Roma, 3 novembre 2003 E. De Giovanni, M. Morciano, A. Marini 1 Roma, 3 novembre 2003 E. De Giovanni, M. Morciano, A. Marini 1 Programmazione e controllo

Roma, 3 novembre 2003 E. De Giovanni, M. Morciano, A. Marini Roma, 3 novembre 2003 E. De Giovanni, M. Morciano, A. Marini 11

Programmazione e controllo di gestione nelle Programmazione e controllo di gestione nelle amministrazioni pubbliche:amministrazioni pubbliche:

metodi e sistemi informativi di supportometodi e sistemi informativi di supporto

Ottobre - Novembre 2003

Centro Tecnico Presidenza del Consiglio dei Ministri

Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione


Programmazione e controllo di gestione nelle Programmazione e controllo di gestione nelle amministrazioni pubbliche:amministrazioni pubbliche:

metodi e sistemi informativi di supportometodi e sistemi informativi di supporto

Il Decreto Legislativo 30 luglio 1999 n. 286

E. De Giovanni M. Morciano A. Marini


La riforma dei controlli

• I principali riferimenti normativi:

Legge n. 241/1990 (principio dell’agire amministrativo per obiettivi e non più per meri adempimenti)

D. Lgs. n. 29/1993 (principio di separazione tra sfera politica e attività gestionale)

Legge n. 94/1997 (bilanci, impostati per unità previsionali di base)

D. Lgs. n. 165/2001


Controllo di regolarità

• Controllo di regolarità amministrativa e contabile Resta affidato agli uffici di ragioneria, servizi

ispettivi di finanza del Dipartimento della ragioneria generale dello Stato, servizi ispettivi delle singole amministrazioni, organi di revisione degli enti pubblici, degli enti locali, ecc.


Chi svolge l’attività di controllo

• Per lo svolgimento di questi controlli, le amministrazioni sono autorizzate anche a ricorrere a soggetti estranei all’amministrazione, specializzati nella certificazione dei bilanci.

• Infine, i membri dei collegi di revisione degli enti pubblici dovranno essere nominati, in proporzione almeno maggioritaria, tra gli iscritti all’albo dei revisori dei conti.


Decreto Legislativo 30 luglio 1999 n. 286

• Rilevanza dei temi relativi alla gestione rispetto ai temi “amministrativi”

• Centralità dell’efficienza, efficacia e trasparenza nell’azione amministrativa

• Operatività basata su criteri di economicità


Elementi centrali del D.L.vo 286/1999

• Controllo strategico

• Controllo di gestione (“di linea”)

• Controllo di regolarità amministrativa

• (Valutazione dei dirigenti)

• Qualità dei servizi pubblici (standards)

• Sistemi informativi


Strategia (I)

• L'attività di valutazione e controllo strategico supporta l'attività di programmazione strategica e di indirizzo politico-amministrativo;

• Mira a verificare, [….], l'effettiva attuazione delle scelte contenute nelle direttive ed altri atti di indirizzo politico;

• Le amministrazioni […] strumenti adeguati a valutare l'adeguatezza delle scelte compiute [….] strumenti di determinazione dell'indirizzo politico, in termini di congruenza tra risultati conseguiti e obiettivi predefiniti (valutazione e controllo strategico)


Strategia (II)

• Effettua l’analisi della congruenza e/o degli eventuali scostamenti tra le missioni affidate dalle norme, gli obiettivi operativi prescelti, le scelte operative effettuate e le risorse umane, finanziarie e materiali assegnate, […] identificazione degli eventuali fattori ostativi


Strategia (III)

• La direttiva annuale del Ministro identifica i principali risultati da realizzare, in relazione anche agli indicatori stabiliti dalla documentazione di bilancio per CDR e per funzioni-obiettivo, e determina, in relazione alle risorse assegnate, gli obiettivi di miglioramento, eventualmente indicando progetti speciali e scadenze intermedie;

• Viene redatta almeno annualmente una relazione sui risultati delle analisi effettuate, con proposte di miglioramento della funzionalità delle amministrazioni;

• Le funzioni [di controllo strategico e di gestione] sono esercitate in modo integrato


La funzione strategica e di controllo

Programma di governo

Obiettivi prioritari

Definizione budget

Prodotti / società

Risultati (utente/prodotto)

Analisi scostamenti

Analisi strategica

Conseguenze operative

Impatto sulla strategia


Pianificazione e controllo strategico

Controllo strategico •Effetti delle politiche

•Misure correttive• Relazione annuale

•(Relazione al bilancio)

Si interfaccia con: Il decisore politico L’amministrazione La società

Pianificazione strategica•Analisi di contesto

•Priorità •Direttiva


Il ciclo del controllo strategico (I)

Amministrazione

Società

Decisore politico Priorità programmatiche

Amministrazione


Il ciclo del controllo strategico (II)

Risultati

Scostamenti

Programma politico

Priorità

Misure correttive(Strategiche/gestionali)


Traduzione operativa del D.L.vo 286/99

• Traduzione di scelte, piani, programmi, missioni affidate dalle norme… nella classificazione Cofog / missioni istituzionali / prodotti

• Precondizioni: Allineamento tra procedimento amministrativo - processo

produttivo - prodotto - CDR (UPB / CDC) Coerenza tra organizzazione e processi produttivi Coerenza con risultati - effetti delle politiche


Classificazioni istituzionali

Coerenza tra dati di contesto e gestionali (prodotto/utenti/politiche) al livello di (Cofog):

Divisioni GruppiClassi (Missioni istituzionali) (Prodotti)


Integrazione COFOG / Prodotti

Divisione

(10)

Affari economici

Gruppo

(68)

Trasporti

Classe

(106)

Trasporti su strada

Missioneistituzionale

(n)

Autotrasporto

Prodotto

(m)

Erogazione contributi

COFOG(Classification of the functions of the Government)


Attuazione della pianificazione strategica

Risorse

Processi di servizio

Prodotti

Missione Obiettivi operativi

Missione istituzionaliProdotti

(Obiettivi quantitativi)

Misurazione dei prodotti(qualità)

Effetti sui beneficiati

Analisi degli scostamenti tra gli obiettivi della politica e gli effetti

misurati.

Amministrazione Società

Pianificazione strategica


Il “workflow” della “politica”

Definizione della politica (norma)

Procedimentoamministrativo

Processi di servizio(Missione istituzionale)

Disponibilità di fondi per attuare

la politica(Budget)

Domanda per usufruire del

beneficio

Amministrazione della politica

(pratica)

Certificazione della fruibilità della politica

Erogazione del beneficio (fondi)

Valutazione dei potenziali beneficiari (ex-ante)

Misurazione del beneficiario

(ex-post)Effetto della politica


Attuazione / valutazione delle “politiche” Produzione

dell'atto amministrativo

Costi complessivi dell'atto

amministrativo

Erogazione dei fondi / contributo

al beneficiarioBeneficio erogato / valore del fondo

Beneficiario:

valutato per mezzo del

procedimento amministrativo (avente diritto);

misurato come valore del beneficio erogato

Misurazione sul beneficiario delle

conseguenze del beneficio erogato

Somma degli effetti sui beneficiati

analisi degli scostamenti tra gli

obiettivi della politica e gli effetti misurati.


Classificazione Cofog

Prodotto

Contributi

Missione Istituzionale

Autotrasporto

Σ Prodotti

Classe

Trasporto su strada

Σ Missioni istituzionali

Gruppo

Trasporti

Σ Classi

Politica Prodotto


Prodotto, qualità, efficacia

Modalità di erogazioneFront office

Σ Ditte di autotrasporto

Σ Contributi

ProdottoErogazioneContributi

(rinnovo parcomezzi trasp.)

QualitàModulisticaTempestività

ComoditàLiquidazione

QualitàCaratteristiche

amministrative del prodotto

(allineamento allapolitica)

Efficacia% mezzi nuovi flotte autotrasporto% invest. agevolato sul totale% investimenti totale fatturato


Efficacia e definizione delle politiche

Efficacia della politica:Scostamenti dagli obiettivi predefiniti

(% nuovi automezzi sul totale)

Analisi scostamenti:

Prodotto (qualità)Relazione (qualità)Politica (obiettivi)

Decisore politico

Modifiche dellanormativa

AmministrazioneProcesso Prodotto

Relazione


Efficienza e definizione dei processi /prodotto

SocietàCosto - opportunità

della politica:Confronto benefici / costo complessivo

AmministrazioneAnalisi scostamenti:Prodotto / processo

(costo)Politica

(costo complessivo)

Decisore politicoModifiche della

normativaUso alternativo

fondi


Output amministrativo e “politiche”: i sistemi

informativi

Sistema informativo

contabile (bilancio)

Evidenzia il valore dei fondi destinati

alla politica

Sistema informativo per la rilevazione dei potenziali beneficiari

della politica

Sottosistema informativo per la misurazione degli effetti sul beneficiario e

analisi dei benefici.

Sottoistema informativo per l'analisi degli scostamenti

complessivi tra tutti i beneficiari e gli obiettivi ex-ante della politica. Valutazione della

efficacia della politica.

Sistemi informativi gestionali del processo

di servizio. Sottosistema PCG che genera il costo totale

dell'output amministrativo

Sottosistema informativo del procedimento amministrativo

(workflow).

Sottosistema per la

liquidazione al beneficiario.


Il sistema informativo strategico (I)

Risorse

Processi

Prodotti

Amministrazione

Requisiti

StandardsProdotto

Utente finale


Il sistema informativo strategico (II)

Risorse

Processi

Prodotti

Amministrazione

Requisiti

StandardsProdotto

Utente finale

sistema applicativo #1

(analisi di contesto)

sistema applicativo #2

(analisi utente / prodotto)

sistema applicativo #n

(effetti)


RISORSA UMANA

Informazioni e funzioni

• Dati anagrafici

• Ufficio

• Prodotto

• Stipendio

• Orario

gestionepersonale

contabilità finanziaria

contabilità analitica

Programmazione econtrollo di gestione

costi attività (per ciascuna attività)

costi prodotti (per ciascun prodotto)

costi centri di costo (per ciascun centro di costo)

Strategia

prodotti politica

costi prodotti costo della politica

risultati effetti della politica

UTENTI

Altre informazioni

esterne


I dati per la pianificazione strategica

• Rilevazione dati di contesto (scenario) / Cofog • Mappatura dei processi di servizio / prodotti • Mappatura integrata prodotti/politiche con le

classificazioni dati Cofog • Coerenza tra dati di contesto e missioni

istituzionali (Cofog)• (Indicatori)


La direttiva annuale

• La direttiva annuale del Ministro [….]obiettivi delle unità dirigenziali di primo livello […] i principali risultati da realizzare, in relazione anche agli indicatori stabiliti dalla documentazione di bilancio per centri di responsabilità e per funzioni-obiettivo […] in relazione alle risorse assegnate obiettivi di miglioramento […] progetti speciali e scadenze intermedie […] meccanismi e gli strumenti di monitoraggio e valutazione dell'attuazione

• Articolata per prodotti / …. / Cofog / qualità


Strategia e controllo strategico

L’attività di pianificazione e controllo strategico riguarda:

• La capacità dell’amministrazione di perseguire gli obiettivi strategici

• La valutazione degli effetti delle politiche• La valutazione dell’efficacia dei “prodotti” • Efficienza complessiva dei processi


Strategia e controllo strategico: i profili

• Profilo funzionale: completezza delle attività e loro integrazione a monte e a valle

• Profilo organizzativo: posizionamento come interfaccia tra decisore politico e amministrazione

• Professionalità: multidisciplinare giuridica / economica / tecnica - capacità di analisi strategica - capacità di analisi di contesto / prodotto / cliente - analisi quantitativa / marketing strategico - conoscenze radicate nelle politiche di settore


Controllo di gestione (I)

• Le pubbliche amministrazioni si dotano di strumenti adeguati a verificare l'efficacia, efficienza ed economicità dell'azione amministrativa al fine di ottimizzare, anche mediante tempestivi interventi di correzione, il rapporto tra costi e risultati


Controllo di gestione (II)

Ai fini del controllo di gestione ciascuna amministrazione pubblica definisce:

1. L'insieme dei prodotti […..] e delle finalità dell'azione amministrativa [missioni istituzionali / politiche / Cofog], con riferimento all'intera amministrazione [politiche / divisione / gruppo] o a singole unità organizzative [missioni istituzionali / processi di servizio];

2. Le procedure di determinazione degli obiettivi gestionali e dei soggetti responsabili [proceduralizzare il ciclo di assegnazione degli obiettivi - missione istituzionale / prodotto - definendone le responsabilità organizzative - “unicità” della funzione strategia / controllo];


Controllo di gestione (III)

3. Le modalità di rilevazione e ripartizione dei costi tra le unità organizzative e di individuazione degli obiettivi per cui i costi sono sostenuti [contabilità economica allineata ai processi produttivi - CDR / CDC - dati effettivi e non standards - quadrature]

4. Gli indicatori specifici per misurare efficacia, efficienza ed economicità [……..];

5. La frequenza di rilevazione delle informazioni [coerenti con la dimensione temporale di attività / processi / prodotti]


Controllo di gestione (IV)

6. Le unità organizzative a livello delle quali si intende misurare l'efficacia, efficienza ed economicità dell'azione amministrativa [efficienza a livello di processo di servizio (coerenza contabilità economica / CDR / CDC) - efficacia (e unità organizzativa?) in termini di risultati ottenuti attraverso i prodotti / missioni istituzionali - efficacia misurata nella società]

7. L'unità o le unità responsabili della progettazione [gruppo di lavoro] e della gestione del controllo di gestione [funzione di staff / processi di servizio – funzione di interfaccia]


Società civileEffetti delle politiche

QualitàEfficacia

Amministrazione

Controllo di gestione

Efficienza

Decisore politicoTrasparenza

Bilancio “economico”DSS Strategico

PCG tra trasparenza

e società


La funzione strategica e di controllo

Programma di governo

Obiettivi prioritari

Definizione budget

Prodotti / società

Risultati (utente/prodotto)

Analisi scostamenti

Analisi strategica

Conseguenze operative

Impatto sulla strategia


Il ciclo di PCG

Processi

Risultati

Scostamenti

Budget

Obiettivi

Misure correttive(Gestionali)


Prodotti

Le dimensioni dell’informazione

(Controllo di gestione)

Risorse

Processi

ContestoProdottiUtenti Effetti

Società civile

Amministrazione

TrasparenzaRisultatiRisorse

Decisori Politici


Il sistema informativo integrato

Risorse

Processi

Prodotti

Amministrazione

Requisiti

StandardsProdotto

Utente finale


PCG: quali informazioni utilizza

• Mappatura aggiornata: Prodotti Processi Uso delle risorse

• Correlazioni tra dati interni all’amministrazione e dati esterni relativi a prodotto/utenti (dati puntuali)

• Correlazioni tra dati contabili e gestionali (CDR/CDC per processi non articolazioni organizzative)

• Dati integrati al livello Cofog


Il controllo di gestione: i profili


• Profilo organizzativo: strumentale (staff) per i responsabili dei processi di

servizio (missioni istituzionali) supporto alla “sintesi gestionale” dell’amministrazione

come interfaccia alle funzioni strategiche• Professionalità: multidisciplinare giuridica /

economica / tecnica - capacità di analisi strategica - capacità di analisi di contesto / prodotto / cliente - analisi quantitativa / marketing strategico - conoscenze radicate nelle politiche di settore


Qualità dei servizi pubblici (I)

• I servizi pubblici nazionali e locali sono erogati con modalità che promuovono il miglioramento della qualità e assicurano la tutela dei cittadini e degli utenti e la loro partecipazione, nelle forme, anche associative, riconosciute dalla legge, alle inerenti procedure di valutazione e definizione degli standard qualitativi


Qualità dei servizi pubblici (II)

• Le modalità di definizione … degli standard di qualità, i casi e le modalità di adozione delle carte dei servizi, i criteri di misurazione della qualità dei servizi, le condizioni di tutela degli utenti, nonché i casi e le modalità di indennizzo automatico e forfettario …. sono stabilite con direttive ….. del Presidente del Consiglio dei Ministri.

• Per quanto riguarda i servizi erogati direttamente o indirettamente dalle regioni e dagli enti locali, si provvede con atti di indirizzo e coordinamento adottati d'intesa con la conferenza unificata


Società civileEffetti delle politiche

QualitàEfficacia

Amministrazione

Controllo di gestione

Efficienza

Decisore politicoTrasparenza

Bilancio “economico”DSS Strategico

Amministrazione, società

e standards di qualità


Informazioni gestionali(sintesi)

Le dimensioni dell’informazione

(standards di qualità)

ContestoProdottiUtenti Effetti

Società civileAmministrazione

Trasparenza RisultatiRisorse

Decisori Politici


back office

Il sistema informativo integrato

(standards di qualità)

Amministrazione

Requisiti

Prodotto

Standards

Utente finale

front office(relazione)


La qualità (I)

• L’impresa misura la domanda (e quindi la qualità) sul mercato, sul suo segmento di clientela/prodotto/prezzo

• Anche la P. A. può porsi l’obiettivo di misurare la qualità del suo output

• Si tratta di applicare alla P. A. le tecniche di marketing strategico

• Il MS serve a definire le specifiche di prodotto attraverso le caratteristiche della clientela

• Attraverso le caratteristiche della clientela l’impresa definisce le specifiche del prodotto


La qualità (II)

• Il successo (vendite) del prodotto è una misura della bontà della valutazione (ex-ante) delle caratteristiche della clientela traslate nel prodotto (qualità del prodotto)

• L’impresa misura, dei suoi potenziali clienti, quelle caratteristiche che traslate nel prodotto lo identificano agli occhi della clientela

• La qualità è quindi misurata sulle specifiche del prodotto determinate attraverso le caratteristiche della clientela

• Similmente possiamo chiederci quali sono le caratteristiche dei cittadini che servono allo stato per disegnare il “prodotto”


La qualità (III)

• La “domanda” dei cittadini nasce da eventi definiti da norme / “prodotto” definito da norme

• L’effettiva capacità delle norme di interpretare i bisogni della società è misurabile come qualità della legislazione

• L’output amministrativo - come risultato di un processo produttivo che da attuazione alla norma - è anch’esso misurabile in termini di qualità

• Qualità intrinseca dell’output amministrativo e qualità della modalità di relazione con la società


La qualità (IV)

• La società è eterogenea rispetto alla capacità dei singoli di relazionarsi con lo stato (con le norme)

• Questa eterogeneità influenza l’efficacia di una politica (definita dalla combinazione norma-prodotto-relazione)

• Per porre tutti i cittadini su di un piano di parità rispetto alla norme devo poterle “veicolare” secondo modalità differenziate

• Modalità differenziate (relazione tra amministrazione e soggetto) che influenzano l’applicabilità / efficacia delle politiche


Misurazione della qualità

• La qualità può essere misurata come Qualità della legislazione (allineamento norma-bisogni) Qualità del prodotto (allineamento output amministrativo-

norma) Qualità della relazione (modalità di erogazione)

• L’inefficacia di una politica può dipendere da: Norma sbagliata (disallineamento norma-bisogni) Errata traduzione operativa della norma (disallineamento

output amministrativo-norma) Errate modalità di relazione con il soggetto finale


La qualità: dove si misura

• La qualità si misura:

sulla norma (processo politico-legislativo) sul prodotto (procedimento amministrativo-workflow-

back office) sulla relazione (workflow-front office)


La qualità: le grandezze di riferimento

• Le unità di misura definiti: dal processo / prodotto (numero / tempo) dalle tipologie di utenti dalle modalità di erogazione (relazione multicanale)

• Nel tempo / spazio

• Gli standards di qualità (misure di riferimento)


La qualità: i profili


• Profilo organizzativo: supporto alla unità di pianificazione strategica /

controllo di gestione organico alla unità di linea

• Professionalità: multidisciplinare sociologica / economica / tecnica - capacità di analisi strategica - capacità di analisi di contesto / prodotto / cliente - analisi quantitativa / marketing strategico


Integrare strategia, controllo, qualità

• Integrazione delle funzioni strategica e di controllo

• Definizione del prodotto (processo) in base (alla norma) agli standards di qualità

• Allineamento back e front office sulla base degli standards di qualità

Documents

Roma, 3 novembre 2003 E. De Giovanni, M. Morciano, A. Marini 1 Roma, 3 novembre 2003 E. De Giovanni, M. Morciano, A. Marini 1 Programmazione e controllo