Revisión: Versión 5 Página 1 de 129 - sic.gov.co · 1.1. SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO La Superintendencia de Industria y Comercio es un organismo público del orden

MANUAL CONTRATACIÓN

Código: GA01-M01

Revisión: Versión 5

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Elaborado por: Nombre: Liliana Riaño Amaya. Cargo: Coordinadora Grupo de Trabajo de Contratación Fecha: 2014-01-08

Revisado por: Nombre: Pedro Felipe Tapia M. - Juan David Duque Botero Cargo: Director Administrativo - Secretario General Fecha: 2014-01-08

Aprobado por: Nombre: Giselle Johanna Castelblanco Muñoz. Cargo: Representante de la Dirección para la Calidad Fecha: 2014-01-08

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SC01-F02 Vr1 (2012-11-21)

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO .................................................................................................................................................. 5 1.1. SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO ............................................................................. 5 2. DESTINATARIOS ....................................................................................................................................... 5 3. GLOSARIO ................................................................................................................................................. 5 4. REFERENCIAS-NORMOGRAMA .............................................................................................................. 7 5. GENERALIDADES ................................................................................................................................... 11 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES ............................................................... 19 6.1. GENERALIDADES ................................................................................................................................... 19 6.1.1. PRINCIPIOS DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN. ................................................................................ 19 6.2. POLÍTICAS Y ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN DE LA SIC. .................................... 21 6.2.1. IDIOMA Y MONEDA DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS/PROPUESTAS, PLIEGOS Y

DOCUMENTOS CONTRACTUALES. ...................................................................................................... 21 6.2.2. CAPACIDAD PARA SER OFERENTE Y CONTRATISTA DE LA SIC. .................................................... 21 6.2.2.1. Inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses...................................................................... 21 6.2.3. COMPETENCIA PARA CONTRATAR. .................................................................................................... 24 6.2.3.1. Delegación y desconcentración de funciones. ......................................................................................... 24 6.2.4. COMITÉ EVALUADOR. ........................................................................................................................... 24 6.2.4.1. Conformación de los Comités de Evaluación. .......................................................................................... 25 6.2.4.2. Designación del evaluador para la modalidad de mínima cuantía. .......................................................... 26 6.2.4.3. Miembros del Comité de Evaluación conformado por funcionarios de la Entidad. ................................... 26 6.2.4.4. Miembros del Comité de Evaluación conformado por particulares. .......................................................... 26 6.2.4.5. Funciones del Comité Evaluador y de los evaluadores en la modalidad de mínima cuantía. .................. 27 6.2.4.6. Decisiones del Comité Evaluador. ............................................................................................................ 28 6.2.5. COMITÉ ASESOR EN CONTRATACIÓN. ............................................................................................... 28 6.2.6. GRUPO DE TRABAJO DE CONTRATACIÓN ......................................................................................... 31 6.2.7. PLIEGOS DE CONDICIONES ELABORADOS POR LA SIC. .................................................................. 31 6.2.7.1. Naturaleza jurídica del pliego de condiciones. ......................................................................................... 31 6.2.7.2. Contenido mínimo del Pliego de Condiciones. ......................................................................................... 31 6.2.7.3. Requisitos Habilitantes e inscripción en el Registro Único de Proponentes. ............................................ 33 6.2.7.4. Reglas de subsanabilidad ........................................................................................................................ 33


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6.2.8. GARANTÍAS EN LA CONTRATACIÓN Y EN LOS CONTRATOS DE LA SIC ........................................ 34 6.2.8.1. Patrimonio Autónomo. .............................................................................................................................. 34 6.2.8.2. Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura de riesgo. .................................................... 36 6.2.9. RIESGOS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ............................................................................... 37 6.2.9.1. Conceptos generales y fundamento jurídico. ........................................................................................... 37 6.2.9.2. Riesgos previsibles. Concepto. ................................................................................................................ 38 6.2.9.3. Qué no es un riesgo previsible. ................................................................................................................ 38 6.2.9.4. Distribución de riesgos. ............................................................................................................................ 39 6.2.9.5. Establecimiento del contexto.................................................................................................................... 40 6.2.9.6. Identificación y clasificación de los riesgos. ............................................................................................. 40 6.2.9.7. Evaluación y estimación del riesgo. ......................................................................................................... 41 6.2.9.8. Asignación y tratamiento del riesgo. ........................................................................................................ 42 6.2.9.9. Monitoreo de los riesgos .......................................................................................................................... 42 6.2.9.10. Política de manejo presupuestal de los riesgos previsibles. .................................................................... 42 6.2.9.11. Audiencia de Riesgos. ............................................................................................................................. 43 6.3. CONVENIOS CELEBRADOS POR LA SIC ............................................................................................. 43 6.3.1. CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS ............................................................................................... 43 6.3.1.1. Convenios de Asociación entre Entidades Públicas ................................................................................ 44 6.3.1.2. De actividades científicas y tecnológicas ................................................................................................. 45 6.3.1.2.1. Procedimiento .......................................................................................................................................... 45 6.3.2. CONVENIOS DE APOYO, COLABORACIÓN, COOPERACIÓN Y/O ASOCIACIÓN CON EL SECTOR

PRIVADO ................................................................................................................................................. 45 6.3.2.1. Convenios de apoyo con personas sin ánimo de lucro. ........................................................................... 46 6.3.2.2. Convenios de asociación con particulares y/o creación de personas jurídicas. ....................................... 46 6.3.2.3. Convenios para la asignación de funciones administrativas a particulares.............................................. 46 6.3.2.4. Convenios Especiales de Cooperación. ................................................................................................... 46 6.3.2.5. Procedimiento para la celebración de convenios con particulares. .......................................................... 46 6.3.3. CONVENIOS DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL. ........................................................................... 47 6.4. PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN EN LA SIC. ............................................................................ 48 6.4.1. GENERALIDADES. .................................................................................................................................. 48 6.4.1.1. Discrecionalidad en el uso de la modalidad de selección. ¿Qué dependencia define la modalidad y cómo

lo hace? .................................................................................................................................................... 48 6.4.1.2. Tipología contractual ................................................................................................................................ 48 6.4.1.3. Modalidades de selección del contratista. ................................................................................................ 50 6.4.2. LICITACIÓN PÚBLICA. ............................................................................................................................ 51 6.4.2.1. Procedimiento de la Licitación Pública. .................................................................................................... 51 6.4.2.2. Presentación dinámica de la oferta mediante subasta inversa. ............................................................... 55 6.4.3. SELECCIÓN ABREVIADA. ...................................................................................................................... 56 6.4.3.1. Causales. ................................................................................................................................................. 56 6.4.3.2. Etapa previa común a la apertura del proceso de selección abreviada. .................................................. 57 6.4.3.3. Mecanismos para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común

utilización. ................................................................................................................................................ 58 6.4.3.3.1. Selección del mecanismo para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes

y de común utilización. ............................................................................................................................. 59 6.4.3.3.2. Procedimiento de Subasta Inversa. ......................................................................................................... 59


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6.4.3.3.3. Modalidades de Subasta Inversa. ............................................................................................................ 60 6.4.3.3.4. Procedimiento por Bolsa de Productos. ................................................................................................... 61 6.4.3.3.5. Procedimiento por Acuerdo Marco de Precios. ........................................................................................ 62 6.4.3.4. Procedimiento de selección Abreviada por Menor Cuantía. ..................................................................... 63 6.4.3.5. Procedimiento de selección abreviada por declaratoria de desierta de la licitación pública. .................... 65 6.4.3.6. Procedimiento de selección abreviada para enajenación de bienes del Estado. ..................................... 66 6.4.4. CONCURSO DE MÉRITOS. .................................................................................................................... 67 6.4.4.1.1. Procedimiento del concurso de méritos con precalificación. Etapa de precalificación. ............................ 67 6.4.4.1.2. Procedimiento del concurso de méritos por el sistema de concurso abierto y procedimiento que se

adelanta una vez surtida la etapa de conformación de listas en el concurso con precalificación. ........... 68 6.4.5. CONTRATACIÓN DIRECTA. ................................................................................................................... 71 6.4.5.1. Modalidades de contratación directa. ....................................................................................................... 71 6.4.5.2.1. De los contratos interadministrativos. ....................................................................................................... 71 6.4.5.2.2. De los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. ......................................... 72 6.4.5.2.3. Cuando no exista pluralidad de oferentes ................................................................................................ 72 6.4.5.2.4. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión ........................................... 73 6.4.5.2. Procedimiento de la contratación Directa. ................................................................................................ 75 6.4.6. MÍNIMA CUANTÍA. ................................................................................................................................... 75 6.4.6.1. Documentos y estudios previos para la contratación de mínima cuantía. La SIC debería elaborar unos

estudios previos que deben contener lo siguiente: ................................................................................... 76 6.4.6.2. Procedimiento para la contratación de mínima cuantía. ........................................................................... 76 6.4.6.3. Procedimiento de adquisición de bienes, servicios y obras de mínima cuantía. ...................................... 77 6.4.7. ASOCIACIONES PÚBLICO PRIVADAS .................................................................................................. 78 6.4.7.1. Procedimiento y responsables de las iniciativas provenientes del sector privado. ................................... 78 6.5. ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN. ......................................................................................................... 81 6.5.1. ETAPA PRECONTRACTUAL................................................................................................................... 81 6.5.1.1. Planeación contractual. ............................................................................................................................ 81 6.5.1.2. Solicitud de la contratación. ...................................................................................................................... 81 6.5.1.3. ¿Ante cuál dependencia? ......................................................................................................................... 81 6.5.1.4. Término de antelación. ............................................................................................................................. 82 6.5.1.5. Funcionarios que pueden solicitar contrataciones .................................................................................... 82 6.5.1.6. Documentos que deben incluirse en la solicitud de contratación. ............................................................ 83 6.5.1.7. Estudios y documentos previos. ............................................................................................................... 83 6.5.1.7.1. Elementos de los estudios y documentos previos. ................................................................................... 84 6.5.1.7.2. Documentos Adicionales de los Estudios Previos según las modalidades de selección de contratista. .. 93 6.5.1.8. Plan Anual de Adquisiciones. ................................................................................................................... 97 6.5.1.9. Definición de los pliegos de condiciones por parte del GTC de la SIC. .................................................... 98 6.5.1.10. Revisión del proyecto de contrato o convenio por parte de la Oficina Asesora Jurídica. ......................... 98 6.5.1.11. Actos administrativos y publicidad. ........................................................................................................... 99 6.5.1.12. Flujograma de responsabilidades genéricas en etapa precontractual. ................................................... 101 6.5.2. ETAPA CONTRACTUAL. ....................................................................................................................... 103 6.5.2.1. Minuta del contrato. ................................................................................................................................ 103 6.5.2.2. Suscripción y numeración del contrato. .................................................................................................. 103 6.5.2.3. Requisitos de legalización. ..................................................................................................................... 104 6.5.2.4. Requisitos de ejecución de los contratos. .............................................................................................. 104


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6.5.2.5. Prohibición de legalizar hechos cumplidos. ........................................................................................... 104 6.5.2.6. Supervisión del contrato. Interventor y Supervisor. ................................................................................ 105 6.5.2.7. Suspensión de la ejecución contractual. ................................................................................................ 105 6.5.2.7.1. Causales para que proceda una suspensión. ........................................................................................ 105 6.5.2.7.2. Procedimiento para la suspensión de un contrato. ................................................................................ 106 6.5.2.8. Modificaciones, aclaraciones, prórrogas y adiciones a los contratos. .................................................... 106 6.5.2.9. Cesión de los contratos de la SIC .......................................................................................................... 108 6.5.2.9.1. Procedimiento de la cesión. ................................................................................................................... 108 6.5.2.10. Terminación anticipada de común acuerdo del contrato. ....................................................................... 109 6.5.2.11. Mecanismos de control de las entidades públicas. ................................................................................ 109 6.5.2.11.1. Aplicación de las clausulas excepcionales al derecho común. .............................................................. 109 6.5.2.12. Multas, declaratorias de incumplimiento y Sanciones. Ley 80 de 1993. Ley 1150 de 2007 y Ley 1474 de

2011. ...................................................................................................................................................... 110 6.5.2.13. Terminación del contrato. ....................................................................................................................... 111 6.5.3. ETAPA POST-CONTRACTUAL. ............................................................................................................ 111 6.5.3.1. Liquidación de los contratos. Art. 217 del Decreto Ley 019 de 2012. .................................................... 111 6.5.3.1.1. Formas de liquidación. ........................................................................................................................... 112 6.5.3.1.2. Procedimiento para la liquidación. ......................................................................................................... 112 6.5.3.2. Conservación y archivo de los contratos. ............................................................................................... 113 7. DIAGRAMAS DE FLUJO. ...................................................................................................................... 113


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1. OBJETIVO El presente manual de contratación estatal de la Superintendencia de Industria y Comercio (en adelante “SIC”) es un instrumento de la órbita interna de la entidad, enmarcado dentro de la potestad de su auto-organización y sometido al Estatuto General de la Contratación. Su objetivo principal es reglamentar internamente los procesos de contratación estatal de la entidad de conformidad con los principios aplicables y los manuales de Colombia Compra Eficiente. Asimismo tiene como objetivo facilitar el desarrollo de todas las etapas del proceso contractual y servir de guía a los funcionarios de la entidad que diariamente tratan con temas contractuales. Además, principalmente está orientado a que en los procesos de contratación se garanticen los objetivos del sistema de compras y contratación pública incluyendo eficacia, eficiencia, economía, promoción de la competencia, rendición de cuentas, manejo del Riesgo y publicidad y transparencia. 1.1. SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

La Superintendencia de Industria y Comercio es un organismo público del orden nacional del sector descentralizado de carácter técnico adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y presupuestal cuyas funciones incluyen atribuciones en materia de protección al consumidor, de competencia y propiedad industrial, entre otras. 2. DESTINATARIOS El presente manual se aplicará a todo proceso de contratación que adelante la SIC en el cumplimiento de sus funciones constitucionales, legales y reglamentarias. 3. GLOSARIO Las expresiones utilizadas en el presente Manual con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que a continuación se indica o con el que establece el Decreto 1510 de 2013. Los términos definidos son utilizados en singular y en plural según lo requiera el contexto en el cual son utilizados. Los términos no definidos a continuación deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio. :

• Acuerdos Marco de Precios/AMP: Entiéndase por Acuerdos Marco de Precios como los contratos celebrados entre uno o más proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión de bienes y servicios de características uniformes de conformidad con la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1510 de 2013.

• Asociaciones Público Privadas/APP: Entiéndase por Asociación Público Privada o APP como el instrumento descrito en el artículo primero de la Ley 1508 de 2012.

• Capacidad Residual o K de Contratación: Es la aptitud de un oferente para cumplir oportuna y cabalmente con el objeto de un contrato de obra, sin que sus otros compromisos contractuales (estatales y privados) afecten su habilidad de cumplir con el contrato que está en proceso de selección. Esta


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capacidad deberá medirse de conformidad con los manuales de CCE y con la Aplicación Capacidad Residual.

• Clasificador de Bienes y Servicios/CBS: Entiéndase por CBS como el sistema de codificación de las

Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.

• CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

• Colombia Compra Eficiente/CCE: Es la Agencia Nacional de Contratación creada por el Decreto 4170 de 2011. Específicamente es una entidad descentralizada de la Rama Ejecutiva del orden nacional, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa y financiera, adscrita al Departamento Nacional de Planeación, cuyo objeto es desarrollar e impulsar políticas públicas y herramientas, orientadas a la organización y articulación, de los partícipes en los procesos de compras y contratación pública con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos del Estado.

• CPC: Entiéndase por CPC como el Código de Procedimiento Civil.

• CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

• CGP: Entiéndase por CGP como el Código General del Proceso.

• Comité Evaluador: Entiéndase por Comité Evaluador como el comité encargado de para evaluar las

ofertas o las manifestaciones de interés para cada proceso de contratación, de conformidad con lo establecido en artículo 27 del Decreto 1510 de 2013.

• Dirección Administrativa: Entiéndase por la Dirección Administrativa de la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia.

• Documentos Previos: Por Documentos Previos se entenderá los documentos a los que hace referencia

el artículo 20 y las demás disposiciones del Decreto 1510 de 2013.

• Dirección Financiera: Entiéndase por la Dirección Financiera de la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia.

• Entidad/SIC/Administración: Entiéndase por Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia.

• GTC: Grupo de Trabajo de Contratación de la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia.

• Manual: Entiéndase por el presente manual de contratación de la Superintendencia de Industria y

Comercio de Colombia.


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• Plan Anual de Adquisiciones/PAA: De acuerdo con el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011, con la Ley Anual de Presupuesto (Ley 1450 de 2010) y con el artículo 4 del Decreto 1510 de 2013, el Plan Anual de Adquisiciones es un plan general de compra, cuyo objeto es cumplir con el principio de planeación contractual. Este debe contener la lista de bienes, obras y servicios que se pretenden adquirir durante el año, la necesidad de dichos bienes y servicios y el valor estimado del contrato. Este Plan Anual de Adquisiciones debe regirse por lo establecido en el Decreto 1510 de 2013 y los manuales de Colombia Compra Eficiente.

• Pliegos: Entiéndase por Pliegos de Condiciones.

• Proceso de Contratación: Es el conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la

Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde.

• RUP: Registro Único de Proponentes. Es el registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el cual los interesados en participar en Procesos de Contratación deben estar inscritos.

• SECOP: Sistema Electrónico para la Contratación Pública.

• Superintendente: Entiéndase por el o la superintendente de la Superintendencia de Industria y Comercio

de Colombia.

4. REFERENCIAS-NORMOGRAMA El presente manual tiene como marco jurídico las siguientes disposiciones normativas:

Jerarquía de

la norma Numero/Fecha Título Artículo Aplicación Específica

Código civil 1887 Código Civil Colombiano Aplicación total Aplicación total

Código de comercio 1974 Código de comercio

Aplicación total

Aplicación total

Constitución Política 1991 Constitución Política Nacional. Aplicación total Aplicación total

Decreto 2153 de 1992

Por el cual se reestructura la Superintendencia de Industria y Comercio y se dictan otras disposiciones.

Art. 1

Donde se explica la naturaleza de la Superintendencia de Industria y Comercio


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Jerarquía de la norma

Numero/Fecha Título Artículo Aplicación Específica

Ley 80 de 1993

Estatuto general de contratación de la administración pública.

Aplicación total Aplicación total.

Decreto 11 de 1996

Por el cual se compilan la ley 38 de 1989, la ley 179 de 1994 y la ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto.

Art. 8

Regula la ordenación del gasto en las entidades públicas.

Ley 489 de 1998

Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.

Arts. 9 al 12 - 95 y 96

Regula la figura administrativa de delegación y la asociación entre entidades para el cumplimiento de las funciones.


Por medio del cual se expide el Estatuto de Mecanismos Alternativo de Solución de Conflictos.

Aplicación total Aplicación total

Ley 599 de 2000 Por el cual se expide el Código Penal Aplicación total Aplicación Total

Ley 734 de 2002 Por el cual se expide el Código Disciplinario Único Aplicación total Aplicación total

Ley 962 de 2005

Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.


Ley 1150 de 2007

Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones



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Numero/Fecha Título Artículo Aplicación Específica generales sobre la contratación

con recursos públicos.

Resolución Interna 26858 de 2009

Por la cual se crea y organiza el Grupo de Trabajo de Contratación en la Superintendencia de Industria y Comercio


Decreto 2680 de 2009 Por el cual se definen los criterios para el Registro de Productores de Bienes Nacionales



Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Industria y Comercio y se determinan las funciones de sus dependencias.



Por el cual se modifica el Decreto 3523 de 2009.



Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–, se determinan sus objetivos y estructura.

Aplicación Total Aplicación total

Ley 1450 de 2011 Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 Aplicación total Aplicación total

Ley 1474 de 2011

Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.


Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código Administrativo y de lo Contencioso Administrativo


Ley 1562 de 2012

Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional



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Numero/Fecha Título Artículo Aplicación Específica

Ley 1563 de 2012

Por medio de la cual se expide el Estatuto de Arbitraje Nacional e Internacional y se dictan otras disposiciones.


Ley 1564 de 2012 Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones.

Parcial

Los artículos 24, 31 numeral 2, 33 numeral 2, 206, 467, 610 a 627 entrarán a regir a partir de la promulgación de la ley”. (…) Los demás artículos de la presente ley entrarán en vigencia a partir del primero (1o) de enero de dos mil catorce (2014), en forma gradual, en la medida en que se hayan ejecutado los programas de formación de funcionarios y empleados y se disponga de la infraestructura física y tecnológica, del número de despachos judiciales requeridos al día, y de los demás elementos necesarios para el funcionamiento del proceso oral y por audiencias, según lo determine el Consejo Superior de la Judicatura, y en un plazo máximo de tres (3) años, al final del cual esta ley


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Numero/Fecha Título Artículo Aplicación Específica entrará en vigencia

en todos los distritos judiciales del país.

Decreto - Ley 019 de 2012

Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública.


Ley 1508 de 2012

Por medio del cual se establece el régimen jurídico de las asociaciones público-privadas, se dictan normas orgánicas y de presupuesto y se dictan otras disposiciones.


Decreto 1510 de 2013 Por medio del cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública.

Rige a partir del 15 de agosto de 2013

Aplicación transitoria del Decreto 734 de 2012 hasta el 31 de diciembre de 2013.


Delegación ordenación del gasto y la competencia para la celebración de aquellos actos inherentes a la actividad contractual que realiza la Superintendencia de Industria y Comercio y se derogan unas resoluciones.



Por la cual se recogen en un solo cuerpo normativo las reglas del Comité Asesor de Contratación al interior de la Entidad y se derogan unas resoluciones.


Otros.

5. GENERALIDADES El Decreto 1510 de 2013 establece en su artículo 160 que las entidades estatales deben contar con un manual de contratación estatal el cual debe cumplir con los lineamientos que para ese efecto señale Colombia Compra Eficiente. Todas las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse en virtud de la


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delegación o desconcentración de funciones, así como las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual, deben guiarse de conformidad con el presente Manual y las normas vigentes para tal efecto. En tal virtud es que se presenta este Manual de contratación de la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia dentro del contexto jurídico que impone el Estado constitucional y social de derecho en el marco del Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública atendiendo los principales parámetros de nuestra jurisprudencia para servir de herramienta de apoyo para servidores públicos y contratistas en la consecución de los fines pretendidos por la entidad a través de sus procesos de contratación. Así las cosas, es importante tener en consideración la jurisprudencia del Consejo de Estado, según la cual, los manuales de contratación constituyen una manifestación de la llamada potestad de auto-organización de la Administración, para la adecuada y oportuna consecución de sus fines. Esta jurisprudencia establece lo siguiente:

“(…) el caso colombiano presenta en materia de delimitación de las tareas, de clasificación de puestos de trabajo, de formas de racionalización en la utilización de medios materiales, financieros y reales un conjunto de disposiciones administrativas que guardan estrecha relación entre sí, que pese a su calificación de reglamentos, estatutos, resoluciones, manuales o actos administrativos tienen en común el ser normas de carácter reglamentario; mediante las mismas se da forma a la organización y se estructuran las diferentes relaciones que se presentan en su interior. (…) Los denominados manuales de contratación pueden enmarcarse dentro de la potestad de auto-organización reconocida a cada entidad estatal, toda vez que los mismos tienen un campo de aplicación que se restringe a cada organismo administrativo.1 En otras palabras, es una norma de carácter interno ya que regula relaciones de carácter inter-orgánico. Adicionalmente, su objeto no es otro distinto a reglamentar temas administrativos del manejo de la contratación estatal – funcionarios que intervienen en las distintas etapas de la contratación, en la vigilancia y ejecución del negocio jurídico, entre otros -, es decir aspectos administrativos del trámite y desarrollo contractual.”2

En consecuencia, los manuales de contratación deben reglamentar y desarrollar los aspectos de la contratación Estatal que las normas jurídicas generales vigentes han regulado y reglamentado anteriormente, y aplicarlos al caso concreto de la respectiva entidad pública, con el fin de desarrollar ese principio de auto - organización de que habla la jurisprudencia. La finalidad del presente Manual es dar respuesta a los principales interrogantes que se suscitan por parte de los contratistas y oferentes de la entidad así como al interior de la misma en materia contractual, como por ejemplo, a quién le corresponde ejercer determinada función, cuánto tiempo tiene para ejecutarla, los límites básicos que debe seguir en su ejecución, a qué etapa del proceso de contratación se refiere, cómo se articula ello con las demás actividades comprendidas en el desarrollo del proceso de contratación, entre otros aspectos esenciales. 1 Artículo 1 de la Resolución No 1735 de abril 26, “por medio de la cual se reglamenta la presentación de cuentas de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Colombia en el Exterior a través del Sistema de Información de Servicio al Exterior, SISE”. 2Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Bogotá, D.C., catorce (14)) de abril de dos mil diez (2010), Radicación número: 110010326000200800101 00 (36054). M.P. Dr. Enrique Gil Botero.


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Por su puesto, se parte de la base del conocimiento de la normatividad vigente por parte de los destinatarios. Sin perjuicio de ello, a continuación se transcribirán los principios que desde la Constitución y la Ley se establecen como parámetros para todo servidor público al momento de ejercer funciones en materia pública y de la función administrativa como los propios de la contratación Estatal:

• Principios constitucionales

- Legalidad - Debido proceso - Libre competencia

• Principios Constitucionales de la función administrativa (Art. 209 C.P.)

- Igualdad. - Moralidad. - Eficacia. - Economía. - Celeridad. - Imparcialidad. - Publicidad.

• Principios Generales del Derecho

- Buena fe - Enriquecimiento sin justa causa - Abuso del Derecho - Otros

• Principios de la contratación estatal (Ley 80 de 1993 y normas concordantes).

De conformidad con el artículo 23, 27 y 29 del Estatuto de Contratación, las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se deberán desarrollar con arreglo a los principios de transparencia, economía, responsabilidad, planeación, equilibrio económico el contrato y selección objetiva, además de las disposiciones constitucionales como el debido proceso y los postulados que rigen la función administrativa. Igualmente, las actuaciones contractuales y los contratos estatales deberán regularse por las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo establecidos en la Ley 1437 de 2011. A continuación se describen algunos de los principios de la contratación pública: Transparencia Encuentra su fundamento jurídico en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993 y en la Ley 1150 de 2007 y consiste en que la actividad contractual se realice de manera pública e imparcial. Sobre este principio el Consejo de Estado, Sección Tercera, en sentencia del 3 de diciembre de 2007 estableció:


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“El principio de transparencia persigue la garantía que en la formación del contrato, con plena publicidad de las bases del proceso de selección y en igualdad de oportunidades de quienes en él participen, se escoja la oferta más favorable para los intereses de la administración, de suerte que la actuación administrativa de la contratación sea imparcial, alejada de todo favoritismo y, por ende, extraña a cualquier factor político, económico o familia. (…) En conclusión, el principio de transparencia, previsto en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993 garantiza otros principios, entre los que se encuentran los de imparcialidad, igualdad, moralidad y selección objetiva en la contratación, para lo cual se instrumente procedimientos de selección, con actuaciones motivadas, públicas y controvertibles por los interesados, con el fin de elegir la mejor oferta, razón por la cual cabe remitirse para la debida comprensión de este principio a los comentarios efectuados en torno de aquellos.”3 Como es posible ver, este principio está íntimamente relacionado con los principios de legalidad, publicidad, debido proceso, contradicción y defensa, entre otros, y se materializa de la siguiente manera:

a) Todas las actuaciones contractuales son de carácter público; b) Todos los proponentes deben tener igualdad de oportunidades; c) Se garantice la posibilidad de conocer y controvertir toda la actividad contractual; d) Velar por que la autoridad administrativa no sea arbitraria y actúe de manera imparcial en la toma de

decisiones; e) Se informe a los sujetos y participantes de la contratación los avisos, convocatorias, pliegos y demás

documentos contractuales; f) Que la escogencia del contratista se realice de forma pública. g) Se realice contratación pública electrónica; h) Se distribuyan los riesgos de manera adecuada y con participación de los interesados a contratar; i) Se publique e informe en el RUP todo lo relacionado con los contratos, multas, sanciones de los inscritos; j) Otros.

Economía Este principio se fundamenta en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y en el artículo 3 de la Ley 1437 de 2011. Principalmente mediante este principio se pretende celeridad y eficiencia en el proceso de contratación, lo cual implica que éste se deberá caracterizar por la austeridad de tiempo, medios y gastos. También implica que se buscará impedir las dilaciones y retardos en el proceso contractual y la ejecución del contrato. Sobre este principio el Consejo de Estado, Sección Tercera, en sentencia del 3 de diciembre de 2007, dispuso lo siguiente: “En primer lugar, se resalta que el principio de economía, implica la prevalencia del derecho sustancial sobre la forma, para lo cual el administrador debe interpretar las normas de los procedimientos de tal manera que no den ocasión a seguir trámites distintos y adicionales a los previstos o que permitan valerse de los defectos de forma o de la inobservancia de requisitos para no decidir o proferir providencias inhibitorias (art. 25, num. 2). Así mismo, se debe tener en consideración que los procedimientos constituyen mecanismos de la actividad contractual que busca

3 Consejo de Estado, Sección Tercera, en sentencia del 3 de diciembre de 2007. Consejera Ponente: Ruth Stella Correa Palacio


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servir a los fines estatales, a la adecuada, continua y eficiente prestación de los servicios públicos y a la protección y garantía de los derechos de los administrados (art. 25, num.3). En segundo lugar, y como corolario del debido proceso, en los procesos de selección deben cumplirse únicamente las etapas estrictamente necesarias con el fin de asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable; además con este mismo propósito los términos son preclusivos y perentorios y las autoridades están en la obligación de dar impulso oficioso a las actuaciones (art. 25, num 1.). Bajo ese mismo criterio de eficiencia , son deberes de las entidades públicas adelantar los trámites con austeridad de tiempo, medios y gastos, impidiendo las dilaciones y los retardos 8art. 24, num 4.); abstenerse de someter el acto de adjudicación del contrato a aprobaciones o revisiones administrativas posteriores, o a cualquier otra clase de exigencias o requisitos, diferentes de los previstos en el estatuto (art. 25, num 8), y adoptar procedimientos que garanticen la pronta solución de las diferencias y controversias que con motivo del proceso de selección y celebración del contrato se presenten 8art. 25, num 5.) En tercer lugar, y en cumplimiento también del deber de planeación y del principio de buena fe precontractual, las entidades estatales no pueden iniciar procesos de contratación si no existen las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales (art. 25, num.6º; igualmente, deben con antelación al inicio del proceso de selección de contratista analizar la conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y obtener las autorizaciones y aprobaciones para ello (art. 25, num. 7), así como elaborar los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones o términos de referencia (art. 25, num. 12). (…)”4 De acuerdo con la ley y la jurisprudencia del Consejo de Estado este principio se materializa de la siguiente manera:

a) Los términos son preclusivos y perentorios; b) No hay reversibilidad del proceso; c) Sólo se surtirán las etapas estrictamente necesarias para asegurar la escogencia objetiva; d) Deberán pretenderse mecanismos de resolución de conflictos eficaces y efectivos, con el fin de evitar la

paralización de la ejecución contractual; e) El trabajo del Estado o entidad administrativa no es sancionar sino cumplir la finalidad pública. Por tanto,

en caso de incumplimiento por parte del contratista, la entidad contratante deberá rápidamente designar a un tercero que continúe con la ejecución.

f) No podrán exigirse requisitos que no estén previstos en la Ley. Existe una prohibición expresa de exigir sellos, traducciones y autenticaciones, a menos que lo exija la ley.

g) Los representantes legales podrán delegar o desconcentrar su facultad de contratación, para darle celeridad a la gestión.

h) Las entidades estatales deberá surtir los procesos de selección cuando existan las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales.

i) El acto de adjudicación y el contrato estatal no están sometidos a aprobaciones o revisiones administrativas posteriores;

j) Las corporaciones de elección popular y los organismos de control y vigilancia les está prohibido intervenir en los procesos de contratación;

k) El silencio administrativo contractual positivo como método para dar eficiencia a las actuaciones contractuales;

4 Consejo de Estado, Sección Tercera, en sentencia del 3 de diciembre de 2007. Consejera Ponente: Ruth Stella Correa Palacio


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l) Otros. Responsabilidad El principio de responsabilidad encuentra su fundamento en el artículo 90 de la Constitución Política y en los artículos 4, 5, 8, 26, 50 y siguientes de la Ley 80 de 1993. Asimismo encuentra fundamento en los artículos 1, 2, 3, 34, 36, 46, 45, 82, 83 y 90 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto anticorrupción). Consiste en que las entidades deberán responderán por las actuaciones, abstenciones, hechos y omisiones antijurídicos que les sean imputables y que causen perjuicios a sus contratistas. También implica que los servidores públicos deberán responder disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual. Por otro lado también hace referencia a la responsabilidad de los contratistas, los cuales deberán responderán civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la ley. Sobre este principio el Consejo de Estado en sentencia del 31 de enero de 2011 consideró lo siguiente: “Por su parte, el principio de responsabilidad, impone al servidor público la rigurosa vigilancia de la ejecución del contrato, incluida la etapa precontractual, por cuanto atribuye la obligación de realizar evaluaciones objetivas sobre las propuestas presentadas, de acuerdo con los pliegos de condiciones efectuadas con anterioridad. En sentencia del Consejo de Estado, Sección Tercera, del 3 de diciembre de 2007 también dispuso: “Para garantizar el cumplimiento de este principio los servidores públicos que intervienen en la actividad contractual responderán civil, penal y disciplinariamente, razón por la cual están obligados a cumplir los fines de la contratación, vigilando la correcta ejecución de lo contratado y velando por la protección de los derechos de la entidad y del contratista (art. 26 nums. 1 y 8); responderán por sus actuaciones y omisiones antijurídicas y deberán indemnizar los daños que se causen por razón de ellas (num. 2 idem) (…). (…) este principio apunta a que los sujetos que intervienen en la actividad contractual (Estado, servidores y contratistas) actúen en el estricto marco de la legalidad, en cumplimiento de los deberes y obligaciones que le corresponde a cada cual, sin el ánimo y predisposición de inferir daños y con la diligencia y cuidado que es exigible en un ámbito que como la contratación pública se fundamente en el interés general so pena de incurrir en diferentes tipos de responsabilidad”.5 Equilibrio económico del contrato Este principio, consagrado en el artículo 27 de la Ley 80 de 1993, consiste en que en los contratos estatales se mantendrá la igualdad o equivalencia entre los derechos y obligaciones surgidos al momento de proponer o contratar, según en el caso. De tal manera que si se rompe o afecta gravemente tal equivalencia prestacional, las partes deberán adoptar en el menor tiempo posible las medidas necesarias para su restablecimiento. Según el Consejo de Estado, Sección Tercera, en sentencia del 22 de junio de 2011 tal restablecimiento del equilibrio económico del contrato tiene como finalidad amparar y proteger el interés público. Tal sentencia dice así: “El fenómeno de la conmutatividad del contrato estatal se edifica sobre la base del equilibrio, de la igualdad o equivalencia proporcional y objetiva de las prestaciones económicas y por consiguiente las condiciones existentes

5 Consejo de Estado en sentencia del 31 de enero de 2011. Consejera ponente: Olga Melida Valle de la Hoz


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al momento de la presentación de la propuesta y de la celebración del contrato deben permanecer durante su ejecución, e incluso su liquidación, manteniéndose en estas etapas las obligaciones y derechos originales así como las contingencias y riesgos previsibles que asumieron las partes, de tal suerte que de llegar a surgir fenómenos que rompan el equilibrio que garantiza el legislador, debe de inmediato restablecerse. Sin embargo, lo anterior no significa que en todas las hipótesis el contratista deba obtener con exactitud numérica la utilidad calculada y esperada por él pues no cualquier imprevisto que merme su ventaja tiene la virtualidad de conducir al restablecimiento económico. En efecto, sólo aquellas eventualidades imprevistas que alteran gravemente la ecuación financiera son idóneas para pretender con fundamento en ellas el restablecimiento económico pues si esto no se garantiza se afectaría el interés público que está presente en la contratación estatal. Así que el restablecimiento del equilibrio económico más que proteger el interés individual del contratista lo que ampara fundamentalmente es el interés público que se persigue satisfacer con la ejecución del contrato.”6 El equilibrio económico del contrato puede romperse por las siguientes causas:

a) El incumplimiento del contrato; b) Ejercicio de facultades excepcionales por parte de la entidad administrativa; c) Teoría del hecho del príncipe;7 d) Teoría de la imprevisión;8 e) Sujeciones materiales imprevistas;9 f) Fuerza mayor o caso fortuito.

Respecto al alcance del restablecimiento de la ecuación económica del contrato es necesario tener en cuenta:

a) El restablecimiento económico del contrato no procede por el sucedo de riesgos previsibles, sino por los riesgos imprevisiones.

b) Según los artículos 4, 5 y 27 de la Ley 80 de 1993, es deber del Estado reestablecer el equilibrio económico cuando este se rompe. Sin embrago le corresponderá al contratista probar que en efecto hubo un desequilibrio económico del contrato y que tal desequilibrio no es resultado de su voluntad. La compensación o indemnización dependerá de la causa del rompimiento.

c) En caso de no llegar a un acuerdo las partes, existe la posibilidad de solicitar ante un juez la revisión del contrato según el artículo 868 del Código de Comercio.

d) Es posible prever mecanismos de mantenimiento del equilibrio de manera anticipada a la celebración del contrato, tales como las fórmulas de ajuste o reajuste. Estos mecanismos operan de manera automática apenas el suceso ocurra.

Selección objetiva

6 Consejo de Estado, Sección Tercera, en sentencia del 22 de junio de 2011. Consejero ponente: Jaime Orlando Santofimio Gamboa 7 La teoría del hecho del príncipe es cuando la entidad contratante en ejercicio de sus potestades constitucionales y legales, cuya voluntad se manifiesta mediante leyes o actos administrativos de carácter general, afecta negativamente el contrato. 8 La teoría de la imprevisión es cuando suceden factores exógenos a las partes del negocio, que involucran circunstancias no imputables al Estado y externas al contrato pero con incidencia en él. 9 Son aquellas dificultades materiales que se presentan estrechamente relacionadas con la ejecución del contrato, y que aunque pudieran ser previsibles para el estado, no lo eran para el contratista, haciendo más gravosa su ejecución.


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Este principio, previsto en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, consiste en que la escogencia del contratista debe hacerse a favor de aquel que hace el ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en cuenta razones de interés o afecto. Para tal efecto es necesario tener en cuenta factores tales como:

a) El pliego de condiciones es gratuito y todo el que quiera participar en el proceso de selección puede tenerlo sin ningún costo.

b) La entidad deberá verificar que los participantes cumplan con los requisitos habilitantes para participar en el proceso de contratación. Los requisitos habilitantes son la aptitud del proponente para participar en un Proceso de Contratación como oferente y están referidos a su capacidad jurídica, financiera, organizacional y su experiencia. Estos requisitos son meramente verificables no susceptibles de comparación, ponderación y no es posible otorgarles puntaje. La Entidad deberá efectuar las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello. (Ver Anexo No. 1 sobre requisitos habilitantes)

c) La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia, resulte ser la más ventajosa para la entidad y los fines de la contratación.

d) La oferta o propuesta se realiza en sobre cerrado. Ningún oferente podrá ver las ofertas de los otros sino hasta la publicación del informe final.

e) La Ley es la que determina los criterios de selección. El legislador es el que determina cuáles son estos, por tanto la entidad pública no puede determinarlos a su capricho.

f) En el pliego de condiciones para las contrataciones cuyo objeto sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y común utilización, las entidades estatales incluirán como único factor de evaluación el menor precio ofrecido.

g) En ningún caso se podrá incluir el precio, como factor de escogencia para la selección de consultores. Planeación El principio de planeación encuentra su fundamento en el inciso segundo del artículo 209 de la Constitución Política, el cual determinan que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. También encuentra su fundamento en los artículos 339 y siguientes de la Constitución, los cuales regulan la planeación pública, las metas, objetivos, derroteros, presupuestos y plazos que deberán tener en cuenta las entidades públicas con el fin de lograr los fines del Estado. Sobre este principio, el Consejo de Estado, Sección Tercera del 1 de febrero de 2012 estableció: “El principio de la planeación o de la planificación aplicado a los procesos de contratación y a las actuaciones relacionadas con los contratos del Estado guarda relación directa e inmediata con los principios del interés general y la legalidad, procurando recoger para el régimen jurídico de los negocios del Estado el concepto según el cual la escogencia de contratistas, la celebración de contratos, la ejecución y liquidación de los mismos, no pueden ser, de ninguna manera, producto de la improvisación. La ausencia de planeación ataca la esencia misma del interés general, con consecuencias gravosas y muchas veces nefastas, no sólo para la realización efectiva de los objetos pactados, sino también respecto del patrimonio público, que en últimas es el que siempre está involucrado en todo contrato estatal, desconociendo en consecuencia fundamentales reglas y requisitos previos dentro de los procesos contractuales; es decir, en violación del principio de legalidad. (…) Si bien es cierto que el legislador no tipifica la planeación de manera directa en el texto de la Ley 80 de 1993, su presencia como uno de los principios rectores


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del contrato estatal es inevitable y se infiere: de los artículos 209, 339 y 341 constitucionales; de los numerales 6, 7 y 11 a 14 del artículo 25, del numeral 3 del artículo 26, de los numerales 1 y 2 del artículo 30, todos de la Ley 80 de 1993; y del artículo 2º del Decreto 01 de 1984; según los cuales para el manejo de los asuntos públicos y el cumplimiento de los fines estatales, con el fin de hacer uso eficiente de los recursos y desempeño adecuado de las funciones, debe existir un estricto orden para la adopción de las decisiones que efectivamente deban materializarse a favor de los intereses comunales.”10 Tal y como lo dispone el honorable tribunal, la planeación no puede ser fruto de la improvisación, sino una cadena de decisiones coherentes, armónicas y adecuadas. Implica que la gestión contractual debe estar precedida por el desarrollo de los estudios, análisis, diseños y demás gestiones que permitan definir con certeza las condiciones del contrato con el fin de que la necesidad que motiva la contratación sea satisfecha en el menor plazo, con la mayor calidad y al mejor precio posible. Por tanto será necesario tener en cuenta los siguientes parámetros:

a) Deberán realizarse estudios y documentos previos que den fe de la necesidad pública y su imperiosidad. Se deberá detallar el qué, cómo, cuándo y porqué de la satisfacción de esa necesidad pública de manera detallada. (Ver Anexo No. 6 – Guía de CCE sobre análisis del sector)

b) Evitar adiciones contractuales. Una buena planeación y distribución de riesgos permite evitar los desgastes presupuestales y administrativos. Además, el objeto de la adición deberá estar limitado al principal y deberá explicarse su necesidad de conformidad con el objeto del contrato principal.

c) Deberá realizarse un análisis jurídico de los requisitos que se deben cumplir para llevar a cabo el objeto contractual. Qué normatividad especial regula la materia y qué normativa afecta la ejecución contractual, tal como normas relativas al medio ambiente, coordinación en materia de servicios públicos, regulación de suelos, protección de patrimonio cultural, etc.

d) Deberá realizarse un estudio de mercado para poder determinar cuánto cuesta llevar a cabo el objeto contractual. Para ello se deberá analizar: a) determinadas circunstancias en un momento determinado, lugar determinado, precisas variables económicas. b) variables relativas a cantidad, especificidad, calidad, etc.

e) Deberá realizarse un estudio de riesgos, con el fin de poder minimizarlos en su gran mayoría. f) La entidad deberá elaborar un proyecto de pliego de condiciones y pliegos de condiciones, los cuales

deberán contener como mínimo lo establecido por el numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 y la Ley 1150 de 2007.

g) Se deberán tener en mente y cumplir las normas de presupuesto.

La anterior lista enunciativa describe algunos de los principios que, huelga decirlo, deberán ser tenidos en consideración por parte de los destinatarios del presente Manual al momento de su lectura y aplicación.

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES

6.1. GENERALIDADES

6.1.1. PRINCIPIOS DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN.

10 Consejo de Estado, Sección Tercera del 1 de febrero de 2012. Consejero ponente: Jaime Orlando Santofimio Gamboa


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El presente Manual pretende acomodarse a las leyes vigentes y la jurisprudencia nacional vigente sobre la materia, para lo cual tiene por principio ser un documento hecho a la medida de la Superintendencia de Industria y Comercio y, por lo mismo, evitar innecesarias y perjudiciales repeticiones y glosas normativas suficientemente reguladas por el legislador y reglamentadas por el gobierno nacional. En consecuencia la contratación estatal en la SIC se regirá por los principios generales de la función administrativa y de la contratación Estatal y por los principios que a continuación se enumeran.

• No repetición normativa. En aras de garantizar los principios de la trasparencia, economía, celeridad, claridad y eficiencia, los cuales rigen la contratación estatal, los servidores públicos de la SIC, en los pliegos de condiciones así como en los actos administrativos que durante el procedimiento de contratación se profieran, procurarán evitar la transcripción de las normas jurídicas vigentes. En consecuencia sólo de manera excepcional se trascribirán aspectos legales o reglamentarios que resulten fundamentales para la explicación de la decisión.

• De inclusión y conocimiento. En aras de garantizar el debido proceso, el derecho de contradicción y defensa, la publicidad, la imparcialidad y la seguridad jurídica, el presente Manual hace parte integral de todos los pliegos de condiciones y contratos que celebre la entidad y son sus superiores jerárquicos en la escala normativa. La interpretación y aplicación de los procesos de selección, contratos y convenios que celebre la entidad se supeditarán a lo dispuesto en la Ley y en el presente Manual de contratación, el cual se presume conocido de pleno derecho por todos los contratistas, proponentes y funcionarios de la SIC.

• Actualización normativa. En aras de garantizar la claridad, trasparencia y los derechos y deberes de que tratan los artículos 4 y 5 de la Ley 80 y para evitar expresiones tales como “y las normas que los modifiquen, complementen o deroguen”, todas las normas jurídicas contenidas en el presente Manual de Contratación así como en los Pliegos de Condiciones y en los contratos Estatales celebrados por la entidad se entenderán complementadas, modificadas, actualizadas y derogadas por las normas vigentes al momento de su aplicación sin que en este Manual o en los Pliegos o en los contratos se especifique esa condición.

• Principio residual de interpretación. En aras de garantizar la celeridad, la eficiencia, la eficacia, la claridad, la trasparencia, el debido proceso y la seguridad jurídica y el orden dentro de la contratación Estatal de la entidad, en caso de que se presenten encontradas interpretaciones de algunas de las cláusulas del presente Manual, el Ordenador del Gasto de la SIC, mediante acto administrativo motivado, el cual no será susceptible de recurso alguno, decidirá definitivamente la manera de interpretar y aplicar las cláusulas objeto de estudio. Parágrafo. Todos los Pliegos de Condiciones advertirán en su inicio de manera clara y notoria que el Presente Manual de Contratación hace parte integral de los Pliegos de condiciones y de los contratos que celebre la entidad e invitarán a los oferentes a que estudien las disposiciones contenidas en el presente Manual.


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6.2. POLÍTICAS Y ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN DE LA SIC.

6.2.1. IDIOMA Y MONEDA DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS/PROPUESTAS, PLIEGOS Y DOCUMENTOS CONTRACTUALES.

Todos los procesos de selección y de contratación de la SIC se adelantarán en el idioma oficial de Colombia. Todo proponente y/o contratista de la SIC deberá presentar sus escritos en idioma castellano y aquellos documentos provenientes de terceros que se encuentren en diferentes idiomas deberán ser aportados con la respectiva traducción al castellano sin que tal traducción requiera de autenticación o protocolización o formalismo alguno. Sin embargo, se requerirá autenticación o protocolización de documentos cuando la ley así lo prevea. También será necesario, cuando así lo considere la SIC, la traducción oficial de conformidad con el artículo 260 del CPC y 251 del CGP, exigencia que deberá establecerse de manera expresa en el respectivo Pliego de Condiciones. La moneda que se utilizará para todo proceso de contratación que adelante la SIC, será el Peso Colombiano (COP) salvo cuando por la naturaleza de la contratación y/o del contratista o cooperador se haga necesario establecer el pago en moneda extranjera, así lo determinará el área solicitante en los estudios previos, previa autorización del Ordenador del Gasto. En los Pliegos de Condiciones no será necesario indicar el idioma ni la moneda en que deban presentarse las propuestas salvo cuando por la naturaleza de la contratación y/o del contratista o cooperador se haga necesario establecer el pago en moneda extranjera.

6.2.2. CAPACIDAD PARA SER OFERENTE Y CONTRATISTA DE LA SIC. De conformidad con el artículo 6 de la Ley 80 pueden presentar ofertas y celebrar contratos con las entidades estatales, las personas consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes, así como los consorcios y uniones temporales y las sociedades proyecto (promesa de sociedad futura). Cuando se trate de personas jurídicas nacionales y extranjeras, éstas deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato o la que requiera la SIC.

6.2.2.1. Inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses. El Estatuto de Contratación Estatal en su artículo 8 y 9, y la Ley Anticorrupción en sus artículos 1 y siguientes consagran limitaciones a la capacidad de los interesados a participar en los procesos de selección. Tales limitaciones, entre otras, son las inhabilidades e incompatibilidades y tienen diferentes causales, a saber: Son inhábiles para participar en los procesos de selección y para celebrar contratos con las entidades estatales:

a. Las personas que se hallen inhabilitadas para contratar por la Constitución y las leyes; b. Quienes participaron en las licitaciones o celebraron los contratos de que trata el literal anterior estando

inhabilitados;


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c. Quienes dieron lugar a la declaratoria de caducidad; d. Quienes en sentencia judicial hayan sido condenados a la pena accesoria de interdicción de derechos y

funciones públicas y quienes hayan sido sancionados disciplinariamente con destitución; e. Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato estatal adjudicado. f. Los servidores públicos; g. Quienes sean cónyuges o compañeros permanentes y quienes se encuentren dentro del segundo grado

de consanguinidad o segundo de afinidad con cualquier otra persona que formalmente haya presentado propuesta para una misma licitación;

h. Las sociedades distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante legal o cualquiera de sus socios tenga parentesco en segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el representante legal o con cualquiera de los socios de una sociedad que formalmente haya presentado propuesta, para una misma licitación;

i. Los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado la caducidad, así como las sociedades de personas de las que aquellos formen parte con posterioridad a dicha declaratoria;

j. Las inhabilidades a que se refieren los literales c), d) e i) se extenderán por un término de cinco (5) años contados a partir de la fecha de ejecutoria del acto que declaró la caducidad, o de la sentencia que impuso la pena, o del acto que dispuso la destitución; las previstas en los literales b) y e), se extenderán por un término de cinco (5) años contados a partir de la fecha de ocurrencia del hecho de la participación en la licitación, o de la de celebración del contrato, o de la de expiración del plazo para su firma;

k. Las personas naturales que hayan sido declaradas responsables judicialmente por la comisión de delitos contra la Administración Pública cuya pena sea privativa de la libertad o soborno transnacional, con excepción de delitos culposos;

l. Las personas que hayan financiado campañas políticas a la Presidencia de la República, a las gobernaciones o a las alcaldías con aportes superiores al dos punto cinco por ciento (2.5%) de las sumas máximas a invertir por los candidatos en las campañas electorales en cada circunscripción electoral, quienes no podrán celebrar contratos con las entidades públicas, incluso descentralizadas, del respectivo nivel administrativo para el cual fue elegido el candidato.

m. El interventor que incumpla el deber de entregar información a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato.

Tampoco podrán participar en procesos de selección ni celebrar contratos estatales con la entidad respectiva:

a. Quienes fueron miembros de la junta o consejo directivo o servidores públicos de la entidad contratante. Esta incompatibilidad sólo comprende a quienes desempeñaron funciones en los niveles directivo, asesor o ejecutivo y se extiende por el término de un (1) año, contado a partir de la fecha del retiro.

b. Las personas que tengan vínculos de parentesco, hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil con los servidores públicos de los niveles directivos, asesor, ejecutivo o con los miembros de la junta o consejo directivo, o con las personas que ejerzan el control interno o fiscal de la entidad contratante.

c. El cónyuge, compañero o compañera permanente del servidor público en los niveles directivo, asesor, ejecutivo, o de un miembro de la junta o consejo directivo, o de quien ejerza funciones de control interno o de control fiscal.


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d. Las corporaciones, asociaciones, fundaciones y las sociedades anónimas que no tengan el carácter de abiertas, así como las sociedades de responsabilidad limitada y las demás sociedades de personas en las que el servidor público en los niveles directivo, asesor o ejecutivo, o el miembro de la junta o consejo directivo, o el cónyuge, compañero o compañera permanente o los parientes hasta el segundo grado de consanguinidad, afinidad o civil de cualquiera de ellos, tenga participación o desempeñe cargos de dirección o manejo.

e. Los miembros de las juntas o consejos directivos. Esta incompatibilidad sólo se predica respecto de la entidad a la cual prestan sus servicios y de las del sector administrativo al que la misma esté adscrita o vinculada.

f. Directa o indirectamente las personas que hayan ejercido cargos en el nivel directivo en entidades del Estado y las sociedades en las cuales estos hagan parte o estén vinculados a cualquier título, durante los dos (2) años siguientes al retiro del ejercicio del cargo público, cuando el objeto que desarrollen tenga relación con el sector al cual prestaron sus servicios.

Las consecuencias de la existencia de una causal de inhabilidad e incompatibilidad durante el proceso de contratación o celebración del contrato estatal son:

a. El contrato estatal adolecerá de nulidad (artículo 44 Ley 80 de 1993); b. Si la inhabilidad o incompatibilidad es sobreviniente, el contratista deberá ceder el contrato, previa

autorización escrita de la entidad contratante o, si fuera posible, deberá renunciar a su ejecución (artículo 9 de la Ley 80 de 1993);

c. Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviniere sobre algún miembro de un consorcio o unión temporal, este deberá ceder su participación a un tercero previa autorización de la entidad contratante;

Respecto al conflicto de interés, es necesario tener en cuenta que la prohibición de actuar estando incurso en conflictos de interés se encuentra en la Ley 734 de 2002 (Código Disciplinario Único). Por tanto, los servidores públicos y los contratistas estipulados en el artículo 53 de la Ley 80 de 1993 y en el artículo 53 de la Ley 734 de 2002 son sujetos que deben cumplir con la norma disciplinaria y por tanto, tendrán el deber de no actuar cuando se encuentren incursos en un conflicto de interés para efectos contractuales. El conflicto de intereses no solamente será un límite de las acciones, tanto de los servidores públicos como de los oferentes y contratistas, sino un principio de conducta en materia de contratación Estatal de los mismos. Sobre el conflicto de interés, el Consejo de Estado, la Sala de Consulta y Servicio Civil, en providencia del 23 de marzo de 2011, estableció lo siguiente: “La jurisprudencia coincide en interpretar el conflicto de intereses como la concurrencia de intereses antagónicos en quien ejerce funciones públicas, por lo cual puede afectarse la transparencia de las decisiones que le competen y llevarlo a adoptar determinaciones de aprovechamiento personal, familiar o particular, en detrimento del interés público. En la práctica las situaciones de conflicto suelen expresarse en prohibiciones, al igual que ocurre con las inhabilidades y las incompatibilidades y, por ende, la jurisprudencia tiene dicho que “su consagración debe ser expresa, al tiempo que su interpretación estricta, esto es que su deducción y aplicación siempre debe estar ajustada a los presupuestos que para cada causal haya señalado el constituyente o el legislador, dado que no es posible su aplicación extensiva o analógica. La regulación del conflicto de intereses en los pliegos que rijan un determinado proceso de selección, resulta evidente la necesidad de señalar, de manera clara y precisa, las acciones u omisiones a las que se dé como efecto prohibir la participación de una persona en el proceso de que se


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trate. Es en razón de este efecto que el conflicto de intereses no puede cimentarse en definiciones ambiguas, abstractas o que permitan un margen de subjetividad en su examen.”

6.2.3. COMPETENCIA PARA CONTRATAR. De conformidad con los numerales 29 y 31 del artículo 3 del Decreto 4886 de 2011, el Superintendente de Industria y Comercio es el Ordenador del Gasto y del pago y tiene la competencia para expedir los actos y celebrar los contratos requeridos para el normal funcionamiento de la SIC.

6.2.3.1. Delegación y desconcentración de funciones. De conformidad con la Resolución No. 17788 del 16 de abril de 2013 o la que lo modifique adicione o derogue, por delegación del Superintendente de Industria y Comercio, el Secretario(a) General o quien el Superintendente designe para tal fin, es el o la facultado/a para la ordenación del gasto en materia contractual y tiene la competencia para celebrar contratos, convenios y todos aquellos actos inherentes de la actividad precontractual, contractual y post-contractual, sin importar la cuantía o modalidad de selección. Específicamente el Secretario General tiene las siguientes facultades en materia contractual:

a) Atender, decidir, autorizar y aprobar los asuntos contractuales establecidos por Ley. b) Ejercer todas las funciones, la atención y decisión de todos los procedimientos necesarios para dar inicio,

impulso, preparación y desarrollo eficaz a los procesos contractuales determinados en la normatividad legal vigente.

c) Celebrar toda clase de contratos, convenios y actos inherentes a la actividad contractual sin importar la cuantía o modalidad de selección.

d) Celebrar los demás tipos de convenios que defina la ley únicamente con entidades nacionales, sin importar las cuantía.

e) Terminar, modificar, adicionar, prorrogar, suspender, liquidar los contratos, autorizar las cesiones, decretar, ordenar y hacer efectivos incumplimientos, sancionar, multar y demás actos inherentes a la actividad contractual.

f) Realizar todas aquellas actividades administrativas y de gestión relacionadas con el reporte de información a los diferentes entres de control y organismos encargados de la publicidad y el registro de la información de la actuación contractual de las entidades públicas en sus diferentes etapas y en general en todos aquellos organismos o entidades solicitantes y/o responsables del manejo de los registros e información contractual.

6.2.4. COMITÉ EVALUADOR. De conformidad con el artículo 27 del Decreto 1510 de 2013, la SIC podrá designar un Comité Evaluador que se podrá conformar desde el proyecto de pliego de condiciones o aviso de convocatoria a conformar lista, según sea el caso. Para la evaluación de las ofertas para cada Proceso de Contratación por licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos, la entidad designará un Comité Evaluador conformado por servidores públicos o por particulares contratados para tal efecto (por medio de contratos de prestación de servicios). El Comité Evaluador


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tendrá como obligación principal verificar los requisitos habilitantes y evaluar las ofertas presentadas en los distintos procesos de selección en su parte jurídica, técnica, financiera y económica de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones. El Comité Evaluador recomendará el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada. El Ordenador del Gasto podrá separarse de la recomendación efectuada por el Comité Evaluador y no acogerla, caso en el cual deberá justificarlo en el acto que decide el proceso de selección. (Ver Anexo No. 1 sobre requisitos habilitantes) El Comité Evaluador estará sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflictos de intereses establecidos en la Ley. Parágrafo 1. No se requerirá la designación de un Comité Evaluador para la modalidad de contratación directa de que habla el numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y bastará la recomendación efectuada por el titular de la dependencia solicitante al Ordenador del Gasto, previo cumplimiento de los requisitos establecidos por la normatividad vigente y a lo dispuesto en el presente Manual. Parágrafo 2. En los procesos de mínima cuantía la verificación y evaluación de las ofertas será adelantada por quienes sean designados por el Ordenador del Gasto sin que sea necesario un número plural de evaluadores.

6.2.4.1. Conformación de los Comités de Evaluación.

El Ordenador del Gasto designará un Comité Evaluador como regla general conformado por servidores públicos de la entidad para la evaluación de las propuestas o manifestaciones de interés para la precalificación, en el caso de concurso de méritos, en concordancia con el numeral anterior.

El Comité Evaluador estará integrado por funcionarios de la entidad, salvo en los casos en donde el Ordenador del Gasto mediante memorando interno integre el Comité Evaluador con particulares de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1510 de 2013. Los particulares que hayan celebrado un contrato de prestación de servicios con la entidad para apoyar y/o asesorar a un área de la SIC y que tengan dentro de sus obligaciones contractuales la de evaluar y estructurar procesos de selección, también podrán participar como evaluadores o estructuradores de dichos procesos. Casos en los cuales el Comité Evaluador podría estar conformado por particulares:

• Según el origen de la propuesta.

Para las concesiones provenientes del procedimiento de selección mediante la figura de la APP de que trata la Ley 1508 de 2012, el Comité Evaluador, si hay lugar a ello, será conformado por particulares seleccionados mediante la modalidad de selección abreviada por menor y mínima cuantía de acuerdo a lo establecido en los artículo 33 de la Ley 1508 y 40 del Decreto 1467 de 2012.

• Según la naturaleza jurídica del contrato.


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Para los contratos de consultoría en materias como la ingeniería civil, la arquitectura, el diseño de interiores. Para los de obra y construcción de inmuebles (edificios, oficinas, remodelación de fachadas, entre otros)

• Según la Cuantía.

Para todos los contratos cuya cuantía sea igual o superior a la menor cuantía.

6.2.4.2. Designación del evaluador para la modalidad de mínima cuantía.

El Ordenador del Gasto, designará por lo menos un funcionario como evaluador para la modalidad de mínima cuantía. De manera excepcional y previo acto administrativo motivado expedido por el Ordenador del Gasto, se podrá contratar a un particular como evaluador para la modalidad de mínima cuantía cuando por razón de la experiencia, idoneidad y conocimiento se requiera.

6.2.4.3. Miembros del Comité de Evaluación conformado por funcionarios de la Entidad. El Comité de Evaluación estará integrado siempre por un número impar de miembros y como mínimo por los siguientes:

1. Evaluador Jurídico: Como mínimo Un (1) profesional del Grupo de Trabajo de Contratación (GTC).

2. Evaluadores Técnico: Titular de la Dependencia solicitante (cuando no haga parte del Comité Asesor de Contratación en los casos que se requiera) o un (1) profesional de la misma, quienes verificarán y evaluarán los aspectos relativos los requisitos técnicos habilitantes, el anexo técnico, ficha técnica y la ponderación técnica cuando el proceso lo requiera.

3. Evaluador Financiero - Económico: El Director Financiero (cuando no haga parte del Comité Asesor de Contratación en los casos que se requiera) o un (1) Profesional de la Dirección Financiera de la entidad, quien está encargado de la verificación de requisitos habilitantes de carácter financiero y/o aspectos financieros, oferta económica y ponderación económica.

Para la conformación del Comité Evaluador compuesto por servidores públicos de la SIC, el Ordenador o el jefe de cada área solicitante postulará un funcionario (s) para conformar los Comités Evaluadores.

6.2.4.4. Miembros del Comité de Evaluación conformado por particulares. El Comité de Evaluación estará integrado siempre por un número impar de miembros y como mínimo por los siguientes miembros:

1. Evaluadores Jurídicos: Una persona (1) natural o jurídica con más de cinco (5) años de experiencia en derecho administrativo y/o contratación Estatal o el perfil que el Ordenador del Gasto requiera.


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2. Evaluadores Técnicos: Estará en cabeza de máximo tres (3) personas naturales o jurídicas con más de

cinco (5) años de experiencia en los asuntos técnicos objeto de la contratación o el perfil que el Ordenador del Gasto requiera.

3. Evaluador Financiero - Económico: La evaluación de los aspectos de carácter financiero, contable y económico estará en cabeza de mínimo una (1) persona natural o jurídica con más de cinco (5) años de experiencia en economía y/o finanzas y/o contabilidad o el perfil que el Ordenador del Gasto requiera.

Nota: Es necesario tener en cuenta que lo anterior no será aplicable a los contratistas que ya tienen contrato de prestación de servicios con la SIC y que dentro de sus obligaciones contractuales se encuentran la de evaluar y estructurar procesos de selección.

6.2.4.5. Funciones del Comité Evaluador y de los evaluadores en la modalidad de mínima cuantía. Los miembros del Comité Evaluador y los evaluadores singulares deberán realizar mínimo las siguientes funciones:

1. Cumplir y hacer cumplir la Constitución Política de Colombia, el Estatuto General de Contratación de la

Administración Pública y sus reglamentos así como el Decreto Ley 019 de 2012 y las Leyes 1474 de 2011 y 1508 de 2012.

2. Elaborar el informe de verificación y de evaluación de las ofertas presentadas dentro de los procesos adelantados en sus aspectos técnicos, económicos, financieros, y jurídicos, de conformidad con los criterios de evaluación previamente establecidos en cada pliego de condiciones y dentro de los términos allí previstos.

3. Para efectos de la evaluación, el evaluador técnico y económico, cuando haya lugar a ello, le corresponderá además de verificar el cumplimiento de los requisitos de este tipo establecidos en el pliego de condiciones, asignar puntaje a las propuestas presentadas cuando los oferentes resulten habilitados.

4. Al evaluador técnico, al evaluador jurídico y al evaluador financiero - económico, les corresponderá verificar el cumplimiento de los requisitos definidos como habilitantes, toda vez que los mismos no son sujeto de asignación de puntaje, razón por la cual su conclusión se hará con las expresiones “HABILITADO O NO HABILITADO O CUMPLE NO CUMPLE O RECHAZADO según sea el caso”.

5. Emitir los conceptos necesarios según su área en el marco del proceso de contratación.

6. Responder, desde el ámbito de su competencia, las respuestas a las observaciones presentadas al informe de evaluación dentro del proceso de selección.

7. Asistir a las sesiones programadas del Comité Asesor de Contratación, las cuales serán convocadas por el Director Administrativo.

8. Suscribir las respectivas planillas de asistencia a las sesiones del Comité.


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9. Asistir a las audiencias de los procesos de selección y suscribir las respectivas actas cuando a ello haya lugar.

10. Recomendar al Ordenador del Gasto las decisiones a adoptar de acuerdo con la evaluación efectuada cuando a ello haya lugar.

11. Presentar al Ordenador del Gasto, un consolidado del proceso junto con el informe final y la recomendación a que haya llegado el Comité, previo a la adjudicación o declaratoria de desierta.

12. Elaborar los consolidados de evaluación.

13. Desarrollar todas las demás funciones relacionadas con su condición y que sean indicadas por el GTC.

6.2.4.6. Decisiones del Comité Evaluador. Las decisiones del Comité Evaluador deberán fundarse en los principios constitucionales y legales que rigen la función y la contratación pública, en los cánones legales y reglamentarios y, deberán tener en consideración todos aquellos aspectos, actos administrativos, conceptos técnicos y documentos expedidos tanto por el Comité Evaluador de ese proceso de selección como los de otros procesos de selección, así como las sentencias emitidas por las altas cortes con anterioridad a su decisión. En el caso del comité plural, las decisiones se tomarán por mayoría absoluta (mitad más uno) de los miembros. Si un miembro discrepa de la decisión adoptada debe dejar constancia por escrito.

Respecto a la decisión del Comité Evaluador, esta tiene como nombre informe de evaluación. El informe de evaluación deberá contener como mínimo lo siguiente:

1. Evaluación y/o informe de verificación de requisitos habilitantes. 2. Cuadro consolidado de la evaluación y/o informe de verificación de requisitos habilitantes. 3. Observaciones formuladas a estos informes y las respuestas dadas a las mismas. 4. Conclusión definitiva de cada una de las ofertas.

El acta de recomendación hará parte integral de la resolución de adjudicación o declaratoria de desierta del respectivo proceso de selección. Parágrafo: El Comité Evaluador siempre deberá calificar todas y cada una de las propuestas así ellas hayan sido inicialmente calificadas como “HABILITADO O NO HABILITADO O CUMPLE NO CUMPLE O RECHAZADO según sea el caso”.

6.2.5. COMITÉ ASESOR EN CONTRATACIÓN. De conformidad con la Resolución No. 18024 del 16 de abril de 2013 o la que la modifique, sustituya o derogue, el Comité Asesor en Contratación es un órgano asesor y consultivo, el cual se encuentra integrado por las siguientes personas:


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1. El jefe de la Oficina Asesora Jurídica. 2. El jefe de la Oficina Asesora de Planeación. 3. El Director Administrativo. 4. El Director Financiero. 5. El jefe de Control Interno o delegado 6. El jefe de la dependencia solicitante del proceso de selección.

Los integrantes del Comité tendrán derecho a voz y voto en las decisiones de su competencia. El jefe de control interno o su delegado y el líder del proyecto será miembro permanente del Comité Asesor en Contratación pero sólo tendrá derecho a voz y no voto. La Coordinadora(o) del Grupo de Trabajo de Contratación, o quien haga sus veces, ejercerá las funciones de Secretaria Técnica del Comité Asesor de Contratación. El quorum decisorio y deliberatorio estará constituido por el voto de por lo menos tres (3) de los miembros. En caso que no sea posible adelantar la reunión presencial, el Presidente del Comité convocará a una reunión virtual, enviando por medio electrónico los temas a tratar y la documentación necesaria para adoptar la respectiva decisión. Los miembros del Comité manifestarán su decisión por medio de correo electrónico, que se adjuntara al acta relevante. El Comité Asesor de Contratación de la SIC, como órgano asesor y consultivo, tendrá las siguientes funciones:

1. Proponer directrices y políticas en materia de contratación, relacionadas con todas las etapas de los procesos de selección que se requieran para el cumplimiento de la gestión institucional.

2. Formular recomendaciones orientadas a propender por una adecuada planeación y ejecución de los

procesos de contratación de la Entidad, los cuales se deben orientar a alcanzar los objetivos institucionales, el cumplimiento de los cronogramas y planes de compra e inversión, optimizando la utilización de los recursos financieros.

3. Formular recomendaciones de interpretación al Ordenador del Gasto sobre las cláusulas, reglas y

disposiciones contractuales cuando haya lugar a ello. 4. Recomendar al Ordenador del Gasto, cuando este lo requiera, la celebración de acuerdos, convenios,

o contratos que provengan de cualquier proceso de selección. 5. Aprobar el pliego de condiciones definitivo una vez culminada la etapa de publicación del proyecto del

pliego de condiciones y antes de su publicación en el Portal Único de Contratación, en los procesos de licitación pública y cuando el Ordenador del Gasto así lo requiera en los demás procesos de selección.

6. Conceptuar y/o recomendar al Ordenador del Gasto sobre la adjudicación o declaratoria de desierto

en la licitación pública y cuando el Ordenador del Gasto así lo requiera en los demás procesos de selección.

7. Avalar, solicitar complementaciones u objetar, según sea el caso, las evaluaciones de los Comités

Evaluadores sobre las propuestas presentadas en el proceso de selección de licitación pública, y


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cuando el Ordenador del Gasto así lo requiera en los demás procesos de selección, con fundamento en el pliego de condiciones y los factores de selección del mismo para la selección de la propuesta más favorable.

8. Aprobar las actas de liquidación bilateral de los contratos Estatales celebrados por la

Superintendencia de Industria y Comercio cuando el contratista haya consignado una observación y/o haya sido solicitado por el Ordenador del Gasto.

9. Aprobar las actas de liquidación unilateral de los contratos Estatales celebrados por la

Superintendencia de Industria y Comercio, cuando haya sido solicitado por el Ordenador del Gasto. 10. Pronunciarse previo a la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, cuando

haya sido solicitado por el Ordenador del Gasto. 11. Dejar constancia mediante acta de todas las circunstancias de modo, tiempo y lugar que ocurrieran

en su función de Comité Asesor de Contratación en las respectivas sesiones. Conceptos y/o Recomendaciones del Comité. Los conceptos y/o recomendaciones del Comité Asesor de Contratación no obligan al Ordenador del Gasto para la toma de decisiones respecto de cualquier proceso de contratación o asunto contractual. Por lo tanto el Ordenador del Gasto podrá apartarse de los conceptos y/o recomendaciones que el Comité Asesor de Contratación emita y deberá justificarlo en el acto administrativo con el que culmine el proceso de selección. Secretaría Técnica. El Comité Asesor en Contratación deberá contar con una secretaria técnica a cargo del coordinador del Grupo de Contratación o quien al interior de la Entidad ejerza tal función, y ejercerá las siguientes funciones:

1. Someter a consideración del Comité Asesor, en los casos de licitación pública y en los procesos que requiera el Ordenador del Gasto, el pliego de condiciones definitivo.

2. Poner en conocimiento del Comité Asesor, en los caso de licitación pública y en los procesos que requiera el Ordenador del Gasto, las observaciones a las evaluaciones y las respuestas de las mismas, para que emita su concepto y/o recomendación al Ordenador del Gasto respecto de la adjudicación o declaratoria de desierto del proceso de selección, según corresponda.

3. Elaborar las actas del Comité y suscribirlas junto con el Presidente del mismo para incluirlas en cada carpeta contractual y una copia de ella en una carpeta de actas que reposaría en el Grupo de Contratos de la Entidad.

4. Convocar a los miembros del Comité Asesor, al Comité Evaluador y/o al área solicitante y destinataria de los bienes y/o servicios a contratar, a las sesiones que se citen, en caso de ausencia del Director Administrativo.

5. Las demás que le sean designadas por el Ordenador del Gasto. El Ordenador del Gasto asistirá a las sesiones en calidad de asistente, a efectos de recibir las recomendaciones realizadas por el Comité Asesor de Contratación y tomar las decisiones a que haya lugar.


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6.2.6. GRUPO DE TRABAJO DE CONTRATACIÓN

Mediante la Resolución No. 56858 del 5 de noviembre de 2009 se creó un Grupo de Trabajo de Contratación adscrito a la Dirección Administrativa, cuyas funciones son las determinadas en esta misma resolución o aquella que las modifique, adicione, complemente o derogue.

6.2.7. PLIEGOS DE CONDICIONES ELABORADOS POR LA SIC.

6.2.7.1. Naturaleza jurídica del pliego de condiciones. Este Manual de Contratación acoge la siguiente definición y naturaleza jurídica del Pliego de Condiciones: “Se trata de un acto administrativo de singulares características, pues, siendo de carácter general, puede ser, sin embargo, de trámite o definitivo, según sus destinatarios; pero igualmente tiene vocación para convertirse en “cláusula contractual”, caso en el cual deja de ser un acto administrativo general, para mudar su naturaleza.”11

De allí que el Pliego de Condiciones es por naturaleza, un acto administrativo general pero sin vocación de permanencia, y por tal razón, con el presente Manual de Contratación se pretende abarcar aquellos aspectos que sí deben perdurar en el tiempo y que corresponden a la generalidad de las contrataciones que adelante la SIC, con el fin que el Pliego de Condiciones no se convierta en un documento innecesariamente extenso, repetitivo, confuso y errático que permita que proponentes y contratistas aprovechen tal circunstancia para evitar cumplir con los fines estatales de la contratación pública de que trata el artículo 3 de la Ley 80 de 1993.

6.2.7.2. Contenido mínimo del Pliego de Condiciones. Como consecuencia de lo anterior, el Pliego de Condiciones deberá ser un documento claro y expreso de aquella información indispensable para el proceso de selección que se adelante en cada caso en particular, de conformidad con el artículo 22 del Decreto 1510 de 2013. Es así como, en el presente Manual de Contratación se incorporarán aquellos aspectos que no deben incluirse en el pliego de condiciones y formará parte integral de dichos pliegos y de todo proceso de contratación adelantado por la SIC. Y así, el Pliego, Manual y normatividad, conformarán el marco jurídico de la contratación que adelante esta superintendencia. Sin perjuicio de ello, y de conformidad con lo establecido en el artículo 24 numeral 5 de la Ley 80 de 1993, y de conformidad con el artículo 22 del Decreto 1510 de 2013, para la elaboración del Pliego de Condiciones se deberán tener en cuenta como mínimo los siguientes aspectos:

11 CONSEJO DE ESTADO.SECCION TERCERA Consejero ponente: ALIER EDUARDO HERNANDEZ ENRIQUEZ. Sentencia del treinta (30) de noviembre de dos mil seis (2006). Radicación número: 11001-03-26-000-2000-00020-01(18059).


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- La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible o de lo contrario con el tercer nivel del mismo. Este requisito deberá ser determinado según los manuales de CCE. - La modalidad del proceso de selección y su justificación. - Requisitos habilitantes de los proponentes referentes a la capacidad jurídica, la experiencia, la capacidad financiera, capacidad técnica y de organización de conformidad con el artículo 10 del Decreto 1510 de 2013. La Entidad deberá establecer los requisitos habilitantes de forma adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del contrato. Es decir, los requisitos habilitantes exigidos deben guardar proporción con el valor del contrato, su grado de dificultad y el Riesgo asociado al Proceso de Contratación. Para mayor información sobre los requisitos habilitantes será necesario tener en cuenta el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación de CCE. (Anexo No. 1) - La Capacidad Residual o K de contratación, cuando se trate de contratos de obra, de conformidad con el artículo 18 del Decreto 1510 de 2013 y con la guía de CCE para “Determinar y Verificar la Capacidad Residual del Proponente en los Procesos de Contratación de Obra Pública.” - Los criterios de selección, incluyendo los factores de desempate establecidos en el artículo 33 del Decreto 1510 y los incentivos cuando a ello haya lugar. - Las condiciones de costo y/o calidad que la Entidad Estatal debe tener en cuenta para la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista. - Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del contrato. - Las causas que dan lugar a rechazar una oferta. - El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar. - Los Riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del Riesgo entre las partes contratantes. Este punto deberá tener plena relación con el artículo 4 de la Ley 1150, el análisis del sector al cual hace referencia el artículo 15 del Decreto 1510 de 2013 (Ver Anexo No. 6), al artículo 17 del mismo decreto y al manual de CCE sobre la “Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación.” - Las garantías exigidas en el Proceso de Contratación y sus condiciones. - La mención de si la Entidad Estatal y el contrato objeto de los pliegos de condiciones están cubiertos por un Acuerdo Comercial. - Los términos, condiciones y minuta del contrato. - Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.


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- El plazo dentro del cual la Entidad Estatal puede expedir adendas. - El Cronograma.

- Inscripción en el RUP, de conformidad con el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 y los artículos 8 y 9 del Decreto 1510 de 2013. - Razones o causales que generan rechazo o declaratoria de desierta, teniendo en cuenta lo establecido en la ley 1150 de 2007. - Condiciones de la celebración del contrato (presupuesto, forma de pago, garantías y demás asuntos relativos al mismo). - Minuta del contrato.

Parágrafo. No se requiere de pliego de condiciones cuando se seleccione al contratista bajo alguna de las causales de contratación directa. Tampoco en los procesos de mínima cuantía los cuales se regularán de conformidad con el artículo 84 y siguientes del Decreto 1510 de 2013.

6.2.7.3. Requisitos Habilitantes e inscripción en el Registro Único de Proponentes. De conformidad con el artículo 6 de la Ley 1150, todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se deberán inscribir en el Registro Único de Proponentes del Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio con jurisdicción en su domicilio principal. En dicho registro constará la información relacionada con la experiencia, capacidad jurídica, financiera y de organización del proponente y su clasificación. Por ello, la SIC deberá tener en cuenta el RUP para efectos de los requisitos habilitantes. (Ver Anexo No. 1 sobre requisitos habilitantes)

6.2.7.4. Reglas de subsanabilidad

No es posible señalar taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones, toda vez que estos aspectos se encuentran regulados de manera general por las normas vigentes sobre la materia. En consecuencia, los servidores públicos de la SIC se abstendrán de incluir en los pliegos de condiciones un capítulo sobre la subsanabilidad de las propuestas o de las manifestaciones de interés. Todos los asuntos relacionados con la subsanabilidad de las propuestas, las manifestaciones de interés y los oferentes, se regirán por la ley y el reglamento.


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6.2.8. GARANTÍAS EN LA CONTRATACIÓN Y EN LOS CONTRATOS DE LA SIC El Decreto 1510 de 2013 en su título III establece el régimen de garantías en la contratación de la administración pública, y en consecuencia este debe ser el parámetro a seguir en los contratos que suscriba la SIC. De conformidad con el citado decreto el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de las Entidades Estatales con ocasión de: (i) la presentación de las ofertas; (ii) los contratos y su liquidación; y (iii) los riesgos a los que se encuentran expuestas las Entidades Estatales, derivados de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas, deben estar garantizadas en los términos de la ley y del decreto referido. En los procesos de contratación los oferentes o contratistas podrán otorgar, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías: - Contrato de seguro contenido en una póliza de seguros. - Patrimonio Autónomo. - Garantía bancaria. En los procesos de contratación, las personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia podrán otorgar, como garantías, cartas de crédito stand by expedidas en el exterior. El monto, vigencias y amparo o cobertura de la garantía, se determinará teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza, las características de cada contrato, los riesgos que se deban cubrir de acuerdo con la normativa vigente. Los elementos mínimos previstos se complementarán con los exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de selección. El mecanismo de cobertura de riesgo es, por regla general, indivisible y sólo podrá ser divido en etapas contractuales en los casos contemplados en la normativa vigente. En el caso en que el ofrecimiento sea presentado por un proponente plural, bajo la figura de unión temporal, consorcio o contrato de asociación futura, la garantía deberá ser otorgada por todos los integrantes del proponente plural.

6.2.8.1. Patrimonio Autónomo. - Patrimonio Autónomo para el manejo de anticipos. De conformidad con el artículo 35 del Decreto 1510 de 2013, en los casos previstos en la ley, el contratista deberá suscribir un contrato de fiducia mercantil para crear un patrimonio autónomo, con una sociedad fiduciaria autorizada por la Superintendencia Financiera, a la cual la Entidad Estatal, en este caso la SIC, deberá entregar el valor del anticipo. Los recursos entregados a título de anticipo dejarán de ser parte del patrimonio de esta para conformar el patrimonio autónomo. En consecuencia, los recursos del patrimonio autónomo y sus rendimientos son autónomos


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y son manejados de acuerdo con el contrato de fiducia mercantil. En los pliegos de condiciones, la SIC deberá establecer los términos y condiciones de la administración del anticipo a través del patrimonio autónomo. En este caso, la sociedad fiduciaria debe pagar a los proveedores, con base en las instrucciones que reciba del contratista, las cuales deben haber sido autorizadas por el Supervisor o el Interventor, siempre y cuando tales pagos correspondan a los rubros previstos en el plan de utilización o de inversión del anticipo. - Patrimonio Autónomo como garantía. De conformidad con el artículo 140 del Decreto 1510, el contrato de fiducia mercantil por medio del cual se crea el patrimonio autónomo que sirve de garantía para la oferta o el cumplimiento del contrato, debe cumplir con los siguientes requisitos e incluir los siguientes aspectos:

1. El fideicomitente debe ser el oferente o el contratista o quien esté dispuesto a garantizar sus obligaciones y tenga la facultad para hacerlo, y la sociedad fiduciaria, autorizada para el efecto por la Superintendencia Financiera o quien haga sus veces.

2. La SIC deberá ser el beneficiario del patrimonio autónomo. 3. La sociedad fiduciaria está obligada a realizar los actos necesarios para la conservación de los bienes

fideicomitidos o adoptar las medidas necesarias para que quien los tenga garantice dicha conservación. 4. La sociedad fiduciaria debe periódicamente hacer las valoraciones y avalúos sobre los bienes que

constituyen el patrimonio autónomo, para velar por la suficiencia e idoneidad de la garantía. 5. La sociedad fiduciaria debe avisar a la SIC y al fideicomitente dentro de los tres (3) días siguientes a la

fecha en la que tiene noticia de la insuficiencia del patrimonio autónomo para el pago de las obligaciones garantizadas, causada por la disminución del valor de mercado de los bienes que lo conforman y exigir al fideicomitente el remplazo o aumento de los bienes fideicomitidos para cumplir con las normas relativas a la suficiencia de la garantía.

6. La obligación del fideicomitente de remplazar o aumentar los bienes fideicomitidos dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la solicitud que haga la sociedad fiduciaria.

7. El procedimiento para el remplazo de bienes o para la incorporación de nuevos bienes al patrimonio autónomo.

8. El procedimiento que debe seguirse frente al incumplimiento del oferente o del contratista. 9. Las obligaciones de la sociedad fiduciaria incluyendo sus obligaciones de custodia y administración de los

bienes, verificación periódica del valor del patrimonio autónomo, rendición de cuentas e informes periódicos.

10. La forma como procede la dación en pago de los bienes fideicomitidos, para lo cual es necesario que haya trascurrido más de un (1) año desde la fecha en la cual la Entidad Estatal solicitó a la sociedad fiduciaria ejecutar la garantía y no ha sido posible realizar los bienes fideicomitidos. En este caso, la Entidad Estatal debe recibir la dación en pago por el cincuenta por ciento (50%) del avalúo actualizado de los bienes, sin perjuicio de que la Entidad Estatal persiga el pago del perjuicio causado que no haya sido íntegramente pagado.

11. La sociedad fiduciaria no podrá proponer la excepción de contrato no cumplido frente a la Entidad Estatal. - Certificado de Garantía. La sociedad fiduciaria deberá expedir a nombre de la SIC un certificado de garantía en el cual conste la siguiente información:

1. La suficiencia de la garantía para cada una de las coberturas, en los términos de los artículos 118 a 125 del Decreto 1510 de 2013.


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2. Los estados financieros actualizados del patrimonio autónomo y una descripción de los bienes que lo conforman.

3. El procedimiento a surtirse en caso de hacerse exigible la garantía, el cual no podrá imponer a la Entidad Estatal condiciones más gravosas a las contenidas en este decreto.

4. Los riesgos garantizados. 5. La prelación que tiene la Entidad Estatal para el pago. 6. Los mecanismos con los cuales la sociedad fiduciaria puede hacer efectiva la garantía sin afectar su

suficiencia. - Admisibilidad de bienes para conformar el patrimonio autónomo. Los bienes o derechos fideicomitidos para crear el patrimonio autónomo que sirve de garantía deberán ofrecer a la SIC un respaldo idóneo y suficiente para el pago de las obligaciones garantizadas. La Entidad sólo podrá aceptar como garantía el patrimonio autónomo conformado con los bienes estipulados en el artículo 141 del Decreto 1510 de 2013.

6.2.8.2. Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura de riesgo. No es obligatorio el otorgamiento de garantías en los contratos que se enuncian a continuación:

1. Contratos interadministrativos.

2. Contratos de empréstito. 3. Contratos de seguro.

4. Contratos que surgen bajo la modalidad de selección de mínima cuantía. Las Entidades Estatales no

están obligadas a exigir garantías en los Procesos de Contratación de mínima cuantía. Si la Entidad Estatal decide exigir garantías en los procesos de selección de mínima cuantía debe ser una consecuencia del Riesgo del Proceso de Contratación y del sector económico al cual pertenecen los posibles oferentes.

5. Contratos que surjan bajo la modalidad de contratación directa, cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía prevista para la entidad. Siempre que el valor supere dicho porcentaje se deberá exigir garantía o el mecanismo de cobertura del riesgo respectivo, salvo en los contratos de arrendamiento y de adquisición de inmuebles cuando la SIC funja como arrendataria o compradora.

Parágrafo. Sin embargo, en los casos de mínima cuantía y contratación directa a que se refiere el numeral 5°, el área solicitante, podrá determinar la necesidad de exigir garantías, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago. De igual forma, se estableció que la Entidad podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad de la oferta en los siguientes casos:

1. Procesos cuyo objeto sea la enajenación de bienes. 2. Procesos de subasta inversa para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de

común utilización.


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3. Procesos por Concurso de Méritos. Nota: La necesidad de exigir o no la garantía de seriedad de la oferta para los tres casos enunciados anteriormente, será definida en los estudios previos de la respectiva contratación. Los riesgos a amparar se rigen por lo establecido en el Decreto 1510 de 2013.

6.2.9. RIESGOS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN

6.2.9.1. Conceptos generales y fundamento jurídico. El Artículo 4° la Ley 1150 de 2007 establece que en los pliegos de condiciones o sus equivalentes se deberá incluir la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación. Así mismo dispone que con anterioridad a la presentación de las ofertas, los oferentes y la entidad revisaran la asignación de riesgos con el fin de discutir y establecer su distribución definitiva. Por su parte, el Decreto 1510 de 2013 establece en su artículo 17 la obligación de las entidades estatales de evaluar el riesgo que el proceso de contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías expedidas por CCE. Teniendo en cuenta tal disposición, CCE expidió el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación (Versión 1), el cual establece:

- Los riesgos en el Proceso de Contratación; - La estructura de la administración de riesgos; - Lo que debe incluir la matriz de riesgos que resulte de la audiencia de asignación de riesgos

y demás observaciones. CCE en su manual sobre identificación y cobertura de riesgos, hace énfasis en que la administración o el manejo del riesgo debe cubrir desde la planeación hasta la terminación del plazo, la liquidación del contrato, el vencimiento de las garantías de calidad o la disposición final del bien; y no solamente la tipificación, estimación y asignación del riesgo que pueda alterar el equilibrio económico del contrato. Por tanto, en ese orden de ideas, la estimación, tipificación y asignación de riesgos requiere de una colaboración entre la entidad administrativa y los oferentes. En materia de riesgos debe haber un mayor involucramiento que está correlacionado con el principio de planeación y con la obligación de la administración en la elaboración de los estudios de mercado y análisis económicos (Ver Anexo No. 6). El manejo de riesgos no puede limitarse a la audiencia a la que hace referencia el artículo 39 del Decreto 1510 de 2013. La estimación, tipificación y asignación de riesgos debe hacerse de manera responsable para efectos de dar cumplimiento efectivo al contrato y evitar retardos y sobrecostos que impiden el logro de los objetivos del Proceso de Contratación. Para ello se deberá estructurar un sistema de administración de riesgos con el fin de evitar los siguientes escenarios: i) eventos que impidan la adjudicación y firma del contrato; ii) eventos que alteren la ejecución del contrato; iii) el equilibrio económico del contrato; iv) la eficacia del Proceso de contratación y que en efecto se logre satisfacer las necesidades identificadas que motivaron el proceso de contratación estatal; v) la reputación y la


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legitimidad de la Entidad Estatal encargada de prestar el bien o servicios. Un manejo adecuado de riesgos evitará el incremento de litigios y contingencias. Por tanto, para lograr una excelente administración de riesgos, la SIC y sus servidores públicos deberán tipificar y definir los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato. Deberán motivar la decisión de la estimación y valoración cualitativa y cuantitativa del riesgo así como la probabilidad de ocurrencia y el impacto en el equilibrio financiero y económico del contrato. También deberán señalar el sujeto contractual que soportará el riesgo, total o parcialmente, a fin de preservar las condiciones económicas iniciales del contrato. Para ello se deberá seguir lo establecido en las guías y manuales de CCE sobre la administración de riesgos y específicamente deberán seguir el siguiente esquema:

(i) Establecer el contexto en el cual se adelanta el Proceso de Contratación; (ii) Identificar y clasificar los Riesgos del Proceso de Contratación; (iii) Evaluar y calificar los Riesgos; (iv) Monitorear y revisar la gestión de los Riesgos.

Teniendo en cuenta lo anterior, se deberá realizar para cada caso concreto el proceso de administración de riesgos con el fin de realizar una buena tipificación, asignación y estimación de los riesgos, de acuerdo con la magnitud y complejidad de la contratación, para lo cual tendrá en cuenta los criterios señalados en el presente Manual y los manuales de CCE.

6.2.9.2. Riesgos previsibles. Concepto. Según el documento CONPES 3714 los “riesgos previsibles” son todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio financiero del mismo, siempre que sean identificables y cuantificables en condiciones normales. Es decir, es todo riesgo que de acuerdo con las reglas de la ciencia, con las experiencias y con los sucesos históricos es susceptible de ocurrir dadas las circunstancias de tiempo, lugar y modo en que se ejecutara un contrato.12 En consecuencia, el riesgo previsible es aquel que se puede identificar, anticipar y cuantificar.

6.2.9.3. Qué no es un riesgo previsible. Para la SIC y conforme al documento CONPES, el riesgo no será previsible cuando se den los siguientes presupuestos: 1. El incumplimiento total o parcial del contrato, en la medida en que compromete la responsabilidad contractual de quien asuma tal conducta, teniendo como consecuencia la exigibilidad de la garantía de cumplimiento y la eventual indemnización de perjuicios por el exceso de lo cubierto por la garantía, según lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley 1150 de 2007.

12Becerra Salazar Álvaro Darío. Los riesgos en la contratación estatal. Leyer, 2008, Bogotá, p. 17-18


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2. Los hechos derivados de la responsabilidad extracontractual, que se encuentren cubiertos mediante garantías especiales como la póliza de responsabilidad extracontractual.

3. Los que corresponden a la teoría de la imprevisión, los cuales escapan de la definición de riesgo previsible, y de acuerdo a lo dispuesto en el reglamento son aquellas circunstancias que no pueden ser identificables o cuantificables. La teoría de la imprevisión, conforme a la jurisprudencia contencioso administrativa consiste en:

“(…) el acaecimiento de hechos extraordinarios, imprevisibles y sobrevinientes a la celebración del contrato, ajenos a las partes (guerra, crisis económica grave), que afectan el equilibrio de económico de las prestaciones en forma grave y anormal para una de ellas, sin impedir su ejecución (álea económica). Es un principio de derecho administrativo (…) La teoría de la imprevisión persigue que las cosas vuelvan a su estado inicial cuando las bases económicas del contrato se afecten por hechos posteriores que revistan las características anotadas y sean de tal magnitud que ocasionen una ruptura grave de la simetría o igualdad de los derechos y obligaciones existentes al tiempo de su celebración, y aunque no impidan su cumplimiento, hacen excesivamente onerosa su ejecución para una de las partes y, correlativamente, generan una ventaja indebida o en exceso para la otra.”13

4. Las inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes; entendidas estas como la presencia en el contratista o en uno de los miembros de un consorcio o unión temporal de alguna o algunas de las causales previstas en la Constitución o la Ley para las inhabilidades e incompatibilidades con posterioridad a la adjudicación del contrato.

5. Los hechos ciertos conocidos por las partes antes de la adjudicación del contrato.

6. Los hechos físicamente imposibles de mitigar o controlar por alguna de las partes.

7. Los que corresponden a la Teoría del Hecho del Príncipe. La teoría del Hecho del Príncipe, conforme a la jurisprudencia contencioso administrativa consiste en:

“La causa que hace referencia a los actos de la administración como Estado, se refiere fundamentalmente al denominado “Hecho del Príncipe”, entendido como expresión de la potestad normativa, constitucional y legal, que se traduce en la expedición de leyes o actos administrativos de carácter general, los cuales pueden provenir de la misma autoridad contratante o de cualquier órgano del Estado. La Sala ha precisado, que el restablecimiento del equilibrio económico del contrato podrá proceder por dicha causa, si se afecta la ecuación financiera “en forma anormal o extraordinaria en detrimento del contratista”, haciendo más onerosa la ejecución del correspondiente contrato. ”14

6.2.9.4. Distribución de riesgos. La distribución de riesgos incluye el ejercicio de TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN del riesgo. A continuación se exponen los lineamientos del proceso de distribución de riesgos, de conformidad con lo establecido en el Documento CONPES 3714 y el manual de CCE.

13Consejo de Estado. Sección Tercera. Sentencia 28 junio de 2012. Consejera Ponente: Ruth Stella Correa Palacio. 14CONSEJO DE ESTADO. Sección Tercera. Consejero Ponente: Alier Hernández. N radicación: 21588. 7 de marzo de 2002


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La matriz de riesgos se elaborará para cada tipo de contratos, de acuerdo con los siguientes parámetros:

1. Incluye Riesgos Previsibles.

2. Excluye riesgos imprevisibles.

3. Determina claramente el riesgo, su tipificación o descripción.

4. Realiza la estimación o valoración del riesgo.

5. Asignación del riesgo a cada una de las partes.

6. Se determina la proporción o porcentaje de asunción del riesgo. En este punto es menester señalar que es política de la SIC evitar las confusiones y complicaciones derivadas de las co-responsabilidades entre contratante y contratista en la asunción de los riesgos, de tal forma que en los procesos de contratación de esta entidad no existirán riesgos compartidos y cada riesgo deberá ser asignado en el 100% por alguna de las partes salvo que el GTC lo autorice de manera expresa, por escrito y de manera motivada.

6.2.9.5. Establecimiento del contexto Como punto de partida la SIC deberá identificar el contexto en el cual interactúa la Entidad Estatal para conocer el ambiente social, económico y político, e identificar (i) sus propios Riesgos; (ii) los Riesgos comunes a sus Procesos de Contratación; y (iii) los Riesgos del Proceso de Contratación en particular.

6.2.9.6. Identificación y clasificación de los riesgos. Es el proceso de caracterización y descripción que hace la entidad de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que en su criterio pueden presentarse durante y con ocasión del Proceso de Contratación. En el proceso de tipificación, la entidad debe agrupar los riesgos dentro de clases que presenten características similares (clasificación). Para tales efectos, la SIC deberá realizar estudios y análisis de riesgos bajo los parámetros del principio de planeación. Para ello podrá utilizar los planes estratégicos, planes de acción, reportes de desempeño, presupuestos, riesgos identificados por otras Entidades Estatales, lluvia de ideas, paneles de expertos cuando la complejidad del Proceso de Contratación lo exige, análisis DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas), encuestas y cuestionarios. Una vez identificados lo riesgos, se deberá proceder a su clasificación, teniendo en cuenta su clase, fuente, etapa y tipo. En el proceso de clasificación, los funcionarios de la SIC podrán guiarse por la tipología de riesgos estipulada en el Documento CONPES sobre riesgos previsibles que a manera de ejemplo se cita, sin perjuicio del análisis que para cada caso en particular deberán realizar los funcionarios competentes:

• Riesgos económicos.


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Son aquellos que se derivan del comportamiento del mercado, tales como la fluctuación de los precios de los insumos, desabastecimiento y especulación de los mismos, entre otros.

• Riesgos Operacionales. Son aquellos riesgos asociados a la operatividad del contrato. Entre estos encontramos: la posibilidad de que el monto de la inversión no sea el previsto para cumplir el objeto del contrato. También se presenta la extensión del plazo, cuando los contratos se realizan en tiempos distintos a los inicialmente programados por circunstancias no imputables a las partes. Adicionalmente, se presenta por la posibilidad de no obtención del objeto del contrato como consecuencia de la existencia de inadecuados procesos, procedimientos, parámetros, sistemas de información y tecnológicos, equipos humanos o técnicos sin que los mismos sean imputables a las partes.

• Riesgos Financieros.

Este riesgo tiene dos componentes básicos: el riesgo de consecución de financiación o riesgo de liquidez, y el riesgo de las condiciones financieras. El primero se refiere a la dificultad de conseguir los recursos financieros, ya sea en el sector financiero o el mercado de capitales, para lograr el objetivo del contrato. El segundo hace referencia a los términos financieros de dichos recursos, entre estos encontramos plazos, tasas, garantías, contragarantías, refinanciaciones entre otros.

• Riesgos Tecnológicos.

Se refiere a eventuales fallos en las telecomunicaciones, advenimiento de nuevos desarrollos tecnológicos o estándares que deben ser tenidos en cuenta para la ejecución del contrato así como la obsolescencia tecnológica.

6.2.9.7. Evaluación y estimación del riesgo. La evaluación y estimación de los riesgos consiste en valorar la probabilidad de ocurrencia y el nivel de impacto de los riesgos que han sido tipificados, y que teniendo en cuenta su materialidad, requieren una valoración. Es una técnica que permite dar una aproximación de la magnitud del riesgo previsible de acuerdo con su probabilidad e impacto. La estimación se realizará mediante un trabajo interdisciplinario que reúna a las personas a cargo de los aspectos jurídicos, técnicos y financieros de la contratación a realizar y con fundamento en aspectos tales como la ocurrencia de hechos similares, el impacto que haya tenido su ocurrencia, así como la posibilidad de afectación para el proyecto sobre el cual se trabaja. Para estimar el impacto y la probabilidad de ocurrencia de un evento que afecte de manera negativa el Proceso de Contratación, se sugiere considerar fuentes de información como:

- Registros anteriores de la ocurrencia del evento en Proceso de Contratación propios y de otras Entidades Estatales.

- Experiencia relevante propia y de otras Entidades Estatales. - Prácticas y experiencia de la industria o el sector en el manejo del Riesgo identificado.


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- Publicaciones o noticias sobre la ocurrencia del Riesgo identificado. - Opiniones y juicios de especialistas y expertos. - Estudios técnicos.

Asimismo, para efectos de evaluar y categorizar el riesgo será necesario dirigirse a los parámetros establecidos por CCE en el manual de riesgos en el Proceso de Contratación. (Anexo No. 2)

6.2.9.8. Asignación y tratamiento del riesgo. Es el señalamiento que se hace de la parte contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de los hechos, eventos o circunstancias tipificadas, asumiendo el respectivo costo. Es el proceso de distribuir los riesgos de acuerdo con la capacidad de cada una de las partes para gestionarlo, controlarlo, administrarlo y mitigarlo. Así que desde los estudios previos y en el proyecto de pliego de condiciones, se deberá proponer la asignación de los riesgos, esto es, señalar cuál de los sujetos contractuales tendrá que soportar total o parcialmente el riesgo en caso de presentarse para luego discutir su distribución definitiva con los interesados en la audiencia de riesgo. Para el ejercicio de asignación de los riesgos previsibles, según el documento CONPES 3714, se deberá tener en cuenta aspectos como: el tipo y modalidad de contrato, la cantidad de información con la que cuenta la parte para la mitigación; las capacidades de los contratistas para su administración y la existencia en el mercado de garantías que constituyan soporte o respaldo financiero o asegurador del proyecto. Nota 1. Es política de la SIC evitar las confusiones y complicaciones derivadas de las co-responsabilidades entre contratante y contratista en la asunción de los riesgos, de tal forma que en los procesos de contratación de esta entidad no existirán riesgos compartidos y cada riesgo deberá ser asignado en el 100% por alguna de las partes, salvo que el GTC lo autorice de manera expresa, por escrito y de manera motivada. Nota 2. No se podrán incluir en los pliegos de condiciones ni en las matrices de riesgos traslados de riesgo o de responsabilidad en abstracto sin tipificación y estimación o cuantificación, ni se podrán establecer reglas en los pliegos de condiciones ni cláusulas contractuales que contengan previsiones que afecten o restrinjan el derecho al restablecimiento del equilibrio del contratista de manera abstracta, en virtud de lo establecido en el numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993.

6.2.9.9. Monitoreo de los riesgos La SIC deberá realizar un monitoreo contante los riesgos del Proceso de Contratación pues las circunstancias cambian rápidamente y los riesgos no son estáticos. La matriz y el plan de tratamiento deben ser revisadas constantemente y revisar si es necesario hacer ajustes al plan de tratamiento de acuerdo con las circunstancias. Además de lo anterior, la SIC deberá revisar la efectividad y el desempeño de las herramientas implementadas para su gestión. Para tal efecto la Oficina de Planeación, el GTC y el supervisor del contrato deberán realizar las actividades correspondientes al monitoreo según los manuales de CCE.

6.2.9.10. Política de manejo presupuestal de los riesgos previsibles.


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Si los riesgos previsibles son asignados al contratista, se entenderán siempre incorporados en la propuesta del mismo. Así, en caso de que el riesgo que se materialice haya sido aceptado por el contratista, no podrá alegarse por parte de este algún desequilibrio económico del contrato. Si de acuerdo a la asignación realizada, el riesgo queda a cargo de la SIC, en virtud de lo dispuesto en el numerales 13 y 14 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 se deberá constituir las reservas y compromisos presupuestales necesarios para atender las obligaciones derivadas de la asunción de los riesgos.

6.2.9.11. Audiencia de Riesgos. De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1150 en el caso de la licitación pública debe surtirse una audiencia especial para analizar y elaborar la propuesta definitiva de tipificación, estimación y asignación de riesgos previsibles. En las demás modalidades de selección de contratistas, cuando el GTC lo considere necesario se adelantará una audiencia especial para tales efectos; y en todo caso se permitirá a los interesados pronunciarse sobre la distribución de los riesgos en las observaciones al pliego de condiciones.

6.3. CONVENIOS CELEBRADOS POR LA SIC

Los convenios que celebran las entidades del Estado son un negocio jurídico bilateral en virtud del cual la administración se vincula con otra persona jurídica pública, con una persona natural o jurídica de carácter privado, o con un organismo internacional para alcanzar fines de interés mutuo en el marco de la ejecución de las funciones administrativas de la entidad pública. La SIC podrá celebrar los siguientes convenios:

a. Los convenios interadministrativos; b. Convenios de apoyo, colaboración, cooperación y/o asociación con el sector privado; c. Los convenios de cooperación internacional;

6.3.1. CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS Convenio interadministrativo es el “vínculo jurídico establecido mediante un acuerdo de voluntades celebrado entre dos o más personas jurídicas públicas con el objeto de coordinar, cooperar o colaborar en la realización de funciones administrativas de interés común a los sujetos contratantes.”15 La SIC deberá respetar los fundamentos constitucionales de esta figura que se encuentran en los artículos 113 y 209 de la Carta Política, los cuales desarrollan el mandato de colaboración armónica entre los diferentes órganos del Estado para la realización de sus fines y el principio de coordinación de las actuaciones para el adecuado cumplimiento de dichos fines.

15Chávez Marín, Augusto Ramón. Los Convenios de la administración: entre la gestión pública y la actividad contractual. Colección Textos de Jurisprudencia Editorial Universidad del Rosario. Pág. 79 y Pág. 132.


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Pese a la distinción que parte de la doctrina establece entre los conceptos de contrato interadministrativo y convenio interadministrativo16, en el presente manual se recoge la posición actual del Consejo de Estado según la cual se unifican esos dos conceptos. En este orden las características principales de los convenios o contratos interadministrativos son las siguientes:

1. Constituyen verdaderos contratos en los términos del Código de Comercio cuando su objeto lo constituyen obligaciones patrimoniales; 2. Tienen como fuente la autonomía contractual; 3. Son contratos nominados puesto que están mencionados en la ley; 4. Son contratos atípicos desde la perspectiva legal dado que se advierte la ausencia de unas normas que de manera detallada los disciplinen, los expliquen y los desarrollen, como sí las tienen los contratos típicos, por ejemplo compra venta, arrendamiento, mandato, etc. 5. La normatividad a la cual se encuentran sujetos en principio es la del Estatuto General de Contratación, en atención a que las partes que los celebran son entidades estatales y, por consiguiente, también se obligan a las disposiciones que resulten pertinentes del Código Civil y del Código de Comercio; 6. Dan lugar a la creación de obligaciones jurídicamente exigibles; 7. Persiguen una finalidad común a través de la realización de intereses compartidos entre las entidades vinculadas; 8. La acción mediante la cual se deben ventilar las diferencias que sobre el particular surjan es la de controversias contractuales.17

Como se puede observar una característica fundamental es la búsqueda común de intereses compartidos o fines complementarios.18 Algunas modalidades de convenios interadministrativos son:

6.3.1.1. Convenios de Asociación entre Entidades Públicas

16Ibídem. Págs. 140 y 141. 17Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo - Sección Tercera, Consejero ponente (E): MAURICIO FAJARDO GOMEZ. Bogotá D.C., 23 de junio de 2010, Radicación número: 66001-23-31-000-1998-00261-01(17860) 18 Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, Concepto del 30 de abril de 2008, Radicación Número: 11001-03-06-000-2008-00013-00(1881), Actor: Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial, Consejero Ponente: Enrique José Arboleda.


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Definidos en el artículo 95 de la Ley 489 de 1998, conllevan a la asociación entre entidades públicas para el cumplimiento de funciones administrativas o prestar conjuntamente servicios a su cargo mediante la celebración de convenios interadministrativos o la conformación de personas jurídicas sin ánimo de lucro, que se sujetan a las disposiciones del Código Civil.

6.3.1.2. De actividades científicas y tecnológicas

El Decreto 393 de 1991 establece los Convenios entre entidades públicas para adelantar actividades científicas y tecnológicas, y proyectos de investigación y creación de tecnologías.

6.3.1.2.1. Procedimiento De conformidad con el artículo 2.4.c) de la Ley 1150 y con los artículos 73 y 76 del Decreto 1510 de 2013, las entidades consagradas en el artículo 2 de la Ley 80 celebrarán los contratos entre ellas bajo la modalidad de CONTRATACIÓN DIRECTA, siempre que las obligaciones del contrato tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora. Sobre el procedimiento para celebrar estos convenios, el presente manual contiene un capítulo especial en relación con la modalidad de contratación directa.

6.3.2. CONVENIOS DE APOYO, COLABORACIÓN, COOPERACIÓN Y/O ASOCIACIÓN CON EL SECTOR PRIVADO

Así como las entidades públicas pueden celebrar convenios interadministrativos para el logro de fines conjuntos, pueden también celebrar este tipo de acuerdos con empresas privadas, para la consecución de fines de utilidad para toda la sociedad que interesan tanto a ese particular como a la entidad pública correspondiente.19 El fundamento de dicha participación de los particulares en la actividad e intereses estatales se consagra en la propia Constitución Política, desde el preámbulo y el artículo primero, que establecen un estado democrático y participativo y que reconocen la primacía del interés general. Igualmente, en los artículos 26, 356, 48, 49, 67, y 35520 la SIC ha encontrado la base constitucional de la participación privada en los intereses de la administración. Estos convenios administrativos, a pesar de consistir en la búsqueda de fines comunes, constituyen verdaderos negocios jurídicos, y por ende se rigen por el Estatuto General de Contratación de la administración pública, salvo que la normatividad aplicable a determinado acuerdo establezca un régimen específico distinto.21 Algunas modalidades de convenios con particulares son:

19Chávez Marín, Augusto Ramón. Los Convenios de la administración: entre la gestión pública y la actividad contractual. Colección Textos de Jurisprudencia Editorial Universidad del Rosario. Págs 325. 20 Ver Chávez Marín, op cit. Pág. 323. 21Chávez Marín, op cit. Pág. 333.


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6.3.2.1. Convenios de apoyo con personas sin ánimo de lucro. El artículo 355 constitucional establece los denominados Convenios de Apoyo, consistentes en la posibilidad para las entidades públicas de celebrar convenios de colaboración con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad para impulsar programas y actividades de interés público acordes con el Plan Nacional y los planes seccionales de Desarrollo, los cuales se encuentran en la actualidad regulados por los Decretos 777 de 1992, 1403 de 1992 y 2459 de 1993.22

6.3.2.2. Convenios de asociación con particulares y/o creación de personas jurídicas. De conformidad con el artículo 96 de la Ley 489 de 1998, la SIC podrá celebrar convenios de asociación o crear personas jurídicas independientes con particulares para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones de la SIC.

6.3.2.3. Convenios para la asignación de funciones administrativas a particulares. De conformidad con el artículo 111 de la Ley 489 la SIC podrá celebrar convenios con particulares para conferirles el ejercicio de funciones administrativas con el propósito de cumplir los objetivos, metas y funciones de la entidad, de acuerdo con lo establecido en la Constitución política y en la ley. Parágrafo. La modalidad de selección del particular de que trata los Convenios para la asignación de funciones administrativas a particulares, será la establecida en la Ley 80 en concordancia con el artículo 111 de la Ley 489.

6.3.2.4. Convenios Especiales de Cooperación. Acuerdos suscritos entre la Nación o sus entidades descentralizadas y particulares para adelantar actividades científicas y tecnológicas, proyectos de investigación y creación de tecnologías que no dan lugar al nacimiento de una nueva persona jurídica. En virtud de estos convenios las partes aportan recursos de distinto tipo para facilitar, fomentar, desarrollar y alcanzar en común algunos de los propósitos contemplados en el Decreto 393 de 1991 (Ley 1286 de2009). De conformidad en lo establecido en la norma aludida, el convenio especial de cooperación debe constar por escrito y contener como mínimo cláusulas que determinen: su objeto, término de duración, mecanismos de administración, sistemas de contabilización, causales de terminación y cesión.

6.3.2.5. Procedimiento para la celebración de convenios con particulares.

22 Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil. Consejero ponente: LUIS FERNANDO ALVAREZ JARAMILLO, veintitrés (23) de febrero de dos mil seis (2006). Radicación número: 11001-03-06-000-2005-01710-00.


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- La dependencia interesada en la celebración del convenio realizará un análisis económico (Ver Anexo No. 6) y un estudio previo que debe contener, entre otros, los siguientes aspectos: i) la conveniencia y oportunidad de la celebración del convenio, ii) la cuantificación de los aportes de las partes, iii) el o los objetivos comunes perseguidos, iv) las obligaciones de las partes, v) el funcionario que tendrá a cargo la vigilancia, orientación y control de la ejecución, vi) las causales de terminación o disolución, vii) los protocolos de comunicaciones, viii) los plazos o etapas de ejecución, ix) los productos o resultados esperados. - La dependencia solicitante pide a la Dirección Financiera la expedición del CDP, cuando el convenio implica recursos, y lo remite junto con el estudio previo y los documentos que soportan la causal de contratación directa, cuando sea el caso. - El coordinador del GTC asigna a uno de los funcionarios del grupo para que revise la documentación y elabore el proyecto de convenio. De haber cambios, ajustes o complementaciones, el funcionario asignado los devuelve con memorando a la dependencia solicitante, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la asignación, de no haberlos continúa con el trámite. - El profesional asignado del GTC revisa la documentación, proyecta el acto administrativo de justificación en los casos de contratación directa, junto con la minuta del contrato, y lo remite al coordinador. - Una vez proyectado el Convenio por el profesional del GTC, lo envía al coordinador del GTC para su aprobación. - Una vez proyectado el Convenio por el GTC, y previo visto bueno del Director Administrativo, el Ordenador del Gasto firma el convenio.

6.3.3. CONVENIOS DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL. Los contratos o convenios con organismos internacionales, se regirán por lo señalado en el artículo 157 del Decreto 1510 de 2013. De este modo, cuando los convenios sean financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al 50 % del valor de los mismos con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales, podrán someterse a los reglamentos de las entidades de cooperación internacional y escaparán a los procedimientos del Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública. En caso contrario, los contratos o convenios que se celebren en su totalidad o en sumas iguales o superiores al cincuenta por ciento (50%) con recursos de origen nacional se someterán al Decreto 1510. Así mismo, los contratos con personas extranjeras de derecho público se celebrarán y ejecutarán según se acuerde entre las partes. Los contratos celebrados y ejecutados en el exterior se podrán regir por las reglas del país en donde se hayan suscrito, a menos que deban cumplirse en Colombia, de conformidad con el artículo 13 inciso segundo de la Ley 80 de 1993. La reglamentación de la cooperación internacional se encuentra contenida en el Manual de Cooperación Internacional de la SIC.


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6.4. PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN EN LA SIC.

6.4.1. GENERALIDADES.

6.4.1.1. Discrecionalidad en el uso de la modalidad de selección. ¿Qué dependencia define la modalidad y cómo lo hace?

El GTC es la dependencia que definirá cual es la modalidad de contratación para el caso concreto. Para lo cual deberá adecuar las necesidades de la contratación al Estatuto General de Contratación, a la Ley 1150 de 2007 y al Decreto 1510 de 2013, y deberá aplicar estrictamente la modalidad que se define en la normatividad. De tal forma que los funcionarios deberán acoger el mecanismo de selección determinado por el legislador y no podrán aplicar modalidades de selección distintas a las establecidas por el legislador so pretexto de tratarse de un mecanismo más exigente ni so pretexto de garantizar el principio de transparencia.

6.4.1.2. Tipología contractual

Se recalca la necesidad de tener presente las características de cada contrato teniendo en cuenta que la tipología contractual influye en el método de selección del contratista y en otros puntos de suma importancia, tales como los riesgos y garantías. De acuerdo con el Estatuto de Contratación en su artículo 32, son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere el artículo 2 del estatuto, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad, así como los que, a título enunciativo, se definen a continuación:

a) Contrato de Obra: Son contratos de obra los que tienen por objeto la construcción y en general, la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. Este contrato principalmente consiste en la construcción de obras de ingeniería civil y es necesario diferenciarlo de los trabajos de mantenimiento regulares de las instalaciones de la Entidad.

b) Consultoría: Son contratos de consultoría los que tienen por objeto realizar estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. Según el Consejo de Estado en sentencia del 30 de noviembre de 2006 el contrato consultoría se diferencia del contrato de prestación de servicios por lo siguiente:


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“En principio se puede establecer una diferencia sustancial entre estos dos tipos de contratos, pues, el de consultoría consiste, básicamente, en la realización de estudios, diseños y en la asesoría técnica al control y supervisión de proyectos, así como en la interventoría y en la gerencia y dirección de obras o proyectos, lo cual encierra una variedad muy amplia de actividades, todas ellas regidas por un común denominador de índole técnico y cargadas de un matiz especializado en la ejecución de este tipo de contratos. De este modo, el contrato de consultoría se caracteriza porque sus obligaciones tienen un carácter marcadamente intelectual, como condición para el desarrollo de las actividades que le son propias, aunque también se asocia con la aplicación de esos conocimientos a la ejecución de proyectos u obras. De otro lado, el contrato de prestación de servicios tiene un contenido más amplio, porque la ley 80 establece, en forma general, que su objeto consiste en el desarrollo de “... actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad”, contexto en el cual se pueden incluir actividades técnicas y no técnicas, profesionales o no, pues lo que determina esta clase de contratos es que las obligaciones se relacionen con la administración y/o el funcionamiento de la entidad. Adicionalmente, es requisito legal para celebrar estos contratos, con personas naturales, que la entidad pública no cuente con personal de planta para ejecutar las tareas o que se requieran conocimientos especializados. Puede deducirse de todo esto que el criterio de distinción entre un contrato de consultoría y uno de prestación de servicios, cuando se presentan conflictos sobre el tipo de los mismos, parte de un criterio residual, que se formula de la siguiente manera: Todos los contratos que se encuadren en la descripción legal sobre lo que es una consultoría corresponderá a dicho tipo legal; los demás serán contratos de prestación de servicios. La razón de ese criterio reside en la especialidad de la definición, ya que la noción de contrato de consultoría es de menor alcance y más concreta que la de prestación de servicios. Además, la distinción entre estos dos contratos también se expresa en otros aspectos, como por ejemplo: i) en los contratos de consultoría no se pueden pactar cláusulas exorbitantes, porque la ley no lo autoriza; mientras que en los contratos de prestación de servicios es posible que las partes las pacten -art. 14, num. 2, inc. 2-, ii) para celebrar un contrato de consultoría, que sea producto de un concurso público, es necesario que los oferentes estén inscritos en el RUP -art. 22, inc. 1-, mientras que los contratos de prestación de servicios no lo requieren -art. 22, inc. 6-, iii) los contratistas de prestación de servicios requieren estar afiliados al régimen de seguridad social en salud y de pensiones, mientras que los de consultoría no lo requieren -art. 50, ley 789 de 2003-, iv) el contrato de consultoría exige, cuando el valor supera la menor cuantía, que sea celebrado por el proceso de concurso público, mientras que el de prestación de servicios se puede celebrar en forma directa, en las condiciones previstas en el art. 24.1, lit. d), entre otras diferencias, como las de tipo fiscal, contenidas en el Estatuto Tributario. Nota de Relatoría: Ver sentencia C-154 de 1997 de la Corte Constitucional.”

c) Prestación de servicios: Son contratos de prestación de servicios los que tienen por objeto desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable. Según la Corte Constitucional en sentencia C-094 de 2003, el contrato de prestación de servicios es:


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“.Como puede advertirse, el contrato de prestación de servicios es una modalidad de contrato estatal que se suscribe con personas naturales o jurídicas con el objeto de realizar actividades desarrolladas con la administración o funcionamiento de una entidad pública pero tratándose de personas naturales, sólo puede suscribirse en el evento que tales actividades no puedan ser cumplidas por los servidores públicos que laboran en esa entidad o en caso que para su cumplimiento se requieran conocimientos especializados con los que no cuentan tales servidores. Se trata de un acto reglado, cuya suscripción debe responder a la necesidad de la administración y a la imposibilidad de satisfacer esa necesidad con el personal que labora en la entidad pública respectiva pues si esto es posible o si en tal personal concurre la formación especializada que se requiere para atender tal necesidad, no hay lugar a su suscripción. Es claro, entonces, que el contrato de prestación de servicios es un contrato estatal que tiene como objeto una obligación de hacer, que se caracteriza por la autonomía e independencia del contratista, que tiene una vigencia temporal y que no genera prestaciones sociales por tratarse de un contrato estatal y no de una relación laboral.”

d) Concesión: Son contratos de concesión los que tienen por objeto otorgar a una persona llamada concesionario la prestación, operación explotación, organización o gestión, total o parcial, de un servicio público, o la construcción, explotación o conservación total o parcial, de una obra o bien destinados al servicio o uso público, así como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada prestación o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la entidad concedente, a cambio de una remuneración que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valorización, o en la participación que se le otorgue en la explotación del bien, o en una suma periódica, única o porcentual y, en general, en cualquier otra modalidad de contraprestación que las partes acuerden.

e) Encargos fiduciarios y fiducia pública: Los encargos fiduciarios que celebren las entidades estatales con las sociedades fiduciarias autorizadas por la Superintendencia Financiera, tendrán por objeto la administración o el manejo de los recursos vinculados a los contratos que tales entidades celebren. Los encargos fiduciarios y los contratos de fiducia pública sólo podrán celebrarse por las entidades estatales con estricta sujeción a lo dispuesto en el presente estatuto, únicamente para objetos y con plazos precisamente determinados. En ningún caso las entidades públicas fideicomitentes podrán delegar en las sociedades fiduciarias la adjudicación de los contratos que se celebren en desarrollo del encargo o de la fiducia pública, ni pactar su remuneración con cargo a los rendimientos del fideicomiso, salvo que éstos se encuentren presupuestados.

6.4.1.3. Modalidades de selección del contratista. Las modalidades de selección que podrán utilizarse en los procesos de contratación de la SIC son las que se enumeran a continuación:

1. Licitación pública. 2. Selección Abreviada. 3. Concurso de Méritos. 4. Contratación directa.


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5. Mínima cuantía.

6.4.2. LICITACIÓN PÚBLICA. Convocatoria pública que opera como regla general de contratación, de conformidad con el artículo 2, numeral 1, de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 38 y 39 del Decreto 1510 de 2013.

6.4.2.1. Procedimiento de la Licitación Pública. Debe seguirse el procedimiento establecido en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993. - Etapa previa a la apertura. La dependencia solicitante deberá elaborar los Documentos Previos establecidos en el artículo 20 del Decreto 1510 y un análisis económico de conformidad con el artículo 15 del mismo decreto (Ver Anexo No. 6). La dependencia solicitante requerirá a la Dirección Financiera la expedición del CDP, y lo remitirá junto con el FORMATO ESTUDIO PREVIO OTRAS MODALIDADES DE CONTRATACIÓN GA01-F03 al GTC. - Proyecto de pliego de condiciones. El coordinador del GTC asigna a uno de los funcionarios del grupo para que revise los Documentos Previos (FORMATO LISTADO DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS GA01-F05) y estructure jurídicamente el proyecto de pliego de condiciones, así como el área solicitante y la Dirección Financiera deberá estructurar el contenido técnico y financiero del pliego de condiciones De necesitarse ajustes, cambios o más información se devuelve la documentación con memorando a la dependencia solicitante, dentro de un plazo máximo de cinco (5) días hábiles a su asignación; de no tener observaciones ni requerir ajustes continúa con el trámite. - Aprobación del proyecto de pliego de condiciones. Una vez elaborado el proyecto de pliego de condiciones, el profesional de GTC pondrá a consideración el pliego a la parte técnica y financiera para aprobarlo, dentro de un plazo máximo de tres (3) días hábiles siguientes al envío de la solicitud que realice el profesional encargado del GTC. - Aviso de convocatoria. El profesional asignado del GTC proyectará el aviso de convocatoria de conformidad con los Documentos Previos recibidos, el cual debe contener los requisitos mencionados en el artículo 21 del Decreto 1510 de 2013 y en el presente Manual. - Aprobación aviso de convocatoria. El Coordinador del GTC aprobará el aviso de convocatoria, y autoriza al profesional asignado para su publicación. - Publicación de aviso de convocatoria. El profesional asignado publicará el aviso de convocatoria en la página web de la entidad y en el SECOP, junto con los Documentos Previos y el proyecto de pliego de condiciones. Dicha publicación se deberá hacer en la fecha de su expedición o a más tardar dentro de los tres días hábiles siguientes, la publicación se hará antes o al mismo tiempo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones, pero con diez (10) hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura. De conformidad con el artículo 19 del Decreto 1510, la entidad estatal estará obligada a publicar oportunamente el aviso de convocatoria y el proyecto


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de pliegos de condiciones en el SECOP para que los interesados en el proceso de contratación puedan presentar observaciones o solicitar aclaraciones en los términos previstos en el artículo 23 del decreto. . - Avisos licitación. El profesional del GTC, dentro de los diez (10) a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura de la licitación publicará hasta tres (3) avisos con intervalos entre dos (2) y cinco (5) días calendario, según lo exija la naturaleza, objeto y cuantía del contrato, en la página Web de la entidad contratante y en el SECOP. - Observaciones al proyecto de pliego de condiciones. De conformidad con el artículo 23 del Decreto 1510 de 2013, los oferentes a partir de la publicación del proyecto de pliego de condiciones podrán presentar observaciones sobre el mismo: (a) durante un término de diez (10) días hábiles en la licitación pública; y (b) durante un término de cinco (5) días hábiles en la selección abreviada y el concurso de méritos. Las observaciones pueden ser remitidas físicamente o por correo electrónico. - Estudio de las observaciones al proyecto de pliego de condiciones. El profesional asignado del GTC remitirá por correo electrónico al área solicitante y al Director Financiero, así como a la dependencia competente cuando ésta haya participado en etapa previa, las observaciones al proyecto de pliegos de condiciones en lo que respecta a los temas técnicos y financieros, según corresponda. Los aspectos jurídicos serán analizados por el GTC. - Ajustes al proyecto de pliego de condiciones. En caso que las observaciones planteadas al proyecto de pliego de condiciones sean consideradas relevantes y procedentes por parte de las áreas señaladas en el punto anterior, proyectarán los respectivos ajustes al proyecto de pliego de condiciones y los remitirán al profesional asignado del grupo de contratos. En caso que no se consideren procedentes las observaciones, así lo justificará el área respectiva mediante escrito que remitirá al Grupo de Trabajo de Contratación. - Publicación de las Observaciones al proyecto del pliego de condiciones y de sus respuestas. El profesional asignado del GTC publicará las observaciones presentadas al proyecto de pliego de condiciones y las respuestas a las mismas, dentro del término establecido en el cronograma del proceso de selección. - Pliego de condiciones definitivo. El Profesional asignado del GTC elaborará el pliego de condiciones definitivo, donde se establecerán los requisitos estipulados en el artículo 22 del Decreto de 2013 y los demás que establezcan las normas pertinentes. - Citación al Comité de Asesor de Contratación. El coordinador del GTC solicita la citación al Comité Asesor en contratación para la aprobación de los pliegos definitivos. - Aprobación de la apertura del proceso. Una vez aprobados los pliegos por el Comité Asesor de Contratación, el profesional asignado del GTC proyectará el acto administrativo de carácter general que ordena la apertura del proceso. El Ordenador del Gasto firmará la resolución que ordena la apertura del proceso. - Apertura del proceso. El profesional asignado del GTC numerará y publicará el acto administrativo de apertura del proceso, junto con los pliegos de condiciones definitivos. De conformidad con el artículo 24 del Decreto 1510 de 2013, la Entidad Estatal deberá expedir la resolución de apertura del proceso de selección, señalando lo siguiente:


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a) El objeto de la contratación a realizar. b) La modalidad de selección que corresponda a la contratación. c) El Cronograma. d) El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar los pliegos de condi-ciones y los

estudios y documentos previos. e) La convocatoria para las veedurías ciudadanas. f) El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas

correspondientes.

- Audiencias obligatorias. En la etapa de selección de la licitación son obligatorias las audiencias de: a) asignación de riesgos, y b) adjudicación. Si a solicitud de algún interesado es necesario adelantar una audiencia para precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, este tema se tratará en la audiencia de asignación de riesgos. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para presentar propuestas, el Director Administrativo o quien él designe, realizará la audiencia para para la tipificación, estimación y asignación de riesgos previsibles. A la audiencia podrán asistir y participar todas las personas interesadas, quienes podrán asistir personalmente, su representante o autorizado. - Adendas. Los proponentes podrán presentar observaciones al pliego de condiciones definitivo en las fechas establecidas en el cronograma del proceso de selección. Las respuestas a las mismas deberán ser publicadas en el SECOP según el cronograma. En caso de ser procedentes las observaciones, el GTC elaborará y publicará las adendas del pliego de condiciones, entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m. Las adendas deberán cumplir con lo dispuesto en el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011, el cual establece que, dichas adendas no podrán expedirse dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el término del mismo. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles y horarios laborales. Sin embargo, de acuerdo con el artículo 25 del Decreto 1510, la entidad estatal podrá expedir adendas para modificar el cronograma una vez vencido el término para la presentación de ofertas y antes de la adjudicación del contrato. - Presentación de propuestas. Los oferentes deberán presentar sus propuestas, la cuales deberán referirse y sujetarse a todos y cada uno de los puntos contenidos en el pliego de condiciones. El plazo para la presentación de propuestas será el especificado en pliego de condiciones. Cuando lo estime conveniente la entidad interesada o cuando lo soliciten las dos terceras partes de las personas que hayan retirado pliegos de condiciones, dicho plazo se podrá prorrogar, antes de su vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado. - Evaluaciones. El Coordinador del GTC remitirá las propuestas recibidas al Comité Evaluador, con el fin de adelantar las evaluaciones y verificaciones técnicas, jurídicas, financieras y de experiencia. El Comité Evaluador, evaluará las propuestas en el término señalado en el pliego de condiciones. El informe de evaluación se deberá remitir al GTC a quien se informará cuando los proponentes deban aclarar algún requisito habilitante. - Requerimientos. Durante el término de evaluación, podrán ser requeridas por escrito aclaraciones y/o documentación no necesaria para la comparación de las propuestas presentadas por el oferente y en todo caso


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hasta antes de la adjudicación, indicando el plazo para subsanar los requerimientos realizados por la Entidad, de conformidad con el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 y las normas vigentes en la materia. - Publicación de los informes de evaluación, consolidado y traslado. El profesional asignado del GTC, recibirá el informe de verificación y evaluación proveniente de los miembros del Comité Evaluador y publicará en el SECOP los resultados, durante cinco (5) días hábiles, para el traslado a los interesados. Igualmente se publicará un consolidado de las evaluaciones determinando el orden de elegibilidad de las propuestas presentadas. - Observaciones a los Informes de evaluación. Los proponentes podrán presentar observaciones a los informes de evaluación. En ejercicio de esta facultad los proponentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. - Cuadernillo de Preguntas y Respuestas. El Comité de Evaluación revisará las observaciones, aclaraciones y subsanaciones presentadas, proyectará las respuestas a las observaciones y elaborará el informe final de verificación y evaluación, el cual hace parte integral de la adjudicación - Citación al Comité de Contratación. El coordinador del GTC citará al Comité Asesor en Contratación para poner en conocimiento la recomendación de la adjudicación. - Audiencia de Adjudicación. El Profesional asignado del GTC deberá proyectar el proyecto de la resolución de adjudicación el cual podrá ser publicado en el SECOP. Esta audiencia de adjudicación se desarrollará de conformidad con el artículo 39 del Decreto 1510 de 2013 y con lo establecido en el presente Manual y en el Pliego de Condiciones respectivo. El procedimiento es el siguiente:

1. En la audiencia los oferentes pueden pronunciarse sobre las respuestas dadas por la Entidad a las observaciones presentadas respecto del informe de evaluación. Si hay pronunciamientos que a juicio de la Entidad requiere análisis adicional y su solución puede incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia podrá suspenderse por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado. 2. La Entidad deberá conceder el uso de la palabra por una única vez al oferente que así lo solicite, para que responda a las observaciones que sobre la evaluación de su oferta hayan hecho los intervinientes. 3. Toda intervención debe ser hecha por la persona o las personas previamente designadas por el oferente, y estar limitada a la duración máxima que la entidad estatal haya señalado con anterioridad. 4. La Entidad podrá prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo de adjudicación siempre que lo haya publicado en el SECOP con antelación. 5. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a adoptar la decisión que corresponda.

- Acto administrativo de adjudicación o de declaratoria de desierto. El Ordenador del Gasto deberá firmar la resolución de adjudicación o de declaratoria de desierta para que el profesional asignado numere y publique el acto administrativo y notifique al proponente ganador, si no fue notificado en la audiencia, de ser el caso, y


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comunique a los demás interesados. De no ser adjudicado el proceso se declarará desierto, y se procederá a notificar a los proponentes no favorecidos. La declaratoria de desierta de la licitación únicamente procederá por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva, o por la no presentación de ofertas y se declarará en acto administrativo en el que se señalarán en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisión. - Revocatoria directa. De conformidad con el artículo 9 de la Ley 1150 de 2007, el acto de adjudicación es irrevocable y obliga a la entidad y al adjudicatario. No obstante lo anterior la Ley señala dos excepciones a la irrevocabilidad del acto:

g) Cuando se presente una causal de inhabilidad o incompatibilidad dentro del plazo comprendido entre

la adjudicación del contrato y la suscripción del mismo. h) Cuando se demuestre que el acto se obtuvo por medios ilegales.

Por tanto, cuando se den alguna de las circunstancias anteriores, la SIC deberá revocar el acto de adjudicación. - Minuta del contrato. El profesional del GTC elaborará la minuta del contrato y lo remitirá al coordinador del grupo y al Director Administrativo para su visto bueno. El coordinador del GTC y el Director Administrativo revisarán y darán el visto bueno a la minuta. Luego el contrato es remitido al Ordenador del Gasto para su firma y con posterioridad se cita al contratista para firmar, con el fin de perfeccionarlo. - Legalización y ejecución: Una vez perfeccionado el contrato el profesional del GTC realizará el trámite requerido para la legalización y ejecución del contrato y proyectará el oficio al supervisor del mismo comunicando la designación realizada en el contrato respectivo como supervisor. - No suscripción del contrato. Si el adjudicatario no suscribe el contrato correspondiente dentro del término que se haya señalado, quedará a favor de la entidad contratante, en calidad de sanción, el valor del depósito o garantía constituidos para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de los citados depósito o garantía. En este evento, la entidad estatal mediante acto administrativo debidamente motivado, podrá adjudicar el contrato, dentro de los quince (15) días siguientes, al proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la entidad. En aquellos casos en que la entidad declare la caducidad del contrato y se encuentre pendiente de ejecución un porcentaje igual o superior al cincuenta por ciento (50%) del mismo, con excepción de los contratos de concesión, se podrá contratar al proponente calificado en el segundo lugar en el proceso de selección respectivo, previa revisión de las condiciones a que haya lugar.

6.4.2.2. Presentación dinámica de la oferta mediante subasta inversa. De conformidad con el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, la Entidad podrá optar por emplear la subasta inversa, estableciéndose los márgenes mínimos de mejora de ofertas. El área solicitante, previo visto bueno del GTC, podrá determinar la aplicación del mecanismo de subasta inversa para conformar dinámicamente las ofertas en la Licitación Pública.


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- En el pliego de condiciones, el área solicitante estructuradora del pliego de condiciones establecerá las variables técnicas y económicas sobre las cuales los proponentes podrán realizar la puja. En ningún caso el precio ofrecido será la única variable sometida a conformación dinámica. - Los pliegos deberán determinar la fecha para la presentación de los documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos habilitantes y de las condiciones adicionales para determinar los oferentes que pueden continuar en el proceso de selección. La subasta inversa para la conformación dinámica de la oferta deberá realizarse con los oferentes habilitados, en la fecha y hora previstas en los pliegos de condiciones. - A la audiencia de subasta inversa asistirá el Ordenador del Gasto, la que se realizará en la fecha y hora señalada en el pliego de condiciones y de la misma se levantará un acta que recoja todo lo ocurrido. En la subasta, los oferentes deberán presentar su oferta inicial con las variables dinámicas, de conformidad con los pliegos de condiciones, la cual puede ser mejorada con los lances hasta la conformación de la oferta definitiva. Se tomará como definitiva la oferta inicial realizada por el oferente que no presente lances en la subasta.

6.4.3. SELECCIÓN ABREVIADA.

Modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

6.4.3.1. Causales. Las causales de selección abreviada son las contenidas en las normas jurídicas vigentes (artículo 2 numeral 2 de la Ley 1150 de 2007). En el presente Manual se hará referencia a las causales más utilizadas en la SIC, a saber:

• Adquisición de bienes y servicios de característica técnicas uniformes y de común utilización.

De conformidad con el artículo 3 del Decreto 1510 de 2013 son los bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición y a los que se refiere el literal (a) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. Para la adquisición de estos bienes y servicios las entidades deberán hacer uso de procedimientos de subasta inversa o de instrumentos de compra por catálogo derivados de la celebración de Acuerdos Marco de Precios o de procedimientos de adquisición en bolsas de productos; Nota 1. No se consideran de características técnicas uniformes y de común utilización las obras públicas y los servicios intelectuales. Nota 2. No se podrán individualizar bienes y servicios de carácter homogéneo mediante el uso de marcas, salvo que el área solicitante, previa aprobación del área competente, cuando corresponda, justifique de manera seria y objetiva la particular necesidad de determinada marca.


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• Menor Cuantía.

Se utiliza para la adquisición de bienes y servicios que por su cuantía no se enmarcan en la licitación y que por su objeto están fuera de la subasta inversa. Y su procedimiento se adelanta de conformidad con la Ley 1150 de 2007 y artículo 59 del Decreto 1510 de 2013.

• Declaratoria de desierta de la Licitación Pública.

De conformidad con el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, la selección abreviada de menor cuantía es procedente cuando la licitación ha sido declarada desierta. En estos casos, si persiste la necesidad de contratar, el GTC a solicitud del área interesada, podrá iniciar un proceso de selección abreviada dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta y podrá prescindir de: a) recibir manifestaciones de interés, y b) realizar el sorteo de oferentes. Nota 1. Podrán modificarse los elementos de la contratación que hayan sido determinantes para la declaratoria de desierta, sin que pueda cambiarse el Objeto de la contratación, a solicitud de la Dependencia solicitante, de la Dirección Financiera y/o del Grupo de Trabajo de Contratación, según el aspecto de que se trate.

• Enajenación de Bienes del Estado.

Para la enajenación de bienes del Estado, la SIC podrá adelantar a través de procesos de selección abreviada, mediante convocatoria pública y previa elaboración de los estudios previos y pliegos de condiciones, de que tratan el artículo 88 y siguientes del Decreto 1510 de 2013. .

6.4.3.2. Etapa previa común a la apertura del proceso de selección abreviada.

Esta etapa previa es común a todos los procedimientos de selección abreviada. - Estudios previos. La dependencia solicitante elaborará y remitirá los Estudios y Documentos previos de acuerdo a los parámetros establecidos en el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, indicando la causal para la procedencia de la modalidad de Selección Abreviada, así como el procedimiento aplicable. La dependencia solicitante pedirá a la Dirección Financiera la expedición del CDP, y lo remitirá junto con FORMATO ESTUDIO PREVIO OTRAS MODALIDADES DE CONTRATACIÓN GA01-F03 al GTC. - Proyecto de pliego de condiciones. El coordinador del GTC asigna a uno de los funcionarios del grupo para que revise la documentación (FORMATO LISTADO DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS GA01-F05) y elabore el proyecto de pliego de condiciones de conformidad con el artículo 22 y 44 del Decreto 1510 de 2013. De requerirse ajustes, cambios o más información, se devolverá la documentación con memorando a la dependencia solicitante, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su asignación, de no haberlos continúa con el trámite. - Aprobación del proyecto de pliego de condiciones. Una vez elaborado el proyecto de pliego de condiciones, el profesional de GTC pondrá a consideración el pliego a la parte técnica y financiera para aprobarlo, dentro de un plazo máximo de tres (3) días hábiles siguientes al envío de la solicitud que realice el profesional encargado del GTC.


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- Aviso de convocatoria. El profesional asignado del GTC elaborará el proyecto de aviso de convocatoria de conformidad con los Estudios y Documentos previos recibidos .El coordinador del GTC deberá aprobar el aviso de convocatoria que debe contener los requisitos mencionados en el presente Manual y autoriza al profesional asignado para que lo publique. - Publicación aviso de convocatoria. El profesional asignado publicará el aviso de convocatoria, junto con los estudios previos, documentos soporte, y el proyecto de pliego de condiciones en el SECOP y en la página WEB de la entidad. Dicha publicación se hace en la fecha de su expedición o a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, la publicación se hará antes o al mismo tiempo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones, el cual se deberá publicar con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles anteriores a la fecha del acto que ordena la apertura. - Observaciones. El posible oferente a partir de la publicación del proyecto de pliego de condiciones podrá presentar observaciones sobre el mismo. Las observaciones pueden ser remitidas físicamente o por correo electrónico. - Estudio de las observaciones al proyecto de pliego de condiciones. El profesional asignado del GTC remitirá por correo electrónico al área solicitante y a la Dirección Financiera, así como a la dependencia competente cuando ésta haya participado en etapa previa, las observaciones al proyecto de pliegos de condiciones en lo que respecta a temas técnicos, económicos y financieros, los aspectos jurídicos serán evaluados por el GTC. - Ajustes al proyecto de pliego de condiciones. En caso que las observaciones planteadas al proyecto de pliego de condiciones sean consideradas relevantes y procedentes por parte de las áreas señaladas en el punto anterior, proyectarán los respectivos ajustes al pliego de condiciones y los remitirán al profesional asignado del GTC. En caso que no se consideren procedentes las observaciones, así lo justificará el área respectiva mediante escrito que remitirá al Grupo de Trabajo de Contratación. - Publicación de observaciones al proyecto de pliego. El profesional asignado publicará las observaciones presentadas al proyecto de pliego de condiciones y las respuestas a las observaciones, dentro del término establecido en el cronograma del proceso de selección. - Pliego de condiciones definitivo. El Profesional asignado del GTC elaborará el pliego de condiciones definitivo. El pliego deberá establecer un cronograma que incluye el plazo para presentar propuestas. - Resolución de apertura del proceso. El Profesional asignado elaborará el proyecto de resolución de apertura del proceso y la pasará para la firma del Ordenador del Gasto. - Publicación acto de apertura. El Profesional asignado del GTC numerará y publicará el acto administrativo de apertura del proceso, junto con los pliegos de condiciones definitivos.

6.4.3.3. Mecanismos para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.


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La selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de característica técnicas uniformes y de común utilización deberá adelantarse a través de uno de los siguientes procedimientos de conformidad con los artículos 40 y siguientes del Decreto 1510 de 2013: - Procedimiento de Subasta Inversa. - Procedimiento de Adquisición a través de bolsas de productos. En caso de adquisición a través de Bolsas de Productos, se adelantará el procedimiento establecido en el artículo 50 y siguientes del Decreto 1510 de 2013. - Procedimiento a través de Acuerdos Marco de Precios. Para ello deberá tenerse en cuenta los artículo 46 y siguientes del Decreto 1510 de 2013. .

6.4.3.3.1. Selección del mecanismo para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

La dependencia solicitante en los estudios previos indicará si se trata de adquisición de bienes y servicios de característica técnicas uniformes y de común utilización. En caso que sea así, la entidad estará obligada a adquirir los bienes y servicios a través de los Acuerdos Marco de Precios vigentes.

6.4.3.3.2. Procedimiento de Subasta Inversa.

Si en los pliegos de condiciones se previó la subasta inversa como procedimiento para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes, y definitivamente no hay Acuerdo Marco de Precios sobre los productos o servicios requeridos, se adelantará la subasta de conformidad con los artículos 41 y siguientes del Decreto 1510 de 2013. La subasta inversa es la puja dinámica efectuada para la reducción sucesiva de los precios. El precio será el único criterio de evaluación. - Los pliegos de condiciones deben indicar: a) la fecha y hora de inicio de la subasta; b) la periodicidad de los lances; y c) el margen mínimo para mejorar la oferta durante la subasta inversa. - Presentación de Oferta inicial de precio y de requisitos habilitantes. La oferta debe contener dos partes, la primera en la cual el interesado acredite su capacidad de participar en el proceso de contratación y acredite el cumplimiento de la Ficha Técnica; y la segunda parte debe contener el precio inicial propuesto por el oferente. - Verificación de requisitos habilitantes. El Comité Evaluador analizará las propuestas en el término señalado en el pliego de condiciones. El informe de verificación de requisitos habilitantes se deberá remitir al GTC a quien se informará cuando los proponentes deban aclarar algún requisito habilitante. Una vez se realice lo anterior, la entidad deberá publicar un informe de habilitación de los oferentes, en el cual debe indicar si los bienes o servicios ofrecidos por el interesado cumplen con la ficha técnica y si el oferente se encuentra habilitado. (Ver Anexo No. 1)


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- Hay subasta inversa siempre que haya como mínimo dos oferentes habilitados cuyos bienes o servicios cumplen con la Ficha Técnica. Si en el proceso de contratación se presenta un único oferente cuyos bienes o servicios cumplen con la ficha técnica y está habilitado, la entidad estatal puede adjudicarle el contrato al único oferente si el valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad presupuestal para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa. - Declaratoria de Desierta. Cuando no se presenten proponentes, o cuando el único proponente habilitado a que refiere el punto anterior no mejore su oferta, se declarará desierto el proceso de selección. En caso de declararse desierto el proceso, el GTC a solicitud del área interesada, podrá iniciar de nuevo el proceso de selección abreviada de subasta inversa, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. Para ello se modificarán aquellos elementos de la contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, a solicitud de la dependencia solicitante, de la Dirección Financiera y/o del Grupo de Trabajo de Contratación, según el aspecto de que se trate, sin que pueda cambiarse el objeto de la contratación. - La subasta debe iniciar con el precio más bajo indicado por los oferentes y en consecuencia, solamente serán válidos los lances efectuados durante la subasta inversa en los cuales la oferta sea mejorada en por lo menos el margen mínimo establecido. Si los oferentes no presentan lances durante la subasta, la entidad estatal debe adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el precio inicial más bajo. Al terminar la presentación de cada lance, la entidad estatal debe informar el valor del lance más bajo. Si al terminar la subasta inversa hay empate, la entidad estatal debe seleccionar al oferente que presentó el menor precio inicial. En caso de persistir el empate la entidad estatal debe aplicar las reglas del numeral 1 al 5 del artículo 33 del presente decreto. - La subasta termina cuando los oferentes no hagan lances adicionales durante un período para la presentación de lances. La entidad estatal debe adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el lance más bajo. En el acto de adjudicación, la entidad estatal indicará el nombre de los oferentes y el precio del último lance presentado por cada uno de ellos - Adjudicación. La adjudicación se hará por el Ordenador del Gasto. Para ello, el profesional encargado del GTC elaborará el acto de adjudicación para la firma del Ordenador del Gasto y lo publicará en el SECOP. En el acto administrativo de adjudicación se publicará el resultado del certamen de la subasta incluyendo la identidad de los proponentes participantes.

6.4.3.3.3. Modalidades de Subasta Inversa. La entidad estatal puede escoger si adelanta la subasta inversa electrónica o presencialmente. Si la entidad estatal decide adelantar la subasta electrónicamente debe fijar en los plie-gos de condiciones el sistema que utilizará para la subasta inversa y los mecanismos de seguridad para el intercambio de mensajes de datos. Si en el curso de una subasta inversa electrónica se presentan fallas técnicas que impidan a los oferentes presentar sus lances, la subasta debe ser suspendida y cuando la falla técnica haya sido superada la entidad estatal debe reiniciar la subasta.

• Subasta inversa electrónica.

La SIC procurará dar aplicación a la subasta inversa electrónica, para lo cual el GTC contará con el apoyo de la Oficina de Tecnología e Informática de la SIC.


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Nota. Para NO aplicar el procedimiento de subasta inversa electrónica, el Ordenador del Gasto deberá certificar que no se cuenta con la infraestructura tecnológica para ello.

• Subasta inversa presencial. Cuando la entidad no cuente con la infraestructura tecnológica necesaria para efectuar la subasta inversa en medios electrónicos, la misma se efectuará mediante audiencia pública, la cual será dirigida por el Coordinador del GTC en la fecha y hora fijadas en los pliegos de condiciones. La audiencia pública se desarrollará conforme a lo señalado en los pliegos de condiciones.

6.4.3.3.4. Procedimiento por Bolsa de Productos.

- La entidad estatal deberá estudiar, comparar e identificar las ventajas de utilizar la bolsa de productos para la adquisición respectiva, frente a la subasta inversa, al Acuerdo Marco de Precios o a la promoción de un nuevo Acuerdo Marco de Precios para tales bienes o servicios, incluyendo el análisis del proceso de selección del comisionista, los costos asociados a la selección, el valor de la comisión y de las garantías. - Una vez realice lo anterior y considere que la utilización de la bolsa de productos es más ventajosa para la adquisición, la SIC deberá seleccionar al comisionista de acuerdo con el procedimiento interno aplicable en la bolsa de productos, el cual debe ser competitivo. La entidad estatal debe publicar el contrato suscrito con el comisionista seleccionado y sus modificaciones en el SECOP. - Las bolsas de productos deberán estandarizar, tipificar, elaborar y actualizar una lista de los Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes susceptibles de ser adquiridos por las entidades estatales, de tal manera que solo aquellos que estén en la lista puedan ser adquiridos a través de la bolsa de que se trate. Las bolsas de productos deben mantener esta lista a disposición de las entidades estatales y del público en general en sus oficinas y en la correspondiente página web, sin perjuicio de cualquier otro medio de divulgación. - El área solicitante sugerirá al GTC la adquisición de bienes y servicios de característica técnicas uniformes y de común utilización a través de la bolsa de productos, indicando en su solicitud, cuando menos lo siguiente:

1. Justificación del uso del procedimiento de bolsa de productos. 2. Productos, bienes y servicios a adquirir. 3. Proyecto de estudios previos, en concordancia con lo señalado en la etapa previa del presente manual de

contratación. 4. El precio máximo sugerido de la comisión que la entidad podría pagarle al comisionista. 5. El precio máximo sugerido de compra de los bienes y servicios a adquirir a través de la bolsa. 6. Indicar si se le deben exigir requisitos habilitantes adicionales al comisionista. En tal caso, sugerir los

requisitos habilitantes adicionales para la respectiva selección del comisionista. - Junto con la solicitud anterior, la dependencia solicitante aportará el CDP, que previamente expedirá la Dirección Financiera, el cual deberá contener como mínimo lo siguiente:

1. El valor del contrato de comisión. 2. El valor de la operación, que por cuenta suya, celebrará el comisionista a través de la bolsa.


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3. Todo pago que deba hacerse por causa o con ocasión de la operación de bolsa incluyendo las garantías y demás requisitos establecidos en los reglamentos de la respectiva bolsa.

- El Coordinador del GTC en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, revisará la documentación y responderá a la solicitud del área solicitante. Si la respuesta del GTC a la solicitud es negativa, deberá justificarlo y deberá señalar la modalidad de selección procedente. Si la respuesta del GTC a la solicitud es positiva, se continuará con el proceso. - La respuesta positiva del GTC deberá contener como mínimo, lo siguiente:

1. Concepto favorable sobre los estudios previos. 2. Concepto favorable sobre el precio máximo de la comisión y sobre el precio máximo de compra de bienes

y servicios, para lo cual podrá solicitar la aprobación del Director Financiero.

- El coordinador del GTC proyectará, aprobará, suscribirá y remitirá la solicitud de selección objetiva de comisionistas a la bolsa correspondiente. La entidad estatal podrá exigir a los comisionistas interesados en participar en el procedimiento de selección a través de las bolsas de productos, el cumplimiento de requisitos habilitantes adicionales a su condición de tales, siempre y cuando estos sean adecuados y proporcionales al objeto a contratar y a su valor. - Una vez se seleccione el comisionista, mediante procedimiento competitivo realizado de conformidad con los reglamentos internos de la bolsa, el Ordenador del Gasto publicará el Contrato de Comisión en el SECOP. - El coordinador del GTC verificará que el Comisionista seleccionado constituya la Garantía Única a favor de la entidad estatal, de conformidad con el artículo 7 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 56 del Decreto 1510 de 2013. - El coordinador del GTC se encargará del trámite referente a la constitución de la Garantía de Cumplimiento por parte de la entidad estatal a favor del Organismo de compensación de la bolsa de productos de que se trate, para asegurar el cumplimiento de la negociación realizada.

6.4.3.3.5. Procedimiento por Acuerdo Marco de Precios.

Las entidades estatales de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden nacional, obligadas a aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, o las normas que las modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, están obligadas a adquirir Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes a través de los Acuerdos Marco de Precios vigentes. Por tanto, la SIC al ser una entidad del orden nacional está obligada a aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, deberá adquirir los bienes y servicios de características técnicas y uniformes a través de los Acuerdos Marco de Precios. Según el Decreto 1510 de 2013, Colombia Compra Eficiente debe efectuar Procesos de Contratación para suscribir Acuerdos Marco de Precios, teniendo en cuenta los Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes contenidos en los Planes Anuales de Adquisiciones de las entidades estatales y la información disponible del sistema de compras y contratación pública.


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CCE deberá publicar un catálogo para Acuerdos Marco de Precios, y la entidad estatal en la etapa de planeación del Proceso de Contratación estará obligada a verificar si existe un Acuerdo Marco de Precios vigente con el cual la entidad estatal pueda satisfacer la necesidad identificada. Si el Catálogo para Acuerdos Marco de Precios contiene el bien o servicio requerido, la SIC está obligada a colocar una orden de compra correspondiente en los términos establecidos en el Acuerdo Marco de Precios, para efectos de suplir su necesidad. La entidad no deberá exigir las garantías de que trata el Decreto 1510 de 2013 en las órdenes de compra derivadas de los Acuerdos Marco de Precios, a menos que el acuerdo respectivo disponga lo contrario. CCE diseñará y organizará el Proceso de Contratación para los Acuerdos Marco de Precios por licitación pública y será la entidad obligada a celebrar los Acuerdos Marco de Precios. El Acuerdo Marco de Precios deberá establecer, entre otros aspectos, la forma de: a) evaluar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de los proveedores y de los compradores; b) proceder frente al incumplimiento de las órdenes de compra; y c) actuar frente a los reclamos de calidad y oportunidad de la prestación. Según el manual de CCE sobre Acuerdos Marco de Precios el procedimiento de compra es el siguiente:

a) Operación principal, donde CCE debe:

- Identificar los bienes y servicios de características uniformes y de común utilización, que deben ser objeto de un Acuerdo Marco de Precios;

- Estudiar el mercado correspondiente, teniendo en cuenta la oferta nacional e internacional, así como la demanda de tales bienes y servicios por parte de las entidades públicas, y que el interés de estas sean objeto de un Acuerdo Marco de Precios.

- Adelantar un proceso de contratación para seleccionar al proveedor o proveedores de los bienes o servicios objeto de un Acuerdo Marco de Precios. Esta labor la realiza por medio de una campaña de comunicación para que las entidades públicas conozcan los Acuerdos Marco de Precios establecidos, así como los bienes y servicios objeto de estos acuerdos.

b) Operación secundaria:

- Es la transacción realizada por la entidad pública compradora, que inicia con la identificación

de una necesidad y la decisión de efectuar un gasto para satisfacerla. Antes de adquirir bienes y servicios de características uniformes, la entidad estatal debe verificar si existe un Acuerdo Marco de Precios para ese bien y/o servicio. Si existe, debe suscribirlo enviando para el efecto una comunicación a Colombia Compra Eficiente y poner la orden de compra en los términos establecidos en el Acuerdo Marco de Precios.

6.4.3.4. Procedimiento de selección Abreviada por Menor Cuantía. Una vez publicada la resolución de apertura a que se hizo referencia en la etapa previa del proceso de selección abreviada, se procede como se indica a continuación:


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- Presentación de las manifestaciones de Interés. En un término no mayor a tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de apertura del Proceso de Contratación los interesados deben manifestar su intención de participar, a través del mecanismo establecido para el efecto en los pliegos de condiciones. El profesional asignado del GTC recibirá las manifestaciones de interés, las cuales se deberán contener además de la expresión clara del interés en participar, las indicaciones de los datos para informar y contactar de manera directa y eficaz al interesado. La manifestación de interés es requisito habilitante para la presentación de la oferta. - Consolidación de la lista. Si los posibles proponentes expresan su interés, el profesional asignado del GTC consolidará la lista de oferentes y la publicará. Si son más de diez (10) proponentes, el Coordinador del GTC deberá escoger los proponentes de la manera que esté estipulado en el pliego de condiciones. Si son menos de diez se adelantará el proceso con todos los oferentes. - Declaratoria de desierto. En caso de no presentarse manifestaciones de interés dentro de término previsto, se declarará desierto. - Adendas. En caso de ser procedente el profesional asignado del GTC elaborará y publicará las adendas del proceso de selección. - Presentación de ofertas. El profesional asignado del GTC y un funcionario del área solicitante del proceso, realizarán el cierre de la selección abreviada, a la cual podrá asistir cualquier interesado. - Remisión al Comité Evaluador. El Coordinador del GTC remite las propuestas recibidas al Comité Evaluador, con el fin de adelantar las evaluaciones y verificaciones técnicas, jurídicas, financieras y de experiencia. El Comité Evaluador, evaluará las propuestas en el término señalado en el Pliego de Condiciones. El informe de evaluación se deberá remitir al GTC a quien se informará cuando los proponentes deban aclarar algún requisito habilitante. - Requerimientos. Durante el término de evaluación, podrán ser requeridas por escrito aclaraciones y/o documentación no necesaria para la comparación de las propuestas presentadas por el oferente y en todo caso hasta antes de la adjudicación, indicando el plazo para subsanar los requerimientos realizados por la Entidad, de conformidad con el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 y las normas vigentes en la materia. - Oferta más favorable: La Entidad deberá determinar la oferta más favorable teniendo en cuenta:

(a) la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas; o (b) la ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-

beneficio. Si la Entidad Estatal decide determinar la oferta de acuerdo con el literal (b) anterior debe señalar en los pliegos de condiciones:

1. Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta. 2. Las condiciones técnicas adicionales que representan ventajas de calidad o de funcionamiento,

tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio.


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3. Las condiciones económicas adicionales que representen ventajas en términos de economía, eficiencia y eficacia, que puedan ser valoradas en dinero, como por ejemplo la forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida, impacto económico sobre las condiciones existentes de la Entidad Estatal relacionadas con el objeto a contratar, mayor asunción de los Riesgos, servicios o bienes adicionales y que representen un mayor grado de satisfacción para la entidad, entre otras.

4. El valor en dinero que la Entidad Estatal asigna a cada ofrecimiento técnico o económico adicional, para permitir la ponderación de las ofertas presentadas.

La Entidad Estatal deberá calcular la relación costo-beneficio de cada oferta restando del precio total ofrecido los valores monetarios asignados a cada una de las condiciones técnicas y económicas adicionales ofrecidas. La mejor relación costo-beneficio para la Entidad Estatal es la de la oferta que una vez aplicada la metodología anterior tenga el resultado más bajo. La Entidad Estatal deberá adjudicar al oferente que presentó la oferta con la mejor relación costo-beneficio y suscribir el contrato por el precio total ofrecido. - Publicación de los informes de evaluación, consolidado y traslado. El profesional asignado del GTC, recibirá el informe de verificación y evaluación proveniente de los miembros del Comité Evaluador y publicará en el SECOP los resultados, durante tres (3) días hábiles, para el traslado a los interesados. Igualmente se publicará un consolidado de las evaluaciones determinando el orden de elegibilidad de las propuestas presentadas. - Observaciones al Informe inicial. Los proponentes pueden presentar observaciones a los informes de evaluación. En ejercicio de esta facultad los proponentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. - Informe final. El Comité de Evaluación deberá revisar las observaciones, aclaraciones y subsanaciones presentadas, y deberá proyectar las respuestas a las observaciones y elaborar el informe final de verificación y evaluación, con base en el cual recomienda la adjudicación. - Adjudicación. El profesional encargado del GTC elaborará el acto administrativo de adjudicación, el cual será firmado por el Ordenador del Gasto y publicado en el SECOP por el profesional encargado, el cual deberá ser notificado al proponente ganador, de ser el caso, y comunicado a los demás interesados. - Minuta del contrato. El profesional del GTC elabora la minuta del contrato y lo remite al coordinador del grupo y al Director Administrativo para su visto bueno. El coordinador del GTC y el Director Administrativo revisan y dan el visto bueno a la minuta. Luego el contrato es remitido al Ordenador del Gasto para su firma y con posterioridad se cita al contratista para firmar, con el fin de perfeccionarlo. - Legalización y ejecución: Una vez perfeccionado el contrato, el profesional del GTC, realizará el trámite requerido para la legalización y ejecución del contrato y proyectará el oficio al supervisor del mismo comunicando la designación realizada en el contrato respectivo como supervisor.

6.4.3.5. Procedimiento de selección abreviada por declaratoria de desierta de la licitación pública.


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De conformidad con el artículo 61 del Decreto 1510 de 2013, cuando la SIC haya declarado desierta una licitación podrá adelantar el Proceso de Contratación correspondiente aplicando las normas del proceso de selección abreviada de menor cuantía, para lo cual debe prescindir de: a) recibir manifestaciones de interés, y b) realizar el sorteo de oferentes. En este caso, la entidad estatal deberá expedir el acto de apertura del proceso de contratación dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta.

6.4.3.6. Procedimiento de selección abreviada para enajenación de bienes del Estado. La SIC podrá realizar la enajenación de sus bienes a través de las siguientes formas:

1. Realizar directamente la enajenación.

2. Realizar la enajenación a través de terceros.

3. Realizar la enajenación a través de la Sociedad Central de Inversiones (CISA S.A.) Los mecanismos de Enajenación de bienes de la SIC serán los consagrados en el Título II sobre Enajenación de Bienes del Estado del Decreto 1510 de 2013. Por las particularidades que revisten estos tipos de procedimiento de selección abreviada, los pliegos de condiciones determinarán el procedimiento aplicable para cada uno de los casos. Parágrafo. En este procedimiento de selección abreviada los estudios y documentos previos, deberán ser complementados por los siguientes documentos:

1. Avalúo comercial del bien.

2. Precio mínimo de venta.

3. Aviso especial de convocatoria pública. Aviso de Convocatoria. El aviso de convocatoria deberá contener además de lo establecido en el artículo 21 del Decreto 1510 los datos identificadores del bien y la indicación de las condiciones mínimas de la enajenación, el valor del avalúo comercial y el precio mínimo de venta, si fueren diferentes. Si se trata de bienes inmuebles el aviso de convocatoria debe señalar: a) el municipio o distrito en donde se ubican; b) su locali-zación exacta con indicación de su nomenclatura; c) el tipo de inmueble; d) el porcentaje de propiedad; e) número de folio de matrícula inmobiliaria y cédula catastral; f) uso del suelo; g) área del terreno y de la construcción en metros cuadrados; h) la existencia o no de gravámenes, deudas o afectaciones de carácter jurídico, administrativo o técnico que limiten el goce al derecho de dominio; i) la existencia de contratos que afecten o limiten el uso, y j) la identificación del estado de ocupación del inmueble. En el caso de bienes muebles el aviso debe señalar: a) el municipio o distrito donde se ubican; b) su localización exacta; d) el tipo de bien; e) la existencia o no de gravámenes o afectaciones de carácter jurídico, administrativo o técnico que limiten el goce al derecho de dominio, y f) la existencia de contratos que afecten o limiten su uso.


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Si las condiciones de los bienes requieren información adicional a la indicada en el presente artículo, la entidad estatal debe publicarla en el aviso de convocatoria o indicar el lugar en el cual los interesados pueden obtenerla. Pliegos de Condiciones. Los pliegos de condiciones, además de lo señalado en el artículo 22 del Decreto 1510 de 2013, deberán indicar las condiciones particulares que deben tener los posibles oferentes y lo siguiente:

a) Forma de pago del precio. b) Formalidades para la suscripción del contrato de enajenación. c) Término para otorgar la escritura pública, si hay lugar a ella. d) Término para el registro, si hay lugar a ello. e) Condiciones de la entrega material del bien. f) La obligación del oferente de declarar por escrito el origen de los recursos que utilizará para la

compra del bien.

6.4.4. CONCURSO DE MÉRITOS. Según el numeral 3 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, el cual fue modificado por el artículo 219 de Decreto Ley 019 de 2012, el concurso de méritos “corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación.” Esta modalidad de selección fue reglamentada por el artículo 66 y siguientes del Decreto 1510 de 2013. De conformidad con esta normativa, la SIC deberá seleccionar sus contratistas a través del concurso de méritos para la prestación de servicios de consultoría de que trata el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y para los proyectos de arquitectura. El procedimiento para la selección de proyectos de arquitectura es el establecido en el Decreto número 2326 de 1995, o la norma que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan. El objeto de la consultoría podrá incluir la adquisición de bienes y servicios accesorios, siempre que tales bienes y servicios se desprendan necesariamente del objeto de la consultoría. En este caso, el área solicitante en los estudios previos justificará la calidad de accesorios de los bienes y servicios derivados de la consultoría y determinará las condiciones determinantes de calidad y precio de los bienes y servicios. El GTC revisará la procedencia de la adquisición de los bienes y servicios en estas condiciones. Nota: En el concurso de méritos en ningún caso se tendrá el precio como factor de escogencia o selección.

6.4.4.1.1. Procedimiento del concurso de méritos con precalificación. Etapa de precalificación. - Convocatoria pública. Con la información recibida por parte del área interesada, el profesional asignado del GTC elaborará el aviso de convocatoria pública para la precalificación, el cual deberá contener conforme a lo establecido en el Artículo 69 del Decreto 1510 de 2013, la siguiente información:

1. La mención del Proceso de Contratación para el cual se adelanta la precalificación.

2. La forma en la cual los interesados deben presentar su manifestación de interés y acreditar los requisitos habilitantes de experiencia, formación, publicaciones y la capacidad de organización del interesado y su equipo de trabajo.


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3. Los criterios que la SIC tendrá en cuenta para conformar la lista de precalificados, incluyendo la mención

de si hay un número máximo de precalificados.

4. El tipo de sorteo que la SIC debe adelantar para conformar la lista de precalificados, cuando el número de interesados que cumple con las condiciones de la precalificación es superior al número máximo establecido para conformar la lista.

5. El cronograma de la precalificación. - Expresión de interés. Los interesados expresarán su interés por escrito, dentro del término señalado para ello en el aviso de convocatoria y acompañarán la manifestación con la documentación que soporte el cumplimiento de los requisitos habilitantes exigidos. Las expresiones de interés serán recibidas por el profesional asignado del GTC. - Verificación de requisitos habilitantes. El profesional asignado remitirá las expresiones de interés al Comité Evaluador, el cual definirá cuáles interesados cumplieron con los requisitos habilitantes exigidos. - Precalificación. Luego de recibir las expresiones de interés y los documentos con los cuales los interesados acreditaron la experiencia, formación, publicaciones y la capacidad de organización, el Comité deberá adelantar la precalificación de acuerdo con lo dispuesto en el aviso de convocatoria para la precalificación. El Comité Evaluador deberá elaborar un informe de precalificación y publicarlo en el SECOP por el término establecido en el aviso de convocatoria para la precalificación. Los interesados podrán hacer comentarios al informe de precalificación durante los dos (2) días hábiles siguientes a la publicación del mismo. - Audiencia pública. La audiencia pública para conformar la lista se celebrará de conformidad con el artículo 71 del Decreto 1510 de 2013. En la audiencia la Entidad contestará las observaciones al informe de precalificación y notificará la lista de precalificación de acuerdo con lo establecido en la ley. Si la SIC establece un número máximo de interesados para conformar la lista de precalificados y el número de interesados que cumple con las condiciones de precalificación es superior al máximo establecido, en la audiencia de precalificación la Entidad deberá realizar el sorteo para conformar la lista, de acuerdo con lo que se haya establecido en el aviso de convocatoria. Si la Entidad no puede conformar la lista de precalificados se podrá continuar con el Proceso de Contratación en la modalidad de concurso de méritos abierto o sin precalificación. Nota: La conformación de la lista de precalificados no obliga a la SIC a abrir el Proceso de Contratación. - Acto administrativo de conformación de la lista. El profesional encargado proyectará el acto administrativo que contiene la decisión sobre la conformación de la lista, el cual deberá ser suscrito por el Ordenador del Gasto y notificado en la audiencia.

6.4.4.1.2. Procedimiento del concurso de méritos por el sistema de concurso abierto y procedimiento que se adelanta una vez surtida la etapa de conformación de listas en el concurso con precalificación.


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- Estudio previo. La dependencia solicitante elaborará y remitirá el estudio previo de acuerdo a los parámetros establecidos en el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013. - Proyecto de Pliego de Condiciones. El coordinador del GTC asignará a uno de los funcionarios del grupo para que revise la documentación (FORMATO LISTADO DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS GA01-F05) y elabore el proyecto de pliego de condiciones. De haber cambios, ajustes o complementaciones los deberá devolver con memorando a la dependencia solicitante, dentro de los cinco (5) días siguientes a la respectiva asignación, de no haberlos continúa con el trámite. - Aviso de convocatoria. El profesional asignado del GTC deberá elaborar el proyecto de aviso de convocatoria, que deberá contener los requisitos establecidos en el Artículo 21 del Decreto 1510 de 2013. - Publicación aviso de convocatoria. El profesional asignado publicará el aviso de convocatoria, junto con los estudios previos, documentos soporte, y el proyecto de pliego de condiciones en el SECOP. Dicha publicación se realizará en la fecha de su expedición o a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, la cual se hará antes o al mismo tiempo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. - Observaciones al proyecto de pliego de condiciones. Los interesados podrán hacer comentarios al proyecto de pliegos de condiciones a partir de la fecha de publicación de los mismos durante un término de cinco (5) días hábiles conforme lo establece el Artículo 23 del Decreto 1510 de 2013. Las observaciones podrán ser remitidas físicamente o por correo electrónico. - Estudio de las observaciones al proyecto de pliego de condiciones. El profesional asignado del GTC remitirá por correo electrónico al área solicitante así como a la dependencia competente las observaciones al proyecto de pliegos de condiciones en lo que respecta a temas técnicos y financieros. Los temas jurídicos serán evaluados por el GTC. - Ajustes al proyecto de Pliego de Condiciones. En caso que las observaciones planteadas al Pliego de Condiciones sean consideradas relevantes y procedentes por parte de las áreas señaladas en el punto anterior, se proyectarán los ajustes a los documentos y se remitirán al profesional asignado del GTC. En caso que no se consideren procedentes las observaciones, así lo justificará el área respectiva mediante escrito que remitirá al GTC. - Publicación de observaciones. El profesional asignado deberá publicar las observaciones presentadas al proyecto de pliego de condiciones y las respuestas a las observaciones, dentro del término previsto en el cronograma del proceso. - Pliego de condiciones definitivo. El Profesional asignado del GTC elaborará el pliego de condiciones definitivo. El pliego deberá establecer un cronograma que incluye el plazo para presentar propuestas. - Apertura del proceso. El profesional asignado del GTC numerará y publicará en el SECOP el acto administrativo de apertura del proceso que deberá contener los requisitos enumerados en el artículo 24 del Decreto 1510 de 2013. Junto con el acto administrativo de apertura del proceso se deberán publicar los Pliegos de Condiciones definitivos.


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- Audiencia de precisión y aclaración. Dentro de los 3 días hábiles siguientes al inicio del plazo para presentación de las propuestas, cuando el valor del proceso exceda la menor cuantía, a petición de los interesados se podrá celebrar la audiencia para precisar el contenido y alcance de los Pliegos de Condiciones y oír a los interesados. Dicha audiencia deberá adelantarse antes de la manifestación de interés en sistema de precalificación. - Cierre del proceso. El profesional asignado del GTC y un funcionario del área solicitante del proceso harán el cierre del concurso de méritos en la fecha establecida en los Pliegos, y dejarán un acta de dicho cierre. Se deberán presentar dos sobres: uno contentivo de la propuesta técnica y otro contentivo de la propuesta económica. - Evaluaciones. El Coordinador del GTC remitirá las propuestas recibidas al Comité Evaluador, con el fin de adelantar las evaluaciones y verificaciones técnicas, jurídicas, financieras y de experiencia. El Comité Evaluador evaluará las propuestas y las remitirá al GTC indicando cuando los proponentes deban subsanar la ausencia de algún requisito habilitante, a lo cual deberán proceder en el término fijado en el Pliego. - Informe, traslado y aclaraciones. El profesional asignado del GTC, recibe el informe de evaluación y pública en el SECOP los resultados por un término de tres (3) días hábiles, el cual debe contener la calificación técnica y el orden de elegibilidad, conforme lo establece el Artículo 67 numeral 2 del Decreto 1510 de 2013. Los proponentes podrán presentar observaciones a los informes de evaluación y subsanar la ausencia de requisitos o documentos habilitantes. El Comité de Evaluación revisará las observaciones presentadas, proyectará las respuestas a las mismas y recomendará la adjudicación. - El Comité Evaluador deberá revisar la oferta económica y verificar que está en el rango del valor estimado consignado en los documentos y estudios previos y del presupuesto asignado para el contrato. - El Comité Evaluador debe revisar con el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad la coherencia y consistencia entre: i) la necesidad identificada por la SIC y el alcance de la oferta; ii) la consultoría ofrecida y el precio ofrecido, y iii) el precio ofrecido y la disponibilidad presupuestal del respectivo Proceso de Contratación. Si la SIC y el oferente llegan a un acuerdo sobre el alcance y el valor del contrato, dejarán constancia del mismo y firmarán el contrato. - Si la SIC y el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad no llegan a un acuerdo dejarán constancia de ello y la SIC revisará con el oferente calificado en el segundo lugar de elegibilidad los aspectos a los que se refiere el numeral anterior. Si la SIC y el oferente llegan a un acuerdo dejarán constancia del mismo y firmarán el contrato. - Si la SIC y el oferente calificado en el segundo lugar de elegibilidad no llegan a un acuerdo, la SIC debe declarar desierto el Proceso de Contratación. - Acto administrativo de adjudicación o declaratoria de desierta. El Profesional asignado del grupo de contratación elabora la resolución de adjudicación. El Ordenador del Gasto firmará la resolución de adjudicación o declaratoria de desierta para que el profesional asignado enumere y publique el acto administrativo del proceso. En la audiencia se notificará la decisión de adjudicación al proponente ganador.


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- Minuta del contrato. El profesional del GTC elaborará la minuta del contrato y lo remitirá para visto bueno del coordinador del grupo y el Director Administrativo. La minuta del contrato se enviará para firma del Ordenador del Gasto y luego procede la firma del contratista.

6.4.5. CONTRATACIÓN DIRECTA. Modalidad de contratación que no exige el desarrollo de convocatoria pública y que sólo procede de forma taxativa para las causales previstas en el Artículo 2 numeral 4 de la Ley 1150 de 2007. El Ordenador del Gasto deberá proferir el acto administrativo de justificación de la contratación directa, de conformidad con los siguientes requisitos establecido en el Artículo 73 del Decreto 1510 de 2013, salvo en el caso de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión:

1. La causal que invoca para contratar directamente.

2. El objeto del contrato.

3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al contratista.

4. El lugar en el cual los interesados pueden consultar los estudios y documentos previos. Además de lo anterior, la Entidad deberá consignar en los Documentos del Proceso, bien sea en los estudios previos o en la información soporte de los mismos, una reflexión sobre el sector que cubra los aspectos de que trata el artículo 15 del Decreto 1510 de 2013. De conformidad con el artículo 77 del Decreto 1510 de 2013, en la contratación directa no es obligatoria la exigencia de las garantías, pero en los estudios previos de cada contrato y atendiendo a su naturaleza y forma de pago, el área solicitante justificará y señalará si considera necesario solicitar la constitución de pólizas. Con todo, se deberá exigir garantías para todos los contratos que se celebren bajo la modalidad de contratación directa siempre que su cuantía supere el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la SIC. En época electoral no podrá hacerse uso de la contratación directa, por lo menos dentro de los 4 meses anteriores a las elecciones presidenciales, en consideración a lo establecido en la Ley 996 de 2005. Y en el caso de las elecciones distintas de las presidenciales, proceden las prohibiciones de la Ley 996 artículo 38.

6.4.5.1. Modalidades de contratación directa. Los casos señalados en esta modalidad para la SIC son:

6.4.5.2.1. De los contratos interadministrativos.


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De conformidad con el Artículo 76 del Decreto 1510 de 2013, la modalidad de selección para la contratación entre entidades estatales es la contratación directa. Lo anterior salvo los contratos de seguro de las entidades estatales, los cuales están exceptuados de celebrarse por contrato interadministrativo. Así mismo, se exceptúan los contratos de obra, suministro, prestación de servicios de evaluación de conformidad respecto de las normas o reglamentos técnicos, encargos fiduciarios y fiducia pública cuando las instituciones de educación superior públicas o las sociedades de economía mixta con participación mayoritaria del Estado, o las personas jurídicas sin ánimo de lucro conformadas por la asociación de entidades públicas, o las federaciones de entidades territoriales sean las ejecutoras. Estos contratos podrán ser ejecutados por las mismas, siempre que participen en procesos de licitación pública o selección abreviada. Nos remitimos al capítulo especial sobre Convenios de la SIC y particularmente convenios interadministrativos.

6.4.5.2.2. De los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. Según el Artículo 79 del Decreto 1510 de 2013, los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas se adelantan por contratación directa. En la contratación directa para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, se tendrá en cuenta la definición que de tales se tiene en el Decreto-Ley 591 de 1991 (artículo 2) según el cual entiéndase por actividades científicas y tecnológicas las siguientes:

1. Investigación científica y desarrollo tecnológico, desarrollo de nuevos productos y procesos, creación y apoyo a centros científicos y tecnológicos y conformación de redes de investigación e información.

2. Difusión científica y tecnológica, esto es, información, publicación, divulgación y asesoría en ciencia y tecnología.

3. Servicios científicos y tecnológicos que se refieren a la realización de planes, estudios, estadísticas y

censos de ciencia y tecnología; a la homologación, normalización, metodología, certificación y control de calidad; a la prospección de recursos, inventario de recursos terrestres y ordenamiento territorial; a la promoción científica y tecnológica; a la realización de seminarios, congresos y talleres de ciencia y tecnología, así como a la promoción y gestión de sistemas de calidad total y de evaluación tecnológica.

4. Proyectos de innovación que incorporen tecnología, creación, generación, apropiación y adaptación

de la misma, así como la creación y el apoyo a incubadoras de empresas, a parques tecnológicos y a empresas de base tecnológica.

5. Transferencia tecnológica que comprende la negociación, apropiación, desagregación, asimilación,

adaptación y aplicación de nuevas tecnologías nacionales o extranjeras.

6. Cooperación científica y tecnológica nacional e internacional.

6.4.5.2.3. Cuando no exista pluralidad de oferentes


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De conformidad con el artículo 80 del Decreto 1510 de 2013, se adelanta contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes y se considera que no existe pluralidad de oferentes cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional. Estas circunstancias deben constar en el estudio previo que soporta la contratación.

6.4.5.2.4. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión De conformidad con Artículo 81 del Decreto 1510 de 2013, los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, se podrán contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la SIC verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que la SIC haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el Ordenador del Gasto debe dejar constancia escrita.

• Prestación de servicios profesionales.

Cualquier título otorgado por alguna institución de educación superior, brinda la profesionalidad necesaria para el desarrollo de actividades a la que su título de formación académica se refiere.23 Los servicios de apoyo a la gestión al igual que los servicios profesionales, corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad. (Ver Anexo No. 6 sobre análisis del sector, específicamente en lo que respecta a la contratación directa)

• Servicios de apoyo a la gestión relacionados con las actividades de naturaleza operativa, logística o asistencial.

Son aquellos que resultan necesarios como apoyo o complementariedad a las tareas propias de la entidad, y se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución realizadas por personas no profesionales ni comerciantes.24 A través de estas modalidades de contratos se contratarán personas jurídicas y personas naturales cuando no existe personal que pueda desarrollar la actividad para la cual se requiere contratar la prestación del servicio, o cuando el desarrollo de la actividad requiere un grado de especialización que implica la contratación del servicio, o cuando aun existiendo personal en la planta, éste no sea suficiente, y únicamente para fines específicos.

6.4.5.2.5. Del arrendamiento y la adquisición de inmuebles. De conformidad con el artículo 82 del Decreto 1510 de 2013, el arrendamiento de inmuebles podrá adelantarse mediante contratación directa. Para lo cual se deben seguir las siguientes reglas:

23Mejía Mejía Álvaro, Jhon Jaime Cifuentes Trujillo. La contratación del Estado a partir del año 2012. Editorial DIKE. Pág. 290. 24Mejía Mejía Álvaro, Jhon Jaime Cifuentes Trujillo. La contratación del Estado a partir del año 2012. Editorial DIKE. Pág. 291 y ss.


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a. Avaluar con una institución especializada el bien o los bienes inmuebles identificados que satisfagan las necesidades que tiene la Entidad.

b. Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de adquisición, análisis que deberá tener en cuenta los principios y objetivos del sistema de compra y contratación pública.

c. La Entidad puede hacer parte de un proyecto inmobiliario para adquirir el bien inmueble que satisfaga la necesidad que ha identificado, caso en el cual no requiere el avalúo de que trata el numeral 1 anterior.

Según el artículo 83 del Decreto 1510 de 2013, la Entidad podrá alquilar o arrendar inmuebles mediante contratación directa para lo cual deben seguir las siguientes reglas:

a. Verificar las condiciones del mercado inmobiliario en la ciudad en la que la entidad estatal requiere el inmueble.

b. Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de arrendamiento, análisis que deberá tener en cuenta los principios y objetivos del sistema de compra y contratación pública.

6.4.5.2.6. Los contratos o convenios financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito y

entes gubernamentales extranjeros. De conformidad con el artículo 20 de la Ley 1150 de 2007 y el 157 del Decreto 1510 de 2013, los contratos o convenios de cooperación internacional podrán someterse a los reglamentos de tales entidades, siempre que los contratos o convenios sean financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al cincuenta por ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales. Cuando la totalidad del presupuesto de la SIC hace parte del presupuesto de otra entidad estatal con ocasión de un convenio o contrato interadministrativo, el monto del presupuesto de la primera deberá deducirse del presupuesto de la segunda para determinar la capacidad contractual de las entidades estatales.

6.4.5.2.7. Urgencia Manifiesta. Esta causal de contratación directa consagrada en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y en el artículo 74 del Decreto 1510 de 2013 procede sin necesidad de estudios previos y el acto administrativo motivado que la declara hace las veces de acto de justificación de la contratación directa. De conformidad con el artículo 42 de la Ley 80, existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro, cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden


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actuaciones inmediatas y, en general cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección. De conformidad con el artículo 43 del Estatuto General de la Contratación, inmediatamente después de celebrados los contratos originados en la urgencia manifiesta, éstos y el acto administrativo que la declaró, junto con el expediente contentivo de los antecedentes administrativos, de la actuación y de las pruebas de los hechos, se enviará al funcionario u organismo que ejerce el control fiscal en la Entidad, la cual deberá pronunciarse dentro de los dos (2) meses siguientes sobre los hechos y circunstancias que determinaron tal declaración.

6.4.5.2. Procedimiento de la contratación Directa.

- La dependencia solicitante elaborará y remitirá el FORMATO ESTUDIO PREVIO PARA LA CONTRATACIÓN DIRECTA GA01-F01 de acuerdo a los parámetros establecidos en el Artículo 20 del Decreto 1510 de 2013. Asimismo deberá consignar una reflexión sobre el sector que cubra los aspectos de que trata el artículo 15 del Decreto 1510 de 2013.

- La dependencia solicitante solicitará a la Dirección Financiera la expedición del CDP. - La dependencia solicitante, remitirá al GTC la solicitud de contratación, junto con los estudios previos con sus anexos, y los documentos que soportan la causal de contratación directa, el respectivo CDP y todos los documentos del contratista. - El coordinador del GTC asignará a uno de los funcionarios del grupo para que revise la documentación (FORMATO LISTADO DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS GA01-F04) y elaborará el proyecto de contrato. De haber cambios se devolverá con memorando a la dependencia solicitante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, de no haberlos continúa con el trámite. - El profesional asignado del GTC revisará la documentación y elaborará el acto administrativo de justificación junto con la minuta del contrato y lo remitirá al coordinador. - Previo visto bueno del Director Administrativo, el Ordenador del Gasto firma el contrato, una vez ha sido aprobado por el coordinador del GTC. - El contrato y el acto administrativo de justificación de la contratación directa, cuando el mismo se requiera, se publicarán en el SECOP dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su expedición.

6.4.6. MÍNIMA CUANTÍA. Esta modalidad de selección se utiliza para las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto, de conformidad con artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo 85 del Decreto 1510 de 2013.


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Para ello, el Ordenador del Gasto a través del GTC publicará una Invitación pública, que deberá contener los requisitos establecidos en los Artículos 84 al 87 del Decreto 1510 de 2013.

6.4.6.1. Documentos y estudios previos para la contratación de mínima cuantía. La SIC debería elaborar unos estudios previos que deben contener lo siguiente:

a) Análisis del sector, de conformidad con el artículo 15 del Decreto 1510 de 2013 y la guía de CCE para tal

efecto (Anexo No.6). Es necesario aclarar que no es necesario hacer un estudio extensivo, como si debe realizarse en los otros procesos de selección. No obstante, se deberá tener en cuenta las condiciones particulares de otros Procesos de Contratación similares, acopiar información suficiente de precios, calidad, condiciones y plazos de entrega con otros clientes del proveedor públicos o privados, solicitar información a los proveedores, verificar la idoneidad de los mismos y plasmar tal información en los Documentos del Proceso, siempre con el propósito de que la decisión de negocio sea adecuada y garantice la satisfacción de la necesidad de la Entidad Estatal, cumpliendo los objetivos de eficiencia, eficacia y economía.

b) La descripción sucinta de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación.

c) La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios.

d) Las condiciones técnicas exigidas.

e) El valor estimado del contrato y su justificación.

f) El plazo de ejecución del contrato.

g) El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.

6.4.6.2. Procedimiento para la contratación de mínima cuantía. Las siguientes reglas son aplicables a la contratación cuyo valor no exceda del 10% de la menor cuantía de la SIC, independientemente de su objeto: - La SIC deberá señalar en la invitación a participar en procesos de mínima cuantía la información a la que se refieren los literales del numeral anterior, y la forma como el interesado debe acreditar su capacidad jurídica y la experiencia mínima, si se exige esta última, y el cumplimiento de las condiciones técnicas exigidas. - La SIC podrá exigir una capacidad financiera mínima cuando no hace el pago contra entrega a satisfacción de los bienes, obras o servicios. Si la SIC exige capacidad financiera deberá indicar cómo hará la verificación correspondiente.


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- La invitación se hará por un término no inferior a un (1) día hábil. Si los interesados formulan observaciones o comentarios a la invitación, estos serán contestados por la SIC antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas. - La SIC deberá revisar las ofertas económicas y verificar que la de menor precio cumple con las condiciones de la invitación. Si esta no cumple con las condiciones de la invitación, la SIC al deberá verificar el cumplimento de los requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente. - La SIC deberá publicar el informe de evaluación durante un (1) día hábil. - La SIC deberá aceptar la oferta de menor precio, siempre que cumpla con las condiciones establecidas en la invitación a participar en procesos de mínima cuantía. En la aceptación de la oferta, la SIC deberá informar al contratista el nombre del supervisor del contrato. - En caso de empate, la SIC aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo. - La oferta y su aceptación constituyen el contrato. En esta modalidad no es obligatoria la exigencia de garantías, salvo que por la naturaleza del objeto del contrato y de la forma de pago, el área solicitante considere y justifique la necesidad de exigirlas. Las reglas aplicables a la modalidad de selección de mínima cuantía son las consagradas en el numeral 5 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, como fue modificado por el artículo 96 de la Ley 1474 de 2011, y no es posible agregar requisitos, procedimientos o formalidades adicionales. No podrá exigirse el RUP en esta modalidad de selección, conforme a lo establecido en el artículo 6 Ley 1150 de 2007. Para más información ir al Manual de la Modalidad de Selección de Mínima Cuantía, Colombia Compra Eficiente. (Anexo No. 3)

6.4.6.3. Procedimiento de adquisición de bienes, servicios y obras de mínima cuantía. - La dependencia solicitante elaborará y remitirá un análisis económico y un estudio previo simplificado de acuerdo a los parámetros establecidos en el Decreto 1510 de 2013 y las guías de CCE. - La dependencia solicitante deberá requerir a la Dirección Financiera la expedición del CDP, y lo remitirá junto con el estudio previo (FORMATO ESTUDIO PREVIO MÍNIMA CUANTÍA GA02-F01) y demás documentos y anexos necesarios para la elaboración de la invitación pública al GTC. -El coordinador del GTC asignará a uno de los funcionarios del grupo para que revise la documentación y elabore el proyecto de invitación pública, la cual incluirá los siguientes requisitos establecidos en el artículo 85 del Decreto 1510 de 2013:


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a. La SIC deberá señalar en la invitación a participar en procesos de mínima cuantía la información a la que se refieren los numerales 2, 3 y 4 del artículo anterior, y la forma como el interesado debe acreditar su capacidad jurídica y la experiencia mínima, si se exige esta última, y el cumplimiento de las condiciones técnicas exigidas.

b. La SIC podrá exigir una capacidad financiera mínima cuando no hace el pago contra entrega a

satisfacción de los bienes, obras o servicios. Si la SIC exige capacidad financiera deberá indicar cómo hará la verificación correspondiente.

c. La invitación se hará por un término no inferior a un (1) día hábil. Si los interesados formulan

observaciones o comentarios a la invitación, estos serán contestados por la SIC antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.

d. La SIC deberá revisar las ofertas económicas y verificar que la de menor precio cumple con las

condiciones de la invitación. Si esta no cumple con las condiciones de la invitación, la SIC deberá verificar el cumplimento de los requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente.

e. La SIC deberá publicar el informe de evaluación durante un (1) día hábil.

f. La SIC deberá aceptar la oferta de menor precio, siempre que cumpla con las condiciones

establecidas en la invitación a participar en procesos de mínima cuantía. En la aceptación de la oferta, la SIC debe informar al contratista el nombre del supervisor del contrato.

g. En caso de empate, la SIC aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo.

- En caso de no lograrse la adjudicación, la SIC declarará desierto el proceso mediante comunicación motivada que se publicará en el SECOP. Si hubiere proponentes, el término para presentar el recurso de reposición correrá desde la notificación del acto correspondiente.

6.4.7. ASOCIACIONES PÚBLICO PRIVADAS El Anexo sobre procedimiento de las Asociaciones Público Privadas de la SIC, hace parte integral del presente Manual de Contratación.

6.4.7.1. Procedimiento y responsables de las iniciativas provenientes del sector privado.

• De iniciativa privada con recursos públicos

- Radicación. La radicación de la iniciativa del originador se hará en la oficina de radicaciones de la entidad. - Traslado al GTC. De inmediato, la oficina de radicación se lo remitirá al GTC para iniciar el trámite interno. - Conformación de Grupo Interdisciplinario. El Ordenador del Gasto conformará un grupo interdisciplinario que se integrará por cinco (5) miembros, así: dos funcionarios de la dependencia interesada en la iniciativa, el Director


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Financiero o su delegado, el profesional asignado del GTC y un funcionario de la Oficina Asesora de Planeación de la SIC. - Estudio interno. El Grupo interdisciplinario estudiará si la iniciativa es de interés de la entidad de conformidad con las políticas sectoriales y la priorización de proyectos a ser desarrollados por la SIC y, si la propuesta contiene los elementos que le permiten inferir que la misma puede llegar a ser viable técnica, jurídica y financieramente. - Contratación del evaluador externo. Si el Grupo Interdisciplinario encuentra que la propuesta o iniciativa encuadra dentro de la priorización de proyectos de la SIC e infiere que la iniciativa privada puede llegar a ser viable técnica, jurídica y financieramente, activará la modalidad de selección abreviada por menor o mínima cuantía (dependiendo del caso) para seleccionar al contratista evaluador de la misma. - Comunicación al Originador. Si el Grupo Interdisciplinario encuentra que la propuesta o iniciativa NO encuadra dentro de la priorización de proyectos de la SIC o infiere que la iniciativa privada NO puede llegar a ser viable técnica, jurídica y financieramente, así se lo comunicará al originador en un plazo no mayor a TRES meses contados desde la recepción de la información. - Evaluación por parte del evaluador. El evaluador externo proyectará motivadamente todos los actos administrativos que la Ley 1508 de 2012 demanda tanto para la etapa de pre-factibilidad como de factibilidad. El GTC, previa revisión de la Dirección Administrativa, los aprobará y el Ordenador del Gasto los firmará en los plazos y dentro de las condiciones que la ley establezca para el efecto. Así mismo, el evaluador Proyectará los pliegos de condiciones para la licitación pública a que hubiere lugar, el GTC previa revisión de la Dirección Administrativa, los aprobará y el Ordenador del Gasto los firmará y ordenará su publicación. El evaluador hará las veces de Comité de Evaluación en la modalidad de selección por licitación pública y llevará a cabo todos los pasos y etapas la licitación ordenadas en el presente manual de contratación en concordancia con la Ley 1508 de 2012. Si el originador no resulta adjudicatario del contrato Estatal derivado de la licitación pública, el adjudicatario le cancelará al originador el valor por los estudios, diseños, la prefactibilidad y la factibilidad que la SIC haya determinado según concepto del evaluador externo. - Adjudicación y liquidación de los contratos. Al finalizar la licitación y una vez en firme la adjudicación del contrato derivado de la licitación pública, la SIC, a través del Ordenador del Gasto, liquidará el contrato del evaluador externo dentro del plazo que establezca el respectivo contrato o, en su defecto, la ley.

• De iniciativa privada sin recursos públicos.

- Radicación. La radicación de la iniciativa del originador se hará en la oficina de radicaciones de la entidad. - Traslado al GTC. De inmediato, la oficina de radicación se lo remitirá al GTC para iniciar el trámite interno.


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- Conformación de Grupo Interdisciplinario. El Ordenador del Gasto conformará un grupo interdisciplinario que se integrará por cinco (5) miembros, así: dos funcionarios de la dependencia interesada en la iniciativa, el Director Financiero o su delegado, el profesional asignado del GTC y un funcionario de la Oficina Asesora de Planeación de la SIC. - Estudio interno del GTC. El Grupo interdisciplinario estudiará si la iniciativa es de interés de la entidad de conformidad con las políticas sectoriales y la priorización de proyectos a ser desarrollados por la SIC y, si la propuesta contiene los elementos que le permiten inferir que la misma puede llegar a ser viable técnica, jurídica y financieramente. - Contratación del evaluador externo. Si el grupo interdisciplinario encuentra que la propuesta o iniciativa encuadra dentro de la priorización de proyectos de la SIC e infiere que la iniciativa privada puede llegar a ser viable técnica, jurídica y financieramente, activará la modalidad de selección abreviada por menor o mínima cuantía (dependiendo del caso) para seleccionar al contratista evaluador de la misma. - Comunicación al originador. Si el Grupo Interdisciplinario encuentra que la propuesta o iniciativa NO encuadra dentro de la priorización de proyectos de la SIC o infiere que la iniciativa privada NO puede llegar a ser viable técnica, jurídica y financieramente, así se lo comunicará al originador en un plazo no mayor a TRES (3) meses. - Evaluación por parte del evaluador. El evaluador externo proyectará motivadamente todos los actos administrativos que la Ley 1508 de 2012 demanda tanto para la etapa de pre-factibilidad como de factibilidad. El GTC previa revisión de la Dirección Administrativa lo aprobará y el Ordenador del Gasto los firmará en los plazos y dentro de las condiciones que la ley establezca para el efecto. Así mismo, el evaluador proyectará los pliegos de condiciones para la selección abreviada a que hubiere lugar y si hay lugar a ello y el GTC previa revisión de la Dirección Administrativa los aprobará y el Ordenador del Gasto ordenará su publicación. El Evaluador hará las veces de Comité de Evaluación en la modalidad de selección por selección abreviada y se llevarán a cabo todos los pasos y etapas la selección abreviada ordenadas en el presente manual de contratación en concordancia con la Ley 1508 de 2012. Si el originador no resulta adjudicatario del contrato Estatal derivado de la selección abreviada, el adjudicatario le cancelará al originador el valor por los estudios, diseños, la pre-factibilidad y la factibilidad que la SIC haya determinado según concepto del evaluador externo. -Adjudicación del contrato estatal y liquidación del contrato de evaluación. Al finalizar la selección abreviada y/o una vez en firme la adjudicación y celebración del contrato estatal, la SIC, a través del Ordenador del Gasto, liquidará el contrato del evaluador externo dentro del plazo que establezca el respectivo contrato o, en su defecto, la ley. Parágrafo común a los dos procedimientos anteriores. Los funcionarios de la SIC se guiarán por el anexo No. 2 que contiene un esquema enunciativo y no obligatorio del procedimiento de APP para la SIC.


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6.5. ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN.

6.5.1. ETAPA PRECONTRACTUAL

La etapa precontractual es aquella que antecede cualquier contratación y determina en gran medida el éxito o el fracaso de los procesos de selección y de los contratos que se deriven de los mismos. En virtud del principio de la planeación, presupuesto fundamental de la contratación pública, esta etapa previa debe contar con los estudios y documentos previos que se constituyen en elementos necesarios para la celebración del respectivo contrato.

6.5.1.1. Planeación contractual. De conformidad con los artículos 25.12 y 26.3 de la Ley 80 de 1993, las entidades deben planear todos los aspectos previos a la contratación. Se trata de una fase preparatoria en la que interviene exclusivamente la entidad pública que resulta de suma importancia en el Proceso de Contratación.25 De igual forma el Titulo II, Capítulo I, del Decreto 1510 de 2013, establece el procedimiento que debe seguirse en la etapa de planeación del Proceso de Contratación. La realización de los estudios, planos, proyectos por parte de la administración, repercute no sólo en la formación del contrato, sino también en su ejecución y garantizan el principio de buena fe y la equivalencia de las prestaciones, entre otros principios.26 En consecuencia el presente Manual de Contratación de la SIC, establecerá clara y expresamente las diferentes responsabilidades de las diferentes áreas y funcionarios en esta etapa precontractual, a fin de garantizar el cumplimiento del deber de planeación. En este capítulo se establecen aspectos concretos de la etapa precontractual, sin perjuicio de lo establecido para cada una de las modalidades de selección del contratista, en el capítulo cuarto del presente Manual.

6.5.1.2. Solicitud de la contratación. A continuación se determina paso a paso el procedimiento y requisitos que deberá cumplir cada área de la SIC que requiera solicitar la respectiva contratación.

6.5.1.3. ¿Ante cuál dependencia?

25Dávila Vinueza, Luis Guillermo, Régimen jurídico de la Contratación estatal, segunda edición Legis, pág 195. 26Consejo de estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección tercera, Sentencia de 20 de noviembre de 2008, radicado 17.031, MP Dra. Ruth Stella Correa.


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Las solicitudes para celebrar contratos con el fin de adquirir bienes y servicios, realizar obras, enajenar bienes, etc., deberán ser radicadas ante la Secretaría General - Dirección Administrativa - Grupo de Trabajo de Contratación (en adelante GTC).

6.5.1.4. Término de antelación. La solicitud de contratación debe estar acompañada de toda la documentación e información necesaria teniendo en cuenta la modalidad de contratación. La respectiva dependencia interesada deberá tener en cuenta los términos que puede tardar el respectivo proceso de selección de contratista, para efectos de solicitar con la debida antelación la respectiva contratación. Los términos aproximados a considerar son los siguientes:

PROCESO PLAZO MÍNIMO DE DURACIÓN LICITACIÓN PÚBLICA Dos (2) meses SELECCIÓN ABREVIADA Un (1) mes y medio CONCURSO DE MÉRITOS Dos (2) meses. CONTRATACIÓN DIRECTA Diez (10) días hábiles MÍNIMA CUANTÍA Diez (10) días hábiles

Parágrafo. A partir de la recepción del estudio previo debidamente estructurado y la totalidad de los documentos requeridos por parte del GTC, el grupo cuenta con cinco (5) días hábiles para verificar la documentación y si es del caso devolverla mediante memorando para que se realicen los ajustes, cambios o complementaciones. Cuando los documentos se encuentren acordes con lo reglado, se inicia el proceso respectivo y a partir de allí se cuentan los términos aproximados de que trata el presente numeral.

6.5.1.5. Funcionarios que pueden solicitar contrataciones

1. El Superintendente de Industria y Comercio.

2. Los Superintendentes Delegados.

3. El Secretario General.

4. Los Directores.

5. Los Jefes de Oficinas.

6. Coordinadores de los Grupos de Trabajo. En estos casos, la solicitud que ellos realicen debe ir avalada por el Director, Jefe, Secretario General o Superintendente Delegado respectivo.


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Parágrafo. Aprobación de los estudios previos por parte de las áreas competentes de la SIC. Los estudios previos deberán contar con un visto buenos del área que dentro de la SIC maneje los temas relacionados con la solicitud de contratación, área que se denominará para los efectos del presente Manual como “área competente”. Así, cuando el área solicitante sea un área diferente al área competente, la primera deberá pedir el visto bueno de la segunda. Nota. Si se presentare conflicto entre la dependencia solicitante y el área que considera debe dar aprobación de los estudios o documentos previos para la contratación, o entre dos o más áreas que consideren deben dar el visto bueno o adelantar la contratación, el Ordenador del Gasto resolverá el conflicto, mediante comunicación debidamente motivada, y se continuará con el procedimiento.

6.5.1.6. Documentos que deben incluirse en la solicitud de contratación. La solicitud deberá contener por lo menos los siguientes documentos:

1. Solicitud de contratación. Con una indicación sucinta de la justificación de la necesidad y conveniencia de la contratación y con la constancia de que el bien o servicio solicitado se encuentra aprobado en el plan anual de adquisiciones.

2. Estudios previos que deberán presentarse teniendo en cuenta los siguientes requisitos establecidos en el

Artículo 20 del Decreto 1510 de 2013.

3. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial. El presente artículo no es aplicable a la contratación por mínima cuantía. Para tal efecto deberá revisarse el manual de CCE sobre acuerdos comerciales (Anexo No. 5)

4. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP). El Ordenador del Gasto, los Superintendentes

Delegados, los Jefes de Oficina y los Directores serán los únicos competentes para solicitar el CDP respectivo ante la Dirección Financiera, quien viabiliza las solicitudes de afectaciones presupuestales a través del Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF II y es la encargada de expedir el CDP. Una vez se haya expedido el CDP, éste deberá adjuntarse a los estudios previos.

5. Demás documentos exigidos por la ley según tipología de contrato, tales como avalúos, estudios de

títulos, licencias o permisos, etc.

6. Si la solicitud llega incompleta o requiere de ajustes, el GTC podrá devolverla al funcionario solicitante, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción, quien para tales efectos de corrección o complementación contará con un término de tres (3) días hábiles.

6.5.1.7. Estudios y documentos previos.

Los artículos 25.12 y 26.3 de la Ley 80 de 1993 en concordancia con los artículos 15, 18 y 20 del Decreto 1510 de 2013 desarrollan lo concerniente a los estudios y documentos previos que estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones o del


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contrato, de manera que el proponente o eventual contratista pueda valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la SIC, así como la distribución de riesgos. Los estudios previos, que como se indicó serán elaborados por el área solicitante cumpliendo con los elementos que se señalan a continuación, salvo aquellos que expresamente se indiquen que deben ser definidos por el GTC.

6.5.1.7.1. Elementos de los estudios y documentos previos. Los estudios y documentos previos para la contratación, deberán contener, como mínimo, los siguientes elementos, de conformidad con las normas sobre la materia, sin perjuicio de los elementos propios de cada modalidad de selección y de contratación:

• La descripción de la necesidad que la SIC pretende satisfacer con la contratación.

El área solicitante deberá indicar la descripción de la necesidad o carencia que debe ser satisfecha para la SIC, y sustentar debidamente la existencia de tal necesidad o carencia. Así mismo, deberá indicarse que se ha constatado que la misma está prevista en el Plan Anual de Adquisiciones de la SIC. Si no está incluida en el Plan Anual de Adquisiciones, se deberá incluir a través del ajuste respectivo, de manera previa a la solicitud de contratación.

• Estudio del sector económico y de los oferentes. La Entidad deberá hacer el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de riesgo. Este estudio deberá constar en los Documentos del Proceso. (Ver Anexo No. 6 sobre análisis del sector)

• La conveniencia del objeto a contratar.

El área solicitante deberá aportar una justificación de la conveniencia del objeto a contratar por parte de la entidad pública, con el fin de que, con anterioridad a la apertura del procedimiento de selección contractual, se determinen los factores de tipo objetivo que hagan necesaria la contratación pública y que justifiquen la existencia y conveniencia de la necesidad que se pretende suplir con el proceso de selección. Lo anterior implica que las áreas solicitantes no podrán alegar criterios subjetivos soportados en la inconveniencia del futuro contrato para dar por terminado el proceso de selección, pues la revisión de la conveniencia es un elemento previo al inicio del proceso.

• El objeto a contratar, con sus especificaciones.

El objeto consiste en la descripción clara de la necesidad (bien o servicio) que requiere la entidad. El objeto es la descripción clara, detallada y precisa de los bienes o servicios que requiere la entidad. Debe ser lícito y física y jurídicamente posible. No deben definirse objetos demasiado amplios o ambiguos. No debe incluir las obligaciones contractuales. Debe en últimas describir el qué, el por qué y el cómo, con respecto a la necesidad establecida, y deberá ser descrito mediante el uso de verbos rectores tales como realizar, ejecutar, entregar, suministrar, entre otros.


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• Las obligaciones generales y específicas del contratista.

Así mismo en los estudios previos se deben especificar las obligaciones generales y específicas que deberá asumir el contratista, las cuales deben ser descritas igualmente mediante el uso de verbos rectores tales como realizar, ejecutar, entregar, suministrar, entre otros. Así mismo, se deberá indicar los informes y/o productos que debe entregar el contratista a la SIC.

• Obligaciones particulares de la SIC.

Si la SIC asume alguna(s) obligación(es) particulares en los estudios previos deberán indicarse.

• Especificaciones técnicas del bien, obra o servicio a contratar.

Deberán abarcar las calidades y condiciones técnicas y específicas que se requieran en el desarrollo del contrato, características técnicas como dimensiones, materiales, uso específico, perfil profesional requerido. En las especificaciones se deberán tener en cuenta las posibilidades futuras de actualización de los bienes, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas, las calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y los demás elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la contratación. Las calidades, acreditaciones y constancias que debe aportar el proponente que serán luego verificadas como requisitos habilitantes al momento de la evaluación, como de cumple o no cumple, entre otras.

• El lugar de ejecución.

Así mismo, el lugar de ejecución del contrato donde se desarrollarán las actividades contractuales, identificando si el contratista debe ejecutar sus actividades en la sede de la SIC o fuera de ella, o si se requerirá viajar a otras ciudades o no.

• Plazo de ejecución.

Se debe especificar el plazo de ejecución del contrato según las necesidades, el cual debe incluir el plazo específico para cumplimiento de las obligaciones principales y accesorias si las hay. El plazo que se establezca debe ser razonable y posible de cumplir, debe ser acorde a la naturaleza del contrato (ejecución instantánea o tracto sucesivo) y con la forma de pago que se estipule. Así mismo debe contemplar los tiempos requeridos para el perfeccionamiento y legalización del contrato, y verificarse frente a las limitaciones que establecen las normas presupuestales. De otra parte, cuando las obligaciones accesorias comprenden garantías técnicas o servicios de actualización o mantenimiento que deban ejecutarse una vez entregados los bienes o prestados los servicios, podrán cumplirse después de la liquidación del contrato, dejando la salvedad en el acta respectiva, cuando ella proceda. En el caso de entrega de productos, en contratos de consultoría, deberá incluirse los plazos para la revisión por parte del supervisor o interventor, y el de la realización de los ajustes por parte del consultor a que haya lugar.


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• Valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen.

En este punto se deberá incluir todos los costos e impuestos en que incurrirá el contratista para la ejecución del contrato y deberá estar contemplado en el plan anual de adquisiciones. Lo anterior, de conformidad con los soportes técnicos y económicos contenidos en los estudios previos realizados. Deberá indicar las variables y criterios utilizados para calcular el presupuesto de la contratación, así como su monto y costos asociados. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, deberá soportar los cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el concurso de méritos no se publicará el detalle del análisis que se ha realizado para los estudios previos. En el caso de los contratos de concesión no se publicará ni revelará el modelo financiero utilizado en su estructuración. El estudio de precios de mercado se lleva a cabo una vez elaborado el estudio técnico, permitiendo establecer el presupuesto oficial de la contratación, el cual comprende la realización de un análisis de los diferentes precios de los bienes o servicios a contratar que se registran en el mercado, que pueden ser consultados a través de mecanismos como: - Solicitud de Cotizaciones. Las cotizaciones se deben requerir remitiendo a los interesados, toda la información básica del contrato a suscribir, con el fin de que proyecten el valor del servicio o del bien correspondiente. Por lo expuesto se debe señalar en la comunicación respectiva las especificaciones técnicas detalladas y los servicios conexos que deberá asumir el contratista (mantenimientos, capacitaciones, entre otros). - Consulta de bases de datos especializados. Cuando por las condiciones del mercado del bien o servicio a contratar se requiera la revisión de bases de datos, el responsable deberá dejar constancia de las consultas realizadas y de los precios que soportan su estudio. Las bases de datos consultadas deben ser especializadas y representativas en el mercado del bien o servicio a contratar. - Análisis de consumos y precios históricos. Para emplear el mecanismo de análisis de precios históricos se debe verificar la variación de los mismos derivados del índice de precios al consumidor en cada año, examinando si se han presentado fenómenos económicos que hayan implicado fluctuaciones importantes en el comercio del bien o servicio. Las características del bien o servicio deben ser las mismas entre una contratación y otra. -Soportes técnicos del valor estimado. Los precios estimados deben soportarse en las características técnicas y de calidad del bien o servicio a contratar y de las condiciones de modo, tiempo y lugar de ejecución de las obligaciones contractuales. - Cuando se trate de la adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes, se deberá tener en cuenta lo estipulado en el Artículo 40 del Decreto 1510 de 2013, en cuanto a la aplicación de Acuerdos Marco de Precios y los parámetros que al respecto establezca Colombia Compra Eficiente.

• La forma de pago.


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La forma de pago se fijará, según la naturaleza de la contratación, los plazos de entrega de los bienes y servicios y los lineamientos presupuestales de la SIC. Por regla general, sólo se establecerán pagos contra servicio prestado o producto entregado y recibido a satisfacción por el(a) supervisor(a) o interventor(a) del contrato. Para cada pago pactado deberá establecerse el porcentaje o valor y los requisitos para tramitar el mismo. Para la periodicidad o modalidad de los pagos deberá tenerse en cuenta el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC), que es el instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles en la cuenta única nacional, para los órganos financiados con recursos de la nación, y el monto máximo mensual de pagos de los establecimientos públicos del orden nacional en lo que se refiere a sus propios ingresos, con el fin de cumplir sus compromisos. En los estudios previos deberán evidenciarse las razones técnicas, del porque procede el pacto de anticipos o pagos anticipados. Para esclarecer el tema, a continuación se definen estas dos modalidades de giro de recursos a particulares, en ejecución de un contrato estatal: - Anticipo. Es la suma de dinero que se entrega al(a) contratista para facilitar el cumplimiento del objeto contractual. El anticipo no se considera pago y, por tanto, no extingue las obligaciones a cargo de la Entidad. Continúa siendo de propiedad del contratante y debe ser amortizado. De acuerdo con lo anterior, sólo se incluirá en los procesos y/o contratos donde se encuentre suficientemente sustentado que se requiere de una inversión inicial para comenzar la ejecución contractual. En los estudios previos deberá justificarse: El monto del anticipo, que no podrá exceder del 50% del valor total del contrato. El porcentaje de amortización, que se efectuará preferiblemente en los primeros pagos del contrato. La amortización es el porcentaje que descuenta la SIC al(a) contratista del valor que reciba en cada pago, con el fin de compensar el valor entregado por ésta en calidad de anticipo. Para el manejo de la suma de dinero entregada a título de anticipo, se observarán las siguientes reglas:

1. El(a) contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable, la cual aplica para contratos de obra, concesión, salud o los que se realicen por licitación pública27.

2. El(a) contratista deberá constituir la garantía que ampare el buen manejo y correcta ejecución del anticipo.

3. El(a) contratista deberá presentar, como requisito previo a la entrega del anticipo, un plan de manejo del mismo, que deberá ser avalado por el(a) supervisor(a) o interventor(a) del contrato, si se requieren modificaciones, éstas serán aprobadas por el(a) supervisor(a) o interventor(a) del contrato, y registradas en el informe de inversión del anticipo.

27Artículo 91 Ley 1474 de 2011.


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4. En el evento en que por cualquier circunstancia el(a) contratista no alcanzare a amortizar la totalidad del

anticipo, la suma adeudada será deducida directamente por la SIC en el acta de liquidación y, si ello no fuere posible, quedará, en todo caso, obligado el(a) contratista a su restitución, para lo cual el acta de liquidación definitiva prestará mérito ejecutivo y el(a) contratista renuncia desde el momento de la suscripción del contrato a los requerimientos para efectos de la constitución en mora.

5. Los mayores valores que genere el anticipo por concepto de rendimientos bancarios, incentivos fiscales u otros de similar naturaleza, son de propiedad exclusiva del Tesoro Nacional.28

6. El(a) contratista autoriza a la SIC para que, en caso de terminación del contrato por cualquier causa, compense las sumas de dinero que se le deban por concepto de la ejecución del contrato, con lo adeudado a la SIC por el anticipo, intereses del mismo o cualquier otro concepto.

7. Una vez recibido el anticipo, el(a) contratista se obliga a actualizar la garantía respecto de la fecha del pago y a allegar las constancias de este hecho a la Secretaría General GTC.

8. Los dineros provenientes del anticipo deben ser empleados/aplicados de acuerdo con el programa de inversiones debidamente aprobado por el(a) supervisor(a) o interventor(a) del contrato.

9. Dichos dineros no pueden destinarse a fines distintos a los relacionados con la ejecución y el cumplimiento del contrato y tienen la condición de fondos públicos hasta el momento que sean amortizados mediante su ejecución, por lo cual su manejo inadecuado, el cambio de su destinación o su apropiación darán lugar a las responsabilidades correspondientes.

- Pago anticipado. Suma de dinero que se entrega al contratista en calidad de primer PAGO del contrato. Por tanto, pasa a ser de su propiedad y puede ser invertida libremente. Salvo casos excepcionales plenamente justificados y motivados, las entidades no pactarán pagos anticipados. El(a) contratista deberá constituir la garantía que ampare y garantice el pago anticipado. Con el fin de salvaguardar los recursos del Estado, se deben atender dos (2) recomendaciones:

1. No supeditar el inicio del plazo de ejecución de los contratos al giro de los recursos pactados en calidad de anticipo, toda vez que, dentro del proceso de selección correspondiente, se efectuaron exigencias y revisiones orientadas a verificar la solvencia económica y técnica del(a) contratista que lo capacitan para iniciar la ejecución del objeto contractual sin condicionamientos económicos. En todo caso, el giro de recursos en cualquier modalidad deberá efectuarse hasta tanto se haya verificado el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato.

28Directiva Presidencial 012 de 2000 y 004 de 2003.


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2. Dentro de los requisitos de ejecución, para este efecto, deberán incluirse las licencias, los permisos y las autorizaciones que deben existir de forma previa al inicio de las actividades contratadas.

En todo caso, debe tenerse en cuenta que los pagos anticipados se encuentran restringidos conforme lo establece el parágrafo del Artículo 40 de la Ley 80 de 1993. Por esta razón, si se dan los presupuestos legales para el pago de anticipos o pagos anticipados, ello se justificará y debe tenerse presente que éstos no pueden exceder el 50% del valor total del contrato y que su desembolso debe estar sujeto al cumplimiento de las reglas antes enunciadas.

• La supervisión o interventoría del contrato.

Se determinará el cargo del servidor o de los miembros del Comité cuando se trate de supervisión conjunta. Por política de la SIC, sólo podrán ser supervisores el Superintendente de Industria y Comercio, el Secretario General, los Superintendentes Delegados, los Directores, los Jefes de Oficina o los Coordinadores de Grupo. El área solicitante indicará y justificará cuando sea necesaria la contratación de un tercero para labores de Interventoría del respectivo contrato, en los estudios previos de los contratos, cuyo valor supere la menor cuantía de la entidad29. Para lo anterior, se podrá revisar el Manual de Supervisión e Interventoría de la SIC.

• Tipo de contrato.

Así mismo, se deberá identificar el tipo de contrato a suscribir (compraventa, suministro, prestación de servicios, obra, arrendamiento, permuta, consultoría, comodato, donación, convenio, etc) para lo cual deberán revisar el objeto y alcance del contrato. El artículo 32 de la Ley 80 de 1993 definió algunos tipos de contratos estatales, a título enunciativo, pero señaló que son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades públicas, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad. Será el GTC quien definirá la tipología del contrato en cada caso concreto.

• La modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección.

El área solicitante, previa confirmación con el GTC, definirá antes de la elaboración de los estudios previos la modalidad de contratación. De tal forma que en los estudios previos se deberá incluir la modalidad correcta de contratación y la debida justificación. Con todo, se tendrá en cuenta lo señalado en el presente Manual en cuanto a la discrecionalidad en el uso de la modalidad de selección.

• La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable.

29Parágrafo 1 artículo 83 Ley 1474 de 2011.


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De conformidad con el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, artículo 88 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo 26 del Decreto 1510 de 2013, la dependencia o área solicitante debe señalar los requisitos mínimos que deben cumplir los proponentes y los factores técnicos y económicos a efectos de obtener la propuesta más favorable de acuerdo con las modalidades de contratación y teniendo en cuenta las diferentes alternativas de aplicación para cada una, tales como el menor precio, la mejor calidad y precio soportado en puntajes o calidad y precio con la mejor relación costo-beneficio. Los criterios de ponderación o calificación son aquellos que establecen los parámetros de comparación de las ofertas. Estos requisitos de comparación deberán constituir herramientas para determinar cuál es la oferta más favorable. No se trata de seleccionar el mejor oferente sino la mejor propuesta. En tal sentido, la justificación de la elección de estos criterios de ponderación debe responder a las necesidades de la SIC y a los valores agregados que persigue y que implican beneficios y ventajas comparativas. Corresponde a las variables, condiciones o aspectos que serán objeto de calificación y que en últimas determinarán la escogencia del proponente; para su construcción se deben tener en cuenta las siguientes reglas generales: - Describir detalladamente el criterio. - Definir claramente la forma como se obtienen los puntos y/o porcentajes en cada criterio, como se obtienen los máximos y los mínimos y/o como se acumulan. - La capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, la capacidad financiera y la organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes, no se les otorgará puntaje. (Ver Anexo No. 1 sobre requisitos habilitantes) Nota. La Dirección Financiera deberá indicar los criterios de evaluación financieros para cada Proceso de Contratación, para lo cual contará con un término de cinco (5) días hábiles a partir de la solicitud por parte del GTC, con el fin de estructurar financieramente el proceso de selección respectivo y/o aprobarlo. - Factores de selección, según las modalidades de selección de contratista. Sin perjuicio de los factores que se enuncian a continuación como pauta en cada uno de los mecanismos de selección de los contratistas de la SIC, los evaluadores deberán tener especial consideración con la normatividad que establece condiciones preferenciales -otorga puntajes- en favor de las ofertas con bienes y servicios producidos por MIPYMES, conforme al artículo 152 del Decreto 1510 de 2013. Según la norma las condiciones preferenciales aplican para todo Proceso de Contratación que no supere los CIENTO VEINTICINCO MIL DÓLARES AMERICANOS (US$125.000), salvo para la mínima cuantía y para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

1. Licitación Pública

La ponderación de los aspectos técnicos y económicos. Consiste en la ponderación de elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señalados en el pliego de condiciones o la ponderación de los elementos


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de calidad y precio que representen la mejor relación de costo – beneficio para la entidad, de acuerdo a las condiciones que el pliego de condiciones señale. De la protección a la industria nacional, de conformidad con el artículo 21 de la Ley 80.

2. Concurso de Méritos.

La ponderación del aspecto técnico (experiencia del proponente, experiencia y formación del equipo de trabajo, metodología y los demás según la naturaleza y complejidad del servicio de consultoría a contratar). De la protección a la industria nacional.

3. Selección abreviada – Menor Cuantía.

La ponderación de los aspectos técnicos y económicos. Consiste en la ponderación de elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señalados en el pliego de condiciones o la ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo – beneficio para la SIC, de acuerdo a las condiciones que el pliego de condiciones señale. Selección abreviada – Subasta Inversa.

Aquella con el menor precio (no se asigna puntaje).

4. Mínima Cuantía.

Aquella con el menor precio (no se asigna puntaje).

5. Contratación Directa.

No se necesita la presentación de varias ofertas. Se suscribe el contrato con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el contrato de acuerdo con las causales consagradas en la ley para esta modalidad de selección.

• El soporte que permita la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

Nos remitimos al numeral 2.8 del presente manual.

• El análisis que sustenta la exigencia de garantías.

El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular.


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Nos remitimos al numeral 2.7 del presente Manual.

• Verificación compromisos por Acuerdos Comerciales.

La indicación de si la contratación respectiva está cubierta por compromisos internacionales, y de ser así, deberá tener en cuenta los siguientes parámetros establecidos en los Artículos 148 a 150 del Decreto 1510 de 2013 y el manual de CCE. (Anexo No. 5)

- Cuando el Proceso de Contratación está sometido a uno o varios Acuerdos Comerciales, la SIC debe elaborar el cronograma de acuerdo con los plazos previstos en dichos Acuerdos Comerciales.

- Concurrencia de varios acuerdos comerciales. Si un mismo Proceso de Contratación está sometido a varios Acuerdos Comerciales, la SIC debe adoptar las medidas necesarias para el cumplimiento de la totalidad de los compromisos previstos en los Acuerdos Comerciales.

- Existencia de trato nacional. La SIC debe conceder trato nacional a: (a) los oferentes, bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales Colombia tenga Acuerdos Comerciales, en los términos establecidos en tales Acuerdos Comerciales; (b) a los bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales no exista un Acuerdo Comercial pero respecto de los cuales el Gobierno nacional haya certificado que los oferentes de bienes y servicios nacionales gozan de trato nacional, con base en la revisión y comparación de la normativa en materia de compras y contratación pública de dicho Estado; y (c) a los servicios prestados por oferentes miembros de la Comunidad Andina de Naciones teniendo en cuenta la regulación andina aplicable a la materia.

- El Ministerio de Relaciones Exteriores debe expedir el certificado por medio del cual se acredite la situación mencionada en el literal (b) anterior en relación con un Estado en particular, lo cual no es requerido para acreditar las situaciones a las que se refieren los literales (a) y (c) anteriores. Para constatar que los oferentes de bienes y servicios nacionales gozan de trato nacional en un Estado, el Ministerio de Relaciones Exteriores debe revisar y comparar la normativa en materia de compras y contratación pública del respectivo Estado para lo cual puede solicitar el apoyo técnico del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y de Colombia Compra Eficiente, dentro de sus competencias legales.

- Los certificados para acreditar la condición a la que se refiere el literal (b) anterior deben ser publicados en la forma y oportunidad que para el efecto disponga Colombia Compra Eficiente. La vigencia de los certificados será de dos años contados a partir de la fecha de su expedición, sin perjuicio de que el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo o Colombia Compra Eficiente soliciten al Ministerio de Relaciones Exteriores su revisión con ocasión de la expedición de nueva normativa en el Estado sobre el cual se expide el certificado. Colombia Compra Eficiente puede determinar vía circular la forma como el Ministerio de Relaciones Exteriores debe constatar que los oferentes de bienes y servicios nacionales gozan de trato nacional y de revisar y comparar la normativa en materia de compras y contratación pública para la expedición del certificado. (Anexo No. 5 Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación) Además se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Trato nacional de no discriminación: Consiste en un trato no menos favorable que el concedido a sus propias mercancías, servicios o personas, en concordancia con el principio de reciprocidad y trato nacional (art. 20 Ley 80 así como aplicar los beneficios de la Ley 816 de 2003 de estímulo a la industria nacional y las reglas de desempate establecidas en el Decreto 1510 de 2013.


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2. Plazo apropiado para presentación de ofertas, algunos acuerdos comerciales exigen un plazo mínimo, otros no.

3. Pliego de condiciones publicado en el SECOP, para garantizar la accesibilidad a la misma. 4. Especificaciones técnicas: no incluir especificaciones técnicas innecesarias. 5. Condiciones y requisitos de participación esenciales. 6. Experiencia previa: No se podrá exigir como condición para poder participar en un proceso de

selección el haber sido adjudicatario previamente de uno o más contratos de la entidad, o el tener experiencia de trabajo previa en el territorio colombiano, a menos que se demuestre la real necesidad de realizar tal exigencia.

7. Conservación de registros relacionados con procedimientos de licitación y adjudicación de contratos por un término no inferior a 3 años.

8. Reglas de origen: que la determinación de origen de la mercancías se haga sobre una base no preferencial o disponer la aplicación de normas preferenciales contenidas en el acuerdo preferencial.

9. Transparencia suficiente información acerca de las reglas de los procesos. 10. Compensaciones: no búsqueda ni aplicación de compensaciones en ninguna etapa de la

contratación. Compensaciones hace referencia a las exigencias adicionales no relacionadas con el objeto de la contratación o requisitos de contenido doméstico, salvo los expresamente autorizados como convocatorias limitadas a Mipymes.

- Exclusiones. En cada caso se deberá verificar que el contrato no se encuentre dentro de las exclusiones establecidas, tales como: las donaciones, los servicios financieros, la seguridad y defensa nacional, los programas de reinserción, la contratación directa.

- Umbrales. En cada caso se deberá verificar si se han pactado umbrales, es decir la exigencia de que se superen unos montos mínimos establecidos para que las obligaciones del capítulo de contratación pública de los acuerdos sean aplicables. Parágrafo. El área solicitante deberá indicar si el contrato que solicita está cubierto por los capítulos de contratación pública de alguno de los acuerdos comerciales negociados por Colombia.

6.5.1.7.2. Documentos Adicionales de los Estudios Previos según las modalidades de selección de contratista. Los elementos mínimos previstos se complementarán con los exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de selección, según lo contemplado en el presente Manual para cada una de las modalidades. Sin perjuicio de ello, a continuación se enuncia una lista de documentos adicionales para ser tenidos en consideración por las diferentes áreas interesadas al momento de solicitar una determinada contratación.

• Licitación pública. - Licitación con oferta dinámica mediante subasta inversa. De conformidad con el artículo 2 numeral 1 inciso segundo de la Ley 1150 de 2007 y con lo establecido por la Corte Constitucional en la Sentencia C-713 de 2009, la entidad puede determinar que la oferta sea presentada


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total o parcialmente de manera dinámica, mediante subasta inversa, para lo cual deben tenerse en cuenta los parámetros establecidos en el artículo 38 del Decreto 1510 de 2013.

• Concurso de Méritos. Anexo de requerimientos técnicos, el cual, como mínimo, debe contener:

1. Determinación del objeto, metas y alcance de los servicios (de medio o de resultado). 2. Determinación de los servicios requeridos y resultados o productos que debe entregar el consultor, tales

como informes, diagnósticos, diseños, datos, entre otros. 3. Cronograma de trabajo que determine las etapas y el plazo de entrega de los productos. 4. El listado y la ubicación de la información disponible para ser conocidos por los interesados y

proponentes, tales como estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos.

• Selección Abreviada - Selección Abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. El área solicitante indicará en los documentos previos si la Selección Abreviada se efectuará por el procedimiento de subasta inversa, Acuerdos Marco de Precios o por adquisición a través de bolsas de productos. (Artículo 40 a 58 Decreto 1510 de 2013) - En la Subasta Inversa. Las fichas técnicas del bien o servicio contendrán como mínimo:

• Denominación del bien o servicio. • Denominación técnica del bien o servicio. • Unidad de medida. • Descripción general y específica.

- En el procedimiento a través de Acuerdos Marco de Precios se deberá tener en cuenta lo estipulado en el artículo 46 del Decreto 1510 de 2013 y los lineamientos que para el efecto establezca Colombia Compra Eficiente. - En procedimiento a través de Bolsa de productos. Además de los elementos mínimos generales establecidos en los artículos 55 a 58 del Decreto 1510 de 2013, y de lo señalado en el capítulo especial del presente manual referente al procedimiento para la adquisición de bienes y servicios a través de bolsa de productos, los estudios y documentos previos deben incluir: (i). El precio máximo de la comisión que la SIC pagará al comisionista que por cuenta de ella adquirirá los bienes y/o servicios a través de bolsa. (ii). El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a través de la bolsa. (iii). El correspondiente CDP deberá tener en consideración el valor del contrato de comisión, el valor de la operación que


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celebrará el comisionista por cuenta de la entidad, todo pago que debe hacerse con ocasión de la operación, incluyendo garantías.30 - Selección abreviada por Menor Cuantía. Desde los pliegos de condiciones se deberá indicar si procede el sorteo cuando quienes manifestaron interés son más de diez, conforme se determine en el pliego de condiciones y se deben tener en cuenta las reglas establecidas en el artículo 59 del Decreto 1510 de 2013: 1. En un término no mayor a tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de apertura del Proceso de Contratación los interesados deben manifestar su intención de participar, a través del mecanismo establecido para el efecto en los pliegos de condiciones. 2. Si la SIC recibe más de diez (10) manifestaciones de interés puede continuar el proceso o hacer un sorteo para seleccionar máximo diez (10) interesados con quienes continuará el Proceso de Contratación. La SIC debe establecer en los pliegos de condiciones si hay lugar a sorteo y la forma en la cual lo hará. 3. Si hay lugar a sorteo, el plazo para la presentación de las ofertas empezará a correr el día hábil siguiente a la fecha en la cual la SIC informe a los interesados el resultado del sorteo. 4. La SIC debe publicar el informe de evaluación de ofertas durante tres (3) días hábiles.

• Contratación Directa. El área solicitante justificará de manera preliminar las razones por las cuales se trata de una contratación Directa. El GTC, elaborará el acto administrativo de justificación de la contratación directa, en los casos en los que procede, el cual deberá contener los siguientes elementos establecidos en el artículo 73 de Decreto 1510 de 2013: 1. La causal que invoca para contratar directamente. 2. El objeto del contrato. 3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al contratista. 4. El lugar en el cual los interesados pueden consultar los estudios y documentos previos.

Adicionalmente, dependiendo de la clase de contrato a suscribirse. - Contrato Interadministrativo.

1. Solicitud y propuesta de la entidad ejecutora. 2. Anexo del soporte legal del objeto y funciones de la entidad.

30Mejía Mejía Alvaro, Jhon Jaime Cifuentes Trujillo. La contratación del Estado a partir del año 2012. Editorial DIKE. Pág 152.


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3. Justificación de la contratación directa, que servirá de fundamento para el acto administrativo de justificación que elaborará el GTC.

4. Autorización para comprometer la entidad o documento de delegación. 5. Acta de posesión y resolución de nombramiento de los representantes legales.

-Contratación para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.

1. Soporte que justifique la contratación y la naturaleza científica y/o tecnológica de la actividad a contratar, que servirá de fundamento para el acto administrativo de justificación que elaborará el GTC.

2. Solicitud y propuesta presentada por la entidad interesada, que desarrolle actividades científicas y tecnológicas.

3. Autorización para comprometer a la entidad o documento de delegación. 4. Acta de posesión y resolución de nombramiento de los representantes legales. 5. Certificación de existencia y representación de la entidad.

- Cuando no exista pluralidad de oferentes.

1. Certificación de la Cámara de Comercio de ser la única persona inscrita en el RUP. 2. Acreditación de que es proveedor exclusivo del bien o servicio. 3. Justificación y soporte de ser la única persona que puede proveer el bien o servicio por ser el titular de los

derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor. Así, deberá demostrarse no sólo que es el titular de dichos derechos, sino que siéndolo, además es el único que puede proveer el bien o servicio cuya titularidad ostenta. Para ello podrá aportarse:

a. Certificado de inscripción en el Registro Nacional de Derechos de Autor, si es titular de los derechos de autor. b. Certificación expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio en el sentido de que la patente de invención, modelo de utilidad o registro de modelo industrial, sí es titular de los derechos de propiedad industrial.

- Contrato de Prestación de Servicios Profesionales o de Apoyo a la Gestión o Ejecución de Trabajos Artísticos.

1. Certificación de falta o insuficiencia de personal de planta requerido para desarrollar el objeto contractual, para contratar personas naturales y jurídicas.

2. Propuesta. 3. Hoja de vida del seleccionado con soportes (formación académica y experiencia). 4. Verificación de requisitos de idoneidad, experiencia y capacidad del seleccionado. 5. Constancia de idoneidad del seleccionado. 6. Documentos del(a) contratista dependiendo si es persona natural o jurídica. 7. Para trabajos artísticos, la entidad justificará tal situación en el respectivo contrato.

- Contrato de Arrendamiento o Adquisición de Inmuebles. Estudios que determinen las condiciones técnicas, así:


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1. Para arrendamiento: condiciones del mercado. 2. Para adquisición: condiciones del mercado y el avaluó comercial del inmueble. 3. Este avalúo podrá ser adelantado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi o por cualquier persona

natural o jurídica o de carácter privado que se encuentre registrada en el Registro Nacional de Avaluadores.

4. Paz y salvo de estar al día en impuestos. 5. Certificado de tradición del inmueble. 6. Otros.

6.5.1.8. Plan Anual de Adquisiciones. De conformidad con el artículo 6 del Decreto 1510 de 2013, las entidades publicarán en el SECOP anualmente, a más tardar el 31 de enero de cada vigencia fiscal, el respectivo Plan Anual de Adquisiciones. Este se deberá elaborar conforme a lo establecido en el Artículo 4 del Decreto 1510 de 2013 y los lineamientos y formato establecidos por Colombia Compra Eficiente. Para ello será necesario ir a la guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones. (Anexo No. 4) La Entidad deberá actualizar el Plan Anual de Adquisiciones por lo menos una vez durante su vigencia, en la forma y la oportunidad que para el efecto disponga Colombia Compra Eficiente. La Entidad deberá actualizar el Plan Anual de Adquisiciones cuando: (i) haya ajustes en los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen de los recursos; (ii) para incluir nuevas obras, bienes y/o servicios; (iii) excluir obras, bienes y/o servicios; o (iv) modificar el presupuesto anual de adquisiciones. Para la correcta elaboración del PAA, la SIC debe:

• designar un funcionario encargado del PAA; • conformar un equipo de apoyo; • y organizar un cronograma para la elaboración y actualización del PAA.

El funcionario encargado de la elaboración y actualización del PAA es responsable de:

• Obtener la información necesaria para diligenciar el Plan Anual de Adquisiciones. • Diligenciar el documento. • Solicitar la aprobación del Plan Anual de Adquisiciones. • Publicar el Plan Anual de Adquisiciones. • Revisar y actualizar el Plan Anual de Adquisiciones.

El PAA requiere del conocimiento y experiencia de las personas que trabajan en las distintas áreas de la SIC, por lo cual se debe conformar un equipo multidisciplinario que apoye al funcionario a cargo de la elaboración y actualización del Plan Anual de Adquisiciones.


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Así mismo, se debe elaborar un cronograma de actividades que muestre en detalle las etapas de planeación y diligenciamiento del Plan Anual de Adquisiciones al interior de la SIC, especificando las actividades coordinadas por el funcionario encargado y señalando el tiempo requerido para cada una de ellas La SIC debe separar:

• los bienes, obras y servicios que ha identificado plenamente; y

• las necesidades que ha identificado pero que desconoce el producto preciso que las satisface, caso en el cual debe incluir la descripción de la necesidad y los posibles códigos de los bienes y servicios que podrían suplir la necesidad.

El funcionario encargado debe trabajar de cerca con las personas que mejor conocen las necesidades para describir la necesidad y especificar los resultados que busca, y/o para identificar el bien, obra o servicio específico. Los bienes, obras y servicios identificados plenamente deben ser enumerados utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas con el máximo nivel posible de descripción de este clasificador. Los pasos a seguir para la clasificación de los bienes y servicios conforme al Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas, son los siguientes:

• Hacer un listado de bienes y servicios que la SIC necesita • Identificar de manera precisa si la necesidad de la SIC involucra un bien o un servicio. • Se debe tener en cuenta que un único proceso contractual puede incluir la compra de múltiples bienes y/o

servicios • Proceder a codificar conforme a los parámetros y procedimientos indicados en la “Guía para la

codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas”, disponible en la página web de Colombia Compra Eficiente.

Nota: La elaboración del PAA es una función coordinada y desarrollada por la Oficina de Planeación de la SIC.

6.5.1.9. Definición de los pliegos de condiciones por parte del GTC de la SIC. Una vez recibidos los documentos a que se refieren los acápites anteriores, el GTC elaborará el proyecto de pliegos de condiciones y definirá los pliegos de condiciones para cada uno de los procesos de contratación, teniendo en consideración lo establecido en el presente manual. Lo anterior, sin perjuicio de la participación del Comité de Contratación en la aprobación de los pliegos definitivos, conforme a lo establecido en el presente Manual.

6.5.1.10. Revisión del proyecto de contrato o convenio por parte de la Oficina Asesora Jurídica.


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Cuando el Secretario General lo considere pertinente y en el caso de los convenios celebrados por la SIC, el GTC remitirá el proyecto de contrato o convenio a la Oficina Asesora Jurídica para su revisión, de conformidad con el artículo 7, numeral 4 del Decreto 4886 de 2011.

6.5.1.11. Actos administrativos y publicidad. Una vez reunidos todos los documentos necesarios para adelantar la contratación, se dará inicio al proceso de selección pertinente. Las obligaciones de divulgación y publicidad en los procesos de contratación se deberán cumplir de conformidad con el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013. El GTC y sus designados serán los responsables de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. La publicidad a que se refiere este artículo se hará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) y en la página web de la SIC cuando así se indique en el presente Manual y en la normatividad.

• Aviso de convocatoria pública.

Se aplica a todos los procesos excepto a la contratación directa y a la mínima cuantía. Se publica en el SECOP y en la página web de la entidad, y deberá contener los requisitos establecidos en el artículo 21 del Decreto 1510 de 2013. La publicación del Aviso de convocatoria Pública en el SECOP y en la página web la realizará el GTC de la SIC.

• Acto administrativo de apertura.

El acto administrativo de apertura del proceso de selección se aplica a todos los procesos excepto la contratación directa (caso en el cual procede Acto administrativo de justificación) y la contratación de mínima cuantía, y deberá contener los requisitos establecidos en el artículo 24 del Decreto 1510 de 2013. Este acto administrativo será proferido por el Ordenador del Gasto.

• Acto administrativo de justificación de la contratación directa.

Este acto procederá en todos los procesos de contratación directa, salvo en los siguientes casos: - Contratos de empréstito, conforme al artículo 2 numeral 4 literal b de la Ley 1150 de 2007. - Urgencia manifiesta. El acto que declara la Urgencia manifiesta hace las veces de acto administrativo de justificación.


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- Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión; con la excepción de los contratos de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales en los cuales sí procede el acto de justificación, conforme al artículo 81 del Decreto 1510 de 2013 . El acto administrativo de justificación deberá incluir como mínimo los requisitos indicados en el artículo 73 del Decreto 1510 de 2013: Este acto administrativo será proferido por el Ordenador del Gasto.

• Acto administrativo de adjudicación.

El acto administrativo de adjudicación deberá ser motivado y es irrevocable, en los términos del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. En los casos en los que se realiza audiencia pública de adjudicación, este acto administrativo se notificará en la audiencia, conforme al artículo 30 de la Ley 80 y 9 de la Ley 1150 de 2007, pero la Entidad puede prescindir de la lectura del borrador de este acto administrativo siempre que lo haya publicado en el Secop con antelación, conforme lo establece el artículo 39 numeral 4 del Decreto 1510 de 2013. En los casos en los que no hay audiencia pública, el acto administrativo de adjudicación se notificará al proponente favorecido y se comunicará a los demás interesados, de conformidad con las normas de notificaciones y comunicaciones del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Ley 1437 de 2011, capítulo V del Título III.

• Otras publicaciones.

Se deben publicar los siguientes documentos e información, según corresponda a cada modalidad de selección: 1. El aviso de la convocatoria pública, incluido el de convocatoria para la presentación de manifestaciones o expresiones de interés cuando se trate de la aplicación de los procedimientos de precalificación para el concurso de méritos. 2. El proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar físico o electrónico en que se podrán consultar los estudios y documentos previos. 3. Las observaciones y sugerencias al proyecto a que se refiere el numeral anterior, y el documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas. 5. El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección, para el cual no será necesaria ninguna otra publicación. 6. La invitación a ofertar que se formule a los integrantes del concurso de méritos o la correspondiente para la mínima cuantía. 7. El pliego de condiciones definitivo.


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8. El acta de la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y de revisión de la asignación de riesgos previsibles y en general las aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas. 9. El acto administrativo de suspensión del proceso. 10. El acto de revocatoria del acto administrativo de apertura. 11. Las adendas a los pliegos de condiciones y demás modificaciones a los estudios previos en caso de ajustes a estos últimos si estos fueron publicados o la indicación del lugar donde podrán consultarse los ajustes realizados, y al aviso de convocatoria en el caso del concurso de méritos. 12. El acta de cierre del proceso y de recibo de las manifestaciones de interés o de las ofertas según el caso. 13. El informe de evaluación a que se refiere el numeral 8 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, así como el de concurso de méritos, el de selección abreviada y el de mínima cuantía. 14. El informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder a la subasta inversa en la selección abreviada de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. 15. El acto administrativo de adjudicación del contrato. En los casos de licitación pública, también el acta de la audiencia pública de adjudicación. En los casos de subasta inversa, el acta de la audiencia si es presencial o su equivalente cuando se realiza por medios electrónicos. 16. El acta de la audiencia pública de precalificación. 17. El acto de declaratoria de desierta de los procesos de selección. 18. El contrato, las adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones, las cesiones del contrato previamente autorizadas por la entidad contratante y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a esta. 19. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ella.

6.5.1.12. Flujograma de responsabilidades genéricas en etapa precontractual.


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ÁREA INTERESADA 1. Revisar el plan anual de adquisiciones. 2. Solicitar el CDP. 3. Elaborar documentos y estudios previos. 4. Remitir al GTC la solicitud con la antelación correspondiente y con los anexos señalados en el presente Manual. 5. Asiste a las audiencias a que haya lugar. 6. Las demás establecidas en el presente Manual.

DIRECCIÓN FINANCIERA

1. Expedir el CDP cuando sea solicitado por el área interesada. 2. Revisar las observaciones al proyecto de pliegos y aprobar el proyecto de pliego de condiciones, cuando sea remitido para ello por el GTC, en particular frente a la estructuración de los requisitos financieros del pliego de condiciones que serán evaluados, de conformidad con lo establecido en el presente Manual. 3. Las demás establecidas en el presente Manual.

GRUPO DE TRABAJO DE CONTRATACIÓN 1. Revisar la solicitud de contratación, con sus documentos anexos 2. Revisar y definir el tipo de contrato. 3. Revisar y definir proceso de selección. 4. Elaborar proyecto de pliegos de condiciones y colocarlo a consideración técnica y financiera para su aprobación. 5. Citar al Comité de contratación cuando corresponde. 6. Proyectar Actos administrativos necesarios en cada caso concreto. 7. Efectuar las publicaciones en el SECOP y en la página web 8. Coordinar el proceso de selección y las audiencias respectivas.. 9. Las demás establecidas en el presente Manual.

EVALUADOR Evaluar y calificar las propuestas conforme a lo establecido en los pliegos y en el presente Manual de Contratación, teniendo en consideración las normas de contratación estatal vigentes. 2. Señala los requerimientos de aclaración a los proponentes. 4. Dar respuestas a las observaciones que se formulen al informe de evaluación. 5. Recomendar al ordenador del gasto la adjudicación conforme los requerimientos establecidos en el pliego y el orden de elegibilidad resultante de la evaluación. 6. Las demás establecidas en el presente Manual.

Parágrafo: Para los casos de la celebración de las audiencias a que se refieren las normas de contratación estatal, todas las dependencias participantes dentro de la etapa precontractual deberán asistir a las mismas, representadas al menos por un funcionario.


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6.5.2. ETAPA CONTRACTUAL.

La etapa contractual es cada una de las fracciones temporales en las que se divide la ejecución del contrato, las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garantías del contrato.

6.5.2.1. Minuta del contrato. El profesional asignado del GTC deberá elaborar la minuta del contrato y lo remitirá al coordinador del grupo y al Director Administrativo para su visto bueno. El coordinador del GTC y el Director Administrativo lo revisarán y pondrán el visto bueno a la minuta. Luego el contrato será remitido al Ordenador del Gasto para que lo firme.

6.5.2.2. Suscripción y numeración del contrato. Los proponentes adjudicatarios suscribirán el contrato dentro del término señalado en el Pliego de Condiciones, de lo contrario, la Entidad a través del GTC hará efectiva la garantía constituida para garantizar la seriedad de la propuesta, en caso de que exista. El contrato se perfeccionará cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste sea eleve a escrito. EL GTC llevará un registro consecutivo de la numeración de los contratos celebrados, asignándole fecha y número al contrato, una vez que esté suscrito por las partes. La numeración de los contratos y/o convenios será única y consecutiva, sin consideración a su naturaleza, cuantía, forma de selección, dependencia que adelanta el trámite ni otros aspectos. El GTC deberá verificar la documentación establecida en el presente Manual de Contratación. Por la SIC únicamente suscribirán contratos el Superintendente de Industria y Comercio, o quien él delegue para tales efectos. Por el contratista, quien firma el contrato debe tener capacidad para obligarse con la SIC y contraer obligaciones, lo cual deberá ser revisado por el GTC. Una vez perfeccionado el contrato, el contratista deberá presentar, dentro de los términos señalados para el efecto en el pliego de condiciones o en el contrato, todos los documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos de legalización y ejecución del contrato. Si el contratista no cumple con estas obligaciones podrán imponerse las sanciones previstas en la ley y en el contrato. El profesional encargado elabora una carta remisoria al Supervisor y/o interventor del contrato, enviando la copia del mismo, copia del registro presupuestal y de la garantía aprobada si hay lugar a ello. En la comunicación dirigida al Supervisor, se informará su designación como tal por el Ordenador del Gasto. Ningún supervisor podrá dar inicio a la ejecución de un contrato, hasta tanto no sea designado como tal en la minuta del contrato o por memorando suscrito por el Ordenador del Gasto. La carpeta del contrato deberá ser entregada por el profesional encargado del GTC a la Secretaría del GTC, que será la dependencia encargada de su custodia y del archivo de toda documentación recibida de parte del supervisor o interventor y relacionada con el contrato.


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6.5.2.3. Requisitos de legalización. - Expedición del Certificado de Registro Presupuestal. El CRP es una operación requerida para la ejecución de los contratos que afecten apropiaciones presupuestales, que consta en certificación expedida por el responsable del presupuesto, con lo cual respalda el valor del contrato y la totalidad de los compromisos de pago pactados en el contrato a cargo de la SIC, cuyo objeto es garantizar que los recursos quedan reservados de manera que no serán utilizados para ningún otro fin. Una vez firmado y numerado el contrato, el GTC solicitará ante la Dirección Financiera la expedición del Certificado de Registro Presupuestal. Los Certificados de Disponibilidad Presupuestal – CDP y Registro Presupuestal deben corresponder a la misma vigencia fiscal.

6.5.2.4. Requisitos de ejecución de los contratos. - Aprobación de la garantía única de cumplimiento. El Director Administrativo aprobará las garantías de conformidad con lo establecido en el presente Manual de Contratación, mediante acta en la cual se verifica el cumplimiento de los requisitos de la garantía. (Art. 24.9 decreto 4886). Así mismo, el Director Administrativo aprobará las modificaciones a las garantías, cuando haya lugar a ello previa revisión de un abogado del grupo GTC. - Acta de inicio. Cumplidos los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución se suscribirá el Acta de Inicio, entre el contratista y el supervisor o interventor, cuando el plazo esté sometido a la respectiva acta. Corresponde al supervisor o interventor del contrato remitir al GTC el original del Acta de Inicio, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la suscripción de la misma.

6.5.2.5. Prohibición de legalizar hechos cumplidos. De acuerdo con lo dispuesto en las normas de presupuesto está expresamente prohibido legalizar hechos cumplidos.31 Los hechos cumplidos consisten en la legalización de los actos omitidos.32 Se consolidan cuando se adquieren obligaciones sin que medie soporte legal y presupuestal que los respalde y cuando antes de su ejecución no se han cumplido requisitos mínimos y legales, como la reserva presupuestal previa o cuando en la ejecución de un contrato se adicionan bienes o servicios no incluidos desde el inicio. Corresponde a los coordinadores del área interesada en el proyecto, al Interventor y al supervisor del contrato vigilar por que no se inicie la prestación de servicios o la entrega de bienes mientras no se haya expedido la afectación presupuestal correspondiente. La adquisición del compromiso sin disponibilidad previa y registro presupuestal crea responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asume la obligación. (Ley 179 de 94 artículo 49 inc. 5).

31 Artículo 49 Ley 179 de 1994 32 FALLO Procuraduría segunda delegada para la contratación estatal. radicación 05207357-2001


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6.5.2.6. Supervisión del contrato. Interventor y Supervisor. De conformidad con el artículo 83 y siguientes de la Ley 1474 de 2011, con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. El supervisor y/o interventor deberá propender porque el contratista cumpla de manera idónea y oportuna el objeto contratado, de acuerdo con las especificaciones señaladas en los pliegos de condiciones y en los contratos, así como con las indicaciones del interventor o supervisor. Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. Los supervisores e interventores deberán cumplir las funciones fijadas por las normas internas que se expidan sobre la materia (Manual de Interventoría y supervisión) y las estipuladas en los respectivos contratos. En los estudios previos de los procesos de selección la dependencia solicitante deberá pronunciarse sobre la necesidad o no de contratar la interventoría y/o supervisión con terceros.

6.5.2.7. Suspensión de la ejecución contractual. Durante el desarrollo del contrato pueden presentarse circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o circunstancias ajenas a la voluntad de las partes, las cuales, impiden en forma temporal la normal ejecución del contrato, en estos eventos, las partes pueden de mutuo acuerdo pactar la suspensión del contrato. La suspensión se solicita cuando el contratista o la SIC requieran paralizar la ejecución del contrato por un término determinado, para el efecto las partes y el supervisor y/o interventor suscribirán un acta en la que conste la suspensión, determinando en la misma la fecha de reinició y solicitando el ajuste de las garantías cuando haya lugar a ello. En la solicitud de suspensión, debe indicarse el término exacto de suspensión, al reiniciarse la ejecución del contrato, el contratista deberá ajustar la vigencia de las garantías.

6.5.2.7.1. Causales para que proceda una suspensión.

Para que proceda una suspensión del contrato deberán presentarse circunstancias de tiempo, modo y lugar que resulten ajenas al contratista y no puedan serle imputables a éste. Las dificultades e insucesos que se presenten con ocasión de la conducta negligente o inadecuada del contratista y/o que hayan sido asumidas como riesgos del


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contratista desde la etapa precontractual y/o contractual, le serán imputables a éste y por tal razón no pueden constituirse en una causal de suspensión del contrato33. En tales casos se negará la solicitud de suspensión, sin perjuicio de las multas y sanciones a que hubiere lugar. El Supervisor o interventor y el GTC deberán tener en consideración estos parámetros y deberá indicarse expresamente en el acta de suspensión las causales de la misma y por qué resultan ajenas al contratista.

6.5.2.7.2. Procedimiento para la suspensión de un contrato.

- El contratista presentará la solicitud al supervisor y/o interventor, explicando los motivos o razones que justifiquen la suspensión del contrato. - El supervisor y/o interventor analiza la solicitud, rinde concepto sobre la misma y remite al GTC para que determine la viabilidad jurídica. Si el contrato cuenta con una interventoría externa, el interventor deberá presentar su concepto respecto de la solicitud y remitirlo al supervisor. - Si el supervisor no la encuentra viable, dará respuesta al contratista informándole las razones por las cuales es inviable. De igual forma procederá el supervisor en caso que sea el GTC que encuentre inviable la solicitud. - Si la solicitud se considera viable el supervisor y/o interventor, solicitará al GTC la elaboración del acta de suspensión del contrato a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles anteriores a la fecha en que debe ser suscrita dicha acta de suspensión. - El acta deberá ser firmada por el contratista, el Ordenador del Gasto y por el interventor o supervisor del contrato. - El contratista debe solicitar la modificación de la garantía cuando exista en el contrato. Posteriormente el GTC revisa la modificación de la garantía si hubo lugar a ello y la aprueba. - Se deberá suscribir el acta de reinicio del contrato dejando constancia del tiempo de suspensión y del término de vencimiento contractual, la cual deberá ser firmada por el contratista, el Ordenador del Gasto y por el interventor o supervisor del contrato. Nota. Según lo establecido en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 se deben publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, publicación que le corresponde al GTC.

6.5.2.8. Modificaciones, aclaraciones, prórrogas y adiciones a los contratos.

33 Ver: Consejo de Estado, Sección Tercera, Consejero Ponente: Ricardo Hoyos Duque, Radicación Número: 10540, nueve (9) de marzo de dos mil (2000). Consejo de Estado. Sección Tercera. CP. Ricardo Hoyos Duque. Radicación número: 68001-23-15-000-1995-00464-01(14781), Bogotá, D.C., once (11) de septiembre de dos mil tres (2003).


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Durante la ejecución del contrato, pueden presentarse diferentes situaciones que afectan su ejecución, por lo cual, el supervisor y/o interventor del contrato deberá solicitar oportunamente al GTC la elaboración de la modificación, adición o prórroga respectiva, señalando las razones que originan el cambio, la conveniencia y el beneficio del mismo. Así mismo podrán requerirse aclaraciones con el fin de esclarecer el alcance de algún término establecido en el contrato. La solicitud indicará el valor de la adición, el tiempo de la prórroga o el objeto de la modificación o aclaración, según fuere el caso. La adición deberá indicar el valor adicionado con dicha modificación así como el valor total del contrato a la fecha y deberá tener en consideración las limitaciones que la ley establece al respecto. Las prórrogas deberán indicar el tiempo ampliado con dicha modificación así como el plazo de vencimiento del contrato. La modificación deberá pretender garantizar la correcta ejecución del contrato y el logro del objeto contractual. Toda solicitud de modificación que tenga por fin transformar el objeto contractual, deberá ser rechazada por el área respectiva o en su defecto por el GTC. Cualquier solicitud de modificación contractual (prórroga, adición u otrosí) deberá elevarse con un mínimo de antelación de ocho (8) días hábiles anteriores al vencimiento del término contractual vigente y/o a la fecha prevista para que dicha modificación se haga efectiva, de lo contrario la solicitud será devuelta. Si la solicitud de prórroga se presenta con posterioridad al vencimiento del plazo, deberá rechazarse de plano. Para poder efectuar una modificación contractual, el contrato deberá encontrarse aún en ejecución. Si la solicitud de modificación contiene errores o está incompleta el GTC la devolverá al área respectiva para su complementación. Una vez elaborado por el GTC lo pasará para la firma del Ordenador del Gasto. Nota 1. Cuando el contrato haya sido solicitado con aprobación de un área competente, la solicitud de modificación deberá venir suscrita igualmente por el área respectiva. Nota 2. La solicitud de adición en valor debe contar con la correspondiente apropiación presupuestal. El supervisor y/o interventor deberá presentar la solicitud de adición con su respectiva justificación. Nota 3. La modificación, adición o prórroga podrá originarse en circunstancias de tiempo, modo y lugar que resulten imputables al contratista, caso en el cual la respectiva solicitud deberá negarse o aceptarse según el caso, sin perjuicio de la aplicación de las sanciones que contemplan las normas vigentes sobre la materia. Con todo, la modificación no puede causarse con ocasión del incumplimiento de una de las partes.


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Nota 4. Según lo establecido en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 se deben publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, publicación que le corresponde al GTC. Nota 5. Con ocasión de la ampliación del plazo y/o adición del valor, el contratista deberá modificar las garantías constituidas para la ejecución del contrato o convenio. Nota 6. Debe existir concertación y acuerdo previo con el(a) contratista sobre las condiciones en que se efectuará la modificación. Se mantendrá la esencia del contrato, sin alterar el objeto del mismo. Se mantendrán las condiciones que dieron origen a la selección del(a) contratista.

6.5.2.9. Cesión de los contratos de la SIC Se presenta cuando el contratista o la entidad contratante, transfieren a otra (s) persona (s), total o parcialmente sus derechos y obligaciones pactadas en el contrato. De conformidad con el artículo 41 de la Ley 80 los contratos estatales son intuito persona, y por ende una vez celebrados sólo podrán cederse previa autorización escrita de la entidad pública. La solicitud de cesión presentada por un contratista ante la SIC deberá ser evaluada por el área solicitante de la contratación a fin de constatar que la persona que se propone como cesionario cumple con todos los requisitos y condiciones exigidos en los pliegos de condiciones o en el contrato y que tiene las mismas o mejores calidades exigidas al contratista inicial. Si se cumplen los requisitos se emite por parte del supervisor y/o interventor el estudio de los documentos, junto con la solicitud de cesión y un informe de avance económico y cumplimiento de productos o actividades del contrato (plazo, pagos, etc.) a la fecha en la que debe hacerse la cesión y se envía al GTC para la elaboración del documento de cesión. Si no se encuentra viable la solicitud, la devuelve al contratista solicitándole allegar otra hoja de vida para estudio. El GTC revisa la documentación y elabora la cesión cuando la documentación esté acorde con lo aquí establecido, de lo contrario la devolverá para su corrección y/o complementación, o advirtiendo la improcedencia.

6.5.2.9.1. Procedimiento de la cesión.

- El contratista deberá radicar la solicitud de cesión ante el supervisor y/o interventor del contrato, señalando la hoja de vida y documentos que acrediten las condiciones y calidades de quien propone como cesionario. - El supervisor o interventor, según el caso, evaluarán la documentación y emitirán su concepto. En el caso de haber precedido a la selección del contratista una evaluación por parte de un Comité Evaluador, el área o dependencia encargada podrá solicitar el visto bueno del Comité en relación con la cesión.


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-El supervisor y/o interventor remitirán al GTC la solicitud de cesión con su concepto al respecto. Si algunas de las instancias mencionadas están en desacuerdo con la cesión, se solicitará al contratista la remisión de una nueva hoja de vida para ser revisada. - La cesión se solicitará con un término de antelación mínimo de ocho (8) días hábiles, so pena de que no pueda empezar a regir desde la fecha prevista por la demora en la solicitud. - Una vez elaborada la cesión por parte del GTC, el funcionario responsable de la misma enviará el documento para la firma de cedente y cesionario, así como para la firma del Ordenador del Gasto. - El GTC fecha el documento y remite copia al cedente, cesionario, supervisor y/o interventor. - El texto de la cesión deberá señalar la obligación del cesionario de constituir garantía única que ampare los mismos riesgos del contrato inicial. - El documento de cesión se incluirá en la carpeta del contrato y se publicará en el SECOP de conformidad con el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013.

6.5.2.10. Terminación anticipada de común acuerdo del contrato. Procede cuando las partes de común acuerdo terminan la relación contractual antes del vencimiento del plazo de ejecución pactado. Las partes de común acuerdo consignaran en el acta respectiva las razones que impiden continuar con la ejecución del contrato, previo análisis de la situación por parte del supervisor y/o interventor, el cual deberá incluir un estudio del estado en el que queda la ejecución, así como la solución que se dará a la necesidad respectiva. Así mismo se deberá acompañar la solicitud de terminación, de un informe de avance económico y cumplimiento del contrato. El área encargada deberá solicitar al GTC la elaboración del documento de terminación con un término de ocho (8) días hábiles anteriores, so pena de que no pueda empezar a regir desde la fecha prevista por la demora en la solicitud. El GTC revisa la documentación y elabora la terminación cuando la documentación esté acorde con lo aquí establecido, de lo contrario la devolverá para su corrección y/o complementación.

6.5.2.11. Mecanismos de control de las entidades públicas. De conformidad con el Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública, las entidades del Estado tienen la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la ejecución de los contratos suscritos por ellas. Para lo cual la administración puede dar aplicación a las clausulas excepcionales al derecho común, así como aplicar las multas y demás sanciones que establezcan las leyes.

6.5.2.11.1. Aplicación de las clausulas excepcionales al derecho común.


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Con el exclusivo objeto de evitar la paralización o afectación grave de los servicios públicos a su cargo y asegurar la inmediata, continua y adecuada prestación, la SIC podrá aplicar las clausulas excepcionales al derecho común, en los casos y de conformidad con lo señalado en el artículo 14 y siguientes de la Ley 80 de 1993. Dichas cláusulas son: la interpretación unilateral, la modificación unilateral, la terminación unilateral y la caducidad. El área encargada de la contratación solicitará al GTC el trámite para la aplicación de una clausula excepcional, junto con el concepto y solicitud del supervisor o interventor al respecto. El GTC analiza los hechos y pruebas existentes e inicia el trámite respectivo, a lo largo del cual deberá garantizar el debido proceso y el derecho de audiencia y de defensa del contratista, para lo cual deberá dar cumplimiento a lo señalado en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, en el caso que se trate de la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento. El supervisor y/o interventor del contrato deberá estar presente durante todo el procedimiento administrativo y a su finalización conceptuará al GTC sobre la procedencia o no de la aplicación de la respectiva cláusula. El GTC será el impulsor y el responsable de todo el trámite de aplicación de las Clausulas excepcionales al derecho común. La decisión será adoptada por el Ordenador del Gasto, de conformidad con el concepto emitido por el supervisor, interventor, el área encargada, y el GTC, mediante acto administrativo motivado, el cual es susceptible de recurso de reposición. Una vez resuelto el recurso y sí se trata de la declaratoria de caducidad se inicia el trámite ante la compañía aseguradora para que responda por el incumplimiento del contratista y se comunica la información de la cláusula impuesta a los entes de control y a la Cámara de Comercio respectiva.

6.5.2.12. Multas, declaratorias de incumplimiento y Sanciones. Ley 80 de 1993. Ley 1150 de 2007 y Ley 1474 de 2011.

La SIC podrá imponer las multas, sanciones y declarar el incumplimiento, de conformidad con el procedimiento señalado en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, con el fin de garantizar el debido proceso y el derecho de audiencia y defensa del contratista y bajo el siguiente procedimiento. PASO 1 La interventoría y/ o supervisión, según el caso, debe verificar que se haya generado una causal para la imposición de la sanción, del apremio, y/o de la declaratoria de caducidad o declaración del incumplimiento, por el incumplimiento a las obligaciones contractuales y legales de tipo técnico, ambiental, predial, social, jurídico o económico. PASO 2 Una vez verificada la causal para la imposición de la sanción, del apremio, y/o de la declaratoria de caducidad o declaración del incumplimiento, la Interventoría o la supervisión, según el caso, deberá informar al Ordenador del Gasto de la SIC, por escrito, sobre la procedencia de la declaratoria de incumplimiento y la respectiva sanción, su valor, y las razones jurídicas, financieras y técnicas que la soportan. PASO 3 El Ordenador del Gasto procederá a informar al contratista sobre la posible imposición de la sanción, del apremio, y/o declaratoria de incumplimiento o caducidad, su tasación o cuantificación y lo citará junto


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con el garante de las obligaciones a la audiencia del artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, para efectos de garantizar el debido proceso y el derecho a la defensa. PASO 4 En dicha audiencia mediante resolución motivada la SIC procederá a decidir sobre la imposición o no de la sanción, del apremio, y/o de la declaratoria de incumplimiento o caducidad así como de su tasación o cuantificación. Contra la decisión allí proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. (Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011). PASO 5 Si el contratista se encuentra inconforme con la legalidad de la audiencia o de la decisión a que se refiere al acápite anterior o con la legalidad de la sanción, su procedencia, cuantificación etc., podrá demandar la decisión ante los jueces competentes. Parágrafo 1: Ningún contrato que celebre la entidad podrá establecer régimen sancionatorio alguno por cuanto el presente régimen se entenderá incorporado, según lo establecido en el presente manual de contratación, per se, a todos y cada uno de los contratos celebrados por la SIC. Parágrafo 2: Conforme a lo establecido en el Artículo 14 del Decreto 1510 de 2013, La SIC debe enviar mensualmente a las cámaras de comercio de su domicilio copia de los actos administrativos en firme, por medio de los cuales se impusieron multas y sanciones y de las inhabilidades resultantes de los contratos que haya suscrito, y de la información de los Procesos de Contratación en los términos del artículo 6º de la Ley 1150 de 2007.

6.5.2.13. Terminación del contrato. La terminación del contrato podrá ser normal o anormal. - Terminación normal. En general, los contratos finalizan al término del plazo pactado o al agotamiento del objeto contratado o de los recursos. -Terminación anormal. Procede en los siguientes casos

1. Cuando las partes, de común acuerdo, terminan la relación contractual antes del vencimiento del plazo de ejecución pactado en el contrato, de conformidad con lo indicado en el numeral 6.5.2.10. de este manual.

2. Como efecto de la declaratoria de caducidad por incumplimiento del contratista.

3. Por declaratoria unilateral de la administración en ejercicio de sus facultades excepcionales.

Terminado el contrato no será posible revivirlo y lo único que procede es la liquidación del mismo.

6.5.3. ETAPA POST-CONTRACTUAL.

6.5.3.1. Liquidación de los contratos. Art. 217 del Decreto Ley 019 de 2012.


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Es el acto mediante el cual las partes hacen el balance de contrato y determinan el estado económico de las prestaciones pactadas, determinado quien le debe a quien y cuánto, en busca de declarase a paz y salvo. En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones y reconocimientos a que hubiera lugar, para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. Por lo mismo, la SIC deberá citar, por lo menos por una vez al contratista a una reunión presencial para liquidar el contrato de común acuerdo. En la etapa de liquidación se exigirá al contratista la ampliación de aquellos amparos de la garantía referidos a obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la terminación del contrato, tales como los amparos de estabilidad de la obra, la calidad del bien o servicio suministrado, o la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, responsabilidad civil, entre otros. Para la liquidación de los contratos se debe hacer verificación contable y presupuestal previa a la firma de las partes, para lo cual el área encargada del contrato deberá solicitar la información financiera del contrato y el visto bueno del Director Financiero.

6.5.3.1.1. Formas de liquidación. De conformidad con los artículos 60 de la Ley 80 de 1993 y Artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 la liquidación puede ser: - De mutuo acuerdo. Se realizará dentro del término indicado en el contrato o en el máximo permitido por la normativa vigente. - De forma unilateral. Si el contratista no se presenta a la liquidación, previa notificación o convocatoria que le haga la Entidad, o si las partes no llegan a un acuerdo sobre su contenido, el Ordenador del Gasto, mediante acto administrativo, procederá a la liquidación unilateral del contrato dentro del término permitido por la normativa vigente (actualmente es de 2 meses contados a partir del vencimiento para la liquidación bilateral). En todo caso, si vencidos los plazos establecidos no se ha realizado la liquidación del contrato, la misma podrá realizarse en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes a su vencimiento, de mutuo acuerdo o de forma unilateral por parte de la SIC. En el evento en que el contratista haga salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, la SIC solo podrá proceder a la liquidación unilateral en relación con los aspectos que no han sido objeto de acuerdo entre las partes.

6.5.3.1.2. Procedimiento para la liquidación.

- El Supervisor o el Interventor del contrato elaborará el proyecto de liquidación bilateral con fundamento en la documentación e información sobre la ejecución contractual e incluyendo la información financiera y de pagos que se debe solicitar a la Dirección Financiera, y lo remitirá al GTC para su revisión, con los respectivos vistos buenos y soportes de la ejecución contractual.


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- El GTC revisa el proyecto de liquidación bilateral y de encontrarlo adecuado, lo remitirá formalmente al contratista junto con la convocatoria a la reunión presencial de liquidación de muto acuerdo. - Vencido el término anterior sin que se reciba respuesta, el GTC remitirá nueva comunicación al contratista en el mismo sentido. - De recibirse respuesta con observaciones del contratista elevadas tanto en la reunión presencial o por fuera de ella, la entidad las incluirá en la liquidación, la cual remitirá nuevamente al contratista dejando constancia de ello. - Evacuado el trámite anterior si no se logra acuerdo, el GTC elaborará el acto administrativo que contenga la liquidación unilateral acompañado de las constancias anteriores. - El acta de liquidación bilateral y el acto administrativo de liquidación unilateral, deberán ser publicados en el SECOP por parte del funcionario responsable del GTC.

Parágrafo. En los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, no es obligatoria la liquidación del contrato, de conformidad con el artículo 60 de la Ley 80 en la forma como fue modificado por el artículo 217 del Decreto 019 de 2012. En estos casos el supervisor del contrato deberá elaborar un informe final sobre el cumplimiento de las obligaciones contractuales, los pagos realizados al contratista y el balance económico del contrato. FORMATO CUMPLIMIENTO DE CONTRATO GA01-F08

6.5.3.2. Conservación y archivo de los contratos. La Dirección Administrativa – a través del GTC, será la dependencia responsable de la custodia y el archivo de la carpeta única del contrato, incluidos aquellos documentos que se expidan en desarrollo de las etapas precontractual, contractual y pos contractual. Será responsabilidad del interventor o supervisor del contrato remitir al GTC los documentos que se originen durante la ejecución del contrato. El archivo y la custodia de la carpeta única del contrato se ajustarán a los plazos y condiciones establecidas en la Tabla de Retención Documental que para este tipo de documentos establezca la SIC. Una vez vencido el plazo de custodia, el GTC procederá con su transferencia documental al Archivo Central para su destinación final. NOTA: Para la adquisición de productos y servicios de características técnicas uniformes mediante Acuerdos Marco de Precios, la Entidad deberá seguir el procedimiento que para el efecto establezca Colombia Compra Eficiente

7. DIAGRAMAS DE FLUJO.


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