View
228
Download
2
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Boletim informativo sobre actividades, produtos e serviços da SIDINFOR, casos de estudo, artigos de opinião sobre sistemas de gestão e notícias sobre novas tecnologias, entre outros.
Citation preview
De
ze
mb
ro
2
01
0
An
o
I,
E
di
çã
o
2
O VALOR DA CUSTOMIZAÇÃO
Porque devem as empresas seleccionar um software de gestão muito flexível e
investir de forma permanente na sua customização evolutiva e de adaptação ao
negócio?
Em muitas micro-empresas o software
de gestão é utilizado apenas para
suporte administrativo,
particularmente emissão de
documentos de vendas e gestão de
contas correntes. É comum estas
empresas recorrerem ao contabilista
para estas tarefas porque não são
estratégicas no negócio e por isso
podem ser subcontratadas reduzindo
investimento e complexidade. Por
exigência da DGCI, para aceder a
breves análises de compras ou vendas,
consultas de sotck ou controlo da caixa,
algumas micro-empresas adquirem e
utilizam software de gestão, que
seleccionam quase sempre com base nas
funcionalidades disponíveis e,
principalmente, no preço. Recentemente
aumentou a oferta de software de gestão
SaaS (alugável e disponível por acesso à
Internet) que possibilita não investir na
aquisição e utilizar apenas em função da
utilização.
De forma geral a micro empresa adapta-se
às capacidades do software que utiliza,
porque não opera nele as condições da
estratégia do seu negócio.
À medida que a empresa cresce, no
entanto, passam a verificar-se
progressivamente novas condições pelo
que se vai cada vez mais tornando
necessário:
Condicionar o funcionamento da
empresa a procedimentos específicos de
negócio.
Recolher sistematicamente dados
específicos do negócio em formato
tratável.
Optimizar especificamente operações
que envolvem emissão, lançamento ou
verificação de dados.
Salvaguardar a segurança de acessos à
informação específica do negócio.
Integrar a informação de vários centros
de actividade do negócio.
Implementar integrações específicas
com outras fontes de dados.
Reportar em tempo-real dados
SID
INFO
R N
EW
SLETTER
Regata SIDINFOR
Pág.3
Comprei um novo ERP. E agora?
Pág. 4/5
Caso de Estudo Pollux
Pág. 6/7
SIDINFOR nomeada parceiro
Sysdev MSS e Sysdev Kalipso
Pág. 8
DESTAQUES
Customizar o
software de
gestão, adaptá-lo
especificamente
para tornar o
negócio mais
competitivo, não é
portanto um custo
a recusar ou uma
tarefa única de
quando se adquire o
software, é antes
uma das principais
ferramentas da
gestão estratégica
ao longo de toda a
vida da empresa.
P á g i n a 2
adquirido às necessidades específicas da
empresa) é portanto acessível e
imprescindível em quase todos os
segmentos de mercado, e é uma das
principais ferramentas de que a empresa
dispõe para suceder no mercado
competitivo em que se insere.
As condições de mercado mudam ao longo
do tempo, e a empresa também se
transforma, e por consequência os
requisitos específicos que proporcionam
vantagem competitiva a cada empresa
também se alteram constantemente no
tempo.
Customizar o software de gestão, adaptá-
lo especificamente para tornar o negócio
mais competitivo, não é portanto um custo
a recusar ou uma tarefa única de quando
se adquire o software, é antes uma das
principais ferramentas da gestão
estratégica ao longo de toda a vida da
empresa.
A customização é também a melhor forma
de aumentar o ciclo de vida do software de
gestão da empresa, prestando-lhe
rentabilidade, flexibilidade e continuidade.
Pedro Rêgo
Versão integral na revista Hipersuper 28/10/2010
específicos para parceiros do negócio.
Tratar e disponibilizar um património de
informação valioso para análises de gestão.
Para cada uma destas condições, os
requisitos específicos de cada empresa são
precisamente aquilo que lhe permite
aumentar a sua competitividade e manter-
se no mercado.
Actualmente dispomos de softwares de
gestão muito mais configuráveis que
aqueles que encontrávamos há alguns anos.
Esta oferta de flexibilidade que se destinava
apenas às maiores empresas, hoje existe
com uma relação capacidade/preço para
quase todos os segmentos de mercado.
A customização (adaptação do software
continuação
SIDINFOR Newsletter Actualidade
Regata SIDINFOR
A SIDINFOR realizou no dia 22 de Setembro num evento de team building. A bordo de iates
à vela, que serviram os propósitos de um excelente passeio pelo Rio Tejo, a equipa da
SIDINFOR teve a oportunidade de competir entre si numa regata… que provou a capacidade
ímpar de trabalho em equipa destes profissionais ligados à gestão da informação!
P á g i n a 3
customers or clients.
If the newsletter is distribut-
ed internally, you might com-
ment upon new procedures
or improvements to the busi-
ness. Sales figures or earn-
ings will show how your busi-
ness is growing.
Some newsletters include a
column that is updated every
issue, for instance, an advice
This story can fit 100-150
words.
The subject matter that ap-
pears in newsletters is virtu-
ally endless. You can include
stories that focus on current
technologies or innovations in
your field.
You may also want to note
business or economic trends,
or make predictions for your
SIDINFOR Newsletter Editorial
EDITORIAL
As empresas portuguesas foram
obrigadas nos últimos dois anos a
pesados investimentos na modernização e
actualização dos seus ERPs, devido a
imposições legais, nomeadamente SNC,
mudanças de IVA e certificação.
Neste momento, muitas empresas
querem concluir o seu investimento nesta
área, e anseiam por “fechar a torneira” ao
investimento ERP.
Para que serviu todo este investimento,
toda esta modernização, do ponto de
vista do ganho económico e financeiro?
O que podem fazer agora as empresas
para retirar o maior partido do pesado
investimento que realizaram?
Além do cumprimento legal, este enorme
investimento na área ERP serviu para
colocar quase todas as empresas
portuguesas num patamar de grande
modernidade informática, que a maior
parte não tinha.
Os novíssimos ERP que todas as
empresas portuguesas agora
obrigatoriamente possuem, podem ser um
desperdício se as empresas decidirem
“virar as costas“ ao investimento que
fizeram.
Que novas capacidades tem o seu novo
ERP? Todos os directores na sua empresa
compreendem como utilizar o ERP para
melhorar as suas operações? Todos os
utilizadores na sua empresa sabem como
aumentar a sua produtividade à custa das
funcionalidades disponíveis no ERP? Que
novas estratégias de mercado pode a sua
empresa implementar com base no ERP?
A sua administração está bem informada
sobre o potencial do ERP que a sua
empresa possui? Está bem informada do
Ficha Técnica
Propriedade,
concepção
gráfica,
design
e gestão
de conteúdos:
Sidinfor,
Sistemas
de Gestão Lda
grau de integração que é possível obter à
custa do ERP? Está sensibilizada sobre o
potencial estratégico desta ferramenta para
se diferenciar no mercado?
Integrar os vendedores com portáteis de
250€, integrar a equipa técnica com PDA’s,
automatizar as operações do armazém,
melhorar a organização da loja, trazer os
fornecedores para o ERP via web e
simplificar o controlo da sua facturação,
implementar o EDI, prestar acesso dos
funcionários ao ERP via web para consulta
aos seus dados e lançamento de despesas,
são apenas alguns exemplos de “franjas” do
ERP que podem apresentar um excelente
rácio de retorno vs investimento, já que o
ERP da empresa está actualizado.
Os seus concorrentes também estão neste
momento apetrechados com os ERP’s mais
modernos possível. Todos eles estão
capacitados para introduzir melhoramentos
operacionais consideráveis, operacionalizar
investidas estratégicas inesperadas e
integrar globalmente o seu controlo de
gestão, à custa do ERP que acabaram
instalar.
E a sua empresa, também é especialista em
aumentar a força e rentabilidade do negócio
à custa do novo ERP ?
Pedro Rêgo
P á g i n a 4
COMPREI UM NOVO ERP. E AGORA?
Porque se fala mais em implementar um
ERP do que em instalar um ERP?
Como deve ser gerida essa implementação
pela empresa que o adquire?
Adjudicado o novo ERP, novos desafios se
colocam à organização na qual vai ser
implementado. Um ERP não é algo que se
instala, como um pacote de ferramentas de
escritório ou um antivírus que
fica pronto a utilizar:
* Interfere com as infra-
estruturas informáticas, rede
informát ica, serv idores ,
postos, impressoras, POS,
linhas de comunicação e UPS.
* Exige a exportação de dados
do sistema que vai ser
desact i v ado e o s eu
tratamento prévio à respectiva
introdução no novo ERP que se
vai implementar.
* Carece de revisão e definição prévia de
processos, articulação de procedimentos e
estabelecimento de regras de codificação.
* Cada vez com mais frequência inclui
alguma programação de funcionalidades,
testes e verificação de resultados.
* Necessita de desenho e programação de
mapas e painéis de controlo de gestão,
alertas automáticos e modelos de análise
da informação.
* Inclui integração de dados com outros
sistemas, fornecedores ou clientes.
* Implica formação e apoios aos utilizadores
no início da utilização, dada a mudança de
hábitos que se vai operar.
* Não deve prescindir da definição e
configuração de acessos à informação.
* Recomenda afinações e frequentemente
merece a introdução de algumas boas
ideias surgidas durante a implementação.
De facto, pelo lado de quem o adquire,
implementar um ERP assemelha-se mais
com rever todo o detalhe de uma
organização, ao mesmo tempo que esse
detalhe e essa revisão estão a ser
traduzidos para o novo ERP que se está a
implementar.
A maior parte das empresas, quando
adjudica um projecto ERP, não está
consciencializada nem preparada para
isso.
Infelizmente, isso acresce alguns custos
ao valor da adjudicação já decidida.
Principalmente custos humanos, ou seja o
esforço adicional de cada participante no
projecto para compatibilizar o seu trabalho
normal na empresa com o envolvimento e
recebimento da implementação do novo
sistema ERP; mas também podem ocorrer
alguns custos financeiros, a nível de uma
ou outra infra-estrutura não prevista, um
ou outro trabalho a mais, e
recomendavelmente um responsável
interno a tempo inteiro para liderar este
processo dentro da empresa.
Para que os custos acrescidos sejam
SIDINFOR Newsletter Destaque
(..) pelo lado de
quem o adquire,
implementar um
ERP assemelha-se
mais com rever
todo o detalhe de
uma organização,
ao mesmo tempo
que esse detalhe e
essa revisão estão
a ser traduzidos
para o novo ERP
que se está a
implementar.
SIDINFOR renova site
P á g i n a 5
AA boa notícia é
que, se o sistema
escolhido for o mais
adequado, o
parceiro
implementador for
competente e
experiente e o
projecto for bem
gerido e executado
internamente
então, no final do
projecto, o novo
sistema de
informação
implementado
deverá oferecer
condições para
essa empresa
poder dar um salto
qualitativo e
quantitativo
considerável na sua
actividade..
COMPREI UM NOVO ERP. E AGORA?
SIDINFOR Newsletter Destaque
apenas esses, é importante que a
empresa que adquiriu o projecto se
prepare da melhor forma para o receber e
nele participar. Para começar, as regras
fundamentais são:
Escolher um único responsável interno
pelo projecto, com apetência e liderança
para o desenvolver
Assegurar a esse chefe de projecto
dedicação a tempo inteiro ao projecto
Delegar-lhe poder horizontal sobre os
outros colaboradores da empresa, a nível
dos assuntos do projecto.
Estabelecer com ele metas para o
desenvolvimento e conclusão do projecto.
Já no que se refere à implementação em
concreto, podem listar-se também
algumas regras práticas a considerar pela
empresa que adquiriu a solução:
Impor uma calendarização interna e
externa, ambiciosa mas não impossível.
Admitir rever processos e procedimentos
da empresa durante a implementação,
mas não tentar realizar alterações
profundas à organização ou aos
processos, paralelamente com o projecto.
Não tentar implementar “igual” ao que vai
ser substituído, mas sim procurar
potenciar as novas capacidades da solução
que se adquiriu.
Consultar sempre os utilizadores sobre os
procedimentos e processos que lhe dizem
respeito e que serão implementados.
Considerar boas ideias surgidas durante o
projecto se acrescerem valor à solução
final, mas evitá-las se
implicarem atrasos repetidos,
alterações d i f í ce is de
del imitar, discórdia ou
destruição considerável do
trabalho já realizado.
Não permitir que assuntos
externos ao projecto o
sujeitem a atrasos repetidos
ou consideráveis.
Rea l i z ar e f o rma l i z ar
avaliações periódicas do
andamento do projecto.
Prestar formação e apoio razoáveis a
todos os utilizadores.
Planear cuidadosamente os trabalhos
associados ao arranque da utilização, e
prever logística adequada e suficiente para
o fazer.
Nunca adiar o arranque da utilização para
além da permanência da equipa
implementadora.
A boa notícia é que, se o sistema
escolhido for o mais adequado, o parceiro
implementador for competente e
experiente e o projecto for bem gerido e
executado internamente então, no final do
projecto, o novo sistema de informação
implementado deverá oferecer condições
para essa empresa poder dar um salto
qualitativo e quantitativo considerável na
sua actividade.
Ao longo dos anos a
Pollux especializou a
sua actividade em
artigos para o lar
através da venda ao
público. Em 1988 foi
adquirida pelos seus
actuais proprietários
que desenvolveram a
revenda para
profissionais na área
de hotelaria,
mantendo o cariz de
empresa familiar e
capital 100%
nacional.
No virar do milénio, a
Pollux abriu a filial do
Porto e adquiriu a
Dipol, integrando os
seus
estabelecimentos da
Amadora e do Porto.
Seguidamente abriu
loja em Aveiro e
integrou a loja
Somelar em Lisboa.
Mais recentemente,
abriu a maior loja da
organização em Vila
Franca de Xira, a loja
de Almada e a
primeira loja em
Centros Comerciais
no Spacio dos Olivais.
O DESAFIO
A Pollux utilizava um ERP em UNIX,
específico para o retalho mas que não
permitia introduzir alterações de forma
simples pelo que algumas funcionalidades
originalmente desenvolvidas tinham sido
abandonadas e outras, pretendidas, não
tinham sido adicionadas. Aliás, previa-se
que o sistema viesse a ser descontinuado
uma vez que a empresa já não desejava
investir naquele sistema. O desafio
particular da Pollux era o de substituir o
sistema por um outro que superasse os
problemas descritos, que servisse
perfeitamente a actividade do
retalho e que fosse também
a p r o p r i a d o p a r a a
distribuição, de modo a
possibilitar uma unificação
dentro do grupo no qual a
empresa se integra.
A SOLUÇÃO
A solução apresentada,
assente em base de dados
MS SQL SERVER e software
de gestão PHC ENTERPRISE,
para 80 utilizadores, integrou
os dados das lojas com a
sede usando o sistema RTD®
(Replicação Transaccional de
Dados) o qual permite
operação autónoma rápida
nas lojas mesmo em
situações de picos de carga
ou deficiente
disponibilidade das linhas, como acontece
nas alturas de maiores vendas.
Ao nível do software PHC foram
seleccionados os módulos de Gestão,
Pessoal, Imobilizado, Letras, Contabilidade,
POS e SMS, constituindo uma solução
única e integrada desde os pontos de venda
até à contabilidade.
Para satisfazer requisitos particulares do
negócio da Pollux foram contemplados
também alguns desenvolvimentos
integrados como é o caso da gestão de
listas de casamento e entregas ao
domicílio, cadastro de emissores de
P á g i n a 6
A Sociedade Pollux tem mais de 70 anos e iniciou a sua actividade com o
comércio de malhas, tecidos e quinquilharias, na Rua da Palma, em
Lisboa. Pouco tempo depois, instalou-se na sua morada actual, Rua dos
Fanqueiros, ocupando apenas o rés-do-chão. Os restantes sete pisos
foram sendo ocupados à medida que iam vagando, até ocupar a
totalidade do edifício.
Pollux optimiza cadeia de lojas com solução SIDINFOR
SIDINFOR Newsletter Caso de Estudo
SIDINFOR também no Facebook
P á g i n a 7
customers or clients.
If the newsletter is distribut-
ed internally, you might com-
ment upon new procedures
or improvements to the busi-
ness. Sales figures or earn-
ings will show how your busi-
ness is growing.
Some newsletters include a
column that is updated every
issue, for instance, an advice
This story can fit 100-150
words.
The subject matter that ap-
pears in newsletters is virtu-
ally endless. You can include
stories that focus on current
technologies or innovations in
your field.
You may also want to note
business or economic trends,
or make predictions for your
“Um dos principais
benefícios da solução
que adquirimos foi
termos na Sidinfor
uma resposta rápida,
com soluções e
alternativas, para as
evoluções que temos
pretendido adicionar
ao sistema”, afirmou
João Costa,
responsável técnico
da Pollux. “A facilidade
de colocar o sistema
em utilização nas
novas lojas da
empresa tem sido
também muito
importante”, concluiu.
“Um dos principais
benefícios da solução
que adquirimos foi
termos na Sidinfor
uma resposta rápida,
com soluções e
alternativas, para as
evoluções que temos
pretendido adicionar
ao sistema”, afirmou
João Costa,
responsável técnico
da Pollux. “
cheques irregulares, integração com
balanças, etc.
Dada a dimensão da loja de Lisboa, e para
reforço da autonomia dos pontos de venda,
a Sidinfor incluiu ainda um sistema POS
stand-alone, que permite a operação dos
pontos de venda mesmo em situações de
falha da rede ou servidor de loja, com
posterior integração automática das
vendas realizadas durante o período da
falha.
“A proposta de instalação do ERP na sede
e também nas lojas, conjuntamente com a
tecnologia Sidinfor RTD® para integração
dos dados das lojas com a sede, foi um
factor relevante na nossa decisão”, afirmou
António Manuel Robalo, Administrador da
Pollux. “Além da relação custo/benefício da
proposta, o facto de a Sidinfor ser uma
empresa já com alguns anos no mercado,
de ser um implementador a nível nacional e
uma empresa certificada pelo fabricante do
software PHC foram também factores
importantes na decisão”, concluiu.
O projecto foi totalmente concluído dentro
do orçamento adjudicado.
OS BENEFÍCIOS
Com a colocação em serviço do novo
sistema obtiveram-se ganhos directos
imediatos, nomeadamente ao nível da
simplificação da entrada de materiais,
etiquetagem directa e criação recursiva de
novos artigos. Estas funcionalidades
geraram rentabilidade dos recursos,
disponibilidade do stock e redução de erros
humanos. Por outro lado, as operações da
loja bem integradas no sistema e a
flexibilidade e integração das funções do
back-office proporcionaram ganhos
importantes de produtividade e eficiência
da organização.
“Um dos principais benefícios da solução
que adquirimos foi termos na Sidinfor uma
resposta rápida, com soluções e
alternativas, para as evoluções que temos
pretendido adicionar ao sistema”, afirmou
João Costa, responsável técnico da Pollux.
“A facilidade de colocar o sistema em
utilização nas novas lojas da empresa tem
sido também muito importante”, concluiu.
“Um dos principais benefícios da solução
que adquirimos foi termos na Sidinfor uma
resposta rápida, com soluções e
alternativas, para as evoluções que temos
pretendido adicionar ao sistema”, afirmou
João Costa, responsável técnico da Pollux.
“A facilidade de colocar o sistema em
utilização nas novas lojas da empresa tem
sido também muito importante”, concluiu.
Com o novo sistema em operação, a Pollux
está agora a desenvolver a sua expansão,
tendo aberto desde então três novas lojas
– Almada, Vila Franca de Xira e Centro
Comercial Spacio, nos Olivais, em Lisboa.
Pedro Rêgo, responsável da Sidinfor,
explicou que “o caso da Pollux foi um
projecto clássico de implementação ERP no
grande retalho pois a loja Pollux de Lisboa,
por exemplo, opera 24 POS em
simultâneo”.
O front-office e back-office de elevado nível,
desempenho e autonomia total nas lojas,
integração abrangente e automática das
lojas com a sede, dados desde o POS até à
contabilidade no mesmo software PHC, são
factores que justificam este caso de
estudo.
No entanto, referiu, “esta é também uma
solução disponível para o pequeno retalho
mediante alguns ajustes até porque duas
das lojas neste projecto são pequenas lojas
só com dois POS”.
Pollux optimiza cadeia de lojas com solução SIDINFOR
SIDINFOR Newsletter Caso de Estudo
Fortalecemos
o seu negócio.
SIDINFOR
Sistemas de Gestão Lda
Telefone 214 702 300
Fax 214 712 130
www.sidinfor.pt
Travessa do Miradouro,
nº 10 cv Dta e Esq
Alfragide
2720-377 AMADORA
Centro Cultural e de Congressos
Cais da Fonte Nova
3811-904 AVEIRO
Siga a SIDINFOR
no Facebook
“capacidade singular de criar soluções
adequadas às especificidades de cada
negócio, o que faz dela o parceiro ideal para
a...
Fortale
cem
os o seu negócio
.
SIDINFOR nomeada parceiro
SYSDEV MSS e SYSDEV KALIPSO
A SIDINFOR procedeu,
recentemente, a alterações
no seu site de forma a
facilitar as visitas à sua
página na Internet.
Das Soluções e Sectores de
Actividade às Notícias e
Casos de Estudo sobre a
empresa, agora pode
conhecer com mais facilidade
e dinâmica o que fazemos
pelo seu negócio.
A Sysdev reconheceu na SIDINFOR elevada
capacidade de análise e técnica, de forma a
poder desenhar, desenvolver e implementar
soluções funcionais de acordo com as ne-
cessidades de mercado e consequentemen-
te dos seus clientes, quer criadas com o
software KALIPSO quer baseadas no seu
software MSS Mobile Sales System.
A certificação PARCEIRO SYSDEV KALIPSO
surge no âmbito do forte investimento que
a SIDINFOR tem feito na área das aplica-
ções e soluções a correr sobre PDA, com
aplicação desde as vendas até ao imobili-
zado, atravessando toda a actividade em
torno de artigos no armazém e na loja,
nomeadamente recepção, localização, in-
ventariação, arrumação, transferência,
etiquetagem, picking, packing, expedição e
suporte às vendas dentro da loja, e ou-
tras, totalmente criadas pela SIDINFOR e
consistentemente integradas com os res-
pectivos ERP dos clientes.
A certificação PARCEIRO SYSDEV MSS
vem acrescer à oferta da SIDINFOR um
programa muito completo e pronto a utili-
zar, que é o software MSS Mobilie Sales
System criado pela Sysdev, e que agora a
SIDINFOR pode fornecer e instalar, mas
também alterar, acrescentar ou integrar
para satisfazer necessidades específicas
dos seus clientes.