SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO … · 2020-07-06 · SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE SSTA-I 17 INSTRUCTIVO INGRESO DOCUMENTACIÓN

SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Y AMBIENTE SSTA-I-17

INSTRUCTIVO INGRESO DOCUMENTACIÓN PARA

CONTRATISTAS

Fecha Versión

06/07/2020 4

CONTROL DE CAMBIOS

VERSION NATURALEZA DEL CAMBIO FECHA

1 Se Emite Este Documento Con El Código SSTA-I-17 9/04/2019

2

Se elimina numeral de instructivo ingreso de documentación para contratistas el numeral d.) el documento del certificado o entrenamiento en alturas y la verificación de este debe digitalizarse y los dos deben guardarse en el mismo archivo en formato PDF.

Se cambia en la matriz de cargo/rol y documento:

Se incluye en personal extranjero: PEP (Permiso Especial de Permanencia), Copia de pasaporte o documento de identificación de país de origen

Se elimina cedula de extranjería.

30/04/2019

3

Se incluye en el listado de documentos :

• Cuestionario de condiciones de salud

• Examen médico de comorbilidad

09/06/2020

4 Se cambia la vigencia del concepto de comorbilidad a 1 año.

06/07/2020

EQUIPO SST DIRECCION SST

ELABORADO APROBADO




CONTRATISTAS

Fecha Versión

06/07/2020 4

INSTRUCTIVO INGRESO DOCUMENTACIÓN PARA CONTRATISTAS

Antes de ingresar al sistema BPMS tener presente los siguientes aspectos:

a) Escanear e identificar los documentos del paquete de ingreso por cada

trabajador (16 documentos).

b) Escanear los documentos a blanco y negro, en archivos separados.

c) Cada documento debe ser un archivo en formato PDF.

d) Marcar cada archivo con el nombre del documento que se escaneo; Ejemplo:

Cedula de ciudadanía, Afiliación EPS, Afiliación ARL. (De acuerdo con el formato

SSTA-F-76)

e) Previamente crear una carpeta en el computador para identificar los documentos

por trabajador.

f) Los archivos se deben cargar en el siguiente orden:

1) Fotocopia por las dos caras de cedula de ciudadanía.

2) Fotocopia del certificado de afiliación a la EPS del mes vigente.

3) Fotocopia del certificado de afiliación a la ARL del mes vigente

4) Fotocopia del certificado de afiliación a la AFP del mes vigente

5) Planilla aportes al sistema de seguridad social. (EPS, ARL y AFP) del mes

vigente.

6) Copia del recibo de pago o comprobante de pago electrónico de la planilla

de seguridad social.

7) Examen médico de aptitud máximo un año de vigencia a nombre del

empleador.

8) Examen médico de comorbilidad máximo un año de vigencia a nombre del

empleador.

9) Cuestionario de condiciones de salud.

10) Validación del examen médico ocupacional, emitida por la IPS.

11) Inducción SST de la empresa empleadora.

12) Registro de entrega elementos de protección personal y dotación.

13) Perfil de cargo de acuerdo a las funciones a ejecutar; competencias y

responsabilidades frente a SST

14) Registro de socialización de perfil de cargo.

15) Certificación vigente de trabajo seguro en alturas de acuerdo al nivel que

corresponda.

16) Validación del certificado de trabajo seguro en alturas, emitida por el centro

de entrenamiento y certificado vocacional emitido por el Ministerio de

trabajo.

17) Contrato de trabajo.

18) Otros documentos de roles y/o cargos especializados.

* Las validaciones se requieren para garantizar que los documentos entregados son

verídicos.




CONTRATISTAS

Fecha Versión

06/07/2020 4

* Para los siguientes roles y/o cargos especializados se tendrán que adjuntar los siguientes

documentos, un PDF por cada documento:

CARGO Y/O ROL DOCUMENTO

Auxiliares y/o inspectores SST

Hoja de vida

Licencia vigente en SST de acuerdo con manual de contratistas.

Certificado curso vigente 50 horas SST

Certificado curso básico primeros Auxilios.

Certificados del curso vigente de coordinador de alturas.

Certificaciones laborales que acrediten la experiencia requerida (1 año)

Eléctricos (personal que desarrolle tareas y trabajos en caliente)

Certificado CONTE de acuerdo con la categoría que le corresponda o certificado de formación como técnico eléctrico.

Examen médico ocupacional de aptitud para el cargo a desempeñar.

Actividades en espacios confinados

Certificado de persona autorizada para espacios confinados.

Examen médico de aptitud para espacios confinados.

Topógrafos Licencia y certificado vigente del consejo profesional nacional de topografía.

Operadores de cortadora o / y Operadores Equipos de construcción

Certificado de idoneidad

Capacitación especifica en el manejo del equipo

Operador maquinaria amarilla y grúas torre

Certificado de formación de competencia

Aparejadores de Grúa Torre Certificado de capacitación en izaje de cargas.

Guardas de seguridad física

Acreditación de la guarda emitida por la Superintendencia de seguridad y vigilancia.

Curso vigente (máximo un año) de guarda de seguridad.

Examen vigente (máximo un año) psicométrico para manejo de armas de fuego

Personal Extranjero

Visa de trabajo o PEP (Permiso Especial de Permanencia).

Copia de pasaporte o documento de identificación de país de origen

Registro SIRE.




CONTRATISTAS

Fecha Versión

06/07/2020 4

INGRESAR AL SISTEMA BPMS

El Bussiness Process Magnament Service (BPMS) es una herramienta que permite gestionar, almacenar y consultar la información que se genera y hace parte de los procesos de la compañía. Esta herramienta funciona con el motor de búsqueda Google Chrome, su uso es fácil y amigable para cualquier usuario que desee utilizar los servicios que posee el BPMS. Una vez se tengan los documentos completos, escaneados y guardados en el computador por cada trabajador, ingrese a BPMS con el usuario y la contraseña que les fue asignada por el inspector SST de Amarilo. A continuación, se explicará cada paso a seguir para el ingreso al BPMS:

1. Ingrese al BPMS registrando la siguiente URL en la barra de búsqueda del navegador:

http://190.216.202.237:8080/bpms

2. Una vez ingrese a la URL , aparecerá en pantalla lo siguiente:

3. Digite en el campo de nombre de usuario la dirección de correo electrónico

asignado, seguido de la contraseña.

Ejemplo:

Usuario: [email protected]

Contraseña: amarilo2015

http://190.216.202.237:8080/bpms

mailto:[email protected]




CONTRATISTAS

Fecha Versión

06/07/2020 4

4. Después de ingresar al sistema aparecerá la siguiente pantalla:

Seleccionamos la opción “RADICAR” se desplegará otra pestaña que tendrá por

nombre “tipo documental” y daremos clic en la opción “Paquete de ingreso

contratista”.

Tenga presente el correo electrónico del inspector de SST de Amarilo y del proyecto

a donde se va a cargar la información.

5. (1) Dar clic en crear radicado, aparecerá un número de radicado asignado por el

sistema, relacionado con (2) paquete de ingreso del contratista; esto con el fin de

anclar los 10 archivos en PDF.

1

2




CONTRATISTAS

Fecha Versión

06/07/2020 4

6. En la opción (3) seleccionar archivo; adjuntar los 10 documentos digitalizados en

formato PDF.

7. Cuando la palabra “LISTO” aparezca en azul se debe (4) seleccionar el cuadro de

documento, automáticamente se seleccionan los 10 archivos como se observa en

la imagen

3

4




CONTRATISTAS

Fecha Versión

06/07/2020 4

8. Dar clic en (5) la flecha doble y automáticamente se trasladarán los 10 archivos a la

ventana izquierda cómo se observa en la imagen.

9. Una vez adjunto, se dará clic sobre la pestaña “INDEXAR” se visualizará el

documento y al lado derecho de la ventana deberán diligenciarse todos los campos

que solicita el sistema (Proyecto, obra, nombre contratista, NIT contratista, nombre

del trabajador, cedula del trabajador y fecha de ingreso).

5




CONTRATISTAS

Fecha Versión

06/07/2020 4

10. Al finalizar de diligenciar los campos que solicita el sistema daremos clic en el icono

(6) Guardar

El sistema guardará el documento para revisión del inspector de seguridad y salud

en el trabajo de la obra.

11. Después de guardar el documento es importante dar Clic en (7) Comentario

6

7




CONTRATISTAS

Fecha Versión

06/07/2020 4

12. Seleccionado el icono comentario aparecerá una ventana para dar clic en el (8)

cuadro agregar

13. Aparecerá un (9) cuadro dónde se escribirá el comentario:

Ejemplo: La documentación se encuentra en el sistema nombre trabajador,

empresa contratista.

14. Se selecciona la opción (10) enviar por correo: se digita la dirección de correo

electrónico del Inspector de SST y finalmente se da (11) clic en “Guardar”

8




CONTRATISTAS

Fecha Versión

06/07/2020 4

15. Una vez guardado el comentario, se debe dar (12) clic en “Aceptar” para que el

sistema envié un correo con el comentario al Inspector de Seguridad y salud en el trabajo

correspondiente a la dirección de correo ingresada.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS

A continuación, se describe el procedimiento para subir al sistema BPMS los documentos

con nuevas fechas de vigencia como cursos de alturas certificados médicos, y/o vigencia

de cualquier tipo de certificado:

1. Ingrese los documentos aplicando los pasos del 4 al 10 del presente documento.

2. Una vez haya culminado el paso anterior, se debe apadrinar el nuevo certificado al

radicado inicial del trabajador, teniendo en cuenta los siguientes pasos:

2.1 Clic en más opciones

9

10

11

12




CONTRATISTAS

Fecha Versión

06/07/2020 4

2.2 Clic en cambiar asociación de padre

2.3 Le aparecerá la ventana de asociación de padre, digite allí el número de radicado

inicial del ingreso del trabajador al proyecto




CONTRATISTAS

Fecha Versión

06/07/2020 4

2.4 Clic en guardar para asociar el nuevo radicado, al radicado inicial del trabajador al

proyecto.

Una vez culminados estos pasos los certificados vigentes quedaran apadrinados al

radicado inicial del trabajador.

REVISIÓN Y CONFIRMACION DEL INSPECTOR AL CONTRATISTA

1. El inspector ingresará al sistema BPMS dónde revisará cada archivo validando los

documentos ingresados por el contratista.

2. El Inspector debe ingresar a BPMS cuando reciba el correo con el comentario

realizado por el contratista, quien previamente mediante la entrega del formato

SSTA-F-76 diligenciado y firmado, le confirma que los documentos ya se encuentran

en el sistema.

3. El inspector también deberá agregar un comentario dónde confirma que todos los

documentos se encuentran completos sin novedades o por el contrario indicando si

hace falta algún requisito para el ingreso del personal.




CONTRATISTAS

Fecha Versión

06/07/2020 4

4. El contratista recibirá un correo directamente de BPMS dónde se encuentra la

aprobación del inspector o las observaciones que se presenten.

¿Qué hacer cuando se sube por error un documento que no corresponde?

En el comentario debe informar al inspector el cargue de los documentos de los

trabajadores también puede comunicarle al Inspector el archivo (nombre o número con el

que está marcado el pdf) que se encuentra en el sistema que no corresponde o tiene algún

error, para que el inspector pueda eliminarlo.

**Sí se presenta alguna novedad con el sistema BPMS o el usuario por favor

comunicarlo por medio de un correo electrónico al Inspector del proyecto para

realizar el respectivo acompañamiento**.

Documents

SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO … · 2020-07-06 · SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE SSTA-I 17 INSTRUCTIVO INGRESO DOCUMENTACIÓN