Upload
others
View
22
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
1 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN
SISTEM
PENGURUSAN MINIT
MESYUARAT
http://spmm.usm.my
Versi 1.2
16 Nov 2017
2 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN
JADUAL KANDUNGAN
1.0 PENGENALAN.................................................................................................................................................... 3
2.0 LOGIN SPMM .................................................................................................................................................... 4
3.0 PAPARAN KESELURUHAN SISTEM............................................................................................................ 6
3.1 Daftar mesyuarat baru ................................................................................................................................... 7
3.2 Daftar Ahli Mesyuarat .................................................................................................................................... 8
3.3 Daftar Siri Mesyuarat ................................................................................................................................. 10
3.4 Tetapan siri mesyuarat ........................................................................................................................... 11
3.41 Tetapan : Tambah ahli mesyuarat (ahli tidak tetap) ...................................................................... 12
3.42 Susun / Sort ahli mesyuarat mengikut pangkat/kekananan ......................................................... 13
3.43 Kehadiran ahli mesyuarat .................................................................................................................. 14
3.44 Tetapan peranan ahli mesyuarat ...................................................................................................... 14
3.45 Hapus staf dalam kehadiran mesyuarat .......................................................................................... 15
3.5 Daftar, kemaskini dan hapus agenda mesyuarat ............................................................................... 15
3.6 Menghantar emel jemputan mesyuarat ............................................................................................... 16
3.7 Menulis/memulakan minit mesyuarat ................................................................................................... 18
3.71 kemaskini minit/Menambah sub Minit/Hapus Minit ........................................................................ 21
3.72 Aktifkan minit mesyuarat .................................................................................................................... 22
3.73 Emel tindakan kepada ahli mesyuarat ............................................................................................. 23
3.74 Aktifkan minit mesyuarat .................................................................................................................... 23
3.8 Kemaskini tindakan minit mesyuarat.................................................................................................... 23
3.9 Statistik kehadiran Mesyuarat dan Laporan Senarai tindakan......................................................... 24
3.10 Carian Minit .............................................................................................................................................. 25
5.0 PENUTUP......................................................................................................................................................... 26
3 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN
1.0 PENGENALAN
Sistem Pengurusan Minit Mesyuarat (SPMM) merupakan sistem yang memudahkan setiausaha
dalam menyediakan minit mesyuarat dengan segera secara online semasa mesyuarat berjalan.
Sistem ini juga memudahkan pengerusi memantau staf dalam memastikan tindakan ke atas
minit tersebut dilaksanakan. Selain dari itu ianya dapat membantu ahli mesyuarat dalam
mengambil tindakan terhadap perkara yang dibangkitkan dalam sesuatu mesyuarat.
Antara ciri-ciri Sistem Pengurusan Minit Mesyuarat adalah:
Setiausaha dapat menyediakan agenda dan membuat jemputan mesyuarat melalui
sistem.
Setiausaha dapat merekodkan minit mesyuarat secara online semasa mesyuarat
berjalan.
Layout yang disediakan juga mengurangkan tugas setiausaha dalam menentukan
nombor minit yang dimasukkan
Ahli mesyuarat tidak perlu lagi meminta minit atau fail mesyuarat kerana semua telah
tersedia secara online.
Tindakan terhadap minit dapat ditetapkan kepada senarai ahli mesyuarat yang hadir.
Staf yang mempunyai tindakan akan mendapat e-mail makluman dan dapat memantau
tugasan/tindakan serta mengemaskini tindakan melalui sistem ini.
Staf akan mendapat peringatan senarai tindakan yang perlu dilakukan melalui emel.
Minit mesyuarat boleh disimpan dalam bentuk PDF.
Staf dalam jabatan boleh melihat makluman umum jika minit tersebut ditandakan
sebagai ‘Hebahan Jabatan’
Produk ini menggunakan capaian Identity Single Sign On dan boleh digunapakai oleh staf di
Kampus Kejuruteraan.
Pengguna boleh mencapai sistem ini di url http://spmm.usm.my
4 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN
2.0 LOGIN SPMM
Klik image untuk
memaparkan page
login.
5 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN
Untuk login sila gunakan emel
@usm.my dan password emel
tersebut
6 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN
3.0 PAPARAN KESELURUHAN SISTEM
Senarai tindakan yang
memerlukan tindakan individu
itu sendiri.
Senarai mesyuarat yang dihadiri
Warna kelabu : Setiausaha masih
menulis minit dan belum
‘onlinekan’. Warna biru : minit
telah aktif dan boleh dibuka dan
warna hijau minit telah disahkan.
Statistik kehadiran
dan bilangan
tindakan sepanjang
tahun
Senarai makluman
untuk Jabatan
7 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN
3.1 Daftar mesyuarat baru
1. Klik pada menu ‘SETIAUSAHA MESYUARAT’. Senarai mesyuarat untuk tahun semasa
atau tahun yang dipilih akan dipaparkan. Sila klik butang ‘TAMBAH MESYUARAT BARU’
untuk mendaftar mesyuarat yang baru.
8 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN
2. Masukkan nama mesyuarat dan tandakan jenis minit samada TIDAK BERSAMBUNG
atau BERSAMBUNG. Kemudian tekan butang SAVE. Nama minit akan disenaraikan
dalam senarai mesyuarat
3.2 Daftar Ahli Mesyuarat
1. Klik ‘DAFTAR AHLI’ untuk daftarkan ahli dalam mesyuarat tersebut. Tandakan ahli
berkenaan dan klik butang . Staf yang daftarkan ahli, nama beliau akan
dimasukkan sebagai ahli mesyuarat secara automatik.
9 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN
2. Untuk tambahan ahli klik icon dan kemudian klik ‘TAMBAH AHLI’ dan ikuti
langkah seperti di atas. Untuk carian staf diluar PTJ sila klik ‘CARIAN STAF’ pada
tetingkap DAFTAR AHLI, tetingkap CARIAN STAF DILUAR PTJ akan kelihatan sila pilih
kampus dan masukkan sebahagian nama yang di cari. Kemudian klik CARI STAF.
Selepas senarai nama dipaparkan sila klik pada nama staf yang di cari untuk
dimasukkan sebagai ahli mesyuarat.
10 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN
3.3 Daftar Siri Mesyuarat
1. Pada tetingkap SENARAI MESYUARAT, klik untuk pendaftaran siri mesyuarat.
Pada tetingkap SENARAI SIRI MESYUARAT JAWATANKUASA EMEL,
tekan butang
11 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN
2. Pada tetingkap DAFTAR SIRI MESYUARAT JAWATANKUASA EMEL, siri mesyuarat
akan automatik diletakkan oleh sistem, namun masih boleh diubah jika perlu. Isi
maklumat yang diperlukan kemudian tekan butang
3.4 Tetapan siri mesyuarat
Klik pada Menu ‘Setiausaha Mesyuarat’, senarai mesyuarat akan disenaraikan. Klik pada
icon
kemudian senarai siri yang didaftarkan akan kelihatan,
Klik pada icon , tetingkap SENARAI AHLI (KEHADIRAN) akan memaparkan ahli
yang didaftarkan
12 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN
3.41 Tetapan : Tambah ahli mesyuarat (ahli tidak tetap)
Apabila tetingkap tambahan senarai ahli kehadiran dipaparkan, klik pada butang
,
Paparan senarai ahli akan kelihatan, tick pada nama yang dikehendaki atau lakukan
CARIAN STAF untuk staf luar PTJ tersebut. Kemudian tekan butang di
bawah.
13 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN
Jika tambahan staf melalui CARIAN STAF, hanya klik pada nama tersebut, akan
automatik disimpan.
3.42 Susun / Sort ahli mesyuarat mengikut pangkat/kekananan
Buka senarai ahli (kehadiran), dengan klik icon pada setting siri mesyuarat. Untuk
menyusun senarai staf mengikut pangkat atau kekananan, sila gunakan arrow untuk
mengubah kedudukan staf tersebut.
14 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN
3.43 Kehadiran ahli mesyuarat
Buka senarai ahli (kehadiran), dengan klik icon pada setting siri mesyuarat. Pada
bahagian KEHADIRAN, klik untuk tandakan jika ahli mesyuarat tersebut Tidak Hadir
Dengan Maklum atau Tidak Hadir. Sistem akan automatic tandakan hadir semasa siri
mesyuarat di daftarkan. Tugas setiausaha untuk kemaskini jika ahli tidak hadir semasa
mesyuarat dijalankan.
3.44 Tetapan peranan ahli mesyuarat
Untuk tentukan peranan ahli mesyuarat klik pada icon sebelah peranan. Staf yang
daftarkan siri akan secara automatik menjadi setiausaha. Manakala semua ahli yang
didaftarkan berperanan sebagai ‘Ahli Mesyuarat’ dan jadi tugas setiausaha untuk tentukan
siapa pengerusi dan sebagainya.
15 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN
Terdapat 5 peranan di dalam sistem iaitu : Pengerusi, Ahli mesyuarat, Turut hadir,
Wakil dan Setiausaha.
Selepas peranan dipilih, sila tekan butang .
3.45 Hapus staf dalam kehadiran mesyuarat
Untuk hapuskan ahli dalam mesyuarat siri berkenaan sila klik pada senarai siri
mesyuarat.
3.5 Daftar, kemaskini dan hapus agenda mesyuarat
1. Untuk mendaftar agenda mesyuarat klik pada icon , kemudian senarai siri yang
didaftarkan akan kelihatan. Klik pada icon , Kemudian tekan butang TAMBAH
AGENDA BARU. Daftarkan agenda mesyuarat kemudian tekan butang SAVE. Untuk
tambah sub agenda klik butang pada agenda yang dikehendaki, masukkan sub
agenda kemudian tekan butang SAVE.
16 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN
2. Untuk kemaskini agenda klik dan kemaskini kemudian SAVE.
3. Untuk hapuskan agenda klik kemudian klik OK.
3.6 Menghantar emel jemputan mesyuarat
1. Untuk menghantar emel jemputan mesyuarat kepada ahli mesyuarat klik icon sampul
2. Jika emel telah dihantar sampul akan terbuka dan jika mahu menghantar emel
jemputan sekali lagi, klik pada sampul yang terbuka.
17 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN
Contoh emel jemputan :
18 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN
3.7 Menulis/memulakan minit mesyuarat
1. Untuk menulis/memulakan penulisan minit mesyuarat, klik pada menu ‘Setiausaha
Mesyuarat’ , kemudian klik icon , senarai siri mesyuarat tersebut akan
dipaparkan, kemudian klik MULA MINIT.
2. Setelah minit dimulakan, jika setiausaha ingin kemaskini pada masa yang lain
paparan akan menjadi seperti di bawah
3. Jika setiausaha ingin memulakan minit kedua, selepas ‘MULA MINIT ’ ditekan, layout
minit mesyuarat akan dibuat dengan mengambil semua minit pertama yang
mengandungi tindakan dan akan dimasukkan terus ke dalam minit kedua. Ini amat
memudahkan setiusaha agar tidak menyalin semula minit yang lepas.
19 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN
SPMM
4. Paparan selepas MULA MINIT di tekan
MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA. EMEL 1/2014 (DRAF)
Kehdirlln :
Tarikh : 24 Sep 2014
Masa : 9.00 AM Tempat : Bilik
Mesyuarat PPKT
Mohamed Amir Husaini Bin Abdul Hamid
Suzilawati Binti Zainuddin
Shariza Binb Sharuddin
Mohd Hisyam Bin Adnan
Junaidah 8inti Jaapar
Pengerusi Setiausaha
Agenda:
1. Atuan Pengerusi
2. Perbincangan Inisiatif Jawatankuasa 3. Isu Panas Emel
3.1. Spam
3.2. Kegagalan Hard Disk 4. Hal-hal Lain
S. Penutup
20 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN
Sistem akan terus menghasilkan template berdasarkan apa yang telah di daftarkan
sebelum itu. Setiausaha boleh mula menulis minit mesyuarat. Apabila terdapat
agenda tambahan semasa menulis minit, agenda tersebut perlu juga ditambah
semasa setting agenda. Ini kerana layout untuk agenda menjadi minit mesyuarat
hanya di ambil pada permulaan ‘Mula Minit’ sahaja. Selepas itu setiausaha perlu
kemaskini agenda dan minit jika ada perubahan agenda semasa mesyuarat
dijalankan.
21 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN
3.71 kemaskini minit/Menambah sub Minit/Hapus Minit
1. Klik pada icon untuk menambah sub minit bagi minit berkenaan. Jika minit
tersebut perlu tindakan staf, sila pilih nama staf tersebut di paparan selepas itu.
Jenis tindakan minit :
Tindakan :
- Tidak berkenaan : Tiada tindakan kelihatan pada minit berkenaan
- Tindakan Ahli Mesyuarat : Nama staf yang terlibat akan kelihatan di
bawah minit berkenaan.
- Makluman Semua : Untuk makluman semua ahli mesyuarat sahaja
- Hebahan Jabatan : Untuk hebahan semua staf dalam Jabatan, akan
kelihatan di sebelah kanan (scrolling)
2. Jika minit tersebut perlu tindakan staf, sila pilih nama staf tersebut di paparan selepas
itu.
22 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN
4. Untuk kemaskini minit klik dan kemaskini kemudian SAVE.
5. Untuk hapuskan minit klik kemudian klik OK.
6. Untuk kemaskini nombor minit klik kemudian klik SAVE.
3.72 Aktifkan minit mesyuarat
Minit yang sedang di tulis oleh setiausaha berada dalam mood DRAF dan ahli mesyuarat
masih belum dapat melihat sehingga diaktifkan oleh setiausaha. Untuk mengaktifkan
minit, di bahagian bawah minit mesyuarat terdapat butang AKTIFKAN MINIT
23 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN
3.73 Emel tindakan kepada ahli mesyuarat
Untuk emel tindakan kepada staf klik EMEL TINDAKAN selepas minit diaktifkan
3.74 Aktifkan minit mesyuarat
Untuk pengesahan minit mesyuarat pada mesyuarat berikutnya klik SAH MINIT
MESYUARAT. Selepas minit di aktifkan, ianya tidak boleh dipinda lagi oleh setiausaha
mesyuarat.
3.8 Kemaskini tindakan minit mesyuarat
1. Untuk memasukkan dan mengemaskini catatan tindakan bagi minit berkenaan klik
butang menu ‘Status Semasa’ , di bawah senarai tindakan klik pada nama mesyuarat
tersebut.
Tindakan :
- Jum : Jumlah tindakan yang perlu
diselesaikan oleh ahli dalam siri mesyuarat
tersebut.
- Semasa – Jumlah tindakan yang belum
diambil tindakan lagi (tiada catatan tindakan)
dalam siri mesyuarat tersebut.
24 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN
2. Kemudian klik icon , Jika terdapat lampiran sila masukkan (upload) lampiran tersebut,
masukkan catatan kemudian tekan butang SAVE.
3. Semasa mesyuarat berlangsung ahli mesyuarat dapat membuka lampiran tersebut untuk
dilihat.
3.9 Statistik kehadiran Mesyuarat dan Laporan Senarai tindakan
Untuk melihat statistik kehadiran mesyuarat sepanjang tahun, klik butang menu ‘Status
Semasa’ , lihat pada ‘statistik semasa’. Untuk mendapatkan laporan senarai tindakan klik
pada bilangan tindakan. Senarai tindakan sepanjang tahun akan dipaparkan.
25 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN
Paparan senarai tindakan sepanjang :
3.10 Carian Minit
1. Untuk mendapatkan minit-minat sebelum ini, butang ‘carian Minit’ telah diwujudkan untuk
memudahkan proses ini.
26 PPKT, KAMPUS KEJURUTERAAN
5.0 PENUTUP
Sistem Pengurusan Minit Mesyuarat yang dibangunkan ini amat membantu PTJ terutamanya
setiasuaha dalam menguruskan mesyuarat yang dijalankan di PTJ masing-masing atau pun
untuk mesyuarat yang merentas PTJ. Sistem ini amat membantu pengerusi, setiausaha dan
ahli dalam memantau tindakan yang perlu dilakukan untuk dilaporkan di dalam mesyuarat yang
akan datang. Layout yang disediakan juga mengurangkan tugas setiausaha dalam menentukan
nombor minit yang dimasukkan. Pengerusi tidak lagi perlu meminta minit atau fail minit
mesyuarat kerana semuanya telah tersedia secara online.
Disediakan Oleh :
Seksyen Aplikasi, Web dan Multimedia
PPKT Kampus Kejuruteraan, USM Sri
Ampangan, Nibong Tebal,
14300 SPS, Pulau Pinang