Sistema Informático para el apoyo

al proceso de asignación de la

carga académica

CONTENIDO

Página

DESCRIPCIÓN GENERAL 3 1. INICIAR SESIÓN 3 2. ADMINISTRAR PROFESORES 4

2.1. Adicionar Profesor 4 2.2. Modificar Profesor 4

2.3. Consultar Profesor 5

2.4. Eliminar Profesor 5

2.5. Establecer Horario 5

2.6. Adicionar Materia 7

2.7. Eliminar Materia 7

3. ADMINISTRAR MATERIAS 8

3.1. Adicionar Materia 8 3.2. Modificar Materia 8

3.3. Consultar Materia 9

3.4. Eliminar Materia 9

4. ADMINISTRAR USUARIOS 10

4.1. Adicionar Usuario 10

4.2. Modificar Usuario 10

4.3. Eliminar Usuario 11

4.4. Modificar Usuario 11

4.5. Restablecer Clave 11 5. ADMINISTRAR CARGA 12

5.1. Adicionar Grupo 12 5.2. Consultar Carga 12

5.3. Eliminar Grupo 13

5.4. Asignar Carga 13

5.5. Reiniciar Carga 16

5.6. Asignar Grupo 17

5.7. Liberar Grupo 17

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DESCRIPCION GENERAL Este software constituye una ayuda en el proceso de asignación de la carga académica al inicio del semestre; gestiona información de profesores, materias, usuarios y perfiles y proporciona dos niveles de acceso diferentes, uno para administradores y otro para profesores. El sistema inicialmente debe alimentarse con la información de la carga actual, es decir, se deben ingresar todas las materias del pénsum, registrar todos los profesores con los que cuenta el programa y dependiendo de las materias en las que esté en capacidad de dictar, constituirle un perfil, por último ingresar todos los grupos vigentes. Cada uno de estos ítems se explicará con más detalle a lo largo del instructivo.

1. INICIAR SESIÓN Antes de realizar cualquier operación, debe ingresar al sistema mediante el inicio de sesión, para ello debe contar con una cuenta. En caso de olvidar la clave, debe ponerse en contacto con el administrador del sistema, este la restablecerá a la clave por defecto. El administrador posee un nombre de usuario y clave particulares, a diferencia de los profesores que ingresan con el número de cédula como nombre de usuario y 123456 como clave, la cual debe cambiar en el primer inicio de sesión, preferiblemente.

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2. ADMINISTRAR PROFESORES

El submenú de administrar profesores provee las herramientas para gestionar la información de los profesores, allí encontrará opciones de tres tipos: opciones para adicionar, consultar, modificar y eliminar profesores, una opción para establecer su horario disponible y opciones para asignar o eliminar materias de su perfil.

2.1. Adicionar Profesor La opción adicionar permite registrar nuevos profesores. Cada campo de entrada abierta, posee un signo de interrogación, situando el mouse sobre este símbolo la aplicación mostrará un cuadro con los caracteres válidos para dicho campo. En el formulario de adición deben llenarse los campos código, nombre, tipo de contrato y jornada en la cual esta habilitado. El campo “Registrar disponibilidad” tiene un significado especial, el sistema posee un registro de todo el horario habilitado por la universidad, en donde se guarda para cada profesor, sus horas disponibles y horas asignadas a grupos en general, al marcar este campo, las horas correspondientes a la jornada especificada se pondrán como disponibles. Al momento de grabar el registro también se crea el usuario respectivo. En caso de insertar una cédula que ya exista, la aplicación mostrará un mensaje notificándolo. 2.2. Modificar Profesor La opción modificar permite cambiar los datos de un profesor registrado. El primer paso es escoger que profesor desea modificar. Los campos que pueden cambiarse son el nombre, el tipo de contrato y la jornada en la que está habilitado, si se marca el campo “Cambiar disponibilidad”, se pondrán como disponibles todas las horas que correspondan a la jornada especificada al igual

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que como no disponibles las que no correspondan, las horas que figuren como asignadas no tendrán modificación independientemente de si pertenecen o no a la jornada indicada. 2.3. Consultar Profesor En la opción de consultas se lista la información de profesores y de las materias que están asociadas a su perfil, los profesores se muestran ordenados por apellido o por tipo de contrato, las materias de su perfil se muestran discriminados por profesor o por materia, además, se puede obtener un reporte con un diseño más simple si en el campo tipo, elegimos Impresión. 2.4. Eliminar Profesor

Con la opción Eliminar, podemos retirar profesores de la base de datos. Para esta tarea, el sistema muestra una lista de los profesores registrados. Cabe anotar

que para eliminar un profesor, este no puede tener materias asociadas en su perfil ni grupos asignados. 2.5. Establecer Horario

La opción establecer horario es una tarea con varios fines, en ella, el profesor puede ver claramente los grupos que tiene asignados, además de reducir el esfuerzo visual asignando un color diferente a cada uno. La pantalla de

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establecer horario esta compuesta básicamente por una tabla que representa todas las horas de la semana; cada hora o celda, puede hallarse en uno de tres estados, no disponible, disponible y ocupado; el estado no disponible significa que el sistema no puede tener en cuenta esa hora de ese profesor para programarle un grupo en asignación automática, se identifica porque tanto la celda como la casilla de chequeo aparecen en blanco; el estado disponible significa que el profesor se encuentra hábil en esa hora para la posible asignación de un grupo, se identifica porque el color de la celda aparece en naranja desvanecido, sin caracteres pero esta vez con la casilla chequeada; el estado ocupado significa que el profesor tiene un grupo programado a esa hora, se identifica porque la celda toma un color homogéneo y contiene la información de la materia y el grupo al que esta asociado, como en el estado anterior, la casilla aparece chequeada pero deshabilitada. Por medio de las casillas de verificación, un usuario administrador puede modificar la disponibilidad de un profesor, recordemos que de la jornada que se le haya especificado al profesor, dependerán las horas que el sistema le haya marcado como disponibles.

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2.6. Adicionar Materia Dependiendo de la demanda en la carga académica o la formación del profesor, es necesario asociarle determinadas materias, lo que se asemeja a definir un perfil para cada uno. Es clave para el sistema conocer el perfil de cada profesor, este tema constituye uno de los criterios para realizar la distribución de la carga académica. Primero, se debe elegir el profesor al cual le vamos a asociar la(s) materia(s), luego, el sistema presentará una lista de las asignaturas que aún no se asocian a ese docente, basta con marcar las deseadas y presionar “Adicionar”. 2.7. Eliminar Materia

Con la opción Eliminar Materia se pueden retirar asignaturas que hayan sido asociadas a determinado profesor, primero se elige el profesor, luego el sistema presenta las materias que pertenecen a su perfil, se seleccionan las deseadas y se presiona Eliminar.

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3. ADMINISTRAR MATERIAS

En este submenú podrá adicionar, consultar, modificar y eliminar materias.

3.1. Adicionar Materia La opción adicionar permite registrar nuevas materias. En el formulario de adición deben llenarse los campos código, nombre, tipo, intensidad horaria, créditos y semestre, aunque los dos últimos se llenan automáticamente después de ingresar el código. Cada campo posee un signo de interrogación, situando el mouse sobre este símbolo la aplicación mostrará un cuadro con los caracteres válidos para dicho campo. En caso de insertar un código que ya exista, la aplicación mostrará un mensaje notificándolo. 3.2. Modificar Materia

La opción modificar permite cambiar los datos de una materia registrada. Luego de elegir qué materia modificar, los campos que pueden cambiarse son el nombre, el tipo y la intensidad horaria.

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3.3. Consultar Materia

En la opción de consultas se lista la información de materias, estas pueden ser consultadas por semestre o una lista completa de ellas. Igualmente se cuenta con la opción tipo, lo cual nos da la posibilidad de escoger un diseño más simple o más estético, dependiendo de la necesidad de imprimir o no el reporte. 3.4. Eliminar Materia

Con la opción Eliminar, podemos retirar materias de la base de datos. Para esta tarea, el sistema muestra una lista de las materias registradas. Cabe anotar que para eliminar una materia, esta no puede

hacer parte del perfil de un profesor ni tener grupos creados.

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4. ADMINISTRAR USUARIOS

La tarea de administrar los usuarios se simplificó gracias a la creación automática del usuario respectivo cuando un profesor es ingresado al sistema o retirado de él. Administrar Usuarios presenta las opciones usuales de adicionar, consultar, modificar, eliminar y restablecer clave.

4.1. Adicionar Usuario Debido a que en la adición de un profesor se crea el usuario respectivo automáticamente, la opción adicionar en este caso, permite registrar nuevos administradores. En el formulario de adición deben llenarse los campos login, nombre, clave y confirmación de clave. 4.2. Modificar Usuario

La opción modificar en el caso de un administrador, permite cambiar los datos de los administradores. Después de seleccionar qué usuario desea modificar, los campos que pueden cambiarse son el nombre y la clave, aunque para esta último campo es necesario insertar la clave actual. Si es el caso de un profesor, esta opción permite cambiar solo los datos propios.

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4.3. Consultar Usuario En la opción de consultas se lista la información de administradores y profesores en cuanto a usuarios se refiere, si es necesario imprimir el reporte, puede escoger un diseño más sencillo con el campo tipo, opción Impresión. 4.4. Eliminar Usuario

Con la opción Eliminar, podemos retirar administradores de la base de datos. Para esta tarea, el sistema muestra una lista de los administradores registrados, exceptuando el usuario de la sesión actual, esto como mecanismo de seguridad para

garantizar que por lo menos haya un administrador registrado en el sistema. 4.5. Restablecer Clave En caso de olvido, existe la posibilidad de restablecer la clave de un usuario profesor a la clave por defecto 123456, para tal fin use la opción restablecer clave escogiendo el profesor al cual desea aplicar dicha operación.

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5. ADMINISTRAR CARGA Después de ingresar la información básica de profesores, materias y constituir un perfil para cada profesor, el sistema se encontrará en un estado propicio para ingresar la carga académica e iniciar la distribución de la misma, en el menú administrar carga están disponibles las herramientas para tal fin. Las tareas que puede realizar son: adicionar grupo, consultar, eliminar grupo, asignar carga, reiniciar carga, asignar grupo y liberar grupo. 5.1. Adicionar Grupo

La opción adicionar grupo permite registrar la carga grupo a grupo; los datos que deben proporcionarse son: materia, número del grupo, jornada y número de bloques; el numero de bloques puede entenderse como la cantidad de clases a la semana, al seleccionar un valor, se activarán

nuevos campos que permiten especificar el día, la hora y la duración para cada bloque; dependiendo de la jornada y el día especificado, se habilitarán los rangos adecuados en el campo hora y escogiendo un valor en este último, se habilitará el campo duración. 5.2. Consultar Carga En la opción de consultas se lista toda la información concerniente a grupos y a los profesores asignados si han habido asignaciones, los grupos pueden mostrarse por materia o por profesor, si es necesario imprimir el reporte, puede escoger un diseño más sencillo con el campo tipo, opción Impresión.

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5.3. Eliminar Grupo Mediante la opción eliminar grupo es posible eliminar grupos de la carga académica, para esta tarea, el sistema muestra una lista de las materias registradas, luego de escoger a que materia pertenece el grupo que se desea eliminar, se muestra una lista de los grupos de esa materia, cada grupo posee un símbolo “menos (-)” al lado derecho de la fila, basta con hacer clic en él para proceder a borrarlo, si el grupo tiene profesor asignado, se mostrará el nombre del profesor en la casilla correspondiente, al momento de borrar el grupo este también desaparecerá de la lista de grupos asignados al profesor. 5.4. Asignar Carga

La opción asignar carga permite distribuir la carga académica de manera automática teniendo en cuenta ciertas restricciones propias, otras definidas por la universidad y ciertos criterios del usuario que dependerán de los resultados del proceso en cada fase. En el primer formulario se debe ingresar la jornada, los grupos de profesores que se incluirán y si se asignará sobrecarga o no en esa fase. La asignación se realiza en el orden: planta - transitorios tiempo completo - transitorios medio tiempo y por ultimo cátedra.

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El segundo formulario presenta una lista de profesores que corresponde a las categorías seleccionadas, cada profesor cuenta con la información de su tipo de contrato, su carga actual discriminada por jornada y un campo en donde el usuario debe especificar el número de horas máximo que se le pueden asignar dependiendo de su contrato, además, puede excluir algún profesor de esa fase por medio de la casilla situada al inicio de la fila; si en el formulario anterior se activó sobrecarga, la lista se presentará con una columna adicional, que contiene un campo para especificar el número máximo de horas de sobrecarga que se le pueden asignar a ese profesor. Finalmente, la aplicación muestra los resultados de la asignación, estos resultados están conformados por la lista de profesores que tuvieron alguna asignación en el proceso, adicionalmente se incluyen los siguientes datos: tipo de contrato, carga diurna, carga especial, tope contrato y tope sobrecarga si en el primer formulario se habilitó sobrecarga.

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Consideraciones • El usuario tiene libertad de configurar cada fase y establecer los aspectos

que se deben cumplir antes de pasar a la siguiente.

• Cuando se asigna un grupo se tiene en cuenta que el profesor posea la materia asociada a su perfil, que esté habilitado para la jornada en cuestión, que el horario en el que se dicte el grupo sea horario disponible del profesor y que no exceda los topes establecidos dependiendo del caso.

• Los profesores que están habilitados en ambas jornadas, lo estarán en

todas las materias de su perfil, es decir, no hay manera de hacer distinción de perfil por jornada.

• Para profesores de contrato (planta o transitorio), si se corre el proceso

habilitando sobrecarga, el sistema intentará igualmente asignar la carga a los profesores que no hayan completado las horas de su contrato o carga diurna; para la asignación de sobrecarga solo serán tenidos en cuenta los profesores que inicien el proceso o fase con su carga diurna igual al tope de contrato o que en él lo alcancen.

• Para jornada especial, un profesor de contrato no será tenido en cuenta si

no se habilita sobrecarga, y según lo anterior, tampoco lo será si no inicia el proceso o fase con su carga diurna igual o mayor al tope de contrato.

• Los profesores catedráticos solo obedecen a un tope, por lo tanto en su

asignación se hace caso omiso al concepto de sobrecarga.

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5.5. Reiniciar Carga Mediante la opción reiniciar carga es posible liberar total o parcialmente la carga asignada; en el primer formulario existen tres opciones dentro del campo tipo, la opción “liberación completa” que libera totalmente la carga, la opción “conservar última selección” que libera todos los grupos, exceptuando los asignados manualmente y los salvados en una liberación selectiva que es el siguiente caso, y la opción “realizar nueva selección” que presenta en un segundo formulario, una lista de los grupos asignados dando la posibilidad de escoger cuales se desean conservar; un grupo puede aparecer marcado por dos razones, que haya sido asignado manualmente o que haya sido salvado con anterioridad. Esta última opción representa una ventaja importante ya que permite establecer un punto de restauración de carga.

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5.6. Asignar Grupo La opción asignar grupo permite hacer una asignación menos restrictiva que cuando se asigna automáticamente mediante la opción “asignar carga”; cuando se trata de asignar un grupo mediante este método, solo se tiene en cuenta que el horario del grupo no se cruce con algún otro que el profesor ya tenga asignado. En el formulario hay que escoger un profesor y el grupo que se desea asignar; solo se listan los grupos que aún no han sido asignados; cuando se asigna un grupo por esta vía, el grupo se marca como asignado manual. 5.7. Liberar Grupo

Mediante la opción liberar grupo es posible retirar la asignación de un profesor a determinado grupo, en esta opción, el formulario presenta una lista de todos los grupos asignados con su respectivo profesor.

NOTAS DE INSTALACION

Para correr el software, el servidor debe contar con las siguientes aplicaciones.

PHP 4.0 o superior MySql 5.0 o superior

Poner el contenido de la carpeta public_html en el directorio que se desee instalar la aplicación.

Crear la base de datos y el usuario correspondiente.

Correr dentro de la base de datos creada, el archivo de scripts "db_scripts.sql" que contiene las tablas y el primer usuario.

Configurar los parámetros dentro del archivo "config.lib.php", entre los cuales se encuentran, la dirección del host que alberga la base de datos, el nombre de la base de datos, el usuario de la base de datos, la clave de la base de datos, es muy importante tomar como ejemplo la forma en que se describen los path's en el archivo actual, el resto de elementos de esta especificación no deben cambiarse.

Ingresar mediante el archivo "index.html" con los siguientes datos:

Usuario: admin Clave: admin