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Fecha de revisión: 1ro de agosto de 2006Derechos de autor © Sistema Universitario Ana G. Méndez, 2006 Este material está protegido por los derechos de autor. Ninguna persona está autorizada a copiar este material de forma parcial o total. Los Asociados no utilizarán este material para otro propósito que no sea como referencia durante su empleo con el Sistema Universitario Ana G. Méndez.
SISTEMA UNIVERSITARIO ANA G. MENDEZ
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1.00 INTRODUCCIÓN
1.01 Bienvenido al SUAGM ..............................................................................71.02 Nuestra Historia ........................................................................................81.03 Visión 2015 ............................................................................................101.04 Vectores estratégicos .............................................................................. 111.05 Valores institucionales ............................................................................121.06 Filosofía y propósito ................................................................................131.07 Vicepresidencia de Recursos Humanos .................................................14
2.00 PRÁCTICAS Y CONDICIONES DE EMPLEO 2.01 Compromiso con la Calidad Institucional ................................................162.02 Política de Relaciones con el Asociado ..................................................162.03 Política de Igualdad de Oportunidad en el Empleo .................................172.04 Política contra el Hostigamiento Sexual y Otros Acosos Ilegales ...........172.05 Procedimiento para la Radicación de Querellas de Hostigamiento Sexual ........................................................................182.06 Política para la Resolución de Querellas ................................................182.07 Código de Ética .......................................................................................192.08 Sistema de Evaluación y Desempeño de Asociados ..............................192.09 Asistencia y Puntualidad .........................................................................202.10 Expedientes de los Asociados ................................................................202.11 Cumplimiento con la Ley de Inmigración ................................................212.12 Confl icto de Intereses .............................................................................212.13 Política de No-Divulgación ......................................................................222.14 Política Sobre Segundo Empleo .............................................................222.15 Empleo de Familiares .............................................................................232.16 Relaciones Personales en el Lugar de Trabajo ......................................232.17 Programa de Sugerencias ......................................................................232.18 Ley de Reforma de Bienestar Social (ASUME) ......................................232.19 Reglas de No-Solicitación .......................................................................23
3.00 COMPENSACIÓN
3.01 Plan de Clasifi cación y Retribución .........................................................253.02 Salarios ...................................................................................................253.03 Jornada Regular de Trabajo....................................................................253.04 Periodos de Descanso y Toma de Alimentos ..........................................263.05 Depósito Directo......................................................................................273.06 Servicio de Retención .............................................................................27
Contenido
Sección Página
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4.00 PLAN ESTRATÉGICO PARA EL DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS
Plan estratégico para el desarrollo de los Recursos Humanos ..............29
5.00 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
5.01 Reclutamiento .........................................................................................315.02 Selección de Personal ............................................................................315.03 Nombramientos y Cambios en el Empleo ...............................................32
6.00 SEGUROS REGLAMENTARIOS
6.01 Seguro Social ..........................................................................................346.02 Seguro por Desempleo ...........................................................................346.03 Seguro por Accidentes o Enfermedades Ocupacionales (Fondo del Seguro del Estado) ...............................................................346.04 Seguro de Incapacidad No-Ocupacional Transitoria...............................346.05 Seguro Social Choferil ............................................................................35
7.00 BENEFICIOS
Programa de benefi cios para el Asociado...............................................37
8.00 LICENCIAS
8.01 Licencia por Vacaciones .........................................................................398.02 Licencia por Enfermedad ........................................................................398.03 Licencia por Maternidad ..........................................................................408.04 Ley de Lactancia .....................................................................................418.05 Licencia Médico-Familiar ........................................................................418.06 Licencia por Asunto Personal..................................................................428.07 Licencia por Muerte de Familiar Inmediato .............................................428.08 Licencia Deportiva...................................................................................438.09 Licencia para Servir Como Jurado ..........................................................438.10 Licencia para Comparecer como Testigo en Casos Criminales ..............448.11 Licencia para Servicio Militar ..................................................................448.12 Licencia de Asamblea Municipal .............................................................448.13 Licencia por Accidentes de Automóviles .................................................45
Sección Página
Contenido
5
9.00 SEGURIDAD Y SALUD EN EL EMPLEO
9.01 Política sobre el Uso de la Tarjeta de Identifi cación ................................479.02 Manejo de Emergencias .........................................................................479.03 Acceso de Visitantes a las Facilidades ...................................................489.04 Inspecciones de Seguridad .....................................................................489.05 Uso de Equipo y Vehículos Ofi ciales ......................................................489.06 Área de Estacionamiento ........................................................................499.07 Devolución de Propiedad ........................................................................499.08 Hojas de Recibo de Propiedad ...............................................................499.09 Manejo de Violencia en el Lugar de Trabajo ...........................................499.10 Uso de Computadoras ............................................................................509.11 Uso de Teléfono y Sistema de Servicio Postal ........................................519.12 Uso del Internet y el Correo Electrónico .................................................519.13 Exámenes Médicos .................................................................................529.14 Ergonomía...............................................................................................529.15 Acomodo Razonable ...............................................................................52
10.00 CONDUCTA DEL ASOCIADO Y ACCIONES DISCIPLINARIAS
10.01 Asistencia y Puntualidad .........................................................................5410.02 Apariencia Personal/Uniformes ..............................................................5510.03 Uso y Abuso de Drogas, Alcohol y Cigarrillos . ......................................5510.04 Política de Acción Correctiva ..................................................................5610.05 Normas de Conducta en el Empleo ........................................................5710.06 Conductas que Conllevan Acción Correctiva ..........................................58 Reglas Cuya Violación Puede Conllevar Despido Inmediato .................6110.07 Terminación de Empleo...........................................................................62
Contenido
Sección Página
1. Introducción
7
Bienvenido al Sistema Universitario Ana G. Méndez (SUAGM), una organización a la vanguardia de la educación en Puerto Rico. Nos complace que usted forme parte de nuestro equipo de trabajo. A nombre de todos nuestros Asociados le
damos la más cordial bienvenida y le deseamos mucho éxito.
Nos sentimos muy orgullosos de nuestra historia y nuestras aportaciones a la educación puertorriqueña. Para mantener ese nivel de liderato dependemos de la calidad de nuestros recursos humanos. Al unirse a nosotros, pasa usted a pertenecer a una organización de prestigio, comprometida con la educación. Esperamos que se desarrolle personal y profesionalmente con nosotros, en ruta hacia nuestra visión de ser “…reconocidos como una Institución de excelencia en el aprendizaje, en la investigación y en el servicio, con gran responsabilidad y pertinencia comunitaria y una creciente proyección global…”.
En el SUAGM creemos que cada Asociado contribuye directamente al crecimiento y a las metas de la Institución y que el trabajo debe ser más que una forma de ganarse la vida: creemos que el trabajo debe proveer satisfacción y crecimiento personal. Esperamos que se sienta orgulloso de ser miembro de nuestro equipo.
Hemos desarrollado este Manual para comunicar las expectativas que nuestra organización
tiene sobre nuestros Asociados y para comunicar las políticas, los programas y los
benefi cios disponibles. Será la responsabilidad de cada Asociado leerlo y cumplir con
las políticas contenidas en el mismo y con cualquier enmienda que posteriormente le
sea realizada. Debe familiarizarse con el contenido del mismo y usarlo como referencia
cuando le surjan dudas relacionadas con su empleo en el SUAGM. Si no encuentra
contestación a sus preguntas en este Manual, o si necesita aclaración o información
adicional, comuníquese con la Vicepresidencia de Recursos Humanos. El SUAGM se
reserva el derecho de enmendar, modifi car o eliminar total o parcialmente el contenido de
este Manual. Los cambios serán notifi cados y regirán a partir de su vigencia.
Esperamos que su experiencia con nosotros sea agradable y enriquecedora. Nuevamente, ¡Bienvenido!
1.01
8
En 1949, tres educadores visionarios: Ana G.
Méndez, Florencio Pagán Cruz y Alfredo Muñiz
Souffront, fundaron el ¨Puerto Rico Junior
College¨ (hoy Universidad del Este) en Río Piedras,
siendo la primera Institución de educación superior en
ofrecer carreras cortas de dos años de duración. El
“Puerto Rico Junior”, como tradicionalmente se le conocía,
ofrecía grados Asociados en Ciencias Secretariales, Ciencias Naturales, Administración
Comercial y programas de transferencia en Artes Liberales.
La excelencia educativa, el ambiente de confraternización y el trabajo creativo, propició
que del ̈ Puerto Rico Junior College¨ nacieran otras instituciones de gran prestigio: Colegio
Universitario del Turabo en 1972 (hoy Universidad del Turabo); Colegio Universitario
Metropolitano en 1980 (hoy Universidad Metropolitana); y el Centro de Estudios Televisados
en 1978 (hoy Centro de Telecomunicaciones y Educación a Distancia CETED con su
estación de televisión WMTJ – TV Canal 40/26).
Actualmente el Sistema Universitario Ana G. Méndez (SUAGM), está integrado por la
Universidad del Este, la Universidad Metropolitana, la Universidad del Turabo, 13 centros
universitarios a través de la Isla y dos en el estado de la Florida (Metro, Orlando y South
Florida). El Sistema, que sirve a más de 36,000 estudiantes, cuenta también con el Centro
de Telecomunicaciones y Educación a Distancia.
Nuestra Historia
1.02
9
Bajo el liderato del Sr. José F. Méndez, quien se desempeña como Presidente desde el 1974,
el SUAGM se ha convertido en el segundo sistema
universitario privado más grande de nuestra Isla,
demostrando un crecimiento sostenido en los últimos
años y el único con una estación de televisión educativa y
cultural, el Canal 40/26, afi liada a la “Public Broadcasting
System” (PBS).
El Presidente Méndez ha logrado implantar con éxito
innovadores proyectos y programas educativos entre los que se destacan exitosos acuerdos
de colaboración con otras universidades en Puerto Rico, Centro América, Estados Unidos y
Europa.
Durante los últimos años, el Sr. José F. Méndez ha establecido importantes relaciones en el
Congreso de los Estados Unidos y con agencias federales. Como resultado de estos se ha
fortalecido el sistema de educación pública y privada en P.R. De igual forma, y como parte de
sus iniciativas para lograr una mayor proyección internacional del SUAGM, el Sr. Méndez ha
impulsado el desarrollo de alianzas estratégicas con Embajadores de distintos países, lo que ha
permitido establecer proyectos en conjunto para benefi cio de sus instituciones.
Su gestión educativa representa un serio compromiso por enseñar a los estudiantes a tener
visión para enfrentarse al futuro, aportar al continuo fortalecimiento educativo, social y cultural del
país y rescatar los más altos valores que nos enaltecen como seres humanos y como pueblo.
10
La visión estratégica es un compromiso de transformación con miras a alcanzar una condición y un posicionamiento cualitativamente superior al presente. El Sistema Universitario Ana G. Méndez cuenta con la Visión 2015 en la
cual se establecen las características organizacionales por las cuales desea ser reconocido. Refl eja la naturaleza universitaria dando énfasis al fortalecimiento del aprendizaje, la investigación y el servicio.
A continuación se presentan los elementos fundamentales de la expresión de Visión Estratégica que guiarán el desarrollo del SUAGM hacia el año 2015:
Hacia el año 2015 el Sistema Universitario Ana G. Méndez (SUAGM) será reconocido como una
Institución de excelencia en el aprendizaje, en la
investigación y en el servicio, con gran responsabilidad
y pertinencia comunitaria, y una creciente proyección
global. El SUAGM se destacará además como la principal
comunidad de ideas del País, sirviendo como sede principal
para la deliberación y planteamiento de soluciones a las
necesidades de desarrollo de Puerto Rico.
Nos reconocerán como una entidad transformadora, de
innovación constante y de gran solidez fi nanciera, centrada
en el ser humano como su fi n y activo principal, haciendo
uso efectivo de sus recursos tecnológicos, físicos y
gerenciales en apoyo de su misión.
Hacia el año 2015 el Sistema Universitario Ana G. Méndez (SUAGM) será reconocido como una
Institución de excelencia en el aprendizaje, en la
investigación y en el servicio, con gran responsabilidad
y pertinencia comunitaria, y una creciente proyección
global. El SUAGM se destacará además como la principal
comunidad de ideas del País, sirviendo como sede principal
para la deliberación y planteamiento de soluciones a las
necesidades de desarrollo de Puerto Rico.
Nos reconocerán como una entidad transformadora, de
innovación constante y de gran solidez fi nanciera, centrada
en el ser humano como su fi n y activo principal, haciendo
uso efectivo de sus recursos tecnológicos, físicos y
gerenciales en apoyo de su misión.
VISIÓN 2015
1.03
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Para el alcance de su Visión, el SUAGM establecerá estrategias, metas e iniciativas a largo plazo, tanto sistémicas como institucionales, siguiendo la estructura de siete (7) vectores de prioridad estratégica. Estos vectores se clasifi can como
medulares, de apoyo, de medición o de mejoramiento.
Vectores Estratégicos
Para el alcance de su Visión, el SUAGM establecerá estrategias, metas e iniciativas a largo plazo, tanto sistémicas como institucionales, siguiendo la estructura de siete (7) vectores de prioridad estratégica. Estos vectores se clasifi can como
medulares, de apoyo, de medición o de mejoramiento.
Vectores Estratégicos
CLIENTE
1Asuntos
Académicos
2Servicios
y DesarrolloEstudiantil
3FunciónPública
4Gerencia yDesarollo
Organizacional
6Fortalecimiento
Físcal
5Infraestructura
Fisica yTecnológica
VECTORES DE APOYO
VECTORES MEDULARES
7 7
Ca
l id
ad
yEfec tividad Institucio
na
lC
alid
ady
EfectividadInstitucio
na
l
1.04
Vectores Estratégicos
12
Valores Institucionales
Al identifi car los “valores” institucionales nos referimos a aquellos principios, cualidades, creencias o parámetros de conducta considerados como importantes por los miembros de una entidad u organización. Los valores de una organización
de educación superior deben ser un número limitado y específi co de principios y cualidades que la comunidad universitaria considera esenciales y permanentes, de tal forma que los mismos regulen la conducta organizacional y no sean comprometidos o menoscabados por circunstancias pasajeras como lo serían ganancias fi nancieras de corto plazo, medidas de efi ciencia u otros valores de menor trascendencia.
Al igual que el concepto de misión institucional, los valores institucionales son principios normativos que regulan y garantizan la integridad de conducta de la entidad, tanto en el presente como en el futuro predecible.
Excelencia: como aspiración máxima en todas sus gestiones de enseñanza, investigación y de servicio.
Libertad: de pensamiento y expresión como base indispensable de la búsqueda y difusión del conocimiento.
Respeto: por la diversidad y dignidad del ser humano.
Equidad: reconocimiento del valor de la educación como instrumento de acceso a mejores oportunidades y al desarrollo del potencial del ser humano.
Integridad: en todas sus acciones como entidad educativa.
Innovación: constante para garantizar la pertinencia de sus programas y servicios.
Responsabilidad social: ante las necesidades de la comunidad, del País y la humanidad de la que somos parte.
Valores Institucionales
Al identifi car los “valores” institucionales nos referimos a aquellos principios, cualidades, creencias o parámetros de conducta considerados como importantes por los miembros de una entidad u organización. Los valores de una organización
de educación superior deben ser un número limitado y específi co de principios y cualidades que la comunidad universitaria considera esenciales y permanentes, de tal forma que los mismos regulen la conducta organizacional y no sean comprometidos o menoscabados por circunstancias pasajeras como lo serían ganancias fi nancieras de corto plazo, medidas de efi ciencia u otros valores de menor trascendencia.
Al igual que el concepto de misión institucional, los valores institucionales son principios normativos que regulan y garantizan la integridad de conducta de la entidad, tanto en el presente como en el futuro predecible.
Excelencia: como aspiración máxima en todas sus gestiones de enseñanza, investigación y de servicio.
Libertad: de pensamiento y expresión como base indispensable de la búsqueda y difusión del conocimiento.
Respeto: por la diversidad y dignidad del ser humano.
Equidad: reconocimiento del valor de la educación como instrumento de acceso a mejores oportunidades y al desarrollo del potencial del ser humano.
Integridad: en todas sus acciones como entidad educativa.
Innovación: constante para garantizar la pertinencia de sus programas y servicios.
Responsabilidad social: ante las necesidades de la comunidad, del País y la humanidad de la que somos parte.
1.05
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Filosofía y Propósito
El Sistema Universitario Ana G. Méndez (SUAGM) es una corporación sin fi nes de lucro cuya fi nalidad esencial es fomentar el bienestar cultural, social y educativo de la sociedad puertorriqueña mediante el ofrecimiento de oportunidades educativas
para diversos sectores de la comunidad a la cual servimos. Conforme a los parámetros contenidos en su Certifi cado de Incorporación, sus propósitos fundamentales son los siguientes:
• Todo ser humano tiene derecho a una educación, sin consideraciones de raza, color, sexo, lugar de nacimiento, origen, condición social, económica, impedimentos, limitaciones físicas o mentales, ideas y creencias políticas, religiosas y sociales.
• El desarrollo del potencial humano requiere una política de libre acceso
(open door policy) que propicie el benefi cio del estudiante de los programas académicos según los límites de su aptitud y motivación.
• La excelencia académica debe ser la aspiración primordial de las instituciones educativas, y ésta a su vez debe traducirse en un compromiso de servicio a sus estudiantes.
• Las instituciones académicas deben convertirse en componentes integrados y activos de la comunidad a la cual sirven.
• Los miembros de la facultad deben participar en el desarrollo de programas estimulantes para el benefi cio de sus estudiantes y para su propio crecimiento profesional.
• Las instituciones universitarias deben analizar y entender las necesidades de Puerto Rico a fi n de contribuir efectivamente al enriquecimiento de sus recursos humanos y lograr una contribución positiva a la fuerza laboral.
• El desarrollo educativo del estudiante debe equilibrar el desarrollo de destrezas académicas y el crecimiento personal que le capacite para integrarse y contribuir de forma efectiva a su comunidad.
• El compromiso fundamental del Sistema Universitario Ana G. Méndez es proveer servicios académicos a los estudiantes con el fi n de capacitarlos para alcanzar su potencial humano individual.
• El Sistema Universitario Ana G. Méndez fomenta una mejor calidad de vida para sus estudiantes, Asociados y la comunidad en general.
1.06
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Vicepresidencia de Recursos Humanos
En el SUAGM entendemos que el respeto, la equidad, la integridad, la excelencia, la libertad y la responsabilidad social dirigidos a alcanzar las metas establecidas, son nuestros más altos valores. Estas cualidades rigen el desarrollo y crecimiento de
nuestra Institución, el de nuestros Asociados y nuestros estudiantes. De esta forma nos comprometemos a ofrecer el más alto nivel de calidad en nuestros servicios.
El equipo profesional de Recursos Humanos tiene la misión de facilitar el desarrollo integrado de los recursos humanos del SUAGM. En el ejercicio de tan alta responsabilidad, asegura la promoción de altos estándares de calidad para la selección, capacitación y compensación de nuestros recursos humanos.
Mediante sus programas e iniciativas, la Vicepresidencia de Recursos Humanos promueve una cultura de trabajo en equipo, armonía en las relaciones interpersonales y la búsqueda continua de los más altos niveles de productividad.
Entendemos que un ser humano bien capacitado, comprometido y motivado es un factor medular en la realización de los objetivos y metas estratégicas de nuestro Sistema Universitario. Para lograrlo ofrecemos a nuestros Asociados:
1. La comunicación constante entre la Administración y los Asociados a través de la promoción de reuniones efectivas, orientaciones y la distribución de boletines ofi ciales de la Vicepresidencia de Recursos Humanos.
2. Un Sistema de Evaluación de Desempeño, cuyo propósito es facilitar la evaluación del rendimiento individual, recalcar los logros del Asociado y proveer un mecanismo de retroalimentación positiva. Este sistema permite identifi car aquellas áreas de crecimiento, que nos ayudan a planifi car y facilitar los adiestramientos para el desarrollo profesional del Asociado. Por otro lado, el Programa de Motivación y Reconocimiento tiene el propósito de reconocer a los Asociados que se han destacado en sus ejecutorias.
3. La oportunidad de crecer profesionalmente mediante la concesión de Becas Administrativas, Licencias de Estudio y Capacitación, los cuales hacen posible que nuestros Asociados adquieran mayores conocimientos y destrezas relacionadas con su área de trabajo.
4. Un programa de benefi cios de empleo que le ofrecerá protección al Asociado.
5. La oportunidad de competir para puestos de mayor jerarquía, siempre y cuando cumpla con los requisitos del mismo.
6. La igualdad de oportunidades de empleo a toda persona sin que se discrimine por razón de raza, sexo, color, edad, origen nacional o condición social, matrimonio, impedimento físico o mental, por ideas políticas, religiosas y sindicales o estatus de veterano.
7. Una administración de salarios equitativa basada en el principio de que cada Asociado es remunerado de acuerdo con las funciones del puesto que ocupa.
1.07
2. Prácticas y
condiciones
de empleo
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Prácticas y Condiciones del Empleo
2.01 Compromiso con la Calidad Institucional
La Junta de Directores del Sistema Universitario Ana G. Méndez, reconoce, endosa y apoya fi rmemente que el Sistema Universitario continúe el proceso de fortalecimiento organizacional a través de la implantación de un modelo de calidad en todos los componentes del Sistema. De igual forma, respalda y apoya aquellas iniciativas de mejoramiento que surjan de dicho proceso.
Nuestro compromiso fundamental radica en el propósito común de lograr que el SUAGM se mantenga en la búsqueda constante de mejorar la calidad en todas nuestras áreas de trabajo. Con este propósito en mente dedicaremos nuestro mayor esfuerzo y talento a realizar tareas prioritarias y que promuevan la satisfacción de las necesidades de nuestros clientes.
Como resultado de esta iniciativa aspiramos a:
o mejorar los procesos académicos y los servicios a los estudiantes, de tal manera que aumente el nivel de aprendizaje y aprovechamiento académico de los estudiantes, resultando en un egresado capacitado para integrarse efectivamente a la sociedad.
o mayor satisfacción personal y logros académicos de los estudiantes.
o aumentar la retención de nuestros estudiantes.
o convertirnos en la primera opción de estudios universitarios en Puerto Rico.
o aumentar consistentemente la efectividad y productividad de todos los procesos.
Todos los que formamos parte del SUAGM reconocemos y aceptamos el reto de un verdadero compromiso, individual e institucional, hacia el logro de nuestra misión educativa, en armonía con las prioridades estrategicas y metas establecidas en nuestros planes de desarrollo.
2.02 Política de Relaciones con el Asociado
El SUAGM mantiene condiciones de trabajo, salarios y benefi cios competitivos. Si los Asociados no están satisfechos con su condición de trabajo, su compensación o sus benefi cios, les exhortamos a que se comuniquen abierta y directamente con sus supervisores.
Nuestra experiencia nos ha demostrado que cuando los Asociados comparten abiertamente con sus superiores, se desarrolla un ambiente de trabajo saludable y de óptimas condiciones.
Protegeremos el derecho del Asociado a expresarse, en un esfuerzo por mantener la relación directa entre patrono y asociado.
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2.03 Política de Igualdad de Oportunidad de Empleo
Es política del Sistema Universitario Ana G. Méndez, proveer igualdad de oportunidad de empleo a toda persona sin importar su raza, color, religión, género, origen nacional, condición social, estatus civil o ideales políticos.
Este compromiso aplica también a individuos impedidos, veteranos impedidos y veteranos de la Era de Vietnam que estén cualifi cados y cuya incapacidad no le impida el desempeño de tareas esenciales de su puesto.
Con el propósito de cumplir con esta política, nuestro Sistema mantiene un Plan de Acción Afi rmativa, el cual permite el empleo y ascenso de personas de las clases protegidas en ocupaciones para las cuales poseen la preparación, experiencia, destrezas e intereses necesarios.
Nuestra política de no discriminar aplica, pero no está limitada, a las siguientes actividades: reclutamiento y selección de personal, compensación y benefi cios; adiestramientos y desarrollo profesional; ascenso, descenso, traslado y reasignación; cesantía; acción disciplinaria; términos y condiciones de empleo. Es responsabilidad de todos los Asociados contribuir de manera positiva y constructiva en el cumplimiento de nuestra política. Para ayudarnos a lograr nuestras metas y asegurar nuestro compromiso, las responsabilidades y objetivos gerenciales serán dirigidos de forma directa para que se haga todo el esfuerzo posible con este fi n.
El Plan de Acción Afi rmativa se encuentra disponible en la Vicepresidencia de Recursos Humanos y puede ser examinado por nuestros solicitantes y Asociados.
2.04 Hostigamiento Sexual Es política del SUAGM y un deber afi rmativo de todos los integrantes del Sistema (docentes, no docentes y estudiantes), los candidatos a empleo y terceras personas (visitantes, suplidores, contratistas, etc.), el mantener un ambiente de trabajo libre de hostigamiento sexual y discrimen.
Hostigamiento sexual se defi ne como cualquier acercamiento sexual no deseado, requerimiento de favores sexuales o cualquier otro tipo de conducta verbal o física de naturaleza sexual, que afecta o interfi era sustancialmente con el desempeño en el empleo, o con su ambiente de trabajo, o estudios, en el caso de estudiantes.
Toda persona que sienta haber sido discriminado en cualquiera de las facetas relacionadas al empleo u hostigado sexualmente en el desempeño de su gestión dentro de las facilidades de SUAGM, deberá informar el mismo a su supervisor, a la Vicepresidencia de Recursos Humanos o algún Representante de Recursos Humanos, sin temor a represalia alguna.
De la misma forma, cualquier integrante del Sistema deberá reportar cualquier incidencia observada que se pudiese interpretar como discrimen u hostigamiento sexual a la Vicepresidencia de Recursos Humanos o su representante, para su pronta investigación. El integrante deberá estar disponible para participar en el proceso investigativo.
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La Vicepresidencia de Recursos Humanos investigará y resolverá prontamente, hasta donde ello sea posible, todas las alegaciones de hostigamiento sexual. De encontrar causa contra la persona acusada, el SUAGM tomará las medidas disciplinarias apropiadas que podrían culminar en la suspensión o el despido de empleo, la expulsión para estudiantes y la terminación de privilegios de visita o negocio para las terceras personas.
Cualquier alegación de hostigamiento sexual o de discrimen que en el proceso de investigación resulte infundada o mal intencionada, podrá conllevar las mismas acciones disciplinarias mencionadas anteriormente contra la persona que presenta la alegación.
2.05 Procedimiento para la Radicación de Querellas de Hostigamiento Sexual: La Vicepresidencia de Recursos Humanos atenderá sin dilación y de forma confi dencial toda querella asociada al hostigamiento sexual de parte de cualquier integrante del SUAGM, candidato a empleo o tercera persona, según defi nido anteriormente.
La persona que entienda que ha sido víctima de hostigamiento sexual en el empleo deberá presentar una querella verbalmente o por escrito al Vicepresidente Auxiliar de Recursos Humanos de su Institución a la brevedad posible.
El Asociado autorizado de Recursos Humanos entrevistará al afectado para obtener los detalles de la situación y se documentará la misma. También se entrevistará al presunto hostigador y a cualquier persona con conocimiento de los alegados hechos.
El investigador o el comite investigador rendirá un informe de hallazgos y recomendaciones al Vicepresidente de Recursos Humanos. Este, a su vez, determinará la acción correctiva correspondiente, de acuerdo a las políticas y procedimientos aplicables.
El Vicepresidente de Recursos Humanos o su representante notifi carán a las partes el resultado de la investigación.
Para más detalles en relación a la Política Contra el Hostigamiento Sexual refi érase a la Orden Ejecutiva 01-98.
2.06 Política para la Resolución de Querellas
El SUAGM reconoce la importancia de proveer un procedimiento rápido y efi ciente para la resolución de querellas de forma justa y equitativa. Las acciones tomadas en el curso de la resolución de toda querella deberán ser de forma justa, cortés y con respeto a la dignidad de las personas que estén involucradas en el procedimiento.
Las querellas deberán ser resueltas internamente en el nivel jerárquico más cercano al querellante. Esta Política se establece con el fi n de que todo Asociado pueda ventilar cualquier asunto que, a su entender, esté afectando sus condiciones de empleo, ambiente de trabajo o derechos en el empleo.
Para más detalles en relación a la Política para la Resolución de Querellas Núm. RH-00-152-002.
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2.07 Código de Ética
El éxito de las operaciones y la reputación del SUAGM están basados en los principios del rendimiento satisfactorio, conducta ética de nuestros Asociados, fi delidad y cumplimiento con nuestros valores institucionales. Nuestra reputación de integridad y excelencia requiere el cumplimiento total de las leyes y reglamentaciones aplicables a nuestra Institución, así como la observación cuidadosa de los más altos estándares de integridad en nuestra conducta personal. El éxito continuo del SUAGM depende de la confi anza e integridad de nuestros clientes y dedicamos esfuerzos para preservar esa confi anza. Nuestros Asociados están comprometidos con el SUAGM y con nuestros clientes en actuar de acuerdo a nuestro código de ética para continuar disfrutando de su confi anza.
En el SUAGM cumpliremos con todas las reglamentaciones y leyes aplicables Esperamos que nuestra gerencia y Asociados operen la Institución en total cumplimiento con las leyes pertinentes y de esta manera reprimir cualquier acto ilegal o deshonesto que viole la ética de la Institución.
En general, el uso del buen juicio, basado en los valores del SUAGM, puede orientarle a usted con respecto a las reglas de conducta aceptables para nuestra organización. Si se enfrenta a una situación en la que le es difícil determinar la acción apropiada a seguir, la misma debe ser discutida abiertamente con el Vicepresidente de Recursos Humanos para que obtenga asesoría y dirección.
El cumplimiento de esta Política sobre cómo comportarse de acuerdo a la reglas de conducta y ética es responsabilidad de cada Asociado del SUAGM. El no cumplir o desatender el cumplimiento de esta Política puede conllevar medidas disciplinarias, incluyendo la terminación del empleo.
Para más detalles en relación al Código de Conducta para Ofi ciales, Asociados y Agentes del SUAGM, refi érase a la Orden Ejecutiva 02-2003 y al pronunciamiento de nuestros Valores Institucionales.
2.08 Sistema de Evaluación de Desempeño de Asociados Todos los Asociados administrativos en un puesto regular participan anualmente del Sistema de Evaluación de Desempeño. Este Sistema de Evaluación mide el desempeño de los Asociados a base de metas y objetivos previamente acordados entre el supervisor y el Asociado. Además, se evalúan las competencias necesarias para el puesto. Las metas y los objetivos se convierten en el Plan de Trabajo del Asociado y son cónsonos con sus deberes y responsabilidades, por lo que asegura que los Asociados entiendan lo que se espera de ellos durante un período de tiempo en particular. El Sistema de Evaluación de Desempeño permite a los Asociados determinar un Plan de Desarrollo que tiene el propósito de fortalecer y desarrollar las destrezas, habilidades y áreas de mejoramiento para el desempeño óptimo de sus deberes y responsabilidades. Exhortamos a los supervisores a realizar reuniones de seguimiento periódicamente con el Asociado con el propósito de informarle cómo se está desempeñando en sus labores, sugerirle y proveerle formas de modifi car su desempeño en caso de que sea necesario y de esta manera garantizar el logro de los objetivos y metas organizacionales. Es responsabilidad de todo supervisor cumplir cabalmente con el proceso de evaluación de sus Asociados.
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2.09 Asistencia y Puntualidad Todos los Asociados deberán cumplir con el horario operacional establecido en su unidad de trabajo y asistir diariamente con puntualidad. Los Asociados registrarán su asistencia diaria al trabajo mediante el mecanismo provisto por el Sistema Universitario Ana G. Méndez. Registrar la asistencia es una responsabilidad del Asociado, la cual no puede delegar o asignar a otra persona. Es importante señalar que todo Asociado deberá notifi car a su supervisor con anterioridad a la ocurrencia de cualquier tipo de ausencia o tardanza. En caso de que el Asociado no pueda notifi car con anterioridad, deberá informarle a su supervisor sobre las mismas durante la primera hora (1) hora de su jornada de trabajo. (Véase, además, el inciso cuatro (4) en la sección Conductas cuya violación podría conllevar un despido inmediato, en la página 39 de este manual). El Asociado que se ausente por tres (3) días o más, sin avisar y justifi car a su supervisor inmediato su ausencia, se considerará abandono de empleo. Las continuas ausencias o tardanzas se considerarán en detrimento de la efi ciencia del Asociado con el SUAGM. Las ausencias por enfermedad serán cargadas al tiempo acumulado por días de enfermedad según lo disponen las leyes laborales vigentes. El Asociado que se ausente por enfermedad durante más de dos (2) días consecutivos, deberá hacer llegar por medio de su supervisor una Certifi cación Médica a la Vicepresidencia de Recursos Humanos. El SUAGM puede solicitarle al Asociado que además del Certifi cado Médico, acuda a un médico seleccionado por la Institución para determinar si está en condiciones de regresar a su empleo. En aquellos casos en que las ausencias respondan a situaciones personales, los días de ausencia podrán ser cargados contra el balance de sus días por vacaciones siempre y cuando medie un acuerdo por escrito entre el Asociado y el SUAGM y que el Asociado mantenga acumulados aquellos días de vacaciones que por virtud de ley debe tomar anualmente en forma consecutiva. Cualquier ausencia sin la autorización del supervisor inmediato podrá ser descontada del sueldo del Asociado.
2.10 Expedientes de los Asociados
Todos los Asociados tienen un expediente personal bajo la custodia de la Vicepresidencia de Recursos Humanos con los documentos referentes al empleo, y el mismo es propiedad del SUAGM. No se proveerán copias de ninguno de los documentos que forman parte del expediente. No obstante, todo asociado tendrá derecho a revisarlo, en compañía de personal de Recursos Humanos. El expediente ofi cial de los Asociados es un documento confi dencial. En el mismo se mantienen datos de su historial personal, relacionados a su trabajo y a su desempeño. El expediente incluye información acerca del trabajo realizado, los puestos que ha ocupado, datos personales, educación, adiestramientos, tiempo en el empleo, clasifi cación, compensación, benefi cios, entre otros. Con el propósito de asegurarnos que su salario refl eja las deducciones correctas y que sus benefi ciarios y dependientes están actualizados, es deber del Asociado comunicar cualquier cambio de su situación personal a los representantes autorizados de Recursos
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Humanos. Estos cambios incluyen: cambio de nombre, domicilio, número de teléfono, estado civil, dependientes, cursos tomados y nombre de la persona que deberá avisársele en caso de emergencia, entre otros.
2.11 Cumplimiento con la Ley de Inmigración
El SUAGM se compromete a emplear únicamente a ciudadanos de Estados Unidos de Norte América y a extranjeros quienes estén autorizados legalmente a trabajar en los Estados Unidos y no discriminará por motivos de ciudadanía u origen nacional.
En conformidad con la Reforma de Inmigración (Ley de Inmigración Revisión de 1986), cada nuevo Asociado, como una condición de empleo, debe completar el Formulario de Elegibilidad de Empleo (I-9) y someter la documentación actualizada que establece dicha elegibilidad e identidad.
Aquellos Asociados con preguntas o que necesiten información adicional sobre los puntos expresados sobre la Ley de Inmigración pueden comunicarse con la Ofi cina de Recursos Humanos de sus instituciones. Los Asociados pueden realizar preguntas o expresar sus quejas sobre el cumplimiento de Ley de Inmigración sin temor a represalias.
2.12 Confl icto de Intereses
Los Asociados están obligados a desempeñar sus funciones dentro de los parámetros que prohíben confl icto de interes real o potencial. El propósito de estas guías es proveer dirección general a los Asociados para que puedan clarifi car asuntos relacionados a los términos aceptables de acuerdo a los estándares operacionales de la organización.
Un confl icto de interés real o potencial ocurre cuando un Asociado puede infl uir sobre una decisión que puede resultar en una ganancia personal para sí mismo o para un pariente como resultado de las negociaciones del SUAGM. Para efectos de esta política, un pariente es cualquier persona con la que se tenga relación consanguínea, o con la que se esté casado o cuya relación con el Asociado sea similar a la del parentesco de sangre o de matrimonio.
El SUAGM no asumirá una “presunción de culpabilidad” por la mera existencia de una relación de sus Asociados con fi rmas externas. Sin embargo, si el Asociado tiene infl uencias en las transacciones de compra, contratos, arrendamientos u otras, es necesario que lo informe a la Vicepresidencia de Recursos Humanos o a su supervisor inmediato lo antes posible para salvaguardar los intereses establecidos y proteger a ambas partes.
Se entenderá como benefi cios personales no solamente aquellos donde el Asociado o sus familiares tengan participación directa en la fi rma con la que SUAGM realiza negocio, sino cuando el Asociado o sus familiares reciban incentivos, premios, regalos substanciales o consideraciones especiales como resultado de cualquier transacción o negocio en los que esté involucrado el SUAGM. Por lo tanto, se exhorta a los asociados a tomar decisiones gerenciales dentro de los parámetros más altos de honestidad e integridad y a evitar cualquier confl icto potencial de interés que afecte al SUAGM.
Para más detalles puede referirse al Código de Conducta para Ofi ciales, Asociados y Agentes del SUAGM, Orden Ejecutiva 02-2003.
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2.13 Norma de No - Divulgación
La protección de información confi dencial y secretos comerciales es de vital importancia para los intereses y el éxito del SUAGM. La información confi dencial incluye, pero no se limita a los ejemplos siguientes:
• Información fi nanciera. • Información o listas sobre los clientes o Asociados. • Estrategias de mercadeo. • Propuestas y proyectos en desarollo. • Innovaciones
Los Asociados quienes hagan uso inadecuado de la información confi dencial o que revelen secretos comerciales de la organización estarán sujetos a acciones disciplinarias, incluyendo la terminación de empleo y acciones legales, aún cuando ellos no se benefi cien directamente de la información revelada.
Todo documento ofi cial que contenga información confi dencial, privilegiada o relacionada a las operaciones o administración de la organización debe contener la disposición de derechos de autor.
2.14 Norma sobre Segundo Empleo
Un Asociado puede tener un segundo empleo con otra organización siempre que cumpla con el desempeño satisfactorio de las responsabilidades en su trabajo con el SUAGM. Todos los Asociados serán evaluados por las mismas normas de desempeño y estarán sujetos a cumplir los itinerarios de trabajo establecidos en el SUAGM independientemente de los requisitos y exigencias del empleo que éste tenga con otras organizaciones. Es responsabilidad del asociado notifi car a la Vicepresidencia de Recursos Humanos su segundo empleo. No informar un segundo empleo conllevará medidas disciplinarias.
Si el SUAGM determina que el segundo empleo de uno de sus Asociados interfi ere con su rendimiento en el SUAGM, afecta la imagen de la organización o del Asociado o representa un confl icto de intereses con el SUAGM, puede solicitarle que renuncie a su segundo empleo. El SUAGM considerará como confl icto de intereses el segundo empleo cuando el mismo impacte adversamente el rendimiento del Asociado en sus responsabilidades con el SUAGM, o cuando el mismo sea con una organización competidora o con un suplidor del SUAGM.
2.15 Empleo de Familiares
El SUAGM considerará candidatos referidos por los Asociados en igualdad de condiciones con otros solicitantes. Sin embargo, para asegurar la mejor efectividad en nuestras relaciones de trabajo y servicio a nuestros clientes, hemos adoptado las siguientes reglas generales con relación al empleo de familiares y cónyuges.
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• No emplearemos candidatos en puestos donde estarían sujetos a la supervisión de un familiar cercano o donde ejercerían supervisión sobre un familiar cercano.
• En caso de que la relación familiar se desarrolle posterior al empleo y que esté presente alguna de las circunstancias indicadas en los incisos anteriores, se tratará de asignar a uno de los Asociados a un puesto de igual o similar nivel en otra unidad de trabajo, siempre y cuando sea posible para la organización.
Cualquier situación relacionada con estas normas que no haya sido cubierta por lo anterior deberá ser evaluada por el Vicepresidente de Recursos Humanos quien determinará la acción a seguir.
2.16 Relaciones Personales en el Lugar de Empleo
El SUAGM no impide que se desarrollen relaciones personales en el ambiente de trabajo entre personas solteras donde no medie confl icto de interés entre las ofi cinas donde trabajan los Asociados. Sin embargo, desalienta todo tipo de relación personal donde se pueda poner en peligro la imagen de la Institución, la reputación y la seguridad de los Asociados que componen nuestra Institución. Si la relación personal o amorosa entre asociados afecta el funcionamiento de la unidad de trabajo podría ser causa de terminación de empleo.
2.17 Programa de Sugerencias
En el SUAGM creemos fi rmemente que nuestros Asociados tienen muchas ideas sobre cómo podemos mejorar nuestros procesos, servicios y condiciones de empleo. Le exhortamos a que presenten sus ideas y opiniones a la Vicepresidencia de Recursos Humanos, a través de documentos escritos o mediante comunicación electrónica.
2.18 Ley de Reforma de Bienestar Social (ASUME)
En conformidad con la Ley de Reforma de Bienestar Social (Personal Responsibility and Work Opportunity Reconciliation Act of 1996), el SUAGM deberá notifi car a la Administración para el Sustento de Menores (ASUME), información personal y relacionada al empleo de cada Asociado.
Aquellos Asociados con preguntas o que necesiten información adicional sobre la Ley de Reforma de Bienestar Social pueden comunicarse con la Vicepresidencia de Recursos Humanos.
2.19 Reglas de No-Solicitación
No está permitido todo tipo de sorteo, ventas, juegos al azar, colectas, particularmente cuando éstos envuelven el intercambio de dinero. Tampoco se permite la distribución de hojas sueltas o cualquier tipo de propaganda, particularmente durante horas de trabajo. Cualquier excepción a esta norma debe estar autorizada por la Vicepresidencia de Recursos Humanos. Esto evitará interrupciones en la operación de la Institución, interferencias con el trabajo e inconvenientes a nuestros compañeros de trabajo.
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3. Compensación
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Compensación 3.01 Plan de Clasifi cación y Retribución La Vicepresidencia de Recursos Humanos se rige por un Plan de clasifi cación y retribución, el cual tiene asignadas las diferentes clases de puestos a una escala retributiva de conformidad con el valor relativo de las mismas. Es importante que cada Asociado conozca las funciones del puesto que ocupa según descritas en el formulario de Descripción de Puesto. Este instrumento le facilita al Asociado familiarizarse y conocer cuáles son sus tareas. Debido a la implantación de programas de adiestramiento cruzado (cross training), la Iniciativa de Calidad y otros proyectos alineados con nuestra visión sistémica, es posible que a nuestros Asociados se le asignen tareas o experiencias de trabajo que no están contempladas en su hoja de deberes y responsabilidades.
3.02 Salarios Nuestro Plan de Retribución está basado en los principios de igual paga por igual trabajo, la equidad salarial interna y externa y a la competitividad con el mercado. El Plan tiene el propósito de proveer salarios de acuerdo con el nivel de complejidad y responsabilidad de las funciones asignadas a cada puesto. Este Plan toma en consideración los siguientes factores:
Requisitos mínimos de preparación académica y experiencia requerida.
Nivel de responsabilidad y complejidad de las tareas.
Grado de difi cultad en el reclutamiento.
Estructura interna de la ofi cina donde se ubica el puesto.
Nivel de compensación general que rige en el mercado competitivo comparable.
3.03 Jornada Regular de Trabajo La Ley Núm. 379 del 15 de mayo de 1948, según enmendada, establece que la jornada de trabajo consiste de ocho (8) horas diarias y cuarenta (40) horas en la semana para los Asociados no exentos. Cualquier período de trabajo en exceso de ocho (8) horas al día y cuarenta (40) horas a la semana constituirá tiempo extra (overtime) y será compensado a tiempo y medio o doble tiempo, según corresponda. El Asociado debe tener un período mínimo de descanso de doce (12) horas entre jornada y jornada en su itinerario de trabajo. El comienzo del turno de trabajo o el período de tomar alimentos puede ser adelantado o atrasado, pero nunca puede ser antes de fi nalizada la tercera hora de trabajo ni después de la quinta hora, aún en horario fl exible (fl exi-time), El mismo debe ser mediante un acuerdo escrito entre el Asociado y la Institución sin que esto constituya tiempo adicional
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de trabajo, tomando en consideración el período de descanso de doce (12) horas.
Jornada regular: Consiste de cuarenta (40) horas trabajadas a la semana y la jornada diaria es de ocho (8) horas trabajadas con una hora para tomar alimentos, durante cinco días a la semana. Los Asociados, deberán acudir a su labor puntualmente todos los días laborables. Horario ofi cial: Está determinado por el tipo de operación que lleva a cabo la ofi cina y el servicio que se ofrece a clientes internos y externos. Si fuera necesario trabajar horas extraordinarias, éstas deben ser aprobadas por el supervisor de la ofi cina correspondiente previo a que se lleven a cabo. Horario especial: La Vicepresidencia de Recursos Humanos aprobará aquellos horarios especiales de trabajo que sean autorizados por los respectivos supervisores, para aquellas dependencias que por la naturaleza del trabajo que realizan no puedan ajustarse al horario ofi cial establecido. Ejemplo: horarios nocturnos y de fi n de semana. Horario fl exible: El Asociado puede solicitar y la Institución aprobar un horario fl exible por conveniencia personal del Asociado, que no interrumpa las funciones normales de la Institución. Dicha solicitud y aprobación debe constar por escrito y debe mantenerse en vigor de una manera consistente y estable. Días feriados / concedidos: Serán aquellos establecidos en el calendario ofi cial del SUAGM y notifi cados ofi cialmente a la comunidad universitaria a través de la Vicepresidencia de Recursos Humanos.
El SUAGM se reserva el derecho de reclutar en horario irregular, o de modifi car cualquier horario existente, deacuerdo a la necesidad del servicio.
En el caso de Asociados exentos no aplica las disposiciones de la Ley Núm. 379 del 15 de mayo de 1948.
3.04 Periodo de Descanso y Toma de Alimentos El período señalado para tomar alimentos será de una (1) hora, a menos que por razón de conveniencia mutua para el Asociado y la Institución y por estipulación de los mismos, se fi jare un período no menor de 30 minutos. En caso de reducción del período de tomar alimentos, el mismo deberá constar por escrito y sería aplicable a cualquier segundo período de alimento, del Asociado tener que trabajar tiempo adicional.
En el caso de que el patrono requiera que el Asociado trabaje tiempo adicional, éste tendrá derecho al disfrute de un segundo período de alimentos de forma tal que no tenga que laborar más de cinco horas consecutivas sin tener un período de alimentos. Si el Asociado no labora más de dos horas, la ley permite que se obvie este período mediante acuerdo.
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3.05 Depósito Directo El depósito directo es requerido para todos los Asociados. Nuestra Institución hará el depósito directo de su cheque quincenal a su cuenta bancaria, sea con una de las instituciones bancarias seleccionadas por la Institución. 3.06 Servicio de Retención A petición del Asociado y/o entidad gubernamental o por ley, se deducirá de su cheque quincenal los descuentos autorizados por el SUAGM. La petición y autorización del Asociado deberá constar por escrito.
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4. Plan estratégico
para el desarrollo
de los Recursos
Humanos
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Plan estratégico para el desarrollo de los Recursos Humanos
La Vicepresidencia de Recursos Humanos prepara un Plan estratégico de desarrollo de los recursos humanos que consiste de talleres, seminarios, actividades de mejoramiento y otras metodologías que facilitan el desarrollo óptimo de nuestros
Asociados.
El Plan se nutre del análisis de necesidades, las recomendaciones de los supervisores los
resultados de las evaluaciones de desempeño, y las diversas herramientas necesarias
para el desarrollo de una cultura de Calidad.
El Plan persigue el desarrollo y mejoramiento continuo de nuestros recursos humanos
para lograr alineamiento con la visión del Sistema Universitario Ana G. Méndez.
El liderato actual del SUAGM tiene la responsabilidad de dejar su mejor legado a la
organización a través de la identifi cación de nuevos líderes que darán continuidad a la
Institución. Por lo tanto, el SUAGM ha establecido el Plan de Continuidad Gerencial
(PCG) que tiene como propósito identifi car y desarrollar talento de alto potencial mediante
una estrategia para ocupar puestos de liderato gerencial.
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5. Reclutamiento
y selección de
personal
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Reclutamiento y Selección de Personal
La Vicepresidencia de Recursos Humanos, tiene el objetivo de atraer, reclutar y retener el personal idóneo para desempeñar las funciones esenciales de los puestos disponibles en el SUAGM. En el proceso de reclutamiento se analiza la
preparación académica, destrezas, experiencia y conocimientos que se le requerirán al aspirante o candidato del puesto y cómo éstos armonizan con los requisitos y la cultura de la Institución. 5.01 Reclutamiento
Una vez se aprueba llenar el puesto, se procede a publicar la oportunidad de empleo, ya sea mediante una convocatoria interna, cartas circulares, anuncios de prensa, revistas profesionales o en el Internet. En estos comunicados se describen las funciones esenciales del puesto, requisitos de preparación académica, destrezas, experiencia y la fecha límite para la radicación de solicitudes. El proceso de solicitud consiste en completar la solicitud electrónica en todas sus partes a través de nuestra dirección electrónica www.suagm.edu. En el caso de que algún Asociado del SUAGM desee ser considerado para el puesto publicado, deberá solicitar a través de solicitud electrónica publicada en nuestra página de Internet.
Para más detalles puede referirse a la Política de Reclutamiento del SUAGM.
5.02 Selección de Personal
La Vicepresidencia de Recursos Humanos evaluará las solicitudes de empleo recibidas y en algunos casos realizará una entrevista preliminar con los candidatos pre-cualifi cados. Los candidatos que cumplan con los requisitos mínimos serán referidos a la ofi cina correspondiente. Posteriormente, se procederá a seleccionar los candidatos que participarán de un proceso de entrevistas con los ofi ciales asignados del SUAGM, según el área al que esté adscrito el puesto disponible. Bajo ningún concepto se harán ofertas de empleo o contratarán Asociados sin la previa coordinación y autorización de la Vicepresidencia de Recursos Humanos. Acervo Electrónico: La Vicepresidencia de Recursos Humanos mantiene un acervo electrónico de candidatos a empleo. Cuando una unidad organizacional solicita llenar una vacante, Recursos Humanos acude al acervo electrónico para identifi car candidatos potenciales al puesto.
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5.03 Nombramientos y Cambios Tipos de nombramientos:
o Regular: Nombramiento que se inicia con un contrato probatorio por un período de 90 días calendario y de fi nalizarlo satisfactoriamente, la persona continuará prestando los servicios como Asociado regular por tiempo indeterminado.
o Tiempo determinado: Nombramiento extendido a una persona para ocupar
un puesto con duración determinada o temporera con el propósito de realizar tareas, servicios específi cos o profesionales. Un contrato de servicio por término defi nido no conlleva un compromiso de la Institución para renovarlo, ni contempla expectativa alguna de obtener un puesto regular.
Tipos de Cambios:
o Ascenso: Cambio de un puesto a otro para el cual se ha provisto una escala de retribución superior.
o Traslado: Cambio de un puesto a otro para el cual se ha provisto el mismo tipo de
retribución.
o Descenso: Cambio de un puesto a otro para el cual se ha provisto un tipo de retribución inferior.
o Cesantía: Separación del Asociado de su puesto debido a la falta de trabajo, falta
de fondos fi nancieros o cualquier otra situación ajena a la voluntad del Asociado.
o Destitución: Separación justifi cada y defi nitiva de un Asociado de su trabajo.
o Renuncia: Separación voluntaria y defi nitiva de un Asociado. Todo Asociado que desee renunciar a su puesto deberá presentar su renuncia por escrito a su supervisor, con copia a la Vicepresidencia de Recursos Humanos, con un mínimo de 15 días laborables de anticipación a su último día de trabajo.
o Suspensión: Separación temporal de un Asociado de su puesto por causa justifi cada.
o Abandono de servicio: Ocurre cuando algún Asociado permanece ausente de su trabajo durante tres (3) días consecutivos o más, sin previa notifi cación, autorización o causa justifi cada.
o Reinstalación: Regreso de un Asociado al SUAGM luego del disfrute de una licencia de maternidad, militar, con o sin sueldo, médico – familiar, deportiva, entre otras, o al concluir el período de suspensión de empleo.
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6. Seguros
reglamentarios
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Seguros reglamentarios
La Ley requiere que el Sistema Universitario Ana G. Méndez realice algunas deducciones a la compensación de sus Asociados. Estas deducciones incluyen Seguro Social, Retención sobre Contribución de Ingresos, y otras deducciones previamente acordadas por el Asociado y el SUAGM. 6.01 Seguro Social El SUAGM aporta una cantidad igual a la que aportará el Asociado para el Seguro Social Federal. La cantidad que se aporta puede cambiar por enmiendas a la Ley. 6.02 Seguro por Desempleo Este seguro ofrece protección económica a los Asociados cuando éstos pierden su empleo por razones ajenas a su voluntad. El seguro por desempleo le compensa monetariamente por la pérdida de ingresos durante cierto periodo. Para cubrir este seguro, el SUAGM paga trimestralmente su contribución al Negociado de Seguridad de Empleo del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos, quien es el encargado de administrar los benefi cios a pagarse. 6.03 Fondo del Seguro del Estado El SUAGM provee un seguro ocupacional por medio del Fondo del Seguro del Estado para todos sus Asociados sin costo alguno para ellos. Este seguro cubre cualquier accidente o enfermedad ocupacional adquirida en el trabajo y que requiera tratamiento médico, cirugía u hospitalización. Esta Ley provee una licencia de hasta un año a partir de la fecha del accidente o enfermedad. Cualquier Asociado que sufra un accidente durante el trabajo, o una enfermedad relacionada con el mismo, deberá informar a su supervisor inmediatamente sin importar cuán simple sea. Este procedimiento es necesario para que el Asociado no pierda su elegibilidad para los benefi cios.
Una vez el Asociado se encuentra recuperado de su incapacidad, el SUAGM lo repondrá en su antigua posición, si: (a) el Asociado solicita reinstalación dentro de un período de doce meses desde la fecha del accidente y dentro de los quince días siguientes a recibir el alta del FSE; (b) al momento del requerimiento, el Asociado está mental y físicamente capacitado para realizar sus funciones; (c) al momento del requerimiento, la posición que ocupaba el Asociado no ha sido eliminada. Esta licencia correrá concurrentemente con la licencia médico-familiar.
6.04 Seguro de Incapacidad No-Ocupacional a corto plazo (SINOT)
El SUAGM provee un Seguro de Incapacidad No Ocupacional sin costo alguno para todos los Asociados que lleven trabajando en el Sistema un año o más sin interrupción. Este benefi cio está basado en la Ley 139 de Seguro de Incapacidad No Ocupacional, conocida como SINOT. En caso de incapacidad temporera para trabajar, debido a lesión o incapacidad no ocupacional, el Asociado estará protegido y tendrá derecho a recibir
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los benefi cios dispuestos por dicha Ley por un período máximo de 26 semanas. Para poder disfrutar de estos benefi cios el Asociado deberá mostrar evidencia médica de la incapacidad y no devengar salario por motivo de la incapacidad.
El impedimento para trabajar por motivo de embarazo o condiciones relacionadas también estará cubierto por SINOT y recibirá la misma atención y benefi cios que otras enfermedades. Las lesiones o enfermedades ocupacionales cubiertas por el Fondo del Seguro del Estado no serán cubiertas por SINOT.
6.05 Seguro social choferil Este seguro provee benefi cios al personal que conduce un vehículo de motor de forma usual y regular como parte de los servicios que presta al SUAGM.
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7. Benefi cios
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Programa de Beneficios
El SUAGM ofrece un programa de benefi cios con el propósito de promover el bienestar general del Asociado y su familia. La Vicepresidencia de Recursos Humanos tiene la responsabilidad de administrar y velar que el disfrute de estos benefi cios tenga un balance adecuado entre las necesidades de los Asociados, las necesidades de servicio y la utilización óptima de los recursos disponibles.
Para obtener información detallada sobre cada uno de nuestros benefi cios, puede referirse a nuestro Manual de Benefi cios. A continuación le presentamos nuestro Programa de benefi cios:
• Plan médico
• Continuación de Benefi cios de Salud bajo COBRA
• Plan de Ahorros e Inversiones 401K
• Plan de Pensión
• Seguro de Vida / Grupal
• Días Feriados
• Bono de Navidad
• Uniformes
• Cafetería
• Cooperativa de Ahorro y Crédito
• Descuentos en Librería
• Programa de Reconocimiento
• Horas de Estudio
• Becas Administrativas
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8. Licencias
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Licencias
8.01 Licencia por Vacaciones
La licencia de vacaciones con paga para los Asociados elegibles del SUAGM está estructurada de acuerdo al Decreto Mandatorio Número 79, que se relaciona con las organizaciones educativas para los Asociados que comenzaron antes del 1 de agosto de 1995 y la Ley 180 del 27 de julio de 1998 según enmendada que reglamenta la acumulación y disfrute de vacaciones y días por enfermedad.
La licencia de vacaciones le provee al Asociado tiempo para descansar, relajarse y manejar asuntos personales. El Asociado debe planifi car sus vacaciones con tiempo comunicándolo a su supervisor para obtener la aprobación necesaria para el disfrute de la misma.
El Asociado acumulará las vacaciones a partir de la terminación de un periodo probatorio de tres meses. Todo Asociado que apruebe el periodo probatorio acumulará vacaciones retroactivas a su ingreso.
Como regla general las vacaciones se concederán anualmente de forma que no interrumpan el normal funcionamiento de la Institución. Mediante acuerdo entre el Asociado y el patrono, las mismas se pueden fraccionar siempre que el Asociado disfrute de por lo menos cinco (5) días consecutivos de vacaciones anuales. Todo Asociado deberá disfrutar las vacaciones acumuladas al fi nalizar el año fi scal en curso.
La acumulación de días por vacaciones con sueldo completo a razón de un día y medio (1.5) por cada mes en que haya trabajado 115 horas o más. Los miembros del Profesorado y parte del personal directivo y ejecutivo acumulan 1.83 días por cada 115 horas o más trabajadas. El Asociado que trabaje menos de ciento quince (115) horas en cualquier mes no acumulará vacaciones por dicho mes. Todo Asociado que esté en un puesto a tiempo determinado y trabaje más de 115 horas al mes, tendrá derecho a la acumulación mensual y se procederá con la liquidación de no disfrutarlas, en el año fi scal o en referencia a la fecha de la terminación del contrato. La liquidación por paga de vacaciones acumuladas se efectuará en caso de terminación de empleo.
8.02 Licencia por Enfermedad
El SUAGM provee el benefi cio de días por enfermedad con paga a los Asociados regulares luego de concluído el período probatorio. Todo Asociado regular acumulará días por enfermedad a razón de un día y medio (1.5) por cada mes en que haya trabajado 115 horas o más. Salvo en caso de fuerza mayor, el Asociado deberá notifi car a su supervisor el hecho de su enfermedad tan pronto sea previsible que habrá de faltar al horario regular del comienzo de sus labores y no más tarde del mismo día de su ausencia. En caso de
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cualquier enfermedad que se prolongue por más de dos días, el Asociado deberá acreditar la misma con certifi cación médica que evidencie su incapacidad y que indique la fecha cuando el Asociado puede estar de regreso en su trabajo para tener derecho a disfrutar de la licencia dispuesta en esta sección. Es importante señalar que el supervisor puede en cualquier momento solicitarle al Asociado un certifi cado médico por cualquier tipo de ausencia inesperada.
La licencia por enfermedad solamente para ausencias debido a una enfermedad propia, si se encuentra incapacitado para ejercer sus labores o está expuesto a una enfermedad contagiosa que requiera su ausencia para la protección de su salud y la de los demás Asociados. Esta licencia se destina únicamente para proveer protección de ingreso al Asociado en caso de enfermedad y no pueden utilizarse para ninguna otra causa. Esta licencia podrá utilizarse para asistir a citas médicas, por lo que el Asociado deberá notifi car a su supervisor, anticipadamente, la fecha de las mismas. El benefi cio de licencia médico-familiar aplicará de manera concurrente con la licencia por enfermedad con pago en caso de una condición de salud seria que impida al Asociado realizar las funciones de su puesto.
8.03 Licencia por maternidad
Toda Asociada embarazada está cubierta bajo la Ley Número 3, Ley de Madres Obreras. Esta ley provee un período de descanso de cuatro (4) semanas antes de la fecha aproximada al alumbramiento y cuatro (4) semanas después de la fecha de parto, con el pago de su salario regular.
El SUAGM no discriminará contra ninguna Asociada que solicite excusa por incapacidad relacionada al embarazo. Las solicitudes para esta licencia se evaluarán de acuerdo a las reglas establecidas en este Manual con relación al permiso de ausencia por días de enfermedad y como establezca la ley estatal que protege a las madres obreras. Esta ley aplica a las Asociadas que hayan sufrido un aborto natural.
Si la Asociada está embarazada, debe informar a su supervisor y a la Vicepresidencia de Recursos Humanos de su condición de embarazo tan pronto advenga en conocimiento. Es necesario que someta a la Vicepresidencia de Recursos Humanos un certifi cado médico señalando la fecha probable del alumbramiento. Dicho certifi cado deberá someterse antes del octavo mes de embarazo.
La Asociada tiene la opción de permanecer en su empleo, con el consentimiento de su médico, hasta una (1) semana antes de la fecha aproximada de su parto y puede regresar a su empleo, con el consentimiento de su médico, dos (2) semanas después de la fecha de su alumbramiento. Aunque el período de maternidad puede extenderse las ocho (8) semanas completas, nunca debe ser menos de tres (3) semanas.
Periodos de ausencia que ocurran durante el embarazo y que no sean durante el periodo de ocho semanas, serán aplicados a la licencia por enfermedad, licencia médico-familiar (de tener acumulado), o bajo SINOT, según la defi nición que aplique de cada caso.
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De surgir una complicación post-partum que impida el regreso al trabajo y ha agotado la licencia de maternidad de 8 semanas, la Asociada podrá disfrutar de un máximo de doce (12) semanas adicionales, sin paga, según certifi que su médico, y acogerse a los benefi cios provistos por SINOT. Durante el uso de este benefi cio de SINOT se entenderá que el mismo es concurrente con la licencia médico-familiar de 12 semanas sin paga.
8.04 Ley de Lactancia
Las Asociadas que optan por lactar a sus niños recién nacidos tendrán derecho a disponer de hasta una (1) hora, que puede ser distribuida en dos (2) medias horas o en tres (3) periodos de veinte minutos cada uno, dentro de cada jornada completa de trabajo, para extraer la leche materna.
8.05 Licencia Médico-Familiar
La Ley de Licencia Médico-Familiar establece una licencia sin paga que le permite al Asociado ausentarse del trabajo por un periodo de hasta doce (12) semanas para atender condiciones médicas del Asociado y de su familia. Estas gestiones pueden incluir el nacimiento de un niño, adopción, hogar sustituto, el cuido de un niño, esposo o padres con condiciones de salud crítica. Una condición de salud crítica es defi nida como una enfermedad o impedimento físico o mental que implique el cuidado del paciente en un hospital, centro de salud o el cuidado médico en la propia casa.
Los Asociados que cumplan con los requisitos de ley arriba mencionados son elegibles para solicitar esta licencia según ha sido descrita, siempre y cuando hayan estado empleados por el SUAGM por un mínimo de 12 meses y hayan trabajado en ese período un mínimo de 1,250 horas. El año dentro del cual se tendrá derecho a las 12 semanas de licencia se computará tomando como fecha de referencia la de la primera vez que el Asociado se acoja a este benefi cio.
El Asociado que desee tomar esta licencia deberá notifi car a su supervisor y a la Vicepresidencia de Recursos Humanos con 30 días de anticipación, si fuera previsible, y presentar una certifi cación médica previo al comienzo de la licencia donde se justifi que la necesidad de la misma. Si la licencia se solicita para el cuido de un familiar, el certifi cado deberá disponer también que la presencia del Asociado es necesaria para llevar a cabo el cuido o tratamiento médico de su familiar. Si la razón para tomar esta licencia no es previsible, el Asociado deberá notifi car a su supervisor y a la Vicepresidencia de Recursos Humanos tan pronto como le sea posible, además de cumplir con el requisito de someter la certifi cación médica a la brevedad posible.
El SUAGM podrá requerir segundas y terceras opiniones médicas sobre cualquier condición que entienda deba ser reevaluada. De haber confl icto de opiniones, la tercera opinión será fi nal para determinar si se autoriza o no la toma de esta licencia.
El SUAGM podrá requerir al Asociado re-certifi caciones médicas si su licencia se extiende por más de 30 días, excepto cuando sea para el cuido de un recién nacido o niño adoptado o en custodia. También podrá requerirse certifi cación médica de que el Asociado está capacitado para realizar sus tareas y reintegrarse al trabajo, de ser ello aplicable. Esta
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licencia podrá tomarse de forma intermitente o bajo un horario reducido si se acredita la necesidad médica para ello mediante la certifi cación médica correspondiente.
El SUAGM continuará ofreciendo los benefi cios de seguro médico grupal siempre y cuando el Asociado continúe pagando su aportación para el pago de la prima, si alguna, de acuerdo a la Reglamentación Federal.
Una vez el Asociado regrese de su licencia médico - familiar será reinstalado a su mismo puesto o uno equivalente con los mismos benefi cios, términos y condiciones de trabajo. El SUAGM podrá requerir al Asociado que agote primero sus benefi cios acumulados de licencia con paga por vacaciones, enfermedad o incapacidad. Si luego de ello el Asociado aún necesita ausentarse por razones que cualifi can para esta licencia, tomará el balance hasta 12 semanas de licencia sin pago bajo este benefi cio. Todo tiempo tomado bajo licencia por incapacidad del Asociado, tales como la provista por la Ley de SINOT, el Fondo del Seguro del Estado, Seguro Social Choferil y Madres Obreras se agotarán simultáneamente con las 12 semanas al año que provee este benefi cio. El Asociado debe reportarse a trabajar en la fecha de vencimiento de su licencia. Si al terminar la licencia médico - familiar el Asociado no ha regresado a sus labores, el SUAGM presumirá que el Asociado ha abandonado su empleo.
8.06 Licencia por Asunto Personal
El SUAGM puede proveer una licencia a un Asociado que necesite ausentarse de su empleo porque tiene que cumplir con algún asunto o situación personal. Los Asociados regulares son elegibles para solicitar esta licencia y deben solicitarla a su supervisor tan pronto tenga conocimiento de la necesidad de ausentarse.
La licencia personal puede otorgarse en períodos máximos de dos (2) días calendarios por cada año de servicio. Estos días no se acumularán de un (1) año a otro. El Asociado puede utilizar sus días de vacaciones acumulados con previa autorización por escrito. Estas solicitudes se evaluarán según el fl ujo de trabajo y la cantidad de Asociados disponible para continuar con las operaciones en la unidad de trabajo.
Si el Asociado no se presenta a su trabajo en la fecha estipulada, el SUAGM entenderá que el Asociado ha abandonado su empleo.
8.07 Licencia por Muerte de Familiar Inmediato
Se concede licencia para ausentarse con el propósito de atender los asuntos que conllevarán la muerte de un familiar, si ésta ocurre durante días laborables, siempre que:
1. El fallecido sea el esposo(a), hijo(a), madre, padre, hermano(a), nieto(a) para lo que se le concederá hasta un máximo de tres (3) días de licencia sucesivos, de la muerte ocurrir en días laborables.
2. Cuando el fallecido es el abuelo(a), tío(a), yerno o nuera, suegro(a) en cuyo caso se concederán hasta un máximo de dos (2) días de licencia sucesivos, de la muerte ocurrir en días laborables.
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La licencia concedida bajo esta norma se considera como días trabajados y no afecta los balances de vacaciones acumulados, por lo que el Asociado debe presentar evidencia del fallecimiento del familiar para sustentar esta licencia.
8.08 Licencia Deportiva
La Licencia Deportiva se concederá al Asociado regular incluyendo al Profesorado Regular. Esta licencia será sin sueldo, pero si el Asociado desea cobrar su salario durante la misma, podrá solicitar que los días le sean descontados de sus vacaciones regulares si tuviera un balance positivo. Para acogerse a esta licencia, el Asociado deberá presentar evidencia certifi cada de las agencias correspondientes con diez (10) días de anticipación a la misma. Esta debe especifi car la duración de la licencia. Se defi ne como deportistas a: atletas, jueces, árbitros, delegados o cualquier otra persona certifi cada como tal por el Comité Olímpico de Puerto Rico y personas con impedimentos (físicos, psicológicos o sensoriales) certifi cados como deportistas por el Secretario de Recreación y Deportes con previa certifi cación de la organización local reconocida por la Organización Internacional.
Competencias para las cuales los Asociados pueden solicitar esta licencia:
Juegos OlímpicosJuegos PanamericanosJuegos CentroamericanosCampeonatos regionales o mundialesOlimpiadas especiales
Mientras el Asociado esté disfrutando de esta licencia deportiva sin sueldo no acumulará días por vacaciones, ni por enfermedad, ni continuará con otros benefi cios tales como seguro de vida, SINOT, Planes de Retiro, entre otros. Para continuar con el benefi cio de plan médico se requiere la aportación del Asociado según dispone la Reglamentación Federal.
La Vicepresidencia de Recursos Humanos le proveerá información adicional y le orientará sobre sus benefi cios, derechos y obligaciones durante el disfrute de esta licencia.
8.09 Licencia para Servir como Jurado
Se concederá una licencia para fi nes judiciales a los Asociados que sean citados ofi cialmente a comparecer ante cualquier Tribunal de Justicia, un fi scal, un organismo administrativo o una agencia gubernamental estatal o federal para ser jurado.
El SUAGM reconoce la obligación de sus Asociados de cumplir con su deber social de servir como jurado cuando el Estado así lo requiera. Los Asociados recibirán paga regular hasta un máximo de quince (15) días al año, por lo que deberán presentar certifi cación ofi cial de asistencia expedida por el tribunal. De extenderse más de quince (15) días, no recibirán paga. Sin embargo, pueden utilizar los días de vacaciones con paga que tenga acumulados si así lo desean.
El Asociado deberá reportarse a su trabajo durante aquellos días u horas en que no le sea requerido servir como jurado. Cuando fi nalice la función como jurado, el Asociado deberá
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reintegrarse al trabajo al próximo día laborable.
Los Asociados deben mostrar a la Vicepresidencia de Recursos Humanos la citación para servir de jurado inmediatamente reciban la misma, para hacer los arreglos necesarios en relación con los días en que el Asociado va a estar ausente. El SUAGM continuará proveyendo al Asociado su seguro médico y el Asociado continuará acumulando los benefi cios de vacaciones, licencia por enfermedad y días feriados mientras esté ejerciendo su deber de jurado.
8.10 Licencia para Comparecer como Testigo en Casos Criminales
El SUAGM reconoce el deber de sus Asociados a comparecer al tribunal para cumplir su deber como testigo cuando este haya sido emplazado para hacerlo. Si el Asociado es citado por un tribunal para servir como testigo recibirá paga por los días en que se ausente. Si es citado por otra entidad u organización externa no recibirá paga por los días en que esté ausente. Sin embargo, puede utilizar los días de vacaciones con paga que tenga acumulados, si así lo desea. La citación para presentarse al tribunal debe ser mostrada a la Vicepresidencia de Recursos Humanos a la brevedad posible para hacer los ajustes necesarios. El Asociado estará autorizado a ausentarse durante los días en que haya sido citado por el tribunal.
Esta licencia no aplica a los Asociados que sean citados a comparecer como acusados, como parte interesada o perjudicada. A dichos Asociados se les permitirá cargar a su balance de vacaciones el tiempo que estén ausentes de su trabajo atendiendo tales citaciones.
8.11 Licencia para Servicio Militar
Todo Asociado que esté activo en cualquiera de las ramas del ejército de los Estados Unidos de Norte América tendrá derecho a licencia sin paga por servicio militar en el momento en que su unidad sea activada o con el propósito de asistir a los adiestramientos de fi nes de semana, de verano y cualquier llamado a servir activamente con su unidad. Bajo esta última circunstancia el SUAGM garantizará la reintegración del Asociado una vez terminada la actividad.
La licencia militar debe ser notifi cada a la Vicepresidencia de Recursos Humanos con diez (10) días laborables de anticipación desde que el Asociado recibe las órdenes ofi ciales para la misma. Este requisito exime a aquellos Asociados que en casos de emergencia o en caso de que las órdenes no fueran enviadas o recibidas a tiempo a la fecha de comienzo de la licencia.
8.12 Licencia de Asamblea Municipal
Todo Asociado que sea asambleísta municipal, tendrá derecho a una licencia sin sueldo hasta un máximo de diez (10) días anuales para asistir a sesiones de la Asamblea, a reuniones y vistas oculares de ésta en el desempeño de las actividades legislativas municipales propias del cargo.
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8.13 Licencia por Accidentes de Automóviles
De acuerdo con las disposiciones de la Ley de Compensación por Accidentes de Automóviles (ACCA) de 1968, el Asociado puede solicitar que se le reponga en su empleo dentro del término de quince (15) días, a partir de la fecha que sea dado de alta, luego de haber estado incapacitado como consecuencia de un accidente automovilístico, siempre y cuando la petición no se haga después de seis (6) meses desde la fecha de comienzo de la incapacidad. El Asociado debe estar mental y físicamente capacitado para ocupar dicho empleo en el momento en que solicite la reposición. Si el puesto del Asociado está ocupado al momento de solicitar la reposición, el SUAGM tendrá treinta (30) días a partir de la fecha en que se hace el requerimiento de reposición para reinstalar al Asociado. Si el Asociado no se presenta a su trabajo en la fecha estipulada, el SUAGM entenderá que el Asociado ha abandonado su empleo.
Las ausencias para asisitir a citas médicas como consecuencia de un accidente será cargada a la licencia por enfermedad mientras tenga balance en la misma. Luego de agotado el balance de licencia por enfermedad será considerado como licencia sin sueldo.
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9. Seguridad
y salud en el
empleo
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Seguridad y Salud en el Empleo
9.01 Política sobre el Uso de la Tarjeta de Identifi cación
El uso de la tarjeta de identifi cación aplica a todo el personal regular que labora en el SUAGM. Esta tarjeta nos identifi ca en todas aquellas actividades ofi ciales dentro y fuera de los predios del SUAGM a las cuales asistimos en el desempeño de nuestras funciones. Disposiciones generales
El uso de la tarjeta de identifi cación es compulsorio mientras se encuentre en cualquiera de las facilidades del SUAGM.
La tarjeta debe estar de manera visible al público.
La tarjeta provee el acceso a los predios del SUAGM.
Nuestra tarjeta sirve para registrar su asistencia a través de los terminales / relojes instalados en nuestros edifi cios o facilidades donde acudan a trabajar nuestros Asociados.
La tarjeta no es transferible a ninguna otra persona.
Esta tarjeta de identifi cación debe ser devuelta a la Vicepresidencia de Recursos Humanos en caso de terminación de empleo.
Si se le perdiere su tarjeta debe notifi carlo inmediatamente a su representante de Recursos Humanos. Este reemplazo conlleva un costo adicional.
Para más información comuníquese con su supervisor o su representante de Recursos Humanos.
9.02 Manejo de Emergencias
Emergencias, tales como fuegos, huracanes, terremotos, inundaciones, pérdida de energía eléctrica, entre otras, pueden afectar las operaciones de la Institución en diferentes formas. En algunas circunstancias estas emergencias pueden ocasionar el cierre de las facilidades. De ocurrir una emergencia fuera del horario normal de trabajo y la misma cause el cierre de las facilidades, se enviará un mensaje a los Asociados por medio de las emisoras de radio locales, televisión y/o prensa. Cuando la decisión de cerrar las facilidades ocurre luego que ha comenzado el día de trabajo, los supervisores notifi carán a los Asociados sobre el cierre.
En el caso que el cierre no esté autorizado, los Asociados que desistan de venir a trabajar no se les pagará por ese tiempo no trabajado, a menos que la gerencia determine lo contrario. Algunos Asociados en operaciones esenciales pudiesen ser solicitados a trabajar en un día donde las operaciones están cese debido a una emergencia. Bajo estas circunstancias, se compensará a los Asociados de acuerdo a la política de compensación.
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9.03 Acceso de Visitantes a las Facilidades
Para proveer seguridad a las facilidades y a los Asociados, solamente se les permitirá la entrada a visitantes autorizados. Por razones de salud y seguridad, no están permitidas las visitas de los familiares y amistades de los Asociados durante horas laborables. En caso de cualquier emergencia, se le autorizará al Asociado a recibir a cualquier familiar o amistad fuera del área de trabajo, sea en el área de recepción o en el área de seguridad.
Todos los visitantes al SUAGM deben registrarse en la estación de Seguridad e Información. Visitantes autorizados recibirán instrucciones hacia dónde dirigirse. Los Asociados son responsables por la conducta y seguridad de sus visitantes. Todo visitante que acuda a las facilidades con frecuencia a proveer servicios puede ser sometido a una orientación e inspección de seguridad. Los visitantes deben cumplir con las normas de conducta apropiadas y regirse por las disposiciones reglamentarias del SUAGM.
9.04 Inspecciones de Seguridad
El SUAGM desea mantener un ambiente de trabajo libre de drogas, alcohol, armas de fuego, explosivos, u otro material inapropiado para su ambiente de trabajo. A estos fi nes, la Institución prohíbe la posesión, transferencia, venta, o uso de estos materiales en sus predios.
Los escritorios, armarios (lockers), y otros lugares de almacenaje se pueden proveer para la conveniencia de los Asociados, pero permanecen como propiedad del SUAGM. Por esta razón, estos lugares al igual que su contenido pueden ser inspeccionados por cualquier agente o representante de la Institución, con o sin notifi cación previa. Los Asociados reconocen que su derecho a la intimidad estará limitado por el patrono, al utilizar la mencionada propiedad de la Institución.
El SUAGM también desea disuadir el hurto o la posesión de propiedad ajena a los Asociados o visitantes. Para facilitar el cumplimiento de esta política, la organización o su representante autorizado podrá inspeccionar cualquier paquete o pertenencia a las personas que entren o salgan de las facilidades.
9.05 Uso de Equipo y Vehículos Ofi ciales
Los equipos y vehículos esenciales de la organización son de alto valor económico y difícil de reemplazar. Cuando estén usando equipos y vehículos del SUAGM los Asociados deben ejercer cuidado, proveer el mantenimiento apropiado y seguir todas las instrucciones sobre su operación y seguridad. Se le pide al Asociado que informe a su supervisor sobre cualquier equipo o vehículo que esté averiado, defectuoso o en necesidad de reparaciones. Una pronta reacción puede evitar posibles daños adicionales al equipo, al igual que a las personas que lo utilizan.
La utilización u operación inapropiada o negligente de estos equipos o vehículos, o violaciones excesivas a las leyes de tránsito pueden dar lugar a acciones disciplinarias, incluyendo la terminación de empleo.
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9.06 Área de Estacionamiento
El SUAGM podrá reservar área de estacionamiento para estudiantes, Asociados y visitantes mediante una tarifa mensual sujeto a disponibilidad de espacio. Debe observar las reglas de seguridad establecidas en cada facilidad. Los Asociados y Profesores deberán adquirir el sello AVI para tener acceso al estacionamiento.
El SUAGM o sus instituciones no se hacen responsables por daños causados o robos en los automóviles o a cualquier otra propiedad personal en dicha área de estacionamiento.
Las siguientes reglas deberán ser observadas para nuestra seguridad y orden en el uso de vehículos de motor en los predios de la Institución.• Conduzca con cortesía. El límite de velocidad a mantenerse en el área de
estacionamiento o predios del SUAGM es de 10 millas por hora. • Asegúrese de que ocupa un solo espacio de estacionamiento.• Como condición para utilizar el estacionamiento de la Institución, los automóviles
estarán sujetos a ser registrados sin previa notifi cación, por las autoridades universitarias, estatales o federales en caso de alguna situación sospechosa.
9.07 Devolución de Propiedad
El SUAGM facilitará el equipo de protección adecuado y las herramientas pequeñas necesarias cuando sea necesario. Se le requerirá al Asociado el devolver o responder por todas las herramientas o equipo que se le entreguen y se le podrá cobrar por el valor de ellos si no los entregara al fi nalizar la tarea asignada. En casos de terminación de empleo, el Asociado entregará toda la propiedad del SUAGM a su supervisor.
9.08 Hojas de Recibo de Propiedad
Para poder extraer de las facilidades cualquier propiedad de la Institución que haya sido vendida, prestada o regalada a cualquier Asociado, donada a cualquier entidad o que está en trámites de reparación, debe estar acompañada de una hoja de recibo debidamente autorizada por un representante del Departamento de Contabilidad y el encargado de Propiedad y Recibo de la Institución.
9.09 Manejo de Violencia en el Lugar de Trabajo
Es política del SUAGM ofrecer un ambiente de trabajo donde todos los Asociados, visitantes y clientes estén seguros y libres de violencia en el lugar de trabajo. El SUAGM está comprometido a prevenir la violencia en el lugar de empleo y en mantener un ambiente de trabajo libre de riesgos para todos sus Asociados y visitantes. Dado la creciente violencia en la sociedad en general, el SUAGM ha adoptado las siguientes medidas para manejar cualquier intimidación, hostigamiento u otras amenazas que puedan ocurrir en sus predios o durante horas de trabajo:
Todos los Asociados y visitantes deben ser tratados con cortesía y respeto en todo
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momento. Los Asociados deben mantenerse libre de peleas, juegos de mano o de palabras, o cualquier otra conducta que pueda ser peligrosa para otros. Armas de fuego, armas blancas y otros aparatos peligrosos están prohibidos, sin previa autorización, en las facilidades del Sistema, incluyendo el estacionamiento.
Conducta que intimide o amenace a un Asociado, cliente, visitante, incluyendo fuera de horas laborables, no será tolerada. Esta prohibición incluye todo tipo de hostigamiento, sea de carácter sexual, raza, edad, o cualquier otra característica cubierta por leyes federales, estatales y locales.
El Asociado que sufra una amenaza o acto de violencia de parte de otro Asociado, cónyuge, familiar, o cualquier otra persona, debe reportarlo a su supervisor inmediato o a cualquier otro miembro de la gerencia para tomar las medidas de seguridad necesarias. Toda incidencia de esta naturaleza será debidamente investigada y dirigida por el Vicepresidente Auxiliar de Recursos Humanos o por la Ofi cina de Seguridad correspondiente. Cualquier persona encontrada en violación a esta norma estará sujeta a acciones disciplinarias que pueden incluir la terminación de empleo.
9.10 Uso de Computadoras
El equipo de computadoras es propiedad del SUAGM. Por esta razón, este equipo puede ser inspeccionado por cualquier agente o representante de la Institución, con o sin notifi cación previa. La utilización u operación inapropiada o negligente del equipo de computadoras pueden dar lugar a acciones disciplinarias, incluyendo la terminación de empleo.
El SUAGM sólo tiene licencias de los programas (software) de computadoras que utiliza. El SUAGM no es propietaria de esos programas o de sus manuales y a menos que reciba autorización del titular de los derechos de autor de los programas, no tiene derecho a reproducirlos.
En cuanto al uso de los programas en la red del SUAGM o en varios equipos, el Asociado sólo utilizará los mismos de acuerdo con lo establecido en el contrato de licencia. El Asociado no podrá instalar programas personales no autorizados por el SUAGM en las computadoras de la Institución asignadas para uso de trabajo.
El Asociado que tenga conocimiento de cualquier uso indebido de los programas deberá notifi car de ese hecho al supervisor inmediato.
De acuerdo con la ley, toda persona que participe en la reproducción ilegal de programas de computadoras puede ser sancionada con el pago de daños y perjuicios y penas, incluyendo multas y prisión. El SUAGM no permite la copia o el uso de copias no autorizadas de programas de computadoras. El Asociado que incurra en violación a esta política, estará sujeto a sanciones disciplinarias, incluyendo la terminación de empleo. El Asociado deberá cumplir con las disposiciones y políticas en aplicables en esta área.
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9.11 Uso de Teléfono y Servicio Postal
Para asegurar la comunicación efectiva a través del teléfono, los Asociados deben usar siempre un saludo apropiado y hablar en una manera cortés y profesional. Es importante confi rmar la información recibida antes de colgar el teléfono.
El servicio postal del SUAGM está disponible para el uso ofi cial de la Institución. El SUAGM podrá requerir al Asociado el reembolso del costo de cualquier uso de estos sistemas que sea de carácter personal.
9.12 Uso del Internet y el Correo Electrónico
El SUAGM utiliza sistemas de comunicación de tecnología avanzada. Estos sistemas lo componen transmisiones de facsímiles, radio comunicación, teléfonos celulares, “beepers”, sistema de mensajes telefónicos, “Intranet”, “Internet”, correo electrónico, tele-conferencia, video conferencia, entre otros. Estos sistemas nos permiten transmitir, recibir y manejar mensajes e imágenes a través de la red de comunicaciones conectadas al sistema de computadoras dentro y fuera del SUAGM. Dichos sistemas deben ser utilizados con el mejor juicio y de forma apropiada.
o Los sistemas serán utilizados en forma profesional y no deben contener lenguaje o imágenes que puedan ser ofensivos o discriminatorios hacia compañeros de trabajo, clientes o competidores. Esto incluye, y no se limita a, comentarios que puedan ofender a persona alguna referente, por ejemplo, a la edad, raza, sexo, religión, impedimento físico, ideología política, origen nacional, preferencia sexual, por ser veterano o cualquier otro contenido que resulte no apropiado en el mejor interés de una comunicación de negocio.
o Los mensajes generados o recibidos por Asociados personal contratado durante el desempeño de su trabajo o mientras utiliza sistemas de comunicación pertenecientes a la Institución, se considerará propiedad del SUAGM. Por lo tanto, la Institución se reserva el derecho de revisar, monitorear o revelar cualquier comunicación recibida o enviada a través de los sistemas de comunicación electrónica. Los sistemas electrónicos deben ser utilizados únicamente para asuntos legítimos del negocio. No es permitido generar o recibir chistes, juegos, screen savers, mensajes en cadena o “video clips”. Además, no es permitido enviar mensajes a toda la población sin previa autorización. Los mensajes deben ser enviados únicamente a las personas que necesiten saber el contenido del mismo.
o No se utilizará la Internet ni el correo electrónico para transmitir información sensitiva, confi dencial o privilegiada (de alta secretividad), a menos que se consulte con el personal de Sistemas de Información y se sigan los procedimientos establecidos para dichas transmisiones.
Es responsabilidad de todos nuestros Asociados utilizar estos sistemas de comunicación en forma juiciosa y apropiada. Aquel Asociado o personal contratado que no haga buen uso de estos sistemas estará violando estas reglas. Esto podrá conllevar acción correctiva que puede incluir la terminación de empleo. Todo Asociado debe cumplir con su responsabilidad de informar cualquier violación a estas reglas al Coordinador de Seguridad de Sistemas de Información correspondiente.
Es responsabilidad del Asociado cumplir con la política aplicable en esta área.
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9.13 Exámenes Médicos
En circunstancias especiales como en ausencias excesivas o en condiciones aparentes de riesgos de accidentes, la Institución podría requerir exámenes físicos periódicamente para determinar la condición y capacidad del Asociado para realizar su trabajo.
9.14 Ergonomía
El SUAGM está comprometido a proveer un ambiente de trabajo seguro y saludable para todos los Asociados. La organización se asegura cumplir con leyes federales y estatales relevantes que tienen que ver con la salud ocupacional y la seguridad, y desarrolla las tareas, procedimientos, tecnologías y programas factibles que sean conducentes a un ambiente de trabajo adecuado.
9.15 Acomodo Razonable
El SUAGM está totalmente comprometido en su cumplimiento con el American with Disabilities Act (ADA) y en asegurar Igualdad de Oportunidades en el Empleo a las personas impedidas debidamente cualifi cadas. Todas las prácticas de empleo se llevan a cabo en forma no discriminatoria. Las prácticas de empleo han sido revisadas y éstas proveen a las personas con impedimentos oportunidades reales de empleo.
El SUAGM estimula a que Asociados y solicitantes a empleo identifi quen sus impedimentos para realizar el acomodo razonable que logre hacer al Asociado o solicitante uno más productivo. Según dispone la ley, el SUAGM se reserva el derecho a denegar oportunidades de acomodo, si estas conllevan gastos excesivos o de una forma u otra implican agravios mayores para la organización.
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10. Conducta
del Asociado
y acciones
disciplinarias
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Conducta del Asociado y Acciones Disciplinarias
10.01 Asistencia y Puntualidad
Para mantener un ambiente de trabajo productivo y seguro, el SUAGM requiere que sus Asociados cumplan puntualmente con su horario de trabajo. El ausentismo y la tardanza sobrecargan el itinerario de trabajo de otros Asociados y de la organización. El Asociado debe de notifi car con anticipación apropiada a su supervisor inmediato cualquier ocasión en que no pueda evitar ausentarse o llegar tarde al trabajo. En caso que el Asociado no pueda notifi car con anterioridad, deberá informarle a su supervisor, sobre la tardanza inmediatamente se incorpore a su trabajo, y en casos de ausencias, debe notifi carlo durante la primera (1) hora de su jornada de trabajo. Se tomarán acciones disciplinarias, incluyendo hasta la terminación de empleo, con aquellas personas que incurran en asistencia pobre y en excesos de tardanzas. (Véase, además, el inciso cuatro (4) en la sección Conductas cuya violación podría conllevar un despido inmediato, en la página 39 de este manual).
Los Asociados registrarán su asistencia diaria al trabajo mediante el mecanismo provisto por el Sistema Universitario Ana G. Méndez. Registrar la asistencia es una responsabilidad del Asociado, la cual no puede delegar o asignar a otra persona. Refi érase a la Política Numero RH-03-288-001, Política para el Registro Mecanizado de Asistencia. El Asociado que se ausente por tres (3) días o más, sin avisar y justifi car a su supervisor inmediato su ausencia, estará sujeto a medidas disciplinarias que pueden incluir terminación de empleo. Las continuas ausencias o tardanzas se considerarán en detrimento de la efi ciencia del Asociado con el SUAGM. Las ausencias por enfermedad serán cargadas al tiempo acumulado por días de enfermedad según lo disponen las leyes laborales vigentes. El Asociado que se ausente por enfermedad durante más de dos (2) días consecutivos, deberá hacer llegar por medio de su supervisor una Certifi cación Médica a la Vicepresidencia de Recursos Humanos. El SUAGM puede solicitarle al Asociado que además del Certifi cado Médico, acuda a un médico seleccionado por la Institución para determinar si está en condiciones de regresar a su empleo. En aquellos casos que las ausencias respondan a situaciones personales, los días de ausencia podrán ser cargados contra el balance de sus días por vacaciones siempre y cuando medie un acuerdo por escrito entre el Asociado y el SUAGM y que el Asociado mantenga acumulados aquellos días de vacaciones que por virtud de ley debe tomar anualmente en forma consecutiva.
Para más información sobre las normas de asistencia y registro mecanizado de asistencia puede referirse a la Política para el Registro Mecanizado de Asistencia RH-03-288-001.
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10.02 Apariencia Personal
La vestimenta y el aseo personal contribuyen al bienestar de todos los Asociados y a la buena imagen del SUAGM. Durante horas de trabajo los Asociados deben presentarse limpios, aseados y vestidos según los requisitos de sus puestos. Como guía general, la vestimenta y calzado debe ser elegante, sobrio y profesional en todo momento. Consulte con su supervisor o el Director de su ofi cina si usted tiene preguntas con respecto a qué constituye vestimenta apropiada. La siguiente lista incluye las infracciones más comunes relacionadas a la vestimenta.
No se permiten:
• pantalones, faldas o trajes en lycra (spandex) ceñidos al cuerpo• faldas con menos de una (1) pulgada de largo por encima de la rodilla• pantalones bermudas, capris, ni cortos• leggings• trajes o blusas de tirillas / manguillos• blusas transparentes, ni descotadas• pantalones, ni camisas sudaderas• ropa de hacer ejercicios• camisetas • ropa en tela de mahón• zapatos deportivos • body piercing no debe estar visible• los tatuajes no deben estar visibles• varones no deben usar pantallas en la ofi cina, entre otros• varones el cabello se mantendrá corto convencional• entre otros
El SUAGM provee uniformes al personal de apoyo administrativo, Asociados de mantenimiento y personal técnico que labora en el CETED. La utilización de uniformes está regida por la política de uso de uniformes. Los Asociados que no cumplan con las reglas de vestimenta estarán sujetos a acciones disciplinarias que pueden incluir la terminación de empleo.
Para más información sobre las disposiciones y normas relacionadas al uso de uniformes, puede referirse a la Política de Uniformes RH-06-152-003.
10.03 Uso y Abuso de Drogas, Alcohol y Cigarrillos
El SUAGM interesa proveer un ambiente libre de drogas y un lugar de trabajo seguro. Por tanto le exige a sus Asociados a que se presenten a trabajar en un estado mental apropiado.
Conscientes de los efectos adversos y dañinos que tienen las drogas, el alcohol y el cigarrillo en nuestra sociedad y siguiendo las directrices del Mandato Federal sobre Escuelas y Universidades Libres de Drogas y la Reglamentación aprobada en 34 CFR 33580, hemos implantado la Política Sobre el Uso y Abuso de las Drogas, el Alcohol y el Cigarrillo. Esta política se aplicará a todos por igual, incluyendo Asociados, estudiantes y visitantes.
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Esta Política establece que la Institución prohíbe fumar en los salones de clases y ofi cinas cerradas o en cualquier otra área del campus universitario que no haya sido específi camente designada como área para fumar. Se prohíbe totalmente la venta, el uso, consumo, manufactura y posesión de alcohol y drogas ilícitas en las actividades en el campus, dentro de las facilidades o propiedades de la Institución y en toda actividad académica ofi cialmente auspiciada fuera del campus. Los representantes autorizados por la Institución tomarán acciones disciplinarias contra aquellos Asociados, Profesores o estudiantes que usen, manufacturen, distribuyan o posean sustancias controladas y que violen las normas relacionadas con el consumo o posesión de alcohol o drogas en el trabajo o área de estudios. Asistir a los predios del Sistema bajo el efecto de bebidas embriagantes o drogas está prohibido. El uso, posesión o distribución de drogas es causa para terminación de empleo inmediato.
10.04 Política de Acción Correctiva
El SUAGM está comprometido a proveer las mejores condiciones de trabajo posibles para sus Asociados. Una parte esencial de este compromiso es el proveer un ambiente que fomente la comunicación abierta para que los Asociados reciban respuesta inmediata de parte de la gerencia a cada problema, situación, confl icto, sugerencias o preguntas. El trato entre la gerencia y Asociados debe ser respetuoso, honesto y justo. Se espera que cada Asociado se desempeñe con un alto grado de responsabilidad, efi ciencia y compromiso en contribuir en todo momento al logro de los objetivos y planes de trabajo. Los supervisores son responsables de mantener debidamente orientados a sus Asociados con relación a esta política y a las normas de conducta que se espera de ellos. Con esta política, el SUAGM pretende administrar de forma justa y equitativa las reglas de disciplina para atender la conducta impropia en el ambiente de trabajo.
Con el propósito de asegurar que todos nuestros Asociados reciban un trato equitativo, el SUAGM ha creado unas medidas disciplinarias uniformes e imparciales. El propósito principal de estas medidas disciplinarias es corregir los problemas, prevenir la recurrencia de las conductas inaceptables, y capacitar al Asociado para que pueda cumplir con un servicio satisfactorio en el futuro.
Con el propósito de hacer al Asociado consciente de su problema y ayudarlo a solucionarlo, el SUAGM provee la disciplina progresiva. Este proceso se fundamenta en informar al Asociado de su falta o situación y darle la oportunidad de corregirla. Tomando en consideración que los Asociados son nuestro más valioso recurso, creemos en imponer acciones correctivas cuando se cometan faltas. Sin embargo, algunas faltas podrían ser de tal magnitud que podrían conllevar el despido inmediato.
Cuando un Asociado no cumple con las normas establecidas o demuestra una conducta inapropiada, puede resultar en la aplicación de medidas disciplinarias. Cualquier caso de conducta impropia es cuidadosamente revisado por el supervisor y la gerencia. Esto normalmente precede a la acción disciplinaria. La severidad de la acción está basada en el tipo y grado de violación cometida. La intención de las medidas disciplinarias no es castigar, sino más bien corregir o modifi car la conducta, a excepción de aquellos casos en que resulte inevitable la separación o terminación de empleo.
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Las acciones disciplinarias se tomarán en cualquiera de las siguientes formas:o discusión formal del problemao advertencia verbalo advertencia escritao suspensiones de empleo y sueldoo licencia para la toma de decisión, o la terminación del empleo, dependiendo de
la severidad del problema y la cantidad de veces que se haya incurrido en esa conducta. Puede haber casos en que algunos de estos pasos sean omitidos.
Como no es posible enumerar todas las conductas inaceptables, las normas de conducta para el Asociado incluyen algunos de los ejemplos que pueden ameritar suspensión inmediata o la terminación de su empleo. Sin embargo algunos de los problemas enumerados no necesariamente implican ofensas serias pero continúan siendo conductas insatisfactorias que están sujetas a la política de disciplina progresiva.
No es la intención primordial del SUAGM terminar el empleo de sus Asociados mediante estas normas, sino el lograr corregir el comportamiento de los Asociados que violen estas normas de conducta. La separación de empleo es la última opción a considerarse en este proceso. 10.05 Normas de Conducta en el Empleo
El SUAGM ha establecido un código de normas de conducta con el propósito de asegurar el mejor ambiente de trabajo posible y el orden en las operaciones del Sistema. Se espera que las mismas sean cumplidas para proteger los intereses y la seguridad de todos los Asociados y de la Institución.
El SUAGM entiende que las mejores condiciones de trabajo prevalecen donde los Asociados demuestran consideración para sí mismos, sus compañeros y sus supervisores así como para todos los que de algún modo interactuamos en la Institución. Estas normas de conducta deberán ser cumplidas por todos los Asociados y será responsabilidad de todo supervisor el insistir en el cumplimiento de las mismas.
Las normas de conducta son necesarias para el buen funcionamiento de la Institución así como para el bienestar y protección de todos los que laboramos para la misma. Estas normas son aplicables a todo Asociado regular, temporero, probatorio, por contrato o tiempo parcial del SUAGM. Las mismas se aplican en todo momento incluyendo períodos de trabajo extraordinarios como fi nes de semana o días festivos, así como en actividades auspiciadas por la Institución fuera de sus facilidades. Ningún reglamento puede abarcar todas las situaciones que surjan de día a día, ni tampoco se puede predecir todos los cambios que puedan surgir en el futuro por lo que estas normas de conducta podrán ser enmendadas según el SUAGM lo considere necesario. En caso de que se viole cualquier norma o situación detallada a continuación o en el resto del Manual, el SUAGM tomará las medidas disciplinarias correspondientes con el Asociado, que pueden incluir desde advertencias verbales, hasta la terminación de empleo, tomando en consideración el historial del Asociado y la gravedad de la falta cometida.
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Todos los Asociados de la Institución son responsables y estarán obligados a cumplir fi elmente con las siguientes normas de conducta:
1. Asistir al trabajo regular y puntualmente y cumplir con la jornada de trabajo establecida.
2. Observar normas de comportamiento de forma correcta, cortés y respetuosa en sus relaciones con sus supervisores, compañeros de trabajo, estudiantes y visitantes.
3. Realizar efi cientemente y con diligencia las tareas y funciones asignadas a su puesto y otras afi nes con éstas que le sean asignadas.
4. Acatar aquellas órdenes e instrucciones de sus supervisores compatibles con la autoridad delegada en éstos y con las funciones y objetivos de la Organización.
5. Mantener la confi dencialidad de todos aquellos asuntos relacionados con su trabajo, a menos que reciba un requerimiento gubernamental o esté autorizado por la Organización.
6. Trabajar horas extra cuando su supervisor lo requiera.
7. Cumplir con todos los reglamentos, políticas y leyes aplicables a la Institución.
8. Proteger la imagen, reputación, prestigio de la organización, sus Asociados y directivos.
10.06 Conductas que Conllevan Acciones Correctivas Las medidas a continuación son sólo guías para orientar al Asociado con relación a qué se consideran faltas que conllevan acciones correctivas o disciplinarias. El SUAGM podrá disciplinar a cualquier Asociado que haya actuado contrario a su adiestramiento, instrucciones, descripción de trabajo, después de analizar los hechos del caso y corroborar que el Asociado ha actuado contrario a lo antes expuesto. Las siguientes son ejemplos de conducta que conllevan acción correctiva o disciplinaria:
1. Ausentarse sin autorización.
2. Ausentarse o llegar tarde frecuentemente al trabajo con o sin justifi cación. Mantener un historial o patrón de ausencias o tardanzas excesivas, tales como días antes o después de días libres, feriados o de paga, y lunes o viernes.
3. No mantener organizada y limpia su área de trabajo y el equipo bajo su cargo.
4. Abandonar el área de trabajo sin previa notifi cación y autorización.
5. Ser descuidado en su trabajo. Realizar tareas contrario a la forma esperada, refl ejando una actitud negligente.
6. No permanecer en su área de trabajo atendiendo su tarea asignada, excepto con previa autorización.
7. Usar los tablones de edictos sin autorización o alterar, distorsionar o destruir lo colocado en los mismos.
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8. No registrar su asistencia, en los casos que aplique, inmediatamente cuando comienza y termina su jornada de trabajo.
9. Registrar la asistencia de otro Asociado o permitir que otro lo haga por uno.
10. No reiniciar sus labores inmediatamente luego de concluido el tiempo permitido para tomar alimentos o para los períodos de descanso.
11. Tomar alimentos fuera del área designada para ese propósito.
12. Utilizar vehículos del SUAGM sin la debida autorización. Prestar, ceder o disponer de dicha propiedad sin autorización. Deberá conducir los vehículos del SUAGM observando las leyes de tránsito.
13. Leer material impreso que no se relacione con el trabajo mientras se encuentre trabajando.
14. Holgazanear, perder el tiempo o dormir en el trabajo.
15. Jugar de manos y hacer bromas pesadas.
16. No reportar accidentes.
17. No cooperar completamente con cualquier investigación, incidente o accidente relacionado con alguna situación que afecte el funcionamiento del SUAGM.
18. Hacer uso de equipo, propiedad o facilidades del SUAGM para trabajo personal en horas laborables o para fi nes ajenos a los asuntos ofi ciales de la Institución.
19. Fumar en áreas no autorizadas.
20. Fotocopiar material o récords del SUAGM sin autorización.
21. No trabajar en armonía con los demás compañeros de trabajo.
22. Obligar, incitar o de otra forma inducir a otro Asociado a violar las normas y reglas de conducta.
23. Realizar el trabajo asignado insatisfactoriamente, negligentemente o en forma tardía.
24. Observar una conducta que afecte adversamente el buen nombre o imagen del SUAGM.
25. Ser descortés o irrespetuoso con superiores o Asociados del SUAGM o cualquier otra persona en los predios del SUAGM o en otro lugar donde el Asociado se encuentra en gestión de su trabajo o por motivo del mismo.
26. Amenazar, intimidar, coaccionar o interferir con otros Asociados, supervisores o persona en los predios del SUAGM o en otro lugar donde el Asociado se encuentre en gestiones de su trabajo o por motivo del mismo.
27. Dirigir lenguaje obsceno o abusivo, o gestos insultantes a otro Asociado, supervisor o persona en los predios del SUAGM o en otro lugar donde el Asociado se encuentre en gestiones de su trabajo o por motivo del mismo.
28. Realizar negocios personales en horas laborables.
29. Divulgar información confi dencial del SUAGM, de los Asociados, ofi ciales o cualquier otra persona relacionada al SUAGM.
30. Reportarse a trabajar o estar en tiempo de trabajo bajo la infl uencia de cualquier sustancia, entre otras cosas, bebidas intoxicantes, drogas o sustancias
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controladas que puedan afectar adversamente el cumplimiento de sus deberes.
31. No informar inmediatamente a su supervisor o a su representante de Recursos Humanos sobre cualquier enfermedad o medicamento que esté tomando y que pueda afectar su desempeño en el trabajo o que pueda afectar adversamente a cualquier persona dentro de las facilidades.
32. Desacreditar el SUAGM, sus servicios, o su personal o hacer declaraciones o representaciones falsas o incurrir en conducta que afecte adversamente el trabajo de éstos.
33. Dar información incompleta o incorrecta al SUAGM para cualquier asunto relacionado con su empleo o sus deberes o alterar indebidamente cualquier récord o informe del SUAGM con o sin benefi cio propio.
34. Participar en juegos de azar por algo de valor o dinero dentro de los predios del SUAGM.
35. Incitar a pelear a cualquier Asociado o persona en los predios del SUAGM o en otro lugar donde el Asociado se encuentre en gestiones de su trabajo o por motivo del mismo.
36. Utilizar sellos, sobre, papel timbrado o cualquier tipo de material del SUAGM para asuntos personales.
37. Ocasionar pérdidas institucionales por el mal uso de la discreción.
38. Llevar a cabo solicitaciones o requerimientos, incluyendo, pero no limitado, a colectas, solicitud de suscripciones o cualquier actividad similar durante tiempo de trabajo de manera que interfi era con el Asociado mientras está trabajando.
39. Distribuir cualquier material impreso en el área de trabajo ya sea por el Asociado o a través de terceras personas en los predios del SUAGM.
40. Vestir de forma descuidada en detrimento de la buena apariencia personal. (Esperamos que todos los Asociados pongan el mayor cuidado e interés en su aseo personal y en su vestimenta. Deberán vestirse y arreglarse con nitidez, sobria, discreta y profesionalmente, evitando todo lo que pueda dar la impresión de descuido o extravagancia, tanto en la vestimenta, calzado o accesorios.)
Favor de referirse a la Sección 10.2 Apariencia Personal de este Manual para obtener información específi ca sobre este tema.
41. Faltar sin justa causa al compromiso contraído de trabajar tiempo extra.
42. Negarse a trabajar tiempo extra razonable, sin justa causa, cuando es necesario para atender situaciones especiales o de emergencia.
43. Trabajar tiempo extra sin la debida autorización de la Administración.
44. No utilizar el equipo de protección requerido para realizar su trabajo.
45. No seguir los procedimientos de seguridad establecidos en su área de trabajo.
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Conductas que pueden conllevar despido inmediato
1. Introducir o usar drogas, bebidas alcohólicas u otras sustancias intoxicantes dentro de los terrenos del SUAGM.
2. Reportarse a trabajar o estar en tiempo de trabajo bajo la infl uencia de cualquier sustancia, entre otras cosas, bebidas intoxicantes, drogas o sustancias controladas que puedan afectar adversamente el cumplimiento de sus deberes.
3. Apropiarse ilegalmente de propiedad del SUAGM, de otros Asociados, de estudiantes, visitantes, o personas relacionadas a la Institución.
4. Ausentarse por tres (3) días consecutivos sin notifi cación, ni autorización del supervisor.
5. No presentarse a trabajar al terminar una licencia autorizada sin justifi cación válida.
6. Insubordinación.
7. Poseer, portar, negociar o hacer uso de cualquier arma mortífera o explosivos en terrenos del SUAGM.
8. Cometer actos inmorales, usar lenguaje abusivo o amenazar con agresión corporal a cualquier persona dentro de los terrenos del SUAGM.
9. Participar en una pelea con cualquier persona dentro de los terrenos del SUAGM.
10. Crear incidentes que violenten el orden institucional o que obstruyan la operación normal del SUAGM.
11. Alterar, extraer, destruir, mutilar, dañar o dar mal uso a cualquier propiedad del SUAGM, de otros Asociados o de cualquier otra persona dentro de los terrenos de la Institución.
12. Publicar o hacer declaraciones de carácter difamatorio o que constituyan divulgación de información privilegiada que afecten la imagen de la Institución.
13. Violaciones repetidas o de carácter mayor a las reglas de seguridad que pongan en peligro la seguridad del Asociado o de otras personas.
14. Infl igir o intentar infl igir daño a un Asociado o visitante en los predios del SUAGM o en actividades de la Institución que se lleven a cabo fuera de los terrenos.
15. Ser encontrado culpable por un tribunal por razones de conducta inmoral, deshonestidad o delito grave.
16. Hostigar sexualmente a otro Asociado o persona relacionada al SUAGM.
17. Proveer información incorrecta, falsa o negarse a ofrecer información necesaria en cualquier documento o investigación del SUAGM.
18. Recibir o solicitar de personas o instituciones relacionadas a la Institución artículos de valor como regalos, gratifi caciones o favores para el Asociado o para su familia o amigos si tal aceptación puede resultar en un confl icto de intereses.
19. Falsifi car documentos.
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El SUAGM se reserva el derecho a determinar cuándo estas violaciones de parte de los Asociados puedan ser de tal seriedad que justifi quen la inmediata terminación de empleo. Así mismo, la Institución se reservará el derecho en aquellas circunstancias que así lo justifi quen, a formular cargos de carácter judicial contra los infractores.
10.07 Terminación de Empleo
Algunas de las razones comunes que ocasionan la terminación del empleo son:
Renuncia: Dimisión voluntaria del Asociado al puesto que ocupa. El Asociado deberá notifi car su renuncia con por lo menos quince (15) días laborables de antelación.
Despido: Extinción del contrato laboral motivada, por ejemplo, por un patrón de conducta impropia o desordenada, actitud del Asociado de no rendir su trabajo en forma efi ciente o violación reiterada por el Asociado de las normas y políticas establecidas.
Cesantía: Terminación de empleo causado por falta de trabajo, falta de fondos o cualquier otra causa ajena a la voluntad del Asociado, que no constituye suspensión ni destitución. Estas pueden ser temporeras o permanentes.
Retiro: Separación voluntaria de empleo para acogerse a los benefi cios del Plan de Retiro después de haber cumplido con los requisitos de edad y años de servicio establecidos.
Revocación de contrato: Dejar sin efecto un contrato.
En cualquiera de las situaciones anteriores, el Asociado recibirá el salario pendiente de pago hasta su último día de trabajo y cualquier balance acumulado y no pagado de sus vacaciones regulares, así como los benefi cios que apliquen en cada caso.
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NOTA:
Algunas secciones de este manual aplican tanto a los asociados como al profesorado.
