Sistemas de Gestión Estratégica

Florianópolis, Brasil Diciembre 2014

José Feliz

XIV COLOQUIO Internacional

de Gestión Universitaria

Florianópolis, Diciembre 2014

OBJETIVO

• Presentar el proceso de seguimiento a la

Gestión estratégica de la Universidad

INTEC, República Dominicana

• ¿Qué hacemos?

• ¿Cómo lo hacemos?

• ¿Con qué lo hacemos?

• ¿Cuáles ha sido los resultados?

¿QUÉ HACEMOS?

¿QUÉ HACEMOS?

• Sistema de

Gestión estratégica

Módulo de indicadores

• Sistema de Gestión de Calidad

Módulo de Proceso • Sistema de

Inteligencia Institucional

Visualización de datos

Módulo de seguimiento a indicadores y cumplimiento del

plan

Seguimiento y monitoreo Sistema de

Gestión Institucional (Objetivos, Indicadores Metas y Responsables)

Monitoreo y apoyo a la Gestion de Proyectos

(Planes de Acción, etapas,)

Seguimiento a las ejecutorias

presupuestal (Módulo de Presupuesto)

Inteligencia Institucional (Cubos de

información)

Reportes e informaciones

Graficador Gerencial (Semáforos de Indicadores)

Funcionalidades del SGE

Funcionalidades del SGE

Paneles y portales de usuarios

(Versión Web)

Sistema de Seguimiento (Alarmas, Bitácoras)

Tablas Dinámicas

(Eficacia, Eficiencia y Efectividad)

Seguridad

(Privilegios según perfil de usuario)

Sistema de Mapas Sincronización con otros

Sistemas

Módulo de seguimiento a procesos y documentos de

apoyo al plan

FUNCIONALIDADES DEL SGC

GESTIÓN Y ANÁLISIS DE PROCESOS

Control de la documentación del proceso

Interacción de los procesos

Matriz de interacción de los procesos

Árbol estructural de los procesos

Reporte de simulación de los procesos

DOCUMENTACIÓN

Solicitud de expedición de documento

Control de seguridad de documentos

Proceso de revisión de documento

Vínculos de documento

ACCIONES DE MEJORAS

Datos del plan de acción

5W2H

Lista de tareas pendientes

Ejecución de las actividades

Presentación Diagrama de Gantt

Módulo de Visualización de datos

Funcionalidades del SII

Conexión directa y en tiempo real a base de

datos, cubos, almacenamiento de

datos, archivos y hojas de cálculos.

Cuadros de mandos informativos y

dinámicos.

Escalabilidad (Desktop, Server y Online).

Paneles de control inteligentes.

Arquitectura de optimización de

memoria disponible.

Portales web interactivos

¿CÓMO LO HACEMOS?

METODOLOGÍA

• El seguimiento del Plan se realiza a partir de las actuaciones y compromisos adquiridos por los diferentes responsables de los áreas a través de los planes de acción que presentan anualmente.

• Para llevar a cabo el seguimiento se ha adoptado una aplicación informática, accesible vía web, que facilita la labor tanto de los responsables de áreas como de la Dirección de Planeamiento.

• El esquema de seguimiento facilita el control por parte de los Órganos de Gobierno (CA, JR), así como la readaptación de la planificación estratégica ante nuevos escenarios.

PROTOCOLO DE SEGUIMIENTO

El Protocolo de Seguimiento y Control del Plan

Estratégico establece tres instrumentos básicos que

permiten asegurar el éxito del proceso:

Planes de acciones anuales (POAs)

Informe de seguimiento trimestral

Informe de gestión de la ejecución del plan estratégico y planes operativos anual

SGC

Normaliza la Documentación

SGC

Visualiza la Gestión de los Procesos

SGE

Seguimiento Monitoreo y Evaluación a los Procesos mediante indicadores de

desempeño

SGE vs SGC

Implementa acciones de Mejora vinculadas en el

Plan de Acción

SII

Provee información relevante para la toma de decisiones

Planear

Hacer

Verificar

Actuar

SISTEMA DE GESTIÓN ESTRATÉGICA

¿CON QUÉ LO HACEMOS?

¿CON QUÉ LO HACEMOS?

• Sistema de

Gestión estratégica

DELPHOS

• Sistema de Gestión de Calidad

SET SUITE • Sistema de

Inteligencia Institucional

TABLEAU

Cumplimiento de Indicadores

Objetivos por Responsables

Relación Causa-Efecto

Gestión de Proyectos y Planes de Acción

Cubos de Información

Reportes

Reportes

MATRIZ DE PROCESOS

Registro Documentación

Reportes de Documentacion

Ejecución de Acciones de Mejoras

EVALUACIÓN PROFESORAL-SII

BOLETÍN DE INDICADORES DE DESEMPEŇO ACADÉMICO-SII

EVALUACIÓN PROFESORAL-SII

¿CUÁLES HAN SIDO LOS RESULTADOS?

REPORTE DE RESULTADOS DEL PLAN

Grado de ejecución: se calcula con la suma de las acciones que están en proceso y las que están ejecutadas sobre el total de acciones (lo hecho).

Grado de logro: es un indicador de medida del desarrollo y cumplimiento del Plan (lo logrado).

81%

10%

100%

13%

94%

17%

56%

6%

32%

4%

75%

17%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120% E

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CIÓ

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EJE

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CIÓ

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AV

AN

CE

OE1 OE2 OE3 OE4 OE5 OE6

GRADO DE EJECUCIÓN Y AVANCE DEL PLAN

ESTRATÉGICO

Logro más relevante

Fomento y adopción de una mayor implicación del

equipo directivo en el desarrollo de una agenda

estratégica vinculada con el plan.

OBRIGADO!