S I S T E M A S D E I N F O R M A C Ó N

L O G Í S T I C A

I N G . D I E G O K A R A C H A S

SISTEMA DE INFORMACIÓN

El sistema de información institucional es considerado como el elemento fundamental de la evaluación efectiva de los programas y proyectos de las organizaciones de servicio.

Todo sistema de evaluación organizacional es una parte integral del proceso administrativo que requiere de información para la planeación acerca de los servicios que presta y de los recursos que tiene que utilizar para la prestación de los mismos, necesita información de desempeño que hace referencia a la eficacia y efectividad en la prestación de los servicios.

La información requerida en estos dos procesos debe provenir del sistema de información el cual debe ser bien diseñado y aplicado de manera efectiva.

En la actualidad, la mayoría de las organizaciones dedicadas a la prestación de servicios están concientes del potencial que representa el sistema de información en la gerencia y

conducción de las organizaciones para lograr el éxito o más aún la supervivencia.

Los planificadores y administradores algunas veces no alcanzan los objetivos institucionales porque ignoran el requisito “información”, el procesamiento y la utilización en el desarrollo de sus programas y proyectos, razón por la cual no alcanzan el impacto deseado, de ahí que el sistema de información se considere un instrumento principal y fundamental para tener un desarrollo exitoso.

El sistema de vigilancia epidemiológica se sustenta en el sistema de información,, como se puede percibir a partir de los temas antes tratados, ya que él mismo facilita la recolección, tabulación, almacenamiento, procesamiento, notificación, divulgación y evaluación, haciendo énfasis en el análisis de la información el cual permite tomar decisiones informadas y plantear alternativas de solución a las situaciones de salud identificadas.

Para el efectivo funcionamiento del sistema de vigilancia es fundamental asegurar la calidad, la confiabilidad, la oportunidad, la cantidad, la relevancia y la actualidad de la información epidemiológica en salud; esta información debe reflejar las necesidades reales de la comunidad y del ambiente para que sea utilizada efectivamente en la toma de las decisiones.

Los insumos requeridos para el adecuado funcionamiento del sistema de información son lógicamente los datos y la información. Al respecto, algunos autores los plantean como sinónimos y otros establecen claras diferencias entre los dos.

DATOS

Los datos pueden ser cifras o hechos aislados sin que se haya iniciado con ellos algún tipo de análisis, luego como tales tienen un valor escaso.

CLASIFICACION DE LOS DATOS

Los datos se clasifican en cualitativos y cuantitativos.

Cualitativos: Cuando la observación de la variable se hace sobre una cualidad no numérica, como por ejemplo el sexo, el estado civil, las enfermedades, lugar de nacimiento.

Cuantitativos: Cuando la observación que se hace de la variable puede ser expresada en términos numéricos, como la edad, el peso, la talla, el número de hijos.

Las variables cuantitativas a su vez se pueden clasificar en continuas o discontinuas.

Continuas: Cuando el dato se puede expresar tanto en valor entero como en decimales, como por ejemplo la talla, el peso, la edad.

Discontinuas o discretas: Cuando los datos solo admiten ser expresados en valores enteros, ejemplo el número de pacientes atendidos en un servicio

CONCEPTOS DE INFORMACIÓN

Según Alvin Toffler, el desarrollo y evolución la humanidad ha pasado por tres eras, las cuales se han originado de las tres grandes transformaciones históricas de la generación de riqueza: la revolución agrícola que se basó en el poder de la tierra y el trabajo agrícola, la revolución industrial que se centró en las máquinas y las grandes industrias y la revolución de la información. La información siempre ha existido pero posiblemente se encontraba dispersa en muchos sitios y en otras tantas cabezas por lo cual constituían datos crudos con valor pero que requerían prepararlos para una utilización productiva.

El trabajo consiste en recolectar, organizar, analizar y contextualizar los datos para transformarlos en información, la cual mediante un proceso de análisis, evaluación y obtención de conclusiones útiles se convierte en conocimiento. De esta manera el conocimiento se transforma en el nuevo factor de poder económico y en el activo más importante de la estructura social.

El conocimiento es importante pero puede ser volátil y su administración es compleja y necesaria por ello hay que garantizar su permanencia y una estructuración que permita su distribución y de esta forma convertirse en un activo real, lo que constituye el verdadero capital intelectual

La información es considerada como una representación de la realidad, como la expresión de conocimientos, la base para el funcionamiento de las organizaciones, el soporte para los procesos gerenciales, un recurso crítico de las organizaciones y un eslabón que une todos los componentes de la organización

La información esta compuesta de datos, imágenes, texto, documentos, organizados en un contexto significativo, que se comunica a un receptor el cual a su vez la debe utilizar para la toma de decisiones; implica la comunicación y recepción de conocimiento.

La información constituye el insumo básico para la administración del sistema de salud, la definición y desarrollo de políticas, la ejecución de programas y proyectos y la formación del talento humano

Durante años se ha hablado del paradigma sobre la esencia de la información el cual ha sido llamado el paradigma de la “cesta vacía” (empty bucker), según el cual una persona que requiere información es como un recipiente vacío que puede ser llenado de información, la persona se convierte en informada cuando se provee de esa información sin que medie su participación en el proceso de informarse.

Frente a este paradigma tradicional, surge una nueva visión en la que el proceso de informarse es considerado como un proceso fundamentalmente humano; en ella la información se define como el proceso en el cual alguien resulta informado, es decir, “como todo aquello que el individuo encuentra informante”.

La información según el estudio “Understanding Information”, desarrollado en 1994 por el Center for Management Research en Londres, plantea dos mundos, uno, el físico que es aquel en el que ocurren acciones y acontecimientos que se convierten en datos concretos y que para convertirse en información tienen que entrar en el mundo mental de los humanos.

Al estructurar los datos e interpretarlos se obtiene una información que tiene sentido general, sin embargo esta información solo podrá ser utilizada por aquellas personas que tienen unas determinadas expectativas y criterios para su interpretación y convertirla en conocimiento.

En salud el objetivo es crear condiciones para generar la

información y distribuirla en forma adecuada a los actores en salud, que al juzgar su importancia la valoren para emplearla en el desarrollo de la salud del individuo, la familia y la comunidad y de los espacios en que se desenvuelven.

FUENTES DE INFORMACIÓN

Las fuentes de información pueden ser directas o primarias e indirectas o secundarias.

Fuentes directas o primarias: Hace referencia a los datos captados directamente por el investigador o personal de salud en consulta a la población o cuando la comunidad misma reporta la presencia de un caso o factor de riesgo en el área. Ejemplo de los registros en los cuales se recoge la información primaria son: registros de encuestas o programas o proyectos, historias clínicas, registros de laboratorio clínico, información de la comunidad, entre otros.

Fuentes indirectas o secundarias: Cuando los datos ya han sido recolectados y procesados por otro investigador o personal de salud o fuente primaria, como el resumen mensual de consulta externa o urgencias, condensados de estadísticas de morbilidad y mortalidad, informes de investigaciones, resultados de pruebas diagnósticas, censos de localidades, municipales, departamentales, nacionales.

CARACTERISTICAS DE LA INFORMACIÓN

La información que se maneja en la notificación debe responder a ciertas características para que el análisis y las medidas que se tomen correspondan efectivamente a una situación real previamente identificada.

Entre estas vale la pena mencionar las siguientes:

o Exactitud: En este sentido la información debe reflejar el evento epidemiológico al cual se refiere y su sistema de medición expresado con poca variabilidad.

o Objetividad: La información debe ser el producto de criterios establecidos que permitan la interpretación en forma estandarizada por diferentes personas en circunstancias diversas de tiempo y lugar.

o Válida: Se refiere a que la información ha de permitir medir en forma precisa el concepto que se estudia, con criterios uniformes.

o Continuidad: La información ha de ser generada en forma permanente de tal manera que exista la disponibilidad de los datos a través del proceso de vigilancia.

o Completa: Debe contener todos los datos y variables previamente establecidas para cumplir con su finalidad en cada evento epidemiológico

o Oportuna: La información debe generarse y notificarse a la par con los acontecimientos de tal manera que permita la toma de decisiones y la actuación inmediata

o Comparable: que permita ser confrontada con datos similares.

SISTEMA DE INFORMACIÓN.CONCEPTOS

El sistema de información es considerado como un conjunto de componentes interrelacionados que recuperan, procesan, almacenan y distribuyen información para soportar la toma de decisiones, la coordinación y el control de una organización.

Otro de los conceptos lo plantea como un proceso permanente de recolección, procesamiento, presentación, interpretación, uso, y aplicación de la información en la toma de decisiones, redefinición de objetivos, recursos y estructuras de la organización.

Es así como las organizaciones son consideradas esencialmente como canales para el flujo de información, ideas e influencias, con el propósito de tomar decisiones y ejecutar acciones.

Según Daniel Cohen Karen, un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre si con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

El Ministerio de Salud, según resolución 2542 de 1998 reglamenta el Sistema Integral de Información del Sistema General de Seguridad Social en Salud –SIIS- y lo define en artículo 2 del capítulo I como el conjunto interrelacionado de usuarios, normas, procedimientos y recursos del sistema que generan y disponen información sobre los procesos esenciales de afiliación, financiamiento, prestación de servicios, vigilancia de salud pública y participación social y los procesos de gerencia y administración institucional en cada uno de los integrantes del sistema.

Los elementos que se requieren para el funcionamiento del sistema de información son:

o El componente físico, constituido por las máquinas computadoras y sus complementos periféricos

o Programas para el manejo de datos

o El recurso humano para la alimentación de datos y utilización de los resultados que genera el sistema

o Datos e información

 

Un sistema de información desarrolla cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento de datos y salida de información.

o Entrada de información: proceso en el cual se toman los datos requeridos para procesar la información, las entradas se pueden hacer manual o automáticamente. En la primera el usuario aporta la información directamente y en la segunda, los datos provienen de otros sistemas. En salud, constituye datos de entrada la caracterización del usuario, como identificación, localización, tipo de afiliación, estado de salud, etc.

o Almacenamiento de la información: es un proceso en el cual se guarda la información en archivos que pueden ser recuperados en cualquier momento. La historia clínica del usuario es el almacenamiento de la información referente al mismo.

o Procesamiento de la

información: permite la transformación de los datos fuentes en resultados por la aplicación de mecanismos o indicadores que soporten la toma decisiones. En consulta externa el cálculo de indicadores sobre el desarrollo de proyectos desarrollados como porcentajes de citología tomadas en un período determinado, son producto del procesamiento de datos.

o Salida de información: es la capacidad de un sistema para sacar la información procesada hacia otro sistema o usuario. Un informe estadístico sobre un indicador es una salida de información que facilita la planeación de actividades en un área específica

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACION

El objetivo principal del sistema de información es mantener actualizada y disponible la información y los datos requeridos por los usuarios de las organizaciones que prestan servicios. Con relación a vigilancia epidemiológica, los objetivos van dirigidos hacia:

o Mantener actualizado el conocimiento sobre el comportamiento del proceso de salud – enfermedad de la comunidad, regiones, áreas, localidades, municipios, departamentos.

o Proporcionar la información actualizada que permita conocer el comportamiento de los eventos objeto de la vigilancia.

o Determinar las medidas de intervención en los diferentes niveles

o Establecer el tipo y número de recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros

o Evaluar la eficacia, la eficiencia y la efectividad de las intervenciones desarrolladas en el sistema de vigilancia

Tipos y Usos de los Sistemas de Información

Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:

1. Automatización de procesos operativos.

2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.

3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso

de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

Los tipos y usos de los Sistemas de Información se muestran en la figura

A continuación se mencionan las principales características de estos tipos de Sistemas de Información.

Sistemas Transaccionales. Sus principales características son:

A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.

Son intensivos en entrada y salid de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.

Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las

grandes bases de información para su explotación posterior.

Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales características de estos son:

Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.

La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.

Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.

No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.

Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.

Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.

Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.

Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.

Sistemas Estratégicos. Sus principales características son:

Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.

Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.

Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en

particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.

Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puerta al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.

Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.

Un ejemplo de estos Sistemas de Información dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo de información; como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Información Estratégico

si y sólo sí, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

Por último, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de información denominado Sistemas Personales de Información, el cual está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.

ETAPAS DE IMPLEMENTACION

Richard Nolan, autor y profesor de la escuela de negocios de Harvard, en la década de los 70, desarrollo la TEORIA DE LAS ETAPAS, la cual plantea que las organizaciones evolucionan a través de etapas de crecimiento como son: la de inicio, de contagio o expansión, de control o formalización, de integración, de administración de datos y de madurez,

Etapa de inicio: Se caracteriza porque en ella se efectúan las adquisiciones del equipo computacional, por lo general se inician con la implantación de sistemas transaccionales, puede no disponerse de funcionarios con capacitación, puede presentarse resistencia al cambio por parte de los funcionarios.

Etapa de contagio o expansión: Se inicia con la implantación exitosa del primer sistema de información en la organización, se continúa con las aplicaciones pendientes de la primera etapa, se busca la aplicación en las diversas áreas de la organización, se vincula personal especializado que generalmente son ubicados en las áreas funcionales de los usuarios con el objeto de promover el desarrollo de nuevas aplicaciones. Se pueden presentar problemas de funcionamiento que pueden incidir en el nivel de satisfacción de los usuarios.

Etapa de control o formalización: Se inicia con la necesidad de promover uso racional de los recursos computacionales, las aplicaciones se enfocan a facilitar el control de las operaciones de la organización a fin de hacerlas mas eficaces. El departamento se ubica a nivel gerencial y se da prioridades a la formulación de nuevas aplicaciones.

Etapa de integración: Se caracteriza por la integración de los datos y los sistemas en los diversos estamentos y procesos de la organización.

Etapa de administración de datos: Se reconoce la importancia de la información y se administra el departamento de tal

manera que cumpla con su objetivo de mantener disponible la información necesaria para todos los usuarios, al mismo tiempo el usuario es conciente de la responsabilidad, de la integridad, calidad y del manejo de la misma en diferentes niveles de acceso.

Etapa de madurez: En esta etapa se utiliza una planeación estricta de los recursos y aplicaciones computacionales, existe una buena comunicación entre los diferentes niveles de la organización, se revisan y actualizan los controles desarrollados en las etapas anteriores y se reconoce en general la función que cumple el departamento de sistemas.

En el futuro, las organizaciones tenderán hacia el uso de la tecnología de la información como una estrategia para estar en condiciones de competitividad, igualmente, se realizará el rediseño de los procesos de la organización, se mejorará la calidad de la prestación de los servicios a los usuarios, se podrá acceder y procesar datos tanto a nivel nacional como internacional.

SISTEMA DE INFORMACIÓN EN VIGILANCIA

Para el funcionamiento del sistema de información se requiere contar con una infraestructura mínima en las instituciones prestadoras de salud, hospitales de primer nivel, en la secretaria distrital de salud, en el ministerio de salud , entidades que participan en el proceso de vigilancia, entre los cuales se tienen: los datos e información epidemiológica tanto del individuo como de la colectividad, los recursos humanos,

físicos, tecnológicos y financieros, las normas técnicas de procedimientos, los mecanismos para el mantenimiento del sistema, la definición de la red de unidades notificadoras comprometidas en la notificación de los eventos, los niveles de operación en donde se condensan, analizan, se toman decisiones y se envía a un nivel superior.

NOTIFICACION DE EVENTOS

La notificación de los eventos es un proceso de una de las etapas del sistema de información por medio del cual se genera la información específica de los eventos objeto de vigilancia dentro de este sistema.

La Secretaría Distrital de Salud de Bogotá, plantea la notificación como una actividad que alimenta al subsistema de información y se define como el procedimiento por el cual la comunidad, los estamentos comunitarios, los individuos y las IPS comunican oficialmente a la autoridad sanitaria correspondiente la presencia de un factor de riesgo o enfermedad que altera la cotidianidad.

La notificación facilita la identificación y captación de casos y el almacenamiento de la información para ser analizados y utilizados en la determinación de intervenciones frente a los

problemas identificados. Implica informar tanto la presencia como la ausencia de casos, en este último se denomina notificación negativa que es bien diferente a no proporcionar la información.

En la vigilancia epidemiológica, la notificación se debe efectuar en todos los niveles y debe responder a los siguientes interrogantes:¿para que se notifica?, ¿qué se notifica?, ¿a quien se notifica?, ¿cómo se notifica?, ¿cuándo se notifica? y ¿quién notifica?. La respuesta a cada uno de estos interrogantes facilitará el conocimiento de salud de una comunidad, la participación de los diferentes niveles involucrados en el sistema, la utilización de los canales de la información, partiendo del nivel operativo hasta llegar al Ministerio, respetando la periodicidad de la información, la cual depende de la situación epidemiológica y del tipo de evento y de llevar a cabo la notificación con oportunidad por el funcionario de salud responsable de esa actividad.

La notificación se constituye en una voz de alerta tanto para las autoridades sanitarias como para las instituciones de salud y la comunidad sobre la ocurrencia de eventos que pueden modificar el estado de salud poblacional y ante el cual hay que responder con intervenciones oportunas de prevención y de control según el caso.

 

CLASES DE NOTIFICACIÓN

Las clases de notificación están determinadas por las especificidades y el

comportamiento epidemiológico de los eventos, la gravedad, la transmisibilidad y el probable impacto sobre la salud de la población.

Para llevar a cabo la notificación es necesario contar con un sistema de información en el cual este determinado como se hará el registro de la información y cuales son los canales de comunicación.

La notificación puede hacerse en forma inmediata e individual, inmediata y colectiva, periódica e individual, periódica y colectiva.

o Inmediata e individual: Es aquella que se realiza ante la presunción o confirmación diagnóstica de un evento epidemiológico, sujeto a vigilancia epidemiológica intensificada. Tiene que incluir datos que faciliten la identificación de cada persona afectada como nombre, edad, genero, domicilio (especificando si es posible la dirección, el barrio y la ciudad o en su defecto los puntos de referencia para su localización), fecha de inicio de la aparición de síntomas, si es caso probable o confirmado, si se han tomado muestras para análisis de laboratorio, se le ha efectuado tratamiento o no y el estado actual.

o En algunos eventos además de la información anterior se debe adicionar la ficha clínico – epidemiológica que permite complementar la información sobre factores de riesgo, la situación de los contactos y las intervenciones llevadas a cabo.

El objetivo de la notificación inmediata e individual es facilitar la definición de las medidas de intervención necesarias para su aplicación en forma oportuna.

El Ministerio de Salud estableció los eventos que requieren obligatoriamente este tipo de notificación para todo el país, pero cada región o sector geográfico puede adicionar los que considere que afecten su área de influencia, dependiendo del análisis epidemiológico realizado.

o Inmediata y colectiva: Se hace en presencia de brotes y epidemias, se requiere incluir datos sobre la clase de problema, el número de personas afectadas, el lugar y periodo de ocurrencia, las posibles causas y las acciones realizadas.

o Periódica e individual: Es aquella que se efectúa para aquellos eventos que el

nivel superior de notificación no requiere del conocimiento inmediatamente, pero si de la caracterización individual; En la mayoría de los casos es complementaria de la notificación inmediata e individual.

o Periódica y colectiva:Es aquella que permite conocer las tendencias de los eventos prioritarios que debe incluir variables de persona, tiempo y lugar. Por lo general se establece la semana, el mes o el periodo epidemiológico, el trimestre o el semestre como momentos de notificación.

Evolución de los Sistemas de Información

De la sección anterior se desprende la evolución que tienen los Sistemas de Información en las organizaciones. Con frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas Transaccionales y, posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las

Decisiones. Por último, se desarrollan los Sistemas Estratégicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, desarrolló una teoría que impactó el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la informática.

Según Nolan, la función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación:

Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.

Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como nóminas o contabilidad.

El pequeño Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los casos del área de contabilidad.

El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de computación.

El personal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de un operador y/o un programador. Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algún fabricante local de programas de aplicación.

En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario (ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra.

Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir la computador a la empresa.

Etapa de contagio o expansión. Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que una empresa se encuentra en esta etapa son:

Se inicia con la implantación exitosa del primer Sistema de Información en la organización. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se habrá que imitar.

Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturación, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc.

El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde depende de la Gerencia Administrativa o Contraloría.

El tipo de administración empleado está orientado hacia la venta de aplicaciones a todos los

usuarios de la organización; en este punto suele contratarse a un especialista de la función con preparación académica en el área de sistemas.

Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas, jefe de desarrollo, jefe de soporte técnico, etc.

Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfases automáticas entre ellas, de tal forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la consecuente irritación de los usuarios.

Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que marca la pauta para iniciar la racionalización en el uso de los recursos computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solución marcan el paso a la siguiente etapa.

Etapa de control o formalización. Para identificar a una empresa que transita por esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos:

Esta etapa de evolución de la Informática dentro de las empresas se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a través de las técnicas de presupuestación base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantación de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta).

Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de órdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos, etc.

El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial, dependiendo del organigrama de la Dirección de Administración o Finanzas.

El tipo de administración empleado dentro del área de Informática se orienta al control administrativo y a la justificación económica de las aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a crecer.

En esta etapa se inician el desarrollo y la implantación de estándares de trabajo dentro del departamento, tales como: estándares de documentación, control de proyectos, desarrollo y diseño de sistemas, auditoría de sistemas y programación.

Se integra a la organización del departamento de sistemas, personal con habilidades administrativas y preparado técnicamente.

Se inicia el desarrollo de interfases automáticas entre los diferentes sistemas.

ETAPA DE INTEGRACIÓN. LAS CARACTERÍSTICAS DE ESTA ETAPA SON LAS SIGUIENTES:

La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa.

Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la integración.

En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayudó mucho a que los usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas.

El costo del equipo y del software disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más usuarios.

En forma paralela a los cambios tecnológicos, cambió el rol del usuario y del departamento de Sistemas de Información. El departamento de sistemas evolucionó hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas.

Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organización.

Etapa de administración de datos. Entre las características que destacan en esta etapa están las siguientes:

El departamento de Sistemas de Información reconoce que la información es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios.

Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.

El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes.

Etapa de madurez. Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta etapa, se incluyen los siguientes:

Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la organización se encuentra definida como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (dirección).

Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general, aplicaciones que proporcionan información para las decisiones de alta administración y aplicaciones de carácter estratégico.

En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de datos y se logra la integración de redes de comunicaciones con

terminales en lugares remotos, a través del uso de recursos computacionales.

COMPETITIVIDAD

Ser competitivo es buscar que las condiciones en las que operen los individuos y las empresas les permitan generar prosperidad y desarrollo, sin tener que recurrir para ello a la explotación del hombre o la naturaleza.

La competitividad en el mundo actual se define como la capacidad de generar una mayor producción al menor costo posible.

En este contexto, la competitividad se relaciona con el desarrollo y uso eficiente y sostenible de los recursos, es decir, con la productividad. La competitividad debe ser sistémica, ya que nos involucra a TODOS.

El tema de la internacionalización de los procesos, que nos llevará a una zona de libre comercio para América en el año 2020 casi para la totalidad de los sectores, con la única excepción de algunas materias primas, implica en primer lugar una redefinición del concepto de frontera y por lo tanto, del concepto de logística integrada.

En segundo lugar, estamos definitivamente redefinidos en torno a la Red de información. Hay una visión del mundo según la cual, el mundo se ha desarrollado en los últimos 100 años en cuatro grandes redes que han revolucionado el devenir de los negocios: la red eléctrica, la red de entretenimiento, la red de la comunicación y la red de información. Esta última nos va acompañar mucho rato y redefine la logística, no como algo operativo y físico, sino como un concepto de logística integral, fundamentada en sistemas de información más que en barcos, camiones y carreteras.

CONOCIMIENTO SOBRE SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA LOGÍSTICA.

La principal función de la gestión del conocimiento es que una

empresa u organización no deba pasar dos veces por un mismo proceso para resolver de nuevo el mismo problema, sino que ya disponga de mecanismos para abordarlo utilizando información guardada sobre situaciones previas.

La gestión del conocimiento cobra gran importancia en sectores como el de la Salud, donde los profesionales más veteranos pueden compartir sus experiencias con el resto del personal, indicándoles cómo resolver un problema o caso concreto, en lo que puede considerarse una forma de gestionar el conocimiento. Como metodología de trabajo permite que las personas aprendan, tengan criterio y refuercen sus conocimientos.

En ese sentido, la solución reside en transformar el conocimiento tácito en conocimiento explícito, de manera que se encuentre documentado y almacenado para que cualquiera pueda hacer uso del mismo cuando sea necesario. Para este

fin pueden emplearse nuevas herramientas, como las bases de datos o las intranets, u otras más clásicas (revistas, manuales y bibliotecas), que en su conjunto forman la denominada "memoria organizacional" que permite organizar el conocimiento explícito

. En la actualidad está cada vez siendo codificada más información en formato digital, para que así resulte accesible mediante ordenador. Asimismo, están confeccionándose herramientas que permiten buscar de forma efectiva en bases de datos, ficheros, páginas Web, data warehouse, repositorios, etc., y de ese modo extraer información de valor añadido, capturar su significado, organizarlo, hacerlo disponible y convertirlo finalmente en conocimiento.

WMS SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACENES-(WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM)

Es una herramienta imprescindible en los procesos logísticos y los procesos de distribución, su principal objetivo es la calidad de servicio de entrega a los clientes.

Para qué sirve el WMS?

Este sistema opera con Radio Frecuencia, Código de Barras y tiene una operación sin papeles (paper-less), pueden administrar almacenes lógicos y físicos, permite administrar diferentes tipos de sistemas de almacenaje como racks frontales, penetrables, estibas a diferentes alturas, permite sectorizar el almacén en áreas de alta, media y baja

rotación, establecer atributos a los productos por rotación, altura, tipo de peso, cantidad, etc, administrar la rotación según FIFO, asegurar la trazabilidad de los productos identificando a que cliente se entregó cada unidad por número de serie, lote, fecha de vencimiento, Establecer áreas dy sistema de picking, preparar despachos consolidados, determinar la capacidad de respuesta a clientes especiales, monitoreo de los empleados mediante instrucción hand-held

TMS SISTEMA DE GESTIÓN DE TRANSPORTE-(TRANSPORTATION MANAGEMENT SYSTEM)

Este sistema complementa los procesos logísticos y establece la toma de decisiones en la red de transporte que requiere una empresa.

Para qué sirve el TMS?

Administrar la gestión del transporte, controlar la documentación de los transportistas, rotación en la asignación de viajes a los transportistas, llevar un control estricto de los viajes realizados, calcular el precio de los viajes según tarifas negociadas con la empresa transportadora, Control de las entregas realizadas por los transportistas, hacer seguimiento de las entregas en forma online y asegurar el estado en el que se encuentran las mercancías, llevar estadísticas del grupo de vehículos contratados por su utilización porcentaje de llenado, costo por kg. Transportado, reclamos, etc.

RS SISTEMA DE RUTEO-(ROUTING SYSTEM)

Es una herramienta especial para realizar seguimientos a la distribución extensivo y con muchos puntos de entrega.

Para qué sirve el RS?

Bueno este es un complemento de los anteriores sistemas que permite reducir el costo del transporte, optimización en el cubicaje de los camiones, mejorar las rutas de entrega, determinar las cantidades conveniente de la carga, determinar el tiempo aproximado de entregas por parte de cada vehículo, determinar los costos del viaje.

A raíz de la utilización masiva de las tecnologías logísticas se han creado sistemas de información que le aportan a todos los procesos de SUPPLY CHAIN las cuales nombraremos en la siguiente tabla:

SCM SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

MRP MATERIAL RESOURCE PLANNING

WMS WAREHOUSING MANAGEMENT SYSTEM

DRP DISTRIBUTION RESOURCING PLANNING

DMS DISTRIBUTION MANAGEMENT SISTEM

TMS TRANSPORTATION MANAGEMENT SISTEM

CRM CONSUMER RELATIONSHIP MANAGEMENT

ERP ENTERPRICE RESOURCE MANAGEMENT

BPI BUSSINES PLANNING INTELLIGENCE

EDI ELECTRONIC DATA INTERCHANGE

GPS GLOBAL POSITION SYSTEM

EL SISTEMA MRP

El sistema MRP comprende la información obtenida de al menos tres fuentes o ficheros de Información principales que a su vez suelen ser generados por otros subsistemas específicos, pudiendo concebirse como un proceso cuyas entradas son:

       El plan maestro de producción, el cual contiene las cantidades y fechas en que han de estar disponibles los productos de la planta que están sometidos a demanda externa (productos finales fundamentalmente y, posiblemente, piezas de repuesto).

       El estado del inventario, que recoge las cantidades de cada una de las referencias de la planta que están disponibles o en curso de

fabricación. En este último caso ha de conocerse la fecha de recepción de las mismas.

       La lista de materiales, que representa la estructura de fabricación en la empresa. En concreto, ha de conocerse el árbol de fabricación de cada una de las referencias que aparecen en el Plan Maestro de Producción.

A partir de estos datos la explosión de las necesidades proporciona como resultado la siguiente información:

       El plan de producción de cada uno de los items que han de ser fabricados, especificando cantidades y fechas en que han de ser lanzadas las órdenes de fabricación. Para calcular las cargas de trabajo de cada una de las secciones de la planta y posteriormente para establecer el programa detallado de fabricación.

       El plan de aprovisionamiento, detallando las fechas y tamaños de los pedidos a proveedores para todas aquellas referencias que son adquiridas en el exterior.

       El informe de excepciones, que permite conocer que‚ órdenes de fabricación van retrasadas y cuales son sus posibles repercusiones sobre el plan de producción y en última instancia sobre las fechas de entrega de los pedidos a los clientes. Se comprende la importancia de esta información con vistas a renegociar‚ estas si es posible o, alternativamente, el lanzamiento de órdenes de fabricación urgentes, adquisición en el exterior, contratación de horas extraordinarias u otras medidas que el supervisor o responsable de producción considere oportunas.

Así pues, la explosión de las necesidades de fabricación no es más que el proceso por el que las demandas externas correspondientes a los productos finales son traducidas en órdenes concretas de fabricación y aprovisionamiento para cada uno de los items que intervienen en el proceso productivo.

 

Plan Maestro de Producción PMP, MPS ( Master production schedule)

Plan maestro detallado de producción, que nos dice en base a los pedidos de los clientes y los pronósticos de demanda, qué productos finales hay que fabricar y en qué plazos debe tenerse terminados. El cual contiene las cantidades y fechas en que han de estar disponibles los productos de la planta que están sometidos a demanda externa (productos finales fundamentalmente y, posiblemente, piezas de repuesto).

El otro aspecto básico del plan maestro de producción es el calendario de fechas que indica cuando tienen que estar disponibles los productos finales. Para ello es necesario discretizar el horizonte de tiempo que se presenta ante la empresa en intervalos de duración reducida

que se tratan como unidades de tiempo. Habitualmente se ha propuesto el empleo de la semana laboral como unidad de tiempo natural para el plan maestro. Pero debe tenerse en cuenta que todo el sistema de programación y control responde a dicho intervalo una vez fijado, siendo indistinguible para el sistema la secuencia en el tiempo de los sucesos que ocurran durante la semana. Debido a ello, se debe ser muy cuidadoso en la elección de este intervalo básico, debiendo existir otro subsistema que ordene y controle la producción en la empresa durante dicho intervalo.

La función del plan maestro se suele comparar dentro del sistema básico de programación y control de la producción con respecto a los otros elementos del mismo, todo el sistema tiene como finalidad adecuar la producción en la fabrica a los dictados del programa maestro. Una vez fijado este, el cometido del resto del sistema es su cumplimiento y ejecución con el máximo de eficiencia.

 

Gestión de Stock

El estado del inventario, que recoge las cantidades de cada una de las referencias de la planta que están disponibles o en curso de fabricación. En este último caso ha de conocerse la fecha de recepción de las mismas.

 Para el cálculo de las necesidades de materiales que genera la realización del programa maestro de producción se necesitan evaluar las cantidades y fechas en que han de estar disponibles los materiales y componentes que intervienen, según especifican las listas de materiales. Estas necesidades se comparan con las existencias de dichos elementos en stock, derivándose las necesidades netas de cada uno de ellos.

 Para que el sistema de programación y control de la producción sea fidedigno es imprescindible una descripción muy precisa de las existencias en cada instante de tiempo. Por ello, el sistema de información referido al estado del stock ha de ser muy completo, coincidiendo en todo momento las existencias teóricas con las reales y conociendo el estado de los pedidos en curso para vigilar el cumplimiento de los plazos de aprovisionamiento. Asimismo, en el caso de que algunas de las existencias en stock se encuentren comprometidas para otros fines y no deben ser contempladas para satisfacer el programa de producción, debe de ser reconocido este hecho. En definitiva, debe de existir un perfecto conocimiento de la situación en que se encuentran los stocks, tanto de los

materiales adquiridos a los proveedores externos como de los productos intermedios que intervienen como componentes en la preparación de conjuntos de nivel superior.

Lista de Materiales, BOM (Bill of Materials)

El despiece de cualquier conjunto complejo que se produzca es un instrumento básico de los departamentos de ingeniería de diseño para la realización de su cometido. Tanto para la especificación de las características de los elementos que componen el conjunto como para los estudios de mejora de diseños y de métodos en producción. Desde el punto de

vista del control de la producción interesa la especificación detallada de las componentes que intervienen en el conjunto final, mostrando las sucesivas etapas de la fabricación. La estructura de fabricación es la lista precisa y completa de todos los materiales y componentes que se requieren para la fabricación o montaje del producto final, reflejando el modo en que la misma se realiza.

Varios son los requisitos para definir esta estructura:

      Cada componente o material que interviene debe tener asignado un código que lo identifique de forma biunívoca: un único código para cada elemento y a cada elemento se le asigna un código distinto.

      Debe de realizarse un proceso de racionalización por niveles. A cada elemento le corresponde un nivel en la estructura de fabricación de un producto, asignado en sentido descendente. Así, al producto final le corresponde el nivel cero. Los componentes y materiales que intervienen en la última operación de montaje son de nivel uno.

En resumen, las listas de materiales deben constituir el núcleo fundamental del sistema de información en el que se sustenta el sistema de programación y control de la producción. Han de organizarse para satisfacer de forma inmediata todas las necesidades del mismo, incluyendo entre‚ estas la de facilitar el conocimiento permanente y exacto de todos los materiales que se emplean en la fabricación, los plazos de producción, su coste y el control de las existencias. En definitiva, todos los aspectos que intervienen en las decisiones cotidianas en las que se concreta el programa de producción.

LOS SISTEMAS MRP

•Este sistema surge en la década de 1960, debido a la necesidad de integrar la cantidad de artículos a fabricar con un correcto almacenaje de inventario, ya sea de producto terminado, producto en proceso, materia prima o componentes. Puede decirse que el MRP es un Sistema de Control de Inventario y Programación que responde como antes se mencionó, a las interrogantes ¿Qué orden fabricar o comprar?¿Cuánta cantidad de la orden?¿Cuándo hacer la orden?

•Su objetivo es disminuir el volumen de existencia a partir de lanzar la orden de compra o fabricación en el momento adecuado según los resultados del Programa Maestro de Producción.

•Su aplicación es útil donde existan algunas de las condiciones siguientes:

•- El producto final es complejo y requiere de varios niveles de subensamble y ensamble;

•- El producto final es costoso;

•- El tiempo de procesamiento de la materia prima y componentes, sea grande;

•- El ciclo de producción (lead time) del producto final sea largo;

•- Se desee consolidar los requerimientos para diversos productos; y

•- El proceso se caracteriza por ítems con demandas dependientes fundamentalmente y la fabricación sea intermitente (por lotes)

Los sistemas MRP siguen el enfoque jerárquico:

Planificación de requerimiento de materiales

Objetivos

Discutir el papel de la planificación de requerimiento de materiales dentro del contexto de la planificación de recursos

Desarrollar la lógica de la planificación y la programación de recepción de materiales

Distinguir entre demanda dependiente e independiente

Tipos de demanda

Independiente - Dependiente

•Un mismo elemento puede estar sujeto a demandas dependiente e independiente

•Es el caso de un elemento que forma parte de otro u otros productos pero también se comercializa en forma individual. Por .ej: repuestos

Estructura de Producto

Elemento

•Producto manufacturado a partir de uno o varios componentes

Componente

•Elemento que sometido a una o varias operaciones puede ser transformado o llegar a ser uno o más padres

Planificación de requerimiento de materiales

MRP-MATERIALS REQUIREMENTS PLANNING

•Sistema computarizado de información

•destinado a administrar inventarios de demanda dependiente y a

•programar pedidos de reabastecimiento

Ventajas

•Se reducen los niveles de inventario

•Se utilizan más eficientemente los recursos

•Se mejora el servicio al cliente

Datos para la Planificación de Requerimiento de materiales

Lista de Materiales (BOM) (Bill of materiales)

•registro donde figuran todos los componentes de un artículo las relaciones padre-componente y las cantidades de uso según ingeniería y procesos

•Explosión MRP

los requisitos de uno o varios productos finales se convierten en programas de reabastecimiento de subconjuntos, componentes y materias primas

•Programa Maestro de Producción (PMP) en el que se indica la cantidad que hay que obtener de cada producto final así como la fecha de entrega de los mismos.

Datos para la Planificación de Requerimiento de materiales

FACTORES RELACIONADOS CON EL PROCESO DEL MRP

1. Técnicas de dimensionamiento del lote

Frente a las técnicas clásicas (Cantidad Fija de Pedido o Período Fijo) han aparecido técnicas aproximadas más adecuadas para MRP:

PEDIDOS LOTE A LOTE:

Los pedidos son iguales a las necesidades netas de cada período:

Se minimizan los costes de posesión

Son variables los pedidos y el intervalo de tiempo entre ellos.

Es la técnica más simple.

PLANEACION DE REQUERIMIENTOS DE MATERIALES

En las situaciones de manufactura, la demanda de materias primas, componentes, subensambles y otros materiales depende del plan de producción, para el producto final. Por tanto, es posible determinar que cantidad de pares o componentes será necesaria en cada periodo de tiempo

futuro incluido en el horizonte de planeación una vez que se conocen los requerimientos de producción para el producto final a su vez aun determinados por los pronósticos de ventas. Los métodos para planeación de requerimientos de materiales explotan los inventarios y controlar el tamaño de los lotes de producción de las numerosas partes que intervienen en la fabricación del producto final.

El objetivo gerencial al utilizar la planeación de requerimientos de materiales es evitar faltantes de inventario de manera que la producción fluya adecuadamente de acuerdo con los planes y reducir los niveles de inversión en

Los inventarios de materias primas y de trabajo en proceso.

PLANEACION  DE REQUERIMIENTOS DE MATERIALES

En las situaciones de manufactura, la demanda de materias primas, componentes, subensambles y otros materiales depende del plan de producción, para el producto final. Por tanto, es posible determinar que cantidad de pares o componentes será  necesaria en cada periodo de tiempo  futuro incluido en el horizonte de planeación una vez que se conocen los requerimientos de producción para el producto final a su vez aun determinados por los pronósticos de ventas. Los métodos para planeación de requerimientos de materiales explotan los inventarios y controlar el tamaño de los lotes de producción de las numerosas partes que intervienen en la fabricación del producto final. El objetivo gerencial al utilizar la planeación de requerimientos de materiales es evitar faltantes de inventario de manera que la producción fluya adecuadamente de acuerdo con los planes y reducir los niveles de inversión en los inventarios de materias primas y de trabajo en proceso.

FASES DE CONTROL DEL SISTEMA PRODUCTIVO

Los objetivos principales de un sistema MRP básico son controlar los niveles de inventario, asignar prioridades operativas para los artículos y planificar la capacidad de carga de los sistemas de producción. Estos objetivos pueden ampliarse de la siguiente manera:

Inventario

Pedir la pieza correcta.

Pedir la cantidad correcta.

Pedir en el momento correcto.

Prioridades

Pedir con la fecha límite correcta.

Respetar las fechas límite.

Capacidad

Planificar una carga completa.

Planificar una carga precisa.

Planificar tiempo adecuado para contemplar la carga futura.

El tema de la MR es “conseguir los materiales correctos, para el lugar correcto, en el tiempo correcto”.

Los objetivos de la administración de inventarios en un sistema MRP son mejorar el servicio a los clientes, minimizar la inversión en inventario y maximizar la eficiencia operativa de la producción.

La filosofia de la planificación de necesidades de materiales es que hay que apresurar el flujo de materiales cuando su carencia retrasaría el programa global de producción, y demorarlo cuando

hay atrasos en el programa de trabajo y se pospone su necesidad.

La integración de este módulo se observa en detalle en la siguiente figura:

Planeación de Requerimientos de Materiales (MRP)

El sistema de planeación de requerimientos de materiales se basa en un programa maestro en el cual se especifican los requerimientos de los artículos terminados, con base en la demanda pronosticada, los pedidos en firme, los inventarios de seguridad y otros factores. Todas las demandas futuras de productos en proceso y materias primas se establecen en función del programa maestro.

El programa maestro “explota” en forma de órdenes de compra y órdenes de producción. El proceso de explosión de partes determinará todas las partes que serán necesarias para producir un número específico de artículos terminados, por lo tanto, requiere una lista de materiales en la cual se especifican cada una de las partes asociadas con la producción de cualquier artículo del programa maestro. Las partes requeridas pueden ser de diferentes tipos: ensambles, subensambles y materias primas manufacturadas en la compañía o compradas a terceros.

En el proceso de explosión de partes se requieren dos ajustes importantes:

1.       Inventarios disponibles de producto terminado, ensambles, subensambles y materias primas.

2.       Tiempos de producción para las partes manufacturadas en la compañía y tiempos de entrega para las partes compradas.

Si se dispone de suficiente capacidad de manufactura y abastecimiento para procesar las órdenes resultantes de la explosión de partes, el sistema de planeamiento de requerimientos de materiales brindará un plan válido para la programación y el control de la producción

Lista de Materiales

Descripción detallada de todos los ensambles, subensambles materias primas que se necesitan para producir un artículo terminado. Debe especificar la cantidad de cada parte requerida para manufacturar una unidad de artículo terminado.

Programa Maestro

Especifica los requerimientos de artículos terminados, resultado final de la gestión de producción, en un horizonte de tiempo determinado.

Generalmente, el programa maestro se desarrolla en términos de los requerimientos semanales de producción o “cubos semanales de tiempo” y se actualiza sobre

una base semanal. Cada semana, una vez que se ha desarrollado el nuevo plan maestro, se realiza el proceso de explosión de partes para generar los nuevos requerimientos.

El programa maestro se puede extender hacia el futuro, “horizonte de planeación”, por un año o más. Debe extenderse, por lo menos, en un horizonte de planeación mayor que el tiempo de producción acumulado con el propósito de asegurar la disponibilidad de tiempo para ordenar las materias primas.

Objetivos del MRP

Mejorar el servicio al cliente, mediante el cumplimiento de las promesas de entrega y acortando los plazos de entrega,

Reducir la inversión en inventarios, ya que el MRP sincroniza la compra y producción de los distintos materiales de acuerdo al momento en que se los va a requerir.

Mejorar la eficiencia de operación de la planta, mediante la mejora en el control de la entrega y sincronización de las entrega de insumos y materias primas para cada operación del proceso. Permite reducir el impacto de cambios en el MPS, acelerando o retrasando los flujos de insumos.

Descripción: El MRP I (Material Requierement Planning) o planificador de las necesidades de material, es el sistema de planificación de materiales y gestión de stocks que responde a las preguntas de, cuánto y cuándo aprovisionarse de materiales. Este sistema da por órdenes las compras dentro de la empresa, resultantes del proceso de planificación de necesidades de materiales.

Ámbito: Mediante este sistema se garantiza la prevención y solución de errores en el aprovisionamiento de materias primas, el control de la producción y la gestión de stocks.

La utilización de los sistemas MRP conlleva una forma de planificar la producción caracterizada por la anticipación, tratándose de establecer qué se quiere hacer en el futuro y con qué materiales se cuenta, o en su caso, se necesitaran para poder realizar todas las tareas de producción.

Es un sistema que puede determinar de forma sistemática el tiempo de respuesta (aprovisionamiento y fabricación) de una empresa para cada producto.

Solución: El objetivo del MRP I es dar un enfoque más objetivo, sensible y disciplinado a determinar los requerimientos de materiales de la empresa.

Para ello el sistema trabaja con dos parámetros básicos: tiempos y capacidades.

El sistema MRP calculará las cantidades de producto terminado a fabricar, los componentes necesarios y las materias primas a comprar para poder satisfacer la demanda del mercado, obteniendo los siguientes resultados:

El plan de producción especificando las fechas y contenidos a fabricar.

El plan de aprovisionamiento de las compras a realizar a los proveedores

Informes de excepción, retrasos de las órdenes de fabricación, los cuales repercuten en el plan de producción y en los plazos de entrega de producción final.

Beneficios/ Implicaciones: Los beneficios más significativos son:

Satisfacción del cliente

Disminución del stock

Reducción de las horas extras de trabajo

Incremento de la productividad

Menores costos, con lo cual, aumento en los beneficios

Incremento de la rapidez de entrega

Coordinación en la programación de producción e inventarios

Rapidez de detección de dificultades en el cumplimiento de la programación

Posibilidad de conocer rápidamente las consecuencias financieras de nuestra planificación

 

En la base del nacimiento de los sistemas MRP está la distinción entre demanda independiente y demanda dependiente.

Demanda Independiente

Se entiende por demanda independiente aquella que se genera a partir de decisiones ajenas a la empresa, por ejemplo la demanda de productos terminados acostumbra a

ser externa a la empresa en el sentido en que las decisiones de los clientes no son controlables por la empresa (aunque sí pueden ser influidas). También se clasificaría como demanda independiente la correspondiente a piezas de recambio.

Demanda Dependiente

Es la que se genera a partir de decisiones tomadas por la propia empresa, por ejemplo aún si se pronostica una demanda de 100 coches para el mes próximo (demanda independiente) la Dirección puede determinar fabricar 120 este mes, para lo que se precisaran 120 carburadores , 120 volantes, 600 ruedas,.... ,etc. La demanda de carburadores, volantes, ruedas es una demanda dependiente de la decisión tomada por la propia empresa de fabricar 120 coches.

 

Es importante esta distinción, porque los métodos a usar en la gestión de stocks de un producto variarán completamente según éste se halle sujeto a demanda dependiente o independiente. Cuando la demanda es independiente se aplican métodos estadísticos de previsión de esta demanda, generalmente basados en modelos que suponen una demanda continua, pero cuando la demanda es dependiente se utiliza un sistema MRP generado por una demanda discreta. El aplicar las técnicas clásicas de control de inventarios a productos con demanda dependiente (como se hacia antes del MRP) genera ciertos inconvenientes.

 

EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS MRP

Plan Maestro de Producción PMP, MPS ( Master production schedule)

 

Plan maestro detallado de producción, que nos dice en base a los pedidos de los clientes y los pronósticos de demanda, qué productos finales hay que fabricar y en qué plazos debe tenerse terminados. El cual contiene las cantidades y fechas en que han de estar disponibles los productos de la planta que están sometidos a demanda externa (productos finales fundamentalmente y, posiblemente, piezas de repuesto).

 

Como se ha indicado, el plan maestro de producción consiste en las cantidades y fechas en que deben estar disponibles los inventarios de distribución de la empresa. Al plan maestro de producción sólo le conciernen los productos y componentes sujetos a demanda externa a la unidad productiva. Estos son los llamados productos finales que se entregan a los clientes, entendiendo este último concepto en un sentido amplio. Así,

son considerados clientes otras empresas que emplean dichos productos como componentes en su propio proceso productivo, otras plantas de la misma empresa, caso de que la gestión de los materiales de ambas empresas sea independiente, y los componentes de los productos que se venden como repuestos. Este es el sentido en el que debe interpretarse el concepto de los stocks de distribución.

 

El otro aspecto básico del plan maestro de producción es el calendario de fechas que indica cuando tienen que estar disponibles los productos finales. Para ello es necesario discretizar el horizonte de tiempo que se presenta ante la empresa en intervalos de duración reducida que se tratan como unidades de tiempo. Habitualmente se ha propuesto el empleo de la semana laboral como unidad de tiempo natural para el plan maestro. Pero debe tenerse en cuenta que todo el sistema de programación y control responde a dicho intervalo una vez fijado, siendo indistinguible para el sistema la secuencia en el tiempo de los sucesos que ocurran durante la semana. Debido a ello, se debe ser muy cuidadoso en la elección de este intervalo básico, debiendo existir otro subsistema que ordene y controle la producción en la empresa durante dicho intervalo.

 

Gestión de Producción

Planeaciónrequerimientosde recursos¿Capacidad

sufi ciente en losdepartamentos ?

NO

SI

Pronostico ventas

Planeaciónde la capacidad

aproximada¿Capacidad sufi ciente en los

centros detrabajo ?

NO

SI

Planeaciónrequerimientosde capacidad

NO

MRPMRP¿Capacidad

sufi ciente en losrecursoscríticos?

SI

Control de piso

Plan deproducción

Plan maestrode producción

LAR

GO

PLAZO

MED

IAN

O o C

OR

TO PLA

ZO

Horizonte : 1 año – 5 añosIntervalos : Mensuales

Planeación por Familias de Productos

Horizonte : 6 meses 1 añoIntervalos : SemanalesMPS : Necesidades de Producción de P.T.

MRP : Necesidades de Producción de ComponentesManufacturados yNecesidades de Compra de Componentes.

Horizonte: 1 SemanaIntervalos: Diarios

EJECU

CIO

N

DE

LOS PLA

NES

NOMENCLATURAMPS: plan maestro de la producciónMRP: planecion de requerimientos de materialesSFC: taller de controlRRP: planecion de requerimientos de recursos.RCCP:planificación de la capacidadCRP: Planificación de Requerimientos de Capacidad

MPS

RRP

RCCP

CRP

SFC

En definitiva, la decisión del intervalo básico de programación es una decisión fundamental de la que puede depender el‚ éxito en la implantación de un sistema de las características descritas. Parece deseable iniciar la implantación con intervalos más amplios e ir reduciendo la duración de los mismos en consonancia con la adaptación de la producción real a los programas resultantes, sin reducir el intervalo final que se empleará establemente a duraciones muy pequeñas. La tendencia actual es intentar programas de producción muy estables para eliminar al máximo las modificaciones y contraórdenes. Cuanto más estable sea el programa maestro, más sencillo será reducir el intervalo básico de programación. En el caso límite se obtendría un programa de producción igual para todos los intervalos por lo que no se presentarían grandes dificultades para descender al día laboral como intervalo de programación.

Relacionado con la duración elegida para el intervalo de programación está el horizonte de tiempo que debe de cubrir el programa maestro de producción. El concepto fundamental a tener en cuenta es que dicho horizonte no debe nunca ser inferior al tiempo máximo de producción de cualquiera de los productos finales incluidos en el mismo. Así, si el tiempo de fabricación y montaje de un producto es de diez semanas, considerando todos los componentes que intervienen y los montajes que se han de realizar, todo ello bajo el control del sistema, el horizonte de la programación al menos ha de cubrir las diez semanas. Bajo este supuesto, el empleo de intervalos de una semana laboral dará lugar a un programa

maestro con al menos diez períodos. Y si el intervalo es de un día laboral (considerando la semana de cinco días laborales), se requerirán como mínimo cincuenta períodos. El sistema ha de tener control sobre la programación, debe de considerar simultáneamente todo el calendario que incluya aprovisionamientos, fabricación y montajes para evaluar sus consecuencias en la ejecución.

 

La función del plan maestro se suele comparar dentro del sistema básico de programación y control de la producción con respecto a los otros elementos del mismo, todo el sistema tiene como finalidad adecuar la producción en la fabrica a los dictados del programa maestro. Una vez fijado este, el cometido del resto del sistema es su cumplimiento y ejecución con el máximo de eficiencia.

1.  Cada componente o material que interviene debe tener asignado un código que lo identifique de forma biunívoca: un único código para cada elemento y a cada elemento se le asigna un código distinto.

2.      Debe de realizarse un proceso de racionalización por niveles. A cada elemento le corresponde un nivel en la estructura de fabricación de un producto, asignado en sentido descendente. Así, al producto final le corresponde el nivel cero. Los componentes y materiales que intervienen en la última operación de montaje son de nivel uno.

Planeación de Requerimientos de Distribución (DRP)

Planeación de Requerimientos de Distribución es una técnica para planear y controlar el inventario en los centros de distribución.

Determinar que, cuanto, cuando debo despachar a los puntos de venta / pedir a la planta manufacturera

Basado en pronósticos y no en puntos de reorden

Es proactiva y no reactiva