Rick A. Morris, Brette McWhorter Sember knygos „Sėkminga projektų vadyba“ pristatymas

Lyderių laikas, 2012 1

Sėkminga projektų vadybaKas žinotina, norint gerai atlikti

darbą, kaip komunikuoti ir spręsti problemas

Gitana Liaudinskienė


RICK A. MORRIS

BRETTE McWHORTER SEMBER

Verslo žinios, 2010


1. Pažinti save 2. Bendravimas su visų lygių darbuotojais3. Būkite vertas pasitikėjimo4. Žlungančių projektų gelbėjimas5. Žodžio BAIGTA apibrėžimas6. Geležinio trikampio taikymas7. Apie metodiką projektų planavime8. Orientaciją į klientus prasideda nuo gerai suformuluotų

reikalavimų9. Jokiu būdu neaukokite savo darbuotojų!10. Mitai apie susirinkimus projekto eigai aptarti11. “PARTIOT” ir “SCUD” raketos12. Rizikos vertinimas 13. Kaip įtraukti riziką į projekto planą 14. Svarbiausia faktai!15. Projekto vadovas – strategiškai svarbus darbuotojas16. Teigiami pokyčiai bendroje jūsų organizacijos kultūroje17. Išvados


1. Savęs pažinimas


1. DISC tyrimas

Kategorija D I S C

Dominantė

Iššūkis ir kontrolė

Pripažinimas ir

vertinimas

Stabilumas ir

parama

Kokybė ir teisinguma

s



1. Žinokite savo trūkumus• Ryškus D: kartais ryžtu ir nepriklausomybe grįstas

jūsų stilius gali atrodyti įžūlus, jūs esate linkęs dominuoti. Galbūt jums teks išmokti klausytis kitų ir aiškiai parodyti, kad tai darote.

• Ryškus I: dėl savo entuziazmo, atviros prigimties žmonėms glite pasirodyti egoistiškas ir linkęs manipuliuoti. Ne toks aukštas savęs vertinimas gali padėti

• Ryškus S: jūsų kantrybė ir malonus būdas gali sudaryti įspūdį, jog esate lėtas ir baugštus. Pasistenkite kartais būti drąsesnis ir ryžtingesnis.

• Ryškus C: jūsų atkaklumas ir rimtumas gali priversti žmones galvoti, jog esate smulkmeniškas ir paniuręs. Projektuokite pozityvų mąstymą, išmokite praskaidrinti sau nuotaiką.


2. Bendradarbiavimas su visų lygių darbuotojais

Įvertinkite asmenų,

su kuriais dirbateasmenybės tipą (pvz., stebėdami, užduodami jiems

Klausimus...)


2. Visi kartu galime įveikti ir sunkiausią

užduotį Geriau pažinę grupės

narius, galėsite efektyviau pa(si)skirstyti

užduotis


3. Būkite vertas pasitikėjimo

• Ką daryti su klausimais?• Nemeluokite!• Kaip įveikti baimę pranešant apie

iškilusius kėblumus?• Pripažinkite, kad klydote.


3. Su visais projektais būna problemų

• Aiškiai apibrėžkite problemą.• Nemeluokite problemos masto• Kalbėkite glaustai• Nesiteisinkite• Būkite nuolankus• Remkitės faktais


3. Kaip viską ištaisyti, jei prieš tai nuslėpėte tiesą?

• Nuoširdžiai atsiprašykite• Pasakykite visą tiesą, kodėl nuslėpėte

kažkokią informaciją (ne pasiteisinimas, o pasiaiškinimas)

• Pripažinkite, kad galbūt praradote pasitikėjimą ir pasakykite, kad padarysite viską, kad savo darbais jį atgautumėte

• Pripažinę suklydę nutilkite. Duokite laiko klientui susivokti.



4. Žlungančių projektų gelbėjimas

• Nesėkmių rodikliai – nuo 59 iki 94%

• “Projektai žlunga dėl situacijos – ne dėl turinio”

• Projektui žlugus pirmiausia patikrinkite komunikaciją (ar šnekatės su žmonėmis?, ar juos išgirstate? ar jūsų klausosi? ar aktyvūs? ir pan.)


4. Kaip pastebėti, kad projektas žlunga

1. Parengtas prastas planas, arba jo išvis nėra.

2. Iškilo nesutarimų dėl projekto reikalavimų.

3. Nepakankamai aktyvi komanda.4. Nėra aiškiai apibrėžtos pabaigos.5. Iškelti nerealūs reikalavimai.6. Nemokėjimas sustoti ar iš naujo

perplanuoti.


4. Stebėkite savo ego: kalti tik kiti, darbuojasi už visus, nesidalina

informacija, atlygis visiems


4. Kai jau blogai, tai išties blogai

• Projekto sustabdymas• Strategijos “yra kaip yra” pasitelkimas• Svarbiausia laikytis esminių principų• Grąžinti projektą į vėžes: sustabdyti

darbus, nustatyti, kas buvo atlikta, kiek darbų liko, nustatyti projekto poveikį kitiems projekto vadybos planams (išlaidoms, rizikai...), parengti naują planą, pakeisti projekto vadovą.


5. Žodžio baigta apibrėžimas

Apibrėžiant, ką reiškia baigta, bus numatytastam tikras rezultatas.

Baigta – kai sukuriamas dokumentas, kuriame įvardijamos visos “išmoktos pamokos”.

Tokiu dokumentu siekiama patobulinti bendrą projektų įgyvendinimo procesą.


10 svarbiausių dalykų, susijusių su pasitenkinimu darbu

Dalykas Pavaldinių įvertinimas

Vadovų įvertinimas

Įvertinimas už gerai atliktą darbą 1 8

Jausmas, kad esi komandos narys 2 10

Pagalba sprendžiant problemas 3 9

Užtikrinta darbo vieta 4 2

Alga 5 1

Įdomus darbas 6 5

Galimybė būti paaukštintam 7 3

Lojalumas / bendradarbiai 8 6

Darbo sąlygos 9 4

Taktiškai palaikoma drausmė 10 7


6. Geležinio trikampio (trigubo suvaržymo) taikymas

ište

klia

i

kokybė

laikas

ište

klia

i kokybė

laikas


6. Trijų elementų nebepakanka

ište

klia

i

darbų apimtis

laikas

kokybė


6. Trikampio taikymasTr

ikam

pį

naudoj

ame

nust

atyd

ami

pro

jekt

o

prior

itet

us Trikampio

nereikėtų

nau

dot

vertinan

t,

kaip p

asisekė

projektas


7. PERT metodika projektų planavime

angl. Program Evaluation Review TechniqueTai programos vertinimo ir analizės metodasPERT = projekto vadybos procesas. Jo

etapai:Nustatyti veiksmusNumatyti eiliškumąSudaryti tinklo diagramąPaskaičiuoti laikąApibrėžti kritinį laiką


7. Tinklo diagrama

A5

B50

D2

C20

E5


7. PERT formulė

(GA + (4 x LT) + BA) : 6

GA – geriausias atvejis

LT – labiausiai tikėtinas

BA – blogiausias atvejis



8. Orientacija į klientus prasideda nuo gerai suformuluotų reikalavimų

1 taisyklė – įsitikinkite, kad reikalavimai aiškūs, trumpi ir pamatuoti.

2 taisyklė – patikrinkite išbraukdami, kokia yra reali tokio reikalavimo vertė? (jei tokio reikalavimo nebūtų, ar projekto užmojai pasikeistų?)

3 taisyklė – paprašykite, kad reikalavimą perskaitytų kiti, kad išsiaiškintumėte, ar jis teisingai interpretuojamas.

4 įsitikinkite, kad reikalavimas ir projektas yra tiesiogiai susiję.


9. Jokiu būdu neaukokite savo darbuotojų

• Projektas gali išsekinti dirbančiuosius• Aukojimasis ilgainiuiima erzinti darbuotojus• Senos komandos problemos turi būtiišspręstos• Prasti projektų vadybosįgūdžiai trukdo dirbti

Kas labiausiai lemia projekto

sėkmę?


9. Darnūs grupės narių veiksmai, pasitenkinimas ir gebėjimas atlikti

darbą turi didžiausią įtaką sėkmingam

projektui


9. Kaip sukurti efektyvius ryšius tarp grupės narių

• Įsiklausykite į žmonių nuomonę• Įtraukite žmones į projekto planavimą• Leiskite žmonėms pasijusti svarbiems• Nuolat bendraukite su darbuotojais• Įvertinkite, skatinkite • Nuoširdžiai dėkokite už triūsą• Renkite “išmoktų pamokų” susirinkimus


9. Jeigu norite būti sėkmingas lyderis, paisykite 100 ir 10 procentų taisyklės

Kaip projekto vadovas esu 100 procentų atsakingas

už projekto nesėkmę, bet tik 10 procentų prisidedu prie jo

sėkmės


9. “Laimingi darbuotojai gamina puikius produktus. Puikūs produktai užtikrina klientų pasitenkinimą.

Klientų pasitenkinimas garantuoja įmonės ilgaamžiškumą.

Nė už ką neaukokite savo žmonių, nes neįmanoma paskaičiuoti, kiek tokia auka kainuoja.”


10. Mitai apie susirinkimusprojekto eigai aptarti

“Jei norite prastumti popietę,

surenkite susirinkimą”

Dažniausios nenoro dalyvauti susitinkime

priežastys:Nebūna priimtas joks

sprendimasDalyviai būna nepasiruošęNukrypstama nuo darbotvarkėsPradedami ir baigiami ne laikuTrunka per ilgaiNetinkamai vadovaujamaNebūna darbotvarkėsNerašomas protokolasMan nebūtin dalyvauti


Ar reikia rengti susirinkimą?Užduokite sau kelis

klausimus:

• Ar yra ką pasakyti?• Ar reikia susirinkimo?• Ar mūsų nuomonė reikalinga?• Ar reikia plėtoti temą?

Kas rodo, ar susirinkimai efektyvūs?

• Pagarba susirinkimo metu

(ar laiku? kaip elgiasi?)• Nesvarbus susirinkimas nepatraukia dėmesio• Kas nutariama,

neįgyvendinama• Nereikalingų detalių

aptarimas• Netiesos sakymas


10. Sėkmingo susirinkimo organizavimas

Nustatykite tiksląSuplanuokite laiką ir laikykitės planoSudarykite darbotvarkęDalyviai turi būti pasiruošęPasirūpinkite reikiama medžiagaFiksuokite sprendimusGrąžinkite susirinkimą į vėžes (”tai aptarsime

kitąsyk”, padėkokite už diskusiją, priminkite darbotvarkę...)

Neleiskite, kad susirinkimas virstų vienas kito kaltinimu ar senų klausimų eskalavimu.


10. Kaip sėkmingai užbaigti susirinkimą?

• Įsitikinkite, ar darbuotojai susitarė• Reziumuokite svarbiausius susitarimus• Kas kada ir kokius darbus turi atlikti• Kito susirinkimo numatymas – laikas, tema• Jei susirinkimas užsitęsė, atsiprašykite• Visada nuoširdžiai padėkokite už laiką,

pastangas• Išplatinkite susirinkimo dokumentus


11. “SCUD” ir “PATRIOT” raketos

“Scud” – aktyvus, puolamasis ginklas (apginkite kolegą, priminkite sąžiningo žaidimo taisykles....)

“Patriot” – gynybinis ginklas, siekiant pašalinti pavojų(pristabdykite konfliktą, išvenkite jums daromos žalos)“Raketos” turi tikslą, būna apskaičiuotos. Svarbu

įvertinti aplinką. Numatykite pasitraukimo galimybę. Susilaikykite nuo kurstytojų. Neužimkite pernelyg agresyvios pozicijos.


Kas laimi?


12. Rizikos vertinimasProjekto plano negalima laikyti baigtu, kol

nepabaigtas rizikos planavimas.Rizikai skirti susirinkimai.Rizikos valdymo etapai: rizikos numatymas, analizė,

sprendimo būdų planavimas.Nustatant riziką ypač atsižvelgti į lėšas, laiką,

kokybę.Pernelyg rizikingi projektai stabdomi.Rizikos sprendimo būdai: vengimas (panaikinti

grėsmę pašalinant jos priežastį), sušvelninimas (sumažinti grėsmės tikimybę), perkėlimas (perkelti atsakomybę kitai šaliai), priėmimas (jei bus, tai bus).


12. Dažniausios projekto žlugimo priežastys

18% dėl aukštesnės grandies vadovų paramos stokos;

16% dėl to, kad vykdant nedalyvavo vartotojas;

14% dėl nepatyrusio projekto vadovo;

12% dėl aiškių tikslų nebuvimo;

10% nebuvo įvykdyti visi reikalavimai.


Įtraukite riziką į projekto planą


15. Projekto vadovas – strategiškai svarbus darbuotojas

Aktyvus, į priekį žvelgiantis

organizacijos iniciatorius.

Jis planuoja ir valdo.


16.Teigiami pokyčiai


Ačiū už dėmesį


Su kokiais iššūkiais susiduria šiandieninė mokykla?

• Iniciatyva• Planavimas • Rizikos numatymas• Vykdymas• Kontrolė /atsiskaitomumas• Pabaiga - ?

Documents

Rick A. Morris, Brette McWhorter Sember knygos „Sėkminga projektų vadyba“ pristatymas