Resumen AMEF Y Metas

OBJETIVOMODO DE FALLA

APOYO LOGISTICO

SeguridadIncorrecta recoleccion de residuos

Incorrecta desinfeccion y aseo de areas

Seguridad

Eficiencia Inadecuado uso de insumos

Opotunidad Daños de maquinas de lavado y secado

Oportunidad Desconocimiento en gestion documental

CARTERA

MODO DE FALLA

Oportunidad Recaudo inoportuno de cartera

Oportunidad Falta conciliación de clientes

Oportunidad Saldos de carteras sin depurar

Continuidad

Oportunidad incremento de solicitud de anticipos

REQUISITO DEL CLIENTE

Desarrollar servicios logisticos de limpieza y desinfección, lavanderia hospitalaria, vigilancia y mensajeria a todos los servicios de la institución de manera oportuna, segura y eficaz

Inadecuado proceso de lavado de ropa hospitalaria

Analizar los modos de falla potenciales del proceso de cartera


Incremento de la cuenta contable de acreedores 238001

CARTERA

Continuidad Demora en la legalizacion de anticipos

MODO DE FALLA

CONTABILIDAD

SEGURIDAD Estados financieros con errores

SEGURIDAD

OPORTUNIDAD

MODO DE FALLA

COSTOS

Cumplimiento

Confiabilidad

Oportunidad

Oportunidad

Analizar los modos de falla potenciales del proceso de cartera


Analizar los modos de falla que pueden ocurrir en el proceso contable.

Presentaciión de Informacion a Entes externos con errores

Presentación de Información a Entes externos en forma extemporanea


ANALIZAR LOS MODOS DE FALLA QUE PUEDAN OCURRIR EN EL PROCESO

Presentación de la información al área de costos en fechas extemporaneas y sin

revisión de la misma

Reportar información de costos no razonoble, no confiable e inadecuada por

parte de los procesos proveedores de información

Infomación desactualizada, herroneamente procesada y no disponible cuando se la necesita

No satisfacer las necesidades y expectativas de los diferentes procesos

Presentación del informe de costos en fechas extemporaneas

COSTOS

Efectividad

Confiabilidad

MODO DE FALLA

CUENTAS MEDICAS

Oportunidad No enviar las glosas a tiempo

Confiabilidad Se tramita una cuenta con errores

Oportunidad

MODO DE FALLA

FACTURACION

OPORTUNIDAD

OPORTUNIDAD


Que los resultados de costos no permitan medir la efectividad de las actividades por la mala selección de inductores

Escogencia de alternativas erradas en cuanto a criterios de distribución


REALIZAR AUDITORIA ADMINISTRATIVA A LAS FACTURAS RADICADAS POR LOS PRESTADORES DE SERVICIOS CONTRATADOS POR PROINSALUD, CON OPORTUNIDAD Y CONFIABILIDAD DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD LEGAL VIGENTE Y LAS CONDICIONES CONTRACTUALES ESTABLECIDAS.

las cuentas no son entregadas mensualmente


Facturar y radicar cuentas de cobro de la prestación de servicios medico - asistenciales a nuestros clientes y particulares según tarifas contratadas.

no cumplimiento de los tiempos establecidos para la radicación de cuentas

de cobro

no registro de las actividades y procedimientos por parte del personal

asistencial

FACTURACION

OPORTUNIDAD

OPORTUNIDAD

OPORTUNIDAD perdida de clientes

OPORTUNIDAD

OPORTUNIDAD


no registro de las actividades y procedimientos por parte del personal

asistencial

perdida de la información y soportes para cobro

no contar con un proceso adecuado de glosas

contar con personal que no cumpla con el perfil del cargo

FACTURACION

OPORTUNIDAD

MODO DE FALLA

MANTENIMIENTO

OPORTUNIDAD

SEGURIDAD

CONTINUIDAD

SEGURIDAD

MODO DE FALLA

PAGADURIA

Cumplimiento

Oportunidad No hay pago oportuno a proveedores

Seguridad Doble Pago

Seguridad

MODO DE FALLA


contar con personal que no cumpla con el perfil del cargo


INCUMPLIMIENTO DE MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS

DESONOCIMIENTO DE LA RESOLUCION DE HABILITACION

1043/2006

INCUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS

MEDICOS, INDUSTRIALES E INFRAESTRUCTURA

NO EXISTE PLAN DE CALIBRACION QUE INCLUYA TODOS LOS EQUIPOS



Incumplimiento de la programación de pago

Incumplimiento de entrega de informes por parte de contabilidad


RECURSOS HUMANOS

RECONOCER Y EVALUAR LOS MODOS DE FALLAS POTENCIALES Y LAS CAUSAS ASOCIADAS CON LA ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO DE LA CLÍNICA PROINSALUD S.A. Y DETERMINAR LOS EFECTOS DE LAS FALLAS POTENCIALES PARA IDENTIFICAR LAS ACCIONES QUE PODRÁN ELIMINAR O REDUCIR LA OPORTUNIDAD DE QUE OCURRA LA FALLA POTENCIAL

Trato HumanoSeguridad

Recursos limitados para el desarrollo de los programas establecidos.

Baja capacitación.

Trato Humano

Seguridad Inadecuada selección del personal.

Seguridad Desactualización del manual de perfiles

Nómina con errores

Seguridad No pago de seguridad social

Seguridad

MODO DE FALLA

SISTEMAS

Confiabilidad

Oportunidad

RECURSOS HUMANOS

RECONOCER Y EVALUAR LOS MODOS DE FALLAS POTENCIALES Y LAS CAUSAS ASOCIADAS CON LA ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO DE LA CLÍNICA PROINSALUD S.A. Y DETERMINAR LOS EFECTOS DE LAS FALLAS POTENCIALES PARA IDENTIFICAR LAS ACCIONES QUE PODRÁN ELIMINAR O REDUCIR LA OPORTUNIDAD DE QUE OCURRA LA FALLA POTENCIAL


Desvío de políticas, objetivos y metas establecidos por la Entidad.


Inasistencia del personal a las capacitaciones programadas.


Evaluaciones de desempeño inadecuadas.


Demandas laborles por teminación de contratos



que el software no cumpla con los requerimientos y espectativas de las unidades funcionales

inoportunidad en la implementacion del software aprobado.

SISTEMAS

Seguridad

Oportunidad

Oportunidad

Seguridad


incumplimiento del mantenimiento preventivo a nivel fisico y logico de los equipos de computo y de los sistemas de informacion de la entidad.

inorpotunidad e ineficacia del mantenimiento correctivo a nivel fisico y logico de los equipos de computo y de los sistemas de informacion de la entidad.

inoportunidad e ineficacia de la asistencia tecnica a las unidades funcionales que lo requieran.

inadecuada capacitacion al personal que utiliza los equipos de computo y los sistemas de informacion de la entidad.

EFECTO DE FALLA CAUSASNPR

Contaminación Capacitacion inadecuada 90Mala Imagen Corporativa Inducción inadecuada 120Accidentes Laborales Supervision inadecuada 120Contaminación cruzada Capacitacion inadecuada 90

Mala Imagen Corporativa Supervision inadecuada 120Sobrecostos Capacitación inadecuada 90

Retrasos en los tiempos de entrega Inducción inadecuada 120

Contratación inadecuada125

Sobrecostos Falta de compromiso 120

Mantenimiento preventivo inadecuado100

Maquinaria obsoleta90

Inoportunidad en la entrega de correspondencia Excesiva carga laboral 90Perdida de documentos Inseguridad 30Inadecuada entrega de documentos Incorrecta recepcion de documentos 30

EFECTO DE FALLA CAUSAS NPR

Iliquidez

125

Cartera mayor a 180 dias

80

Consginaciones sin detallar

80

Consginaciones sin definir cliente

80

80

Cancelación de procedimientos en los diferentes servicios de la clinica

Inconvenientes con los diferentes servicios de la institución

Cancelación de procedimientos en los diferentes servicios de la clinica

Pagos inoportunos, atrazos en los mismo, falta de gestión, problemas en el sector en

general

Las conciliaciones muy extensas, información erronea, falta de personal para

conciliación.

Los clientes realizan el pago, pero no enviar en detallado lo cual no permite realizr

la respectiva depuración de cartera

Consignaciones realizadas sin Nit o con letra no legible donde no se puede

determinar quien consigna

Inoportunidad en la cancelacion de servicios a los proveedores

Los proveedores no dan creditos, urgencia de los servicios

Se incrementan los gastos de la empresa

80


Información no fidedigna15

Información no fidedigna15

Información inoportuna No revisión del calendario tributario15


Tardanza en la entrega de información

125

Tiempo utilizado por costos en la revisión de información Mala calidad de información

125

Informe de costos no confiable

60

Reprocesos de información

125

Proceso de costos no es importante para las áreas 75

100

La falta de compromiso de las areas responsables de legalizaciones, los

proveedores no colaboran con el envio de las facturas, informacion errada de datos de

proveedores, etc

No revisión de la información por parte de los coordinadores involucrados

No revisión de los informes por parte de auditoria interna y revisoria fiscal

No tener información a tiempo para la elaboración del informe.

No contar con la información válida para la correcta incorporación al informe, que colme las espectativas de los procesos

asistenciales en estudio

Obsolencia y falta de herramienta informática

Falta de seguimiento a los resultados del informe

No servir como herramienta oportuna para la toma de decisiones.

Lentitud y complicación en la elaboración del informe

Costos inhadecuados

75

Costos inhadecuados

75


Perdida de glosas por extemporaneidad Dificultades con el transporte 100

Perdida de recursos Exceso de Trabajo 75

Pagos incorrectos Falta de Competencia15

Alteración en los resultados de los estados financieros

Perfiles inadecuados15

Falta de Capacitación30

Exceso de trabajo 120No hay lista de verificación 75

Software inadecuado 75

60


100

603. daño en el software de facturacion 40

125

100

Escases o abundancia de inductores seleccionados

Dificultad para canalizar directamente los costos hacia los centros de costos

correspondientes

acumulación de cuentas para revisión ocasionando retraso No se cancela oportunamente a los

proveedores

retraso en el pago por parte de la entidad responsable de pago

1.No contar con personal capacitado en facturacion

2. incumplimiento en las actividades diarias del facturador

no facturar la totalidad de los servicios prestados

1. desconocimiento en el manejo del software modulo de historia clinica y

modulos de dispensacion medicamentos e insumos

2. no concuerda los registros en el sistema con el soporte fisico

754. que el software no funcione 40

1. Que no se realicen copias de seguridad 20

75

75

75

disminucion de ventas de servicios

1. tarifas no competitivas en el mercado25

125

perdida y desconocimiento de glosas

100

125

125

contablemente no se registran las glosas125

retraso proceso de facturacion

100


3. no contar con equipos de computo necesarios


2. Descuido del personal asistencial al archivar soportes en la historia clinica que

no corresponda

3. que el soporte para servicios externos se entrgue al usuario o acudiente y no se

archive en la historia clinica

4. que el personal medico asistencial no registre y no justifique los procedimientos

ordenados

2. La capacidad instalada en servicios de demanda son prestados exclusivamente al

usuario de magisterio

1. la no contestacion y tramite de glosas en los tiempos estipulados en la normatividad

2. la respuesta y conciliacion de glosa se lleva manualmente sin contar con un

programa o sistema que agilice el proceso y el control.

falta de socializacion y retroalimentacion de glosas

3. por no estar sistematizado no hay un detalle de glosas por concepto, valor y por

servicio

3. desconocimiento de las glosas generadas

1. no se controla el proceso de induccion y reinduccion al personal

retraso proceso de facturacion

100


60

CIERRE DEL SERVICIO

60

80

80


No pago a proveedores Iliquidez

125

Suspención de servicios No cumplir con las condiciones de pago125

Mala imagen al exterior de la Institución Incumplimiento en pagos 100Perdida de facturas Falla de procesos 60

Entrega inoportuna del movimiento contable Exeso de trabajo12


36

2. no contar con personal capacitado que supla las funciones de los facturadores en

vacaciones e incapacidades

NO ENTREGA DE SUMINISTROS Y/O REPUESTOS POR PARTE DEL PROVEEDOR POR FALTA DE PAGO

NO PLANIFICACION DE PAGOS ACORDE A LAS NECESIDADES

FALTA DE CAPACITACION - FALTA DE DOTACION -

AUMENTO DEL RIESGO EN EL PACIENTE - CANCELACION DE PROCEDIMIENTOS - SUSPENSION

DEL SERVICIO - DETERIRO DE LA INFRAESTRUCTURA

FALTA DE RECURSO HUMANO PARA EJECUTAR LABORES DE

MANTENIMIENTO PREVENTIVO - NO HAY PRIORIZACION DE FRECUENCIAS PARA MANTENIMIENTO PREVENTIVO

RIESGO EN EL PACIENTE POR DIAGNOSTICOS EQUIVOCADOS

NO SE CUENTA CON TODOS LOS PATRONES PARA REALIZAR

CALIBRACION, NO EXISTE PERSONAL CAPACITADO PARA REALIZAR DICHA

LABOR

Desarrollo limitado de capacitaciones que impide el mejoramiento de las competencias del personal.

No existe un rubro definido y destinado para solventar los programas

F81

Juank: 5 M

30

20

60

48

60

Falta de compromiso de los coordinadores45

6

Falta de recursos económicos24

20


Información poco confiable

45

27

Desorden administrativo y manejo indebido de las funciones en las diferentes instancias. Desvío de

procedimientos.Falta de apoyo administrativo e Inadecuada elaboración del cronograma de capacitación

Ambiente laboral desfavorable, personal desmotivado, insatisfacción en la prestación del servicio por parte de los

usuarios finales.Cambios externos en el ambiente político y

económico del pais

Desempeño inadecuado de procesos, insatisfacción en la prestación del servicio por parte de los usuarios finales.

Influencias y poca autonomia del proceso de selección

Pérdida de tiempo por parte de los ejecutores del plan, incumplimiento de metas y objetivos formulados por la entidad, personal desmotivado y sin mejoramiento de

competencias.

Desorden logistico y bajo compromiso del personal

Desarrollo de actividades que no se encuentran formalmente establecidas.

Afectación en el ambiente laboral.

Desorden administrativo y falta de retroalimentación por parte de los

coordinadores

Favorecimiento de intereses particulares. - Afectación del clima laboral.

Diferencia a favor o en contra en el pago a los funcionarios, lo cual genera desorden administrativo

Fallas del sistema ó fallas en las novedades entregadas por los coordinadores

No atención de funcionarios y sus familias en las difetentes EPS

Pago de altas indemnizaciones o reintegros de personal a la institución

Personal insatisfecho con su terminación contractual

deficiencias en las etapas previas del desarrollo de software (analisis, diseño y codificacion).

Retraso en las mejoras de los procesos de las unidades funcionales

incumplimiento o inadecuada definicion de planes de trabajo.

80

40

20

60

Defieciencia y retraso en las actividades diarias de las unidades funcionales

inadecuada elaboracion de los planes de mantenimiento, inoportunidad en la ejecucion de los planes de mantenimiento establecidos.


mano de obra insuficiente para atender y resolver todos las solicitudes de las unidades funcionales, fallas del mantenimiento preventivo, incompetencia del personal tecnico.


mano de obra insuficiente para atender y resolver todos las solicitudes de las unidades funcionales, incompetencia del personal tecnico.

Deterioro y daño en los equipos de computo y modulos del sistema de información

inadecuada planeacion de las capacitaciones.

ACCION DE MEJORAMIENTOINDICADOR FORMULA


Gestion de Cartera No. Circularizacion realizada x 100 / No. Circularizacion programada periodo

Recaudo de Cartera Valor Cobrado periodo (pago) x 100 / Valor Facturacion perido facturado

Eficacia de Informacion Valor pagos realizados (acueros de pago) x 100 / vr acuerdos de pago firmados

Eficacia de Gestion Vr de anticipos legalizados x 100/ vr de anticipos entregados

informacion clara Vr ventas a credito el periodo x 100 /promedio cxc del periodo

Circularizacion de saldos a los clientes con corte a 28 de febrero de 2013, solicitando

cancelación de servicios facturados Envio de oficios con cobro prejuridico

Oficios solicitando conciliación con clientes teniendo en cuenta la herramienta de pareto

Oficios solicitando conciliación con clientes teniendo en cuenta la herramienta de pareto

Se envia oficos a los bancos solicitando información de las consignaciones sin detallar

mensualmente

Se solicito a Auditoria Interna dar fecha de vencimiento a los anticipos y asi evitar el

incremento de estos en la cuenta donde se los controla.


Conciliación de los Estados Financieros

Nº de inconsistencias en la información financiera entregada por las áreas


Confiabilidad de la información

Fecha de entrega de informes - Fecha de cronograma

% de satisfacción obtenido - % de satisfacción propuesto

Numero de actividades realizadas / número de actividades programadas * 100

Sistematización del proceso de costos

Se envia oficio mensual a los responsables de los anticipos para que legalicen los mismos y

se da un plazo de (5) dias a partir de la recepcion del oficio.

Presentar oportunamente información financiera y tributaria a los entres fiscalizadores y de

control

Nº de informes realizados y entregados * 100 / Nº de informes requeridos según calendario tributario

Revisión de los informes antes de su presentación a los entes externos.

Agilizar la contabilizacion, revision y entrega de cuentas

Sumatoria de los días entre la fecha de entrega y la fecha de recepcion / Total de cuentas recibidas

Revisión y cumplimiento del Calendario Tributario

Determinar la exactitud de cuentas por pagar

Nº de conciliaciones contestadas en un periodo de tiempo * 100 / Nº de conciliaciones recibidas

Verificar la calidad de información resultante de las transacciones

diarias

Motivación sobre la importancia del manejo de costos en la institución

No. De inconsistencias detectadas en la información recibida y entregada / No. Total de registros en la información recibida y entregada * 100

Reuniones para elaboración conjunta de cronogramas de entrega de inforamción y

correcto diligenciamiento de formatosOportunidad en la entrega de informe de costos hospitalarios

Capacitar a los funcionarios en la responsabilidad de un buen manejo de la

información

Satisfacción de la estructura e información suministrada por la oficina de costos

Revisión y confrontación de la información entregada con las respectivas bases de datos

Porcentaje de actividades costeadas en un período

Socialización mensual de los hallazgos y seguimiento a los mismos

Porcentaje de movimientos ineficientes eliminados en un período

Número de movimientos ineficientes eliminados en el desarrollo de las actividad / Total de movimientos registrados en un período * 100

Porcentaje de procesos ineficinetes desechados en un período

Número de procesos ineficientes desechados en un período / Total de procesos con estudio de tiempos y movimientos en un período * 100

Levantamiento de encuenta de satisfacción, tabulación, análisis y ajustes

Cumplimiento de cronograma de entrega de informe de costos

ACCION DE MEJORAMIENTO

INDICADOR FORMULA

Porcentaje de glosas generales Valor total de glosas*100/valor total de cuentas radicadas

Porcentaje de glosas a favor Total de glosas-total glosas a favor del proveedor*100/total de glosas

Fecha de entrega-Fecha de recepcion/numero de cuentas y reembolsos


Capacitacion al personal de facturacion Seguimiento a facturación Facturación del periodo / Facturación planeada para el periodo

Solicitar a Sintemas Plan de Accion facturación del periodo radicada/ total facturación generada en el periodo

Fecha de radicación facturas menos fecha programada

Reunió con el equipo financiero para analizar y seleccionar los inductores a utilizar

Reunión con Comité Primario para la definición de criterios de distribución

Promedio de dias para la entrega de cuentas y reembolsos

revisados

Reporte oportuno de glosas al proveedor

Fecha de envio de oficio de glosas-fecha de radicacion de las cuentas/numero de oficios de informe de glosas

Control y seguimiento a las actividades diarias de cada uno de los funcionarios

Seguimiento a facturación acumulada

Facturación acumulada del periodo / Facturación planeada acumulada para el periodo

Eficiencia en la radicación de la facturación

Solicitar Capacitacion al personal medico asistencial en el software hospitalario SIMA

Seguimiento a la facturación no radicada

Facturación radicada del periodo anterior / Facturación sin radicar del periodo anterior

Solicitar a Auditoria Medica el seguimiento al registro y custodia de soportes

Cumplimiento de las fechas de radicación

Solicitar a Sintemas Plan de Accion

Solicitar Equipos de computo necesarios para el normal funcionamiento de la dependencia

Solicitar a Coordiandores de servicios medico asistensiales intervenir en el devido cuidado

sobre los documentos soportes de facturacion

Solicitar a Coordiandores de servicios medico asistensiales intervenir en el devido cuidado

sobre los documentos soportes de facturacion

Solicitar a Auditoria Medica el seguimiento y control al registro del personal medico

asistencial

Solicitar a gerencia se estudie la ampliacion de capacidad instalada para la atencion de

clientes diferentes a magisterio

Trabajar conjuntamte con Cartera Auditoria Medica y revision de cunteas el proceso de

glosas

Apoyar a Sistemas en la sistematizacion del proceso de glosas



Controlar el resultado de la induccion al personal nuevo que ingresa ala dependencia

ACCION DE MEJORAMIENTO


Se comenzará filtrando algunos proveedores

Se solicitará acciones


Porcentaje de cumplimiento

Controlar que los remplazos sean cubiertos por personal capacitado en el area de

facturacion

HACER PRIORIZACION DE PROVEDORES DE ACUERDO A LA NECESIDAD

REALIZAR CRONOGRAMA ANUAL DE CAPACITACION - REALIZAR

VERIFICACION DE ESTANDARES (2 Y 3 ) DE HABILITACION POR SERVICIOS

PRIORIZACION DE EQUIPOS Y SERVICIOS PARA ESTABLECER MANTENIENTO

PREVENTIVO

CAPACITACION AL PERSONAL - CONTRATACION EXTERNA

Informar permanentemente a la Gerencia para que se tomen los correctivos necesarios

Cumplimiento de programación de pagos

Pago realizados inlcuidos en la progarmación x 100/Pago programado en el periodo

Pagos realizados fuera de Programación X 100/Total pagos realizados del periodo

Organización del trabajo diario de la dependencia

Riquisisión de pesonal tramitadas y aprobadas x 100 / total de requisicionesde personal

H81

Juank: SE REALIZA ACCION SI NPR SUPERA 100

Nomina Realizada


Nº de copias realizadas X 100 / Nº de copias programadas

Porcentaje de Recurso Humano Idóneo

Nº total de personas contratadas que pasan el periodo de prueba x 100 / Nº Total de personas contratadas

Porcentaje de Inducción Satisfactoria

Nº de funcionarios nuevos con inducción x 100 / Total de personal contratadas en el periodo

Porcentaje de cumplimiento del cronograma de

capacitación

Nº de capacitaciones realizadas x 100 / Nº de capacitaciones programadas

Porcentaje de cumplimiento de la Evaluación de

Desempeño

Nº de funcionarios con evaluacion de desempeño * 100 / total funcionarios

Nº Errores encontrados en la elaboración de nómina x 100 / Número de empleados en la nómina

fortalecer las actividades de las etapas de analisis, diseño y codificacion del software. Concientizar a las unidades funcionales de la importancia de la adecuada defincion de los requerimientos del software.

cumplimiento de las especificaciones del software.

Numero de especificaciones implementadas en el software * 100 / Numero de especificaciones solicitadas por las unidades funcionales.

revision y renegociacion de los planes de trabajo establecidos.

Cumplimiento del cronograma de copias de seguridad

total tiempo mes - tiempo fuera de servicio *100 / total tiempo mes

eficacia del soporte tecnico total solicitudes resueltas - total de reinsidencias * 100 / total solicitudes resueltas

realizar la verificacion periodica del cumplimiento de los planes de mantenimiento establecidos, detectar las fallas, realizar los ajustes necesarios concertados con los afectados y ejecutar las mejoras en los tiempos acordados.

Oportunidad en la prestación de la asistencia tecnica

Sumatoria de la diferencia de tiempo entre la hora de solicitud y la hora en que el funcionario asiste / numero total de solicitudes

evaluar y mejorar la eficacia del mantenimiento preventivo, mejorar el proceso de selección e incorporacion depersonal tecnico, gestionar oportunamente la contratacion temporal de mano de obra adicional que por costo beneficio sea justificable aquirir.

efectividad de las capacitaciones realizadas

numero de evaluaciones con puntaje igual o superior a 3 * 100 / total de evaluaciones realizadas

mejorar el proceso de selección e incorporacion de personal tecnico, gestionar oportunamente la contratacion temporal de mano de obra adicional que por costo beneficio sea justificable aquirir, evaluar la deficiencia de conocimientos basicos en informatica del personal de las unidades funcionales y dar capacitaciones que fortalescan dichas deficiencias.

disponibilidad del servicio de internet

mejorar la metodologia de las capacitaciones, realizar evaluacion y seguimiento de las fallas reportadas por causas de mal manejo y/o falta de conocimientos del personal de las unidades funcionales, elaborar y dar capacitaciones encaminadas a erradicar las fallas presentadas.

FORMULA META RESPONSABLE


No. Circularizacion realizada x 100 / No. Circularizacion programada periodo 70% Facturacion

Valor Cobrado periodo (pago) x 100 / Valor Facturacion perido facturado 70% Cartera

Valor pagos realizados (acueros de pago) x 100 / vr acuerdos de pago firmados 70% Cartera

Vr de anticipos legalizados x 100/ vr de anticipos entregados 70% Responsables de solicitud

Vr ventas a credito el periodo x 100 /promedio cxc del periodo 70% Cartera


100

3

80

Nº de inconsistencias en la información financiera entregada por las áreas 0


5%

Fecha de entrega de informes - Fecha de cronograma 3 días

% de satisfacción obtenido - % de satisfacción propuesto 80% Coordinadora de Costos.

Numero de actividades realizadas / número de actividades programadas * 100 80% Coordinadora de Costos

2% Coordinadora de Costos

1% Coordinadora de Costos

Nº de informes realizados y entregados * 100 / Nº de informes requeridos según calendario tributario

Coordinador Contabilidad

Sumatoria de los días entre la fecha de entrega y la fecha de recepcion / Total de cuentas recibidas

Asistente de Contabilidad

Nº de conciliaciones contestadas en un periodo de tiempo * 100 / Nº de conciliaciones recibidas

Asistente de Contabilidad

Coordinador Contabilidad

No. De inconsistencias detectadas en la información recibida y entregada / No. Total de registros en la información recibida y entregada * 100

Coordinadora de costos, coordinadores de procesos proveedores y coordinadores de procesos asistenciales

Coordinadora de Costos, Coordinadores de los diferentes procesos involucrados

Número de movimientos ineficientes eliminados en el desarrollo de las actividad / Total de movimientos registrados en un período * 100

Número de procesos ineficientes desechados en un período / Total de procesos con estudio de tiempos y movimientos en un período * 100


Valor total de glosas*100/valor total de cuentas radicadas 10%

Total de glosas-total glosas a favor del proveedor*100/total de glosas 20%

Fecha de entrega-Fecha de recepcion/numero de cuentas y reembolsos 30dias

15 dias


Facturación del periodo / Facturación planeada para el periodo 100 Coordinador Facturación

100 Coordinador Facturación

facturación del periodo radicada/ total facturación generada en el periodo 97 Coordinador Facturación

100 Coordinador Facturación

Fecha de radicación facturas menos fecha programada 0 Coordinador Facturación

Coordinador y Aux. de cuentas medicas



Fecha de envio de oficio de glosas-fecha de radicacion de las cuentas/numero de oficios de informe de glosas


Facturación acumulada del periodo / Facturación planeada acumulada para el periodo

Facturación radicada del periodo anterior / Facturación sin radicar del periodo anterior


80% Coordinador Pagaduria

10% Coordinador Pagaduria


90%

Pago realizados inlcuidos en la progarmación x 100/Pago programado en el periodo

Pagos realizados fuera de Programación X 100/Total pagos realizados del periodo

Riquisisión de pesonal tramitadas y aprobadas x 100 / total de requisicionesde personal

Coodinador de Talento Humano

95%

95%

90%

100%

2% Asistente de Nomina

FORMULA META

95%

Nº de copias realizadas X 100 / Nº de copias programadas

100%

Nº total de personas contratadas que pasan el periodo de prueba x 100 / Nº Total de personas contratadas


Nº de funcionarios nuevos con inducción x 100 / Total de personal contratadas en el periodo


Nº de capacitaciones realizadas x 100 / Nº de capacitaciones programadas


Nº de funcionarios con evaluacion de desempeño * 100 / total funcionarios


Nº Errores encontrados en la elaboración de nómina x 100 / Número de empleados en la nómina

Numero de especificaciones implementadas en el software * 100 / Numero de especificaciones solicitadas por las unidades funcionales.

20%

80%

total tiempo mes - tiempo fuera de servicio *100 / total tiempo mes

95%

total solicitudes resueltas - total de reinsidencias * 100 / total solicitudes resueltas

95%

Sumatoria de la diferencia de tiempo entre la hora de solicitud y la hora en que el funcionario asiste / numero total de solicitudes

numero de evaluaciones con puntaje igual o superior a 3 * 100 / total de evaluaciones

Pregunta Razón de la pregunta

No se evidencia uso de metodología

Su manual documental está actualizado?

No se evidencia uso de metodología

El objetivo consignado en el AMEF, es el objetivo del formato AMEF o es el objetivo del proceso?

Existe divergencia entre los diferentes procesos al redactar el objetivo del AMEF

Qué metodología utilizó para identificar los riesgos del AMEF? Describa paso a paso

El NPR consignado en el formato AMEF es el correcto? Explique uno a uno

Las metas e indicadores incluidos en la caracterización del proceso son de IMPACTO?

Algunas metas e indicadores diseñados en cada proceso no son RELEVANTES

Cuales son los indicadores de impacto de su proceso? Mencionelos y explique por qué

Los riesgos consignados en el AMEF (modo de falla), están respaldados en las metas e indicadores establecidos en la caracterización? Relacione la meta y el indicador asociado a cada riesgo.

El modo de falla y el efecto de falla consignados en el formato AMEF deben ser iguales al modo de falla y el efecto de falla consignados en el formato de CARACTERIZACION?

No en todos los procesos se maneja el mismo criterio

Las acciones de mejoramiento del formato AMEF son similares a la medida preventiva del formato de CARACTERIZACION?

No en todos los procesos se maneja el mismo criterio

Observo que no todos los procesos tienen actualizados sus documentos

Qué metodología utilizó para identificar las causas del modo de falla, consignado en el formato AMEF? Describa paso a paso

Las acciones de mejoramiento consignadas en el formato AMEF fueron efectivas? Describa una a una

Reflexiones

Se podría utilizar el Diagrama Causa Efecto

ALGUNOS OBJETIVOS DEL AMEF: Reconocer y evaluar los modos de fallas potenciales y las causas asociadas con el diseño y manufactura de un producto. Determinar los efectos de las fallas potenciales en el desempeño del sistema. Analizar la confiabilidad del sistema. Documentar el proceso. NO OLVIDEN las características de un objetivo: claro, medible, alcanzable, relevante y con tiempo. (SMART)

Respuesta del responsable del proceso

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