Skreddarsydd sakshandsamingssystem til ein låg kostnad?

Noark-5 og fri programvare

Astrid Øksenvåg

Rådgiver

eKoR AS

Dagens situasjon - papir arkiv / elektroniske arkiv

Dagens papirarkiv:

• Saksarkiv

• Personalarkiv

• Eiendomsarkiv

• Barnehage

• Skole / Elevmapper

• Kart og tegninger

• Regnskap

• ….…

Dagens elektroniske arkiv:

• Saksarkiv

• Personalarkiv

• Elevmapper

• Eiendomsarkiv

• ………

Noark 4 skisse

Virksomhet - helhet

Data inn Data utVirksomhetslogikk

Flere, uavhengige systemer

Virksomhetslogikk

Portal

Epost

Eksterne

Chat

Støtte-system

Fagsystem

Adm.system

Skjema Sak-/arkiv

Integrasjon - hvorfor

• Overholde journalplikt, arkivplikt mv.• Overholde sikkerhetskrav

– unngå lagring utenfor interne eller sikrede soner• Samle informasjon på (færre) steder• Gjøre informasjon tilgjengelig i andre verktøy

– fag-/støttesystemer– rapporteringssystemer– …

Dagens/Fremtidens saksbehandlingssystemer

• Nye oppgaver og roller – leder – saksbehandler – arkivar

• Hvordan ser det ut i dag– lover og forskrifter– integrasjoner for å støtte regelverket– hvordan er arbeidsprosessene i dag

• dobbeltarbeid, flere systemer, kopiarkiv mv• Økonomiske forhold rundt dette

– tekniske integrasjoner– programvarekrav (MsOffice (Word, Outlook))– organisatoriske forhold (skjulte kostnader)

• systemdrevet organisering (systemtvang)• Noark 4 -> Noark 5

– fra rigiditet til lego-mulighet

Noark

• Noark; den norske standarden for elektronisk journalføring og arkivering (1984)– Akronym av NOrsk ARKivsystem

• Noark-4 (1999)• Noark 5 (2008)

– ikke lenger en kravspesifikasjon, men et rammeverk til hjelp ved kravspesifisering– endret akronymet til å stå for NOrsk ARKivstandard

• ”…Med Noark 5-standarden vil Riksarkivaren sikre seg at offentlig digitalt skapt arkivmateriale forblir intakt som dokumentasjon for berørte parter i vår tid og for forskere og historikere i all framtid. Det handler ikke bare om å kunne lese innholdet over tid. Dokumentet må også kunne finnes igjen blant alle andre filer på stadig større harddisker. Det må beskyttes mot endringer etter at det ble laget. Og – ikke minst – det må flyttes over på nye lagringsmedier etter hvert som teknologien utvikler seg.

• Noark 5 viderefører grunnpilarene i Noark-4; den er fleksibel og åpen, og tillater at Noark 5-baserte løsninger samspiller med omliggende system. Noark 5-standarden må stadig ajourholdes for å leve, derfor er det planlagt halvårlige versjoneringer for å sikre at standarden hele tida er i tråd med lov- og regelverk, den teknologiske utviklingen og brukernes krav og forventninger…”

Noark 5

• Stiller krav til – Arkivstruktur– Metadata– Funksjonalitet

• Stiller ikke krav til hvordan det faktisk skal løses– Legger til rette for

ulike løsninger

Arkivkjernen - egen komponent i fagsystem

Utviklere av fagsystemer kan bruke arkivkjernen som del av sitt produkt

• ivaretar kravene til arkivering

Arkivkjernen• definerte grensesnitt• frittstående i forhold til arkitektur

Offentlig virksomhet

Fagsystem

Arkiv

Arkivkjerne (Noark)

Sentrale føringer – arkitektur-Felleskomponenter i kommunal sektor

N5

Noark 5 åpner for skreddersøm

• Mulighet: arbeidsprosess + arkiv-legoklosser + andre legoklosser = skreddersydd løsning– papirkurv-ikon…hvorfor ikke arkiv-ikon (dra og slipp)– hvorfor får jeg ikke arkivet som valg når jeg trykker ”Skriv ut”?– vi har et system – hvordan skal vi organisere oss rundt det (systemfokus)– vi har en arbeidsprosess/saksfelt – hvordan må løsningen fungere

(fagfokus/prosessfokus)

• Økonomiske forhold rundt dette– status: uhensiksmessig organisering -> feil/dårlig utnyttelse av ressurser mv– ønske: mest service for pengene i kommune-Norge

Flere, uavhengige systemer

Virksomhetslogikk

Portal

Epost

Eksterne

Chat

Saks-system

Fagsystem

Adm.systm

SkjemaNoark 5-godkjent

arkiv

Lav kostnad?

– eller ”endret kostnad”?– ja / nei / vet ikke

»…...tiden vil vel vise

»det kommer an på dere……

Noark 5

• Forvaltningsorgan som skal utvikle eller ta i bruk nye løsninger hvor det inngår elektroniske dokumenter, skal basere journal- og arkivfunksjonaliteten på kravene i Noark 5

• Tilsvarende skal leverandører i forbindelse med nyutvikling eller videreutvikling av system hvor det inngår elektroniske dokumenter basere utviklingen på kravene i Noark 5.