Signature Electronique CFCF - cfcf. · PDF fileJanvier 2013 4 CFCF - eSign Guide Utilisateur Fournisseur CFCF CFCF - eSign Manuel Utilisateur Fournisseur Pré-requis L’ensemble des

Manuel utilisateur FournisseurManuel utilisateur Fournisseur

CFCFCFCF

(V1.0)

eSigneSignSignature Electronique Signature Electronique

CFCFCFCF

Janvier 2013

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CFCFCFCFCFCF - eSign Guide Utilisateur Fournisseur

CFCF - eSign Manuel Utilisateur Fournisseur

Sommaire

1. Préambule 3

2. Pré-requis 4

3. Signature électronique 6

1. Signer un document 7

2. Télécharger un document 14

3. Refuser un document 19

4. Annulation d’un document 23

4. Consultation d’un document 25

1. Installation de la visionneuse 26

2. Visualisation d’un Document 30

5. Aide & Support 36

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Préambule

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Ce procédé s'inscrit dans la stratégie menée par Carrefour depuis plusieurs années qui vise à dématérialiser ses échanges de données avec ses fournisseurs. Il vient compléter le dispositif applicatif hébergé sur le portail CFCF que Carrefour a développé pour ses fournisseurs :

La signature électronique permet, à l’aide d’un procédé cryptographique, de garantir l’intégrité du document signé et l’identité du signataire. Le procédé de signature électronique est sécurisé : la vérification de la signature repose sur l'utilisation d'un certificat électronique en cours de validité. Dans un premier temps, Carrefour a choisi de soumettre à ce nouveau procédé : la signature des contrats de mandat de réductions immédiates .

PortailPortailCFCFCFCF

www.cfcf.carrefour.net

CARREFOUR

FOURNISSEUR

DatasharingDatasharing

DDééclaration des claration des Chiffre Chiffre

d'Affaires d'Affaires mensuelsmensuels

Signature Signature éélectroniquelectronique

AdministrationAdministration

Création des utilisateurs et de leurs habilitations

La société OPEN TRUST assure le rôle de tiers de con fiance et certifie nos échanges au moyen de ses outils de PKI, + d’infos .sur http://www.opentrust.com et sur http://www.ssi.gouv.fr/fr/produits-et-prestataires/ produits-certifies-cc/

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Pré-requis

L’ensemble des interlocuteurs susceptibles de signe r des documents Carrefour doit :•Être créé sur le portail CFCF•Avoir la Fonction MAND•Être habilité au service « 28-Mandats » au sein du module d’administration de CFCF

1

Les interlocuteurs identifiés et habilités doivent demander et installer leur certificat électronique sur leur ordinateur, sur sollicitation par mail de notre équipe de déploiement.2

Notre équipe support CFCF reste à votre écoute tout au long de la phase de déploiement puis dans la phase d’exploitation à l’adresse : [email protected]

Les administrateurs CFCF de vos sociétés seront sollicités pour mener à bien les actions d’administration requises sur le portail CFCF

&

•Selon planning déterminé en fonction de l’ordre d’arrivée des réponses•Avec fourniture des supports nécessaires2.a

Les équipes achats sont tenues informées des avancements et peuvent activer au fil de l’eau la signature électronique pour les interlocuteurs opérationnels2.b

Avant toute possibilité de signature électronique ou même d’émission de mandat électronique Carrefour, vous devez avoir préalablement demandé et installé votre certificat Carrefour sur votre machine depuis le portail CFCF (Cf. CFCF - eSign Guide Installation Certificats.pdf)

Si vous n’êtes pas administrateur de votre ordinateur, vous devrez demander l’intervention de votre service informatique

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� Disposer d’un accès Internet

� Détenir un compte d’accès (Identifiant et mot de pa sse)

� Adresse du site extranet : https://www.cfcf.carrefour.net

� Pour nous contacter :

� [email protected]

Pré requis à l’utilisation du site CFCF(Communication Fournisseur Carrefour France)

� Si vous n’avez pas d’accès (Identifiant et mot de passe) faites une demande d’accès àl’administrateur CFCF de votre Société

� Si vous ne connaissez pas l’administrateur CFCF pour votre société, écrivez à[email protected]

Pour vous connecter sur le portal www.cfcf.carrefour.net , entrez vos coordonnées de Connexion, votre identifi ant CFCF et votre mot de passe dans les cases prévues à cet effetPour plus d’information, cliquez sur le lien manuel utilisateur

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Sommaire

1. Préambule

2. Pré-requis

3. Signature électronique1. Signer un document

2. Télécharger un document

3. Refuser un document

4. Annulation d’un document

4. Consultation des documents

1. Installation de la visionneuse

2. Visualisation d’un Document

5. Aide & Support

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Notification� Chaque nouveau document à signer vous sera notifié par un mail de ce type, à l’adresse mail

associée à votre compte CFCF

� Votre adresse mail peut être modifiée par vos soins quand nécessaire, depuis le portail CFCF, rubrique « Administration », option, « Gérer ma fiche ».

� NB : votre adresse mail est associée à votre compte et contrôlée lors d’une demande de réinitialisation de votre mot de passe depuis la page d’accueil du site

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Accès à l’application

� Si vous êtes utilisateur et que vous n’avez pas accès à l’option SIGNATURE ELECTRONIQUE dans votre menu, contactez l’Administrateur CFCF de votre société afin qu’il procède aux manipulations nécessaires

� Si vous ne connaissez pas l’administrateur CFCF pour votre société ou si vous êtes Administrateur CFCF pour votre société et que vous rencontrez des difficultés, contactez nous à l’adresse ;[email protected]

Cliquez sur Cliquez sur ll ’’option option

SIGNATURE SIGNATURE ELECTRONIQUEELECTRONIQUE

de votre menu de votre menu CFCFCFCF

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Signer un document

� Par défaut, l’application affiche les documents signés Carrefour (donc en attente de signature fournisseur), pour l’exercice en cours (Ex: 2012). Vous pouvez éventuellement sélectionner d’autres statuts pour les besoin d’une recherche

� 2 – Cliquez sur « eSign » puis sur un des types de documents proposés ( Par Ex: Mandat ») pour visualiser les documents de ce type en attente de signature

� 3 – Cliquez sur l’icône en bout de ligne correspondant au document que vous souhaitez ouvrir

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Signer un document

� 4 - Prenez soigneusement connaissance du document,

� 5 – Puis cochez la case « J’ai lu le document »

� 6 - Enfin cliquez sur « signer » pour signer électroniquement ce document au moyen du certificat Carrefour dont vous disposez

4

5

6�Si vous ne disposez pas du bandeau « Imprimer / enregistrer / … » vérifiez que vous n’avez pas

une alerte de sécurité en cours (Souvent un bandeau rose en haut de page) vous demandant de valider le lancement de l’applet concernée.

�En cas de difficultés, faites vous aider par le support informatique de votre entreprise.

�Assurez vous de la présence d’Adobe Acrobat Reader sur votre poste

Le mandat au format PDF est ouvert dans une visionneuse web Acrobat, vous pouvez l’enregistrer et/ou l’imprimer à ce stade sans avoir à le signer préalablement

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� 7 – Sélectionnez le Certificat Carrefour à utiliser pour signer le document

� 8 – Cliquez sur Ok pour signer électroniquement le document au moyen du certificat sélectionné

Signer un document

Vous pouvez avoir de multiples certificats installés sur votre machine. Si plusieurs certificats Carrefour sont présents, utilisez toujours celui qui a la durée de validité la plus élevée (Le certificat le plus récemment délivré)

Si vous avez un message d’erreur « Le certificat sélectionné n’est pas celui délivré par Carrefour », assurez vous que vous utilisez bien le compte CFCF nominatif pour lequel le certificat a été délivré

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� 9 - Votre document est passé en signature Externe (Ou Signature Fournisseur), � L’information est remontée dans les outils Achats Carrefour

� Le document a été stocké pour Archivage chez Carrefour dans le DFE (Dossier Fournisseur Electronique)

Signer un document

9

Pour pouvoir afficher le document signé, il faut modifier les critères de sélection pour l’affichage, en sélectionnant « Tous », vous pourrez alors voir tous les documents avec leur statut

Seuls les documents Signés (Signature Externe ou Signature Fournisseur) sont téléchargeables, identifiés par l’icône de compression ZIP (Point 9)

Il faut parfois quelques minutes avant que le document soit disponible au téléchargement (Certification et envoi vers le système d’archivage qui vous permet de le retrouver dans son état signé et de le télécharger dans le fichier de preuve généré par la PKI du tiers de confiance OPEN TRUST)

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Signer un document

� Si vous n’avez pas sélectionné le bon certificat ou si vous n’avez sélectionné aucun certificat ou si vous utilisez un autre compte CFCF que celui pour lequel le certificat a étédélivré, un message d’alerte est renvoyé. Vous pouvez alors recommencer les étapes 5 à 8

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Sommaire

1. Préambule

2. Pré-requis





4. Consultation des documents1. Installation de la visionneuse


5. Aide & Support

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Télécharger un document

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Seuls les documents Signés (Signature Externe ou Signature Fournisseur) sont téléchargeables, identifiés par l’icône de compression ZIP (Point 1)

� 1 - Pour télécharger un document, cliquez sur l’icône ZIP associée

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� 2 - L’écran de vos téléchargements s’affiche

� 3 - Le statut de votre téléchargement est affiché

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3

Le(s) documents(s) compressé(s) porte(nt) toujours le nom de l’application + un N°d’ordre dans la file d’attente et contiennent le ou les fichiers que vous avez sélectionnés pour téléchargement).

Le bouton « Rafraichir » vous permet de forcer le rafraichissement de l’écran mais l’écran se rafraichit également en automatique.


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� 4 – Lorsque la compression de vos données est terminée, le statut passe à« disponible »

� 5 – Vous pouvez cliquer sur le lien pour télécharger le document

Le bouton Rafraichir vous permet de forcer le rafraichissement de l’écran mais l’écran se rafraichit également en automatique.

L’icône supprimer permet de supprimer le fichier compressé de téléchargement, le document d’origine n’est ni modifié ni supprimé.

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Prévisualiser Supprimer


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� 6 – Une fenêtre s’ouvre vous proposant d’enregistrer ou d’ouvrir le document, choisissez l’option qui vous convient. (Le(s) documents(s) compressé(s) porte(nt) toujours le nom de l’application + un N°d’ordre dans la file d’attente et contiennent le ou les fichiers que vous avez sélectionnés pour téléchargement). )

La forme peut différer selon les versions de programme utilisées et le paramétrage de votre machine

Il est préférable d’enregistrer le document téléchargé avant de l’ouvrir afin de constituer un archivage local des documents signés électroniquement pour Carrefour.

Carrefour de son côté stocke ces documents sur une durée légale de 5 ans* minimum. Ces documents seront accessibles par vous pendant cette durée sur le portail CFCF


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* Cette durée peut être sujette à modification en fonction de la législation en vigueur

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Sommaire

1. Préambule

2. Pré-requis







5. Aide & Support

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Refuser un document 1/2

� 1 - Pour refuser un document, il suffit de cliquer sur le bouton « refuser » lors de l’affichage du document à signer. A l’issue de cette manipulation, votre acheteur sera notifié de votre refus par mail

1

Si vous souhaitez signer un document que vous aviez préalablement refusé, aucune intervention extérieure n’est nécessaire, vous pouvez le signer après l’avoir refusé.

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Refuser un document 2/2

� 2 – Votre interlocuteur Carrefour recevra un mail de ce type pour l’informer de votre refus

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Signer un document préalablement refusé

� 1 - Pour signer un document préalablement refusé, il suffit de cliquer sur le bouton «Signer » lors de l’affichage du document .

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Sommaire

1. Préambule

2. Pré-requis







5. Aide & Support

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Annulation d’un document

� Votre interlocuteur Carrefour peut être amené, si nécessaire, à annuler un document pour lequel vous avez déjà reçu une notification pour signature et que vous avez peut être déjà signé..

� Dans ce cas, vous recevrez un message semblable à celui-ci. Le document concernéne sera alors plus accessible depuis CFCF et sera Annulé dans le système Achat.

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Sommaire

1. Préambule

2. Pré-requis







5. Aide & Support

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� L’installation de la visionneuse nécessite des droits d’Administrateur sur votre poste de travail. Si vous n’avez pas ces droits, sollicitez le support informatique de votre entreprise

� * /!\ Si vous rencontrez une anomalie en cliquant sur le lien « Téléchargement viewer », vous trouverez également le fichier d’installatio n du viewer dans votre Dossier « PUBLIC » de l’option PUBLIC de votre menu CFCF, disp onible pour téléchargement puis installation

� 1 – Cliquez sur « Téléchargement viewer »*� 2 - Choisissez « enregistrer » ou « exécuter »

Installation du viewer OPENTRUST (SPI Viewer)Installation du viewer OPENTRUST (SPI Viewer)

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� 1 – Si vous avez enregistré le fichier d’installation, double-cliquez sur le fichier d’installation pour l’exécuter

� 2 – Dans tous les cas, choisissez la langue d’installation (Par ex . française « French »), puis cliquez sur « OK »

� 3 – Cliquez sur suivant dans la fenêtre d’installation

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3

* /!\ La version du fichier d’installation du viewer et l a version du viewer peuvent évoluer au fur et à mesure de

l’évolution du serviceV 2.0.1, V2.0.5, V2.1.2, etc…

*

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� 4 - Acceptez les termes de la licence après en avoir pris connaissance puis cliquez sur suivant� 5 - Choisissez le dossier d’installation, et cliquez sur « Installer »� 6 - L’installation du logiciel est en cours.

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� 7 - A la fin de l’installation, choisissez « Lancer le SPI Viewer », puis cliquez sur « Fermer »

� 8 - Le logiciel « SPI Viewer» est prêt pour utilisation� 9 - Cliquez sur « Fichier » / « ouvrir » pour ouvrir le fichier de preuve (.SPIR) à visualiser

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7

* /!\ La version du fichier d’installation du viewer et l a version du viewer peuvent évoluer au fur et à mesure de

l’évolution du serviceV 2.0.1, V2.0.5, V2.1.2, etc…

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Sommaire

1. Préambule

2. Pré-requis







5. Aide & Support

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Lecture du document de preuveLecture du document de preuve

� 1 - Lancez le « SPI Viewer », � 2 - Cliquez sur « Fichier » / « ouvrir » pour ouvrir le fichier de preuve (.SPIR) à visualiser� 3 - Recherchez et sélectionnez le fichier que vous souhaitez visualiser

1SPI Viewer

3

/!\ Attention, selon les systèmes, il n’est pas toujour s possible d’ouvrir un fichier SPIR en double cliquant dessus, vous devez alors préalab lement ouvrir la visionneuse puis ouvrir le fichier souhaité

2

* /!\ La version du fichier d’installation du viewer et la version du viewer peuvent

évoluer au fur et à mesure de l’évolution du service

V 2.0.1, V2.0.5, V2.1.2, etc…

*

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� Vous trouvez deux dossiers dans la partie supérieure gauche lors de la visualisation :

� 1-Documents : � Contient le document original sur lequel

porte la signature électronique (3)� Nb : Ce document est encapsulé dès le

début de la procédure et n’est plus modifiable, à aucun moment.

� 2-Signatures :� Contient les éléments de signature

électronique pour chacune des deux parties� Signature et Horodatage Carrefour (4)� Signature et Horodatage Fournisseur (5)

� Vous retrouvez l’identifiant CFCF du signataire (6)


� Aucun signe particulier n’apparaît sur le Mandat au format PDF contenu dans le fichier de preuve pour matérialiser la signature électronique

/!\ Attention, seul le document de preuve (Fichier SPIR ) a une valeur juridique et légale. Toute extraction du document PDF contenu, ne peut servir qu’à des contrôles et échanges internes à votre entreprise et ne pourra être produite en cas de con trôle. Il conviendra alors de transmettre aux autorités de contrôle tous les documents SPIR conce rnés ainsi que la visionneuse nécessaire à leur visualisation .

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� 1 – Sélectionnez le MANDAT.PDF contenu dans le fichier de preuve

� 2 – Cliquez sur l’icône « Extraire l’élément du fichier de preuve »

/!\ Attention, seul le document de preuve (Fichier SPIR ) a une valeur juridique et légale. Toute extraction du document PDF contenu, ne peut servir qu’à des contrôles et échanges internes à votre entreprise et ne pourra être produite en cas de con trôle. Il conviendra alors de transmettre aux autorités de contrôle tous les documents SPIR conce rnés ainsi que la visionneuse nécessaire à leur visualisation .

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� 3 – Enregistrez le fichier en lui donnant un nom significatif (Par défaut : Mandat.pdf)

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� Ouvrez le fichier enregistréafin de visualiser le mandat au format PDF.

� Il ne contient aucun signe prouvant la signature, seul le fichier SPIR complet peut servir de preuve (Contient le Document non modifiable, la signature et l’horodatage Carrefour, la signature et l’horodatage Fournisseur)

/!\ Attention, seul le document de preuve (Fichier SPIR ) a une valeur juridique et légale. Toute extraction du document PDF contenu, ne peut s ervir qu’à des contrôles et échanges internes à votre entreprise et ne pourra être produi te en cas de contrôle. Il conviendra alors de transmettre aux autorités de contrôle tous les d ocuments SPIR concernés ainsi que la visionneuse nécessaire à leur visualisation .

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Sommaire

1. Préambule

2. Pré-requis







5. Aide & Support

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Aide & Support

� Les différents documents de support (Manuels utilisateurs , etc…) sont présents dans le dossier PUBLIC de l’option « PUBLIC » de votre menu CFCF

� Pour toute question supplémentaire, merci de vous adresser par mail exclusivement à l’adresse :

� [email protected]

� Merci d’apporter toute précision et élément à votre disposition permettant le traitement optimum de votre demande

� Code et libellé fournisseur Carrefour

� Identifiant utilisé

� Adresse internet du site concerné

� Copies écran

� Explications détaillées

� Fichiers exemple

� Si vous cherchez un complément d’information ou d’autres points d’entrée chez Carrefour sur d’autres sujet, pensez à consulter le document

CFCF – Guide Support Fournisseur.PDF Présent dans le dossier PUBLIC de l’option « PUBLIC» de votre menu principal CFCF