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Reuniões e Atas
Luis M. Correia
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• A atividade de Engenharia envolve a realização deum grande número de reuniões.
• As reuniões devem ser realizadas, quandonecessário, e de modo eficiente.
A Necessidade de Reuniões
[Fonte: shutterstock, 2011]
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• Hoje em dia, as reuniões podem tomar formasmuito variadas:
• encontro num local,• vídeo-conferência,• via internet,• conferência telefónica.
Tipos de Reuniões (1)
[Fonte: indiainitiatrives, 2011]
[Fonte: webconferences, 2011][Fonte: youtubetour, 2011][Fonte: cisco, 2011]
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• A utilização de uma ou outra forma depende:• do objetivo da reunião,• do grau de conhecimento das pessoas.
Tipos de Reuniões (2)
[Fonte: masterfile, 2011]
[Fonte: fotolia, 2011]
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• Uma reunião envolve 3 fases:• preparação,• execução,• ações posteriores.
Fases de uma Reunião
[Fonte: ehow, 2011]
[Fonte: UN, 2011]
[Fonte: viewpoints, 2011]
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• Uma reunião deve ser preparada, tendo ematenção:
• Qual a finalidade?• Quais os objetivos?• Que tipo de reunião?• Quem participa?• Que tipo de participação?• Quais as responsabilidades
dos participantes? • Quem preside?
Preparação de uma Reunião (1)
[Fonte: unitcare, 2011]
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• Como se toma decisões?• Qual a duração?• Qual a hora?• Qual será a Ordem de Trabalhos?• Quem regista as Atas?• Como será anunciada?• Quem avaliará os resultados?• Qual o local?• Quais as necessidades da sala?
Preparação de uma Reunião (2)
[Fonte: enablesales, 2011]
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• A convocatória da reunião deve incluir a Ordem deTrabalhos, e toda a documentação que será nelaabordada.
• Uma reunião deve ser convocada com antecedência.
Preparação de uma Reunião (3)
[Fonte: 123rf, 2011]
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• Uma reunião pode ter uma ou mais finalidades:• informar,• dar formação,• discutir ideias,• planear,• obter respostas ou soluções,• avaliar desempenho,• estabelecer objetivos,• tomar decisões,• …
Finalidade de uma Reunião
[Fonte: mydreamcourse, 2011]
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• A convocatório deve conter:• nome da entidade que se reúne, ou da finalidade
da reunião,• local,• data e hora,• presidente (ou equivalente),• secretário (ou equivalente),• lista de convocados,• a lista dos itens a discutir.
Ordem de Trabalhos (1)
[Fonte: agendatemplates, 2011]
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• A lista dos itens deve ser:1. Abertura2. Presenças e Ausências3. Aprovação da Ordem de Trabalhos4. Atas da Última Reunião5. Estado das Ações da Última Reunião6. …7. Outros Assuntos8. Próximas Reuniões9. Decisões Tomadas10. Ações a Desenvolver
Ordem de Trabalhos (2)
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• A lista dos itens pode (deve) indicar o tempoestabelecido para cada um, e o responsável porcada um dos assuntos.
• A lista deve estabelecer prioridades nos assuntos atratar, deixando os menos importantes para OutrosAssuntos.
• Deve ter-se uma ideia concreta dos resultados que se pretende obter.
Ordem de Trabalhos (3)
[Fonte: aftermarketerclub, 2011]
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• A vestimenta a usar numa reunião depende muitodo tipo de reunião, dos intervenientes, dosobjetivos, da cultura local, etc.
• Pode tomar-se as categorias seguintes:• casual• business casual• business
Como Vestir
[Fonte: druidsheathgc, 2011]
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• No estilo casual:• não é necessário casaco• camisa, ou polo (evitar a T-shirt)• calças (evitar gangas)• meias (escuras, pretas)• sapatos
Como Vestir – Homem (1)
[Fonte: digeeu, 2011]
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• No estilo business casual:• casaco• camisa• calças• meias (escuras, pretas)• sapatos
Como Vestir – Homem (2)
[Fonte: artof manliness, 2011]
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• No estilo business:• casaco de fato (escuro)• gravata (discreta)• camisa (branca, com botões de punho)• calças de fato• meias (escuras, da cor do fato)• sapatos (de couro)
Como Vestir – Homem (3)
[Fonte: artof manliness, 2011]
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• No estilo casual:• não é necessário casaco• blusa, ou camisola (evitar a T-shirt)• saia, ou calças (evitar gangas)• ou vestido• sapatos
Como Vestir – Mulher (1)
[Fonte: milanoo, 2011]
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• No estilo business casual:• casaco• blusa (clara)• saia (pelo joelho), ou calças• sapatos
Como Vestir – Mulher (2)
[Fonte: highpower, 2011]
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• No estilo business:• casaco de fato• blusa ou camisa (branca)• saia, ou calças, de fato• sapato (fechado, salto médio)
Como Vestir – Mulher (3)
[Fonte: ofdress, 2011]
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• A sala para a reunião deve ser preparada comantecedência:
• localização da mesa e das cadeiras,• mesa para distribuição de informação,• tomadas e extensões de energia elétrica,• luzes e ar condicionado,• projetor,• intervalo de café,• receção de participantes,• localização de casas de banho,• …
Preparando a Sala
[Fonte: atsgroup, 2011]
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• Os participantes de uma reunião devem:• avisar antecipadamente o Presidente, caso não
possam estar presentes,• verificar a hora e local da reunião,• chegar com a antecedência de alguns minutos,• preparar contribuições antecipadamente,• contribuir positiva e
ativamente para o sucesso da reunião,
• tomar notas, • ter em consideração
a diversidade de opiniões e culturas.
Participar numa Reunião
[Fonte: shuterstock, 2011]
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• O Presidente de uma reunião deve:• ser diplomático com todos os participantes,• não esperar por participantes atrasados, exceto
se forem fundamentais,• seguir a Ordem de Trabalhos,• gerir o tempo de cada item,• fechar a discussão de
um assunto, caso necessário,• marcar uma reunião adicional
para continuar a discussão de um assunto, se necessário.
Gerir uma Reunião
[Fonte: dreamstime, 2011]
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• Os participantes de uma reunião podem serclassificados da forma seguinte:
• presidente (controlador, ou não),• dominadores,• passivos,• participantes.
Participantes de uma Reunião
[Fonte: UN, 2011]
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• A atitude: “Sou um perito, e portanto acreditem em mim”.
• A perceção:• É um egoísta parvo,
e não vale a pena ouvi-lo.• Este comunicador não se
preocupa o suficiente para nos explicar.
• Este comunicador não sabe, e está tentando escondê-lo.
Atitudes a Evitar numa Reunião (1)
[Fonte: saleshq, 2011]
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• A atitude: “Se querem saber mais, vejam as referências”.
• A perceção:• A informação é inútil,
e não tem interesse.• Este comunicador
é preguiçoso, e não se dá ao trabalho de nos querer explicar.
Atitudes a Evitar numa Reunião (2)
[Fonte: antonilee, 2011]
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• A atitude: “Esta é a maneira que sempre fizemos”.
• A perceção:• De onde veio este
dinossauro?• Vamos ouvir algo tão velho,
que não vale a pena.• Este comunicador está
agarrado ao passado, e a informação não tem utilidade.
Atitudes a Evitar numa Reunião (3)
[Fonte: teachwithtech, 2011]
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• Os ambientes culturais dos participantes numareunião têm que ser tomados em consideração.
Culturas Diferentes
[Fonte: Hirsch, 2003]
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• As ações a tomar posteriormente a uma reuniãodevem ser registas do modo seguinte:
Ações de uma Reunião
No When Who What Whom Statusmm/nn
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• As atas de reuniões destinam-se a registar o quenelas aconteceu.
• As atas devem ser circuladas pelos presentes depois da reunião, para comentários, até se chegar a um consenso final.
• A aprovação das atas deve ser feita na reuniãoseguinte.
Atas de Reuniões
[Fonte: webbeat, 2011]
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• Deve fazer-se o seguimento de uma reunião:• saber a opinião das pessoas, sobre o modo
como correu a reunião e os seus resultados,• executar, ou controlar a execução das ações,• planear reuniões de continuação.
Seguimento de uma Reunião
[Fonte: eu2008, 2011]
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• As atas de reuniões devem ser escritas comcuidado:
• registando os acontecimentos de modo claro,• com uma abordagem positiva,• não considerando
pormenores desnecessários,• não criando
problemas aos participantes,• não perpetuando
desacordos.
A Escrita de Atas (1)
[Fonte: welive2care, 2011]
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• As atas de reuniões podem ser:• simples notas, enviadas posteriormente por
email,• atas formais, escritas por um secretário.
• A opção de um ou outro formato depende do tipo de reunião, dos participantes, e da finalidade da reunião.
A Escrita de Atas (2)
[Fonte: asymptotix, 2011]
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• As atas de uma reunião devem conter:• nome da entidade que se reuniu, ou da
finalidade da reunião,• explicitamente a designação de atas,• local,• data e hora,• presidente (ou equivalente),• secretário (ou equivalente),• lista de distribuição,• lista de participantes,
O Conteúdo de Atas (1)
[Fonte: warezone, 2011]
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• Ordem de Trabalhos,• registo do desenvolvimento da reunião, por
ponto da Ordem de Trabalhos,• conclusões e ações a tomar.
O Conteúdo de Atas (2)
[Fonte: thecriticalpath, 2011]
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Um Estilo de Atas
• A disciplina tem uma recomendação de como se deve fazer uma ata, nomeadamente, para as reuniões no âmbito da disciplina.
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Bibliografia
• Cheryl Reimold and Peter Reimold, The ShortRoad to Great Presentations, IEEE / John Wiley,New York, NY, USA, 2003.
• Herbert Hirsch, Essential CommunicationStrategies: For Scientists, Engineers, andTechnology Professionals, IEEE / John Wiley, NewYork, NY, USA, 2003.
• Mike Markel, Writing in the Technical Fields: AStep-by-Step Guide for Engineers, Scientists, andTechnicians, IEEE / John Wiley, New York, NY,USA, 1994.