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montage GL du mardi 12 février à 8h au jeudi 14 février à 15h30 montage exposant jeudi 14 février de 15h30 à 20h OUVERTURE AU PUBLIC vendredi 15 février de 10h à 18h samedi 16 février de 10h à 18h dimanche 17 février de 10h à 18hdémontage exposant dimanche 17 février de 18h à 20hdémontage GL du dimanche 17 février à 20h au lundi 18 février à 15hsortie impérative des lieux lundi 18 février à 17h
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Contacter l’organisateur
■L’ETUDIANTCommissaire du Salon :Virginie SUREAU29, rue de Châteaudun, 75308 Paris cedex 9Tél. : 0175 55 18 41Fax : 01 75 55 18 [email protected]
■SERVICE COMMERCIAL Vanessa BAQUETTél. : 0175 55 18 57Fax : 01 75 55 18 [email protected]
■SERVICE LOGISTIQUEInformations sur : gardiennage, accès sur siteAnne CASIDANUSTél. : 0175 55 18 03Fax : 01 75 55 18 [email protected]
■SERVICE TECHNIQUEInformations sur : structure et mobilier du standMaryline MERLETél. : 0175 55 18 12Fax : 01 75 55 18 [email protected]
■SERVICE COORDINATIONInformations sur : n° du stand, plan du SalonTél. : 01 75 55 18 63Fax : 01 75 55 18 [email protected]
■SERVICE GESTIONInformations sur : facturation, règlementIrène COSSARDTél. : 0175 55 18 75Fax : 01 75 55 18 [email protected]
■SERVICE PRESSEVP COMMUNICATIONContact : Coralie VOIGTTél : 01 40 22 04 01Port : 06 16 11 02 [email protected]
Dates et horaires■MONTAGELe jeudi 14 février de 15 h 30 à 20 h 00.
■SALONLe vendredi 15, samedi 16 et dimanche 17 février de 10h 00 à 18h 00.
■DEMONTAGELe dimanche 17 février de 18h 00 à 20h 00.
■ASSURANCEVERLINGUEElvira DE OLIVEIRA12, rue de Kerogan29335 Quimper cedexTél. : 03 89 61 64 38Fax : 08 20 20 92 [email protected]
■CHARGE DE SECURITERoger DOYENSécurité Incendie,Prévention, Chargé de sécurité3, rue de Flandres92140 ClamartTél. : 06 70 21 14 [email protected]
■COMMISSARIAT DE POLICESaint-Lambert250, rue de Vaugirard75015 ParisTél. : 01 53 68 81 29Fax : 01 53 68 81 00
S’assurer de…
Salon de l’Etudiant
Paris - Porte de Versailles - Pavillon 2.115, 16 et 17février 2013
important
● Conformément aux articles
T8 et T39 du REGLEMENT
DE SECURITE contre
l'incendie dans les
établissements recevant
du public (arrêté du
25 juin 1980), nous vous
rappelons l'obligation
de déposer une demande
d'autorisation ou une
déclaration pour toute
utilisation sur les stands
de machines, de moteurs
thermiques ou
à combustion, de lasers
ou tout autre produit
dangereux.
● Cette demande devant
parvenir à l'organisateur
un mois avant l'ouverture
de la manifestation.
Passer des commandes complémentaires■AMENAGEMENT ET INSTALLATION DES STANDSGL EVENTS SERVICES18/20, av. du 8-Mai-1945,77290 Mitry-MoryTél. : 0160 21 25 25Fax : 0160 21 25 99Contact : Virginie Zawisza
■LOCATION MOBILIERGL EVENTS SERVICESAvenue du XXIe siècle95500 GonesseTél : 0825 608 708Fax : 01 30 11 98 [email protected]
■ELECTRICITE, PARKING, TELEPHONE,NUMERIS, ADSLViparisService exposantsPorte-de-Versailles75015 ParisTél. : 01 40 68 16 16www.viparis.com/epex
■LOCATION MATERIEL INFORMATIQUEET AUDIOVISUELLENI24, chemin de la Madrague Ville13015 MarseilleContact : Mr Nicolas GuiggiAgence : 04 91 08 10 00Port : 06 11 45 65 [email protected]
■LOCATION PLANTESGARDEN EXPO36, rue Saint-Martin77580 VoulangisTél. : 01 64 63 80 00Fax : 01 64 63 77 45
■RESTAURATIONELIANCERestaurants, vente à emporter, livraisonsParc des ExpositionsParis - Porte de VersaillesTél. : 01 57 25 37 [email protected]
■HOTELCentrale de réservation ACCOR.Tél. : 0825 88 00 00
■ TRANSPORT, MANUTENTION,STOCKAGESMTLThierry DELANDE,3, allée Pilatre-des-Rosiers92290 Chatenay-MalabryTél. : 07 60 68 66 [email protected]
Dès la réservation de votre emplacement, GL EVENTS SERVICES vous conseille et vous guide dans lapréparation de votre exposition.
● Stand équipé :Pour compléter l’équipement de base de votre stand, utilisez les bons de commande contenus dans ce dossier technique. Pour une installation plus personnalisée, le bureau d’études GL EVENTS SERVICESmet à votre disposition son savoir-faire. N’hésitez pas à lui demander conseil.
● Stand nu : Suivant votre cahier des charges, un décorateur de GL EVENTS SERVICES vous soumet un projet(traditionnel ou modulaire).Nous en assurerons la réalisation complète, ainsi que le transport, le montage et le démontage.
Salon de l’Etudiant
Paris - Porte de Versailles - Pavillon 2.115, 16 et 17février 2013
Plansd’accès
● Consultez sur notre site
(www2.letudiant.fr/guide-
exposant) la rubrique
Pratique / accès au parc
Lieu de l’expositionParispavillon 2.11, place de la Porte-de-Versailles75015 Paris
Moyens d’accès■METRO : Porte-de-Versailles, ligne 12.
■BUS : PC, 39, 80.
■ TRAMWAY : lignes T2 et T3, arrêt Porte-de-Versailles.
■VOITURE : porte de Versailles ou porte Brancion.Parking réglementé, voir le « Guide de l’exposant Viparis ».
■SNCFInformations et réservations, tél. : 3635.
■AIR FRANCEInformations et réservations, tél. : 36 54 (0,34€/mn).
■ TAXISTaxis bleus : 08 91 70 10 10.Taxis G7 : 01 48 28 00 00.Borne d’appel porte de Versailles : 0144 19 81 51.
■ TRANSPORT• Pour bénéficier des tarifs réduits Air France :
- veuillez contacter directement votre voyagiste ou- connectez-vous sur www.airfrance-globalmeetings.com, n° d’agrément 16124 AF
Salon de l’Etudiant
Paris - Porte de Versailles - Pavillon 2.115, 16 et 17février 2013
Société ........................................................................................................ N° de SIRET ..............................
Adresse de facturation ....................................................................................................................................
........................................................................................Tél. .................................... Fax ..........................
Responsable du stand..................................................................................................... N° du stand...............
Règlement par chèque bancaire à l’ordre de GL EVENTS SERVICES
n° du chèque ………………………, ou par virement à l’ordre de GL EVENTS SERVICES
CIC Lyonnaise de banque - Agence Grandes Entreprises 062
8, rue de la République, 69001 Lyon - Tél. : 04 78 92 06 37.
Compte n° 000 2568 4801 - Code banque 10096 - Code guichet 18100 - Clé RIB 39
code SWIFT CMCI FRPP - Code IBAN FR76 1009 6181 000 025 568 480 139.
Date et signature :
importantGL EVENTS SERVICES18/20, av. du 8-Mai-1945,77290 Mitry-MoryTél. : 01 60 21 25 25Fax : 01 60 21 25 99Contact : Virginie Zawisza
C a c h e t d e l ’ e n t r e p r i s e
AMENAGEMENTS SUPPLEMENTAIRES
● Aucune commande ne sera prise en considération si elle n’est pas accompagnée de son paiement.
● Le prix comprend la location et l’installation.Le locataire est responsable du matériel loué depuis la livraison sur le stand jusqu’à la reprise.Le matériel endommagé ou non restitué sera facturé.
A RENVOYER AVANT LE 15 JANVIER 2013
Salon de l’Etudiant
15, 16 et 17 février 2013
Paris
Porte de Versailles, pavillon 2.1
INSTALLATIONS STRUCTUREPrix HT avant le
15 janvier
Prix HT après le
15 janvierQuantité
Prix HT avant le
15 janvier
Prix HT après le
15 janvier
Panneau mélaminé 91 € 109 €
Panneau vitré 155 € 186 €
Porte 150 € 180 €
Etagère droite blanche 1 m x 0,30 m 39 € 47 €
Etagère inclinée blanche 1 m x 0,30 m 39 € 47 €
Moquette aiguilletée 15 € /m2 15 €
Réserve 1 x 1 m avec porte fermant
à clé et blocs patères241 € 289 €
Enseigne* 62 € 74 €
INSTALLATIONS ELECTRIQUES **Prix HT avant le
15 janvier
Prix HT après le
15 janvierQuantité
Prix HT avant le
15 janvier
Prix HT après le
15 janvier
Rail de trois spots de 100 W ** 116 € 139 €
Spots halogène 300 W ** 100 € 120 €
Spots de 100 W à tige ** 57 € 68 €
** ATTENTION : toute commande supplémentaire d’installations électriquesnécessite obligatoirement une commande de coffret électrique avec puissanceadaptée (voir le “Guide Exposant Viparis”).
Total HT € €
TVA 19,6% € €
TOTAL TTC € €
* Pour toute demande d’enseigne supplémentaire, veuillez noter l’intitulé ci-dessous (maximum 18 caractères, espaces incluses).Dimensions de l’enseigne : 45 cm x 45 cm :
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
EMPLACEMENT DES AMENAGEMENTSSUPPLEMENTAIRES
1 m
1 m
A l’aide de cette grille, veuillez tracer votre stand en précisant son orientation par rapport aux autres stands.
Faites figurer les aménagements supplémentaires tels que vous désirez les voir installer, selon la légende ci-après :
Panneau mélaminé Porte
Panneau vitré Etagère droite
Spots* Etagère inclinée
*Les spots étant installés sur les traverses hautes du stand, ils ne peuvent êtres placés qu’en périphérie.
Société ........................................................................................................ N° de SIRET ..............................
Adresse de facturation ....................................................................................................................................
........................................................................................Tél. .................................... Fax ..........................
Responsable du stand..................................................................................................... N° du stand...............
Règlement par chèque bancaire à l’ordre de GL EVENTS SERVICES
n° du chèque ………………………, ou par virement à l’ordre de GL EVENTS SERVICES
CIC Lyonnaise de banque - Agence Grandes Entreprises 062
8, rue de la République, 69001 Lyon - Tél. : 04 78 92 06 37.
Compte n° 000 2568 4801 - Code banque 10096 - Code guichet 18100 - Clé RIB 39
code SWIFT CMC FRPP - Code IBAN FR76 1009 6181 000 025 568 480 139.
Date et signature :
GL EVENTS SERVICESAvenue du XXIe siècle
95500 Gonesse
Tél. : 0825 608 708
Fax : 01 30 11 98 10
MOBILIER SUPPLEMENTAIRE
C a c h e t d e l ’ e n t r e p r i s e
A RENVOYER AVANT LE 15 JANVIER 2013
C a c h e t d e l ’ e n t r e p r i s e
important
● Aucune dotation ne sera déduite du mobiliersupplémentaire commandé.
● Passé le délai mentionné ci-dessus, GL EVENTS se réserve le droit d’appliquer une majoration de prix.
● Aucune commande ne sera prise en considérationsi elle n’est pas accompagnée de son paiement.
● Toute commande parvenue après le 15 janvier 2013sera honorée en fonction du stock disponible.
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15, 16 et 17 février 2013
Paris
Porte de Versailles, pavillon 2.1
Catalogue en ligne sur http://www.gl-events.com/mobilier2011
Références Prix HT Quantité Montan t HT
Assurance obligatoire* 1
Total HT _____________€
TVA 19,6 % _____________€
Total TTC _____________€
*Voir tableau des barèmes au dos.
Elle est obligatoire et vous sera facturée expressément sur la base du tarif suivant.
CONDITIONS GENERALES DE LOCATION DE MOBILIER
Toute location vaut acceptation par le client des conditions générales de location ci-après.
COMMANDE
Toute commande, pour être prise en considération, devra se faire par écrit et être accompagnée de son règlement. Les prix indiqués s’entendent pour
la durée de la manifestation (de 1 à 15 jours au maximum), TVA en sus.
Pour les commandes de dernières minutes, vous reporter aux conditions générales de ventes en vigueur.
LIVRAISON
Le matériel est mis à la disposition du client la veille de l’ouverture de la manifestation. Dès la livraison, le locataire devient gardien du matériel
loué. En cas de refus du matériel livré, d’annulation partielle ou totale de la commande, celle-ci restera à la charge du donneur d’ordre et sera
intégralement facturée. Toute contestation sur la qualité ou la quantité du matériel loué doit être adressée par écrit dans un délai de 24 heures
après la livraison. Passé ce délai, aucune contestation ne sera admise. En raison de contraintes liées à la disponibilité du stock, au délai, ou plus
généralement aux conditions d’exercice de son activité, GL EVENTS SERVICES pourra être conduit à fournir en lieu et place du matériel similaire aux
mêmes conditions. A défaut d’un refus de ce matériel de remplacement dès la livraison, le client sera réputé l’accepter.
RESPONSABILITE DU LOCATAIRE
Le locataire est responsable du matériel loué, de la livraison à la reprise. Le matériel, loué en bon état, devra être utilisé conformément
à sa destination, et le locataire s’engage à ne rien faire ou laisser faire qui puisse le détériorer.
Le locataire est responsable de toute détérioration. Le matériel loué doit être laissé à la disposition de GL EVENTS SERVICES vidé de son contenu,
dès la fermeture de la manifestation. Le locataire devra en conséquence prendre toute disposition, notamment pour en retirer tout objet
de documentation. GL EVENTS SERVICES ne saurait en aucun cas être rendu responsable de la disparition ou de la détérioration d’objets n’ayant pas
été retirés du matériel loué.
ASSURANCES
L’assurance Risques et Pertes est obligatoire. Le refus de souscrire implique automatiquement la pleine responsabilité du locataire en cas
de dommage ou de disparition du matériel. La garantie du risque vol est subordonnée à la fourniture d’un récépissé de dépôt de plainte auprès
des autorités compétentes. L’assurance Risques et Pertes couvre le matériel depuis sa livraison jusqu’à sa reprise, le lendemain de la fermeture.
LITIGES
Toutes contestations, quelles qu’en soient l’origine et la cause, même en cas d’appel en garantie ou d’action en vertu d’une solidarité quelconque,
devront être jugées en conformité avec les présentes conditions générales par le tribunal de commerce de Paris qui sera seul compétent.
ASSURANCE RISQUES ET PERTES
HT en euros PARTICIPATION A L’ASSURANCEMONTANT DE LA LOCATION ET AUX FRAIS DE REMISE EN ETAT
0 à 500 9,5 %
501 à 1 250 8,5 %
1 251 à 2 500 7,5 %
2 501 à 10 000 6,5 %
10 001 à 30 000 5,5 %
30 001 à 50 000 4,5 %
50 001 à 100 000 2,5 %
au-delà 1,8 %
Salon de l’Etudiant
15, 16 et 17 février 2013
Paris
Porte de Versailles, pavillon 2.1
ASSURANCE COMPLEMENTAIRE
important
exemple
● Vol avec effraction de votre matériel en location (un écran plasma 50 pouces installé sur pied support). Valeur marchande totale de ce matériel : environ 10670 €. Avec la garantie obligatoire, vous n’êtes remboursés qu’à hauteur de :• Si vous êtes exposant sur un stand d’une superficie à 9 m2. 5000 € (– 220 € de franchise) = indemnité de 4780 Reste à votre charge : 5890 € (10670 € – 4780 €).• Si vous êtes exposant sur un stand d’une superficie à 9 m2. 10000 € (– 220 € de franchise). Reste à votre charge : 890 €.L’assurance complémentaire au taux de 1,50 ‰, est applicable sur le complément du capital assuré par rapport à lasuperficie du stand occupé. Cette couverture supplémentaire permet le règlement en cas de sinistre d’une indemnitésupérieure (franchise de 220 € en cas de vol)
Société ........................................................................................................ N° de SIRET ...............................
Adresse de facturation .....................................................................................................................................
........................................................................................Tél. .................................... Fax ...........................
Responsable du stand..................................................................................................... N° du stand ...............
Nom et fonction du signataire ..............................................................
Date et signature :
● GROUPE EXPRESS ROULARTA
● Police ALBINGIA RS 12 000 85
● Cette assurance n’est pas obligatoire. Nous vousconseillons cependant vivement d’y souscrire si vousexposez du matériel dont la valeur totale dépasse lecapital souscrit au titre de la garantie obligatoire.
La garantie ne sera acquise qu’à réception de votre chèque de règlement à l’ordre de VERLINGUE à joindre à cette fiche dûment complétée et signée.
C a c h e t d e l ’ e n t r e p r i s e
( o b l i g a t o i r e )
VERLINGUEElvira DE OLIVEIRA12, rue de Kerogan29335 Quimper cedexTél. : 03 89 61 64 38Fax : 08 20 20 92 [email protected]
Assurance complémentaire (en complément du capital souscrit au titre de la garantie obligatoire)
Souscription d’une assurance complémentaire pour un capital TTC de _________€
Au taux contractuel de 1,50 ‰ (pour mille)* 1,50 ‰ €
Total TTC _________€
Je déclare avoir pris connaissance des conditions définies dans le « règlement assurances et sécurité incendie ».
* Taux contractuel en vigueur applicable au 1 avril 2011 et susceptible d’être modifié.
● Superficie du stand : ...................................
A REMPLIR
■ DOMMAGES AUX BIENSa) Rappel du montant de la garantie obligatoire :
• pour un stand < ou = 9 m2 : 5000 €.
• pour un stand > 9 m2 : 10000 €.
b) L’assurance complémentaire est conseillée lorsque la valeur du capital sur site dépasse le montant de la garantie obligatoire. En cas de non-souscription,
l’indemnisation de l’assureur se limitera au plafond de garanties de l’assurance obligatoire.
c) Evénements garantis
Tous dommages survenant aux biens exposés par suite d’événements tels que foudre, incendie, explosion, dégât des eaux, casse, vol*, etc.
* En ce qui concerne la garantie vol sans effraction, cette dernière est acquise à la condition formelle que, pendant les heures d’ouverture au public et/ou
exposant, ainsi qu’en période de montage et de démontage, chaque stand soit gardienné par l’exposant et/ou un de ses préposés, ou par un gardien d’une société
de gardiennage accréditée par l’organisateur.
d) Sont exclus de la garantie :
• les objets d’art et de valeur conventionnelle,
• les espèces et papiers de valeur,
• les effets et/ou objets personnels appartenant, confiés ou loués par toute personne physique participant directement ou indirectement à la manifestation,
• tout poste téléphonique branché ou connecté aux réseaux de télécommunication,
• les cautions déposées par les exposants pour toute location de matériel,
• les matériels audiovisuels, sauf lorsque ces derniers sont enfermés dans un meuble fermé à clé et qu’il y ait eu effraction de ce dernier,
• les cassettes vidéo ne seront remboursées que sur la base du prix d’une cassette vierge augmenté des frais de transfert d’un master sur cette cassette.
En aucun cas la valeur de conception et de réalisation et tous frais annexes ne seront remboursés,
• les logiciels ou progiciels amovibles. En ce qui concerne tous autres logiciels ou progiciels, la garantie de l’assureur n’est acquise que dans la mesure où
l’assuré exposant en aura conservé une sauvegarde, et sera limité aux frais de reproduction de cette sauvegarde,
• les boîtes à outils et leur contenu, à l’exception des outils spécifiques nécessaires au dépannage des machines,
• les marchandises destinées à la vente à emporter,
• les pertes, manquants, disparitions, dommages provenant de :
- transport des objets assurés, mauvais emballage, opération de montage et démontage défectueux,
- vice propre des objets assurés, usure, détérioration lente, travail de mites ou autres parasites,
- amende, confiscation, mise sous séquestre, dommages-intérêts, préjudice commercial,
- vol ou malversation commis par les représentants ou employés de l’exposant,
- les dommages aux biens exposés sur stand lorsqu’ils se trouvent à l’extérieur de ce dernier,
- les pertes ou manquants aux stands où il est procédé à des distributions gratuites de marchandises ou de boissons,
- les dommages subis par les objets ou appareils de toute nature par suite de leur fonctionnement.
e) Franchise
En cas de VOL, la franchise applicable par sinistre restant à la charge de l’exposant est limitée à 220 €.
f) Prise d’effet de la garantie
La garantie s’exerce sur les stands mis à la disposition des exposants, pendant les périodes de montage, de salon et de démontage.
g) Déclaration de sinistre
Tout sinistre, dès sa constatation, doit être déclaré à l’organisateur de l’exposition qui indiquera les formalités à remplir. La déclaration doit être confirmée
par lettre recommandée à l’organisateur ou son courtier d’assurances : VERLINGUE, Pascal DUPUIS, 12, rue Kerogan, 29335 Quimper cedex.
Aucune autre réclamation ne sera recevable passé un délai de cinq jours suivant la date fixée par l’organisateur pour l’évacuation des stands.
■ ATTENTION !En cas de vol et dès sa constatation, sous peine pour l’exposant d’être déchu du droit au bénéfice de la garantie par l’assurance, une plainte devra être déposée
par l’exposant ou son représentant dans les 24 heures à l’autorité judiciaire locale (commissariat de police) :
– directement à cette autorité contre récépissé,
– par lettre recommandée avec accusé de réception, le double de la déposition, le talon de recommandation et l’accusé de réception devant être joints au dossier.
L’ORGANISATEUR DEVRA ETRE INFORME DANS UN DELAI DE 24 HEURES.
Toute fausse déclaration intentionnelle entraîne l’application de l’article L-113-2 du Code des assurances, c’est-à-dire la déchéance de garantie.
Le présent document n’est pas exhaustif. L’exposant, s’il le désire, pourra consulter le contrat auquel il se réfère, en s’adressant directement à l’assureur.
LES ORGANISATEURS SOUSCRIVENT POUR LE COMPTE DES EXPOSANTS UN CONTRAT D’ASSURANCES TOUS RISQUES EXPOSITIONS, DONT LES CONDITIONS SONT LES SUIVANTES :
ASSURANCE COMPLEMENTAIRE AU CAPITAL SOUSCRIT AU TITRE DE LA GARANTIE OBLIGATOIRE
Salon de l’Etudiant
15, 16 et 17 février 2013
Paris
Porte de Versailles, pavillon 2.1
REFERENCE A CITER : 16124 AF
VALIDITE DU 10 AU 22 FEVRIER 2013
Des réductions sont appliquées sur une très large gamme de tarifs dans toutes les classes de transport (Espace Première, Espace Affaires,Tempo) sur l’ensemble des vols Air France du monde.
Pour obtenir les tarifs préférentiels consentis pour cet événement : • connectez vous sur : www.airfrance-globalmeetings.com• contactez le 36 54 (0,34 €/min) ou votre agence Air France.
Pour connaître votre agence Air France la plus proche, consultez : www.airfrance.com
Vous devez garder ce présent document de la manifestation comme justificatif.
Il peut vous être demandé de justifier l’utilisation du tarif consenti à tout moment de votre voyage.
REFERENCE TO BE QUOTED: 16124 AF
VALIDITY FROM 10 TO 22 FEBRUARY 2013
Discounts are applied to a wide range of airfares, in all classes of travel (Espace Première [First], Espace Affaires [Business] and Tempo[Coach] on all Air France flights worldwide.
To acces the preferential fares granted for this event:• use this link : www.airfrance-globalmeetings.com• contact 36 54 (0,34 €/min) or your Air France office.
To locate your nearest Air France sales point, consult : www.airfrance.com
This present document of the event serves to justify the application of the preferential airfare.
Keep it with you as you may be asked for it at any point of your journey.
AIR FRANCE : AGREMENTEXPOSANT ET VISITEUR
Liste exposant
Salon de Paris
Du 15 au 17 février 2013 - Paris Expo - Porte de Versailles - Hall N°2 niveau 1
Merci de compléter en majuscule les informations ci-dessous, cela nous permet de vous référencer correctement et gratuitement dans les guides distribués à l�entrée du salon, ainsi que sur notre site
internet. (Utilisez la touche tabulation pour vous déplacer dans le formulaire)
Le guide visiteur du salon NOM DE L�ORGANISME :
TEL : SITE WEB :
N° DU STAND (PROVISOIRE) :
SECTEUR(S) D�ACTIVITÉ (2 maximum) :
Administrations publiques/Collectivités locales/Ministères Entreprises Métiers
Alternance Espace jobs Prépas
Artistique Formation continue Santé/Social/Paramédical
BTS/Formations tertiaires Formations secondaires Sport-Animation
Commerce/Gestion Informatique Tourisme/Hôtellerie
Communication Ingénieurs/Sciences et techniques Universités/IUT
Cours de soutien International/Langues Vie pratique/Village 15-24 ans
Editeurs Lycées/Enseignements techniques
Votre enseigne sur le stand - (Pour les stands équipés uniquement)
Nous vous prions d�inscrire l�intitulé exact souhaité sur l�enseigne, le nombre de caractères conseillé est de 25.
ENSEIGNE :
Envoi des invitations
NOM ET ADRESSE :
IMPORTANT
Recevez les informations indispensables du salon : visites officielles, plan de communication, retombées média, album
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E-MAIL DU RESPONSABLE :
NOM DU RESPONSABLE DU STAND :
TÉLÉPHONE :
DATE :
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Les prix sont donnés à titre indicatif, seuls les prix mentionnéssur le site www.viparis.com/epex étant définitifs.
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PLAN DU STAND / STAND LAYOUT PLAN
Nom de la manifestation / Event Name
………………………………………………………Stand n°/nb...................Niveau / Level ..............Hall …………
Société / Company Name
………………………………………………………
A retourner à / To return to :
Palais des Congrès de Paris / Cnit Carrousel du Louvre / Espace Champerret
E-mail : [email protected]
Paris Porte de Versailles E-mail : [email protected]
Paris Nord Villepinte E-mail : [email protected]
Paris Le Bourget E-mail : [email protected]
Positionnez sur le plan les emplacements des branchements au moyen des symboles suivant Use the following symbols to indicate utility connections
E : Electricité / Electricity T : Téléphone / Telephone I : Internet / Internet 0 : Eau / Water
Pour les élingues, merci d’indiquer l’emplacement exact, la hauteur souhaitée et le poids suspendu par point. For the slings, thanks to indicate the exact location, the height and the weight per sling.
IMPORTANT! N’oubliez pas d’orienter votre stand sur le plan (numéro d’allée, stand mitoyen…) IMPORTANT! Do not forget to position your stand on the blueprint (aisle, nearby stand…)
Avez-vous un stand avec plancher ? oui / non Does your stand have a floor ? : yes / no
(1 cm pour 1 m) Cotes exactes de votre stand : ….. m X …..m
Toute modification d'emplacement sur site sera facturée forfaitairement. Any modification on site to the connections indicated above will be charged.
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Descriptif des stands équipés(Illustrations non contractuelles. Modèles des meubles selon stock disponible.)
AMENAGEMENT
POUR TOUTE COMMANDE
D’AMENAGEMENTS
COMPLEMENTAIRES,
REPORTEZ-VOUS
AUX FORMULAIRES
CI-JOINTS.
IMPORTANT: ELECTRICITE
L'aménagement de votre stand
ne comprend ni prise de courant,
ni branchement éléctrique.
Seuls les spots sont alimentés
(1 spot 100 W pour 3m²).
Tout branchement de matériel
nécessite obligatoirement prise
de courant et branchement
supplémentaires.
Reportez-vous aux bons de
commandes correspondants.
MOBILIER « NOIR»
■ 1 table Hermes (TCN916)
■ 2 fauteuils Gogo (FCN100)
■ 1 comptoir BELAVENIR (PNN004)
■ 1 tabouret Z (UCN707)
■ 1 corbeille (ANN075)
■ 1 table Hermes (TCN916)
■ 3 fauteuils Gogo (FCN100)
■ 2 comptoirs Hôtesse fermant à clé (PNN851)
■ 2 tabourets Z (UCN707)
■ 1 présentoir PYC (PNN841)
■ 1 corbeille (ANN075)
■ 2 tables Hermes (TCN916)
■ 5 fauteuils Gogo (FCN100)
■ 1 comptoir BELAVENIR(PNN004)
■ 2 comptoirs Hôtesse fermant à clé (PNN851)
■ 3 tabourets Z (UCN707)
■ 1 présentoir PYC (PNN841)
■ 2 corbeilles (ANN075)
■ 1 table Hermes (TCN916)
■ 2 fauteuils Gogo (FCN100)
■ 1 comptoir Hôtesse fermant à clé (PNN851)
■ 1 comptoir BELAVENIR (PNN004)
■ 2 tabourets Z (UCN707)
■ 1 corbeille (ANN075)
Stand de 9 m2 Stand de 18 m2
Stand de 27 m2 Stand de 36 m2
SOL
Moquette aiguilletée
avec film de protection.
Couleur : Rouge
STRUCTURE
Ossature aluminium laqué
gris galet.
Remplissage en mélaminé
miel.
Côtes visibles :
2 389 mm ht x 945 mm.
Côtes réelles :
2 401 mm ht x 957 mm.
Bandeau périphérique en
aluminium (largeur 45 mm).
ENSEIGNE
Normalisée (0,45 ht x 0,45 m)
double face, fixation en épi
sur allée.
Maximum 18 caractères
(espaces inclus).
• Jusqu'à 8 m² :
1 enseigne par stand.
• 9 m² à 17 m² :
2 enseignes par stand.
• 18 m² à 35 m² :
3 enseignes par stand.
• 36 m² et plus :
4 enseignes par stand.
ECLAIRAGE
1 spot de 100 W pour 3 m2.
NUANCIER MOQUETTE
INSTALLATION GÉNÉRALE :❯ Cloisons 2,50 m ht, mélaminé bois clair, structure aluminium
grise.
❯ Réserve fermant à clé, dimensions selon surface du stand :
de 1,50 m2 à 3,50 m2, avec 1 étagère Académie et 1 porte
manteau.
❯ Moquette - couleurs au choix selon nuancier suivant :
STAND PREMIUM 9 M2 STAND PREMIUM 18 M2
STAND PREMIUM 36 M2STAND PREMIUM 27 M2
DESCRIPTIF DE L’AMENAGEMENT :
Vert menthe Citrouille Rouge vermillon Rouge écrevisse Rouge cardinal
Prune Bleu roi bleu électrique Gris clair chiné Noir
Votre stand personnalisé à vos couleurs, votre gestion technique simplifiée
LE STAND PREMIUM
IMPORTANT
Couleur à fournir à [email protected], 5 semaines avant salon.
SIGNALETIQUE : IMPORTANT, visuel et logo à fournir [email protected] sous
format EPS Illustrator Vectorisé, 5 semaines avant salon.
❯ Enseignes dimensions 0,45 m x 0,45 m, avec raison sociale,
n° de stand et logo : 1 enseigne par allée.
❯ Visuel cintré sur réserve, dimensions 1 527 mm x 2 421 mm
de hauteur environ.
❯ Visuel cintré sur façade de comptoir, dimensions 1 527 mm x
1021 mm de hauteur environ.
MOBILIER : dotation par 9m2
❯ 1 comptoir cintré, et 2 tabourets hauts SAMBA.
❯ 1 ensemble SAMBA avec 3 tabourets hauts et 1 mange-
debout.
❯ 1 corbeille.
❯ 3 tablettes inclinées sur cloisons.
ÉLECTRICITE :éclairage : 300 W par 9 m2
ATTENTION, l!aménagement du stand Premium ne comprend
ni prise de courant, ni branchement électrique.
Seuls les spots sont alimentés.
Tout branchement de matériel ( TV, PC, etc") nécessite
obligatoirement la commande d!1 boitier électrique.
Se reporter aux bons de commandes correspondants.
REGLEMENTDU SALON
AMENAGEMENT DES STANDS
■DEFINITION DU STAND EQUIPEL’organisateur vous propose un stand clés en main. Reportez-vous à la fiche « Descriptif des stands ».
■DEFINITION DU STAND NUSi vous avez opté pour cette formule, l’organisateur se charge uniquement de délimiter au sol l’emplacement de votre stand (attention : branchement élec-
trique non fourni).
■REGLEMENT GENERALLes stands
Les cloisons des stands ne doivent pas dépasser la hauteur de 2,50 m, sauf dérogation accordée par le service technique de l’Etudiant à l’aide d’un dossier
complet (plans, élévation et liste des matériaux) déposé un mois avant la manifestation. Attention : il n'est pas possible de créer « un mur » sur la périphérie
de votre stand. L’organisateur se réserve le droit de faire supprimer ou modifier les installations qui nuiraient à l’aspect général de la manifestation, déran-
geraient les exposants voisins ou qui ne seraient pas conformes au plan et à la maquette préalablement soumis.
Toute publicité lumineuse ou sonore, ainsi que tout spectacle d’animation ou attraction doivent être soumis à l’agrément de l’organisateur, qui pourra
d’ailleurs revenir sur l’autorisation accordée en cas de gêne apportée aux exposants voisins, à la circulation ou à la tenue de l’exposition.
La signalétique
Pour les stands de moins de 36 m2 : la signalétique du stand ne doit pas excéder 3 m en hauteur et ne doit en aucun cas interférer ou gêner les stands avoi-
sinants.
Pour les stands en ilot de 36 m2 et plus : il est indispensable de nous faire parvenir votre projet détaillé (plans , élévations) pour obtenir l'accord du service
technique. Hauteur maximale autorisée : 5 m.
LIVRAISON ET RETRAIT DU MATERIEL
Tout matériel livré avant la date et l’heure prévues pour le montage exposants sera refusé.
Le montage et le démontage des stands devront s’effectuer impérativement aux dates et heures prévues. Au cas où un exposant n’aurait pas entièrement
libéré son stand à l’heure fixée, l’organisateur décline toute responsabilité pour le matériel entreposé. De plus, l’exposant s’engage à payer le complément
de location qui pourrait être réclamé à l’organisateur à titre de majoration de loyer pour occupation de longue durée, sans préjudice des mesures que les
propriétaires du hall se réservent de prendre pour procéder à la libération des locaux.
Aucun véhicule ne sera autorisé à pénétrer à l’intérieur du hall. Les exposants devront laisser leurs véhicules aux abords des portes. Ils se muniront, si né-
cessaire, de chariots ou transpalettes. Le stationnement devant les portes est en outre interdit.
En période de salon, les exposants ne pourront sortir du matériel que munis de bons de sortie à faire valider au Commissariat général.
STOCKAGE DES EMBALLAGES
Pour des raisons impératives de sécurité, il n’existe pas dans le hall de locaux réservés au stockage des emballages. Les exposants devront obligatoirement
prévoir leur enlèvement avant l’ouverture de la manifestation.
BADGES EXPOSANTS
Les exposants n’auront accès à l’exposition que munis de badges, à retirer le jour du montage au Commissariat général de l’exposition.
Cinq badges au maximum seront délivrés pour un stand de 9 m2.
REGLEMENT DE SECURITE
Les exposants sont tenus de connaître et de respecter les normes de sécurité imposées par les pouvoirs publics et par l’organisateur sous peine de se voir
refuser l’ouverture de leur stand ou de devoir apporter des modifications de dernière heure pour se conformer au règlement.
Les exposants ne dégarniront pas leur stand et ne retireront aucun de leurs articles avant la fin de la manifestation.
RESPONSABILITES ET ASSURANCE
L’administration du salon vous dote d’une garantie OBLIGATOIRE sur les biens exposés et installés. Reportez-vous à la fiche « Règlements et assurances »
pour connaître les conditions précises d’application et les montants de cette garantie. Nous vous conseillons vivement de souscrire une assurance complé-
mentaire pour votre matériel de valeur. Le formulaire de commande est dans ce dossier.
Pour tous renseignements, n’hésitez pas à contacter Elvira DE OLIVEIRA de la compagnie VERLINGUE au 03 89 61 64 38 - [email protected].
Tout exposant désirant souscrire une garantie « Dommages » par l’intermédiaire de ses propres assureurs s’engage, ainsi que ses assureurs, à renoncer à
exercer ses droits de recours contre le bailleur des lieux où se tient le Salon. Il devra fournir aux organisateurs du salon une attestation d’assurance certifiant
cette renonciation à recours.
La garantie en responsabilité civile de l’organisateur intervient après épuisement des contrats personnels de responsabilité civile exploitation souscrits par
l’exposant couvrant les dommages corporels, matériels et immatériels consécutifs pour un montant minimum de 760 000 €. Il est précisé que l’exposant et
ses assureurs doivent renoncer à tout recours contre le lieu d’exposition où se déroule la manifestation à laquelle l’exposant participe, de même que contre
l’organisateur de la manifestation et ses assureurs.
La participation de l’exposant au salon implique également qu’il soit à jour au regard des charges sociales, fiscales et de la législation du travail pour le
personnel qu’il recrute, rémunère et emploie à cette occasion.
EXHIBITIONRULES
STAND FITTINGS
■DEFINITION OF A FITTED STAND
The organiser proposes a turnkey stand. Please consult the “Stand description“ sheet in the right-hand section of this document.
■DEFINITION OF A BARE STAND
If you have chosen this option, the organiser simply indicates on the ground the area that your stand is to occupy. It is mandatory to request an electrical
hook-up.
■GENERAL RULES
The stands must not exceed 2.50 metres in height unless special dispensation has been granted by the technical services department of the l’Etudiant
group. Any such requests (with a full plan, elevation and list of materials) must be submitted at least one month prior to the exhibition.
The organiser reserves the right to remove or modify any installations that are judged to be detrimental to the general appearance of the exhibition, which
disturb neighbouring exhibitors or which do not conform with the previously submitted plan and model.
Any illuminated or sound-based advertisement in addition to any animated display or special attraction must be submitted for the organiser’s prior approval.
Any authorisation granted may also be retracted at any time if the advertisement is judged to disturb neighbouring exhibitors or to hinder the passage of
visitors during the exhibition.
DELIVERY AND WITHDRAWAL OF EQUIPMENT
All equipment delivered for assembly before the specified date and time will be refused.
Stands are to be assembled and dismantled at the specified dates and times. If exhibitors do not fully vacate their stands at the specified time, the organiser
cannot be held responsible for any equipment that has not been removed. Moreover, the exhibitor undertakes to pay the full rental that may be claimed by
the organiser in the event of prolonged stand occupation notwithstanding any action that may be taken by the hall owners to ensure that the premises are
vacated on time.
No vehicles are authorised to enter the hall. Exhibitors must leave their vehicles by the doors. If necessary, they will provide themselves with trolleys and
lifting palettes. Parking in front of the doors is strictly forbidden.
During the exhibition, exhibitors can only remove equipment with an exit voucher validated by the general commissariat.
STORAGE OF PACKAGING
For security reasons, there are no storage areas in the hall for packaging material. Exhibitors must ensure that packaging is removed before the opening of
the exhibition.
EXHIBITORS’ BADGES
Exhibitions are not permitted to enter the exhibition area without badges, these are delivered on the setting-up day.
RESPONSABILITY AND INSURANCE
The fair organisers will insure all items exhibited and installed. Refer to the "Payments and insurance" sheet for details of the precise conditions for the
application and amount of this cover. We strongly recommend that exhibitors take out additional insurance for valuable items. The order form is included
in this kit.
For further information, do not hesitate to call Elvira DE OLIVEIRA on compagnie VERLINGUE at +33 (0) 3 89 61 64 38 - [email protected].
Should exhibitors wish to take out "Damages" insurance with their own insurance company, the exhibitor and the insurance company of the exhibitor will
waiver their right to take recourse against the lessor of the Fair venue. The exhibitor will provide an insurance certificate proving this waiver to recourse
to the fair organisers.
The civil liability guarantee of the organiser will only apply after the full application of the personal civil liability policies taken out by exhibitors to cover
direct tangible and intangible damages and bodily injury, for a minimum amount of €760 000. The exhibitors and their insurers must waiver any recourse
against the venue of the exhibition attended by the exhibitor and against the event organiser and the insurance company of the event organiser.
The participation of the exhibitor at the fair also implies that all amounts due pursuant to social or fiscal contributions or labour legislation applicable to
all personnel recruited, remunerated or employed for the event have been settled.
■ RAPPEL DE LA LEGISLATION EN VIGUEUR
Conformément à la législation européenne, l’organisateur d’un saloninternational est obligé de facturer les prestations avec TVA au taux de 19,6 %.
EXTRAIT DU CODE GENERAL DES IMPOTS, ART. 259 À 296C
« Les foires, salons, expositions ou autres manifestations donnent lieu à la réalisation de diverses prestations de services pour le compte desparticipants.La plupart de ces prestations relèvent de dispositions de l’article 259-Adu Code général des impôts.
Il en est ainsi notamment : • de la location d’emplacements, • des travaux d’installation ou d’aménagement de stands,• de la mise à disposition par une entreprise d’éléments de stands ou
d’autres éléments mobiliers lorsque cette entreprise procède ou faitprocéder à leur installation ou à leur aménagement,
• de la mise à disposition, notamment par l’organisateur de la foire,d’installations téléphoniques ou d’autres systèmes de communication.
• de la mise à disposition de locaux aménagés pour des réunionsdiverses. »
Ces prestations sont imposables en France lorsqu’elles sont réalisées à l’occasion de foires qui se déroulent dans notre pays. Il en est demême des prestations de surveillance et de nettoyage qui y sontrendues.
Les sociétés étrangères des pays de la Communauté et les sociétésvenant d’un pays hors de la Communauté européenne peuvent, souscertaines conditions, être remboursées de cette TVA.
La nouvelle réglementation de TVA en vigueur depuis le 01.01.1993n’entraîne aucun changement au niveau de la facturation pour votre participation à un salon en France.
■ PROCEDURE DE REMBOURSEMENT DE LA TVA
A- Exposants pays membre de la CEEPour vous faire rembourser, vous devez fournir aux impôts :
1 – le formulaire n° 3559 du ministère du Budget, rempli en français.Veuillez vous procurer ce formulaire en faxant votre demande auprès des organisations suivantes :
AllemagneMinistère des Finances108 Grossrheindorfer StraßeD 53225 BonnFax : 00 49 (228) 682 4629
AngleterreAberdeen VAT OfficeCustom House28, Guid StreetAberdeen A B 11 GYFax : 00 44 (124) 844 600
BelgiqueBureau central TVA pour assujetti étrangerBud BissenoffsheimB-1000 BruxellesFax : 00 32 (2) 218 38 60
DanemarkMinistère des Finances20 Alders RojadeDK 22000 CopenhagueFax : 00 (45) 35 87 73 38
EspagneSous-direction d’assistance au contribuable AEAT37, Infanta MercedesE 28071 MadridFax : 00 34 (91) 538 89 76
ItalieMinistère des FinancesVia Mario Carucci, 99RomeFax : 00 39 (06) 501 26 04
Pour les autres pays, vous pouvez contacter le Centre des impôts des non-résidents à l’adresse indiquée plus haut, ou prendre contact avec l’administration fiscale de votre pays.
2 – une facture originale acquittée de vos prestations ;
3 – un relevé d’identité bancaire de votre société (le remboursement ne se fait que par virement).
Le tout à adresser au :Centre des impôts des non-résidents9, rue d’Uzès75002 Paris (France)Tél. : + 33 (0) 1 44 76 18 00
B - Exposants pays hors CEEVous devez impérativement prendre un représentant fiscal de votre choix situé en France qui effectuera la demande au nom de votre société. Vous devez lui fournir un pouvoir l’autorisant à demander le remboursement en votre faveur et vos factures originales acquittées.
Nous vous communiquons ci-dessous l’adresse du représentant fiscal avec lequel de nombreux exposants étrangers travaillent :
TEVEA INTERNATIONAL64, rue du Ranelagh75016 Paris (France)Tél. : + 33 (0) 1 42 24 96 96Interlocutrice : Christel LammermeyerE-mail : [email protected]
VIALTIS79, avenue Aristide-Briand94110 Arcueil (France)Tél. : + 33 (0) 1 41 98 48 00Interlocutrice : Mme BismuthE-mail : [email protected]
Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter les personnes du service administration des ventes du Salon.
REMBOURSEMENT DE TVA
VAT REFUND
■ REMINDER OF CURRENT LEGISLATION
In accordance with European law, the organiser of an internationalexhibition is obliged to invoice services with VAT at the rate of 19.6%.
EXTRACT FROM THE FRENCH GENERAL TAX CODE, PARAGRAPHE 259A 296C
« Fairs, trade shows, exhibitions and other events featuring variousservices that are organised on behalf of participants. The majority of these services are covered by paragraph 2596A of theGeneral Tax Code.
They include:• rental of spaces, • installation or fitting of stands,• the provision by a company of stand equipment or other elements of
furniture when the company installs or has installed these items.,• The provision, usually by the exhibition organiser, of telephone
installations or other communications systems.• The provision of special areas for various meetings.
These services are subject to sales tax in France when carried outduring events held on French soil. This also applies to security andcleaning services.
Foreign companies from within the European Union and from countriesoutside the European Union may, in certain circumstances, claim a refund for VAT.
The new regulations concerning VAT introduced on 01.01.1993 do notchange invoicing procedures for your participation in an exhibition inFrance ».
■ VAT REFUND PROCEDURE
A– EU ExhibitorsTo claim a VAT refund you must forward the following to the taxoffice :
1 – Form n° 3559 from the French Ministry of the Budget, completed inFrench. This form can be obtained by faxing your request to one of thefollowing organisations:
GermanyMinistère des Finances108 Grossrheindorfer StraßeD 53225 BonnFax : 00 49 (228) 682 4629
Great BritainAberdeen VAT OfficeCustom House28, Guid StreetAberdeen A B 11 GYFax : 00 44 (124) 844 600
BelgiumBureau central TVA pour assujetti etrangerBud BissenoffsheimB-1000 BruxellesFax : 00 32 (2) 218 38 60
DanmarkMinistère des Finances20 Alders RojadeDK 22000 CopenhagueFax : 00 (45) 35 87 73 38
SpainSous-direction d’assistance au contribuable AEAT37, Infanta MercedesE 28071 MadridFax : 00 34 (91) 538 89 76
ItalyMinistère des FinancesVia Mario Carucci, 99RomeFax : 00 39 (06) 501 26 04
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2 – An original invoice of the services paid for.
3 – A bank identity form for your company (the refund is made by credittransfer).
Send the full request to :Centre des impôts des non-résidents9, rue d’Uzès75002 Paris (France)Tél. : + 33 (0) 1 44 76 18 00
B – Non EU ExhibitorsYou must contact a tax representative of your choice in France who willmake the request in the name of your company. You must provide therepresentative with power of attorney to request the refund on yourbehalf and also forward the original invoices for services purchased.
Below is the address of a tax representative with whom many foreignexhibitors have already worked :
TEVEA INTERNATIONAL64, rue du Ranelagh75016 Paris (France)Tel. : + 33 (0) 1 42 24 96 96Christel LammermeyerE-mail : [email protected]
VIALTIS79, avenue Aristide-Briand94110 Arcueil (France)Tél. : + 33 (0) 1 41 98 48 00Mme BismuthE-mail : [email protected]
For further information please contact the exhibition sales administrationteam.
■ Règlements assurances et sécurité incendie
ASSURANCES
Les organisateurs souscrivent pour
le compte des exposants les contrats
d'assurance garantissant les risques
suivants :
1. RESPONSABILITECIVILE ENVERS LES TIERS
Dommages corporels, matériels causés
aux tiers (visiteurs et/ou autres
exposants). La garantie est limitée
à 4 600 000 d’euros.
Ce contrat intervient après épuisement
des contrats personnels souscrits par
l’exposant. La participation de
l’exposant à la manifestation implique
de ce fait qu’il ait souscrit au préalable
une assurance en responsabilité civile
pour un montant minimum
de 760 000 euros couvrant
les dommages corporels, matériels
et immatériels consécutifs et/ou non
consécutifs, valable pour toute
opération effectuée dans le cadre
de ses activités en dehors du siège
de son entreprise ou établissement.
Sont exclus de la garantie
les dommages causés par les véhicules
terrestres à moteur et qui,
conformément à la Loi du 37-02-1958,
doivent être assurés par une police
automobile et être titulaires
d’une attestation d’assurance en cours
de validité.
2. DOMMAGES AUX BIENS
a) L’assurance Dommages couvre
notamment : l'incendie, les explosions,
le vol (*), les dégâts des eaux,
les dommages matériels accidentels
survenus durant la présence des biens
sur le stand de l'exposant ainsi que
pendant les périodes de montage
et de démontage des stands.
(*) Sont garantis : les disparitions,
destructions et détériorations des
biens garantis à la suite d'un vol
ou d'une tentative de vol commis :
- Pendant les opérations de montage
et démontage ;
-Pendant les heures d'ouverture du salon ;
à la condition formelle que pendant
les heures d'ouverture du Salon au
public et/ou aux exposants ainsi
que pendant les périodes de
montage et de démontage ; le stand
soit constamment gardienné par
l'exposant et/ou son Personnel.
- Pendant les heures de fermeture du
salon : après effraction des meubles
ou des locaux dans lesquels sont
enfermés les biens et/ou agression.
Les écrans plasma sont garantis
contre le vol pendant les heures de
fermeture des Salons et notamment
la nuit, sous réserve que ceux-ci
soient solidement fixés sur les
structures de stand ou attachés par
des systèmes de sécurité adaptés à
ce type de matériels (filins, cadenas,
boulonnage…).
Franchise vol : 220 euros par
événement, à la charge des exposants.
b) Risques exclus
1) Les dommages aux biens suivants :
• Les films, pellicules, piles, bandes
magnétiques et têtes de lecture ;
• les cordes, boyaux, pédales, marteaux,
crins des archets, clés et tendeurs
de cordes des instruments de musique ;
• les résistances chauffantes,
les lampes et tubes ;
• Les logiciels spécifiques développés
par l'Assuré, sauf si une sauvegarde
a été conservée par l'Assuré.
Le remboursement sera alors limité
aux seuls frais de reproduction
de cette sauvegarde.
• Les objets ou produits destinés
à être offerts à la clientèle, sauf
s'ils font l'objet de l'exposition
ou du salon ;
• Les animaux vivants ;
• Les végétaux ;
• Les effets et objets personnels,
y compris les téléphones portables ;
• Les espèces et valeurs ;
• Les objets d'art et de collection,
les bijoux et fourrures ;
2) Les dommages qui seraient, à dire
d'expert, la conséquence de l'usure ou
du défaut d'entretien des biens garantis.
3) Les dommages d'ordre esthétique,
tache, graffiti, bombages, brûlures
de cigarettes ou d'autres
articles de fumeurs.
4) Les dommages imputables
au fonctionnement du matériel.
5) Les dommages dus à l'humidité,
la condensation, la corrosion,
la sécheresse, la présence de poussière
ou dus aux variations de température.
6) Les dommages résultant d'une mise
sous séquestre, saisie, confiscation,
destruction ou réquisition sur ordre
des autorités publiques, sauf
si aucune faute n'a été commise
par l'Assuré ou ses prestataires.
7) Les dommages subis par les biens
garantis lors de leur transport,
y compris au cours des opérations
de chargement et de déchargement.
8) Les dommages causés par la pluie,
par la grêle ou par tout autre
manifestation atmosphérique lorsque
les biens garantis se trouvent
en dehors d'un local construit
et couvert en matériaux durs.
9) Les objets fragiles et de nature
cassante.
10) Les dommages résultant
de l'action de l'électricité (tension,
surtension, courts-circuits …)
11) Exclusions liées à la garantie vol
• Les manquants constatés en fin
de manifestation ;
• Les vols commis par l'Assuré,
son conjoint, ses ascendants et
descendants visés à l'article 311-12
du nouveau Code pénal, ses préposés
ou toute personne chargée par l'Assuré
de la surveillance de ces biens.
• Les vols commis pendant les heures
de fermeture de la manifestation, alors
que les moyens de fermeture et de
protection ne sont pas mis en œuvre.
c) Montant de la garantie
La garantie est limitée à 5,000 euros
pour les stands d'une surface égale
ou inférieure à 9 m2 et à 10,000 euros
pour les stands d'une surface
supérieure à 9 m2. L'assurance
souscrite pour les matériels étrangers
doit couvrir leur valeur sur le marché
français c'est à dire les droits
de douane, les taxes pour le cas
où ceux-ci deviendraient exigibles
conformément aux dispositions
du Code des douanes, en cas
de disparition desdits matériels.
d) Assurance complémentaire
Sur demande formulée directement
à l'assureur, l'exposant peut souscrire :
• pour les dommages aux biens au-
delà des capitaux ci-dessus indiqués
des garanties complémentaires au-
delà des sommes indiquées ci-dessus
moyennant une surprime calculée sur
la valeur des capitaux excédentaires
au taux de 1,50 ‰ ttc.
• pour le transport, une garantie
peut être adaptée à ses besoins,
moyennant le paiement d'une prime.
Durée de l'assurance
La garantie de l'assureur est valable
pendant la durée d'occupation
du stand autorisée par les
Organisateurs.
DECLARATION DES SINISTRES
Tout sinistre doit être déclaré
à l'organisateur (Commissariat
général) et ce, dans les délais
rappelés ci-dessous :
a) Vol : dans les vingt-quatre heures ;
b) Autres dommages : dans les cinq jours.
c) En cas de vol, l'Exposant doit
également déposer dans les vingt-
quatre heures une plainte
au Commissariat de police
ou de gendarmerie.
La déclaration doit être confirmée
par lettre recommandée
au courtier d'assurances
de l'organisateur, en joignant
l'original du récépissé de dépôt
de plainte délivré par l'autorité
judiciaire compétente :
VERLINGUE
Pascal DUPUIS
12, rue de Kerogan
29335 Quimper Cedex
Tél. 02 98 76 45 58
Fax : 08 20 20 92 42
L'Exposant est déchu du droit au
bénéfice de l'assurance s'il ne se
conforme pas à ces prescriptions.
Le présent document n'est pas
exhaustif. L'exposant, s'il le
désire, pourra consulter le contrat
auquel il se réfère, en s'adressant
directement à l'assureur. ■
SECURITE INCENDIEDANS LES SALONS ET EXPOSITIONS
1 . GENERALITES
Les règles de sécurité contre
les risques d’incendie et de
panique dans les établissements
recevant du public sont fixées
par l’arrêté du 25 juin 1980
(dispositions générales).
L’arrêté du 18 novembre 1987
donne les dispositions
particulières applicables dans
les salles d’exposition.
Le texte ci-après est constitué
d’extraits de cette réglementation,
afin d’en faciliter la
compréhension. La commission
de sécurité est très sévère
en ce qui concerne la réalisation
des stands (stabilité, matériaux
de construction et de décoration,
installation électrique, etc.).
Les décisions prises par elle
lors de sa visite – qui a lieu
la veille ou le matin de l’ouverture
de la manifestation – sont
immédiatement exécutoires.
Lors du passage de cette commission,
l’installation des stands doit
être terminée. L’exposant (ou son
représentant) doit obligatoirement
être présent sur le stand
et être en mesure de fournir les
procès-verbaux de réaction au feu
de tous les matériaux utilisés.
Le non-respect de cette règle
peut entraîner la dépose des
matériaux ou l’interdiction
d’ouverture du stand au public.
Tout projet important doit
être soumis à l’approbation
du chargé de sécurité du Salon.
Les plans et les renseignements
techniques doivent être transmis
à cet effet à l’organisateur
du Salon au moins un mois avant
l’ouverture de la manifestation.
Pendant la période de montage,
le chargé de sécurité veille
à l’application des mesures
de sécurité rappelées ci-après.
En outre, tous renseignements
concernant la sécurité incendie
peuvent être obtenus
auprès du Journal officiel,
service diffusion : 01 40 58 79 79
Direction des journaux officiels :
26, rue Desaix,
75727 Paris cedex 15.
Type T : no 1477 - III.
Classement au feu des matériaux
(arrêté du 30 juin 1983) :
les matériaux sont classés
en cinq catégories – M0, M1,
M2, M3 et M4 (M0 correspond
à un matériau incombustible).
2. AMENAGEMENT
DES STANDS
2.1 Ossature et cloisonnement
des stands, gros mobilier
Sont autorisés pour la construction
de l’ossature et du cloisonnement
des stands et pour la construction
du gros mobilier (caisse,
comptoir, bar, présentoir, écran
séparatif, etc.) tous les matériaux
de catégorie M0, M1, M2 ou M3 (1).
Classement conventionnel
des matériaux à base de bois
(arrêté du 30 juin 1983).
Sont considérés comme
correspondant aux caractéristiques
des matériaux de catégorie M3 :
• le bois massif non résineux
d’épaisseur supérieure ou égale
à 14 mm,
• le bois massif résineux
d’épaisseur supérieure ou égale
à 18 mm,
• les panneaux dérivés du bois
(contre-plaqués, panneaux
de lattes, de fibres ou de
particules) d’épaisseur supérieure
ou égale à 18 mm.
2.2 Matériaux de revêtement
a) Revêtements muraux
Les revêtements muraux (textiles
naturels ou plastiques) doivent être
en matériaux de catégorie M0, M1
ou M2 (1). Ils peuvent alors
être tendus ou fixés par agrafes.
Les revêtements divers (tissus,
papiers, films plastiques)
de très faible épaisseur
(1 mm au maximum) peuvent
être utilisés collés pleins sur
des supports en matériaux M0,
M1, M2 ou M3.
En revanche, les papiers gaufrés
et en relief doivent être
collés pleins sur des matériaux
de catégorie M0 uniquement.
Les matériaux exposés peuvent
être présentés sur les stands
sans exigence de réaction au feu.
Toutefois, si ces matériaux sont
utilisés pour la décoration
des cloisons ou des faux plafonds
et s’ils représentent plus de 20 %
de la surface totale de ces éléments,
les dispositions des paragraphes
précédents leur sont applicables.
Cependant, ces dispositions
ne s’appliquent pas aux salons
et stands spécifiques de
la décoration intérieure dans
lesquels sont présentés des
textiles et des revêtements
muraux.
b) Rideaux, tentures, voilages
Les rideaux, tentures et voilages
peuvent être flottants s’ils sont
de catégorie M0, M1 ou M2 (1).
Ils sont cependant interdits
sur les portes d’entrée et de sortie
des stands, mais autorisés sur les
portes de cabine.
c) Peintures et vernis
Les peintures et vernis sont
formellement interdits s’ils
sont réputés inflammables
(nitrocellulosiques ou
glycérophtaliques, par exemple).
d) Revêtements de sol,
de podium, d’estrade, de gradin
Les revêtements de sol doivent
être en matériaux de catégorie
M4 et solidement fixés.
Les revêtements – horizontaux
ou non – des podiums, estrades
ou gradins d’une hauteur
supérieure à 0,30 m et d’une
superficie totale supérieure
à 20 m2 doivent être réalisés
en matériaux de catégorie M3.
Si leur surface totale est
inférieure ou égale à 20 m2,
ces revêtements peuvent
être réalisés en matériaux
de catégorie M4.
ATTENTION : pour les moquettes
classées M3 ou M4 posées
sur bois, tenir compte du mode
de pose. Les procès-verbaux
de réaction au feu doivent indiquer :
« Valable en pose tendue sur tout
support M3. »
2.3 Eléments de décoration
a) Eléments flottants
Les éléments de décoration
ou d’habillage flottants
(panneaux publicitaires de
surface supérieure à 0,50 m2,
guirlandes, objets légers
de décoration, etc.) doivent
être réalisés en matériaux de
catégorie M0 et M1.
L’emploi d’enseignes ou de
panneaux publicitaires en
lettres blanches sur fond vert
est absolument interdit,
ces couleurs étant exclusivement
réservées à l’indication des sorties
et sorties de secours.
b) Décorations florales
Les décorations florales
en matériaux de synthèse
doivent être limitées.
Dans le cas contraire,
ces décorations doivent
être réalisées en matériaux
de catégorie M2.
Ces dispositions ne s’appliquent
pas aux salons et stands
spécifiques des activités
florales.
NOTA : pour les plantes naturelles,
utiliser de préférence le terreau
à la tourbe, qui doit être maintenue
humide en permanence.
c) Mobilier
Aucune exigence n’est demandée
pour le mobilier courant
(chaises, tables, bureaux, etc.).
En revanche, les casiers,
comptoirs, rayonnages, etc.
doivent être réalisés en
matériaux de catégorie M3 (1).
2.4 Vélums, plafonds,
faux plafonds
Les stands possédant un plafond,
un faux plafond ou un vélum plein
doivent avoir une surface couverte
inférieure à 300 m2. Si la surface
couverte est supérieure à 50 m2,
des moyens d’extinction appropriés,
servis en permanence par au moins
un agent de sécurité, doivent
être prévus pendant la présence
du public.
a)Vélums
Les vélums sont autorisés dans
les conditions suivantes :
• dans les établissements défendus
par un réseau d’extinction
automatique à eau (2), les vélums
doivent être en matériaux de
catégorie M0, M1 ou M2 (1) ;
• dans les établissements non
défendus par un réseau d’extinction
automatique à eau, ils doivent
être en matériaux de catégorie
M0 ou M1.
Ils doivent en outre être pourvus
d’un système d’accrochage
efficace pour empêcher leur chute
éventuelle, et être supportés
par un réseau croisé de fils de fer,
de manière à former des mailles
de 1 m2 au maximum.
b) Plafonds et faux plafonds
Les plafonds et faux plafonds
doivent être en matériaux de
catégorie M0 ou M1. Toutefois, il est
admis que 25 % de la surface totale
de ces plafonds et faux plafonds soit
en matériaux de catégorie M2.
Sont compris dans ce pourcentage
les luminaires et leurs accessoires.
En outre, si les éléments constitutifs
des plafonds et faux plafonds sont
ajourés ou à résille, ils peuvent
être en matériaux de catégorie M2
lorsque la surface des pleins
est inférieure à 50 % de la surface
totale de ces plafonds et faux
plafonds. Dans tous les cas,
la suspente et la fixation des
plafonds et faux plafonds doivent
être en matériaux de catégorie M0.
Lorsque des matériaux d’isolation
sont placés dans le plénum
des plafonds et faux plafonds,
ils doivent être en matériaux
de catégorie M1.
2.5 Ignifugation
La garantie de classement
de réaction au feu des matériaux
employés dans les halls d’exposition
doit être fournie sur demande
du chargé de sécurité, sous forme
de labels, procès-verbaux ou
certificats.
Des revêtements et matériaux
satisfaisant aux exigences
de la sécurité sont en vente chez
les commerçants spécialisés qui
doivent fournir les certificats
correspondant au classement
du matériau.
L’ignifugation peut conférer
la qualité M2 à des matériaux qui,
à l’état normal, sont moyennement
ou facilement inflammables.
Elle peut se faire par pulvérisation
d’un liquide spécial, par application
au pinceau d’une peinture ou
d’un vernis spécial, ou par trempage
dans un bain spécial.
Les travaux d’ignifugation peuvent
être exécutés soit par un décorateur,
qui doit être en mesure de fournir
tous renseignements concernant
le traitement du matériau, soit par
un applicateur agréé, qui délivre à
l’exposant un certificat d’un modèle
homologué sur lequel sont
portés la nature, la surface
et la couleur du revêtement
traité, le produit utilisé, la date
de l’opération, le cachet et
la signature de l’opérateur.
Les coordonnées des applicateurs
agréés peuvent être obtenues auprès
du Groupement technique français
de l’ignifugation,
10, rue du Débarcadère,
75852 Paris cedex 17,
tél. : 0140551313
NOTA : l’ignifugation ne peut
être pratiquée que sur des panneaux
en bois ou sur des tissus naturels
ou comportant une forte proportion
de fibres naturelles.
Elle est impossible sur les tissus
synthétiques et plastiques.
TRES IMPORTANT
Les procès-verbaux d’origine
étrangère ne peuvent être pris
en considération.
Seuls les procès-verbaux émanant
de laboratoires agréés français sont
acceptés.
3 . E L E C T R I C I T E
3.1 Installation électrique
L’installation électrique
de chaque stand doit être
protégée à son origine
contre les surintensités et
contre les défauts à la terre.
Toutes les masses métalliques
doivent être interconnectées
et reliées à la prise de terre
du coffret de branchement
électrique du stand.
Les connexions électriques
doivent être disposées à l’intérieur
de boîtes de dérivation.
Les dispositifs de coupure électriques
doivent être accessibles en
permanence au personnel du stand.
3.2 Matériels électriques
a) Câbles électriques
Les câbles électriques doivent
être isolés pour une tension
minimale de 500 V, ce qui interdit
notamment le câble H–03-VHH
(Scindex).
N’utiliser que des câbles dont
chaque conducteur comporte
sa propre gaine de protection,
l’ensemble des conducteurs
étant logé dans une gaine
de protection unique.
b) Conducteurs
L’emploi de conducteurs
de section inférieure à 1,5 mm2
est interdit.
c) Appareils électriques
Les appareils électriques
de classe 0 (3) doivent être
protégés par des dispositifs
à courant différentiel nominal
au plus égal à 30 mA.
Les appareils électriques de classe 1
(3) doivent être reliés au
conducteur de protection de la
canalisation les alimentant.
Parmi les appareils électriques
de classe 2 (3), ceux portant
le signe « n » sont conseillés.
d) Prises multiples
Seuls sont autorisés les adaptateurs
ou boîtiers multiples à partir d’un
socle fixe (blocs multiprises moulés).
e) Lampes à halogène
(norme EN 60 598)
Les luminaires des stands comportant
des lampes à halogène doivent :
• être placés à une hauteur
de 2,25 mètres au minimum,
• être éloignés de tous matériaux
inflammables (au moins à 0,50
mètre des bois et autres matériaux
de décoration),
• être fixés solidement,
• être équipés d'écran de sécurité
(verre ou grillage à mailles fines)
assurant la protection contre
les effets dus à l'explosion
éventuelle de la lampe.
f) Enseignes lumineuses
à haute tension.
• protection par un écran en matériau
classé M3.
• commande de coupure signalée.
• transformateurs hors de portée des
personnes.
• signalement éventuel «danger,
haute tension»
4 . S T A N D S F E R M E S
Il arrive parfois que les exposants
préfèrent s’isoler dans des stands
fermés. Dans ce cas, les stands
doivent avoir des issues directes
sur les circulations.
Leur nombre et leur largeur
sont en fonction de la superficie
du stand, à savoir :
• moins de 20 m2 :
une issue de 0,90 m;
• de 20 à 50 m2 :
deux issues, l’une de 0,90 m,
l’autre de 0,60 m;
• de 50 à 100 m2 :
soit deux issues de 0,90 m,
soit deux issues, l’une de 1,40 m,
l’autre de 0,60 m;
• de 100 à 200 m2 :
soit deux issues, l’une de 1,40 m,
l’autre de 0,90 m, soit trois issues
de 0,90 m;
• de 200 à 300 m2 :
deux issues de 1,40 m;
• de 300 à 400 m2 :
deux issues, l’une de 1,80 m,
l’autre de 1,40 m.
5 . L A S E R S
L’emploi de lasers dans les salles
d’exposition est autorisé, sous
réserve du respect des dispositions
suivantes:
• le public ne doit en aucun cas
être soumis au faisceau direct
ou réfléchi du laser,
• l’appareil et ses équipements
annexes doivent être solidement
fixés à des éléments stables,
• l’environnement de l’appareil
et de l’espace balayé par
le faisceau ne doit pas comporter
d’éléments réfléchissants aux
longueurs d’onde considérées,
• le boîtier contenant
le laser et son dispositif
de déviation optique éventuel
doit être de classe 1 ou 2 (4),
• les exposants doivent
s’assurer, lors des essais
effectués, des règles de sécurité
– en dehors de la présence
du public –, de l’absence de
réaction des matériaux d’aménagement,
de décoration et des équipements
de protection contre l’incendie
à l’énergie calorifique cédée par
les faisceaux lumineux.
Toute installation de laser doit
faire l’objet d’une déclaration
adressée à l’organisateur au moins
trente jours avant l’ouverture de
la manifestation.
Cette déclaration, rédigée sur
papier libre, doit être accompagnée
d’une notice technique de l’appareil,
d’un plan d’implantation de l’appareil
sur le stand et d’un document établi
et signé par l’installateur, certifiant
la conformité aux présentes
dispositions. Aucun appareil
de ce type ne pourra être mis
en service si la déclaration n’a pas
été effectuée en temps utile.
6 . M O Y E N S
D E S E C O U R S
Les moyens de secours doivent
rester visibles en permanence.
L’accès aux différents moyens
de secours (bouches et poteaux
d’incendie, robinets d’incendie
armés, postes téléphoniques,
extincteurs, commandes de trappes
d’évacuation de fumées, etc.)
doit être constamment dégagé.
Robinet d’incendie armé
Sur les stands qui sont équipés
d’un robinet d’incendie armé,
un passage de 1 m au droit
de l’appareil doit être laissé libre
de tout matériel jusqu’à l’allée
de circulation du public.
La présence de panneaux ou
tissus pour masquer l’appareil
est absolument interdite.
7 . C O N S I G N E S
D ’ E X P L O I T A T I O N
Il est interdit, dans les surfaces
d’exposition, dans les stands et
dans les dégagements, de constituer
des dépôts de caisses, de bois,
de paille, de carton, etc.
Un nettoyage régulier (quotidien)
doit débarrasser les locaux
des poussières et des déchets
de toute nature.
Tous les déchets et détritus
provenant du nettoyage et
du balayage doivent être enlevés
chaque jour, avant l’heure
d’ouverture au public, et transportés
hors de l’établissement.
Les exposants devront laisser
les emplacements, décors et
matériel mis à leur disposition
dans l’état où ils les auront
trouvés. Toutes détériorations
causées par leurs installations
ou leurs marchandises, que ce soit
au matériel, au bâtiment ou
au sol occupés, seront évaluées
et facturées aux exposants
(eux-mêmes responsables
de leurs architectes, décorateurs
ou installateurs).
8 . A C C E S D E S
P E R S O N N E S A
M O B I L I T E R E D U I T E
Les exigences des articles L.111-7,
L.111-7-3 et R 111-19 à R.111-19-8
du Code de la Construction et de
l'Habitation et de l'arrêté du 1er août
2006 relatif à l'accessibilité aux
personnes handicapées des
établissements recevant du public et
des installations ouvertes au public
devront être appliquées et sur les
stands aménagés de plancher :
• Les cheminements seront sans
ressaut, horizontal ou présentant
une inclinaison conforme aux textes
(pente inférieure à 5 %, 8 % sur 2 m
ou 10 % sur 0,50 m) avec un palier
de repos de part et d'autre des plans
inclinés.
• les banques d'accueil pourront être
utilisées par des personnes circulant
en fauteuil roulant (h maximale de
0,80 m, vide de 30 cm permettant le
passage des genoux à 0,70 m de
hauteur).
• Dans les salles de conférences, des
places devront être Réservées pour
les personnes à mobilité réduite sur
la base de 5 % des places dans
chaque salle de conférence.■
(1) Ou rendus tels par ignifugation.
(2) C’est le cas pour tous les halls du parc
des expositions de la porte de Versailles,
à l’exception de la nef située en partie
centrale du bâtiment 1, et pour les halls 5
et 6 du parc des expositions de Villepinte.
(3) Au sens de la norme NF C 20-030.
(4) Conformément à la norme NF C 20 –030 :
matériels électriques à basse tension.
Protection contre les chocs électriques :
règles de sécurité.
■ Insurance and fire safety regulations
INSURANCE
The organisers have taken out
insurance policies on behalf
of the exhibitors against
the following risks :
1. THIRD PARTY LIABILITY
Bodily injury or tangible damage
caused to third parties (visitors
and/or other exhibitors).
The guarantee is limited
to 4 600 000 euros.
This contract will only apply after the
full application of the personal
policies taken out by the exhibitor.
The participation of the exhibitor
at the event implies the prior
subscription of a civil liability
insurance policy with minimum cover
of 760 000 euros for all direct
or indirect bodily injury, tangible
or intangible damages caused in any
operation carried out in the context of
its activities not exercised at the head
office of the company or the site.
All damage caused by motorised land
vehicles which must be covered by
car insurance and for which a valid
insurance certificate must be
provided, pursuant to the Law
of 37-02-1958 are excluded from
the guarantee.
2. DAMAGE TO GOODS
a) Any damage to the goods on
display as a result of events such
as :
- fire,
- lightning,
- explosion,
- water damage,
- breakage,
- theft (with an excess payable
by the exhibitor of 220 euros incl.
VAT)*. The plasma screens are
guaranted against theft while the
Exhibitions are closed, particularly at
night, on the condition that they are
fixed securely to the stand structures
or are attached by security systems
adapted to this type of equipment
(ropes, padlocks, bolts, etc.).
- etc.
*Cover for theft without breaking
and entering is provided on
the strict condition that during
the hours that the trade fair is
open to the public and/or exhibitors,
and during the setting up and
clearing up periods, each stand is
staffed by the exhibitor and/or one
of his employees, or by a security
guard from a security company
approved by the organiser.
b) cover exclusions :
- works of art and objects
of conventional value,
- cash and valuable papers,
- personal effects and/or items
belonging to, entrusted by or rented
by any individual participating
directly or indirectly in the event,
- any telephone plugged in or
connected to the telecommunication
network,
- security deposits paid by exhibitors
for the rental of any equipment,
- audiovisual equipment, except
if this is enclosed within a locked
cabinet into which forced entry
has been made,
- any payment for video cassette
tapes will be limit the cost of
planning and shooting a video film
and associated costs thereof,
- removable software or software
packages. In the case of all other
software and software packages,
insurance cover is only provided
if the insured exhibitor has saved
a backup copy, and this shall be
limited to the cost of reproducing
this saved copy,
- tool boxes and their contents,
with the exception of specific tools
required to repair the machinery,
- goods intended for take-away sale,
- losses, missing and disappeared
goods and damage arising from:
• the transport of the insured items,
substandard packaging, incorrectly
carried out set up and dismantling
procedures,
• inherent defects of the ensured
items, wear and tear, gradual
deterioration, damage caused by
clothes moths or other parasites,
• fine, confiscation, sequestration,
damages, commercial loss,
• theft or embezzlement committed
by the exhibitor’s representatives or
employees,
• damage to goods on display on
the stand where the goods are
outside the area of the stand,
• losses or items missing from
the stand when there has been free
distribution of goods or drinks,
• damage incurred by items
or devices of any kind as a
consequence of their operation.
c) Limit of cover
Cover is limited to 5,000 euros
for stands of a surface area of less
than or equal to 9 m2, and
to 10,000 euros for stands of
a surface area of more than 9 m2.
Insurance carried for equipment
from abroad must cover its value
on the French market, in other words
including customs duties and any
taxes for which it may be liable in
accordance with the provisions of the
Customs Code, in the event of the
disappearance of said equipment.
d) Additional insurance
By request made directly to
the insurer the exhibitor can take
out insurance to cover :
• damage to goods, for additional
cover beyond the sums shown
above, subject to an additional
premium calculated on the basis
of the excess capital, at the rate
of 1.50‰ including VAT ;
• transport ; cover can be extended
as required, subject to the payment
of an additional premium.
e) Attachment of cover
Cover is provided on the stands
allocated to the exhibitor, during
the set up period, the trade fair
and the dismantling period.
f) Claims
Any claim must be reported
as soon as it is discovered
to the exhibition organiser, who will
inform the claimant of the procedure
to be followed.
The notification must be confirmed
by registered letter to the organiser
or his insurance broker :
VERLINGUE
Pascal DUPUIS
12, rue de Kerogan
29335 Quimper Cedex
Tél. + 33 (0) 2 98 76 45 58
Fax : + 33 (0) 8 20 20 92 42
No other claim will be accepted
after five days following the date
set by the organiser for final
departure from the stands.
PLEASE NOTE:
In the event of theft and as soon
as this is discovered, on penalty
of the exhibitor forfeiting all right
to payment of any insurance claim,
the exhibitor or his representative
must report the event within
24 hours to the local judicial
authority (police station) :
- directly to this authority,
obtaining a receipt,
- by registered letter with
acknowledgement of receipt, with
the duplicate of the testimony,
the counterfoil of the registered
letter and acknowledgement
of receipt attached to the file.
The organiser must be informed
within 24 hours.
Any intentionally false notification
shall result in the application
of article L. 113-2 of the Insurance
Code, in other words forfeiture of
cover.
The present document is not
exhaustive. The exhibitor can,
if he so wishes, obtain a copy
of the contract to which
he is bound by contacting
the insurer directly. ■
FIRE SAFETYIN THE TRADE FAIRS AND EXHIBITIONS
1. GENERAL
The safety rules concerning
risk of fire and panic in places
of assembly are laid down by
the order of 25 June 1980
(general provisions). The order
of 18 November 1987 lays down
the special provisions applicable
to exhibition halls.
The text below consists of
extracts of these regulations to
aid understanding.
The safety committee lays down
very strict rules regarding the
building of stands (stability,
materials used in construction and
decoration, electrical installation,
etc.). Decisions taken by the
committee during its inspection visit
– which takes place the night before
or morning of opening of the
event – must be acted upon
immediately. Stand installation
must be completed in time for
the committee’s inspection visit.
The exhibitor (or his representative)
must be present on the stand
and must be able to provide reaction
to fire statements for all materials
used. Failure to comply with this rule
may result in the removal of
this material or the stand being
prevented from opening to the
public. All major projects must be
submitted to the trade fair’s safety
officer for approval.
To this end, plans and technical
information must be sent to
the trade fair organiser no later than
one month before the opening of
the event. During the set up period
the safety officer will check that
the safety measures stated below
are being applied. In addition, more
information regarding fire safety can
be obtained from the Journal officiel,
distribution department on :
+33 (0) 1 40587979
Direction des journaux officiels :
26, rue Desaix,
F-75727 Paris cedex 15
Type T : No. 1477 - III.
Fire rating of materials (order of
30 June 1983) : materials are
classified in five categories -
M0, M1, M2, M3 and M4 (M0 applies
to non-combustible material).
2. FIT-UP OF STANDS
2.1 Stand framework and
partitions, large items of furniture
The stand framework and partitions,
plus large items of furniture
(cash desk, counter, bar, display
unit, separating screen, etc.) may be
made out of any material of category
M0, M1, M2 or M3 (1).
Conventional classification of
wood-based materials (order of
30 June 1983).
The following are considered
to have the characteristics of
category M3 materials :
• solid hardwood of a thickness
of 14 mm or more,
• solid softwood of a thickness
of 18 mm or more,
• wood-based panels (plywood,
blockboard, fibreboard and
particleboard) of a thickness
of 18 mm or more.
2.2 Covering materials
a) Wall coverings
Wall coverings (natural or plastic
textiles) must be made of category
M0, M1 or M2 (1) materials.
They can be hung or fixed in place
with staples.
Other very thin coverings (maximum
thickness 1 mm) such as fabrics,
paper and plastic films may be used
if they are stuck fully on to a base
made of a category M0, M1, M2
or M3 material.
However, embossed and raised
relief papers must be stuck fully
on to category M0 materials only.
The exhibited materials present
on the stand and are not subject
to reaction to fire requirements.
However, if these materials are
used to decorate partitions or
suspended ceilings and if they
make up more than 20 % of
the total surface area of these items,
the provisions in the previous
paragraphs are applicable to them.
These provisions do not apply to
trade fairs and stands specifically
for interior decoration where textiles
and wall coverings are on display.
b) Curtains, draperies and
net curtains
Curtains, draperies and net curtains
can be loose providing they are
of category M0, M1 or M2 (1).
They are however prohibited on
stand entrance and exit doors,
but permitted on booth doors.
c) Paints and varnishes
Paints and varnishes are strictly
prohibited if they are deemed
flammable (those containing
cellulose nitrate or glyceryl
phthalate for example.)
d) Floor, podium, rostrum and
step coverings
Floor coverings must be made
of category M4 materials and fixed
securely. Coverings – horizontal
or otherwise – for podiums, rostrums
and steps of a height of more
than 0,3 m and total surface area
of more than 20 m2 must be made
of category M3 materials.
If the total surface area of these
coverings is equal to or less than
20 m2, they may be made of
category M4 materials.
PLEASE NOTE : in the case of carpets
classified as M3 or M4 laid on wood,
the method of laying is important.
The reaction to fire statements must
state : « suitable for stretch laying
on all kinds of M3 bases ».
2.3 Decorative items
a) Freestanding items
Freestanding decorative objects
and dressings (advertising boards
of a surface area of more than
0,5 m2, garlands, light decorative
objects, etc.) must be made of
category M0 or M1 materials.
The use of advertising signs
or boards with white lettering on
a green background is strictly
prohibited, since these colours are
reserved exclusively for indicating
exits and emergency exits.
b) Floral decorations
Manmade floral decorations must be
used sparingly, otherwise they must
be made of category M2 materials.
These provisions do not apply to
trade fairs and stands specifically
for floristry.
NOTE : for natural plants the use
of compost is preferable to peat, as
this must be kept damp constantly.
c) Furniture
There are no fire safety requirements
for commonly used furniture
(chairs, tables, desks, etc.).
However, lockers, counters,
shelving, etc. must be made of
category M3 (1) materials.
2.4 Canopies, ceilings and
suspended ceilings
Stands including a ceiling,
suspended ceiling or full canopy
must have a covered surface area
of less than 300 m2.
If the covered surface area is
greater than 50 m2, appropriate
extinguishing equipment, attended
constantly by at least one safety
officer, must be provided while
the public is present.
a) Canopies
Canopies are permitted subject
to the following conditions :
• in premises protected by
an automatic wet pipe system (2),
canopies must be made of category
M0, M1 or M2 (1) materials ;
• in premises not protected
by an automatic wet pipe system
canopies must be made of
category M0 or M1 materials.
Canopies must also be fixed in place
using an effective method to ensure
they do not fall down, and must be
supported by a crisscross wire frame
of a mesh size not exceeding 1 m2.
b) Ceilings and suspended ceilings
Ceilings and suspended ceilings
must be made of category M0 or
M1 materials. However, it is
permitted for up to 25 % of
the total surface area of the ceiling
or suspended ceiling to be made
of category M2 materials. Lighting
fixtures and fittings are included
in this percentage.
In addition, if the component parts
of ceilings and suspended ceilings
are openwork fabric or netting
they can be made of category M2
materials when the surface area
of the solids is less than 50 %
of the total surface area of
the ceiling or suspended ceiling.
In all cases the means of suspension
and fixing for ceilings and
suspended ceilings must be made
of category M0 materials.
If insulating materials are placed
in the plenum of a ceiling or
suspended ceiling, they must be
made of category M1 materials.
2.5 Fireproofing
A guarantee of the reaction to fire
classification of the materials used
in the exhibition halls must be made
available at the request of the safety
officer, in the form of quality labels,
statements or certificates.
Coverings and materials that meet
the safety requirements are sold
by specialist outlets, which must
provide the relevant certificates.
Fireproofing can turn materials
that are otherwise moderately
or highly flammable into M2
category materials. This can be
carried out by spray coating a
special liquid, brushing on a special
paint or varnish or soaking in a bath
of fireproofing liquid.
Fireproofing can be carried out
either by a decorator, who must
be able to provide comprehensive
information about how the
material has been treated, or by
an approved applier who will
issue to the exhibitor a standard
approved certificate including
details of the nature, surface area
and colour of the material treated,
the product used and the date
the fireproofing was carried out,
signed and stamped by the applier.
Details of approved appliers can
be obtained from the :
Groupement technique français
de l’ignifugation,
10, rue du Débarcadère,
F-75852 Paris cedex 17,
tel. : +33 (0) 1 40551313
NOTE : only panels made of wood
or covered with natural fabrics or
fabrics with a high natural fibre
content can be fireproofed.
Synthetics and plastics cannot
be fireproofed.
VERY IMPORTANT
Reaction to fire and fireproofing
statements from countries other
than France cannot be accepted.
Only statements made by approved
French laboratories can be accepted.
3. ELECTRICITY
3.1 Electrical installation
The electrical installation for
each stand must be protected
at source against current surges
and earth faults. All metal objects
must be interconnected and linked
to the earth terminal of the
stand’s electrical service box.
Electrical connections must
be made inside junction boxes.
Current breaking devices must
be constantly accessible to the
people staffing the stand.
3.2 Electrical equipment
a) Electric cables
Electric cables must be insulated
for a minimum voltage of 500 V ;
cable such as H-03-VHH (Scindex)
is therefore prohibited.
Only cables with a separate
protective sheath for each
conductor and with all conductors
housed inside a single protective
sheath may be used.
b) Conductors
The use of conductors of
less than 1,5 mm2 cross section
is prohibited.
c) Electrical appliances
Class 0 (3) electrical appliances
of must be protected by devices
of a nominal differential current
of no more than 30 mA.
Class 1 (3) electrical appliances
must be connected to the
protective conductor for the
raceway providing the supply.
Of the class 2 (3) electrical
appliances available, those marked
« n » are advised.
d) Multiple plug adaptors
Only multiple adaptors or multiple
units mounted on a fixed base
(moulded multiple plug blocks)
are permitted.
e) Halogen lamps
(standard EN 60 598)
Light fittings for stands with halogen
lamps must be:
• placed at a height of at least 2.25
metres,
• positioned away from all
flammable materials (at least 0.50
metres from wood and other
decorative materials),
• firmly fixed,
• equipped with a safety screen
(glass or fine mesh) to provide
protection against effects caused
if the lamp should explode.
f) High-voltage lighted signs
• protection provided by a screen
made from M3 class material
• signalled cut-off control system.
• transformers out of people's reach.
• possible "danger, high voltage"
warning sign
4. ENCLOSED STANDS
Some exhibitors prefer to be
separated off in enclosed stands.
Such stands must have direct
exits to the thoroughfares.
The number and width of these
exits depend on the surface
area of the stand, as indicated
below :
• less than 20 m2 : one exit
0,9 m wide ;
• 20 to 50 m2 : two exits, one 0,9 m
and the other 0,6 m wide ;
• 50 to 100 m2 : either 2 exits 0,9 m
wide or one exit 1,4 metres wide and
one exit 0,6 m wide ;
• 100 to 200 m2 : either two exits,
one 1,4 m wide and the other 0,9 m
wide, or three exits, each 0,9 m
wide ;
• 200 to 300 m2 : two exits,
each 1,4 m wide ;
• 300 to 400 m2 : two exits,
one 1,8 m wide and the other
1,4 m wide.
5. LASERS
The use of lasers inside the
exhibition halls is permitted
subject to the following
provisions :
• under no circumstance must
the direct or reflected laser beam
be projected on to the public,
• the laser and associated
devices must be firmly fixed
to stable objects,
• the surroundings of the laser
and area swept by the beam
must not contain objects
that reflect the corresponding
wavelengths,
• the laser housing and any optical
deflector must be class 1 or 2 (4),
• when carrying out tests
on the laser the exhibitor must
ensure that the safety rules
– in the absence of members
of the public – are adhered to
and that the stand fitting
and decoration materials and
fire protection equipment
will not react to the heat energy
given out by the light beams.
The organiser must be notified
of any laser installation at least
thirty days before the event
opens. This notification must
be on plain unheaded paper
and accompanied by a technical
description of the laser, a plan
showing where on the stand it will
be installed and a document
drawn up and signed by the installer
certifying that the laser conforms
with the present provisions.
No device of this type may
be employed if this declaration is
not made at the appropriate time.
6. FIREFIGHTING FACILITIES
The firefighting facilities must
remain visible at all times.
Access to the various firefighting
facilities (fire hydrants, pillar
hydrants, fire hose stations,
telephones, extinguishers, smoke
vent controls, etc.) must be kept
clear at all times.
Fire hose stations
On stands equipped with a fire
hose station a passageway
of 1 m to the right of the appliance
must be left free of any material
as far as the public thoroughfare.
Signs or fabrics masking
the appliance are strictly
prohibited.
7. OPERATION
INSTRUCTIONS
Boxes, wood, straw, cardboard,
etc. must not be piled up in
the exhibition areas, stands and
gangways. The premises must be
cleaned regularly (daily) to remove
dust and rubbish of all kinds.
All rubbish and detritus resulting
from cleaning and sweeping
must be removed daily, before
the event opens to the public,
and transported outside the
premises. Exhibitors must leave
the stand site, decoration and
equipment made available to them
in the condition in which they found
them. Any damage caused by their
installations or merchandise,
be it to the equipment, the building
or the floor space occupied,
will be assessed and invoiced
to the exhibitors concerned.
Exhibitors remain responsible
for their designers, decorators
and installers.
8 - ACCESS FOR PEOPLE
WITH RESTRICTED MOBILITY
The requirements of articles L.111-7,
L.111-3 and R 111-19 to R.111-19-8
of the French Building and Housing
Code and the order dated the 1st
August 2006 related to accessibility
for handicapped people to Premises
Receiving the Public and facilities
open to the public must be Applied
and on stands fitted with flooring:
• will not have any projections and
will be horizontal or with a slope
that complies with the texts (slope
less than 5%, 8% over 2 m or 10%
over 0.50 m) with a flat level
either side of the ramps.
• the reception desks may be used
by people in wheelchairs
(maximum height of 0.80 m,
clearance of 30 cm allowed for
knees at a height of 0.70 m).
• In the conference rooms, seats
must be Reserved for people with
restricted mobility based on 5% of
the seats in each conference room.
(1) Or rendered such by fireproofing.
(2) This applies to all the halls
at the Porte de Versailles exhibition
centre with the exception of
the exhibition space in the centre
of building 1 and halls 5 and 6
at Villepinte exhibition centre.
(3) As defined by standard
NF C 20-030.
(4) In compliance with standard
NF C 20-030 : low voltage electrical
equipment. Protection against electric
shocks : safety rules.
important
TRANSPORT - STOCKAGE - MANUTENTION
SOCIETE SMTL 3,allée Pilâtre-des-Roziers
92290 Châtenay-Malabry
Tél. : 07 60 68 66 70
E-mail : [email protected]
■ TransportTARIFS PARIS / BANLIEUE
■ 1 palette : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260 € HT
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■ 1 palette : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310 € HT
■ La demi-palette : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280 € HT
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