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Seminario 2 (5 diciembre de 2012)

La Organización de la Transición

Webinar TRANS-FORM-E

Transición al Formato Electrónico de la Contratación Pública

Una iniciativa de la comunidad dé prácticas de contratación pública y del blog de contratación pública electrónica

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AGENDA• Intención de los seminarios • Principios de la organización de la transición• Los elementos de la organización• Las etapas de la transición (el mapa): estrategia,

arquitectura, entrega, valor. • Las dimensiones del valor (la ruta) y las funciones que

liberan valor • La comunicación y el compromiso • En resumen • Reflexiones finales

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INTENCIÓN DE LOS SEMINARIOS SEMINARIO 2. La Organización de la Transición

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Intención de los seminarios1. Difundir información y promover la comunicación

– De todos y para todos con ayuda de la Comunidad de Contratación Pública.

2. Asesorar en alguna o varias de las siguientes facetas: – Plantear posibilidades para hacer la transición al formato electrónico– Proporcionar perspectiva intra y extra organización– Desarrollar una filosofía de trabajo nueva provocada a partir de la

transición– Facilitar la consciencia del cambio necesario

3. Generar comunidad y diálogo en torno a la transición – Dinamizar la comunidad– Generar compromiso – Proporcionar reputación genuina

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….. y un deseoFormar una comunidad de práctica y un cuerpo de conocimiento suficiente que permita a las organizaciones afrontar …

una TRANSICIÓN AGIL y ASEQUIBLE al formato electrónico en la Contratación Pública para poder alcanzar los objetivos políticos que se propongan

Resultado final de los seminarios :

Un MAPA para la TRANSICIÓN ÁGIL a la Contratación Pública Electrónica

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Los seminarios1. La visión general de la transición y los fundamentos

técnicos y jurídicos2. La organización necesaria para la transición3. Arquitectura, interoperabilidad y estándares4. El gobierno de la TI y la gestión de proyectos en la

transición5. La gestión del cambio y la gestión del valor 6. Tipos de transición, modelos de soporte y evolución.

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PRINCIPIOS ORGANIZATIVOSSEMINARIO 2. La Organización de la Transición

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Principios • Una transformación implica:

– Hay cambios que aportan valor de forma significativa que se puede medir.

– No es un cambio gradual continuo– Afecta a la organización de forma generalizada (en este

caso a todo el servicio de contratación).

Por tanto…..

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Principios • Antes de empezar hay que pensar que cualquier

transformación organizativa requiere:– Un Responsable: dirige, evalúa-decide y supervisa – Unos Objetivos: donde estoy y donde quiero estar

• En una transformación organizativa intervienen todos los elementos de una organización.

• Se requiere un mapa del “territorio”. • Se requiere una ruta (actividades y prioridades)• Un valor definido y verificable • Comunicación y Compromiso de toda la organización

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Principios

• La transición al formato electrónico de la contratación pública pretende conseguir una transformación organizativa habilitada por la tecnología pero no es una transformación tecnológica.

• Solo la trasformación de la contratación pública habilitada por el formato electrónico es capaz de entregar el valor que la sociedad reclama del servicio de contratación publico (el 20 % del PIB)

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Principios Valoración -Compromiso de los interesados-Diseño y Planificación -Dirección y Supervisión -Análisis de resultados

Planificación Estratégica -Visión y Objetivos-Formulación de Soluciones -Traducirlo a un Plan

Implementación -Gestión de Acuerdos -Gestión del Cambio -Monitorización y Evaluación

Fuente: Una guía práctica para trasformar sistemas de contratación UNDP

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LOS ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

SEMINARIO 2. La Organización de la Transición

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Los elementos de la organización• Personas • Procesos • Estructura • Tecnología

Procesos

Personas

Estructura

Tecnología

Reguladores

Client

es

Otros

Prove

edor

es

Capacidad del Negocio

Fuente: Mark Toomey “Bailando el vals con el elefante”

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Los elementos • La personas

– Necesitan capacitación y formación en el formato electrónico

– Tienen miedo a la incertidumbre y precisan ser autónomos y competentes cuanto antes.

– Hay que tratar de generar confianza a través del compromiso y los resultados rápidos

– Una buena herramienta para alcanzar autonomía y competencia puede ser una comunidad de práctica interna en cada administración

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Los elementos • Los procesos

– No pueden ser perfectos desde el principio. – Hay un proceso de prueba y error que debe ser

gestionado (gamificación) para ir perfeccionando el procedimiento en el nuevo formato electrónico.

– La simplificación es la clave: Hay que hacer las cosas lo más simples posibles, pero no más simples (Einstein).

– Para simplificar bien hay que conocer muy bien el nuevo formato. Perfeccionamiento a través del uso.

– El proceso debe ser iterativo, controlado y con la mejora continua como rutina

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Los elementos • La estructura

– Es el elemento más complicado porque es donde el reside el poder y hay que reequilibrar el poder en base al nuevo formato.

– La estructura no está supeditada al formato papel pero puede estar muy influida por este.

– El equilibrio de poder formado alrededor de la cultura del papel cambia

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Los elementos • La tecnología

– El formato papel y el formato electrónico no tienen las mismas características.

– El formato electrónico es más trasparente pero más rígido que el formato papel

– El formato electrónico es mucho más rápido en la gestión y permite la ordenación y clasificación de los contenidos, documentos y expedientes de forma natural.

– El formato electrónico permite la colaboración perfecta de los agentes que intervienen en la contratación

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Los elementos • La organización de la transición:

– Tiene que proporcionar un equilibrio entre todos los elementos de la organización.

– Una acción en un único elemento: tecnología, no provocará la trasformación de la organización.

– La tecnología habilita la transformación pero no la realiza por sí sola.

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ETAPAS DE LA TRANSICIÓNSEMINARIO 2. La Organización de la Transición

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Etapas de la Transición • La organización de una trasformación requiere

dos factores imprescindibles:– Responsable– Objetivos

• La transición tiene un mapa general • Y una ruta de cada administración• Hay que tener presente las cinco dimensiones del

cambio: necesidad, visión, plan, medios, capacitación.

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Etapas de la Transición • Con una decisión clara y comunicada hay que

proceder a generar un mapa con los siguientes elementos: – Estrategia (qué quien y cuando se va a hacer)– Arquitectura (con qué elementos)– Entrega (en qué consiste esta transición, métricas)– Valor (como se mide el valor que queremos

conseguir)

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Etapas de la Transición • Estrategia

– Objetivos: Ahorro, Concurrencia, Trasparencia, Eficiencia interna, Profesionalización, MERCADO ÚNICO

– Liderazgo: responsable y múltiple– Conformidad: Cumplimiento de leyes y reglamentos,

la obligatoriedad – Comunicación: constante– Planes particulares de cada administración

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Etapas de la Transición • Arquitectura

– Legislación y servicio de contratación– Rendimiento – Funciones : Archivo, Relación, Tramitación,

Explotación– Servicios: Técnicos, Jurídicos, Rendimiento – Herramientas: Tecnológicas, Organizativas..

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Etapas de la Transición • Entrega- Planificación

– Fases en función de los objetivos – Entregas y Resultados: Valor con métricas – Plan de Acción

• Identificación digital • Sistemas de información • Formación y capacitación • Gestión del cambio • Gestión de servicios de tecnologías de la información

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Etapas de la Transición • Valor

– Definición de Métricas antes y después – Gestión del valor – Resultados a obtener y obtenidos – Lecciones aprendidas: Mejoras y errores.

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LAS DIMENSIONES DEL VALOR SEMINARIO 2. La Organización de la Transición

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Las dimensiones del valor • Las dimensiones del valor y las funciones que

liberan valor:– Formato electrónico y automatización: mejoras

en la tramitación.– Información estructurada y metadatos: mejoras

en la información. – Archivo, Relación, Tramitación, Explotación

electrónica: innovación y transformación

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Las dimensiones del valor • Ejemplos de mejoras en la tramitación:

– Normalización del procedimiento – Normalización de los documentos – Mejora en la colaboración entre agentes – Reducción del tiempo de búsqueda de

información– Licitadores con mayor capacidad de interactuar

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Las dimensiones del valor • Ejemplos de mejoras en la información:

– Informes estándares: procedimiento, compras, gestión

– Opción de Datamart con herramientas de Business Intelligence.

– Expedientes únicos y ubicuos– Trasparencia– Información disponible del estado de los

expedientes.

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Las dimensiones del valor • Ejemplos de Innovación y Trasformación:

– Catálogos en línea – Sistemas de Adquisición Dinámica – Acuerdos Marco en línea – Subastas Electrónicas– Licitación Electrónica – Facturación Electrónica – Series temporales de gasto – Análisis del gasto

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COMUNICACIÓN Y COMPROMISOSEMINARIO 2. La Organización de la Transición

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Comunicación y compromiso• La comunicación y el compromiso tienen que estar

presentes en toda la transición. • Jerarquía y Redarquía:

– El responsable tiene que liderar y monitorizar el cambio (jerarquía),

– los agentes tienen que llevarlo a cabo con apoyos mutuos (redarquía).

• Los equipos de gestión del cambio • Las herramientas: Seminarios y Formación inicial , Redes

sociales y Comunidades de práctica interna, Reconocimiento y Reputación

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EN RESUMENSEMINARIO 2. La Organización de la Transición

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En resumen• No empiece sin un responsable con autoridad y unos

objetivos claros y que puedan medirse.• Genere una hoja de ruta personalizada sobre el un

mapa del proceso de la transición. – Hoja de ruta personalizada en función de cada

administración y sus objetivos– Mapa: Estrategia, Arquitectura, Entrega, Valor

• Comunique los por qués, qués y cómos de forma reiterada y continua. Consiga el compromiso y fomente la conversación

• Mida los resultados

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REFLEXIONES FINALESSEMINARIO 2. La Organización de la Transición

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Reflexiones finales• Organizar la transición es verificar la voluntad de

transformar la contratación pública. – Va a requerir un responsable y unos objetivos

claros y comunicados. • La organización de la transición es el elemento que

va a permitir el éxito, aunque no va a impedir el fracaso.

• No es un problema técnico es un reto adaptativo y se requiere que la organización (toda) entienda el contexto y el alcance de la transición

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Seminario 2 (5 de diciembre de 2012)

¡¡¡¡ Gracias por su atención !!!!

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Próximo Seminario: Arquitectura, Interoperabilidad y Estándares

Miércoles 6 de Febrero de 2013 a las 16:30