Řízení příspěvkových organizací zřizovatelem

Řízení příspěvkových organizací zřizovatelem

Mgr. Miloslav Kvapil30. 8. 2011

RK-30-2011-24, př. 1apočet stran 1

Neveřejná příloha

30. 8. 2011 Miloslav Kvapil, ředitel DYNATECH s.r.o.

2

Cíl „krajského“ projektu (širší rámec pro realizaci „evropského“ = prezentovaného projektu)

Zkvalitnění řízení příspěvkových organizací zřizovatelem - Krajem Vysočina


3

Cíle krajského projektu

Cíle týkající se předmětu činnosti příspěvkových organizací (potřeba přesněji definovat smysl existence příspěvkové organizace, zadání resp. objednávku od žřizovatele, upřesnit obsah, rozsah, kvalitu a základní podmínky tvorby veřejných statků a poskytování veřejných služeb klientům, přesněji vymezit hlavní a doplňkové činnosti a definovat vztahy mezi nimi).


4

Cíle krajského projektu – hospodářská oblast

Zvýšení efektivnosti hospodaření Lepší využívání dostupných zdrojů Dosažení úspor

stejné množství stejně kvalitních produktů za nižší cenu anebo

vyšší rozsah či kvalita veřejných služeb při udržení současných nákladů)


5

Cíle krajského projektu – oblast omezování rizik

Právní rizika (trestněprávní odpovědnost apod.) Rizika nenaplňování smyslu existence organizace

(nestabilita činnosti organizace, nižší rozsah či kvalita poskytování veřejných služeb obecně či indivindy selhání vůči jednotlivému klientovi),

Ekonomická rizika Rizika v oblasti vztahů s veřejností a další rizika


6

Cíl evropského projektu

Identifikace příležitostí v oblasti možného zlepšení řízení organizací zřizovaných krajem Vysočina s důrazem na strategické řízení zřizovatelem.

Termín realizace projektu:

Zahájení: 3. 9. 2010

Ukončení: 30.11.2011


7

Etapy projektu

Část A) Zpracování vstupní analýzy stávajícího fungování procesu řízení příspěvkových organizací (31. 10. 2010).

Část B) Zpracování návrhové části Souhrnné rozvojové strategie, včetně podrobného implementačního dokumentu (31. 5. 2011).

Část C) Vzdělávací aktivity pro vybrané zaměstnance KrÚ kraje Vysočina, pro ředitele zřizovaných příspěvkových organizací a vybrané zástupce managementu úřadu a zastupitelstva kraje (30. 11. 2011).


8

Projektový tým kraje Vysočina

Vedoucí projektu – Eva Janoušková Garant za oblast Hodnocení organizací – Miroslav Březina Garant za oblast Stanovení vize a strateticckých cílů – Zdeněk Kadlec Garant za oblast Plánování – Eva Janoušková, Martin Černý Garant za oblast Schvalování vnitřních směrnic – Karel Kotrba Garant za oblast metodické funkce – Miroslav Březina Garant za oblast podpůrné a kontrolní funkce – Eva Janoušková Garant za oblast IT – Petr Pavlinec Garant za oblast rozpočtových procesů – Anna Krištofová Garanti za resory – Lukáš Kettner, Věra Švarcová, Hana Strnadová, Katina

Lisá, Miroslav Pech


9

Etapa A) „Vstupní analýza“ – výstupy

PROCESY STRATEGICKÉHO ŘÍZENÍ PŘÍSPĚVKOVÝCH ORGANIZACÍ

PROCESY PLÁNOVÁNÍ A HODNOCENÍ ČINNOSTI PO PROCESY SPRÁVY ŘÍDÍCÍ DOKUMENTACE SYSTÉM ŘÍZENÍ PO SYSTÉMOVÉ UKOTVENÍ (ŘÍDÍCÍ

DOKUMENTY) OBLAST PODPORY INFORMAČNÍCH TECHNOLOGIÍ OBLASTI NÁKUPŮ


10

Etapa B) „Návrhová část “ - výstupy

doplnit


11

Etapa C) „Školení “ - výstupy

doplnit


12

Doporučení ze strany externího konzultanta (po projednání a akceptaci projektového týmu)


13

Doporučení (12.)

2011


14

Doporučení (1.)

Definovat „interní“ projekt Řízení PO a zřídit krajský implementační týmCíle

Implementavat vybrané změny v praxi řízení PO Nastavit systémové prostředí pro efektivní řízení PO

Obsah činnosti doplnit

Personální obsazení Vedení a koordinace – odbor analýz (posílený) Zástupci zřizovatelských odborů Zástupci „podpůrných- provozních“ odborů


15

Doporučení (3.)

Organizačně zajistit řízení PO = Zřídit organizační útvar zodpovědný za řízení PO (mimo kompetencí odvětvových odborů)

Náplň činnosti: administrativní podpora řízení PO zřizovatelem (evidence

činností, ukládání dokumentů a jejich správa, hlídání termínů, řízení základní komunikace mezi PO a zřizovatelem /správa portálu pro řízení PO/, ...)

podpora individuální řídící činnosti "zřizovatelských" odborů podpora společné, obecné řídící činnosti rady kraje a úřadu

vůči všem PO nebo jejich skupinám - metodické vedení, standardizace napříč úřadem (napříč resorty), data a jejich zpracovávání do manažerských sestav pro potřeby rady kraje příp. úřadu, informační podpora, ...

Personální obsazení - ideální stav - 3 úvazky (nyní 0,5 úvazku na OA, potřeba posílit v krátké době nejméně o 1,0 úvazku)


16

Doporučení (9.)

Připravit pravidla rady kraje pro komplexní úpravu vztahu Zřizovatel a Organizace Informační povinnosti Plánování a výkaznictví Pracovně-pravní vtzahy statutárních zástupců organizaci Řízení interní dokumentace organizace (interní právní předpisy) Definování kompetencí a odpovědnosti Zřizvatel x organizace Podpora dobrého jména kraje a PO, společné PR Péče o majetek a jeho správa


17

Doporučení (8.)

Sjednotit účetní analytiku PO Lepší plánování Efektivnější řízení a kontrola


18

Doporučení (12.)

Implementovat vybrané indikátory do hodnocení ředitelů PO


19

Doporučení (6.)

Zřídit Portál pro PO - úlohy Zajištění komunikační a řídící funkce - tam a zpět - Zřizovatel x

organizace, organizace Žádanky na doplňkové služby Podpora společných nákupů

Materiálu Zboží Služeb (Žádanky na provozní služby + řízení procesu jejich

vyřizování) Sdílení a výměna dokumentů vč. pokynů zřizovatele + plnění

informačních povinností

Rejstřík PO je určený pro veřejnost = Internet x Portál PO je určen pro KrÚ, Kraj a PO tj. Extranet


20

Doporučení (11.)

Připravit rukojeť ředitele PO Základní metodická podpora – rozsah a obsah činností a povinností Nastavit metodickou podporu ze strany KrÚ


21

Doporučení (12.)

2012


22

Doporučení (4.)

Zpracovat podrobnou analýzu provozních služeb s cílem zajištění společných nákupů (forma a zadávací podmínky VZ) IT Služby

Základní HW a SW podpora (IT na PO, IT na KrV, IT pohotovost) Speciální SW podpora

Společné nákupy IT produktů (HW a SW) Autoprovoz Stravování (mimo nemocnice) Revize elektrických zařízení (revize všech zařízení), plyn komíny Finanční účetnictví a personalistika Bankovní účty a bankovní služby Společné nákupy produktů (IT, Auta - nebylo předmětem zakázky)


23

Doporučení (1.)

Organizace jsou zřizovány, aby vytvářely veřejné statky a poskytovaly svým klientům (veřejnosti) veřejné služby = definovat veřejné službyPodrobně definovat požadované výstupy, zejména v měřitelných parametrech (pro obsah, rozsah, kvalitu a základní podmínky poskytování)Hlavní oblasti, které by měly být definovány, jsou:

podrobné obsahové určení veřejné služby podrobné rozsahové určení veřejné služby, definování cílové

skupiny, definování způsobu výběru, komu službu poskytnout, není-li možné poskytovat všem potenciálním indikovaným klientům

specifikace požadované kvality výstupů určení základních podmínek poskytování veřejné služby (cena

resp. poplatek atd.)


24

Doporučení (2.)

Pro každou jednotlivou organizaci:•Podrobněji specifikovat (upřesnit) "objednávku" zřizovatele, stanovit přesněji, co se od organizace očekává v hlavní a příp. i v doplňkových činnostech (= redefinice poslání /smyslu existence/ organizace •Definovat a nastavit právní vztah mezi zřizovatelem a organizací (= náhrada vlastnické vazby investora a výkonné organizace, pravomoci, odpovědnost, řízení činností a jejich kontrola, komunikace, ...)


25

Doporučení (7.)

Zavést a aktualizovat katalogy Veřejných služeb Doplňkových služeb Provozních služeb Společně nakupovaných (doporučení)

Materiálů Produktů Služeb


26

Doporučení (10.)

Úpravit vnitřní předpisy PO Nastavit jednotná pravidla pro vznik, úpravy a zánik, včetně

schvalovacích procesů a procesů seznamování se se změnami Připravit šablony základních vnitřních předpisů Nastavit metodickou a právní podporu ze strany KrÚ


27

Doporučení (12.)

Pro vybrané položky zavést věcné střednědobé plánování Možnost dlouhodobě plánovat Možnost společný nákupů Možnost ovlivnit finanční náročnost a „nutnost“ investic Nastavit vazbu na finanční plánování (rozpočtový výhled a rozpočet)


28

Doporučení (12.)

průběžně


29

Doporučení (12.)

Zlepšit řídící a veřejnosprávní kontrolu PO Zákon 320/2001 Sb. Minimalizace rizik Zefektivnění činností (3E) Celý nákupní proces Náklady na realizaci Reference

ÚOOÚ KR-S MPO


30

Doporučení (13.)

Pokračovat v řešení problematiky společných nákupů: Centrálně (elektrika, plyn, telefonie, pojištění majetku a odpovědnosti)Samostatně (zdravotnictví,….)Po částech

Nastavení systémového prostředí Sběr požadavků a potřeb Přiměřená SW a konzultační podpora

Přínosy = proces zavedení změny má Kraj plně pod kontrolou Změny jsou zaváděny postupně K dispozici je kvalitní zpětná vazba Vyhodnocení a řízení zavedných změn Možnost průběžného zlepšování nastavených procesů „Know-how“ je získáváno a rozvíjeno v souladu s potřebami kraje


31

Děkuji Vám za pozornost!

Dotazy?

Připomínky?

Návrhy?

Documents

Řízení příspěvkových organizací zřizovatelem