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Setiembre 2017

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Atención al público

Bienvenido (a) a

nuestra novena

entrega.

¡Nuestro objetivo es

informarle!

ACÉRQUESE Y

CONÓZCANOS

SERVICIOS Y

PRODUCTOS

Barrio Luján, 100 sur y 50 metros este de

la Escuela República de Chile.

Horario de atención: lunes a viernes de

7:30 am – 4:00 pm Jornada continua.

Visítenos en:

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Asesoría en gestión documental Gestión Documental.

Préstamo y disposición de documentos

Custodia y rescate del patrimonio

documental de la institución.

Difusión de la memoria institucional.

Certificaciones / Constancias.

Búsqueda de antecedentes / Orígenes

biológicos.

Asistencia telefónica.

Visitas guiadas y mucho más.

N°09 I Año 3 I Setiembre 05

Boletín Informativo del Archivo Central es una publicación mensual. Desde el año 2016, inició su edición, como seguimiento a la Gacetilla del Archivo Central del 2010. Su objetivo es difundir el acervo histórico, la propagación de sus fondos documentales y compartir información útil para el trabajo de los servidores del PANI. Cuenta con un formato estándar y difunde investigaciones originales acerca del estudio, comprensión de la historia y la archivística. Contribuye tambien a la divulgación y aprovechamiento del valioso acervo documental que resguarda el Departamento Archivo Central del PANI, de manera que los funcionarios se sientan identificados con la finalidad de la institución en la que trabajan, para el cumplimiento de las metas y objetivos del PANI.

Diseño y Edición: Departamento Archivo Central

archivo@pani.go.cr

Tel: 2523 0774 / 0879

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¿Dudas, consultas?

En caso de requerir asesoría y/o asistencia en materia archivística, póngase en contacto con nosotros a fin de colaborarle adecuadamente. Teléfonos: 2523 0879 / 2523 0774 Fax: 2523 0880 Correo electrónico: archivo@pani.go.cr

Yesenia Castillo Villalta COORDINADORA a.i.

Departamento Archivo Central

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- Edición especial: Firma Digital en Costa Rica.

DPTO.

ARCHIVO

CENTRAL

Con-ciencia Archivística:

La Organización Documental debidamente

legislada es el cristal más transparente y

testimonio fidedigno de la vida política, social

y económica del país.

CCA

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Introducción:

En la sociedad del siglo XXI, en la que la tramitología y la burocracia están presentes, la firma digital viene a ser un instrumento que agiliza los trámites y le facilita al usuario la ejecución plena de sus gestiones ante la administración. Tipificado en el marco normativo nacional, jurídicamente un documento con firma digital tiene la misma validez que su equivalente, el documento físico. A pesar de ser una herramienta tecnológica que garantiza la autenticidad, integridad y validez de la información, su mal uso puede generar responsabilidades administrativas sancionables por la legislación nacional. En Costa Rica, el Certificado y la Firma Digital y su fueron creados mediante la

Consejos para trabajar eficientemente:

Ley N°8454 “Ley de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos”, sin embargo, su regulación no se limita a esta ley. En esta edición, les presentaremos varios casos de éxito de instituciones públicas que han venido utilizando desde hace varios años, la firma digital.

de firma (en el que se emplea una clave privada) al resultado de la operación anterior, generando la firma electrónica o digital. El software de firma digital debe además efectuar varias validaciones, entre las cuales podemos mencionar: * Vigencia del certificado digital del firmante, * Revocación del certificado digital del firmante, * Inclusión de sello de tiempo. La función hash es un algoritmo matemático que permite calcular un valor resumen de los datos a ser firmados digitalmente.

¿Cómo seleccionar automáticamente todo el texto resaltado en Word 2013 y Word 2016? Haz clic aquí para acceder

al tutorial.

Interactivo: Sopa de letras de términos archivísticos. Clic aquí para acceder

¿Qué entendemos por firma digital? Es un esquema matemático que sirve para demostrar la autenticidad de un mensaje digital o de un documento electrónico. Una firma digital da al destinatario la seguridad que el mensaje fue creado por el remitente, y que no fue alterado por terceros durante la transmisión. Consiste en un método criptográfico que asocia la identidad de una persona o de un equipo informático al mensaje o documento. En función del tipo de firma, puede, además, asegurar la integridad del documento o mensaje. La firma digital de un documento es el resultado de aplicar cierto algoritmo matemático, denominado función hash, a su contenido y, seguidamente, aplicar el algoritmo

Las imágenes utilizadas están bajo licencia GNU y son de libre distribución. Para todas las demás, se respeta su autoría.

Funciona en una sola dirección, es decir, no es posible, a partir del valor resumen, calcular los datos originales. Cuando la entrada es un documento, el resultado de la función es un número que identifica indiscutible al texto. Si se adjunta este número al texto, el destinatario puede aplicar de nuevo la función y comprobar su resultado con el que ha recibido. Este tipo de operaciones no están pensadas para que las lleve a cabo el usuario, sino que se utiliza software que automatiza tanto la función de calcular el valor hash como su verificación posterior.

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Los beneficios de la firma digital se notan principalmente en la seguridad de las transacciones y en el ahorro de costos al realizarlas en cuanto a tiempo y desplazamientos. Sin embargo presenta muchos más:

- Transparencia en los procesos gubernamentales. - Eficiencia y agilidad. - Disminuye interacción con

servidores públicos, evitando

discrecionalidad.

Permite realizar trámites de forma ágil, fácil y segura. La firma digital es la equivalencia de la firma manuscrita ya que tiene la misma validez legal y esta amparada al marco legal de Costa Rica. Los costos por mensajería se reducen y se custodian los documentos digitalmente, pues se dirige hacia la política pública de Simplificación de Trámites y de Gobierno Abierto. Permite operar sin la presencia física de las personas, toda vez que proporciona garantía legal, evita la falsificación de los documentos, agiliza los trámites, brindando beneficios económicos, ecológicos y sociales para el país. Se mueven los documentos y no las personas. Puede ser utilizada en Gestion Documental, Facturación Electrónica, Compras Públicas, entre otros.

La seguridad de una firma digital se da de la siguiente forma: 1) Se calcula el código hash de un documento

a través de una función hash. 2) El documento es cifrado utilizando un

algoritmo de clave asimétrica con la clave privada del usuario.

3) Se envía el mensaje original y el hash cifrado.

4) El destinatario la recibe, calcula su hash y sabe que no hubo adulteración del mensaje (porque el hash calculado debe ser igual al incluido en el mensaje original), con esto su autenticidad está comprobada.

Para evitar el acceso no autorizado, es importante que se cumplan las siguientes condiciones: Que la firma pueda ser generada solamente por un usuario. Que pueda ser fácilmente verificable por quien la recibe. Permitir un fácil uso de la misma para quien las genera y recibe.

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Con el uso del dispositivo se evitan largas filas al realizar trámites. Con firma digital puede operar desde las plataformas online de servicios de las instituciones públicas, muchas de ellas habilitadas las 24 horas, los 365 días de año. Disminuye los costos de operación, ahorra tiempo al usuario y le facilita realizar gestiones desde la comodidad de su casa o lugar de trabajo. Disminuye y evita exponerse en la calle o en lugares concurridos.

En un Certificado, las claves digitales son los elementos esenciales para la firma e identificación del firmante. Existen dos claves, la clave privada y clave pública, y trabajan de forma complementaria. Lo que cifra o codifica una clave sólo lo puede descifrar o decodificar la otra. La diferencia entre ellas es que la clave privada está pensada para que nunca salga del certificado y esté siempre bajo el control del firmante. En cambio, la clave pública se puede repartir o enviar a otros usuarios. En ese sentido, ya no es necesario recordar varias contraseñas, por el contrario, sólo se requiere saber la clave privada.

Continuando con los beneficios, entre otros, podemos citar: - Seguridad jurídica a las

transacciones electrónicas. - No se requiere presencia física.

Posibilidad de servicios a distancia.

- Posibilidad de servicios a distancia.

- Cualquier máquina o dispositivo con Internet se convierte en

una ventanilla.

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usted puede llamar al Centro de Soporte de Firma Digital para que le faciliten toda la ayuda que requiera para instalar los componentes que necesite su computador para poder utilizar su certificado de firma digital.

Entre los requisitos está: a) Ser mayor de edad b) Presentar el documento de identidad vigente. c) No tener ningún impedimento declarado

En caso de estar interesado en obtener la firma digital y su certificado, esta información le será de utilidad, por favor, tome nota y verifique los pasos que se detallan a continuación:

Clic aquí para ver la lista de las Oficinas de Registro, autorizadas para emitir certificados de la Autoridad Certificadora del SINPE (CA SINPE - Persona Física) con sus respectivos costos, horarios de atención, ubicación física y números de teléfono para la concertación de citas. En todos los casos el costo de los certificados incluye el servicio de soporte. Esto significa que luego de obtener su certificado,

Notas: Si el interesado cuenta con más de un documento de identidad, debe aportar el último que le haya emitido por la autoridad respectiva. Los impedimentos se refieren a situaciones como ausencia legalmente declarada (cuando la persona se encuentra como desaparecida y no se conoce su paradero), interdicción (privación de los derechos civiles definidos por la ley) o insolvencia de la persona.

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BUENAS PRÁCTICAS:

Utilice contraseñas para la clave o pin difíciles de deducir en el código de activación, nunca las escriba en algún papel que guarde junto con el dispositivo criptográfico.

Cambie periódicamente las contraseñas para la clave o pin de su dispositivo criptográfico.

No entregue su dispositivo criptográfico a ningún desconocido, evite perder de vista su smartcard y retire el dispositivo después de utilizarlo en el computador.

El certificado digital tiene una vigencia de dos años, esté atento a la fecha de expiración. Debe tener la precaución de renovarla antes de esta fecha para evitar problemas con su uso.

Reporte problemas o incidentes de seguridad directamente a la autoridad certificadora que le emitió el certificado, y si los problemas persisten puede reportarlo a la DCFD.

Reporte inmediatamente la pérdida, hurto o robo del dispositivo criptográfico a través de los medios o servicios que la Autoridad Certificadora que emitió el certificado ha proporcionado para la revocación del certificado.

Utilice antivirus actualizado en su computador y utilice software licenciado. En los siguientes enlaces, usted puede revisar y/o descargar el listado de instituciones públicas que utilizan firma digital en Costa Rica. Enlace 01 Enlace 02

Casos de éxito: Haga clic en el siguiente enlace para conocer a las instituciones que han logrado con éxito la implementación y puesta en práctica de la firma digital en nuestro país.

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Como usuario, usted puede realizar cualquiera de los siguientes servicios públicos: - Emitir facturas electrónicas

(Ministerio De Hacienda). - Utilizar Central Directo para

participar en MONEX (Banco Central de Costa Rica).

- Autenticación en plataformas de

banca electrónica (Bancos de Costa Rica).

- Gestionar pólizas (Instituto

Nacional de Seguros). - Consultar historial de aportes

laborales y de incapacidades (Caja Costarricense de Seguro Social).

- Registro sanitario de productos

(Ministerio de Salud). - Inscribir sociedades y tramitar

patentes y permisos mediante Crear Empresa.

- Consultar el expediente crediticio

(Superintendencia General de Entidades Financieras).

¿Para qué se utiliza la firma digital?

“El Estado y todas las entidades públicas quedan expresamente facultados para utilizar los certificados, las firmas digitales y los documentos electrónicos, dentro de sus respectivos ámbitos de competencia.” (Artículo 1, Ley 8454).

Casos de éxito: Consulte aquí las instituciones que han logrado exitosamente el uso e implementación de firma digital en Costa Rica:

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Política de formatos

oficiales (MICITT).

Los formatos oficiales de los documentos electrónicos firmados digitalmente en Costa Rica son únicamente aquellos que la Dirección de Certificadores de Firma Digital determina, están construidos con base en los formatos avanzados emitidos como normas técnicas y estándares por la ETSI, en un nivel de especificación que contempla la inclusión de todos los atributos necesarios para garantizar la verificación de su validez en el tiempo de manera irrefutable:

• CAdES-X-L Basado en la especificación ETSI TS 101 733, en su última Para documentos con información codificada en binario. Para su codificación en soluciones a la medida, se propone el perfil CAdES Baseline Profile de la ETSI, el cual puede encontrarse en la especificación ETSI TS 103 173, en su última versión oficial.

• PAdES Long Term (PAdES LTV) Basado en la especificación ETSI TS 102 778, en su última versión oficial. Para documentos en formatos PDF y sus formatos extendidos. Para su codificación en soluciones a la medida, se propone el perfil PAdES Baseline Profile de la ETSI, el cual puede encontrarse en la especificación ETSI TS 103 172, en su última versión oficial.

• XAdES-X-L Basado en la especificación ETSI TS 101 903, en su última versión oficial. Para documentos en formatos XML. Se recomienda para el desarrollo de soluciones informáticas en donde sea necesaria la interoperabilidad con otras instituciones. Para su codificación en soluciones a la medida, se propone el perfil XAdES Baseline Profile de la ETSI, el cual puede encontrarse en la especificación ETSI TS 103 171, en su última versión oficial.

¿Cómo firmar un documento digitalmente? A continuación se muestra un ejemplo de cómo se firma un documento por medio de un

certificado digital. Este proceso varía en función de las aplicaciones donde se requiera firmar.

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GUÍAS DE FIRMA DIGITAL.

Guía Para Verificar Documentos Firmados Digitalmente Guía De Firma Digital Para Libre Firma De AlkaId Guía De Firma Digital Para Firmador Web De Hermes Soft Guía De Firma Digital Para Documentos De Word 2013 Guía De Firma Digital Para Documentos De Word 2010 Guía De Firma Digital Para Adobe Reader XI Guía De Firma Digital Para Adobe Reader XI Mac Guía De Firma Digital Para Adobe Reader DC

NORMATIVA DE FIRMA DIGITAL

DCFD – Sistema Nacional De Certificación Digital 2014 DCFD – Reglamento a la Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos V2 DCFD – Política de Sellado de tiempo V1 DCFD – Política Autoridad Registro V1 DCFD – Política De Formato Oficial V1.0 DCFD – Política De Certificados V1.1 DCFD – Ley De Certificados, Firmas Digitales Y Documentos Electrónicos DCFD – Directriz N° 067-MICITT-H-MEIC

POLÍTICA DE FORMATOS

OFICIALES (MICITT)

Los formatos oficiales los determina la Dirección de Certificadores de Firma Digital. Son construidos con base en normas técnicas y estándares de la ETSI, en un nivel de especificación que contemple la inclusión de todos los atributos necesarios para garantizar la verificación de su validez en el tiempo de manera irrefutable.

CAdES-X-L

Basado en la especificación ETSI TS 101 733, en su última versión oficial.

Para documentos con información codificada en binario.

Para su codificación en soluciones a la medida, se propone el perfil CAdES Baseline Profile de la ETSI, el cual puede encontrarse en la especificación ETSI TS 103 173, en su última versión oficial.

PAdES Long Term (PAdES LTV)

Basado en la especificación ETSI TS 102 778, en su última versión oficial.

Para documentos en formatos PDF y sus formatos extendidos.

Para su codificación en soluciones a la medida, se propone el perfil PAdES Baseline Profile de la ETSI, el cual puede encontrarse en la especificación ETSI TS 103 172, en su última versión oficial.

XAdES-X-L

Basado en la especificación ETSI TS 101 903, en su última versión oficial.

Para documentos en formatos XML.

Se recomienda para el desarrollo de soluciones informáticas en donde sea necesaria la interoperabilidad con otras instituciones.

Para su codificación en soluciones a la medida, se propone el perfil XAdES Baseline Profile de la ETSI, el cual puede encontrarse en la especificación ETSI TS 103 171, en su última versión oficial.

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El sellado de tiempo proporciona un valor añadido a la utilización de firma digital ya que ésta por sí sola no proporciona ninguna información acerca del momento de creación de la firma, y en el caso de que el firmante la incluyese, ésta habría sido proporcionada por una de las partes, cuando lo recomendable es que la marca de tiempo sea proporcionada por una tercera parte de confianza.

El servicio de Sellado de Tiempo sirve para establecer, con validez jurídica, la fecha y hora cierta de creación de documentos electrónicos y ocurrencia de actos, con relevancia jurídica, realizados tanto por personas físicas como jurídicas. Este servicio obtiene el tiempo UTC (Tiempo Universal Coordinado) de una red satelital y utiliza equipos electrónicos especializados que aseguran una sincronización que cumple con los requerimientos establecidos en las políticas dictadas por el MICIT, que estipulan una desviación máxima de 500 milisegundos con respecto al tiempo UTC para los sellos de tiempo emitidos.

El sellado de tiempo o timestamping es un mecanismo en línea que permite demostrar que una serie de datos han existido y no han sido alterados desde

un instante específico en el tiempo.

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Política de sellado de tiempo.

El MICIT autorizó al Banco Central de Costa Rica para operar el servicio de Sellado de Tiempo, mediante la Autoridad de Sellado Tiempo del SINPE, que ya se encuentra disponible y en producción. El servicio puede ser consumido por cualquier entidad asociada o no al SINPE, utilizando dos métodos de consumo: un webservice y una interface HTTP, que brindan a los usuarios la posibilidad de construir el tipo de uso que mejor se adapte a sus necesidades.

Sabías que…

La Organización Internacional de Estándares (ISO) ha definido la ISO 8601, la cual estandariza los timestamps. ¿Dónde se aplica?

Factura electrónica.

Protección de la propiedad intelectual.

Registro electrónico / libros financieros / apuestas / pedidos

Trazas (logging) seguras.

Transacciones seguras en comercio electrónico.

Voto electrónico.

Visado electrónico.

Transparencia en Gobierno

Otras áreas.

Recomendaciones: Debemos tener claro que el uso de estos certificados son nuestra identidad digital. Se deben custodiar y evitar cederlos. En caso de cualquier incidente debemos revocarlos para que si lo teníamos en un equipo portátil y nos lo han robado, por citar un ejemplo, no puedan usar la firma digital en nuestro nombre.

Pasos para generar un sello de tiempo:

1. Un usuario quiere obtener un sello de tiempo para un documento electrónico que él posee.

2. Un resumen digital (técnicamente un hash) se genera para el documento en el ordenador del usuario.

3. Este resumen forma la solicitud que se envía a la autoridad de sellado de tiempo (TSA).

4. La TSA genera un sello de tiempo con esta huella, la fecha y hora obtenida de una fuente fiable y la firma electrónica de la TSA.

5. El sello de tiempo se envía de vuelta al usuario.

6. La TSA mantiene un registro de los sellos emitidos para su futura verificación.

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archivo@pani.go.cr FACEBOOK + (506) 2523 0879 / 0774 + (506) 2523 0880 http://www.pani.go.cr/documentacion-y-archivo San José, Costa Rica. Barrio Luján, 100 metros sur y 50 este de la Escuela República de Chile.

PRÓXIMA EDICIÓN

Le esperamos en la edición del mes

de octubre.

¡No se la pierda!

Se permite la reproducción, publicación, transmisión y difusión de la totalidad o parte del contenido del documento, sin alterar o modificar el original, con fines de referencia, académicos y/o educacionales, con excepción de los personales o comerciales, citando la fuente de referencia y otorgando el crédito correspondiente al autor y al editor. ® Boletín del Archivo Central, año 3, número 8, agosto 2017, es una publicación mensual editada por el Archivo Central del PANI, con domicilio en San José, Costa Rica, Barrio Luján. Tel. + (506) 2523 0879 / 0774. Correo electrónico: archivo@pani.go.cr Protegido por la Ley sobre Derechos de Autor y Derechos Conexos N° 6683 de la República de Costa Rica.

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