8/14/2019 Series Documentales Cuyo Valor Informativo
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ACUERDO No. 039
(Octubre 31 de 2002)
Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y
aplicacin de las Tablas de Retencin Documental endesarrollo del
Articulo 24 de la Ley 594 de 2000
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN,En uso de
las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de
1998 y la Ley General de Archivos 594
de 2000
CONSIDERANDO:
Que el artculo segundo de la Ley 80 de 1989 seala las funciones
del Archivo General de la Nacin y en su literalb) estipula fijar
polticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la
conservacin y el uso adecuadodel patrimonio documental de la nacin
de conformidad con los planes y programas que sobre la materia
adopte laJunta Directiva ahora Consejo Directivo en virtud del
Decreto 1126 de 1999.
Que la Administracin Pblica en sus diferentes niveles y las
entidades privadas que cumplen funciones pblicasdeben elaborar y
adoptar las Tablas de Retencin Documental para coadyuvar a la
eficiencia de la gestin delEstado, la conservacin del patrimonio
documental y el fcil acceso del ciudadano a la informacin contenida
en losdocumentos de archivo.
Que las Tablas de Retencin Documental es el listado de series
con sus correspondientes tipos documentales,producidos o recibidos
por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de
sus funciones, a lascuales se les asigna el tiempo de permanencia
en cada fase de archivo.
Que las Tablas de Retencin Documental son el instrumento
archivstico esencial que permite la normalizacin de lagestin
documental, la racionalizacin de la produccin documental y la
institucionalizacin del ciclo vital de losdocumentos en los
archivos de gestin, central, e histrico de las entidades.
ACUERDA:
ARTICULO PRIMERO.- Regular el procedimiento que deben seguir las
entidades del Estado en sus diferentesniveles de la organizacin
administrativa, territorial y por servicios y las entidades
privadas que prestan serviciospblicos, para la elaboracin y
aplicacin de las Tablas de Retencin Documental, el que comprender
las etapasrelacionadas a continuacin.
PRIMERA ETAPA. Investigacin preliminar sobre la institucin y
fuentes documentales.
Compilar la informacin institucional contenida en disposiciones
legales relativas a la creacin y cambios de la
estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o
actos administrativos de creacin de grupos detrabajo, funciones y
manuales de procedimientos.
Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el
fin de identificar las unidades documentales queproducen y/o
tramitan.
SEGUNDA ETAPA. Anlisis e interpretacin de la informacin
recolectada.
Analizar la produccin y trmite documental teniendo en cuenta las
funciones asignadas a las dependencias y losmanuales de
procedimientos.
Identificar los valores primarios de la documentacin o sea los
administrativos, legales, jurdicos, contables y/ofiscales.
Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos
documentales.
Establecer los tiempos de retencin o permanencia de las series y
subseries documentales en cada fase de archivo:gestin, central e
histrico con el fin de racionalizar la produccin y garantizar la
proteccin del patrimoniodocumental de la Entidad, desde el momento
en que se produce el documento hasta su disposicin final.
Adelantar la valoracin documental, teniendo en cuenta el uso, la
frecuencia en la consulta y las normas internas yexternas que
regulan su produccin.
Determinar el destino final de la documentacin ya sea para su
conservacin total, seleccin o eliminacin. Laseleccin puede
aplicarse a documentacin no vigente administrativamente, a series
documentales cuyo contenidose repite o se encuentra registrado en
otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige
suconservacin total.
En todos los casos, la seleccin se aplicar bajo la modalidad de
muestreo y ser el Comit de Archivo el encargadode decidir el tipo
de muestreo a aplicar, as como el porcentaje (%) a conservar,
teniendo en cuenta el contenidocualitativo de los documentos.
TERCERA ETAPA. Elaboracin y presentacin de la Tabla de Retencin
Documental para su aprobacin.
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El Jefe de Archivo preparar la propuesta de Tablas de Retencin
Documental de la Entidad con las series ysubseries documentales que
tramita y administra cada dependencia, acompaada de una introduccin
y de losanexos que sustenten el proceso y los criterios empleados
en su elaboracin. El Comit de Archivo har el estudiocorrespondiente
y producir un Acta avalando la propuesta.
Las Secretaras Generales de las Entidades Oficiales o quienes
hagan sus veces, o los funcionarios de la ms alta jerarqua de
quienes dependan los archivos, remitirn a la instancia evaluadora
correspondiente, el proyecto deTablas de Retencin Documental para
su evaluacin y aprobacin.
CUARTA ETAPA.Aplicacin
Aprobadas las Tablas de Retencin Documental por la instancia
competente, el representante legal expedir elacto administrativo
correspondiente, que ordene su difusin ante los servidores pblicos
de la Entidad, paragarantizar su aplicacin.
La Unidad de Archivo capacitar a todos los servidores pblicos de
la Entidad, para la aplicacin de las TRD, asmismo, elaborar los
instructivos que refuercen y normalicen la organizacin de los
documentos y archivos degestin y la preparacin de las
transferencias documentales.
La organizacin de los documentos en las diferentes fases de
archivo: gestin, central e histrico se har confundamento en las
Tablas de Retencin Documental.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se
adelantarn teniendo en cuenta los plazos establecidosen la
correspondiente Tabla de Retencin Documental, siguiendo, los
procedimientos de limpieza de ladocumentacin, eliminacin del
material metlico, identificacin de material afectado por
biodeterioro. Elcronograma lo establecer la Unidad de Archivo de la
Entidad.
Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retencin
Documental se destruirn y se dejar constanciaen Acta que ser
suscrita por el Presidente del Comit de Archivo, el Jefe de Archivo
y el de la dependenciarespectiva.
ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualizacin de las Tablas de
retencin Documental.
La unidad de Archivo de cada entidad establecer un cronograma de
seguimiento para la verificacin de laaplicacin de la Tabla de
Retencin Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento
en el corto plazo,para atender las modificaciones suscitadas por
cambios en los procedimientos, reformas organizacionales
yfunciones.
Las modificaciones a las Tablas de Retencin documental que
surjan del seguimiento o de la solicitud de la
dependencia, debern ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la
Entidad y aprobadas por el Comit de Archivode la misma.
PARAGRAFO : La Tabla de Retencin Documental se aplicar a partir
de su aprobacin y servir de referente parala organizacin y
conformacin de series y subseries de los documentos producidos con
anterioridad a laaprobacin , siempre y cuando correspondan a la
misma estructura organizacional sobre la cual se bas laelaboracin
de las TRD.
ARTICULO SEGUNDO.- El Archivo General de la Nacin en
cumplimiento de la funcin de inspeccin y vigilancia,verificar la
aplicacin de las Tablas de Retencin Documental, en el momento que
lo considere pertinente.
ARTICULO TERCERO.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha
de su publicacin y deroga expresamente losdems que le sean
contrarios.
PUBLQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE
Dado en Bogot D. C. a los treinta y un (31) das del mes de
octubre de dos mil dos (2002).
Fdo. ADRIANA MEJIA HERNNDEZ Fdo: ELSA MORENO SANDOVALPresidente
Secretaria Tcnica
