Seminario en Project Management Parte I

2005-8 CompetitivePM - All rights reserved.www.corepmsa.com

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[email protected]. Independencia 389 1 Piso

Capital Federal (C1099AAD)

Argentina

Seminario en ProjectManagement6 de marzo 2008

2005-8 CompetitivePM - All rights reserved.

Asociacin dedicada a: Mejorar la ciencia y aplicacin de la Direccin de Proyectos Profesionalizar la prctica de Project Management

Sus pilares son: Difusin de Estndares de Project Management, a travs de:

Su libro PMBOK Project Management Body of Knowledge Congresos, Convenciones, Seminarios, Publicaciones.

Certificacin de PMPs (Project Management Professionals) Certificacin de Proveedores (Registered Education Providers)

Para ms informacin, ingrese en www.pmi.org

Qu es PMI?


Producto Proyecto - Operaciones

Necesidad

t

PRODUCTO

Trabajo o esfuerzo transitorio y nicoque se hace para crear un producto,servicio o resultado.Tiene objetivos y plazos definidos.Condicionado por recursos.

PROYECTO


tNecesidad PROYECTO PRODUCTO

Bien o servicio quesatisface determinadanecesidad o requerimiento


PRODUCTO



tIDEA PROYECTO OPERACIONES

Trabajo que implicaactividades permanentes yrepetitivas

PRODUCTO

PRODUCTO


- Tiempo- Costo- Alcance- Calidad

Metodologa de Direccin de Proyectos

- Soporte a Estrategia de Negocios- Etapas del Management- Seguir / No seguir

?

Project Management

ProyectoExitoso

- Idea- Demanda del mercado- Un avance tecnolgico- Un requisito legal- Necesidad

Cmo se inicia un proyecto?


Qu es la Direccin de Proyectos?(Project Management)DefiniciDefinicinnConjunto de mtodos, tcnicas y herramientas usadas para planificar yadministrar un proyecto efectivamente, respecto de su alcance, tiempos, costos ycalidad.

Objetivos y BeneficiosObjetivos y Beneficios Proveer un ordenado y efectivo conjunto de procesos para gestionar

proyectos exitosos: en tiempo, en costo y con la calidad esperada

Utilizar experiencias exitosas para mejorar estos procesos => mejora continua

Mayor previsibilidad y credibilidad

ProcesosPlantillas

ChecklistsRoles y Respons.

BibliotecaBiblioteca -- Base de datosBase de datos


Gestionando requisitos concurrentes en un proyecto

$$ TiempoTiempo

AlcanceAlcance

CalidadCalidad

TEORA DE LA TRIPLE RESTRICCIN

Teora de la Triple Restriccin


Qu es la Direccin de Proyectos?BeneficiosCaractersticas

de la Metodologa

DesarrolloProfesional

Crecimiento delNegocio

Universal: cualquier tipo de proyecto Completa: todos los aspectos de un proyecto Claridad conceptual: sencilla de entender y aplicar

Potenciar logro de objetivos personales Aumentar el protagonismo en la empresa Incrementar habilidades y conocimientos

Reducir costos Mejorar calidad (proceso y producto) Reducir plazos (en algunos casos mas ventas) Estimular el trabajo en equipo Mejorar intercambio de informacin y conocimientos

PREVISIBILIDAD - REDUCCION DE COSTOS CREDIBILIDAD -POSICIONAMIENTO


Qu es la Direccin de Proyectos?Conceptos

Fuente: PMBOK 3ra edicin


ManagementInterno

Gestor dedemanda

/ Comercial

Organizacinejecutante

Proveedores

Cliente /Usuario

Patrocinador

PMO / QA

Directorde

Proyecto

Equipo de Proyecto

Entorno de un ProyectoInteresados y Participantes


PrincipalesPrincipales responsabilidadesresponsabilidades Preparar propuestas / planes de proyecto, negociaciones y contratos

Construir una infraestructura de estndares, mtodos, tcnicas yherramientas para poder producir resultados de calidad con alta productividad

Crear un conjunto de planes detallados y la lnea de base del proyecto

Seleccionar, liderar, apoyar y desarrollar el equipo del proyecto

Rever el avance del proyecto y tomar acciones correctivas tempranas

Asegurar los entregables conforme a los estndares de calidad contratados

Administrar los cambios y asistir en la renegociacin de contratos

Mantener una buena relacin de negocios con el cliente interno / externo

Desarrollar la comunicacin interna y externaPersona responsable por las ganancias y prdidas y de la administracindel da a da del proyecto

Funciones de un Director deProyectos (Project Manager)


IDEA / VIABILIDAD PLANEAM. & DISEO CONSTRUCCION PRODUCC. &PTA.MARCHA

Ciclo de vida deun proyecto deConstruccin

Procesos de Direccin del Proyecto con sus 9 reas de conocimiento

Requerimientoso Requisitos

Solucin

Areas de Conocimiento1- Gestin de la Integracin2- Gestin del Alcance3- Gestin del Tiempo4- Gestin de los Costos5- Gestin de la Calidad6- Gestin de los Recursos Humanos7- Gestin de las Comunicaciones8- Gestin de los Riesgos9- Gestin de las Adquisiciones

RetroalimentacinAseguramiento

de la calidadPunto de control

INIC

IAC

IN

FASE I FASE II FASE III FASE IV

FASES

PLA

NIF

ICA

-C

IN

EJEC

U-

CI

N

CO

NTR

OL

CIE

RR

E

Fases, Procesos, reas deConocimientos


Diferencias entre una organizacin funcional y una matricial

Recursos humanos fsicamente juntosRecursos humanos en sectores fsicosseparados

Alcance del proyecto es integralAlcance del proyecto se restringe a loslmites de la funcin

Todo gira en torno a los proyectosTodo gira en torno al negocio

Mucha orientacin al recurso humanoDescentralizacin del uso del recursohumano

Prctica PM profesionalizada pornecesidad

Prctica PM no tan profesionalizada

Vive de vender y ejecutar proyectosPrincipal ingreso viene de operar y node ejecutar proyectos

MatricialFuncional

Tipo de Organizacin y su UtilizacinMetodolgica


Qu propone la Metodologa deProject Management?


Producto o serviciofinal

Leccionesaprendidas

Acta ConstitucinProyectoEnunciado AlcancePreliminar

Plan de Gestin delProyecto

Productos oserviciosentregables

Productos oserviciosentregablesaprobados

Informes derendimiento

Analice su situacin actual, madurez metodolgica y objetivosen torno al Project Management

Determine los procesos necesarios a implementar Defina los involucrados, roles y responsabilidades Ejecute paso a paso los procesos determinados

Qu propone la Metodologa deProject Management?


Los Cinco Grupos de Procesos y sunivel de solapamiento

A mayor solapamiento => mayor riesgo!!


Estimacinpreliminar

[-25% ; +75%]

Estimacinconceptual

[-10% ; +25%] Estimacindefinitiva

[-5% ; +10%]

Estimacina completar

INICIACION EJECUCION CONTROL CIERREPLANIFICACION

Necesidad Soporte

Organizacin Funcional y suUtilizacin Metodolgica


Contrato /Intencin

Estimacin preliminar[-25% ; +75%]

Estimacin conceptual[-10% ; +25%]

Estimacin definitiva[-5% ; +10%]

Estimacin acompletar

EvaluacinOportunidad

PreparacinPropuesta

Negociacin ycierre contrato

INICIACION EJECUCION CONTROL CIERREPLANIFICACION

Soporte

Organizacin Matricial y suUtilizacin Metodolgica


ProcesoPropuesta/

Plan Neg.

EvaluacinOportunidado Factibilidad

Iniciacin Ejecucin ControlPlanifica-cin

Cierre

IDENTIFICACIIDENTIFICACINN Conocer al Cliente (interno/externo). Relacin. Saber qu necesita. Conocer la competencia y su oportunidad con el Cliente (externo)

EVALUACIEVALUACINN La oportunidad es atractiva para la compaa? (externo) Es factible hacer lo que desea el Cliente? Anlisis costo-beneficio.

ANALIZAR RIESGOS DE NEGOCIOANALIZAR RIESGOS DE NEGOCIO Cules son los riesgos del negocio / del cliente?

Fase / Grupos de Proceso y susprincipales objetivos


ELABORACIELABORACIN DE LA PROPUESTAN DE LA PROPUESTA Detallar los aspectos del proyectos, tcnicos y comerciales

APROBACIAPROBACIN DE LA PROPUESTAN DE LA PROPUESTA Aprobar la propuesta internamente por los dems sectores y fijar la

lnea base del proyecto en tiempo, costo y alcance

NEGOCIACINEGOCIACIN Y FIRMA CONTRATO CON CLIENTEN Y FIRMA CONTRATO CON CLIENTE Negociar plazos finales, precio final y trminos y condiciones con el

Cliente ELABORACIELABORACIN y APROBACIN y APROBACIN DEL PLAN DE NEGOCIOSN DEL PLAN DE NEGOCIOS

EvaluacinOportunidad/Factibilidad

ProcesoPropuesta / Plande Negocios

Iniciacin Ejecucin ControlPlanifica-cin

Cierre



AUTORIZACIAUTORIZACIN DE UN PROYECTO O UNA FASEN DE UN PROYECTO O UNA FASE Detallar y aprobar el Acta de Constitucin de Proyecto

NOMBRAMIENTO DEL DIRECTOR DE PROYECTONOMBRAMIENTO DEL DIRECTOR DE PROYECTOSe larg

LANZAMIENTO DE PROYECTOLANZAMIENTO DE PROYECTO Realizar reunin de lanzamiento con todas

las reas involucradas en el proyecto.Distribucin del PGP y del Acta deConstitucin de Proyecto entre losparticipantes.

ProcesoPropuesta/

Plan Neg.Iniciacin Ejecucin ControlPlanifica-cin

CierreEvaluacin

Oportunidad/Factibilidad



Planificacin

REFINAR EL CONTENIDO TREFINAR EL CONTENIDO TCNICO DE LA PROPUESTA o DELCNICO DE LA PROPUESTA o DELPLAN DE NEGOCIOSPLAN DE NEGOCIOS Refinar Alcance, Tiempo, Costos, Riesgos y dems aspectos

ELABORAR EL PLAN DE GESTIELABORAR EL PLAN DE GESTIN DE PROYECTON DE PROYECTO Presentar el mismo como el primer entregable

ESTABLECER UNA SEGUNDA LESTABLECER UNA SEGUNDA LNEA BASE SI ES NECESARIO /NEA BASE SI ES NECESARIO /SI SE PUEDESI SE PUEDE

ProcesoPropuesta/

Plan Neg.

Ejecucin Control CierreEvaluacin


Iniciacin



Ejecucin y Control

CONTROLAR LAS 5CONTROLAR LAS 5 REAS DE CONOCIMIENTO DURASREAS DE CONOCIMIENTO DURAS Alcance, Tiempo, Costos, Riesgos y Calidad

REPORTAR EL AVANCEREPORTAR EL AVANCE Elaborar el Informe de Rendimiento y analizar el mismo

ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIN DEL PROYECTON DEL PROYECTO DESARROLLAR EL EQUIPO DE TRABAJODESARROLLAR EL EQUIPO DE TRABAJO TOMAR LAS ACCIONES CORRECTIVAS NECESARIASTOMAR LAS ACCIONES CORRECTIVAS NECESARIAS

ProcesoPropuesta/

Plan Neg.

CierreEvaluacin


Iniciacin Planifica-cin



Cierre

EVALUAR EL PROYECTOEVALUAR EL PROYECTO Desvos de costos y cronograma Involucrados en el proyecto satisfechos? Lecciones aprendidas e implicancias para el futuro

CERRAR EL PROYECTOCERRAR EL PROYECTO Formalizar todos los avances con la firma de aceptaciones

CERRAR LOS SUBPROYECTOS CON LOS TERCEROSCERRAR LOS SUBPROYECTOS CON LOS TERCEROS

RECONOCIMIENTO Y RECOMPENSAS PARA EL PERSONALRECONOCIMIENTO Y RECOMPENSAS PARA EL PERSONAL

ProcesoPropuesta/

Plan Neg.

Ejecucin ControlEvaluacin


Iniciacin Planifica-cin



876

Diseo de la Solucin

Desarrollo / Compra

Integracin y Prueba

Actividades de Subcontratistas

Actividades de Instalacin

Soporte Logstica

DefiniciDefinicinn deldelAlcanceAlcance

Requerimientos Objetivos Entregables

EJECUCIEJECUCINN

EnfoqueEnfoque ttcnicocnicoActividadesActividades

SecuenciamientoSecuenciamientoyy estimaciestimacinn

duracionesduraciones

TareasTareas

Plan deGestin de

Calidad

AdquisicionesAdquisiciones1. Descripcin Global

Descripcin sinttica del trabajo a realizar y propsitovinculado al proyecto principal

2. Organizacin y Administracin del ProyectoDescripcin de la organizacin del proyecto principal,cmo ser dirigido y evaluado el trabajo

3. Requerimientos Funcionales, Tcnicos y de PerformanceDescripcin de los requerimientos que el subcontratistadeber cumplir con su trabajo y/o producto a generar

4. EntregablesDescripcin de los entregables a generar con los cualessatisfacer los requerimientos

5. Trabajo a ser ejecutadoDescripcin detallada del trabajo a realizar agrupada porentregable, por disciplina, o por fases, entre otrosagrupamientos.

6. CronogramasEstablecimiento de las fechas de hitos y actividades acumplir vinculados a hitos del proyecto principal

OBS y RAMOBS y RAM

9aPresupuestoPresupuesto

CostosCostos

Registro de Riesgos

T&C

Resumen

Propuesta

Servicios tercerosServicios internos

Evaluacin general

Cash FlowSubcontratistas

Matriz de Riesgos

PC

9bDesarrolloDesarrollo deldelcronogramacronograma

MatrizMatriz ComunicacionesComunicaciones

Resumen del Grupo de Procesos dePlanificacin


1.1. Objetivos del Proyecto / Necesidades de NegocioObjetivos del Proyecto / Necesidades de Negocio

2.2. Especificaciones claras del proyectoEspecificaciones claras del proyecto

3.3. Entregables del proyecto con Criterios AceptaciEntregables del proyecto con Criterios Aceptacinn

4.4. Supuestos y RestriccionesSupuestos y Restricciones

5.5. Organigrama y RAMOrganigrama y RAM

6.6. Cronograma, Costos y Precio (si aplica)Cronograma, Costos y Precio (si aplica)

7.7. AdministraciAdministracin Subcontratacionesn Subcontrataciones

8.8. Procedimiento Control Cambios / Plan de CalidadProcedimiento Control Cambios / Plan de Calidad

Plan de Gestin de Proyectos => elcorazn del proyecto!

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