACT FOR REWINDING AND REPAIRING OF MOTORS WITH FCL INSL AT GAIL, VAGHODIA FOR A PERIOD OF TWO YEARS”..

Dear Sir, We hereby confirm that we are not under any liquidation, any court receivership or similar proceedings or BANKRUPTCY and we agree that if any noticed in future, our bid/contract may be rejected/terminated.

Place: Signature of Authorised Signatory Date: Name: Designation: Seal:

31

F-7

CCEERRTTIIFFIICCAATTEE

To,

GAIL (India) Limited,

VAGHODIA Subject: TENDER NO. GAIL/VAGH/C&P/E/2006054 FOR “ANNUAL RATE

CONTRACT FOR REWINDING AND REPAIRING OF MOTORS WITH FCL INSL AT GAIL, VAGHODIA FOR A PERIOD OF TWO YEARS”..

. Dear Sir,

the following certificate shall be automatically enforceable:

“We agree and acknowledge that the Employer is entering into the Agreement solely on its own behalf and not on behalf of any other person or entity. In particular, it is expressly understood and agreed that the Government of India is not a party to the Agreement and has no liabilities, obligations or rights there under. It is expressly understood and agreed that the Employer is authorized to enter into Agreement, solely on its own behalf under the applicable laws of India. We expressly agree, acknowledge and understand that the Employer is not an agent, representative or delegate of the Government of India. It is further understood and agreed that the Government of India is not and shall not be liable for any acts, omissions, commissions, breaches or other wrongs arising out of the Agreement. Accordingly, we hereby expressly waive, release and forego any and all actions or claims, including cross claims, VIP claims or counter claims against the Government of India arising out of the Agreement and covenants not to sue Government of India as to any manner, claim, cause of action or things whatsoever arising of or under the Agreement.”

Place: Signature of Authorised Signatory Date: Name: Designation: Seal:

32

F-8

CCOOMMMMEERRCCIIAALL QQUUEESSTTIIOONNNNAAIIRREE

Subject: TENDER NO. GAIL/VAGH/C&P/E/2006054 FOR “ANNUAL RATE CONTRACT FOR REWINDING AND REPAIRING OF MOTORS WITH FCL INSL AT GAIL, VAGHODIA FOR A PERIOD OF TWO YEARS”..

1 Confirm that all pages of the Bid have been numbered in sequential manner. 2 Confirm that you have studied the complete Tender Document including Technical

and Commercial Part and your Bid is in accordance with the requirements of the Tender Document.

3 Confirm that the price part does not include any terms and conditions. In case any terms and condition is mentioned in the prices part, the same shall be treated as null and void, please confirm.

4 Confirm your acceptance for ‘SCOPE OF SUPPLY’ mentioned in the Tender Document. Please note that scope of supply mentioned in the Tender Document is not limitative, except for the material specifically identified as that to be issued by OWNER, CONTRACTOR’s scope shall include supply of all materials required for completion of Work irrespective of whether such materials are mentioned in the Tender Document or not.

5 Confirm your acceptance for Time Schedule as mentioned in Tender Document. 6 Confirm that your quoted prices include all types of taxes including service tax,

duties, levies, Insurance, as per provisions of Tender Document.

7 Confirm your acceptance to ‘General Conditions of Contract”’ of Tender Document in totality.

8 Confirm that your Bid is substantially responsive to the requirements of the Tender Document, and you have not stipulated any material deviation and submitted all details as specified in the Tender Document.

9 Confirm that adequate numbers of Manpower etc. have been proposed which will be sufficient to provide the service as per the time schedule mentioned in the Tender Document.

10 Confirm that all costs resulting from safe execution of work, such as safety induction, use of prospective clothing, safety precaution taken during monsoon, or any other safety measures to be undertaken by the CONTRACTOR for execution of Work are included in the Lumpsum Price.

11 Please confirm that all safety rules & regulations as mentioned in Tender Document or notified at later date by OWNER during execution shall be adhered to by CONTRACTOR within Lump sum Price.

12 Confirm that no rebate has been mentioned in SOR.

Confirm that only original price part is submitted in Part-II of the bid.

Place: Signature of Authorised Signatory Date: Name: Designation: Seal:

33

F-9

PPRROOFFOORRMMAA OOFF BBAANNKK GGUUAARRAANNTTEEEE FFOORR CCOONNTTRRAACCTT PPEERRFFOORRMMAANNCCEE BBAANNKK GGUUAARRAANNTTEEEE//SSEECCUURRIITTYY DDEEPPOOSSIITT

(ON NON-JUDICIAL PAPER OF APPROPRIATE VALUE) To: M/s. GAIL (India) Limited, Dear Sir (s), In consideration of the GAIL (India) Ltd., Vaghodia (here in after referred to as the OWNER which expression shall unless repugnant to the context of meaning that include its successors, administrators and assigns) having awarded to M/s..................................................................................................................having Principal Office at.............................(herein after referred to as the "CONTRACTOR" which expression shall unless repugnant to the context or meaning thereof include their respective successors, administrators, executors and assigns) the WORK by issue Letter of Award No.............Dated............. and the same having been accepted by the CONTRACTOR resulting into CONTRACTS for completion of work as per above referred Letter of Award having a total value of Rs................... (Rupees………………………………………………………………………….) for the complete supply of materials/equipments and the Contractor having agreed to provide a Contract Performance and warranty Guarantee for the faithful performance of the aforementioned contract and warranty to quality for 10% value of the order viz Rs ................ (Rupees ......................) to OWNER. We, (Bank) , (code_________) having its Head Office at ……………hereinafter referred to as the "Bank" which expression shall unless repugnant to the contract or meaning thereof include its successors, administrators, executors and assigned do hereby guarantee and undertake to pay the OWNER, on demand any and all moneys payable by the seller to the extent of 10% (ten percent) of the Contract Price as aforesaid at any time up to................. without any demur, reservation, context recourse or protest and/or without any reference to the CONTRACTOR. Any such demand made by OWNER on the Bank shall be conclusive and binding notwithstanding any difference between OWNER and Contractor or any dispute pending before any Court, Tribunals, Arbitrator or any other Authority. The Bank undertakes not to revoke this guarantee during its currency without previous consent of OWNER and further agrees that the guarantee herein contained shall continue to be enforceable till the OWNER discharges this guarantee OWNER shall have the fullest liberty without affecting in any way the liability of the BANK under this guarantee from time to time to extend the time for performance by Contractor or any one or more CONTRACTS of all contracts enumerated above. OWNER shall have the fullest liberty, without affecting this guarantee, to postpone from time to time the exercise of any power vested in them or of any right which they might have against Contractor and to exercise the same at any time in any manner, and either to enforce to forebear to enforce any covenants contained or impelled, in the aforementioned Contracts between OWNER and Contractor or any other course of or remedy or security available to OWNER. The bank shall not be released of its obligations under these presents by any exercise by OWNER of its liability with reference to the matters aforesaid or any of them or by reason or any other acts of omission or commission on the part of OWNER or any other indulgence shown by OWNER or by any other matter or thing whatsoever which under law would, but for this provision, have the effect of relieving the Bank. The BANK also agrees that OWNER at its option shall be entitled to enforce this Guarantee against the Bank as a Principal Debtor, in the first instance without proceeding against Contractor and notwithstanding any security or other guarantee that OWNER may have in relation to the Contractor’s liabilities. Not withstanding anything contained herein above our liability under this Guarantee is restricted to Rs................................ (Rupees........................ AND it shall remain in force upto and including.................................... and shall be extended form time to time for such period as may be desired by the Contractor on whose behalf this Guarantee has been given. Dated this…………date of…………… Place: WITNESS

IINNSSTTRRUUCCTTIIOONNSS FFOORR FFUURRNNIISSHHIINNGG

CCOONNTTRRAACCTT PPEERRFFOORRMMAANNCCEE BBAANNKK GGUUAARRAANNTTEEEE//SSEECCUURRIITTYY DDEEPPOOSSIITT

1. The Bank Guarantee by successful bidder(s) will be given on non-judicial stamp paper as per stamp duty applicable. The non-judicial stamp paper should be in name of the issuing bank. In case of foreign bank, the said bank guarantee to be issued by its correspondent bank in India on requisite non-judicial stamp paper and place of bid to be considered as Delhi.

2. The Bank Guarantee by bidders will be given from bank as specified in the ‘General Terms & Conditions’. 3. A letter from the issuing bank of the requisite Bank Guarantee confirming that said Bank Guarantee and all future communication relating

to the Bank Guarantee shall be forwarded to Employer If a Bank Guarantee is issued by a commercial bank, then a letter to Owner and copy to Consultant confirming its net worth is

more than Rs. 1,000,000,000/- (Rupees one hundred crore) or its equivalent in foreign currency along with a documentary evidence.

34

F- 10

OOFFFFEERR // AAPPPPLLIICCAATTIIOONN FFOORRMMAATT

RReeff:: GGAAIILL//VVAAGGHH//CC&&PP//EE//WW--22000066005544 DDaattee::

TToo,,

GGAAIILL ((IInnddiiaa)) LLiimmiitteedd,,

VVaagghhooddiiaa

DDeeaarr SSiirr,,

II//WWee ooffffeerr ttoo pprroovviiddee aaggaaiinnsstt yyoouurr TTeennddeerr NNoo.. GGAAIILL//VVAAGGHH//CC&&PP//EE//22000066005544 ffoorr uussee bbyy GGAAIILL aass ppeerr tteerrmmss && ccoonnddiittiioonnss ooff tthhee tteennddeerr ddooccuummeenntt::

TThhee aacccceeppttaannccee ooff tteennddeerr bbyy GGAAIILL sshhaallll ccoonnssttiittuuttee aa bbiinnddiinngg ccoonnttrraacctt bbeettwweeeenn uuss aanndd GGAAIILL ((IInnddiiaa)) LLiimmiitteedd..

TThhee BBiidd SSeeccuurriittyy//EEaarrnneesstt MMoonneeyy DDeeppoossiitt ((EEMMDD)) aammoouunnttiinngg ttoo RRss..__________________________________________________________________________________ ((RRuuppeeeess ______________________________________________________________________________________________________oonnllyy)) iinn tthhee ffoorrmm ooff DD..DD.. NNoo..__________________________,, DDaattee..________________________ ddrraawwnn oonn SSBBII,, GGAAIILL VVaagghhooddiiaa// BBaarrooddaa oorr BBaannkk GGuuaarraanntteeee NNoo.. ______________________________________ ddaatteedd ____________________________ iinn ffaavvoorr ooff GGAAIILL ((IInnddiiaa)) LLiimmiitteedd,, VVaagghhooddiiaa iiss eenncclloosseedd..

II//WWee hhaavvee rreeaadd aanndd uunnddeerrssttoooodd tthhee tteerrmmss aanndd ccoonnddiittiioonnss ooff tthhee TTeennddeerr DDooccuummeenntt iinn ttoottaalliittyy bbeeffoorree ssuubbmmiittttiinngg tthhee ooffffeerr.. IItt iiss ffuurrtthheerr uunnddeerrssttoooodd tthhaatt ooffffeerr wwiitthhoouutt EEaarrnneesstt MMoonneeyy iinn tthhee rreeqquuiirreedd ffoorrmm ssttaannddss ttoo bbee rreejjeecctteedd ssuummmmaarriillyy..

Place: Signature of Authorised Signatory Date: Name: Designation: Seal:

35

SSEECCTTIIOONN –– VVII

GGEENNEERRAALL

CCOONNDDIITTIIOONNSS

OOFF CCOONNTTRRAACCTT ((GGCCCC))