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Año 2016
Control de Asistencia
Ave Nativo Alers
PO Box 1014, Aguada PR 00602-1014
Tel (787) 868-9100, (787) 252-4838
Fax (787) 868-5333
Email: [email protected]; Web: www.digipuncher.com
Manual de DigiPuncher Web Base
Santos Computer & Services Inc.
Preparado por: Xiobhan Vélez
Colaboraciones de: Manuel González
Aprobado por: José R. Santos
Derechos Reservados: © 2002-2016 por Santos
Computer & Services Inc.
Noviembre 2016 - Segunda Edición
P a g e 2 M a n u a l d e D i g i P u n c h e r W e b B a s e
Tabla de Contenido
P a g e 3 C o n t r o l d e A s i s t e n c i a
Página No.
A. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 6-6
B. CONTROLES BÁSICOS .................................................................................................................... 7-7
1. ADMINISTRACIÓN ......................................................................................................................... 9-9
1.1 Opciones .......................................................................................................................... 9-10
1.2 Ausentismo .................................................................................................................... 10-11
1.3 Sub Ausentismo ............................................................................................................. 11-11
1.4 Ciudades ........................................................................................................................ 11-11
1.5 Decretos ........................................................................................................................ 11-14
1.6 Horarios ......................................................................................................................... 14-14
1.7 Grupos de Feriados ........................................................................................................ 14-14
1.8 Feriados ......................................................................................................................... 14-14
1.9 Feriados Generales ........................................................................................................ 14-14
1.10 Divisiones..................................................................................................................... 14-14
1.11 Departamentos ............................................................................................................ 15-15
1.12 Tipos de Empleados ..................................................................................................... 15-15
1.13 Lectores Biométricos .................................................................................................... 15-15
1.14 Teléfonos para Ponchar ............................................................................................... 15-16
1.15 Razones Cambios ......................................................................................................... 16-16
1.16 QB Ausentismo ............................................................................................................ 16-16
1.17 QB Payroll Items .......................................................................................................... 16-16
1.18 QB Location Service Items ............................................................................................ 16-16
1.19 Comentarios ................................................................................................................ 17-17
1.20 Opciones Relación Ausencia ......................................................................................... 17-17
1.21 Lista de Usuarios .......................................................................................................... 17-17
1.22 Log de Actividad .......................................................................................................... 17-17
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2. RECURSOS HUMANOS ............................................................................................................... 18-18
2.1 Empleados ..................................................................................................................... 18-21
2.2 Registros Diarios ............................................................................................................ 21-23
2.3 Ausentismo .................................................................................................................... 24-25
2.4 Balances Actuales .......................................................................................................... 26-26
2.5 Balances Iniciales ........................................................................................................... 26-26
2.6 Acumulación Mensual ................................................................................................... 27-27
2.7 Informes de Balances ..................................................................................................... 27-29
2.8 Resumen Mensual ......................................................................................................... 30-30
2.9 Registros........................................................................................................................ 30-30
2.10 Registros por Móvil ...................................................................................................... 31-31
2.11 Registros por Teléfono ................................................................................................. 31-31
2.12 Teléfonos de Ponchar................................................................................................... 31-32
2.13 Registros Diarios Filtrados ........................................................................................... 31-32
2.14 Empleados sin Registros .............................................................................................. 33-33
2.15 Totales Semanales ....................................................................................................... 33-33
2.16 Horarios Anuales ......................................................................................................... 33-35
2.17 Totales por Localización ............................................................................................... 34-35
2.18 Totales Bisemanales .................................................................................................... 36-37
2.19 Totales Quincenales ..................................................................................................... 36-37
2.20 Tarjeta Anual ............................................................................................................... 37-37
2.21 Ponchadores ................................................................................................................ 37-42
2.22 Áreas de Supervisión .................................................................................................... 42-43
2.23 Empleados en Áreas de Supervisión ............................................................................. 43-43
2.24 Cambios a Empleados .................................................................................................. 43-43
2.25 Cambios a Registros .................................................................................................... 43-43
2.26 Cambios a Ausentismo ................................................................................................. 44-44
2.27 Calcula Semana ........................................................................................................... 44-44
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3. GERENTES/SUPERVISORES ........................................................................................................... 45-45
3.1 Empleados ...................................................................................................................... 45-45
3.2 Balances Vacaciones....................................................................................................... 45-45
3.3 Resumen Diario .............................................................................................................. 45-45
3.4 Resumen Semanal .......................................................................................................... 45-45
3.5 Registros Incompletos .................................................................................................... 45-45
3.6 Registros ........................................................................................................................ 45-45
3.7 Registros por Teléfono .................................................................................................... 46-46
3.8 Horarios Anuales ............................................................................................................ 46-46
3.9 Registros del Ponchador ................................................................................................. 46-46
3.10 Informe Semanal .......................................................................................................... 46-46
3.11 Empleados en Áreas de Trabajo .................................................................................... 46-46
4. EMPLEADOS ................................................................................................................................. 47-47
4.1 Resumen del Empleado .................................................................................................. 47-47
4.2 Tarjeta Empleado ........................................................................................................... 47-47
4.3 Tarjeta Anual .................................................................................................................. 47-47
C o n t r o l d e A s i s t e n c i a
Page 6
Introducción de los ponchadores y programación
Nuestro DigiPuncher WebBase, es un sistema innovador. Es una programación creada para manejar
los ponches de los empleados realizados por lectores biométricos, línea telefónica o aplicación móvil por
medio de geo localización. No hay límite de empleados ni de usuarios que tengan acceso al servidor donde
está el programa. Los usuarios pueden ser Administradores, Recursos Humanos, Supervisores y
Empleados. Este ponchador viene con cámara integrada para tomar una foto de cuando ocurre un ponche
fallido, esto facilita identificar al empleado que alegue que no le aceptó la huella; con el día, la hora, minutos
y segundos de cuando ocurrió y si en efecto ocurrió.
El programa que maneja la información está diseñado y elaborado por nosotros, lo cual nos permite
ajustar el mismo a las necesidades del cliente. Calcula horas regulares, tiempo y medio, doble, días feriados,
vacaciones, enfermedad, penalidad de almuerzo y de las 24 horas. También brinda totales semanales,
quincenales y mensuales.
El programa tiene niveles de seguridad para usuarios y se puede limitar la información y el uso del
mismo según lo determine el Director. Desde nuestras oficina hacemos “backup” diario de la data, ponches y
fotos, actualizamos la programación y le damos servicio directo y al momento de cualquier problema que
pueda surgir con la data o la programación.
Nuestra programación se instala en un servidor que se encuentra en Dallas TX, donde todas las
personas que tengan acceso al programa, podrán conectarse desde cualquier lugar con acceso al Internet.
M a n u a l d e D i g i P u n c h e r W e b B a s e
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Controles Básicos
Los controles presentados se repiten en la mayoría de las formas del programa. La figura 1
muestra el filtro sencillo para poder escoger entre la lista de empleados, el empleado que desee el
usuario, ya sea por número o por nombre. También tiene la opción de filtro avanzado para escoger.
La figura 2 muestra el filtro avanzado, este filtro nos provee más opciones para escoger de entre
la lista de empleados. Entre estas opciones se encuentra el estatus, clase, tipo, división, departamento,
genero, decreto, horario, ti t u lo y nombre, estas últimas dos opciones es para escribir. Si se escoge
un departamento de la lista, la forma traerá a la pantalla todos los empleados bajo ese departamento.
También existen botones básicos como lo son SELECCIONAR, EDITAR, BORRAR, AÑADIR,
ACTUALIZAR, IMPRIMIR, GRABAR y EXPORTAR entre otros, los cuales se repiten en muchas partes del
sistema. Véase figuras 3 y 4.
Figura 1
Figura 2
Figura 3
Figura 4
C o n t r o l d e A s i s t e n c i a
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VERSIÓN: PRIVADO 4.0.1
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Administración
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En esta parte del sistema, los administradores podrán hacer configuraciones como lo son el
mantenimiento de tablas, manejo de seguridad y configuración de todo el sistema. Sólo los usuarios que
pertenezcan al grupo administradores, podrán tener acceso a las funciones de administrador.
1.1 Opciones
En esta sección de opciones se podrá configurar los datos generales de la Compañía. Esto
se hace presionando el botón de EDITAR en la parte inferior de la pantalla.
1.1.1) Encabezados de los Informes
En esta sección, el usuario puede editar o añadir la información que aparecerá en los encabezados
de los reportes generados por el programa. Puede editar nombre de la compañía, dirección física o postal
y números de teléfonos o fax.
1.1.2) Encabezados de Horas Adicionales
Utilice estos campos para establecer el nombre de los campos de horas (o cantidades) de
ausentismo que generará el sistema, adicionales a las predefinidas. Ejemplos de estas horas son
cumpleaños, mal tiempo, funeral, horas pagas y horas no pagas. Estas se manejan a través de la sección
de ausentismo.
1.1.3) Encabezados de Campos Misceláneos de Empleados
Utilice estos campos para definir el título de 4 campos misceláneos en el archivo del empleado.
Puede ser información como el número de celular, alergias o condiciones de salud, el cliente decide.
1.1.4) Opciones
Estas opciones definen varios parámetros con relación a la semana de trabajo. Por ejemplo:
Comienzo de la semana - se establece el comienzo de la semana de nómina; Cantidad de meses
para permitir a los supervisores editar información - Esta parte es para que el administrador decida
cuanto tiempo tiene el supervisor para realizarle un cambio al empleado (editar ponches, añadir ponches
o añadir ausentismo, en la parte de REGISTROS DIARIOS DE LOS SUPERVISORES); Mes de comienzo del
año fiscal - el usuario podrá configurar cuando comienza el año fiscal de la compañía; Cantidad de horas
laborables en el día - se utiliza para regular las horas que trabaja un empleado en un turno y para que el
sistema pueda identificar jornadas de trabajo irregulares (Flexi-time).
C o n t r o l d e A s i s t e n c i a
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Comienzo de la bisemana - establece el comienzo de la bisemana de acuerdo con el Period
Ending de la nómina. Comentar cambios a registros - le permite seleccionar si el usuario desea
comentar los cambios a registros o si no desea comentar, al escoger que se comente el cambio,
cuando el usuario edite un ponche, le pedirá que comente la razón, podrá escoger de varias razones que
defina el administrador.
1.1.5) Selección de Horarios
El sistema permite tener horarios fijos y horarios variables divididos en turnos. Se determina que
un empleado con horario variable esta trabajando dentro de un turno, si su hora de llegada esta dentro de
algún horario, utilizando una cantidad predefinida de minutos. Aquí podrá indicar si se va a utilizar la
selección de horarios y configurar la cantidad de minutos antes y luego del primer ponche para localizar un
horario.
1.1.6) Vacaciones, Enfermedad y Tiempo Compensatorio
En esta sección se puede configurar la información general de vacaciones, enfermedad y
tiempo compensatorio. Por ejemplo, la fecha para el balance inicial de vacaciones se calcula a base de la
fecha indicada en esta sección.
1.1.7) Diferencial de turno
Se utiliza para indicar un periodo de horas donde las horas trabajadas de un empleado serán
calculadas con un diferencial en la paga. Se utiliza normalmente para turnos nocturnos.
Luego de realizar todos los cambios a la configuración del sistema, deberá presionar el botón de
ACTUALIZAR en la parte inferior de la pantalla para que los cambios tengan efecto.
1.2 Ausentismo
En esta sección aparecerá una lista de las razones definidas de ausentismo. Ésta le permite al
usuario cambiar la descripción según sus necesidades. El programa provee 7 razones que serán incluidas
en los reportes. Las primeras 3 son predefinidas; vacaciones, enfermedad y maternidad. Las últimas 4
pueden ser definidas por el usuario.
En las otras opciones, el usuario puede especificar razones de ausentismo que se ajusten a sus
necesidades particulares. Para editar las razones de ausentismo, el usuario deberá presionar el botón de
SELECT y hacer las modificaciones correspondientes. Usualmente en las tablas del sistema, aparecerá la
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columna que contendrá la palabra SELECT o EDIT, esto le permite un proceso de configuración y edición
mas fácil y rápido.
1.3 Sub-Razones de Ausentismo
En esta sección se definen las diversas sub-razones de ausentismo del sistema DigiPuncher. Cada
récord esta asociado a una de las 7 razones de ausentismo principales. Para editar o configurar deberá
presionar el botón de SELECT, que se encuentra a la izquierda de la tabla. Véase figura 5.
1.4 Ciudades
Esta lista se utiliza para localizar el pueblo en la entrada de información de empleados. Utilice los
botones de SELECT para manejar la lista de las ciudades añadiendo o editando las mismas.
1.5 Decretos
Cada decreto establece la forma en que se van a calcular las horas del empleado, de vacaciones y
enfermedad. Establece además, la duración de la jornada de trabajo y el manejo de las horas extra, entre
otras cosas. Se debe crear un decreto para cada grupo de empleados con características iguales en el tipo
de computo de hora. Es necesario tener al menos un decreto configurado en el sistema y cada empleado
tiene que tener uno asignado.
Las sub razones
de ausentismo
son ilimitadas.
Cada sub razón debe
estar asociada a una de
las razones principales
de ausentismo.
Figura 5
C o n t r o l d e A s i s t e n c i a
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1.5.1) Definición
Es importante completar los campos de nombre y descripción del decreto, ya que los mismos son
requeridos por el sistema.
1.5.2) Vacaciones
En la sección de vacaciones y enfermedad , se establecen las horas mínimas para la acumulación
de licencias, la acumulación de horas al mes y el límite de horas para licencias por enfermedad.
También incluye una tabla donde se puede desglosar la acumulación de horas al mes y los días al año,
para un periodo establecido. A continuación lo explicamos por secciones: Mínimo de Horas para Acumular
Tiempo de Vacaciones - este campo establece el mínimo de horas trabajadas en el mes para que el
empleado acumule vacaciones. Las horas que cuentan como trabajadas , para el calculo mensual, son
definidas en esta misma sección. Mínimo de Horas para Acumular Tiempo de Enfermedad - este campo
establece el mínimo de horas trabajadas en el mes para que el empleado acumule enfermedad. Las horas
que cuentan como trabajadas , para el cálculo mensual, son definidas en esta misma sección. Acumulación
Mensual de Horas por Enfermedad - establece cuantas horas de enfermedad acumula un empleado
por mes si cumple con el requisito del mínimo de horas trabajadas. Límite de Acumulación de Enfermedad
(Horas) - se utiliza para establecer un tope de horas de acumulación para la licencia de enfermedad. Por
ejemplo, algunas compañías establecen que el empleado no acumulará más de 60 días de licencia de
enfermedad, por lo que el programa le permite establecer ese límite y al llegar a él, deja de acumular
horas mensuales a esa licencia. Horas que Cuentan como Trabajadas para la Acumulación de Vacaciones y
Enfermedad - este grupo establece cuáles horas cuentan para el cálculo de las horas trabajadas por
mes. Sólo aquellas que han sido marcadas acumularán para el total de horas mensuales.
1.5.3) Cálculo de Horas
En esta sección podrá configurar el tipo de horas especiales que se calcularán en el sistema, como lo
son: horas a tiempo y medio, doble, penalidad de almuerzo (cuando no almuerza dentro de las primeras 5
horas o si no toma en su totalidad el almuerzo) y 7mo día laborable como doble o si se calcula domingo a un
a tarifa especial, etc.
1.5.4) Total de Horas
Los campos en este grupo indican que horas se tomarán en consideración para totalizar el campo
de total de horas (diario, semanal, bisemanal y quincenal).
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1.5.5) Jornada de Trabajo
Aquí se establecen los parámetros dentro de una semana de trabajo como: horas regulares por
día/semana (exceso es extra), horas contratadas por día y minutos de gracia.
1.5.6) Redondeo de registros (Este ejemplo está basado en un horario de 8:00 am-12:00 pm a 1:00 pm-4:30 pm).
Véase figura 6, ya que explicamos la sección basado en esa configuración.
1. En este decreto, el empleado tiene 10 minutos antes de la hora entrada, por ejemplo; su hora de entrada
es a las 8:00, si ponchó de 7:50 a 8:00, el sistema identifica el ponche a las 8:00.
2. Se le otorga al empleado 5 minutos de gracia cuando poncha después de la hora de entrada; si éste
poncha antes de las 8:05 el sistema identifica el ponche a las 8:00.
3. Si la hora de salida de almuerzo del empleado es a las 12:00, con este decreto tiene que ponchar de
12:00 en adelante.
4. El empleado tiene 10 minutos después de las 12:00, o sea, tiene hasta las 12:10 para que el sistema
identifique el ponche a las 12:00.
5. El empleado regresa a las 1:00 de almuerzo, éste tiene que ponchar de 12:50 en adelante.
6. El empleado tiene de hasta la 1:05 para que no tenga tardanza.
7. La salida del empleado es a las 4:30, por tanto tiene que ponchar de 4:30 en adelante.
8. Con este redondeo de 10 minutos a la hora de salida, si la salida es a las 4:30 el empleado tiene hasta las
4:40 para redondearlo a las 4:30 y no haya tiempo extra.
9. El redondeo de minutos en este ejemplo es de 15 minutos. Por ejemplo, los ponches serán redondeados
de la siguiente manera: de 7:53 a 8:07 = 8:00, de 8:08 a 8:22 = 8:15, de 8:23 a 8:37 = 8:30 y de 8:38 a 8:48 =
8:45.
1
2
3
4 5
6
7
8
Figura 6
Los puntos 1, 4, 5 y 8 se utilizan para
controlar la hora pico en la que
ponchan los empleados, los minutos de
gracia se determinan por el usuario. Los
puntos 2 y 6 se configuran para
determinar tardanzas. Mientras que los
puntos 3 y 7 se configuran para evitar
que los empleados ponchen su salida
muy temprano. 9
C o n t r o l d e A s i s t e n c i a
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1.5.7) Arreglos Especiales
a. Arreglo especial fijo - al presionarlo, le permite seleccionar una cantidad fija de horas trabajadas.
Cuando se selecciona esta opción, el sistema calculará sólo las horas establecidas, más no contará el
exceso o la falta de horas trabajadas en tiempo real.
b. Arreglo Especial Enfermeras - algunas instituciones utilizan un ajuste de horas para el
personal de enfermería. Este ajuste consiste en redondear a 8 la cantidad de horas trabajadas,
siempre y cuando el empleado haya trabajado un mínimo de 7.5 horas por jornada.
1.6 Horarios
En la pantalla de Horarios de Trabajos, el usuario puede añadir, editar, eliminar o definir distintos
horarios de trabajo e identificar el horario con un nombre descriptivo. Cada horario se identifica con
un nombre y consiste de siete records, uno para cada día, con la jornada de trabajo y sus horas de
entradas y salidas. La forma muestra el total de horas para cada horario. Para manejar la lista utilice los
botones de editar, añadir y eliminar
1.7 Grupos de Feriados
En ocasiones, se le concederá el día como feriado, a un grupo en específico de empleados. Para
poder crear los diferentes grupos de feriados, favor utilizar esta forma.
1.8 - 1.9 Feriados y Feriados Generales
Es un listado de días feriados comunes para poder escoger de entre ese listado los feriados que
apliquen para ese año, en vez de hacerlo manualmente. También permite asignarle días feriados a
diferentes grupos.
1.10 Divisiones
Los empleados se pueden agrupar por divisiones al igual que por departamentos. No hay jerarquía
entre división y departamento. Por ejemplo, dos empleados pueden estar en el departamento de
administración, pero uno en la división de programación y otro en la división de servicio.
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1.11 Departamentos
El DigiPuncher le permite al usuario establecer una lista de los departamentos por los cuales está
dividida su compañía. Estos departamentos se utilizan a través de todo el sistema para agrupar
empleados. Cada empleado tiene que estar asignado a un departamento, ya que éste se utilizará durante
el procesamiento de la nómina y los reportes.
En esta sección podrá añadir, editar, y eliminar los departamentos. La sección le permite al
usuario asignarle un número al departamento (que se utilizará para su identificación) y el
nombre del mismo.
1.12 Tipos de Empleados
Los empleados se identifican en el sistema según su categoría: ya sea; empleados regulares, de
confianza, transitorios, por contrato, etc. Esta opción es mayormente utilizada en nuestra versión de
gobierno.
1.13 Lectores Biométricos
Esta sección muestra la lista de los lectores biométricos definidos y el tipo de conexión (LAN, serial
o modem). Se utiliza esta forma para añadir o editar la información de los ponchadores que tenga la
compañía. Generalmente, Santos Computer se encarga de este tipo de configuración.
1.14 Teléfonos Fijos para Ponchar
Aquí el usuario podrá configurar aquellos números de teléfono fijos, que se van a utilizar por el
personal para ponchar en localidades donde no es posible tener una conexión de Internet. La conexión de
Internet es útil para poder descargar los ponches que se realizan en los lectores biométricos. Sin Internet
el usuario puede ir a la localidad a descargar los ponches por PenDrive, pero si no es posible visitar la
localidad, se puede ponchar por teléfono. Véase figura 7.
Para añadir un teléfono, simplemente escríbalo en formato que desee, recuerde que el teléfono
tiene que estar atado a un ponchador existente.
C o n t r o l d e A s i s t e n c i a
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Figura 7
1.15 Razones Cambio
Si la opción de comentar los cambios a los registros está seleccionada en las opciones de
configuración, explicado en la sección 1.1.4, entonces se necesita crear la lista para especificar las posibles
razones de cambio. Cuando un usuario edita, añade o elimina un registro o ponche, el sistema le pedirá
que escoja entre las opciones en la lista, la razón del cambio. En esta sección podrá añadir cuantas
razones de cambios quiera.
1.16 Quickbooks Ausentismo
El sistema permite asociar hasta 15 códigos de ausentismo para exportarlos a QuickBooks. Defina los
códigos que desea exportar a QuickBooks en esta sección. También permite actualizar el número de la
compañía del sistema de QuickBooks.
1.17 Quickbooks Payroll Items
Entre el Payroll Item de QuickBooks de la misma forma que aparece en el sistema QuickBooks. Esto
es una lista de códigos que utiliza el programa QuickBooks, estos códigos se utilizarán para parear
horas trabajadas del empleado.
1.18 Quickbooks Location Service Items
Esta sección es para configurar los Location Service Items para que el cliente complete formas de
facturación a sus clientes. Se puede separar la información de las horas trabajadas por ponchador o
localización para ser pareadas con QuickBooks.
El numero telefónico debe
estar atado a un ponchador
biométrico existente.
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1.19 Comentarios
En esta sección podrá configurar los comentarios que pueden ser utilizados en la pantalla de editar
registros semanales. Los comentarios que ya están pre-definidos en el sistema son: Tomó periodo de
almuerzo (descuenta el tiempo según definido en el archivo de empleado), Tomó una hora de almuerzo,
Tomó 45 minutos de almuerzo, Tomó 30 minutos de almuerzo y Tomó 15 minutos de almuerzo. El usuario
podrá añadir los comentarios que quiera, pero solo los pre-definidos afectarán al calculo de horas.
1.20 Opción de Relación de Ausencias
En esta sección podrá configurar cuales son las ausencias que se tomarán en consideración para
generar el informe de Relación de Ausencias, que se encuentra en el menú de RECURSOS HUMANOS,
sección 2.7.4.
1.21 Lista de Usuarios
En esta sección se podrá crear usuarios, sólo necesita el nombre del mismo y su contraseña, se le
deberá asignar a un grupo, los grupos de usuarios son para restringir funciones. Por ejemplo, si
pertenece al grupo de empleados, el usuario sólo podar ver su información como empleado (balances,
registros, etc). Si perteneciera al grupo de supervisor, se le deberá asignar una área de supervisión que
haya sido previamente creada en el menú de RECURSOS HUMANOS (mas adelante explicaremos como
configurar áreas de supervisión).
1.22 Log de Actividad
Esta forma permite ver el log de uso del sistema. Se puede filtrar por fechas, usuario y tipo de
actividad. Utilice el filtro para establecer el periodo a buscar, luego podrá filtrar por nombre de usuario,
tipo de acción o texto.
C o n t r o l d e A s i s t e n c i a
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Recursos Humanos
Esta sección es para aquellos usuarios que sean parte del grupo de Recursos Humanos. El personal
de recursos humanos se encarga del mantenimiento de la información de los empleados, así como de la
entrada del ausentismo y la corrección de los registros de los empleados.
2.1 Empleados
A través de esta forma se puede examinar la información de todos los empleados registrados por la
compañía. En la parte superior de la tabla hay una serie de botones para que el usuario pueda llevar a
cabo ciertas funciones tales como: exportar a Excel la lista de empleados, ver y asignarle fotos a los
empleados e informes. El botón EMPLEADOS EN ÁREAS DE TRABAJO, muestra los empleados que están
trabajando en su área, al momento de generar el informe, esto es según su ultimo ponche.
El botón de SELECT se utiliza para editar el empleado seleccionado de la lista, para añadir un nuevo
empleado se utiliza el enlace de AÑADIR RECORD DE EMPLEADO y para eliminar el récord de empleado se
utiliza ELIMINAR. No es recomendable eliminar records de empleados, la mejor opción es inactivar al
empleado.
Al presionar el enlace de AÑADIR EMPLEADOS el usuario podrá notar que la forma consta de 11
secciones para definir la información del empleado. Es importante que el usuario llene éstas secciones, así
asegura el funcionamiento adecuado de la programación, ya que la información suministrada aquí es
utilizada en otras partes del programa. Véase figura 8.
2.1.1) Identificación
Esta sección contiene todos los campos requeridos para la creación de un récord de empleado. Si el
usuario omite la información de cualquiera de estos campos, el programa no creará el empleado. Incluye
información como número y nombre del empleado y seguro social. El sistema no permite más de un
empleado con el mismo número. Se debe utilizar el mismo número asignado a la huella del ponchador
biométrico.
2.1.2) Localización
En esta sección podrá asignarle un departamento o división al empleado. Seleccione de la lista el
departamento al cual el empleado está asignado. Si no hay departamentos definidos, no va a poder crear
empleados, los departamentos y divisiones se crean en la sección de ADMINISTRACIÓN.
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Figura 8
C o n t r o l d e A s i s t e n c i a
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2.1.3) Estatus
Defina el estatus del empleado entre activo o inactivo. Se definen varias fechas y opciones que
afectan el cálculo diario de horas, vacaciones, enfermedad, entre otros. El usuario debe asegurarse de que
la información escrita en estos encasillados sea correcta, para así evitar errores en los cálculos de las demás
formas. Los campos de esta pantalla son: fecha de comienzo, fecha de terminación (cuando aplique), razón
de terminación, fecha de regreso y ultimo día de trabajo.
2.1.4) Feriados
Este campo indica si los días feriados aplican a este empleado o no. El efecto de este indicador es el
siguiente, si los feriados aplican y el empleado no trabajó un día feriado, y el día feriado está dentro de
su jornada de trabajo, en el registro para ese día el empleado tendrá ocho (8) horas por el concepto de
feriado. De lo contrario, si el empleado no trabajó el día feriado y los feriados no aplican, y ese empleado
no aparece en el registro del día, le cuenta como ausencia.
2.1.5) Vacaciones, Enfermedad y Tiempo Flexible
Los campos en esta sección manejan la inclusión o exclusión de los empleados en la acumulación
mensual de vacaciones y enfermedad o si tiene acuerdo de tiempo flexible.
2.1.6) Fecha de Efectividad
Indique siempre la fecha de efectividad del cambio.
2.1.7) Campos Requeridos
En esta sección deberá completar todos los campos para que la creación del empleado sea exitosa.
Seleccione la clase de empleado entre hourly o salary. Seleccione el decreto que rige al empleado que está
creando. Este campo es requerido, y al igual que el departamento, si no hay decretos definidos en el
sistema no podrá crear empleados. Seleccione el grupo de horario, si aplica, y el horario de trabajo al
que está asignado el empleado. Si no hay horarios definidos en el sistema, no podrá crear el récord del
empleado. Deberá seleccionar el área de supervisión asignada a este empleado como también tipo de
trabajo (tiempo completo o parcial). Seleccione la frecuencia de pago que utilizará para el empleado.
Seleccione entre Weekly (Semanal), Biweekly (bisemanal) y Semimonthly (Quincenal).
2.1.8) Otra Información
Aquí podrá completar información personal del empleado como condiciones de salud o información
de tarjetas del empleado.
M a n u a l d e D i g i P u n c h e r W e b B a s e
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2.1.9) Periodo de Almuerzo
Escriba en este campo la cantidad de minutos que el empleado tiene para su almuerzo. Si deja el
campo en cero, equivale al tiempo establecido por ley de una hora. La cantidad se entra en minutos. Para
el segundo almuerzo, si la jornada diaria del empleado incluye dos periodos de alimentos, marque este
campo. Entre la cantidad en minutos del segundo periodo de alimentos del empleado si aplica. Si deja
el campo en cero, entonces se asumen 60 minutos.
2.1.10) Personal
Esta sección contiene la información útil para identificar y localizar al empleado. Los campos que
posee la misma son: dirección, teléfono y fecha de nacimiento entre otros.
2.1.11) Control de Registro
Utilice esta forma para controlar los ponches del empleado. Recuerde que los minutos que indique
en esta sección, se le sumarán a los minutos de gracias que se configuraron en el decreto del empelado,
como se explica en la sección 1.5.6.
2.2 Registros Diarios
En esta sección, el usuario puede seleccionar los registros de los empleados que han sido
descargados, importados o manualmente añadidos, y procesarlos. Cada registro de empleado contiene el
número de empleado, la fecha y la hora en que se registró. El procesar los registros se encarga de
agrupar todos los registros del día del empleado y de distribuirlos en entradas y salidas. Una vez
distribuidos en entradas y salidas se calcula para cada día el total de horas trabajadas para ese día. Las
horas trabajadas se componen en horas regulares y horas extra. En adición a las horas trabajadas, para
cada día, se trae del archivo de ausentismo, las horas entradas para ese día tales como vacaciones o
enfermedad. Por último se incluyen las horas de los días feriados.
En la parte superior de la tabla, verá botones tales como EXPORTAR A EXCEL, EXPORTAR A
PEACHTREE, OTROS INFORMES (podrá generar informes de tardanzas, cuadre de horas, ponches en
periodo de gracia y registros incompletos), APLICAR PERIODO DE ALMUERZO (este botón se utiliza
para generar el almuerzo dentro del periodo seleccionado, a empleados que tienen mas de 5 horas de
trabajo y no tienen ponche de almuerzo), EXPORTAR FORMATO LIFESTYLE e IMPRIMIR.
C o n t r o l d e A s i s t e n c i a
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Véase figura 9. Utiliza los botones de SELECT para manejar manualmente un registro de
empleado, o para editar un registro existente. Utilizando el filtro sencillo o avanzado, mostrados en la
sección de CONTROLES BÁSICOS el usuario podrá buscar dentro de los empleados, al empleado con quien
desea trabajar.
2.2.1) Editar Semana
Hay veces que al empleado le falta un ponche, ese ponche se tiene que añadir en el día que ocurrió.
No hay que poner el ponche en orden, por ejemplo se puede poner al final, en el próximo espacio
disponible, se escoge la razón de cambio, se actualiza, y el sistema lo organiza. Por ejemplo: si el
empleado del 3er turno empezó a las 11 pm del miércoles y le falta el ponche de las 3 am del jueves, hay que
entrarle ese ponche de las 3 am el día jueves. Una vez se actualice el sistema, va a poner que el ponche
pertenece al miércoles.
Los ponches tienen dos fechas, el día que ocurrió el ponche y el día al que pertenece. Si la persona no
poncha en su almuerzo, ya sea por que esta fuera o que el ponche del medio día varía por estar atendiendo
público, en el comentario para ese día se pone que el empleado tomó su periodo de almuerzo, ya sea media
hora o 1 hora y el sistema lo rebaja ese tiempo del total de horas (explicado en la sección 1.15). También
aparece una leyenda en la parte inferior de la pagina, esos son los ponches reales del empleado. Véase figura
10. Los ponches aparecen en tiempo real en el sistema, sin la necesidad de descargarlos. El botón de RE-
CALCULAR que esta en la parte inferior de la pantalla, funciona para procesar ponches que se han realizado
mientras trabajamos en la semana.
Figura 9
M a n u a l d e D i g i P u n c h e r W e b B a s e
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Figura 10
Balances actuales de vacaciones y enfermedad.
Aquí añadir cantidad de horas de
ausentismo y el día, con un comentario
si desea, deberá presionar AÑADIR y
luego presionar el botón verde de
UPDATE.
Siempre que edite, borre o añada un
ponche, deberá escoger la razón de cambio.
Esta es una leyenda de los ponches
reales del empleado, son
inalterables. Aquí también
aparecerán en rojo, los ponches
realizados en horario restringido, el
usuario podrá activarlos.
Es importante presionar el botón de UPDATE
para que todo cambio tenga efecto.
Descripción breve del record del empleado.
Utilice este botón para procesar
ponches que se han realizado en
tiempo real, mientras se trabaja en
la tarjeta semanal.
Figura 10-A
Figura 10-B
Ponches reales realizados por teléfono.
Ponches reales
realizados por móvil.
Muestra día, hora,
coordenadas y fecha
de aprobación.
C o n t r o l d e A s i s t e n c i a
Page 24
2.3 Ausentismo
Esta pantalla le permite al usuario manejar los records de ausencias de los empleados. El
programa selecciona todos aquellos empleados que han estado ausentes durante un periodo determinado
(seleccionado por el usuario), permitiéndole ver la cantidad de horas y la razón de la ausencia. El usuario
podrá filtrar la información por razón de ausentismo y sub-razón. Estas razones se configuran en el menú
de ADMINISTRACIÓN, explicado en la sección 1.2 y 1.3. Favor referirse a las figuras 11, 12 y 13.
2.3.1) Añadir Ausentismo
La sección presenta la pantalla que le permite al usuario entrar periodos de ausentismo, en vez de día
por día. A través de este proceso, el DigiPuncher genera, para cada día en el periodo, un record en el
historial de ausentismo del empleado. El sistema se deja llevar por el horario del empleado y los días
feriados de la compañía. Para entrar el récord de ausentismo es necesario entrar toda la información en
esta forma; identificar el empleado, seleccionar la fecha o periodo del ausentismo, razón de la ausencia y
por último, podrá calcular las horas para el periodo seleccionado o distribuir la cantidad de horas en el
periodo. Presione AÑADIR para procesar y crear el historial de ausentismo o CANCELAR para cerrar la forma
sin crear el historial. Usualmente se utiliza esta forma para ausencias prolongadas como vacaciones,
enfermedad y maternidad.
2.3.2) Eliminar Ausentismo
Esta forma le permitirá buscar un empleado en específico, seleccionar una fecha o un periodo y
eliminar un ausentismo previamente añadido. El sistema le permite filtrar por razón de ausencia. Una vez
filtrada la información, el usuario puede presionar el botón de MUESTRA RECORDS A AFECTAR y ELIMINA
LOS RECORDS. Es muy importante que el usuario esté sumamente seguro de querer eliminar la ausencia,
ya que una vez borrado puede resultar un poco problemático reponer la data si resulta ser error.
2.3.3) Añadir Ausentismo por Grupo
Esta sección resulta útil para añadir ausencias a un grupo en especifico, como por ejemplo: si hay una
reunión del departamento de cajeros, para evitar que el usuario este añadiendo el ausentismo empleado
por empleado, podrá añadir la ausencia al departamento de cajeros. En el menú localizado en la parte
superior, podrá filtrar la información del grupo.
M a n u a l d e D i g i P u n c h e r W e b B a s e
Page 25
Figura 11
Figura 12
Figura 13
C o n t r o l d e A s i s t e n c i a
Si presiona una de estas
dos opciones, el sistema
calculará la cantidad de
horas para el periodo o
distribuirá la cantidad de
horas entradas en el
periodo.
Antes de borrar records de
ausencia, el sistema le
mostrará primero los
records a afectar.
Filtro para aplicar
ausencia a un grupo
de empleados con
características
similares.
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2.4 Balances Actuales
Sección informativa. Utilice los filtros para listar los empleados, luego seleccione el empleado
para ver la información de los balances actuales de vacaciones, enfermedad y tiempo compensatorio.
Esta sección será únicamente para ver un listado de los balances actuales y exportarlos a Excel.
2.5 Balances Iniciales
La sección de balances iniciales, le permite entrar o revisar los balances iniciales de
vacaciones, enfermedad y tiempo compensatorio. La fecha de comienzo a calcular los balances es la
misma para todos los empleados y la fecha se configura en la sección de OPCIONES que explicamos
en la sección 1.1.6. Es importante configurar primero la fecha, antes de entrar los balances iniciales.
La pantalla principal muestra un listado de los empleados con el numero y nombre del
empleado, balance inicial en horas y días de vacaciones y enfermedad. En la parte superior podrá ver
la fecha que correspondes estos balances iniciales. Para entrar los balances iniciales, deberá escoger
el empleado, presionando el enlace de SELECT a la izquierda de la tabla. Luego entrar los balances en
formato de horas y minutos o en formato decimal, luego deberá oprimir el botón de ACTUALIZAR
BALANCES. Véase figuras 14 y 15.
Figura 14
Figura 15
M a n u a l d e D i g i P u n c h e r W e b B a s e
Es importante seleccionar
primero el formato en el
cual se entrarán los
balances iniciales.
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Escoja aquí el mes a
configurar.
Aquí deberá escoger el
empleado, la cantidad de
horas que acumulo, y deberá
de marcar la opciones de
“acumulación fija” para que
no se desconfigure la
acumulación si se calcula la
semana en un futuro.
2.6 Acumulación Mensual
Utilice esta sección para cambiar la acumulación de vacaciones y enfermedad mensual manualmente,
esto es de un mes en particular o varios meses. Marque la opción de “fijo” para que el cambio se mantenga y
no cambie cada vez que se calculen semanas. Véase figura 16.
Figura 16
2.7 Informes de Balances
En esta sección encontrará una serie de reportes de balances de vacaciones y enfermedad los cuales
podrán ser vistos en pantalla, exportarlos a Excel, Word o PDF e imprimirlos. Entre los reportes a generar se
encuentran los siguientes:
C o n t r o l d e A s i s t e n c i a
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2.7.1) Balances actuales de vacaciones y enfermedad - una vez aplique los criterios de búsqueda, se genera un
informe que muestra los balances actuales de vacaciones y enfermedad.
2.7.2) Balances actuales de vacaciones y enfermedad desde 300 horas - este reporte le mostrará sólo aquellos
empleados que tengan mas de 300 horas de balances de vacaciones o de enfermedad.
2.7.3) Información general para un periodo - este reporte muestra el total de horas de cada ausencia tomada
por el empleado, dentro del periodo seleccionado.
2.7.4) Relación de ausencias - en este informe se apreciarán sólo las ausencias que se hayan configurado en la
sección 1.20. En este informe se pueden tomar varios meses.
2.7.5) Balances de vacaciones y enfermedad mensual - este es un informe mensual, que mostrará el balance
inicial, horas tomadas, acumuladas y el balance final de Vacaciones y Enfermedad para el mes escogido.
2.7.6 - 2.7.7) Exceso de enfermedad y vacaciones - en este informe el usuario podrá definir sus parámetros de
búsqueda para ver el exceso de vacaciones o enfermedad de los empleados. Podrá escoger para que mes
quiere ver el exceso mas el exceso de cuanto. Por ejemplo: que empleado tiene un exceso de 120 horas de
enfermedad para el mes de mayo.
2.7.8) Balances negativos de enfermedad y vacaciones - muestra los empleados que tengan balances
negativos de vacaciones o enfermedad a la última fecha del periodo seleccionado.
2.7.9) Informe de balances menor de una cantidad de días - si el usuario desea ver que empleados tienen un
balance de vacaciones o enfermedad de menos de 5 días, puede utilizar este reporte. La cantidad de días
puede ser configurado por el usuario en la parte superior de la tabla en pantalla.
2.7.10) Informe de balances de vacaciones menor de una cantidad de días - parecido al anterior, pero se
dedica sólo a las vacaciones.
2.7.11) Plan de vacaciones añadir y listar - para cada empleado se entra la fecha en que comienza sus
vacaciones programadas y la cantidad de días, si el empleado no tiene la cantidad, el sistema calcula la
cantidad de días disponibles hasta que se agoten. A principio del mes, el sistema generará automáticamente
los días de vacaciones basados en este plan. Para ver el detalle de los días de vacaciones en un calendario de
tres meses, presione el enlace PLAN DE VACACIONES TRIMESTRALES en la parte superior de la pantalla.
Véase figura 17. La forma también le permite borrar planes de vacaciones que hayan sido creados. Para
M a n u a l d e D i g i P u n c h e r W e b B a s e
Page 29
borrarlos simplemente presione el botón de DELETE en la parte derecha de la tabla.
2.7.12) Ver plan de vacaciones por cada tres meses - este reporte es básicamente una guía para planear
vacaciones o ver el plan de vacaciones ya creado, con varios meses de anticipación.
2.7.13) Días de ausentismo consecutivos - el usuario podrá configurar los parámetros de este reporte,
escogiendo el periodo, cuantos días consecutivos de ausencia y que tipo de ausencia desea ver. Por ejemplo:
que empleados tuvieron durante el mes de mayo, 4 días consecutivos de ausencia por enfermedad.
2.7.14) Días consecutivos de tardanzas - igual que el reporte anterior, pero lista sólo las tardanzas, ningún
ausentismo.
2.7.15) Horas bono navideño - filtrar por año y escribir un limite de horas trabajadas para el bono y el sistema
mostrará un listado en pantalla de los empleados que sobrepasan el limite de horas o que no llegan a ese
limite para el bono. Los totales de horas son computados de 10/01 del año anterior hasta 09/30 del año
seleccionado. También le permite incluir los días que faltan hasta llegar a 09/30 del año seleccionado.
2.7.16) Total de horas por periodo por empleado - el usuario podrá filtrar la información para especificar el
periodo a totalizar. Los totales se muestran por empleado y pueden ser exportados a Excel para un análisis.
Figura 17
C o n t r o l d e A s i s t e n c i a
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2.8 Resumen Mensual
Utilice esta sección para ver en detalle y por empleado su asistencia mensual. Se puede listar en
pantalla, como también se puede imprimir, se puede exportar a Excel, Word e imprimir en formato pdf.
2.9 Registros
En esta sección se muestran los registros individuales de los empleados. Cada registro muestra el
número del empleado, la fecha y hora del registro y el día al que pertenece el registro. Presione el botón de
SELECT al lado izquierdo de la tabla para editarlo. Esto se utiliza para especificar el día al que pertenece un
ponche en caso de que un empleado complete su jornada de trabajo en días distintos, por ejemplo; un
empleado poncha a las 7:00 pm del jueves y poncha luego a las 7:00 am del viernes, pero en las opciones de
la compañía la cantidad máxima de horas laborables en la jornada diaria son 10 horas, el sistema marcará
que el ponche del viernes pertenece al viernes, por tanto no cuadrará la jornada diaria. Tendrá que ir
directamente al ponche y editarlo para que el ponche de las 7:00 am del viernes, sea fijo y pertenezca al
jueves y la jornada diaria cuadre. Véase figura 18.
Figura 18
Forma de edición de registro. Muestra el
día del registro y el día al que pertenece.
Marcar la cajita de DIA FIJO para fijar un
ponche a un día en especifico en caso de
que la jornada diaria haya sido con dos
fechas distintas.
M a n u a l d e D i g i P u n c h e r W e b B a s e
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2.10 Registros por Móvil
El empleado que ponchará por teléfono móvil, necesita tener la aplicación de DigiPuncher instalada
en su celular. Cuando el empleado realice el ponche, la aplicación utiliza tecnología de geo localización para
confirmar las coordenadas del ponche, junto con la fecha y hora de cuando éste ocurre. La forma muestra un
listado de los ponches que se han realizado por teléfono móvil. La información que muestra en pantalla es el
número y nombre del empleado, fecha y hora del ponche, coordenadas y estatus del ponche (si ha sido
aprobado y fecha y hora de cuando se aprobó). En la parte izquierda del ponche, el usuario puede presionar
el icono del pin, para ver un mapa de la localización del ponche. Véase figura 19.
2.11 Registros por Teléfono
Cuando no haya ponchador en la localidad donde va a trabajar el empleado, este puede ponchar a
través de línea telefónica haciendo una llamada. El número telefónico debe de estar previamente
configurado en DigiPuncher (vea sección 1.14). El listado en esta sección, muestra una tabla con el número y
nombre del empleado, fecha y hora del ponche, estatus del ponche, número telefónico de donde se realizó el
ponche y localidad. La forma le permite filtrar la información para ver todos los ponches, ponches validos,
ponches inválidos o teléfonos inválidos. El usuario podrá validar los registros en esta forma. Véase figura 20.
2.12 Teléfonos Móviles Ponchar
Esta forma muestra los números de teléfonos de aquellos empleados a los cuales se les permitirá
ponchar con su teléfono móvil. El empleado deberá instalar la aplicación en su teléfono móvil androide o
iPhone, como explicamos en la sección 2.10. Para añadir un teléfono móvil al empleado, presione el botón de
SELECT al lado izquierdo del empleado. El formato del teléfono debe ser (xxx) xxx-xxxx. Véase figura 21.
2.13 Registros Diarios Filtrados
Aquí podrá filtrar los registros de los empleados que tengan alguno de los siguientes criterios:
registros incompletos, horas pagas, tiempo extra, horas no pagas, tardanzas, horas de ausentismo, penalidad
de almuerzo, inactivos con ponches. Podrá filtrar estos registros por fecha o periodo.
C o n t r o l d e A s i s t e n c i a
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Figura 19
Figura 20
Figura 21
Forma de registros
por móvil. Para ver
un mapa de la
localidad de las
coordenadas de
donde ocurrió el
ponche, favor
presionar el icono
de ‘pin’.
Favor escribir el numero móvil en
formato (xxx) xxx-xxxx. Antes de
empezar este proceso, favor
indicar a Santos Computer para
hacer las configuraciones
necesarias en nuestro servidor.
M a n u a l d e D i g i P u n c h e r W e b B a s e
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2.14 Empleados sin Registro
El usuario podrá ver en esta forma, los empleados que no tienen registros en uno o mas días dentro
de un periodo. El reporte se basa en el horario anual del empleado y por las fechas de comienzo y
terminación del mismo. Muestra para aquellos empleados que no tienen registros en al menos un día del
periodo, el total de días laborables y el total de días sin registros. Puede mostrar la lista en pantalla, generar
un reporte para imprimir y exportar a Excel.
2.15 Totales Semanales
Esta sección le permite al usuario listar, de una o varias semanas, los totales semanales de las horas
trabajadas por los empleados. Para trabajar con los totales semanales, primero, el usuario deberá escoger
la semana con la que estará trabajando, luego en la pantalla aparecerá una lista que mostrará el número de
semana, turno, total de horas regulares, tiempo y medio, doble, penalidad de almuerzo, total de horas y
minutos de tardanza. Si el usuario quiere ver el detalle del empleado para esa semana, deberá presionar la
palabra SELECT en la parte izquierda del nombre del empleado, irá a una sección donde mostrará el detalle
de ese empleado incluyendo los ponches y el ausentismo. El sistema le permite imprimir el reporte de los
totales semanales y también le permite exportar los totales a diferentes programas de nomina.
2.16 Horarios Anuales
Ya sabemos que al crear un empleado, uno de los campos requeridos es el horario. Podrá escoger su
horario dentro de los horarios pre-definidos como se explica en la sección 1.6. Existe el caso de que a los
empleados haya que cambiarle el horario en una que otra ocasión o constantemente. Es por eso que se creó
la opción de horarios anuales. El usuario puede darle mantenimiento a los horarios y cambiarlo cuantas
veces sea necesario. Es importante siempre que se crea un empleado, ir a la sección de HORARIOS ANUALES
y crearle el horario para evitar cálculos erróneos de horas. Podrá crearle el horario por día o por periodo.
La figura 22 muestra la pantalla principal de horarios anuales La figura 23 muestra los horarios anuales por
día, mientras que la figura 24 y 25 muestran horarios por semana y un informe de los horarios por mes.
Véase figura 26, como definir horarios.
C o n t r o l d e A s i s t e n c i a
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La forma muestra los
horarios asignados a los
empleados en el periodo
seleccionado. Para asignarle
horarios a los empleados
deberá presionar ASIGNAR
HORARIO A EMPLEADOS.
2.17 Totales por Localización
En esta sección podrá transferir los totales por día del periodo seleccionado y de los empleados a un
archivo para luego importarlo a Quickbooks. Los totales están basados de acuerdo a donde ocurrieron los
ponches.
Si selecciona INTERFAZ DE EMPLEADOS PARA QUICKBOOKS, encontrará una lista donde podrá
cambiar la asignación de los Payroll Items de Quickbooks a los distintos tipos de horas del DigiPuncher. El
campo QB STATUS indica si el renglón de pago esta definido para el empleado. Utilice la lista de VERIFICA
STATUS para listar si para el renglón seleccionado, esta o no definido el mismo en el empleado.
Figura 22
Figura 23
Figura 24
Figura 25
M a n u a l d e D i g i P u n c h e r W e b B a s e
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Como definir horarios anuales
Para asignar los payroll items a un grupo de empleados utilice la forma ASIGNAR PAYROLL ITEMS A
EMPLEADOS. Para ver o editar la relación de los Payroll Items de Quickbooks asignados a los empleados,
deberá presionar SELECT al lado izquierdo del nombre del empleado.
Una vez configure el horario, presione el botón
PROCESAR EL HORARIO PARA LOS EMPLEADOS
SELECCIONADOS, para que los cambios tengan
efecto.
Escoja si definir el horario
por semana o por día.
También podrá escoger entre
un horario pre-definido o
crear uno nuevo.
En esta sección seleccione fechas. Escoja entre un horario
anual (el cual se puede cambiar en cualquier momento) o
escoja un periodo en especifico.
Escoger los empleados a los cuales
se le va a definir un horario anual.
Figura 26
Utilice este botón para crear horarios.
C o n t r o l d e A s i s t e n c i a
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2.18 - 2.19 Totales Bisemanales y Totales Quincenales
Para listar los records que definen las bisemanas y quincenas, vaya a Totales Bisemanales o Totales
Quincenales. Cada record define el período en que termina la quincena y los días que son asumidos en el
cálculo de cada quincena. Los días que son asumidos se cuentan como trabajados, de acuerdo al horario de
los empleados. La diferencia entre los días asumidos y las horas realmente trabajadas en esos días son
incluidos en el calculo de la quincena siguiente. Recuerde, luego de definir los parámetros de la quincena,
deberá presionar ACTUALIZA QUINCENA. Véase figura 27 para configurar la quincena.
2.19.1) Definición de la quincena
a. Fecha: escoger la quincena que se quiere trabajar, deberá escoger cualquier día dentro de quincena
deseada.
b. Periodo que comienza desde: en este campo se deberá especificar el día cuando comienza la quincena. Por
ejemplo: si la quincena a trabajar es la del 12/30, pues comienza el 12/16.
c. Hasta: en este campo se especifica el día cuando termina la quincena, 12/30.
d. Días asumidos: es para especificar los días, los cuales se le asumirá al empleado como trabajado. Por
ejemplo: el día en que termina la quincena es 12/30, tomando en cuenta que el procesamiento de
Figura 27
M a n u a l d e D i g i P u n c h e r W e b B a s e
Page 37
nomina se empezará uno o dos días antes de la fecha de pago de la quincena, se le asumirá al empleado,
como trabajado, uno o dos días antes de la fecha de pago, como autorice Recursos Humanos. El usuario
tiene la opción de escoger si quiere asignar días asumidos o no.
e. Asumidos desde: escoger el primer día que se le asumirá al empleado como trabajado.
f. Asumido hasta: escoger el ultimo día que se le asumirá al empleado como trabajado.
2.20 Tarjeta Anual
Una vez escojamos el año y el empleado, podremos apreciar una tarjeta detallada, con la asistencia
anual. Le mostramos un ejemplo de esta tarjeta en la figura 28. En ella se detalla mes por mes, y día por día
la asistencia de un empleado en particular. Muestra también, la información general del empleado, con una
leyenda detallada de los campos de este informe. En la parte derecha de la tarjeta, se muestra la
acumulación mensual de vacaciones y enfermedad.
2.21 Ponchadores
En esta sección encontrará opciones para interactuar con los ponchadores conectados al sistema.
2.21.1) General
a. Leer los registros de los distintos ponchadores: utilice esta pantalla para bajar los ponches de los
empleados de los distintos ponchadores. Puede seleccionar libremente los ponchadores que quiere
descargar. Tendrá la opción de leer nuevas entradas de ponches o todas, como también puede marcarlas
como leídas. Tómese en cuenta que el marcar los ponches como leídos, los borrará de los ponchadores.
b. Log de comunicaciones con los ponchadores: podrá ver aquí, el log de comunicaciones con los distintos
ponchadores. Podrá escoger la fecha o el periodo deseado y el ponchador que quiere ver el log. En este
log verá si la comunicación fue exitosa o no y cuantas transacciones o ponches fueron descargados.
c. Transferir huellas entre ponchadores: en esta sección podrá transferir huellas entre ponchadores. Primero
selecciona el ponchador o la base de datos donde se encuentra la huella que quiere transferir, luego se
selecciona el empleado, si es uno, o un grupo de empleados, si son varias huellas, finalmente selecciona
el ponchador donde se va a transferir la huella.
C o n t r o l d e A s i s t e n c i a
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Figura 28
M a n u a l d e D i g i P u n c h e r W e b B a s e
Page 39
d. Editar huellas: utilice esta pantalla para editar huellas, primero se selecciona el ponchador donde esta la
huella a editar, luego se selecciona el empleado, presionar enlace de EDITAR HUELLAS SELECCIONADAS
para editarlas y el sistema procederá a comunicarse con el ponchador. Los cambios que podrá realizarle
a la huella son:
Nombre.
Activarlo o inactivarlo: si inactiva la huella, esta se queda en el ponchador, no la borra, pero si
el empleado va a ponchar, no le permitirá y le saldrá la palabra ‘disabled’.
Contraseña: las contraseñas son para las huellas que tienen problemas en ser leídas.
Tipo de usuario: usuario o administrador.
Numero de tarjeta: esto es si el empleado ponchará con tarjeta de aproximación.
Una vez realice los cambios deberá presionar UPDATE en la parte inferior, si no editará mas huellas,
puede presionar el enlace que dice GUARDAR LOS CAMBIOS EN EL PONCHADOR.
e. Eliminar huellas inactivas de los ponchadores: en esta sección podrá borrar las huellas inactivas de los
ponchadores. Al momento de borrarlas, el sistema se basa en el archivo de empleado. Si el empleado
aparece como inactivo y con fecha de terminación, lo borrará, si el empleado aparece inactivo sin fecha
de terminación, lo borrará y si el empleado aparece inactivo pero con una fecha de terminación futura,
no lo borrará.
f. Historial de registros por ponchador: esta sección muestra el historial de los lectores biométricos. El
usuario podrá escoger una fecha en específico y puede filtrar la información por ponchador.
g. Sincronizar fecha y hora: en caso de que el ponchador se vaya de fecha u hora, utilice esta forma para
actualizar los ponchadores y ponerle la fecha y hora correcta. Tiene la opción de sincronizar la fecha y
hora con la computadora o fijarle fecha y hora manualmente.
h. Empleados asignados al ponchador: en esta sección podrá ver un listado de los empleados y el ponchador
al cual está asignado para ponchar. El usuario podrá asignarle ponchadores a sus empleados en esta
sección. Se verá el ponchador asignado, en el record del empleado, también podrá generar un informe.
i. Empleados ponchando fuera de área: Esta función no restringe el ponchar fuera del ponchador asignado,
es sólo informativa y podrá generar un reporte para el record del empleado.
C o n t r o l d e A s i s t e n c i a
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2.21.2) iClock
En esta sección encontrará opciones para interactuar con los ponchadores modelo iClock.
a. Importar archivo de registros de iClock: esta pantalla le permite leer el archivo creado por el ponchador
iClock a través del puerto USB del mismo. El archivo es importado e incorporado al record de asistencia
de los empleados. Deberá presionar el botón de BROWSE y buscar el archivo donde se encuentra
grabado. Luego procederá a PROCESAR EL ARCHIVO para leer los ponches.
b. Manejo de mensajes cortos a empleados: cada ponchador iClock puede almacenar mensajes cortos para
mostrarlo a los empleados como por ejemplo: “sus vacaciones fueron aprobadas”, “reunión de personal
a las 10:00 am en la oficina 201”, etc. Para configurar estos mensajes siga estas instrucciones según la
figura 29.
Lista de mensajes - aquí verá la lista de mensajes cortos predefinidos. También podrá añadir o
eliminarlos. Para eliminar seleccione el mensaje y presione el enlace de ELIMÍNELO. Para añadir
escriba el mensaje corto y presione el enlace de AÑADA EL MENSAJE.
Mensaje seleccionado - Una vez seleccionado el mensaje de la lista, se procede a establecer los
parámetros de duración del mismo y tipo de mensaje (público o privado).
Ponchador seleccionado - deberá seleccionar el ponchador al cual se le va a añadir el mensaje.
Luego suba el mensaje al ponchador presionando el enlace de GUARDAR. En esta parte podrá
también eliminar el mensaje seleccionado del ponchador presionando el enlace ELIMINAR. Si lo
desea se pueden eliminar todos los mensajes del ponchador. Luego de almacenado en el
ponchador, si el mensaje es personal, se procede a asignarse a los empleados.
Seleccione empleados - una vez creado el mensaje en el ponchador, este se puede asignar al
empleado (si es privado) o a los empleados (si es público). Para asignar el mensaje presione el
enlace de ASIGNAR.
c. Eliminar huellas de iClock: para eliminar huellas, primero se selecciona el ponchador donde están
almacenadas y luego se seleccionan los empleados cuyas huellas se quieren eliminar.
d. Asignar control de horarios a empleados: utilice esta sección para asignarle el control de horario a los
empleados seleccionados. Al aplicar el control de horarios, el usuario podrá aplicarle control de acceso
M a n u a l d e D i g i P u n c h e r W e b B a s e
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en la hora de almuerzo y puede configurar los minutos adicionales para ponchar antes del inicio y después
de terminada la jornada de trabajo.
e. Lista empleados con control de horarios: esta sección es informativa, muestra un listado de los empleados
que tienen control de horarios.
f. Actualizar control de registros del iClock: si no actualiza los ponchadores, los controles de horarios no
funcionarán. Utilice esta sección para enviar el comando a los ponchadores y actualizar los controles de
horarios en los mismos. La forma le dará la opción de escoger el ponchador que se quiere actualizar.
Paso 1. Crear el
mensaje y añadirlo.
Paso 2. Seleccionar el mensaje y
configurar los parámetros de
duración y privacidad.
Paso 3. Seleccionar el
ponchador donde se
añadirá el mensaje y
presionar GUARDAR.
Paso 4. Si el
mensaje es privado,
seleccionar el
empleado al que va
dirigido el mensaje.
Figura 29
C o n t r o l d e A s i s t e n c i a
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2.21.3) VStation
En esta sección encontrará opciones especificas de los ponchadores Vstation. Los ponchadores
VStations permiten almacenar hasta 1,500 huellas (templates) y hasta 8,000 transacciones (ponches).
a. Horarios de Acceso: en esta parte el usuario podrá modificar horarios de acceso, solo para ponchadores
VStation. Cada unidad tiene 64 horarios. Los horarios 0, 59-63 son horarios pre-definidos. El horario 0 se
utiliza para indicar el acceso restringido, mientras que el horario 63 indica acceso sin restringir. Los
horarios del 59 al 62 están reservados por lo que no se permite su uso.
b. Importar archivo de registros de Vstation: aquí podrá importar y procesar el log de transacciones (archivo
de ponches) creado por el programa Veriadmin al leer una unidad Vstation.
c. Informe de porciento de aceptación y rechazo de registros: en esta sección podrá imprimir un reporte
donde verá la relación de intentos de ponches de los empleados durante el periodo que seleccione el
usuario. La tabla mostrará información como numero de empleado, nombre, división, departamento,
total de intentos, exitosos, fallidos y porciento de exitosos. Podrá exportar el reporte a Excel.
2.22 Áreas de Supervisión
En esta parte del sistema, podrá añadir áreas de supervisión y configurar los emails de los
supervisores para que reciban los ponches de sus empleados. Para añadir un área de supervisión, deberá
presionar el enlace de AÑADIR AREA DE SUPERVISION. El record del área de supervisión se utiliza para
agrupar empleados. Como se explica en la sección 1.21, cuando se crea un usuario que es supervisor, es
importante asignarlo al grupo de supervisores y asignarle un área de supervisión. Se puede asociar un ‘login’
a un número de área de supervisión para permitir que pueda manejar parte de la información de los registros
de los empleados y los records de asistencia. Escriba el número y el nombre del área de supervisión que
desea añadir, y deberá indicar las razones o ausentismos editables para ese supervisor, si no escoge ninguna
entrada, el supervisor no podrá añadir records de ausentismo.
Luego de haber creado las áreas de supervisión, podrá presionar el enlace de CONFIGURAR PROCESO
DE EMAIL PARA SUPERVISORES Y GERENTES. Aquí podrá configurar los emails donde se recibirán los reportes
o ponches de los empleados. Para añadir email presione el enlace AÑADIR USUARIO DE EMAIL. Una vez
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entre a la forma, deberá indicar el nombre del supervisor, el email, división, departamento, supervisor (le
dará a escoger de las áreas de supervisión previamente creadas) y status (activo o inactivo), luego presionar
INSERT para añadir el email. Es sumamente importante asignarle una área de supervisión al configurar el
email.
2.23 Empleados en Áreas de Supervisión
Una vez el usuario haya creado las áreas de supervisión y configurado los emails de supervisores,
podrá asignar empleados a las diferentes áreas de supervisión. En la pantalla principal podrá ver un listado de
los empleados asignados a cada área. Presione el enlace ASIGNAR EMPLEADOS A UN SUPERVISOR para la
configuración. Para facilitar la búsqueda de los empleados, puede aplicar el filtro avanzado. Luego se
procede a escoger con una marca los empleados que se asignarán al supervisor. Finalmente se selecciona el
área de supervisión y se presiona el botón de ACTUALIZAR.
2.24 Cambios a Empleados
Podrá ver aquí los cambios realizados a los empleados. Podrá escoger algún empleado en particular y
escoger la fecha desde cuando quiere ver los cambios realizados. Podrá escoger entre cambios a todos los
campos o cambios a decretos. Luego de filtrar la información, en la tabla aparecerá información tal como:
número de empleado, nombre, fecha y hora del cambio, campo cambiado, valor inicial y nuevo valor.
2.25 Cambios a Registros
En esta sección podrá ver el historial de los cambios realizados a los ponches, muestra también que
usuario realizó el cambio. Como en la forma anterior, podrá escoger un empleado en particular o todos.
También puede definir el periodo de los cambios. Una vez aplicado el filtro, verá una tabla con la siguiente
información: fecha del cambio, que usuario realizo el cambio, ponche actual u original, proceso (añadido,
cambiado o eliminado), razón del cambio, número del empleado al que se le realiza el cambio y registro
nuevo.
C o n t r o l d e A s i s t e n c i a
2.26 Cambios Ausentismo
Esta página muestra los cambios hechos a los records de ausentismo. Una vez escoja el periodo y el
empleado con el que se va a trabajar, el sistema le mostrará una tabla con el número de empleado, nombre,
fecha del ausentismo, razón del ausentismo, horas de ausentismo, comentario adicional, usuario que realizó
el cambio, acción (añadido, cambiado o eliminado) y fecha del cambio.
2.27 Calcula semana
Siempre que se haga un cambio en el record del empleado, que afecte el calculo de la jornada de
trabajo en fechas pasadas, ya sea cambio de horario o decreto, el usuario deberá calcular la semana para que
los cambios tengan efecto. Si un empleado esta ponchando (fue reclutado en el ponchador) y aún no se a
registrado su record de empleado en DigiPuncher, debe calcularse la semana desde que empezó a ponchar
una vez haya sido creado su record de empleado en DigiPuncher.
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Gerentes / Supervisores
Existe una jerarquía entre gerentes y supervisores. Los supervisores están limitados a ver la
información de su área de supervisión, mientras que los gerentes pueden ver los empleados de su área de
supervisión mas las áreas de aquellos supervisores al cual esta designado como gerente. Los gerentes y
supervisores se crean en el área de ADMINISTRACION en la sección de usuarios, se tiene que definir el
nuevo usuario como gerente o supervisor y el sistema le pedirá cual será su área de supervisión.
3.1 Empleados
Aparecerá en pantalla un listado de los empleados de los cuales el supervisor está a cargo. Podrá
filtrarlos por activos, inactivos o todos. El sistema le mostrará el número de empleado, nombre, teléfono,
clase, status, fecha de comienzo, fecha de terminación, puesto, horario, decreto, división y
departamento, los supervisores no pueden editar el record del empleado.
3.2 Balances Vacaciones
El supervisor podrá ver también una tabla con los balances actuales de vacaciones, enfermedad y
tiempo compensatorio si aplica.
3.3 - 3.4 Resumen Diario y Resumen Semanal
El supervisor podrá ver los registros diarios de sus empleados, también podrá editarlos y añadir
ausentismos, siempre y cuando esté autorizado a manejar esos ausentismos. Favor referirse a la sección
de EDITAR SEMANA, para instrucciones de cómo editar la semana. Si escoge la opción de resumen
semanal, podrá ver un resumen semanal del empleado.
3.5 - 3.6 Registros Incompletos y Registros
Utilice esta sección para localizar empleados con registros incompletos. Si un empleado no poncha
sus cuatro ponches diarios (entrada, salida almuerzo, entrada almuerzo, salida), entonces aparece en esta
lista. En adición, si el empleado tiene un número impar de registros, también aparece en esta lista. El
menú de REGISTROS, lista los registros individuales de los empleados. Cada registro muestra el número
del empleado, la fecha y hora del registro y el día al cual pertenece el registro.
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3.7 Registros por Teléfono
Tal como se explicó en la sección 2.11, cuando no haya ponchador en la localidad donde va a trabajar
el empleado, este puede ponchar a través de línea telefónica haciendo una llamada. El número telefónico
debe de estar previamente configurado en DigiPuncher (vea sección 1.14). El listado en esta sección,
muestra una tabla con el número y nombre del empleado, fecha y hora del ponche, estatus del ponche,
numero telefónico de donde se realizó el ponche y localidad. La forma le permite filtrar la información para
ver todos los ponches, ponches validos, ponches inválidos o teléfonos inválidos. El usuario podrá validar los
registros en esta forma.
3.8 Horarios Anuales
Explicado ya en la sección 2.16, al crear un empleado, uno de los campos requeridos es el horario. Es
importante siempre que se crea un empleado, ir a la sección de Horarios Anuales y crearle el horario.
Podrá crearle el horario por día o por periodo.
3.9 Registros del Ponchador
En esta sección el gerente o supervisor podrá ver una lista sencilla de los ponches realizados por los
empleados bajo su área de supervisión.
3.10 Informe Semanal
La forma muestra en pantalla un reporte de la tarjeta semanal de los empleados bajo su área de
supervisión. El usuario podrá imprimir este reporte. La información en este reporte será el detalle de cada
ponche realizado, total de horas y comentarios adicionales. Este reporte puede ser firmado por ambos.
3.11 Empleados en Áreas de Trabajo
Muestra los empleados que están trabajando en su área, al momento de generar el informe, esto es
según su ultimo ponche.
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Empleados
El empleado puede verificar sus balances y revisar sus registros almacenados en DigiPuncher. Es
importante que cuando se crea el usuario de un empleado en sistema, se escoja el tipo de usuario como
empleado y se le asigne su numero de empleado correcto. Véase figuras 30 y 31.
Al crear un usuario bajo el grupo de
empleados, deberá indicar a que empleado
estará ligado la cuenta, si se comete el
error de crear el usuario de Yamil pero
asignarle el empleado de Luis, Yamil no
verá sus ponches, sino los de Luis.
Esta será la
información que verá
el empleado. Un
calendario por mes,
de los ponches
diarios y horas de
ausentismo. También
verá su balance
actual de vacaciones
y enfermedad en
horas y días. El
empleado podrá ver
su información desde
que comenzó a
trabajar, podrá
escoger el mes y el
año que quiere
consultar.
Figura 30
Figura 31
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PO Box 1014 - Ave Nativo Alers
Aguada PR 00602-1014
Phone: (787) 868-9100
Fax: (787) 868-5333
E-mail: [email protected]
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