Seminar Projektdesign / Proektmanagement Weiterbildendes Studium zum / zur Projektreferent / -in 24. bis 26. November 2008 an der FHM in Bielefeld Timo

Seminar„Projektdesign“ / „Proektmanagement“

Weiterbildendes Studium zum / zur Projektreferent / -in

24. bis 26. November 2008an der FHM in Bielefeld

Timo F. Timm

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Wer spricht?

• Name: Timo F. Timm

• Alter: 27

• Studium: Medienwirtschaft an der FHM

• Beruf(e): Medienberater, unabhängiger Finanzberater, Existenzgründer

• Themenerfahrung:– FHM (Konzeption & PM, Diplomarbeit)– Adolf Grimme Institut (AGP)– Bertelsmann Stiftung („EQUAL“, SB OWL)– MIKH (WM Bau, En-Kom)– Behörde für Schule und Berufsbildung

Hamburg

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Projektmanagement

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Projektmanagement– Definition –

Ein Projekt ist...

– einmalig (in der Gesamtheit seiner Bedingungen),– beschränkt hinsichtlich der Ressourcen,– zielorientiert,– gegenüber anderen Vorhaben abgegrenzt und– projektspezifisch organisiert.

DIN 69901, Deutsches Institut für Normung e.V. Project Management Body of Knowledge, amerikanisches Project

Management Institute

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• Nach DIN 69901: „die Gesamtheit von Führungsaufgabe, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projektes“

• „[...] alle Maßnahmen, um ein Vorhaben in einem interdisziplinären Team zum Erfolg zu führen. Diese Maßnahmen umfassen Methoden, Hilfsmittel, Darstellungen, Werkzeuge sowie ziel- und ergebnisorientierte Verhaltensweisen. Am Ablauf des Vorhabens orientiert, gliedern sich die Maßnahmen in Start-, Planungs-, Steuerungs- und Abschlussaktivitäten. Der Projektleiter begleitet mit seinem Team den Gesamtprozess, bis das Ergebnis vorliegt“ vgl. Mayrshofer/Kröger 1999

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• Nach DIN 69901: „die Gesamtheit von Führungsaufgabe, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projektes“

• „[...] alle Maßnahmen, um ein Vorhaben in einem interdisziplinären Team zum Erfolg zu führen. Diese Maßnahmen umfassen Methoden, Hilfsmittel, Darstellungen, Werkzeuge sowie ziel- und ergebnisorientierte Verhaltensweisen. Am Ablauf des Vorhabens orientiert, gliedern sich die Maßnahmen in Start-, Planungs-, Steuerungs- und Abschlussaktivitäten. Der Projektleiter begleitet mit seinem Team den Gesamtprozess, bis das Ergebnis vorliegt“ vgl. Mayrshofer/Kröger 1999

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Zentrale Leitfragen:

• Kann ich das Projekt / den Auftrag mit den mir zur Verfügung stehenden

Mitteln zur rechten Zeit in angemessener Qualität erledigen?• Wann und wie identifiziere ich (mögliche) Probleme und Fehler?• Wie gehen wir mit Fehlern und Problemen um?• Wie lernt mein Unternehmen und wird stetig besser?• Kann ich mich auf festgelegte / standardisierte Prozesse verlassen?• Konzentriere ich mich genügend auf mein Kerngeschäft oder lasse

ich mich durch Kleinigkeiten ablenken?• Woher weiß ich, was der Kunde (wirklich / zusätzlich) will?

I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele

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Die Aufgabe der strukturierten Abwicklung ist

für das Unternehmen

• Fehler zu vermeiden, • Vollständigkeit zu sichern, • Risiken zu erkennen, • das Projekt zu steuern und • eine lernende Organisation

zu haben,

und für das Projekt

• den Vertrag und Risiken zu

analysieren, • die Verantwortlichkeiten zu definieren, • die Schnittstellen zu beherrschen, • die Durchlaufzeiten zu optimieren und

• den Informationsfluss zu sichern.


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• SMARTE Ziele


SMART

1. Spezifisch / konkret

2. Selbst initiierbar

3. Simpel

Messbar

1. Aktionsauslösend

2. Aktiv beeinflussbar

3. Attraktiv

Realistisch

1. Terminiert

2. Timing

3. Total positiv

Specific

Measurable

Achievable

Realistic

Time-related

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SMARTE Ziele

1. Den Marktanteil im Bereich Wärmedämmung auf 40% steigern bis Dezember 2010.

2. Umsatzzuwachs erzielen von 10% bis zum 1.1.2009.

3. Alle Mitarbeiter in min. zwei Themenbereichen weiterbilden lassen (nachgewiesene Fachkenntnis) bis August 2009.

4. 3 neue internationale Kooperationspartner gewinnen (gemeinsame Projekte, Aufträge oder Kooperationsvertrag) bis Juli 2011.

5. Förderung Online-Marketing: Mehr als X-tausend Besucher pro Woche auf unseren Internetseiten / min. X Direktkontakte über den Online-Auftritt generieren bis Ende 2008.

6. Verbindliche Verfahrensstandards für X und Y einführen bis Oktober 2008 (definieren, dokumentieren, kontrollieren) Qualitätsmanagement

7. Führende Kompetenz / Wissensbasis im Bereich Wärmedämmung entwickeln bis Anfang 2012.

I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, ZieleBeispiel

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Projektmanagement– Systematik & Modelle –

Ein Projekt unterteilt sich (min.) in folgende Phasen:

• die Projektdefinition,• die Projektplanung (gleichzeitig auch ein Zielbereich des

Projektmanagements),• die Projektdurchführung und -kontrolle,• der Projektabschluss (oder ggf. auch ein Projektabbruch).

Projekt-Definition

Projekt-Planung

Projekt-Durchführung &

Kontrolle

Projekt-Abschluss

http://de.wikipedia.org/wiki/Projektdefinition

http://de.wikipedia.org/wiki/Projektplanung

http://de.wikipedia.org/wiki/Projektdurchf%C3%BChrung_und_-kontrolle

http://de.wikipedia.org/wiki/Projektabschluss

http://de.wikipedia.org/wiki/Projektabbruch

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Projektmanagement– Systematik & Modelle –

Magisches Dreieck des Projektmanagements

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Projektmanagement – Methoden und Werkzeuge –

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Projektmanagement– Literatur –

Organisationen• Project Management Institute (PMI) • International Project Management Association (IPMA)

• Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (IPMA / GPM)• PRINCE2 (PRINCE2)

andere Quellen• Projektmanagement-Fibel Leitfaden zur methodischen Abwicklung von Projekten inkl. Glossar• pmqs.de Wissensplattform Projektmanagement und Qualitätssicherung• Projekt und Management Portal mit News, Forum, Lexikon• IT-Projektmanagement-Vorlagen zum Download kostenlos, deutsch• PM-Handbuch.com Kostenloser PM-Leitfaden mit Formularvorlagen, Downloads, Checklisten etc.• Projektmanagementhandbuch - phasenorientierte Darstellung aller projektrelevanten Aktivitäten mit

Downloads• IPPM-Modell Das integrierte Prozess- und Projektmanagement Modell, samt hinterlegter Methoden

und Tools, bietet die Möglichkeit Prozesse und Projekte effizient zu gestalten.• ProKat. Das Projektmanagement und Claim Management Portal, deutschsprachig• Checklistensammlung Projektmanagement• Tenstep-Projektmanagement-Methodik und PM-Prozesse (teilweise kostenpflichtig)• Arbeitsplattform Projektmangement öffentliche Verwaltung CH• Competence-Site Artikel, Diskussionsbeiträge, Jobangebote• XING allgemeine Netzwerkplattform mit PM-Forum• Institut für Projektmanagement Prof. Dr. Reschke Expertentagungen und Seminare speziell im

Themenfeld Projektmanagement• Marktübersicht Projektmanagementsoftware• Praktische Infos zum operativen Projektmanagement - http://www.kmu-blog.info/

organisationsentwicklung/projektmanagement/

http://www.pmi.org/

http://de.wikipedia.org/wiki/PMI

http://www.ipma.ch/

http://de.wikipedia.org/wiki/IPMA

http://www.gpm-ipma.de/

http://www.ogc.gov.uk/prince2/

http://de.wikipedia.org/wiki/PRINCE2

http://www.managementsoftware.de/msi-pm-fibel/einfuehrung/default.htm

http://www.pmqs.de/

http://www.pmqs.de/

http://www.projekt-und-management.de/

http://www.markus-baersch.de/projektmanagement-vorlagen.html

http://www.pm-handbuch.com/

http://www.projektmanagementhandbuch.de/

http://www.hochleistungsorganisation.com/

http://www.projektmanagementkatalog.de/

http://www.projektmanagementkatalog.de/

http://checkliste.de/unternehmen/projektplanung-projektcontrolling/

http://www.tenstep.ch/

http://www.projekt.admin.ch/

http://www.projekt.admin.ch/

http://www.competence-site.de/projektmanagement

https://www.xing.com/net/projektmanagement/

http://www.pm-institut.de/

http://www.pm-institut.de/

http://www.softguide.de/software/projektmanagement.htm

http://www.kmu-blog.info/organisationsentwicklung/projektmanagement/







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Projektmanagement– Literatur –

Magazine• Projektmagazin.de Projektmagazin (teilweise kostenpflichtig)• Projektmanagement aktuell GPM-Mitgliedermagazin (teilweise kostenpflichtig)• Projektmanagement-Fachartikel Firmenseite 11:55 PM consultants GmbH], mit Fachartikelarchiv zu

ausgewählten Themen aus dem Projektmanagement und Claim ManagementBlogs [Bearbeiten]

• PM-Blog.com Projektmanagement Blog mit pragmatischen Anregungen, Tipps und Erfahrungsberichten (von den Machern von PM-Handbuch.com)

• Jahooda Plattform für Projekt- und Prozessmanagement. Ziel ist es, den überbetrieblichen Austausch auf dem aktuellen Stand des Wissens zu fördern.

Software [Bearbeiten]• PM-Software (ext.) Ext. Liste, da die interne gelöscht wurde. (Siehe Diskussion)

...

http://www.projektmagazin.de/

http://www.pmaktuell.org/

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Projektmanagement – Kompetenzprofile –

Welche Kompetenzen benötigen Projektmanager(in) und

Projektreferent(in)?

• Fachkompetenz• Methodische Kompetenz• Personale Kompetenz• Soziale Kompetenz

Kompetenzkonzepte, siehe: http://www.wi3.uni-erlangen.de/100.0.html

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Wissensmanagement

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Wissensmanagement– Relevanz –

„Wissensprobleme“ in Unternehmen:

• Ø 3-5 % der Dokumente in einem Unternehmen sind nicht auffindbar.

• Ø 80 % des Wissens in einem Unternehmen ist personengebunden, wobei nur 4 % des Wissens in strukturierter Form vorliegen.

• In Deutschland waren lediglich 10 % der Unternehmen in der Lage, durch ein Dokumentenmanagementsystem ihr Informationsmanagement zu verbessern.

• Jeder Mitarbeiter verbringt durchschnittlich 2,44 Std. / Woche mit derSuche nach Dokumenten, wodurch bei 1.000 Mitarbeitern Kosten in Höhe von 3,74 Mio Euro / Jahr entstehen. Jeder Mitarbeiter verbringt durchschnittlich 3,45 Std. / Woche mit der Sichtung und Verteilung von E-Mails, was wiederum bei 1.000 Mitarbeitern ca. 5,29 Mio. Euro / Jahr an Kosten verursacht.

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Wissensmanagement– Systematik & Modelle –

In der Praxis sollten Top-down- & Bottom-up-Ansätze kombiniert werden

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Wissensmanagement– Definition –

Wissensmanagement (engl. knowledge management)

• Identifizierung, Nutzbarmachung und Management der Nutzung des expliziten und impliziten Wissens im Unternehmen

• Notwendigkeit einer Organisationskultur der Transparenz und Weitergabe von Wissen erforderlich, um auch das latente Wissen der Mitarbeiter (Erfahrungswissen, "tacit knowledge") zu nutzen

Explizites Wissen

Implizites Wissen / tacit knowledge

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Der Wissenskreislauf

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Wissensmanagement– Methoden & Werkzeuge –

• Lessons Learned -> best practice• Manöverkritik -> Feedback• Pausenraum / „Flurfunk“• Lerntag• Dialog• Kommunikationsforum• ...

• Story telling

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Qualitätsmanagement

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Qualitätsmanagement– Relevanz –

Eine Weisheit der Dakota-Indianer sagt:

"Wenn Du entdeckst, dass Du ein totes Pferd reitest,

steig ab."

Was tun wir hingegen im Berufsleben?

1. Wir besorgen eine stärkere Peitsche.

2. Wir wechseln die Reiter.

3. Wir sagen: "So haben wir das Pferd doch immer geritten."

4. Wir gründen einen Arbeitskreis, um das Pferd zu analysieren.

5. Wir besuchen andere Orte, um zu sehen, wie man dort tote Pferde reitet.

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6. Wir erhöhen die Qualitätsstandards für den Beritt toter Pferde.

7. Wir bilden eine Task Force, um das tote Pferd wiederzubeleben.

8. Wir schieben eine Trainingseinheit ein, um besser reiten zu lernen.

9. Wir stellen Vergleiche unterschiedlich toter Pferde an.

10.Wir ändern die Kriterien, die besagen, ob ein Pferd tot ist. 11.Wir kaufen Leute von ausserhalb ein, um das tote Pferd zu reiten.

12.Wir schirren mehrere tote Pferde zusammen an, damit sie schneller werden.

13.Wir erklären: "Kein Pferd kann so tot sein, dass man es nicht noch schlagen könnte."

14.Wir machen zusätzliche Mittel locker, um die Leistung des Pferdes zu erhöhen.

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15. Wir machen eine Studie, um zu sehen, ob es billigere Berater gibt.

16. Wir kaufen etwas zu, das tote Pferde schneller laufen lässt.

17. Wir erklären, dass unser Pferd "besser, schneller und billiger" tot ist.

18. Wir bilden einen Qualitätszirkel, um eine Verwendung für tote Pferde zu finden.

19. Wir überarbeiten die Leistungsbedingungen für Pferde.

20. Wir richten einen unabhängige Kostenstelle für tote Pferde ein.

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Qualitätsmanagement– Definition –

• Qualitätsmanagement oder QM bezeichnet grundsätzlich alle organisierten Maßnahmen, die der Verbesserung von Produkten, Prozessen oder Leistungen jeglicher Art dienen.

EFQM und ISO 9001• Die bekanntesten Qualitätsmanagementmodelle sind das

EFQM-Modell sowie die ISO 9001, die beide Schnittmengen in der Prozessorientierung haben.

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Qualitätsmanagement– Systematik & Modelle –

Wertschöpfungskette und Prozesslandkarte

Prozess X

Prozess Y

Prozess Z

Kern-

Kern-

Kern-

Unterstützungs-Prozess 2




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Der Deming-Zyklus / PDCA-Kreis

Verbesserung der Prozesse im Projekt / Unternehmen (KVP)

Effizienz, Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit

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Ziel(e) definieren & priorisieren

Informationen sammeln & planen

Eigene Bedürfnisse erkennen

Entscheidungen treffen & handeln

Ergebnisse

überprüfen

Abweichungen & Änderungen korrigieren

PDCA: Plan-Do-Check-Act

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Westroute nach Indien entdecken

Studium alter Karten

Neugier? Ruhm? Profit?

Bittstellerei und Werbung; Expeditionsstart: 3.8.1492

12.10.1492: Landung auf den Bahamas

Fehlschlag? Oder Erfolg?

Beispiel: Das Ei des Kolumbus...

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Qualitätsmanagement– Methoden & Werkzeuge –

Die 7 Werkzeuge von Ishikawa

• Fehlersammelliste• Histogramm• Qualitätsregelkarte• Pareto-Diagramm• Korrelationsdiagramm• Brainstorming• Ursache-Wirkungs-Diagramm

http://www-classic.uni-graz.at/inmwww/NEU/lehre/pdf/Ebner_Ornig_7Qualitaetswerkzeuge.pdf

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Medien & Neue Medien

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Medien & Neue Medien– Definition–

• Medien (eigtl. Kommunikationasmittel im Allg.) meist im Sinne der Massenmedien verwendet (ein Sender viele Empfänger)

• Der Begriff Neue Medien (Neue Dienste) bezeichnet neue Medientechniken oder neue Medien und taucht immer wieder im Wandel der Zeit auf (vom Radio über das Fernsehen, Videotext).

• Heutzutage überwiegend gebraucht für digitale Medien

• Klassifikation / Typisierung nach

– Zeitabhängigkeit

– Technischer Übertragungsweg

– Angesprochene Sinne

– Grad der Öffentlichkeit

– Richtung (einseitig, wechselseitig)

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Medien & Neue Medien– Definition–

Funktionen der Medien:

• Informationsvermittlung (Gatekeeper-Fkt.)• Meinungsbildung / Manipulation• Kommunikation (Informationsaustausch) über Zeit, Raum,

Wahrnehmungsformen und Beteiligungsformen hinweg• Unterhaltung• Aktivierung / Interaktion (commerce)• Kontrolle (Vierte Gewalt)• Struktur & Transparenz („Meta-Katalog“)

Merke: Ein Medium ist ein Werkzeug und demnach immer nur so effektiv und effizient wie das Talent seines Nutzers dies zulässt!

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Medien & Neue Medien– RSS –

RSS = Rich Site Summary oder Really Simple Syndiaction(Reichhaltige Seitenzusammenfassung bzw. „wirklich einfache Verbreitung“)

RSS speichert in XML basierten-Dateien die Inhalte und Metainformationen einer Internetseite, d. h. konkret: Die Fassade ins Kröpfchen & die Informationen ins Töpfchen!

Somit übermittelt eine RSS-Datei den reinen Inhalt einer Internetseite, nicht deren Darstellungsform (Layout). Der Inhalt kann in anderen Seiten automatisch integriert oder mit speziellen Programmen angesehen werden.

Lösung von Inhalt und Form

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Anzeige mit der entsprechenden Software

RSS-DarstellungUrsprüngliche Internetseite

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Feed = Fütterung, Versorgung, Speisung

News-Feeds = Kontinuierliche Nachrichtenströme

RSS-Feeds oder auch RSS-News-Feeds sind demnach kontinuierliche Ströme aus RSS-Daten.

Sie werden überwiegend (aber bei weitem nicht nur) in Weblogs angeboten und transportieren somit den Inhalt des Weblogs ohne unnötigen grafischen Ballast.

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Rundfunk-SenderRundfunk-

Sender

Radio vs. RSS

Rundfunk-Sender

Sendeantenne

Radio Radio Radio

94,1 Mhz 96,6 Mhz 95,4 Mhz

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WeblogWeblog

Rundfunk-SenderRundfunk-

Sender

Radio vs. RSS

Rundfunk-Sender

Sendeantenne

Radio Radio Radio

94,1 Mhz 96,6 Mhz 95,4 Mhz

Weblog

RSS-Feed

XML-Daten

Feedreader Feedreader Feed readerFeed

Online-Anbindung

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Weblog-/RSS-Verzeichnisse:

• www.technorati.com

• www.google.de/blogsearch?hl=de

• www.rss-nachrichten.de

• www.rss-verzeichnis.de

• www.rss-verzeichnis.net

• www.blogpulse.com

• www.blogscout.de

• ...

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Exkurs: Die Bedeutung von Web 2.0

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A Brief Summary of the Evolution of the Internet

Memex Conceived

1945

WWWCreated

1989

MosaicCreated

1993

A Mathematical

Theory of Communication

1948

Packet Switching Invented

1964

SiliconChip1958

First Vast ComputerNetwork

Envisioned1962

ARPANET1969

TCP/IPCreated

1972

InternetNamed

and Goes

TCP/IP1984

HypertextInvented

1965

Age ofeCommerce

Begins1995

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• To get a market of 50 Million People Participating:• Radio took 38 years • TV took 13 years• Once it was open to the General Public, The Internet made

to the 50 million person audience mark in just 4 years!!!

• http://www.ecommerce.gov/emerging.htm

– Released on April 15, 1998

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By September 2002

The Internet Reached TwoImportant Milestones:

Netsizer.com – from Telcordia

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• Revolution im virtuellen Netzwerk– Social software / Social Media als Ausprägungen des Web

2.0– Nutzer werden zu Anbietern– Ein neues, einflussreiches Presseorgan entsteht– Interessengruppen sammeln sich– „Mashups“ grassieren– Das Geschäft mit der Aufmerksamkeit wird vergoldet– Deutschland hinkt im internationalen Vgl. hinterher

Das Internet wird „begehbar“; man trifft sich...

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Modellierung der realen Welt im Internet (natürlicher Prozess der Vernetzung)

- Abbildung von Geschäftsmodellen und Entwicklung neuer Geschäftsmodelle (Synergien, global village, Medienkonvergenz, Automatisierung)

- Innovationskraft (schnellere Innovationszyklen, logische Folge der vernetzten Innovation und Intelligenz, user generated content, Wegfall der physischen Intermediäre, ...)

- Jeder wird zum Sender / Massenkommunikator

- Informationsflut bringt neue Strukturen hervor (Meta-Ebene), Weg zur Strukturgesellschaft, ...

- Nutzer werden zu Anbietern (user generated content)! Social media / social software

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TEIL II

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Auftakt

Was tun, wenn’s mal brennt im Projekt?

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Auftakt

Oder: Wie Unternehmer “tote Pferde” zu reiten pflegen…

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Auftakt

Eine Weisheit der Dakota-Indianer sagt:

"Wenn Du entdeckst, dass Du ein totes Pferd reitest, steig ab."

Wir Unternehmer sind da ganz anders…

10. Wir besorgen eine stärkere Peitsche.

09. Wir sagen: "So haben wir das Pferd doch immer geritten."

08. Wir gründen einen Arbeitskreis, um das Pferd zu analysieren.

07. Wir besuchen andere Orte, um zu sehen, wie man dort tote Pferde reitet.

06. Wir stellen Vergleiche unterschiedlich toter Pferde an.

05. Wir ändern die Kriterien, die besagen, ob ein Pferd tot ist.

04. Wir schirren mehrere tote Pferde zusammen an, damit sie schneller werden.

03. Wir bilden einen Qualitätszirkel, um eine Verwendung für tote Pferde zu finden.

02. Wir richten eine unabhängige Kostenstelle für tote Pferde ein.

01. Wir erklären, dass unser Pferd "besser, schneller und billiger" tot ist.

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Agenda

I. Theorie: Projekt, Projektmanagement, Ziele (30 min.)

II. Praxis: Eigene Projektsituation definieren (10 min.)

III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer – eine Auswahl (70 min.)

IV. Ergebnis-Diskussion und Ausblick (10 min.)

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Projektmanagement … theoretisch ein weites Feld

• Beschrieben, broschiert, strukturiert, formalisiert vs. Praxisnähe / Umsetzbarkeit• Breitband-Standardsoftware und Branchenlösungen vs. Individuelle Probleme• Ist interdisziplinär: Wissensman., Qualitätsman., Unt.kultur, Führung, Controlling, …


Die Frage ist nicht, ob es idyllisch aussieht,

sondern, wie Sie trockenen Fußes

über das Wasser kommen!

Make or buy!

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Was ist Projektmananagement?

Persönliche Situation (Eigene Projekte,

Fragestellungen,…)Methoden & Werkzeuge

Anwendung!

Wirklicher Nutzen

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Vom Wissen allein, bewegt sich kein Stein!

Informationen können stets nur eine Handlungsaufforderung sein.

Man lernt, um das Gelernte zu leben / anzuwenden.


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"Perfektion der Mittel und Konfusion der Ziele

kennzeichnen meiner Ansicht nach unsere Arbeit."Albert Einstein


Und ohne Ziel ist jeder Weg der falsche…

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Worüber wir hier sprechen…

Ein paar Definitionen


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Ein Projekt ist...

– einmalig (in der Gesamtheit seiner Bedingungen),– beschränkt hinsichtlich der Ressourcen,– zielorientiert,– gegenüber anderen Vorhaben abgegrenzt und– projektspezifisch organisiert.

DIN 69901, Deutsches Institut für Normung e.V. Project Management Body of Knowledge, amerikanisches Project

Management Institute


67

Projektmanagement

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III. Projektmanagement-Werkzeugkoffer

1. Wertschöpfungskette & Prozessmodell

2. Pareto-Prinzip

3. Eisenhower-Matrix

4. SWOT-Analyse

5. 15-Punkte-Plan

6. 360°-Feedback

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1. Wertschöpfungskette und Prozesslandkarte

Prozess X

Prozess Y

Prozess Z

Kern-

Kern-

Kern-






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bYsonus – Hörproduktions-Studio

Hör-Produktion

Kunden-betreuung

Management(Auftrags-Koordination, strategische Entwicklung,

Qualitätssicherung, Sprecherakquise und -ausbildung, Wissensmanagement)

Verwaltung(Korrespondenz, GuV,

Verbrauchsmaterial, Dokumentation)

Technik(Studiotechnik, Software,

Sprecherprofile, Archivierung, Entwicklung)

Auftrags-Definition

Marketing (Online-Werbung, Mailings, Word to mouth, Newsletter, Showreel, inhaltliche Beiträge,

Guerilla-Marketing)

Konzeption & Planung

Pre-Production &

Abnahme

Produktion & Postprod.

Abnahme & Lieferung

Newsletter & RSS

Textlektorat / Redaktion

Sprecher-auswahl

Status-berichte

After-Sales-Betreuung

• Podcasts• e-learning• Hörbücher• Wirtschafts- literatur- abstracts• …

Verkauf v. Qualität

Empfehl. / mehr Aufträge

III. Projektmanagement-WerkzeugkofferBeispiel

71

Projektmanagement

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• Pareto: Italienischer Ökonom (1848-1923)• Entdeckte den statistischen Zusammenhang zwischen vielen großen und wenigen

kleinen statistischen Werten• Lässt sich in nahezu allen Lebenslagen anwenden• Unterstützt das persönliche Zeitmanagement und kann zu höherer Effizienz und

Kosteneinsparungen beitragen!

Projektbeispiel: “must have" vor "nice to have"

Eine Abwägung der "must have" und "nice to have" Funktionalitäten beeinflusst

entscheidend die Dimensionen Qualität, Zeit und Kosten.

Denn: 80% der Funktionalität erfordern nur 20% des Aufwandes!

Im Umkehrschluss erfordern die restlichen 20% Funktionalität 80% des Aufwandes!

2. Das Pareto-Prinzip (80/20-Regel)

73


74

• 20 % der eingesetzten Zeit bringt 80 % der Ergebnisse (Zeitmanagement)• 20 % Aufwand bringen 80 % Ergebnis, die restlichen 20 % des Ergebnisses brauchen aber 80 % des gesamten

Aufwandes. • In einem Unternehmen werden 80 % des Umsatzes mit 20 % der Kunden erzielt. • Werte im Lager eines Industrieunternehmens: Viele Schrauben etc., die nicht viel kosten, aber wenige sehr

teure Zukaufsartikel. • In einem durchschnittlichen Haushalt verursachen 20 % der Kostenpositionen 80 % der Kosten. • In einer Wohnung weisen 20 % des Teppichs 80 % der Gesamtabnutzung auf. • 80 % eines Textes werden mit 20 % der Wörter bestritten (z.B. der, die, das usw.).• Viele kleine Dörfer mit wenig Einwohnern, die Masse der Menschen wohnt aber in wenigen großen Städten. • 75 % des Welthandels finden unter 25 % der Menschen statt. • Ankunftszeiten und Paketgrößen in Netzwerken, insbesondere WWW, da hier Nutzerbedenkzeiten zu beachten sind.• Die Pareto-Verteilung wird in der Versicherungs- und Finanzmathematik zur Modellierung von extremen Ereignissen

(z.B. Großschäden, starke Kursveränderungen von Aktien) eingesetzt. • 80 % aller Supportanfragen im Internet beziehen sich immer wieder auf die gleichen 20 % (oder weniger) der

Problemstellungen.


75

Projektmanagement

76


3. Die Eisenhower-Matrix (ABC-Regel)

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Delegation: An Interne oder Externe möglich (z. B. Forschungsaufträge, Beratungsleistungen, externes Feedback, PR, …)


- Marktrecherche / Infor-mationsbeschaffung zu …- Verwaltung von …- …

- Qualitätsmanagement einführen- Kooperationen aufbauen- Produktentwicklung Z

- Marketingaktion Y- Kundenbetreuung X- Projekt A, B, C

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Projektmanagement

79


2+3. Eisenhower-Pareto

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4. Die SWOT-Analyse

Interne Einflüsse(aus dem Unternehmen)

Externe Einflüsse(von der Umwelt)

nützlich gefährlichFür Zielerreichung

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Projektmanagement

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Der 15 Punkte-Plan (Find your USP)

Ziel-Argumentation: “15 Gründe, warum ich bzw. mein Unternehmen [dort] sein sollte.”

Analyseinstrument zur Zielfindung und Priorisierung sowie zur Standortbestimmung

Beleuchtet (möglichst) alle Perspektiven auf ein Thema

Dient als Checkliste / Fahrplan in der Kommunikation mit den Betroffenen

Leitet über zu den notwendigen Schritten der Ziel-Realisierung (SOLL / IST-Vergleich)

Ermutigung dazu, Stellung zu beziehen und diese zu weiter zu entwickeln bzw. zu verteidigen

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Unser 15 Punkte-Plan “warum wir Marktführer sein sollten”

1. Unsere Dienstleistungen / Produkte sind qualitativ besser als die der

Konkurrenten

2. Wir sind wiederholt Wachstumssieger

3. Wir haben diverse Auszeichnungen und Preise erhalten

4. Unsere Mitarbeiter sind immer auf dem neuesten Wissensstand

5. Wir haben sehr geringe Kostenstrukturen / hervorragende Lieferanten

6. Wir haben Kooperationspartner auf höchster Ebene, die uns fördern

7. Wir sind etabliert und seit X Jahren am Markt vertreten

8. Wir treten als dynamisches, innovatives Unternehmen auf

9. –

10. –

…

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Der 15 Punkte-Plan (Find your USP)

• Es empfiehlt sich eine eigene kritische Stellungnahme sowie eine Gewichtung

der einzelnen Argumente vorzunehmen (aus 15 Punkten können gut und gern in

der finalen Verhandlung 5 geworden sein, die dafür aber unumstößlich sind).

• Bereits wenige Argumente können ausreichen, wenn sie stichhaltig sind.

• Die Vielfalt an Argumenten bringt Ihnen weitere Ideen und neue Perspektiven.

• Das Prinzip lässt sich auf alle persönlichen und beruflichen Ziele anwenden,

beispielsweise auch auf Gehaltsverhandlungen etc.

• Ein Mangel an ausreichenden stichhaltigen Argumenten kann genutzt werden,

um mögliche, notwendige oder erstrebenswerte Gründe anzuführen, auf die man

aktiv hinarbeitet!

• Nutzen Sie auch diese Liste für ein 360°-Feedback, um sie / sich zu

entwickeln!

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Projektmanagement

88


360°-Feedback

Als Person oder Unternehmen

Andere Sichtweisen sammeln (sachdienliche Hinweise zur Ergreifung der Wahrheit)

Partizipation & Wertschätzung

Meinungen statt Mutmaßungen

(Transaktions)kosten verringern

Zur Durchsetzung von Geschäftsentscheidungen

Zur Bewertung von Ideen und Konzepten

Zur Qualitätsverbesserung

Zur Verbesserung der Unternehmenskultur

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360°-Feedback

Was ist unseren Kunden wichtig? / Was können wir verbessern?

Herrscht eine transparente Kommunikationskultur? / Was sollte anders sein?

Wie wirkt das Unternehmen nach innen / außen?

Was können wir gut / woran müssen wir arbeiten?

Sollten wir die Kooperation mit X oder Y eingehen?

Investieren wir hier, dort, gar nicht oder stärken wir unseren “Burggraben”?

Was haben wir aus dem letzten (Kooperations)Projekt gelernt?

Wie kann die Unternehmensführung besser dem Unternehmen “dienen”? (Management als Dienstleistung und Unterstützungsprozess!)

Passen die Unternehmensziele zu den persönlichen Zielen der Beteiligten?

Was sind unsere Alleinstellungsmerkmale?

Beispiel

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360°-Feedback – Umsetzung

Umfragen (online oder im Rahmen gewohnter Kontaktpflege in Kurzform)

Offenes Forum (transparente Diskussionsplattform für ALLE Anspruchsgruppen mit relevanten Themen und aktuellen Fragestellungen)

Auswertungsgespräch zum Abschluss eines Projektes (gegenseitiges Feedback inkl. Aufnahme in die Dokumentation / lessons learned)

Anonymes Forum als “Kummerkasten” für konstruktive Vorschläge vs. öffentliches Weblog (Frage der Unternehmenskultur)

Thematisierung in Gesprächsroutinen

! Wichtig: Feedback-Regeln beachten !

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Vielen Dank!

Vielen Dank!

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