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Comunidad de MadridCONSEJERIA DE SERVICIOS SOCIALES Servicio Regional de Bienestar Social
CONSEJERÍA DE SERVICIOS SOCIALES
SERVICIO REGIONAL DE BIENESTAR SOCIAL
MANUAL DEL PROCESO DE INGRESO Y ACOGIDA EN
CENTROS RESIDENCIALES PARA PERSONAS MAYORES
MARZO 2.003
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 2
Depósito Legal: M.39.849-2003
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PROCESO DE INGRESO Y ACOGIDA EN RESIDENCIAS PARA PERSONAS MAYORES DEL SERVICIO REGIONAL DE BIENESTAR SOCIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
Tutorización del proceso: D. José Simón Martín, Director del Instituto
Universitario de Evaluación Sanitaria de la Universidad Complutense de Madrid; Dª Patricia Restrepo Ramírez, Coordinadora del Área de Calidad y Comunicación
Interna; y Dª Marién Serrano Benítez, Coordinadora de Calidad en Centros
Propios.
Documento elaborado por el Equipo de Mejora de Procesos de la Residencia para
Personas Mayores “Gran Residencia “constituido por:
Fernando Amado Canillas ........................... Director
Elías Martín Moreno ................................... Jefe de Área Técnico Asistencial
Teresa López Tierno .................................. Médico
Antonia Alcohol Ruiz .................................. Enfermera
David Gárate Gil ........................................ Enfermero
Cristina Mosquera Varela............................ Enfermera
Rosario del Cerro Barja .............................. Trabajadora Social
Mª Ángeles Almarza Blázquez ..................... Trabajadora Social
Ana Enríquez Martín................................... Gobernanta I
Rocío Benito Asenjo ................................... Auxiliar Enfermería
Clara I. López Sánchez............................... Auxiliar Enfermería
Manuel Fuentes Roncero ............................ Auxiliar Enfermería
Manuel Herbella Martín .............................. Auxiliar de Control
Oscar Naveso Campos ............................... Auxiliar de Servicios Generales
Valvanera Jiménez Martínez........................ Auxiliar Administrativo
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Análisis de situación previo a la elaboración del documento, a cargo de los Equipos
de Mejora de Procesos de la Residencia para Personas Mayores “Alcorcón” y
Residencia para Personas Mayores “Colmenar Viejo”, constituidos por:
RESIDENCIA PARA PERSONAS MAYORES “ALCORCÓN”
Nieves Jiménez Río .................................... Directora
Carlos Galán Cobello .................................. Jefe de Área Técnico Asistencial
José Antonio López Gil ............................... Médico
Pedro Corrales Sánchez.............................. Trabajador Social
Manuel Marcos García ................................ Jefe de Área Técnico Asistencial
Olga Cures Rivas ....................................... Fisioterapeuta
Sonia Donaire Muñoz ................................. Terapeuta Ocupacional
Mª Teresa Rodríguez Martínez .................... Auxiliar de Enfermería
Antonio Aguilera Moyano............................ Auxiliar Administrativo
Paloma Palma Garzón ................................ Administradora
RESIDENCIA PARA PERSONAS MAYORES “COLMENAR VIEJO”
Clemente Beneitez Fernández..................... Director
Óscar Álvarez López................................... Jefe de Área Técnico Asistencial
Santiago Ruiz Grima .................................. Médico
Mª Isabel Santos ....................................... Trabajadora Social
Mª José Mansilla........................................ Terapeuta Ocupacional
Margarita Rubio Herranz ............................ Auxiliar Administrativo
Pilar López de Armentia ............................. D.U.E.
Mónica Reyes Quintana.............................. Fisioterapeuta
Maquetación y apoyo logístico, Área de Calidad y Comunicación Interna
Todos los derechos reservados. Se prohíbe la reproducción total o parcial de este
documento, sin autorización expresa del Servicio Regional de Bienestar Social,
organismo autónomo adscrito a la Consejería de Servicios Sociales de la Comunidad
de Madrid.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S.
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ÍNDICE
Introducción .................................................................................................. 1
Plantilla para la definición del Proceso de Ingreso y Acogida
1. Datos de identificación............................................................................... 3
2. Requerimientos y especificaciones ............................................................ 13
3. Valoración del funcionamiento actual del proceso....................................... 14
4. Subprocesos y actividades ....................................................................... 15
5. Diagramas interfuncionales del Proceso-Subprocesos ................................. 17
Descripción de las entradas
1. Identificación de las entradas................................................................... 21
2. Requisitos y condiciones de las entradas ................................................... 23
Descripción de las etapas y actividades del Proceso
1. Etapas del Proceso .................................................................................. 25
2. Actividades de los subprocesos................................................................. 27
3. Indicadores de actividad .......................................................................... 37
4. Responsabilidades de la actividad ............................................................. 48
Estándares a cumplir en el Proceso de Ingreso y Acogida
1. El Listado de residentes con necesidades de reubicación ............................ 50
2. La Lista de Reserva ................................................................................. 50
3. El expediente personal de los adjudicatarios.............................................. 50
4. Información a los usuarios sobre la Residencia .......................................... 51
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S.
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5. La adecuación de la habitación................................................................. 51
6. La valoración inicial de necesidades .......................................................... 52
7. El Plan de actuación inicial ....................................................................... 53
8. La valoración profesional y clasificación funcional de residentes .................. 53
Resultados del Proceso
1. Resultados esperados ............................................................................. 54
2. Evaluación de resultados.......................................................................... 55
ANEXO I: Documentación asociada.................................................................... 56
1. Modelo de listado de residentes con necesidades de reubicación ................. 57
2. Modelo de solicitud de Lista de Reserva .................................................... 58
3. Hoja de información general sobre la Residencia........................................ 59
4. Documento de renuncia........................................................................... 61
5. Modelo de inventario de enseres .............................................................. 62
6. Propuesta de cambio de habitación........................................................... 64
7. Comunicación a las Unidades de plaza y fecha de ingreso........................... 65
8. Compromiso Residencia usuario (documento indicativo) ............................. 66
9. Historias médica, social y enfermería (en soporte informático) .................... ---
10. Plan de actuación inicial........................................................................... 69
11. Registros de actividad: ........................................................................... 70
• Unidad de Trabajo Social
• Unidad Médica
• Unidad de Enfermería
12. Instrumento de Clasificación Funcional (C. F. R.) (soporte informático)....... 73
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S.
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INTRODUCCIÓN
El crecimiento rápido del número de personas mayores es una tendencia
evidente en todo el mundo desarrollado. Este incremento de la población de mayores
incide directamente en las necesidades globales de asistencia, coherentes con los
factores de vulnerabilidad que afectan específicamente a su dependencia,
aumentando significativamente las demandas tradicionales y transformando las
necesidades en diversos planos.
Para dar respuesta a esas necesidades las Políticas sociales dirigidas a
mayores, orientadas por el lema “envejecer en casa”, han desarrollado servicios
comunitarios y otras alternativas a la institucionalización, contribuyendo de forma
decisiva al cambio de perfil de usuario de residencias y esto, a su vez, a que las
residencias se muevan en un espectro evolutivo que va desde una filosofía hostelera
y de alojamiento, hacia un enfoque socio-sanitario.
En la actualidad conviven en las residencias personas con distintas tipologías:
residentes autónomos para la vida diaria, residentes con moderadas limitaciones en
las Actividades Básicas de la Vida Diaria, residentes con procesos agudos que no
requieren hospitalización, residentes convalecientes procedentes del hospital o de la
unidad de agudos del mismo Centro, residentes con alteraciones funcionales físicas
y/o psíquicas graves, residentes con procesos terminales y usuarios de atención
diurna con deterioro cognitivo y/o funcional.
Esta variada casuística, con una amplia dispersión en cuanto a las
necesidades, junto al Programa y lugar de procedencia, son elementos
diferenciadores de los candidatos que hay que tener en cuenta en la admisión y
ubicación de un nuevo residente.
En este documento se describen las actividades que se llevan a cabo en una
Residencia de Mayores para admitir, ubicar y adaptar a esos nuevos residentes.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 1
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Todas estas actividades se incluyen dentro del Mapa de Procesos de la residencia
como: “Proceso de Ingreso y Acogida”.
La descripción del proceso se ha realizado tomando como base el trabajo de
los equipos de mejora procedentes de las Residencias para Personas Mayores de
Alcorcón, de Colmenar Viejo y de Gran Residencia.
El documento se ha distribuido en siete grandes apartados:
1. Plantilla para la definición del Proceso de Ingreso y Acogida.
2. Descripción de las entradas
3. Descripción de las etapas y actividades del Proceso.
4. Estándares a cumplir en el Proceso.
5. Diagrama de flujo.
6. Resultados del Proceso.
7. Anexo I: Documentación asociada.
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PLANTILLA PARA LA DEFINICIÓN DEL PROCESO DE
INGRESO Y ACOGIDA
1. DATOS DE IDENTIFICACIÓN
1.1. Nombre del Proceso: PROCESO DE INGRESO Y ACOGIDA
1.2. Responsable del proceso: Trabajador/a Social 1.3. Misión
Definir y ejecutar las actividades que se llevan a cabo en una Residencia de
Mayores para preparar el ingreso de un nuevo residente, gestionar la plaza vacante,
cubrir la vacante y conseguir la adaptación del nuevo residente.
1.4. Propósito
El objetivo final de este proceso es conseguir que: la vacante se cubra en el
menor tiempo posible, la plaza se adecue a las necesidades del nuevo residente, se
presten los cuidados Básicos desde el mismo momento del ingreso, el nuevo
residente se adapte a la vida residencial y que el proceso responda a sus
expectativas.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 3
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1.5. Procesos con los que se relaciona
Gestión de la estancia (alojamiento): servicio de habitaciones, servicio de
restauración, atención al residente y planificación de actividades diarias.
Valoración de necesidades: valoración social, valoración de enfermería y
valoración médica.
Asistencia y cuidados: situaciones de urgencia, enfermedades y procesos
clínicos agudos, enfermedades y procesos clínicos crónicos, y planes de
cuidados.
Gestión de la comunicación: comunicaciones internas y comunicaciones y
relaciones externas.
Mantenimiento y conservación: mantenimiento de habitaciones.
Limpieza: habitaciones de residentes.
Lavandería: marcado, recogida y lavado de ropa.
Gestión económica: facturación.
Gestión de alimentación y cocina: dietética, preparación de menús,
distribución de menús.
Gestión de sistemas de información: Información, registros administrativos y
asistenciales.
Gestión de riesgos: Seguridad de residentes.
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1.6. Entradas y proveedores
ENTRADAS PROVEEDORES
Relación de residentes con
necesidades de reubicación Equipo Multidisciplinar
Lista de reserva Dirección General del Mayor
Expediente del Candidato Dirección General del Mayor
Informes de estado de salud Otras residencias en los traslados
Centros de Salud
Información de necesidades
Hospitales para las plazas de estancia
temporal
Otros proveedores para las plazas de
estancia temporal y emergencia social
Plaza vacante Residencia
El adjudicatario de la plaza y familia Dirección General del Mayor
1.7. Clientes finales del proceso
1. La Dirección General del Mayor.
2. Los adjudicatarios de plaza.
La adjudicación de la plaza puede ser con carácter definitivo o temporal,
atendiendo a diferentes situaciones de necesidad y dependiendo del programa con el
que se da respuesta. Según el programa al que esté designada la plaza vacante
podemos clasificarlos en:
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Adjudicatarios de plaza con carácter definitivo Personas mayores con importantes necesidades de apoyo, ayuda y/o cuidados
especializados que solo pueden prestarse adecuadamente desde el entorno
residencial.
Adjudicatarios de plaza de estancia temporal Personas mayores a las que se les concede plaza durante un máximo de tres
meses por las siguientes causas:
Necesidades de cuidados médicos, de enfermería o de rehabilitación.
Enfermedad del cuidador principal.
Circunstancias personales del cuidador principal: descanso, viajes, obras en la
vivienda, etc.
Adjudicatarios de plaza de estancia de verano
Son personas mayores a las que se les concede plaza durante un mes en
verano para descanso de la familia o de los cuidadores habituales.
Adjudicatarios de plaza de Emergencia
Son personas mayores a los que se les concede plaza durante dos días como
respuesta a circunstancias de conflictividad urgente, desastres naturales, etc.
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Además del tipo de estancia, para el Proceso de Ingreso y Acogida son
elementos diferenciadores de los posibles candidatos, el nivel funcional y la
procedencia.
1.8. Resultados y clientes
RESULTADOS CLIENTES
Preparación para el ingreso Adjudicatarios de plaza y familiares
Adecuación de residentes a la plaza
vacante
Residentes reubicados
Nuevos residentes
Cobertura de la vacante Dirección General del Mayor
Plan inicial de cuidados
Nuevo residente
Enfermería
Cocina
Personal de la planta
Adaptación del residente Nuevo residente
Familiares
1.9. Indicadores
A nivel global los indicadores que se proponen son:
Tiempo medio de cobertura de las vacantes.
Porcentaje de ocupación desagregado por programas: ingresos definitivos,
estancias temporales, estancias de verano y emergencia social.
Porcentaje de cambios de habitación en los primeros quince días a partir del
ingreso.
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Porcentaje de renuncias en los primeros quince días a partir del ingreso.
Satisfacción del residente y familia con el ingreso.
1.10. Fichas de Indicadores
Nombre del Indicador Tiempo medio de cobertura de vacantes.
Definición Número de días transcurridos desde que se
produce la vacante hasta que es ocupada
por un nuevo residente.
Método de cálculo
Numerador: suma de días transcurridos
para la cobertura de cada una de las
vacantes
Denominador: número de vacantes
ocupadas.
Frecuencia de medición Mensual.
Subproceso en el que se mideIngreso y Acogida, con la formalización
administrativa.
Responsable de la medición Administración.
Objetivo Cubrir todas las vacantes en menos de siete
días.
Justificación Conocer el tiempo medio de cobertura de
vacante y su adecuación al estándar
establecido.
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Nombre del Indicador Porcentaje de ocupación desagregadopor programas.
Definición
Número de plazas ocupadas en relación a
las plazas totales de cada uno de los
programas: 346 plazas definitivas, 14 plazas
de estancia temporal y las que se
establezcan para estancias de verano.
Método de cálculo
Numerador: número de plazas ocupadas en
cada programa por 100.
Denominador: número de plazas totales de
cada programa.
Frecuencia de medición Mensual.
Subproceso en el que se mide Preparación para el Ingreso
Responsable de la medición Trabajador/a Social.
Objetivo Mantener el 100 % de ocupación.
Justificación Optimizar las plazas y atender la fuerte
demanda de la Dirección General del Mayor.
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Nombre del Indicador Porcentaje de cambios de habitación en los primeros quince días a partir del ingreso.
Definición
Número de residentes a los que se les
cambia de habitación en los primeros quince
días en relación con el número de
residentes ingresados.
Método de cálculo
Numerador: número de cambios de
habitación en los primeros quince días por
100.
Denominador: número de ingresos totales.
Frecuencia de medición Mensual.
Subproceso en el que se mide Adaptación del residente.
Responsable de la medición Equipo Multidisciplinar.
Objetivo
Evaluar las actividades: verificación de
informes y nivel funcional, valoración de la
adecuación de la vacante y valoración inicial
de necesidades.
Justificación
Conocer el grado de concordancia entre las
necesidades del residente identificadas y las
características estructurales y asistenciales
de la plaza.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 10
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Nombre del Indicador Porcentaje de renuncias en los primeros quince días a partir del ingreso.
Definición
Número de residentes que renuncian a la
plaza en los primeros quince días en
relación con el número total de residentes
ingresados.
Método de cálculo
Numerador: número de renuncias en los
primeros quince días desde el ingreso por
100.
Denominador: número de ingresos totales.
Frecuencia de medición Semestral.
Subproceso en el que se mide Adaptación del Residente.
Responsable de la medición Trabajador/a Social
Objetivo Conseguir cero renuncias.
Justificación
Conocer el grado de satisfacción con el
proceso de ingreso y la adecuación de
nuestra cartera de servicios a las
expectativas del usuario.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 11
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Nombre del Indicador Satisfacción del residente y familia con el ingreso.
Definición
Grado de valoración global y porcentual de
los residentes y familiares sobre el proceso
de ingreso según el siguiente desglose: en
muy alto grado, el alto grado, en grado
medio, en bajo grado y en muy bajo grado.
Método de cálculo Encuesta de satisfacción
Frecuencia de medición Mensual.
Subproceso en el que se mide Adaptación del Residente.
Responsable de la medición Trabajador/a Social
Objetivo Que la categoría de satisfacción del 80 %
de los residentes y familias sea de alto o
muy alto grado.
Justificación Conocer si el proceso responde a las
expectativas del residente y familia.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 12
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2. REQUERIMIENTOS Y ESPECIFICACIONES
Están contenidos en los siguientes apartados o documentos:
2.1. Requisitos y condiciones de las entradas.
2.2. Descripción de las etapas y actividades del Proceso de Ingreso y acogida.
2.3. Estándares a cumplir por el Proceso.
2.4. Normas contenidas en el Reglamento de Organización y Funcionamiento de
las Residencias para Personas Mayores.
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3. VALORACIÓN DEL FUNCIONAMIENTO ACTUAL DEL PROCESO
3.1. Fortalezas
o Existencia de un personal formado adecuadamente.
o Soportes de Administración adecuados.
o Fuerte demanda creciente.
o Estabilidad de los clientes.
3.2. Áreas de Mejora
o Proceso de decisión para definir la necesidad y adjudicación de plaza.
o Comunicaciones de la Dirección General del Mayor con la Residencia:
Listados de vacantes y expedientes de los candidatos.
o Comunicaciones con la Residencia de donde se traslada el candidato:
Datos de la historia social, historia clínica y plan de cuidados.
o Información clínica que aporta el candidato desde su Centro de Salud.
o Necesidad de existencia de un contrato entre la Residencia y el
residente.
o Necesidad de que exista un sistema de clasificación de residentes
normalizado.
o Instrumentos de valoración del residente homogéneos en todas las
residencias.
o Existencia de una documentación homogénea en todas las residencias:
historia clínica.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 14
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4. SUBPROCESOS Y ACTIVIDADES
Existen cuatro grandes subprocesos:
SUBPROCESOS ACTIVIDADES
1) Preparación para el Ingreso
1.1. Análisis de necesidades de reubicación.
1.2. Solicitud de Lista de reserva.
1.3. Recepción de la lista de reserva y expedientes
personales.
1.4. Revisión de expedientes.
1.5. Comunicación y verificación del interés del
candidato.
1.6. Cita previa al ingreso.
1.7. Recepción.
1.8. Información general sobre la Residencia.
1.9. Visita guiada.
1.10. Entrevista final.
1.11. Verificación de informes y nivel funcional
2) Gestión de plaza vacante
2.1. Comunicación interna existencia de vacante.
2.2. Baja Administrativa.
2.3. Retirada de enseres.
2.4. Valoración y adecuación de la habitación.
2.5. Propuesta de reubicación.
2.6. Valoración y adecuación de la vacante
definitiva.
2.7. Comunicación número de plaza y fecha de
ingreso.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 15
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SUBPROCESOS ACTIVIDADES
3) Ingreso y Acogida
3.1. Recepción del nuevo residente.
3.2. Acogida al residente y familia.
3.3. Valoración inicial de necesidades
3.4. Acompañamiento y alojamiento en habitación.
3.5. Plan de actuación inicial.
3.6. Asignación de mesa de Comedor.
3.7. Formalización Administrativa.
4) Adaptación del Residente
4.1. Asignación de profesional de referencia.
4.2. Orientación y acompañamiento.
4.3. Presentación del Consejo de Residentes.
4.4. Presentación del Equipo de Dirección.
4.5. Valoración profesional y Clasificación
Funcional de Residentes.
4.6. Seguimiento Trabajadora Social.
4.7. Información a la familia.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 16
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5. DIAGRAMAS INTERFUNCIONALES DEL PROCESO-SUBPROCESOS
5.1. Preparación para el ingreso
Preparación para el Ingreso
ACTIVIDAD
AU
XILIA
R D
E C
ON
TRO
L
EL/LA M
ÉDIC
O
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DE
ENFER
MER
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EQU
IPO
M
ULTID
ISCIP
LINA
R
Análisis necesidades de reubicación
Solicitud Lista de Reserva
Recepción Lista de Reserva y Expediente Personal
Revisión Expedientes
Comunicación y verificación del interés del Candidato
Cita previa al Ingreso
Recepción
Información general sobre la Residencia
Visita guiada
Entrevista final
Verificación de informes y nivel funcional
Existencia de vacante
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5.2. Gestión de Plaza Vacante
Gestión de la Plaza Vacante
ACTIVIDAD A
UX
ILIAR
DE
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DIR
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R/A
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.T.A.
Comunicación interna existencia vacante
Baja administrativa
Retirada de enseres
Valoración y adecuación de la habitación
Propuesta de reubicación
Valoración y adecuación de la vacante definitiva
Comunicación número de plaza y fecha ingreso
Ingreso y acogida
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 18
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5.3. Ingreso y Acogida
Ingreso y Acogida
ACTIVIDAD
AD
MIN
ISTRA
CIÓ
N
AU
XILIA
R D
E C
ON
TRO
L
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LOM
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EN
ENFER
MER
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EL/LA M
ÉDIC
O
AU
XILIA
R D
E EN
FERM
ERÍA
Recepción del nuevo residente
Acogida residente y familia
Valoración inicial necesidades
Traslado y alojamiento en su habitación
Plan de actuación inicial
Asignación de mesa de comedor
Formalización Administrativa
Proceso de adaptación
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 19
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5.4. Adaptación del residente
Adaptación del Residente
ACTIVIDAD
EQU
IPO
DE
DIR
ECC
IÓN
TERA
PEU
TA
OC
UP
AC
ION
AL
EL/LA M
ÉDIC
O
DIP
LOM
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EN
ENFER
MER
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AU
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R D
E EN
FERM
ERÍA
TRA
BA
JAD
OR
/A
SOC
IAL
CO
NSEJO
DE
RESID
ENTES
Asociación del profesional de referencia
Orientación y acompañamiento
Presentación del Consejo de Residentes
Presentación del Equipo de Dirección
Valoración profesional y C.F.R.
Seguimiento Trabajadora Social
Información a la familia
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 20
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DESCRIPCIÓN DE LAS ENTRADAS
1. IDENTIFICACIÓN DE LAS ENTRADAS
Como ya se ha señalado, en las Residencias para Personas Mayores conviven
personas con características muy diferentes, cuyo principal elemento diferenciador es
el nivel funcional y la consiguiente carga asistencial, por la fundamental incidencia
que tienen sobre la Misión y los principales aspectos estructurales del los Centros.
Estos niveles funcionales y los requerimientos asistenciales se elevan de forma
constante y progresiva debido a la natural involución asociada al proceso de
envejecimiento de los usuarios.
Por otro lado, la adjudicación de una plaza residencial responde a demandas y
necesidades diversas cuya respuesta se encuadra en distintos programas.
Aunque se tiende a que todas las plazas reúnan los requisitos materiales para
atender a cualquier residente, con independencia de su nivel funcional y del
programa de procedencia, existen razones organizativas por las que estas dos
realidades determinan las características de las plazas residenciales y condicionan de
forma decisiva las entradas en el Proceso de Ingreso y Acogida, ya que en este
Proceso se tienen que conjugar las necesidades internas del Centro con las de la
demanda externa.
Por eso, con carácter previo a la existencia de una vacante, debe establecerse
el número y la ubicación de las plazas destinadas a cada uno de los programas y las
necesidades internas de reubicación.
En función del programa al que esté adscrita la plaza vacante, del nivel
funcional y de la procedencia del candidato, las entradas y actividades del proceso
son diferentes.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 21
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Para los adjudicatarios de Plaza Definitiva y Estancias de Verano el
proceso que se inicia con el análisis de necesidades de reubicación y la solicitud de la
Lista de Reserva, las entradas son:
o Listado de residentes con necesidades de reubicación.
o Lista de Reserva.
o Expediente del candidato.
o La plaza vacante.
o El adjudicatario de plaza y familia.
Para los adjudicatarios de Estancias Temporales, que tienen asignadas unas
plazas concretas y cuyo ingreso suele darse por circunstancias urgentes, el proceso
se inicia con la existencia de vacante y las entradas son:
o La comunicación de adjudicación.
o El expediente personal.
o La plaza vacante.
o El adjudicatario de plaza y familia.
Para los adjudicatarios de plazas de Emergencia Social, que ingresan por
razones imprevistas y de urgencia en plazas reservadas, el proceso se inicia con la
llegada del usuario y la entrada es:
o Comunicación del SITADE (Servicio de Información Telefónica y
Atención de Emergencia).
o El usuario.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 22
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2. REQUISITOS Y CONDICIONES DE LAS ENTRADAS
2.1. Para los adjudicatarios de Plaza Definitiva y Estancias de Verano
El listado de residentes con necesidades de reubicación.
Este listado debe ser elaborado y actualizado de forma continuada por el
Equipo Multidisciplinar y en él se deben establecer las prioridades para los
distintos niveles funcionales, Módulos o plantas.
Lista de Reserva.
Debe responder a lo solicitado desde el Centro e incluir candidatos para
cualquiera de las plazas, con independencia de las características de éstas.
Expediente personal del adjudicatario.
Debe incluir toda la información necesaria para poder establecer el contacto y
valorar sus necesidades: solicitud de plaza bien cumplimentada con todos los
datos de identificación, direcciones y teléfonos, fotocopia del D.N.I., Informe
Social, Informe Médico, Certificado de Pensión, Datos Bancarios, compromiso
escrito de aportación económica por la plaza residencial.
El adjudicatario de plaza.
Su situación y necesidades de ayuda o cuidados deben corresponderse con los
evaluados para la concesión de plaza, deben ajustarse a la plaza vacante,
debe aceptar expresamente la concesión de la plaza concreta y debe ingresar
en los plazos estipulados.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 23
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2.2. Para los adjudicatarios de Plaza de Estancia Temporal
La comunicación de adjudicación.
Además de la comunicación telefónica, tiene que haber una comunicación por
escrito que constate la adjudicación.
El expediente personal.
Dado que la adjudicación de estas plazas responde a circunstancias urgentes
que en ocasiones impiden que se haya podido cumplimentar y remitir el
expediente personal con anterioridad al ingreso, éste debe recibirse lo antes
posible y como máximo 48 horas después del ingreso. En este expediente
debe constar la misma documentación que en los expedientes de Plaza
Definitiva, menos el Informe Social, y tienen especial interés los datos para la
comunicación con los familiares.
2.3. Para los adjudicatarios de Plaza de Emergencia Social
Comunicación del SITADE (Servicio de Información Telefónica y Atención de
Emergencia)
En la comunicación del ingreso se deben aportar los datos de filiación y todos
los disponibles para dar continuidad o establecer un plan básico de cuidados.
Esta comunicación, siempre que sea posible, debe realizarse por escrito con
anterioridad al ingreso o en las primeras 12 horas.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 24
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DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS Y ACTIVIDADES DEL PROCESO DE INGRESO Y ACOGIDA
1. ETAPAS DEL PROCESO
El Proceso de Ingreso y Acogida que se ha definido comienza con el análisis
de necesidades de reubicación y finaliza con el seguimiento de la adaptación del
residente y la información a la familia.
Las actividades del Proceso se agrupan en cuatro subprocesos que,
congruentes con la Misión, tienen un alcance y finalidad concreta.
1.1. Preparación para el Ingreso Este subproceso se inicia con el análisis de necesidades de reubicación y
finaliza con la verificación de informes del firme candidato que acepta expresamente
la plaza en la entrevista previa.
Tiene como finalidad adecuar la plaza vacante a las expectativas y
necesidades del futuro residente.
Gestión de plaza vacante
Se inicia con la comunicación interna de existencia de vacante y finaliza con
la comunicación al adjudicatario del número de plaza y fecha de ingreso.
Su finalidad es el acondicionamiento de la habitación y conseguir la cobertura
de la vacante en el menor tiempo posible.
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Ingreso y Acogida Se inicia con la recepción del nuevo residente y finaliza con la formalización
administrativa.
Su finalidad es la ubicación del residente en una plaza adecuada a sus
necesidades y garantizar la continuidad de los cuidados.
Adaptación del residente
Se inicia con la asignación de un profesional de referencia y finaliza con el
seguimiento de la adaptación e información a la familia.
Su finalidad es orientar y favorecer la adaptación del nuevo residente y
atenuar el impacto del ingreso.
Estas etapas describen globalmente el Proceso de Ingreso de un nuevo residente en la mayoría de las plazas, que son las previstas para IngresosDefinitivos.
,
Sin embargo, como hemos visto al describir las entradas, hay plazas destinadas a otros programas que condicionan el que no se lleven a cabo todas las etapas del Proceso. En las Estancias de Verano, cuya duración es un mes natural, losingresos se concentran en el primer día del mes y no se realiza la Clasificación Funcional. En las Estancias Temporales el Proceso se inicia con la Gestión de la Plaza Vacante y en las Estancias de Emergencia directamente con el Ingreso y Acogida sin la formalización administrativa ni las actividades de adaptación del residente.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 26
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2. ACTIVIDADES DE LOS SUBPROCESOS
2.1. Preparación para el Ingreso
2.1.1. Análisis de necesidades de reubicación
El Equipo Multidisciplinar, en reuniones quincenales, estudia todos los cambios
significativos en el nivel funcional de los residentes a propuesta de cualquier
profesional del Área Técnico Asistencial y elabora una relación de residentes
que deben ser reubicados, especificando en qué Módulo o planta.
2.1.2. Solicitud de Lista de Reserva
El/la Trabajador/a Social solicita mensualmente o, siempre que sea necesario,
mediante documento normalizado vía fax, la Lista de Reserva. El número de
candidatos solicitados será el resultado de analizar los ingresos medios
mensuales de los dos últimos años y teniendo en cuenta las necesidades de
reubicación pendientes. Este número será el de los ingresos medios previstos
por cada característica y perfil de usuario más uno.
Siempre que quede sólo un candidato en la Lista se repetirá la petición sin
esperar a la periodicidad mensual establecida. La petición mensual se hará de
forma razonada e incluirá los datos sobre la gestión de la Lista anterior.
2.1.3. Recepción de Lista de Reserva y Expedientes Personales
El Auxiliar de Información y Control recoge en el Servicio de Coordinación y
Regulación de la Demanda la Lista de Reserva y los Expedientes a los siete
días de haberse cursado la solicitud.
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2.1.4. Revisión de Expedientes
El/la Trabajador/a Social revisa los Expedientes recibidos en las primeras
veinticuatro horas desde su recepción, comprobando que estén bien
cumplimentados y registrando las incidencias.
2.1.5. Comunicación y verificación del interés del candidato
En las primeras cuarenta y ocho horas desde la recepción de los Expedientes,
el/la Trabajador/a Social se pone en contacto telefónico con los candidatos
para comunicarles su inclusión en nuestra lista de reserva, confirmar que
siguen interesados en la plaza, ofrecerse como interlocutoras para cualquier
asunto relacionado con el ingreso y hacer, cuando sea posible, una previsión
aproximada sobre la fecha del mismo.
Cuando el contacto no puede realizarse telefónicamente, se le envía
telegrama.
Si el candidato manifiesta no seguir interesado en la plaza, el/la Trabajador/a
Social le remite por correo el impreso para formalizar la renuncia.
2.1.6. Cita previa al ingreso
Si el candidato sigue interesado en la plaza el/la Trabajador/a Social, además
de informarle, cita al interesado, en caso de mayores válidos; o a los
familiares, en caso de residentes asistidos, para visitar el Centro. Dicha
citación se realizará siempre en lunes o jueves de 11:30 a 12:30 h. y el/la
Trabajador/a Social lo comunicará por escrito a los/as Auxiliares de Control,
el/la Médico y Enfermero/a del Módulo V (ese sería el de referencia para
nuestro Centro), al menos con veinticuatro horas de antelación.
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2.1.7. Recepción
El/la Auxiliar de Control recibe al candidato o familiares, transmitiendo que se
les está esperando. Una vez saludado al residente o familiares, avisa a la
Trabajador/a Social de su llegada y les acompaña a su Despacho.
2.1.8. Información general sobre la Residencia
El/la Trabajador/a Social le da una información general sobre las
características de la Residencia: los servicios que presta, tamaño y
características arquitectónicas, plantilla y actividades.
2.1.9. Visita guiada
El/la Trabajador/a Social les acompaña a uno de los Módulos en los que es
previsible el ingreso y a los distintos servicios y zonas comunes: Biblioteca,
Fisioterapia, Terapia Ocupacional, Capilla, Salón de Actos, Sala de Bingo, etc.
2.1.10. Entrevista final
Terminada la visita, regresan al Despacho del Trabajador/a Social donde los
interesados manifiestan su aceptación o no de la plaza.
En caso de no aceptación se le entrega la documentación para que renuncien
por escrito.
En caso de aceptación, se le hace entrega de la documentación informativa
sobre los requisitos para el ingreso. Además, para poder evaluar el grado de
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satisfacción, se le entrega una hoja informativa sobre los pasos y actuaciones
que realizarán los diferentes profesionales el día del ingreso.
2.1.11. Verificación de informes y nivel funcional
El/la Trabajador/a Social avisa al Médico y al Enfermero/a del Módulo V que
realizan la verificación de informes en ese mismo Despacho.
2.2. Gestión de la Plaza Vacante
2.2.1. Comunicación interna existencia vacante
El/la Enfermero/a del Módulo en el que se produzca la vacante, con
independencia de quién sea el primero que tenga la información, realiza la
comunicación interna por escrito, para ello cualquier trabajador que reciba la
información: porque llamen de un hospital, porque avise la familia, porque se
haya producido un traslado, por renuncia o por un fallecimiento en la
Residencia, informa siempre al Enfermero/a del Módulo.
La comunicación escrita que realiza el Enfermero/a la recibe el Auxiliar de
Control y la distribuye a: Trabajador/a Social, Jefe del Área Técnico
Asistencial, Gobierno, Administración, Cocina, Farmacia, Lavandería y aquellos
otros destinatarios que se considere necesario.
2.2.2. Baja Administrativa
Administración, una vez comprobada la información, da de baja al residente
en el Sistema de Gestión y Control de plazas, prepara la liquidación y
comunica la baja al Instituto Nacional de Seguridad Social antes de las setenta
y dos horas.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 30
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2.2.3. Retirada de enseres
Los enseres son inventariados en presencia del Trabajador/a Social y retirados
en las primeras setenta y dos horas de haberse producido la vacante, bien por
la familia o por el/la Auxiliar de Enfermería.
En caso de ser retirado por el personal de la Residencia, se identifica y se
almacenan en la dependencia habilitada a tal efecto.
2.2.4. Valoración y adecuación de la habitación
El/la Gobernante/a valora el estado de la habitación y se responsabiliza de que
se adecue en un plazo máximo de 3 días. Solo en caso de que no sea posible,
lo comunica a los/as Trabajadores/as Sociales.
2.2.5. Propuesta de reubicación
El/la Trabajador/a Social propone al Jefe del Área Técnico Asistencial y
Director la reubicación de residentes según las prioridades establecidas por el
Equipo Multidisciplinar. Una vez firmado por el Director, se comunica a los
Enfermeros/as del Módulo y Gobernante/a para que el traslado se realice
antes de las 48 horas.
2.2.6. Valoración y adecuación de la vacante definitiva
El/la Gobernante/a valora el estado de la nueva habitación vacante y se
responsabiliza de que esté disponible en 2 días.
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2.2.7. Comunicación número de plaza y fecha de ingreso
El/la Trabajador/a Social comunica telefónicamente el número de plaza, la
fecha y la hora de ingreso al primero de los candidatos, previamente
entrevistados, que se ajuste al perfil de la vacante. Simultáneamente pasa la
comunicación escrita a todas las Unidades y al Consejo de residentes y remite
los datos económicos del Expediente a Administración para cumplimentar el
Contrato.
Los ingresos son siempre el primer martes o miércoles desde que se produce
la notificación.
Cuando el candidato pide una ampliación de plazo, se intenta al menos la
formalización administrativa del ingreso y, en todo caso, el ingreso efectivo no
superará los 15 días.
2.3. Ingreso y Acogida
2.3.1. Recepción del nuevo residente
El/la Auxiliar de Control recibe al nuevo residente y familia y localiza al
Trabajador/a Social y Auxiliares de Servicios Generales. Una vez localizados,
acompaña al residente al Despacho de Trabajo Social, quedando los enseres
en Control para su traslado a la habitación por parte del Auxiliar de Servicios
Generales.
En los casos excepcionales, en que el nuevo residente sea una persona muy
asistida e ingrese en camilla, el Auxiliar de Control, después de recibirle, avisa
al Enfermero/a, acompaña a la familia y al residente al Módulo y, a
continuación, solo a la familia al Despacho de Trabajo Social.
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2.3.2 Acogida al residente y familia
El/la Trabajador/a Social les da la bienvenida y les informa de los aspectos
más relevantes de Régimen Interior: horario de comedor, consulta médica,
régimen de visitas, etc., aclarando todas las dudas que le planteen.
Recoge la documentación personal del residente, formaliza el contrato e inicia
la historia social. Una vez cumplimentada toda la documentación, le entrega:
folleto informativo, Carta de Servicios, Reglamento de Organización y
Funcionamiento y Reglamento de Régimen Interior.
El/la Trabajador/a Social avisa al Médico, en los casos en que el nuevo
residente ingrese en un Módulo que corresponda al Médico de mañana, o al
Enfermero/a del Módulo en el supuesto de ingresos en un Módulo del Médico
de tarde.
Para finalizar, el/la Trabajador/a Social remite a Administración el Contrato y
la documentación del Alta.
En el supuesto de que el residente ingrese en camilla y sea trasladado
directamente a la habitación, el Enfermero/a es la persona encargada de darle
la bienvenida y el/la Trabajador/a Social realiza las demás actividades con la
familia.
2.3.3. Valoración inicial de necesidades
El/la Médico de mañana, cuando el residente ingrese en uno de sus Módulos,
lo recibe en el Despacho para su valoración e inicio de la Historia Médica. Al
finalizar dicha valoración, avisa al Enfermero/a del Módulo para que a su vez
realice su valoración e inicie la Historia de Enfermería.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 33
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Si el residente ingresa en un Módulo del Médico de tarde, el Enfermero/a hace
la valoración e inicia la Historia de Enfermería y se lo comunica al Médico para
que éste inicie su Historia esa misma tarde.
En el supuesto de residentes que ingresen en camilla, el Enfermero/a avisa al
Médico para su valoración y el inicio de las Historias Médica y de Enfermería
en la propia habitación.
2.3.4. Acompañamiento y alojamiento en su habitación
El/la Enfermero/a, una vez finalizada la valoración, acompaña al residente a su
habitación o avisa al Auxiliar de Enfermería para que lo traslade.
El/la Auxiliar de Enfermería le presenta al compañero de habitación, ayuda a
colocar sus enseres y realiza el inventario de los mismos, del que deja copia
en el armario y remite el original al Trabajador/a Social.
2.3.5. Plan de actuación inicial
El/la Enfermero/a, a partir de las valoraciones del Médico, Trabajador/a Social
y la propia de Enfermería; establece el Plan de actuación inicial, lo comunica a
los/as Auxiliares y hace las anotaciones correspondientes en los libros de
tratamiento.
2.3.6. Asignación de mesa de Comedor
El/la Enfermero/a notifica por escrito a Cocina la dieta y posteriormente, una
vez consultadas los/as Auxiliares de Enfermería, decide su ubicación en el
Comedor que el Auxiliar de Enfermería refleja por escrito en su mesa.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 34
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2.3.7. Formalización Administrativa
Administración, en base a la documentación del Expediente Personal y de la
notificación del ingreso efectivo, procede a darle de Alta en el Sistema:
Inclusión en la Base de Datos, apertura de Expediente administrativo y
notificación a la entidad pagadora para cambio de domicilio.
2.4. Adaptación del Residente
2.4.1. Asignación de profesional de referencia
El/la Enfermero/a del Módulo asigna al Auxiliar de Enfermería que es el/la
cuidador/a habitual como profesional de referencia. Este/a Auxiliar de
Enfermería, además de sus funciones habituales, se encarga de: presentarle a
otros residentes y al resto de profesionales del Módulo, le acompaña al
Comedor durante los primeros días y le orienta y acompaña, cuando sea
necesario, al resto de los servicios.
2.4.2. Presentación del Consejo de Residentes
El Consejo de Residentes le visita en su habitación en las primeras 24 horas
desde su ingreso para darle la bienvenida y ofrecerle su apoyo.
2.4.3. Presentación del Equipo de Dirección
El/la directora/a y los Jefes de Departamento se presentan al nuevo residente
en las primeras 72 horas desde su ingreso.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 35
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2.4.4. Valoración interdisciplinar y Clasificación Funcional Residente
Desde el primer momento del ingreso se hace un seguimiento por parte del
Auxiliar de Enfermería, Enfermero/a, el/la Médico y Terapeuta Ocupacional y
Fisioterapeuta en caso de que el/la Médico lo considere necesario, que
permita una valoración profesional y la cumplimentación del instrumento de
Clasificación Funcional del Residente.
El seguimiento del Enfermero/a y el/la Médico, además de para cumplimentar
el C.F.R., servirá para realizar, en los primeros siete días, las Historias de
Enfermería y Médica, iniciadas el mismo día del ingreso.
2.4.5. Seguimiento Trabajadora Social
El/la Trabajador/a Social, durante los primeros quince días, mantiene un
contacto continuado con el nuevo residente, que incluye visitas en días
alternos y siempre que sea necesario.
2.4.6. Información a la familia
El/la Trabajador/a Social se pone en contacto con la familia a las 24 del
ingreso para informarle sobre la situación del residente y repite este contacto
siempre que lo demande la familia y a iniciativa propia al menos otras dos
veces durante los primeros quince días.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 36
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3. INDICADORES DE ACTIVIDAD
Número de residentes con necesidades de reubicación valorados por el Equipo
Multidisciplinar en reuniones documentadas.
Número y fecha de solicitudes de Lista de Reserva.
Porcentaje de Listas de Reserva y expedientes de candidatos recibidos en la
primera semana desde su solicitud.
Porcentaje de expedientes de adjudicatarios debidamente cumplimentados.
Porcentaje de candidatos incluidos en Lista de Reserva que verifican inicialmente
su interés por la plaza.
Porcentaje de citas previas al ingreso desagregadas por programas.
Porcentaje de residentes que aceptan expresamente la plaza después de la
entrevista previa.
Porcentaje de reubicaciones en relación con las vacantes producidas.
Porcentaje de residentes con Historia (Médica, Enfermería y Social) en el mismo
día del ingreso.
Porcentaje de residentes con Plan Inicial de Cuidados desde el día del ingreso.
Porcentaje de residentes con valoración y clasificación funcional en los primeros
quince días desde el ingreso.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 37
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Fichas de Indicadores
Nombre del Indicador Número de residentes con necesidades de reubicación.
Definición
Son los residentes que por haber
experimentado un cambio en su nivel
funcional el Equipo Multidisciplinar propone
para su reubicación.
Método de cálculo Relación de residentes priorizados por
Módulos o plantas.
Frecuencia de medición Quincenal.
Subproceso en el que se mide Preparación para el Ingreso.
Responsable de la medición Equipo Multidisciplinar.
Objetivo Cuantificar las necesidades internas y
conocer la evolución de la carga asistencial.
Justificación Adecuar la solicitud de nuevos candidatos a
las posibilidades reales de atención.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 38
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Nombre del Indicador Número y fecha de solicitudes de Lista de Reserva.
Definición Cantidad de Listas de Reserva que se
solicitan y periodicidad con que se realiza la
solicitud.
Método de cálculo Recuento de las Solicitudes documentadas.
Frecuencia de medición Semestral.
Subproceso en el que se mide Preparación para el Ingreso.
Responsable de la medición Trabajador/a Social.
Objetivo Garantizar al 100% la disponibilidad de
candidatos de todos los perfiles y evaluar la
periodicidad de la actividad.
Justificación Permite desarrollar en tiempo las distintas
etapas del Proceso.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 39
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Nombre del Indicador Porcentaje de Listas de Reserva y expedientes de candidatos recibidos en tiempo.
Definición Número de Listas de Reserva y expedientes
de candidatos que llegan en la primera
semana desde su solicitud.
Método de cálculo
Numerador: número de Listas, candidatos y
expedientes recibidos por 100
Denominador: número de Listas, candidatos
y expedientes solicitados.
Frecuencia de medición Semestral.
Subproceso en el que se mide Preparación para el Ingreso.
Responsable de la medición Trabajador/a Social.
Objetivo Disponer del 100% de las Listas de Reserva
y expedientes de candidatos solicitados en
un plazo inferior a 7 días.
Justificación
Mejorar la comunicación con el Servicio de
Coordinación y Regulación de la Demanda
de la Dirección General del Mayor, evitar
retrasos y garantizar la disponibilidad de
candidatos.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 40
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Nombre del Indicador Porcentaje de expedientes debidamente cumplimentados.
Definición Número de expedientes de los candidatos
solicitados que se reciben debidamente
cumplimentados.
Método de cálculo
Numerador: número de expedientes
recibidos completos por 100.
Denominador: número de candidatos
solicitados.
Frecuencia de medición Mensual.
Subproceso en el que se mide Preparación para el Ingreso.
Responsable de la medición Trabajador/a Social.
Objetivo Recibir debidamente cumplimentados el
100% de los expedientes.
Justificación
Poder contactar con el adjudicatario en el
menor tiempo posible, valorar sus
necesidades y confirmar la adecuación del
candidato a la plaza vacante.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 41
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Nombre del Indicador Porcentaje de candidatos incluidos en Lista de Reserva que verifican inicialmente su interés por la plaza.
Definición
Número de adjudicatarios que en el primer
contacto confirman su interés por la plaza
de entre todos los incluidos en Lista de
Reserva.
Método de cálculo
Numerador: número de adjudicatarios que
confirman su interés por la plaza por 100.
Denominador: número de adjudicatarios en
Lista de Reserva.
Frecuencia de medición Semestral.
Subproceso en el que se mide Preparación para el Ingreso.
Responsable de la medición Trabajador/a Social.
Objetivo Verificar numéricamente la demanda real.
Justificación
Nos ayuda a establecer el tamaño de la
Lista de Reserva y nos da información sobre
el volumen de trabajo en la gestión de las
mismas.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 42
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Nombre del Indicador Porcentaje de citas previas al ingresodesagregadas por programas.
Definición
Número de candidatos en plazas definitivas
y programa de verano que, previo al
ingreso, visitan y son informados sobre las
características de la Residencia mediante
cita programada.
Método de cálculo Numerador: número de residentes con cita
previa por 100.
Denominador: número de ingresos totales.
Frecuencia de medición Semestral.
Subproceso en el que se mide Preparación para el Ingreso.
Responsable de la medición Trabajador/a Social.
Objetivo Que al 100 % de los nuevos residentes se le
realicen las actividades de preparación para
el ingreso.
Justificación
Asegurar la correcta información sobre la
Residencia, concertar el ingreso, garantizar
la adecuación del usuario a la plaza vacante
y facilitar la adaptación.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 43
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Nombre del Indicador Porcentaje de reubicaciones en relación con las vacantes producidas.
Definición Número de cambios de habitación que se
producen previos a la cobertura definitiva
de las vacantes.
Método de cálculo
Numerador: número de cambios de
habitación por 100.
Denominador: número de vacantes
producidas.
Frecuencia de medición Semestral.
Subproceso en el que se mide Preparación para el Ingreso.
Responsable de la medición Trabajador/a Social.
Objetivo Que se reubiquen el 100 % de los
residentes con necesidades.
Justificación Adecuar la ubicación de los residentes a sus
necesidades asistenciales.
Mantener equilibrada la carga asistencial.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 44
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Nombre del Indicador Porcentaje de residentes con historia médica, enfermería y social desde el día del ingreso.
Definición Número de residentes valorados por el
Médico, Enfermería y Trabajadora Social
desde el día del ingreso.
Método de cálculo
Numerador: número de historias abiertas el
primer día por 100.
Denominador: número de residentes
ingresados.
Frecuencia de medición Semestral.
Subproceso en el que se mide Ingreso y Acogida
Responsable de la medición El/la Médico, Enfermero/a y Trabajador/a
Social.
Objetivo Que el 100 % de los residentes tengan una
valoración inicial de necesidades desde el
día del ingreso.
Justificación Establecer el Plan de Cuidados Inicial.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 45
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Nombre del Indicador Porcentaje de residentes con Plan Inicial de Cuidados desde el día del ingreso.
Definición Número de residentes a los que se elabora
por escrito un Plan Inicial de Cuidados
desde el día del ingreso.
Método de cálculo
Numerador: número de residentes con el
Plan Inicial de Cuidados desde el primer día
por 100.
Denominador: número de residentes
ingresados.
Frecuencia de medición Semestral.
Subproceso en el que se mide Ingreso y Acogida
Responsable de la medición Enfermero/a.
Objetivo Elaboración de un Plan de Cuidados Inicial
al 100 % de los nuevos residentes.
Justificación Garantizar la continuidad de los cuidados.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 46
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Nombre del Indicador
Porcentaje de residentes con Valoración y Clasificación Funcional en los primeros quince días desde su ingreso.
Definición
Número de residentes con valoración
multidimensional y a los que se les
cumplimenta el Instrumento de Clasificación
Funcional de Residentes en los primeros
quince días desde su ingreso.
Método de cálculo
Numerador: número de residentes con
valoración multidimensional y Clasificación
Funcional por 100.
Denominador: número de residentes
ingresados.
Frecuencia de medición Semestral.
Subproceso en el que se mide Adaptación del residente.
Responsable de la medición El/la Médico, Enfermero/a, Auxiliar de
Enfermería.
Objetivo Valoración multidimensional y Clasificación
funcional del 100 % de los residentes en los
primeros quince días.
Justificación Abordaje interdisciplinar de los Planes de
Cuidados individualizados.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 47
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4. RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDAD
1. Unidad de Trabajo Social El/la Trabajador/a Social es el gestor de este proceso y responsable de:
La solicitud de Lista de Reserva.
Revisión de expedientes.
Comunicación y verificación del interés del candidato.
Cita previa al ingreso.
Información general sobre la Residencia.
Visita guiada.
Entrevista final e información sobre los requisitos del ingreso.
Inventario en la retirada de enseres.
Propuesta de reubicación.
Comunicación número de plaza y fecha de ingreso.
Acogida al residente y familia.
Seguimiento de la adaptación.
Información a la familia.
2. Unidad de Enfermería
Verificación de informes y nivel funcional.
Comunicación interna existencia de vacante.
Acogida de residentes encamados.
Valoración de necesidades e inicio de Historia de Enfermería.
Alojamiento en la habitación.
Plan de actuación inicial.
Asignación de mesa de comedor.
Asignación de profesional de referencia.
Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 48
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3. Auxiliar de Enfermería
Retirada de enseres de la baja producida.
Acompañamiento del nuevo residente, colocación de enseres e inventario de
los mismos.
Presentación a otros residentes y profesionales.
Orientación y/o acompañamiento a los distintos Servicios.
4. Unidad de Control
Recogida de Lista de Reserva y expedientes personales de los candidatos. Recepción y acompañamiento del candidato y familiares. Distribución de las comunicaciones.
5. Unidad Médica
Verificación de informes y nivel funcional
Valoración de necesidades e inicio de Historia Médica
6. Equipo Multidisciplinar
Análisis de necesidades de reubicación.
Valoración interdisciplinar y Clasificación Funcional del Residente.
7. Administración
Baja Administrativa.
Formalización Administrativa del ingreso.
8. Gobierno
Valoración y adecuación de la habitación.
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ESTÁNDARES A CUMPLIR EN EL PROCESO DE INGRESO
1. El listado de residentes con necesidades de reubicación
Se dispondrá de un listado de residentes con necesidades de reubicación,
elaborado y actualizado de forma continuada por el Equipo Multidisciplinar, en el que
se establezcan las prioridades para los distintos niveles funcionales, Módulos o
plantas.
2. La Lista de Reserva
Debe incluir candidatos para cualquier tipo de plaza, con independencia de las
características de éstas, y estar disponible en una semana como máximo desde la
solicitud realizada por el Centro.
3. El expediente personal de los adjudicatarios. Como la Lista de Reserva, deben estar disponibles en una semana desde su
solicitud e incluir toda la información necesaria para poder establecer el contacto y
valorar las necesidades del adjudicatario: solicitud de plaza con todos los datos de
identificación, direcciones y teléfonos, fotocopia del D.N.I., Informe Social, Informe
Médico, Certificado de Pensiones, Datos Bancarios y compromiso escrito de
aportación económica por la plaza residencial.
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4. La información a los usuarios sobre la Residencia
En la preparación para el ingreso, cita previa, se informará verbalmente y por
escrito sobre las características estructurales de la Residencia, Carta de Servicios,
Proceso de Ingreso y Requisitos.
El día del ingreso, además de una información general sobre el Reglamento de
Organización y Funcionamiento y del Reglamento de Régimen Interior, se le
entregará por escrito un pequeño resumen de los aspectos más relevantes: horarios
de comedor, entradas y salidas, consultas médicas, etc.
5. La adecuación de la habitación
Previa a la ocupación por un nuevo residente, la habitación debe cumplir los
siguientes requisitos:
Disponer del mobiliario adecuado y bien conservado.
Colchón, almohada y ropa de cama limpios y en perfecto estado de uso.
Puntos de luz y otros sistemas en perfecto funcionamiento.
Elementos sanitarios y grifería revisados.
En buenas condiciones de pintura, limpia y ordenada.
Dotada de toallas y material de aseo.
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6. La valoración inicial de necesidades
La valoración inicial de necesidades y el inicio de las Historias Social, Médico y
de Enfermería se realizará el mismo día del ingreso e incluirá al menos los siguientes
aspectos:
Anamnesis familiar
Anamnesis personal
Exploración de órganos y sistemas
Petición de pruebas complementarias
Tratamiento
Identificación de necesidades básicas: alimentación, movilidad, eliminación,
higiene, comunicación, etc.
Peso
Constantes
Apoyo familiar
Relaciones sociales
Situación económica
Necesidades culturales, intereses sociales y religiosos
Diagnósticos profesionales
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La información será recogida por escrito y los aspectos relevantes se
reflejarán en las respectivas Historias Sociales, Médica y de Enfermería.
7. El Plan de actuación inicial
Se formalizará por escrito el día del ingreso y contendrá las intervenciones
relativas a:
Tratamientos farmacológicos. Se reflejará la posibilidad o no de
automedicación.
Alimentación. Tipo de dieta, ayuda.
Movilidad. Necesidad de utilización de ayudas técnicas o de ayuda o
supervisión directa del personal para deambular o hacer las transferencias.
Seguridad. Necesidad de sujeción. Riesgo de caídas, fugas, etc.
Estado mental o cognitivo.
Comunicación. Capacidad para entender y para hacerse entender.
8. La valoración profesional y clasificación funcional del residente
Esta valoración multidimensional se realiza en los primeros quince días desde
el ingreso, contiene todos los datos para cumplimentar el instrumento de
Clasificación Funcional del Residente y de sus principales hallazgos se informa al
resto del Equipo para el abordaje interdisciplinar de los planes que se propongan.
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RESULTADOS DEL PROCESO
1. RESULTADOS ESPERADOS
Los resultados del Proceso, en concordancia con los objetivos finales
previstos, serán:
1.1. La Cobertura de la plaza en menos de siete días desde que se produce
la vacante.
1.2. La adecuada ubicación de los residentes.
1.3. La prestación de todos los cuidados básicos desde el momento del
ingreso.
1.4. La adaptación del residente.
1.5. La satisfacción de los usuarios y familiares.
Estos resultados nos permitirán dar respuesta a la fuerte demanda de la
Dirección General, equilibrar la carga asistencial con las posibilidades estructurales
del Centro y mantener la ocupación próxima al 100 %.
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2. EVALUACIÓN DE RESULTADOS
Se establece un sistema de información y recogida de datos que permitan
evaluar de forma continuada el Proceso a través de los indicadores de actividad y los
estándares definidos.
Para la evaluación de resultados a través de los indicadores globales del
Proceso, además del sistema de información establecido, se realizará
semestralmente una encuesta de satisfacción a los residentes ingresados en ese
periodo y a sus familiares.
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ANEXO I: DOCUMENTACIÓN ASOCIADA AL PROCESO
A continuación se adjuntan Documentos que son empleados en el Proceso:
1. Modelo de listado de residentes con necesidades de reubicación.
2. Modelo de solicitud de Lista de Reserva.
3. Hoja de información general sobre la Residencia.
4. Documento de renuncia.
5. Modelo de inventario de enseres.
6. Propuesta de cambio de habitación.
7. Comunicación a las Unidades de plaza y fecha de ingreso.
8. Compromiso Residencia – usuario (documento indicativo)
9. Historias médica, social y enfermería (en soporte informático)
10. Plan de actuación inicial.
11. Registros de actividad:
• Unidad de Trabajo Social
• Unidad Médico
• Unidad de Enfermería
12. Instrumento de Clasificación Funcional (C.F.R.) (programa informático): se
muestran como ejemplo algunas de las pantallas que componen el programa
informático.
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EQUIPO MULTIPROFESIONAL REGISTRO DE RESIDENTES PENDIENTES DE REUBICACIÓN
FECHA:
NOMBRE MODULO/CAMA ORIGEN
MODULO/CAMA DESTINO
FECHA PROPUESTA
FECHA TRASLADO PRIORIDAD
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SOLICITUD DE LISTA DE RESERVA
Residencia _______________________________________________________
Nº
MUJERES
Nº
HOMBRES
Nº
MATRIMONIOS
TOTAL
Ocupación a día:
Pendientes de ingreso
Vacantes Reales
Personas a incluir en
L. Reserva
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D/Dª_______________________________________________________________________
con D.N.I. ____________________ Renuncia a la plaza de ingreso que le ha sido concedida
en la Residencia PP. MM. “GRAN RESIDENCIA”, por motivos __________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Madrid, a_____ de____________________de________
Fdo.:___________________________________________
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ANEXO II - ACTA DE INVENTARIO
En ________________ a__________________ de __________ de _______, por la Dirección de la Residencia para Personas Mayores ___________________________, se realiza ACTA DE INVENTARIO de los bienes que se encuentran en la misma, del residente D./D0. ______________________________________________________, con D.N.I ________________ fallecido/a el día ______ de ____________ de______. Dichos bienes son los siguientes: A. Bienes del residente que se encontraban en su habitación u otras
dependencias de la Residencia (indicar relación detallada de los bienes con sus principales rasgos identificativos): ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
B. Bienes del residente depositados en la Caja Fuerte (indicar relación detallada
de los mismos, con sus rasgos identificativos, tasación o si se encuentran en sobre lacrado): ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Los bienes citados se custodiarán en esta Residencia hasta que se efectúe su entrega, manteniéndose depositados en la Caja Fuerte los objetos indicados en el apartado B., así como los siguientes que se depositan por la Dirección: _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ SELLO DE LA RESIDENCIA FIRMA DEL DIRECTOR En el momento en que se efectúe la entrega de los bienes se hará constar tal extremo, según los siguientes textos alternativos, que se incorporarán a continuación del Acta de Inventario.
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A. ENTREGA DE BIENES
EN CASO DE APORTACIÓN DE TESTAMENTO
En ________________, a ________ de _____________ de________, se entregan los bienes que figuran relacionados en el presente Acta, a D./D0. ______________________________________________ con D.N.I. _____________, quien aporta testamento otorgado por el finado con fecha _____/_________/________ en el que figura como __________________________________, así como certificado del Registro General de Actos de Ultima Voluntad acreditativo de ser aquel el último que otorgó el finado, expedido con fecha ________ de _______________ de __________.
De conformidad con el artículo 36 del Reglamento de Organización y Funcionamiento de las Residencias de Ancianos que gestiona directamente el Servicio Regional de Bienestar Social, aprobado por Orden 766/1993, de 10 de Junio, la entrega de los bienes del finado a quien demuestre un derecho sobre los mismos, no prejuzgará la naturaleza del derecho que le asiste, ni la mejor condición frente a terceros, ni le exonerará de las obligaciones que de la entrega puedan derivarse para con otros.
FIRMA DEL DIRECTOR
FIRMA DE QUIEN RECIBE LOS
BIENES
SELLO DE LA RESIDENCIA
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FECHA: ___________________
ASUNTO: PROPUESTA CAMBIO DE CAMA Desde el Departamento de Trabajo Social se comunica a la Dirección: Nº CAMA ACTUAL RESIDENTE Nº CAMA
DESTINO OBSERVACIONES
TRABAJADORA SOCIAL J.A.T.A. DIRECCIÓN
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NOTA DE COMUNICACIONES
INTERNA
NOMBRE RESIDENTE
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Sociales Servicio Regional de
Bienestar Social Residencia pp.mm.
“GRAN RESIDENCIA”
CAMA MÓDULO
ORIGEN DE
U. MÉDICA U. TRABAJO SOCIAL
U. ENFERMERÍA U. CONTROL
DESTINO A
DIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN
J.A.T.A. GOBIERNO
U. MÉDICA COCINA
U. ENFERMERÍA MÓDULO
LAVANDERÍA
U. TRABAJO SOCIAL
COMISIÓN BIENVENIDA
FARMACIA TERAPIA OCUPACIONAL
INFORMACIÓN RELATIVA
INGRESO INGRESO U. ENFERMERÍA
CAMBIO DE CAMA
ALTA DE LA U. ENFERMERÍA
SALIDA VOLUNTARIA
BAJA POR RENUNCIA
REGRESO DE SALIDA VOLUNTARIA
BAJA POR TRASLADO
INGRESO HOSPITAL
BAJA POR DEFUNCIÓN
REGRESO HOSPITAL
BAJA FINALIZACIÓN E.T.
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OBSERVACIONES
FECHA Y FIRMA
NOTA.- Documento indicativo actualmente en uso en la Residencia para Personas Mayores “Gran Residencia”, encontrándose en estos momentos en fase de rediseño para extenderlo a todas las Residencias.
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CONDICIONES DE ADMISIÓN
Que D./Dª. ...........................................................................................................
con D.N.I. nº.................................... y domicilio en ...............................................
Provincia de......................................., Avda./C. ..................................................,
actuando por sí mismo o en representación de ........................................................
..................................................................................................., o familiar de
.........................................................................................................., acepta y se
compromete al cumplimiento de las siguientes condiciones de ingreso y
permanencia:
1. Que la R. PP. MM. “Gran Residencia “, del S. R. B. S., es un establecimiento
destinado a servir de alojamiento estable y común a personas mayores, en el que se presta una asistencia integral y continuada superando la meramente asistencial.
2. Que el residente, familia y/o representante legal tienen conocimiento de las
instalaciones y de los servicios que se presta al colectivo de mayores, condiciones sociales, asistenciales y residenciales considerándolos de su plena aceptación.
3. Que el ingreso se efectúa libre y voluntariamente, estando conforme con el
contenido del Reglamento de Organización y Funcionamiento.
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4. Que el residente y/o su representante conoce el régimen de precios públicos y se
compromete a pagarlo íntegra y puntualmente de acuerdo a lo establecido en el artículo 27 de la Orden 766/43 sobre el abono de precios públicos.
5. El residente o su representante legal se obliga a notificar, siempre que se
produzca, cualquier variación de sus ingresos que pueda repercutir en la determinación del precio público exigible.
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6. Que el abono de precios públicos confiere el derecho a recibir sin desembolsos
adicionales los servicios siguientes:
a) Alojamiento b) Manutención (desayuno, comida y cena) relativa a los menús
oficialmente establecidos. c) Lavado, planchado, reparación y distribución de la ropa. d) La atención sanitaria y farmacológica y el transporte con estos fines,
con las condiciones y límites que establece el artículo 22 del Reglamento
e) Los servicios de apoyo Personal y Social recogidas en los puntos 1, 2 y 3 del artículo 23 de este Reglamento.
f) Los servicios religiosos, en los centros acogidos a convenios en los términos del artículo 19.
Para la utilización de otros servicios (podología, peluquería, etc.) será preceptivo el abono del precio público establecido por acuerdo del Consejo de Administración del S.R.B.S., que será publicado en el BOLTÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID, de acuerdo a los trámites contenidos en el Artículo 22 de la Ley 1/1992, de 12 de marzo; o en su caso el abono de los precios privados que pudieran establecerse.
7. A su ingreso el residente aportará la ropa de uso personal según relación facilitada de prendas mínimas por la R. PP. MM., marcada según se le indique. La reposición de la misma será a cargo del residente, familiares o tutor a instancias del Centro si es preciso.
8. Los residentes podrán utilizar gratuitamente la caja fuerte del Centro para
depositar objetos de valor de su propiedad. La residencia se responsabilizará de los bienes declarados confiados en depósito.
9. El representante/familiares acepta ser el destinatario de cualquiera de las
comunicaciones que la R. PP. MM., realice con relación al residente y se obliga a adoptar las decisiones en el supuesto de que el residente no pudiera manifestar por sí su parecer, así como autorizar a la Dirección de la R. PP. MM., a proceder al traslado interno del residente y al traslado a un centro público o privado más conveniente, si su localización no pudiera realizarse.
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10. Sus familiares o representantes están obligados al acompañamiento a centros
hospitalarios o desplazamientos diversos. En caso de no localización o imposibilidad para el acompañamiento, la R. PP. MM., proveerá los medios necesarios si no pudiera acudir solo.
11. El residente o familiares en su caso, quedan obligados a comunicar a la Unidad
de Control y Vigilancia las ausencias del Centro, precisando la autorización de la Dirección, las ausencias continuadas de más de 30 días o discontinuas superiores a 45 días en el período de 12 meses. No obstante la R. PP. MM. “Gran Residencia” no se hace responsable de los daños, perjuicios, etc., que reciba o provoque a terceros cuando se encuentre fuera del Centro.
12. En el supuesto de fallecimiento de un residente, sus enseres serán recogidos por
la persona responsable del Centro y depositados en un lugar habilitado al efecto, archivando en su expediente personal el Acta de Inventario de sus bienes.
13. Los familiares o herederos se comprometen a la retirada de las pertenencias en
un período máximo de 15 días, atendiendo para su disposición a lo recogido en el Art. 35 del R. O. F.
LA DIRECCIÓN DEL CENTRO EL RESIDENTE/REPRESENTANTE LEGAL
Pág. 3/3
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PLAN DE CUIDADOS BÁSICOS DE ENFERMERÍA
NOMBRE: CAMA: FECHA:
ALERGIAS:
ACTIVIDAD VALORACIÓN
BAÑARSE INDEPENDIENTE AYUDA DEPENDIENTE
VESTIRSE INDEPENDIENTE AYUDA DEPENDIENTE
USAR RETRETE INDEPENDIENTE AYUDA DEPENDIENTE
TRANSFERENCIAS (MOVILIDAD) INDEPENDIENTE AYUDA DEPENDIENTE
CONTINENCIA INDEPENDIENTE AYUDA DEPENDIENTE
ALIMENTACIÓN INDEPENDIENTE AYUDA DEPENDIENTE
INDICE KATZ
SEGURIDAD PASIVA BARANDILLAS SUJECCIÓN CARRO SUJECCIÓN CAMA
DEAMBULACIÓN AUTÓNOMO SUPERVISAR BASTÓN ANDADOR SILLA
MEDICACIÓN AUTÓNOMO SUPERVISAR SNG DAR EN BOCA
TIPO DIETA NORMAL BLANDA TURMIX DIABÉTICO SNG OTRAS
BAÑO DÍA TURNO
OTROS CUIDADOS LAVADO DE OJOS LAVADO BOCA
PRÓTESIS DENTAL OXIGENOTERAPIA
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PROCESO DE INGRESO Y ACOGIDA
HOJA DE RECOGIDA DE DATOS - INDICADORES DE ACTIVIDAD UNIDAD DE TRABAJO SOCIAL
VACANTES VACANTE PRODUCIDA TIPOLOGIA VACANTE N1 RESIDENTES
PENDIENTES REUBICACIÓN
FECHA VACANTE I II III IV V VI GAL HA HV MA MV MAT
FECHA REUBICACIÓN
VACANTE DEFINITIVA
FECHA NUEVO
INGRESO
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PROCESO DE INGRESO Y ACOGIDA
HOJA DE RECOGIDA DE DATOS - INDICADORES DE ACTIVIDAD UNIDAD DE TRABAJO SOCIAL
LISTAS DE RESERVA EXPEDIENTES CITAS PREVIAS
SOLICITUD LISTA INTERÉS INGRESO
CUMPLI-MENTA
VERIFIC. NIV. FUNCI
INGRES DEFINITIV N1
HA HV MA MV MAT TOT
FECHA PETICIÓN
FECHA RECEPCIÓN
TAM LISTA RECIBIDA
(+) (-)
N1 PEDIDOS
FECHA RECEPCIÓN TOTAL
(+) (-)PROGRAMA
(+) (-) (+) (-)
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PROCESO DE INGRESO Y ACOGIDA
HOJA DE RECOGIDA DE DATOS - INDICADORES DE ACTIVIDAD UNIDAD MÉDICA – ENFERMERÍA
MÓDULO ___________
RESIDENTE FECHA DE INGRESO
FECHA DE HIST. MÉDICA MÉDICO FECHA HIST.
ENFER. D.U.E. FECHA PIC FECHA CFR
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Clasificación Funcional de Residentes (C.F.R.)
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Clasificación Funcional de Residentes (C.F.R.)
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Clasificación Funcional de Residentes (C.F.R.)
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Clasificación Funcional de Residentes (C.F.R.)
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