SENARAI SEMAK BUKTI BERDASARKAN · PDF fileSistem Pengurusan Kualiti ... (Rujuk Fail Meja/Surat Lantikan). ... -Rekod berkaitan pelajar (rekod pelajar, kurikulum, kertas soalan, peperiksaan,

SENARAI SEMAK BUKTI BERDASARKAN KLAUSA/ELEMEN

Nota: Senarai Semak ini perlu dibaca bersama Standard dan Juruaudit dinasihatkan tidak terlalu terikat kepada senarai semak ini.

KLAUSA BUKTI JABATAN CATATAN

4. Sistem Pengurusan

Kualiti (SPK)

4.1 Keperluan Am -Dokumen SPK.

-Dokumen diselenggara: Minit Jawatankuasa Teknikal ISO. -Senarai Prosedur/Proses yang dibangunkan.

-Dokumen SPK yang terdapat Prosedur/Proses

-Hubungkait Prosedur ditunjukkan. -Minit Jawatankuasa bukti Kawalan ke atas proses-proses,

keberkesanan dan penambahbaikan berterusan ke atas proses. Contoh Minit Jawatankuasa yang terlibat dalam prosedur

-Urus setia ISO

-Urus setia ISO dan

Jabatan berkaitan prosedur/proses

(Pemegang Dokumen)

4.2 Keperluan

Dokumentasi

4.2.1 Am -Terdapat penyataan Dasar Kualiti

-Terdapat Manual Kualiti yang dibangunkan

-Prosedur-prosedur dibangunkan dan terdapat senarai Dokumen rujukan

-Urus setia ISO

4.2.2 Manual Kualiti -Skop dinyatakan dalam MK

-Dokumen SPK yang terdapat Prosedur/Proses -Hubungkait Prosedur/proses ditunjukkan.

-Urus setia ISO

Rujuk Manual Kualiti

4.2.3 Kawalan

Dokumen

-Terdapat bukti kelulusan dokumen (tandatangan kelulusan)

-Terdapat bukti dikemaskini melalui Minit Mesyuarat JK berkaitan

-Terdapat bukti status perubahan dokumen (Tarikh semakan) dan dokumen adalah terkini

-Terdapat dokumen luaran yang diedarkan untuk rujukan -Terdapat bukti dokumen usang tidak digunakan contoh melalui cop

pada Dokumen

-Urus setia ISO

-Urus setia ISO/JPSU (‘cross check’)

-Urus setia ISO

Rujuk UMS/PU/15

4.2.4 Kawalan Rekod - Adakah rekod diwujudkan dan diselenggara sebagai bukti pematuhan

kepada kehendak standard dan keberkesanan operasi SPK

-JPSU (bergantung

kepada Proses/Prosedur/Klausa

yang diaudit)

Rujuk UMS/PU/13




5 Tanggungjawab Pengurusan

5.1 Komitmen Pengurusan

-Pengurusan menyampaikan kepada kakitangan bahawa UMS perlu memenuhi kehendak pelanggan melalui ‘awareness’ atau lain kaedah

komunikasi dengan pelanggan.

-Dasar Kualiti diwujudkan

-Objektif Kualiti diwujudkan

-Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP)

-Bukti sumber yang perlu disediakan

-Urus setia ISO/ JPSU

-Wakil Pengurusan/Urus

setia ISO

-Urus setia ISO

-Urus setia ISO

-JPSU

-Rujuk MK

5.2 Tumpuan kepada Pelanggan

-Bukti pelanggan dikenalpasti ~lihat 7.2.1 dan 8.2.1

-Urus setia ISO

5.3 Dasar Kualiti -Dasar Kualiti

~ sesuai dengan tujuan penubuhan UMS ~ mengandungi komitmen Pengurusan

~ menyediakan asas untuk wujudkan dan semak semula objektif

kualiti ~ disebarkan dan difahami

~ dikaji

-Wakil Pengurusan/ Urus

setia ISO

5.4 Perancangan

5.4.1 Objektif Kualiti -Objektif Kualiti diwujudkan bagi aktiviti yang relevan kepada

pencapaian dasar kualiti. ~ boleh diukur dan selaras dengan dasar polisi kualiti

-Wakil Pengurusan/

5.4.2 Perancangan

SPK

-Perancangan SPK untuk memenuhi keperluan 4.1 dan objektif kualiti

-Integriti SPK dipelihara (bukti SPK dikemaskini diluluskan ~ melalui minit mesyuarat berkaitan/ tarikh semakan)

-Urus setia ISO




5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi

5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa

-Carta Organisasi (menunjukkan tanggungjawab dan kuasa dikenalpasti) dan bukti ianya disebarkan

-JPSU/Urus setia ISO Rujuk Lampiran pada MK

5.5.2 Wakil

Pengurusan (Management

Representative)

-Surat lantikan MR ada penyataan tanggungjawab dan kuasa diberi -Wakil Pengurusan/Urus

setia ISO

5.5.3 Komunikasi Dalam Organisasi

-Sebaran mengenai SPK kepada kakitangan samada melalui E-mel/bulletin/ucapan/laman web/Mesyuarat dan sebagainya

-JPSU/Urus setia ISO

5.6 Semakan

Pengurusan

5.6.1 Am -Minit MKSP

-Minit/laporan menunjukkan penambahbaikan SPK: Pindaan,

Perubahan dan mengemaskini

5.6.2 Input Kajian

Semula

-Laporan Audit

-Penilaian Kursus (Maklumbalas Pelanggan)

-Laporan ke MKSP

-Urus setia ISO

-JPSU

-Urus setia ISO/ JPSU

5.6.3 Output Kajian

Semula

-Minit MKSP

-Keperluan Sumber dikenalpasti termasuk HR, Peralatan/mesin, bangunan, bahan dan sebagainya.

-Urus setia ISO




6 Pengurusan Sumber

6.1 Bekalan Sumber SPK: -SPK dilaksanakan dan sumber disediakan seperti budget, Prosedur-

Prosedur untuk diaudit , Prosedur Kawalan Dokumen SPK, Bukti

Penambahbaikan.

Kepuasan Pelanggan: -Carta Organisasi, Pelan penempatan kakitangan, jadual utama

melibatkan (kakitangan, bahan, peralatan), Prasarana dan

infrastruktur.

-JPSU

-JPSU

Budget ~ Rujuk

UMS/PU/07

6.2 Sumber Manusia

6.2.1 Am -Carta Organisasi untuk kenalpasti anggota.

-Senarai Tugas (Rujuk Fail Meja/Surat Lantikan). -Rekod/Sijil Pendidikan, Latihan, Kemahiran dan pengalaman yang

sesuai dengan tugas dan penempatan. -Lesen (yang berkaitan).

-JPSU

6.2.2 Kompetensi,

Latihan dan Kesedaran

-Kelayakan kakitangan –Diskripsi jawatan, speksifikasi tugas

-Latihan –Rekod menjalani latihan -Kawalan keberkesanan- Ujian Kemahiran, Penilaian Pencapaian, Audit

-Kesedaran kakitangan – Program Orientasi, Induksi, maklumat

dipapan kenyataan, taklimat. -Rekod-rekod mengenai pendidikan, latihan, kemahiran dan

pengalaman (rujuk 4.2.4)

-JPSU

-JPSU -JPSU/BSM

-BSM

-JPSU/BSM

Rujuk UMS/PU/09

6.3 Infrastruktur -Tempat, ruang kerja dan kemudahan berkaitan disediakan

-peralatan menjalankan kerja disediakan seperti mesin, peralatan,

komputer, perisian, video, monitor -kemudahan sokongan seperti elektrik, lampu, telefon, faksimili,

pengangkutan, komunikasi (bulletin, laman web)

-JPSU

6.4 Persekitaran Kerja -Suhu (penghawa dingin) -Keselamatan (pemadam api)

-Bebas habuk

-JPSU



KLAUSA BUKTI JABATAN CATATAN 7. Pelaksanaan Program Akademik

7.1 Perancangan

Program Akademik

Objektif kualiti/Keperluan kualiti bagi Perkhidmatan

-Pelan Strategi/KPI/Rekabentuk Program/pangkalan data bagi program/silibus (spesifikasi program/kursus)

Keperluan Proses dan Dokumentasi/Sumber/Kemudahan

-Prosedur dan Dokumen, carta alir proses

Aktiviti pengesahan/pengsahihan/pengawalan/pemeriksaan

-Minit-minit mesyuarat meluluskan pembangunan program, silibus, kertas soalan, keputusan peperiksaan, penilaian kursus

Rekod (lihat 4.2.4)

-Sekolah/PPIB/PKPP

-Urus setia

ISO/Pemegang Dokumen

-Sekolah/PPIB/PKPP

7.2 Proses-proses yang berkaitan dengan

Pelanggan

7.2.1 Menentukan

Keperluan-keperluan

yang berkaitan Program Akademik

Keperluan pelajar semasa dan selepas melalui program

akademik

-Prospektus/struktur pengajian/senarai semak/buku maklumat/kontrak/Peraturan/Arahan/AUKU/buku panduan

pelajar/perancangan penilaian kursus. Keperluan yang tidak dinyatakan

-Panduan pendaftaran/Tepat pada masa/Manual

Keperluan undang2, peraturan dan statutori -Perlembagaan, AUKU, Peraturan, Polisi dan Pekelililing

-JSPU/BPA

Rujuk UMS/PK/06

7.2.2 Semakan

terhadap penyampaian program

akademik

-Bukti keperluan disediakan seperti kelayakan, akreditasi, kelulusan,

perancangan sumber sebelum program ditawarkan -surat, memo, faks, kontrak

-Sekolah/PPIB/PKPP

7.2.3 Komunikasi

pelanggan

-E-mel/ Brosur/ buku-buku panduan/ Sistem Maklumat Pelajar (SMP)/

Laman Web/sms/Buletin/Mesyuarat/Papan Kenyataan/

Radio/maklumbalas pelanggan/aduan pelanggan/kaunter

-JSPU




7.3 Reka Bentuk dan Pembangunan

program/kursus

7.3.1 Perancangan

Rekabentuk dan

Pembangunan program/kursus

Peringkat-peringkat terlibat dalam kertas cadangan pembangunan

program/semakan program/kursus:

-Minit Mesyuarat JK Akademik Sekolah, Minit Mesyuarat Sekolah, Minit Mesyuarat Pembangunan Program, Minit Mesyuarat Senat @ petikan

minit

-Sekolah/PPIB/PKPP /PPA

Rujuk UMS/PK/01

7.3.2 Input Rekabentuk dan

Pembangunan Program/Kursus

-Kertas kerja penawaran program baru/semakan program yang tercatat tujuan penawaran program baru/semakan program.

-Surat kelulusan/arahan/cadangan bagi penawaran program

baru/semakan kursus.

-Garis Panduan program baru/semakan program/kursus baru.

-Sekolah/PPIB/PKPP

Rujuk UMS/PK/01

7.3.3 Output kepada AKtiviti Rekabentuk

dan Pembangunan

Program/kursus

-Silibus Kursus (berdasarkan keperluan MQA: penggunaan LOKI). -Bukti aktiviti perancangan perolehan sebagai persediaan

melaksanakan pengajaran dan pembelajaran.

-Prospektus/struktur program/peraturan/modul/manual/Kertas Cadangan Penilaian Program bagi memastikan pelaksanaan

pengajaran dan pembelajaran yang betul dan selamat.

-Sekolah/PPIB/PKPP

7.3.4 Semakan

Rekabentuk dan Pembangunan

Program/kursus

-Minit Mesyuarat Jawatankuasa Akademik, Minit Mesyuarat

Jawatankuasa Pembangunan Program, Minit Mesyuarat Senat membuktikan kelulusan Pembangunan Program

-Sekolah/PPIB/PKPP

7.3.5 Varifikasi Rekabentuk dan

Pembangunan

-Silibus seperti yang diluluskan pada kertas cadangan pembangunan program/semakan program/kursus (lihat 7.3.1)

-Rekod mesti dipelihara (lihat 4.2.4)

-Sekolah/PPIB/PKPP




7.3.6 Validasi Rekabentuk dan

Pembangunan

Program

-Minit Mesyuarat Senat/Minit Mesyuarat Lembaga -Surat kelulusan Kementerian Pengajian Tinggi Negara

-Sekolah/PPIB/PKPP/

Urus setia Senat/Urus

Setia LPU

7.3.7 Kawalan Terhadap Perubahan

Rekabentuk dan

Pembangunan Program/kursus

-Kertas Cadangan semakan Program/kursus setiap 3 hingga 5 tahun. -Pandangan/Alasan/komen pihak tertentu seperti penilai luar, Industri

terhadap program yang ditawarkan.

-Minit Mesyuarat Jawatankuasa berkaitan.

-Sekolah/PPIB/PKPP

Rujuk UMS/PK/01



KLAUSA BUKTI JABATAN CATATAN 7.4 Perolehan

7.4.1 Proses Perolehan

-Senarai Pembekal yang berdaftar di UMS -Kriteria Penilaian Pembekal disediakan oleh Jabatan Bendahari

-Rekod Penilaian Pembekal

-JPSU/Bendahari Rujuk UMS/PU/08

7.4.2 Maklumat

Perolehan

-Kelulusan perolehan/perkhidmatan

-Bukti kelayakan kakitangan terlibat dalam aktiviti perolehan -speksifikasi disediakan dan lengkap

-JPSU Rujuk UMS/PU/08

7.4.3 Verifikasi

terhadap produk yang diterima daripada

pembekal

-Laporan pemeriksaan barangan yang dibeli (DO)

-Laporan pengujian dan bukti kelulusan

-JPSU

7.5 Penyediaan Proses Pengajaran dan

Pembelajaran

7.5.1 Kawalan ke Atas

proses Pengajaran dan Pembelajaran

-Pangkalan Data Program/struktur pengajian yang menjelaskan ciri-ciri

program akademik/silibus -Senarai Peralatan untuk pengajaran dan pembelajaran.

-Terdapat bukti aktiviti pemantauan dan pengukuran ke atas

pengajaran dan pembelajaran. -Bukti Aktiviti Pendaftaran kursus, Penjadualan, peperiksaan dan

Penilaian kursus.

-Sekolah/PPIB/PKPP/BPA

Rujuk UMS/PK/06,

UMS/PK/07, UMS/PK/08,

UMS/PK/09, UMS/PK/10

7.5.2 Validasi Proses

Penyediaan dan Perkhidmatan

-Semakan Program berdasarkan keperluan MQA/JPT.

-bukti kelulusan peralatan, bukti pengujian dan pemeriksaan peralatan. -kelayakan kakitangan sesuai dengan aktiviti pengajaran (CV/Sijil).

-Semakan semula program hasil maklum balas pihak berkaitan

-Sekolah/PPIB/PKPP

7.5.3 Identifikasi dan

Kemudahkesanan program pengajian

-Bukti maklumat program/kursus dikemas kini (contoh melalui

cop/label/tag/tarikh semakan/nombor siri/nama lokasi) -Maklumat penawaran program/kursus mudah dikesan

-Sekolah/PPIB/PKPP /BPA/SMP

7.5.4 Hartamilik

Pelanggan

-Tesis pelajar, kertas tugasan, skrip jawapan dan data pelajar

-Rekod perlu dipelihara (lihat 4.2.4)

-Sekolah/PPIB/PKPP/BPA/

SMP




7.5.5 Pemuliharaan

Sistem Akademik

-Rekod berkaitan pelajar (rekod pelajar, kurikulum, kertas soalan,

peperiksaan, transkrip, ijazah dan sebagainya) dijaga secara sistematik. (lihat 4.2.4)

-Pengendalian bilik Kebal

-Sekolah/PPIB/PKPP/BPA/

SMP

-BPA

Rujuk UMS/PK/12

7.6 Kawalan Peralatan

Pemantauan dan Pengukuran

-Senarai alat ditentukur

-Standard Of Prosedur (SOP) -Sijil Pengujian, pengesahan perisian

-Jadual alat ditentukur -Rekod dan pengujian semula

-JPSU




8. Pengukuran,

Analisa dan Peningkatan

8.1 Am -Bukti penambahbaikan dalam SPK -Bukti prosedur yang dibangunkan dipatuhi

-Urus setia ISO/Pemegang Dokumen/

JPSU

Rujuk semua prosedur

8.2 Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1 Kepuasan

Pelanggan

-Penilaian kursus dijalankan

-Komunikasi dengan pelanggan (pengendalian e respon/aduan)

-JPSU

8.2.2 Audit Dalaman -Prosedur Audit Dalam didokumenkan

-Pelan/ Jadual Audit

-Laporan Audit -Kelayakan Auditor

-Laporan Tindakan Pembetulan -Pelan Penambahbaikan

-Pindaan Dokumen

-Urus setia ISO/Ketua Juruaudit

-Urus setia ISO

Rujuk UMS/PU/14

8.2.3 Pengawal selia dan Pengukuran

Proses

-Penilaian ke atas proses -Laporan Audit

-Urus setia ISO/Pemegang Dokumen

8.2.4 Mengawal selia dan Pengukuran

Produk (program pengajian)

-Laporan Penilaian Kursus -Laporan Semakan semula Program (setiap 3 hingga 5 tahun)

~adakah bukti laporan penilai luar dilaksanakan. -Bukti Pengajaran dan Pembelajaran dijalankan seperti yang dirancang

(contoh: semak fail pensyarah dan ‘cross check’ pelaksanaan

pengajaran dan pembelajaran adakah seperti pada silibus)

-Sekolah/PPIB/PKPP

8.3 Kawalan ke atas

Produk yang Tidak Menepati keperluan

yang ditetapkan

-Bukti tindakan diambil ke atas kursus yang memperolehi Min kurang daripada 2

-Sekolah/PPIB/PKPP

Rujuk UMS/PK/08

8.4 Analisa Data -Laporan Audit Dalam -Data Kepuasan Pelanggan

-Data Kepuasan Pembekal

-JPSIU




8.5 Peningkatan

8.5.1 Peningkatan Berterusan

-Pelaksanaan Audit -MKSP

-Pelan Strategi

-Projek/program penambahbaikan seperti projek-projek KIK -Pelaksanaan Majlis Anugerah

-Pelaksanaan Anugerah/penghargaan peringkat Jabatan

-JPSIU/Urus setia ISO/

Jabatan Pendaftar

8.5.2 Tindakan Pembetulan

-Laporan Audit, NCR -Pelan Tindakan

-Minit Mesyuarat MKSP

-JPSIU/Urus setia ISO

Rujuk UMS/PU/11

8.5.3 Tindakan Pencegahan

-Senarai tindakan pencegahan -Bukti tindakan pencegahan dapat mengelak ketakakuran dan punca

ketakakuran daripada berlaku.

-JPSIU/Urus setia ISO

Rujuk UMS/PU/12

‘Selamat Menjalankan Audit kepada semua Juruaudit selaku Agen Perubahan’

Documents

SENARAI SEMAK BUKTI BERDASARKAN · PDF fileSistem Pengurusan Kualiti ... (Rujuk Fail Meja/Surat Lantikan). ... -Rekod berkaitan pelajar (rekod pelajar, kurikulum, kertas soalan, peperiksaan,