SAP INFOTAG FÜR DEN EINKAUF 2019 Digital Roadmap · Tactical Processes Demand Specification Forward Sourcing/RfX Negotiation Contract Management Supplier Management SAP SLC SAP R/3

Digital RoadmapDie digitale Roadmap mit SAP S/4 HANA und SAP Ariba

Sebastian Luecke, innogy SEBaden-Baden, 01. Oktober 2019

SAP INFOTAG FÜR DEN EINKAUF 2019

Überblick innogy SECorporate Procurement

Agenda

1

Transformation der Einkaufsprozesse zu SAP S/4HANA for central procurement

2

End-to-End Digitalisierung der Source-to-Pay Prozesslandschaft mit SAP Ariba

3

Optimierung der Geschäftsprozesse mit SAP Process Mining by Celonis

4

3

* bezogen auf das Beschaffungsvolumen 2018

Konzerngesellschaften in 7 Ländern

4,6 Mrd. € Beschaffungsvolumen in 2018

3,3 %* Einkaufsergebnis in 2018

480 Mitarbeiter an > 30 Standorten

Ziel Einkaufsergebnis für 2018: 3,0%

innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement

Zahlen und Fakten innogy Corporate ProcurementÜberblick innogy SE Corporate Procurement

Konzern-Einkaufsstrategie

Wir erzielen wiederkehrend jährlich ein Einkaufsergebnis in Höhe von 3 % und leisten damit einen nachhaltigenWertbeitrag für den Konzern

Wir bauen die internationale Zusammenarbeit durch

Förderung des internationalenCategory Managements

zielorientiert aus

Wir beschränken den Anteiladministrativer Arbeit durch Weiterentwicklung der Automatisierung auf ein Minimum und fokussieren unsere Ressourcen auf strategische Einkaufsthemen

Wir richten uns flexibel auf die geänderten Rahmen-

bedingungen unserer Kunden und der Märkte aus und

erweitern damit den Kunden-und Lieferantenfokus

4innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement

Überblick innogy SE Corporate Procurement

77,3 83

0

50

100

2017 2018

44,4 42,3

0

50

100

2017 2018

19,0 23,5

0

50

100

2017 2018

51,0 55,0

0

50

100

2017 2018

790900

0

1.000

2017 2018

1 2018 eAuction ohne UKOrder items (k) Active vendors

Germany: 89 % Germany: 76 %82 % of all transactions via SUS

Quota of automatic order items (in %)

eRFx (electronic tenders) (in %) eAuction (in %)1

Supplier Portal (SUS) Electronic invoice quote (in %)

innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement 5

700 640

Automatisierungs-KPIs Corporate ProcurementÜberblick innogy SE Corporate Procurement

720,0900,0

0

500

1000

2017 2018

Catalogue quote (in k order positions)

2000 2010 Heute

UpgradeSRM 7.01

IPOinnogy SE

Exemplary milestones

Entwicklung Corporate Procurement

Celonis

SAP S/4 HANA SAP Ariba

Carve-outAmprionIntegration

Essent NL

CategoryManagement

EinführungSAP SLC

EinführungSAP SUS SAP BW/4

Hana

International Sourcing Teams

IntegrationnPower UK

eTendermyFutura

eSourcingPortumEinführung

SAP SRM

Übernahme durch E.ON

RPA

Fusion RWE und VEW

Zentralisierung / Internationalisierung

Überblick innogy SE Corporate Procurement


Transformation der Einkaufsprozesse zu SAP S/4HANA for central procurement

▪ bereinigt die Systemstrukturen (einschließlich der Trennung von innogy und RWE im SAP-Kernbereich)

▪ bringt die Systemlandschaft der innogy technologisch auf den neuesten Stand(SAP S/4 HANA)

▪ standardisiert und optimiert die Unternehmensprozesse

▪ schafft die notwendigen Voraussetzungen für weitere, wesentliche Effizienzsteigerungen

8

Motivation

▪ Die durch die Trennung von RWE/innogygeschaffenen Konzernstrukturen sind in der heutigen System- und Prozesslandschaft nicht sachgerecht abgebildet

▪ Daraus resultierten erhebliche Ineffizienzen in den Finanzprozessen sowie substanzielle Risiken für Qualität und Compliance, vor allem auch im steuerlichen Bereich

▪ Die SAP-Systeme stehen zudem am Ende ihres Lebenszyklus und müssen bis zum Auslaufen der Wartungsunterstützung abgelöst sein

Ziele

Digital Roadmap SAP S/4 HANA

Mit SAP S/4HANA wurde der neue SAP-Standard alsBasis bei der innogy SE implementiert und ausgerollt


9

Product Owner

SAP Solution Architect

Sprint Team

Product Manager(Workstream-Lead)

Insgesamt gibt es 17 Sprint-Teams

• Accounting, Finance & Tax

• Controlling

• Procurement

• Retail Integration

• RenewablesIntegration

• Real Estate & Infrastructure

Sprint Team

7

3

2

2

1

2

QuerschnittsfunktionenSolution Manager

PE Services

WS/WP Schulung Architecture Identity Mgmt.

Dokumenten-mgmt.

Analytics/ BI

Migration

Nutzung der agilen SAP Activate Methodik mit > 200 Projektmitarbeitern aufgeteilt in 17 Sprint Teams



10

Die Projektsteuerung, Dokumentation und Freigabe erfolgte zentral mit dem SAP Solution Manager…


Im Workstream Procurement wurden mehr als 100 Work items erfolgreich abgearbeitet….

Alle Anforderungen wurden konsistent im Solution Manager nachgehalten und dokumentiert…

In der Explore Phase wurden alle Anforderungen in ein PO Backlog überführt und durch die PL geprüft


In 4 Waves und 12 Sprints zum erfolgreichen Go-Live am 01.01.19

Durch die direkte Einbindung von neuen Technologien ergeben sich innovative Prozessverbesserungen…


Testversion für Bestellanforderer ohne komplexe Dienstleistungen


Digitale Transformation durch die Migration von SAP SRM zu SAP S/4 HANA for Central Procurement und SAP Ariba

As-Is Scenario Future Scenario

Phase-out Go-Live

Exemplarische Darstellung der Systeme aus Sicht von Corporate Procurement für die zentrale Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen über mehrere ERP Systeme (z.B. KP1, EP5 und ab 2019 IP4).

innogy Lieferantenportal

12



Functional Fit (+)

• Harmonisierung von mehreren aktuellen Teilprozessen und unterschiedlichen Systemen in der Ariba Suite möglich.

• Hohe applikationsübergreifende Integration mit angrenzenden Funktionen in die IT-Landschaft.

• Einheitlicher Systemeinstieg für den Lieferanten und Kunden bei P2P Prozessen - End-to-End Sicht.

• Bereitstellung innovativer Methoden und Werkzeuge (AI), mit den neuesten Markttrends sowie Risikobewertungen.

• Agile IT Architektur durch Central HUB Szenario bei zukünftigen ERP Strukturveränderungen .

• Modularer Aufbau ermöglichtflexible Vertragsgestaltung.

Das KEP ermöglicht einen zentralen Zugriff sowie die Bearbeitung von Einkaufsbelegen auf allen Systemen


Zentrale Bedarfsbearbeitung ALE

• Bearbeitung Bestellanforderungen

• Anlage und Freigabe Bestellungen

• Anlage, Freigabe und Verteilung von Konzernrahmenverträgen

Zentrale Analysen und Kennzahlen

• Zentrale Einsparsystematik

• Durchführung Spend Analysen

• Darstellung TOP Kennzahlen

KEP – Verbindung zu allen Einkaufssystemen

SAP ERP SAP ERP SAP ERP


SAP SRM SAP BW

...Erfolgsfaktoren und Herausforderungen

“Änderung der Kreditorenlogik durch Nutzung des MDG SAP Standard

Geschäftspartner beachten"

“Design und Priorisierung von Prozessen, in Anbetracht von Roll-out Kritikalität und

Kapazitätsauslastung in den Sprints“

“Schulung der Work und Sprint Teams in der neuen agilen

Projektmethodik“

„Kommunikation, u.a. Einbindung von Multiplikatoren, die die Einführung neuer Technologien vorantreiben“


Digital Roadmap mit SAP S/4 HANA

“Projekt vs. Tagesgeschäft, Abstimmung zu Kapazitäten und Kalendermanagement“

“Integration von Schnittstellen, Abstimmungen zu div. MM Stammdaten, UAT Planung und

Berechtigungsmanagement nicht unterschätzen"

„Eindeutige Zielarchitektur kann Doppelarbeiten vermeiden “

„Abstimmung zu Migrationskonzept, -

werkzeug und Umfang”

End-to-End Digitalisierung der Source-to-Pay Prozesslandschaft mit SAP Ariba


Entwicklung einer Digital Procurement RoadmapDigital Roadmap mit SAP Ariba

Start: Die Digitalisierungwird die Beschaffung funktional (Prozesse),

organisatorisch, als auch technisch (IT) beeinflussen

Vision: Corporate Procurement ist Pionier und Benchmark Leader bei der

Einführung digitaler Fähigkeiten und Technologien

Ziel: Entwicklung einer Digital Roadmap in Corporate Procurement, um die

Digitalisierung strategisch voranzutreiben

17

Die aktuelle Systemlandschaft in Corporate Procurement ist fragmentiert und besteht aus Software Einzellösungen

Procurement Connect (MS SharePoint)

Strategic Processes

Purchasing StrategyDemand

ManagementCommodity Portfolio

ManagementSupply Market

AnalysisMake-or-Buy

Operational Processes

Requisition Request

Ordering/Asset Creation

Order Confirmation/

Tracking

Order Delivery,Receipt

Invoice Check,Payment

Claim Management

SAP SRM BE

SAP R/3

SAP SRM CCM

TacticalProcesses

Demand SpecificationForward

Sourcing/RfXNegotiation

Contract Management

Supplier Management

SAP SLC

SAP R/3

myFutura

Portum

SAP R/3

SAP SRM epos (Mercateo) SAP SUS

SAP SUS

Phase-out 2018

Xpertselect VMS

SAP R/3

Tradeshift

Digital Roadmap mit SAP Ariba


▪ bereinigt die Systemstrukturen (einschließlich der Trennung von innogy und RWE im non-ERP Bereich)

▪ bringt die Systemlandschaft von Corporate Procurement technologisch auf den neuesten Stand und optimiert die Beschaffungsprozesse

▪ reduziert Schnittstellen und bietet eine Standardintegration der operativen und taktischen Beschaffungsprozesse

▪ schafft die notwendigen Voraussetzungen für weitere, wesentliche Effizienzsteigerungen

Motivation und Zielsetzung für SAP AribaZieleMotivation

▪ Die Systemlandschaft von Corporate Procurement hat eine solide Prozess- und Systemreife erreicht (Benchmark).

▪ Einzelne IT-Systeme werden bereits nicht mehr weiterentwickelt und die Standardwartung endet.

▪ OnPremise vs. IT Cloud Strategie: Mittelfristige Transformation der Systemlandschaft in die Cloud

▪ Die interne Weiterentwicklung von Systemen und Prozessen ist nicht effektiv (Make vs. Buy) .

▪ Die derzeitigen IT-Systeme können neue effiziente Technologien zur Prozessautomatisierung nicht unterstützen.



19

End-to-End Digitalisierung der Source-to-Pay Prozessemit SAP Ariba integriert in SAP S/4 HANA…

Category Management Platform

Strategic Process Purchasing StrategyDemand

ManagementCommodity Portfolio

ManagementSupply Market

AnalysisMake-or-Buy

Operational process

RequisitionRequest

Ordering/Asset Creation

Order Confirmation/

Tracking

Order Delivery,Receipt

Invoice Check,Payment

Claim Management

Tactical Process Demand Specification Sourcing/RfX NegotiationContract

ManagementSupplier

Management

myFutura (GAEB)*

Source-to-Contract Platform

ERP (incl. interfaces to MDG, BW etc.)

Purchase-to-Pay Supplier Network (incl. Catalogue Platform)

Temp Labour Vendor Management Platform

* Teilweise für Bauleistungen, bis Funktionen in Suite enthalten

Ariba

Ariba


SAP S/4 HANA

Service Entry


20

Die Ariba Projektorganisation wurde prozessorientiert ergänzt um Integration und Enablement aufgesetzt

SponsorSTEERING / SPONSOR

Steering Co

PROJECT LEAD PROJECT MANAGEMENTMANAGING

Work Stream 1Operational Procurement

Work Stream 2Strategic Procurement

Contract Management

Work Stream 3Integration

Guided Buying

Work Stream 4Internal External

Enablement

Training and Communication

Commerce Automation

eSourcingSupplier and

Risk ManagementE2E

Integration

PMO (extern)



21

Die Ariba Projektplanung beinhaltet mehrere Phasenzur iterativen Implementierung und Integration…

Project Ariba 2019-2021

Design & Realise

Wave 0Jun. 2018 – Dec. 2018

FitGAP Ariba

Explore

Phase 2Jul. 2019 – Dec. 2019

Basic Configuration

Deploy

1 2 3

Sprints

1 2 3UAT

Sprints

1 2 3HIP*

Sprints

Jan. 2020 – Mar. 2020

Integration Test

UAT

Enablement

Hypercare

Implementation Implementation

Phase 1Jan. 2019 – Jun. 2019

Run Hypercare

Implementation

Go-Live 1 01.07.2019

Go-Live 2 01.01.2020

Kick-off 05.02.2019

• Basic Configuration

• Central HUB Implementation

• eSourcing

• Contract Collaboration

• SLP Onboarding

• Integration R/3, S/4 HANA

• Guided Buying

• Commerce Automation

• Supplier Risk

Etc.

Design & Realise Deploy



22

Digitize procedures

Guided Buying

in work

SLPContractsSourcingNetwork

Freitextbestellungen

Katalog-Bestellungen Bestellübermittlung

Bestelländerungen Contract Workflow (Collaborate)

Contract Lifecycle (Monitore) Supplier Qualification

Supplier Onboarding

Scorecards

Integration PR – RfQ – PO / RV

Reverse Auktionen

Freitextanfragen

Anfragen Material

MPA Auktionen

Supplier Performance

Ticker Auktionen

Catalogue buying Commerce Automation Contract ManagementeSourcing (eRfQ, eAuction) Supplier Performance & Risk

Die Abbildung von existierenden Teilprozessen hatbei Implementierung und Roll-out oberste Priorität!

Spot Buy (Anfragen) Auftragsbestätigungen

MDG Integration


Risk Management

Rechnungsübermittlung


Contract Templates (Create)

eSign Integration

DMS Integration

Integration SAP (monitoring)

Anfragen Dienstleistungen

open

completed

...Erfolgsfaktoren und Herausforderungen

“Ausreichende Ressourcen für Supplier Enablement und Training einplanen, klare

Zielvorgaben kommunizieren"“Identifizierung und Priorisierung von Prozessen (z.B. Phase-out as-is), Roll-out iterativ planen“

“Cloud vs.OnPremise oder Standard vs. Wunschkonzert, frühzeitiges Change Management bei Product Ownern“

„Kommunikation, u.a. Einbindung von Multiplikatoren, die die Einführung neuer

Technologien vorantreiben“



“Integration SAP S/4 Central Procurementund SAP Ariba (inkl. CIG) für komplexe

Dienstleistungen kein Standard"

“Integration von Stammdaten (CSV) und Berechtigungsmanagement (z.B. IDM)

Anbindung nicht unterschätzen"

“Realisierung von ‚Quick-wins‘ durch gezielte Verfolgung von Standards"

Optimierung der Geschäftsprozesse mit SAP Process Mining by Celonis

Mit Celonis Process Mining können wir konzernweit Analysen von > 4 Mrd. Informationen durchführen….

SAP Process Mining by Celonis

E2E Prozesse sichtbar machen

Abweichungen und Schwachstellen erkennen


2 Mio. Bestellpositionen

4 Mrd. Informationen

>350 Viewer

Automatisierungsquote

ManuelleÄnderungen

Nutzung Belegarten

Nutzung Rahmenverträge / FO

Type, Customer, Country

Durchlaufzeiten (Freigabe)

Status Anforderung-en (BANF)

Bestellübermittlung (Type, Channel)

Auftragsbestätigungen

Status Bestellungen

WE/LERF(Type, Channel)

>15KeyUser

eInvoicing(Type, Channel)

Workflow types and cycle time

innogy nutzt Process Mining by Celonis auf Basis von SAP BW/4 Hana, um Transparenz über den gesamten Purchase-to-Pay Prozess zu erhalten

26

SAP Process Mining by Celonis


SAP BW/4 HANAKonsolidierung der ERP Daten

RPA Prozesse

Existing

In plan

Daily Update

Exemplary analysis Celonis Process Cockpit

Stayinnogized

Documents

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