Seton Health Information Exchange (HIE)

unifies inpatient & ambulatory patient data  On July 16, clinicians working at Seton hospitals will be able to access the Seton Health Information Exchange (HIE) directly through COMPASS.     Rationale:   

Provide access to ambulatory patient data from eClinicalWorks (Electronic Medical Record used in Seton‐based Clinics) through Seton HIE to inpatient clinicians using COMPASS 

Align with Meaningful Use Requirements 

Summary of the Change:  New icon in COMPASS to launch Seton HIE  Ability to access patient data from the ambulatory and inpatient setting to include: 

o Summary o Encounters o Problems o Allergies 

o Medications o Laboratory o Imaging o Clinical Documents 

Key Points:   Contains information from both eClinicalWorks and COMPASS 

o If the patient’s provider does not use eClinicalWorks, then only information from COMPASS will display 

Seton HIE is view only – no actions can be taken in Seton HIE  Position in COMPASS determines what information is viewable in Seton HIE  Information available in Seton HIE is from July 2012 forward  Information contained in Seton HIE should not be printed and given to patients; patient 

requests for medical records must be made through Health Information Management (HIM)  Information sent from COMPASS will post to the Seton HIE within 5 minutes    Problems/Allergies/Immunizations/Medications from eClinicalWorks is sent in a batch 

report daily at 2300 o Laboratory results and Imaging from eClinicalWorks will post to the Seton HIE 5 

minutes after provider reviews  

2

Participating Clinics/Offices (as of July 7, 2013) Austin Dermatologic Surgery Center   Blackstock  Community Health Centers  Kyle Parkway OB GYN Associates  Seton Cancer Institute at Hays  Seton Heart Institute ‐ Far West  Seton Heart Institute ‐ 

Hays/Lockhart/SSW  Seton Heart Institute ‐ MPT  Seton Heart Institute ‐ SNW  Seton Heart Institute ‐ 

Williamson/Burnet  Seton Mind Institute  Seton Orthopedic and Sports Medicine  Seton Surgical Group ‐ Williamson/CEC  Seton Total Health Partners 

SFOD Bastrop and Elgin Clinics  SFOD Forest Creek  SFOD Georgetown   SFOD Hays   SFOD Lockhart Family Practice  SFOD Lockhart Internal Medicine  SFOD Luling  SFOD Smithville Annex and 9th Street  SFOD Stone Hill  SFOD Surgery Associates Luling  SFOD Williamson  Texas Child Study Center (TCSC)  Trinity Clinic  Trinity Clinic – Hays  Trinity Clinic – OB  

Logging In Seton HIE is accessed from the tool bar in COMPASS.  NOTE: You must be in a patient chart to access the HIE. 

  Logging Off Click on the “x” to exit Seton HIE 

  

3

Navigation All sections of the Seton HIE contain the following:                  Navigation Bar Patient Details Main Menu Bar 

                 Navigation Bar 

 Navigation Arrows: Click to navigate between clinical views that were opened in current session 

 

Print Preview: Click to display a report print preview.  This is only available when a report is able to be generated.   

 Refresh: Click to refresh patient data 

 Help: Click to access online help 

 Patient Search: Function not available 

 Filter Options Filtering by column 

This icon indicates information in a column can be filtered    Check mark appears when a filter is in use 

 Filter by date There are 2 options to filter by date: 

Date range – select a From date and a To date  Define time interval – select time interval, for example 2 years 

 

                                    Data Retrieval Status  The top right corner of each clinical view contains a data retrieval indicator:   

  Green. All available patient data has been received. 

  Yellow. Data is still being retrieved.  Click refresh to update.   

  Red. System unable to retrieve all the data.  Contact the ServiceDesk at x41675.   

  White. System unable to retrieve any data.  Contact the ServiceDesk at x41675.   

Date Range 

Time Interval 

4

Summary Page Seton HIE opens to the Summary Page which contains a sampling of data including allergies, home medications, laboratory results, and problems entered in the ambulatory setting.  Please note this view should not be used as a single source for information.  

Chart tabs will be bolded if there is information to display 

  Summary  The Summary view contains the following information: 

Summary  Demographics  Annual Review   Clinical Summary Selected Items  Diabetes View 

  

Click on the chart tabs or the grid icon to display more information 

5

Demographics:  

  

Annual Review:   View is limited to Nurses and Providers     Displays activity information for Encounters, Laboratory, and Imaging for the past 3 months.   

Note: The Annual Review indicates the date of occurrences for the past 3 months.  For example, if the patient had 5 lab draws in the past three months, the information reflects the date of lab draws.   

Select the checkboxes of the items to include 

Source displays from where the information was obtained 

In this example, imaging was done on the 7th and labs on the 14th‐19th 

6

Clinical Summary Selected Items  Items selected throughout the chart can be checked              and will display in the Clinical 

Summary Selected Items.   

  

Diabetes View  A disease‐specific view that displays information related to diabetes including lab results, 

medications, and problems related to Diabetes  Note: Displays problems entered through eClinicalWorks 

 

Graphs HgA1C results

7

Encounters  The Encounters tab displays all the ambulatory and inpatient encounters in the HIE. 

     

  Problems  At this time, problems displayed come from the clinic only:          

 

Location displays the inpatient unit from where the patient was discharged 

Click on the blue hyperlink to see more specific encounter information 

8

Allergies  Displayed by therapeutic drug class: 

1. Several documented allergies within the same therapeutic class will display with the number of entries next to the therapeutic class name.  Click on         to see more information. 

Therapeutic class based classification system used in the United Kingdom  Example: Antihyperlipidemics (American) is listed under Antilipemics Agents (UK) 

2. Within each therapeutic class, allergies display in order of severity (Severe, Moderate, Mild) 3. Allergies not assigned to a therapeutic class display at the bottom 

 

2

3

1

9

Medications  Displayed by therapeutic category: 

1. Multiple medications in a therapeutic class will display the number of entries next to the class; click on       to display more information.     

2. Only Active medications will display from eClinicalWorks, while Active and Inactive medications will display from COMPASS.  Therapeutic class based on the classification system used in the United Kingdom 

3. Highlight a medication to display special instructions in the description box 4. Medications not classified by a therapeutic category will display at the bottom 

“Unknown Sig” will display if dose and frequency is not entered 5. Current filter set to display medications from the past year. Filter to change the date range.  

 

2

1

4

3

5

10

Laboratory  Has 2 available views: 

  

Labs   Displays results by lab order.   

1. Click on the red lab order name to display all results for all lab orders with this name.     

  

2. Click on the blue highlighted collection date to view results of lab collected on that specific date. 

  

3. Clicking on the       icon will display results in a report format.  

1

23

11

Lab Result History Displays results in a flowsheet by date and lab result name.   

1.  Multiple tests done on the same day will display the time of the result posting next to the result. 

  2. Clicking on the graph icon next to the lab result name will graph all available results. 

 

1 2

12

Immunizations  Immunizations received in the ambulatory setting will display below.  Note: Immunizations 

documented in COMPASS will not display in the HIE.  Highlighting an individual immunization will display the manufacturer and lot number. 

              Imaging 

1. Reports display by modality (Diagnostic Radiology, CT, Nuclear Medicine, etc)  Cardiology reports are also displayed  Change filter to display results by ordering provider or date 

2. Clicking on the report name will open the report on the right  Reports are listed by the date and time posted to the source Electronic Medical Record 

3. Status of the report is displayed at the bottom  

1

3

2

13

Clinical Documents  Contains only clinical documents from COMPASS (History and Physical, OP report, Consultations, 

Discharge Summaries, Procedure Notes)  Imaging reports will also display 

Reports default to display by Type and can also be filtered by Author, Date, and Facility  Clicking on the document name opens the report to the right