REQUEST FOR QUOTATION (RFQ) USER GUIDE … · invitation and subsequently logon to SRM-SUS portal to participate in the approved bidding activity. ... Enter RFx document number

Bidding Engine (BE) / Live Auction Cockpit (LAC) (Enjin Bidaan (BE)/Kokpit Lelong Langsung (LAC)) Request for Quotation (RFQ) (Pelawaan Sebut Harga (RFQ))

User Guide for Suppliers (Panduan Pengguna untuk Pembekal) Page 1 of 12

REQUEST FOR QUOTATION (RFQ) USER GUIDE

PELAWAAN SEBUT HARGA PANDUAN PENGGUNA

1. Getting Started – Step by Step Guide to Supplier Responses to RFQ with Simple Price Bersiap Untuk Bermula – Panduan Langkah demi Langkah untuk Respon Pembekal kepada RFQ dengan Harga ‘Simple’ (mudah)

These procedures are being used when a RFQ is published. The invited suppliers will receive an email invitation and subsequently logon to SRM-SUS portal to participate in the approved bidding activity. Prosedur ini digunakan apabila RFQ diterbitkan. Pembekal-pembekal yang dijemput akan menerima e-mel jemputan dan kemudiannya masuk ke SRM-SUS portal untuk mengambil bahagian dalam aktiviti bidaan yang telah diluluskan.

2. Searching for RFQ Document Mencari Dokumen RFQ

2.1. Click tab.

Klik pada tab



2.2. Under , click .

Pada , klik . 2.3. Enter RFx document number (as per the invitation e-mail) in Event Number field.

Masukkan nombor dokumen RFx (seperti dalam e-mel jemputan) dalam medan Event Number.

2.4. Click to start searching for RFx document based on the criteria entered.

Klik untuk memulakan carian dokumen RFx berdasarkan kriteria yang dimasukkan.

2.5. Click on the Event Number example: 6300001006 in the results listing to proceed to create bid

response process.

Klik pada Event Number contohnya: 6300001006 dalam senarai itu untuk meneruskan proses

respon kepada bidaan.

Please read and see all RFx requirement first. It can be read and downloaded at Notes & Attachment button at header & item level. Sila baca dan lihat semua keperluan / syarat RFx terlebih dahulu. Ianya boleh dibaca dan dimuat turun di bahagian ‘Notes & Attachment’ pada header dan item.

3. Display and Participate in RFQ Memaparkan dan Menyertai RFQ

3.1. In the Display RFQ document screen, click to proceed to create bid response.

Di dalam skrin paparan dokumen RFQ, klik untuk terus membuat respon kepada bidaan.



3.2. System will display the message,

Sistem akan memaparkan mesej ini,

3.3. Click button.

Klik butang

4. Creating Bid Membuat Bidaan

4.1. Click .

Klik

4.2. The create RFx response screen will be displayed.

Skrin ‘Create RFx response’ (membuat respon RFx) akan dipaparkan

Note: Nota:

“BG / B. Cheque/ B. Draft Number” and “Deposit Amount” are not applicable in RFQ "BG / B. Cek / Nombor B. Draf" dan "Jumlah Deposit" tidak terpakai di dalam RFQ



4.3. Click to answer questions. Mandatory questions are marked with asterisk *.

Klik pada untuk menjawab soalan. Soalan mandatori ditandakan dengan asterisk *.

4.4. Enter comment if the field is enabled by purchaser. Masukkan komen jika medan itu dibolehkan oleh pembeli.

Note: Nota:

There are 2 types of Questions sections in the RFx – 1 section at the Header and 1 section at Items level Terdapat 2 jenis seksyen Soalan dalam RFx - 1 seksyen pada kepala seksyen dan 1 seksyen pada tahap item

4.5. Under , Bidder can enter remarks under in the Notes and Attachments section.

Di bawah , Pembida boleh masukkan catatan dalam dalam seksyen Notes and Attachments

4.6. Click on the Bidder’s Remarks link.

Klik pada pautan

4.7. A pop-up window will open – enter Bidder’s Remarks and once done, click . Satu tetingkap bermunculan (‘pop-up’) akan terbuka - taipkan catatan anda dan apabila selesai,

klik .

4.8. The information entered will be updated in the section.

Maklumat yang dimasukkan akan dikemaskini di dalam section



4.9. Under the Notes and Attachments section, click to add attachment.

Di bawah seksyen Notes and Attachments, klik untuk kepilkan lampiran

4.10. A pop-up window will open – click , select file from local directory and add

Satu tetingkap bermunculan (‘pop-up’) akan terbuka - klik , pilih fail dari direktori

tempatan dan masukkan (deskripsi)

4.11. Once done, click to complete the process or to undo the process.

Setelah selesai, klik untuk mengakhiri proses atau untuk membatalkan proses

Note: Nota:

Please ensure that documents uploaded into the system is of type Adobe Acrobat .pdf . File size must be below 100MB per file. Sila pastikan bahawa dokumen yang dimuatnaik ke dalam sistem adalah jenis Adobe Acrobat .Pdf. Saiz fail mestilah di bawah 100MB setiap satu fail.

4.12. Click on tab to view details of RFx items required for Bidder’s response.

Klik pada tab untuk melihat butiran RFx yang perlukan respon Pembida.

4.13. Under , select item then click to view item details.

Di bawah , pilih item dan klik untuk melihat butiran barangan.



4.14. Enter Bumiputra % / Non-Bumiputra % / Foreign % for the product.

Masukkan Bumiputra % / Non-Bumiputra % / Foreign (asing) % untuk produk tersebut.

4.15. Enter Price for the item. Masukkan Price (harga) untuk barangan tersebut.

4.16. Click to check the error in submitting bids.

Klik untuk menyemak kesilapan semasa menyerahkan bidaan.

4.17. Bidder can send messages to purchaser on bid related questions by clicking on the

. Pembida boleh menghantar mesej kepada pembeli mengenai persoalan-persoalan yang berkaitan dengan bida tersebut dengan cara klik pada



4.18. The screen below will be displayed. Skrin berikut akan dipaparkan.

4.19. Enter messages at the message section and click . Taipkan mesej di ruang Message dan klik (hantar)

4.20. The message will be updated in the top section and will be updated when purchaser responds. Mesej itu akan dimuatkan dalam seksyen atas dan akan dikemaskini apabila Pembeli respon.

5. Check and Submit Bid Semak dan Hantarkan Bida

5.1. Once all the required information has been filled, click to check for errors before submitting

the response. Setelah semua maklumat yang diperlukan selesai diisi, klik untuk menyemak kesilapan sebelum menghantarkan respon.



Note: Nota:

If no errors found during Check, system will display the message, Sekiranya tiada kesilapan setelah disemak (Check), system akan memaparkan mesej berikut:

5.2. Click to submit bids. Status of the response will change to Submitted. Klik untuk menghantar bida. Status respon akan bertukar kepada Submitted (telah dihantar)

Once submitted, system will display the message, Setelah dihantarkan, sistem akan memaparkan mesej ini:

Response status will changed to “Submitted” Status respon akan bertukar kepada “Submitted” (telah dihantar)

5.3. Click to close the response.

Klik untuk menutup respon.



6. Withdraw and Resubmit Bid Menarik balik dan Hantar semula Bida 6.1. Bidders may decide to withdraw the Bid and resubmit a new response or totally withdraw without

resubmitting for any reason. Pembida boleh memutuskan untuk menarik balik Bida dan menghantar semula respon baru atau menarik balik bida tanpa menghantar semula di atas apa-apa sebab sekalipun.

6.2. However, bidders can only withdraw a bid if: Walaubagaimanapun, Pembida hanya boleh menarik balik bida: 6.2.1. The submission deadline has not yet occurred

Sebelum tarikh tutup untuk menghantar bida

6.2.2. The bid has not been accepted or rejected by Purchaser Sebelum bida diluluskan atau ditolak oleh Pembeli

6.3. Click to withdraw a bid.

Klik untuk menarik balik bida.

If the withdraw is successful, system will display the message, Sekiranya berjaya ditarik balik, sistem akan memaparkan mesej ini,

Once a bid is withdrawn, bidder will no longer be able to edit the withdrawn bid Apabila bida sudah ditarik balik, Pembida tidak boleh edit bida itu.

Response status will changed to “Withdrawn” Status respon akan bertukar kepada “Withdrawn” (telah ditarik balik)

6.4. Bidders may re-submit the bid if they would like to re-activate the bid that was withdrawn. Pembida boleh menghantar semula bida sekiranya mereka mahu mengaktifkan semula bida yang telah ditarik balik itu.

6.5. Click the button to re-submit the bid.

Klik butang untuk mengahantar semula bida tersebut



If the resubmission is successful, system will display the message, Sekiranya penghantaran semula itu berjaya, system akan memaparkan mesej berikut,

Response status will changed to “Submitted” Status respon akan bertukar kepada “Submitted” (telah dihantar)

6.6. Click to close the response.

Klik untuk menutup respon.

7. Tips and Solution to Common Problems Tips dan Penyelesaian kepada Masalah Biasa 7.1. SAP Netweaver screen – asking for password (only happen when accessing the

screen in the first time): Skrin SAP Netweaver – bertanya tentang kata laluan (hanya berlaku apabila mengakses skrin

untuk pertama kali):



Click button.

Klik butang .

7.2. No Participate button in RFx window: Tiada butang Participate di tetingkap RFx

Select the RFx line and click Create Response Pilih baris RFx yang berkaitan dan klik Create Response

7.3. Cannot click Create Bid button in RFx window: Tidak boleh klik butang Create Bid di tetingkap RFx

It happens when bid or response is partially done (with Saved status). Please click the Response number (9 series number) in the selection screen to continue input for your bid/response. In the new window appeared afterwards, click Edit button. Ianya berlaku disebabkan bid / maklum balas yang dibuat separuh jalan (dengan status Saved). SIla klik nombor Response (nombor bermula dengan angka 9) di skrin carian untuk menyambung kemaskini bid / maklum balas. Di dalam tetingkap yang keluar selepas itu, klik butang Edit.



Documents

REQUEST FOR QUOTATION (RFQ) USER GUIDE … · invitation and subsequently logon to SRM-SUS portal to participate in the approved bidding activity. ... Enter RFx document number