Sistema de Programación y gestión por objetivos y ... par… · Web viewAuthor: SIGOB Created Date: 04/29/2014 11:39:00 Title: Sistema de Programación y gestión por objetivos

Sistema de Programación y gestión por objetivos y resultados (pag) SIGOB

Sistema de Programación y gestión por objetivos y resultados (pag)

Guía de Administración

SIGOBSISTEMA DE GESTIÓN PARA LA GOBERNABILIDAD

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Acerca de este capitulo

Este capítulo presenta los procedimientos necesarios para administrar el Módulo de Programas Calendarios utilizando el instrumento informático de administración.La administración del Módulo de Programas Calendarios, es el conjunto de procesos necesarios para definir y mantener las estructuras de información que permiten tener en operación el sistema de consulta y gestión de programas calendarios por objetivos y resultados.

Antes de empezar

Para completar las lecciones de este capítulo, deberá: Haber definido previamente los despachos que participarán en cada programa

calendario. Definir clasificadores a ser asignados para la clasificación de sus metas

intermedias


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Índice

Lección 1

Acceso a los instrumentos de Administración del Sistema

Lección 2

Definición de Tipología de Metas Intermedias

Lección 3

Definición de Tipologías de Tipo de Restricción

Lección 4

Definición de Responsables de Solución de Restricciones de Ejecución y Alertas Tempranas

Lección 5

Definición de Tipos de Restricciones de Ejecución

Lección 6

Definición de Tipos de Alertas Tempranas

Lección 7

Definición de Plantillas de Metas Intermedias

Lección 8

Elaboración y Mantenimiento de Programas Calendarios

Asignación de Tipología de Metas Intermedias al ProgramaAsignación de Tipos de Alertas Tempranas al Programa Asignación de Tipos de Restricciones de Ejecución al ProgramaAsignación de Tipos de Alertas Tempranas al Programa Asignación de Tipos de Restricciones de Ejecución al ProgramaAsignación de Plantillas de Metas Intermedias al Programa Asignación de Clasificadores al ProgramaAsignación de Participantes al ProgramaDefinición de Atributos de Participación en el Programa

Lección 9

Definición de Relaciones de Integración entre Programas Calendarios


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Lección 1Acceso a los instrumentos de Administración del

Sistema


4

El Password se ha definido en el proceso de identificación de Claves de Administración

Lección 1 – Acceso a los instrumentos de Administración del Sistema

Ejecutado el Instalador del Diccionario de Datos, se han creado los accesos directos de los Sistemas de Gestión, los cuales se encuentran identificados dentro del grupo de programas Gestión de Despachos.

Pasos para ejecutar el Administrador de Programas Calendarios

1. Haga clic en el botón de Inicio de Windows

2. Seleccione la opción Todo los Programas

3. Haga clic en el grupo de programas Gestión de Despachos

4. Seleccione Administrador de Programas Calendarios

5. En el recuadro de Ingreso al Sistema de Administración de Programas Calendarios, indique el usuario (este puede ser ADMIN que fue creado por defecto, o el usuario de un funcionario que ya tiene un despacho creado) y la clave de administración definida en el proceso de instalación.

Ej empl o:a. Usuario: ADMINb. Contraseña: ***

6. Haga clic en el botón Aceptar

Ingreso al Sistema


5

Lección 2Definición de tipologías de metas intermedias


6

Lección 2 – Definición de tipologías de metas intermedias

En la pantalla principal del software de administración, presione el botón Tipología de Eventos para activar la pantalla de Tipología de Metas Intermedias.

En esta pantalla se define la Tipología de las Metas Intermedias, que estarán disponibles para ser usadas por cualquier programa calendario.

Definir un nuevo Tipo de Meta Intermedia:

1. Presione el botón Agregar para activar la pantalla de definición de Tipo de Meta Intermedia.

2. En la pantalla de definición, indique la descripción del Tipo de Meta, y asígnele un color que permita identificarlo.

3. Presione el botón Aceptar para guardar los cambios efectuados. Si presiona Cancelar, los cambios efectuados serán ignorados y el proceso será cancelado.

Modificar un Tipo de Meta Intermedia:

1. En el listado de Tipos de Meta (pantalla de Tipología de Metas Intermedias), haga doble clic sobre el tipo a modificar.

2. En la pantalla de definición de Tipo, realice los cambios que necesite sobre el Tipo seleccionado.

3. Presione el botón Aceptar para guardar los cambios efectuados. Si presiona Cancelar, los cambios que haya efectuado serán ignorados.

Eliminar un Tipo de Meta Intermedia:

1. En el listado de Tipos de Meta (pantalla de Tipología de Metas Intermedias), seleccione el tipo a eliminar.

2. Presione el botón Eliminar . El software le pedirá confirmar la eliminación del tipo de meta seleccionado.

3. Presione el botón Sí para eliminar el tipo de meta seleccionado. Si presiona No, el proceso será cancelado.


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Lección 3Definición de tipologías de tipo de restricción


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Lección 3 – Definición de tipologías de tipo de restricción

En la pantalla principal del software de administración, presione el botón Tipos para activar la pantalla de Tipos (Restricciones y Alertas).

En esta pantalla se definen las Tipos de los Tipos de Restricción y Tipos de Alertas que estarán disponibles para cada programa calendario.

Listado de Tipos

Funciones de Determinación de Tipos

Figura 3.1.

Definir un nuevo Tipo de Restricciones de Ejecución y Alertas Tempranas

1. Teniendo en cuenta que activo la pantalla de Tipos, en la caja de edición de texto Nuevo Tipo, indique el nombre de la nuevo tipo a agregar. Ver figura 3.1.

2. Presione el botón Agregar para agregar la nuevo tipo al listado de tipos disponibles.

Modificar un Tipo:

1. En el listado de Tipos disponibles, seleccione el tipo a modificar.

2. Presione el botón Renombrar. Ver figura 3.1.

3. En la pantalla Renombrar tipo, indique el nuevo nombre de la tipo seleccionada



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Lección 3 – Definición de tipologías de tipo de restricción

Eliminación de un Tipo:

1. En el listado de Tipos disponibles, seleccione el tipo a eliminar.

2. Presione el botón Eliminar. Ver figura 3.1.

3. El software le pedirá confirmar la eliminación del tipo seleccionada. Presione el botón Sí para eliminar el tipo seleccionado. Si presiona No, el proceso será cancelado.


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Lección 4Responsables de solución de restricciones y

alertas


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Lección 4 – Responsables de solución de restricciones y alertas

En la pantalla principal del software de administración, presione el botón Responsables de Solución para activar la pantalla de Responsables de Solución de Restricciones y Alertas.

En esta pantalla se definen los Responsables de Solución de los Tipos de Restricción y Tipos de Alertas que estarán disponibles para cada programa calendario.

Listado de Responsables de Solución

Funciones de Determinación de Responsables de Solución

Figura 4.1.

Definir un nuevo Responsable de Solución de Restricciones y Alertas

1. En la caja de edición de texto Nuevo Responsable de Solución, indique el nombre del NuevoResponsable de Solución a agregar. Ver figura 4.1.

2. Presione el botón Agregar para aceptar el nuevo responsable al listado de Responsables de Solución disponibles.

Modificación de un Responsable:

1. En el listado de Responsables de Solución disponibles,seleccione el Responsable a modificar.

2. Presione el botón Renombrar. Ver figura 4.1 Figura 4.1.

3. En la pantalla Renombrar responsable, indique el nuevo nombre del responsable seleccionado.



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Lección 4 – Responsables de solución de restricciones y alertas

Eliminación de un Responsable:

1. En el listado de Responsables de Solución, seleccione el responsable a eliminar. Ver figura 4.1.

2. Presione el botón Eliminar. El software le pedirá confirmar la eliminación del responsable seleccionado.

3. Presione el botón Sí para eliminar el responsable seleccionado. Si presiona No, el proceso será cancelado.


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Lección 5Definición de tipo de restricciones de ejecución


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Lección 5 – Definición de tipo de restricciones de ejecución

En la pantalla principal del software de administración, presione el botón Plantillas de Alerta para activar la pantalla de Tipos de Restricciones de Ejecución.

En esta pantalla se definen los Tipos de Restricciones de Ejecución, que estarán disponibles para ser usados por cualquier programa calendario.

Cada Tipo de Restricción puede tener un Responsable de Solución y una Materia. Por ello, esta pantalla permite definir ambos tipos de información a través de los botones:

Responsables de Solución: Presionando este botón se inicia el procedimiento de Definición de Responsables de Solución. Para mayor información sobre el proceso, consulte la Lección 4 Definición de Responsables de Solución de Restricciones y Alertas.

Materias: Presionando este botón se inicia el procedimiento de Definición de Materias. Para mayor información sobre el proceso, consulte la Lección 3 Definición Materias de Restricciones y Alertas.

Funciones deOperación

Figura 5.1.

Lista de Tipos deRestricción

Definir un nuevo tipo de Restricciones de Ejecución

1. Presione el botón Agregar para activar la pantalla de definición de Tipo de Restricción. Ver Figura 5.1.

2. En la pantalla de definición de Tipo de Restricción, indique la descripción del Tipo de Restricción, y si corresponde asígnele:

Responsable de Solución: Seleccione el responsable de solución que se aplique al nuevo tipo de restricción, desde la lista desplegable. Si no encuentra un responsable adecuado, puede agregar uno a la lista general de Responsables de Solución (ver Lección 4 Definición de Responsables de Solución de Restricciones y Alertas) usando el botón .

Materia: Seleccione la materia que se aplique al nuevo tipo de restricción, desde la lista desplegable. Si no encuentra un responsable adecuado, puede agregar uno a la lista general de Responsables de Solución (Lección 4 Definición de Materias de Restricciones y Alertas) usando el botón .


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Lección 5 – Definición de tipo de restricciones de ejecución

Modificación de un Tipo de Restricción:

1. En el listado de Tipos de Restricción, haga doble clic sobre el tipo a modificar.

2. En la pantalla de definición de Tipo, realice los cambios que necesite sobre el Tipo seleccionado (ver procedimiento Definir un nuevo Tipo de Restricción).


Eliminación de un Tipo de Restricción:

1. En el listado de Tipos de Restricción seleccione el tipo a eliminar.

2. Presione el botón Eliminar . El software le pedirá confirmar la eliminación del tipo de restricción seleccionado.

3. Presione el botón Sí para eliminar el tipo de restricción seleccionado. Si presiona No, el proceso será cancelado.


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Lección 6Definición de tipos de alertas tempranas


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Lección 6 – Definición de tipos de alertas tempranas

En la pantalla principal del software de administración, presione el botón Tipos de

Alerta para activar la pantalla de Tipos de Alertas Tempranas.

En esta pantalla se definen los Tipos de Alertas, que estarán disponibles para ser usados por cualquier programa calendario.

Funciones deOperación Lista de

Tipos deRestricción

Figura 5.1.

Cada Tipo de Alerta puede tener un Responsable de Solución y una Materia. Por ello, esta pantalla permite definir ambos tipos de información a través de los botones:

Responsables de Solución: Presionando este botón se inicia el procedimiento de Definición de Responsables de Solución. Para mayor información sobre el proceso, consulte la Lección 4 - Definición Responsables de Solución de Restricciones y Alertas.

Materias: Presionando este botón se inicia el procedimiento de Definición de Materias. Para mayor información sobre el proceso, consulte la Lección 3 - Definición Materias de Restricciones y Alertas.

Definir un nuevo Tipos de Alerta

1. Presione el botón Agregar para activar la pantalla de definición de Tipo de Alerta.

2. En la pantalla de definición de Tipo de Alerta, indique la descripción del Tipo de Alerta, y si corresponde asígnele.

Responsable de Solución: Seleccione el responsable de solución que se aplique al nuevo tipo de alerta, desde la lista desplegable. Si no encuentra un responsable adecuado, puede agregar uno a la lista general de Responsables de Solución (ver la Lección Definir Responsables de Solución de Restricciones y Alertas) usando el botón .

Materia: Seleccione la materia que se aplique al nuevo tipo de alerta, desde la lista desplegable. Si no encuentra un responsable adecuado, puede agregar uno a


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la lista general de Responsables de Solución (ver la Lección Definir Responsables de Solución de Restricciones y Alertas) usando el botón .

Lección 6 – Definición de tipos de alertas tempranas


Modificación de un Tipo de Alerta:

1. En el listado de Tipos de Alerta (pantalla de Tipos de Alerta), haga doble clic sobre el tipo a modificar.

2. En la pantalla de definición de Tipo, realice los cambios que necesite sobre el Tipo seleccionado (ver punto Definir un nuevo Tipo de Alerta).


Eliminación de un Tipo de Alerta:

1. En el listado de Tipos de Alerta (pantalla de Tipos de Alerta), seleccione el tipo a eliminar.

2. Presione el botón Eliminar . El software le pedirá confirmar la eliminación del tipo de alerta seleccionado.

3. Presione el botón Sí para eliminar el tipo de alerta seleccionado. Si presiona No, el proceso será cancelado.


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Lección 7Definición de plantillas de metas intermedias


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Lección 7 – Definición de plantillas de metas intermedias

En la pantalla principal del software de administración, presione el botón Plantillas

Metas para activar la pantalla de Plantillas de Metas Intermedias.

En esta pantalla se definen las Plantillas de Metas Intermedias, que estarán disponibles para ser usadas por cualquier programa calendario.

Funciones deOperación Lista de Metas

Intermedias

Figura 5.1.

Definir una nueva Plantilla de Metas Intermedias

1. Presione el botón Agregar para activar la pantalla de definición de Plantilla de Meta Intermedia.

2. En la pantalla de definición de Plantilla de Meta, indique el nombre de la Plantilla. Luego, complete los datos de la nueva plantilla. Ver figura 5.2.

Descripción: Indique la descripción que tendrán las metas intermedias generadas a partir de la plantilla.

Tipo: Seleccione el tipo que tendrán las metas intermedias generadas a partir de la plantilla, desde la lista desplegable. Los tipos disponibles en la lista desplegable corresponden a los definidos en el Procedimiento Definir Tipología de Metas Intermedia.

Detalle: Indique el detalle que tendrán las metas intermedias generadas a partir de la plantilla.

Figura 5.2.


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Lección 7 – Definición de plantillas de metas intermedias

3. Anexe Documentos, haciendo clic en la pestaña de Documentos, asocie documentos del tipo Word, Excel y PowerPoint.

4. Elabore Plantillas de Actividades, haciendo clic en la pestaña de Actividades y luego siga los siguientes pasos:

o Haga clic en el botón Agregar.o Complete la Descripción o título de

la Actividad.o Seleccione el Responsable.o Complete el Detalle de la

actividad.o Anexe Documentos, haciendo clic

en la pestaña de Documentos.

5. Presione el botón Aceptar para guardar los cambios efectuados. Si presiona Cancelar, los cambios efectuados serán ignorados y el proceso será cancelado. Ver figura 5.2.

Modificación de una Plantilla de Meta Intermedia:

1. En el listado de Plantillas de Meta disponibles (pantalla de Plantillas de Meta), haga doble clic sobre la plantilla a modificar.

2. En la pantalla de definición de Plantilla, realice los cambios que necesite sobre la plantilla seleccionada (ver punto Definición de una nueva Plantilla de Meta - b).


Eliminación de una Plantilla de Meta Intermedia:

1. En el listado de Plantillas de Meta disponibles (pantalla de Plantillas de Meta), seleccione la plantilla a eliminar.

2. Presione el botón Eliminar . El software le pedirá confirmar la eliminación de la plantilla seleccionada.

3. Presione el botón Sí para eliminar la plantilla seleccionada. Si presiona No, el proceso será cancelado.


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Lección 8Elaboración y mantenimiento de programas

calendarios


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Lección 8 – Elaboración y mantenimiento de programas calendarios

Definir un nuevo Programa Calendario:

1. En la pantalla principal presione el botón Nuevo para activar la pantalla de definición de

Programa Calendario.

Determinaciones parala composición delPrograma Calendario

En la pantalla de definición de Programa Calendario, complete los datos del nuevo Programa

Título: Indique el título del nuevo Programa.

Coordinador: Seleccione el despacho que tendrá el rol de Coordinador del nuevo programa. El Coordinador tendrá control total sobre la información del programa calendario.

El programa calendario funciona como un integrador de otros programas calendarios

Permite el uso de reiteraciones de tareas: Permite que los programadores y monitores de tareas pueden hacer reiteraciones sobre las tareas.

Permite el uso de bolsas de tareas: Permite que los participantes de los programas calendarios puedan trabajar con las bolsas de tareas.

MIA Asociado: Puede asociar una base de información textual para complementar el Programa.

Vista Asociada: Indique la vista a la que se encuentra sujeta el MIA Asociado

Registro Asociado: para el caso en el cual el MIA asociado es solo de información, usted puede asociar el Mia a ese registro, indicando así el número de registro que fue asignado al registro requerido.

Título Detalle: Indique el título que tendrá el detalle de las metas intermedias del nuevo programa.


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Título Eventos: Indique el título que tendrá la sección de evento de la agenda diaria de las metas intermedias del nuevo programa.


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Título Actividades: Indique el título que tendrá la sección de actividades ejecutivas de las metas intermedias del nuevo programa.

Título Carpetas: Indique el título que tendrá la sección de documentos anexos de las metas intermedias del nuevo programa.

Título Sugerencias: Indique el título que tendrá la sección de sugerencias de las metas intermedias del nuevo programa.

Título Problemas: Indique el título que tendrá la sección de restricciones de ejecución de las metas intermedias del nuevo programa.

Título Competentes: Indique el título que tendrán los responsables de solución de las alertas y restricciones de ejecución de las metas intermedias del nuevo programa.

Título Alertas: Indique el título que tendrá la sección de alertas de las metas intermedias del nuevo programa.

Título Resumen: Indique el título que tendrá el resumen ejecutivo de las metas intermedias del nuevo programa.

Título del MIA: Indique el título que tendrá el botón de acceso al MIA asociado al nuevo programa.

Atributo Integrador: Indique si el nuevo programa podrá actuar como Integrador de otros programas calendarios.


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Usuarios Participantes: Asigne al nuevo programa los usuarios que participarán en él. Por medio del botón Participantes podrá seleccionar los usuarios participantes y definir sus atributos de participación en el programa (vea Procedimiento Asignación de Participantes a un Programa Calendario, y Procedimiento Definición de Atributos de Participación en un Programa Calendario).

Tipología de Metas Intermedias: Asigne al nuevo programa los tipos de metas intermedias vaya a utilizar (vea Procedimiento Asignación de Tipología de Metas Intermedias a un Programa Calendario).

Tipos de Alerta: Asigne al nuevo programa los tipos de alerta que sus metas intermedias puedan reportar (vea Procedimiento Asignación de Tipos de Alertas Tempranas a un Programa Calendario).

Tipos de Restricción: Asigne al nuevo programa los tipos de restricciones de ejecución que sus metas intermedias puedan sufrir (vea Procedimiento Asignación de Tipos de Restricciones de Ejecución a un Programa Calendario). Plantillas de Metas Intermedias: Asigne al nuevo programa las plantillas de metas intermedias que tendrá disponibles para su programación (vea Procedimiento Asignación de Plantillas de Metas Intermedias a un Programa Calendario).

Clasificadores: Asigne al nuevo programa los clasificadores que tendrá disponibles para sus metas intermedias (vea Procedimiento Asignación de Clasificadores a un Programa Calendario).

Reiteraciones de tareas: Permite que los programadores y monitores de tareas pueden hacer reiteraciones sobre las tareas.

Bolsas de tareas: Permite que los participantes del centro de gestión puedan trabajar con las bolsas de tareas


Modificación de un Programa Calendario:

1. En el listado de Programas Calendarios existentes (pantalla principal), haga doble clic sobre el programa a modificar.

2. En la pantalla de definición de Programa Calendario, realice los cambios que necesite sobre el programa seleccionado (ver procedimiento Definición de un nuevo Programa Calendario).


Eliminación de un Programa Calendario:


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1. En el listado de Programas Calendarios existentes (pantalla principal), seleccione el programa a eliminar.

2. Presione el botón Eliminar . El software le pedirá confirmar la eliminación del programa seleccionado.


3. Presione el botón Sí para eliminar el programa seleccionado. Si presiona No, el proceso será cancelado.

En el listado de Programas Calendarios existentes (pantalla principal), haga doble clic sobre el programa al que se desea asignar la tipología.

Para Asignar Tipología de Metas al Programa Calendario

Presione el botón Tipología de Metas para activar la pantalla de asignación.

Lista de Tipos deMetas Asociadas

Lista de Tipos deMetas Disponibles

Para Realizar Asignación de Tipología de Metas:

Dispone de 4 comandos para esta tarea:

Asignar tipos seleccionados: Si desea asignar sólo algunos de los tipos de metas disponibles, entonces del listado inferior seleccione los tipos de metas que desea asignar al programa, marcando la casilla de verificación correspondiente que aparece a la izquierda de cada tipo. Luego presione el botón que tiene una mano apuntando hacia arriba, el cual asignará sólo los tipos seleccionados al programa.


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Asignar todos los tipos: Si desea asignar al programa todos los tipos de metas disponibles, entonces presione el botón que tiene dos manos apuntando hacia arriba.


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Quitar tipos seleccionados: Si desea quitar algunos de los tipos de metas asignados al programa, entonces del listado superior seleccione los tipos de metas que desea quitar del programa, marcando la casilla de verificación correspondiente que aparece a la izquierda de cada tipo. Luego presione el botón que tiene una mano apuntando hacia abajo, el cual quitará del programa sólo los tipos seleccionados.

Quitar todos los tipos: Si desea quitar del programa todos los tipos de metas que tiene asignados, entonces presione el botón que tiene dos manos apuntando hacia abajo.

En el listado de Programas Calendarios existentes (pantalla principal), haga doble clic sobre el programa al que se desea asignar los tipos de alertas.

Para Asignar Tipos de Alerta al Programa Calendario

Presione el botón Tipos de Alertas para activar la pantalla de asignación.

Lista de AlertasAsociadas

Lista de AlertasDisponibles

Para Realizar Asignación de Tipos de Alerta:


Asignar tipos seleccionados: Si desea asignar sólo algunos de los tipos de alerta disponibles, entonces del listado inferior seleccione los tipos de alerta que desea asignar al programa, marcando la casilla de verificación correspondiente que aparece a la izquierda de cada tipo. Luego presione el botón


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que tiene una mano apuntando hacia arriba, el cual asignará sólo los tipos seleccionados al programa.


Asignar todos los tipos: Si desea asignar al programa todos los tipos de alerta disponibles, entonces presione el botón que tiene dos manos apuntando hacia arriba.

Quitar tipos seleccionados: Si desea quitar algunos de los tipos de alerta asignados al programa, entonces del listado superior seleccione los tipos de alerta que desea quitar del programa, marcando la casilla de verificación correspondiente que aparece a la izquierda de cada tipo. Luego presione el botón que tiene una mano apuntando hacia abajo, el cual quitará del programa sólo los tipos seleccionados.

Quitar todos los tipos: Si desea quitar del programa todos los tipos de alerta que tiene asignados, entonces presione el botón que tiene dos manos apuntando hacia abajo.

En el listado de Programas Calendarios existentes (pantalla principal), haga doble clic sobre el programa al que se desea asignar los tipos de restricción.

Presione el botón Tipos de Restricción para activar la pantalla de asignación.

Lista de RestriccionesAsociadas

Lista de RestriccionesDisponibles

Para Realizar Asignación de Tipos de Restricción:



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Asignar tipos seleccionados: Asignar tipos seleccionados: Si desea asignar sólo algunos de los tipos de restricción disponibles, entonces del listado inferior seleccione los tipos de restricción que desea asignar al programa, marcando la casilla de verificación correspondiente que aparece a la izquierda de cada tipo. Luego presione el botón que tiene una mano apuntando hacia arriba, el cual asignará sólo los tipos seleccionados al programa.


Asignar todos los tipos: Si desea asignar al programa todos los tipos de restricción disponibles, entonces presione el botón que tiene dos manos apuntando hacia arriba.

Quitar tipos seleccionados: Si desea quitar algunos de los tipos de restricción asignados al programa, entonces del listado superior seleccione los tipos de restricción que desea quitar del programa, marcando la casilla de verificación correspondiente que aparece a la izquierda de cada tipo. Luego presione el botón que tiene una mano apuntando hacia abajo, el cual quitará del programa sólo los tipos seleccionados.

Quitar todos los tipos: Si desea quitar del programa todos los tipos de restricción que tiene asignados, entonces presione el botón que tiene dos manos apuntando hacia abajo.

En el listado de Programas Calendarios existentes (pantalla principal), haga doble clic sobre el programa al que se desea asignar las plantillas de meta intermedia.

Para Asignar Plantillas de Meta Intermedia al Programa Calendario

Presione el botón Plantillas Metas para activar la pantalla de asignación.

Lista de Plantillas

Asociadas


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Lista de PlantillasDisponibles


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Para Realizar Asignación de Plantillas de Meta:


Asignar plantillas seleccionadas: Si desea asignar sólo algunas de las plantillas de meta disponibles, entonces del listado inferior seleccione las plantillas de meta que desea asignar al programa, marcando la casilla de verificación correspondiente que aparece a la izquierda de cada plantilla. Luego presione el botón que tiene una mano apuntando hacia arriba, el cual asignará sólo las plantillas seleccionadas al programa.

Asignar todas las plantillas: Si desea asignar al programa todas las plantillas disponibles, entonces presione el botón que tiene dos manos apuntando hacia arriba.

Quitar plantillas seleccionadas: Si desea quitar algunas de las plantillas asignadas al programa, entonces del listado superior seleccione las plantillas de meta que desea quitar del programa, marcando la casilla de verificación correspondiente que aparece a la izquierda de cada plantilla. Luego presione el botón que tiene una mano apuntando hacia abajo, el cual quitará del programa sólo las plantillas seleccionadas.

Quitar todas las plantillas: Si desea quitar del programa todas las plantillas de meta que tiene asignadas, entonces presione el botón que tiene dos manos apuntando hacia abajo.

En el listado de Programas Calendarios existentes (pantalla principal), haga doble clic sobre el programa al que se desea asignar los clasificadores.

Los clasificadores asignados al programa calendario estarán disponibles para la clasificación de las metas intermedias del mismo.

Para Asignar Clasificadores al Programa Calendario

Presione el botón Clasificadores para activar la pantalla de asignación.

Lista de ClasificadoresDisponibles


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Lista de ClasificadoresSeleccionados


Para Realizar Asignación de Clasificadores: Dispone de 2 operaciones para esta tarea:

Asignar clasificadores: De la lista estructurada de clasificadores disponibles, seleccione el clasificador que desea asignar al programa calendario.

Luego presione el botón Agregar para agregar el clasificador seleccionado a la lista de clasificadores asignados al programa. Repita esta operación para cada clasificador que desee asignar al programa.

Importante: Al asignar un clasificador a un programa, se asigna con toda su descendencia. Es decir, si asigna un clasificador que tiene subniveles, éstos también serán asignados al programa.

Quitar clasificadores asignados: Si desea quitar del programa alguno de sus clasificadores asignados, seleccione el clasificador a quitar de la lista de

clasificadores asignados, y presione el botón Eliminar . Repita esta operación para cada clasificador que desee quitar de la lista de clasificadores asignados.

En el listado de Programas Calendarios existentes (pantalla principal), haga doble clic sobre el programa al que se desea asignar los participantes.

Los participantes de un programa calendario deben ser Despachos definidos previamente, por medio del software de Administración de Despachos.

Para Asignar Participantes al Programa Calendario

Presione el botón Participantes y elija la opción Selección del menú que aparece, para activar la pantalla de asignación.

Lista de Participantes del Programa

Lista de FuncionariosDisponibles


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Para Realizar Asignación de Participantes:


Asignar despachos seleccionados: Si desea asignar como participantes a sólo algunos de los despachos disponibles, entonces del listado inferior seleccione los despachos que desea asignar como participantes al programa, marcando la casilla de verificación correspondiente que aparece a la izquierda de cada despacho. Luego presione el botón que tiene una mano apuntando hacia arriba, el cual asignará como participantes al programa sólo a los despachos seleccionados.

Importante: Antes de asignar como participantes a los despachos seleccionados, el software le consultará si esos despachos tienen el atributo de generar nuevas metas intermedias en el programa calendario. Ese es el único atributo que se define en este procedimiento. Para mayor detalle acerca de la definición de éste y los demás atributos de participación, vea el Procedimiento Definición de Atributos de Participación en un Programa.

Asignar todos los despachos: Si desea asignar al programa como participantes a todos los despachos disponibles, entonces presione el botón que tiene dos manos apuntando hacia arriba. Al igual que en el comando anterior, el software le consultará sobre el atributo de generación de nuevas metas intermedias.

Quitar participantes seleccionados: Si desea quitar algunos de los participantes del programa, entonces del listado superior seleccione los participantes que desea quitar, marcando la casilla de verificación correspondiente que aparece a la izquierda de cada participante. Luego presione el botón que tiene una mano apuntando hacia abajo, el cual quitará del programa sólo los participantes seleccionados.

Importante: El Coordinador no puede ser quitado de la lista de participantes del programa. Por lo tanto, todo programa calendario tendrá siempre al menos un participante.

Quitar todos los participantes: Si desea quitar del programa a todos los participantes que tiene asignados, entonces presione el botón que tiene dos manos apuntando hacia abajo.

En el listado de Programas Calendarios existentes (pantalla principal), haga doble clic sobre el programa en el que desea definir los atributos de sus participantes.

Los participantes de un programa calendario deben ser Despachos definidos previamente, por medio del software de Administración de Despachos, y haber sido asignados como participantes del programa siguiendo el Procedimiento (Asignación de Participantes a un Programa Calendario).


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Para Definir Atributos de Participación en el Programa Calendario

Presione el botón Participantes y elija la opción Atributos del menú que aparece, para activar la pantalla de definición de atributos.

Esta pantalla presenta una matriz con los participantes asignados al programa calendario, y cada uno de sus posibles atributos dentro del mismo. Si un participante tiene definido un atributo de participación, entonces el mismo aparece con una marca de verificación en la columna correspondiente al atributo en cuestión.

El participante cuya fila de la matriz permanece destacada en fondo azul, corresponde al despacho Coordinador del programa calendario activo, quien de forma predeterminada tiene todos los atributos de participación activos.

Asignar Atributos de Participación:

Para asignar un atributo a un participante, sólo basta con marcar la casilla de verificación correspondiente a la columna del atributo en cuestión, en la fila del participante elegido. Para quitar el atributo a un participante, se procede de forma inversa: se quita la marca en la casilla de verificación correspondiente. Ver figura 1.23.

Los atributos de participación posibles están divididos en dos grandes secciones dentro de la matriz, que son:

1. Programa Calendario: En este grupo se encuentran los atributos relacionados al programa calendario de manera general:

Genera Metas: Habilita al participante a programar nuevas metas intermedias en el programa. También lo habilita para programar actividades ejecutivas y eventos en la agenda diaria de las metas intermedias que él programe.


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Responsable Metas: Permite al participante ser responsable de metas intermedias dentro del programa. El responsable de una meta intermedia puede programar actividades ejecutivas y eventos en la agenda diaria de esa meta.

Responsable Actividades: Permite al participante ser responsable de actividades ejecutivas de una meta intermedia del programa.

Participa Eventos: Permite al participante ser incluido como participante de eventos de la agenda diaria de las metas intermedias del programa.

Controla Metas: Permite al participante realizar controles de gestión de las metas intermedias del programa.

Controla Actividades: Permite al participante realizar controles de gestión de las actividades ejecutivas de las metas intermedias del programa.

Controla Participación: Habilita al participante a realizar controles sobre la participación de otros participantes en el programa.

Ve Documentos: Da acceso al participante a la carpeta de documentos anexos del programa. Quien tiene acceso a dicha carpeta, puede consultar todos los documentos que existan dentro de ella e insertar nuevos documentos, pero no puede modificar ni eliminar aquellos que hayan sido insertados por otros participantes.

Ve Sugerencias: Habilita al participante a consultar las sugerencias al coordinador del programa, y le permite elaborar nuevas sugerencias para el coordinador.

Consulta MIA asociado: Habilita al participante solo a consultar el MIA asociado al programa.

Modifica MIA asociado: Habilita al participante a realizar modificaciones en el MIA de consulta asociado al programa.

Cambia Filtro personal: Habilita al usuario la posibilidad de asignar a los programas en los cuales participa una categoría definida por él, permitiendo asi un mejor manejo y personalizado, de los programas calendarios en los cuales Participa.

2. Metas o acontecimientos: En este grupo se encuentran los atributos relacionados a la información de las metas intermedias del programa calendario:

Ve Actividades: Da acceso al participante a las actividades ejecutivas de las metas intermedias del programa.

Ve Agenda: Da acceso al participante a la agenda diaria de eventos de las metas intermedias del programa.

Ve Documentos: Da acceso al participante a la carpeta de documentos anexos de las metas intermedias del programa. Quien tiene acceso a esas


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carpetas, puede consultar todos los documentos que existan dentro de ellas e insertar nuevos documentos, pero no puede modificar ni eliminar aquellos que hayan sido insertados por otros participantes.


Ve Sugerencias: Da acceso al participante a las sugerencias de las metas intermedias del programa. Permite al participante a enviar y recibir sugerencias a otros participantes que tengan este atributo, habilitando un canal de comunicación interno en el equipo de participantes.

Una vez finalizado el proceso de definición, presione el botón Aceptar para guardar los cambios efectuados. Si presiona el botón Cancelar, los cambios realizados serán ignorados y el proceso será cancelado.

Importante: Si bien el software da total flexibilidad en la definición de atributos de participación, permitiendo modificar todos los atributos incluso del Coordinador, esa misma flexibilidad abre la puerta a potenciales riesgos de un funcionamiento anómalo del programa calendario definido, si los atributos de participación no han sido bien definidos. Por ejemplo, aunque es posible quitar todos los atributos de control de gestión al usuario Coordinador, con ello se impide que éste realice una adecuada gerencia del programa calendario.


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Lección 9Definición de Relación de Integración entre Programas

Calendarios

Lección 9 - Definición de Relación de Integración entre Programas Calendarios

En el listado de Programas Calendarios existentes (pantalla principal), seleccionar el programa cuyas relaciones de integración se desean definir.

En esta pantalla se definen las relaciones de integración del programa elegido, esto es: Qué programas calendarios pueden ser integrados (Hijos) por el programa elegido (Padre).

Importante: El programa a elegir debe ser un programa Integrador. Para saber cómo definir un programa como Integrador, refiérase al Procedimiento Elaboración y Mantenimiento de Programas Calendarios.

Presione el botón Relaciones Programa para activar la pantalla de definición de relaciones de integración del programa elegido (este botón sólo está disponible para programas definidos como Integradores, ver párrafo anterior).

Lista de ProgramasAsociadas

Lista de ProgramasDisponibles

Entre los programas Hijos puede haber programas calendarios que también hayan sido definidos como Integradores, lo que permite establecer relaciones de integración en cascada, donde el programa elegido puede integrar las metas intermedias que han sido integradas por sus programas hijos. Para conocer el procedimiento de definición de este tipo de relación, ver el paso 4 de este procedimiento.

Para Definir Relaciones de Integración


Asignar programas seleccionados: Si desea asignar como hijos sólo a algunos de los programas calendarios disponibles, entonces del listado inferior seleccione los programas que desea asignar como hijos del programa activo, marcando la casilla de verificación correspondiente que aparece a la izquierda de cada programa. Luego presione el botón que tiene una mano apuntando hacia arriba, el cual asignará sólo los programas seleccionados como hijos del programa activo.


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Asignar todos los programas: Si desea asignar como hijos del programa activo a todos los programas disponibles, entonces presione el botón que tiene dos manos apuntando hacia arriba.

Lección 9 - Definición de Relación de Integración entre Programas Calendarios

Quitar programas seleccionados: Si desea quitar algunos de los programas asignados como hijos del programa activo, entonces del listado superior seleccione los programas que desea quitar, marcando la casilla de verificación correspondiente que aparece a la izquierda de cada programa. Luego presione el botón que tiene una mano apuntando hacia abajo, el cual quitará sólo los programas seleccionados.

Quitar todos los programas: Si desea quitar del programa a todos los programas asignados como hijos, entonces presione el botón que tiene dos manos apuntando hacia abajo.

Importante: Todas las relaciones de integración establecidas por este proceso son definidas con todos sus atributos activos. Para modificar los atributos de las relaciones de integración, ver el paso 4 de este procedimiento.

Definir Atributos de Relaciones de Integración

a. Seleccione programa Hijo:

En el listado de Programas Calendarios Hijos del programa activo disponibles (pantalla de definición de relaciones de integración), haga doble clic sobre el programa cuya relación de integración se desea modificar, para activar la pantalla de Propiedades de Relación entre Programas Calendarios. Ver figura 1.25. En esta pantalla aparecerá como Padre el programa activo, y como Hijo el Programa seleccionado del listado.


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b. Defina los atributos de la relación de integración:

El Programa Padre puede Integrar metas o acontecimientos integrados por el Programa Hijo: Este atributo habilita la Integración en Cascada entre dos programas integradores, permitiendo al programa Padre integrar metas intermedias que han sido integradas por el programa Hijo.

Metas o Acontecimientos: Estos atributos definen los permisos que tendrán los participantes del programa Padre sobre las metas intermedias del programa Hijo, incluso las integradas por este último. Sólo tienen efecto si el participante que consulta las metas intermedias no participa en el programa hijo:

Ver Actividades: Da acceso al participante a las actividades ejecutivas de las metas intermedias del programa hijo.

Ver Agenda Diaria: Da acceso al participante a la agenda diaria de eventos de las metas intermedias del programa hijo.

Ver Documentos: Da acceso al participante a la carpeta de documentos anexos de las metas intermedias del programa hijo. Quien tiene acceso a esas carpetas, puede consultar todos losdocumentos que existan dentro de ellas e insertar nuevos documentos, pero no puede modificar ni eliminar aquellos que hayan sido insertados por otros participantes.

Ver y Crear Sugerencias: Da acceso al participante a las sugerencias de las metas intermedias del programa hijo. Permite al participante a enviar y recibir sugerencias a otros participantes que tengan este atributo, habilitando un canal de comunicación interno en el equipo de participantes.

c.Guardar Cambios: Presione el botón Aceptar para guardar los cambios efectuados. Si presiona Cancelar, los cambios que haya efectuado serán ignorados.


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Sistema de Programación y gestión por objetivos y ... par… · Web viewAuthor: SIGOB Created Date: 04/29/2014 11:39:00 Title: Sistema de Programación y gestión por objetivos