SENARAI KANDUNGAN 

 

Bil  Perkara  Muka Surat 1  Pendahuluan 

 1.1 Latar Belakang Bahagian Korporat 1.2 Latar Belakang Kumpulan Inspirasi 1.3 Latar Belakang Projek Inovasi 

2  2 2 3 

2  Tujuan Projek  4 3  Objektif Projek  4 4  Implikasi Kewangan  5 5  Proses Pelaksanaan 

 5.1 Jadual Umum Projek Inovasi  5.2  Jadual Pelaksanaan Projek Penambahbaikan  JPS Careline 1‐300‐

80‐1010 

6  6 7 

6  Hasil Inovasi  6.1 Sebelum Inovasi 6.2 Selepas Inovasi 

8  8 8 

7  Impak Inovasi  7.1 Output 7.2 Replicability 7.3 Penjimatan Masa 7.4 Peningkatan Produktiviti 7.5 Optimum Peruntukan Sedia ada (Penjimatan Kos) 7.6 Mesra Pelanggan 

10  

10 10 11 12 13 13 

8  Pengiktirafan  14 9  Gambar‐Gambar Inovasi  16‐17 10  Penutup  18 11  Lampiran 1  :  Minit Mesyuarat Penyelarasan JPS Careline 

Lampiran 2  : Minit Mesyuarat Taklimat Perluasan Perkhidmatan  JPS Careline Bersama VADS Berhad  

Lampiran 3  : Proses Dan Prosedur Kerja (SOP) 

 

 

 

 

 

1  

1  PENDAHULUAN 

1.1  Latar Belakang Bahagian Korporat 

 

Bahagian  Korporat  merupakan  salah  satu  bahagian  sokongan  di  Jabatan Pengairan dan Saliran Malaysia  (JPS). Bahagian  ini dibentuk bagi menyokong 5 bidang utama  JPS  iaitu Pengurusan Lembangan Sungai, Pengurusan Zon Pantai, Pengurusan  Banjir,  Saliran  Mesra  Alam  dan    Pengurusan  Sumber  Air  dan Hidrologi. 

Selain  itu, fungsi Bahagian Korporat adalah membantu   JPS menjayakan projek‐projek  pembangunan  di  bawah  Rancangan  Malaysia  seiring  dengan pembangunan negara.  

Bahagian Korporat bertanggungjawab di dalam hal ehwal berkaitan: 

1) Perancangan Dasar 

2) Komunikasi Korporat dan Keurusetiaan 

3) Pengesanan dan Penilaian Program Pembangunan 

4) Pembangunan Sumber Maklumat      

1.2  Latar Belakang Kumpulan Inspirasi 

 

Kumpulan  INSPIRASI telah ditubuhkan pada Februari 2011. Objektif penubuhan kumpulan  ini adalah bagi mengerakkan budaya kreatif dan  inovasi di kalangan warga Bahagian Korporat.  INSPIRASI dianggotai oleh pegawai‐pegawai pelbagai jawatan dan seksyen dari Bahagian Korporat. 

Senarai Ahli INSPIRASI adalah seperti berikut:‐ 

1) En. Amir Budiman bin Abdullah (Fasilitator) 

2) En. Mohd Shahril bin Mohd (Ketua Kumpulan) 

3) En. Aizuddin bin Anuar 

4) En. Nurul Husaif bin Mohamed Ramely 

5) Pn. Rafiza Idayu bt Razali  

2  

6) En. Khairul Fairuz bin Kamaruddin  

7) En. Sayed Yazid bin Sayed Jamaluddin Safri/En. Md. Sahidan bin Samad  

8) Cik Hasyuzi bt Ismail 

9) En. Erick @ Chong Sun Siong  

10) En. Halimie bin Husain 

 

1.3  Latar Belakang Projek Inovasi 

 

JPS  Careline  merupakan  sebuah  pusat  pemprosesan  aduan/pertanyaan  yang membolehkan JPS menyalurkan aduan tersebut kepada JPS Daerah dan Negeri. JPS Careline telah dibangunkan berasaskan 4 komponen utama  iaitu Pengguna, Telekom Malaysia,    Pegawai  Khidmat  Pelanggan  (CSR),  Pegawai  JPS Daerah & Negeri dan Unit Aduan, JPS. 

 

 

Perkara  Peranan 

 

Pengguna 

 

• Pengguna  boleh  menggunakan  mana‐mana  model  telefon  atau 

pembekal  rangkaian  telekomunikasi  tempatan walau di mana pengadu 

berada untuk membuat aduan/pertanyaan melalui nombor JPS Careline 

1‐300‐80‐1010. 

 

Pegawai 

Khidmat 

Pelanggan 

(CSR)  

 

• Telekom  Malaysia  akan  menyediakan  pegawai‐pegawai  khidmat 

pelanggan  untuk  menerima  panggilan  dan  seterusnya  menyalurkan 

aduan/pertanyaan kepada JPS daerah dan negeri yang relevan. 

 

3  

 

Unit Aduan, 

JPS 

 

• Unit Aduan, JPS berperanan secara langsung memantau dan menyelaras 

operasi JPS Careline. 

• Melaporkan  secara  berkala  kepada  Pengurusan  Atasan  JPS  berkenaan 

prestasi JPS Careline. 

 

Pegawai JPS 

Daerah  

 

• Pegawai JPS Daerah dan Negeri yang terdiri daripada semua Pegawai JPS 

yang  telah  dipertanggungjawabkan  untuk mengurus  aduan  iaitu  yang 

dilantik oleh Pengarah Pengairan dan Saliran negeri masing‐masing. 

Berdasarkan sistem sedia ada ini JPS telah pun menerajui  tatacara pengendalian aduan  awam  di Malaysia. Melalui  JPS  Careline  maklum  balas  awal  terhadap setiap aduan awam dapat diambil dalam tempoh 2 HARI BEKERJA.  

 

2  TUJUAN PROJEK 

 

Tujuan  mengenal  pasti  kelebihan  dan  kekurangan  JPS  Careline  1‐300‐80‐10‐10  dan seterusnya  menjalankan  penambahbaikan  dari  segi  mutu  sistem  penyampaian perkhidmatan. 

 

3  OBJEKTIF PROJEK 

 

Berikut  disenaraikan  objektif  projek  inovasi  Penambahbaikan  JPS  Careline                         1‐300‐80‐1010:‐ 

3.1  Mengkaji  ,Mengenal  pasti,  Melaksana  Penambahbaikan  kepada  JPS  Careline sedia  ada  supaya  lebih  efektif  dan  berupaya mengoptimumkan    penggunaan sistem ini. 

4  

3.2  Meningkatkan  keupayaan  Jabatan dari  segi  sistem penyampaian perkhidmatan selaras dengan status Jabatan sebagai Organisasi Bertaraf Dunia. 

3.3  Mengoptimumkan penggunaan JPS Careline sedia ada. 

 

4  IMPLIKASI KEWANGAN 

 

Projek  Inovasi  Perluasan  Perkhidmatan  Talian  JPS  Careline  1‐300‐80‐1010  tidak melibatkan sebarang kos tambahan, hanya menggunakan kos kontrak sedia ada. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5  

5  PROSES PELAKSANAAN 

  5.1 Jadual Umum Projek Inovasi  

 

 

 

6  

5.2 Jadual Pelaksanaan Projek Penambahbaikan JPS Careline 1‐300‐80‐1010 

 

 

7  

6  HASIL INOVASI 

  6.1   Sebelum Inovasi 

1)     Sebelum inovasi dilaksanakan, perkhidmatan yang disediakan melalui JPS Careline adalah:  

A. Pengurusan Aduan Awam  

B. Pertanyaan  

2)  Dikenali sebagai ‘JPS Careline : Talian Aduan Awam 1‐300‐80‐1010’.  

3) Prosedur Operasi Piawai (SOP) untuk aduan awam sahaja.  

4) Jumlah panggilan sebanyak 2000 panggilan/setahun 

 

  6.2  Selepas Inovasi 

 

1)  Selepas  inovasi  dilaksanakan,  perluasan  perkhidmatan  yang  disediakan melalui Talian JPS Careline adalah:  

A. Pengurusan Aduan Awam  

B. Sebaran Maklumat Paras Air Sungai‐Sungai Utama  

C. Sebaran Maklumat Iklan Tender  

D. Sebaran Maklumat Penender Berjaya  

E. Sebaran Maklumat Kalender Peristiwa  

F. Sebaran Maklumat Direktori JPS 

G.  Lain‐lain Pertanyaan 

 

 

8  

Carta Alir 1 : Menunjukkan Carta Alir Utama di SOP Talian JPS Careline 1‐300‐80‐1010 yang telah diperluaskan perkhidmatannya  

 

2) Dikenali sebagai ‘Talian JPS Careline 1‐300‐80‐1010’.  3) SOP telah disediakan untuk 7 perkhidmatan yang telah disediakan. 

 4) Rekod Panggilan ‐ masih dalam peringkat pengumpulan data. 

 5) Sebaran Maklumat  Iklan  Tender,  Penender  Berjaya  dan  Paras  Air  Sungai‐

Sungai  Utama  melalui  semata‐mata  Internet  adalah  kurang  berkesan disebabkan  kemudahan  Internet  tidak  dilanggan  oleh  kebanyakan  rakyat Malaysia berbanding penggunaan  telefon. Selain  itu, walaupun mempunyai kemudahan  Internet,  sebahagian  besar  orang  ramai  tidak  mahir  untuk mendapatkan maklumat yang dikehendaki di laman web JPS. 

    

9  

7  IMPAK INOVASI 

  7.1   Output 

Projek  ini  memperluaskan  perkhidmatan  JPS  kepada  Rakyat.  Lebih  banyak informasi yang  lebih terperinci berkaitan Jabatan boleh diberikan melalui Talian JPS Careline. 

 

Sebelum projek dilaksanakan, JPS Careline hanya menyediakan ruang bagi orang awam  menyalurkan  aduan  dan  memberikan  maklumat  umum  berkenaan Jabatan  sahaja.  Tiada  maklumat  khusus  dapat  disalurkan  oleh  pegawai perhubungan pelanggan (CSR), Telekom Malaysia. 

 

7.2   Replicability  

Projek  ini  boleh  ditambah  baik  dari  semasa  ke  semasa,  sekiranya  terdapat maklumat‐maklumat  JPS  yang  sesuai  disalurkan  kepada  orang  awam.  Sebagai Jabatan  penting  yang  terlibat  secara  langsung  dengan  penjagaan  alam  sekitar dan  pembangunan  negara  sudah  semestinya  terdapat  informasi‐informasi  lain yang boleh diintegrasikan dengan sistem ini.  

 

Antara  maklumat  Jabatan  yang  sesuai  di  integrasi  adalah  seperti  Maklumat Banjir,  Kadar  Hujan  dan  Cadangan‐Cadangan  Penambahbaikan.    Walau bagaimanapun  penelitian  yang  menyeluruh  diperlukan  sebelum  sesuatu maklumat  dibenarkan  untuk  disalurkan  di  sistem  ini,  memandangkan  setiap maklumat yang disalurkan merupakan maklumat rasmi Jabatan.   

 

Sistem yang diwujudkan bagi Talian  JPS Careline  juga  sesuai diaplikasikan oleh lain‐lain  Jabatan  dan  agensi  bagi  mewujudkan  Information  One  Stop  Center, mengurangkan  kerenah  birokrasi,  dan  penjimatan masa.  Pada  bulan  23  Ogos 2011  yang  lalu,  pihak  Kementerian  Sumber  Asli  dan  Alam  Sekitar  telah mencadangkan  agar  Talian  JPS  Careline  diguna  pakai  secara  bersama  dengan Jabatan  Perlindungan  Hidupan  Liar  dan  Taman  Negara  (PERHILITAN)  agar maklumat berkenaan PERHILITAN dapat disalurkan melalui Talian JPS Careline.  

10  

7.3   Penjimatan Masa 

 

Dari aspek penjimatan masa, hanya dengan mendail 1‐300‐80‐1010  (Talian  JPS Careline)  orang  awam  berupaya  menjimatkan  masa  berurusan  dengan  pihak Jabatan berdasarkan kepada perkara‐perkara berikut:‐ 

 

a) Semakan Paras Air Sungai‐sungai Utama  i) One  Stop Center bagi orang  awam  yang  ingin mendapatkan maklumat 

berkenaan Air Sungai‐Sungai Utama terutama ketika musim tengkujuh.  ii) Menjimatkan  masa    dari  segi  mendapatkan  pegawai  yang 

bertanggungjawab  memantau  paras  air  sungai  (Semasa  musim tengkujuh  pegawai  yang  bertugas  akan  berubah  berdasarkan  jadual waktu yang disediakan). 

iii) Semakan  di  Internet  memerlukan  kemahiran  untuk  mencari  lokasi maklumat  dan  perlu mentafsir maklumat  yang  disediakan  oleh  pihak Jabatan. 

 b) Semakan Iklan Tender  

 Menjimatkan masa dari segi semakan maklumat di surat khabar‐surat khabar utama,  papan  kenyataan  Jabatan  atau  semakan  di  komputer  yang mempunyai talian Internet.  

c) Semakan Penender Berjaya   Menjimatkan masa dari segi semakan di pejabat‐pejabat JPS yang berkenaan atau semakan di komputer yang mempunyai talian Internet. 

 d) Kalender Peristiwa  

 Menjimatkan masa  dari  segi mendapatkan  Pegawai‐pegawai  Perhubungan Awam  JPS,  yang  ada  kalanya  sukar  dihubungi  disebabkan  menjalankan tugasan harian dan melaksana program‐program Jabatan.  

  

11  

e) Direktori   One  Stop  Center  bagi  orang  awam  yang  ingin  mendapatkan  maklumat berkenaan  direktori  JPS  seperti  alamat  pejabat‐pejabat  JPS  dan  nombor sambungan kakitangan JPS. 

 

7.4   Peningkatan Produktiviti 

   

Peningkatan Produktiviti yang diperoleh melalui pelaksanaan projek dapat dibuat berdasarkan aspek‐aspek di bawah:‐ 

 

a) Sebaran Maklumat  i) Kepantasan Sebaran Maklumat 

ai 

er  

an 

‐ Maklumat bagi perkara‐perkara yang berkenaan dapat diberikan serta‐merta 

 ii) Data/maklumat  yang boleh dipercay

‐ Maklumat dari Talian JPS Careline diperoleh dari sumber‐sumber yang  dipercayai.  Contoh maklumat  Iklan  Tender  dan  Penender Berjaya  diperoleh  dari  link  rasmi  Bahagian  Ukur  Bahan  dan Pengurusan Kontrak. 

 iii) One Stop Cent

‐ Maklumat di Talian JPS Careline meliputi maklumat atau informasi JPS seluruh Malaysia. 

   

b) Kakitangan JPS    i) Mengurangkan panggilan yang tidak berkena

 ‐ Pada  kebiasaannya  kakitangan  Jabatan  kerap  dihubungi  oleh 

panggilan‐panggilan dari orang awam yang kerap kali bertanyakan 

12  

hal‐hal  yang  tidak  berkaitan  dengan  tugas  semasa  pegawai berkenaan.  Melalui  sistem  ini,  pegawai  Telekom  akan memberikan  nombor  telefon  Bahagian/Pegawai  yang  berkaitan dengan  pertanyaan  pemanggil  seterusnya  dapat mengurangkan gangguan yang tidak diperlukan semasa menjalankan tugas.   

ii) Kakitangan yang bermaklumat  ‐ Kakitangan  Jabatan  juga perlu merebut peluang yang disediakan 

oleh  Talian  JPS  Careline  bagi  mendapatkan  maklumat  yang berkaitan tugasan masing‐masing sekiranya berkaitan. 

 

7.5   Optimum Peruntukan Sedia ada (Penjimatan Kos) 

   

Melalui projek ini, Talian JPS Careline yang sedang dioperasi oleh pihak Telekom Malaysia dan Bahagian Korporat (JPS) dapat di optimumkan. 

 

Secara kasarnya peruntukan sebanyak RM1juta/setahun diperlukan bagi  tujuan pengoperasian Talian JPS Careline. 

 

Dengan  kerjasama  dan  hasil  perbincangan  di  antara  Kumpulan  INSPIRASI, Bahagian Korporat dan pihak Telekom Malaysia, perluasan perkhidmatan Talian JPS Careline ini tidak melibatkan sebarang pertambahan kos ke atas pihak JPS. 

   

7.6   Mesra Pelanggan 

Fokus  utama  projek  inovasi  ini  adalah  bagi  tujuan  meningkatkan  lagi  sistem penyampaian  JPS  kepada  orang  ramai  selaku  pelanggan  Jabatan.  Dengan mengoptimumkan medium  talian  telefon  sama  ada  talian  tetap  atau  telefon bimbit  yang  dimiliki  majoriti  penduduk  Malaysia  (sumber  Suruhanjaya Komunikasi  dan  Multimedia  Malaysia)  Perluasan  Perkhidmatan  Talian  JPS 

13  

Careline  yang  telah  dibangunkan mengambil  kira  keperluan  sebahagian  besar rakyat Malaysia.  

Melalui  projek  ini,  beberapa maklumat  umum  Jabatan  namun  amat  berguna kepada pelanggan dapat diberikan hanya dengan membuat panggilan ke nombor 1‐300‐80‐1010.  Pelanggan  JPS  tidak  lagi  perlu  datang  ke  pejabat,  membuat carian di Internet dan  mencari medium alternatif sumber maklumat JPS.  

 

8  PENGIKTIRAFAN 

     8.1  Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM) 

     

Kerjasama  telah  diberikan  dalam  menyelaras  dan  menyediakan  akses  yang mesra  pengguna  bagi  membolehkan  beberapa  sumber  maklumat  diperoleh melalui Laman Web Jabatan. 

 

Mempromosikan Talian JPS Careline 1‐300‐80‐1010 di laman web Jabatan. 

     

  8.2  Bahagian Ukur Bahan dan Pengurusan Kontrak (BUBPK) 

 

Kerjasama  BUBPK  di  dalam  memberi  kebenaran  kepada  projek  ini  untuk integrasikan maklumat  Iklan Tender dan Penender Berjaya di  sistem Talian  JPS Careline.  

 

Di  samping  itu,  BUBPK  juga  telah  memberi  kerjasama  semasa  sesi  taklimat kepada pihak Telekom Malaysia, berkenaan kaedah mencari maklumat dengan mengguna pakai perisian yang telah dibangunkan. 

 

 

 

 

14  

  8.3  Bahagian Sumber Air dan Hidrologi (BSAH) 

 

Kerjasama  BSAH  di  dalam  memberi  kebenaran  kepada  projek  ini  untuk integrasikan  maklumat  Paras  Air  Sungai‐Sungai  Utama  di  sistem  Talian  JPS Careline.  

 

Di samping itu, BSAH juga telah memberi kerjasama semasa sesi taklimat kepada pihak  Telekom  Malaysia,  berkenaan  kaedah  mencari  maklumat  dengan mengguna pakai perisian InfoBanjir yang telah dibangunkan. 

 

  8.4  VADS Berhad 

 

Kerjasama  penuh  telah  diberikan  oleh  Pihak  Telekom  Malaysia  melalui  anak syarikatnya VADS Berhad yang mengendalikan JPS Careline di dalam memastikan projek ini berjaya direalisasikan. 

 

Bersetuju untuk melaksana projek  ini  tanpa melibatkan sebarang pertambahan kos operasi. 

 

   

 

 

  

 

 

 

 

 

15  

9  GAMBAR‐GAMBAR INOVASI 

 

Gambar 1: Mesyuarat Bersama ahli Kumpulan INSPIRASI 

 

Gambar  2: Taklimat Perluasan  Perkhidmatan JPS Careline oleh Kumpulan INSPIRASI bersama pihak VADS Berhad, wakil BSAH dan wakil BUBPK pada 14 Julai 2011.

 

16  

 

Gambar  3: Sesi Lawatan ke Pusat Operasi JPS Careline pada 14 Julai 2011. 

Gambar  4: Sesi Lawatan ke Pusat Operasi JPS Careline pada 14 Julai 2011. 

 

 

 

17  

 

  Gambar  5: Banner JPS Careline sebelum Projek Inovasi

 

  Gambar  6: Banner JPS Careline selepas Projek Inovasi

 

 

10  PENUTUP 

Projek  inovasi  ini  telah  mendapat  sokongan  dan  komitmen  sepenuhnya  daripada pengurusan atasan Bah. Korporat, Bah. Sumber Air dan Hidrologi, Bah. Ukur Bahan dan Pengurusan Kontrak, Bah. Pengurusan Maklumat, Unit Aduan  (JPS), VADS Berhad dan juga kerjasama dari JPS Negeri dan JPS Daerah.  

Melalui  projek  inovasi  ini  diharap  operasi  Talian  JPS  Careline menjadi  lebih  baik  dan berinformasi. Penambahbaikan akan selalu dibuat ke atas Talian JPS Careline agar ianya sentiasa  terkini,  selari  dengan  perkembangan  Jabatan  dan  memenuhi  kehendak pengguna.  

Melalui  Projek  Cabaran  Inovasi  ini,  Talian  JPS  Careline  telah  berjaya meluaskan  skop perkhidmatan daripada 2 perkhidmatan kepada 7 perkhidmatan.  

Akhir  sekali  Kumpulan  INSPIRASI  ingin mengucapkan  berbanyak‐banyak  terima  kasih kepada semua yang terlibat di dalam menjayakan projek  inovasi  INSPIRASI pada tahun ini. 

 

18  

 

19  

 

 

 

 

 

       

 

 

 

 

 

 

    

Bahagian Korporat                                         Tingkat 3, Ibu Pejabat JPS Malaysia              Jalan Sultan Salahuddin, 50626                     Kuala Lumpur