Z

2020

08

09

BIRO KTLN

JAKARTA

KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA

RUANG LINGKUP

ADMINISTRASI PERJALANAN

DINAS LUAR NEGERI

Pembangunan SISTEM

PengembanganSDM

SIMPEL

GOOD GOVERNANCE – REFORMASI BIROKRASI

Kecepatan

Transparansi

Database

Pengembangankompetensi

PelayananPublik

PELAYANAN PUBLIK YG RESPONSIF DAN BERDAYA SAING GLOBAL

BABACDEAPAITUPDLN?

Permensesneg No.11 Tahun2008; PMK no.164/PMK.05/2015

“PDLN adalah penugasan yang dilakukanoleh Pejabat Negara, Pejabat Lainnya, Pegawai Negeri, Pegawai BUMN/BUMD, atau Tenaga Indonesia yang diberikan olehLembaga Negara atau Instansi Pemerintah, dalam rangka melaksanakan kegiatan di luarnegeri atas biaya Negara (APBN/APBD), donor luar/dalam negeri, atau biaya sendiri

DEFINISI

BABAC

RUANG LINGKUP

• Pejabat Negara adalah Presidendan Wakil Presiden, Ketua danAnggota Lembaga Negara,Menteri, Duta Besar Luar Biasa danBerkuasa Penuh/Kepala PerwakilanRI di luar negeri, Gubernur,Bupati/Walikota, dan Pejabat Lainyang ditetapkan dengan peraturanperundang-undangan.

• Pejabat Lainnya adalah Pejabatyang diangkat dandiberhentikan oleh Presidenyang tidak termasuk sebagaiPejabat Negara, tetapi mewakilikepentingan Negara RepublikIndonesia di luar negeri, ataumenyangkut hubungan antarLembaga Negara dan dalampenetapan pengangkatannyamemerlukan pertimbanganpersetujuan DPR.

• Tenaga Indonesia adalahmasyarakat umum yangditugaskan melaksanakanpenugasan dinas ke luar negeriyang bersifat mewakili Negara.

BABACMENGAPA

BIRO

KTLN?

Keppres no.42 Tahun 2002Tentang Pedoman PelaksanaanAnggaran Pendapatan danBelanja Negara (terakhirperubahan melalui Keppresno.72 Tahun 2004)

Pasal 33 (2):“Perjalanan dinas luarnegeri terlebih dahulumemerlukan izinPresiden atau Pejabatyang ditunjuk.”

• INPRES Nomor11 Tahun 2005

• PermensesnegNomor 11 Tahun 2008

• SE MensesnegNomor B-1001/…tanggal4 Nov 2014

KETENTUAN UMUM:

1. Perjalanan dinas ke luar negeri oleh masing-masingdilakukan dengan SANGAT SELEKTIF.

2. Rombongan yang ikut dalam perjalanan dinas ke luarnegeri diupayakan dalam jumlah yang SANGATTERBATAS dan hanya yang bidang tugasnya SANGATTERKAIT dengan substansi yang akan dibahas.

3. Pejabat yang berwenang WAJIB membatasipelaksanaan perjalanan dinas luar negeri untuk hal-hal yang penting.

4. Permohonan izin diajukan secara tertulis kepadaPresiden dalam jangka waktu PALING LAMBAT 1(satu) minggu sebelum rencana tanggalkeberangkatan.

• INPRES Nomor11 Tahun 2005

• PermensesnegNomor 11 Tahun 2008

• SE MensesnegNomor B-1001/…tanggal4 Nov 2014

5. Surat permohonan persetujuan SEKURANG-KURANGNYA memuat nama dan jabatan; NIP ataunomor identitas yang disetarakan; tujuan kegiatan;kota dan Negara yang dituju; jangka waktu; sumberpembiayaan.

6. Hasil perjalanan dinas ke luar negeri tersebut WAJIBDILAPORKAN kepada Presiden dengan tembusankepada Wakil Presiden.

7. Kewajiban untuk menghubungi dan menyampaikanmaksud kedatangan kepada Perwakilan PemerintahRI di negara yang dituju.

8. Kewajiban untuk menggunakan perusahaanpenerbangan nasional, sepanjang jalurnyamemungkinkan (untuk perjalanan dinas yang biayatransportasinya berasal dari APBN/APBD)

PENGGUNAAN SURAT PERSETUJUAN

Dasar legalitas penugasan

Syarat pengurusan paspor dinas, exit permit, dan rekomendasi visa dinas

Dasar pemberian fasilitasi pembayaranpajak penghasilan orang pribadi yg akanbertolak ke luar negeri (fiscal) dg ketentuan yg berlaku

Kelengkapan administrasipertanggungjawaban keuangan

KATEGORI/JENIS SURAT PERSETUJUAN

PERMOHONAN BARU

PERPANJANGAN

RALAT

PEMBATALAN

PERSYARATAN

BARU

1. Surat Usulan dari Focal Point Administrasi PDLN2. Surat undangan dari penyelenggara/mitra kerjasama di

LN/ surat konfirmasi dari Perwakilan Pemerintah RI diLuar Negeri di negara yang dituju;

3. Dokumen resmi tentang sumber pembiayaan (antaralain DIPA, surat dari donor, kontrak/perjanjian/MoU,atau surat pernyataan biaya sendiri yangditandatangani di atas materai);

4. Jadwal dan agenda kegiatan di luar negeri;5. TOR kegiatan;6. Penjelasan relevansi, urgensi/alasan penugasan;

7. Izin tertulis dari instansi yang bersangkutan apabilaseorang pejabat/pegawai diajukan oleh instansi lain

8. Kertas posisi dan/atau pedoman delegasi (PDLN dalamrangka menghadiri pertemuan/sidang internasional;

9. Brosur atau sejenisnya dalam rangka mengikutipromosi/pameran;

10. Draft perjanjian internasional yang telah dibahasdengan instansi terkait, (PDLN untuk penandatangananperjanjian internasional

11. Bagi Pegawai Negeri Sipil melampirkan persetujuandari pejabat yang menjadi atasannya.

PERSYARATAN

PERPANJANGAN

1.Surat Usulan untuk pengajuan Perpanjangan;2.Surat Undangan atau LOA terbaru Perpanjangan

Penugasan;3.SP Setneg sebelumnya4.Persyaratan nomor (3)-(11).

RALAT

1.Surat usulan untuk pengajuan Ralat;2.Surat undangan terbaru jika ada perubahan

waktu kegiatan;3.SP Setneg sebelumnya4.Persyaratan nomor (3)-(11).

PEMBATALAN

1.Surat Usulan untuk pengajuan Pembatalan;2.Surat Keterangan dari Penyelenggara atau Surat

Konfirmasi dari Perwakilan Republik Indonesia di Luar Negeri terkait pembatalan acara terkait;

3.SP Setneg Sebelumnya

KESALAHAN UMUM ISIAN DATA SIMPEL

Dokumenpendukung tidak

lengkap

Pengajuanmepet

Kesalahan input tanggal

penugasan

Kesalahan input komponen biaya

Kesalahanpemilihan jenis

kegiatan

BABACDE SIMPEL NEXT

BEFORE

• Non-Artificial Intelligence

• Permohonan bisa disubmit

meski sudah terlambat

• Sistem belum mewajibkan

pelaporan

AFTER

• Penerapan Artificial Intelligence.

• Permohonan bisa disubmit dengan

limitasi H-7 sebelum tanggal

kegiatan.

• Wajib mensubmit laporan setelah

kepulangan untuk proses system un-

blocking.

• Review and Scoring Kementerian

• Surat Persetujuan Setneg akan

terbit dalam waktu 24 Jam

terhadap permohonan yang sudah

lengkap dan sesuai.

BABACDE SIMPEL MOBILE

FITUR SIMPEL MOBILE

a. Pengecekan status permohonan tanpa login

b. Notifikasi pengembalian berkas

c. Download Surat Persetujuan

d. Upload Laporan Penugasan

Database SIMPEL dan Data Security

DATABASE:1. Data Base daftar

pejabat/pegawai seluruh K/L2. Data Base laporan PDLN

seluruh K/L3. Data Base penggunaan

anggaran PDLNFITUR KEAMANAN:1. Security Test oleh Badan Siber

dan Sandi Negara2. Fitur Captcha pada SIMPEL Web3. Fitur One Time Password (OTP)

pada SIMPEL Mobile4. Penerapan Certified Digital

Signature

FORMAT LAPORAN

TUJUAN PELAKSANAAN

KEGIATAN

MATERI KEGIATAN

TINDAK LANJUT

DAMPAK/REKOMENDASI

LAPORAN REALISASI

BIAYA

EMAIL NOTIFIKASI PERMOHONAN PADA SIMPEL

FORMAT LAPORAN

TUJUAN PELAKSANAAN

KEGIATAN

MATERI KEGIATAN

TINDAK LANJUT

DAMPAK/REKOMENDASI

LAPORAN REALISASI

BIAYA

EMAIL NOTIFIKASI PERSETUJUAN PADA SIMPELDAFTAR KOMPONEN PEMBIAYAAN CAMPURAN

VARIASI KOMPONEN PEMBIAYAAN CAMPURAN

Komponen Pembiayaan:

• Tiket Penerbangan PP• Uang Harian (sesuai PMK164/PMK.05/2015) :

1. Penginapan; 2) Transportasi Lokal; 3) Uang Saku; 4) Meals

Variasi contoh penggunaan Uang Harian:•Jika penyelenggara menanggung biaya: Tiket penerbangan pp, akomodasi, translokdan meals, maka perlakuan di Simpel:

K/L hanya BERHAK mengajukan Uang Saku.

Jangka waktu penugasan

1 Juli 2020 s.d. 10 Juli 2020

Biaya Penugasan

Penginapan : UNDP

Translok : UNDP

Uang Saku : Kemenlu

Tiket Penerbangan pp : UNDP

VARIASI KOMPONEN PEMBIAYAAN CAMPURAN

• Jika penyelenggara menanggung biaya: Tiket penerbangan pp,

akomodasi dan translok,maka perlakuan di Simpel:

K/L BERHAK mengajukan Uang Harian 30%

Jangka waktu penugasan

1 Juli 2020 s.d. 10 Juli 2020

Biaya Penugasan

Penginapan : UNDP

Translok : UNDP

Uang Harian 30% : Kemenlu

Tiket Penerbangan pp : UNDP

VARIASI KOMPONEN PEMBIAYAAN CAMPURAN

Jangka waktu penugasan

1 Juli 2020 s.d. 10 Juli 2020

Biaya Penugasan

UNDP

• Jika penyelenggara menanggung biaya: Tiket penerbangan pp,

akomodasi, translok dan DSA/Living Allowance, maka perlakuan di

Simpel:

KL tidak berhak mengajukan Uang Harian 30% (seluruh biaya

ditanggung penyelenggara)

DINAMIKA KEBIJAKAN PDLN DI MASA COVID-19

SE Seskemensetneg No.

B-18/Kemensetneg/Ses/LN.00/03/2020

tanggal 13 Maret 2020

SE Kemenkeu No SE-16/MK.1/2020; SE Kemenlu No

03702/PK/03/2020/64 tgl 16 Maret 2020; SE Gugus Tugas Percepatan

Penanganan COVID 19 No 4 Tahun 2020; SE MenpanRB No 58

Tahun 2020

• Update/Koordinasi dengan Kedutaan Besar/

Perwakilan Negara Asing

Keputusan: Penerbitan Izin PDLN akan diberikan KHUSUS

untuk TUGAS BELAJAR dan PENUGASAN

MENDESAK/KEPENTINGAN NEGARA

BABACDESYARATKELENGKAPANDOKUMEN

Dokumen TAMBAHAN:- LoA Universitas

- SKET Kedutaan Besar

- SKET Sehat

- Dokumen lain yg terkait

Komunikasi HANYA akan dilakukan

antara Biro KTLN dan PIC K/L yaitu

Kepala Bagian &/ Kepala Sub Bagian yg

menangani administrasi PDLN

Syarat Dokumen sesuai

SOP masih berlaku

CATATAN PENTING

Kemensetneg telah menerbitkan 172 Surat Persetujuan per 8 September 2020

Permohonan izin kegiatan TUGAS BELAJAR, yg tertunda sejak terbitnya SE

SESKEMENSETNEG No. B-18/Kemensetneg/Ses/LN.00/03/2020

tanggal 13 Maret 2020, agar dapat SEGERA diajukan prosesnya ke

Kemensetneg dhi. Biro KTLN

Dokumen pengajuan selama masa pandemic (khususnya DOKUMEN

TAMBAHAN) HARUS DAPAT dibuktikan keabsahannya (komunikasi dengan

Kedubes/Kemenlu atau instansi terkait dengan menyertakan bukti seperti

komunikasi email, link website, dst)

EMAIL BAGIAN PDLN BIRO KTLN:

Pdln_ktln@setneg.go.id

Cc ke pdln.ktln@gmail.com

Dan biro_ktln@setneg.go.id

CATATAN PENTING

Permohonan izin kegiatan yang sebelumnya telah diajukan ke Biro KTLN

melalui SIMPEL dapat DIAJUKAN KEMBALI (RESUBMIT), yaitu untuk

pengajuan SEBELUM 13 Maret 2020 dan untuk kegiatan yang dilaksanakan

SEBELUM 13 Maret 2020

Kebijakan penerbitan SP PDLN Kemensetneg DAPAT berbeda dengan

kebijakan K/L. Namun demikian, persetujuan atas pengajuan PDLN TIDAK

AKAN DIBERIKAN oleh Kemensetneg tanpa surat pengantar persetujuan K/L

Permohonan Pencetakan SP PDLN dan segala bentuk ADUAN diajukan ke

alamat email simpel@setneg.go.id

JUDUL EMAIL:

Institusi (K/L)_Negara Tujuan_TUBEL/RESUBMIT_2 Org

UKURAN DOKUMEN

Tidak Lebih dari 2Mb

TUJUAN SURAT: CC-kan Email ybs utk

memperccepat koordinasi

DATA PRIBADI: Isi selengkap mungkin

PRINSIP:

Pernyataan penerimaan oleh negara tujuan DAPAT dibuktikan.

(Link embassy negara tujuan; Screencapture pernyataan

Embassy/KBRI, dst)

Infografis SIMPEL & Buku Panduan SIMPEL

e-Manual Book SIMPEL:

https://ktln.setneg.go.id/pdf/simpelv3_manual.pdf

e-Manual Book SIMPEL Mobile:

https://ktln.setneg.go.id/pdf/simpelmobile_manual

.pdf

BIRO KERJA SAMA TEKNIK LUAR NEGERIKEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA 2019

admin: simpel@setneg.go.id