Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015

ISSN : 2302-3805

1.2-379

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN TESISMAGISTER TEKNIK INFORMATIKA

UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

Beni Suranto1), Ramadani2)

1),2)Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi IndustriUniversitas Islam Indonesia

Jl. Kaliurang km 14 Yogyakarta 55510Email : beni.suranto@uii.ac.id1), email.ramadani@gmail.com2)

Abstrak

Prosedur tesis di Magister Teknik InformatikaUniversitas Islam Indonesia (UII) selama ini masihdilaksanakan secara manual, mulai dari pengajuanproposal, penjadwalan ujian proposal, prosespembimbingan, hingga penjadwalan ujian pendadaran.Belum adanya sistem informasi yang menangani prosesbisnis terkait prosedur tesis menyebabkan layanankepada mahasiswa menjadi terhambat. Permasalahanutama yang muncul adalah pada aspek efisiensi, dimana setiap tahapan dalam prosedur tesismembutuhkan waktu yang cukup lama. Selain itu,kualitas informasi dari data-data tesis masih rendahdan belum bisa dimanfaatkan secara optimal.

Dalam penelitian ini, penulis mengembangkan sebuahsistem informasi manajemen yang dapat meningkatkanefisiensi dan fleksibilitas prosedur dan layanan tesis diMagister Teknik Informatika. Dalam tahap analisiskebutuhan dan perancangan, penulis menggunakanmetode berorientasi objek dengan notasi perancanganberupa diagram UML. Sistem dikembangkan denganbahasa pemrograman PHP pada framework Laraveldengan MySQL sebagai perangkat lunak manajemenbasis data.

Sistem yang dikembangkan memiliki fungsionalitas yangmampu membantu mahasiswa, dosen pembimbing, danstaf Magister Teknik Informatika UII dalam melakukanaktivitas-aktivitas terkait dengan prosedur dan layanantesis. Dari hasil pengujian dengan metode UserAcceptance Test (UAT), sistem yang dikembangkan telahsesuai dengan kebutuhan dan ekspektasi daristakeholder terkait di lingkungan Magister TeknikInformatika UII.

Kata kunci: sistem informasi, tesis, proposal,pembimbingan, efisiensi layanan

1. Pendahuluan

Proses pengajuan proposal dan penyusunan tesis yangdilakukan oleh mahasiswa pada Magister TeknikInformatika UII masih dilakukan secara manual.

Mahasiswa yang ingin menyusun tesis biasanyamembuka dokumen atau berkas yang ada di kampusuntuk mencari judul maupun informasi dari tesis yangpernah dibuat sebelumnya sebagai bahan referensi yangberkaitan dengan tesis yang akan diambil, namun caratersebut kurang efektif dan efisien. Setelah mendapatkanjudul dari tesis yang akan dibuat, mahasiswa harusmelakukan konsultasi dengan calon pembimbing dalampenyusunan proposal[1].

Proses penyusunan proposal tesis dapat memakan waktucukup lama sebab harus menemui calon pembimbingyang diinginkan, jika calon pembimbing tersebut tidaksibuk maka proses penyusunan akan mudah dan waktuyang dibutuhkan sedikit, demikian sebaliknya jika calonpembimbing tersebut sibuk maka akan memakan waktuyang cukup lama hingga proposal tersebut disetujui.Selama penyusunan tesis mahasiswa dituntut untukmelakukan konsultasi/bimbingan dengan pembimbingsecara rutin untuk kelancaran proses pengerjaan tesis,selain itu agar pembimbing dapat mengetahuiperkembangan dari tesis mahasiswanya. Namun tidakselalu pembimbing dapat ditemui untuk melakukankonsultasi/bimbingan sehingga hal ini dapatmenghambat dalam pengerjaan tesis yang dilakukan.Meskipun konsultasi/bimbingan dapat dilakukan dengancara berkomunikasi melalui alat komunikasi elektroniknamun hal tersebut kurang efektif dan efisien selain itujuga memakan biaya.

Salah satu solusi efektif untuk permasalahan tersebut diatas adalah dengan mengembangkan sistem informasi.Sistem informasi memiliki manfaat utama sebagai saranapendukung peningkatan kualitas proses bisnis di suatuorganisasi[2]. Dengan adanya Sistem InformasiManajemen Tesis maka mahasiswa dapat dengan mudahmencari judul dan informasi dari tesis yang pernahdibuat sebelumnya sebagai bahan referensi untuk tesisyang akan dibuat, mempermudah dalam pengajuanproposal tesis sehingga dapat mempersingkat waktuyang digunakan dalam proses pengajuan proposal,sebagai media konsultasi/bimbingan secara onlinedengan pembimbing sehingga dapat mempersingkatwaktu dalam penyusunan tesis karenakonsultasi/bimbingan dengan pembimbing secara tatapmuka dapat berkurang, mempermudah mahasiswa dalam

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015

ISSN : 2302-3805

1.2-380

pengumpulan maupun pelaporan perkembangan setiapbab dan pengumpulan paper dari tesis yang dikerjakan,serta mempermudah dosen pembimbing dalammemonitor perkembangan tesis yang sedang dikerjakanoleh mahasiswanya.

1. Analisis Kebutuhan Sistem

Fungsionalitas pada sistem ini didasarkan padakebutuhan-kebutuhan proses bisnis prosedur tesis diMagister Teknik Informatika UII mulai dari daripengajuan proposal awal hingga ujian tesis sepertiditunjukkan pada Gambar 1.

Gambar 1 Prosedur Tesis di Magister TeknikInformatika UII

2. Perancangan Sistem

2.1 Use Case DiagramUse case diagram digunakan untuk memberi gambaranfungsionalitas yang dapat dilakukan oleh semuapengguna sesuai dengan peran masing-masingaktor/pengguna pada domain implementasi sistem[3].Pada sistem ini terdapat 3 (tiga) aktor, yaitu mahasiswa,dosen, dan staf yang bertindak sebagai admin sistem.Use case diagram untuk aktor mahasiswa ditunjukkanpada Gambar 2, use case diagram untuk aktor dosen danadmin ditunjukkan pada Gambar 3, dan use casediagram untuk aktor admin bisa dilihat pada Gambar 4.

Gambar 2. Use case diagram untuk aktor mahasiswa

Seperti terlihat pada Gambar 2, terdapat dua aktor yangmerupakan hasil generalisasi dari aktor mahasiswa.Aktor mahasiswa belum terdaftar hanya dapatmelakukan pencarian tesis dan pendaftaran akun,sedangakn aktor mahasiswa terdaftar dapat melakukanpencarian tesis, mengajukan proposal awal,mengumpulkan proposal akhir, mengumpulkan bab tesis,melakukan bimbingan, dan mengumpulkan paper.

Pada Gambar 3 terdapat dua aktor yang merupakangeneralisasi dari aktor pembimbing yaitu pembimbingpayung dan pembimbing pelaksana. Secara umum,pembimbing dapat mengelola proposal awal, melihatseminar proposal, mengelola proposal akhir, danmengelola tesis, khusus untuk pembimbing pelaksanadapat melakukan respon bimbingan dan mengelola paperdari mahasiswa.

Gambar 3 Use case diagram untuk aktor pembimbing

Pada sistem ini, admin dapat mengelola data yaitu datapengguna dan data yang berkaitan dengan pelaksanaantesis seperti seminar proposal, penerimaan proposal

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015

ISSN : 2302-3805

1.2-381

akhir, progress tesis, data tesis, data ujian tesis, danmasa pembimbingan tesis. Hal ini ditunjukkan padaGambar 4.

Gambar 4 Use case diagram untuk aktor admin

2.2 Activity Diagram

Activity diagram digunakan untuk menjelaskanspesifikasi detail dari setiap use case diagram denganmenjelaskan alur aktivitas yang dilakukan oleh aktordalam mengakses fungsionalitas pada sistem[3]. Activitydiagram untuk beberapa use case diagram utamaditunjukkan pada Gambar 5-8.

Gambar 5 Activity diagram pengajuan proposal awal

Gambar 6 Activity diagram pengumpulan proposalakhir

Gambar 7 Activity diagram buat bimbingan tesis

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015

ISSN : 2302-3805

1.2-382

Gambar 8 Activity diagram pengumpulan paper

2.3 Perancangan Data

Perancangan data pada pengembangan Sistem InformasiManajemen Tesis menggunakan relasi tabel. Relasi tabeldigunakan untuk merepresentasikan hubungan antartabel yang digunakan untuk menyimpan data-data terkaitdengan entitas-entitas penting pada sistem[4].

Data yang dikelola pada sistem fokus pada proses bisnisprosedur dan layanan tesis. Tabel-tabel yang digunakanntuk menyimpan data-data pengguna sistem besertapengaturan hak aksesnya ditunjukkan pada relasi tabel diGambar 9, meliputi tabel users, user_detail, role,assigned_roles, users_konsentrasi, konsentrasi,permission_roles, dan permissions.

Gambar 10 menunjukkan relasi tabel yang terkait dengandata proposal awal dan proposal akhir yang harus diinputmahasiswa pada tahap awal pendaftaran tesis. Relasi inimelibatkan tabel users, proposal, lampiran_proposal,konsentrasi, users_cek_proposal, dan komentar.

Gambar 9 Relasi tabel pengguna sistem

Gambar 10 Relasi Tabel Proposal Awal dan Akhir

Data-data yang terkait dengan proses pembimbingandisimpan pada tabel yang terlibat di relasi sebagaimanaditunjukkan Gambar 11. Relasi ini melibatkan tabelusers, bimbingan, users_has_bimbingan,detail_bimbingan, dan lampiran.

detail_bimbingan

PK id

isicreated_at

FK1 user_idFK2 bimbingan_id

users

PK id

namajenis_kelaminalamattelponemailfotousernamepasswordcreated_atupdated_atdeleted_at

bimbingan

PK id

subjekcreated_atupdated_attesis_id

users_has_bimbingan

PK id

is_viewFK1 user_idFK2 bimbingan_id

lampiran_bimbingan

PK id

namaekstensiukuran

FK1 detail_bimbingan_id

n1

n1

n1

n1

n

1

Gambar 11 Relasi tabel bimbingan tesis

Pada Gambar 12 kita bisa melihat tabel-tabel yangdigunakan untuk menyimpan data terkait dengan tahapprogress dan ujian tesis. Tabel-tabel tersebut adalahtesis, progress_tesis, detail_-progress_tesis, ujian_tesis,ujian_tesis_has_-penguji, dan lampiran_revisi_ujian.

Gambar 12 Relasi tabel progress dan ujian tesis

3. Hasil Implementasi Sistem

Sistem diimplementasikan menggunakan frameworkLaravel. Laravel adalah framework PHP yangmendukung pengembangan aplikasi web denganantarmuka yang elegan, kode program yang reliabel dan

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015

ISSN : 2302-3805

1.2-383

mudah untuk dikelola, serta memiliki skalabilitas yangtinggi[5].

Pada halaman utama, sistem menyediakan menu caritesis yang dapat diakses mahasiswa untuk mencari data-data tesis sesuai dengan keyword tertentu, menuregistrasi untuk pendaftaran mahasiswa yang belumterdaftar, dan menu login bagi mahasiswa, dosen, danadmin. Tampilan halaman utama sistem ditunjukkanpada Gambar 13.

Gambar 13 Tampilan utama sistem

Untuk memulai tesis, mahasiswa harus mengajukanproposal yang kemudian akan dijadwalkan untuk diujipada sidang proposal tesis. Halaman untuk inputproposal ditunjukkan pada Gambar 14, sedangkan detailproposal tesis dapat dilihat pada Gambar 15.

Gambar 14 Halaman buat proposal

Gambar 15 Halaman detail pengajuan proposal

Setelah proposal diterima, selama proses pembimbinganmahasiswa dapat berkomunikasi dengan dosenpembimbing melalui sistem, seperti mengirim pesan ataumengirim draft tesis untuk tiap bab. Sistem menyediakanfasilitas bagi mahasiswa untuk mengirim file kepadadosen. Tampilan fitur ini ditunjukkan pada Gambar 16.

Gambar 16 Halaman buat bimbingan baru

Dosen dapat membalas pesan atau menuliskan hasilkoreksi draft tesis yang dikirim oleh mahasiswa dengandisertai lampiran file seperti dapat dilihat pada Gambar17.

Gambar 17 Halaman detail dan balas pesan bimbingan

Selain laporan tesis, mahasiswa diwajibkanmengumpulkan file paper dari tesisnya. Halaman untukpengumpulan file paper ditunjukkan pada Gambar 18.

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015

ISSN : 2302-3805

1.2-384

Gambar 18 Halaman pengumpulan paper

Untuk dapat mengikuti ujian tesis, mahasiswa harusmendapat persetujuan dari dosen pembimbing. Halamanyang diakses dosen pembimbing untuk menyetuji ujiantesis mahasiswa ditunjukkan pada Gambar 19.

Gambar 19 Persetujuan ujian tesis oleh pembimbing

Setelah ujian tesis selesai dilaksanakan, dosenpembimbing dapat menginput nilai hasil ujian tesismahasiswa dengan persetujuan dari para penguji sepertidapat dilihat pada Gambar 20.

Gambar 20 Set nilai ujian tesis

4. Pengujian Sistem

Pengujian sistem menggunakan metode User AcceptanceTest (UAT) yaitu dengan memberikan kesempatankepada dosen-dosen dan staf Magister TeknikInformatika UII untuk mencoba fungsionalitas padasistem kemudian penilaian dilakukan melalui kuesioneryang fokus pada 2 (dua) aspek utama, yaitu manfaatsistem dan usabilitas antarmuka sistem. Dari hasilpenghitungan skor kuesioner menggunakan skala Likert1-5, didapatkan skor 85% untuk aspek manfaat dan 80%untuk aspek usabilitas antarmuka sehingga dapatdikatakan sistem sudah sesuai dengan kebutuhanpengguna.

5. Kesimpulan dan Saran

Berdasarkan hasil implementasi dan hasil pengujiansistem, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Sistem Informasi Manajemen Tesis telahberhasil dikembangkan dan diujikan kepadacalon pengguna di lingkungan Magister TeknikInformatika FTI UII

2. Sistem yang dikembangkan mampu membantumeningkatan efisiensi proses bisnis layanantesis mulai dari pengajuan proposal,pembimbingan, hingga ujian tesis.

3. Sistem juga bermanfaat bagi pengelola MagisterTeknik Informatika dalam mengelola data-dataterkait tesis mahasiswa, khususnya untukkeperluan rekap dan pelaporan.

Untuk pengembangan sistem ke depan, penulismengajukan saran sebagai berikut:

1. Perlu dikembangkan aplikasi bergerak (mobile)dari sistem ini sehingga meningkatkanfleksibilitas penggunaan sistem, khususnyauntuk fitur-fitur bagi dosen pembimbing.

2. Integrasi fitur pembimbingan dengan GoogleCalendar untuk penjadwalan dan bookingalokasi waktu dengan dosen pembimbing..

3. Perlu adanya fasilita suntuk pembatasan jumlahbimbingan untuk memudahkan pengelola dalammembagi beban bimbingan secara meratakepada semua dosen pembimbing.

Daftar Pustaka[1.] Magister Teknik Informatika FTI UII. Penduan Akademik

Program Pascasarjana Magister Teknik Informatika FakultasTeknologi Industri Universitas Islam Indonesia. Yogyakarta:Magister Teknik Informatika FTI UII, 2014.

[2.] Rainer, R. K., & Cegielski, G. C.. Introduction to informationsystem: Enabling and transforming business, 2011.

[3.] Gomaa, H.. Software modeling and design: UML, use cases,patterns, and software architectures. Cambridge University Press,2011.

[4.] Bagui, S., & Earp, R.. Database design using entity-relationshipdiagrams. CRC Press, 2011.

[5.] Matula, T.. Laravel Application Development Cookbook. PacktPublishing Ltd., 2013

Biodata Penulis

Beni Suranto,memperoleh gelar Sarjana Teknik (S.T),Jurusan Teknik Elektro (Konsentrasi Sistem Komputer& Teknik Informatika) Fakultas Teknik UniversitasGadjah Mada Yogyakarta, lulus tahun 2008.Memperoleh gelar Master of Software Engineering(M.SoftEng) School of Computer Science Faculty ofEngineering, Computer and Mathematical Sciences TheUniversity of Adelaide South Australia, lulus tahun2013. Saat ini menjadi Dosen di Universitas IslamIndonesia.

Ramadani,memperoleh gelar Sarjana Komputer(S.Kom), Jurusan Teknik Informatika Universitas IslamIndonesia Yogyakarta, lulus tahun 2014. Saat ini bekerjasebagai freelance pengembang perangkat lunak diYogyakarta.