Upload
ferryco-enggi-laventosa
View
6.695
Download
77
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Laporan Review Assistance Chief of Store Management Trainee PT. Sumber Alfaria Trijaya Tbk.
Citation preview
LAPORAN ACTING ACOS( ASSITANT CHIEF OF STORE )
PEMBAHASAN KPI & PERFORMA TOKO
Oleh:Ferryco Enggi Laventosa
Mt batch 27
TOKO: Kebon Bawang (J227)BRANCH: Cileungsi 2
Periode 13 Juni – 16 Agustus2013
Page | 1
BAB I
PENDAHULUAN
1. 1. Later Belakang OJT A.C.O.S. (Assistant Chief of Store)
On The Job Training toko merupakan salah satu kegiatan untuk melatih para
peserta Management Trainee agar mengetahui proses yang terjadi di lapangan. Pada
Program Management Trainee PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk.
Untuk OJT kali ini merupakan OJT tahap kedua yaitu acting sebagai pejabat toko
sebagai ACOS (Assitant Chief of Store) di toko Alfamart yang merupakan bagian dari
PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk. OJT sebagai ACOS ini peserta MT diwajibkan untuk
mengimplementasikan ilmu yang telah diperoleh pada In Class Training, dimana melalui
kegiatan OJT ini peserta diharapkan mampu mengetahui bisnis retail Alfamart yang
berhubungan langsung dengan customer.
Kegiatan OJT sebagai pejabat toko (Assistant Chief of Store) toko ini lebih
menekankan pada cara kerja, tugas dan tanggung jawab seorang ACOS yang mempunyai
peran sebagai secondman selama di toko, disamping itu peserta Management Trainee
juga diwajibkan memahami dan meningkatkan kemampuan teknikal khususnya dalam
hal management persediaan (meliputi urutan proses permintaan, pengecekan penerimaan
barang datang dari DC maupun supplier BKL sampai dengan melakukan proses retur,
membuat dan melakukan SO, memonitor dan mencegah terjadinya bad stok, dll).
management pendapatan dan biaya ( melakukan pelayanan terhadap pelanggan,
membaca laporan toko dan persediaan harian toko, menyiapkan sarana dan prasarana
sewa, mampu menentukan anggaran toko sesuai dengan estimasi sebelumnya, dll),
management administrasi (meliputi pencatatan dan filling dokumen), dan management
lingkungan ( meliputi memelihara kebersihan toko baik di dalam maupun di luar serta
menjalin hubungan baik dengan warga). Selain itu, selama kegiatan acting sebagai
Page | 2
pejabat toko (Assistant Chief of Store) peserta Management Trainee diberi tugas untuk
dapat mencapai Key Performance Index (KPI) yang diberikan oleh Branch Manager
masing-masing. KPI ini nantinya berfungsi sebagai bahan evaluasi untuk menilai kinerja
teknikal peserta pada saat acting di toko.
1. 2. Tujuan OJT ACOS (Assistant Chief of Store)
1. Melatih sikap kerja yang positif dan selalu mengembangkan yang sesuai dengan
budaya perusahaan PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk
2. Mengetahui gambaran/ pengetahuan lebih mendetail mengenai tugas dan tanggung
jawab ACOS (Assistant Chief of Store)
3. Dapat melatih kemampuan leadership dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan
bersama.
4. Untuk meningkatkan kemampuan dan kompetensi teknikal pada posisi ACOS
(Assistant Chief of Store) meliputi:
a. Management Persediaan
b. Management Pendapatan dan Biaya
c. Management Administrasi
d. Management Lingkungan
1. 3. Ucapan Terima Kasih
Dalam penyusunan Laporan A.C.O.S. ini, banyak sekali pihak yang telah memberikan
informasi, membantu dan mengarahkan penulis dalam pelaksanaan acting sebagai
A.C.O.S. di Toko Kebon Bawang. Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan
beberapa ucapan terima kasih kepada:
1. Bp. Ali Agus Tjahyono selaku GM Operational
2. Bp. Suryo Nugroho selaku BM Cileungsi 2
3. Bp. Stainislaus K. P. N. Suharjo selaku DBM Cileungsi 1
Page | 3
4. Bp. Jajang Juansah selaku AM Cileungsi 1
5. Bp. Eko Siswanto selaku AC Cileungsi 1
6. Bp. Cip Taofik selaku C.O.S. Alfamart Kebon Bawang
7. Seluruh Staff di Toko Kebon Bawang yang senantiasa memberikan support dan
pembelajaran yang berharga bagi penulis.
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kata sempurna, karena
keterbatasan kemampuan dan pengetahuan penulis. Maka dalam kesempatan ini penulis
sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca. Akhir kata, penulis
berharap Laporan ini dapat berguna bagi PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk.
Page | 4
BAB II
PENDAHULUAN
2.1 Deskripsi Letak Toko Alfamart Kebon Bawang
Toko Alfamart Kebon Bawang berlokasi di Jalan Kebon Bawang Raya No. 11
RT.002, RW. 01 Kelurahan Kebon Bawang – Kecamatan Tanjung Priok, Jakarta Utara. Toko
Alfamart tersebut berada dibawah naungan Branch DC Cileungsi 2. Toko ini banyak
dikelilingi toko kelontong kecil yang menjual kebutuhan pokok. Toko ini berada di lokasi
perumahan dan permukiman warga yang cukup padat penduduk yang rata-rata ekonomi
penduduknya menengah kebawah. Toko Alfamart Kebon Bawan menyediakan kebutuhan
sehari-hari dan menciptakan suasana toko belanja yang nyaman dan menjalin hubungan yang
harmonis dengan lingkungan sekitar.
Toko Alfamart Kebon Bawang dibuka pada bulan 11 Juni 2005 dan umur tersebut
bisa dikatakan sebagai toko yang cukup lama. Untuk Kondisi fisik toko sendiri masih baik,
penerangan masih bagus serta warna dan kekuatan dinding masih cuku baik juga.
Untuk kondisi kebersihan dan kerapian toko bisa dikatakan cukup baik, hal ini dapat terlihat
dari:
Display barang di rak area sales dan gudang tertata rapi
Page | 5
Area sales dan rak dijaga kebersihanya dan kerapiannya setiap waktu
Untuk kondisi di dalam toko sudah cukup nyaman bagi para pelanggan, peneranganan
yang efisien cukup memberikan penerangan di toko, terdapat 2 Air Curtain, 4 Alat Pendingin
ruangan/ AC dan sound music sehingga membuat pelanggan yang datang merasa nyaman
saat berbelanja. Selain penerangan dan pendingin ruangan, fasilitas toko yang lain yaitu
cermin pengawasan, chiller, genset, 2 tabung pemadam kebakaran, dan fasilitas standar toko
lainya.
2.2 Kondisi Fisik Toko Alfamart Kebon Bawang
Setiap Toko memiliki type toko yang berbeda-beda. Pengklasifikasian type toko di
dasarkan pada jumlah rak yang dapat di tampung di dalam toko. berikut ini merupakan type
toko dan keterangan kondisi fisik Toko Alfamart Kebon Bawang:
- Tipe Toko : Tipe 45
- Luas area sales : ± 115,63 m2
- Luas Gudang : ± 30,72 m2
- Luas R. Mess : ± 10,51 m2
- Luas Ruang Kerja : ± 7,87 m2
- Luas Bangunan : ±191.67 m2
Page | 6
Gambar Layout Toko Alfamart Kebon Bawang
2.3 Area Coverage Toko Alfamart Kebon Bawang
Area coverage merupakan luas cakupan area yang di dalamnya terdapat potensi area
(jumlah kepala keluarga, daya beli masyarakat, dan pertumbuhan) yang dapat dilayani dari
satu titik toko. Manfaat optimalisasi Area Coverage adalah sebagai berikut:
- Toko dapat mengetahui potensi pelanggan tokonya
- Toko dapat mengetahui pesaing tokonya
- Efektifitas dan efisiensi penyebaran leaflet
- Tanggung jawab dan konsistensi penyebaran leaflet
Page | 7
- Memantau pelanggan yang lebih fokus
Gambar Layout Toko Alfamart Kebon Bawang
TabelArea Coverage Toko Alfamart Sentosa Raya
Adapun batas-batas toko Alfamart Kebon Bawang J227adalah sebagai berikut:
Barat : Perumahan Warga
Timur : Jalan Raya Kebon Bawang 7, Perusahaan Pelayaran, dan Cargo.
Selatan : Perumahan Warga, dan Toko Kelontong Kecil
Utara : Perumahan Warga
Page | 8
Area Warna KK Kompetitor
1Magent
a 256 kk Toko Kelontong Kecil2 Merah 242 kk Toko Kelontong3 Ungu 339 kk Indomaret4 Kuning 457 kk Indomaret5 Biru 492 kk Alfa Midi6 Coklat 490 kk Alfamart Bugis Raya7 Hijau 326 kk Alfamart Bugis Raya
2.4 Struktur Organisasi Toko Alfamart Kebon Bawang
Struktur Organisasi adalah sistem atau jaringan kerja terhadap tugas-tugas, sitem
pelaporan dan komunikasi yang menghubungkan secara bersama pekerjaan individual dengan
kelompok. Sistem Organisasi menetapkan cara bagaimana tugas dan pekerjaan dibagi,
dikelompokkan dan dikoordinir secara formal. Semua organisasi betapa kecilnya, mempunyai
semacam struktur karena secara umum suatu struktur dirancang dengan maksud untuk
memastikan bahwa organisasi dirancang dengan cara yang paling baik untuk mencapai
sasaran-sasaran dan tujuannya. Berikut ini adalah struktur organisasi Toko Alfamart Kebon
Bawang:
Page | 9
PramuniagaAnjarRizalMahdiBuyung
KasirLisaEtiFatmaNovi
Operational General ManagerAli Agus Tjahyono
Branch ManagerSuryo Nugroho
Deputy Branch ManagerStainislaus K. P. N. Suharjo
Area ManagerJajang Juansah
Area CoordinatorEko Susanto
Kepala TokoCep Taofik
Ast. Kepala TokoLukman FirmansyahNurman MaulanaMawar
STRUKTUR ORGANISASI OPERATION TOKO ALFAMART KEBON BAWANG
Page | 10
2.5 Tugas dan Tanggung Jawab Personil Toko Alfamart Kebon Bawang
Secara umum tugas ACOS lebih banyak berkaitan kepada action atau
prakteknya, terlebih dalam urusan pengendalian persediaan, mengurusi keluar
masuknya barang dan handling produk baik di area sales maupun di gudang, dan
dapat menyelesaikan masalah dan inisiatif - inisiatif dalam pengelolaan toko serta
mampu berkoordinasi dengan bawahan seluruh personil. Berikut ini merupakan
deskripsi tugas dan tanggung jawab ACOS di toko yaitu meliputi:
Memastikan semua kerjasama promosi dengan supplier (block selving, sewa gondola,
dsb) sesuai dengan petunjuk yang ada
Mengkoordinir pendisiplinan barang dagangan baik di rak-rak penjualan ataupun
gudang
Mengkoordinir dan memastikan sarana promosi terpasang sesuai petunjuk.
Memastikan segala Administrasi toko berjalan dengan baik.
Mengkoordinir penerimaan barang dagangan dari DC/Supplier BKL
Mengkoordinir pengeluaran /retur barang dari toko ke DC/SupplierBKL
Menggantikan Assistant Chief of Store lain atau Chief of Store apabila sedang Off
Menjaga dan merawat sarana Promosi.
Mengkoordinir dan menjalankan kegiatan operasional toko dengan melakukan 7
pengendalian (7P)
Mengkoordinir semua aktivitas toko didalam memberikan pelayanan kepada semua
pelanggan yang diarahkan untuk kepuasan pelanggan, dan meningkatkan jumlah
pelanggan di toko
Mengkoordinir dan mengelola bawahan
Page | 11
Berkoordinasi/berhubungan dengan area coordinator atau departemen lain
sehubungan dengan adanya masalah/program-program tertentu yang berkaitan dengan
toko
Melakukan evaluasi berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas operasional sehari-hari
Berkoordinasi dengan lingkungan/pejabat setempat
2.7 Proses Kegiatan Kerja ACOS
Tugas yang utama dari ACOS adalah mengkoordinir karyawan toko (pramu dan
kasir) dalam hal pengelolaan toko baik dalam hal pengendalian persediaan, pendapatan dan
biaya, administrasi serta lingkungan. Semua jenis pengendalian berkaitan satu sama lain dan
tidak dapat berdiri sendiri.
Selain melaksanakan rutinitas seperti pada alur kerja pejabat diatas, seorang ACOS
toko juga memiliki tugas yang dilaksanakan pada hari-hari dan tanggal-tanggal tertentu
seperti kegiatan berikut ini:
Tanggal 1 dan 16: Melakukan prosedur perubahan harga, mengganti sarana dan
prasarana promosi, price tag, display barang promo dan mengecek di komputer kasir
apakah promo sudah berjalan semestinya.
Tanggal 1: Pengecekan program promo, harga, cek sewa dan sarana sewa
Tanggal 3-4: Fokus kebersihan, planogram, kelengkapan harga
Tanggal 5: Checklist peralatan toko
Tanggal 6: Analisis program kerja dan target
Tanggal 7-10: Review program promo, cheklist sewa, sarana sewa
Tanggal 8-9: Membuat Estimasi RRAK
Tanggal 15 dan 30: Briefing program promo dan target, pencopotan sarana promo,
yang sudah berkhir, pemasangan sarana promo yang baru.
Tanggal 28: Melakukan SO ATK
Page | 12
Berikut adalah Rutinitas yang Penulis lakukan berdasarkan pada saat Shift dimana penulis
bekerja:
Shift 1 :
Serah terima shift, brankas dll
Check barang datang dan Display
Retur barang yang masih belum diretur
Check stok barang kosong di area sales dan gudang
Check display barang promo
Check item sewa
Mengkoordinir penerimaan barang BKL
Hitung Brangkas dan Persiapan Modal Kasir Shift Berikutnya
Proses Clerek
Shift 2 :
Briefing pergantian shift
Serah Terima shift, brankas dll
Mengkoordinir Pengawasan dan Pelayanan
Check Display barang pada area sales.
Check LPB yang belum di receive
Hitung Brangkas dan Persiapan Modal Kasir Shift Berikutnya.
Otorisasi Kasir 24 jam
Clerek
Laporan TDP
EOD
Shif 3 : Serah Terima shift, brangkas dll
Proses Pagi
Penyiapan Sales yang akan di Setor dan administrasi Setor Sales dan Penerimaan
Barang
Penyiapan NRB Kontainer dan Krat Roti
Mengkoordinasi Penerimaan Barang baik Kontainer, Karton dari DC Cileungsi 2
maupun Eceran dari DC Cipinang.
Memasukkan Barang Retur, Kardus, dan Kotak Peluru.
Pengecheckan barang baik menggunakan Faktur maupun PDA.
Hitung Brangkas dan Persiapan Modal Kasir Shift Berikutnya
Page | 13
Barang datang dari DCTruk parkir didepan tokoPenurunan barang dari truckPengecekan barang Kolian
Pengambilan kotak peluruuang sales dimasukkan kopelItem retur dimasukkan ke truckKontainer dan krat sari roti
Kopel dimasukkan truk Truk dikunci Penandatanganan dokumen Truk balik ke DC
BAB IIIDESKRIPSI 4 MANAJEMEN
Sebagai seorang pejabat toko yang bertanggung jawab atas berjalannya operasional
toko, maka pejabat toko harus paham apa itu 4 manajemen. Deskripsi 4 manajemen ini dapat
dilihat dari penjelasan berikut ini:
3.1. MANAGEMENT PERSEDIAAN
Hal yang terkait dengan manajemen persediaan adalah ketersediaan dan pengelolaan
stok di toko. Servis level DC Cileungsi 2 dapat dikatakan bagus, indikatornya adalah
pengiriman barang yang rutin setiap hari datang ke toko. Akan tetapi sekali waktu, selama 2
hari barang tidak datang dan pada saat datang jumlah barang yang dikirim menjadi
membengkak yaitu sebesar 18-20 juta. Hal ini dapat berpengaruh pada ketersediaan barang
ditoko. Akan tetapi hal tersebut jarang terjadi dikarenakan servis level DC Cileungsi 2 yang
bagus.
Siklus barang sampai ke toko dapat dilihat dari gambar dibawah ini.
Gambar 4: Siklus barang ke toko
Stok di toko tidak selalu sesuai dengan PKM, namun untuk item-item tertentu dapat
mengalami Out Of Stock (OOS) maupun Overstock (OVS). OOS ideal untuk sebuah toko
yaitu sebesar 2,5 % dari jumlah PLU, jika melebihi jumlah tersebut berarti memungkinkan
Page | 15
terjadi lost sales yang lebih besar apalagi jika item-item yang mengalami OOS adalah item-
item Fast Moving dan penyumbang SPD terbesar. Untuk OVS, dapat terjadi karena adanya
tambahan stok N+ dan Nx yang tidak diretur ke DC setelah periode promo berakhir. Jika
average sales dari item-item OVS ini sangat kecil, maka akan sangat berpengaruh pada
besarnya DSI toko yang pada toko franchise akan berpengaruh pada utang dagang. DSI toko
yang ideal adalah 14 hari, karena pada saat 14 hari tersebut adalah tanggal jatuh tempo
pembayaran utang dagang atau Term Of Payment (TOP). Semakin besar DSI, berarti semakin
lama barang menumpuk di toko. Hal ini harus diimbangi dengan peningkatan sales, agar SPD
dan DSI bisa seimbang, artinya stok yang berada ditoko sesuai dengan kemampuan jual toko.
Oleh karena 2 hal diatas OOS dan OVS serta pengaruhnya terhadap DSI, seorang pejabat
harus mengerti PKM dengan baik, dan mampu melakukan perhitungan PKM serta mengerti
faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam menentukan PKM agar dapat mengusulkan
perubahan PKM kepada korwil untuk mengontrol terjadinya OOS dan OVS. Untuk PKM
dapat dipantau melalui Kertas Kerja PKM yaitu report 26.
Dalam kaitannya dengan pengontrolan barang yang keluar masuk toko, setiap hari
toko melakukan SO Parsial dan SO barang rawan hilang serta pada pertengahan bulan
melakukan SO Grand. SO ini dilakukan dengan tujuan untuk mengontrol barang hilang, jika
personil toko mengetahui barang-barang apa saja yang rawan hilang maka mereka akan
berupaya meningkatkan pengawasan untuk barang tersebut. Setiap hari pejabat toko wajib
mencetak KKSO untuk rak tertentu yang telah ditentukan dari DC, kemudian dilakukan
kegiatan SO dan selanjutnya input data SO dengan menginput hasil KKSO ke komputer
untuk mengetahui jumlah plus minus. Selanjutnya, mengadakan pencarian atau SO ulang
untuk barang yang terdapat selisih antara jumlah On Hand dan fisik kemudian edit SO,
setelah selisih sudah tidak dapat berkurang lagi maka dilakukan tahap fixed SO, dan yang
terakhir yaitu adjust SO.
Page | 16
3.2. MANAJEMEN PENDAPATAN DAN BIAYA
Pada intinya manajemen pendapatan dan biaya adalah bagaimana caranya menekan
biaya seefisien mungkin dan bagaimana meningkatkan pendapatan yang maksimal. Hal yang
dapat dilakukan untuk melakukan penghematan biaya sebenarnya tidak sesulit yang di
bayangkan. Sebagai pengendaliaan biaya, pejabat harus mampu menganalisis biaya-biaya apa
saja yang mampu ditekan dan mengimplementasikan secara langsung dalam keseharian dan
berusaha mencapai ketercapaian efisiensi biaya yang paling optimal. Untuk itu, pejabat harus
memahami ketersediaan anggaran yang sudah di estimasikan dalam RRAK yang telah dibuat
dan mampu melihat celah-celah penghematan yang dapat dilakukan. Pengendaliaan biaya
juga dapat dilakukan melalui pengendalian barang rusak (BR) dan barang hilang (NBH). BR
dapat ditekan dengan mengevaluasi bagaimana cara personil toko dalam menghandling
produk, BR juga dapat dikurangi atau dihindari dengan menjaga kerapihan dan kebersihan
gudang agar tidak terdapat barang expired dan barang rusak oleh tikus dan binatang lain.
Sedangkan barang hilang di toko dapat disebabkan karena pengawasan yang kurang ketat dari
personil toko sehingga pencuri dan pengutil dengan mudah mengambil barang-barang ditoko
tanpa membayar. Penyebab lain juga bisa disebabkan oleh handling produk yang tidak baik
dari personil toko sehingga barang-barang berantakan, tidak tersusun rapi dan memungkinkan
terselip tanpa diketahui. Dua hal tersebut, barang rusak maupun barang hilang merupakan
bagian dari komponen biaya yang ditanggung oleh toko. Barang hilang merupakan
penyumbang dari NBH toko, dan jika jumlahnya melebihi batas toleransi maka akan menjadi
tanggungan personil toko. Kemudian untuk barang rusak (BR), memang dapat diretur ke DC,
namun jumlahnya juga dibatasi. Jika melebihi batas, maka menjadi beban toko.
Semua personil toko termasuk pejabat wajib melakukan pelayanan yang maksimal
untuk para customer. Salah satunya yaitu melakukan TSS yang merupakan indikator utama
pelayanan personil toko terhadap customer. Hal ini telah terealisasi pada toko SAT Kebon
Page | 17
Bawang dimana pelayanan personil toko pada customer mampu berdampak pada loyalitas
para customer yang akan terus datang kembali ke toko untuk hari-hari selanjutnya. Kemudian
sebagai pejabat toko juga diharapkan memilki inisiatif untuk melakukan display yang mampu
menarik perhatian selain ditujukan untuk menimbulkan impulse buying hal ini juga dapat
diartikan sebagai wujud kreatifitas personil toko untuk menaikan sales. Disamping melalui
display, pejabat juga dapat menyalurkan ide sederhana untuk menaikan sales misalnya
dengan cara bandling produk promo, karena terkadang konsumen malas untuk membaca
shelftalker atau woobler yang terpasang di rak sehingga jika produk langsung dibandling
dengan bonusnya maka akan menarik perhatian konsumen untuk membeli. Untuk barang-
barang yang kurang laku misalnya, dapat dibundling dengan PLU control. Untuk
mendapatkan barang-barang PLU control dapat kita peroleh dengan berkoordinasi dengan
korwil.
Sehubungan dengan performance toko, maka perubahan SPD, STD dan APC harus
senantiasa dimonitor oleh pejabat toko untuk mempertahankan bahkan meningkatkan
performance toko. Untuk memonitor hal tersebut dapat dilihat pada report 21 yaitu Laporan
Perkembangan Penjualan toko. Pencapaian yang optimal dari penjualan tersebut jika
memenuhi kriteria penilaian yaitu achievement mencapai 96 % maka toko dapat meraih
penghargaan IKT.
3.3. MANAJEMEN ADMINISTRASI
Pencatatan dan filling dokumentasi dalam setiap kegiatan yang terjadi di toko
berfungsi salah satunya sebagai alat untuk mengukur kinerja dari toko tersebut dan sebagai
bahan evaluasi dari kinerja toko selama ini. Trend perkembangan yang telah terjadi di toko
juga dapat dilihat melalui data-data pada dokumen-dokumen tersebut. Selain itu, dokumen-
dokumen ini juga berfungsi sebagai tanda bukti fisik dari setiap kegiatan yang dilakukan agar
Page | 18
jika suatu saat terjadi masalah maka dokumen-dokumen tersebutlah yang bisa menjelaskan
akar permasalahan yang terjadi.
Pejabat toko memiliki tanggung jawab untuk mengarsipkan setiap administrasi
operasinal toko serta disimpan dalam odner masing-masing dimana odner tersebut sudah
memiliki standar yang ditentukan jenis dan spesifikasinya oleh perusahaan. Setiap file, faktur,
nota, surat-surat, laporan dll diarsipkan dengan tanggal yang berurutan dari tanggal paling
lama berada dibawah dan yang terbaru berada di paling atas. Setiap ganti bulan, file-file
tersebut diambil dari odner kemudian dibendel menggunakan Acco, diberi keterangan arsip
kemudian dipindah ke rak dokumen. Untuk file-file yang jumlahnya banyak seperti faktur
DC, dimusnahkan 3 bulan sekali. Sedangkan untuk yang lain dikirim ke DC 1 tahun sekali.
Ada 12 jenis arsip dokumen toko yaitu LPB DC, LPB BKL, Nota Retur, LPMP, Sales dan
rekap kasir, RRAK, File SO, Surat-surat, File Marketing, Arsip Personalia, Lap. Perubahan
Master dan PKM.
Fungsi dan pentingnya filling dokumentasi disebabkan karena data yang terdapat pada
komputer server hanya terekam selama 2 bulan dan jika lebih dari itu, otomatis akan terhapus
dari memori komputer toko. Oleh karena itu, dibutuhkan file hardcopy disamping
softcopynya.
3.4. MANAJEMEN LINGKUNGAN
Manajemen lingkungan yang harus mampu dikelola oleh seorang pejabat toko
meliputi lingkungan internal dan eksternal. Lingkungan internal disini maksudnya adalah
lingkungan didalam toko termasuk personil toko yang meliputi kebersihan, keamanan,
kenyamanan dan keakraban. Untuk menunjang hal tersebut, pejabat toko harus mampu
mengatur personil dan melakukan pembagian tugas seperti piket kebersihan untuk area sales
yang dapat dikontrol melalui buku personil, membiasakan menjaga kerapihan mess dan dapur
untuk para personil yang menghuni mess/ tinggal di toko. Untuk area gudang juga menjadi
Page | 19
bagian dari tanggungjawab personil toko untuk membiasakan diri merapikan rak dan karton
serta membersihkan lantai gudang seusai barang datang. Semua aktivitas tersebut merupakan
rutinitas yang harus dilaksanakan setiap hari oleh personil toko. Untuk menjadikanya sebuah
kebiasaan, pejabat harus dapat mencontohkan perilaku yang mecerminkan kebiasaan selalu
bersih dan rapi, dan memberikan contoh untuk memperhatikan pentingnya kebersihan dan
kerapian. Misalnya dari hal yang paling sederhana yaitu kerapihan berpakaian, menjalankan
jadwal kebersihan rak dll, sehingga akan muncul kesadaran dari personil toko yang lain untuk
melaksanakan tanggungjawabnya secara rutin.
Untuk menjaga keamanan toko pejabat juga harus memastikan semua perlengkapan
keamanan internal dalam kondisi baik (kunci, rantai, gembok, alat pemadam kebakaran,
emergency lamp, genset, money detektor, kabel listrik dan telepon) dapat digunakan dengan
baik karena resiko yang diakibatkan oleh kelalaian personil toko akan ditanggung oleh
personil tersebut. Oleh karena itu, jika ada kerusakan dari alat-alat tersebut, pejabat
hendaknya segera melakukan tindakan seperti memperbaiki atau menghubungi departemen
maintenance. Aspek kenyamanan dan keakraban juga harus mampu diciptakan oleh seorang
pejabat toko dengan berbagai cara, misalanya melakukan briefing dan sharing dengan team,
menerima kritikan dan keluhan bawahan untuk menciptakan keterbukaan dan hubungan baik
dengan bawahan demi kemajuan bersama. Karena untuk mengelola sebuah toko dengan
beberapa personil, dibutuhkan kerjasama tim yang kuat agar dapat menunjang kemajuan
toko.
Menejemen lingkungan eksternal berhubungan dengan lingkungan diluar toko, yang
dapat diciptakan dengan menjalin komunikasi dan kedekatan yang baik dengan aparat RT/
RW, warga, dan keamanan lokal setempat. Hal ini dilakukan selain untuk menjaga keamanan
toko juga untuk memberikan contoh dan mengajari personil toko yang lain mengenai
pentingnya bergaul yang baik dengan warga masyarakat sekitar. Hal ini dapat ditunjukan
Page | 20
dengan mengkoordinir personil toko untuk berperan aktif dalam setiap kegiatan di
lingkungan sekitar, berkoordinasi dengan RT/RW di lingkungan toko. Jika ada konflik yang
berhubungan dengan pihak luar atau masyarakat setempat, pejabat juga harus mampu
menghadapi dengan bijaksana dan berusaha menyelesaikan secara kekeluargaan.
Page | 21
BAB IVPEMBAHASAN
4.1. KPI
KPI merupakan singkatan dari Key Performa Indicator. KPI digunakan sebagai
standar indikator untuk penilaian kinerja karyawan. Dalam kegiatan Acting ACOS yang
dilaksanakan di Toko Alfamart Kebon Bawang, Branch Cileungsi 2 memberikan beberapa
KPI yang harus dijalankan saat Acting ACOS di Toko Kebon Bawang, KPI tersebut terdiri
dari Komponen IKT yaitu SPD (Sales Per Day), STD (Sales Transaction Day), APC
(Average Per Customers), GM (Gross Margin), NBH (Product Loss).
4.2. Perolehan KPI
Setelah melakukan acting sebagai ACOS di Toko alfamart Kebon Bawang berikut ini
merupakan tabel perolehan hasil KPI:
Tabel Perolehan Hasil KPIActing ACOS Bulan Juni
NO KPI TARGET PENCAPAIAN%
ACVINTERVAL PENILAIAN
PENCAPAIANPoin nilai
1 SPD 20.913.968,00 21.600.065,00 103,28
5 >100
5
4 80-99
3 75-79
2 60-74
1 <60
2 STD 752,00 742,00 98,67
5 >100
4
4 80-99
3 75-79
2 60-74
1 <60
3 APC 27.811,13 29.094,00 104,61
5 >100
5
4 80-99
3 75-79
2 60-74
1 <60
4 GM 17,11 17,60 102,89
5 >100
5
4 80-99
3 75-79
2 60-74
1 <60
5 Prod - - 6,18 5 >100 1
Page | 22
uct Loss
972.499,51 15.729.572,00
4 80-99
3 75-79
2 60-74
1 <60
Nilai∑ 20Rata-rata 4
Tabel Perolehan Hasil KPI
Acting ACOS Bulan July
NO KPI TARGETPENCAPAI
AN%
ACVINTERVAL PENILAIAN
PENCAPAIANPoin nilai
1 SPD 23.300.064,96 23.753.733,50 101,95
5 >100
5
4 80-100
3 75-79
2 60-74
1 <60
2 STD 752,96 770,35 102,31
5 >100
5
4 80-100
3 75-79
2 60-74
1 <60
3 APC 30.944,59 30.834,79 99,65
5 >100
4
4 80-100
3 75-79
2 60-74
1 <60
4 GM 17,60 16,76 95,23
5 >100
4
4 80-100
3 75-79
2 60-74
1 <60
5Product Loss
-1.011.222,82 -757.483,60 133,50
5 >100
5
4 80-100
3 75-79
2 60-74
1 <60
Nilai∑ 23Rata-rata 4,6
Page | 23
Tabel Perolehan Hasil KPI
Acting ACOS Bulan Agustus
NO KPI TARGET PENCAPAIAN % ACVINTERVAL PENILAIAN
PENCAPAIANPoin nilai
1 SPD 24.224.341,63 24.692.295,51 101,93
5 >100
5
4 80-99
3 75-79
2 60-74
1 <60
2 STD 756,91 841,87 111,22
5 >100
5
4 80-99
3 75-79
2 60-74
1 <60
3 APC 32.004,29 29.223,52 91,31
5 >100
4
4 80-99
3 75-79
2 60-74
1 <60
4 GM 17,62 17,82 101,17
5 >100
5
4 80-99
3 75-79
2 60-74
1 <60
5Product
Loss-1.126.431,89 -603.138,50 186,76
5 >100
5
4 80-99
3 75-79
2 60-74
1 <60
Nilai∑ 24Rata-rata
4,8
Page | 24
4.3. Analisis Penyebab Pencapaian KPI
1. SPD
Berikut ini adalah data perkembangan SPD 4 bulan terakhir:
May-13 June-13 July-13 August-13
SPD 20291410.1876495
21600064.9580599
23753733.496876
24692295.5106552
2,500,000
7,500,000
12,500,000
17,500,000
22,500,000
27,500,000
SPD
Axis Title
Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa ada peningkatan STD tiap bulannya mulai dari
bulan Mei hingga bulan Juli. Berikut adalah faktor yang mempengaruhi:
Masa OJT yang memasuki musim seasonal Hari Raya Lebaran Idul Fitri
Peningkatan Jumlah ketersediaan barang, serta promo, terlebih adanya produk
seasonal toko seperti Syrup, Biskuit kaleng, dan Kurma.
Adanya masa waktu tertentu (waktu berbuka puasa/waktu sahur) yang memicu
meningkatnya jumlah penjualan makanan seperti roti, Mie Instant, Sardine kaleng,
Kornet, dll, serta Minuman kemasan sebagai pilihan menu berbuka puasa/Sahur para
pengunjung toko.
Kondisi toko yang bersih, nyaman dan suasana menyenangkan (Pelaksanaan
kebersihan secara rutin, dan membentuk PIC/pembagian tugas untuk tiap bagian yang
ada di toko)
Letak toko yang Strategis, Dekat dengan daerah pemukiman warga serta dekat dengan
jalan Raya Kebon Bawang yang merupakan jalan 1 arah, sehingga dapat dikatakan
sebagai toko transit juga.
Page | 25
2. STD
Berikut ini adalah data perkembangan STD 4 bulan terakhir:
May-13 June-13 July-13 August-13
STD 746.548387096774
751.633333333334
770.354838709678
841.866666666667
690710730750770790810830850
STD
Axis Title
Dari gambar diatas, dapat dilihat bahwa selama masa OJT A.C.O.S., selalu terdapat
peningkatan STD dari bulan Mei ke bulan Juli, yaitu sebanyak. Berikut ini merupakan
analisis penyebab peningkatan STD:
1. Masa OJT yang memasuki musim seasonal Hari Raya Lebaran Idul Fitri.
2. Peningkatan Jumlah ketersediaan barang, serta promo, terlebih adanya produk
seasonal toko seperti Syrup, Biskuit kaleng, dan Kurma.
3. Adanya masa waktu tertentu (waktu berbuka puasa/waktu sahur) yang memicu
meningkatnya jumlah penjualan makanan seperti roti, Mie Instant, Sardine kaleng,
Kornet, dll, serta Minuman kemasan sebagai pilihan menu berbuka puasa/Sahur para
pengunjung toko.
4. Kondisi toko yang bersih, nyaman dan suasana menyenangkan (Pelaksanaan
kebersihan secara rutin, dan membentuk PIC/pembagian tugas untuk tiap bagian yang
ada di toko)
Page | 26
5. Membentuk image murah pada benak konsumen untuk produk promo (seperti
Minuman Kemasan Minute Maid gratis Air Mineral Ades 600ml, dll)
6. Kualitas produk yang dijual dengan standart terbaik (memastikan bahwa barang yang
di display sesuai dengan standart dan tidak ekspired)
7. Pelayanan konsumen yang ramah dan memuaskan konsumen (TSS, penawaran dan
pelayanan terbaik)
8. Full Display dan facing Out
3. APC
Berikut ini adalah data perkembangan APC 4 bulan terakhir:
May-13 June-13 July-13 August-13
APC 27180.3014223365
28737.5027159429
30834.7949584673
29223.5160797757
25,500
26,500
27,500
28,500
29,500
30,500
31,500
APC
Axis Title
Dari gambar diatas, dapat dilihat bahwa selama masa OJT A.C.O.S., selalu terdapat
peningkatan APC, yaitu mulai bulan Mei hingga Juli, Berikut ini merupakan analisis
pencapaian KPI APC:
1. Penawaran produk secara langsung oleh personil toko pada konsumen (focus pada
penawaran E-Voucher, Alfamart Kurma, Toples Rainbow Canister, Biskuit Kaleng,
Syrup, dan Produk promo PDM, serta semua Produk promo yang muncul di layar
Kasir)
2. Menjaga Kuantitas Display terjaga, serta penawaran keranjang, pada saat konsumen
berbelanja.
Page | 27
3. Optimalisasi pelayanan pada konsumen (Assist letak produk, penawaran produk
substitusi dan complementer, penggunaan sarana promosi secara optimal, serta
menjaga area Chiller Tetap penuh.)
4. Pengendalian Barang Kosong (mendata barang yang OOS secara real dan melaporkan
pada kepala toko)
5. Banded item (disesuaikan dengan promo yang ada)
4. GM
Berikut ini adalah data perkembangan GM 4 bulan terakhir:
May-13 June-13 July-13 August-13
GM 107600347.857136
114033791.041797
123398729.273157
65855263.7798273
10,000,000
30,000,000
50,000,000
70,000,000
90,000,000
110,000,000
130,000,000
GM
Axis Title
Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa ada kenaikan GM dari bulan Mei ke bulan Juli, yaitu
sebanyak Rp. 6,433,443 dan Rp. 9,364,938. Berikut ini merupakan analisis pencapaian KPI
GM:
1. Mengetahuai item-item terlaris dengan % GM tertinggi, (Bir, Air Mineral, dll)
2. Mengontrol item-item tersebut agar tidak OOS
3. Melakukan penawaran produk yang bersifat Substitusioner dengan produk private
label secara langsung kepada konsumen
Page | 28
5. NBH
Berikut ini adalah data perkembangan NBH 4 bulan terakhir:
May-13 June-13 July-13 August-13
Selisih SO Real
-1829748.12 -15729571.63 -757483.6 NaN
(17,000,000)
(15,000,000)
(13,000,000)
(11,000,000)
(9,000,000)
(7,000,000)
(5,000,000)
(3,000,000)
(1,000,000)
NBH
Axis Title
Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa ada Peningkatan NBH dari bulan Mei ke
bulan Juni, namun kembali menurun pada bulan July. Berikut ini merupakan analisis
pencapaian KPI NBH:
Besarnya NBH pada bulan Juni terjadi pada saat adanya perubahan/pergantian Kepala
Toko SAT Kebon Bawang, serta adanya perubahan beberapa personil toko.
Penyebab dari besarnya NBH toko SAT Kebon Bawang adalah sebagai Berikut:
Penataan Produk pada Gudang yang kurang baik dan Rapi.
Pengecheckan Barang datang pada saat Shift 3 (22.00 - 07.00) yang kurang membantu
pada sisi efektivitas dan konsentrasi personil toko.
Masih tidak terlaksanakannya “Check Body and Bag” pada personil toko.
Turnover Personil Toko yang tinggi.
Berikut hal yang harus dilakukan untuk memperbaiki besarnya NBH pada Toko SAT Kebon
Bawang:
1. Manajemen Persediaan
Handling produk lebih hati-hati
Check Faktur lebih teliti
Page | 29
2. Manajemen Administrasi
Memastikan saat input (data) tidak ada kesalahan
Memastikan saat input (data) lebih teliti
Menyimpan dan melakukan filing secara rapi dan teratur
3. Manajemen Lingkungan
Menjalin hubungan kekeluargaan yang harmonis dengan setiap personil yang ada
di toko.
Check Body dan Bag
Pengawasan sales area terutama di titik rawan (Susu dan kosmetik)
Menjalin hubungan baik dengan masyarakat
Page | 30
Analisis dan Action
Dalam mencapai target IKT, maka perlu diketahui permasalalahan yang terjadi di Internal maupun external toko. Salah satu cara yang
dapat dilakukan yaitu dengan melakukan analisis SWOT:
STRENGTH WEAKNESS OPPURTUNITY THREAT ACTION
Produk yang ditawarkan cukup lengkap.
Toko bersih dan rapi.
Memiliki lahan parkir yang cukup.
Merupakan Toko 24 Jam.
Tingkat Turnover Personil Toko yang tinggi
Tingkat Pengaturan Barang di Toko yang kurang Memadai, sehingga menyebabkan barang terselip di Gudang.
Berada pada kawasan padat penduduk
Toko terletak pada jalan besar. (Jalan Raya Kebon Bawang.
Pada halaman parkir terdapat 2 tenant.
Banyak konsumen yang sudah loyal yang akan memudahkan dalam penawaran barang
Berdekatan dengan Indomaret. Dan Alfa Midi.
Terdapat banyak toko kelontong, terlebih pada kawasan pemukiman warga.
Merupakan toko yang ramai pengunjung, memiliki kemungkinan terjadi barang hilang akibat dari eksternal.
Basic Store Mengundang
costumer dengan menyebar leaflet.
Handling Costumer
Memberikan target per shift. (Toples Rainbow Canister, A Kurma, Pulsa, dll)
Page | 31
BAB VPENUTUP
5. 1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil kegiatan acting ACOS yang telah MT laksanakan di Toko SAT
Kebon Bawang Branch Cileungsi 2, maka kesimpulan yang dapat disampaikan adalah
sebagai berikut:
1. Seorang pemimpin yang sukses adalah pemimpin yang bisa mengarahkan
personilnya untuk mencapai tujuan dan target yang telah ditentukan. Selain itu
pemimpin juga harus bisa menciptakan Iklim kerja yang bisa memicu
peningkatan kinerja seluruh personil.
2. Menjalin hubungan yang baik dengan lingkungan sekitar bisa memudahkan
kita untuk menjaga keamanan dan stabilitas toko
3. Kegiatan Breafing sangat membantu dalam pendelegasian tugas ke seluruh
personil toko, sehingga target toko bisa lebih mudah untuk dilaksanakan.
5. 2. Saran
Berdasarkan hasil kegiatan acting MD dan AKT yang telah MT laksanakan di Toko
Sentos Raya Branch Cileungsi 1, maka saran yang dapat disampaikan adalah sebagai
berikut:
1. Setiap personil toko harus tau tugas dan tanggung jawabnya masing-masing
agar pencapaian target lebih mudah untuk direalisasikan
2. Seluruh personil harus lebih disiplin dan kontinyu dalam melaksanakan
seluruh aktivitas yang mampu menunjang kinerja seluruh pesonil.
3. Rasa kekeluargaan dan saling mendukung adalah hal yang terbaik yang bisa
menguatkan seluruh personil toko.
4. Toko merupakan tempat bekerja dan rumah kedua bagi seluruh personil, oleh
sebab itu seluruh personil harus saling menjaga kenyamanan tempat kerja,
Page | 32