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SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN Y
“PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA”
Perspectivas para su formulación
SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL SUSBSISTEMA INTERNO DE GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO
– SIGA
ACUERDOS DE CONSERVACIÓN-AGN • 047/2000 que desarrolla el artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos de Archivo”, del Reglamento General de Archivos
sobre “Restricciones por razones de Conservación” • 048/2000 que desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre
“Conservación Preventiva, Conservación y Restauración Documental”. • 049/2000 que desarrolla el artículo 61 del capítulo 7 “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre
“Condiciones de Edificios y Locales destinados a Archivos”. • 050/2000 que desarrolla el artículo 64 del título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre
“Prevención de Deterioro de los Documentos de Archivo y Situaciones de Riesgo”.
NORMATIVIDAD RELACIONADA
Ley General de Archivos (594 / 2000)
Decreto 267 de 2007,
Artículo 31
Decreto 514 de 2006, Artículo 6
Decreto 2609 de 2012
Decreto 2578 de 2012
ASPECTOS GENERALES
DEFINICIÓN DEL SISTEMA
INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
Es el conjunto de estrategias y procesos de conservación, acordes con el sistema de
archivos establecido en cada entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar
el adecuado mantenimiento de los documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad física
y funcional de toda la documentación, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su
disposición final, es decir en cualquiera de sus etapas de su ciclo vital.
OBJETIVO:
Tomar los correctivos pertinentes a través de la implementación de un programa general de conservación, tendiente a la preservación de las
acervos fundamentado en las funciones básicas que cumplen los
archivos
FUNDAMENTOS
El volumen: la cantidad o el número total de unidades que se expresa en los archivos en metros lineales.
La heterogeneidad material y tecnológica: dentro de la aparente unidad formal.
La funcionalidad: y el uso directo y casi cotidiano que debe tener el material documental
El estado de conservación: en el que se encuentra el material.
PRINCIPIOS
[1] Ovalle B. Ángela, “El Sistema Integrado de Conservación en la Administración Distrital” en
Sistema Integrado de Conservación. Experiencias del Archivo de Bogotá Aplicadas a la Entidades
Distritales. Archivo de Bogotá. Bogotá, 2011. Pg.28
ASPECTOS GENERALES
REQUISITOS DEL SISTEMA
INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
Características técnicas y
funcionales de los
documentos como soporte,
cantidad, tecnología y su
valoración.
Consideraciones particulares de manejo de los soportes diferentes al
papel.
Conocimiento de los factores de deterioro
de los soportes documentales, los procesos de degradación y
los mecanismos de control.
Conocimiento, manejo y
aplicación de la normatividad
vigente expedida
respecto al manejo
documental.
Apropiaciones presupuestales que garanticen
la ejecución del Sistema
Integrado de Conservación.
ASPECTOS GENERALES
METAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
PRESERVAR Y CENTRALIZAR la
documentación vigente, activa o histórica.
CONSERVAR CON CARÁCTER TEMPORAL
O PERMANENTE los documentos producidos
por las instituciones o acumulados a través del
tiempo.
PONER AL SERVICIO LA DOCUMENTACIÓN que
conservan: a la administración, a los
usuarios o a los investigadores.
ASPECTOS GENERALES
ETAPAS PARA LA IMPLEMENTACIÓ
N DEL SIC Diseño Mantenimiento Difusión Administración
PROGRAMA DE ALMACENAMIENTO Y REALMACENAMIENTO
PROGRAMA DE SANEAMIENTO AMBIENTAL
PROGRAMA DE INTERVENCIONES MENORES DE LOS DOCUMENTOS
EJES Y PROGRAMAS QUE DERIVAN DEL SISTEMA
INTEGRADO DE CONSERVACIÓN.
EJES
ESPACIOS DE ARCHIVOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
PROGRAMA DE SENSIBILIZACIÓNY TOMA DE CONCIENCIA
PROGRAMA DE INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES
PROGRAMA DE MONITOREO Y CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES
PROGRAMA DE PREVENCIÓN DE
DESASTRES Y MANEJO DE EMERGENCIAS
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
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CIÓ
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Los programas de conservación buscan dar respuestas
concretas a las necesidades particulares de la documentación de
la Entidad.
Comité de Archivo 001 de 2013 (junio 5)
Preparó:
Marcela I. Rodríguez V.
M. Alejandra García.
Restauradoras de Bienes Muebles UEC.
Secretaria de Integración Social
