Upload
kellan
View
38
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
KLUBISIHTEERI lyhyt versio Materiaali on Power Point-muodossa osoitteessa: WWW.lions.fi Jäsenille Tietoluola Koulutusmateriaalit. Sihteerin tehtävät. Valmistelut ennen toimintakautta. Tarkasta, että uusi halitus on rekisteröity kesä-, heinä- ja elokuun jäsenilmoitukset on tehty - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
•Lions Clubs International•MD 107 Finland
KLUBISIHTEERI lyhyt versio
Materiaali on Power Point-muodossa osoitteessa:WWW.lions.fi
Jäsenille TietoluolaKoulutusmateriaalit
•11.4.2011 •1•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF
Sihteerin tehtävät
Valmistelut ennen toimintakautta
Tarkasta, että
- uusi halitus on rekisteröity
- kesä-, heinä- ja elokuun jäsenilmoitukset on tehty
- alkavan kauden virkailijat on ilmoitettu kotimaan jäsenrekisteriin
•11.4.2011 •2•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF
•Lions Clubs International•MD 107 Finland
• suoraan Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistys- rekisteriin www.prh.fi
tai
• lomakkeella 3 kappaleena
• kuitti maksusta (10 €) mukaan
• tehdään kesäkuussa
yhdistysrekisteriin
Nimenkirjoittajien muutos
•11.4.2011 •3•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF
•Lions Clubs International•MD 107 Finland
http://www.lions.fi/rekisteri
• Käyttäjätunnus = kotimaan jäsennumerosi, jonka eteen on lisättävä tarpeellinen määrä nollia (käyttäjätunnuksessa tulee olla 8 merkkiä)
• Salasana on kv. jäsennumerosi
• Sihteeri tai presidentti voivat tilata salasanan
•Raportoi heti kokouksen jälkeen. Viimeistään kuukauden viimeisenä päivänä
Jäsen- ja virkailijailmoitukset jäsenrekisteriin
•11.4.2011 •4•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF
•Lions Clubs International•MD 107 Finland
Liiton rekisteriin
Päivitetään klubin ja jäsenten tiedot suoraan liiton rekisteriin ennen 31. toukokuuta
•Rekisteristä otetaan tiedot vuosikirjaan ja LION-lehden jakelulistaan
•Käyttäjätunnuksen ja salasanan saa liiton toimistosta
www.lions.fi/rekisteri/
•11.4.2011 •5•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF
•Lions Clubs International•MD 107 FinlandLC Vasa-Vasabygden
Läsnäololuettelo 2008-2009 L = läsnä, P = poissa, K= korvaus
Jäsen 09 10 11 12 01 02 03 04 05 100% Aura Arthur Brink Stig Ekman Erik Frans Oili-Elisabet Frans Rafael Ingberg Ulf Köhler Bruno Lax Arne Lax Gunne Majors Olof Mangs Mats Mattbäck Peter Nåhls Stefan Näsman Kurt Pada Bernt Sandberg Lars Thomasfolk Per Victorzon Olle Ainaisjäsen Levi Ludén Etuoikeutetut Andila Carl-Gustaf Backman Ingmar Palm Nils Skur Bernhard
•11.4.2011 •6•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF
•Lions Clubs International•MD 107 Finland
•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF•11.4.2011 •7
Säännöt poissaolon korvaamiseksi Poissaolo klubin virallisesta kokouksesta voidaan korvata määräajan
kuluessa –21 pv ennen kokousta, 21 pv kokouksen jälkeen - siten, että jäsen osallistuu johonkin seuraavista:1. Jonkin toisen lions- tai leoklubin virallinen tai erikoiskokous2. Oman klubin hallituksen kokous tai toimikunnan kokous.3 Oman klubin jokin muu kokous4. Oman klubin palvelu- tai varojenkeräysaktiviteetti5. Jokin muu lionskokous, lionstilaisuus tai lionsvierailu6. Jos lion on poissa kokouksesta hallituksen hyväksymän syyn
perusteella, hänelle voidaan myöntää hyvitys poissaolosta ilman poissaolon korvaamista.
7. Jos lionin ammatti tai työ edellyttää, että hän joutuu pitkähkön ajan oleskelemaan seudulla, jossa on vaikea osallistua lionstoimintaan, hän voi anoa ulkojäsenyyttä määräajaksi.
Kuukausittain suoritettavat tehtävät
•7
•Lions Clubs International•MD 107 Finland
•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF•11.4.2011 •8
Läsnäoloprosenttiin lasketaan mukaan vain toimivat eli aktiivijäsenet. (Ei ulko-, kunnia-, etuoikeutettu-, eikä ainaisjäsen.)
Läsnäoloprosentin laskentakaava(L + K) X 100 = läsnäolo-% T
L = kokouksessa läsnäolevat lionitK = poissaolonsa korvanneet lionitT = klubin toimivien lionien kokonaismäärä
Läsnäoloprosentti pyöristetään lähimpään kokonaislukuun
Läsnäoloprosentin laskeminen
•8
•Lions Clubs International•MD 107 Finland
Jäsen- ja virkailijailmoitukset
• Ilmoitetaan liittyneet ja eronneet jäsenet sekä muutokset yhteystiedoissa
•Päämajan ja liiton perimät jäsenmaksut perustuvat jäsenilmoituksiin
• Tiliote rahastonhoitajalle. Viive muutoksissa 2 kk
• Ilmoituksen on oltava kotimaan jäsenrekisterissä kuukauden viimeisenä päivänä
Kuukausittain tehtävät jäsenilmoitukset
•11.4.2011 •9•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF
•Lions Clubs International•MD 107 Finland
•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF•11.4.2011 •10
Syys-lokakuu
• Kutsujen lähettäminen klubin vuosikokoukseen kaksi viikkoa ennen kokousta
• Muut vuosikokousvalmistelut
Kuukausittain suoritettavat tehtävät
•11.4.2011 •10
•Lions Clubs International•MD 107 Finland
•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF•11.4.2011
Tammikuu
15.1. mennessä hoidettavat asiat:
Liittotoimistoon Lions-liiton vuosikokoukseen menevät aloitteet,
Piirikuvernöörille Ilmoitus mahdollisesta varapiirikuvernööriehdokkaasta
seuraavalle toimintakaudelle. Mukaan klubin kannatustodistus ja ehdokkaan suostumus
Klubin aloitteet piirikokoukselle
Varapiirikuvernöörille Ehdotukset uusista piirihallituksen jäsenistä
Kuukausittain suoritettavat tehtävät
•11•11
•Lions Clubs International•MD 107 Finland
•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF•11.4.2011 •12
Helmikuu
Klubivirkailijoiden vaalin valmistelu,
ehdollepanotoimikunta
Kuukausittain suoritettavat tehtävät
•Lions Clubs International•MD 107 Finland
•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF•11.4.2011 •13
Maaliskuu
• Tarkasta nyt viimeistään tiedot Lions-liiton jäsenrekisterissä
• Osallistu lohkosi 3. PNAT- kokoukseen
• Ilmoittautumiset piirin ja liiton vuosikokouksiin
Kuukausittain suoritettavat tehtävät
•Lions Clubs International•MD 107 Finland
•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF•11.4.2011 •14
• Klubin vaalikokous ja sen valmistelut, kutsut kaksi viikkoa ennen kokousta
•Valtakirjat piirikokoukseen ja Suomen Lions-liiton vuosikokoukseen
•Ilmoittautumiset vuosikokousten järjestäjille
•Virkailijailmoitus seuraavalle kaudelle heti vaalikokouksen jälkeen
•Seuraavan kauden sihteerin osallistuminen piirin järjestämään virkailijakoulutukseen
•Kuukausittain suoritettavat tehtävät•Maalis- huhtikuu
•Lions Clubs International•MD 107 Finland
•11.4.2011 •15
Toukokuu
• Muutostiedot yhdistysrekisteriin
• Palkintojen anominen
• Perhejäsenyyden ilmoittaminen kotimaan jäsenrekisteriin 31.5. mennessä
Kuukausittain suoritettavat tehtävät
•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF
•Lions Clubs International•MD 107 Finland
•11.4.2011 •16
Kesäkuu
• Sihteerin arkisto ajan tasalle
• Varmista että kaikki pöytäkirjat on allekirjoitettu
•Presidentin avustaminen toimintakertomuksen laatimisessa menneeltä toimintakaudelta
• Luovuta allekirjoitetut hallitus- ja klubikokouspöytäkirjat liitettäväksi kirjanpitomateriaaliin tilintarkastusta varten
• Tehtävien luovuttaminen seuraajalle
• Muutos yhdistysrekisteriin, ellei vielä ole tehty
Kuukausittain suoritettavat tehtävät
•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF
•Lions Clubs International•MD 107 Finland
• Olet presidentin oikea käsi
• Klubin presidentti ja hallitus ovat tukenasi •Sinun kauttasi välittyy kuva klubin toiminnasta piiriin, liittoon, järjestöön ja muihin yhteistyötahoihin
Sinun jälkesi näkyy !
SIHTEERI, klubin tärkein virkailija?
•11.4.2011 •17•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF
•Lions Clubs International•MD 107 Finland
• Kokouskutsujen teko ja lähettäminen
• Pöytäkirjan pito klubin ja hallituksen kokouksissa • Klubin jäsenluettelon ylläpito
• Klubin arkistonhoito ym. tehtävät, vaihtelevat klubeittain
Klubin sisäiset tehtävät
Sihteerin tehtävät
•11.4.2011 •18•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF
•Lions Clubs International•MD 107 Finland
• Ilmoitusten teko
•Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan
• Klubin kirjeenvaihdon hoito
• Osallistuminen kauden PNAT kokouksiin
Ulkoiset
Sihteerin tehtävät
•11.4.2011 •19•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF
•Lions Clubs International•MD 107 Finland
Laadi luettelo tehtävistäsi kokouksessa
• Nimilista läsnäolon toteamiseksi
•Järjestä saapuneet kirjeet kokouskäsittelyä varten sekä toimikuntien puheenjohtajille toimitettavat kirjeet
Ennen kokousta
Sihteerin tehtävät
•11.4.2011 •20•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF
•Lions Clubs International•MD 107 Finland
Sihteerin tehtävät
• Laadi esityslista kokousta varten presidentin kanssa
• Ota mukaasi joka hallituksen- /klubikokoukseen
- Lions–vuosikirja
- klubin voimassaolevat säännöt
- toimintakauden kokoonpanot ja pöytäkirjat
- piirikuvernöörin tiedotteet, ym
Ennen kokousta
•11.4.2011 •21•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF
•Lions Clubs International•MD 107 Finland
Sihteerin tehtävät
• Toimita nimenhuuto ja kirjaa klubin vieraat (todistus vierailijoiden läsnäolosta tarvittaessa)
• Pidä pöytäkirjaa
•Kirjaa tiedot toimintailmoitusta varten; aktiviteetit, osallistujat, tunnit yms.
• Avusta presidenttiä asioiden esittelyssä
•Huolehti että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan
Kokouksen aikana
•11.4.2011 •22•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF
•Lions Clubs International•MD 107 Finland
Sihteerin tehtävät
• Hyvä pöytäkirja on lyhyt päätöspöytäkirja (keskustelusta vain pääasiat, jos on tarpeen).
• Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset ja niiden tarkka sanamuoto, kannatukset, äänestystapa ja äänestyksen tulos
• Muista, että elät pöytäkirjoja tehdessäsi tätä päivää, älä viittaa aikaisemmin samasta asiasta tehtyihin pöytäkirjoihin, vaan
kirjoita se kaikkine päätöksineen niin kuin päätökset olisi tehty nyt ensimmäistä kertaa.
Pöytäkirja on klubin ainoa "historiakirja”
Pöytäkirjan pito
•11.4.2011 •23•Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF