1

Lounea Oy

Tehdaskatu 6,

24100 Salo

Puh. 029 707 00

Y-tunnus 0139471-8

www.lounea.fi

Asiakaspalvelu 0800 303 00

Yrityspalvelu 0800 303 01

Myymälät 0800 303 06

Häiriöilmoitukset 0800 303 04

Laskutus 0800 303 02

SÄHKÖPOSTIPALVELUIDEN KÄYTTÖÖNOTTO

LOUNEA OY

17.8.2015

2

Sisällysluettelo 1 Sähköpostitilien luominen: POP, IMAP ja Exchange .............................................................. 3

1.1 POP-tilin määritys ............................................................................................................ 4

1.1.1 POP-asetusten tarkistaminen .............................................................................. 7

1.2 IMAP-tilin määritys .......................................................................................................... 8

1.2.1 IMAP-kansioiden tilaaminen .............................................................................. 10

1.3 Exchange-tilin määritys ................................................................................................. 11

1.4 Mobiililaitteet .................................................................................................................. 13

1.4.1 Android .............................................................................................................. 13

1.4.2 IOS ..................................................................................................................... 13

1.4.3 Windows Phone ................................................................................................. 13

2 Tietojen siirto tililtä toiselle ..................................................................................................... 14

2.1 Yleistä ............................................................................................................................ 14

2.1.1 Vanha POP-tili ja sähköposteja useassa kansiossa ......................................... 14

2.2 Varmuuskopiointi ........................................................................................................... 15

2.3 Outlook 2013 ................................................................................................................. 15

2.4 Outlook 2010 ................................................................................................................. 18

3 Yleistä .................................................................................................................................... 20

3.1 Termit ............................................................................................................................ 20

3.2 Lounea Oy:n käyttämiä Webmail-osoitteita ................................................................... 21

3.3 Yleiset portit ................................................................................................................... 21

4 Outlook-asiakasohjelmistojen elinkaari ................................................................................. 21

5 Yhteystiedot ........................................................................................................................... 22

3

1 Sähköpostitilien luominen: POP, IMAP ja Exchange

Sähköpostitilien lisääminen Outlook-ohjelmaan on samankaltainen toimenpide riippumatta Windows-käyt-

töjärjestelmästä tai Outlook-versiosta. Varmista, että Outlook on suljettuna, kun teet muutoksia sähköpos-

titileihin.

1. Avaa Ohjauspaneeli

2. Etsi hakusanalla ”posti” (englanninkielisissä ”mail”)

3. Paina painiketta ”posti”

Avautuvasta ikkunasta voi muokata Outlookin sähköpostitilejä, datatiedostoja (.pst ja .ost) sekä profiileita.

4

1.1 POP-tilin määritys

(ohje koskee Lounean palveluita: Yrityssähköposti Perus xxGB)

Huom! POP-tilin määrittäminen saattaa ladata viestit tietokoneelle ja poistaa ne palvelimelta. POP-

tilin käyttäminen ei ole suositeltavaa, mikäli sähköposteja luetaan useammalta tietokoneelta tai

mobiililaitteelta. POP-tililtä ladataan ainoastaan Saapuneet-kansion sisältö. Tilin määrittämiseksi

tarvitset palveluntarjoajaltasi käyttäjätunnuksen, salasanan ja tiedot sähköpostipalvelimista.

1. Avaa Sähköpostitilit (katso kohta 1). Tässä ikkunassa voidaan määritellä oletussähköpostitili,

mikäli käytössä on useampia sähköpostitilejä.

2. Paina ”Uusi…”

3. Valitse ”Määritä palvelinasetukset tai muut palvelinlajit manuaalisesti”

5

4. Valitse POP-yhteys riippuen Outlook-versiosta

a. Outlook 2013 nimellä ”POP tai IMAP”

b. Outlook 2010 nimellä ”Internet-sähköposti”

5. Täytä omat tietosi ja tilausvahvistuksen mukana tulleet palvelimen tiedot.

Kuvankaappauksissa on esitetty Toimisto 365 -palvelun sähköpostipalvelimen tiedot.

6

6. Lisää asetuksia… -painikkeen takaa voidaan säätää mahdollisia lisäasetuksia, kuten:

a. SMTP-käyttöoikeuksien tarkistus

b. Saapuvan ja lähtevän postin palvelimen portit sekä salaustasot

(tarkista tilausvahvistuksesta)

7. Outlook-ohjelma tarkistaa syöttämäsi tiedot ja lähettää sähköpostiisi testiviestin.

Voit nyt aloittaa POP-sähköpostitilin käyttämisen!

Ongelmatilanteissa ota yhteyttä

Lounea Oy:n asiakaspalveluun

tai tekniseen asiakaspalveluun:

Yritysasiakaspalvelu

Puh. 0800 30 301

yritysasiakaspalvelu@lounea.fi

Häiriöilmoitukset

24h/vrk 0800-30344

valvomo@lounea.fi

7

1.1.1 POP-asetusten tarkistaminen

1. Avaa Sähköpostitilit (katso kohta 3)

2. Valitse POP-tili ja paina ”Muuta…”

3. Avautuvasta ikkunasta paina ”Lisää asetuksia…”

4. Vaihda välilehdelle ”Lisäasetukset”

5. Tarkista Toimitus-asetukset

8

1.2 IMAP-tilin määritys

(ohje koskee Lounean palveluita: Yrityssähköposti Perus xxGB)

IMAP-tili lisätään Outlook-ohjelmaan, kuten POP-tili (katso kohta 1.1), mutta pieniä eroja on. IMAP-

tili lataa saapuneet-kansion lisäksi myös muut sähköposteja sisältävät kansiot. Tilin määrittä-

miseksi tarvitset tilausvahvistuksen yhteydessä toimitetun käyttäjätunnuksen, salasanan ja tiedot

saapuvan sekä lähtevän postin sähköpostipalvelimista.

1. Sulje Outlook ja siirry sähköpostitilin lisäämiseen (Ohjauspaneeli

Posti Sähköpostitilit Uusi… Sähköpostitili Määritä palvelinasetukset manuaalisesti

POP tai IMAP (Outlook 2013) tai Internet-Sähköposti (Outlook 2010)

2. Täytä omat tietosi ja tilausvahvistuksen mukana tulleet palvelimen tiedot.

Kuvankaappauksissa on esitetty Toimisto 365 -palvelun sähköpostipalvelimen tiedot.

3. Lisää asetuksia… -painikkeen takaa voidaan säätää mahdollisia lisäasetuksia, kuten:

a. SMTP-käyttöoikeuksien tarkistus

9

b. Saapuvan ja lähtevän postin palvelimen portit sekä salaustasot

(tarkista tilausvahvistuksesta)

4. Outlook-ohjelma tarkistaa syöttämäsi tiedot ja lähettää sähköpostiisi testiviestin

Ongelmatilanteissa ota yhteyttä

Lounea Oy:n asiakaspalveluun

tai tekniseen asiakaspalveluun:

Yritysasiakaspalvelu

Puh. 0800 30 301

yritysasiakaspalvelu@lounea.fi

Häiriöilmoitukset

24h/vrk 0800-30344

valvomo@lounea.fi

10

1.2.1 IMAP-kansioiden tilaaminen

IMAP-kansiot tulee erikseen tilata, mikäli ne eivät näy Outlook-ohjelmassa

1. Avaa Outlook

2. Paina IMAP-tilin päällä hiiren oikeaa näppäintä ja valitse ”IMAP-kansiot…”

3. Paina Kysely-näppäintä

4. Valitse tilattava kansio

5. Paina Tilaa-näppäintä

6. Voit nyt aloittaa IMAP-sähköpostitilin käyttämisen!

11

1.3 Exchange-tilin määritys

(ohje koskee Lounean palveluita: Yrityssähköposti Teho xxGB)

Exchange-tilin luomista varten ei tarvita tietoa sähköpostipalvelimista: tarvitset sähköpostiosoitteen ja sa-

lasanan. Outlook hakee palvelimen tiedot automaattisesti Autodiscover-toimintoa käyttäen. Exchange-tili

synkronoi automaattisesti molempiin suuntiin sähköpostit, yhteystiedot, kalenterimerkinnät ja tehtävät.

1. Sulje Outlook ja siirry sähköpostitilien lisäämiseen (Ohjauspaneeli Posti Uusi…

Sähköpostitili)

2. Täytä nimi, sähköpostiosoite ja salasana tilausvahvistuksen mukaisesti. Paina Seuraava.

12

3. Outlook tarkistaa tilitiedot ja hakee palvelimen tiedot automaattisesti. Paina valmis.

4. Outlook kysyy tilin salasanaa käynnistyessään.

Paina ”Muista tunnistetietoni”, niin kyselyä ei tehdä jokaisella käynnistyskerralla

Mikäli Outlook-ohjelma ei löydä asetuksia automaattisesti, ota yhteyttä Lounea Oy:n asiakaspalveluun tai tekniseen

asiakaspalveluun:

Yritysasiakaspalvelu

Puh. 0800 30 301 tai yritysasiakaspalvelu@lounea.fi

Häiriöilmoitukset

24h/vrk 0800-30344, valvomo@lounea.fi

13

1.4 Mobiililaitteet

Webmailin ja Outlook-ohjelman lisäksi sähköpostitilit voidaan lisätä mobiililaitteisiin. Alla on yleiset ohjeet

sähköpostitilin luomiseen Android-, IOS- sekä Windows Phone -laitteille. Tarkista palvelusi (Toimisto 365,

Exchange 2013, Exchange 2010) tilausvahvistuksesta. Lite-laatikoita ei voi lisätä Exchange-tilinä vaan

ne on luotava IMAP/POP-tilinä kuten Outlook-ohjelmaan aikaisemmin ohjeissa.

Sähköpostipalvelimien osoitteet mobiililaitteille:

Palvelimen osoite (Toimisto 365): outlook.office365.com

Palvelimen osoite (Exchange 2013): mail.azurepack.com

Palvelimen osoite (Exchange 2010): mail.onlineserv.net

1.4.1 Android

1. Siirry asetukset Tilit Lisää tili Microsoft Exchange ActiveSync.

2. Kirjoita tilausvahvistuksesta oma sähköpostiosoitteesi sekä salasanasi ja paina seuraava.

3. Hyväksy mahdolliset SSL sertifikaatit ja valitse käytettäväksi suojattu yhteyttä (SSL).

4. Laite pyrkii löytämään asetukset automaattisesti, mutta joissain tapauksissa asetukset pitää syöt-

tää itse. Jotkin Android-versiot vaativat käyttäjänimen muodossa toimialue\sähköpostiosoite.

5. Valitse lopuksi synkronoitava sisältö.

1.4.2 IOS

1. Siirry asetukset sähköposti, yhteystiedot, kalenterit lisää tili Microsoft Exchange

2. Täytä kentät tilausvahvistuksen mukaisesti omalla sähköpostiosoitteellasi ja salasanallasi.

Jätä toimialue tyhjäksi.

3. Laite pyrkii löytämään asetukset automaattisesti, mutta joissain tapauksissa asetukset pitää syöt-

tää itse.

4. Valitse synkronoitava sisältö

1.4.3 Windows Phone

1. Siirry asetukset sähköposti + tilit lisää tili Exchange

a. Joissain Windows Phone -versioissa on valittava ”Outlook”

2. Kirjoita tilausvahvistuksesta oma sähköpostiosoitteesi sekä salasanasi ja paina seuraava.

3. Laite pyrkii löytämään asetukset automaattisesti, mutta joissain tapauksissa asetukset pitää syöt-

tää itse.

4. Varmista, että ”Palvelin edellyttää salattua (SSL) yhteyttä -asetus” on valittuna.

Mikäli asetusten määrittämisessä ilmenee ongelmia, ota yhteyttä Lounea Oy:n asiakaspalveluun tai tekniseen

asiakaspalveluun:

Yritysasiakaspalvelu

Puh. 0800 30 301 tai yritysasiakaspalvelu@lounea.fi

Häiriöilmoitukset

24h/vrk 0800-30344, valvomo@lounea.fi

14

2 Tietojen siirto tililtä toiselle

2.1 Yleistä

Mikäli käytössä on POP/IMAP-protokollat ja ainoastaan Webmail, voidaan kyseisiltä käyttäjiltä siirtää ai-

noastaan sähköpostit, sillä POP/IMAP protokollat siirtävät ainoastaan sähköpostiviestejä. POP-protokolla

lataa ainoastaan Saapuneet-kansion, kun taas IMAP-protokollalla voi tilata useita kansiota. Webmail-käyt-

täjien sähköpostitilit on luotava ensin Outlookin toisen käyttäjän tietokoneelle, jolla siirrot tehdään. Synk-

ronoinnin jälkeen sähköpostit siirtyvät Exchange-palvelimelle ja ovat jälleen luettavissa Webmailin kautta.

Outlook-ohjelman avulla ei voida siirtää viestejä POP-protokollan avulla palvelimelle, sillä POP-protokolla

ei synkronoi viestejä palvelimelle (uuden sähköpostin oltava siis IMAP- tai Exchange-tili).

2.1.1 Vanha POP-tili ja sähköposteja useassa kansiossa

Mikäli vanha postilaatikko toimii POP-protokollalla ja käytössä on useampia kansioita:

1. Lue ensin ohjeet tilien määrittämisestä

2. Luo uusi Exchange-tili Outlook-ohjelmaan

3. Luo vanha POP-tili Outlook-ohjelmaan

4. Siirrä vanhan Saapuneet-kansion sisältö uuteen Exchange-tiliin

5. Luo uudelle Exchange-tilille POP-tiliä vastaava kansiorakenne

6. Varmista, että sähköpostit ovat synkronoituneet uuteen sähköpostiin (esimerkiksi web-

mailin avulla)

7. Siirry vanhan POP-tilin webmailiin ja poista saapuneet-kansion sisältö (varmistus ennen poistoa)

8. Siirrä vanhassa webmailissa toisen kansion sisältö Saapuneet-kansioon

9. Synkronoi vanha POP-tili Outlook-ohjelmassa, jolloin toisen kansion sisältö ladataan Saapuneet-

kansioon

10. Siirrä vanhasta POP-tilin Saapuneet-kansiosta viestit uuden Exchange-tilin vastaavaan kansioon

11. Toista kohtia 6-10, kunnes kaikki tarpeelliset viestit on siirretty uuteen sähköpostijärjestelmään

15

2.2 Varmuuskopiointi

Ennen muutosten tekemistä on järkevää tehdä varmuuskopio Outlook-ohjelman datatiedostosta. Datatie-

doston kopioiminen on ainut tapa varmistaa tietojen säilyminen vikatilanteessa, mikäli sähköpostit on tal-

lennettuna ainoastaan tietokoneelle. Exchange-tilin sisältö on tallennettuna Exchange-palvelimelle ja

niistä pidetään vain kopiota tietokoneella offline-työskentelyä varten. Exchange-tili käyttää .ost-tiedostoa

ja muut sähköpostitilit .pst-tiedostoa.

1. Siirry Ohjauspaneeli Posti Datatiedostot…

2. Tarkista datatiedostojen sijainti ja ota niistä kopiot esimerkiksi ulkoiselle kiintolevylle

3. Vikatilanteessa datatiedosto voidaan liittää uudestaan Outlook-ohjelmaan valitsemalla Ohjauspa-

neeli Posti Datatiedostot... Lisää…

2.3 Outlook 2013

1. Konfiguroi sekä vanha että uusi sähköpostitili Outlook-ohjelmaan

2. Käynnistä Outlook-ohjelma

3. Vaihda näkymäksi ”Esikatselu”

16

4. Sähköpostit voidaan siirtää kansio (a) tai sähköpostiviesti (b) kerrallaan uuteen Exchange-tiliin

a. Siirrä kansio uuden sähköpostin Saapuneet-kansion alle pitäen hiiren vasenta painiketta

pohjassa

b. Valitse kaikki sähköpostiviestit painamalla CTRL + A ja siirrä viestit uuteen sähköpostiin

pitäen hiiren vasenta painiketta pohjassa

17

5. Kalenterimerkinnät ja yhteystiedot voidaan siirtää samaan tapaan

6. Vaihda näkymäksi ”Luettelo”

7. Valitse kaikki kalenterimerkinnät painamalla CTRL + A ja siirrä merkinnät uuteen Exchange-ka-

lenteriin pitäen hiiren vasenta painiketta pohjassa. Siirrä samaan tapaan myös muut mahdolliset

tiedot, kuten yhteystiedot.

18

2.4 Outlook 2010

1. Määritä sekä vanha että uusi sähköpostitili Outlook-ohjelmaan

2. Käynnistä Outlook-ohjelma

3. Vaihda näkymäksi ”Esikatselu”

4. Sähköpostit voidaan siirtää kansio (a) tai sähköpostiviesti (b) kerrallaan uuteen Exchange-

tiliin

a. Siirrä kansio uuden sähköpostin Saapuneet-kansion alle pitäen hiiren vasenta paini-

ketta pohjassa

b. Valitse kaikki sähköpostiviestit painamalla CTRL + A ja siirrä viestit uuteen sähkö-

postiin pitäen hiiren vasenta painiketta pohjassa

19

5. Kalenterimerkinnät ja yhteystiedot voidaan siirtää samaan tapaan

6. Vaihda näkymäksi ”Luettelo”

7. Valitse kaikki kalenterimerkinnät painamalla CTRL + A ja siirrä merkinnät uuteen Exchange-

kalenteriin pitäen hiiren vasenta painiketta pohjassa

8. Siirrä yhteystiedot paikalliselta tietokoneelta Exchange-tiliin. Yhteystiedot ja kalenterimerkin-

nät synkronoituvat palvelimelle ja ovat käytettävissä myös Webmailin kautta.

20

3 Yleistä

3.1 Termit

EXCHANGE

Exchange-tilin avulla sähköpostit, kalenterimerkinnät sekä yhteystiedot ovat aina synkronoituja palvelimen

ja asiakasohjelman välillä. Sähköposteja voidaan lukea monilla eri laitteilla ja muutokset replikoituvat kaik-

kiin laitteisiin. Offline-työskentely on mahdollista, sillä Outlook-ohjelma säilyttää paikallista kopiota Ex-

change-tilistä Outlookin datatiedostossa (.ost).

IMAP (Internet Message Access Protocol)

IMAP-protokollan avulla käyttäjän tietokoneelle voidaan ladata sähköpostit ja kansiorakenteet, eikä säh-

köposteja poisteta palvelimelta oletuksena. IMAP mahdollistaa kuitenkin ainoastaan sähköpostin lataami-

sen palvelimelta.

POP (Post Office Protocol)

Vanhin ja paljon käytetty protokolla sähköpostien lataamiseen palvelimelta käyttäjän tietokoneelle. Uusin

version (POP3) mahdollistaa myös kopion jättämisen palvelimelle. Vaikea käyttää monella laitteella sa-

manaikaisesti ja mahdollistaa ainoastaan sähköpostien lataamisen palvelimelta.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

SMTP-protokolla vastaa sähköpostienviestien kuljetuksesta eri sähköpostipalvelimien välillä. Käytetään

sähköpostin lähettämisessä.

WEBMAIL

Internet-selaimella käytettävä käyttöliittymä sähköpostien vastaanottamiseen ja lähettämiseen.

Exchange-palvelussa voidaan käyttää selaimen avulla myös kalenteria ja muita ominaisuuksia.

Exchangessa webmailista käytetään nimeä Outlook Web App (OWA).

21

3.2 Lounea Oy:n käyttämiä Webmail-osoitteita

Palvelu Osoite

Exchange 2013 https://webmail.azurepack.com

Exchange 2010 https://webmail.onlineserv.net

Toimisto 365 http://portal.office.com

Seutuposti https://webmail.seutuposti.fi

3.3 Yleiset portit

Protokolla Portti

SMTP TCP 25 ja 587

SMTP (SSL) TCP 465

POP3 TCP 110

POP3 (SSL) TCP 995

IMAP4 TCP 143

IMAP4 (SSL) TCP 993

HTTP TCP 80

HTTPS TCP 443

4 Outlook-asiakasohjelmistojen elinkaari

Tuote Elinkaaren alkamispäivä Perustuki loppuu Extended-tuen päättymispäivä

Microsoft Outlook 2003 20.11.2003 14.4.2009 8.4.2014

Microsoft Outlook 2007 27.1.2007 9.10.2012 10.10.2017

Microsoft Outlook 2010 15.7.2010 13.10.2015 13.10.2020

Microsoft Outlook 2013 9.1.2013 10.4.2018 11.4.2023

22

5 Yhteystiedot

Yritysasiakaspalvelu

Yritysasiakaspalvelumme auttaa kaikissa sinua askarruttavissa kysymyksissä.

Puh. 0800 30 301 tai yritysasiakaspalvelu@lounea.fi

Häiriöilmoitukset ja tekninen asiakaspalvelu yrityksille 24h/vrk 0800-30344, valvomo@lounea.fi