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Universidad Politécnica de Nicaragua “Sirviendo a la Comunidad”.
Recinto Universitario Regional Rivas
Ingeniería en Sistemas de Información.
X Feria Científica, Tecnológica e Investigativa.
“Sistema de Gestión de Cobranza (SIGCO) para buffet jurídico Orozco y Mairena(O&M-Consultores) 2012”
Autor(es):
Bayardo Antonio Dávila Mairena [email protected] Noel Salvador Hernández Mairena [email protected] Jorge Luis Peña Corea [email protected]
Tutor(es):
Ing. Guillermo Antonio Aguirre Ruiz
Rivas, 30 de agosto de 2012
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ÍndiceIntroducción.......................................................................................................................................3
Resumen............................................................................................................................................4
Problema............................................................................................................................................5
Justificación........................................................................................................................................7
Objetivos............................................................................................................................................8
Marco teórico.....................................................................................................................................9
Metodología.....................................................................................................................................11
Análisis y discusión de los resultados...............................................................................................12
Conclusiones....................................................................................................................................13
Recomendaciones............................................................................................................................14
Fuentes consultadas.........................................................................................................................15
Anexos..............................................................................................................................................16
1. Formulario que muestra la información de la gestión..........................................................16
2. Formulario que muestra la información del empleado........................................................17
3. Formulario del detalle de la gestión.....................................................................................18
4. Formulario del cliente..........................................................................................................18
5. Formulario para ingresar la empresa....................................................................................19
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Introducción.Este proyecto surgió a raíz de la necesidad de un mejor control en las empresas,
ya que la mayoría de los empleadores se sienten inseguros al medir la entidad de
mora de sus clientes, este software representa más que un medio tecnológico.
Su importancia radica en implementar una alternativa de cobro online que
proporcione asesoría al momento de cualquier transacción así como la seguridad
de que no abra perdidas, valga mencionar que aunque es un sistema
computarizado también registra la cobranza telefónica, visitas casa a casa entre
otras alternativas afines.
El sistema está orientado a mejorar la performance incrementando la rentabilidad,
reduciendo costos, aumentando la productividad y por ende mejorando los
servicios y la relación con los clientes.
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Resumen.
La investigación presente consiste en la implantación de un software de gestión de
cobranzas en un microempresa buffet jurídico O&M,de tal forma esta empresa a
igual que muchas se dedican a la recuperación de carteras en moras o vencidas.
En el desarrollo de este estudio se implemento la metodología cualitativa; en la
cual realizamos un análisis de la información recolectada a través de la entrevista
ofrecida.
El sistema es una herramienta informática básica para la gestión de cobranzas. El
sistema permite tener un listado de cartera de clientes en mora, conocer al
instante sus datos personales y su situación de deuda actualizada, además de
llevar un registro histórico de gestión y promesas de pago.
Para la elaboración de este sistema si hizo uso de conocimientos obtenidos de
folletos, libros y la tutoría de expertos en la materia.
El problema que experimenta el Bufete Jurídico O&M, es debido a que carecen de
un sistema automatizado que cuente con los módulos necesarios para satisfacer
la necesidad de controlar todas las gestiones grabadas a Dichos deudores.
Para conservar de manera efectiva la vida del Sistema de Gestión de Cobranza,
es necesario actualizaciones y buen uso del manejo de los usuarios sobre el,asiel
sistema funcionara a su capacidad total en tiempo y forma.
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Problema.La asociación O&M es una empresa dedicada a brindar servicios outsourcing(a
otras empresas) en materia de cobranza, asesoría notarial y legal para el sector
financiero y comercial del país ayudando a incrementar su competitividad en el
mercado.
Una vez firmado el acuerdo y finiquitada la negociación con la empresa
demandante se procede a la gestión en donde se les pide la información personal
del deudor y fiador como: Nombre, Apellido, cedula, Dirección casa y trabajo,
Teléfono casa y trabajo también la información su crédito como: Saldo deudor,
Saldo vencido, Numero de cuotas vencidas, Numero de meses sin pago, Fecha
vencimiento del crédito y cuota abonar
Con esta información se puede evaluar el lugar donde habita el deudor y asignarle
un Gestor de Cobro para que le de seguimiento. En la primera visita se le deja una
notificación en donde va la información del crédito como : saldo vencido y total a
pagar los números telefónicos tanto de los gerentes como del Gestor haciéndole
constar nuestra presencia para el seguimiento del crédito moroso si con la
notificación no logran comunicarse a más tardar una semana a las oficinas
competentes se manda al gestor ya sea a la casa o trabajo del deudor si este no
se encuentra se procede a dejarle una Notificación extrajudicial en donde se le
pide su presencia en las próximas 24 horas en las oficinas de United Motors para
resolver su situación de mora.
En cada visita se ejerce una determinada acción sobre cada cliente y se obtiene
un resultado todo esto se anota en las hojas de reportes diarios que tienen cada
gestor la cual se rellena con el número del deudor, nombre, apellido, código de
acción, código de resultado, fecha de pago, Monto a pagar y una observación todo
esto con el fin de llevar un historial de gestiones diarias.
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Cada gestor o empleado de planta está autorizado para hacer arreglos de pagos
en donde se negocia el saldo total. si el deudor tiene saldo vencido se le hace un
acuerdo dividiendo ese saldo sobre una cantidad de meses máximo(6 meses) más
la cuota fija abonar de la moto, sino se hace un acuerdo sobre el saldo total
apagar, si el Deudor incumple con lo acordado se le manda un incumplimiento de
pago en donde se hace contar que en la fecha establecida del mes corriente
prometió realizar pagos a su préstamo vencido e incumplió dicho acuerdo
reflejando la falta de voluntad de pago y de resolver por las vías extrajudiciales,
por lo que se va a requerir el pago en 24 horas al entrega de dicha notificación.
Toda esta información al final de la semana se manda a las oficinas en donde hay
un personal encargado de registrar todos los reporte diarios, arreglos de pagos,
incumplimiento y cartas extrajudiciales en un archivo de Excel de forma manual
siendo esto un grave un problema cuando se busca un cliente o se quiere ver sus
históricos de gestiones.
Todo esto se debe a que no cuentan con una herramienta que le permita agilizar
el proceso y mostrar resultados eficientes en forma digital o impresa para el
detalle de gestión por cliente lo cual trae un sin número de desventajas a la hora
de negociar el crédito:
No tienen la información del cliente a la mano, Pérdida de Historial de cliente,
Perdida de histórico de gestiones grabadas , Eficiencia en el seguimiento crediticio
del cliente, No tienen una cola de trabajo por día y por fecha , No se dan cuenta al
final del mes que empleado Gestiono a que cliente, Se pierde la secuencia del
arreglo por cliente en una fecha determinada y también no se lleva una secuencia
de que tan buena fue la acción que ejerció dicho empleado sobre un cliente y que
resultados obtuvo.
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Justificación.
El software Sistema SIGCO se implementara en la microempresa O&M para
brindar servicios externos(a otras empresas) en materia de cobranza que no
cuentan con un Sistema capaz de abastecer todas sus necesidades y
proporcionar la información de forma rápida e integra.
El Sistema SIGCO es una herramienta informática básica para la gestión de
cobranzas. El sistema permite tener un listado de cartera de clientes en mora,
conocer al instante sus datos personales y su situación de deuda actualizada,
además de llevar un registro histórico de gestión y promesas de pago. Este
Software puede alojarse tanto en la Empresa como en Internet lo cual brinda
acceso al mismo desde cualquier punto del planeta donde se encuentre. Esta
característica permite libertad de movimiento.
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Objetivos
Objetivo General:
Grabar Gestiones que se realizan a determinados clientes.
Objetivos Específico:
Registrar los datos filiatorios del deudor así como la información de la
deuda y la información sobre la gestión de cobranza a través de envió
de cartas, compromisos de pagos, entre otros.
Negociar y plantear las distintas alternativas de pago.
Registrar el cobro de la deuda emitiendo recibos respectivos para cada
cliente específico.
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Marco teórico.
Con la finalidad de fundamentar el presente trabajo investigativo se ha estimado
conveniente indagar qué:
Los empleados que se encuentra en el departamento de gestión de cobranzas, no
tienen un amplio conocimiento sobre el sentido de concesión de cobranza, no
cuentan con un manual de procedimiento de cobro, donde se detalla por escrito
los pasos a seguir para realizar un agestión de cobranza.
Por consiguiente el registro, control e información inadecuados de las cuentas por
cobrar dificultan tener un conocimiento fuerte de la edad de los vencimientos,
imposibilitando establecer políticas de cobranzas apropiadas.
El flujo de información financiera no se genera con amplia estrictez, ocasionando
demoras, así como la obtención de reportes financieros, situación que obliga a los
ejecutivos tomen decisiones con desconocimiento de lo que realmente sucede con
sus cuentas por cobrar.
Claro esta que debido a la crisis de un país determinado se ha visto incrementado
el monto de cartera vencida, tampoco dispone de políticas y procedimientos
definitivos para la concesión y recuperación de cartera de una determinada
empresa en si.
Por lo tanto es importante llevar un buen control de gestión de cobranza para
evitar:
1. Fallas en los controles internos
2. No contar con buenos sistemas de información
3. Mala selección de personal
4. Falencias en política de personal
5. Fallas en la planeación
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6. Graves errores en la fijación de estrategias
7. Falta o ausencia de planes alternativos
8. Falta o falencias en el control presupuestario y de gestión
9. Falta de capacitación del empresario y directivo
Dado esto el sistema de gestión de cobranza “SIGCO” ayudara en gran manera a
la empresa ya sea como:
A. La sistematización de políticas de cobro en función de los rangos de mora y
niveles de responsabilidad.
B. Impresión de las diversasnotas de cobro.
C. Evaluar la voluntad y pago del cliente.
D. Generar un historial de cada gestión realizada de un crédito.
E. Permitir un mejor control de cartera judicial, a través de los casos
asignados a lo abogados y el estado de proceso e instancias.
SIGCO permitirá recuperar la información de todas las gestiones Diarias antes
grabadas en el mes obteniendo así un Histórico de Gestiones grabadas también
podrá organizar y programar en una cola de trabajo para el visiteo a los Deudores
a Gestionar tanto para un arreglo de pago, incumplimiento de pago, Notificación
extrajudicial.
Es entonces que el sistema ayudara en gran manera a los usuarios finales ya que
agilizara la grabación de sus gestiones de cobranzas y presentara mas informes
seguros y fiables.
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Metodología.
En el desarrollo de este estudio se implemento la metodología cualitativa; en la
cual realizamos un análisis de la información recolectada a través de la entrevista
ofrecida.
De acuerdo al tiempo de ocurrencia de los hechos y acciones fue necesario
realizar una comparación con la situación que se afronta en este momento, para
luego hacer un consenso de los beneficios brindados por la nueva actualización.
Este análisis nos da beneficios y las dificultades para la cual se capto en la
información de la empresa.
Para la elaboración de las herramientas que se utilizaron en el diseño del sistema
se necesito la colaboración de profesionales en el ramo.
El instrumento principal para la recopilación de la información fue a través de
entrevista.
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Análisis y discusión de los resultados.
La aplicación fue creada y diseñada con el propósito de favorecer al usuario
promedio mediante de la siguiente manera:
1. Necesitará un usuario y contraseña para acceder al sistema.
2. Ya registrado podrá ingresar completamente a los servicios ofrecidos.
Hemos investigado e informado de la gran necesidad de empresas y usuarios que
no hay una agilidad del trabajo de gestión de los clientes o por falta de fondos de
la empresa.
Por consiguiente nos hemos propuesto a mejorar esta situación ya para ofrecer
mejor calidad y diseño a los usuarios, hallando también que con el auge de las
empresas de gestiónque se han producido no poseen software para la agilidad y
seguridad de la información de sus negocios.
El sistema ayudara en gran manera, será estable y conciso, así de esta manera
no perderán tiempo en ingresar manualmente los datos recolectados.
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Conclusiones.
El sistema sustentara los problema que experimenta el Bufete Jurídico O&M,
debido a que carecen de un sistema automatizado que cuente con los módulos
necesarios para satisfacer la necesidad de controlar todas las gestiones grabadas
a Dichos deudores. Además poder darles un seguimiento más formal y rápido, así
como también controlar todos los arreglos de pagos estipulados por Deudor.
Dado esto el sistema responderá a la demanda que necesita la microempresa de
forma que optimizara el desempeño de esta y ofrecerá un mayor servicio a otras
empresas para la recuperación de sus carteras en mora.
Como respuesta a la problemática plateada anteriormente nace el Sistema de
Gestión de Cobranza (SIGCO).
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Recomendaciones.
Para conservar de manera efectiva la vida del Sistema de Gestión de Cobranza,
es necesario que exista un plan técnico de mantenimiento y preventivo tanto del
software como del hardware, para que el sistema funcione a su capacidad total en
tiempo y forma así como:
1. La limpieza de las PC’s de virus que pueda hacer perder información.
2. Realizar Backups regularmente.
3. Tener instalado SQL SERVER 2008.
4. Framework 4.
5. Computadoras con capacidad de disco duro mínimo de 20GB, con memoria
RAM de 3GB y procesador de INTEL core 2.
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Fuentes consultadas.
Grupo EIDOSC/ Téllez 30 Oficina 228007-Madrid (España)Tel: 91 5013234 Fax: 91 (34) 5017824a fuente en el documento actual.
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Anexos.
1. Formulario que muestra la información de la gestión.
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2. Formulario que muestra la información del empleado.
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3. Formulario del detalle de la gestión.
4. Formulario del cliente.
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