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SS..IINN..EE..RR..GG..II..AA..

Sistema Informatico per l’Elaborazione dei Ruoli

e la Gestione Integrata degli Avvisi

Manuale Operativo

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SOMMARIO

PRESENTAZIONE.................................................................. 4

ATTIVAZIONE PROCEDURA .................................................. 5

Gestione Product-Key............................................................................ 5

Codice di Attivazione............................................................................. 7

MENÙ PRINCIPALE............................................................... 9

GESTIONE DEI DATI........................................................... 11

Caricamento Dati.................................................................................11

Informazioni e Suggerimenti ..............................................................12

Minuta Ruolo ....................................................................................13

Minuta Generica................................................................................14

Minuta Arricchita...............................................................................15

Stato Della Riscossione......................................................................15

Ruolo Vistato....................................................................................16

Dati Catasto .....................................................................................16

Monitor Dei Caricamenti .......................................................................17

Cancellazione......................................................................................19

Esportazione.......................................................................................20

STRUMENTI........................................................................ 21

Selezione Ente ....................................................................................22

Attiva Procedura..................................................................................23

Accedi ai Servizi WEB...........................................................................23

Compatta Database .............................................................................23

AGGIORNAMENTO TABELLE ............................................... 24

SALVATAGGIO DEI DATI .................................................... 25

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INDICE DELLE FIGURE

Figura 1- SINERGIA : Form iniziale dopo installazione Procedura ......................................... 5

Figura 2 – SINERGIA: Form di Attivazione Procedura ......................................................... 6

Figura 3 – SINERGIA: Form di Registrazione Dati Utente .................................................... 7

Figura 4 - SINERGIA: Form Iniziale.................................................................................. 9

Figura 5 – SINERGIA: Menù Caricamento Dati................................................................. 11

Figura 6 - SINERGIA: Form per il caricamento dati .......................................................... 14

Figura 7 - SINERGIA: Monitor dei caricamenti ................................................................. 17

Figura 8 - SINERGIA: Form di cancellazione minuta ......................................................... 19

Figura 9 - SINERGIA: Form di esportazione anagrafiche ................................................... 20

Figura 10 - SINERGIA: Menù Principale, Voce Strumenti................................................... 21

Figura 11 - SINERGIA: Form di Selezione Ente ................................................................ 22

Figura 12 - SINERGIA: Menù di aggiornamento Tabelle .................................................... 24

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PRESENTAZIONE Cosa è S.IN.E.R.G.I.A. S.IN.E.R.G.I.A. è un sistema di moduli software integrato e scalabile, realizzato per supportare le attività gestionali legate al processo di formazione e rendicontazione dei ruoli e degli avvisi di pagamento. S.IN.E.R.G.I.A. è formato da quattro moduli:

FOR.M.A. (FORmazione Minuta Automatizzata) LA.M.P.O. (LAvorazione Modelli Provvedimenti Off-line) CON.T.A. (CONsuntivazione Tabellare Analitica) GE.O. (GEstione Oggetti)

Le sue funzioni principali sono:

� Caricamento delle basi dati ruoli fornite da Equitalia Servizi � Caricamento delle basi dati catasto fornite dall’Agenzia del Territorio � Monitoraggio sulle basi dati ruoli caricati � Cancellazione di basi dati ruoli caricati � Formazione minuta di ruolo ed avvisi di pagamento � Emissione provvedimenti � Accesso ai dati della riscossione effettuata

S.IN.E.R.G.I.A. è utilizzabile su personal computer e le sue prestazioni sono strettamente connesse con il numero di dati da gestire e con la potenza del personal computer sul quale è installato. Per le modalità di installazione del software e le caratteristiche tecniche richieste per il personal computer fare riferimento al manuale di installazione. Si raccomanda di prestare attenzione alla modalità di installazione poiché la qualità delle prestazioni di S.IN.E.R.G.I.A. migliora se si è proceduto ad una installazione ideale.

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ATTIVAZIONE PROCEDURA

Gestione Product-Key Una volta completata l’operazione di Setup d’installazione, all’apertura del programma SINERGIA.mdb, appare la maschera principale, in cui tutti tasti degli applicativi sono disattivati.

Figura 1- SINERGIA : Form iniziale dopo installazione Procedura

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La voce di menù Strumenti - Attivazione Procedura visualizza form di seguito riportata.

Figura 2 – SINERGIA: Form di Attivazione Procedura La digitazione del product-key relativo all’applicativo che si intende attivare, consente l’accesso alla registrazione dei dati e all’assegnazione del codice di attivazione. Il codice sarà comunicato da Equitalia Servizi. Attenzione, la procedura non permette di attivare l’applicativo CONTA senza che sia stato precedentemente attivato l’applicativo FORMA. In ogni caso per utilizzare S.IN.E.R.G.I.A. è necessario aver effettuato almeno una attivazione di LA.M.P.O. o FOR.M.A.

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Codice di Attivazione Una volta digitato il product-key relativo all’applicazione che deve essere attivata, l’utente dovrà compilare la scheda che identificherà l’utente presso il Equitalia Servizi e a cui sarà abbinato il codice di attivazione assegnato all’ente.

Figura 3 – SINERGIA: Form di Registrazione Dati Utente Alla prima attivazione l’utente dovrà obbligatoriamente compilare i campi referente e telefono, ed eventualmente l’indirizzo di posta elettronica (tali dati compariranno per default nelle successive attivazioni e potranno essere variate). L’utente dovrà scegliere il metodo di comunicazione del codice di attivazione assegnato.

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Attraverso il tasto E-Mail si crea in automatico un messaggio con in allegato i dati della registrazione. Attraverso il tasto fax, se collegata una stampante al PC dove si è provveduto all’installazione, viene prodotto un foglio di comunicazione dei dati ed una scheda tecnica del PC ospitante.

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MENÙ PRINCIPALE Completata la prima attivazione appare la maschera del menù principale. In alto risiede la barra degli strumenti. In alto a destra si trova il codice, il tipo, tipo ufficio e la denominazione dell’ente. Al centro risiedono i tasti degli applicativi. Se il nome appare di colore blu significa che la procedura è eseguibile, se il colore è grigio bisognerà procedere con l’attivazione.

Figura 4 - SINERGIA: Form Iniziale All’utente è data la possibilità di :

� Gestire le basi dati dei Ruoli, dello Stato della Riscossione e dei dati catastali.

� Aggiornare le tabelle di servizio (codici ente, codici Belfiore, codici concessione).

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� Selezionare il codice dell’ente per il quale si vuole cominciare la

lavorazione. � Accedere ai servizi web tramite il portale di Equitalia Servizi. � Lavorare con ognuno dei moduli attivati.

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GESTIONE DEI DATI S.IN.ER.G.I.A. da la possibilità di alimentare e avere a disposizione una base di dati costituita da diverse possibili tipologie di dati:

� la minuta di ruolo “aperta”, cioè il ruolo non ancora vistato � il ruolo arricchito delle informazioni validate da anagrafe tributaria � il ruolo vistato � lo stato della riscossione � i dati catastali

Con questa funzione l’utente potrà caricare i dati delle varie tipologie, controllare lo stato dei caricamenti, cancellare le minute caricate ed eventualmente esportare su file i dati anagrafici residenti nel data base di S.IN.E.R.G.I.A.

Caricamento Dati Sulla maschera che segue è quindi possibile scegliere il tipo di dati da caricare tra quelli sotto elencati:

Figura 5 – SINERGIA: Menù Caricamento Dati

� Minuta Ruolo: consente di caricare un archivio dell’ente già esistente (lunghezza record 290), in modo completo , oppure soltanto la parte anagrafica.

� Minuta Generica: consente di caricare dei dati anagrafici e contabili prodotti dall’ente (lunghezza record 1250), o la sola parte anagrafica, per la successiva lavorazione della minuta.

� Minuta Arricchita: consente di caricare l’archivio a lunghezza 450, proveniente da Equitalia Servizi che andrà a rivestire la minuta precedentemente scaricata da S.IN.E.R.G.I.A. con i dati prodotti dal ruolo finito.

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� Stato Riscossione: consente di caricare l’archivio dei dati relativi alla

riscossione effettuata e trasmessa all’ente , tramite Equitalia Servizi, dai Concessionari (lunghezza record 400).

� Ruolo Vistato: consente il caricamento dei dati (lunghezza record 750) del ruolo prodotto dal EQUITALIA SERVIZI sulla base di precedenti minute su supporto cartaceo o su supporto magnetico a tracciato ministeriale. Anche per questa operazione è consentito caricare l’intero archivio o la parte anagrafica.

� Dati Catasto: consente il caricamento dei dati forniti dall’Agenzia del Territorio (tracciato XML). Anche per questa operazione è consentito caricare l’intero archivio o la parte anagrafica.

Informazioni e Suggerimenti Nomina dei files in input Si evidenzia che il nome del file di input di S.IN.E.R.G.I.A. non deve contenere punti o caratteri di punteggiatura ad eccezione dell’ identificativo estensione (es. fileprova.txt SI – file.prova.txt NO). Suggerimenti per il caricamento Si consiglia di procedere al caricamento dei dati da disco fisso piuttosto che da supporti esterni (CdRom, Disco Floppy, Penna USB, cartelle in rete ecc.), questa accortezza permette una velocità di acquisizione maggiore. Nella gestione del caricamento il programma esegue una serie di procedure che preparano gli archivi per l’importazione dei dati, che effettuano dei controlli ed infine che eseguono l’elaborazione . Queste procedure richiedono un controllo tra una serie di tabelle che sono continuamente incrociate nell’esecuzione del caricamento. Ciò è dovuto al fatto che l’inserimento dei dati va ad incidere su diversi elementi che compongono la struttura stessa del programma e che servono poi alla gestione delle minute, dei provvedimenti e dello stato della riscossione. Per tali motivi, il caricamento potrebbe risultare gravoso in termini di tempo per taluni quantitativi di informazioni. Per un utilizzo ottimale dei caricamenti si consiglia di prende in considerazione alcuni suggerimenti; se si deve procedere al caricamento di un file che preveda un tempo relativamente lungo, si consiglia di avviare la procedura a fine giornata lavorativa e se il file da caricare è estremamente voluminoso, si consiglia di vagliare la possibilità di eseguire il caricamento nel fine settimana.

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Si sottolinea che il software non prevede un tasto annulla nella fase di caricamento la cui gestione comporterebbe un notevole rallentamento nella procedura. Pertanto l’utente dovrà operare con cognizione di causa valutando preventivamente i volumi dei caricamenti. Caricamento multiplo Per un utilizzo ottimale della fase di acquisizione dati è permesso all’utente il caricamento multiplo di più files eseguibile con un’unica operazione. Questo vale per tutte le tipologie di input tranne che per la minuta arricchita. Di seguito vengono riportate le modalità relative all’attività di caricamento dati.

Minuta Ruolo Questa opzione permette il caricamento di uno o più supporti a lunghezza 290 precedentemente generati dall’ente. L’utente ha quindi la possibilità di caricare le informazioni che permetteranno la creazione su FOR.M.A. di nuove minute di ruolo o la gestione delle sole anagrafiche nel caso in cui si voglia utilizzare la procedura come certificatore di dati. Minuta di Ruolo totale Se si intende procedere al caricamento totale dei dati, l’utente dovrà selezionare il file o i files che si intendono caricare e successivamente premere il tasto CARICA. A questo punto il programma effettuerà una serie di passaggi al termine dei quali, se il caricamento avrà avuto successo, apparirà una maschera (Figura 6) riepilogativa contenente il numero minuta assegnato a ciascun file ed il dettaglio degli eventuali scarti non caricati. Inoltre sarà visibile un report con i dati essenziali della minuta caricata. A questo punto la minuta è pronta per essere oggetto di lavorazione nell’applicativo FOR.M.A. Si rimanda al manuale specifico per più dettagliate informazioni sull’utilizzo. Minuta di Ruolo parte anagrafica La procedura prevede anche il caricamento della sola parte anagrafica. Questa funzione permette la gestione del partitario anagrafico a prescindere dai dati contabili della singola lavorazione di ruolo. I dati caricati andranno ad implementare il data base che potrà servire per nuove lavorazioni di minuta o semplicemente da archivio storico anagrafico.

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Le operazioni di caricamento sono simili a quelle descritte nel paragrafo precedente. L’utente dovrà selezionare gestione dati / minuta ruolo / parte anagrafica. Apparirà una maschera su cui si dovrà scegliere i files che si intende caricare e digitare la password che permetterà l’avvio del caricamento.

Figura 6 - SINERGIA: Form per il caricamento dati

Minuta Generica La funzione permette il caricamento di uno o più files anacontabili a lunghezza rk.1250 che contengano i dati per la gestione della minuta L’importazione può essere totale o soltanto della parte anagrafica con le stesse modalità precedentemente descritte per la minuta di ruolo.

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Minuta Arricchita La minuta arricchita contiene i dati della minuta, scaricata in precedenza da S.IN.E.R.G.I.A. ed elaborata a mezzo ruolo da Equitalia Servizi, e le informazioni relative agli scarti prodotti nelle fasi di elaborazione. Il caricamento permetterà l’utilizzo dei dati, ove attivati gli applicativi, per le eventuali lavorazioni su minuta con FOR.M.A. o per la gestione dei provvedimenti con LA.M.P.O. La procedura di caricamento è del tutto uguale a quelle precedentemente descritte. Al termine dell’elaborazione, in caso di presenza di scarti, vengono generate automaticamente nuove minute cui verrà attribuito un nuovo progressivo. Più precisamente: una Minuta di Ruolo per Cartelle o una Minuta di Ruolo per Avviso (non in convenzione new GIA) produrranno una minuta di scarti anagrafici (AT e Equitalia Servizi) ed una di scarti per importo minimo. Una Minuta di Ruolo per Avviso (in convenzione new GIA) o un Elenco di Carico produrranno una minuta di scarti anagrafici (solo Equitalia Servizi) ed una di scarti per importo minimo. Per questa tipologia di input non è possibile il caricamento multiplo.

Nota: E’ possibile caricare una minuta arricchita esclusivamente se la stessa sia stata precedentemente scaricata dal programma.

Stato Della Riscossione I dati contenuti nei relativi files riportano le attività svolte dai concessionari concernenti i ruoli di competenza dell’ente. Il caricamento permetterà di incrociare le informazioni ricevute con la base dati ruolo nell’applicativo CON.T.A. Per approfondimenti si rimanda alla parte del manuale specifica. Anche in questo caso la procedura di caricamento è identica alle precedenti.

Nota: Non e’ possibile acquisire i dati della riscossione relativi a ruoli non precedentemente caricati attraverso il ruolo vistato o la minuta arricchita. Pertanto verranno scartate tutte quelle informazioni relative ai ruoli non presenti in base dati.

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Ruolo Vistato Ruolo Vistato totale

L’opzione permette di caricare i ruoli (L.R. 750) relativi ad una precedente lavorazione di minuta presentata dall’ente a Equitalia Servizi. Il caricamento potrà essere utilizzato, ove attivati gli applicativi, per le eventuali lavorazioni su minuta con FOR.MA. o per la gestione dei provvedimenti con LA.M.P.O. Inoltre risulta necessario effettuare il caricamento per l’utilizzo dell’applicativo CON.T.A. (vedi paragrafo Stato della Riscossione). Ruolo Vistato parte anagrafica La funzione è del tutto uguale a quella descritta per il caricamento della minuta Ruolo parte anagrafica.

Dati Catasto Dati Catasto – Immobili - Totale

L’opzione permette di caricare i i dati forniti dall’Agenzia del Territorio (tracciato XML) relativi alle unità immobiliari di pertinenza dell’Ente. Dati Catasto – Immobili - Parte Anagrafica La funzione è del tutto uguale a quella descritta per il caricamento della minuta Ruolo parte anagrafica.

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Monitor Dei Caricamenti

Con questa funzione, l’utente ha la possibilità di avere uno storico di tutte le operazioni di caricamento e di scarico effettuate in S.IN.E.R.G.I.A Le informazioni riportate sulla maschera riportano il codice ente, il nome del file caricato, data e ora del caricamento, la tipologia e lo stato. La funzione permette anche la gestione degli eventuali caricamenti non andati a buon fine. Se, ad esempio, in fase di importazione dati, viene a mancare l’alimentazione o si verifica un blocco del PC, il file rimane in fase di caricamento anche dopo il riavvio del programma. L’utente dovrà quindi, attraverso il tasto “Elimina”, posto in basso alla maschera, chiudere l’operazione. Qualsiasi altro tentativo di importazione non sarà possibile se prima non si sarà provveduto a tale eliminazione.

Figura 7 - SINERGIA: Monitor dei caricamenti

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I tasti “Visualizza Scarti” e “Elimina Scarti” consentono la consultazione dei dati non importati e la loro eliminazione. Il tasto “Stampa Excel” consente l’esportazione dei dati non importati in formato Excel.

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Cancellazione Questa funzione permette l’eliminazione di tutte quelle minute “aperte”, vale a dire delle minute per le quali ancora l’utente non ha provveduto alla chiusura e allo scarico delle stesse. Nella maschera appare un elenco di minute tra le quali si dovrà scegliere quella che si intende cancellare. Una volta evidenziata, saranno indicati gli estremi della minuta. L’operazione sarà effettuata per mezzo del tasto cancella, posto in alto.

Figura 8 - SINERGIA: Form di cancellazione minuta

Nota: Non è possibile cancellare le minute che contengono i ruoli impegnati nella consuntivazione di CON.T.A.

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Esportazione Attualmente è possibile l’esportazione delle anagrafiche contenute nel database. L’utente potrà scegliere i criteri di esportazione in base a categorie prestabilite o ai dati riferiti agli enti precedentemente caricati. E’ possibile gestire l’esportazione di ulteriori categorie create dall’utente. Per ulteriori chiarimenti si rimanda alla parte del manuale di FOR.M.A. strumenti / gestione categorie. Se saranno scelte le categorie base come TARSU, ICI, ICIAP il file scaricato conterrà i dati relativi a queste tipologie di tributi a prescindere dagli enti o dalle unità organizzative caricati.

Figura 9 - SINERGIA: Form di esportazione anagrafiche Se saranno scelte le categorie relative agli enti o alle unità organizzative, i dati scaricati risulteranno essere il totale di tutte le anagrafiche inserite nel corso dei vari caricamenti per ciascun ente-ufficio.

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L’utente potrà optare anche per uno scarico totale scegliendo nell’elenco delle categorie il modo generico. Altra opzione di scelta è data dalla possibilità di estrapolare soltanto le persone fisiche o solo quelle giuridiche o entrambe. Con il tasto esporta posto in basso alla maschera verrà creato un file con i dati anagrafici. Il percorso di allocazione del file su disco sarà riportato al termine dell’elaborazione.

STRUMENTI E’ l’opzione che consente di procedere con una serie di attività di servizio, necessarie per :

� selezionare l’ente sul quale lavorare � attivare le procedure � accedere attraverso il portale di Equitalia Servizi ai servizi web � comprimere il database � aggiornare le tabelle

Figura 10 - SINERGIA: Menù Principale, Voce Strumenti

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Selezione Ente Questa funzione permette la gestione, in un unico ambiente S.IN.E.R.G.I.A., di diverse unità organizzative aventi il codice ente o il tipo codice, ufficio differenti. La maschera indica l’elenco degli enti disponibili e, per ciascuno, quali applicativi sono stati precedentemente attivati. Evidenziare l’ente scelto e premere il tasto conferma.

Figura 11 - SINERGIA: Form di Selezione Ente

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Attiva Procedura La funzione permette l’attivazione di procedure successive a quella d’installazione del software. Per ulteriori chiarimenti si rimanda ai paragrafi Gestione Product-key e Codice di attivazione.

Accedi ai Servizi WEB La funzione permette l’accesso diretto al portale del sito di Equitalia Servizi dal quale sarà possibile accedere ai numerosi servizi on-line offerti. Si può eseguire questa connessione anche dalla maschera principale di Sinergia posizionando il mouse sul logo di Equitalia Servizi e cliccandoci su.

Nota : L’operazione è possibile soltanto se il PC ospitante sia abilitato ad una connessione ad INTERNET.

Compatta Database Attraverso questa funzione è possibile ottimizzare l’utilizzo delle tabelle ACCESS di S.IN.E.R.G.I.A. Il programma, nel suo insieme, prevede un continuo aggiornamento d’informazioni attraverso il caricamento di dati. Tale attività, una volta raggiunto un limite critico, potrebbe subire dei rallentamenti. E’ da chiarire che il limite non è dato dalla funzionalità della procedura, ma bensì dalla capacità delle tabelle ACCESS che lo compongono. A tale scopo, questa funzione permette di comprimere i dati contenuti nel database, creando quindi spazio sufficiente per le normali attività di lavoro. Si consiglia di utilizzare tale opzione dopo il caricamento di files di una certa consistenza (8Mb/10Mb).

Nota : Tale funzione deve essere eseguita esclusivamente appena aperta la procedura di S.IN.E.R.G.I.A. Nel caso in cui si siano fatte delle operazioni sul database , bisogna procedere alla sua chiusura e compattare dopo il riavvio dell’applicativo.

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Aggiornamento tabelle I parametri presenti all’atto dell’installazione di S.IN.E.R.G.I.A. possono essere aggiornati attraverso questa opzione. Se, ad esempio, l’utente ha la necessità di preparare una minuta di ruolo utilizzando un tributo mai impiegato prima, ne dovrà fare richiesta regolarmente a Equitalia Servizi. In seguito verranno inviati dei files di aggiornamento tabelle che ne permetteranno la successiva lavorazione.

Figura 12 - SINERGIA: Menù di aggiornamento Tabelle Si tenga conto dell’avvertenza posta sulla maschera circa gli aggiornamenti delle tabelle “enti” e “descrizione codici entrata” che devono essere propedeutici a quello “codice entrata”. Selezionare il file che contiene la tabella che si intende aggiornare e premere il tasto aggiorna.

Nota : La tabella Enti è aggiornabile anche se nessun applicativo è stato ancora attivato.

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SALVATAGGIO DEI DATI L’applicazione S.IN.E.R.G.I.A., nella attuale versione, non prevede una procedura di salvataggio dei dati, pertanto sarà cura dell’utente finale, tramite le procedure di backup native dell’ambiente Windows, gestire i salvataggi dei dati.

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