Upload
sadah
View
40
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Skansen - et skanneprosjekt. -Oppstart av prosjektet -Utstyret -Produksjonsløypa -Utfordringer -Skannefabrikken etter 2013. Deltakerkommunene. Averøya Fræna Gjemnes Rindal Sunndal. Eide trakk seg Kristiansund og Tingvoll takket nei til å være med. Oppstart av prosjektet. - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
Skansen - et skanneprosjekt
-Oppstart av prosjektet
-Utstyret
-Produksjonsløypa
-Utfordringer
-Skannefabrikken etter 2013
Deltakerkommunene
• Averøya• Fræna• Gjemnes• Rindal• Sunndal
•Aure•Halsa•Nesset•Smøla•Surnadal
Eide trakk segKristiansund og Tingvoll takket nei til å være med
Oppstart av prosjektet
-konkurranse mellom alle deltakerkommunene om lokalisering
-2 kommuner deltok, Nesset og Aure
-sommeren 2009 ble Aure valgt som vertskommune.
Ansettelser
Høsten 2009 ansettelser-driftsleder 100%-medarbeidere 200%
Alle ansatte var på plass 15.02.2010
2 sentrale krav
Lagring lokalt
-fellespunktet i Kristiansund
En pålogging til sak/arkivsystemene
Ephorte og Acos
Innkjøp av utstyr/programvarer
-skannere-arbeidsstasjoner-programvare for:
-indeksering-skanning-etterarbeid-gjenfinning
-integrasjon mot ephorte, MinSide, Altinn
ForsinkelserInnkjøp av utstyr:-utarbeidelse av konkurransegrunnlag
*for lite og uformelt samarbeid med innkjøpskontoret *tok utgangspunkt i andre kommuner sine konkurransegrunnlag *usikkerhet ang størrelsen på innkjøpet .
-ulikt syn på prosessen, innkjøpskontoret-faggruppen
-sykdom
-ting tar alltid lengre tid enn man først tror.
Hva gjør vi med de ansatte
Driftsleder fikk 50% i prosjektet -planlegging/administrasjon
Medarbeiderne-50% ble holdt igjen på sørviskontoret
Vi satte i gang med rydding for Aure kommune, senere for Nesset.
Vi har gått ut med tilbud til alle kommunene om rydding og indeksering
Utstyr
Utstyret ankom Gullstein i januar 2011-instalert i februar-prøveproduksjon fra midten av februar-godkjenningstest 20. mars-planlagt overtakelse 1. juni
Systemet er ikke vanskelig, men det har vært usikkerhet rundt gjenfinningen. Finner vi dokumentene som er skannet, og finner vi de på riktig plass?
Opplæring
To dager med opplæring på Gullstein
Systemet er oversiktlig og greit, logisk oppbygd.
En fordel å være kjent med arkivet, oppbygning, dokumentkategoriene.
Vi lærer sammen med leverandøren
Ryddeprosedyre
Hva skal skannesHva skal kastesHvordan skal arkivet systematiseres
Hva gjør vi når:-det mangler dokumenter-saker ikke er avsluttet-saker i papirarkivet er lagt på feil GBNosv
Indeksering
Registrere nøkkelinfo-GBN-BID-bygningstype-dato-saksnr-tiltaksart-søknadstype-kommentarfeltLagres i en unik strekkode som skrives ut, og senere skannes
EtterarbeidBraFangst-sletting-snu papirretning-beskjære
Readsoft-knytte sammen sider i et dokument-kategorisere-dokumentdato
BraArkiv-dokumentene blir lagret i braArkiv-redigere arkivet seinere
Utfordringer*oppfølging av kommunene
*ha arbeid til en hver tid
*få til et funksjonelt arkiv *lik arkivstruktur for alle kommunene
*integrasjon mot ephorte/MinSide/Altinn
*ta i bruk det digitale arkivet i den enkelte kommune, den enkelte saksbehandler
*ajourhold
Skannefabrikken etter 2013
-få skannefabrikken til å bli varig-skaffe nye jobber
-næringsliv-frivillige lag og organisasjoner-staten, fylkene, kommunene
-nye oppdrag i ORKidé-felles postmottak