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-4 GOBIERNO REGIONAL DE ARICA Y PARINACOTA
ASESORÍA JURÍDICA
APRUEBA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS QUE
INDICA
RESOLUCION EXENTA N° 2570
ARICA, 30 DIC 7016
VISTO:
1. Memorándum N° 3439 de fecha 30 de diciembre de 2016, emitido por la
Profesional de la División de Administración y Recursos Humanos al
Departamento Jurídico, ambos del Gobierno Regional de Arica y Parinacota.
2. Manual de Procedimientos SERVICIO DE BIENESTAR PARA LOS Funcionarios del
gobierno regional de Arica y Parinacota 3.E1 Decreto con Fuerza de Ley N° 1, de 2000, de la Secretaria General de
la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.757, Orgánica Constitucional de Bases Generales de
Administración del Estado; el Decreto con Fuerza de Ley N° 1, de 2005, que fijó el texto refundido, coordinado, sistematizado y actualizado de la ley N° 19.175, Orgánica Constitucional sobre Gobierno y Administración
Regional; la ley N° 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los actos de los Órganos de la Administración
del Estado; ley N° 19.886 de Compras Públicas y su Reglamento; ley N°
20.882, sobre Presupuesto del Sector Público año 2016; el Decreto Ley N°
1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado; lo dispuesto en la Resolución N° 1600, de 2008, de la Contraloría General
de la República, que establece normas sobre la exención del trámite de toma de razón; y las facultades que invisto como Intendenta del Gobierno Regional de Arica y Parinacota.
CONSIDERANDO:
Los Antecedentes indicados en el humeral 1 de los Vistos
del instrumento en cuestión.
RESUELVO:
1. Apruébese Manual de Procedimientos SERVICIO DE BIENESTAR
PARA LOS Funcionarios del gobierno regional de Arica y Parinacota, el que se llevará a efecto conforme a lo dispuesto en el manual, el cual se
entiende parte integrante de la presente resolución.
2. En cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 6, inciso
segundo, de la Resolución N° 1.600, de 2008, de la Contraloría General de la República, se inserta el convenio aprobado, cuyo tenor es el siguiente:
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"Manual de Procedimientos
SERVICIO DE BIENESTAR PARA LOS Funcionarios del gobierno regional de
Arica y Parínacota
AÑO 2016
Elaborado por Revisado por Revisado por Aprobado por
Jocelin
Martinez M.
Encargada de
Bienestar
Andrelina
Villegas C.
Jefa
Departamento
Contabilidad y
Finanzas
Carolina Silva V.
Jefa Consejo
Administrativo de
Bienestar
Patricia
Segovia C.
Presidenta del
Consejo
Administrativo
de Bienestar
ÍNDICE
Contenidos
Página
Introducción 3
Objetivo Misión y Visión 3
Definiciones 4
Normativa 5
Organización de Bienestar 6
Financiamiento 7
Afiliación y Desafiliación 8
Benéficos y solicitud 8
Atención Social 12
Convenios 12
Procedimientos de Pago 13
Control de Beneficios 15
Fecha de Descuentos y pagos 16
Reuniones y Actas 17
Informes Superintendencia de Seguridad Social 17
Anexos 19
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I.- INTRODUCCIÓN
El Servicio de Bienestar del Gobierno Regional de Arica y Parinacota se rige por el Artículo 134 de la ley N°11.764, la ley N°17.538, el Artículo
24 de la Ley N°16.395, el D.S. N°28 de 1994, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, en adelante "El Reglamento General". A su vez por el Reglamento Interno aprobado mediante Resolución Exenta N°111 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social de fecha 1 de Junio del año 2009.
II.- OBJETIVO, MISIÓN Y VISIÓN
Objetivo:
Contribuir en la atención y solución de las necesidades básicas de salud, los funcionarios y sus cargas familiares, cooperando en la elevación de sus condiciones de vida, proporcionando en la medida que sus recursos lo permitan, asistencia médica, económica, social y demás beneficios.
Misión:
Colaborar con la calidad de vida del funcionario y su grupo familiar, facilitando el acceso al sistema de salud y beneficios sociales, otorgando
apoyo en temáticas familiares, educacionales, culturales, etc.
Visión:
Ser identificados dentro del Gobierno Regional de Arica y Parinacota, como la unidad comprometida con las necesidades e intereses de los
afiliados, impulsados a mejorar la calidad de vida de estos mismos y sus cargas familiares.
III.- DEFINICIONES:
Bienestar: Conjunto de programas y beneficios que se estructuran como
solución a las necesidades de los funcionarios dentro del servicio, estos beneficios son exclusivamente para los afiliados a Bienestar y sus cargas legales.
Afiliados: Todo funcionario de la calidad jurídica Planta y Contrata que
voluntariamente manifiestan su intensión de inscribirse en el Servicio de Bienestar. La afiliación se realiza a través de firma en Solicitud de Incorporación, la que autoriza el descuento por incorporación (0.5 UF) y
una cuota mensual (1.25 UF), cuyos montos son descontados en sus remuneraciones.
Consejo Administrativo de Bienestar: Integrado por funcionarios de la Institución cuya composición se determina por 3 designaciones del intendente y 3 representantes de los funcionarios elegidos votación directa y regular. Según el reglamento general son los responsables de la toma de
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decisiones sobre la gestión del Servicio de Bienestar, teniendo que sesionar cada 2 meses y en forma extraordinaria cuando las materias a tratar así lo determinen.
Convenio Marco: Modalidad de Chile Compra para la contratación de servicios o productos, en este caso el Seguro Complementario de Salud BCI se encuentra en convenio Marco.
Reembolso: Devolución de dinero como consecuencia de gastos médicos, documentados por medio de bonos médicos, boletas de compra de medicamentos, planes y programas médicos, gastos dentales, etc.
Remesa: Corresponde a una evidencia de un ingreso de reembolso en el sistema
BCI. Se caracteriza por tener un número de registro único, es decir, cada vez que ingresa uno o más reembolsos el sistema entrega un N° de remesa distinto.
Rechazo de remesa: Corresponde a la objeción del reembolso por diferentes motivos especificados. El reembolso objetado podrá ser ingresado nuevamente en un plazo no mayor a los 60 días corridos desde la notificación del rechazo.
Liquidación: Corresponde al detalle de reembolso pagado (depositado).
Convenio: Acuerdo firmado entre el Jefe de Servicio y un prestador de servicio. Se encuentra vigente el Convenio Odontosalud, Óptica Continental y Salcobrand.
Descuentos: Corresponde a los montos en dinero por concepto de Convenios
(dental, Óptico, pases Salcobrand), que se informan a la Unidad de Remuneraciones para ser considerados en los Haberes del funcionario en un período determinado.
Factura: Documento Tributario que respalda el pago, respecto a la solicitud
final de un producto o servicio asociado a los convenios.
Pase de Compra: Corresponde al documento emitido por el Servicio de
Bienestar para tramitar la compra de medicamentos en farmacia. Este documento genera una guía de despacho la que respaldará en una fecha posterior, a la factura mensual por el total de pases otorgados del 1 al 31 del mes en curso.
Solicitud de Beneficios: Formulario de uso interno, la firma del solicitante
es requisito para el otorgamiento de cualquier beneficio.
Siglas: Para efectos del presente instrumento, las siglas que se indicar
tendrán el siguiente significado:
S.B Servicio de Bienestar
R.G Reglamento General
R.I Reglamento Interno
C.A.B Consejo Administrativo
Bienestar
de
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GORE A Y P : Gobierno Regional
Parinacota
de Arica y
SUSESO Superintendencia
Social
de Seguridad
IV.- NORMATIVA
Decreto Supremo N°28 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, publicado en el Diario Oficial el 27 de mayo de 1994. Aprueba el Reglamento
general para los Servicios de Bienestar fiscalizados por esta
Superintendencia.
Ley N° 16.395, artículo 24, establece que los departamentos u oficinas de bienestar que funcionen en las instituciones fiscales, semifiscales y de administración autónoma serán fiscalizados por esta Superintendencia, y que las modalidades por las que se regirán, los aportes con que se financiarán
y los beneficios que podrán otorgar serán fijados por decreto supremo.
Ley N° 17.538, establece que los departamentos de bienestar de las reparticiones fiscales, semifiscales y de administración autónoma
extenderán sus beneficios a los jubilados de las mismas.
Decreto Ley N° 249, artículo 23, publicado en el Diario Oficial el 5 de enero de 1974. Establece el aporte único que las entidades podrán otorgar a los servicios u oficinas de bienestar por cada trabajador afiliado.
Ley N° 19.553, artículo 13, establece un aporte extraordinario para los
servicios de bienestar de las instituciones que indica.
V.- ORGANIZACIÓN DE BIENESTAR
El Servicio de Bienestar Social es administrado por un/a Encargado/a de Bienestar, cuya designación la propone el Consejo Administrativo al Jefe de Servicio para su ratificación. Su función principal es gestionar y
difundir cualquier beneficio para los funcionarios, siempre que esto sea
aprobado por el C.A.B.
Consejo Administrativo de Bienestar
El C.A.B. Sesionará cada dos meses, en el día y hora que fijen sus miembros en la primera sesión del año, la cual será citada por escrito por
el jefe del S.B. o su encargada.
Sesionará extraordinariamente cuando proceda en conformidad al Artículo
23° del Reglamento General y le será aplicable la misma forma de citación que la dispuesta en el inciso precedente.
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El C.A.B. será administrado por:
✓ Intendente Regional: En su calidad de Jefe Superior del Servicio Administrativo del Gore A y P, o la persona que este designe en su reemplazo, quién lo presidirá.
✓ Jefe del Servicio de Bienestar, nombrado por el Jefe de Servicio.
✓ Jefe Departamento de Contabilidad y Finanzas.
✓ Dos representantes de los afiliados: Estos serán elegidos por votación directa, de acuerdo al Artículo 20° del R.G.
Funciones de la Encargada de Bienestar
✓ Ejecutar las políticas y lineamientos del Servicio de Bienestar, preocupándose de velar porque éstas sean aplicadas a sus afiliados y cargas familiares.
✓ Proporcionar atención social a los/as funcionarios/as que lo
requieran, efectuando entrevistas, contacto con redes sociales de apoyo, y otras gestiones tendientes a otorgar atención integral al
funcionario y a sus cargas.
✓ Desarrollar y mantener vínculos con la red social del estado y difundir y asesorar a los funcionarios para acceder a los beneficios
de dicha red.
✓ Mantener un sistema de información para socios, capacitándoles para un efectivo ejercicio de sus derechos, difundiendo los benéficos del Servicio de Bienestar.
✓ Elaborar y desarrollar actividades que tengan como fin capacitar a los afiliados en temas relativos al desarrollo integral de las
habilidades personales y sociales, tendientes a mejorar la calidad
de vida.
✓ Generar y realizar seguimiento a los requerimientos técnicos asociados a las metas de la Gestión de Bienestar.
✓ Realizar toda otra labor encomendada por la Jefatura del Servicio,
relacionada con las materias de su responsabilidad.
VI.- FINANCIAMIENTO
De acuerdo al artículo 6° El Servicio de Bienestar obtendrá su financiamiento a través de los siguientes recursos:
a) Con una cuota de incorporación que los afiliados pagaran una sola vez, que equivale a 0.5 UF., cuyo valor corresponde al día de su
incorporación.
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b) Actualmente con el aporte del 1.25% de sus remuneraciones mensuales,
dicho monto puede aumentar no superando el 2% para los afiliados activos, y para los afiliados pasivos el aporte del 1% mensual sobre
sus pensiones.
c) Con los aportes que anualmente se consulten en el presupuesto del GORE A Y P, y el cual se aportará conforme a las normas legales,
reglamentarias y estatuarias vigentes. (Estas son informadas
anualmente por la SUSESO en su página www.suseso.c1 )
d) Con los intereses de los préstamos que otorga el Bienestar (No
contamos con préstamos).
e) Con las sumas provenientes de herencias, legados, donaciones y
erogaciones voluntarias.
f) Con los demás bienes o recursos que Bienestar obtenga a cualquier título; y, con los aportes extraordinarios que pueda fijar el C.A.B.
VII.- AFILIACIÓN Y DESAFILIACIÓN
Según el R.G. Título III, Artículo 70, podrán afiliarse al Servicio de
Bienestar las personas que respecto a la institución que pertenecen tengan calidad de funcionarios de planta o contrata y aquellos que hayan jubilado siendo funcionarios de dicha institución, así mismo el artículo 8° indica que; tanto la afiliación como desafiliación al Servicio de Bienestar son voluntarias y deberán ser presentadas por escrito al consejo
administrativo.
En tanto nuestro procedimiento corresponde hacer entrega de la solicitud de incorporación dispuesta en http://www.gorearicayparinacota.cl/ o solicitarla directamente en la oficina de Bienestar, cumpliendo con los requisitos indicados, se considera afiliado al funcionario a partir del
mismo día que firma formalizando dicha solicitud, es importante aclarar que si el corte para informar descuentos por planilla es el día 8 de cada mes, por lo tanto toda afiliación realizada hasta esa fecha serán activadas el mismo mes, mientras que las que se realicen posterior a esa fecha, serán
activadas el mes siguiente, dependiendo del mes de la afiliación, al afiliado tendrá vigencia para hacer uso de reembolsos médicos a partir del
día 1 del mes de su afiliación. Por otro lado el derecho a cobro de bonos, subsidios, etc., tienen un periodo de carencia de 3 meses contados desde el día de su afiliación.
La desafiliación es voluntaria y se manifiesta mediante Solicitud de Renuncia, si ésta es presentada hasta el día 8 del mes en curso, la renuncia se ve reflejada inmediatamente, de lo contrario deberá ser para el mes
siguiente.
VIII.- BENEFICIOS Y SOLICITUD
Los beneficios de Bienestar están regulados de acuerdo al Título IV, artículo 8°; el Bienestar podrá otorgar beneficios de carácter médico y
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odontológico a sus afiliados y su causantes de asignación familiar, en la medida que sus recursos lo permitan.
El C.A.B determina anualmente el monto que se destinará para cada beneficio, y de acuerdo a la Circular N° 3248 de la SUSESO (modificada cada año) se elabora el anteproyecto de presupuesto que es enviado para revisión a la contraparte.
Seguro complementario de Salud BCI
Según el artículo 9° del R.I., el S.B. podrá financiar con cargo a sus propios recursos, de acuerdo a sus disponibilidades presupuestarias, la contratación de seguros de vida y/o salud de carácter colectivo, que
incluyan entre otras prestaciones reembolsos por gastos médicos.
El S.B. desde sus comienzos se encuentra adjudicado al Convenio Marco,
Seguro complementario de Salud + vida, con el intermediario CONOSUR Corredores de Seguros y la compañía aseguradora BCI seguros de Vida S.A.
Este seguro complementario de salud, tiene la finalidad de reembolsar todos los gastos médicos de carácter curativo, una vez que estos hayan sido
bonificados por su institución de salud (Isapre/Fonasa). El plazo para solicitar los reembolsos vía seguro complementario es de 90 días desde la
fecha que se emite el bono, así mismo en el caso de gastos Hospitalarios, se considerará la fecha de pago indicada en los documentos contables, es importante destacar que el plazo es para ser presentado a la compañía por lo tanto el afiliado debe presentar sus gastos de reembolso al Servicio con
un plazo máximo de 85 días para alcanzar a tramitar el reembolso.
En el caso de un gasto "RECHAZADO" por la compañía, las apelaciones deberán realizarse en un plazo NO superior a 60 días corridos, desde la fecha de la liquidación.
Cada vez que el afiliado o sus cargas visitan al médico, debe llevar en
su poder la "Solicitud de reembolso", este formulario lo puede obtener directamente en la oficina de Servicio de Bienestar o en www.mproliquidadores.cl.
Los datos que deben ser llenados exclusivamente por el médico tratante es Diagnóstico médico tratante y firma del médico; no será reembolsado
ningún gasto sin cumplir con este requisito, los datos personales serán
llenados por el paciente y lo que corresponda por la encargada de
Bienestar.
A dicha solicitud según corresponda debe adjuntar:
✓ Bono de atención médica, copia cliente.
✓ Si usó sistema de reembolso, comprobante de reembolso (Isapre/ Fonasa), original cliente, y copia de la boleta o factura.
✓ Si cobró otro seguro, debe entregar el original de la liquidación de reembolsos y fotocopia simple de todos los documentos presentados a
la Cía. de seguros.
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Para medicamentos:
✓ Receta original: Con nombre del paciente, medicamento, fecha y timbre
del médico.
✓ Boleta original: Esta debe contener el desglose de medicamentos;
nombre, valor en pesos y timbre de farmacia, ambos documentos deben
coincidir.
Si la boleta no tiene desglose, se debe indicar al momento de la compra que será presentado para reembolso, de ese modo el vendedor entregará un detalle manual de la compra, también se aceptará el detalle al reverso de la boleta, ambas opciones deben ser timbradas junto a la boleta y receta.
Los medicamentos que se indiquen de "permanencia" tendrán una duración de
6 meses desde la fecha de emisión, por lo tanto los posteriores reembolsos
que se originen por el mismo medicamento, sólo se adjuntará la nueva boleta,
indicando que corresponde a "Continuidad de tratamiento".
Todos los beneficios serán reembolsados de acuerdo a tabla de Beneficios
BCI. (Ver anexo).
Procedimientos automáticos:
En todas las sucursales a nivel nacional de Farmacias Salcobrand y Cruz Verde con su cédula de identidad e indicando convenio Pharma Benefits,
accederá a los beneficios del Seguro de Salud en forma inmediata, considerando los montos de reembolsos del Cuadro Beneficios, SIN ningún
cobro o franquicia adicional.
EXCLUSIONES:
El Seguro NO reembolsa ningún gasto que sea considerado "Preventivo y/o Estético', por lo tanto NO se reembolsa nada Homeopático, médicos no tradicionales o experimentales, empíricos, recetario Magistral, iriología,
reflexología y de medicina alternativa.
Atención Médica:
El Servicio de Bienestar, cubre los gastos por atención médica, a través del Seguro Complementario de Salud BCI que reembolsa un porcentaje del copago según tabla de beneficios detallada anteriormente. Respecto a los gastos de atención médica, en el Presupuesto de Bienestar de cada año se considera un monto de reembolso para ser utilizado toda vez que el gasto solicitado no sea aceptado por los plazos determinados en la Póliza de
seguro que contempla 90 días, mientras que el R.I, en el Artículo 20° especifica que el derecho a solicitar beneficios, caducará luego de transcurridos seis meses desde la fecha que haya ocurrido el hecho constitutivo de la causal que invoque solicitarlos, sólo en el caso que se presente esta situación se activará el monto de reembolso directo por atención médica.
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Atención Odontológica:
El Servicio de Bienestar reembolsará directamente todo gasto medico dental presentado por el afiliado o sus cargas familiares, sea este nacional o internacional (Tacna), el monto a reembolsar de acuerdo al artículo 8°,
título IV del R.I. lo determinará anualmente por el Consejo Administrativo de Bienestar.
Beneficios Facultativos:
De acuerdo a la disponibilidad presupuestaria anual, se otorgará un bono u otro incentivo de Navidad y/o Fiestas Patrias, a cada afiliado al Bienestar que cumpla con una antigüedad de afiliación de 3 meses desde su incorporación, esto de acuerdo al Artículo 18° Titulo VI del R.I.
Bono Escolar:
De acuerdo Artículo 10° Letra e), según disponibilidad presupuestaria en marzo de cada año se otorgará un bono de escolaridad a
los afiliados y sus cargas familiares (tope 3 cargas por c/u), siempre que
se encuentren cursando estudios regulares en los niveles pre básico, básico, medio, técnico o de educación superior, en algún establecimiento reconocido por el estado. Para acceder a este beneficio, será requisito presentar el Certificado de Alumno Regular emitido por la entidad de educación
respectiva.
Ayuda por Fallecimiento:
Según el R.I en su Artículo 10°, Letra d), se otorgará una ayuda
por fallecimiento del afiliado y de cada una de sus cargas familiares reconocidas, incluido el mortinato a contar del quinto mes de gestación y el fallecimiento del recién nacido. Según Acta de Consejo Administrativo N°5 de fecha 25 de octubre del año 2012, se considera según disponibilidad presupuestaria de Bienestar se destinará un monto para la compra de una corona de caridad y ramo de flores para el deudo, realizando un acompañamiento por la encargada de Bienestar al funcionario fallecido o a su familiar considerando hasta el tercer grado consanguíneo incluyendo
padres (Padres-Funcionario- Hijos).
IX.- ATENCIÓN SOCIAL
El Servicio de Bienestar, cuenta con una profesional Asistente Social, calificada para desarrollar intervenciones de carácter social tales como orientación, acompañamiento, contención y derivación de sus usuarios, relativo a cualquier tema de contingencia o eventualidades de carácter
médico, preventivo y social, algunas de sus intervenciones son:
- Informes Sociales
- Informes Socioeconómicos
- Cartas de petición de Beneficios
- Derivaciones
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X.- CONVENIOS
De acuerdo al Artículo 16° del R.G., los Servicios de Bienestar podrán celebrar a través de la autoridad superior de la institución de la cual formen parte, Convenios con empresas destinados a obtener ventas al
contado o a crédito de todas las clases de bienes, mercaderías y servicios para satisfacer las necesidades de sus afiliados, tales como:
• Óptica Continental
• Odontosalud
• Salcobrand
• Seguro Complementario de Salud
Óptico "Óptica Continental":
Este consiste en un 10% de descuento por la compra de cualquier lente óptico pagado al contado, además la posibilidad de descuento por
planilla de hasta 4 cuotas, las cuales no deben exceder al mes de diciembre en el caso de los funcionarios a contrata, en el caso de los funcionarios de planta el total de las 4 cuotas pactadas pueden continuar hasta el año siguiente. Para hacer uso del convenio, el funcionario debe presentarse en la óptica con su receta de lentes, la óptica hace entrega de una cotización, esta debe ser presentada en Bienestar, donde la encargada consultando al C.A.B evaluando las posibilidades existentes, considerando el 15% de descuentos voluntarios, una vez aprobado se emite una "Orden de Atención"
que indica las condiciones de compra, éste es presentado en la óptica, en ese momento ya se puede efectuar la compra.
Convenio Dental "Odonto Salud":
Este consiste en la atención dental, cuya primera consulta es GRATIS para los funcionarios afiliados y sus cargas, en primera instancia el dentista realiza un presupuesto de acuerdo a su necesidad dental el cual debe ser presentado por el afiliado en Bienestar para posterior evaluación de modo de no exceder al 15% de descuentos voluntarios, una vez obtenida
la aprobación de RRHH y la Presidenta del Consejo Administrativo, se procede a elaborar una "Orden de Atención Dental" la cual debe ser presentada por
el funcionario en Odontosalud y dar continuidad a su tratamiento.
Convenio Pases de Compra "Salcobrand":
Se hace la entrega de pases de compra para ser utilizados en cualquier sucursal Salcobrand del país, el monto de otorgamiento es de
10.000 hasta 30.000.- de acuerdo a su disponibilidad del 15% de descuentos
voluntarios, se solicita autorización a remuneraciones, una vez utilizado el pase de compra el funcionario debe hacer entrega a Bienestar de la Guía de Despacho, la cual debe ser rebajada de la planilla mensual.
La cobranza de todos los convenios considera los movimientos del 1 al 31 del mes, mientras que el Servicio de Bienestar debe informar los descuentos los días 8 de cada mes, por lo tanto todos los beneficios otorgados después del día 8 deberán ser informados y descontados el mes
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siguiente, sin perjuicio de ello las facturas deben ser pagadas oportunamente.
XI.- PROCEDIMIENTO DE PAGOS
El Servicio de Bienestar debe hacer pago a sus prestadores de servicios considerando las condiciones establecidas en cada convenio suscrito, de esa forma tenemos los siguientes procedimientos:
Pago Óptica Continental:
La facturación se realizará los días 15 de cada mes, previo a ello, la óptica debe enviar mediante correo electrónico la planilla con el detalle de los créditos otorgados con las cuotas que corresponden descontar en el mes, deduciendo un 5% correspondiente a una comisión la cual será descontada
de la facturación, la factura deberá ser pagada dentro de los 5 días hábiles siguientes.
Pago OdontoSalud:
El prestador de servicios deberá emitir dentro de los 5 primeros días del mes siguiente, un detalle de las ordenes de atención a nombre del
cada afiliado, especificando n°, valor de cuotas pactadas, correspondiente a la atención dental y pago del mes, ese detalle debe coincidir con el registro interno de Bienestar, una vez aprobado se tramita el pago, adjuntando para respaldo: factura, detalle de pago.
Pago Salcobrand:
El prestador remite a Bienestar dentro de los 10 primeros días hábiles del mes siguiente al que se realizaron las compras, una nómina de los afiliados con el detalle de los pases de compra otorgados, el Servicio
de Bienestar de comparar la información con su control interno si está conforme se procede al pago, la comisión estipulada corresponde al 5% del total de la factura que se rebajará mensualmente, de esta diferencia se tramita el pago mediante Memorándum que debe contener adjunto: Factura, Nota de Crédito, Informe final de Guías Facturadas.
Pago Seguro Complementario BCI:
Los primeros días del mes, la aseguradora BCI, envía mediante correo electrónico la cobranza respectiva al mes anterior con cobertura a la totalidad de los asegurados vigentes, ésta es comparada con la nómina actualizada de afiliados vigentes, una vez que coincida, se tramita el pago solicitando mediante Memorándum, el cual lleva adjunto factura electrónica, nómina de funcionarios vigentes BCI, relación de pago BCI, planilla de
pagos de Servicio de Bienestar.
El valor pagado por cada funcionario está dado por valor de la prima
que para el año es 0.79 UF, se reajusta anualmente.
Los ingresos y exclusiones al seguro complementario de salud para ser reflejados dentro del mes en curso, deben ser denunciados hasta el día
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15 de cada mes. Cualquier movimiento retroactivo debe ser solicitado
mediante correo electrónico a la ejecutiva a cargo.
XII.- CONTROL DE BENEFICIOS
De acuerdo a la circular N° 3106 del 2 de abril del año 2015, la
SUSESO puso a disposición de los Servicios de Bienestar del sector público,
un sistema computacional de contabilidad, dicho sistema opera como una herramienta computacional que permite facilitar la gestión administrativa y contable. Paralelo a ello, la encargada de Bienestar lleva un control interno de registro de movimientos en una planilla Excel que se especifica
1 a continuación:
i INGRESOS:
Son considerados incremento en el patrimonio de Bienestar. Toda acción que genera un recurso monetario en Bienestar es considerado un "INGRESO", los que se presentan con mayor frecuencia son los siguientes:
1. Afiliada pasiva: Quien efectúa su depósito directo en la cuenta de
Bienestar por concepto de aporte como afiliada pasiva y como aporte institucional de cargo de la afiliada, ambos deben ir detallados correctamente y por separado en el talonario de "INGRESOS" documento
!
que va archivado con el respectivo respaldo que dió origen al ingreso.
2. Gore Arica y Parinacota: Los últimos días de cada mes, el Departamento
de Contabilidad y Finanzas, hace entrega a Bienestar de un Memorándum r que adjunta el detalle de los ingresos a Bienestar por concepto de:
a) Aporte de los Funcionarios: Corresponde al 1.25% del total imponible de la remuneración mensual.
1 b) Aporte Institucional: Según Circular N°3185/2015 la SUSESO anualmente imparte instrucciones sobre el reajuste y cálculo del
aporte Institucional que el empleador está obligado a pagar por cada uno de los afiliados activos de Bienestar.
c) Aporte por incorporación: De acuerdo al R.I. del Servicio de
Bienestar, Titulo II, Articulo 6°, letra a) La cuota de incorporación corresponde a 0.5 UF cuyo valor corresponderá a el día de incorporación.
d) Descuentos Varios: Aquí se considera los descuentos autorizados por los funcionarios mediante formulario de "Autorización de Descuento por Planilla", y se originan por el uso de un convenio,
ya sea Dental, Óptico, Salcobrand.
3. Otros Ingresos: Se considera todo ingreso que no haya sido informado oportunamente a la Unidad de Remuneraciones y el funcionario deba efectuarlo directamente a la cuenta de Bienestar reportando toda vez a la encargada.
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EGRESOS:
Se contemplan todas las salidas de dinero generadas por pagos y/o compromisos con proveedores y/o prestadores de Servicios (Convenios).
Cada vez que se genera un egreso este debe ser solicitado a pago mediante Memorándum y con toda la documentación sustentante. Ejemplo: PAGO BCI se debe adjuntar, Factura, Relación de Pago, nómina vigente de cobranza BCI, Planillas de pago de Bienestar.
Una vez aprobado el pago se emite un cheque por el monto respectivo y se genera un Comprobante de Egreso con la información necesaria.
Los principales EGRESOS son:
✓ Seguro complementario de salud S.A.
✓ Salcobrand S.A.
✓ Odonto Salud
✓ Reembolsos dental
✓ Bonos: Nacimiento, Matrimonio, Escolar, Fiestas Patrias, Navidad.
Una vez generado el egreso, se debe adjuntar el comprobante de depósito o los datos del beneficiario que retiró el pago.
XIII.- FECHA DE DESCUENTOS Y PAGOS
Las fechas están establecidas en los respetivos convenios suscritos, los que describen como sigue:
N° Prestador en Convenio
Recibo de Factura Pago de Factura
1 Óptica Continental Día 15 de cada mes 5 días siguientes a la facturación
2 OdontoSalud 5 primeros días del mes
5 días siguientes a la facturación
3 Salcobrand 10 primeros días del mes
5 días siguientes a la facturación
4 BCI 5 primeros días del mes
5 días siguientes a la facturación
XIV.- REUNIONES Y ACTAS
De acuerdo al R. I, en su Artículo 5°, El Consejo Administrativo, sesionará ordinariamente cada dos meses en el día y hora que fijen sus miembros en la primera sesión del año, la cual será citada por escrito por el Jefe del Servicio de Bienestar.
De ese modo sesionará extraordinariamente cuando proceda en conformidad al Artículo 23° del R.G y será aplicable la misma forma de
citación.
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Según el R.G. en el Artículo 25° De las deliberaciones y acuerdos
del Consejo Administrativo, se dejará constancia en un acta levantada por
el Jefe del Servicio de Bienestar.
El formato de acta está determinado, por lo tanto la Jefa de
Bienestar sólo debe completarla posterior a cada reunión, y en su defecto esta será redactada por la Encargada de Bienestar, la acción posterior es
tomar conformidad a los participantes a través de su firma.
XV.- INFORMES SUPERINTENDENCIA DE SEGURIDAD SOCIAL
De acuerdo a las Circulares emitidas por la SUSESO, el Servicio de Bienestar además del control interno debe presentar Informes a citada
entidad, siendo los siguientes:
1. ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO: Según Circular N°3248 de fecha 6 de
octubre del 2016, el anteproyecto y los antecedentes solicitados deberán ser presentados en la Oficina de Partes de la SUSESO a más tardar los 28 de octubre de cada año y los antecedentes a presentar
son:
a) Balance Presupuestario al 30 de septiembre del 2016, desglosado a nivel de asignación enviado por la Circular N°2.015 de 2002.
b) Número de afiliados activos al 1° de septiembre y estimados al 31 de diciembre.
c) Número de afiliados jubilados al 1° de septiembre y estimados al
31 de diciembre.
d) Bases detalladas de cálculo de ingresos y egresos.
e) Porcentaje de aporte de los afiliados.
f) Tabla vigente de beneficios.
El formato para la elaboración del presupuesto, se encuentra adjunto
en misma circular y es actualizada todos los años y dispuesta en www.suseso.c1
2. ESTADOS FINANCIEROS (F.U.P.E.F.): De acuerdo a la circular N° 3268
de fecha 22 de diciembre del año 2016, los estados financieros deben ser preparados en conformidad con las instrucciones impartidas en la circular conforme a los principios y normas contables generalmente aceptadas que sean emitidos por el Colegio de Contadores de Chile A. G.
Los Estados Financieros y demás informes que los complementan deben ser entregados anualmente a la SUSESO, en el siguiente detalle:
a) INFORMACIÓN GENERAL b) BALANCE GENERAL CLASIFICADO c) ESTADO DE RESULTADOS
15 de 28
d) NOTAS EXPLICATIVAS e) ESTADOS DEMOSTRATIVOS DE SALDOS f) BALANCE GENERAL DEL 8 COLUMNAS g) INFORME PARA PREPARAR F.U.P.E.F. h) CERTIFICADO DE VISACIÓN i) BALANCE PRESUPUESTARIO
Lo anteriormente señalado deben ser presentados en la Oficina de Partes de la SUSESO a más tardar el último día hábil de febrero del año siguiente y serán referidos al 31 de diciembre.
3. INFORMES PARCIALES: Se deben confeccionar estados financieros e informes parciales al 31 de marzo, 30 de junio y 30 de septiembre, los cuales se emitirán a más tardar el día 15 del mes subsiguiente al termino del trimestre respectivo con la información de las letras b), c), e), f) y g), indicados en el punto anterior, los que quedaran
en poder del Servicio de Bienestar y a disposición de este organismo.
CALENDARIO
INFORME FECHA
ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO 30 de septiembre
ESTADOS FINANCIEROS F.U.P.E.F. 28 de febrero
INFORMES PARCIALES 31 de marzo 30 de junio 30 de septiembre
XVI.- ANEXO
a) Solicitud de Incorporación
b) Solicitud de Renuncia c) Formulario de Reembolso BCI d) Entrega de Documentación BCI e) Cuadro de Beneficios
f) Solicitud de Beneficios g) Comprobante de Ingreso h) Comprobante de Egreso
i) Autorización de Descuento por Planilla j) Formulario Social
k) Acta
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F.1
AUCA Y PAR NACOI A
SERVICIO DE BIENESTAR DEL GOBIERNO REGIONAL DE ARICA Y PARINACOTA
SOLICITUD DE INCORPORACIÓN
FECHA RECEPCION SOLICITUD
ANTECEDENTES DEL / LA SOLICITANTE
Apellido Paterno
Apellido Materno
RUE Fecha de nacimiento
Institución de Salud
Calidad luridica
Cuidad
Unidad de desempeno
Domicilio Comercial
Grado
Comuna
Cuenta Bancaria NO de cuenta Banco
Domicilio Particular
Comuna Ciudad
Teléfono Particular Correo Electrónico
Declaro conocer y aceptar las normas reglamentarias que rigen el Servicio de Bienestar del Gobierno Regional de
Arica y Parinacota y solicito al Consejo Administrativo tenga a bien aceptar mi incorporación en calidad de afiliado/a a contar
del mes / año
Así mismo, autorizo al Servicio de Bienestar de acuerdo a los artículos 6, letra a y b) del REGLAMENTO SERVICIO DE
BIENESTAR SOCIAL DE ARICA Y PARINACOTA, a efectuar los descuentos correspondientes: a 0,5 UF como cuota de
incorporación a descontar en una sola cuota y el 1,25% mensual, del total de mis remuneraciones imponibles con un máximo
de 60 UF
17 de 28
F.1
DETALLE LAS CARGAS REGISTRADAS EN EL DEPARTAMENTO DE PERSONAL
NOMBRE R.U.N
FECHA PARENTESCO
NACIMIENTO
Na
RESOLUCION
T FICHA-7 RE SOLUCION
—t
AUTORIZACION
DESDE HASTA
--
'NOTA: Adjuntar fotocopia Resaludan Asignación Familiar
Firma del Solicitante
RESOLUCIÓN DEL CONSEJO ADMINISTRATIVO
En virtud de lo preceptuado en el articulo N9 8 del D.S. N9 28 de fecha 27 de enero de 1994, del Ministerio del Trabajo y
Previsión Social, el Consejo Administrativo del Servicio de Bienestar del Gobierno Regional de Anca y Parinacota en sesión
efectuada el dia • del mes de de , acordó (aprobar / rechazar) la presente
solicitud de ingreso.
Encargada de Bienestar
9
18 de 28
Nombres
tau ARICA Y PARINACOTA
SOLICITUD DE RENUNCIA
FECHA RECEPCION SOLICITUD
ANTECEDENTES_DELLLA SOLICITANTE
Apellido paterno Aperado materno
RU1 Fecha de nacimiento
Departamento al que pertenece
Yo con fecha
renuncio al Servicio de Bienestar Social de Gobierno Regional de Anca y
Pannacota por motivos personales Por lo que solicito al Consejo Administrativo tenga a bien aceptar mi
renuncia a contar del mes / año
Estoy en conocimiento según lo estipulado en el Reglamento General Art 8° que la desafinación es
voluntaria y operará desde la fecha de su aprobación por el Consejo Administrativo, y según el Art 9° aceptando
que no se hará devolución de mis aportes al Servicio de Bienestar Soc.al
Firma del Solicitante
RESOLUCIÓN DEL CONSEJO ADMINISTRATIVO
En virtud de lo preceptuado en el articulo N° 8 del D S. N° 28 de fecha 27 de enero de 1994. del Ministerio del
Trabajo y Previsión Social, el Consejo Administrativo del Servicio de Bienestar del Gobierno Regional de Anca y
Parinacota en sesion efectuada el día del mes de de , acordó aprobar la presente
solicitud de renuncia
Presidente (a) del Consejo Jefe (a) del Consejo
19 de 28
E El
En coso de occidente, ndlcor rico de Accidente: LABORAL E OTROS [J Fea de Atencion
Breve descripción del accidente:
I l 1 j FechiOaltelca. En coso de embarazo:
lKurrI31)1.in [ FPP:i I „I J.
Fecha inicio de siniomas que originaron la consulta
Fecha que se le diagnostico por prima vez la enfermedad
itE111
EtE
E 1 E E 1
Tratamiento o Indicaciones Médicos
TtatammeR0 Prolongado o a petmanencia SEO t400 Penado de Tratamento
Debe* tipo de tralamefil0
Nombre del Médico:
Especiolidod del o:
DECLARACION DEI ASEGUR
.2:ne'icr: anta
eCtla de Aten
'1 I Diog incipal, tratamiento y pronostico letra imprenta)
"MOL
Fono: Firma:
T.:
,< Bel segice SOLICITUD DE REEMBOLSO DE ASTOS MEDICOS
DECIARACION DEL MEDICO Ipso exclusivo del Médico]
'Ir -1:- a,I ;* ,e'; i 1 ‘, i ' i' ›'i U
',II" l','• 0,1 (4C 1,nie o Beneficiario laye
inaron la visita al médico
.;, Es Fi!,iliacloi de tratamiento 7 En caso atm:novo, indicar: SE í í 1,10f- - 1 hl' liouidecien: ..... Diagnóstico Anterior_
Por este medio certifico, clue los datos aportados son verdaderos. Autorizo o los médicos y/o Mstituciones a entregar todos los antecedentes potalogicos, o copias de sus archivos, tanto del suscrito como de sus dependlentes.
CANTIDAD DE DOCUMENTOS Be- os piden Al FI.Trilt, o'scts Pc,•.,1 --, ,at'na:ia Recetas Programas 011as Total
Toia Gast:s Se,' kta_a I, 1
... Gdst:s c‘P.,- a vattterte irwaaritizis rnl il .tno.,,,,, iralo ,
`...
recta E 1 J 1 i 1 I Firma
...) DECLARACION DEL CONTRATANTE
20 de 28
F.5
Entrega de Documentación
Seguro Complementario de Salud BCI
Nombre: Rut
Fecha:
Bonos Reembolsos Boleta 1 Recetas Programas Otra, Total
Observación:
Entregué conforme Recibí Conforme
21 de 28
Cuadro de Beneficios de Salud COBERTURAS SALUD % BONO
% VÍA REEMBOLSO
GASTOS AMBULATORIOS
TOPE POR TOPE
EVENTO ANUAL UF
Consultas Médicas 70% 50% UF 0,5 UF10 Exámenes y Pnacedarnientos 60% 40% sin tope UF 15 Cirugía Ambulatoria (incluye Cirugia Laser con Doptriaa igual o superar a 5)
60% 60% sin tope UF40
Medicamentos Ambulatorios Genéricos 'Medicamentos Ambulatorios de Marca PSIQUIATRIA WO PlitCOLOGIA
80% 80% UF15 anual por persona
40% 40'.4
Consulta Psiquiátrica yáa Psicológica 50% 50% UF 0.5 UF10 Hospitalización Psiquatrica 50% 50% UF15 OTROS GASTOS AMBULATORIOS Óptica (incluye marcos. cristales y lentes de contactos) 70% 70% UF3 anual por persona PrOtesis y Ortests Ocluye auditorios y silla de ruedas) 70% 70% UF15 anual por persona GASTOS HOSPITALARIOS Ola Cama hasta 30 dias 80% 80% UF 5 30 alas Dia Cama exceso 30 días 70% 70%
50%
UP-4
sin tope
sin to_
sin tope
Servicios Hospitalarios y Honorarios Médicos Quirúrgicos (Derecho a Pabellón - Cinagia Dental por Accidente - Ambulancia Terrestre, Servicio de Enfermería. Medicamentos e Insumos)
%
MATERNIDAD Parto Normal 50% 50% UF15 Cesárea 50% 50% UF20 Aborto no Voluntario 50% 50% UFIO SIN COBERTURA - NO CODIFICADOS GASTOS NO CODIFICADOS POR ISAPRE O FONAStk 50% 50% UF15 GASTOS SIN BONIFICACION ISAPRE • FONASA SERÁN • •- AL 50% DEL ÍTEM RESPECTIV •
><Bci Vda Convenio Marco
CI)N4
22 de 28
FECHA r RUT
(iobierno Regir". &Arda y Pitrinacota Selenio de Bienestar Sixiat
RUT. 65.017 665-0
COMPROBANTE DE INGRESO N9 09184
LUGAR
RECIBIDO DE
POR El SIGUIENTE CONCEPTO VALOR S
EFECTIVO CHEQUE N BANCO CUENTA
RECIBO CONFORME
NOMBRE
ID DEV ID TESORERIA
V" F3' TESORERIA V13" JEFE REPTO CONTABILIDAD RUT
FIRMA
ORIGINAL - INTERESADO
u
1
1
1
23 de 28
Servicio de Bienestar
Delata, Contabi 'Wad y Finanzas
Rut. 61.478.8SG-7
COMPROBANTE DE EGRESO N2 049/2016
ARCR,
RU-
PO r SIGUIENTE CONCEPTO DEBE ($) HABER ($)
REEMBOLSO DENTAL
TOPE ANUAL
Banco Estado .1C CC::
-c.000
-*O CC° J.0 COC
Banco ES-A2.0
4261484 N'
Rut I
Firma
t" /
jmm -
24 de 28
ARICA Y PARINACOTA
AUTORIZACIÓN DE DESCUENTO POR PLANILA
F.6
Funcionario:
Beneficiario:
Total Autorizado:
Fecha de Ingreso:
Rut:
Parentesco:
Valor cuotas:
N° de cuotas
N' de vale de atención:
Mes
N' cuota
Valor
Estado
Fecha
Reporte
V*B° Servicio de Bienestar :
V°8* Recursos Humanos
Fecha
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gle ARICA Y PARINACOTA
FORMULARIO SOCIAL
BENEFICIO SOLICITADO:
I. IDENTIFICACIÓN DEL BENEFICIARIO
Nombre
RUT
Calidad Jurídica
Escalafón
Grado
Unidad de Desempeño .._
II. INDENTIFICACIÓN DEL GRUPO FAMILIAR
Nombre
III. SITUACIÓN ECONOMICA
IV. SITUACIÓN DE SALUD
26 de 28
F.4
V. OPINIÓN PROFESIONAL
Jocelin A. Martínez Martínez Asistente Social, Licenciada en Trabajo Social
Encargada del Servicio de Bienestar
Gobierno Regional de Anca y Parinacota
AUTORIZACIONES
Patricia Segovia Campos Juan Carlos Rojas Vargas
Presidenta de Bienestar Jefe (S) Departamento de RR.HH
27 de 28
ANÓTESE Y CO
Wiimg Distribución física: 1. Oficina de partes
INTENDENTE\ >
DonvNyww S ACUÑA ROSALES
ONAL -DE ARICA Y- INACOTA
ACTA DE DE SESION ORDINARIA NO. 1
Reunión CONSEJO ADMINISTRATIVO SERVICIO DE
BIENESTAR
LUGAR: OFICINA DE BIENESTAR
FECHA: N° 00,2016
articipantes:
REPRESENTANTES FIRMA PATRICIA SEGOVIA CAMPOS
PRESIDENTA
Representante del Intendente
PAULA ROJAS CASTILLO JEFA DE BIENESTAR
ANDRELINA VILLEGAS CASTAÑEDA JEFA DE CONTABILIDAD Y FINANZAS
CAROLINA SILVA VARGAS REPRESENTANTE DE LOS FUNCIONARIOS
OLGA LAYME RIQUELME REPRESENTANTE DE LOS FUNCIONARIOS
TEMAS TRATADOS
2. 3,
1. 2. 3.
I
ACUERDOS
FIRMA CIERRE REUNIÓN Hora Inicio: 9:00
Hora Cierre:9:57
Distribución digital 1. DAF 2. Jocelin Martínez Martínez Profesional a cargo 3. Dpto. Jurídico
28 de 28
