SARPRAS 2021...2021/07/11 · Nama SOP : Peminjaman Bus Kampus No SOP : 7.2.5.3.1/IT2.II.3/2020 Penyusun : Subbag Layanan Logistik dan Transportasi Tgl, Review : No Uraian Prosedur

2021 SARPRAS

INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER SURABAYA

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BIRO SARANA DAN PRASARANA

Standard Operating Procedures – Subbag Layanan Logistik & Transportasi,Bag Log & Keamanan, Biro SARPRAS

1

STANDARD OPERATING PROCEDURE LAYANAN PEMINJAMAN BUS

NOMOR: 7.2.5.3.1/IT2.II.3/2020

Dibuat oleh :

Pelaksana

Mukhammad Amiruddin, S.Si NIP/NIPH : 1984201821332

Diperiksa oleh: Kasubbag Layanan Logistik

& Transportasi

Muhammad Aqidah, S.T. NIP. 197412082008101001

Disetujui oleh: Kepala Bagian Logistik dan

Keamanan

Suhud, S.E. NIP. 196508281993031001

Diketahui oleh: Kepala Biro Sarana dan

Prasarana

Drs. Hadi Siswanto NIP. 19641014199302001

Nomor Salinan : _________________________________________________ Distribusi Kepada : _________________________________________________

Tgl. Distribusi : _________________________________________________ Status Distribusi : dikendalikan tidak dikendalikan Catatan :

1. Beri tanda √ untuk pilihan yang sesuai. 2. Standard Operating Procedure ini diterbitkan untuk dipergunakan di kalangan

internal dibawah kewenangan Kepala Biro Sarana dan Prasarana ITS.


2

1. Tujuan Untuk memberikan informasi kepada unit-unit atau pihak luar yang memerlukan peminjaman Bus serta meningkatkan layanan peminjaman yang efektif dan prima.

2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku mulai pelanggan mengirimkan surat peminjaman Bus, kemudian dilanjutkan dengan negoisasi dan sampai terbitnya surat perintah jalan bagi sopir bus.

3. Definisi • Surat Permohonan Peminjaman adalah surat yang dibuat oleh pelanggan ditujukan

kepada Kepala Biro Sarana dan Prasarana yang menerangkan untuk peminjaman Bus yang menjelaskan tujuan dan tanggal peminjaman.

• Surat Perintah Jalan Sopir adalah surat yang ditanda tangani oleh Kepala Biro Sarana dan Prasarana yang menerangkan ijin penggunaan Bus dan kewajiban pemohon / peminjam.

4. Dokumen Terkait -

5. Rincian Prosedur

No Penanggung Jawab Aktivitas

1 Pemohon (Mahasiswa, Tendik, Dosen) atau Pihak mitra dari luar

• Mengajukan Surat Permohonan Peminjaman sesuai Tata Naskah ITS

2 Staf Layanan Surat • Mencatat pada Agenda Surat Masuk • Melampiri lembar desposisi • Meneruskan ke Kepala Biro Sarana dan Prasarana

3 Kepala Biro SARPRAS • Menelaah dan meneruskan ke Kabag Logistik dan Keamanan

4 Kepala Bagian Logistik dan Keamanan

• Menelaah dan mengkaji kegiatan. • Merekomendasi beaya perawatan dan BBM kepada

Kasubbag. 5 Kepala Subbagian

Layanan Logistik dan Transportasi

• Mengkomunikasikan dengan pemohon terkait beaya, teknis pembayaran, dan pemberangkatan

• Menugaskan sopir. • Memerintahkan staf terkait penerbitan Surat Perintah

Jalan. • Memastikan pembayaran transaksi yg disepakati dan

membayar melalui Virtual Account (VA)

6 Staf • Membuat surat jalan/Surat Penugasan • Menghubungi sopir

7 Kepala Subbagian Layanan Logistik dan Transportasi

• Memeriksa draft surat jalan/Surat Penugasan dan paraf


• Memaraf surat jalan/Surat Penugasan

9 Kepala Biro SARPRAS • Menanda tangani


3

• Menyerahkan kembali ke staf untuk diproses lebih lanjut

10 Staf • Menggandakan Surat Jalan/surat penugasan • Menyampaikan arsip ke petugas pelaksana administrasi

persuratan • Menyampaikan Surat kepada sopir

11 Sopir • Menerima Surat Perintah Jalan/Surat Penugasan 12 Pelanggan • Tunggu Palayanan Bus

6. Record/Catatan Mutu • Surat Permohonan Peminjaman • Surat Perintah Jalan Sopir/Surat Penugasan Sopir

7. Indikator Keberhasilan Surat Perintah Jalan Sopir dan Negoisasi dengan pelanggan dapat diselesaikan dalam waktu maksimal 1 hari

8. Flow Chart/Instruksi Kerja BIRO SARANA DAN PRASARANA

BAGIAN LOGISTIK DAN KEAMANAN SUBBAGIAN LAYANAN LOGISTIK DAN TRANSPORTASI

Nama SOP : Peminjaman Bus Kampus No SOP : 7.2.5.3.1/IT2.II.3/2020 Penyusun : Subbag Layanan Logistik dan Transportasi Tgl, Review : No

Uraian Prosedur

Pelaksana Mutu Baku Unit Mitra Ka Biro Kabag Kasubbag Staf Syarat Waktu

1 Unit kerja membuat surat permohonan sesuai Tata Naskah ITS

Surat

2 Menelaah dan merekomedasikan

Lbr Disposisi 4 Jam

3 Menelaah terkait kegiatan, unit terkait dan merekomendasikan untuk cek jadwal Bus, tentukan biaya perawatan, BBM dan Sopir

Lbr Disposisi 4 Jam

4 Mendelegasikan biaya yang ditetapkan pimpinan dan menjadi kesepakatan serta ploting sopir

Lbr Disposisi 1 Jam

5 Membuat surat perintah jalan sopir dan hubungi mitra terkait kesepakatan yang ditetapkan, dan menghubungi sopir

Draft Surat 1 Jam

6 Periksa Surat (Paraf)

Paraf 1 Jam

7 Paraf Surat

Paraf 1 Jam

8 Tanda Tangan Surat

Tanda Tangan 1 Jam

9 Menyampaikan surat Perintah Sopir dan menginformasikan terkait jadwal kegiatan

Tanda terima surat dari unit mitra

1 Hari

10 Selesai, Pelaksanaan

Disetujui oleh :

Disahkan oleh :

Kabag Logistik dan Keamanan Suhud, S.E. NIP. 196508281993031001

Kepala Biro Sarana dan Prasarana Drs. Hadi Siswanto NIP. 196410141992031001


4

STANDARD OPERATING PROCEDURE LAYANAN PEMINJAMAN MOBIL DINAS

NOMOR: 7.2.4.3.2/IT2.II.3/2020

Dibuat oleh :

Pelaksana Mukhammad Amiruddin, S.Si

NIP/NIPH : 1984201821332


& Transportasi

Muhammad Aqidah, S.T.

NIP. 197412082008101001


Keamanan

Suhud, S.E. NIP. 196508281993031001


Prasarana


Nomor Salinan : _________________________________________________

Distribusi Kepada : _________________________________________________ Tgl. Distribusi : _________________________________________________ Status Distribusi : dikendalikan tidak dikendalikan Catatan :




5

1. Tujuan Memberikan penjelasan proses peminjaman mobil dinas untuk kegiatan protokoler para pejabat dan membuat layanan yang lebih efektif dan lebih baik.

2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku mulai surat peminjaman masuk sampai dengan mobil bisa digunakan untuk kegiatan.

3. Definisi • Surat Permohonan Peminjaman adalah surat yang dibuat oleh pelanggan ditujukan

kepada Kepala Biro SARPRAS yang menerangkan untuk peminjaman Mobil Dinas yang menjelaskan bentuk kegiatan dan tanggal peminjaman.

• Surat Perintah Jalan adalah surat yang ditanda tangani oleh Kepala Biro Sarana dan Prasarana yang menerangkan ijin penggunaan mobil dinas di R-1

4.Dokumen Terkait

5.Rincian Prosedur

No Penanggung Jawab Aktivitas 1 Pemohon (Unit, Dept,

Lembaga, Direktorat, Lembaga, Fakultas)


2 Staf Layanan Surat • Mencatat pada Agenda Surat Masuk • Melampiri lembar desposisi • Meneruskan ke Kepala Biro SARPRAS

3 Kepala Biro SARPRAS Menelaah dan meneruskan ke Kabag Logistik dan Keamanan 4 Kepala Bagian Logistik

dan Keamanan • Menelaah dan mengkaji kegiatan. • Merekomendasi beaya perawatan dan BBM kepada

Kasubbag. 5 Kepala Subbagian

Layanan Logistik dan Transportasi

• Menugaskan sopir. • Memerintahkan staf terkait penerbitan Surat Perintah

Jalan.

6 Staf • Menggandakan Surat Jalan • Menyampaikan arsip ke petugas pelaksana administrasi

persuratan • Menyampaikan Surat kepada sopir

7 Sopir • Menerima Surat Perintah Jalan 8 Pelanggan • Penggunaan Modin

6. Record/Catatan Mutu • Surat Permohonan Peminjaman • Surat Perintah Jalan Sopir

7. Indikator Keberhasilan Surat Perintah jalan dapat diselesaikan dalam waktu maksimal 1 hari


6



Nama SOP : Peminjaman Mobil Dinas (R-1) No SOP : 7.2.4.3.2/IT2.II.3/2020 Penyusun : Subbag Layanan Logistik dan Transportasi Tgl, Review :

No

Uraian Prosedur



Surat


Lbr Disposisi 4 Jam

3 Menelaah terkait kegiatan, Sopir, jadwal, dan merekomendasikan

Lbr Disposisi 4 Jam

4 Ploting sopir dan perintah cek kondisi mobil dan instruksi buat surat perintah keluar mobil dinas

Lbr Disposisi 1 Jam

5 Membuat surat perintah jalan sopir dan hubungi mitra terkait kesepakatan yang ditetapkan, dan menghubungi sopir

Draft Surat 1 Jam

6 Periksa Surat (Paraf)

Paraf 1 Jam

7 Paraf Surat

Paraf 1 Jam

8 Tanda Tangan Surat perintah keluar mobil dinas

Tanda Tangan 1 Jam

9 Mengambil mobil dan melaksanakan kegiatan Tanda terima surat dari unit mitra

1 Hari


Disetujui oleh :

Disahkan oleh :




7

STANDARD OPERATING PROCEDURE LAYANAN PEMASANGAN PUBLIKASI

NOMOR: 7.2.3.3.3/IT2.II.3/2020

Dibuat oleh :

Pelaksana Mochamad Masyhur Andry Yulianto, A.Md

NIP/NIPH : 1984201821265


& Transportasi


NIP. 197412082008101001


Keamanan

Suhud, S.E. NIP. 196508281993031001


Prasarana


Nomor Salinan : _________________________________________________





8

1. Tujuan Memberikan penjelasan proses perijinan pemasangan publikasi di lingkungan kampus ITS dan pemasangan publikasi di kampus menjadi lebih tertib dan lebih baik.

2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku mulai surat permohonan ijin pemasangan publikasi masuk sampai dengan pemberian legalitas dan masa pemasangan pada bahan publikasi.

3. Definisi • Surat Permohonan adalah surat yang dibuat oleh pelanggan ditujukan kepada

Kepala Biro SARPRAS yang menerangkan untuk ijin pemasangan bahan publikasi di lingkungan kampus ITS.

• Bahan Publikasi adalah bentuk publikasi berupa banner, spanduk, umbul-umbul, bendera dan Baleho

• Legalitas Publikasi adalah pemberian stempel dan tanggal masa pemasangan di bahan publikasi.

4. Dokumen Terkait • Edaran dari Sekretaris Institut, Nomor surat : T/61698/IT2.V/TU.00.08/2019, tanggal :

05 Agustus 2019, tentang Ukuran Standar Pemasangan Spanduk.

5. Rincian Prosedur

No. Penanggung Jawab Aktivitas

1. Pemohon (Unit, Dept, Lembaga, Direktorat, Lembaga, Fakultas)

• Mengajukan Surat Permohonan sesuai Tata Naskah ITS


3 Kepala Biro SARPRAS • Menelaah dan meneruskan ke Kepala Bagian Logistik dan Keamanan


• Menelaah dan mengkaji kegiatan. • Merekomendasi tempat dan masa publikasi.


• Merekomendasi dan Memerintahkan staf untuk melegalitas dan menuliskan masa pemasangan.

6 Staf • Memberikan Stempel pada bahan publikasi. • Menuliskan masa pemasangan pada bahan

publikasi sesuai dengan rekomendasi • Menyampaikan dan menginformasikan

peraturan dan larangan pemasangan.

6. Record / Catatan Mutu • Surat Permohonan dari Unit untuk pemasangan publikasi


9

7. Indikator Keberhasilan • Perijinan pemasangan publikasi dapat dilakukan maks. dalam 1 hari kerja • Pemasangan publikasi di kampus dilakukan dengan tertib dan baik.

8. Perubahan Dokumen



Nama SOP : Layanan Pemasangan Publikasi No SOP : 7.2.3.3.3/IT2.II.3/2020 Penyusun : Subbag Layanan Logistik dan Transportasi Tgl, Review : No

Uraian Prosedur



Surat


Surat 4 Jam

3 Menelaah terkait kegiatan, bentuk publikasi, tanggal pemasangan publikasi dfan tempat pemasangan

Surat 4 Jam

4 Mendelegasikan kebijakan dan arahan terkait aturan pemasangan publikasi

Lbr Disposisi 30 Menit

5 Memberikan legalitas (stempel + tanda tangan) dan masa pemasangan publikasi yang akan dipasang

Stempel + Tanda tangan

30 Menit


Disetujui oleh :

Disahkan oleh :




10

STANDARD OPERATING PROCEDURE LAYANAN PEMINJAMAN SEPEDA

KAMPUS KOLEKTIF NOMOR: 7.2.6.3.4/IT2.II.3/2020

Dibuat oleh :


NIP/NIPH : 1984201821265


& Transportasi


NIP. 197412082008101001


Keamanan

Suhud, S.E. NIP. 196508281993031001


Prasarana


Nomor Salinan : _________________________________________________

Distribusi Kepada : _________________________________________________





11

1. Tujuan Untuk memberikan layanan yang mudah dan prima untuk peminjaman sepeda yang dilakukan secara kolektif (kelompok) oleh unit-unit (yang dapat legalitas institut) untuk melaksanakan kegiatannya.

2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku mulai dari surat permohonan ijin peminjaman sepeda dari unit-unit sampai dengan diserah terimakan sepeda kepada unit peminjam untuk pelaksanaan kegiatan.

3. Definisi • Surat Permohonan Peminjaman adalah Surat yang ditandatangani oleh ketua

atau Pimpinan Unit ditujukan kepada Kepala Biro SARPRAS untuk meminjam sepeda kampus secara kolektif.

• Pinjaman sepeda secara kolektif adalah peminjaman sepeda yang dilakukan secara bersamaan dengan jumlah yang lebih dari 5 (lima) oleh suatu unit pada waktu dan kegiatan yang sama.

• Unit, adapun unit yang dimaksud adalah unit atau lembaga atau badan yang dapat legalitas dari institut pendiriannya.

4. Dokumen Terkait • KTM (Kartu Mahasiwa) • KTP (Kartu Tanda Penduduk) • SIM (Surat Ijin Mengemud)

5.Rincian Prosedur

No. Penanggung jawab Aktivitas

1 Pemohon (Unit, Dept, Lembaga, Direktorat, Lembaga, Fakultas)



3 Kepala Biro SARPRAS • Menelaah dan meneruskan ke Kepala Bagian Logistik dan Keamanan


• Menelaah dan mengkaji kegiatan. • Merekomendasi terkait jenis dan jumlah sepeda • Arahan terkait penyediaan dan pengembalian.


• Merekomendasi, Memerintahkan dan mengarahkan staf untuk menyiapkan dan menyerah terimahkan .

6 Staf • Menyiapkan dan mengkondisikan sepeda dengan petugas shelter.

• Koordinasi dengan unit peminjam terkait teknis pengambilan

• Mendampingi petugas shelter untuk menyerahterimakan kepada peminjam.

7 Unit • Menerima sepeda kampus • Kegiatan • Mengembalikan kembali


12

6. Record/Catatan Mutu • Surat Permohonan Peminjaman • Surat Berita Acara Peminjaman • Berita Acara Serah Pengembalian

7. Indikator Keberhasilan • Peminjaman dapat dilakukan dengan tepat waktu minimal (H-1)




Nama SOP : Peminjaman Sepeda Kampus Kolektif No SOP : 7.2.6.3.4/IT2.II.3/2020 Penyusun : Subbag Layanan Logistik dan Transportasi Tgl, Review : No

Uraian Prosedur



Surat

2 Menelaah terkait kegiatan, unit terkait dan merekomendasikan untuk koordinasi dan penyiapan sepeda

Lbr Disposisi 4 Jam

3 Mendelegasikan kepada staf untuk koordinasi terkait serah terima peminjaman

Lbr Disposisi 1 Jam

4 Mengkoordinasi dengan mitra terkait dokumen jaminan (KTM) dan terkait teknis pengambilan dan pengembalian sepeda

Dokumen Jaminan

30 Menit


Disetujui oleh :

Disahkan oleh :




13

STANDARD OPERATING PROCEDURE LAYANAN PEMINJAMAN SEPEDA KAMPUS

PERSONAL (DI SHELTER) NOMOR: 7.2.6.3.4.1.5/IT2.II.3/2020

Dibuat oleh :

Pelaksana Petugas Shelter

NIP/NIPH : -


& Transportasi


NIP. 197412082008101001


Keamanan

Suhud, S.E.

NIP. 196508281993031001


Prasarana


Nomor Salinan : _________________________________________________





14

1. Tujuan Untuk memberikan layanan yang mudah dan prima untuk peminjaman sepeda yang dilakukan secara personal oleh mahasiswa, tendik dan dosen untuk melaksanakan kegiatannya di kampus.

2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku mulai dari peminjam datang ke shellter sampai dengan mendapatkan pinjaman sepeda dan diserahkan diserah kembali kepada petugas shelter.

3. Definisi • Peminjaman Personal adalah peminjaman yang dilakukan secara individu (pribadi)

mahasiswa, dosen dan tendik untuk melaksanakan kegiatannya di kampus. • Shelter adalah tempat peminjaman dan penyimpanan sepeda kampus. • Petugas Shelter, adapun seorang petugas yang memberikan layanan peminjaman

sepeda kampus, memelihara kebersihan dan kenyamanan sepeda dan melaksanakan perawatan dan perbaikan sepeda kampus.

4. Dokumen Terkait • KTM (Kartu Mahasiwa) • KTP (Kartu Tanda Penduduk) • SIM (Surat Ijin Mengemudi)

5.Rincian Prosedur


1 Mhs, Tendik atau Dosen • Datang ke Shelter • Mengisi buku pinjaman • Menunjukkan identitas KTM, KTP atau SIM

2 Petugas Shelter • Memberi arahan isian buku pinjaman • Melihat minim 2 identitas diri • Melihat isian • Menahan salah satu identitas diri • Menyerahkan 1 sepeda kampus.

3 Mhs, Tendik atau dosen • Menerima sepeda kampus dan menggunakan • Selesai • Mengembalikan kembali ke Shelter

4 Petugas shelter • Menerima sepeda • Mengembalikan kembali identitas peminjam

5 Mhs, tendik atau dosen • Menerima kembali identitas diri • Selesai

6. Record/Catatan Mutu • Buku Peminjaman

7. Indikator Keberhasilan • Peminjaman dapat dilakukan dengan cepat maksimal ( 3 menit)


15


-



Nama SOP : Peminjaman Sepeda Kampus Personal (Di Shelter) No SOP : 7.2.6.3.4.1.5/IT2.II.3/2020 Penyusun : Subbag Layanan Logistik dan Transportasi Tgl, Review : No

Uraian Prosedur

Pelaksana Mutu Baku Mhs/Tendik/Dosen Petugas Shelter Syarat Waktu

1 Peninjaman mengisi data pada buku pinjaman, dan menyerahkan dokumen identitas sebagai jaminan

2 Memeriksa dokumen identitas jaminan, isian data peminjam dan menyiapkan sepeda serta mengingatkan

Dokumen Jaminan 10 Menit

3 Membawa sepeda, ….digunakan,….Selesai kemudian menyerahkan kembali

4 Memeriksa sepeda dan memberikan dokumen jaminan peminjam

Dokumen Jaminan 10 Menit

5 Menerima dokumen jaminan …….Selesai.

Disetujui oleh :

Disahkan oleh :




16

STANDARD OPERATING PROCEDURE LAYANAN PERMINTAAN BBM MOBIL DINAS

NOMOR: 7.2.4.3.2.1.6/IT2.II.3/2020

Dibuat oleh :

Pelaksana Mukhammad Amiruddin, S.Si

NIP/NIPH : 1984201821332


& Transportasi


NIP. 197412082008101001


Keamanan

Suhud, S.E. NIP. 196508281993031001


Prasarana



Tgl. Distribusi : _________________________________________________ Status Distribusi : dikendalikan tidak dikendalikan Catatan : 1. Beri tanda √ untuk pilihan yang sesuai. 2. Standard Operating Procedure ini diterbitkan untuk dipergunakan di kalangan internal

dibawah kewenangan Kepala Biro Sarana dan Prasarana ITS.


17

1. Tujuan Untuk memberikan layanan permintaan BBM mobil dinas yang mudah dan akutanbiltas.

2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku mulai koordinator sopir menghadap ke Kabag atau Kasubbag. Sarana untuk meminta usulan BBM, dan selanjutnya menghadap ke Juru-bayar untuk menukarkan kupon usulan BBM dengan dana sesuai usulan, dan selanjutnya untuk dibelikan BBM di POM Bensin yg telah ditentukan.

3. Definisi • Kupon Usulan adalah lembar usulan BBM yang dikeluarkan oleh Kabag/Kasubbag

untuk diuangkan di Juru bayar.

4. Dokumen Terkait

5.Rincian Prosedur


1 Koordinator Sopir • Mengusulkan besar BBM untuk Modin dengan menulis pada Kupon Usulan.

2 Kabag/Kasubbag • Mengkonfirmasi dan melegalitas kupon • Memberikan kupon yg telah dilegalitas

3 Koordinator Sopir • Menerima kupon untuk dirupiahkan ke Juru bayar 4 Juru bayar • Membayar atau memberikan dana sebesar pada

usulan kupon BBM yg telah dilegalitas. 5 Koordinator Sopir • Menerima dana / uang sesuai dengan usulan.

• Menyerahkan dana/uang kepada para sopir untuk dibelikan BBM di POM Bensin yang telah disepakati.

6 Sopir • Menerima uang dari koordinator Sopir • Membelikan BBM. • Menerima Print out BBM • Menyerahkan Print out ke Koordinator Sopir

7 Koordinator Sopir • Menerima Print out BBM dari sopir dan untuk diserahkan ke Juru Bayar

8 Juru bayar • Menerima Print out dari Koord. Sopir untuk digunkan kelengkapan SPJ

9 BPP • Menerima Print out untuk SPJ

6. Record/Catatan Mutu • Kupon Usulan BBM • Print-out pemelian BBM

7. Indikator Keberhasilan • Waktu Proses pelayanan permintaan BBM dilakukan maksimal ( 10 menit)


18




Nama SOP : Penggunaan Dana untuk BBM No SOP : 7.2.4.3.2.1.6/IT2.II.3/2020 Penyusun : Subbag Layanan Logistik dan Transportasi Tgl, Review : No

Uraian Prosedur

Pelaksana Mutu Baku Sopir Koordinator

Sopir Juru

Bayar Sarpras

BPP Kasubbag Syarat Waktu

1 Minta BBM dengan menulis pada kupon BBM yang telah disepakati dengan POM Bensin

= =

2 Menuliskan jumlah liter BBM yang dibutuhkan, jenis BBM dan nomor kendaraan yang akan diisi di kupon, serta memberikan sobekan kupon bagian 1 kepada Koordinator Sopir

Kupon 10 Menit

3 Menerima sobekan kupon untuk ditukarkan uang

Kupon 15 Menit

4 Menukarkan kupon dengan uang sesuai dengan tertulis pada kupon

Kupon 15 Menit

5 Menerima dana cash untuk pembelian BBM, dan diserahkan kepada Sopir

Uang

1 Hari 6 Menerima Dana cash untuk dibelikan BBM di POM yang

ditentukan dan menyerahkan kembali print out pembelian BBM

BBM

7 Menerima print out pembelian untuk SPJ

BBM

8 Menerima dokumen SPJ BBM, dan untuk ditindaklanjuti pertanggung jawaban

= =

Disetujui oleh :

Disahkan oleh :




19

STANDARD OPERATING PROCEDURE LAYANAN PENDISTRIBUSIAN LOGISTIK

NOMOR: 6.3.12.3.7/IT2.II.3/2020

Dibuat oleh :

Pelaksana Nur Huda (NIP/NIPH : 1974201821196)

Yakun (NIP/NIPH : 196308081995121000) Solekan (NIP/NIPH : 196801012014091000)


& Transportasi


NIP. 197412082008101001


Keamanan

Suhud, S.E. NIP. 196508281993031001


Prasarana






20

1. Tujuan Untuk memberikan layanan pendistribusian Logistik yang cepat dan prima.

2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku mulai Unit/Departemen/Fakultas mengajukan pemesanan barang melalui Dir.Perencanaan dan Pengembangan. Barang yang sudah di pesan oleh Dir.Perencanaan dan Pengembangan di serahkan dan dikirim ke Gudang Biro SARPRAS dan di distribusikan ke Unit/Departemen/Fakultas.

3. Definisi • Sales Order (SO) adalah Pemesanan barang melalui SIM E-Katalog.

4. Dokumen Terkait

5.Rincian Prosedur


1 Unit/Dept/Fak • Pemesanan Barang/Sales Order (SO) melalui http://ekatalog.its.ac.id (Dir Perencanaan & Pengembangan)

2 Direktorat Perencanaan dan Pengembangan

• Memproses Pengadaan (SO) yang diajukan Unit/Dept/Fak

3 Administrasi Gudang • Barang pengadaan masuk Gudang • Pencatatan/merekap Barang Masuk dan Keluar • Menyiapkan tanda terima barang untuk

diserahkan kepada Petugas Distribusi 4 Petugas Distribusi • Koordinasi dengan Sopir

• Menyiapkan barang yang akan di distribusikan • Membawa Tanda terima barang yang akan

disistribusikan • Mengangkut barang dari Gudang ke Mobil

5 Sopir • Menyiapkan Mobil untuk pendistribusian • Membantu mengangkut barang dari Gudang ke

Mobil 6 Unit/Dept/Fak • Penerimaan Barang / Sales Order (SO)

• Approve penerimaan barang melalui SIM E-Aset 7 Administrasi Gudang • Mengentri data barang keluar melalui SIM E-Aset

• Melaporkan entri barang keluar melalui SIM E-Aset ke Petugas Aset Biro Keuangan

8 Petugas Aset Biro Keuangan • Menerima laporan barang keluar melalui SIM E-Aset dari Administrasi Gudang Biro SARPRAS

6. Record/Catatan Mutu • Rekap Data Barang Masuk dan Keluar • Tanda Terima pendistribusian barang

http://ekatalog.its.ac.id/


21

7. Indikator Keberhasilan • Waktu Proses pelayanan pendistribusian barang dilakukan maksimal (2 Jam)




Nama SOP : Layanan Pendistribusian Barang Logistik No SOP : 6.3.12.3.7/IT2.II.3/2020 Penyusun : Subbag Layanan Logistik dan Transportasi Tgl, Review : No

Uraian Prosedur

Pelaksana Mutu Baku Unit/ Dept/Fak

Dir. Perencanaan & Pengembangan

Admnisitrasi Gudang

Petugas Distribusi

Sopir Petugas Aset Biro Keuangan

Syarat Waktu

1 Pemesanan Barang/Sales Order (SO) melalui http://ekatalog.its.ac.id (Dir.Perencanaan & Pengembangan)

Dokumen Sales Order (SO)

2 Memproses Pengadaan (SO) yang diajukan Unit/Dept/Fak


3 • Barang pengadaan masuk Gudang

• Pencatatan/merekap Barang Masuk dan Keluar

• Menyiapkan tanda terima barang untuk diserahkan kepada Petugas Distribusi


1 Jam

4 • Koordinasi dengan Sopir • Menyiapkan barang yang akan

di distribusikan • Membawa Tanda terima barang

yang akan disistribusikan • Mengangkut barang dari

Gudang ke Mobil

Dokumen Tanda Terima Barang

15 Menit

5 • Menyiapkan Mobil untuk pendistribusian

• Membantu mengangkut barang dari Gudang ke Mobil

15 Menit

6 • Penerimaan Barang / Sales Order (SO)

• Approve penerimaan barang melalui SIM E-Aset

Dokumen Tanda Terima Barang

15 Menit

7 • Mengentri data barang keluar melalui SIM E-Aset

• Melaporkan entri barang keluar melalui SIM E-Aset ke Petugas Aset Biro Keuangan


15 Menit

8 Menerima laporan barang keluar melalui SIM E-Aset dari Administrasi Gudang Biro SARPRAS


Disetujui oleh :

Disahkan oleh :



http://ekatalog.its.ac.id/


22

STANDARD OPERATING PROCEDURE LAYANAN

PENGANGKUTAN/PEMINDAHAN/ PENGHAPUSAN ASET BMN

NOMOR: 7.2.4.3.2.2.8/IT2.II.3/2020

Dibuat oleh :


NIP/NIPH : 1984201821265


& Transportasi


NIP. 197412082008101001


Keamanan

Suhud, S.E. NIP. 196508281993031001


Prasarana







23

3. Tujuan Untuk mengendalikan proses pengangkutan/pemindahan/penghapusan aset Barang Milik Negara.

4. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku mulai surat permohonan masuk sampai dengan proses pengangkutan beserta tenaga angkut selesai.

3. Definisi Surat Permohonan Pengangkutan/Pemindahan adalah surat yang dibuat oleh pelanggan/Unit Mitra ditujukan kepada Kepala Biro SARPRAS yang menerangkan untuk Pengangkutan dan Tenaga Angkut yang menjelaskan bentuk kegiatan dan tanggal pengangkutan/pemindahan.

4.Dokumen Terkait • Surat Permohonan Pengangkutan/Pemindahan • Jadwal Pengangkutan/Pemindahan

5.Rincian Prosedur

No Penanggung Jawab Aktivitas 1 Pemohon (Unit, Dept,

Fakultas, Lembaga, Direktorat)

• Mengajukan Surat Permohonan Penghapusan Aset BMN ke Biro Keuangan.

• Menerima persetujuan penghapusan Aset BMN dari Biro Keuangan.

• Mengajukan Surat Permohonan Pengangkutan/Pemindahan ke Biro Sarana dan Prasarana sesuai Tata Naskah ITS


3 Kepala Biro SARPRAS Menelaah dan meneruskan ke Kabag Logistik dan Keamanan 4 Kepala Bagian Logistik

dan Keamanan • Menelaah dan mengkaji kegiatan. • Meneruskan kepada Kasubbag untuk diproses.

5 Kepala Layanan Logistik dan Transportasi

• Menjadwalkan Pengangkutan/Pemindahan • Menugaskan Koordinator • Menugaskan Tim/Tenaga Angkut.

6 Staf Subbag Layanan Logistik dan Transportasi

• Mengkoordinasikan Jadwal Pengangkutan/Pemindahan dengan Pemohon dan Tim Aset Biro Keuangan dan memproses pengangkutan/pemindahan Aset BMN.

7 Petugas Aset Biro Keuangan

• Menerima Barang penghapusan dan memproses melalui E-Aset.

6. Record/Catatan Mutu • Surat Permohonan Pengangkutan/Pemindahan • Jadwal Pengangkutan/Pemindahan.


24

7. Indikator Keberhasilan Proses pengangkutan/pemindahan dalam waktu maksimal 2 hari (mengkondisikan dengan banyak/sedikit Aset BMN yang akan diangkut/dipindah/dihapus).



Nama SOP : Pengangkutan/Pemindahan/Penghapusan Aset BMN No SOP : Penyusun : Subbag Layanan Logistik dan Transportasi Tgl, Review :

No

Uraian Prosedur

Pelaksana Mutu Baku Unit Mitra

Ka Biro Keuangan

Ka Biro Sarpras

Kabag Kasubbag Staf Syarat Waktu

1 Unit kerja membuat surat permohonan Penghapusan sesuai Tata Naskah ITS

Surat

2 Unit kerja membuat surat permohonan Pengangkutan/Pemindahan sesuai Tata Naskah ITS

Surat


Lbr Disposisi

10 Menit

4 Menelaah dan mengkaji kegiatan, meneruskan kepada Kasubbag untuk diproses.

Lbr Disposisi

10 Menit

5 Menjadwalkan pengangkutan/pemindahan dan menugaskan Koordinator serta Tim/Tenaga Angkut.

Lbr Disposisi

10 Menit

6 Mengkoordinasikan Jadwal Pengangkutan/Pemindahan dengan Pemohon dan Tim Aset Biro Keuangan dan memproses pengangkutan/pemindahan Aset BMN

Lbr Jadwal

± 2 Hari

7 Petugas Aset Biro Keuangan Menerima dan memproses melalui E-Aset.

Disetujui oleh :

Disahkan oleh :




25

STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGADAAN BARANG/JASA INTERNAL

BIRO SARANA DAN PRASARANA NOMOR: 7.1.3.3.8/IT2.II.3/2020

Dibuat oleh :

Pejabat Pengadaan Internal NIP/NIPH :


& Transportasi


NIP. 197412082008101001


Keamanan

Suhud, S.E. NIP. 196508281993031001


Prasarana


Nomor Salinan : _________________________________________________

Distribusi Kepada : _________________________________________________




26

3. Tujuan Untuk memberikan layanan pengadaan barang/jasa di internal Biro Sarana dan Prasarana.

4. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku mulai staf Biro Sarana dan Prasarana untuk menyampaikan usulan kepada Kepala Subbagian atau Kepala Bagian, mengusulkan pengadaan Barang/Jasa, untuk keperluan/kebutuhan layanan di internal dan selanjutnya ditindaklanjuti Pejabat Pengadaan internal Biro Sarana dan Prasarana untuk mengusulkan kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).

5. Definisi • Surat Usulan ke PPK adalah surat yang dibuat oleh pejabat pengadaan internal

yang mengusulkan pengadaan barang/jasa. • Surat dari PPK adalah surat pemberitahuan untuk segera dilakukan pengadaan

barang/jasa dengan metode e-purchasing yaitu melalui e-katalog ITS.

6. Dokumen Terkait

• Surat Perjanjian Kontrak sesuai Nilai Transaksi pengadaan Barang/Jasa; • Dokumen pertanggungjawaban keuangan sesuai Edaran Wakil Rektor Bidang

Perencanaan, Keuangan dan Sarana Prasarana.

5.Rincian Prosedur


1 Staf (Unit Internal) • Menyampaikan usulan kepada Kasubbag untuk pengadaan barang/jasa untuk keperluan/mendukung pelayanan baik internal/eksternal

2 Kepala Subbagian • Mengakomodir usulan dari staf dan menindaklanjuti untuk disampaikan ke Kepala Bagian

3 Kepala Bagian • Menerima Usulan dari Kasubbag dan dilanjutkan ke Kepala Biro Sarana dan Prasarana serta untuk mendapatkan persetujuan (Approve) Kepala Biro

4 Kepala Biro Sarana dan Prasarana • Menyetujui/Tidak Menyetujui di sampaikan ke Kepala Bagian

• Mengajukan pengadaan Barang/Jasa ke PPK 5 Pejabat Pembuat Komitmen • Menerima surat dari Kepala Biro Sarana dan

Prasarana • Mengajukan Surat ke Unit Kerja Pengadaan

Barang dan Jasa • Mengirim surat ke Pejabat Pengadaan Internal,

pemberitahuan untuk menindaklanjuti pengajuan pengadaan barang/Jasa melalui E-Purchasing/E-Katalog ITS

6 Pejabat Pengadaan Internal • Menerima surat dari Pejabat Pembuat Komintmen • Mengajukan Pengadaan Barang/Jasa melalui e-


27

purchasing yaitu e-katalog ITS • Menyiapkan adminsitrasi pertanggungjawaban

keuangan pengadaan Barang/Jasa dan dibantu Staf bagian SPJ

7 Staf bagian SPJ • Menyiapkan dokumen pertanggungjawaban keuangan pengadaan barang/Jasa dan memproses administrasi SPJ

• Mengarsipkan dokumen pertanggungjawaban keuangan pengadaan Barang/Jasa

8 Pejabat Pemeriksa/Penerima Pengadaan Barang/Jasa

• Memeriksa dan Menerima Barang/Jasa pengadaan internal

10. Record/Catatan Mutu • Surat Pengajuan pengadaan Barang/Jasa Kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK); • Jadwal pekerjaan pengadaan Barang/Jasa; • Surat dari Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) ke Pejabat Pengadaan Internal.

11. Indikator Keberhasilan • Waktu Proses Pengajuan pengadaan Barang/Jasa ( 6 Hari 4 Jam)

12. Perubahan Dokumen • Tidak ada


28



Nama SOP : Pengadaan Barang/Jasa Internal No SOP : 7.1.3.3.8/IT2.II.3/2020 Penyusun : Subbag Layanan Logistik dan Transportasi Tgl, Review :

No

Uraian Prosedur

Pelaksana Mutu Baku Staf (Unit Internal)

Kepala Subbagian

Kepala Bagian

Kepala Biro Sarana dan Prasarana

Pejabat Pembuat Komitmen

Pejabat Pengadaan

Internal

Staf bagian

SPJ

Pejabat Pemeriksa/Penerima Pengadaan

Barang/Jasa

Syarat Waktu

1 Menyampaikan usulan kepada Kasubbag untuk pengadaan barang/jasa untuk keperluan/mendukung pelayanan baik internal/eksternal

1 Jam

2 Mengakomodir usulan dari staf dan menindaklanjuti untuk disampaikan ke Kepala Bagian

1 Jam

3 Menerima Usulan dari Kasubbag dan dilanjutkan ke Kepala Biro Sarana dan Prasarana serta untuk mendapatkan persetujuan (Approve) Kepala Biro

1 Jam

4 • Menyetujui/Tidak Menyetujui di sampaikan ke Kepala Bagian • Mengajukan pengadaan Barang/Jasa ke PPK

1 Jam

5 • Menerima surat dari Kepala Biro Sarana dan Prasarana • Mengajukan Surat ke Unit Kerja Pengadaan Barang dan Jasa • Mengirim surat ke Pejabat Pengadaan Internal, pemberitahuan untuk menindaklanjuti pengajuan pengadaan barang/Jasa melalui E-Purchasing/ E-Katalog ITS

1 Hari

6 • Menerima surat dari Pejabat Pembuat Komintmen • Mengajukan Pengadaan Barang/Jasa melalui e- purchasing yaitu e-katalog ITS • Menyiapkan adminsitrasi pertanggungjawaban keuangan pengadaan dan dibantu Staf bagian SPJ

2 Hari

7 • Menyiapkan dokumen Pertanggungjawaban keuangan pengadaan barang/Jasa dan memproses administrasi SPJ • Mengarsipkan dokumen pertanggungjawaban keuangan pengadaan Barang/Jasa

2 Hari

8 Memeriksa dan Menerima Barang/Jasa pengadaan internal

1 Hari

Disetujui oleh :

Disahkan oleh :




29

STANDARD OPERATING PROCEDURE LAYANAN PENGEMUDI (DRIVER)

MOBIL DINAS PIMPINAN REKTORAT NOMOR: 7.2.4.3.9/IT2.II.3/2020

Dibuat oleh :

Pelaksana Pengemudi (Driver)

NIP/NIPH :


& Transportasi


NIP. 197412082008101001


Keamanan

Suhud, S.E. NIP. 196508281993031001


Prasarana







30

5. Tujuan Memberikan penjelasan proses pelayanan protokoler para Pimpinan di Rektorat (Rektor, Para Wakil Rektor dan Sekertaris Institut) membuat layanan yang lebih efektif dan lebih baik.

6. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku mulai penjemputan dan mengantarkan pulang ke Rumah masing-masing pimpinan Rektorat.

3. Definisi • Surat Tugas Kegiatan Lembur adalah surat penugasan pengemudi Mobil Dinas

Pimpinan dalam melayani Pimpinan Rektorat di luar jam kerja Normal.

4.Dokumen Terkait

5.Rincian Prosedur

No Penanggung Jawab Aktivitas

1 Pengemudi (Driver) • Melayani Rektor; • Melayani Wakil Rektor I • Melayani Wakil Rektor II • Melayani Wakil Rektor III • Melayani Wakil Rektor IV • Melayani Sekretaris Institut • Disetiap layanan awal-akhir mendokumentasikan

mulai penjemputan sampai mengantarkan pulang ke Rumah.

• Mengisi form kegiatan layanan dan memposting dokumentasi melalui Whats App Group

2 Kasubbag Layanan Logistik dan Transportasi

• Monitoring Kegiatan layanan Mobil Dinas Rektorat • Memproses Surat Tugas kegiatan lembur

pengemudi Mobil Dinas Rektorat • Melaporkan hasil Monitoring dan Evaluasi

Pengemudi Mobil Dinas Rektorat ke Pimpinan 3 Kepala Bagian Logistik

dan Keamanan • Mengkoreksi Surat Tugas kegiatan lembur

pengemudi layanan Mobil Dinas Rektorat • Memparaf Surat Tugas kegiatan lembur pengemudi

Mobil Dinas Rektorat

4 Kepala Biro Sarana dan Prasarana

• Menyetujui dan menandatangani Surat Tugas kegiatan lembur pengemudi Mobil Dinas Rektorat

5 Staf pengentri Lembur • Mengentrikan kegiatan lembur pengemudi Mobil Dinas Rektorat melalui SIM Lembur.


31

6. Record/Catatan Mutu • Surat Tugas Kegiatan Lembur melayani Pimpinan di Rektorat

7. Indikator Keberhasilan Surat Tugas dapat diselesaikan dalam waktu maksimal 1 hari



Nama SOP : Layanan Pengemudi (Driver) Mobil Dinas Pimpinan di Rektorat No SOP : 7.2.4.3.9/IT2.II.3/2020 Penyusun : Subbag Layanan Logistik dan Transportasi Tgl, Review :

No

Uraian Prosedur

Pelaksana Mutu Baku Pengemudi

(Driver)

Kasubbag

Kabag

Ka. Biro Staf

Pengentri Lembur

Syarat

Waktu

1 • Melayani Rektor; • Melayani Wakil Rektor I • Melayani Wakil Rektor II • Melayani Wakil Rektor III • Melayani Wakil Rektor IV • Melayani Sekretaris Institut • Disetiap layanan awal-akhir mendokumentasikan mulai

penjemputan sampai mengantarkan pulang ke Rumah. • Mengisi form kegiatan layanan dan memposting

dokumentasi melalui Whats App Group

10 Menit

2 • Monitoring Kegiatan layanan Mobil Dinas Rektorat • Memproses Surat Tugas kegiatan lembur pengemudi

Mobil Dinas Rektorat • Melaporkan hasil Monitoring dan Evaluasi Pengemudi

Mobil Dinas Rektorat ke Pimpinan

15 Menit

3 • Mengkoreksi Surat Tugas kegiatan lembur pengemudi layanan Mobil Dinas Rektorat

• Memparaf Surat Tugas kegiatan lembur pengemudi Mobil Dinas Rektorat

5 Menit

4 • Menyetujui dan menandatangani Surat Tugas kegiatan lembur pengemudi Mobil Dinas Rektorat

5 Menit

5 • Mengentrikan kegiatan lembur pengemudi Mobil Dinas Rektorat melalui SIM Lembur.

25 Menit

Disetujui oleh :

Disahkan oleh :



Documents

SARPRAS 2021...2021/07/11 · Nama SOP : Peminjaman Bus Kampus No SOP : 7.2.5.3.1/IT2.II.3/2020 Penyusun : Subbag Layanan Logistik dan Transportasi Tgl, Review : No Uraian Prosedur