Upload
lamduong
View
258
Download
4
Embed Size (px)
Citation preview
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM01
PENGESAHANTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman -
PROSEDUR MUTU: KEPANITIAAN SPMB
Proses
Penanggung jawab
Tanggal TandatanganUnit Kerja Nama Jabatan
1. Penyusunan SeleksiPenerimaanMahasiswaBaru (SPMB)
MunawarKholil, SH., M.Hum.
SekretarisEksekutif
01 Juni2012
2. Pemeriksaan KantorJaminanMutu
Prof. Dr. Agr.Sc. Ir. VitaRatri Cahyani, M.P.
Kepala 01 Juni2012
3. Pengesahan SeleksiPenerimaanMahasiswaBaru (SPMB)
Prof. Drs. Sutarno,M.Sc., Ph.D.
Ketua 01 Juni2012
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM01
PROSEDUR MUTU KEPANITIAAN SPMBTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 1/4
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam pembentukan dan penetapanKepanitiaan SPMB
Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi Pengajuan usulan panitia, Penetapan KepanitiaanKelengkapan SPMB
Refferensi Klausal ISO 9001:7.1.; 6.1.
Definisi/PenjelasanUmum
1. Kepanitiaan SPMB adalah personel yang bekerja dalam proses pelaksanaanSPMB UNS.
2. Kepanitiaan Kelengkapan SPMB dibentuk setelah adanya SK Panitia IntiSPMB, dengan berkoordinasi dengan Pimpinan Universitas/ Fakultas/Unit/Bagian
Rekaman Mutu 1. Formasi Kepanitiaan SPMB
2. Surat Permohonan Personel Panitia
3. Usulan Personel Panitia dari tiap Fakultas/Unit/Bagian
4. Standar Kompetensi Pejabat SPMB
5. Draft Kepanitiaan SPMB
6. Disposisi Draft Surat Keputusan (SK) Kepanitiaan
7. Surat Keputusan (SK) Kepanitiaan
Sasaran Kinerja Kepanitiaan yang professional dan kompeten
Uraian:
No. Aktivitas PelaksanaPenanggung
JawabRekaman
1 Membuat usulan formasikepanitiaan berdasarkankebutuhan meliputi jumlah danpersyaratan kompetensi
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Formasi KepanitiaanSPMB
2 Membuat Surat PermohonanPersonel beserta formatkepanitiaan dikirim ke tiapFakultas/Unit/Bagian
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Surat PermohonanPersonel Panitia
3 Menerima Pengajuan nama-nama personel yang akanmenjadi panitia SPMB keSekretariat SPMB
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Usulan Personel Panitiadari tiapFakultas/Unit/Bagian
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM01
PROSEDUR MUTU KEPANITIAAN SPMBTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 2/4
4 Melakukan evaluasikompetensi personel yangdiusulkan olehFakultas/Jurusan
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Standar KompetensiPejabat SPMB
5 Menyusun kepanitiaan SPMBberdasarkan usulan dariDekan/Kabag,
Jika ada personel yang tidakdisetujui maka suratpermohonan dikirim kembalike tiap Fakultas/Unit/Bagianuntuk direvisi
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Draft KepanitiaanSPMB
6 Mengirimkan usulankepanitiaan ke Ketua SPMBuntuk dimintakan persetujuan
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB
7 Jika disetujui,
Usulan kepanitiaan akandikirim ke Tata Usaha (TUHTL) untuk diverifikasi legaldrafting
Jika ada revisi,
Usulan akan dikembalikan keSekretariat SPMB untukdirevisi dan kemudiandiajukan kembali ke KetuaSPMB
Ketua SPMB Rektor
8 Usulan kepanitiaan yang telahdiverifikasi selanjutnyadidisposisi ke Rektor untukditandatangani
TU HTL Ka Biro AUK Disposisi Draft SuratKeputusan (SK)Kepanitiaan
9 Menandatangani SKKepanitiaan dan selanjutnyamendisposisikan ke KetuaSPMB melalui TU HTL
Rektor Rektor Surat Keputusan (SK)Kepanitiaan
10 Memberikan nomor dan capSK Kepanitiaan
TU HTL Rektor Surat Keputusan (SK)Kepanitiaan
11 Mendisposisikan ke SekretarisEksekutif SPMB
Ketua SPMB Rektor Surat Keputusan (SK)Kepanitiaan
12 Mengirimkan SK Rektorkepada personel terkaitmelalui DekanFakultas/PPs/Unit
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Surat Keputusan (SK)Kepanitiaan
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM01
PROSEDUR MUTU KEPANITIAAN SPMBTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 3/4
Flowchart:
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM01
PROSEDUR MUTU KEPANITIAAN SPMBTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 4/4
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM02
PROSEDUR MUTU PENGUMUMAN HASIL SELEKSITanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 1/3
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam mengumumkan peserta yanglolos seleksi SPMB
Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi merancang Pengumuman Rektor, Memintakanpersetujuan, Mengumumkan melalui media pengumuman, dan mendistribusikanke yang berkepentingan
Refferensi Klausal ISO 9001:4.2.
Definisi/PenjelasanUmum
1. Pengumuman Hasil seleksi adalah Pengumuman Hasil Seleksi PenerimaanMahasiswa Baru untuk masing-masing jalur seleksi
2. Pengumuman melalui Website http://www.spmb.uns.ac.id
Rekaman Mutu 1. Disposisi dan Konsep Pengumuman Rektor
2. Pengumuman Rektor
Sasaran Kinerja Pengumuman bisa diakses oleh pendaftar SPMB
Uraian:
No. Aktivitas PelaksanaPenanggungJawab
Rekaman
1 Menerima draft PengumumanRektor yang dibuat oleh Deputi
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Disposisi danKonsepPengumumanRektor
2 Melakukan evaluasi draftPengumuman Rektor yang dibuatoleh Deputi
Jika setuju,
Meneruskan ke Biro AUK dan BiroAA
Jika tidak setuju,
Mengembalikan draft PengumumanRektor kepada Deputi
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Disposisi danKonsepPengumumanRektor
3 Melakukan verifikasi materirancangan Pengumuman Rektor
Biro AUK danBiro AA
SekretarisEksekutif
Disposisi danKonsepPengumumanRektor
4 Menerima hasil verifikasi draftPengumuman Rektor untukdilakukan perbaikan apabiladiperlukan
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Disposisi danKonsepPengumumanRektor
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM02
PROSEDUR MUTU PENGUMUMAN HASIL SELEKSITanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 2/3
5 Mengirimkan rancanganPengumuman Rektor ke KetuaSPMB/PR 1 untuk dimintakanpersetujuan
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Disposisi danKonsepPengumumanRektor
6 Rancangan Pengumuman Rektoryang telah diverifikasi selanjutnyadidisposisi ke Rektor untukditandatangani
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Disposisi danKonsepPengumumanRektor
7 Rektor menandatanganiPengumuman kemudianmendisposisikan ke KetuaSPMB/PR1
Rektor Disposisi danKonsepPengumumanRektor
8 Mendisposisikan ke SE SPMB Ketua SPMB Rektor PengumumanRektor
9 Memintakan nomor dan cap ke TUHTL
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB PengumumanRektor
10 Mengunggah data peserta diterimajalur SPMB Swadana ke dalamWebsite
Seksi TIK danPengolah data
Deputi PengumumanRektor
11 Mengirimkan data peserta diterimajalur SPMB Swadana ke BiroAkademik dan Biro Keuangan untukpemantauan proses registrasi danmenyimpan arsip
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB PengumumanRektor
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM02
PROSEDUR MUTU PENGUMUMAN HASIL SELEKSITanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 3/3
Flowchart
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM03
PROSEDUR MUTU PENANGANAN SURAT MASUKTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 1/2
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Penanganan dan PengelolaanSurat Masuk
Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi Identifikasi Surat Masuk dalam agenda
Refferensi Klausal ISO 9001:4.2.
Definisi/PenjelasanUmum
1. Surat yang dimaksud adalah surat yang ditujukan ke salah satu atausebagian Panitia SPMB yang berkaitan dengan pelaksanaan SPMB
2. Staf SPMB adalah petugas yang membantu kerja dan dibawah kendaliSekretaris Eksekutif
Rekaman Mutu 1. Data Surat
2. Agenda Surat Masuk
Sasaran Kinerja Surat Masuk teridentifikasi dalam agenda surat masuk
Uraian:
No. Aktivitas PelaksanaPenanggung
JawabRekaman
1 Menerima surat dari pihak luarmelalui baik dikirim langsung,lewat kurir, pos, email ataufaximile
Staf SPMB(Administrasi)
SekretarisEksekutif
Data surat
2 Mencatat dalam agenda suratmasuk
Staf SPMB(Administrasi)
SekretarisEksekutif
1. Data surat
2. Agenda Surat Masuk
3 Melakukan cek atas informasipengiriman dan melakukanverifikasi tujuan dan jenisdokumen
Staf SPMB(Administrasi)
SekretarisEksekutif
Data surat
4 Mendisposisikan surat masukkepada pihak tertuju
Staf SPMB(Administrasi)
SekretarisEksekutif
Data surat
5 Mengarsipkan surat masukberdasarkan jenis dokumen, tipedokumen, dan menyimpannyasesuai masa retensi.
(Bentuk data bisa berupasoftcopy ataupun hardcopy)
Staf SPMB(Administrasi)
SekretarisEksekutif
Data surat
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM03
PROSEDUR MUTU PENANGANAN SURAT MASUKTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 2/2
Flowchart
�������������������
���������������������
�� ��������� �
���
���������
��������������� �������� ������������ ���!�� �� ��"� �������������������
�
�
�������� ���
�������� �
#����� ���$�����
�" ���� �����
�" ���� �����
���%������%��
������������
������
&���� ����'���������
(�$�������)�" ����
���*���������
�����������
����
�
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM04
PROSEDUR MUTU PENANGANAN SURAT KELUARTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 1/2
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Penanganan dan PengelolaanSurat yang Dikeluarkan oleh SPMB
Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi Penanganan dan Pengelolaan Surat yangDikeluarkan oleh SPMB
Refferensi Klausal ISO 9001:4.2.
Definisi/PenjelasanUmum
Surat Keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh Panitia SPMB
Rekaman Mutu 1. Agenda surat keluar
2. Konsep surat, Disposisi, dan Surat Keluar
Sasaran Kinerja Surat keluar tercatat dalam agenda surat keluar
Uraian:
No. Aktivitas PelaksanaPenanggung
JawabRekaman
1 Menerima Konsep Surat dari Deputi SekretarisEksekutif
Ketua SPMB 1. Disposisi
2. Konsep SuratKeluar
2 Melakukan verifikasi Konsep suratkeluar
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Konsep SuratKeluar
3 Jika konsep surat disetujui,
maka konsep surat didisposisi keKetua SPMB untuk ditandatangani.
Jika ada revisi,
konsep dikembalikan ke Deputiuntuk direvisi
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Konsep SuratKeluar
4 Melakukan verifikasi surat keluar Ketua SPMB Ketua SPMB Konsep SuratKeluar
5 Jika disetujui,
Konsep Surat akan ditandatangani
Jika ada revisi,
Konsep surat akan dikembalikan keSekretariat SPMB untuk direvisidan kemudian diajukan kembali keKetua SPMB/PR 1
Ketua SPMB Ketua SPMB Konsep SuratKeluar
6 Memintakan nomor dan cap ke TUHTL
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Surat Keluar
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM04
PROSEDUR MUTU PENANGANAN SURAT KELUARTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 2/2
7 Surat Keluar dikirimkan kepadapihak terkait dan menyimpannyasebagai arsip
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB 1. Surat Keluar
2. Agenda suratkeluar
Flowchart
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM05
PROSEDUR MUTU PENANGANAN PELANGGANTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 1/3
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Pelayanan kebutuhan informasiSPMB dan Penanganan keluhan pelanggan
Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi pelayanan kebutuhan informasi, keluhan danpenyelesaiannya
Refferensi Klausal ISO 9001:7.2.3
Definisi/PenjelasanUmum
1. Pelanggan yang dimaksud adalah Siswa, orang tua dan masyarakat yangmembutuhkan informasi SPMB dan yang menjadi peserta SPMB
2. Staf SPMB adalah petugas yang membantu kerja dan dibawah kendaliSekretaris Eksekutif
Rekaman Mutu Keluhan Pelanggan dan Register Keluhan Pelanggan
Sasaran Kinerja Kepuasan Pelanggan
Uraian:
No. Aktivitas PelaksanaPenanggungJawab
Rekaman
1 Menerima informasi kebutuhan pelangganatau keluhan melalui telepon, kotak saran,email atau secara langsung
Staf SPMB(LayananPelanggan)
SekretarisEksekutif
KeluhanPelanggan
2 Mengidentifikasi kebutuhan atau keluhanpelanggan
Staf SPMB(LayananPelanggan)
SekretarisEksekutif
3 Mencatat keluhan dalam register, apabilapelanggan menyampaikan keluhan danmemberitahu pelanggan penyelesaian/solusi atas keluhan tersebut
Staf SPMB(LayananPelanggan)
SekretarisEksekutif
Register KeluhanPelanggan
4 Apabila pelanggan hanya membutuhkaninformasi pendaftaran SPMB UNS makaakan diberikan informasinya dengandijawab secara langsung atau diberikanleaflet ataupun link website SPMB UNS
Staf SPMB(LayananPelanggan)
SekretarisEksekutif
5 Menyampaikan kepada pihak terkaitapabila kebutuhan informasi atau keluhantidak bisa diselesaikan oleh petugassecara langsung
Staf SPMB(LayananPelanggan)
SekretarisEksekutif
6 Apabila pihak yang terkait/kompeten tidakada ditempat maka pertanyaan akandicatat untuk ditanyakan kepada bagianyang berkompeten dengan memintapelanggan untuk menelepon kembali
Staf SPMB(LayananPelanggan)
SekretarisEksekutif
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM05
PROSEDUR MUTU PENANGANAN PELANGGANTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 2/3
diwaktu yang akan datang atau petugasmencatat nomor telepon/email pelanggan
7 Melakukan monitoring dan evaluasi statuskeluhan pelanggan setiap bulannya
Staf SPMB(LayananPelanggan)
SekretarisEksekutif
Register KeluhanPelanggan
8 Mengkoordinasikan kepada pihak terkaitapabila terdapat kebutuhan atau keluhanpelanggan yang belum diselesaikan
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM05
PROSEDUR MUTU PENANGANAN PELANGGANTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 3/3
Flowchart
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM06
PROSEDUR MUTU PENANGANAN PERMINTAAN DOKUMENTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 1/3
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan penanganan permintaan dokumen
Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi penanganan permintaan dokumen dan data SPMB
Refferensi Klausal ISO 9001: 4.2.3.
Definisi/PenjelasanUmum
Dokumen yang dimaksud adalah yang bersifat rahasia dan biasa
Rekaman Mutu 1. Surat permohonan Kebutuhan Dokumen/Data
2. Register Dokumen/Data
Sasaran Kinerja Kepuasan Pelanggan terhadap kebutuhan data
Uraian:
No. Aktivitas PelaksanaPenanggung
JawabRekaman
1 Menyampaikan kebutuhandokumen/data dengan menuliskanpada buku register
Pemohon SeketarisEksekutif
Surat permohonanKebutuhanDokumen/Data
2 Melakukan verifikasi kebutuhandokumen/data sesuai dengankategori kerahasiaan dankewenangan akses dokumen/data
Staf SPMB(Administrasi)
SeketarisEksekutif
1. Registerdokumen/data
2. SuratpermohonanKebutuhanDokumen/Data
3 Jika dokumen yang diminta bersifatbiasa,
maka dokumen dapat langsungdiberikan
Jika dokumen yang diminta bersifatrahasia,
maka pelanggan diminta membuatsurat permohonan yang akandiajukan terlebih dahulu kepadaSeketaris Eksekutif
Staf SPMB(Administrasi)
SeketarisEksekutif
1. Registerdokumen/data
2. SuratpermohonanKebutuhanDokumen/Data
5 Memberikan disposisi permohonankebutuhan dokumen/data kepadaKetua
SeketarisEksekutif
Ketua SPMB 1. Disposisi
2. SuratpermohonanKebutuhanDokumen/Data
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM06
PROSEDUR MUTU PENANGANAN PERMINTAAN DOKUMENTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 2/3
6 Menyetujui atau menolakpermohonan atau meneruskankepada Sekretaris Eksekutif
Ketua SPMB Ketua SPMB 1. Disposisi
2. SuratpermohonanKebutuhanDokumen/Data
7 Menyerahkan dokumen/data sesuaikebutuhan atau menolakpermohonan dokumen/data sesuaidisposisi Ketua SPMB
Staf SPMB(Administrasi)
SeketarisEksekutif
Dokumen/data
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM06
PROSEDUR MUTU PENANGANAN PERMINTAAN DOKUMENTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 3/3
Flowchart
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM07
PROSEDUR MUTU PENGADAAN HARDWARETanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 1/3
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan pengadaan hardware untukmemenuhi kebutuhan pelaksanaan SPMB
Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi pengadaan hardware untuk memenuhi kebutuhanpelaksanaan SPMB
Refferensi Klausal ISO 9001:7.4.; 6.3.
Definisi/PenjelasanUmum
Pengadaan Hardware yang mendukung kinerja dalam pelaksanaan SPMB
Rekaman Mutu 1. Disposisi dan Permohonan hardware beserta spesifikasi dan jumlah
2. Disposisi dan Surat Pengadaan hardware beserta Spesifikasi dan jumlah
3. Bukti serah terima hardware
Sasaran Kinerja Kebutuhan peralatan untuk pelaksanaan SPMB terpenuhi
Uraian:
No. Aktivitas PelaksanaPenanggungJawab
Rekaman
1 Mengajukan permohonankebutuhan hardware dengandilengkapi spesifikasi, jumlahserta waktu penyediaannya
Seksi PengolahData dan TIK
Deputi Permohonan hardwarebeserta Spesifikasi danjumlah
2 Melakukan verifikasikebutuhan hardware sertamelakukan konfirmasi
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Permohonan hardwarebeserta Spesifikasi danjumlah
3 Jika menyetujui permohonan,
surat didisposisi ke KetuaSPMB
jika ada revisi,
permohonan akandikembalikan ke TIK SPMBuntuk direvisi dan kemudiandiajukan kembali ke SekretarisEksekutif
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB
4 Mendisposisi ke Ketua SPMBuntuk meminta persetujuan
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB 1. Disposisi
2. Permohonanhardware besertaSpesifikasi danjumlah
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM07
PROSEDUR MUTU PENGADAAN HARDWARETanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 2/3
5 Jika menyetujui permohonan,
Surat didisposisi ke SekretarisEksekutif,
Jika ada revisi,
permohonan akandikembalikan ke SekretarisEksekutif untuk direvisi dankemudian diajukan kembali keKetua SPMB
Ketua SPMB Ketua SPMB
6 Permohonan yang sudahbenar dimintakan paraf keKetua pengadaan barangSPMB
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB 1. Disposisi
2. Permohonanhardware besertaSpesifikasi danjumlah
7 Surat permohonan hardwaredikirim ke BagianPerlengkapan
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB 1. Disposisi
2. Surat Pengadaanhardware besertaSpesifikasi danjumlah
8 Barang dicek kesesuaiannyadengan yang diminta, jikaterdapat ketidaksesuaianbarang, maka barang akandikembalikan ke BagianPerlengkapan
Seksi PengolahData dan TIK
SekretarisEksekutif
Bukti serah terima
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM07
PROSEDUR MUTU PENGADAAN HARDWARETanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 3/3
Flowchart
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM08
PROSEDUR MUTU PENGADAAN SOFTWARETanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 1/3
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan pengadaan/development softwareuntuk kegiatan SPMB
Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi pengadaan/development software untuk kegiatanSPMB
Refferensi Klausal ISO 9001:7.4.; 6.3.
Definisi/PenjelasanUmum
1. Software Berupa Aplikasi yang digunakan dalam proses SPMB
2. Pengadaan Software yang di maksud adalah Pembuatan, peninjauankembali, dan revisi Software
3. Uji Coba Sistem dilaksanakan minimal setahun sekali
Rekaman Mutu 1. Konsep pendaftaran masing-masing jalur masuk dan Hasil Verifikasi
2. Data analisa fungsi dan Persetujuan
3. Hasil Uji Coba
4. Software
Sasaran Kinerja Kebutuhan software SPMB terpenuhi
Uraian:
No. Aktivitas PelaksanaPenanggung
JawabRekaman
1 Membuat rumusan/konsep alurpendaftaran atau prosespenerimaan calon mahasiswabaru dan mengirimkan keSekretaris EKsekutif
Deputi Ketua SPMB Konsep pendaftaranmasing-masing jalurmasuk
2 Melakukan verifikasi konsep,
jika Sekretaris Eksekutifmenyetujui, maka konsepdiserahkan ke Seksi PengolahData dan IT untuk dibuatkansoftware
jika Sekretaris Eksekutif tidakmenyetujui,
maka konsep diserahkankembali ke Deputi untukdirevisi
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Hasil verifikasi
3 Melakukan analisa kebutuhanfungsi software kepada Deputidan Sekretaris Eksekutif
Seksi Pengolahdata dan TIK
Deputi Data analisa fungsi
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM08
PROSEDUR MUTU PENGADAAN SOFTWARETanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 2/3
4 Melakukan konfirmasi hasilanalisa kebutuhan software
Seksi Pengolahdata dan TIK
Deputi Persetujuan
5 Menyetujui kebutuhan fungsisoftware
Deputi/SekretarisEksekutif
Ketua SPMB
6 Pembuatan Software Seksi Pengolahdata dan TIK
Deputi Software Beta
7 Melakukan uji coba fungsi ataukebutuhan Deputi/SekretarisEksekutif
Seksi Pengolahdata dan TIK
Deputi Hasil uji coba
8 Memperbaiki software apabilahasilnya belum sesuaikebutuhan
Seksi Pengolahdata dan TIK
Deputi
9 Menetapkan software yangsudah memenuhi kebutuhanfungsi proses seleksi
Deputi/SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Software
10 Mengunggah/upload softwarepen-daftaran pada websiteSPMB UNS
Seksi Pengolahdata dan TIK
Deputi
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM08
PROSEDUR MUTU PENGADAAN SOFTWARETanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 3/3
Flowchart
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM09
PROSEDUR MUTU PEMBUATAN FORMULIRPENDAFTARAN
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 1/3
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan pembuatan formulir pendaftaran
Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi alur pendaftaran, format formulir pendaftaran
Refferensi Klausal ISO 9001:7.1.; 4.2.
Definisi/PenjelasanUmum
1. Alur Pendaftaran adalah tahapan yang harus dilalui oleh setiap pesertaSPMB
2. Format Formulir Pendaftaran adalah jenis inputan dari peserta SPMB yangdibutuhkan oleh panitia SPMB
Rekaman Mutu 1. Laporan Pelaksanaan Lokakarya Evaluasi dan Koordinasi PersiapanSPMB UNS Tahun 2011
2. Alur Pendaftaran
3. Disposisi, Draft dan Format Formulir Pendaftaran serta Hasil Review
Sasaran Kinerja Alur Pendaftaran dan Formulir Pendaftaran yang efektif dan efisien
Uraian:
No. Aktivitas PelaksanaPenanggungJawab
Rekaman
1 Mengadakan lokakaryabersama seluruhkepanitiaan SPMB
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB LaporanPelaksanaanLokakarya Evaluasidan KoordinasiPersiapan SPMBUNS Tahun 2011
2 Menetapkan alurpendaftaran masing-masingjalur beserta informasi yangdibutuhkan dari peserta
SekretarisEksekutif danDeputi
Ketua SPMB Alur Pendaftaran
3 Mengusulkan formatformulir pendaftaran
Deputi Ketua SPMB Disposisi, DraftFormat formulirpendaftaran
4 Melakukan review konsepyang disepakati dalamlokakarya
Jika tidak disetujui:
Mendisposisi kepada deputiuntuk diperbaiki
Jika disetujui:
Mengirimkan kepada ketuauntuk minta persetujuan
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Disposisi, DraftFormat formulirpendaftaran danhasil review
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM09
PROSEDUR MUTU PEMBUATAN FORMULIRPENDAFTARAN
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 2/3
5 Melakukan Verifikasi:
Jika tidak disetujui:
Mendisposisi kepadaSeketaris Eksekutif untukdiperbaiki
Jika disetujui:
Mendisposisi format hasilverifikasi kepada SeketarisEksekutif
Ketua SPMB Rektor
6 Meneruskan kepada Deputiuntuk dipergunakan sebagaiformat resmi
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Format formulirpendaftaran
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM09
PROSEDUR MUTU PEMBUATAN FORMULIRPENDAFTARAN
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 3/3
Flowchart:
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM10
PENGESAHANTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman -
PROSEDUR MUTU PEMBUATAN KARTU TANDAMAHASISWA SEMENTARA
Proses
Penanggung jawab
Tanggal TandatanganUnit Kerja Nama Jabatan
1. Penyusunan SeleksiPenerimaanMahasiswaBaru (SPMB)
MunawarKholil, SH., M.Hum.
SekretarisEksekutif
01 Juni2012
2. Pemeriksaan KantorJaminanMutu
Prof. Dr. Agr.Sc. Ir. VitaRatri Cahyani, M.P.
Kepala 01 Juni2012
3. Pengesahan SeleksiPenerimaanMahasiswaBaru (SPMB)
Prof. Drs. Sutarno,M.Sc., Ph.D.
Ketua 01 Juni2012
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM10
PROSEDUR MUTU PEMELIHARAANHARDWARE/SOFTWARE
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 1/3
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan pemeliharaan Hardware/Software
Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi pemeliharaan secara periodik untuk Software, PC,Laptop, Printer, Server, Kamera Digital, Handy Cam, UPS dan Scanner sertaPeralatan Elektronik Lainnya
Refferensi Klausal ISO 9001:6.3.
Definisi/PenjelasanUmum
Pemeliharaan Hardware/Software yang digunakan dalam pelaksanaan SPMB
Rekaman Mutu 1. Jadwal Pemeliharaan Hardware/Software
2. Register Pemeliharaan Hardware/Software
3. Daftar Parameter Hardware/Software yang menjadi fokus pemeliharaan
4. Disposisi dan Surat Perbaikan Hardware/Software
5. Hasil Uji Fungsi
Sasaran Kinerja Memastikan bahwa hardware dan software tetap bisa digunakan
Uraian:
No. Aktivitas PelaksanaPenanggung
JawabRekaman
1 Membuat jadwal pemeliharaansecara periodik untukHardware/Software.
Seksi PengolahanData dan TIK; SeksiPerlengkapanTempat, danKonsumsi
SekretarisEksekutif
JadwalPemeliharaanHardware/Software
2 Menetapkan parameter setiaphardware/software yang menjadifokus pemeliharaan
Seksi PengolahanData dan TIK; SeksiPerlengkapanTempat, danKonsumsi
SekretarisEksekutif
Daftar Parameterhardware/softwareyang menjadi fokuspemeliharaan
3 Melakukan pemeliharaan secaraberkala sesuai jadwal
Seksi PengolahanData dan TIK; SeksiPerlengkapanTempat, danKonsumsi
SekretarisEksekutif
4 Mencatat hasil pemeliharaandalam register
Seksi PengolahanData dan TIK; SeksiPerlengkapanTempat, danKonsumsi
SekretarisEksekutif
RegisterPemeliharaanHardware/Software
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM10
PROSEDUR MUTU PEMELIHARAANHARDWARE/SOFTWARE
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 2/3
5 Menyampaikan usulan perbaikanhardware/software apabiladiperlukan atau melaporkanhardware yang tidak layakdipergunakan
Seksi PengolahanData dan TIK; SeksiPerlengkapanTempat, danKonsumsi
SekretarisEksekutif
RegisterPemeliharaanHardware/Software
6 Bisa Memperbaiki,
Melakukan perbaikan sesuaikemampuan atau membuatusulan perbaikanhardware/software
Tidak Bisa Memperbaiki,
Mengusulkan perbaikan keSekretaris Eksekutif
Seksi PengolahanData dan TIK; SeksiPerlengkapanTempat, danKonsumsi
SekretarisEksekutif
RegisterPemeliharaanHardware/Software
7 Mendisposisi perbaikanhardaware/ software ke BagianPerlengkapan
Sekretaris Eksekutif Ketua SPMB 1. Disposisi
2. Surat PerbaikanHardware/Software
8 Melakukan uji fungsi apabiladiperlukan untukhardaware/software yang telahdiperbaikiBagus,Menerima hardware/softwareyang telah diperbaikiBelum,Dikembalikan ke BagianPerlengkapan untuk diperbaikikembali
Seksi PengolahanData dan TIK; SeksiPerlengkapanTempat, danKonsumsi
SekretarisEksekutif
1. Hasil Uji Fungsi2. RegisterPemeliharaanHardware/Software
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM10
PROSEDUR MUTU PEMELIHARAANHARDWARE/SOFTWARE
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 3/3
Flowchart:
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM11
PROSEDUR MUTU KOORDINASI PERSIAPANTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 1/3
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Sekretariat SPMB dalammelaksanakan lokakarya persiapan proses SPMB di UNS
Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi Undangan, Kajian Sistem sebelumnya, peluangperbaikan dan penetapan sistem berikutnya
Refferensi Klausal ISO 9001: 5.5.
Definisi/PenjelasanUmum
1. Panitia SPMB terdiri dari personel yang ditunjuk oleh Rektor melalui SKdengan tugas pokok dan fungsi masing-masing terlampir
2. Koordinasi dilaksanakan dengan agenda tinjauan sistem & instrumen yangtelah dipergunakan tahun sebelumnya serta sistem & instrumen yang akandipergunakan tahun berikutnya
3. Kajian masing-masing topik dan sistem dilakukan oleh Seksi, Deputi sertaSekretaris Eksekutif
Rekaman Mutu 1. Keputusan Rektor Kepanitiaan
2. Laporan Pelaksanaan Lokakarya Evaluasi dan Koordinasi PersiapanSPMB UNS Tahun 2011 (Undangan, Notulen, Rekomendasi PelaksanaanSPMB Tahun Berikutnya)
Sasaran Kinerja Perbaikan sistem berkelanjutan
Uraian:
No. Aktivitas PelaksanaPenanggungJawab
Rekaman
1 Menerima SK Rektorperihal Panitia SPMB
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Surat Keputusan (SK)Kepanitiaan
2 Mengundang Panitiatersebut dalam SK Rektoruntuk melakukanpembahasan persiapanpelaksanaan SPMB
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Undangan
3 Membuka danmemberikan arahankoordinasi
Ketua SPMB Rektor Notulen
4 Melakukan analisa ataukajian pelaksanaan SPMBtahun sebelumnya
Deputi, SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Notulen
5 Melakukan kajian SistemPendaftaran On Line
Seksi TIK Deputi Notulen
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM11
PROSEDUR MUTU KOORDINASI PERSIAPANTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 2/3
6 Melakukan kajiansubstansi informasi dalamleaflet atau laman
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB Notulen
7 Melakukan kajian prosespenyusunan naskah ujianserta proses pengolahandata
Seksi Naskah Deputi Notulen
8 Mengidentifikasi peluangperbaikan untuk masukanpelaksanaan SPMB
Deputi, SekretarisEksekutif
Ketua SPMB 1. Notulen2. RekomendasiPelaksanaan SPMBTahun Berikutnya
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM11
PROSEDUR MUTU KOORDINASI PERSIAPANTanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 3/3
Flowchart:
������������������
�� �������������� ��������������������������
�� �������
����������
��� ����� ���
������ �������
����������
������� ������
����������
����������
����������������
���������������
����������
��������
�������� �
���������������
��� ��
����! ����
"�������������
����������� �
���������������
�����
�� ������
������#����
���������������
���� ����
��!�����������
$��!�� ���$����
%
&
'
�������� �!�����
����������������
�� ���������
�����������
���
���
'
�� �������(
%)���� ���� ������� ����� ��������� ����
&)���� #�������
')�� ����
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM12
PROSEDUR MUTU SOSIALISASI, PROMOSI & PUBLIKASITanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 1/3
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam pelaksanaan sosialisasi,promosi dan Publikasi SPMB sehingga informasi SPMB di UNS lebih luasjangkauannya
Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi pelaksanaan sosialisasi atau promosi SPMB melaluimedia cetak atau elektronik
Refferensi Klausal ISO 9001:7.2.3
Definisi/PenjelasanUmum
1. Sosialisasi yang dimaksud adalah Sosialisasi, Promosi, dan PublikasiSPMB sebagai sarana penyampaian informasi ke masyarakat yangberkaitan dengan pelaksanaan SPMB
2. Media Sosialisasi yang digunakan: website/internet, bertemu langsungdengan pelanggan (gathering), Expo/Pameran pendidikan, Media Cetakdan Elektronik, Material Promo (Leaflet dan Pamflet), dan Direct Mail
Rekaman Mutu 1. Jadwal, Media yang digunakan, dan Konsep desain/materi sosialisasi2. Surat permohonan, Surat Penawaran Sosialisasi, Kontrak Kerjasama3. Materi Sosialisasi: Spanduk, leaflet/brosur4. Data Stok Materi Sosialisasi5. Laporan dan Evaluasi Pelaksanaan Sosialisasi
Sasaran Kinerja Informasi lebih luas dan merata di berbagai daerah Jawa dan Luar Jawasehingga mendapatkan pendaftar dan mahasiswa yang berkualitas tinggi dariberbagai propinsi di Indonesia
Uraian:
No. Aktivitas PelaksanaPenanggungJawab
Rekaman
1 Merencanakan Jadwal danMedia yang digunakanuntuk Sosialisasi
Seksi Humas,Promosi, danPublikasi
SekretarisEksekutif
Jadwal dan MediaSosialisasi
2 Menyiapkan konsepdesain/materi sosialisasilainnya yang diperlukan
1. Deputi2. Seksi
Humas,Promosi, danPublikasi
SekretarisEksekutif
Konsep desain/materisosialisasi
3 Mengirimkan konsepdesain/materi, jadwal danmedia sosialisasi
SekretarisEksekutif
SekretarisEksekutif
1. Disposisi2. Jadwal dan
Media Sosialisasi3. Konsep
desain/materisosialisasi
4 Melakukan reviewterhadap desain/materi,jadwal dan mediasosialisasi
Jika Setuju,
Diteruskan ke PanitiaPengadaan Barang
Ketua SPMB Ketua SPMB 1. Disposisi2. Jadwal dan
Media Sosialisasi3. Konsep
desain/materisosialisasi
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM12
PROSEDUR MUTU SOSIALISASI, PROMOSI & PUBLIKASITanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 2/3
Jika Belum Setuju,
Dikembalikan ke SeksiHumas, Promosi, danPublikasi untuk diperbaiki
5 Verifikasi kesesuaianMateri Sosialisasi
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB 1. Materi Sosialisasi2. Verifikasi
KesesuaianMateri Sosialisasi
3. Data Stok MateriPublikasi
6 Melaksanakan ProsesSosialisasi
Seksi Humas,Promosi, danPublikasi
SekretarisEksekutif
Materi Sosialisasi
7 Membuat Laporan danmelakukan EvaluasiPelaksanaan Sosialisasi
Seksi Humas,Promosi, danPublikasi
SekretarisEksekutif
Laporan dan EvaluasiPelaksanaanSosialisasi
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM12
PROSEDUR MUTU SOSIALISASI, PROMOSI & PUBLIKASITanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 3/3
Flowchart:
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM13
PROSEDUR MUTU EVALUASI ATAU LAPORANPELAKSANAAN SPMB
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 1/2
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam mengevaluasi pelaksanaanSPMB, mengidentifikasi dan memperbaiki kekurangan pelaksanaan SPMB
Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi Evaluasi dan Laporan pelaksanaan SPMB
Refferensi Klausal ISO 9001:7.1.; 5.2.
Definisi/PenjelasanUmum
Evaluasi dan Laporan pelaksanaan SPMB digunakan sebagai sarana untukmemperbaiki kinerja pelaksanaan SPMB
Rekaman Mutu 1. Undangan, Daftar Hadir, dan Notulensi
2. Laporan Pelaksanaan SPMB
3. Profil Mahasiswa Baru
4. Laporan Pelaksanaan Lokakarya Evaluasi dan Koordinasi PersiapanSPMB UNS Tahun 2012
Sasaran Kinerja Pelaksanaan Sistem SPMB yang lebih baik
Uraian:
No. Aktivitas PelaksanaPenanggungJawab
Rekaman
1 Rapat evaluasipelaksanaan SPMB untukmasing-masing jalur
Panitia SPMB Ketua SPMB Undangan, Daftar Hadir,dan Notulensi
2 Mengidentifikasikelemahan dankekurangan pelaksanaanSPMB dan mencarisolusinya
Panitia SPMB Ketua SPMB Daftar IdentifikasiMasalah dan Solusinya
3 Membuat laporanpelaksanaan SPMB danProfil Mahasiswa Baru
SekretarisEkesekutif,Deputi, dan Seksi
Ketua SPMB 1. Draf LaporanPelaksanaan SPMB
2. Draf ProfilMahasiswa Baru
4 Lokakarya SPMB Panitia SPMBdan Stakeholder
Rektor 1. LaporanPelaksanaan SPMB
2. Profil MahasiswaBaru
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM13
PROSEDUR MUTU EVALUASI ATAU LAPORANPELAKSANAAN SPMB
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 2/2
Flowchart:
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM14
PROSEDUR MUTU PENYEDIAAN PERLENGKAPANBHP/ATK SPMB
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 1/3
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Sekretraiat SPMB dalampenyediaan perlengkapan Bahan Habis Pakai atau Alat Tulis Kantor SPMB
Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi Identifikasi kebutuhan, Verfiikasi kebutuhan BHP/ATK,Penerimaan dan verifikasi kesesuaian, distribusi BHP/ATK
Refferensi Klausal ISO 9001:7.1.; 6.3.
Definisi/PenjelasanUmum
1. ATK adalah Alat Tulis Kantor
2. BHP adalah Bahan Habis Pakai
3. RAB adalah Rencanan Anggara Belanja SPMB
4. Sekretariat SPMB tidak melakukan stok BHP/ATK
5. Sekretaris Deputi mengendalikan langsung kebutuhan BHP/ATK
Rekaman Mutu 1. Daftar Kebutuhan ATK dan BHP
2. Memo Pengajuan dan Memo Persetujuan Kebutuhan ATK dan BHP
3. Bukti penerimaan/penyerahan ATK dan BHP
Sasaran Kinerja Bahan Habis Pakai/ATK dipergunakan sesuai kebutuhan
Uraian
No. Deskripsi Aktifitas PelaksanaPenanggungJawab
Rekaman
1 Mengidentifikasikebutuhan ATK dan BHP
SeksiPerlengkapanTempat danKonsumsi
Deputi Daftar Kebutuhan ATK danBHP
2 Mengajukan KebutuhanATK/BHP
SeksiPerlengkapanTempat danKonsumsi
Deputi a. Memo PengajuanKebutuhan ATK/BHP
b. Daftar Kebutuhan ATKdan BHP
3 Melakukan VerifikasiKebutuhan ATK/BHP tiapseksi dan mencocokandengan RAB;
Apabila setuju:
Dilanjutkan untukpengajuan ke SekretarisEksekutif
Apabila Tidak setuju :
Konfirmasi kembali kemasing-masing seksi
Deputi SekretarisEksekutif
a. Memo Persetujuan
b. Memo PengajuanKebutuhan ATK/BHP
c. Daftar Kebutuhan ATKdan BHP
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM14
PROSEDUR MUTU PENYEDIAAN PERLENGKAPANBHP/ATK SPMB
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 2/3
4 Melakukan VerifikasiKebutuhan ATK/BHP tiapseksi dan mencocokandengan RAB;
Apabila setuju:
Dilanjutkan untukpengajuan ke Panitiapengadaan barang/Unitlayanan pengadaanbarang dan jasa (ULP)UNS
Apabila Tidak setuju :
Konfirmasi kembali kemasing-masing seksi
SekretarisEksekutif
Ketua SPMB a. Memo Persetujuan
b. Memo PengajuanKebutuhan ATK/BHP
c. Daftar Kebutuhan ATKdan BHP
5 Menerima ATK/BHP dariPanitia Penerima Barang
Bagian PenerimaBarangSekretariatSPMB/ SeksiPerlengkapanTempat danKonsumsi
Deputi Buktipenerimaan/penyerahanbarang dari BagianPerlengkapan.
6 Melakukan cek ATK/BHPyang dikirimkan dariKantor Pusat
Bagian PenerimaBarangSekretariatSPMB/ SeksiPerlengkapanTempat danKonsumsi
Deputi Buktipenerimaan/penyerahanbarang dari BagianPerlengkapan.
7 Distribusi ATK/BHP keSeksi-seksi
SekretariatSPMB/ SeksiPerlengkapanTempat danKonsumsi
Deputi Bukti penyerahan barangkepada seksi-seksi.
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM14
PROSEDUR MUTU PENYEDIAAN PERLENGKAPANBHP/ATK SPMB
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 3/3
Flowchart:
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM15
PROSEDUR MUTU PENGADAAN KONSUMSITanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 1/3
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Sekretraiat SPMB dalampengadaan konsumsi dalam pelaksanaan SPMB
Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi penyediaan konsumsi untuk kebutuhan SPMB
Refferensi Klausal ISO 9001:7.4.
Definisi/PenjelasanUmum
Kebutuhan konsumsi yang dimaksud adalah Minum, makanan ringan, danmakanan berat
Rekaman Mutu 1. Daftar kebutuhan Konsumsi
2. Memo permohonan dan persetujuan kebutuhan Konsumsi
3. Bukti Serah-Terima Konsumsi
Sasaran Kinerja Kebutuhan konsumsi terpenuhi 100%
Uraian
No. Deskripsi Aktifitas PelaksanaPenanggungJawab
Rekaman
1 Identifikasi kebutuhan Konsumsisesuai jumlah/jenis
SeksiPerlengkapanTempat danKonsumsi
Deputi Daftar kebutuhanKonsumsi
2 Pengajuan kebutuhan Konsumsi SeksiPerlengkapanTempat danKonsumsi
Deputi a. MemopermohonankebutuhanKonsumsi
b. Daftar kebutuhanKonsumsi
3 Verifikasi dokumen pengajuankebutuhan Konsumsi seksi
Setuju :
Proses dilanjutkanmengembalikan daftarkebutuhan konsumsi yang telahdisetujui ke Seksi PerlengkapanTempat dan Konsumsi
Tidak setuju :
Konfirmasi kembali ke masing-masing seksi
Deputi SekretarisEksekutif
a. Memopersetujuan
c. MemopermohonankebutuhanKonsumsi
b. Daftar kebutuhanKonsumsi
4 Pemesanan konsumsi kekatering/pihak ke 3 (penyediakonsumsi) oleh Seksi
Deputi SekretarisEksekutif
Surat permohonanpengadaan
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM15
PROSEDUR MUTU PENGADAAN KONSUMSITanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 2/3
Perlengkapan Tempat danKonsumsi
Konsumsi
5 Menerima konsumsi yang telahdisiapkan oleh Katering/pihak ke3 (penyedia) danmenandatangani bukti terimaserta mendistribusikan ke seksi
SeksiPerlengkapanTempat danKonsumsi
Deputi Bukti Serah-TerimaKonsumsi
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM15
PROSEDUR MUTU PENGADAAN KONSUMSITanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 3/3
Flowchart
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM16
PROSEDUR MUTU PENYIAPAN SARANA PRASARANATanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 1/3
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan Sekretraiat SPMB dalampenyediaan sarana prasarana
Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi identifikasi kebutuhan, verifikasi usulan, serah terimasarana prasarana
Refferensi Klausal ISO 9001:7.1.; 6.3..
Definisi/PenjelasanUmum
Sarana Prasarana yang dimaksud adalah Penggunaan Ruang Rapat,Kendaraan Dinas, Tempat Publikasi, Tempat Helpdesk
Rekaman Mutu 1. Daftar Kebutuhan Sarana/Prasarana
2. Memo dan Surat Permohonan Peminjaman Sarana/Prasarana
3. Daftar Sarana/Prasarana
Sasaran Kinerja Sarana Prasarana terpenuhi kebutuhannya
Uraian:
No. Deskripsi Aktifitas PelaksanaPenanggungJawab
Rekaman
1 Identifikasi kebutuhansarana/prasarana
SeksiPerlengkapanTempat danKonsumsi
Deputi Daftar kebutuhanSarana/Prasarana
2 Pengajuan kebutuhanSarana/Prasarana
SeksiPerlengkapanTempat danKonsumsi
Deputi Memo permohonankebutuhanSarana/Prasarana
3 Persetujuan kebutuhanSarana/Prasarana
Setuju :
Proses dilanjutkan untukpenyiapan Sarana/Prasarana
Tidak Setuju :
Konfirmasi ke SeksiPerlengkapan Tempat danKonsumsi.
Deputi SekretarisEksekutif
Surat PermohonanPeminjamanSarana/Prasarana
4 Mengkoordinasikan danmenandatangani SuratPeminjaman Sarana/Prasarana
SekretarisEksekutif
Ketua Surat PermohonanPeminjamanSarana/Prasarana
5 Penyiapan Sarana/Prasarana SeksiPerlengkapan
Sekretaris Daftar
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM16
PROSEDUR MUTU PENYIAPAN SARANA PRASARANATanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 2/3
Tempat danKonsumsi
Eksekutif Sarana/Prasarana
6 Penataan kembaliSarana/Prasarana yang telahdigunakan
SeksiPerlengkapanTempat danKonsumsi
Deputi DaftarSarana/Prasarana
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM16
PROSEDUR MUTU PENYIAPAN SARANA PRASARANATanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 3/3
Flowchart
����������������������
��� ���������� ������ ����������������������� �����
��������
���� ������������ �����
��������������
�������������� �����
���������������������
�������������
��������
������� �������
�� �����������
���������������
�������
���� �����������������
������������� �����
���������
�!�
� ���
������� ���
"
# $
%
&
&
�� ������'
"(���� ������ ����������������������������������������������������������%(��� ������������������������
#(�������������������� ������������������������������������&(���� ��������������
$(���������� �����
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM17
PROSEDUR MUTU UJI COBA SISTEM PENDAFTARANONLINE
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 1/3
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam pelaksanaan uji coba (trial)sistem pendaftaran on line SPMB di UNS
Ruang Lingkup Lingkup prosedur meliputi penetapan teknis/metode trial, identifikasi sampel,pembuatan petunjuk teknis, simulasi, perbaikan
Refferensi Klausal ISO 9001:6.3.
Definisi/PenjelasanUmum
1. Uji Coba sistem pendafataran on line senantia dilakukan sebelum sistempendaftaran on line dipergunakan dalam proses SPMB
2. Jumlah sampel serta metode uji coba disesuaiak dengan kebutuhan setiaptahunnya
Rekaman Mutu 1. Perencanaan Uji Coba
2. Daftar Peserta Uji Coba
3. Surat Undangan Uji Coba
4. Petunjuk teknis pendaftaran online
5. Register Uji Coba
6. Serah Terima Hasil Uji Coba
Sasaran Kinerja Sistem Pendaftaran Online dapat berjalan dengan baik dan bisa menemukankekurangan sehingga dapat diperbaiki
Uraian
No. Aktivitas Pelaksana Penanggung Jawab Rekaman
1 Menetapkanperencanaan uji cobameliputi teknis ataumetode uji coba, jumlahsampel, tahapan sertawaktu pelaksanaan
Seksi Pengolahan Datadan TIK
Deputi Perencanaan ujicoba
2 Mengidentifikasi Sekolahterpilih untuk menjadisampel dalam uji cobasistem pendaftaranonline
Deputi Sekretaris Eksekutif Daftar PesertaUji Coba
3 Mengirimkan suratkepada Sekolah untukmengirimkan beberapasiswa dengandidampingi guru BK
Sekretaris Eksekutif Ketua SPMB SuratPermohonanPengirimanSiswa
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM17
PROSEDUR MUTU UJI COBA SISTEM PENDAFTARANONLINE
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 2/3
4 Menyiapkan petunjukteknis pendaftaran online
Seksi Pengolahan Datadan TIK
Deputi Petunjuk teknispendaftaranonline
5 Melakukan pengisiandata sesuai formatpendaftaran online
Sampel/Peserta Ujicoba Seksi PengolahanData dan TIK
6 Mencatatketidaksesuaian atauhambatan dalam ujisistem pendaftaranonline
Seksi Pengolahan Datadan TIK
Deputi Register uji coba
7 Melakukan perbaikansesuai ketidaksesuaianatau hambatan yangterjadi selama uji cobasistem
Seksi Pengolahan Datadan TIK
Deputi
8 Menetapkan sistempendaftaran online
Sekretaris Eksekutif Ketua SPMB Serah TerimaHasil Uji Coba
SEKRETARIATSELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(SPMB)
Nomor UN27.30.PM17
PROSEDUR MUTU UJI COBA SISTEM PENDAFTARANONLINE
Tanggal Terbit 01 Juni 2012
Revisi 00
Halaman 3/3
Flowchart