sistem informasi manajemen

5/27/2018 sistem informasi manajemen

1/24

Paper Sistem Informasi Manajemen

Penerapan Sistem EBusiness pada PT

Kamas Fiberglass Sidoarjo dalam siklus

manejerial sebagai upaya peningkatan mutu

perusahaan

Oleh:

KURNIA ARI WAHIDA (041211323004)

PROGRAM STUDI ALIH JENIS AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS AIRLANGGA

2013


2/24

Penerapan Sistem E Business padaPT

Kamas Fiberglass Sidoarjo dalam siklus

manejerial sebagai upaya peningkatan mutu

perusahaan

Abstract

The advance of technology has enforced companies to do new practice of

marketing and business. Internet, as a part of it, has dramatically reshaped

market and business. The pattern of life has gradually changed since the invention

of internet technology. Business has adpoted internet ever since that supported e-

business system. The use of e-business is one of company efforts to enhance

competitive power trough many benefits it gives, such as operational cost

efficiency, faster market reach, and wider business area. Many Indonesian

companies has to prepare themselves with e-business tools as the new part of their

relationship pattern with their customers, suppliers, and even their employees.

This is in line with the hard challenge of competition they face, particulary in the

era of free market we are in now.


3/24

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam melakukan pembedahan terhadap bahasan mengenai sistem

manajemen di sebuah perusahaan tidak bisa terlepas dari sistem atau siklus

akuntansi, karena di dalam siklus akuntansi perusahaan telah terbagi menjadi

minimal lima departemen, yaitu departemen: penjualan, pembelian, gudang,

akuntansi, pengiriman. Departemen departemen tersebut jelas memiliki

tugasnya masing masing sekaligus melakukan sistem manajemen baik dalam

departemen itu sendiri mapun kepada departemen yang lainnya.

Salah satu karakteristik utama era informasi dalam perubahan adalah bisnis

elektronik atau yang lebih dikenal dengan istilahE-business atauE-commerce.

Perdagangan merupakan kegiatan yang dilakukan manusia sejak awal

peradabannya. Dalam perkembangannya sesuai dengan kemajuan jaman dan

perkembangan manusia, cara dan sarana yang digunakan untuk berdagang juga

mengalami perubahan. Bentuk perdagangan terbaru yang kian memudahkan

penggunaannya kini adalah e-commerce. Secara umum, e-commerce dapat

didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan atau perniagaan barang

dan jasa dengan menggunakan media elektronik.

Para pengusaha perlumempertimbangkan pemanfaatan teknologi komputer

dan telekomunikasi seperti internet untuk melakukan kegiatan bisnis dengan

jangkauan pasar yang luas. PT KAMAS Fiberglass Sidoarjo adalah perusahaan

manufaktur yang memproduksi berbagai alat yang terbuat dari fiberglass. Dalam

kinerja kesehariannya, perusahaan masih sangat tradisonal dalam memproses

transaksi transaksi yang terjadi. Pencatatan transaksi masih berupa pemindahan

data yang terdapat di nota nota transaksi mulai pembelian, produksi hingga

penjualan yang dituang dalam sebuah buku. Selain itu, pencatatan jumlah

persediaan pun masih membuat tabel tabel sederhana dalam aplikasi Ms. Excel

di komputer dan seringnya masih belum terintegrasi dengan baik pada masing

masing departemen di perusahaan. proses komputerisasi pun hanya ada dalam satu


4/24

departemen sedangkan departemen yang lain masih mencatat transaksi dalam

sebuah buku. Hal seperti ini membuat pekerjaan menjadi tidak efisien dan

membuang waktu yang menyebabkan laporan keuangan sering terlambat. Bahkan

laporan yang bisa disajikan hanya secara ringkasannya saja, sedangkan untuk

mencari laporan secara rinci terpaksa harus dibuatkan satu tabel lagi dan harus

menginput lagi dengan data yang sama.

Dengan adanya sistem yang masih tergolong tradisonal tersebut, otomatis

pengendalian internal perusahaan juga masih sangat lemah. Bisa dibayangkan,

saat pencatatan transaksi masih dicatat dalam buku, bila terjadi kerusakan pada

buku tersebut, maka data yang terdapat dalam buku tersebut menjadi tidak relevan

lagi, selain itu pencatatan transaksi pada sebuah buku memerlukan banyak buku

yang akhirnya akan menyulitkan dalam pencarian data yang terjadi pada kurun

waktu yang sudah relatif lama.

Dengan adanya kelemahan-kelemahan tersebut, penulis ingin memberikan

beberapa rekomendasi kepada perusahaan tentang sebuah sistem komputerisasi

terhadap siklus informasi manajemen guna mempermudah perusahaan untuk

memproses segala transaksi yang berkaitan dengan usaha manufaktur perusahaan

ini.

1.2 Rumusan Masalah

Modernisasi menuntut perkembangan sistem informasi manajemen yang

teraktual yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas kinerja perusahaan dan

peningkatan penjualan tersebut. berdasarkan latar belakang tersebut, penulis

menentukan rumusan masalah yang tepat adalah:

1. Sistem yang seperti apakah yang tepat untuk mengimbangimodernisasi

2. Bagaimana penerapan e-business di PT Kamas Fiberglass sudahterpenuhi? Bila tidak, adakah rancangan sistem yang tepat?


5/24

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi di Perusahaan

2.1.1Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah bagian dari pengendalian internal

suatu bisnis yang berbasis komputer yang menyediakan informasi meliputi

pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen

untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi

bisnis. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan

atau subunit dibawahnya.

2.1.2Siklus Akuntansi

Titik tolak kegiatan akuntansi adalah bukti-bukti semua transaksi yang pernah

terjadi. Bukti transaksi merupakan data dasar yang kemudian diolah dalam sistem

akuntasi untuk mendapatkan laporan keuangan. Data tersebut bisa berupa data

keuangan maupun data non-keuangan. Data yang bersifat keuangan adalah data-data

transaksi yang langsung melibatkan uang, seperti transaksi pemasukan dan

pengeluaran kas, pemasukan dan pengeluaran, pengeluaran kas, hutang piutang, dan

lain-lain. Sedangkan yang bersifat non-keuangan misalnya aset seperti tanah

bangunan, mesin, dan lain sebagainya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada

gambar di bawah ini:

Gambar 2.1: Siklus Akuntansi


6/24

Definisi sistem informasi akuntansi menurut Steven A. Moscove dalam

Baridwan (2009:4) adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan,

menggolongkan, mengolah, menganalisa, dan mengkominikasikan informasi

keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar

(seperti inspeksi pajak, investor dan kreditur) dan pihak-pihak dalam (terutama

manajemen).

2.2 Pergeseran Paradigma Bisnis

Implementasi e-commerce menuntut pergeseran paradigma secara

fundamental, dari yang semula marketplace yang menekankan interaksi secara

fisik antara penjual dan pembeli menjadi marketspace yang mengandalkan

transaksi elektronik.

2.3 E-Business dan Perubahan dalam Perusahaan

E-business mengacu kepada penggunaan teknologi digital dan internet untuk

menjalankan proses bisnis utama pada perusahaan. (Laudon,2007:77).

Perkembangan internet telah meningkatkan kemampuan perusahaan secara

luar biasa untuk menjalankan bisnis mereka lebih cepat, lebih akurat, melalui

batasan waktu dan tempat yang lebih luas, pada biaya yang berkurang, dan dengan

kemampuan untuk mengkustomisasi dan mempersonalisasi tawaran kepada

konsumen.

Perubahan-perubahan yang cukup mendasar pada perusahaan bisnis terjadi

akibat adanyaE-business. Perubahan tersebut diantaranya:

1. pemasaran dapat dilakukan secara luas dengan tingkat kompetisi yanglebih tinggi.

2. pertumbuhan dan perkembangan industri dan perusahaan sangatbergantung pada informasi dan pengetahuan.

3. produktivitas lebih ditekankan daripada formalitas kehadiran ditempatkerja.

4. produk-produk dan layanan baru dapat dijumpai dalam komunitas e-business, tetapi usia produk menjadi sangat pendek.


7/24

5. struktur organisasi menjadi lebih flat, terdistribusi, dan pemberdayaan

yang dilakukan dalam organisasi era internet tersebut akan meningkatkan

fleksibilitas dan penekanan biaya; kerja tim lebih ditekankan untuk dapat

memberi respon atau melahirkan inovasi-inovasi baru

Kegiatan e-business dapat dikelompokkan menjadi beberapa jenis

berdasarkan perilaku bisnis yang saling berhubungan yaitu (Budi

Sutedja,2001:96)

1. Business to Business (B2B): merupakan hubungan bisnis antarperusahaan

2. Business to Customer (B2C): merupakan hubungan bisnis antaraperusahaan dengan konsumen

3. Customer to Customer (C2C): merupakan hubungan bisnis antarperorangan konsumen

4. Customer to Business (C2B): merupakan hubungan bisnis antaraperorangan dengan perusahaan

5. Business to Government (B2G): merupakan hubungan bisnis antaraperusahaan dengan pemerintah.


8/24

BAB 3

Metode Penelitian

3.1 Pendekatan Penelitian

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif

deskriptif. Dengan mengguanakan pendekatan analisis deskriptif ini menjelaskan

hubungan keterkaitan antara penerapan era perkembangan teknologi informasi

dengan sistem informasi manajemen sebagai implementasi dalam pertumbuhan

penjualan pada perusahaan.

3.2 Ruang Lingkup Penelitian

Subjek penelitian ini adalah membuat rancang bangun SIM untuk PT Kamas

Fiberglass. Data dalam penelitian ini menggunakan data dari PT Kamas

Fiberglass. Selanjutnya setelah pihak PT Kamas Fiberglass memberikan izin maka

dilakukan penggalian data lebih lanjut untuk mendukung proses analisis dan

perancangan sistem. Hal ini dilakukan dengan wawancara secara langsung dengan

pemimpin PT Kamas Fiberglass. Setelah hasil analisis dan perancangan sistem

disetujui maka hasilnya siap untuk dilakukan proses pengkodean guna

implementasi sistem.

3.3 Teknik Pengumpulan dan Analisis Data

Dalam pembuatan karya ilmiah ini, penulis melakukan pengumpulan data

dengan menerapkan proses pengumpulan data dengan menciptakan data dasar

studi kasus dan memelihara rangkaian bukti pengumpulan data seperti foto dan

berkasberkas terkait.

Teknik analisis data yang diterapkan adalah mempelajari data yang

diperoleh, mengolah data, dan menyampaikan hasil pembahasan.


9/24

BAB 4

PEMBAHASAN

4.1 Profil Perusahaan

PT KAMAS Fiberglass Sidoarjo adalah perusahaan manufaktur yang

memproduksi berbagai alat yang terbuat dari fiberglass. Produk yang dihasilkan

oleh KAMAS Fiberglass adalah produk yang terbuat dari bahan dasar kaca

berbentuk serabut dan dilapisi juga oleh bahan dasar kimia lain. Berikut ini adalah

beberapa produk yang dihasilkan oleh PT. KAMAS Fiberglass Sidoarjo:

Gambar 4.1.1 Produk Perusahaan


10/24

4.2 Deskripsi Sistem Saat Ini

Selama ini perusahaan mencatat transaksi keuangannya hanya melalui

sistem komputer yang manual, dengan berbagai macam tabel yang tidak saling

berhubungan dan membutuhkan waktu yang banyak dalam pengerjaannya

sehingga mengakibatkan keterlambatan dalam menghasilkan laporan keuangan

Perusahaan. Laporan keuangan yang dihasilkan hanya secara ringkasannya saja,

sehingga apabila ingin diketahui secara terperinci akan lebih susah ditemukan

sebab sistem yang dibuat tidak secara otomatis dan tidak saling terkait antara data

yang satu dengan yang lain.

Sistem pengendalian internal yang diterapkan saat ini kurang memadai

sehingga menimbulkan berbagai macam permasalahan yang berpengaruh

terhadap aktivitas perusahaan, salah satunya dalam melakukan penagihan.

Terkadang terjadi masalah saat mengkonfirmasi pembayaran hutang oleh

pelanggan. Nominal hutang pelanggan sering tidak mengalami otomatisasi dalam

pengurangan saat telah mengalami pelunasan dikarenakan proses pencatatan

masih dilakukan manual.

Dalam gebrakan modernisasi, menuntut perusahaan saling bersaing dalam

meningkatkan mutu penjualan. Bukan hanya dari segi kreatifitasan dalam

menciptakan sebuah produk, namun juga dalam mendesain sistem perusahaan

agar terus update dengan perkembangan teknologi, karena semakin

berkembangnya suatu sistem berbanding lurus dengan berkembangnya

kriminalitas atau kelemahan dalam sistem itu sendiri. Dari hasil yang penulis

himpun di PT Kamas Fiberglass, sistem informasi akuntansi yang dianut masih

sangat tradisional. Berikut adalah beberapa contoh pencatatan transaksi yang

dilakukan perusahaan:


11/24

Gambar 4.2.1 Surat Pesanan


12/24

Gambar 4.2.2 Faktur Penjualan


13/24

Gambar 4.2.3 OrderProduksi


14/24

Gambar 4.2.4 Surat Jalan


15/24

Pelanggan Penjualan Produksi Akuntansi

mulai

Transaksi

penjualan

Transaksi

pembelian

fakturfaktur

Membuat

order BB

Order BB

Produksi

barang

Order BB

Pencatatantransaksi

dan

membuat LK

Laporan

Keuangan

selesai

D

Dalam pengambilan data perusahaan, terlihat bahwa sistem manajemen

perusahaan masih sangat sederhana. Ini dapat diperjelas dengan gambaran berupa

flowchart di bawah ini:

Gambar 4.2.6 Flowchart Sistem Informasi Perusahaan Saat Ini

Perancangan sistem bertujuan untuk mempermudah pengembang sistem untuk

menentukan ruang lingkup, estimasi sumber daya, biaya dan jadwal. Secara umum

pengguna sistem ini ada 3 (tiga), yaitu administrator, karyawan, dan pimpinan.

Administrator bertanggung jawab untuk mengelola sistem tersebut. Tugas dari admin

adalah mengatur hak akses user, merubah dan menambah data pada sistem. Karyawan


16/24

bertugas untuk mengurusi transaksi transaksi yang ada, baik transaksi pemasukan

maupun transaksi pengeluaran. Sedangkan pimpinan hanya dapat mengetahui

laporan. Sebagai upaya dalam peningkatan penjualan pada perusahaan, penulis

mencoba untuk merancang sebuah sistem internal perusahaan agar kualitas

manajemen perusahaan bisa memiliki mutu yang baik. Berikut adalah rancangan

sistem manajemen yang disarankan untuk perusahaan. Untuk lebih jelasnya dapat

dilihat pada Gambar 4.2.6:

Gambar 4.2.6 Rancangan Sistem Informasi Manajemen

Dari flowchart tersebut, terlihat jelas bahwa sistem akuntansi perusahaan ini

masih sangat sederhana. Kelemahan dari pencatatan transaksi dengan manual

adalah membutuhkan waktu yang lama, kadar kesalahan pencatatan relatif tinggi,

dan kemungkinan besar datanya masih belum saling terkait, ini menyulitkan untuk

melakukan penelusuran.

Selain itu, masih belum tepatnya pemisahan tugas yang ada di perusahaanini, contoh: tidak adanya bagian otorisasi kredit dan penagihan. Dilihat dari harga

produk yang relatif material, maka kebanyakan transaksi dilakukan secara kredit.

Oleh karena itu, sebaiknya perusahaan menambah lagi dua fungsi tersebut untuk

mempermudah dalam pencatatan pelunasan kredit. Selain itu, dengan adanya

penambahan fungsi tersebut diharapkan tidak ada lagi kekeliruan nominal dalam

proses penagihan utang pelanggan. Berikut adalah flowchart sistem akuntansi

yang penulis sarankan untuk perusahaan:


17/24

Gambar 4.2.7 Flowchart yang direkomendasi

Selain rancangan flowchart seperti diatas, berikut adalah rancangan Data

Flow Diagram dan Entry Relationship Diagram (ERD):


18/24

Gambar 4.2.8 Data Flow Diagram

Gambar 4.2.9 Entity Relationship Diagram


19/24

Rancangan sistem tersebut tidak akan berjalan dengan efisien untuk

memajukan sistem akuntansi perusahaan bila perusahaan tidak mengubah sistem

pencatatan menjadi basis komputerisasi, lebih tepatnya dengan menggunakan

softwareakuntansi. Salah satusoftware akuntansi yang populer digunakan banyak

perusahaan di Indonesia adalah Accurate 3.3.0.

4.3 Accurate Accounting Software

Accurate Accounting Softwareadalahsoftwareakuntansi untuk UKM yang

lengkap fiturnya dan mudah penggunaannya. Accurate Accounting Software

mengombinasikan kemudahan pemakaian, sarat fitur, kestabilan, dan dalam

pengembangannya, Accurate Accounting Software selalu berpedoman pada

Standar Akuntasi Keuangan dan Peraturan Perpajakan yang berlaku di Indonesia.

Inti dariAccurate Accounting Softwareadalah General Ledgeryang fleksibel dan

powerful. Semua transaksi bisnis yang dicatat melalui faktur pembelian, faktur

penjualan secara otomatis di jurnal ke buku besar masing-masing sesuai dengan

yang telah ditentukan sebelumnya.

Kelebihan Accurate Accounting Software

Kelebihan dariAccurate Accounting Software antara lain adalah:

1. Mudah dipelajari dan mudah digunakan2. Fleksibel dan sesuai dengan kondisi usaha yang beraneka ragam3. Sesuai dengan PSAK4. Realtime processing, jurnal dan posting sekali jalan5. Maintenance free

Berikut adalah penampakan darisoftware Accurate 3.3.0:

Accurate membuka menu awal dengan persandian yang berguna untuk

menjaga privasi akses penggunanya. Dengan kata lain, softwareini diperuntukkan

untuk menjaga fungsi antar divisi agar tidak tercampur, selain itu juga bertujuan

menjaga akses dari kemungkinan dijalankan pihak selain divisi yang terkait.

Selain itu, di menu lainnya Accurate menyediakan menu menu yang

mempermudah penggunanya untuk mencatat berbagai transaksi, diantaranya

adalah:


20/24

Gambar 4.3.1 Menu Awal Accurate


21/24

Gambar 4.3.2 Menu Pilihan Accurate

Gambar 4.3.3 Menu Entry Sales Order


22/24

Gambar 4.3.4 Menu Laporan Keuangan

Dari beberapa cuplikan gambar diatas, dapat dilihat dan dipahami bahwa

software akuntansi tersebut sangat mudah untuk digunakan mulai dari pembuatan

nota pesanan hingga mampu menyajikan laporan keuangan seperti yang kita

inginkan. Selain itu, pada setiap kertas kerja dapat kita desain sesuai dengan yang

kita perlukan. Diharapkan, dengan rekomendasi ini, dapat momitivasi perusahaan

untuk semakin lebih baik mutu penjualannya. selain itu, diharapkan pula dapat

menjadi pengendali internal yang baik dalam masalah

masalah yang kerap

terjadi, seperti seringnya terjadi salah pencatatan juga untuk mempermudah

menulusuri transaksi yang terjadi di kurun waktu yang relatif lama.


23/24

BAB 4

SIMPULAN DAN SARAN

4.1 Simpulan

Berdasarkan evaluasi sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal

yang ada di dalam PT Kamas Fiberglass Sidoarjo, dapat disimpulkan bahwa:

1. Perusahaan mencatat transaksi keuangannya hanya melalui media Exceldimana yang mengerjakan data tersebut melibatkan banyak orang dan banyak

tabel

2. Pengendalian internal Perusahaan cukup memadai namun perlu adanyaperbaikan dalam setiap sistem manajemen

4.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan yang diperoleh, maka saran untuk PT Kamas

Sidoarjo adalah sebagai berikut:

1. Sebaiknya Perusahaan menerapkan sistem informasi manejemen denganmenggunakan software Accurate agar lebih mempermudah sistem

pengelolaan didalam aktivitas Perusahaan.

2. Sebaiknya Perusahaan melakukan perbaikan pengendalian internal denganmempertimbangkan empat struktur pengendalian internal (objectives, risk,

explosure, dan control)


24/24

DAFTAR PUSTAKA

Laudon, Kenneth C., & Laudon, J. Pearson 2007. Sistem Informasi Manajemen

Edisi 10. Jakarta: Edward.

Bodnar, George H. , & William, S. Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi

Edisi 9.Jogjakarta: Andi.

Baridwan, Zaki. 2009. Sistem Akuntansi Edisi 5. Jogjakarta: BPFE

Bingi Prasad, 2000, The Challenges Facing Global E-commerce A

Multidimensional Prepective, Department of Management, Indiana-Purdue

University, Fort Wayne.

Bingi Prasad, 2000, The Challenges Facing Global E-commerce A

Multidimensional Prepective, Department of Management, Indiana-Purdue

University, Fort Wayne.

Lin, Chia-Chia,2012.Development Stage and Relationship of MIS and TQM In The

E-Business Era, Department of Information Management National Yunlin

University of Science and Technology, Taiwan

Documents

sistem informasi manajemen