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Ricerca MPI Foundation con EIBTM ed MCI, condotta da The European Institute of Purchasing Management
Sintesi a cura di Rodolfo Musco, CMM, CMP emeritus
Panelists
Arianna Caldon Key Congress & Communication
Cesare Businelli European Institute of
Purchasing Management”
Brigitte Lindlbauer ESGAR, European Society of
Gastrointestinal and Abdominal Radiology
Maurizia Laurati Global Family Banker di
Banca Mediolanum
Raffaele La Monica Aedus
Rodolfo Musco, CMM, CMP
Linda PereiraCPL events
3 - 3
Scopi della ricerca
• Analizzare le pratiche commerciali della meeting industry (processi d’acquisto, aspettative di chi compra e delle agenzie, gap)
• Scegliere le pratiche migliori
• Fornire raccomandazioni per il futuro
1° tema di ricerca: Contesto
3 - 4
Definire e mettere in evidenza le diverse tipologie di convegni e il loro “peso” in ciascun segmento industriale
Tipologia degli eventi di comunicazione aggregata
3 - 5
CongressiIncentive travelKick offSimposiSeminariSpettacoli sponsorizzatiTrade showEtc.
ConventionSeminariViaggi incentiveAdvisory boardKick offRetreatEtc.
2° tema di ricerca: Struttura delle funzioni acquisto
3 - 6
Ottenere una descrizione del processo di acquisto di meeting ed eventi e fare un confronto tra i punti di vista dei buyer e delle agenzie
3° tema di ricerca: Fasi del processo d’acquisto
3 - 7
Comprendere meglio il processo generale di acquisto e le strategie dei buyer e delle agenzie
4° tema di ricerca: Analisi del processo d’acquisto
3 - 8
Analizzare lo sviluppo del processo d’acquisto e le richieste delle aziende e delle agenzie per ogni sua fase
Lato tecnico: 10 fasi del processo normale d’acquisto1. Comprendere i bisogni interni2. Analizzare il mercato3. Definire la strategia d’acquisto per
segmento4. Ricercare i fornitori potenziali5. Selezionare un gruppo di fornitori6. Definire il piano d’azione e sviluppare le
strategie7. Riassumere i punti qualificanti e inviare
la RFQ
8.8. Negoziare e definire il contrattoNegoziare e definire il contratto9. Valutare il fornitore10. Evolvere il processo d’acquisto3 - 9
Lato tecnico: 9 fasi del processo d’acquisto di un meeting1. Analisi dei bisogni e delle specifiche2. Richiesta della proposta (RFP invece che
RFQ)
3.3. Proposta schematica dell’agenziaProposta schematica dell’agenzia
4.4. Approfondimento della proposta e Approfondimento della proposta e definizione dei punti qualificantidefinizione dei punti qualificanti
5.5. Presentazione del progetto da parte Presentazione del progetto da parte dell’agenziadell’agenzia
6.6. NegoziazioneNegoziazione
7.7. Stesura del contrattoStesura del contratto
8.8. Esecuzione del contrattoEsecuzione del contratto9. Valutazione dei risultati3 - 10
Lato “relazionale”
A) Commitment
3 - 11
E’ la variabile più usata negli studi sui rapporti tra venditore ed acquirente
E’ percepito come il desiderio di continuare la relazione e di lavorare per fare in modo che essa continui
Lato “relazionale”
B) Trust
3 - 12
E’ una variabile fondamentale quando si analizza la relazione tra le parti = ciascuna agirà nell’interesse dell’altra
“Desiderio di potersi affidare al partner nel quale si ha fiducia”
Lato “relazionale”
C) Interdipendenza
3 - 13
E’ strettamente connessa alla suddivisione del “potere” tra le parti
“Il potere di chi acquista o di chi vende è strettamente connesso alla loro interdipendenza nella relazione”
Punti principali emersi
1) Difficoltà a comprendersi
“Ciascuna parte conosce poco il lavoro dell’altra”
“Gli uffici acquisti non conoscono il valore della progettazione del convegno”
3 - 14
Le AGENZIE NON conoscono il processo d’acquisto delle aziende clienti, non conoscono chi lo esegue
Ogni AZIENDA ha modalità operative e opinioni diverse
Punti principali emersi
1) Difficoltà a comprendersi
“Ciascuna parte conosce poco il lavoro dell’altra”
“Gli uffici acquisti non conoscono il valore della progettazione del convegno”
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L’UFFICIO ACQUISTI NON comprende il ruolo delle agenzie e, soprattutto, come si svolge il loro lavoro
Questo dipende dal “cost model” delle agenzie che appare confuso. I PURCHASER hanno bisogno di dati chiari, determinati e precisi
Le AGENZIE hanno difficoltà, e, per rispondere alle RFP, si devono concentrare sui costi invece che sul VALORE AGGIUNTO
Punti principali emersi
2) Proposte poco trasparenti
”Gli uffici acquisti vogliono essere certi che le agenzie spuntino ai provider il
miglior prezzo possibile”
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L’UFFICIO ACQUISTI ha dubbi su come le agenzie conducono la negoziazione, per cui pongono paletti
Le AGENZIE dovrebbero sviluppare strategie diverse per progetti “piccoli” e progetti “grandi”
Le AGENZIE dovrebbero essere più chiare
Le AGENZIE dovrebbero mettere in evidenza il valore aggiunto che apportano al progetto.
Punti principali emersi
3) Maggiore frustrazione per le agenzie”Le agenzie trovano frustrante il modo
in cui i buyer valutano il loro lavoro”
3 - 17
a) I buyer non li considerano “professionisti” e vedono soltanto gli aspetti finanziari e non quelli creativi
b) I buyer non rispettano il lavoro delle agenzie.
Piu’ agenzie in gara – NON PAGATE - allo scopo di trarre vantaggio da una pluralità di opzioni
Punti principali emersi
4) Rapporti col Corporate Meeting Planner”La presenza di un meeting planner
aziendale cambia i rapporti tra buyer e agenzia”
3 - 18
a) Il meeting planner aziendale funge da COORDINATORE ponendosi come ponte tra il committente interno e il purchasing
b) Funge anche da COLLEGAMENTO tra agenzia e reparti aziendali e aiuta le parti a comprendere e rispettare i ruoli reciproci
Servizi richiesti all’agenzia
La strategia d’acquisto
Sembra che gli uffici acquisti non hanno schemi precisi e strumenti per “leggere” i bisogni del mercato e le tendenzeSolo il 50% dei buyer affermano di avere strategie di acquisto di meeting & eventi
La strategia d’acquisto
Chi guida il progetto?
La presenza di un meeting planner influenza la strategia d’acquisto?
Sì, perché:1) Aiuta a definire la strategia d’acquisto2) Segmenta gli elementi dell’accordo3) Pone l’attenzione sulla tipologia specifica del meeting4) Sviluppa la ricerca delle agenzie che possono lavorare sul convegno con maggiore competenza
Le relazioni (3 “virtu’ etiche”)
Giustizia“Rispettare gli accordi sottoscritti”“Assumersi le responsabilità”“Non diffondere informazioni confidenziali”
Equità“Dare priorità agli interessi del partner”“Rispettare gli interessi in fase di negoziazione”
Fiducia“Sviluppare relazioni forti e durature”
Le aspettativeAcquisti / Corporate Meeting Planner
“Le agenzie dovrebbero avere una buona conoscenza del settore di attività dell’azienda”“Le agenzie dovrebbero capire meglio le necessità ed essere più precise nelle proposte”“Le proposte devono essere originali e creative”
Agenzie“I buyer dovrebbero conoscere meglio i meeting”“Dovrebbero dare più valore alla consulenza e alla gestione”“Dovrebbero essere precisi sui criteri per evitare lavoro inutile
PRATICHE
Step 1 = Definizione dei bisogni e specifiche
1Briefing generico e orale
2Specifiche tecniche generiche e scritte
3Obiettivi chiari, precisi, ben definiti. Definizione delle funzioni
PRATICHE
Step 2 = Richiesta di proposta (RFP)
1Nessuna RFP
2L’invito alla gara è spedito via email o posta
3L’invito alla gara è reso disponibile su e-procurement
PRATICHE
Step 3 = Proposta
1Budget basato su cifra unica
2Viene prodotto un suddivisione parziale del costo
3Specifica dei costi voce per voce. Il fee d’agenzia è indicato in maniera specifica
PRATICHE
Step 4 = Valutazione delle proposte
1Fatta in base a sensazioni
2Fatta in base a analisi comparative generali delle proposte
3Fatta in base a una griglia per più fattori e specifica
PRATICHE
Step 5 = Presentazione del progetto
1Progetto standard e generalizzato
2Progetto analitico di buona qualità espositiva
3Progetto personalizzato con ipotesi alternative ed esempi di casi analoghi
PRATICHE
Step 6 = Negoziazione
1Sempre condotta sul prezzo, indipendentemente dai contenuti
2Condotta sul prezzo e sulla qualità dei contenuti della proposta
3Condotta sul valore della proposta
PRATICHE
Step 7 = Redazione del contratto
1Ordine confermato verbalmente
2Ordine scritto (“proposta accettata”)
3Ordine confermato con contratto stipulato tra le parti
PRATICHE
Step 8 = Esecuzione del contratto
1Valutato soltanto al termine dell’evento
2Meeting periodici per valutare l’andamento del progetto
3L’accordo prevede le tappe e gli strumenti di valutazione congiunta
PRATICHE
Step 9 = Valutazione
1A sensazione, senza alcun elemento quantitativo
2Fatta con una indagine di gradimento presso i partecipanti
3Fatta in base a strumenti concordati , come ROI e ROO
Step con il maggior impatto sui criteri di successo
Pratiche per ciascun “livello di maturità”
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Arianna Caldon Key Congress & Communication
Cesare Businelli European Institute of
Purchasing Management”
Brigitte Lindlbauer ESGAR, European Society of
Gastrointestinal and Abdominal Radiology
Maurizia Laurati Global Family Banker di
Banca Mediolanum
Raffaele La Monica Aedus
Rodolfo Musco, CMM, CMP
Linda PereiraCPL events