Rodzaje dokumentw biurowych

Kierowanie firm odbywa si w oparciu o informacje, ktre mog mie form sown np. przekazanie dyspozycji, polece, wytycznych ustnie lub za pomoc rodkw technicznych, albo form pisemn np. dokumenty otrzymywane z zewntrz, dokumenty wysyane na zewntrz, dokumenty wewntrzne dotyczce komrek lub stanowisk pracy danej jednostki organizacyjnej.

W zwizku z du iloci informacji, w kadym biurze rozrnia si: dokumenty biurowe, akta spraw,dokumentacj biurow.

Dokument biurowy

Dokument biurowy to kade pismo, notatka, protok, sprawozdanie, zestawienie liczbowe sporzdzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewntrz.

Akta spraw Akta spraw s zbiorem wszelkich dokumentw biurowych dotyczcych okrelonej sprawy. Akta spraw biecych obejmuj sprawy bdce w toku zaatwiania, wyczekujce na zaatwienie, na uzupenienie lub wymagajce wznowienia. Akta spraw zaatwionych obejmuj sprawy zamknite, zaatwione.

Dokumentacja biurowa Dokumentacja biurowa obejmuje akta spraw biecych i zaatwionych oraz ksigi, rejestry, kartoteki, dokumentacj finansow i ksigow, biuletyny itp. Wrd dokumentacji biurowej szczeglne miejsce zajmuj pisma.

Pismo

Pismo w cisym tego sowa znaczeniu to myl lub zesp myli, wyraonych za pomoc znakw pisarskich.

Pisma mona podzieli ze wzgldu na: tre, nadawc i adresatapilnozapewnienie tajemnicysposb przesyaniawygld zewntrzny

Ze wzgldu na tre pisma dzielimy na: pisma przekonujce - zawieraj w swej treci czynnik nakaniajcy adresata pisma do zajcia okrelonego stanowiska, przyjcia okrelonej postawy, np.: reklamacja, oferta, skarga, wniosek, protok, decyzja,

pisma informacyjne - nie zawieraj w treci czynnika nakaniajcego odbiorc do zajcia okrelonego stanowiska, lecz tylko informacje dotyczce stanu faktycznego, np.: notatka, awizo sprawozdanie, zawiadomienie, zawiadczenie.

Ze wzgldu na nadawc i adresata pisma dzielimy na:

pisma wewntrzne - w pismach tych nadawca i adresat pochodz z tej samej jednostki organizacyjnej (np.: notatki subowe, protokoy),

pisma zewntrzne - nadawca i adresat s z rnych jednostek organizacyjnych, pisma te mona podzieli na pisma przychodzce oraz pisma wychodzce

Ze wzgldu na pilno pisma dzielimy na: pisma zwyke - ktre zaatwiane s w zwyczajowo lub przepisowo ustalonych terminach,pisma pilne i bardzo pilne - s przesyane i zaatwiane zawsze w pierwszej kolejnoci, pisma terminowe - w ktrych wskazano konkretny termin zaatwienia sprawy.

Ze wzgldu na zapewnienie tajemnicy rozrnia si: pisma jawne - tre nie zawiera adnej tajemnicy, pisma poufne - zawierajce wiadomoci objte tajemnic subow; dostp do nich maj wycznie osoby upowanione, pisma tajne zawierajce wiadomoci objte tajemnic pastwow: ich obieg oraz przechowywanie reguluj odrbne przepisy, ktre znaj wycznie osoby zajmujce si pismami tajnymi; przechowywane s w kancelarii tajnej w szafach pancernych; dostp do nich ma dyrektor i upowanieni pracownicy firmy.

Ze wzgldu na sposb przesyania: pisma przesyane poczt zwyk,pisma przesyane jako polecone,pisma przesyane poczt ekspresow,pisma przesyane poczt lotnicz,pisma przesyane w postaci telefonogramw i telefaksw.

Ze wzgldu na wygld zewntrzny pisma dzielimy na: pisma sporzdzane na blankietach specjalnych s to blankiety reprezentacyjne, np.: blankiet ministra, posa, blankiet z jakiej okazji, np. Dnia Kobiet,pisma sporzdzane na blankietach korespondencyjnych zgodnie z PN (blankiet zwyky, uproszczony, reklamowy, bezkopertowy),pisma sporzdzane na formularzach - odpowiednio opracowanych drukach zawierajcych tekst stay i niezadrukowane pola przeznaczone do wypenienia,sporzdzone w ukadzie europejskim lub amerykaskim.

WICZENIEWykonaj w programie Microsoft PowerPoint schemat organizacyjny w ktrym bdzie znajdowa si schemat podziau pism ze slajdu 8.