Upload
others
View
18
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
SharePoint (online)functioneel beherenIn 10 stappen naar een toekomstbestendige SharePoint omgeving
© 2015 Motion10 motion10.nl
3 Inleiding
4 Context Functioneel beheer Vormen van beheer - 4 Functioneel beheer en projecten - 4 Functioneel beheer en governance - 6
7 Uitdagingen functioneel beheer Uitdagingen richtinggevend functioneel beheer - 8 Uitdagingen sturend functioneel beheer - 9 Uitdagingen uitvoerend functioneel beheer - 9 Uitdaging inrichting functioneel beheer organisatie - 10 Uitdaging afstemming verschillende vormen functioneel beheer - 12
13 De oplossing in 10 stappen Stap 1: De rol informatiemanager op richtinggevend niveau invullen - 13 Stap 2: De rol systeemeigenaar op sturend niveau invullen - 14 Stap 3: De rol functioneel beheerder op uitvoerend niveau invullen - 15 Stap 4: Ervoor zorgen dat de implementatie onderdeel is van de
informatiestrategie, -coördinatie en IV organisatie - 17 Stap 5: Business case opstellen en bijhouden - 17 Stap 6: Governance plan opstellen en bijhouden - 18 Stap 7: Het hoe en waarom van de oplossing goed communiceren - 20 Stap 8: Wijzigingenbeheer instellen - 20 Stap 9: Eindgebruikers goed ondersteunen en betrekken - 21 Stap 10: Functioneel, applicatie- en technisch beheer afstemmen - 22
24 Samenvatting
25 Over de auteur
Inhoud2
Erwin Horstink • 20 mei 2015
SharePoint oplossingen spelen een centrale rol in het beheren en ontsluiten van bedrijfsinformatie en -documentatie. SharePoint heeft daarmee grote impact op dagelijkse werkzaamheden en bedrijfs-processen. De ontwikkeling en implementatie van zo’n digitale samenwerkingsomgeving vindt tegenwoordig projectmatig plaats. Daarbij is meestal aandacht voor een gestructureerde, gecontroleerde aanpak en het realiseren van een oplossing die goed aansluit bij de functionele en technische eisen en wensen. Ook na de implementatie moet deze functionele en technische aansluiting geborgd worden. De grootste uitdaging daarbij is dat de SharePoint oplossing in de toekomst goed blijft aansluiten op de veranderende bedrijfsprocessen en de eisen en wensen van de gebruikers. Hoe pakt u dit aan?
Inleiding
Deze whitepaper is bedoeld voor iedereen die
betrokken is bij het ontwikkelen, implementeren
en het beheren van SharePoint oplossingen. Dit
zijn ICT medewerkers, functioneel beheerders,
maar ook betrokken lijnmanagers en leden van
het managementteam.
Het lezen van deze whitepaper geeft
meer inzicht in:
• De context van het functioneel beheer van
SharePoint oplossingen.
• Uitdagingen die komen kijken bij het
functioneel beheren van uw digitale werk-
omgeving.
Daarna bieden we u een stappenplan bestaan-
de uit 10 concrete stappen, om meer grip te
krijgen op het functioneel beheer van een
SharePoint oplossing. En om ervoor te zorgen
dat uw SharePoint oplossing op functioneel
niveau toekomstbestendig is.
© 2015 Motion10 motion10.nl 4
Vormen van beheerVoor het beheer van de informatievoorziening
worden drie deelgebieden onderkend1:
• Applicatiebeheer.
• Technisch beheer.
• Functioneel beheer.
Hieronder beschrijven we per deelgebied de
verantwoordelijkheden van de verschillende
vormen van beheer.
Applicatiebeheer
Applicatiebeheer is verantwoordelijk voor het in
stand houden en onderhouden van de bedrijfs-
applicaties en de bijbehorende gegevens-
verzamelingen. Tegen de overeengekomen
kosten en kwaliteit, en tijdens de gehele
levenscyclus van de informatiesystemen. De
algemeen gebruikte standaard hierbij de is
Application Services Library (ASL).
Technisch beheer
Technisch beheer richt zich op het in stand
houden, beheren en het onderhoud van de
IT-infrastructuur. De IT-infrastructuur is de basis
waarop applicaties kunnen draaien en bestaat
uit het netwerk, de computers, operating
systems en overige randapparatuur. Een
bekende Standaard hierbij is de Information
Technology Infrastructure Library (ITIL).
Functioneel beheer
Functioneel beheer is namens de gebruikers-
organisatie verantwoordelijk voor het in stand
houden van de functionaliteit van een ICT-
voorziening en het ondersteunen van de
gebruikers. Het functioneel beheer fungeert
dus eigenlijk als eigenaar en opdrachtgever
voor het informatiesysteem. De maatgevende
standaard hierbij is de Business Information
Services Library (BiSL).
Zoals aangegeven in de bovenstaande figuur
staat functioneel beheer aan de vraagkant van
het model, de kant van de business. Het is
daar waar bij deze whitepaper de focus ligt.
Functioneel beheer en projectenNa de projectmatige realisatie en implementatie
van een SharePoint oplossing volgt, naast
technisch en applicatie beheer, het functioneel
beheer.
Context functioneel beheer
Figuur 1
Vormen van
ICT beheer
VRAAG (DEMAND) AANBOD (SUPPLY)
Functioneel beheer(BISL)
Applicatie beheer(ASL)
Technischbeheer(ITIL)
1 Maarten Looijen en Guus Delen, 1992, Beheer van informatievoorziening
Erwin Horstink • 20 mei 20155
Functioneel beheer staat aan de kant van de
business. De vraag vanuit de organisatie als
onderdeel van het functioneel beheer dient
bepalend te zijn voor de initiatie van SharePoint
implementaties en andere ICT projecten.
Functioneel beheer (en de andere vormen van
beheer) moet(en) niet iets zijn dat na afronding
van het project nog ingeregeld moet gaan
worden.
Motion10 heeft een standaard aanpak ont-
wikkeld om organisaties te helpen bij Share-
Point implementaties. We starten dan met een
SharePoint Strategie Advies (SSA). In een
aantal stappen werken wij dit voor de Share-
Point oplossingen uit tot een solution archi-
tectuur. In de onderstaande figuur worden de
verschillende onderdelen van deze aanpak
weergegeven. Voor meer informatie wordt
verwezen naar de paper ‘SharePoint Strategie
Advies’ 2.
Onderdeel van de implementatie-aanpak is het opstellen van een governance plan.
Figuur 2
ICT beheer en
projecten
Figuur 3
Motion10
standaard
aanpak voor
SharePoint
implementaties
Governance Plan(GP)
ProjectStart
Architectuur(PSA)
ArchitectuurDesignSessie(ADS)
SharepointStrategie
Advies(SSA)
SolutionArchitectuur
(SA)
EnterpriseArchitectuur
(EA)
PROJECT
A
PROJECT
C
PROJECT
B
VRAAG (DEMAND) AANBOD (SUPPLY)
Functioneel beheer(BISL)
Applicatie beheer(ASL)
Technischbeheer(ITIL)
ICT BEHEER
2 Gijs in ‘t Veld, 2013, SharePoint Strategie Advies. Het uitwerken van de visie, doelstellingen, business case en implementatie-aanpak
© 2015 Motion10 motion10.nl 6Functioneel beheer en governanceIn een governance plan voor een SharePoint oplossing worden de afspraken en regels rondom
de implementatie en het beheer vastgelegd. Het doel is dat de SharePoint toepassing gedurende
de levenscyclus wordt gebruikt en beheerd conform de doelstellingen, behoeften en randvoor-
waarden. Zo kan SharePoint optimaal bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen en verkrijgt uw
organisatie een optimaal rendement op de investeringen3.
Motion10 heeft een template ontwikkeld voor een SharePoint governance plan. In dit plan leggen
we voor elke fase van het governance proces de verantwoordelijkheden, taken en informatie-
stromen tussen alle betrokkenen vast.
Een goed functionerend functioneel beheer (en andere vormen van ICT beheer) is een rand-
voorwaarde om de governance plannen van de verschillende systemen (waaronder SharePoint
oplossingen) goed te kunnen invullen, uitvoeren en op elkaar af te stemmen.
3 Richard Fransen, 2013, Motion10 SharePoint Governance Plan
Figuur 4
ICT beheer en
governance
Governanceoplossing A
Governanceoplossing C
Governanceoplossing B
VRAAG (DEMAND) AANBOD (SUPPLY)
Functioneel beheer(BISL)
Applicatie beheer(ASL)
Technischbeheer(ITIL)
ICT BEHEER
Erwin Horstink • 20 mei 2015
De uitdagingen voor het functioneel beheer van een SharePoint omgeving spelen op uitvoerend,
sturend en richtinggevend niveau. De verschillende niveaus met bijbehorende processen worden
weergegeven in het onderstaande BiSL model 4. Indien op één of meerdere niveaus functioneel
beheerprocessen niet goed worden ingericht en uitgevoerd, ontstaan problemen in de informatie-
voorziening van de organisatie en het gebruik van de SharePoint oplossing. Hieronder beschrijven
we per niveau de inrichting van het functioneel beheer volgens BiSL. Ook illustreren we de
uitdagingen voor functioneel beheer met voorbeelden.
7
4 asl bisl foundation: http://www.bisl.nl
Uitdagingen functioneel beheer
Figuur 5
Het BiSL
model RICHTING-GEVEND
STUREND
UITVOEREND
OpstellenIV organisatie
Gebruikers-beheer
Functionaliteiten-beheer
Planning &control
Financieel management
Behoeftemanagement
Contractmanagement
Opstelleninformatiesrategie
info
co
örd
inat
ie
© 2015 Motion10 motion10.nl 8
5 6 Het opstellen van de informatiestrategie
heeft tot doel beleid op te stellen voor (de
ontwikkeling van) de informatievoorziening op
de (middel-)lange termijn. Hierbij zijn belangrijk:
• Een afstemming van de verschillende
informatiedomeinen (informatie portfolio-
management).
• Een bepaling van de behoefte op basis van
de ontwikkelingen in de bedrijfsprocessen,
in de keten, en de technologie (informatie
lifecycle management).
Het opstellen van de IV organisatie is gericht
op het organiseren van de besturing en de
besluitvorming die betrekking heeft op de
informatievoorziening. De informatiecoördinatie
op richtinggevend niveau zorgt voor afstem-
ming tussen plannen uit alle lagen van de
organisatie die betrekking hebben op de
informatievoorziening.
Weerstand in de organisatie
Tijdens de uitvoering en implementatie van
SharePoint oplossingen komt het vaak voor dat
er weerstand is vanuit de organisatie om de
nieuwe oplossing te adopteren. Een belangrijke
sleutel tot een succesvolle implementatie is dat
met name ook het managementteam het belang
hiervan uitdraagt. En dat het management dat
doet vanuit een visie op de ontwikkeling van de
informatievoorziening als geheel en de Share-
Point oplossing als onderdeel daarvan. In de
praktijk komt het vaak voor dat het manage-
ment dit lastig vindt. Een informatiestrategie
die bij iedereen tussen de oren zit helpt hierbij.
In plaats van discussies over ‘nice to have’
functionaliteiten op gebruikersniveau die
verheven worden tot showstopper (‘Ja maar,
zo kan ik niet werken!’) geeft dit mogelijkheden
discussies naar een hoger niveau te tillen.
Te weinig aandacht voor
functioneel beheer
Vaak komt het voor dat functionarissen die
betrokken zijn bij het functioneel beheer niet
het juiste mandaat hebben. Of dat het functio-
neel beheer onvoldoende wordt ingevuld en
dat de nadruk te veel ligt bij het technisch en
applicatiebeheer. Hierdoor wordt de inzet van
SharePoint te veel benaderd vanuit de techniek
en te weinig vanuit de het werkproces en het
ondersteunen daarvan.
In de praktijk komt het nog voor dat de
verschillende plannen die betrekking hebben
op IV niet op elkaar afgestemd worden.
Zo is men dan bijvoorbeeld in verschillende
projecten met een zelfde stuk inrichting bezig
in SharePoint.
Vaak is de business onvoldoende betrokken
geweest bij het initiëren van een SharePoint
project, of is het functioneel beheer (en zijn de
andere vormen van beheer) onvoldoende
betrokken bij het project. Het gevolg is dan dat
na afronding van het SharePoint project grote
Uitdagingen richtinggevend functioneel beheerOp richtinggevend niveau vindt het opstellen van de IV organisatie en de informatiestrategie plaats
en wordt informatiecoördinatie uitgevoerd.
5 Peter Janssen, 2008, Functioneel beheer volgens BiSL6 Frank van Outvorst, Ralph Donatz & Remko van der Pols, Artikel ‘Introductie BiSL’.
Figuur 6
BiSL richting-
gevend
functioneel
beheer
RICHTING-GEVEND
OpstellenIV organisatie
Opstelleninformatiesrategie
info
co
örd
inat
ie
Erwin Horstink • 20 mei 2015
problemen ontstaan bij de implementatie van het systeem en de adoptie door de organisatie. In
het beste geval wordt het functioneel beheer voor de SharePoint oplossing na de technische
implementatie opgepakt. Echter niet zonder vertragingen en extra weerstand in de organisatie.
Uitdagingen sturend functioneel beheerOp sturend niveau vindt planning & control, financieel management, behoeftemanagement en
contractmanagement plaats.
Planning & control is gericht op het plannen,
bewaken en bijsturen van werkzaamheden met
betrekking tot het functioneel beheer. Ook het
afstemmen van de planning op technisch en
applicatiebeheer valt hieronder. Financieel
management heeft als doel een kosten-
effectieve informatievoorziening tot stand te
brengen, waarbij zowel de kosten als de baten
beschouwd worden. Die kosten en baten
worden vastgelegd in een business case.
Behoeftemanagement dient ervoor te zorgen
dat nieuwe en bestaande behoeften vanuit de
bedrijfsprocessen worden onderkend en dat
hierover besluitvorming plaatsvindt. De
behoeften hebben betrekking op een goede
informatievoorziening en een goede functioneel
beheerorganisatie. Contractmanagement is
verantwoordelijk voor het maken en bewaken
van afspraken voor het leveren van ICT
diensten door technisch en applicatie beheer
en ICT leveranciers. Vaak wordt dit vastgelegd
in een Service Level Agreement (SLA), maar er
zijn ook andere contractvormen.
In de praktijk komt het vaak voor dat er geen
gedegen business case ten grondslag ligt aan
SharePoint implementatieprojecten. Ook
worden wijzigingen vaak niet getoetst aan de
initiële business case.
Managen van business behoeften
Nog te vaak wordt er voor SharePoint geen
medewerker aangewezen die verantwoordelijk
is voor het managen van nieuwe en bestaande
behoeften vanuit de bedrijfsprocessen. Dit
moet een medewerker zijn die mandaat heeft
voor een adequate besluitvorming (behoefte-
management) op basis van een business case
(financieel management). Hierdoor mislukken
SharePoint implementaties en sluiten Share-
Point inrichtingen niet aan op de behoeften
vanuit het bedrijfsproces.
Daarnaast is de integrale afstemming tussen
functioneel beheer en technisch- en applicatie-
beheer een verbeterpunt bij veel bedrijven.
Uitdagingen uitvoerend functioneel beheer
Op uitvoerend niveau vindt het gebruikersbe-
heer, functionaliteitenbeheer, het wijzigingen-
beheer en transitie plaats.
9
UITVOEREND Gebruikers-beheer
Functionaliteiten-beheer
STURENDPlanning &
controlFinancieel
managementBehoefte
managementContract
management
Figuur 7
BiSL sturend
functioneel
beheer
Figuur 8
BiSL uitvoe-
rend functio-
neel beheer
© 2015 Motion10 motion10.nl 10Het gebruikersbeheer is gericht op het onder-
steunen van gebruikers, het beheren van de
bedrijfsinformatie en het aansturen van de
operationele ICT leverancier(s). Vanuit het
gebruikersbeheer komen eisen en wensen ten
aanzien van de informatievoorziening naar
voren. In het wijzigingenbeheer worden deze
wensen tot aanpassing van de informatievoor-
ziening geïnventariseerd, geëvalueerd en
geprioriteerd. Het functionaliteitenbeheer is
gericht op het specificeren en vormgeven van
de gewenste veranderingen enerzijds en het
voorbereiden van het doorvoeren van die
veranderingen anderzijds. Tijdens de transitie
vindt de implementatie van de aanpassing
plaats en gaan de eindgebruikers er daad-
werkelijk mee werken.
In de praktijk komt het vaak voor dat de
ondersteuning van de eindgebruikers van
SharePoint niet goed is georganiseerd.
Gebruikers hebben dan geen of onvoldoende
mogelijkheden om vragen te stellen en wensen
aan te geven. Of het wijzigingenbeheer is
onvoldoende ingeregeld waardoor het te lang
duurt voordat aanpassingen worden door-
gevoerd. Zo komt het vaak voor dat er on-
voldoende prioriteit gegeven wordt aan een
periodiek gebruikersoverleg en het goed
informeren van gebruikers over ontwikkelingen
en aanpassingen aan de SharePoint omgeving.
Uitdaging inrichting functioneel beheer organisatieIn het voorgaande zijn op basis van het BiSL
raamwerk per niveau de uit te voeren taken en
verantwoordelijkheden beschreven, alsmede
problemen die in de praktijk vaak voorkomen.
Belangrijk is dat op alle niveaus - richtingge-
vend, sturend en uitvoerend - de juiste func-
tionarissen de juiste functioneel beheer taken
uitvoeren. En dat zij bij deze verantwoordelijk-
heden ook het bijbehorende mandaat krijgen.
7 In het boek ‘Functioneel beheer - Kijk op
bedrijfsprocessen, informatievoorziening
en ICT’ bespreken Kees Ruigrok en Ernst
Bosschers de rollen die van belang zijn voor
beheer. Ze geven deze rollen weer in het
negenvlaksmodel van Rik Maes.
7 Kees Ruigrok en Ernst Bosschers, 2007, Functioneel beheer - Kijk op bedrijfsprocessen, informatievoorziening en ICT
Figuur 9
Rollen functio-
neel beheer in
het negen-
vlaksmodel
UITVOEREND
GEBRUIKERSORGANISATIESERVICE
ORGANISATIE
STUREND
RICHTING-GEVEND
Business Functioneel Beheer ICT
BedrijfsprocesManager
BussinessManager
Gebruiker
Systeemeigenaar
InformatieManager
Functioneelbeheerder
Service levelManager
ServiceManager
technisch- enapplicatiebeheer
Erwin Horstink • 20 mei 2015
Voor functioneel beheer worden de volgende
rollen benoemd:
• De informatiemanager op richtinggevend
niveau.
• De informatievoorzieningsmanager /
systeemeigenaar op sturend niveau.
• De functioneel beheerder op uitvoerend
niveau.
De informatiemanager
De informatiemanager werkt op strategisch en
tactisch niveau. Een informatiemanager is op
richtinggevend niveau verantwoordelijk voor
het opstellen van de IV organisatie, de informa-
tiestrategie en de afstemming tussen plannen
met betrekking tot de informatievoorziening.
De systeemeigenaar
Vaak wordt voor de rol informatievoorzienings-
manager de benaming systeemeigenaar
gebruikt. De systeemeigenaar is vaak een
bedrijfsprocesmanager en bepaalt de priori-
teiten. Hij stelt een budget ter beschikking,
zowel voor de exploitatie als het doorvoeren
van wijzigingen. Een lijnmanager als systeem-
eigenaar mag afstand nemen van ICT voor wat
betreft de technologie. Hij is echter wel
verantwoordelijk voor de informatievoorziening
die nodig is voor de ondersteuning van zijn
bedrijfsprocessen.
De functioneel beheerder
Operationele taken worden uitgevoerd door
een functioneel beheerder. De functioneel
beheerder ondersteunt de gebruikers, beheert
de bedrijfsinformatie en stuurt de operationele
ICT leveranciers aan. Daarnaast prioriteert en
specificeert hij de gewenste veranderingen. Ten
slotte geeft de functioneel beheerder deze
veranderingen ook vorm en coördineert hij de
realisatie en implementatie.
De exacte invulling en uitwerking voor func-
tioneel beheer en de informatievoorziening
(vraagorganisatie) is situationeel bepaald.
8 Volgens Remco van der Pols, René Sieders
en Ben Stoltenborg moet de structuur van de
vraagorganisatie aansluiten op de machts-
structuur van de organisatie zelf. De inrichting
met dus aansluiten op de inrichting van de
gebruikersorganisatie en de personen daarin.
Volgens Van der Pols, Sieders en Stoltenborg
gelden drie wetten bij het inrichten van de
besturingsstructuur van de informatie-
voorziening in een organisatie:
• De structuur van de sturing over de informa-
tievoorziening moet een afgeleide zijn van
de machtsstructuur van de organisatie:
effectieve vraagsturing veronderstelt dat de
betrokken manager in staat is het voor hem
of haar relevante deel van de informatie-
voorziening direct te sturen.
• Kennis van het bedrijfsproces is essentieel:
de business informatiemanager moet
dezelfde taal spreken als de business
manager en moet het bedrijfsproces goed
kennen.
• De invulling van informatiemanagement is
mensenwerk: sturing van de informatie-
voorziening is baasafhankelijk, waarbij de
persoon en stijl van de manager van invloed
is op de relatie tussen business informatie-
management en management.
Het is belangrijk om voor elke rol van functio-
neel beheer vast te leggen wie in de organisatie
deze rol gaat uitvoeren. Met andere woorden;
welke medewerker gaat één van de drie
functioneel beheer rollen uitvoeren? Daarbij
moet goed overgedragen en vastgelegd
worden welke taken en verantwoordelijkheden
daarbij horen. Bij de verantwoordelijkheden
hoort een passend mandaat. Het BiSL raam-
werk helpt dit goed in te richten tot een
samenhangend geheel waar op alle niveaus
goed wordt samengewerkt.
11
8 Remko van der Pols, René Sieders, Ben Stoltenborg, 2010, Naar een vraaggestuurde informatievoorziening
© 2015 Motion10 motion10.nl 12Uitdagingen afstemming verschillende vormen van beheerDeze whitepaper richt zich op het functioneel beheer. Echter, alle drie de beheersvormen
- functioneel beheer, applicatiebeheer en technisch beheer - zijn van grote waarde. Vaak worden
ze individueel ingericht. Door de verschillende vormen van beheer apart van elkaar te implemen-
teren, loopt men gegarandeerd tegen afstemmingsproblemen en miscommunicatie aan. Het is
daarom van belang de beheersorganisatie als één geheel te zien en in te richten.
Erwin Horstink • 20 mei 2015
Hoe haalt u het beste uit uw SharePoint
oplossing en levert u daarmee maximale
toegevoegde waarde aan de business? Hoe
zorgt u ervoor dat het functioneel beheer van
uw SharePoint oplossing(en) goed en toe-
komstbestendig geregeld is? In de volgende
paragrafen beschrijven wij hoe u in 10 stappen
grip kunt krijgen op het functioneel beheer van
uw SharePoint oplossing.
Stap 1: De rol informatiemanager op richtinggevend niveau invullenOm ervoor te zorgen dat SharePoint goed
functioneel beheerd wordt, dient op richting-
gevend niveau het functioneel ICT beheer goed
uitgevoerd te worden. Daarvoor is het nodig
dat er een medewerker benoemd wordt die de
rol van informatiemanager invult.
De informatiemanager werkt op strategisch en
tactisch niveau. Een informatiemanager is op
richtinggevend niveau verantwoordelijk voor
het opstellen van de IV organisatie, de informa-
tiestrategie en de afstemming tussen plannen
met betrekking tot de informatievoorziening.
Zoals al eerder aangegeven 9 dient de invulling
en uitwerking van het functioneel beheer en de
informatievoorziening van de vraagorganisatie
afgestemd te worden op de inrichting van de
gebruikersorganisatie en de personen daarin.
Voor de benoeming van de informatiemanager
op richtinggevend niveau kan dit vertaald
worden naar de volgende aanbevelingen:
• De informatiemanager moet in staat zijn het
voor hem of haar relevante deel van de
informatievoorziening direct te sturen.
• De informatiemanager moet dezelfde taal
spreken als de business manager en moet
het bedrijfsproces goed kennen.
• De persoon en de stijl van de informatie-
manager moeten aansluiten bij de stijl van
het management.
Uiteraard dient voor iedereen duidelijk te zijn
wat de taken en verantwoordelijkheden zijn van
de informatiemanager.
De taken en verantwoordelijkheden van de
informatiemanager zijn op richtinggevend
niveau de volgende 10 :
• Ontwikkelen en formuleren van het
informatie beleid en de informatiestrategie,
als afgeleide van de business strategie.
• Coördineren van de totstandkoming van het
informatieplan en de informatie architectuur.
• Analyseren van ontwikkelingen in de
omgeving (wetgeving, technologie, bedrijfs-
voering) en (laten) vertalen van deze ont-
wikkelingen naar consequenties voor de
informatievoorziening.
• Opstellen van eisen ten aanzien van de
inrichting van de informatievoorziening en de
informatiehuishouding.
13De oplossing in 10 stappen
9 Zie paragraaf ‘Uitdaging inrichting functioneel beheer organisatie’ 10 ASL BiSL Foundation, 2014, Rolbeschrijving functioneel beheerder
© 2015 Motion10 motion10.nl 14• Zorgdragen voor een adequate inrichting
van de informatiemanagement- en func-
tioneel beheer organisatie.
• Formuleren van het beleid t.a.v. externe en
interne leveranciers.
Stap 2: De rol systeemeigenaar op sturend niveau invullenOm ervoor te zorgen dat de SharePoint
oplossing goed functioneel beheerd wordt
dient op sturend niveau het functioneel ICT
beheer goed uitgevoerd te worden. Daarvoor is
het nodig dat er een medewerker benoemd
wordt die de rol van systeemeigenaar invult.
De systeemeigenaar is verantwoordelijk voor
goed functioneel beheer en dient mandaat te
hebben voor adequate besluitvorming.
De systeemeigenaar moet iemand in de
organisatie zijn die verantwoordelijk is voor de
informatievoorziening die nodig is voor de
ondersteuning van zijn bedrijfsprocessen.
Normaal gesproken is dit de manager van het
bedrijfsproces of de afdelingschef. Dus niet
iemand van ICT (aanbodzijde), maar iemand
van de business (vraagzijde). De systeemeige-
naar bepaalt de prioriteiten en stelt een budget
ter beschikking, zowel voor de exploitatie als
het doorvoeren van wijzigingen. Met andere
woorden: de systeemeigenaar is portefeuille-
houder 11.
Omdat SharePoint binnen een organisatie
betrekking kan hebben op verschillende
bedrijfsprocessen kunnen er voor SharePoint
ook meerdere systeemeigenaren zijn.
Afhankelijk van de organisatie kan ervoor
gekozen worden dat de rollen systeemeigenaar
(op sturend niveau) en informatiemanager (op
richtinggevend niveau) door één persoon
uitgevoerd worden. Belangrijkste is dat beide
rollen goed belegd en uitgevoerd worden.
De taken en verantwoordelijkheden van de
systeemeigenaar zijn 12 :
Op sturend niveau:
• Zorgdragen voor een optimale fit tussen de
bedrijfsprocessen en de ondersteunende
informatievoorziening.
• Coördineren van de inventarisatie van de
informatiebehoeften van het management en
van de businessunits en de vertaling
daarvan naar concrete projecten.
• Laten uitvoeren van vooronderzoeken en
laten opstellen en beoordelen van business
cases.
• Zorgdragen voor een adequate ondersteu-
ning vanuit de business bij de implementatie
van nieuwe/gewijzigde informatievoorziening.
• Aansturen van de functioneel beheer
organisatie.
• Aansturen van leveranciers: laten opstellen
van contracten en SLA’s en bewaken van de
uitvoering daarvan.
• Fungeren als opdrachtgever naar de ICT
afdeling op tactisch niveau.
• Opstellen en indienen van de jaarlijkse
begroting voor investeringen in de infor-
matievoorziening en bewaken van de
budgetbesteding.
• Laten opstellen van voortgangsrapportages
(resultaat en middelen/capaciteit) over de
uitvoering van het informatieplan en af-
zonderlijke projecten.
De systeemeigenaar wordt in het SharePoint
governance plan vastgelegd als de sponsor
van de SharePoint oplossing op directieniveau
en de voorzitter van de SharePoint governance
board. De verantwoordelijkheden van de
systeemeigenaar zoals vastgelegd in het
governance plan zijn 13 :
• Het organisatie breed positioneren van de
SharePoint oplossing als essentieel hulp-
middel voor het realiseren van de bedrijfs-
doelstellingen;
13 Richard Fransen, 2013, Motion10 SharePoint Governance Plan
Erwin Horstink • 20 mei 2015
• Het ondersteunen van de communicatie
over de mogelijkheden en waarde van het
SharePoint platform op de verschillende
managementlagen van de organisatie;
• Het voorzitten van de Governance Board.
Stap 3: De rol functioneel beheer-der op uitvoerend niveau invullenVoor het uitvoerend functioneel beheer van de
SharePoint oplossing dient een medewerker in
de rol van functioneel beheerder verantwoor-
delijk te zijn voor het ondersteunen van de
gebruikers van SharePoint, het beheren van de
bedrijfsinformatie en het aansturen van de
operationele ICT leverancier(s). Daarnaast
inventariseert, evalueert en prioriteert de
functioneel beheerder de wijzigingen, werkt de
gewenste veranderingen verder uit met input
van de gebruikers en implementeert de
aanpassingen tijdens de transitie.
Hieronder een overzicht van de taken en
verantwoordelijkheden van de functioneel
beheerder 14 .
Voor gebruiksbeheer zijn de taken en verant-
woordelijkheden:
• Verlenen van ondersteuning bij het gebruik
van informatiesystemen.
• Afhandelen van incidenten:
• Is verantwoordelijk voor het oplossen
van incidenten en klachten (1e lijn) al of
niet met ondersteuning door informatie-
management, IT-infrastructuurmanage-
ment en/of applicatiemanagement.
• Volgt de voortgang van uitstaande
incidenten en koppelt de status terug
aan de aanmelder.
• Is verantwoordelijk voor regelmatige
rapportages over incidenten en andere
geleverde diensten.
• Opzetten en toewijzen van rapporten,
menu’s en gebruikersrechten (autorisatie-
beheer);
• Contact onderhouden met een diversiteit
van leveranciers en specialisten enerzijds en
eindgebruikers anderzijds;
• Verwerken van ad hoc informatieverzoeken
m.b.t. management- en stuurinformatie.
De taken en verantwoordelijkheden voor
wijzigingenbeheer:
• Onderkennen van informatiebehoeften en
deze vertalen naar functionaliteiten gericht
op het optimaal benutten van applicaties.
• Beheren en administreren van wijzigings-
verzoeken voortkomend uit wensen van
de gebruikersorganisatie of wets -
wijzigingen.
• Vaststellen impact van wijzigingsverzoeken
voor de bedrijfsprocessen, de systemen en
de administratieve organisatie.
• Prioriteren wijzigingsverzoeken.
• Regelmatig rapporteren over de geïnventari-
seerde, onder handen zijnde en door-
gevoerde wijzigingsverzoeken.
De taken en verantwoordelijkheden voor
functionaliteitenbeheer:
• Opstellen functionele specificaties
(requirements) voor informatiesystemen
en administratieve organisatie.
• (Laten) opstellen acceptatietestplan en
uitvoeren en begeleiden acceptatietest.
• Opstellen gebruikershandleidingen en
procesbeschrijvingen.
• (Laten) opstellen implementatieplan voor het
invoeren van gewijzigde (onderdelen van)
informatievoorzieningen.
• Vrijgeven van gewijzigde (onderdelen van)
informatievoorzieningen, zoals applicaties,
gebruikershandleiding en proces-
beschrijvingen.
• Deelnemen aan project- en werkgroepen
(waaronder de SharePoint governance board
en het SharePoint competence center 15 ):
• Leveren specialistische ondersteuning in
projecten;
15
14 ASL BiSL Foundation, 2014, Rolbeschrijving functioneel beheerder15 Richard Fransen, 2013, Motion10 SharePoint Governance Plan
© 2015 Motion10 motion10.nl 16 • Aangeven implicaties, beperkingen en
verbeteringen en deze omzetten in
voorstellen;
• Adviseren over kostenconsequenties en
tijdlijnen.
De taken en verantwoordelijkheden voor
behoeftemanagement:
• Identificeren, diagnosticeren en registreren
van de hoofdoorzaken van incidenten, om
herhaling van deze verstoringen te voor-
komen;
• Identificeren (potentiële) problemen en deze
kenbaar maken bij het management.
• Onderkennen van informatiebehoeften en
deze vertalen naar functionaliteiten gericht
op het optimaal benutten van applicaties.
De functioneel beheerder voor SharePoint dient
kennis te hebben van de bedrijfsprocessen, de
ICT omgeving en van SharePoint. De Share-
Point kennis hoeft niet per se diepgaande
technische kennis te zijn, maar wel kennis over
de mogelijkheden en functionaliteiten van
SharePoint en hoe het platform is opgebouwd.
Genoeg om goed te kunnen communiceren
met eindgebruikers en applicatie- en technisch
beheer.
Naast productkennis helpen de volgende
eigenschappen de functioneel beheerder zijn
werk goed uit te voeren 16 :
1. Een groot inlevingsvermogen.
2. Veel geduld.
3. Goed kunnen communiceren met
gebruikers.
4. Veel kennis hebben van bedrijfsprocessen.
5. Een proactieve houding.
6. Nauwgezetheid.
7. Een behoorlijk analytisch vermogen.
8. Het vermogen om met ICT’ers (applicatie-
en technisch beheer) te communiceren.
9. Flexibiliteit.
10. Het eigen werk goed kunnen organiseren.
In de verkiezing voor functioneel beheerder
van het jaar 2012 werden de kerncompetenties
van de functioneel beheerder als volgt
omschreven 17 : ‘De kerncompetenties voor een
functioneel beheerder zijn vooral gericht op het
samenwerken met andere mensen. Een functio-
neel beheerder moet mensenkennis hebben en
dat koppelen aan een drive om te helpen.
Daarnaast moet deze mensgerichtheid worden
verbonden aan (technische) systeem- en
applicatiekennis en oplossingsgerichte vaardig-
heden.’
Bij de verkiezing is ook onderzoek gedaan naar
de vereiste kennis en vaardigheden voor
functioneel beheers. Hier komt de volgende
verdeling naar voren:
1. Applicatiekennis (25%).
2. Organisatorische kennis (23%).
3. Vaardigheden (22%).
4. Engagement / Passie (18%).
5. Technische kennis (12%).
Ook hier komt naar voren dat applicatie- en
technische kennis wel vereist zijn, maar dat
organisatorische kennis en vaardigheden op
sociaal en communicatief vlak minstens even
belangrijk zijn.
16 Erik van Eeden, Tien eigenschappen van een goede Functioneel Beheerder, www.ises.nl17 Marjet Smits, Martijn Buurman, Günther Nijmeijer, 2012, Verkiezing voor Functioneel Beheerder van het Jaar
Figuur 10
Vereiste kennis
en vaardighe-
den functioneel
beheerder
1 2 3 4 5
12%
18%
23%
25%
22%
Erwin Horstink • 20 mei 2015
Stap 4: Ervoor zorgen dat de implementatie onderdeel is van de informatiestrategie, -coördinatie en IV organisatieStart niet met een ‘los’ SharePoint project. Zorg
dat de SharePoint oplossing integraal onderdeel
uitmaakt van de informatiestrategie en -coördi-
natie. Op deze manier wordt geborgd dat:
• Besluitvorming plaatsvindt in afstemming
met andere informatiedomeinen;
• Ontwikkelingen in de bedrijfsprocessen, in
de keten, en de technologie worden
meegenomen;
• Afstemming plaatsvindt van het project en
van het SharePoint systeem op andere ICT
projecten en plannen.
Zorg dat de SharePoint oplossing meegeno-
men wordt in de IV organisatie. Door Share-
Point een plaats te geven in de IV organisatie
zorgt u ervoor dat SharePoint meegenomen
wordt in de besturing en de besluitvorming die
betrekking heeft op de informatievoorziening.
Het is de taak van de informatiemanager om
ervoor te zorgen dat SharePoint onderdeel is
van de informatiestrategie, informatiecoördi-
natie en IV organisatie. Benoem daarnaast een
systeemeigenaar als sponsor van de Share-
Point oplossing op directieniveau 18 .
Stap 5: Business case opstellen en bijhoudenHet bedrijfsmanagement beoordeelt de
bedrijfseconomische haalbaarheid van de
SharePoint oplossing op basis van de business
case. De systeemeigenaar is verantwoordelijk
voor het opstellen en bijhouden van de
business case voor het SharePoint systeem.
De systeemeigenaar is ook de eigenaar van de
business case. De SharePoint oplossing en
wijzigingen worden getoetst aan de business
case en deze toetsing wordt gebruikt in de
besluitvorming.
De business case beschrijft de voordelen die
de systeemeigenaar voor diens organisatie
wenst te behalen met de SharePoint oplossing.
Het beschrijft tevens de financiële baten (bijv.
kostenreductie, productiviteitswinst, extra
omzet) die verwacht worden door SharePoint
en de investeringen die daarvoor nodig zijn.
Volgens Prince2 19 heeft de business case op
hoofdlijnen de volgende inhoud:
• Samenvatting voor de opdrachtgever: de
belangrijkste punten uit de Business Case,
samengevat voor het senior management.
• Redenen: de beschrijving waarom het
project noodzakelijk is.
• Alternatieven: de zakelijke opties, afge-
wogen om tot het gewenste eindresultaat
te komen.
• Verwachte benefits: de verwachte bespa-
ringen en/of voordelen, in meetbare termen.
• Verwachte dis-benefits: de verwachte
nadelen, in meetbare termen.
• Tijdschaal: de termijn waarbinnen de
Business Case dient te worden gerealiseerd.
• Kosten: een samenvatting van de project-,
beheers- en onderhoudskosten.
• Investeringsbeoordeling: de afweging tussen
kosten, baten en terugverdientijd.
• Belangrijkste risico’s: de voornaamste
risico’s die de Business Case bedreigen.
20 De voornaamste valkuil bij de business case
is, dat deze gebruikt wordt om de investeringen
in SharePoint te verdedigen. Het gaat er nu
juist om, door studie en discussie, de waarde
van het project vast te stellen. Zo gauw
mensen uitgaan van de overtuiging dat het
project doorgang moet vinden (en dat kan
zowel een politieke overtuiging van de top als
een technische overtuiging vanuit het project-
team zijn), valt de ratio al snel weg en wordt de
business case verkeerd toegepast. Een andere
valkuil is dat een eenmaal vastgestelde
Business Case ‘bevroren’ wordt. Veranderingen
17
18 Richard Fransen, 2013, Motion10 SharePoint Governance Plan19 Mark van Onna, Brigit Hendriks, Gunther Schraven, 2002, De kleine Prince 2.20 E. Rademaker, 2007, 101 gouden tips voor de business case.
© 2015 Motion10 motion10.nl 18in het project en/of de omgeving worden dan
niet meer verwerkt. Dat heeft tot gevolg dat go/
no go-beslissingen al snel geen goede basis
meer hebben. De Business Case moet daarom
bijgehouden worden.
Om tot een gedegen business case te komen
volgt Motion10 de aanpak zoals beschreven in
de Motion10 paper ‘SharePoint Strategie
Advies’ 21 .
In deze aanpak wordt de business case
opgesteld na het helder krijgen van de visie en
het bepalen van de doelstellingen. Bij het
opstellen van de business case wordt gebruik
gemaakt van elementen die vaak terugkomen
bij SharePoint implementaties. Deze worden
zover als mogelijk gekwantificeerd. Ook wordt
een onderbouwing verkregen door een
zogenaamde ‘Hierarchy of Collaboration
Needs’ 22 op te stellen, waarin een overzicht
wordt gegeven van de Business Imperatives 23 ,
Business Drivers / Painpoints 24 en Colla-
boration Capabilities 25 .
Stap 6: Governance plan opstellen en bijhoudenStel voor elke implementatie een governance
plan op. Wacht hier niet mee tot na het bouwen
en testen van de oplossing, maar stel het plan
op bij aanvang van de implementatie. Het is
ook mogelijk bij aanvang van de implementatie
te starten met het governance plan en dit
gedurende de implementatie verder uit te
werken. Indien de awareness ten aanzien van
governance beperkt is en de organisatie het
lastig vindt invulling te geven aan het plan
wordt geadviseerd voor deze laatste aanpak te
kiezen.
Zoals al aangegeven 26 heeft Motion10 een
template ontwikkeld voor een SharePoint
governance plan. In dit plan wordt voor elke
fase van het governance proces de activiteiten,
verantwoordelijkheden en informatiestromen
tussen alle betrokkenen vastgelegd. Voor een
meer gedetailleerde beschrijving verwijzen we
u naar dit plan. Hieronder op hoofdlijnen een
beschrijving.
27 Governance is geen éénmalig uit te voeren
activiteit, maar een continu proces dat aan-
dacht behoeft gedurende de volledige levens-
duur van de inzet van SharePoint door een
organisatie. Dit proces is toe te passen voor
organisaties die voor het eerst SharePoint gaan
inzetten voor het ondersteunen van bedrijfs-
processen, maar ook voor organisaties die al
beschikken over één of meer operationele
SharePoint toepassingen.
Om goed invulling te geven aan SharePoint
governance wordt uitgegaan van onderstaand
besturingsmodel waarin de activiteiten,
verantwoordelijkheden en informatiestromen
tussen alle betrokkenen zijn vastgelegd.
Figuur 11
Motion10
SharePoint
Strategie
Advies
Visie
Businesscase
Implementatie aanpak
DoelstellingenStrategie
21 Gijs in ‘t Veld, 2013, SharePoint Strategie Advies. Het uitwerken van de visie doelstellingen, business case en implementatie-aanpak
22 Gartner, 2011, Building a business case for collaboration initiatives23 Business Imperatives: de zaken die van belang zijn voor de organisatie en die voortkomen uit de visie.24 Business Drivers: zijn nodig om Business Imperatives mogelijk te maken. Painpoints: maken Business Imperatives
onmogelijk.25 Collaboration Capabilities: de functionaliteiten die de pijnpunten wegnemen en de business drivers mogelijk maken.26 Zie hoofdstuk ‘Context Functioneel Beheer’, Paragraaf ‘Functioneel beheer en governance’, blz 5 - 6’27 Richard Fransen, 2013, Motion10 SharePoint Governance Plan
Erwin Horstink • 20 mei 2015
Binnen het governance proces worden zes fasen onderscheiden. De uit te voeren activiteiten
worden verdeeld over deze zes fasen. Ieder van die fasen kent een afgebakend werkpakket.
In het governance plan wordt per fase vastgelegd welke persoon / groep / functie betrokken is bij
een taak uit het fase-werkpakket. Dit wordt vastgelegd in een RACI matrix. RACI staat voor
Responsible (verantwoordelijk voor de uitvoering), Accountable (eindverantwoordelijk), Consulted
(wordt geraadpleegd) en Informed (wordt geïnformeerd).
19Figuur 12
Besturings-
model
governance
Figuur 13
Zes fasen van
governance
Compliance PrestatiesMonitoren
PrestatiesCompliance
Evalueren
Voorstellen
Governance Board & Executive Sponsor
Competence Center
Projecten Beheer
Aansturen
Belang-hebbenden
• Communicatie• Juridisch• P&O• Inkoop• Klanten• Partners• ...
Gebruikers
• Intern• Extern
Plannen Beleid
Businesscaseen scope
Invoering
Governance
Plannenprojectuitvoering
Voorbereiden gebruik en
beheer
Verbeteren en uitbreiden
Dagelijks gebruiken beheer
© 2015 Motion10 motion10.nl 20In een governance plan wordt ook vastgelegd
wie de executive sponsor is, en wie de leden
van de SharePoint governance board en van het
SharePoint competence center zijn.
• De executive sponsor is de sponsor van de
SharePoint toepassing op directieniveau.
• De SharePoint governance board is eind-
verantwoordelijk voor het realiseren van de
(voor de SharePoint oplossing) gestelde
doelstellingen en het opstellen, up-to-date
houden en naleven van beleid en procedures
in het governance plan.
• Het SharePoint competence center geeft
invulling aan de sturende en operationele
aspecten en speelt een rol bij de invoering,
uitrol en het beheer van de SharePoint
oplossing.
Zoals aangegeven in het vorige hoofdstuk
liggen er in de praktijk een aantal uitdagingen
met betrekking tot functioneel beheer op de
volgende vlakken:
• Een goede communicatie naar de organisatie.
• Wijzigingenbeheer.
• Het ondersteunen en betrekken van de
eindgebruikers.
Wij adviseren om aan bovenstaande uitdagin-
gen tegemoet te komen door hiervoor plannen
en afspraken uit te werken en deze vast te
leggen in het governance plan. In de hierna
volgende drie stappen presenteren wij oplos-
singsrichtingen voor de drie uitdagingen.
Stap 7: Het hoe en waarom van de oplossing goed communiceren Het gebruik van een informatiesysteem als
SharePoint moet niet alleen gepromoot worden
door enthousiaste eindgebruikers en key users,
maar ook door het management. Het manage-
ment moet uitdragen dat ze het belangrijk
vinden dat er goed met SharePoint gewerkt
wordt en ook uitleggen waarom en wat de
afwegingen zijn voor bepaalde keuzes. Hierbij is
het belangrijk dat er een visie is over de
ontwikkeling van de informatievoorziening in het
algemeen en voor SharePoint in het bijzonder.
En dat deze visie goed wordt gecommuniceerd
naar alle gebruikers.
De communicatie van de visie van het manage-
ment kunt u vastleggen in een communicatie-
plan. Hierin legt u vast wat op welke manier
gecommuniceerd wordt, met wie en wanneer.
De SharePoint governance board is ervoor
verantwoordelijk dat er een communicatieplan
wordt opgesteld.
Stap 8: Wijzigingenbeheer instellenHet is belangrijk dat gebruikers op- en aanmer-
kingen op hun SharePoint omgeving kunnen
maken en dat deze punten ook snel genoeg in
behandeling worden genomen. Om dit in goede
banen te leiden dient als onderdeel van het
functioneel beheer wijzigingenbeheer te worden
ingesteld.
In het Motion10 governance plan is de gover-
nance board verantwoordelijk voor het vaststel-
len en beoordelen van 28 :
• Beleid en procedures voor indienen, beoor-
delen, oplossen, prioriteren van RFC’s en de
afhandeling / sluiting daarvan.
• De benodigde hulpmiddelen voor invoeren,
volgen en communiceren van de (status van)
RFC’s.
• De procedures voor het bepalen van de
impact van veranderingen op training (eind)
gebruikers, migratie gegevens en testen.
Wijzigingenbeheer heeft binnen BiSL als doel
om besluiten te nemen over het aanbrengen van
wijzigingen en vernieuwingen binnen de informa-
tievoorziening van een organisatie. Wijzigingen-
beheer zorgt voor het inventariseren, evalueren,
prioriteren en ten uitvoer brengen van wijzigin-
gen op de informatievoorziening 29 .
28 Richard Fransen, 2013, Motion10 SharePoint Governance Plan29 2015, http://bisl-info.nl
Erwin Horstink • 20 mei 2015
Om het proces wijzigingenbeheer goed te laten
verlopen dienen de volgende activiteiten
uitgevoerd te worden 30 :
1. Inventariseren en registreren.
Alle gewenste wijzigingen worden verza-
meld, uit welke bron deze ook afkomstig
zijn. Zo krijgt beheer een goed totaalover-
zicht van alle wensen, of ze nu groot of
klein, rijp of groen zijn. Vanzelfsprekend
hoort daar in deze fase een goede registra-
tie bij. Ook moeten indieners van de
wijzigingen op de hoogte worden gehouden
van de voortgang van de besluitvorming.
2. Beoordelen en besluiten.
De kern van het proces bestaat uit een
juiste besluitvorming. Die kan enkel bestaan
indien de input op orde is: het wijzigings-
voorstel moet compleet en eenduidig zijn,
en de impact op de gebruikersorganisatie
moet zijn bepaald (vergt de aanpassing
bijvoorbeeld ook een aanpassing in het
werkproces?). De kosten (hierbij is input
van IT nodig) en de verwachte baten
moeten geraamd worden.
3. Bewaken en bijstellen.
De uitvoering van de activiteiten vinden
plaats in processen in het cluster Functio-
naliteitenbeheer. Vanuit Wijzigingenbeheer
wordt de voortgang bewaakt en vindt
eventueel bijstelling plaats.
De functioneel beheerder heeft een uitvoerende
taak met betrekking tot het wijzigingenbeheer
en overlegt met, en legt verantwoording af aan
de systeemeigenaar om tot definitieve besluit-
vorming te komen. De systeemeigenaar is
eindverantwoordelijk.
Stap 9: Eindgebruikers goed ondersteunen en betrekkenKey-users zijn medewerkers van een organisa-
tie die een ‘normale’ functie hebben op hun
afdeling. Ze zijn bijvoorbeeld ingenieur,
salarisadministrateur, of consultant. Het zijn
medewerkers die goed bekend zijn met de
applicaties waarmee gewerkt wordt en de
werkprocessen die op een afdeling spelen.
SharePoint implementaties zijn in veel gevallen
omvangrijk en hebben vaak grote impact op de
dagelijkse werkzaamheden van gebruikers. Om
gebruikers goed te ondersteunen in het gebruik
van de SharePoint oplossing is het aan te
bevelen per afdeling of per locatie één of meer
gebruikers aan te stellen die als key user
collega’s kunnen helpen met vragen over
SharePoint. Dit kunnen vragen zijn over de wer-
king van SharePoint, vragen over de bediening,
vragen waarom SharePoint op een bepaalde
manier is ingericht, of op- en aanmerkingen
over de inrichting van het systeem. Met name
vlak na de implementatie van een nieuwe
SharePoint oplossing is het heel belangrijk dat
gebruikers, en met name gebruikers die wat
meer moeite hebben om met nieuwe systemen
te gaan werken, snel terecht kunnen bij een key
user. Deze kan ze dan even snel op weg helpen
bij vragen of onduidelijkheden.
De op- en aanmerkingen kunnen worden
gebruikt om in de toekomst SharePoint te
verbeteren en uit te breiden. De key users zijn
in die zin het verlengstuk van de functioneel
beheerder (en het gebruikersoverleg). De op-
en aanmerkingen, verbetervoorstellen, eisen en
wensen worden niet alleen via de key users
verzameld, maar ook door de functioneel
beheerder zelf of eventueel via een formulier op
het SharePoint portaal.
De key users en het gebruikersoverleg helpen
de functioneel beheerder en de applicatiebe-
heerder om het functioneel en applicatiebeheer
beter uit te voeren. Zij zijn de ogen en oren van
deze beheerders in de organisatie. Dit is vooral
belangrijk bij grote organisaties. Een nauwe
samenwerking tussen de key users en de
functioneel beheerder(s) is van groot belang.
30 2015, http://www.bislfoundation.nl
© 2015 Motion10 motion10.nl 22Hierbij horen ook goede afspraken met
betrekking tot de uitvoering van taken en de
communicatie. Deze worden vastgelegd in het
governance plan.
Om de dagelijkse bevindingen en ervaringen
met het SharePoint informatiesysteem organi-
satie breed te delen en voor prioritering en ter
ondersteuning van de besluitvorming dient een
periodiek gebruikersoverleg ingesteld te
worden. Aan dit overleg nemen deel:
• Key users SharePoint.
• Functioneel beheerder.
• Applicatiebeheerder.
• Systeemeigenaar (optioneel / indien nodig).
De verzamelde op- en aanmerkingen en
wensen en eisen van de eindgebruikers worden
besproken in het overleg. Daar vindt de
prioritering plaats. In overleg met de systeem-
eigenaar wordt besloten welke aanpassingen
gerealiseerd gaan worden. Namens het
gebruikersoverleg zorgt de functioneel beheer-
der dat de gebruikers goed geïnformeerd
worden over ontwikkelingen en aanpassingen
aan de SharePoint omgeving.
Stap 10: Functioneel, applicatie- en technisch beheer afstemmenDe focus van deze whitepaper ligt op het
functioneel beheer. Maar zoals aangegeven, is
het belangrijk om alle vormen van beheer die
van belang zijn voor de SharePoint oplossing
goed op elkaar af te stemmen.
De afstemming tussen functioneel, applicatie-
en technisch beheer vindt plaats op sturend
niveau. Het afstemmen van de planning van het
functioneel beheer op technisch en applicatie-
beheer valt onder planning & control van
sturend functioneel beheer. Het is dus de
verantwoordelijkheid van de systeemeigenaar
dat deze afstemming plaatsvindt.
Hieronder een aantal handvaten om de
verschillende vormen van ICT beheer op elkaar
af te stemmen:
• Functioneel beheer staat aan de vraagzijde
en applicatie en technisch beheer aan de
aanbodzijde. Functioneel beheer bepaalt
wat door het applicatie- en technisch beheer
geboden moet worden.
• Zorg ervoor dat functioneel beheer ook
rekening houdt met applicatie- en techni-
sche beheeraspecten.
• De verschillende soorten van beheer worden
uitgevoerd door medewerkers met verschil-
lende beroepen en (soms tegenstrijdige)
invalshoeken. Zorg ervoor dat deze tegen-
stellingen door onderhandelingen in over-
eenstemming worden gebracht 31 . Zorg dat
hierover een constructieve afstemming en
dialoog is.
• Voer een eenduidig aanspreekpunt in voor
technisch beheer aan de aanbodzijde, het
zogenaamde service team 32. Dit service-
team is een eenduidig aanspreekpunt voor
gebruikers en tevens de opdrachtgever voor
de ICT dienstverlening. Ook is dit team
verantwoordelijk voor het applicatie- en
technisch beheer.
31 Remko van der Pols, 2001, ASL: een framework voor applicatiebeheer.32 Remko van der Pols, 2001, ASL: een framework voor applicatiebeheer.
Erwin Horstink • 20 mei 2015
• Zorg dat er afspraken gemaakt worden over
te leveren dienstverlening, toekomst-
bestendigheid, beschikbaarheid, kosten,
planningen, afspraken en service levels.
• Bij voorkeur zal voor het serviceteam
applicatiebeheer het eerste aanspreekpunt
zijn voor functioneel beheer.
Figuur 14
Het service-
team als
aanspreekpunt
voor Functio-
neel beheer
ManagementApplicatie
beheer
OmgevingTechnisch
beheer
GebruikerFunctioneel
beheerService-
team
© 2015 Motion10 motion10.nl 24
Het opzetten van een goed functionerend
functioneel beheer van een SharePoint oplos-
sing is meestal de grootste uitdaging. Dit is
bijna altijd een grotere uitdaging dan de
installatie en inrichting van het systeem en een
grotere uitdaging dan het applicatiebeheer en
technisch beheer.
Om grip te krijgen op het functioneel beheer
voor SharePoint zijn in het voorgaande hoofd-
stuk 10 stappen beschreven. Deze 10 stappen
vatten we bij dezen samen in de volgende
aanbevelingen:
• Zorg dat functioneel beheer goed functio-
neert voordat u start met een SharePoint
implementatie en dat implementaties
geïnitieerd worden vanuit functioneel beheer.
Maak daarbij gebruik van de standaard
aanpak die Motion10 ontwikkeld heeft om
organisaties te helpen bij SharePoint
implementaties. Het definiëren van de
business case is onderdeel van die stan-
daard aanpak.
• Leg de taken en verantwoordelijkheden van
functioneel beheer vast op richtinggevend,
sturend en uitvoerend niveau.
• Bepaal de functionarissen die op richtingge-
vend, sturend en uitvoerend niveau van
functioneel beheer de werkzaamheden
uitvoeren. Kies personen die passen bij de
rol die ze binnen functioneel beheer dienen
uit te voeren.
• Leg de afspraken met betrekking tot
functioneel beheer (en de andere vormen
van ICT beheer) vast in een SharePoint
governance plan. Motion10 heeft hiervoor
een template ontwikkeld.
• Zorg dat er een goede afstemming en
samenhang is tussen technisch beheer,
applicatiebeheer en functioneel beheer.
Samenvatting
Erwin Horstink • 20 mei 2015
De auteur
Erwin Horstink
Erwin Horstink is als functioneel SharePoint en
DMS consultant bij Motion10 verantwoordelijk
voor de ontwikkeling en invoering van Share-
Point oplossingen bij organisaties.
Sinds 2001 houdt hij zich bezig met informatie
en document management en is hij in de rol
van zowel consultant als projectleider verant-
woordelijk geweest voor een groot aantal
implementaties bij uiteenlopende organisaties.
In 2006 leverde hij zijn eerste SharePoint
oplossing op.
Ook heeft hij in het verleden in de rol van
teamleider applicatie- en functioneel beheer
ervaring opgedaan met het beheren en
implementeren van applicaties en DMS
oplossingen.
Erwin kan worden gevolgd via
linkedin.com/in/erwinhorstink .
Motion10 helpt bedrijven en organisaties
om meer waarde uit hun informatie-
stromen te halen. Om te verbinden en
te delen. Hierbij zetten zij de nieuwste
technologie uit het Microsoft Applicatie
Platform in. Motion10 is hét competence
center in Nederland als het gaat om
BizTalk, SharePoint, Office365 en
Microsoft Business Intelligence.
Voor meer informatie: www.motion10.com.
www.motion10.nl